 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Komunalny Zakład Budżetowy w Gródku |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Komunalnym Zakładzie Budżetowym w Gródku przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 3 lipca 2007 roku (znak: RIO.I.6012 - 2/07), o treści jak niżej:
Pan Mirosław Gryko Kierownik Komunalnego Zakładu Budżetowego w Gródku W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Komunalnym Zakładzie Komunalnym w Gródku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy. Jednym z rodzajów działalności prowadzonej przez KZB jest zarządzanie budynkami wielolokalowymi, w których część lokali stanowi mieszkaniowy zasób gminy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy… (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.), część zaś jest nieruchomościami lokalowymi, wyodrębnionymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.). Kontrolowana jednostka zawiera z właścicielami lokali umowy w formie pisemnej dotyczące „zarządzania” lokalami, z których wynika m.in., że zarządca (KZB) prowadzi czynności o charakterze administracyjnym, w zakresie dostaw energii cieplnej, wody, odprowadzania ścieków, wywozu nieczystości stałych, w zakresie eksploatacji i konserwacji oraz remontów. Według umowy zarządca prowadzi odrębną ewidencję kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz ewidencję pożytków i przychodów z nieruchomości, a także odrębny rachunek bankowy funduszu remontowego. Za wykonywanie czynności zarządca „pobiera należność w postaci ustawowych zaliczek” (w tym na fundusz remontowy), opłaty za wywóz nieczystości stałych i dostawy energii cieplnej (w umowach nie określono kwot opłat, nie przywołano też podstaw ich ustalania). Opłaty za dostawy wody i energii elektrycznej oraz odprowadzanie ścieków właściciel uiszcza na podstawie odrębnych umów. W odniesieniu do przywołanych umów o „zarządzanie lokalami” należy wskazać na wynikające z ustawy o własności lokali zasady zarządu nieruchomością wspólną. Przepisy art. 18 ustawy ustalają zasadę, iż właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w tym powierzyć zarząd osobie fizycznej lub prawnej (ustanowić zarządcę nieruchomości), przy czym w razie sukcesywnego wyodrębniania lokali przyjęty przez dotychczasowych współwłaścicieli sposób zarządu nieruchomością wspólną odnosi skutek także do każdego kolejnego nabywcy lokalu. Zmiana ustalonego w tym trybie sposobu zarządu nieruchomością wspólną może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Jeżeli sposobu zarządu nie określono w umowie lub w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza (a także w braku odmiennych postanowień umowy w sprawie powierzenia zarządu – art. 33 ustawy), obowiązują zasady określone w art. 19-32 ustawy. Z ustaleń kontroli wynika, że dotychczas w żadnym przypadku właściciele mieszkań nie podjęli uchwał w sprawie wyboru zarządów ich wspólnot mieszkaniowych (zgodnie z art. 6 ustawy ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową). Z przepisów art. 20 przywołanej ustawy wynika, że właściciele lokali mieszkalnych w przypadkach, gdy liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych w danej nieruchomości przekracza siedem, powinni podjąć uchwałę o wyborze zarządu wspólnoty mieszkaniowej – str. 27 protokołu kontroli. Ustalono, że badana jednostka z tytułu „zarządu” obciąża właścicieli, na podstawie odrębnych pism, w których wskazuje się, iż dotyczą „czynszu za najem lokalu mieszkalnego”, wyłącznie za usługi polegające na dostawie energii cieplnej na cele grzewcze i podgrzania wody oraz za wywóz odpadów. Ponadto właściciele lokali wnoszą opłaty na fundusz remontowy (KZB nie pobiera więc w szczególności opłat z tytułu wynagrodzenia zarządcy, o którym mowa w art. 14 ustawy o własności lokali, specyfikującego elementy kosztów zarządu nieruchomością wspólną). Wpłaty na fundusz remontowy, gromadzone na rachunku bieżącym zakładu, zarachowywane są zaś do przychodów z najmu lokali mieszkalnych ewidencjonowanych na koncie 706 „Sprzedaż usług z tytułu najmu lokali mieszkalnych” (analitycznie w par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych…”). W ewidencji księgowej KZB koszty sfinansowane wpłatami właścicieli lokali na fundusz remontowy traktowane są jako koszty operacyjnej działalności zakładu i ujmowane na kontach zespołu 4 – str. 23, 25-26, 29 protokołu kontroli. Wnoszone zaliczki na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną, jak wpłaty na fundusz remontowy, nie mogą być traktowane jako przychody jednostki sektora finansów publicznych, w tym także wówczas, gdy wykonuje ona zadania zarządcy. Z zakresu kompetencji zarządcy nieruchomości wspólnej, określonych w ustawie o własności lokali, nie wynika, aby zarządca posiadał prawo swobodnego dysponowania środkami wniesionymi tytułem zaliczek przez właścicieli lokali. Zakwalifikowanie ich do przychodów powoduje natomiast, że w świetle ogólnych zasad gospodarki finansowej zakładów budżetowych mogą być one przeznaczane na pokrycie kosztów działalności zakładu – art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), co stoi w oczywistej sprzeczności z zasadami rozliczeń wspólnot mieszkaniowych. Z istoty zarządzania nieruchomością wspólną wynika natomiast, iż każdy właściciel zobowiązany jest do comiesięcznego wnoszenia zaliczek na poczet określonych w ustawie kosztów zarządu nieruchomością wspólną – art. 14 ustawy o własności lokali. Środki wniesione przez właścicieli posiadają konkretne przeznaczenie – podlegają one corocznemu rozliczeniu w stosunku do faktycznie poniesionych kosztów na utrzymanie nieruchomości wspólnej. Należy dodać, iż również zasady ewidencjonowania rozliczeń wspólnot, wynikające z art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali, wskazują na niedopuszczalność zrównania pobranych zaliczek ze środkami własnymi zarządcy. Ustawa nakłada na zarządcę nieruchomości obowiązek prowadzenia dla każdej nieruchomości wspólnej pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Zaliczanie przychodów i kosztów wspólnot do działalności operacyjnej zakładu budżetowego wpływa negatywnie na przedstawienie w księgach rachunkowych jego sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Badając dokumentację określającą obowiązujące w KZB zasady rachunkowości stwierdzono, że zakładowy plan kont oparty na załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), poprzedzającego aktualnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), nie przewiduje prowadzenia ewidencji na kontach zespołu 5 „Koszty według typów działalności”. W związku z tym utrudnione jest sporządzanie kalkulacji kosztów będących podstawą ustalania cen na dostawy wody, odprowadzanie ścieków, dostawy energii cieplnej, wywozu odpadów stałych i płynnych oraz cen innych usług świadczonych przez kontrolowaną jednostkę – str. 3-6 protokołu kontroli. Z przyjętych w KZB zasad klasyfikacji zdarzeń wynika m.in., że ewidencja szczegółowa do kont zespołu 4 „Koszty według rodzajów” prowadzona jest w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów rodzajowych dla każdej wewnętrznej działalności prowadzonej przez zakład, tj. na kotłownię, oczyszczalnie ścieków, wodociągi, zalew w Zarzeczanach, sieć deszczową, pozostałą działalność podstawową oraz na poszczególne budynki mieszkalne administrowane przez KZB, a ewidencja kosztów wewnętrznych na rzecz własnej działalności prowadzona jest według rodzajów kosztów dla poszczególnych typów działalności na oznaczonych kontach pozabilansowych zespołu 7 „Przychody i koszty ich utrzymania”. Zgodnie z opisem kont zespołu 7, zamieszczonym w załączniku nr 2 do przywołanych rozporządzeń Ministra Finansów, na kontach tych możliwe jest prowadzenie ewidencji w sposób umożliwiający ustalenie kosztów uzyskania przychodów ze sprzedaży produktów bez konieczności prowadzenia ewidencji na kontach pozabilansowych. Ewidencja księgowa prowadzona w KZB nie pozwala na wyodrębnienie kosztów zarządu, mimo że zachodzi potrzeba dysponowania tego typu danymi przy kalkulowaniu cen na świadczone usługi i do rozliczeń zakładu z budżetem gminy. Zakład nie posiada również uregulowań wewnętrznych określających sposób rozliczania kosztów zarządu na poszczególne typy sprzedaży. Z rozliczeń kosztów odprowadzania ścieków oraz kosztów najmu (załączniki nr 19 i 20 do protokołu kontroli) wynika, że w kosztach wymienionych rodzajów sprzedaży, wynoszących łącznie 646.098,64 zł, koszty zarządu stanowią 178.197,10 zł. Narzut kosztów zarządu w tych rozliczeniach w stosunku do pozostałych kosztów wynosi 38,1 %, w tym narzut do pozostałych kosztów odprowadzania ścieków – 18,9 %, a do kosztów przychodów z najmu – aż 80,7%. Zgodnie z § 12 ust. 3 przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., w zależności od potrzeb można stosować następujące zasady ewidencji i rozliczania kosztów: - ponoszone koszty ujmuje się tylko na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”; - ponoszone koszty ujmuje się zarówno na kontach zespołu 4, jak i w zespole 5 „Koszty według typów działalności” z dalszym ich rozliczeniem na konta zespołu 6 „Produkty” (w KZB nie występuje produkcja „na magazyn” i z tego względu nie ma potrzeby ustalania stanu produktów na kontach zespołu 6) i zespołu 7 „Przychody i koszty ich uzyskania”. Pierwsze rozwiązanie powinny wybierać jednostki prowadzące jednorodną działalność lub działalność nie wymagającą sporządzania kalkulacji kosztu własnego. Natomiast jednostki takie jak KZB, z uwagi na różnorodną działalność usługową i na korzystanie z dotacji przedmiotowych, powinny stosować drugi wariant ewidencji i rozliczania kosztów. Jak bowiem wynika z opisu zasad funkcjonowania kont zespołu 5, zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów, zaleca się je prowadzić w przypadkach, gdy charakter, rozmiary działalności lub organizacja jednostki wymagają ustalania struktury kosztów poszczególnych typów lub odmian jej działalności, w tym także według miejsc ich powstawania, oraz gdy w jednostce wytwarzane są produkty, których koszt podlega kalkulacji. KZB, z uwagi na prowadzenie działalności w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków, jest w rozumieniu art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858) przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym i również w związku z tym powinien prowadzić ewidencję księgową umożliwiającą wydzielenie kosztów stałych i zmiennych oraz przychodów związanych z poszczególnymi rodzajami działalności przedsiębiorstwa (art. 20 ust. 5 przywołanej ustawy). W wyniku analizy danych zamieszczonych w sprawozdaniu Rb-30 zakładu za 2006 rok, pod kątem ich zgodności z ewidencją księgową i stanem faktycznym (str. 8-11 protokołu kontroli), stwierdzono, że: - przychody z najmu i dzierżawy wykazane w par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych…” zostały zawyżone o wskazane wyżej wpłaty właścicieli lokali na fundusz remontowy w sumie 8.925,16 zł (jako nie stanowiące w ogóle przychodów zakładu), a także przychody, które należy ujmować w par. 0830 „Wpływy z usług”: związane z ogrzewaniem energią cieplną wytwarzaną w kotłowni KZB mieszkań z mieszkaniowego zasobu gminy i mieszkań stanowiących wyodrębnioną własność, podgrzewaniem wody w niektórych budynkach mieszkalnych, wywozem odpadów stałych. Kwota przychodów wykazana została w sprawozdaniu Rb-30 w par. 0750 w wysokości 272.985,74 zł, a rzeczywiste przychody w tym paragrafie klasyfikacji budżetowej, oszacowane w trakcie kontroli na podstawie zawiadomień o wysokości czynszu i innych opłat skierowanych do 105 najemców komunalnych lokali mieszkalnych, wyniosły w 2006 r. tylko 94.523,51 zł (czynsz najmu lokali użytkowych - 15.293,31 zł i najmu lokali mieszkalnych – 79.230,20 zł). Z ustaleń kontroli wynika ponadto, że do przychodów w omawianym paragrafie badana jednostka zaliczała wpłaty na „fundusz remontowy”, uiszczane przez najemców lokali gminy w wysokości 0,50 zł/m2 (według takiej stawki dokonywali wpłat również właściciele lokali) Wpłaty te, dokonywane łącznie z czynszem najmu i tzw. opłatami niezależnymi od właściciela, miały charakter dobrowolny i służyły remontom substancji mieszkaniowej zasobu komunalnego. Przy założeniu wyłącznie dobrowolnego charakteru tych wpłat mogą one stanowić przychody zakładu, zaś sfinansowane z nich usługi koszty zakładu, przy czym właściwą podziałką dla tych przychodów jest par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” klasyfikacji budżetowej. Wskazać tu jednakże należy na treść art. 4 ust. 1 ustawy o własności lokali, stanowiącego, że dotychczasowemu właścicielowi nieruchomości przysługują co do niewyodrębnionych lokali oraz co do nieruchomości wspólnej takie same uprawnienia, jakie przysługują właścicielom lokali wyodrębnionych; odnosi się to także do jego obowiązków. Winien on zatem ponosić koszty zarządu nieruchomością wspólną, o których mowa w art. 14 i 15 ustawy. Obowiązki wynajmującego w zakresie utrzymania w należytym stanie instalacji i urządzeń związanych z budynkiem, utrzymania budynku oraz jego pomieszczeń służących do wspólnego użytku mieszkańców, a także napraw lokalu określa art. 6a ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy…; - przychody ze sprzedaży materiałów kontrolowana jednostka wykazuje w par. 0830 „Wpływy z usług”. Zgodnie z obowiązującymi zasadami klasyfikacji budżetowej, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), powinny być one wykazywane w par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”; - dane wykazane w części B sprawozdania Rb-30 w poz. P „Razem” są o 878,49 zł mniejsze od danych z ewidencji księgowej kosztów i innych obciążeń wynikających z zamknięcia kont zespołu 4, takich jak 400, 401, 402, 403, 404, 405, 406, 407, 409 i 420, kont zespołu 7, takich jak 741, 751 i 761 oraz konta 820 (nadwyżka środków obrotowych za 2006 r.). Dane wynikające z sald tych kont wynoszą łącznie 2.245.171,91 zł, a w sprawozdaniu Rb-30 wykazano koszty i inne obciążenia w kwocie 2.244.293,42 zł. Różnica w takiej samej wysokości między danymi ewidencji księgowej a danymi sprawozdania występuje w przypadku sumy przychodów i innych ich zwiększeń. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że wskazane rozbieżności są skutkiem błędnego ujęcia w sprawozdaniu odpisów należności z tytułu ich umorzenia. W księgach 2006 r. umorzone należności w wysokości 878,49 zł zostały odniesione jako koszt na stronie Wn konta 420 „Koszty nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów”, ale jednocześnie operacje te zadekretowano jako zmniejszenie przychodów w par. 0750. W związku z tym, w sprawozdaniu kwota 878,49 zł ujęta na koncie 420 (prawidłowo należało ją ująć na koncie zespołu 7) nie została wykazana jako koszt, a w przychodach o tę kwotę zmniejszono ich wysokość; - w części C sprawozdania Rb-30 w poz. W 021 błędnie wykazano kwotę odpisu aktualizującego należności. W wymienionej pozycji, w kol. „Stan na koniec roku”, wykazano kwotę 33.688,98 zł (pełne saldo konta 290 „Odpisy aktualizujące należności” na koniec 2006 r.), obejmującą również naliczone, lecz niezapłacone odsetki od należności nieuregulowanych w terminie, wynoszące 8.183,50 zł. W związku z ustaleniami kontroli w dniu 11 maja 2007 r. została dokonana korekta sprawozdania Rb-30. Badając prawidłowość sporządzenia sprawozdania finansowego KZB za 2006 rok, tj. bilansu, wariantu porównawczego rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu jednostki i informacji dodatkowej (str. 11-15 protokołu kontroli), ustalono, że: - uwidoczniona w poz. A.II.1.1. aktywów wartość gruntów wynosząca 43.168,66 zł jest zgodna ze stanem rzeczywistym, ale różni się od wartości inwentarzowej gruntów (42.146,31 zł) o 1.022,35 zł. Z ewidencji szczegółowej do konta 011 „Środki trwałe” wynika, że ustalając stan gruntów na koniec roku pomniejszono ich wartość z początku roku o zmniejszenia wartości wynoszące 1.023,09 zł, ale nie dodano zwiększeń wartości gruntów w wysokości 1.022,35 zł. Z tego względu na koniec 2006 r. wystąpiła niezgodność między stanem środków trwałych wynikającym z zapisów na koncie syntetycznym 011 (14.153.233,22 zł), a stanem wynikającym z ewidencji szczegółowej prowadzonej do tego konta (14.152.210,87 zł). W trakcie kontroli stwierdzone uchybienie w ewidencji szczegółowej zostało skorygowane; - należności z tytułu odsetek od należności niezapłaconych w terminie wynosiły na koniec 2006 r. 8.183,50 zł (saldo konta 244 „Pozostałe rozrachunki z tytułu naliczonych odsetek od należności”). W bilansie kwota z tego tytułu nie występuje, ponieważ została ona pomniejszona o część salda strony Ma konta 290, odpowiadającą kwocie niezapłaconych odsetek. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że w informacjach uzupełniających istotnych dla rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej i majątkowej nie zamieszczono danych dotyczących omawianych odsetek od należności nieuregulowanych w terminie. W dniu 11 maja 2007 r. dokonano korekty bilansu za 2006 r. poprzez zamieszczenie w informacjach dodatkowych zapisu o kwocie naliczonych, lecz niezapłaconych odsetek; - wykazane w bilansie sumy obce są o 1.676,65 zł wyższe od stanu środków na rachunku sum depozytowych (konto 132 „Rachunki lokat bankowych” – 26.953,11 zł). W wyniku czynności wyjaśniających, podjętych na wniosek kontrolującego przez główną księgową zakładu, zostało ustalone, że zabezpieczenia należytego wykonania umów przyjmowano omyłkowo na rachunek bieżący i nie dokonano transferu tych środków na rachunek sum depozytowych. W dniu 11 maja 2007 r. kwota 1.676,65 zł została przekazana z rachunku bieżącego na rachunek sum depozytowych; - z zestawienia zmian funduszu jednostki wynika, że zwiększenia funduszu jednostki wyniosły 135.591,12 zł, a jego zmniejszenia – 528.613,59 zł. Zapisy na koncie 800 „Fundusz jednostki” wskazują, że obroty strony Wn wyniosły 565.808,58 zł, a strony Ma – 172.786,11 zł. W następstwie czynności kontrolnych ustalono, że wykazanie w sprawozdaniu finansowym mniejszych o 37.194,99 zł zmniejszeń i zwiększeń funduszu jednostki od kwot ujętych na koncie 800, wiązało się z niewłaściwym księgowaniem nieodpłatnie przekazanych środków trwałych. Dotychczasowe umorzenie nieodpłatnie przekazanych środków trwałych zaksięgowano zapisem Wn 071 „Umorzenie środków trwałych”, Ma 800, zamiast zapisem Wn 071, Ma 011. Rozchód nieodpłatnie przekazanego środka trwałego nastąpił w związku z tym w wartości początkowej, zamiast w wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe umorzenie (zapis Wn 800, Ma 011). W zestawieniu zmian funduszu jednostki zmniejszenie z tytułu nieodpłatnie przekazanych środków trwałych wykazano w wartości netto (wartość początkowa minus dotychczasowe umorzenie). Badanie zapisów księgowych i sprawozdawczości zakładu wykazało również, że kontrolowana jednostka niewłaściwie ewidencjonuje wartość sprzedawanych materiałów i wartość odsprzedawanej energii elektrycznej. Koszty z tego tytułu traktowane są i ujmowane w ewidencji jako koszty działalności podstawowej na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów”, zamiast na kontach zespołu 7 „Przychody i koszty ich uzyskania” – jako koszty niezwiązane bezpośrednio ze zwykłą działalnością zakładu. Ponadto, z opisu konta 740 „Dotacje i środki na inwestycje”, zamieszczonego w załączniku nr 2 do rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. i z dnia 28 lipca 2006 r., wynika, że na koncie tym (w KZB na koncie 741) ujmuje się m.in. środki pieniężne zakładów budżetowych wykorzystane lub przeznaczone na finansowanie inwestycji. W planie finansowym na 2005 r. przeznaczono na finansowanie inwestycji ze środków własnych KZB kwotę 10.000 zł, ale w księgach rachunkowych na koniec roku nie dokonano zapisu tej sumy w sposób: Wn 741, Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”. W planie na 2006 r. na finansowanie inwestycji zaplanowano 15.000 zł, ale odpowiednie księgowanie środków przeznaczonych na inwestycje zostało dokonane dopiero w wyniku kompleksowej kontroli RIO, prowadzonej w I kwartale 2007 r. w Urzędzie Gminy Gródek, w związku z analizą pierwszej wersji rocznego sprawozdania Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych. Czynności kontrolne wykazały, że opłaty ustalone przez Pana Kierownika za ciepło i wodę odbiorcom indywidualnym w komunalnych zasobach mieszkaniowych, wynoszące od 1 lutego 2006 r. 3,56 zł brutto za W wyniku badania przychodów ustalono także, że część energii elektrycznej, fakturowana przez Zakład Energetyczny w Białymstoku na punkt odbioru „Warsztat-Kotłownia w Gródku, ul. Fabryczna 12/1”, była odsprzedawana w 2006 r. do Zakładu Cukierniczego i Gabinetu Rehabilitacyjnego. W fakturach Zakładu Energetycznego wykazywane jest zużycie energii na podstawie odczytów na liczniku rozliczeniowym energii czynnej oraz podana jest średnia cena brutto za 1 kWh energii. Poza odczytami zużycia energii czynnej jest odczytywane również pobranie energii elektrycznej biernej, ale należność za pobraną energię bierną w rozliczeniu zamieszczonym w fakturze ZE jest równa zeru. Odsprzedaż energii z omawianego punktu odbioru jest dokonywana po cenach stanowiących iloraz wartości faktury netto i sumy odczytów energii czynnej, energii pobranej biernej i wskaźnika rozliczeniowego mocy, mimo iż dwa ostatnie elementy odczytów nie rzutują na wartość faktury. Stwierdzono, że w związku z przyjęciem do wyliczenia cen odsprzedaży niewłaściwej ilości zakupionej energii, ceny te zostały zaniżone w poszczególnych miesiącach w granicach od 0,0555 zł/kWh do 0,1041 zł/kWh. Z ustaleń kontroli wynika, że podobne rozliczenia za energię elektryczną z wymienionymi podmiotami były stosowane w latach 2004- Badając umowy najmu dotyczące lokali użytkowych stwierdzono brak należytej staranności kontrolowanej jednostki w zakresie ich redagowania: - w umowach zawartych z NZOZ „PRO-MED” i Gabinetem Rehabilitacyjnym brak jest daty zawarcia umowy; - dokonano podwyższenia czynszu i opłat za c.o. NZOZ „Ośrodek Zdrowia” bez stosownej (wymaganej pierwotną umową) zmiany warunków umowy w postaci aneksu – str. 18-20 protokołu kontroli. Ponadto, jak wynika z protokołu kontroli, badana jednostka przedłużała terminy obowiązywania umów dotychczasowym najemcom lokali użytkowych, w wyniku czego okres trwania najmu przekraczał 3 lata. Należy wskazać, iż z dniem 22 września 2004 r. do art. 37 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) został dodany ust. 4, który ustanawia zasadę przetargowego trybu oddawania nieruchomości (lokale użytkowe stanowią ich części) w użytkowanie, najem lub dzierżawę na czas dłuższy niż 3 lata. Zgodę na odstąpienie od obowiązku przetargowego trybu zawarcia tych umów może wyrazić tylko organ stanowiący gminy. W wyniku kontroli kosztów wynagrodzeń stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce obowiązuje regulamin premiowania ustalony zarządzeniem wewnętrznym nr 8/2003 kierownika z dnia 16 czerwca 2003 r. Analiza wynagrodzeń poszczególnych pracowników wykazała, że w całym okresie badanym premia jako składnik wynagrodzenia nie występuje w płacach zastępcy kierownika, głównej księgowej, st. księgowej i referenta do spraw księgowych. Z postanowień regulaminu wynika m.in., że - regulamin premiowania stosuje się do wszystkich pracowników KZB, - premię wypłaca się w okresach miesięcznych w wysokości ustalanej przez kierownika KZB w ramach funduszu premiowego stanowiącego 30% wynagrodzeń zasadniczych, - premia może być przyznana w całości lub częściowo, otrzymanie premii w pełnej wysokości jest uwarunkowane pełnym wywiązaniem się pracownika z zadań przypadających do wykonania na zajmowanym stanowisku, - całkowite potrącenie premii wymaga poinformowania o tym pracownika na piśmie. Zgodnie z przepisami § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.) w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia może być utworzony fundusz premiowy, a jego wysokość oraz warunki przyznawania i wypłacania premii określa zakładowy regulamin premiowania. Przywołane regulacje zakładowego regulaminu premiowania nie uzasadniają zaniechania wypłat premii zastępcy kierownika, głównej księgowej, starszej księgowej i referentowi bez comiesięcznego informowania tych pracowników na piśmie o przyczynach odmowy przyznania tego składnika wynagrodzeń – str. 29-30 protokołu kontroli. W wyniku kontroli prawidłowości udzielania zamówień publicznych w świetle ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm.) stwierdzono, że w postępowaniu przetargowym na dostawę paliw ciekłych w 2007 r. wykonawca (PRONAR Sp. z o.o.) złożył formularz cenowy wypełniony w sposób niezgodny ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. W formularzu tym wykonawca nie wskazał wysokości narzutu w cenie jednostkowej każdego oferowanego paliwa doliczanego do ceny zakupu u producenta. Zgodnie z pkt 3a s.i.w.z. wykonawca zamówienia zobowiązany został do utrzymywania niezmiennej kwoty narzutu składającego się na cenę paliw przez okres trwania umowy, a zasady obliczania narzutu zostały podane w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do s.i.w.z. Złożenie oferty, której treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z uwagi na przepis art. 89 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, powinno było skutkować odrzuceniem oferty firmy PRONAR. Z uwagi na fakt, iż była to jedyna oferta, zamawiający na mocy art. 93 ust. 1 pkt 1 przywołanej ustawy miał obowiązek unieważnić omawiane postępowanie o udzielenie zamówienia. Z protokołu postępowania przetargowego wynika, że komisja przetargowa nie dokonywała oceny złożonej oferty pod kątem jej zgodności ze specyfikacją. Umowa nr 2/06 zawarta w dniu 29 grudnia 2006 r. na dostawę paliw ciekłych w 2007 r. określa wartość przedmiotu zamówienia w wysokości 198.795 zł brutto. Cenę etyliny określono w wysokości 3,83 zł/l, a oleju napędowego – 3,51 zł. W § 4 pkt 2 umowy nie wskazano kwot narzutu stosowanego przy wyliczaniu cen etyliny i oleju w przypadku zmian cen zakupu paliw u producenta. Jak wynika z wyjaśnień Pana Kierownika, w trakcie trwania kontroli wykonawca uzupełnił formularz cenowy. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości zakładu budżetowego. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych. Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości zakładu należy do głównego księgowego, a także kierownika jednostki, na którym ciąży powinność wdrożenia i analizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawa i obowiązki głównych księgowych jednostek sektora finansów publicznych określa art.45 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. W zakresie zarządu nieruchomościami wspólnymi: a) podjęcie działań zmierzających do ustanowienia w poszczególnych wspólnotach zarządu nieruchomością wspólną w sposób formalno-prawny, wskazany w przepisach rozdziału 4 ustawy o własności lokali, w tym z uwzględnieniem przepisu art. 26 ust. 2; b) zaniechanie traktowania wpłacanych przez właścicieli lokali zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną (obecnie w postaci wpłat na fundusz remontowy) jako przychodów zakładu budżetowego, a finansowanych z nich kosztów zarządu jako kosztów zakładu; c) zaprowadzenie, dla każdej nieruchomości wspólnej, pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także prowadzenie rozliczeń przez wyodrębniony (od rachunków zakładu) rachunek bankowy, stosownie do art. 29-30 ustawy o własności lokali. 2. Dostosowanie zakładowego planu kont w zakresie ewidencji i rozliczania kosztów do potrzeb zakładu wynikających z prowadzenia różnych typów działalności, poprzez przyjęcie w nim zasad określonych w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... 3. Planowanie i ewidencjonowanie przychodów i kosztów we właściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej, określonych rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków…, ze szczególnym zwróceniem uwagi na: a) wykazywanie w przychodach z najmu lokali mieszkalnych z mieszkaniowego zasobu gminy (par. 0750) tylko przychodów z czynszu pobieranych według stawek ustalanych przez Wójta Gminy Gródek; b) zaliczanie do przychodów ze sprzedaży usług (par. 0830) przychodów z z tytułu opłat za dostawy energii cieplnej na cele grzewcze i do podgrzewania wody, odbiór odpadów, pobieranych od najemców lokali mieszkalnych oraz właścicieli lokali. 4. Zapewnienie w zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości: a) prezentowania w sposób prawidłowy, tj. odpowiadający przepisom rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, danych w sprawozdaniu Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych; b) dokonywania zapisów związanych z nieodpłatnym przekazaniem środków trwałych w sposób umożliwiający sporządzenie zestawienia zmian w funduszu jednostki, zgodnie z zapisami na koncie 800 „Fundusz jednostki”, tj. księgując dotychczasowe umorzenie zapisem Wn 071 „Umorzenie środków trwałych”, Ma 011 „Środki trwałe”, a wartość netto przekazanego nieodpłatnie środka trwałego – Wn 800, Ma 011. c) dokonywania zapisów dotyczących ewidencji przychodów i kosztów sprzedawanych materiałów i odsprzedawanej energii elektrycznej oraz pozostałych przychodów i kosztów niezwiązanych ze zwykłą działalnością zakładu na kontach zespołu 7, według zasad określonych w opisie konta 760 „Pozostałe przychody i koszty” zamieszczonym w poz. 66 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.; d) odpowiedniego ewidencjonowania w księgach rachunkowych środków przeznaczonych na finansowanie inwestycji. 5. W zakresie najmu lokali użytkowych: a) określanie dat zawarcia umów najmu; b) przestrzeganie formalnych zasad dokonywania zmian wysokości czynszu i innych opłat pobieranych od najemców; 6. Przestrzeganie zasad premiowania pracowników zakładu, ustalonych w zakładowym regulaminie premiowania. 7. Przestrzeganie przepisów Prawa zamówień publicznych dotyczących oceny i odrzucania ofert (art. 89) oraz unieważniania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (art. 93). O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Z-ca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Do wiadomości: Wójt Gminy Gródek Odsłon dokumentu: 120437752 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437752 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |