 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Siemiatycki Ośrodek Kultury w Siemiatyczach |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Siemiatyckim Ośrodku Kultury w Siemityczach przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 października 2007 roku (znak: RIO.I.6012 - 13/07), o treści jak niżej:
Pan Romuald Wilgat Dyrektor Siemiatyckiego Ośrodka Kultury W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za lata 2005-2006, przeprowadzonej w Siemiatyckim Ośrodku Kultury w Siemiatyczach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto: regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania Ośrodka, prowadzenie ksiąg rachunkowych, przychody i koszty instytucji kultury, gospodarowanie składnikami majątku oraz zamówienia publiczne. Kontrolą objęto sprawy z zakresu gospodarowania przez Siemiatycki Ośrodek Kultury nieruchomościami. Ustalenia dotyczące formalnych podstaw gospodarowania przez SOK nieruchomościami, znajdującymi się w faktycznym władaniu Ośrodka, zostały objęte odrębnym pismem skierowanym do Burmistrza Siemiatycz. Badanie sposobu wykorzystania nieruchomości znajdujących się we władaniu SOK wykazało, że pomieszczenia w budynku przy ul. Legionów Piłsudskiego 1 zajmuje niepubliczna szkoła artystyczna o uprawnieniach szkoły publicznej - Społeczna Szkoła Muzyczna I Stopnia w Siemiatyczach, prowadzona przez Białostockie Towarzystwo Muzyczne z siedzibą w Białymstoku. Białostockie Towarzystwo Muzyczne od 1971 r. prowadziło w SOK Ognisko Muzyczne, a powołanie SSM stanowi kontynuację działalności w ramach osobowości prawnej i programu BTM. Wiąże się to z niezatrudnianiem w SOK instruktorów muzycznych a nauczyciele zatrudnieni w Szkole Muzycznej prowadzą dla zainteresowanej młodzieży odpłatne zajęcia w ramach ogniska, w dalszym ciągu funkcjonującego przy SOK. W dniu 1 sierpnia 2005 r. SOK zawarł z SSM umowę użyczenia na czas nieokreślony instrumentów muzycznych, wyposażenia sal lekcyjnych i pomieszczeń biurowych zgodnie z protokołem zdawczo-odbiorczym. Zgodnie z umową wszelkie koszty utrzymania przedmiotów umowy przez czas jej trwania ponosi użytkownik. Umowa powyższa zastąpiła umowę użyczenia z 1 sierpnia 2003 r. Stwierdzono, że SSM nie ponosi w związku z zajmowaniem pomieszczeń SOK żadnych kosztów (oprócz opłaty za internet) a całość kosztów związanych z jej funkcjonowaniem, z wyjątkiem wynagrodzeń dla nauczycieli i wynagrodzeń kadry administracyjnej szkoły, ponosi w praktyce Siemiatycki Ośrodek Kultury. Kontrolowana jednostka nie realizuje ponadto żadnych przychodów z tytułu funkcjonowania w budynku przy ul. Legionów Piłsudskiego szkoły niepublicznej, prowadzącej działalność zarobkową. Należy dodać, że w okresie kontrolowanym SOK wynajmował pomieszczenia także Nadbużańskiej Szkole Wyższej (oraz pomieszczenia pracownikowi na cele mieszkalne) i z tego tytułu pobierał należny czynsz, a także opłaty za media, z których korzystał najemca – str. 4-5 protokołu kontroli. W wyjaśnieniu Pan Dyrektor stwierdził, że nie pobierano z tytułu funkcjonowania SSM opłat, gdyż stan taki zastał po poprzednim Dyrektorze SOK, będącym jednocześnie dyrektorem szkoły muzycznej, a szkoła była traktowana jako jedna z form działalności Ośrodka. Ponoszenie de facto kosztów związanych z prowadzeniem odpłatnej – jak wynika z protokołu kontroli - działalności przez niepubliczną szkołę artystyczną (m.in. kosztów energii elektrycznej, wody) należy uznać za nieprawidłowe w świetle ogólnej zasady wynikającej z art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zgodnie z którą środki publiczne (m.in. przychody instytucji kultury) przeznacza się na wydatki publiczne. Artykuł 28 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.) stanowi natomiast, że z przychodów instytucji kultury pokrywa się koszty jej bieżącej działalności. Natomiast w zakresie odstąpienia od pobierania odpłatności za udostępnianie pomieszczeń należy wskazać, że zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się jednakże zasadami efektywności ich wykorzystania. Kontrola prawidłowości ponoszenia kosztów bieżącej działalności SOK wykazała ponadto, że instytucja nie ponosi kosztów ogrzewania budynku przy ul. Legionów Piłsudskiego 1. Pomieszczenia we wskazanym budynku ogrzewa nieodpłatnie Przedszkole nr 3 – str. 39 protokołu kontroli. W związku z tym, że – jak wynika z wyjaśnień Pana Dyrektora – podstawą ponoszenia kosztów ogrzewania budynku SOK z planu finansowego Przedszkola nr 3 w Siemiatyczach były ustalenia poczynione z Burmistrzem, na konieczność zmiany przyjętego systemu wskazałem Burmistrzowi w odrębnym piśmie. Kontrolowanej jednostka realizowała przychody związane z wynajmem pomieszczeń SOK. W 2005 r. osiągnięto wpływy netto w wysokości 26.048,70 zł, natomiast w 2006 r. 34.145,35 zł. Ustalono, że mimo przypadków opóźnienia w zapłacie kontrolowana jednostka nie naliczała odsetek. Wysokość nieustalonych odsetek nie jest jednak możliwa do wyliczenia ze względu na brak korelacji między niejednoznacznymi postanowieniami umów a stosowanym trybem płatności. W niektórych przypadkach ewidentnie dochodziło jednakże do płatności z naruszeniem terminu. W myśl umowy zawartej 25 października 2005 r. z M.K. czynsz płatny będzie do … (nie wstawiono daty) każdego miesiąca z góry, a z tytułu najmu lokalu najemca uiszcza począwszy od 15 listopada 2005 r. czynsz w wysokości 366 zł. Z powyższego zapisu wynika, że chodziło prawdopodobnie o datę do 15–go każdego miesiąca z góry (lokal wydano na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego już 25 października). Stwierdzono, że kontrolowana jednostka wystawiała miesięczne faktury, a wpłat czynszu dokonywano na ich podstawie, mimo że czynsz – w myśl umowy – miał być płatny przez najemcę bez oddzielnego wezwania do zapłaty. Z kolei w przypadku opłat za media dostępne w lokalu postanowiono w umowie, że należność będzie płatna w ciągu 7 dni od dnia otrzymania faktury. Najemca w 2006 r. wnosił czynsz i opłatę za media w następujących dniach 16.01, 24.04, 23.05, 11.07, 18.08, 12.09, 11.10 i 18.12.2006 r., z czego wynika jednoznacznie, że należności za miesiące luty, marzec, czerwiec i listopad były opłacone z opóźnieniem. Ponadto na dzień 1 stycznia 2006 r. w ewidencji rozrachunków figurowała niedopłata w wysokości 32,94 zł, saldo niedopłaty pozostawało na koniec każdego miesiąca (m.in. na 31.07 w wysokości 1.222,12 zł, na 30.11.2006 r. – 1.451,23 zł) a na koniec roku saldo w wysokości 512,31 zł (opłacone 10 stycznia 2007 r.). Ustalono, że wystawione przez SOK faktury za czynsz miały różny termin płatności, np. faktura za listopad wystawiona 17.11.2006 r. zawierała termin płatności do 21.11.2006 r., a faktura z 31.12.2006 r. termin płatności do 15.01.2007 r. Świadczy to, że wystawiając faktury kontrolowana jednostka zmieniała warunki płatności (zgodnie z umową należność za dany miesiąc powinna być opłacona bez wezwania z góry). Natomiast odpłatność za energię elektryczną i telefon powinna być według umowy uiszczana w ciągu 7 dni od otrzymania faktury. Stwierdzono, że np. faktura ze energię elektryczną (według wskazań podlicznika za okres od 11.10.2006 r. do 13.11.2006 r.) została wystawiona 30.11.2006 r. z terminem płatności 14.12.2006 r. Brak precyzyjnego określenia daty płatności czynszu w umowie, różne terminy płatności wskazywane w wystawianych fakturach oraz płatności dokonywane przez najemcę bez rozróżnienia rodzaju opłaty (czynsz czy media) uniemożliwiają ustalenie wysokości zaległości z tytułu samych opłat czynszowych, a także wysokości należnych odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie. Z dniem 31 maja 2007 r. umowa najmu lokalu została rozwiązana w związku z wypowiedzeniem przez Burmistrza umowy użyczenia przedmiotowego lokalu na rzecz SOK. W umowie zawartej 30 września 2002 r. z Nadbużańską Szkołą Wyższą ustalono – według aneksu nr 3 z 30 września 2005 r. - czynsz za najem pomieszczeń na kwotę 2.440 zł brutto płatny do 10 każdego miesiąca. Należy dodać, że termin płatności nie był sprecyzowany, gdyż nie określono czy jest to płatność „z góry”, czy „z dołu”, tj. czy płatność dotyczy miesiąca poprzedniego, czy miesiąca, w którym jest wystawiona faktura. Kontrolowana jednostka wystawiała dla NSW faktury, np. za listopad 2006 r. wystawiono fakturę 21.11.2006 r., z terminem zapłaty 30.11.2006 r., a za grudzień 5.12.2006 r. z terminem zapłaty 19.12.2006 r. Ustalono, że w 2006 r. NSW opłacała co do zasady czynsz zgodnie z terminem określonym w fakturach, który był jednakże inny niż postanowienia zawartej umowy. Na podstawie umowy z 30 września 2005 r. z Nadbużańską Szkołą Wyższą w Siemiatyczach SOK pobierał opłatę za ekspozycję tablicy reklamowej o pow. Zgodnie z wyjaśnieniem Pana Dyrektora, zarówno w przypadku najmu, jak i ekspozycji tablicy reklamowej kontrolowana jednostka nie podejmowała czynności w celu pobierania należnych odsetek ustawowych, gdyż takie postępowanie zostałoby źle odebrane przez najemców i negatywnie wpłynęłoby na dalszą współpracę – str. 25-28 protokołu kontroli. Zasady obiegu dokumentów finansowo-księgowych oraz gospodarki kasowej w kontrolowanej jednostce, składające się na procedury kontroli finansowej, określa dokument wprowadzony decyzją nr 1 Dyrektora SOK z dnia 1 stycznia 2000 r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych oraz zakładowego planu kont. W załączniku nr 1 do instrukcji zawarto wykaz ważniejszych przepisów prawnych z zakresu gospodarki finansowo-księgowej, wymieniając m.in. ustawę z 5 stycznia 1991 r. Prawo budżetowe, uchwałę nr 57 Rady Ministrów z 23 maja 1983 r. w sprawie wykonywania kontroli przez organy administracji państwowej, zarządzenie nr 46 Ministra Finansów z 1 sierpnia 1995 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla państwowych i gminnych jednostek budżetowych, państwowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków oraz rozporządzenie Rady Ministrów z 2 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetu, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych, a więc aktów nieobowiązujących już w momencie wprowadzenia instrukcji lub zawierających postanowienia nieobowiązujące jednostki działające w formie instytucji kultury (zarządzenie nr 46). Z instrukcji wynika, że została ona opracowana na podstawie wskazanych przepisów prawnych. Mimo podania w treści instrukcji nieobowiązujących w kontrolowanym okresie przepisów zawiera ona postanowienia co do zasady zgodne z aktualnymi w tym zakresie. Kontrola wykazała jednakże, że instrukcja nie odnosi się do zasad obiegu i kontroli dokumentacji dotyczącej realizacji przez SOK przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej, tj. wydawniczej oraz najmu pomieszczeń. W praktyce, sprzedaż wydawanego przez kontrolowaną jednostkę Kuriera Siemiatyckiego oraz najem pomieszczeń podlegały miesięcznemu fakturowaniu. Dowodami sprzedaży Kuriera Siemiatyckiego były wystawiane przez kontrolowaną jednostkę faktury za sprzedane egzemplarze (różnica między egzemplarzami przekazanymi a zwrotami) oraz dowód dostawy, którego oryginał pozostawiano u nabywcy a kopię przechowywano w kontrolowanej jednostce. Dowód zawierał m.in. ilość egzemplarzy nowego numeru oraz ilość zwrotów numeru poprzedniego, oznaczenie dostawcy i odbiorcy, ilość oraz cenę i był podpisany przez dostawcę (pracownika jednostki) oraz odbiorcę. Na podstawie miesięcznego zestawienia tych dowodów SOK wystawiał faktury VAT. Opisany obieg dokumentów finansowo-księgowych nie wynikał z procedur przyjętych przez kontrolowaną jednostkę w formie pisemnej. Poza tym, w omawianym dokumencie nie określono zasad sporządzania i obiegu umów o dzieło (głównie dotyczyły one redagowania Kuriera Siemiatyckiego) oraz podstaw do dokonywania wydatków z tego tytułu. Analiza dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych pracowników SOK nie wykazała, aby któryś z nich posiadał uprawnienie do wystawiania w imieniu Ośrodka faktur za wykonane usługi i sprzedaż Kuriera. Ustalono, że faktury były wystawiane przez p.o. głównego księgowego J. Łukaszuk. Badana jednostka w kontrolowanym okresie nie posiadała procedur rejestracji wpływu dokumentów finansowo-księgowych, co ma istotne znaczenie dla zachowania terminowości regulowania zobowiązań. Stwierdzono także, że zewnętrzne dokumenty nie posiadały daty ich wpływu do jednostki. W trakcie kontroli - od dnia 30 lipca 2007 r. - został założony dziennik rejestracji korespondencji – str. 6-7 protokołu kontroli. Ustalono, że SOK opłacał rachunki za udział w rozgrywkach III ligi brydża sportowego, m.in. za udział w sezonie 2006/2007 w wysokości 500 zł. Ponadto wypłacano koszty przejazdu uczestników tych rozgrywek z Siemiatycz oraz diety z tytułu pobytu w podróży – np. czterech członków działającego w ramach zajęć instruktorskich klubu brydżowego otrzymało w 2005 r. dietę z tytułu podróży służbowej trwającej ponad 12 godzin w wysokości po 21 zł. W myśl rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługującej pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej sferze budżetowej z tytułu podróży na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 ze zm.) jedynie pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów podróży na zasadach wskazanych w rozporządzeniu. Nie stwierdzono, aby Pan Dyrektor określił zasady ustalania i wypłaty należności z tytułu podróży osób niebędących pracownikami SOK, tj. niepodlegających przepisom wskazanego rozporządzenia – str. 39 protokołu kontroli. Badanie przestrzegania ustalonych procedur w zakresie prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania (str. 23 protokołu kontroli) wykazało, że wbrew postanowieniom instrukcji obiegu dokumentów nie objęto ewidencją arkuszy spisu z natury. Z przepisów art. 44 i 47 ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do zorganizowania odpowiedniego systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce oraz zapewnienia jego przestrzegania. Wewnętrzna kontrola powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej określają obecnie „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów Nr 13 z dnia 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58). Stwierdzono przypadki nieterminowego regulowania przez SOK zobowiązań, co stanowi naruszenie zasady określonej w art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Fakturę Zakładu Gazowniczego z terminem płatności 22 grudnia 2006 r. opłacono 5 stycznia 2007 r. Z tego tytułu jednostka poniosła koszt karnych odsetek w wysokości 14,33 zł. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że łącznie zobowiązania wymagalne SOK na koniec 2006 roku wyniosły 10.211 zł, jednakże płatności po terminie nie wiązały się w pozostałych przypadkach z kosztami odsetek. Na koniec 2005 roku zobowiązania wymagalne zamknęły się kwotą 1.008 zł. Z wyjaśnień J. Łukaszuk wynika, że niektóre faktury wpłynęły do jednostki już po upływie terminu płatności. Należy jednakże zwrócić uwagę, że z ustaleń kontroli wynika, iż badana jednostka nie była w stanie uregulować bieżąco zobowiązań obciążających ją na koniec 2005 i 2006 roku. Z protokołu kontroli wynika bowiem, że stan środków na rachunku bieżącym SOK wynosił 770,89 zł na 31 grudnia 2005 r. i 43,17 zł na 31 grudnia 2006 roku - str. 14-15 i 23 protokołu kontroli. Badając poprawność sporządzania sprawozdań Rb-N i Rb-Z ustalono, że sprawozdania Rb-N i Rb-Z za III i IV kwartał 2006 r., a także za I i II kwartał 2007 r. zostały sporządzone według obowiązujących wzorów wprowadzonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 13, poz. 770), które rozszerzyły zakres wymaganych informacji. W zakresie sprawozdań Rb-Z zmianie uległ przede wszystkim sposób prezentacji zobowiązań w układzie podmiotowym (bardziej rozbudowany został katalog wierzycieli). W analogiczny sposób, we wzorach sprawozdań Rb-N zostały rozbudowane katalogi dłużników. Dodatkowo, w sprawozdaniach Rb-N przewidziano wymóg prezentacji w układzie przedmiotowym „pozostałych należności” (§ 10 ust. 1 pkt 5 rozdziału 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenia). Przez pojęcie „pozostałych należności”, zgodnie z definicją zawartą w przywołanym przepisie rozporządzenia, rozumie się należności niewymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, podatków i składek na ubezpieczenia społeczne oraz z wszelkich innych tytułów nieobjętych pozostałymi kategoriami przedmiotowego sprawozdania. W sprawozdaniu Rb-N za IV kwartały 2006 r. wykazano tymczasem tylko należności wymagalne, pomijając należności niewymagalne na kwotę 577,01 zł. Kontrola wykazała, że w sprawozdaniach Rb-Z za 2005 r. i 2006 r. zobowiązania wykazano w sposób prawidłowy. Sprawozdania nie zawsze sporządzano w terminach określonych przepisami wskazanego rozporządzenia. Mianowicie, sprawozdania Rb-Z i Rb-N za IV kwartały 2006 r. sporządzono 22 lutego 2007 r. a sprawozdania za I kwartał 2007 r. 24 kwietnia 2007 r. W myśl postanowień rozporządzenia sprawozdania za 4 kwartały należało sporządzić nie później niż 37 dni po upływie okresu sprawozdawczego, a za I, II i III kwartał nie później niż 14 dni po upływie okresu sprawozdawczego – str. 15 i 19-20 protokołu kontroli. Kontrola wykazała, że badana jednostka terminowo złożyła sprawozdania finansowe za lata 2005 i 2006. Składały się one z bilansu oraz rachunku zysków i strat. Sprawozdania nie zawierały jednakże informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Wymóg ich sporządzenia określony został przepisami art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. NT 76, poz. 694 ze zm.). W art. 48 ust. 1 tego aktu prawnego wskazano zaś na elementy jakie ów dokument powinien posiadać – str. 19 protokołu kontroli. W kontrolowanej jednostce obowiązywał Zakładowy Regulamin Wynagradzania, wprowadzony zarządzeniem Dyrektora Siemiatyckiego Ośrodka Kultury z dnia 1 marca 2000 r. z mocą od 1 stycznia 2000 r. Regulaminem ustalono m.in. tabelę stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz tabelę zaszeregowania stanowisk pracy i dodatku funkcyjnego. Wynikała z niej wysokość miesięcznego minimalnego wynagrodzenia w I kategorii zaszeregowania w kwocie 770 zł, czyli w wysokości odmiennej od ustalonej ówcześnie rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zm.), które przewidywało kwotę 610 zł. Regulamin został dwukrotnie zmieniony poprzez zmianę tabeli stawek wynagrodzenia zasadniczego. Po tych zmianach (pierwsza od 1 marca 2004 r. druga od 1 stycznia 2005 r.) we wszystkich kategoriach zaszeregowania przyjęto wysokość maksymalnej stawki miesięcznej zgodnie z rozporządzeniem, natomiast minimalne stawki zostały zwiększone w stosunku do wynikających z rozporządzenia (np. w I kategorii zaszeregowania ZRW przewiduje stawki miesięczne od 824 do 1000 zł, a rozporządzenie, począwszy od 1 stycznia 2005 r. od 700 zł do 1.000 zł). Od dnia 1 kwietnia 2006 r. obowiązuje Regulamin Wynagradzania Pracowników SOK wprowadzony zarządzeniem Pana Dyrektora z 13 marca 2006 r. Zawiera on m.in. tabelę stawek wynagrodzenia zasadniczego w wielkościach identycznych jak w poprzednim Regulaminie (minimalne wynagrodzenie zasadnicze w I kategorii zaszeregowania wynosi również 824 zł). Ustalono że Pan Dyrektor, p.o. Głównego Księgowego oraz kierownik administracyjny otrzymywali w 2005 i 2006 r. dodatek funkcyjny, który był obliczany od kwoty 824 zł. Należy dodać, że kwota w I kategorii zaszeregowania w wysokości 824 zł wprowadzona aneksem do Regulaminu z 19 marca 2004 r. obowiązywała od 1 marca 2004 r. Zgodnie z obowiązującą od 1 stycznia 2005 r. zmianą rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r., minimalna stawka miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania, stanowiąca podstawę do obliczenia wysokości dodatku funkcyjnego, wynosi 700 zł - wcześniej 610 zł. Ustalono, że Pan Dyrektor otrzymywał od 1 stycznia 2005 r. dodatek funkcyjny w wysokości 1.236,50 zł (150% z 824 zł), p.o. głównego księgowego 535,60 zł (65% z 824 zł), a kierownik administracyjny 659,20 zł (80% z 824 zł). W myśl rozporządzenia dyrektor może otrzymać dodatek funkcyjny do 150% najniższego wynagrodzenia (liczonego od 700 zł) tj. do 1.050 zł, natomiast główny księgowy do 135 % tj. do 945 zł, a kierownik administracyjny do 90% tj. do 630 zł. W związku z powyższym wysokość dodatku funkcyjnego Pana Dyrektora była zawyżona miesięcznie o 186,50 zł, a kierownika administracyjnego o 29,20 zł, licząc w stosunku do maksymalnej wysokości dodatku funkcyjnego, jaka może zostać przyznana na podstawie rozporządzenia. W okresie od 1 stycznia 2005 r. do 31 sierpnia 2007 r. poprzez zawyżenie dodatku funkcyjnego w stosunku do maksymalnych kwot, możliwych do przyznania na podstawie przepisów rozporządzenia, zawyżono wydatki o 6.902,40 zł. Czynności kontrolne wykazały, iż w stosunku do pracowników zatrudnionych na stanowiskach instruktorów artystycznych i instruktorów zespołów zainteresowań zastosowano kategorie zaszeregowania właściwe dla pracowników działalności podstawowej, administracyjnej i obsługi. Zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z 23 kwietnia 1999 r. (tabela nr 2 w załączniku nr 1 do rozporządzenia) wynagrodzenie tych osób powinno być określone poprzez zastosowanie stawki godzinowej właściwej dla danego stanowiska. Badając naliczenie i wypłatę nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych w okresie objętym kontrolą (próba 100%) ustalono, że pracownicy zatrudnionej na stanowisku księgowej w 2007 r. wypłacono odprawę emerytalną w wysokości 7.786,80 zł, tj. w wysokości 6-miesięcznego wynagrodzenia, po przepracowaniu co najmniej 30 lat, na podstawie § 13 ust. 1 Regulaminu Wynagradzania. W myśl § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r., pracownikom spełniającym warunki uprawniające do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, których stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę lub rentę, przysługuje jednorazowa odprawa pieniężna w wysokości maksymalnie trzymiesięcznego wynagrodzenia - po przepracowaniu co najmniej 20 lat. Rozporządzenie nie przewiduje odrębnej wysokości odprawy po przepracowaniu 30 lat pracy. Odprawa emerytalna wyliczona w sposób zgodny ze wskazanym przepisem rozporządzenia wyniosłaby 3.893,40 zł (3 x 1.297,80 zł). W związku z powyższym pozostała część odprawy w wysokości 3.893,40 zł została wypłacona wbrew postanowieniom rozporządzenia. Ustalono, że pracownikom SOK w lipcu 2006 r., m.in. Panu Dyrektorowi oraz p.o. Głównego Księgowego wypłacono nagrody w wysokości 3% rocznego wynagrodzenia z okazji Dni Działacza Kultury, na podstawie § 4 ust. 1 Regulaminu Wynagradzania oraz pisma Pana Dyrektora skierowanego do księgowości SOK. Nagrodę Panu Dyrektorowi we wskazanej wysokości przyznał Burmistrz Siemiatycz. Łącznie w 2006 r. wypłacono z tego tytułu 11.590 zł. Ustalono, że Pan Dyrektor otrzymał nagrodę w wysokości 1.790 zł, a p.o. głównego księgowego 730 zł. W 2005 r. i do dnia zakończenia kontroli w 2007 r. nagrody z zakładowego funduszu nagród nie były wypłacane. W świetle przepisu art. 7 w zw. z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306 ze zm.), kierownikowi i głównemu księgowemu nie przysługują nagrody z zakładowego funduszu nagród. Osoby zatrudnione na tych stanowiskach mogą otrzymywać jedynie nagrody roczne na podstawie art. 10 przywołanej ustawy. Wskazana ustawa ma zastosowanie do wynagradzania osób kierujących samorządowymi instytucjami kultury, tj. dyrektorów i głównych księgowych, z mocy jej art. 1 pkt 3 w związku z art. 2 pkt 1 i 4. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy, osobom takim może być przyznana nagroda roczna, jednakże jej przyznanie powinno nastąpić w trybie przepisów art. 10 ustawy. Z art. 10 ust. 2 ustawy wynika, że nagrodę roczną kierownikom (dyrektorom) samorządowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną przyznaje właściwy organ na umotywowany wniosek rady nadzorczej lub innego statutowego organu nadzorczego. Przyznanie nagrody rocznej głównemu księgowemu instytucji kultury należy do kompetencji dyrektora (art. 10 ust. 3 ustawy). Przesłanki udzielenia nagrody określa art. 10 ust. 4-5 ustawy. Ustalono, że Regulamin Wynagradzania Pracowników SOK nie precyzuje zasad naliczania i wypłacania nagród z zakładowego funduszu nagród, a także sposobu zaokrąglania naliczonej nagrody. Wynika z niego, że za osiągnięcia w pracy zawodowej pracownicy, którzy wyróżniają się w codziennych obowiązkach służbowych, stosują nowoczesne rozwiązania, mogą otrzymać nagrodę, a nagrodę za osiągnięcia w pracy zawodowej przyznaje dyrektor. W praktyce nagrodę z okazji Dnia Działacza Kultury otrzymało 15 z 16 pracowników, a podstawą do jej naliczenia była 12-krotność wynagrodzenia miesięcznego z czerwca 2006 r. (tzn. miesiąca poprzedzającego wypłatę nagrody), z zaokrągleniem do pełnych dziesiątek złotych. Ustalenia kontroli dotyczące nieprawidłowości w ustalaniu i wypłacie wynagrodzeń, nagród i odprawy zostały zawarte na str. 30-37 protokołu kontroli. Badając prawidłowość przekazania naliczonego odpisu na wyodrębniony rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ustalono, że równowartość dokonanych odpisów nie została przekazana na rachunek bankowy Funduszu w terminach określonych art. 6 ust 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem pracodawca przekazuje równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Kontrola wykazała, iż do 31 maja 2005 r. przelano 4.000 zł, tj. 34,1% planowanych odpisów, do 31 maja 2006 r. 4.000 zł, tj. 32,7% planowanych odpisów, a do 30 września 2006 r. 8.000 zł, tj. 65,4% odpisu – str. 37-38 protokołu kontroli. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej instytucji kultury. Stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie organizacji i funkcjonowania systemu kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Prowadzenie rachunkowości SOK należało do p.o. głównego księgowego, stosownie do zakresu obowiązków i przepisów art. 45 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Ustalanie kwoty kosztów eksploatacyjnych ponoszonych przez SOK w związku z zajmowaniem pomieszczeń Ośrodka przez Społeczną Szkołę Muzyczną i obciążanie nimi Szkoły. 2. Rozważenie zasadności ustalenia kwoty odpłatności (czynszu) z tytułu zajmowania przez SSM pomieszczeń SOK, mając na uwadze postulat efektywnego wykorzystywania posiadanego mienia. 3. Naliczanie odsetek od nieterminowo wpłacanego przez najemców czynszu. 4. Dołożenie należytej staranności w zakresie formułowanych w umowach najmu postanowień określających zasady i terminy wnoszenia czynszu i zwrotu opłat za media oraz przestrzeganie postanowień umów w toku ich realizacji, m.in. w celu zapewnienia możliwości jednoznacznego określenia upływu terminów płatności. 5. Objęcie pisemnymi procedurami kontroli wewnętrznej (w tym zakresami obowiązków pracowników) wszystkich procesów zachodzących w jednostce w zakresie gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz zapewnienie ich przestrzegania, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia. 6. Uaktualnienie podstaw prawnych obowiązujących w jednostce regulacji wewnętrznych. 7. Terminowe regulowanie zobowiązań. 8. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej: a) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-N wszystkich należności jednostki, b) terminowe sporządzanie kwartalnych i rocznych sprawozdań Rb-Z i Rb-N. c) sporządzanie informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. 9. Wyeliminowanie sprzeczności między obowiązującym regulaminem wynagradzania a przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w zakresie stawki minimalnego wynagrodzenia miesięcznego stanowiącego podstawę obliczania dodatku funkcyjnego, sposobu wynagradzania instruktorów artystycznych oraz wysokości odpraw, w szczególności biorąc pod uwagę wykazane w trakcie kontroli trudności finansowe jednostki, przejawiające się brakiem możliwości bieżącego regulowania zobowiązań. Dostosowanie obowiązujących angaży do postanowień rozporządzenia. 10. Dokonanie zwrotu na rachunek SOK nagród pobranych Pana Dyrektora i Główną Księgową w 2006 r. z zakładowego funduszu nagród mimo zakazu wynikającego z art. 7 w zw. z art. 5 ust. 1 ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi. 11. Formalne uregulowanie stosowanej praktyki zaokrąglania wysokości nagród przyznawanych pracownikom. 12. Przelewanie równowartości odpisów na ZFŚS w terminach określonych ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Z-ca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 15.10.2007 roku, do organu wykonawczego: Pan Zbigniew Radomski Burmistrz Siemiatycz W wyniku kontroli przeprowadzonej w Siemiatyckim Ośrodku Kultury w Siemiatyczach przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku stwierdzono nieprawidłowości opisane w wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Dyrektora SOK, którego egzemplarz przekazuję Panu w załączeniu do niniejszego pisma. Jednocześnie chciałbym wskazać, iż dla wyeliminowania niektórych spośród stwierdzonych nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Pana Burmistrza stosownych działań. Z treści protokołu kontroli wynika, że w trakcie trwania kontroli instytucji kultury podjął Pan odpowiednie czynności dotyczące stwierdzenia nabycia z mocy prawa przez SOK prawa użytkowania wieczystego nieruchomości położnych przy ul. Zaszkolnej 1 oraz przy ul. Legionów Piłsudskiego 1 w Siemiatyczach, a także nabycia prawa własności posadowionych na nich budynków, stosownie do przepisów art. 202 w zw. z art. 200 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.). W zakresie prawidłowości podstaw władania przez SOK nieruchomościami należy jednakże wskazać, że SOK włada Galerią Sztuki Sepulkralnej przy ul. Ciechanowieckiej, którą przekazano w trwały zarząd decyzją Zarządu Miasta Siemiatycze z 2000 r. Instytucja kultury, jako jednostka wyposażona w przymiot osobowości prawnej, nie może władać nieruchomością gminy w formie trwałego zarządu. W myśl postanowień art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, trwały zarząd jest formą prawną władania nieruchomościami przez samorządową jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Niezbędne jest zatem dostosowanie prawnej podstawy władania tą nieruchomością przez SOK do obowiązujących przepisów. Ponadto ustalono, że w kontrolowanym okresie SOK uzyskiwał przychody z wynajmu amfiteatru miejskiego położonego przy ul. Grodzieńskiej w Siemiatyczach, m.in. w związku z spotkaniami wyborczymi organizowanymi przez komitety wyborcze. Z ustaleń kontroli wynika natomiast, że amfiteatr miejski wraz z przyległym zalewem, terenem wypoczynkowym oraz stadionem znajdują się w trwałym zarządzie Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Siemiatyczach, ustanowionym decyzją nr 2/99 Zarządu Miasta Siemiatycze z 21 lipca 1999 r. Decyzją ustalono także warunki trwałego zarządu, tj. korzystanie z nieruchomości zgodnie z wymogami prawidłowej gospodarki w celu tworzenia, utrzymania i udostępnienia bazy sportowo-rekreacyjnej. Należy wskazać, iż w myśl art. 43 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami jednostka organizacyjna ma prawo korzystania z nieruchomości oddanej w trwały zarząd, a w szczególności do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na okres do 3 lat, lub za zgodą tych organów, jeżeli umowa jest zawierana na okres powyżej 3 lat. Z wyjaśnień Dyrektora SOK wynika, że kontrolowana jednostka nie ponosiła na rzecz MOSiR żadnych opłat z tytułu korzystania z amfiteatru, natomiast dokonywała bieżącej konserwacji i sprzątania amfiteatru. Dokumentów wskazujących na podstawy (formę prawną) korzystania z amfiteatru przez SOK nie stwierdzono. Zwrócenia uwagi wymaga także ujawniona w trakcie kontroli sytuacja polegająca na nieodpłatnym ogrzewaniu pomieszczenia budynku SOK przy ul. Legionów Piłsudskiego 1 przez Przedszkole nr 3 w Siemiatyczach. Zgodnie z wyjaśnieniem Dyrektora SOK, zasady ogrzewania wynikały z ustnego porozumienia zawartego między Panem Burmistrzem, Dyrektorem SOK a Dyrektorem Przedszkola, na mocy którego Przedszkole nie obciążało kontrolowanej jednostki za świadczone usługi a koszty ogrzewania miały być pokryte z dotacji podmiotowej dla przedszkola przekazanej z budżetu. W związku z powyższym kontrolowana jednostka nie ponosi kosztów ogrzewania budynku. Powoduje to nieuzasadnione zawyżenie kosztów funkcjonowania przedszkola, a przez to i wysokości wydatków bieżących na utrzymanie dziecka uczęszczającego do przedszkola. Chciałbym ponadto zwrócić uwagę Pana Burmistrza, jako statutowego organu nadzoru nad działalnością instytucji kultury oraz wykonującego funkcję pracodawcy, iż Dyrektorowi SOK nie może być przyznawana nagroda z zakładowego funduszu nagród w świetle art. 7 ustawy z dnia 3 marca 2003 r. o wynagradzaniu osób kierującymi niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306 ze zm.). Zgodnie z art. 10 tej ustawy może Pan przyznać Dyrektorowi SOK jedynie nagrodę roczną. W świetle przedstawionych okoliczności faktycznych i prawnych uznaję za uzasadnione podjęcie przez Pana Burmistrza działań zmierzających do formalnego uregulowania podstawy władania wszystkimi nieruchomościami niezbędnymi do wykonywania działalności statutowej przez SOK, spowodowania rozliczania z Przedszkolem faktycznych kosztów ogrzewania SOK, do czego niezbędne będzie odpowiednie ustalenie wysokości dotacji dla tych jednostek, a także zaniechania w przyszłości wypłat nagród z zakładowego funduszu nagród osobie kierującej instytucją. Z-ca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437788 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437788 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |