 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Goniądzu |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Zakładzie Usług Komunalnych w Goniądzu przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 lutego 2008 roku (znak: RIO.I.6012 - 19/07), o treści jak niżej:
Pan Jan Borowski Dyrektor Zakładu Usług Komunalnych w Goniądzu W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Zakładzie Usług Komunalnych w Goniądzu, działającym do końca 2006 r. w formie zakładu budżetowego, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto sprawy ogólno-organizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy Goniądz. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że dokumentacja opisująca przyjęte w kontrolowanym zakładzie budżetowym zasady rachunkowości została określona zarządzeniem Nr 2/2007 Dyrektora ZUK w Goniądzu z dnia 26 września 2007 r. Zarządzenie to określiło ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i zakładowy plan kont oraz wprowadziło w życie instrukcję kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych. Jako podstawę prawną obowiązujących w zakładzie zasad rachunkowości, w zarządzeniu wskazano m.in. nieobowiązujące w dacie jego wydania rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.; obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. (Dz. U. Nr 142, poz. 1020)) oraz mające zastosowanie wyłącznie w urzędach jednostek samorządu terytorialnego, również nieaktualne, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 maja 1999 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Kontrolującemu nie okazano dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, obowiązującej w objętym kontrolą 2006 roku. Z informacji uzyskanej od głównej księgowej wynika, że dokumentacja taka istniała, ale zaginęła przy zmianie siedziby zakładu budżetowego. Na podstawie analizy zapisów księgowych stwierdzono, że w 2005 i 2006 roku rachunkowość zakładu budżetowego była prowadzona w sposób podobny, jak w roku 2007. Na podstawie czynności kontrolnych ustalono, że w latach 2005 – 2006 w ZUK funkcjonowały konta odpowiadające w zasadzie wzorcowemu planowi kont zawartemu w przepisach załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont... Stwierdzono jednakże, że w świetle przepisów rozporządzenia, w kontrolowanej jednostce nie były prowadzone w 2006 roku, mimo występowania operacji gospodarczych, takie konta, jak: - 290 „Odpisy aktualizujące należności”, przeznaczone do ewidencji należności wątpliwych i odsetek od należności przypisanych, a niewpłaconych, - 301 „Rozliczenie zakupu”, mimo iż w 2006 roku wystąpiły operacje gospodarcze, które należało ewidencjonować za pośrednictwem tego konta (zaliczki na zakup środków trwałych wypłacone dostawcom na podstawie faktur „proforma”), - 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”, które w zakładach budżetowych służy do rozliczania nadwyżki środków obrotowych, - 870 „Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy”, służące w zakładach budżetowych do ewidencji obowiązkowych zmniejszeń wyniku finansowego z tytułu podatku dochodowego, - 995 „Zaangażowanie środków zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych” służące do ewidencji prawnego zaangażowania środków finansowych, dotyczących planu finansowego zakładu budżetowego, niezależnie od tego, w którym roku budżetowym nastąpi wydatek finansowany tymi środkami. Ustalono również, że w ZUK nie była prowadzona ewidencja na kontach zespołu 5 „Koszty według działalności i ich rozliczenie”, służących do ewidencji i rozliczenia kosztów w układzie kalkulacyjnym, mimo świadczenia różnych usług o charakterze użyteczności publicznej i konieczności kalkulowania cen tych usług według kalkulacji kosztów. W związku z brakiem ewidencji na kontach zespołu 5, w kontrolowanej jednostce nie występowało konto 490 „Rozliczenie kosztów”, a zapisy na koncie 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia” ograniczały się do ujmowania przychodów ze sprzedaży. Do dnia zakończenia kontroli kontrolowana jednostka nie przystąpiła do opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, uwzględniającej zmianę formy organizacyjnej Zakładu Usług Komunalnych, polegającą na likwidacji zakładu budżetowego z końcem 2007 roku w celu przekształcenia w jednostkę budżetową. Ustalenia kontroli dotyczące stosowanych w zakładzie zasad rachunkowości przedstawiono na str. 6-8 protokołu kontroli. Badając prawidłowość zapisów w ewidencji księgowej stwierdzono błędne księgowania lub brak wymaganych zapisów w odniesieniu do operacji dotyczących: - zakupu środków trwałych finansowanych ze środków własnych, - zaliczek przekazywanych na poczet zakupów inwestycyjnych, - przeksięgowań wyniku finansowego na zwiększenie lub zmniejszenie funduszu jednostki, - podatku VAT od otrzymanych dotacji z budżetu gminy, - przychodów z najmu stanowiących w 2006 r. dochody budżetu gminy, - nieodpłatnie otrzymanych, częściowo umorzonych środków trwałych, - rozliczeń z budżetem gminy z tytułu nadwyżki środków trwałych. Ustalenia kontroli w tym zakresie przedstawiono na str. 8-11 protokołu kontroli oraz przy ocenie sprawozdawczości finansowej – str. 11-16. Z ustaleń kontroli wynika, że badana jednostka ujmowała wpływy z najmu i dzierżawy w paragrafie 0830 „Wpływy z usług”, zamiast w paragrafie 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze”, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.). W ewidencji analitycznej do konta 700 przychody z najmu i dzierżawy były księgowane w przychodach z administrowania budynków mieszkalnych z zasobu gminy i jako przychody z najmu i dzierżawy, ale łącznie z innymi opłatami uiszczanymi przez najemców (za centralne ogrzewanie, wodę, odprowadzanie ścieków, wywóz śmieci itp.). Koszty związane z uzyskaniem tych przychodów były grupowane w ewidencji analitycznej do konta 400 „Koszty według rodzajów”, łącznie z kosztami takich usług jak wywóz nieczystości stałych i płynnych, ogrzewanie budynku Urzędu Miejskiego i budynków mieszkalnych i lokali użytkowych, oczyszczania jezdni i chodników, utrzymania zieleni i pobierania opłaty targowej. Stwierdzono też, że do przychodów z usług zakładu zaliczono również przychody z najmu i dzierżawy stanowiące dochody budżetu gminy. Przekazanie tych dochodów na rachunek budżetu gminy w kwocie 7.117,70 zł, w księgach rachunkowych 2006 r. nie zostało ujęte jako zmniejszenie przychodów na koncie 700, ale jako koszt na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe”. Poza tym, z analizy zapisów dotyczących otrzymanych w 2006 r. dotacji w wysokości 267.038 zł wynika, że wpływy z tego tytułu były ujmowane na koncie 740 „Dotacje i środki na inwestycje” bez pomniejszania otrzymanych kwot o podatek VAT. Ustalenia kontroli w zakresie ewidencji przychodów zamieszczono na str.10-11 protokołu kontroli. Wadliwe prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie przychodów przełożyło się na poprawność danych wykazywanych w sprawozdaniu Rb-30 z wykonania planu finansowego zakładów budżetowych. Wykazane w sprawozdaniu za 2006 r. w paragrafie 0830 wykonane przychody w kwocie 643.708,74 zł są wprawdzie zgodne z zapisami w ewidencji analitycznej do konta 700, ale w analizowanej kwocie rzeczywiste przychody ze sprzedaży usług stanowią 609.996,21 zł. Przychody z najmu wykazane w paragrafie W sprawozdaniu Rb-30 za 2006 r. wykonanie dotacji przedmiotowych zostało wykazane w kwocie brutto wynoszącej 267.038,00 zł, obejmującej również podatek VAT od otrzymanych dotacji przedmiotowych, odprowadzony w kwocie 13.081,- zł. Z zapisów na koncie 740 „Dotacje i środki na inwestycje” wynika, że przychody z dotacji były ujmowane w kwocie brutto. Na podstawie analizy wyciągów bankowych, w których wystąpiły wpływy z tytułu dotacji ustalono, że otrzymane wpłaty dotacji przedstawiały się następująco: - dotacje „podmiotowe” w okresie I-VI 2006 r. w łącznej kwocie 98.934 zł, - dotacje bez paragrafów klasyfikacji budżetowej w kwocie 43.380 zł (II, III i V 2006 r.), - dotacje przedmiotowe w okresie VII-XII w łącznej kwocie 124.724 zł – str. 11-12 protokołu kontroli. Z otrzymanych w I półroczu 2006 r. dotacji, mających w rzeczywistości charakter dotacji przedmiotowych, podatek VAT naliczono tylko od kwoty 54.115 zł (według stawki 7% - od kwoty 51.683 zł i stawki 22% - od kwoty 2.432 zł). Nie naliczono natomiast podatku od otrzymanej w tym okresie dotacji w wysokości 88.099 zł. Od dotacji otrzymanych w II półroczu 2006 r. naliczono VAT według stawek 7 % od kwoty 115.132,50 zł i 22% od kwoty 9.591,50 zł. Zgodnie z par. 22 ust. 2 pkt 1b załącznika nr 33 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781), w sprawozdaniu Rb-30 dotacje przedmiotowe w dziale A. „Przychody”, w kol. „Plan” i „Wykonanie”, wykazuje się w kwotach netto, tj. bez podatku VAT. Z tego względu otrzymane dotacje należało wykazać w sprawozdaniu w kwocie 253.957,- zł. Należy nadmienić, że ustalony za 2006 r. podatek VAT od otrzymanych dotacji w kwocie 13.081 zł, był niższy od podatku wynikającego z przyznanych w uchwale budżetowej z dnia 15 maja 2006 r. dotacji przedmiotowych do dostaw wody i odprowadzania ścieków. Podatek VAT liczony według stawki 7%, od otrzymanej na ten cel kwoty dotacji wynoszącej 212.609 zł, powinien wynieść 13.909 zł. Pozostałe dotacje otrzymane w 2006 r. z budżetu gminy w kwocie 54.429 zł również miały charakter obrotu podlegającego opodatkowaniu podatkiem VAT na podstawie art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.). Z kolei podatek za 2005 r. od otrzymanych dotacji w kwocie 196.502 zł został odprowadzony w kwocie wynoszącej zaledwie 5.037,40 zł, co oznacza, że podatek ustalono tylko od części dotacji (przy 7% stawce od kwoty 71.962,85 zł). Dane te są sygnałem, że podatek należny od towarów i usług nie został naliczony od pełnego obrotu podlegającego opodatkowaniu. Z ustaleń kontroli wynika również, że w miesięcznych deklaracjach podatkowych VAT-7 składanych w 2006 r. podatek naliczony, o który pomniejszono VAT podlegający wpłacie na rachunek urzędu skarbowego, wyniósł w skali roku zaledwie 65,2%, podczas gdy udział sprzedaży opodatkowanej w sprzedaży ogółem wynosił 82,0%. Wskazuje to z kolei na możliwość zawyżenia podatku podlegającego wpłacie do budżetu państwa. Reasumując poczynione ustalenia w kwestii rozliczeń z tytułu podatku VAT, zasadne jest ponowne przeanalizowania miesięcznych deklaracji podatkowych pod kątem konieczności dokonania odpowiednich korekt tych deklaracji – str. 11-12 i 17-19 protokołu kontroli. Wykazane w cz. B sprawozdania Rb-30 koszty według paragrafów klasyfikacji budżetowej są zgodne z ewidencją analityczną prowadzoną do konta 400. W kosztach kontrolowana jednostka wykazała w paragrafie 4530 podatek należny VAT od otrzymanych dotacji przedmiotowych. Wiąże się to z niewłaściwym ewidencjonowaniem w zakładzie otrzymanych dotacji przedmiotowych, które są ujmowane na koncie 740 w kwocie brutto, zamiast w kwocie pomniejszonej o należny podatek VAT. Wadliwe księgowanie dotacji skutkowało zawyżeniem przychodów z tytułu dotacji i kosztów. W 2006 r. zawyżenie przychodów i kosztów z tego tytułu wyniosło 13.081,00 zł, w 2005 r. – 5.037,40 zł, a w I półroczu 2007 r. – 7.881,38 zł – str. 12 protokołu kontroli. W części D. „Dane uzupełniające” sprawozdania nie została wypełniona tabela dotycząca informacji o finansowaniu inwestycji zakładu budżetowego. Z ustaleń kontroli wynika, że planowane wydatki inwestycyjne finansowane ze środków własnych wyniosły 31.600 zł, a ich wykonanie – 31.502 zł – str.13 protokołu kontroli. W wyniku analizy danych ujętych w aktywach i pasywach bilansu zakładu budżetowego, sporządzonego na dzień 31 grudnia 2006 r., pod kątem ich zgodności z ewidencją księgową i ze stanem rzeczywistym stwierdzono m.in. następujące nieprawidłowości: - wartość środków trwałych wykazana w bilansie jest obarczona błędami, będącymi następstwem niewłaściwej ewidencji środków trwałych; w związku z wadliwą wyceną nabytych w 2006 r. środków trwałych ich wartość wykazana w poz.A.II.1 bilansu jest zawyżona o kwotę 16.140,44 zł (VAT od zakupionego wozu asenizacyjnego i pompy w łącznej kwocie 4.904,24 zł oraz zaliczka na zakup dmuchawy -11.236,20 zł); - fundusz jednostki wykazany w poz. A.I. pasywów został zawyżony, w związku z niewłaściwą wyceną zakupionych środków trwałych, o podatek VAT ujęty w fakturach dostawców w łącznej wysokości 6.930,44 zł; - wynik wykazany w pasywach bilansu w kolumnie „Stan na początek roku” w kwocie plus 185.278,19 zł nie jest wynikiem zakładu za rok 2005 r., kwota ta wyraża bowiem stan środków obrotowych na początek 2006 r.; wynik za 2005 r. w rzeczywistości zamknął się zyskiem w kwocie 1.286,95 zł; - w informacjach uzupełniających istotnych dla rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej i majątkowej nie podano stanu należności wobec jednostek organizacyjnych gminy i zobowiązań wobec tych jednostek; dane te przy sporządzaniu skonsolidowanego bilansu gminy podlegają wyłączeniu i z tego względu są bardzo istotne dla zapewnienia prawidłowego sporządzenia tego bilansu – str. 13-14 protokołu kontroli. Ponadto, w wyniku czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłowości w prezentacji danych w sporządzonym na 31 grudnia 2006 r. rachunku zysków i strat zakładu (wariant porównawczy), co miało w szczególności związek z nieprawidłowym księgowaniem przychodów i kosztów, a także w zestawieniu zmian w funduszu jednostki sporządzonym na koniec 2006 r., co było m.in. efektem niewłaściwego księgowania nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych oraz nieprawidłowego ustalenia wyniku finansowego za 2005 rok. Ocenę rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu, wraz z danymi, które należało wykazać w poszczególnych pozycjach, przedstawiono na str. 14-16 protokołu kontroli. Badając ceny za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i za zbiorowe odprowadzanie ścieków stosowane w 2006 r. w rozliczeniach z odbiorcami stwierdzono, że zostały one ustalone uchwałą Nr XXI/86/04 Rady Miejskiej w Goniądzu z dnia 30 czerwca 2004 r. Ceny wody pobieranej z urządzeń zbiorowego zaopatrzenia w wodę zostały ustalone w wysokości 1,65 zł brutto za Zgodnie z ustawą z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.) Zakład Usług Komunalnych, jako gminna jednostka organizacyjna prowadząca działalność gospodarczą w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków, jest przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym i z tego względu ciążą na nim m. in. następujące obowiązki: - opracowania projektów regulaminów dostarczania wody i odprowadzania ścieków obowiązujących na terenie gminy, uchwalanych przez radę gminy (art.19 ustawy); - określania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, kierując się zasadami określonymi w rozdziale 4 ustawy; - wnioskowanie do rady gminy o zatwierdzenie taryf w drodze uchwały, kierując się zasadami określonymi w rozdziale 5 ustawy. Wskazać należy, że taryfy za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków, określone przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie, a także rozporządzeniu Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886), przedłożone w formie wniosku o ich zatwierdzenie, podlegają weryfikacji przez wójta (burmistrza), a następnie zatwierdzeniu przez organ stanowiący i powinny obowiązywać, co do zasady, przez jeden rok, stosownie do przepisów art. 24 przywołanej ustawy. Artykuł 24 ust. 9a ustawy stanowi natomiast, iż na uzasadniony wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego rada gminy, w drodze uchwały, przedłuża czas obowiązywania dotychczasowych taryf, lecz nie dłużej niż o jeden rok. Zgodnie z zasadami ustalania taryf przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne określa taryfy na podstawie niezbędnych przychodów zapewniających pokrycie kosztów tej działalności. Z uwagi na fakt, iż od 1 stycznia 2008 r. Zakład Usług Komunalnych działa w formie jednostki budżetowej, warunek ten byłby spełniony w przypadku, gdyby dochody z tej działalności (przy uwzględnieniu należności) były równe wydatkom. Z przepisu art. 24 ust. 6 przytaczanej ustawy wynika, iż organ stanowiący może podjąć uchwałę o dopłacie do jednej, wybranych lub wszystkich taryfowych grup odbiorców (wysokość ustalonej w ten sposób dopłaty stanowiłaby podstawę ujęcia wydatków na ten cel w planie finansowym ZUK). Zasadom opracowywania taryf powinien odpowiadać system finansowo-księgowy przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, a w kontrolowanej jednostce nie został spełniony warunek prowadzenia ewidencji kosztów w sposób umożliwiający sporządzenie kalkulacji cenowych zgodnie z przepisami przywoływanej ustawy i rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. Ustalenia kontroli w zakresie cen za dostawy wody i odprowadzanie ścieków zamieszczono na str. 20-21 protokółu kontroli. Należy podkreślić, że wskazany jako podstawa prawna ustalenia cen za dostawę wody i zrzut ścieków przepis art. 4 ust.1 pkt 2 ustawy o gospodarce komunalnej upoważnia Radę Miejską do ustalania cen i opłat na usługi komunalne o charakterze użyteczności publicznej tylko w przypadku, gdy przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W trybie tej ustawy organ stanowiący powinien natomiast określić ceny za takie usługi, jak wywóz nieczystości stałych i płynnych. W kontrolowanej jednostce cennik tych usług był ustalany, mimo braku uprawnień, przez dyrektora ZUK. Za wywóz nieczystości stałych od 1 września 2000 r. obowiązuje cena brutto - 22,15 zł/m3, a za wywóz nieczystości płynnych od 1 sierpnia 2004 r. do 19 października 2006 r. obowiązywały ceny brutto – 9,50 zł/m3 przy korzystaniu z beczkowozu o poj. Badając kształtowanie się stanu środków obrotowych i rozliczenia z budżetem gminy z tytułu nadwyżki środków obrotowych stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie ustaliła na koniec 2005 r. nadwyżki środków obrotowych i nie dokonała rozliczenia z budżetem gminy Goniądz z tego tytułu kwoty 101.556,19 zł, stanowiącej różnicę między faktycznym stanem środków obrotowych na koniec 2005 r. w wysokości 185.278,19 zł i planowanym stanem środków obrotowych na koniec 2005 r. w wysokości 83.722,00 zł. Jak stanowił przepis § 40 ust. 4 obowiązującego wówczas rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych... (Dz. U. Nr 23, poz.190), w terminie 15 dni od złożenia rocznego sprawozdania finansowego (bilansu) zakład budżetowy wpłaca do budżetu różnicę między faktycznym a planowanym stanem środków obrotowych na koniec roku, zgodnie zaś z ust. 6 w § 40 – przywołany przepis miał zastosowanie również do zakładów budżetowych, których plany finansowe nie przewidywały wpłaty do budżetu. W wyjaśnieniu kwestii niedokonania wpłaty główna księgowa ZUK podniosła, że Urząd Miejski nie żądał rozliczenia, gdyż zalegał wobec zakładu z uregulowaniem należności za wykonane usługi. W odniesieniu do tego wyjaśnienia należy podnieść, że przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. (jak i obecnie obowiązującego rozporządzenia) nie przewidywały możliwości potrąceń z należności budżetu gminy należności zakładu z tytułu świadczonych na rzecz innych jednostek gminy usług, dopuszczały jedynie, co nie miało miejsca w omawianym stanie faktycznym, potrącanie wpłat nadwyżek środków obrotowych z należnych zakładowi dotacji przedmiotowych. Podkreślenia też wymaga, że w badanej jednostce nie funkcjonowało konto 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”, służące w zakładach budżetowych do rozliczenia nadwyżki środków obrotowych. Czynności kontrolne wykazały ponadto, iż badana jednostka ustalała planowany stan środków obrotowych na koniec roku bez uwzględnienia limitu jego wysokości, określonego w § 39 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r., a następnie w § 48 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych... (Dz. U. Nr 116, poz. 783). W myśl tych przepisów, planowany stan środków obrotowych czyli aktywa bieżące netto działalności zakładu budżetowego na koniec roku nie mogą przekraczać 1/6 rocznych planowanych na rok następny kosztów wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń. W świetle danych planów finansowych na rok 2006 i 2007, przekroczono dopuszczalny limit planu środków obrotowych zarówno na koniec 2005 (o 17,1%), jak i 2006 roku (o 34%). Prawidłowe planowanie stanu środków obrotowych na koniec poszczególnych lat budżetowych miało zasadnicze znaczenie dla ustalania różnicy między faktycznym a planowanym stanem środków obrotowych na koniec roku, a tym samym rozliczeń z budżetem z tytułu nadwyżki budżetowej. Jak ustalono, w przypadku dochowania limitu planowanego stanu środków obrotowych na koniec 2005 r. podlegająca wpłacie na rachunek budżetu nadwyżka za ten rok byłaby wyższa od wcześniej wskazanej – wyniosłaby 113.783,19 zł. W odniesieniu do 2006 roku powstałaby nadwyżka podlegająca wpłacie w wysokości 18.718 zł, natomiast taki obowiązek nie wystąpił przy uwzględnieniu nieprawidłowo zaplanowanego stanu środków obrotowych na koniec tego roku. Ustalenia kontroli dotyczące planowania stanu środków obrotowych oraz ustalania i rozliczania nadwyżki środków obrotowych zamieszczono w protokole kontroli na str. 24-25 i 29-30. Badaniu poddano też prawidłowość udzielania zamówień publicznych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) – str. 25-27 protokołu kontroli. Stwierdzono, że ZUK dokonywał w 2006 roku w firmie PPHU „LTL” Sp. z o.o. zakupu oleju napędowego i benzyny. Zamówienia w tej firmie były lokowane na podstawie protokołu sporządzonego 2 stycznia 2006 r. „na okoliczność zakupu paliw do pojazdów” ZUK. Z protokołu sporządzonego przez komisję złożoną z pracowników zakładu wynika, że w Goniądzu są dwie stacje paliw, w których ceny paliw i olejów są takie same, z tym że asortyment w stacji „LTL” jest bardziej rozszerzony oraz korzystniejsze są warunki płatności. Z uwagi, iż ZUK nie posiada możliwości magazynowania paliw, a co za tym idzie istnieje konieczność dokonywania sukcesywnych zakupów, a także z uwagi, iż pozostałe stacje paliw są oddalone od Goniądza ok. Wartość netto zakupionego w 2006 roku oleju napędowego wyniosła 53.864,84 zł, benzyny – 9.682,28 zł, a oleju i benzyny łącznie – 63.547,12 zł, co wskazuje, że kontrolowana jednostka winna była wyłonić dostawcę paliw w trybie przepisów o zamówieniach publicznych, w tym w szczególności: - określić przedmiot i wartość zamówienia stosownie do art. 29, 30 oraz 32 Prawa zamówień publicznych, - opracować specyfikację istotnych warunków zamówienia, stosownie do art. 36 ustawy, w tym m.in. ustalić warunki udziału w postępowaniu oraz określić sposób dokonywania oceny spełniania tych warunków, a także określić kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej, - wszcząć postępowanie poprzez właściwe jego upublicznienie, z zastosowaniem dopuszczalnego prawem trybu udzielenia zamówienia, mając na uwadze, że zastosowanie trybu innego niż podstawowe może mieć miejsce tylko w przypadkach określonych w ustawie (art. 10 ustawy), - dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej stosownie do przepisów art. 82 – 95 ustawy, - sporządzić protokół postępowania, o którym mowa w art. 96 ustawy, - zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego, stosownie do przepisów art. 139 – 143 ustawy. W świetle wskazanych wymogów prawa oraz opisanego stanu faktycznego należy stwierdzić, że kontrolowana jednostka udzieliła zamówienia publicznego z naruszeniem zasady z art. 7 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, iż zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy. Z ustaleń kontroli wynika, że również zakupy węgla w 2006 r. przekroczyły kwotę 6.000 euro (wyniosły łącznie 27.809,27 zł netto) i w związku z tym kontrolowana jednostka miała obowiązek stosowania przy udzieleniu zamówienia na dostawy węgla przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych. W rzeczywistości zakupy węgla nie były poprzedzone odpowiednim procedurami oraz pisemną umową i były dokonywane w formie doraźnych zakupów u różnych dostawców z pominięciem przepisów przywołanej ustawy. Na fakturach zakupu zamieszczana była zaś adnotacja Pana Dyrektora, iż Zakupu dokonano z „wolnej ręki”, bez wskazywania konkretnej przesłanki umożliwiającej zastosowanie tego trybu. Jak stanowi jedna z zasad gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, wyrażona w art. 35 ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), jednostki te zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych. Łączne koszty, które badana jednostka poniosła w związku z realizowanymi z pominięciem przepisów prawa dostawami paliw i węgla wyniosły 111.454,80 zł. Stwierdzone trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania, a także błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości zakładu budżetowego. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych. Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, a także kierownika jednostki, na którym ciąży powinność wdrożenia i analizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 45 ustawy o finansach publicznych, który ustanawia też wymagania dotyczące kwalifikacji osób, które mogą być głównymi księgowymi. Z ustaleń kontroli wynika, że główna księgowa ZUK, zatrudniona na tym stanowisku od 1 kwietnia 1995 r., nie spełnia wymogów formalnych w zakresie wykształcenia, o których mowa w art. 45 ust. 2 pkt 4 ustawy (legitymuje się tylko ukończeniem liceum ogólnokształcącego) – str. 2-3 protokołu kontroli. Mając na uwadze ustalenia kontroli, a także fakt zmiany od 2008 r. formy organizacyjno-prawnej badanej jednostki, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Zwrócenie uwagi przy opracowaniu dokumentacji opisującej przyjęte w Zakładzie Usług Komunalnych zasady rachunkowości, w związku ze zmianą formy organizacyjno-prawnej, w szczególności na: a) konieczność ograniczenia wykazu kont syntetycznych o konta występujące w zakładzie budżetowym, a nie występujące w jednostce budżetowej, takie jak: 131 „Rachunek bieżący” i 740 „Dotacje i środki na inwestycje” ( w jednostce budżetowej, nie realizującej dochodów własnych, nie występują również konta 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”, 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” i 870 „Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy”); b) powinność uzupełnienia planu kont o konta charakterystyczne dla jednostek budżetowych, takie jak: 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”, 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (rozliczenia z tytułu podatku VAT należy przenieść na konto 225 „Rozrachunki z budżetami”), 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” oraz o konta pozabilansowe 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”; c) uzupełnienie planu kont syntetycznych o konta pominięte w obowiązującym w 2007 r. zakładowym planie kont, tj.: 301 „Rozliczenie zakupu” i 290 „Odpisy aktualizujące należności”; d) dostosowanie ewidencji do potrzeb kalkulowania cen usług poprzez wprowadzenie do planu kont zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”. 2. Prowadzenie zapisów w księgach rachunkowych (obecnie jednostki budżetowej) zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... 3. Ujmowanie dochodów z tytułu najmu i dzierżawy we właściwym paragrafie klasyfikacji budżetowej (w 0750 zamiast w 0830), wynikającym z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków… 4. Zapewnienie prawidłowego pod względem merytorycznym sporządzenia sprawozdania Rb-30 ZUK za 2007 rok, mając na uwadze ustalenia kontroli oraz przepisy § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), z których wynika m.in., że sprawozdanie (jak i księgi rachunkowe) może być ewentualnie korygowane przed włączeniem jego danych do sprawozdania zbiorczego. Z uwagi na likwidację zakładu budżetowego w celu przekształcenia w jednostkę budżetową na koniec roku nie należy ustalać nadwyżki środków obrotowych w przypadku, gdy rzeczywisty stan środków obrotowych jest wyższy od stanu planowanego (ZUK jako jednostka budżetowa nie mógłby spłacić w 2008 r. tego zobowiązania wobec budżetu gminy bez uprzedniego otrzymania na ten cel środków z budżetu gminy). 5. Zapewnienie prawidłowego sporządzenia sprawozdania finansowego ZUK za 2007 rok (bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu), mając na uwadze ustalenia kontroli oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… 6. Przeanalizowanie miesięcznych deklaracji VAT-7 składanych w okresie obowiązywania ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług pod kątem zasadności sporządzenia stosownych korekt tych deklaracji. 7. Opracowanie i przedłożenie Radzie Miejskiej w Goniądzu projektów regulaminów dostarczania wody i odprowadzania ścieków, celem uchwalenia regulaminu, o którym mowa w art. 19 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków. 8. Przygotowanie wniosku o zatwierdzenie taryf za zbiorowe dostawy wody i zbiorowe odprowadzenie ścieków, mając na uwadze przepisy wskazane w części opisowej wystąpienia oraz obowiązek corocznego przedkładania wniosków o zatwierdzenie kolejnych taryf lub przedłużenia o rok obowiązywania taryf dotychczasowych, na zasadach określonych w art. 24 ustawy. 9. Przygotowanie i przekazanie organom gminy wniosków w sprawie ustalenia cen usług za wywóz nieczystości stałych i płynnych, w odniesieniu do których istnieje obowiązek ustalania cen w trybie art. 4 ustawy o gospodarce komunalnej. 10. Udzielanie zamówień publicznych wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 11. Powierzenie stanowiska głównego księgowego ZUK pracownikowi spełniającemu wszystkie wymagania formalne, o których mowa w art. 45 ustawy o finansach publicznych. O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Z-ca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Do wiadomości: Burmistrz Goniądza Odsłon dokumentu: 120437804 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437804 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |