 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Miasto i Gmina Kleszczele |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Kleszczele przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 lipca 2007 roku (znak: RIO.I.6011 - 6/07), o treści jak niżej:
Pan Aleksander Sielicki Burmistrz Kleszczel W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Kleszczele za okres 2006 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i wykonywanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. Kontrola prawidłowości realizacji budżetu na rok 2006 wykazała, że w gminie Kleszczele występowały problemy z zachowaniem płynności finansowej, co przejawiało się zwłaszcza brakiem możliwości terminowego regulowania zobowiązań. Z ustaleń zawartych na str. 41 protokołu kontroli wynika, że gmina posiadała na dzień 31 grudnia 2006 r. zobowiązania wymagalne w kwocie 87.326,31 zł. Oprócz nieopłacenia całości zobowiązań w terminie wystąpił także brak możliwości realizacji części pozostałych bieżących płatności ze środków budżetu 2006 roku. Przejawiało się to zaangażowaniem w wykonanie budżetu 2006 roku kwoty 22.838,65 zł stanowiącej część otrzymanej w grudniu raty części oświatowej subwencji, stanowiącej dochód budżetu roku następnego, co wykazano w rocznym sprawozdaniu Rb-NDS jako sfinansowane budżetu „wolnymi środkami”, mimo iż gmina nie posiadała wolnych środków w tej wysokości - str. 103 protokołu kontroli. Sfinansowanie z tych środków wydatków 2006 roku faktycznie obciążyło budżet 2007 roku poprzez brak możliwości faktycznego przeznaczenia na wydatki zaewidencjonowanych dochodów budżetu z otrzymanej w grudniu raty części oświatowej subwencji, której środki zostały w części fizycznie rozdysponowane w roku ich wpływu. Kontrola formalnych podstaw funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych wykazała nieprawidłowości polegające w szczególności na braku niektórych planów finansowych oraz ich projektów, wymaganych przepisami ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi oraz braku niektórych jednostkowych sprawozdań budżetowych i finansowych, do sporządzania których kierownicy jednostek zobowiązani są na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Stwierdzono, że na 2006 rok nie zostały sporządzone plany finansowe Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej i Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, a także projekty tych planów. Nie okazano także projektów planów finansowych jednostek oświatowych, które następnie sporządziły jednak plany finansowe. Nie stwierdzono, aby Pan Burmistrz przekazywał kierownikom jednostek budżetowych informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych na podstawie regulacji zawartej obecnie w art. 185 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Na Panu Burmistrzu spoczywa obowiązek weryfikacji sporządzonych przez kierowników jednostek projektów planów pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej, w terminie do 27 grudnia. Przestrzeganie tej procedury ma istotne znaczenie, ponieważ zweryfikowany projekt planu stanowi podstawę prowadzenia gospodarki finansowej jednostki budżetowej w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do czasu opracowania planu na podstawie danych pochodzących z uchwalonej uchwały budżetowej - § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783). Zasady sporządzania planu wydatków Urzędu Gminy określają przepisy art. 186 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych, natomiast planu MOPS przepisy art. 185 i 186 ust. 1 i 2 tej ustawy oraz – obecnie – rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych... – str. 24 i 46-47 protokołu kontroli. Brak planów należy uznać za jedną z głównych przyczyn, iż kierownicy wskazanych jednostek – Pan Burmistrz i kierownik MOPS – nie sporządzili wymaganych sprawozdań jednostkowych w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej kierowanych jednostek budżetowych – str. 23 protokołu kontroli. W efekcie zbiorcze sprawozdania budżetowe sporządzono na podstawie danych ewidencji księgowej prowadzonej w Urzędzie oraz sprawozdań jednostkowych Zespołu Szkół, czyli niezgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 25-27 protokołu kontroli. Należy jednakże wskazać, że wyeliminowanie nieprawidłowości polegających na braku sprawozdań jednostkowych z wykonania planów finansowych wymaga prowadzenia ewidencji księgowej – wspólnej aktualnie dla Urzędu i MOPS – w sposób zapewniający ustalenie danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdawczości, tj. w zakresie dochodów, wydatków, należności i zobowiązań. Jak wynika z ustaleń zawartych m.in. na str. 10-12 i 23-24 protokołu kontroli, prowadzona w Urzędzie ewidencja księgowa nie uwzględnia faktu, iż obejmuje operacje dotyczące gospodarki finansowej dwóch odrębnych jednostek organizacyjnych sektora finansów publicznych, których kierownicy zobowiązani są m.in. do sporządzania planów finansowych i sprawozdań z ich realizacji (Dz. U. Nr 135, poz. 955). Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Kleszczelach jako jednostka budżetowa zobowiązany jest na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że MOPS powinien prowadzić odrębną rachunkowość z zachowaniem elementów wymienionych w art. 4 ust. 3 i art. 10 ustawy o rachunkowości. Brak należytej odrębności MOPS jako jednostki budżetowej przejawia się także tym, iż Pan Burmistrz nie udzielił dotychczas kierownikowi MOPS pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) – str. 4 protokołu kontroli. Nie został sporządzony także plan finansowy (i projekt tego planu) zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, o którym mowa w art. 186 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych i – obecnie – przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacja tych zadań – str. 47 i 142 protokołu kontroli. W zakresie sprawozdawczości sporządzanej dla obsługiwanych przez Urząd Miejski instytucji kultury – Miejskiego Ośrodka Kultury i Miejskiej Biblioteki Publicznej, stwierdzono, że była ona sporządzana bez udziału kierowników tych jednostek – zawiera podpisy Pana Burmistrza i Skarbnika. Należy zwrócić uwagę, że dla instytucji kultury sporządzano sprawozdania według wzoru sprawozdania Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych, które nie dotyczy instytucji kultury jako samorządowych osób prawnych – str. 24-25 i 151 protokołu kontroli. Zasada prowadzenia gospodarki finansowej instytucji kultury według reguł określonych dla zakładów budżetowych została uchylona z dniem 1 stycznia 2000 roku w związku z nowelizacją art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.). Wskazania wymaga, że w zakresie sprawozdawczości budżetowej instytucje kultury obowiązują jedynie sprawozdania Rb-Z i Rb-N sporządzane na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 113, poz. 770). W zakresie sprawozdawczości finansowej jednostek organizacyjnych obsługiwanych przez Urząd Miejski stwierdzono brak jednostkowych sprawozdań finansowych Urzędu i MOPS jako odrębnych jednostek budżetowych. Kierownicy jednostek budżetowych zobowiązani są do sporządzenia tych sprawozdań na podstawie § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont… Prowadzona wspólnie ewidencja księgowa Urzędu i MOPS nie zapewnia ustalenia danych do sporządzenia tych sprawozdań (kosztów, należności, zobowiązań, stanu funduszu, wyniku finansowego) – podobnie jak to ma miejsce dla sprawozdań budżetowych. Nie są sporządzane również jednostkowe sprawozdania finansowe instytucji kultury. Wymagania w tym zakresie nakładają przepisy art. 45 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Ze złożonych przez kierowników tych instytucji wyjaśnień wynika, iż w związku z prowadzeniem obsługi księgowej przez referat finansowy Urzędu, zatrudniający osoby doświadczone w zakresie rachunkowości, nie mieli oni podstaw do formułowania wątpliwości w zakresie prawidłowości prowadzenia rachunkowości instytucji – str. 27 i 150 protokołu kontroli, zał. nr 3 do protokołu kontroli. Zwrócenia uwagi wymaga, iż mimo określenia w statutach jednostek organizacyjnych, że ich obsługa księgowa będzie prowadzona przez Urząd Miejski, nie przypisano zadań w tym zakresie pracownikom referatu finansowego – str. 4-5 i 33-34 protokołu kontroli. Badanie obowiązujących w jednostce przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzone pod kątem postanowień ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… wykazało m.in., że: a) brak jest wykazu kont ksiąg pomocniczych wymaganego przepisem § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia – str. 11 i 16 protokołu kontroli, b) nie dokonano wyboru metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników majątku obrotowego spośród wskazanych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 16 protokołu kontroli, c) dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie została zaktualizowana w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…; zgodnie z § 21 tego rozporządzenia kierownicy jednostek byli obowiązani dostosować prowadzenie rachunkowości do szczególnych zasad rachunkowości określonych w tym rozporządzeniu w terminie do dnia 31 października 2006 roku – str. 11 protokołu kontroli, Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała, że: a) zapisy księgowe dokonywane były w niektórych przypadkach na podstawie dowodów księgowych nie zawierających odpowiednich adnotacji dotyczących ich kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, wskazania osoby dokonującej dekretacji, a także dowodów zbiorczych nie spełniających wymagań określonych w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości – str. 19-20 i 36 protokołu kontroli, b) niewłaściwie opatrywano zapisy księgowe datami; poszczególne zapisy dziennika w swojej treści w zakresie dat zawierają oznaczenie „Data dok.”, „Data spr.”. Pod opisanymi pozycjami jest taka sama data. Prowadzone zapisy nie określają daty dokonania operacji gospodarczej i daty zapisu; zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 21 protokołu kontroli, c) występował brak zgodności między sumą obrotów stron Wn i Ma w zestawieniach obrotów i sald kont księgi głównej i dziennika, np. w miesiącu marcu obroty strony Wn wynoszą 10.924.096,96 zł, a strony Ma w wysokości 10.837.816,96 zł, różnica wynosi 86.280 zł, a w miesiącu październiku obroty strony Wn – 3.025.991,39 zł, a strony Ma w wysokości 3.125.991,39 zł, różnica wynosi 100.000 zł. Suma rocznych obrotów wykazuje obroty strony Wn w wysokości 69.625.962,69 zł, a strony Ma w wysokości 69.639.682,69 zł, różnica wynosi 13.720 zł. Stwierdzony brak równowagi bilansowej w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej i dziennika był wynikiem ujmowania w dzienniku zapisów prowadzonych na kontach pozabilansowych; konta pozabilansowe, na których zapisów dokonuje się z pominięciem zasady dwustronnego zapisu, włączono także do zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Sporządzane zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej nie wykazują faktycznych obrotów kont księgi głównej (wykazują obroty zawyżone o obroty kont pozabilansowych) – str. 21-22 protokołu kontroli, d) prowadzono ewidencję operacji dotyczących konta 133 „Rachunek bieżący budżetu” na ośmiu kontach syntetycznych (stosowano na nich zasadę podwójnego zapisu), na których ujmowano rodzajowo zdarzenia wynikające z wyciągów bankowych, dotyczących dwóch rachunków bankowych traktowanych przez jednostkę jako rachunki budżetu. Konto 133 (bez rozwinięcia symbolu) traktowane było natomiast jako konto sumaryczne dla zapisów dokonanych na ośmiu kontach syntetycznych utworzonych w ramach konta 133, w oparciu o wyciągi bankowe z dwóch rachunków bankowych. Stwierdzono np., że na koniec miesiąca stycznia 2006 r. cztery konta syntetyczne w ramach konta 133 wykazywały salda strony Wn, a cztery salda strony Ma. W efekcie stosowane rozwiązania powodują, że żadne z kont prowadzonych w ramach konta 133, jak również konto „sumaryczne” 133, nie zawierają kompletnej zgodności z zapisami wynikającymi z wyciągów bankowych, czego rezultatem jest również brak konta, z którego wynikałoby aktualne saldo każdego z rachunków. Przyjęty system rodzajowego podziału konta 133 (np. 133-1 „Dotacje, subwencje i udziały gmin”, 133-5 „Subkonto rachunku zadań zleconych”, 133-6 „Subkonto rachunku rozliczeń kredytowych”) nie może być stosowany przy posiadaniu więcej niż jednego rachunku bankowego traktowanego jako rachunek budżetu, ponieważ wówczas konto „sumaryczne” 133 nie spełnia swojej funkcji wiernego odbicia obrotów i sald wynikających z wyciągów bankowych; należy ponadto wskazać, że z załącznika Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. nie wynika obowiązek wyodrębniania rodzaju (tytułu) środków pieniężnych wpływających lub wypływających z tego rachunku – str. 32-33 protokołu kontroli, e) nieprawidłowo wykazano w ewidencji księgowej na koncie 901 „Dochody budżetu” kwotę zrealizowanych dochodów budżetowych poprzez nie zmniejszenie jej o wartość zobowiązania z tytułu podlegającej zwrotowi niewykorzystanej dotacji celowej w wysokości 38.509,60 zł; jak wynika z opisu zawartego na str. 26 protokołu kontroli oraz wyjaśnienia Skarbnika stanowiącego załącznik nr 44 do protokołu kontroli, kwota ta została ustalona na potrzeby sporządzenia sprawozdania Rb-27S przy pomocy zapisów na stronie Ma konta 224 „Rozrachunki budżetu”, powinna zaś skutkować zmniejszeniem kwoty dochodów wykonanych na koncie 901, stosownie do zasad sporządzania sprawozdania Rb-27S wynikających z § 3 ust. 4 pkt 2 i ust. 6 załącznika nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Ustalono, że w 2006 roku nie była przeprowadzana kontrola wydatków Zespołu Szkół w Kleszczelach, tj. jedynej jednostki organizacyjnej, której ewidencja księgowa nie jest prowadzona przez Urząd Miejski. W myśl art. 187 ustawy o finansach publicznych przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego (Burmistrz) kontroluje przestrzeganie przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki realizacji procedur, w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola ta obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Kontrola w ZS była przeprowadzona jedynie w 2004 r. – str. 7-8 protokołu kontroli. Badając obowiązujące w gminie zasady gospodarowania mieniem stwierdzono, że nie zostały ustalone przez organ stanowiący zasady nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych i ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Należy wskazać, iż uchwała organu stanowiącego określająca zasady gospodarowania nieruchomościami winna służyć wykonywaniu uprawnienia Pana Burmistrza do gospodarowania mieniem komunalnym, wynikającego z art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym. Tezę tę potwierdza obecne brzmienie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy (ukształtowane zmianą wynikającą z ustawy z dnia 6 listopada 1992 r. o zmianie ustawy o samorządzie terytorialnym (Dz. U. Nr 100, poz. 499)), zawierające zwrot, iż „do czasu określenia zasad burmistrz może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy”. Ustalenie znaczenia tej normy przy zastosowaniu reguł wykładni funkcjonalnej prowadzi do wniosku, iż ustawodawca zmieniając treść art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) miał na celu zobowiązanie rady gminy do określenia ogólnych zasad gospodarowania nieruchomościami gruntowymi w formie uchwały zawierającej normy o charakterze generalnym i abstrakcyjnym. Natomiast do czasu zmiany w 1992 roku przepis ten przewidywał każdorazowe podejmowanie stosownej uchwały przez radę w sprawach dotyczących gospodarowania nieruchomościami gruntowymi gminy. Istnienie ogólnych i stałych zasad gospodarowania nieruchomościami należy uznać za służące prawidłowej i ukierunkowanej realizacji ustawowych zadań organu wykonawczego, a także ułatwienia jego pracy. Każdorazowe podejmowanie uchwał przez radę przenosi na nią w praktyce część uprawnień burmistrza z zakresu gospodarowania nieruchomościami gruntowymi - str. 128-129 protokołu kontroli. Kontrola prawidłowości prowadzenia postępowań przetargowych dotyczących zbywania nieruchomości gminy, przeprowadzona w oparciu o przepisy ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) wykazała, że wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie zawierały informacji o terminie złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy, co stanowi naruszenie art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce - str. 132, 134 i 136 protokołu kontroli. Ponadto w zakresie postępowania na zbycie prawa użytkowania wieczystego w wykazie nie zawarto informacji o wysokości stawek procentowych opłat z tytułu użytkowania wieczystego, terminie wnoszenia opłat i zasadach aktualizacji opłat. Obowiązek zawarcia wskazanych informacji w wykazie wynika z art. 35 ust. 2 pkt 7, 9 i 10 ustawy - str. 130-131 protokołu kontroli. Poza tym stwierdzono, że nie był przestrzegany obowiązek pisemnego powiadamiania osób, które wygrały przetarg, o terminie i miejscu zawarcia umów – str. 131, 134 i 135 protokołu kontroli. Organizator przetargu jest zobligowany do takiej czynności na podstawie art. 41 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Należy wskazać, że dowód zawiadomienia zwycięzcy przetargu o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego stanowi m.in. dokument uzasadniający prawo zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymania wpłaconego wadium. Stwierdzono także, iż Pan Burmistrz nie opracował planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, wymaganego postanowieniami art. 23 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 25 ust. 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 130 protokołu kontroli. Czynnościom kontrolnym poddano również prawidłowość naliczania i egzekwowania czynszu dzierżawnego i stwierdzono, że w 2006 roku nie podjęto czynności mających na celu wyegzekwowanie należnego czynszu w wysokości 856,60 zł. Brak podjętych w tym zakresie działań spowodował, że w roku 2006 nie zrealizowano żadnych planowanych dochodów z tytułu dzierżawy gruntów będących własnością gminy - str. 139-140 protokołu kontroli. Z treści zawartych umów wynika, że dzierżawcy są zobowiązani do wnoszenia czynszu raz w roku, z dołu, w terminie do 30 września. Ponadto stwierdzono, że zmiana wysokości stawek czynszu za dzierżawę gruntów rolnych, wynikająca z uchwały Nr XVII/188/05 Rady Miejskiej w Kleszczelach z dnia 9 czerwca 2005 r. w sprawie ustalenia stawek czynszu dzierżawnego za grunty stanowiące własność gminy Kleszczele, nie znalazła odbicia w postanowieniach umów już obowiązujących w czasie jej wejścia w życie; przedmiotem zmiany było ustalenie innej podstawy naliczania czynszów – zamiast ceny 1q żyta ustalono jako podstawę cenę 1q pszenicy. Po wejściu w życie uchwały nie zawarto aneksów do obowiązujących umów dzierżawy gruntów w celu zmiany sposobu naliczania wysokości stawek czynszu zgodnie z jej postanowieniami. Jak wynika z protokołu kontroli oraz z załączonych do niego wyjaśnień, główną przyczyną zaistniałego stanu rzeczy jest nieprzypisanie zadań w tym zakresie żadnemu pracownikowi Urzędu po przejściu na emeryturę pracownicy prowadzącej dotychczas te sprawy, co świadczy o niewłaściwym zorganizowaniu przez Pana Burmistrza systemu wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w art. 47 ustawy o finansach publicznych i Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych ogłoszonych przez Ministra Finansów komunikatem nr 13 z 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58). Badając wydatki na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że kontrolowana jednostka prowadziła wspólną działalność socjalną z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Miejskim Ośrodkiem Kultury, Miejską Biblioteką Publiczną w Kleszczelach oraz Przedszkolem Samorządowym bez zawarcia stosownej umowy pomiędzy zainteresowanymi podmiotami, wymaganej przepisem art. 9 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Stwierdzono, że kierownicy wymienionych jednostek (poza kierownikiem MOPS w Kleszczelach) wyrazili pisemne oświadczenie o wyrażeniu zgody na wspólne gospodarowanie środkami Funduszu z Urzędem Miejskim w Kleszczelach. Oświadczenia te nie mogą być jednak uznane za wypełnienie ustawowych obowiązków, gdyż nie zawierają wszystkich elementów podlegających ustaleniom na podstawie art. 9 ustawy. W zakresie prawidłowości naliczenia odpisu na Fundusz dla pracowników Urzędu Miejskiego ustalono, że przyjęto nieprawidłową kwotę odpisu w wysokości 739,31 zł dla pracownika. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, odpis na jednego pracownika wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2005 r. wyniosło 2.038 zł, dlatego odpis na jednego pracownika powinien wynieść 764,25 zł. Łącznie, uwzględniając fakt dokonania odpisu na przeciętną liczbę zatrudnionych, wynoszącą 9,5, zaniżono wysokość odpisu na Fundusz w 2006 roku na kwotę 236,93 zł. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, że powyższa nieprawidłowość spowodowana była pomyłką przy naliczeniu odpisu – str. 108-109 protokołu kontroli. Badając wydatki z tytułu dotacji przekazanych podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych oraz niedziałającym w celu osiągnięcia zysku ustalono, że z budżetu gminy przyznano m.in. dotację na przeprowadzenie festiwalu Hajnowskie Dni Muzyki Cerkiewnej w wysokości 1.500 zł. Oferta na przyznanie realizacji zadania publicznego opiewała na kwotę 3.000 zł i została złożona na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.). Z kosztorysu wynikało, że dotację planuje się przeznaczyć na wydatki związane z organizacją festiwalu, tj. transport osób i sprzętu – 500 zł, wyżywienie uczestników – 500 zł, honorarium jury – 1.000 zł oraz wynagrodzenie opiekunów chórów – 1.000 zł. Umowę na realizację zadania publicznego podpisano 14 maja 2006 r., przyznając Stowarzyszeniu Miłośników Muzyki Cerkiewnej w Hajnówce kwotę 1.500 zł na przeprowadzenie festiwalu, a zatem o 50% mniej od kwoty, o którą ubiegało się Stowarzyszenie. W umowie nie określono szczegółowego opisu zadania i konkretnego celu, na jaki ma zostać przekazana dotacja w świetle złożonej wcześniej oferty i kosztorysu. Z rozliczenia dotacji wynika, że sfinansowano z niej transport osób i sprzętu (500 zł), honorarium jury (500 zł) oraz nagrodę dla chórów w kategorii grand prix (500 zł – takie przeznaczenie środków nie wynikało ze złożonej oferty). Ponadto należy wskazać, że zawarta umowa zawiera postanowienia niezgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207) w zakresie określenia terminu złożenia sprawozdania z wykonania zadania i terminu zwrotu niewykorzystanych środków, w świetle przyjętej daty wykonania zadania publicznego, ustalonej na 31 sierpnia 2006 r. Zgodnie z § 9 ust. 3 załącznika nr 2 do rozporządzenia, złożenie sprawozdania z wykonania zadania powinno nastąpić nie później niż 30 dni od dnia zakończenia zadania, a ewentualny zwrot niewykorzystanej części dotacji nie później niż 14 dni od dnia wykonania zadania (§ 10 załącznika nr 2). Tymczasem w zawartej umowie określono termin sporządzenia sprawozdania na 30 listopada 2006 r. a termin zwrotu środków niewykorzystanych na 30 grudnia 2006 r. – str. 110-111 protokołu kontroli, załącznik nr 45 do protokołu kontroli. Uchwałą nr XIX/209/05 z dnia 5 grudnia 2005 r. Rada Miejska ustaliła Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2006 rok, określający m.in. cele, na jakie mogą być wydatkowane środki pochodzące z opłat za sprzedaż napojów alkoholowych. Kontrola wykazała, że ze środków tych zakupiono w 2006 roku 21 tablic informacyjnych za łączną kwotę 10.500,10 zł z przeznaczeniem do rozmieszczenia na terenie gminy. W treści GPPiRPA wydatek o takim charakterze nie został jednakże ujęty w rozdziale II załącznika do uchwały pn. „Kierunki działań w 2006 r. i ich realizacja”. Świadczy to o naruszeniu postanowień art. 182 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473), stanowiących, że środki pochodzące z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych mają być wykorzystane na realizację gminnych programów profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi i nie mogą być przeznaczane na inne cele – str. 111-112 protokołu kontroli, załącznik nr 2 do protokołu kontroli. W zakresie gospodarki wodociągowo-kanalizacyjnej ustalono, że Gospodarstwo Pomocnicze przy Wojewódzkim Zarządzie Gospodarki i Urządzeń Wodnych oraz Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z o.o. w Hajnówce wykonują zadania przedsiębiorstw wodociągowych na terenie gminy, natomiast odprowadzaniem ścieków zajmuje się samodzielnie Urząd Miejski w Kleszczelach. Uchwałą nr XV/161/05 z 25 lutego 2005 r. Rada Miejska zatwierdziła taryfy dla zbiorowego odprowadzania ścieków na terenie gminy Kleszczele, zaś uchwałą nr XVII/180/05 z 9 czerwca 2005 r. taryfy dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę (na wniosek Gospodarstwa Pomocniczego przy WZMiUW w Białymstoku). W zakresie prawidłowości trybu uchwalania obowiązujących taryf stwierdzono, że brak jest dowodów na wykonanie przez Pana Burmistrza obowiązków wynikających z art. 24 ust. 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858), zgodnie z którym wójt (burmistrz, prezydent miasta) sprawdza, czy taryfy zawarte w przedłożonym do uchwalenia wniosku zostały opracowane zgodnie z przepisami ustawy i weryfikuje koszty, o których mowa w art. 20 ust. 4 pkt 1 ustawy, pod względem celowości ich ponoszenia. Stanowiąca podstawę uchwalonej taryfy za odprowadzanie ścieków kalkulacja, sporządzona przez Urząd Miejski (jako przedsiębiorstwo kanalizacyjne), nie została opracowana w sposób wymagany obowiązującym w czasie jej uchwalenia rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 12 marca 2002 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 26, poz. 257), które zawiera m.in. wzór wniosku o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków oraz określa koszty stanowiące podstawę ustalenia niezbędnych przychodów. Od 16 sierpnia 2006 r. kwestie powyższe reguluje rozporządzenie Ministra Budownictwa z 28 czerwca 2006 r. Stwierdzono, że uchwałą z 13 marca 2006 r. termin obowiązywania taryf dla zbiorowego odprowadzania ścieków na terenie gminy Kleszczele, uchwalonych na podstawie powyższej „kalkulacji”, został przedłużony do dnia 31 marca 2007 r., a uchwałą z 4 kwietnia 2007 r. na kolejny rok - do dnia 31 marca 2008 r. Zgodnie z art. 24 ust. 9a ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…, na uzasadniony wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego rada gminy, w drodze uchwały, przedłuża czas obowiązywania dotychczasowych taryf, lecz nie dłużej niż o 1 rok – str. 112-114 protokołu kontroli, załącznik nr 4 do protokołu kontroli. Badając stosowanie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm.) przy dokonywaniu wydatków inwestycyjnych stwierdzono, że w zakresie zamówienia na wykonanie dokumentacji projektowej „Uregulowanie gospodarki wodno-ściekowej Kleszczele-Dobrowoda” umowę z wybranym wykonawcą zawarto z naruszeniem art. 94 ust. 1 Prawo zamówień publicznych. W myśl tego przepisu umowa nie może być zawarta wcześniej niż po upływie 7 dniu od dnia zawiadomienia o wyborze oferty. Jak wynika z opisu na str. 119 protokołu kontroli, wykonawca został powiadomiony o wyborze pismem z dnia 16 marca 2006 r., że umowa zostanie zawarta 21 marca, czyli po upływie 5 dni i w tym też dniu faktycznie została podpisana. Należy wskazać, iż w przedmiotowym postępowaniu złożono tylko jedną ofertę. Kontrola udzielenia i realizacji zamówienia publicznego na przebudowę dróg gminnych Zaleszany-Saki wykazała, że w toku realizacji zamówienia wystąpiła konieczność wykonania robót dodatkowych, których wykonanie warunkowało prawidłowe zakończenie inwestycji. Jako przyczynę powstania tej okoliczności wskazano błąd projektanta, który nie uwzględnił w przedmiarze robót wymaganego zakresu robót. Dokumentacja projektowa została odebrana od wykonawcy 1 września 2004 r. protokołem zdawczo-odbiorczym, w którym nie stwierdzono żadnych błędów. Świadczy to, iż zamawiający nie dołożył należytej staranności w zakresie sprawdzenia prawidłowości wykonania zamówienia. Gmina nie dochodziła żadnych roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy na wykonanie projektu przebudowy drogi, mimo że świetle § 4 umowy z wykonawcą dokumentacji ponosi on odpowiedzialność na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy - str. 121-122 protokołu kontroli, załączniki nr 14-17 protokołu kontroli. Ustalono, że 12 kwietnia 2006 r. gmina Kleszczele zawarła umowę z powiatem hajnowskim, której przedmiotem było udzielenie pomocy finansowej poprzez współfinansowanie opracowania dokumentacji inwestycji „Przebudowa drogi powiatowej nr 1747B na odcinku ul. Mickiewicza w Kleszczelach”. Na mocy umowy gmina przekazała powiatowi 5.000 zł. Ustalono, że Rada Miejska nie podjęła odrębnej uchwały o pomocy finansowej dla powiatu hajnowskiego, do której zobowiązuje od 1 stycznia 2006 roku przepis art. 167 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych – str. 149 protokołu kontroli. Badając prawidłowość przyznania dodatków mieszkaniowych stwierdzono, że decyzją z 22 listopada 2006 r. (MOPS 71433-I-78/06) przyznano dodatek w wysokości 208,20 zł na okres sześciu miesięcy od 1 listopada 2006 r. do 30 kwietnia 2007 r. Ustalono, że do dochodu osoby zainteresowanej zaliczono zasiłki rodzinne z MOPS w Kleszczelach w wysokości niższej niż to wynikało z decyzji przyznających ten zasiłek w okresie uwzględnianym dla ustalenia dochodu na potrzeby obliczenia dodatku mieszkaniowego. Zaniżona kwota dochodu wpłynęła na wysokość dodatku mieszkaniowego, który – według wyliczeń zawartych w protokole kontroli – wyniósłby 199,77 zł, czyli o 8,43 zł mniej niż przyznany decyzją. W okresie 6-ciu miesięcy wpłacono zatem dodatek w wysokości zawyżonej – według obliczeń zawartych w protokole – o 50,58 zł – str. 143-144 protokołu kontroli. Nieprawidłowość w zakresie ustalenia kwoty dochodu ubiegającego się o świadczenie stwierdzono także podczas badania prawidłowości przyznania zasiłku okresowego - decyzja MOPS.8123-78/06 z dnia 22 września 2006 r. o przyznaniu zasiłku okresowego na listopad i grudzień 2006 r. Błąd ten miał jednakże znikomy wpływ na wysokość zasiłku – str. 146 protokołu kontroli. Ustalono, że podstawą gospodarowania środkami finansowymi Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej był załącznik do uchwały budżetowej pn. „Zestawienie przychodów i wydatków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej na 2006 r.”. Zestawienie to nie zawierało klasyfikacji budżetowej przychodów i wydatków Funduszu. Kontrolowana jednostka nie sporządziła planu finansowego Funduszu z podziałem przychodów i wydatków według podziałek klasyfikacji budżetowej. Stosownie do art. 29 ust. 5 ustawy o finansach publicznych podstawę prowadzenia gospodarki finansowej funduszu celowego stanowi plan finansowy. Przepisy § 25 ust. 1 załącznika nr 33 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, ustalające zasady sporządzania sprawozdania Rb-33 z wykonania tego planu, wymagają wykazywania kwot po stronie planu i wykonania w szczegółowości paragrafów klasyfikacji budżetowej. Prawidłowe wypełnienie obowiązków sprawozdawczych wymaga zatem, aby plan finansowy GFOŚiGW sporządzony był w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej – str. 153 protokołu kontroli. W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz Miasta. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń. W wyniku kontroli realizacji obowiązków nałożonych na organ podatkowy treścią ustawy Ordynacja podatkowa stwierdzono, że nie dokonywano kontroli podatkowych podatników i inkasentów. Zgodnie z treścią art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej organy podatkowe I instancji przeprowadzają kontrole podatkowe u podatników, płatników i inkasentów. Z treści § 2 wymienionego przepisu wynika, że celem kontroli ma być sprawdzenie czy podmioty wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Konstrukcja art. 281 wskazuje, że organ podatkowy jest zobowiązany do przeprowadzenia takowych kontroli. Jednocześnie ustawodawca nie określił normatywnie ich ilości, zakresu i częstotliwości. W związku z powyższym należy stwierdzić, że organ podatkowy w oparciu o posiadaną wiedzę wynikającą między innymi z przeprowadzonych czynności sprawdzających, posiadanych dokumentów powinien ustalić rodzaj, obszar zagrożeń oraz wskazać potencjale źródło jego występowania. Na podstawie tego powinien przygotować plan kontroli oraz zapewnić środki do jego wykonania. Tymczasem z dokumentacji posiadanej przez kontrolowaną jednostkę nie wynika aby organ podatkowy w celu wykonania ustawowego obowiązku prowadził jakiekolwiek czynności, co wskazuje na zaniechanie jego wykonania – str. 52-53 protokołu kontroli. Podczas analizy sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za 2006 rok stwierdzono, że dane wykazane w niektórych pozycjach są nieprawidłowe. Miedzy innymi w błędnych wysokościach wykazano skutki: - obniżenia stawek w podatku od nieruchomości, - obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych, - zwolnień w podatku od nieruchomości, wynikających z zapisów uchwały Rady Miejskiej w Kleszczelach, - zwolnień w podatku od środków transportowych, wynikających z zapisów uchwały Rady Miejskiej w Kleszczelach. Przyczyną powstania tych nieprawidłowości było: nie złożenie deklaracji przez podmioty, o których mowa w opisie na stronach 53 - 56 protokołu kontroli, niewłaściwe zastosowanie przepisów uchwały rady Miejskiej w Kleszczelach Nr XIV/135/04 z dnia 16 grudnia 2004 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości oraz nie przestrzeganie art. 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podmioty korzystające ze zwolnienia zobowiązane były do złożenie deklaracji. Pomimo braku deklaracji kontrolowana jednostka miała wszelkie możliwe informacje niezbędne do sporządzenia sprawozdania, ponieważ podmioty, o których mowa powyżej posiadały nieruchomości i obiekty budowlane będące własnością kontrolowanej jednostki. W ewidencji księgowej znajdowały się dokumenty, z których można było ustalić powierzchnie budynków i gruntów oraz wartości obiektów budowlanych pozostających w ich posiadaniu. Powierzchnie wskazanych budynków i gruntów nie zostały ujęte do obliczenia przedmiotowych skutków. Dodatkowo, w przypadku dochodów utraconych w wyniku zwolnień wynikających z uchwały Rady, popełniony został błąd polegający na tym, że do ustalenia ich wysokości przyjęto kwotę utraconego podatku za sieć kanalizacyjną. Ponieważ tego typu budowle są związane z działalnością gospodarczą zgodnie z § 2 ww. uchwały nie korzystały ze zwolnienia z podatku. Nieprawidłowości stwierdzono również w przypadku skutków dotyczących wysokości przyznanych ulg w zapłacie podatku rolnego i podatku od nieruchomości wynikających z decyzji podatkowych. W wyniku tych nieprawidłowości ustalono, że na dzień podpisania protokołu, łączna wysokość zaniżonych skutków dotyczyła W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami należy uznać, że sprawozdanie zostało sporządzone bez zachowania należytej staranności i z naruszeniem przepisów art. 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781) – str. 53-54 protokołu kontroli. W wyniku kontroli prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości, podatku rolnego i leśnego od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej stwierdzono następujące nieprawidłowości: - deklaracji podatkowych na podatek od nieruchomości nie złożyły gminne jednostki organizacyjne, OSP oraz podmioty będące w posiadaniu obiektów budowlanych i nieruchomości gminnych, wymienione w zestawieniu na stronie 58 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podatnikami podatku od nieruchomości są posiadacze nieruchomości należących do j.s.t. jeżeli posiadanie to wynika z umowy zawartej z właścicielem lub też jeżeli posiadanie jest bez umownie. W związku z powyższym zgodnie z art. 6 ust. 9 i 10 ww. ustawy na wszystkich tych podmiotach ciąży obowiązek złożenia deklaracji podatkowych. Nieprawidłowość miała również pośredni wpływ na dane wykazane w sprawozdaniu o wykonaniu podstawowych dochodów podatkowych. Brak deklaracji uniemożliwił bowiem dokonanie przypisu na koncie podatnika za przedmioty podlegające opodatkowaniu i nie korzystające ze zwolnienia na podstawie uchwały. Spowodowało to zaniżenie potencjalnej wysokość wykonanych dochodów, a tym samym spowodowało zaniżenie wysokości współczynnika G, mającego wpływ na wysokość części kwoty wyrównawczej subwencji ogólnej. Brak deklaracji stwierdzono również w przypadku trzech podmiotów, na których ciążył obowiązek podatkowy z tytułu posiadania gruntów rolnych. Nieprawidłowość ta tylko w przypadku podmiotu wymienionego w załączniku nr 52 pod poz. 8 miała wymiar finansowy w postaci utraconego podatku, - stwierdzono rozbieżności pomiędzy powierzchniami gruntów wykazywanymi przez podatników w deklaracjach podatkowych, a danymi wynikającymi z ewidencji gruntów i budynków. Sytuacja ta dotyczy podatników wymienionych: w załączniku nr 48 pod poz. 3; 10,11,15,30, 12, 16, 14, 2 i 28, w załączniku nr 52 pod poz. 1 - 3, oraz w załączniku nr 53 pod poz. 1, 6 i 3. Powyższe ustalenia wskazują, że organ podatkowy nie prowadził czynności sprawdzających, do prowadzenia których jest zobowiązany na mocy art. 272 Ordynacji podatkowej. Podstawowym zadaniem czynności sprawdzających jest zbadanie formalnej zgodności składnych dokumentów oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Nie stwierdzono, aby organ podatkowy prowadził jakiekolwiek działania, które w pierwszej kolejności pozwoliłyby na wykrycie różnic pomiędzy powierzchniami deklarowanymi, a tym, co wynika z ewidencji geodezyjnej. Nie ma również dowodów, że prowadzono czynności zmierzające do ustalenia stanu faktycznego. Porównywanie powierzchni gruntów wynikających z deklaracji z danymi geodezyjnymi ma o tyle istotne znaczenie, że zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 240, poz. 2027 ze zm.) dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków są podstawą wymiaru podatków. Również z treści ustaw o podatku rolnym oraz o podatku leśnym wynika, że podstawą opodatkowania są powierzchnie gruntów wynikające z ewidencji geodezyjnej, - część podatników złożyła deklaracje po terminach wynikających z przepisów podatkowego prawa materialnego. Sytuacja ta dotyczy między innymi podatników wymienionych w załączniku nr 53 pod poz. 6 i 2, w załączniku 52 pod poz. 4 i 9 oraz w załączniku nr 48 pod poz. 17, 30, 21, 22, 31 i 26. Brak reakcji organu podatkowego na powyższe uchybienia jest dowodem na nie prowadzenie czynności sprawdzających, - podatnik wymieniony w zał. nr 48 protokołu kontroli pod poz. 20 - w deklaracji na podatek od nieruchomości wykazał całość posiadanych gruntów jako zwolnione. Nie przedstawił natomiast podstawy prawnej tego zwolnienia. Informacji takiej nie zawiera także dokumentacja podatkowa. Brak również dokumentów, z których wynikałoby, że organ podatkowy próbował zweryfikować dane zawarte w deklaracji. W przypadku gdyby grunty te zostały opodatkowane należny podatek byłby wyższy o 267 zł, - podatnik wymieniony w zał. nr 48 protokołu kontroli pod poz. nr 6 – wykazał w złożonej informacji, do opodatkowania podatkiem od nieruchomości grunty o następujących klasach Ps-VI, Ls-VI, Ba oraz R VI. Zostały one opodatkowane stawką podatkową przyporządkowaną tzw. gruntom pozostałym. Grunty sklasyfikowane jako użytki rolne oraz grunty leśne, które nie są związane z działalnością gospodarczą, zgodnie z treścią art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Należy zatem wezwać podatnika do założenia wyjaśnień oraz ustalić faktyczny sposób wykorzystania gruntów. Ponadto podatnik wykazał w deklaracji również budowle o wartości 13.132,54 złotych. Z uwagi na charakter prowadzonej działalności należy ustalić, czy podatnik prowadzi działalność gospodarczą, w której wykorzystywane są budowle. W przypadku gdyby się okazało, że faktycznie prowadzi on działalność gospodarczą, o której mowa w art. 1a ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, należałoby ustalić czy do jej prowadzenia wykorzystuje również posiadane grunty, - w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 44 protokołu kontroli pod poz. nr 14 – należy wyjaśnić czy podpisanie umowy, w wyniku której oddał on w dzierżawę budynków niesie za sobą przeniesienie obowiązku podatkowego na dzierżawców, mając przy tym wzgląd na art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, - w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 48 protokołu kontroli pod poz. nr 25 należy zweryfikować powierzchnię budynków związanych z działalnością gospodarczą, wykazanych w deklaracji na podatek od nieruchomości za rok 2006. Na początku 2006 roku podatnik złożył korekty deklaracji za lata ubiegłe, w których zwiększył podstawy opodatkowania budynków oraz wartość budowli związanych z działalnością gospodarczą. Powodem korekty były ustalenia inspektorów Urzędu Kontroli Skarbowej w Białymstoku. Stwierdzili oni, że podatnik zaniżał powierzchnie budynków (o - w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 48 protokołu kontroli pod poz. nr 2 należy ustalić czy grunty sklasyfikowane jako dr-drogi, o powierzchni - w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 44 protokołu kontroli pod poz. nr 29 – należy ustalić, na kim ciąży obowiązek podatkowy od budowli związanych z zaopatrzeniem ludności w wodę, których ww. podmiot jest właścicielem. W badanym okresie przedmiotowe budowle pozostawały nie opodatkowane. Z ustaleń kontroli wynika, że przedmiotowe budowle są w administrowaniu WZM i UW w B-stoku. Jeżeli ww. podmiot nie spełnia warunków na podstawie, których można byłoby go uznać za posiadacza, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych to podatnikiem będzie właściciel. W przypadku wyjaśnienia sprawy należy wyegzekwować deklaracje podatkowe za okres kiedy budowle nie były opodatkowane z uwzględnieniem art. 70 O.p. – str. 57-72 protokołu kontroli. W wyniku kontroli prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatków od nieruchomości, podatku rolnego i leśnego od osób fizycznych stwierdzono przypadki niezgodności pomiędzy ewidencją podatkową, a danymi wynikającymi z informacji podatkowych składanych przez podatników oraz danymi wynikającymi z ewidencji gruntów i budynków. Zarówno w przypadku podatku rolnego, leśnego oraz podatku od nieruchomości podstawą opodatkowania gruntów są powierzchnie wynikające z ewidencji gruntów i budynków. Natomiast podstawowym źródłem danych w zakresie powierzchni budynków, sposobu ich wykorzystania oraz wartości budowli wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej są deklaracje i informacje podatkowe składane przez podatnika. Z dokumentacji podatkowej nie wynika, aby organ podatkowy prowadził działania mające na celu ustalenie stanu faktycznego. Organ podatkowy jest zobowiązany do weryfikowania składnych przez podatników informacji podatkowych (art. 272 O. p.) oraz sprawdzania w jaki sposób podatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego (art. 281 O. p.). Przestrzeganie obowiązków w tym zakresie wyeliminowałoby opisane w protokole kontroli przypadki rozbieżności i nieprawidłowości na etapie stosowania odpowiednich procedur. W trakcie kontroli stwierdzono również brak dokumentów, które potwierdzałyby dane w ewidencji podatkowej na podstawie, których dokonywano wymiaru podatku co uniemożliwiło ich weryfikację – str. 72 - 78 protokołu kontroli. W wyniku kontroli działań upominawczych stwierdzono, że: - w przypadku osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej organ podatkowy nie wysyłał upomnień podatnikom, którzy nie opłacali w terminie poszczególnych rat podatku. Ponadto organ podatkowy wydawał decyzje w sprawie określenia zaległości podatkowej. W 2006 roku tego rodzaju decyzje nie funkcjonowały w obiegu prawnym, - w przypadku osób fizycznych działania upominawcze nie objęły swym zakresem wszystkich podatników posiadających zaległości. Z ewidencji upomnień wynika, że w 2006 roku wysłano 93 upomnienia. Tymczasem na koniec roku zaległości z tytułu bieżących zobowiązań posiadało 130 podatników. Na podstawie przedstawionej dokumentacji oraz z opisu zawartego w protokole kontroli należy uznać, że działania upominawcze prowadzone przez organ podatkowy nie spełniają wymogów wynikających z treści § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Z treści ww. przepisu wynika, że organ podatkowy ma obowiązek wysłania upomnień w przypadku gdy należności nie zostały opłacona w terminie. W związku tym, że w przepisach dotyczących egzekucji w administracji nie wskazano terminów, w których mają być wystawione i wysłane upomnienia, uregulowania te powinny być zawarte w wewnętrznych przepisach jednostki. Przy ich ustalaniu należy mieć na uwadze wskazania zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Z § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia wynika, że niewpłacone odsetki od należności ujmuje się w księgach pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości należnej na koniec tego okresu. Na podstawie tego przepisu można stwierdzić, że najpóźniej do 25 dnia miesiąca następujące po miesiącu kończącym kwartał organ podatkowy powinien posiadać informację dotycząca stanu dłużników. W zawiązku z tym, że organ administracji publicznej zgodnie z art. 12 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1071) powinien działać szybko i wnikliwie to po ustaleniu, iż zobowiązanie nie zostało zapłacone powinien on bez zbędnej zwłoki (natychmiast) wysłać upomnienie. Ponadto stwierdzono również, że w 2006 roku organ podatkowy wystawił upomnienia dotyczące należności z roku 2000, czym naruszył art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym zobowiązanie przedawnia się po upływie 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności. W przypadku tych zobowiązań przedawniły się one z końcem roku 2005. W trakcie kontroli ustalono, że w roku 2006 tylko 20 podmiotom wystawiono 35 tytułów na kwotę 30.021,45 zł. Stanowi to niewielki odsetek podatników posiadających zaległości oraz kwot zadłużenia. Po analizie ewidencji upomnień i ewidencji tytułów wykonawczych należy stwierdzić, że organ podatkowy nie przestrzegał przepisów wskazanego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zgodnie z § 5 ust. 1 tego przepisu w przypadku gdy dłużnik nie opłaci zaległości w terminie wskazanym w upomnieniu wierzyciel zobowiązany jest do wystawienia tytułu wykonawczego. W wysłanych upomnieniach, zgodnie z treścią § 3 ust. 1 rozporządzenia, zawarta była wprawdzie klauzula wskazująca, że jeżeli należność nie zostanie opłacona w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania upomnienia zostanie wszczęta egzekucja. Jednak jak wynika z informacji przedstawionych w zał. nr 59 do protokołu kontroli, tytuły były wystawiane z kilku lub nawet kilkunasto miesięcznym opóźnieniem. Treść przywołanych przepisów jednoznacznie wskazuje, że wierzyciel powinien wykonywać wszystkie wymagane czynności bez zbędnej zwłoki. Opisane przykłady wskazują, że w przypadku kontrolowanej jednostki nie są one przestrzegane. Zaniechania owe można nawet uznać za naruszenie obowiązków, na co wskazuje wysłanie upomnień tylko do części dłużników oraz wystawienie tytułów wykonawczych niewielkiej ich grupie – str. 78-80 protokołu kontroli. W tracie kontroli prawidłowości stosowania ulg i zwolnień udzielanych na podstawie przepisów ustawy o podatku rolnym stwierdzono następujące nieprawidłowości: - w przypadku decyzji Fn 3113-122/04 na podstawie której udzielono ulgi inwestycyjnej, zawyżono wysokość poniesionych wydatków o kwotę 1290 złotych. Związane było to z zaliczeniem do kosztów wydatków poniesionych na zakup materiałów, które nie były związane z modernizacją budynku inwentarskiego. W skutek tego zawyżono wysokość ulgi o 322,50 złotych, - w przypadku ulgi przyznawanej na podstawie art. 13a ustawy o podatku rolnym organ podatkowy błędnie ustalał moment stosowania ulgi. Z akt poszczególnych spraw będących przedmiotem kontroli wynika, że ulgi udzielano od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu powołania do odbycia służby wojskowej. Przy określaniu okresu obowiązywania ulgi organ podatkowy nie uwzględniał daty wniesienia przez podatnika podania. Tym samym w przypadku, gdy podanie złożone było w miesiącu późniejszym niż powołanie do odbywania służby zastosowany okres zwolnienia był dłuższy niż wynika z postanowień ustawy. Do określania okresu zwolnienia należy stosować zasadę wyrażoną w treści art. 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którą ulgi udzielane na wniosek podatników stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu złożenia wniosku. W przypadku jednej z decyzji stwierdzono również, iż z akt sprawy nie wynika, aby organ podatkowy przed wydaniem decyzji ustalił czy spełnione są wszystkie warunki, wynikające z art. 13a ust. 2 ustawy, umożliwiające zastosowanie ulgi tzn. czy syn podatnika bezpośrednio przed powołaniem do odbywania służby wojskowej pracował w gospodarstwie rolnym podatnika oraz czy nie osiągał dochodów z innych źródeł. Ponadto decyzja ta nie zawiera uzasadnienia, co jest naruszeniem wymogów wynikających z art. 210 § 5 ustawy Ordynacja podatkowa. Również w przypadku decyzji dotyczących zwolnienia z podatku gruntów nabytych na utworzenie nowego gospodarstwa lub powiększenie już istniejącego, do powierzchni Nieprawidłowości dotyczyły także decyzji nr Fn 3111-2/06, którą organ podatkowy niesłusznie odmówił podatnikowi zwolnienia z podatku gruntów wydzierżawionych od ANR. Umowę podpisano na okres od 17 czerwca 2005 roku do 30 września 2015 roku na grunty o powierzchni 253,7907 ha. Z uzasadnienia decyzji wynika, że odmowa podyktowana jest tym, że podatnik nie spełnia warunków podanych w ustawie o podatku rolnym. Jako podstawowy argumentem, przemawiający za odmową organ podatkowy wskazał, że podatnik nabył na utworzenie gospodarstwa 253,7907 ha gruntów. Zdaniem organu podatkowego zwolnienie przewidziane w art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku rolnym dotyczy gruntów na utworzenie lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego do powierzchni nieprzekraczającej Ustalono, że organ podatkowy wydał decyzję w sprawie określenia wysokości podatku od posiadania psów. Z analizy akt sprawy wynika, że naruszone zostały przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej, a w szczególności: art. 121 § 1, art. 165 § 2, art. 200 § 1 oraz art. 210 § 4. Nieprawidłowości te polegały na tym, że nie wydano postanowienia będącego podstawą wszczęcia postępowania z urzędu, uzasadnienie decyzji nie spełnia wymogów zawartych w treści art. 210 § 4 oraz nie wyznaczono stronie terminu, w którym mogłaby się zapoznać z zebranymi dowodami – str. 85 protokołu kontroli. Również analiza postępowania podatkowego poprzedzającego wydanie decyzji w zakresie ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych, której wyniki opisano na stronach 87 – 97 protokołu kontroli oraz zebranej w jego toku dokumentacji, pozwala stwierdzić, że działania organu podatkowego w sposób rażący naruszają przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej. Zgodnie z zasadami tamże zawartymi organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa (art. 120), w sposób budzący zaufanie (art. 121). Zgodnie z art. 122 Ordynacji podatkowej organ podatkowy jest zobligowany do podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Ustawodawca zobowiązał także, treścią art. 187 § 1, organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego. W art. 181 powołanej ustawy wskazano, co może być uznane za dowód w sprawie. Do podstawowych dowodów należy zaliczyć deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. Organ podatkowy ma również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego oceny, czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191 ustawy). Tymczasem w przypadku spraw, które dotyczyły udzielenia ulgi w zapłacie podatku osobom fizycznym praktycznie jedynym dokumentem zebranym w trakcie postępowa był protokół o stanie majątkowym. Informacje, jakie wynikają z tego dokumentu dotyczą w większości posiadanego majątku, stanu osobowego rodziny i w niektórych przypadkach wysokości dochodów. Natomiast w przypadku przedsiębiorców podstawowymi dokumentami były dokumenty PIT 5 oraz CIT dotyczące osiąganych dochodów w poszczególnych miesiącach. Z poszczególnych wniosków wynika, że podatnicy argumentowali swą prośbę o zastosowanie ulgi w zapłacie podatku trudną sytuacją finansową, a w przypadku niektórych przedsiębiorców również koniecznością dokonania wydatków inwestycyjnych. Zgodnie z art. 67a § 1 Organ podatkowy, na wniosek podatnika, z zastrzeżeniem art. 67b, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym, może: 1) odroczyć termin płatności podatku lub rozłożyć zapłatę podatku na raty; 2) odroczyć lub rozłożyć na raty zapłatę zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub odsetki określone w decyzji, o której mowa w art. 53a; 3) umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną. Z treści ww. przepisu wynikają dwie podstawowe informacje: - po pierwsze organ podatkowy posiada prawo wyboru udzielenia ulgi (tzw. uznaniowość administracyjna), - po drugie, aby organ podatkowy mógł wykorzystać przyznane mu prawo, musi wystąpić przynajmniej jedna z dwóch przesłanek wymienionych w art. 67a § 1 Op. Organ podatkowy powinien zatem zebrać dokumentację, która w sposób wyczerpujący wyjaśni czy opisane we wniosku zdarzenia mają potwierdzenie w zebranej dokumentacji lub też są znane organowi podatkowemu z innych źródeł. W przypadku gdyby w postępowaniu nie udowodniono, że występują ww. przesłanki organ podatkowy może wydać jedynie decyzję odmawiającą udzielenia ulgi. Natomiast jeżeli z zebranej dokumentacji wynika, że faktycznie mamy do czynienie z jedną z przedmiotowych przesłanek organ podatkowy według własnego uznania może zadecydować o udzieleniu lub też nie ulgi w zapłacie podatku. Powyższe stanowisko ma swoje potwierdzenie w orzecznictwie sądowym (WSA w Warszawie z 9 listopada 2005, III SA/Wa 1264/05, M. Podat. 2005/12/4; WSA w Warszawie z 16 czerwca 2004 r., III SA 444/03, M. Podat. 2004/8/4; NSA z dnia 21 marca 2001, I SA/Ka 577/00). Tymczasem z zebranej dokumentacji nie można ustalić czy faktycznie sytuacja wnioskodawców jest na tyle zła, że zapłacenie podatku zagroziłoby ich egzystencji lub istnieniu. Końcowym efektem prowadzonego postępowania jest decyzja podatkowa. W jej treści organ podatkowy podaje swoje rozstrzygnięcie wraz z jego uzasadnieniem. Zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 Ordynacji podatkowej jednym z elementów decyzji jest uzasadnienie prawne i faktyczne. Uzasadnienie prawne powinno składać się z podania podstawy prawnej oraz z jego wyjaśnienia. Natomiast uzasadnienie faktyczne powinno wskazywać fakty, które organ uznał za udowodnione, dokumenty, którym dał wiarę lub też uznał za niewiarygodne. Analiza wydawanych przez organ podatkowy decyzji wskazuje, że nie spełniają one wymogów narzuconych przez przepisy. Podstawową ich wadą jest brak uzasadnienia faktycznego w formie wynikającej z treści art. 210 § 4 Op. Ogranicza się ono jedynie do przytoczenia argumentów zawartych we wniosku, brak natomiast odniesienia do zebranych dokumentów oraz ich oceny – str. 88-99 protokołu kontroli. W wyniku analizy dokumentacji podatkowej stwierdzono, że Burmistrz upoważnił do podpisywania w jego imieniu decyzji podatkowych Panią Skarbnik. Upoważnienie wydano na podstawie art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Uregulowania w zakresie zobowiązań podatkowych, informacji podatkowych, postępowania podatkowego, kontroli podatkowych, czynności sprawdzających i tajemnicy skarbowej zawarte są w Ordynacji podatkowych. To na mocy art. 13 § 1 ust. 1 Op. Burmistrz jest organem podatkowym w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych. W związku z powyższym upoważnienie do załatwiania spraw w jego imieniu powinno nastąpić na podstawie art. 143 § 1 ustawy. Zgodnie z jego treścią organ podatkowy ma możliwość powierzenia załatwiania spraw innym pracownikom kierowanej przez niego jednostki – str. 87-88 protokołu kontroli. Przeprowadzone badanie deklaracji podatkowych złożonych przez podatników na podatek od środków transportowych, jako podstawowego materiału dowodowego w zakresie opodatkowania tą należnością pozwala stwierdzić nieprawidłowości, które są pochodną zaniechania prowadzenia czynności sprawdzających, wynikających z treści art. 272 Ordynacji podatkowej. Między innymi nie stwierdzono, aby organ podatkowy ustalał istnienie przesłanek, o których mowa w art. 8 ust. 5 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i tym samym możliwe jest zastosowanie zwolnienia z podatku. Nie weryfikowano również deklaracji podatkowych pod względem merytorycznym i rachunkowym. Między innymi w przypadku pojazdu BHA W132 (naczepa) nie zweryfikowano prawidłowości naliczania podatku. Z załącznika do deklaracji wynika, że podatnik nabył pojazd w dniu 24.10.2006 r., DMC zespołu pojazdów wynosi 34t., pojazd posiada 3 osie i zawieszenie pneumatycznie. Uwzględniając podane parametry oraz zapisy obowiązującej uchwały należy stwierdzić, że podstawą naliczenia należnego podatku powinna być stawka w kwocie 680 zł, a podatek do zapłaty powinien wynieść 113 złotych w związku z powstaniem obowiązku podatkowego w trakcie roku. Natomiast zadeklarowany podatek do zapłaty wynosi 156,55 zł, co odpowiada stawce rocznej w kwocie 980 złotych. W innym przypadku stwierdzono naruszenie art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym podstawy opodatkowania, kwoty podatków, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych. Organ podatkowy dokonał przypisu należnego podatku w kwotach niezaokrąglonych, niezgodnie ze wskazanym przepisem – str. 98-99 protokołu kontroli. W wyniku kontroli przyjętych zasad rachunkowości stwierdzono, że w swej treści nie odnoszą się one wprost do przepisów regulujących zasady realizacji i ewidencji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych. Zarządzenie wprowadzające wybrane i stosowane zasady rachunkowości zostało wydane w roku 2004. Natomiast od 1 lipca 2006 roku obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Zgodnie z § 35 rozporządzenia organy podatkowe miały czas do 1 stycznia 2007 roku dostosować plany kont do zasad z niego wynikających. W wyniku analizy szczegółowych kont podatkowych, które służą do ewidencji i rozliczenia podatników stwierdzono, że prowadzono je zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia. Natomiast stwierdzono, że organ podatkowy naruszył art. 53 Ordynacji podatkowej w związku z tym, że nie naliczył i nie pobrał odsetek, na zasadach wynikających z treści art. 55 ustawy, od wpłaconych zaległości w przypadku podatników, o których mowa w zał. nr 44 protokołu kontroli pod poz. nr 16, 25, 27 i w zał. nr 55 protokołu kontroli pod poz. nr 1. W trakcie kontroli stwierdzono również, że w kontrolowanej jednostce nie są przestrzegane uregulowania dotyczące gospodarki drukami ścisłego zarachowania zawarte w instrukcji obiegu dowodów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach wprowadzonej Zarządzeniem Nr 1/04 Burmistrza Kleszczel z dnia 17.02.2004 r. Nieprawidłowość polegała na tym, że obowiązki w zakresie prowadzenia gospodarki drukami ścisłego zarachowania powierzono pracownikowi pełniącemu funkcję kasjera. W skutek tego naruszony został pkt 5 rozdziału VI ww. instrukcji – str. 100-101 protokołu kontroli. Stwierdzone w trakcie kontroli kompleksowej nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, w tym także podatków i opłat lokalnych. Organem wykonawczym gminy jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Do obowiązków Burmistrza należy również wprowadzanie i aktualizacja dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym przygotowanie projektów regulacji wewnętrznych z tego zakresu należały do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych określają obecnie przepisy art.45 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Wyeliminowanie stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości w realizacji budżetów gminy przez: a) terminowe regulowanie zaciągniętych zobowiązań, b) zaniechanie wykorzystywania środków pieniężnych raty części oświatowej subwencji ogólnej (w części przekraczającej zaliczone do dochodów należności na dzień 31 grudnia), stanowiącej dochód następnego roku, w celu finansowania budżetu roku poprzedzającego powstanie dochodu, c) bieżące monitorowanie poziomu zaciąganych zobowiązań, nie tylko pod kątem wysokości limitów w planie wydatków budżetu, ale również przy uwzględnieniu realnych możliwości płatniczych wynikających z faktycznego poziomu wykonywanych dochodów budżetowych oraz faktu zaewidencjonowania w budżecie 2007 roku dochodów z subwencji oświatowej, które nie posiadają pokrycia w środkach pieniężnych na kwotę 22.838,65 zł. 2. Sporządzanie planu finansowego Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej oraz planu zadań z zakresu administracji rządowej. 3. Zapewnienie sporządzania planów finansowych i projektów tych planów przez kierowników wszystkich jednostek organizacyjnych. W tym celu przestrzeganie obowiązującego trybu opracowywania planów finansowych, ustalonego przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia. 4. Zapewnienie prowadzenia dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, jako jednostki budżetowej, odrębnej rachunkowości spełniającej wymagania wynikające w szczególności z art. 4 ust. 3 i art. 10 ustawy o rachunkowości. 5. Sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej oraz zapewnienie ich sporządzania przez kierownika MOPS. Sporządzanie sprawozdań zbiorczych jako sumy sprawozdań jednostkowych. 6. Zapewnienie sporządzania jednostkowych sprawozdań finansowych przez Urząd Miejski, MOPS oraz instytucje kultury obsługiwane przez Urząd. 7. Spowodowanie zaniechania praktyki sporządzania sprawozdań Rb-30 dla instytucji kultury. 8. Udzielenie kierownikowi MOPS pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. 9. Formalne przypisanie w zakresach obowiązków pracowników wykonywanych przez nich czynności dotyczących prowadzenia rachunkowości jednostek organizacyjnych. 10. Wykonywanie kontroli w Zespole Szkół, stosownie do art. 187 ustawy o finansach publicznych. 11. Dokonanie zmian w treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez: a) ustalenie wykazu kont ksiąg pomocniczych, b) formalne dokonanie wyboru metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych spośród wskazanych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, c) dostosowanie przyjętych zasad rachunkowości do wymagań wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., w szczególności w zakresie dotyczącym zapewnienia danych do sporządzania wprowadzonych tym rozporządzeniem zasad sporządzania sprawozdawczości finansowej. 12. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez: a) dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych posiadających wszystkie cechy wymagane ustawą o rachunkowości i przepisami wewnętrznymi, b) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymaganiami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, c) zaniechanie ujmowania w zestawieniu obrotów i sald obrotów kont pozabilansowych, w celu zapewnienia zgodności między sumami obrotów stron Wn i Ma kont bilansowych, d) prowadzenie ewidencji na koncie 133 w sposób zapewniający realizację podstawowej jego funkcji, tj. wiernego odbicia wynikających z wyciągów bankowych obrotów i sald na rachunku podstawowym budżetu, e) prawidłowe ustalanie kwoty zrealizowanych dochodów budżetu na koncie 901, tj. po uwzględnieniu zmniejszenia o kwotę niewykorzystanych dotacji celowych. 13. Przedstawienie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych i wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata. 14. W zakresie prowadzonych postępowań na zbycie nieruchomości: a) ujmowanie w wykazach nieruchomości wszystkich danych wymaganych przepisami art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami, b) dokumentowanie zawiadomień o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży kierowanych do osób wyłonionych jako nabywcy nieruchomości. 15. Przygotowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. 16. Niezwłoczne podjęcie czynności zmierzających do wyegzekwowania należności z tytułu dzierżawy gruntów gminnych za 2006 rok oraz zawarcie stosownych aneksów do obowiązujących umów dzierżawy w celu dostosowania kwoty czynszu do aktualnie obowiązujących zasad ustalonych uchwałą Rady Miejskiej. Jednoznaczne przypisanie pracownikom obowiązków w tym zakresie. 17. Zawarcie umów o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej z jednostkami objętymi obsługą w Urzędzie Miejskim. 18. Zwiększenie odpisu na ZFŚS w 2007 roku o kwotę 236,93 zł, o którą zaniżono odpis w 2006 roku w wyniku przyjęcia błędnej podstawy obliczenia. 19. Szczegółowe określanie celu przeznaczenia środków publicznych przyznawanych w formie dotacji podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych, przy uwzględnieniu oferty złożonej przez podmiot ubiegający się o dotację. Określanie terminów zwrotu niewykorzystanej części dotacji oraz złożenia sprawozdania z realizacji zadania zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego… 20. Wydatkowanie środków Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych stosownie do postanowień uchwały Rady Miejskiej ustalającej Program. . 21. W zakresie taryf dotyczących zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków: a) dokumentowanie realizacji obowiązku spoczywającego na Panu Burmistrzu w zakresie weryfikacji prawidłowości taryf przedkładanych przez przedsiębiorstwo wodociągowe, b) sporządzanie wniosku o zatwierdzenie taryfy za zbiorowe odprowadzanie ścieków zgodnie z obowiązującymi przepisami, wskazanymi w części opisowej wystąpienia, c) zaniechanie przedkładania Radzie Miejskiej wniosków o przedłużenie taryfy za zbiorowe odprowadzanie ścieków na trzeci kolejny rok od czasu jej uchwalenia, mając na uwadze postanowienia art. 24 ust. 9a ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę… 22. Zawieranie umów w sprawie udzielenia zamówienia publicznego po upływie 7 dni od dnia zawiadomienia wykonawców o wyniku postępowania. 23. Rozważenie zasadności wystosowania do wykonawcy roszczeń z tytułu stwierdzenia nienależytego wykonania umowy na wykonanie projektu przebudowy drogi, stosownie do postanowień zawartych w umowie. 24. Prawidłowe obliczanie kwoty dochodu jako podstawy naliczenia wysokości wypłacanych dodatków mieszkaniowych oraz zasiłków okresowych. 25. Sporządzanie planu finansowego GFOŚiGW w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej. 26. Realizację obowiązków nałożonych na organ podatkowy treścią ustawy Ordynacja podatkowa w zakresie prowadzenia kontroli podatkowych oraz czynności sprawdzających. 27. Przestrzeganie przepisów w zakresie prawidłowości sporządzania sprawozdań oraz dokonanie korekty sprawozdań w oparciu o posiadana dokumentację. 28. Wyjaśnienie wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości i niejasności dotyczących poprawności danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z zobowiązującymi przepisami. Przedstawienie w odpowiedzi na zalecenia efektów poszczególnych ustaleń oraz zakresu podjętych działań. 29. Prowadzenie działań egzekucyjnych zgodnie z przepisami ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i wskazanymi przepisami wykonawczymi. 30. Dokonanie weryfikacji prawidłowości udzielonych ulg w podatku rolnym z uwzględnieniem przepisów ustawy o podatku rolnym i przepisów wykonawczych. 31. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej przy wydawaniu decyzji podatkowych, na podstawie których rozpatrywane są ulgi w zapłacie podatków. 32. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w przypadku przekazywania uprawnień pracownikom do załatwiania spraw podatkowych. 33. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych. 34. Dostosowanie opisu przyjętych zasad rachunkowości do obowiązujących przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia dot. planów kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. 35. Przestrzeganie wewnętrznych przepisów dotyczących gospodarki drukami ścisłego zarachowania. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437770 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437770 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |