Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Dubicze Cerkiewne

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 czerwca 2007 roku (znak: RIO.I.6011 - 7/07), o treści jak niżej:

Pan

Anatol Pawłowski

Wójt Gminy Dubicze Cerkiewne

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Dubicze Cerkiewne za okres 2006 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Dubiczach Cerkiewnych na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz podległych jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, stwierdzono, że nie wszystkie zagadnienia pozostawione przez ustawę o rachunkowości do decyzji kierownika jednostki zostały uregulowane. W posiadanej przez kontrolowana jednostkę dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nie określono, która z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych ma zastosowanie w jednostce – str. 110 protokołu kontroli. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) postanawia w art. 17 ust. 2, że kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników, spośród wymienionych w przywołanym przepisie.

Okazana dokumentacja nie zawierała także wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe przy prowadzeniu ewidencji za pomocą komputera, co stanowi naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy o rachunkowości - str. 17 protokołu kontroli.

  Odnosząc się do pozostałych regulacji wewnętrznych należy wksazać, że Urząd Gminy nie posiada instrukcji kasowej, tj. aktu wewnętrznego ustalającego procedury kontroli finansowej w zakresie obrotu gotówkowego prowadzonego za pośrednictwem kasy jednostki – str. 21 protokołu kontroli. W świetle art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), ustalone przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych pisemne procedury kontroli finansowej w jednostce powinny odnosić się do wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), polegające na :

a) braku ciągłości bilansowej na przełomie lat 2005/2006 w zakresie kont syntetycznych 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” i 800 „Fundusz jednostki”. Salda tych kont na dzień 1 stycznia 2006 r. zostały podzielone pomiędzy Urząd Gminy i Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, jednakże wartość sumy podzielonych sald tych kont różniła się od wartości sald tych kont na 31 grudnia 2005 r. in minus o kwoty 416.102,31 zł. Saldo Wn konta 860 na 31 grudnia 2005 r. wyniosło 515.303,10 zł, natomiast po podziale suma sald kont 860 na 1 stycznia 2006 r. wyniosła 99.200,79 zł. Z kolei saldo Ma konta 800 na 31 grudnia 2005 r. wynosiło 7.221.916,36 zł, natomiast po podziale suma sald kont 800 wyniosła 6.805.814,05 zł. Nieprawidłowe otwarcie na 1 stycznia 2006 r. kont 860 i 800 nie miało skutków dla dalszego prowadzenia rachunkowości, ponieważ w ciągu 2006 r. salda Wn kont 860 zostały przeniesione na stronę Ma kont 800, przez co zostały zlikwidowane błędy popełnione przy przenoszeniu sald na dzień 1 stycznia 2006 r. Niemniej naruszono przepis art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, nakazujący, aby ustalone na dzień zamknięcia ksiąg stany aktywów i pasywów były ujęte w tej samej wysokości w księgach rachunkowych otwartych na następny rok obrotowy - str. 18 protokołu kontroli,

b) braku dekretów operacji kasowo-bankowych na wyciągach bankowych lub wskazania miejsca takiej dekretacji (operacje te dekretowano faktycznie w raportach kasowych); stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy, w tym przypadku wyciąg bankowy, powinien zawierać stwierdzenie zakwalifikowania go do ujęcia w księgach rachunkowych, a w takim przypadku właściwe byłoby wskazanie dowodu, przy którym dokonano dekretacji danej operacji – str. 21 protokołu kontroli,

c) nienaliczaniu i nieujmowaniu w księgach rachunkowych odsetek od należności z tytułu dochodów budżetowych, w tym również od tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, czym naruszono przepis § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, zgodnie z którym odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału; w związku z odstąpieniem od przypisywania odsetek nie występowały także zapisy na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” - str. 26-27 protokołu kontroli;

d) zaewidencjonowaniu raty części oświatowej subwencji otrzymanej w grudniu na miesiąc styczeń na stronie Ma konta 224 „Rozrachunki budżetu”; należy wskazać, że otrzymana i niezliczona do dochodów danego roku rata części oświatowej subwencji nie stanowi zobowiązania budżetu, w związku z czym powinna być ujęta na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe”; stwierdzono, iż zakładowy plan kont nie przewiduje prowadzenia konta 909 - str. 24 protokołu kontroli;

e) prowadzeniu ewidencji zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek na koncie 134 „Kredyty bankowe” zamiast na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”, jak tego wymagają postanowienia zawarte w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. – str. 27 protokołu kontroli.

W zakresie procedury opracowywania i uchwalania budżetu stwierdzono, że nie była przestrzegana procedura przekazywania kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych dla opracowania projektów planów finansowych tych jednostek. Również nie wyegzekwowano od kierowników jednostek złożenia projektów planów celem weryfikacji ich zgodności z projektem uchwały budżetowej – str. 31 i 126 protokołu kontroli. Przekazanie informacji kierownikom jednostek powinno nastąpić w ciągu 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu, natomiast kierownicy jednostek zobowiązani są do opracowania projektów planów finansowych w terminie do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Na Panu Wójcie spoczywa natomiast obowiązek weryfikacji sporządzonych projektów pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej, w terminie do 27 grudnia. Przestrzeganie tej procedury ma istotne znaczenie, ponieważ zweryfikowany projekt planu stanowi podstawę prowadzenia gospodarki finansowej jednostki budżetowej w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do czasu opracowania planu na podstawie danych pochodzących z uchwalonej uchwały budżetowej - § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych… (Dz. U. Nr 116, poz. 783).

Z ustaleń kontroli wynika, że gmina Dubicze Cerkiewne uzyskała w 2006 r. dochody w wysokości 11.600 zł z tytułu wpłat mieszkańców na rzecz partycypacji w kosztach budowy sieci wodociągowych i kanalizacyjnych. Podstawą pobierania tych wpłat była uchwała Zarządu Gminy z dnia 18 czerwca 2002 r. w sprawie ustalenia kwoty opłat stałej ponoszonej przy budowie sieci wodociągowej na terenie gminy Dubicze Cerkiewne. Z jej treści wynika, że ustala się wysokość opłaty stałej w kwocie 1.200 zł jako udział w kosztach budowy przez gminę zewnętrznej sieci wodociągowej i przyłącza wodociągowego, natomiast właściciel nieruchomości wykonujący we własnym zakresie przyłącze do sieci zobowiązany jest do wniesienia wpłaty w wysokości 500 zł jako zwrot części kosztów poniesionych na budowę przez gminę zewnętrznej sieci wodociągowej. Na podstawie cytowanej uchwały gmina zawierała z zainteresowanymi umowy cywilnoprawne – str. 82-83 protokołu kontroli, załącznik nr 6 do protokołu kontroli.

W związku z opisanym stanem faktycznym należy wskazać, iż w świetle przepisów obowiązującej od 14 stycznia 2002 r. ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858) oraz ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) gmina nie ma prawa do pobierania opłat o charakterze obowiązkowym, których przedmiotem jest partycypacja w kosztach budowy urządzenia wodociągowego. Obowiązki i zakres udziału finansowego gminy lub przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, jeżeli planuje przedsięwzięcia rozwojowo-modernizacyjne, oraz właścicieli nieruchomości w budowie sieci wodociągowej i kanalizacyjnej reguluje art. 15 przywołanej ustawy. Gmina jest obowiązana zapewnić budowę urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych, ustalonych w studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy oraz miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego, w zakresie uzgodnionym w wieloletnim planie rozwoju i modernizacji. Realizację budowy przyłączy do sieci zapewnia natomiast na własny koszt osoba ubiegająca się o przyłączenie nieruchomości do sieci. Z przepisów art. 143-148 ustawy o gospodarce nieruchomościami wynika natomiast, że właściciele nieruchomości (i w ograniczonym zakresie użytkownicy wieczyści) uczestniczą w kosztach budowy urządzeń infrastruktury technicznej przez wnoszenie na rzecz gminy opłat adiacenckich. Opłaty ustalane są w drodze indywidualnych decyzji administracyjnych, wydawanych przez wójta każdorazowo po stworzeniu warunków do podłączenia nieruchomości do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej. Wysokość opłaty zależy od wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń, zaś jej stawkę ustala organ stanowiący gminy w drodze uchwały. Na poczet opłaty adiacenckiej zalicza się wartość świadczeń wniesionych przez właściciela lub użytkownika wieczystego nieruchomości, w gotówce lub w naturze, na rzecz budowy poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej. Ustawa wskazuje więc na opłatę adiacencką jako podstawowe, uregulowane prawem, świadczenie służące wnoszeniu udziału w kosztach budowy sieci. Przywołane przepisy dopuszczają jednocześnie udział mieszkańców w kosztach prowadzonej przez gminę inwestycji, jednakże nie oznacza to, że zawierane umowy cywilnoprawne w sprawie partycypacji w kosztach budowy mogą być kształtowane w sposób dowolny, tj. bez uwzględnienia regulacji obu wskazanych ustaw. Mieszkaniec może wnieść opłatę w celu partycypacji w kosztach budowy urządzenia, jeżeli ma taką wolę. Prawnie zobowiązany jest natomiast tylko do wniesienia opłaty adiacenckiej ustalonej decyzją administracyjną wójta, mającą oparcie w oszacowaniu wzrostu wartości nieruchomości, a więc wydaną już po zbudowaniu urządzenia. Żadna opłata mieszkańców związana z budową sieci wodociągowej lub kanalizacyjnej a wynikająca z zawartej umowy, nie może być ustalana przez gminę jako świadczenie, od wniesienia którego jest uzależnione wykonywanie przez gminę obowiązków w zakresie budowy urządzeń wodociągowo-kanalizacyjnych.

Pobieranie przez gminę opłat w wysokości 500 zł od podmiotów wykonujących przyłącze do już istniejącej sieci nie może stanowić warunku przyłączenia nieruchomości do sieci. Fakt zamiaru budowy przyłącza przez właściciela nieruchomości jest bowiem – w świetle przywołanych regulacji – okolicznością nie mającą związku z kwestią udziału w kosztach budowy sieci, tj. ustaleniem opłaty adiacenckiej. Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 17 maja 2002 r. (sygn. akt I SA 2793/01), prawo do ustalania warunków przyłączania poszczególnych nieruchomości do sieci nie stwarza gminie uprawnienia do wprowadzenia odpłatności za zamiar przyłączenia do sieci.

W odniesieniu do umów zawieranych przed rozpoczęciem procesu inwestycyjnego, w których odpłatność ustalana jest na kwotę 1.200 zł i obejmuje – wedle zawartych w uchwale postanowień – zarówno udział w kosztach budowy sieci jak i pokrycie kosztów budowy przyłącza do nieruchomości, należy zwrócić uwagę, że stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…, realizację budowy przyłączy zapewnia na własny koszt osoba ubiegająca się o przyłączenie nieruchomości do sieci. Zawierane przez gminę umowy ustalają w sposób jednakowy (ryczałtowy) koszty partycypacji mieszkańców w kosztach budowy sieci, zakładając jednocześnie, że w ramach opłaty zostanie sfinansowany koszt wykonania przyłącza. Prowadzi to w rzeczywistości, z uwagi na różny koszt budowy przyłączy do poszczególnych nieruchomości, do sytuacji, w której niektórzy właściciele nieruchomości (osoby ubiegające się o przyłączenie) mogą nie ponosić faktycznych całkowitych kosztów budowy przyłącza, mimo prawnego obowiązku, inni zaś realizują ten obowiązek, partycypując jednocześnie dodatkowo w kosztach budowy sieci.

W trakcie kontroli wynagrodzeń ustalono, że pracownicy zatrudnieni w Gminnym Ośrodku Kultury, Sportu i Rekreacji otrzymali za rok 2006 dodatkowe wynagrodzenie roczne na podstawie przepisów ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.), czym naruszono przepis art. 1 ust. 2 pkt 3 tej ustawy, który nie wymienia pracowników samorządowych instytucji kultury. Odrębność organizacyjna i finansowa, będąca pochodną posiadania przez instytucje kultury osobowości prawnej, wiąże się m.in. ze szczególnymi zasadami wynagradzania pracowników tych jednostek. Pracownicy instytucji kultury - jako samorządowych osób prawnych - nie są objęci katalogiem pracowników sfery budżetowej posiadających prawo do otrzymywania dodatkowego wynagrodzenia rocznego na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Ustawa ta, zgodnie z art. 1 ust. 2 pkt 3, dotyczy jedynie pracowników zatrudnionych w samorządowych jednostkach budżetowych, gospodarstwach pomocniczych jednostek budżetowych i zakładach budżetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych, nie obejmuje zatem pracowników instytucji kultury – samorządowych osób prawnych. W wyniku kontroli stwierdzono, że dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało pracownikom instytucji kultury naliczone i wypłacone za 2006 rok w kwocie 4.782,65 zł - str. 90 protokołu kontroli.

W wyniku badania wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy ustalono, że zastosowano błędną kategorię zaszeregowania dla stanowiska kierownika USC, przyjmując XV kategorię, podczas gdy z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gminy, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.) wynika, że stanowisku temu przypisano kategorie XVI-XVIII - str. 53 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli gospodarowania mieniem komunalnym zbadano prawidłowość sporządzania informacji o stanie tego mienia, prawidłowość dokumentowania zwiększeń i zmniejszeń wartości ewidencyjnej podstawowych składników tego mienia w 2006 r. oraz prowadzenia procedur dotyczących zbywania nieruchomości.

Stwierdzono, że informacja o stanie mienia komunalnego załączona do projektu uchwały budżetowej na 2007 rok nie zawierała danych o dochodach uzyskanych z tytułu wykonywania prawa własności i innych praw majątkowych, jak tego wymaga art. 180 pkt 4 ustawy o finansach publicznych, mimo realizacji dochodów w tym zakresie m.in. ze sprzedaży nieruchomości – str. 103-104 protokołu kontroli.

W wyniku badania zapisów dotyczących zwiększeń oraz zmniejszeń wartości środków trwałych w 2006 roku ustalono, że występowały nieprawidłowe zapisy, zniekształcające saldo konta 011 „Środki trwałe”. Na podstawie analizy ewidencji ustalono, że po stronie przychodów zwiększono wartość ewidencyjną majątku trwałego poprzez ujęcie rzeczywistych przychodów nabytych składników majątkowych, zwiększenia wartości posiadanych obiektów w wyniku wykonanych inwestycji oraz w drodze zwiększenia wartości posiadanych gruntów w wyniku „aktualizacji”. W ogólnej kwocie zwiększenia w 2006 roku wartości mienia komunalnego wynoszącej 2.935.880 zł, najwyższy udział, wynoszący 88%, miało zwiększenie wartości gruntów. W ewidencji księgowej (syntetycznej) środków trwałych zapisu po stronie przychodów kwoty 2.517.500 zł dokonano na podstawie polecenia księgowania wystawionego z datą 31 grudnia 2006 r. przez pracownicę referatu finansowego i podpisanego przez Skarbnika Gminy o treści „doksięgowanie wartości gruntów”. Załącznikiem do polecenia księgowania był arkusz spisu z natury nieruchomości gruntowych sporządzony w dniach od 27 października 2006 r. do 29 grudnia 2006 r. przez zespół spisowy, wyceniony przez Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej, Budownictwa, Rolnictwa i Ochrony Środowiska oraz podpisany przez Pana Wójta. Wyceniona wartość nieruchomości gruntowych spisanych na tym arkuszu spisu z natury wyniosła 4.638.000 zł. Kwotę 2.517.500 zł referat finansowy Urzędu Gminy ustalił jako różnicę między wartością tych gruntów figurującą na zbiorczej karcie środka trwałego pod nazwą „Grunty gminne” wynoszącą 2.120.500 zł i wartością gruntów wynikającą z wycenionego arkusza spisu z natury nieruchomości gruntowych - 4.638.000 zł. Z załączonego do arkusza spisu z natury wyjaśnienia Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej… wynika, że wartość poszczególnych rodzajów nieruchomości gruntowych zamieszczonych jako wycena w arkuszu spisowym jest wartością szacunkową ustaloną w oparciu o własną wiedzę nabytą w wyniku analizy operatów szacunkowych sporządzonych przez rzeczoznawców majątkowych.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… określa w § 5 ust. 5, że wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz. Analogicznie stanowią ogólne przepisy art. 31 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości. Przepisy o dokonaniu aktualizacji wartości początkowej środków trwałych i ich umorzeń w jednostkach sektora finansów publicznych nie zostały wydane w kontrolowanym okresie. W związku z powyższym brak było podstaw prawnych do dokonania aktualizacji wartości początkowej gruntów – str. 113-116 protokołu kontroli.

         W wyniku badania zapisów dotyczących zwiększeń oraz zmniejszeń wartości środków trwałych w 2006 roku ustalono również, że po stronie przychodów zwiększano wartość ewidencyjną posiadanych środków trwałych o koszty ich remontów – str. 113 protokołu kontroli. Ustawa o rachunkowości stanowi w art. 31 ust. 1, że wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia polegające na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji, powodujące, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do użytkowania wartość użytkową mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, kosztami eksploatacji lub innymi miarami. W świetle powyższych postanowień nie stanowią podstawy zwiększenia wartości środków trwałych koszty robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, czyli roboty remontowe.

Na koncie 011 w ewidencji Urzędu w 2006 roku zaewidencjonowano zmniejszenie wartości podstawowych środków trwałych na ogólną kwotę 150.518,42 zł. W wyniku analizy zapisów na wymienionym wyżej koncie syntetycznym ustalono, że cała kwota ujęta jako zmniejszenie wartości środków trwałych dotyczyła wyłącznie zmian ewidencyjnych, będąc efektem wydzielenia ewidencji niektórych jednostek organizacyjnych oraz przeniesienia części środków trwałych na konto 013. Dokonane w 2006 roku zapisy po stronie rozchodów na koncie syntetycznym 011 nie objęły zbytych gruntów. Na str. 103-104 protokołu kontroli wykazano, na podstawie informacji o stanie mienia komunalnego za 2006 rok, że w tym okresie dokonano sprzedaży 1 działki letniskowej, 3 działek pod budownictwo mieszkaniowe oraz 4 działek pod budownictwo mieszkaniowo-zagrodowe. Sprzedaż tych działek winna być zaewidencjonowana jako rozchód (wyrażony w cenach ewidencyjnych) środków trwałych w ewidencji wartościowej gruntów. Brak w ewidencji księgowej tych rozchodów uzasadnia stwierdzenie, że na koniec 2006 r. nie uzgodniono wartościowej ewidencji księgowej gruntów prowadzonej w referacie finansowym z ewidencją szczegółową (analityczną) gruntów prowadzoną w Referacie Gospodarki Komunalnej, Budownictwa, Rolnictwa i Ochrony Środowiska.

W zakresie dochodów ze sprzedaży majątku kontroli poddano procedurę zbycia nieruchomości niezabudowanej położonej we wsi Werstok o pow. 0,40 ha, oznaczonej w ewidencji gruntów jako działka o numerze 105 oraz nieruchomości zabudowanej położonej we wsi Witowo o pow. 0,10 ha oznaczonej jako działka o numerze 374/1.

Badając procedurę sprzedaży nieruchomości położonej we wsi Werstok stwierdzono, że Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej, Budownictwa, Rolnictwa i Ochrony Środowiska, sporządzając kalkulację ceny wywoławczej nieruchomości na kwotę 14.000 zł  jako podstawę kalkulacji wskazał wartość gruntu ustaloną przez rzeczoznawcę na kwotę 13.660 zł. Ustalono jednakże, iż w czasie określania ceny wywoławczej gmina nie posiadała operatu szacunkowego sporządzonego przez uprawnionego rzeczoznawcę majątkowego. Ustalona na powyższą kwotę cena wywoławcza została podana do publicznej wiadomości 21 lutego 2006 r., podczas gdy operat szacunkowy określający wartość rynkową tej nieruchomości rzeczoznawca sporządził w dniu 5 maja 2006 r. Kierownik Referatu w notatce służbowej z dnia 20 lutego 2006 r. wskazał, że cenę wywoławczą przedmiotowej nieruchomości ustalił w oparciu o informację telefoniczną rzeczoznawcy. Zgodnie z art. 7 w zw. z art. 67 ust. 1 i art. 156 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) cenę wywoławczą nieruchomości ustala się na podstawie jej wartości ustalonej przez rzeczoznawcę majątkowego w operacie szacunkowym.

Badając procedurę sprzedaży nieruchomości zabudowanej, położonej we wsi Witowo o pow. 0,10 ha, oznaczonej numerem 374/1, stwierdzono, że wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, dotyczący wskazanej nieruchomości, wywieszony był na tablicach ogłoszeń we wsi Witowo i w Urzędzie Gminy w dniach od 12 do 22 października 2005 r., tj. przez okres 10 dni, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami nakazującego aby wykaz był wywieszony na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a informacja o jego wywieszeniu została podana do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób przyjęty w danej miejscowości – str. 107 protokołu kontroli.

Kontrola formalnej prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury wykazała, że znajdujące się w dokumentacji arkusze spisu z natury nie posiadały cech wymaganych przepisami wewnętrznymi, tj. numeru kolejnego arkusza, oraz parafy przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub osoby odpowiedzialnej za wydane druki ścisłego zarachowania – str. 118 protokołu kontroli.

Stwierdzono przypadki stosowania nieprawidłowej, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, a mianowicie:

a) wpływy z tytułu sprzedaży nieruchomości kwalifikowano do par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych” zamiast do par. 0770 „Wpływy z odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa wieczystego użytkowania” – str. 74 protokołu (od 2007 roku stosowana jest prawidłowa klasyfikacja),

b) wpływy z opłat za użytkowanie obwodów łowieckich kwalifikowano do par. 0830 jako wpływy z usług zamiast do par. 0470 „Wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości” – str. 74 protokołu kontroli (od 2007 roku stosowana jest prawidłowa klasyfikacja),

c) fakturę wykonawcy robót dotyczących realizacji zadania inwestycyjnego - docieplenie i wykonanie elewacji budynku Gminnego Ośrodka Zdrowia w Dubiczach Cerkiewnych, zakwalifikowano do wydatków bieżących (par. 4270 „Zakup usług remontowych”) zamiast do wydatków majątkowych (par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”) – str. 99 i 112 protokołu kontroli,

d) dochody gminy z tytułu udziału w dochodach budżetu państwa realizowanych w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami klasyfikowano do par. 0690 „Wpływy z różnych opłat” zamiast do par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej…” – str. 84-85 protokołu kontroli.

W wyniku sprawdzenia podstaw formalno-prawnych ustalania dochodów z najmu lokali mieszkalnych ustalono, że jako podstawę do pobierania opłat za najem lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy traktowano uchwałę Rady Gminy z dnia 26 lutego 1999 r. w sprawie określenia stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne, podjętą na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 15 i art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) i art. 26 ustawy z dnia 2 lipca 1994 r. o najmie lokali i dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. z 1998 r. Nr 120, poz. 787 ze zm.), ustalającą stawkę bazową czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej lokalu mieszkalnego w wysokości 0,53 zł oraz zwyżki i zniżki tej stawki zależnie od wyposażenia lokalu i jego stanu technicznego.

         Stosowana podstawa ustalania stawek czynszu była nieprawidłowa w okresie objętym kontrolą, ponieważ ustawa o najmie lokali i dodatkach mieszkaniowych utraciła moc w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266). Stawki czynszu, zgodnie z art. 8 obowiązującej obecnie ustawy, ustala organ wykonawczy (w przypadku gminy Wójt), uwzględniając uchwały organu stanowiącego w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy i zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. Z ustaleń kontroli wynika, że stosowane stawki nie były wprowadzone w drodze zarządzenia Pana Wójta, jak tego wymagają przywołane wyżej przepisy – str. 75-76 protokołu kontroli.

Badając rozliczenia między budżetem gminy a gminnymi jednostkami organizacyjnymi ustalono, że na koniec roku budżetowego dokonano zwrotu do budżetu całości kwot znajdujących się na rachunkach bankowych tych jednostek na dzień 31 grudnia 2006 r. Czynności takich dokonano zarówno w stosunku do jednostek budżetowych, jak i gminnych instytucji kultury - Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji oraz Gminnej Biblioteki Publicznej. Zasada dokonywania zwrotu wszystkich środków pieniężnych instytucji kultury na rachunek budżetu nie ma umocowania w obowiązujących uregulowaniach prawnych. Dotyczy ona jedynie środków na wydatki niewykorzystanych przez jednostki budżetowe oraz środków pochodzących ze zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych. Operacje powyższe, dokonane w stosunku do instytucji kultury, oznaczały w praktyce zmniejszenie kwot przyznanych im przez Radę Gminy dotacji podmiotowych i spowodowały, że instytucje te poniosły w 2006 r. straty bilansowe oraz osiągnęły ujemny stan funduszu – str. 130 protokołu.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była, między innymi, pod kątem prawidłowości poboru wskazanych dochodów, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badana jednostka nie rejestrowała dla podatników wskazanych na stronie 45 protokołu kontroli danych, co do powierzchni, rodzajów i klas gruntów. Uniemożliwia to weryfikację informacji zawartych w deklaracjach podatkowych w ramach czynności sprawdzających, które powinny być dokonywane przez organ podatkowy stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 1993 roku Nr 94, poz. 431 ze zm.) podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej.

Kontrola przeprowadzona w grupie podatników podatku rolnego będących osobami fizycznymi wskazuje, iż dnia 12 grudnia 2005 roku kontrolowana jednostka otrzymała szereg zmian geodezyjnych z wydziału geodezji Starostwa Powiatowego w Hajnówce, będących następstwem „aktualizacji rejestrów geodezyjnych gruntów”. Zmiany te zostały wydane z dniem 7 września 2005 roku. Jak stwierdzono na podstawie okazanej w czasie trwania kontroli dokumentacji, w 2006 roku kontrolowany organ podatkowy na podstawie wyżej wymienionych zmian nie dokonał analogicznych zmian w prowadzonej ewidencji podatkowej dotyczącej podatku rolnego i leśnego. Art. 6a ust. ustawy o podatku rolnym z dnia 15 listopada 1984 roku ( tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku Nr 136, poz. 969 ze zm.) stwierdza, iż jeżeli w ciągu roku podatkowego grunty gospodarstwa rolnego zostały zajęte na prowadzenie innej działalności gospodarczej niż działalność rolnicza lub po zaprzestaniu prowadzenia tej działalności przywrócono na tych gruntach działalność rolniczą albo z innych powodów powierzchnia uległa zmniejszeniu lub zwiększeniu, kwota należnego podatku rolnego ulega obniżeniu lub podwyższeniu, poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła ta zmiana. Analogicznie art. 5 ust. w ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym stwierdza: Jeżeli w trakcie roku podatkowego las został zajęty na wykonywanie działalności gospodarczej innej niż działalność leśna lub po zaprzestaniu wykonywania tej działalności przywrócono działalność leśną, albo z innych powodów jego powierzchnia uległa zmniejszeniu lub zwiększeniu - kwota należnego podatku leśnego ulega obniżeniu lub podwyższeniu, poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła ta zmiana – opis nieprawidłowości znajduje się na stronach 57-58 protokołu kontroli. Następną konsekwencją nie naniesienia zmian geodezyjnych do ewidencji podatkowej kontrolowanej jednostki były nieprawidłowe powierzchnie lasów zawarte w badanych rejestrach wymiarowych, które to powierzchnie stanowią podstawę opodatkowania w podatku leśnym. Art. 3 ustawy o lasach stwierdza, iż podstawę opodatkowania podatkiem leśnym stanowi powierzchnia lasu, wyrażona w hektarach, wynikająca z ewidencji gruntów i budynków - str. 58 protokołu kontroli.

Opis nieprawidłowości na stronie 58 wskazuje także na niewykonanie przez wymienioną powyżej grupę podatników obowiązku nałożonego na nich treścią art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym w zakresie składania informacji podatkowych.

Ponadto w  tej grupie podatników ( osób fizycznych) stwierdzono przypadki błędnego ustalenia podstawy opodatkowania (hektarów przeliczeniowych) – strona 58 protokołu kontroli.

Stwierdzono również, iż w okresie objętym kontrolą udzielano ulg żołnierskich z naruszeniem treści przepisu art. 13a ust. 2 ustawy o podatku rolnym. Służby organu podatkowego nie udokumentowały faktów potwierdzających czy domownik bezpośrednio przed powołaniem do służby wojskowej pracował w tym gospodarstwie, zamieszkiwał i czy nie osiągał przychodów innych źródeł – strony 63 – 64 protokołu kontroli.

Jak wskazuje opis zamieszczony na stronie 63 protokołu kontroli stwierdzono przypadki błędnego zastosowania okresu zwolnienia użytków rolnych przy udzielaniu ulgi inwestycyjnej. W myśl art. 13d ust.1 ustawy o podatku rolnym ulgi tego typu udzielane są na wniosek podatnika i stosuje się je w myśl ust. 3 tego artykułu od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.

W zakresie podatkowych dochodów gminy z tytułu podatku od nieruchomości osób prawnych stwierdzono uchybienia, opisane na stronie 51 protokołu kontroli, polegające na nieprawidłowym opodatkowaniu gruntów związanych z działalnością gospodarczą a będących w posiadaniu osób prawnych prowadzących taką działalność.

Sytuacja opisana na stronie 56 protokołu kontroli a dotycząca deklaracji złożonych przez osoby prawne na podatek leśny, wskazuje natomiast, że nie prowadzono czynności sprawdzających, które winny być dokonywane przez organ podatkowy stosownie do przepisów wskazanego art. 272 Ordynacji podatkowej.

Nieprowadzenie przez organ podatkowy czynności sprawdzających było też przyczyną nieprawidłowości, opisanych na stronach 58-59 protokołu kontroli, dotyczących należności z tytułu podatku od nieruchomości w grupie podatników będącymi osobami fizycznymi.

Stwierdzono brak kompletnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych. Świadczy to o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541) – strona 62 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji dotyczącej decyzji przyznających ulgi w zapłacie podatków, której wyniki opisano na stronie 65 protokołu kontroli, wskazuje na brak przeprowadzenia przez organ podatkowy postępowania dowodowego przed wydaniem decyzji przyznającej te ulgi. Należy stwierdzić, że wydając ww. decyzje organ podatkowy naruszył przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej miedzy innymi art. 122 z którego wynika, że w toku postępowania organ podatkowy podejmuje wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym. Zgodnie z art. 187 § 1 Ordynacji organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. W art. 180 § 1 ustawodawca określił, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Natomiast w art. 181 ustawodawca określił katalog dokumentów, które mogą służyć za dowody podczas prowadzonego postępowania należą do nich w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe itp.

Przeprowadzone badanie prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych wskazuje, iż kontrolowana jednostka w okresie objętym kontrolą księgując opłatę administracyjną, błędnie stosowała klasyfikację budżetową. Przepis § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i nie podatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.. Nr 112, poz. 761) wskazuje, iż  na bilansowych i pozabilansowych kontach analitycznych i szczegółowych ewidencję księgową prowadzi się z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej.

W trakcie kontroli tego zagadnienia stwierdzono także, iż kontrolowana jednostka prowadząc rachunkowość podatków i opłat za pomocą programów komputerowych, nie posiada dokumentacji przewidzianej w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c), i ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przepisy te mówią, iż jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.  Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje tę dokumentację.

Ustalono, że kontrolowana jednostka nie posiadała wymaganego wykazu programów wraz z opisem ich wersji oraz podania daty rozpoczęcia ich eksploatacji. Ponadto ustalono, iż kierownik jednostki nie ustalił pisemnej wersji tej dokumentacji – strona 70 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stwierdzono także przypadek – opisany na stronie 52 protokołu kontroli - nie naliczania podatnikom odsetek od zaległości podatkowych, stanowiące naruszenie art. 53 §1 ustawy Ordynacja podatkowa.

W trakcie kontroli prawidłowości ustalania wynagrodzeń inkasentom stwierdzono, iż za pierwsze dwie raty 2006 roku kwoty brutto zaokrąglano do pełnych złotych natomiast za ratę trzecią i czwartą do pełnych dziesiątków groszy. Powyższe zachowania nie miały uzasadnienia w obowiązującym stanie prawnym. Stwierdzono także, że uchwała Nr XV-86/96 z dnia 28 marca 1996 w sprawie zarządzenia poboru podatków i opłat lokalnych w drodze inkasa oraz określenia inkasentów i wynagrodzenia za inkaso, zawiera nieaktualną podstawę prawną – strony 72 i 73 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość i rzetelność sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2006. Opis na stronach 73 i 74 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w tym zakresie, z uwzględnieniem ich skutków finansowych oraz okresów sprawozdawczych, których dotyczą. Zasady sporządzania sprawozdania RB-PDP za wskazany okres wynikają z treści załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426). Należy jednocześnie wskazać, iż aktualnie obowiązujące zasady sporządzania sprawozdania Rb-PDP zawarte są od dnia 1 lipca 2006 r. w załączniku nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Przepisy § 4 pkt 2 lit. a). Przepisy przywołanego rozporządzenia nakładają obowiązek sporządzenia omawianego sprawozdania na przewodniczącego jednostki samorządu terytorialnego.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym także podatków i opłat lokalnych.

         Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Do obowiązków Wójta należy również wprowadzanie i aktualizacja dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 par. 1 pkt 1 ustawy - Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez:

a) określenie zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej rzeczowych składników majątku obrotowego,

b) opracowanie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe,

c) wprowadzenie do zakładowego planu kont dla budżetu gminy konta 909.

2. Opracowanie i wprowadzenie w Urzędzie Gminy pisemnych procedur kontroli dotyczących gospodarki kasowej.

3. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) zachowywanie ciągłości bilansowej przy przenoszeniu sald kont bilansowych,

b) dekretowanie lub wskazywanie miejsca dekretacji wszystkich operacji zawartych w dowodach księgowych,

c) ewidencjonowanie odsetek od należności w księgach rachunkowych pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału lub w momencie zapłaty – w zakresie odsetek narosłych od końca kwartału do dnia zapłaty lub od momentu powstania zaległości, jeżeli płatność następuje przed upływem dnia kończącego bieżący kwartał; aktualizowanie przypisanych odsetek w korespondencji z kontem 290,

d) ujmowanie na koncie 909 części oświatowej subwencji otrzymanej w grudniu na styczeń następnego roku,

e) prowadzenie ewidencji zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek na koncie 260.

f) dokonanie księgowań korygujących nieprawidłowe zapisy na koncie środków trwałych, mających na celu urealnienie ich ewidencyjnej wartości, a w szczególności:

- wyksięgowanie kwoty 2.517.500 zł odpowiadającej zwiększeniu wartości gruntów w wyniku „aktualizacji wyceny”,

- wyksięgowanie wartości ewidencyjnej sprzedanych gruntów,

 - wyksięgowanie dokonanych zwiększeń wartości środków trwałych o koszty ich remontów;

g) doprowadzenie do zgodności między wartością gruntów wynikającą z syntetycznej ewidencji księgowej z ich wartością wynikająca z ewidencji szczegółowej.

4. Przestrzeganie procedury przekazywania kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych oraz weryfikacji projektów planów.

5. Dokonanie rozliczeń, pod kątem rzeczywistej wartości wykonanego przez gminę przyłącza, z właścicielami nieruchomości dokonującymi wpłat przed wybudowaniem urządzenia, wnoszonych w kwocie 1.200 zł. W przypadku stwierdzenia przypadków, w których rzeczywisty koszt przyłącza przekraczał kwotę wpłaty, ustalenie stosownej należności od właściciela nieruchomości, mając na uwadze postanowienia art. 15 ust. 2 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…

6. Zaniechanie pobierania opłaty stałej w wysokości 500 zł od podmiotów wykonujących przyłącze do istniejącej sieci, mając na uwadze, że nie mają one uzasadnienia w obowiązujących przepisach prawa, a w przypadku uzależniania od wniesienia tych wpłat możliwości wykonania przyłącza do sieci narażają gminę na odpowiedzialność majątkową z tytułu zawierania sprzecznych z ustawą umów (art. 58 k.c.) albo z tytułu wyrządzenia szkody przy wykonywaniu władzy publicznej (art. 417 k.c.).

7. Spowodowanie zaprzestania wypłacania pracownikom instytucji kultury dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Rozważenie podjęcia działań w trybie działu V kodeksu pracy w celu wyrównania szkody spowodowanej wypłaceniem dodatkowego wynagrodzenia rocznego nieuprawnionym do tego pracownikom.

8. Ustalenie prawidłowej kategorii zaszeregowania kierownikowi USC.

9. Przestrzeganie postanowień art. 180 ustawy o finansach publicznych w zakresie danych, jakie powinna zawierać informacja o stanie mienia komunalnego.

10. W zakresie prowadzenia postępowań na zbycie nieruchomości:

a) określanie ceny nieruchomości na podstawie wartości ustalonej przez rzeczoznawcę w operacie szacunkowym.

b) upublicznianie wykazu nieruchomości zgodnie z postanowieniami art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

11. Przestrzeganie formalnych wymogów ustalonych w przepisach wewnętrznych w zakresie kontroli arkuszy spisu z natury jako druków ścisłego zarachowania.

12. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej.

13. Ustalenie w drodze zarządzenia stawek czynszu najmu lokali mieszkalnych, zgodnie z uregulowaniami wynikającymi z ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego.

14. Zaniechanie rozliczania z budżetem środków pieniężnych instytucji kultury na zasadach właściwych jednostkom budżetowym.

15. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

16. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym, od nieruchomości, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających z ustaw odpowiednio: o podatku rolnym, podatku leśnym i podatkach i opłatach lokalnych.

17. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

18. Przeprowadzanie postępowania dowodowego przed wydaniem decyzji przyznającej ulgi w spłacie podatków, w myśl obowiązujących przepisów Ordynacji podatkowej.

19. Udzielanie ulg w podatku rolnym z uwzględnieniem obowiązujących przepisów wynikających z treści ustawy o podatku rolnym.

20. Wyeliminowanie nieprawidłowości z zakresu ewidencji księgowej podatków i opłat opisanych w protokole kontroli oraz w części opisowej niniejszego wystąpienia z uwzględnieniem przepisów obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planów kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.

21. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie naliczania wynagrodzeń inkasentom, oraz podjęcie nowej uchwały w sprawie zarządzenia poboru podatków i opłat lokalnych w drodze inkasa oraz określenia inkasentów i wynagrodzenia za inkaso uwzględniając obowiązujące przepisy prawne.

22. Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

     Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku