Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Juchnowcu Kościelnym

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03 marca 2016 roku (znak: RIO.I.6001-19/15), o treści jak niżej:

Pan

Krzysztof Marcinowicz

Wójt Gminy Juchnowiec Kościelny

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Juchnowiec Kościelny za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Juchnowcu Kościelnym na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Analiza zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała następujące nieprawidłowości:

a) nie dokonano odpisu aktualizującego należność w kwocie 5.902,21 zł stanowiącą nieopłaconą karę umowną za wykonanie remontu. Jak wynika z przedstawionej kontrolującym dokumentacji, zaistniały przesłanki do dokonania odpisu określone w art. 35b ust. 1 ustawy (bezskuteczna egzekucja komornicza) – str. 21 protokołu kontroli,

b) na koncie 290-2 „Odpisy aktualizujące należności - odsetki od zaległości” księgowano wszystkie przypisane odsetki od zaległości (zapis Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 dokonany pod datą 31 grudnia 2014 r.). W efekcie saldo Ma konta 290-2 na koniec 2014 r. wynoszące 987.400,90 zł pokrywało się z naliczonymi odsetkami od niewpłaconych w terminie należności na koniec 2014 r., uwidocznionymi na stronie Wn konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Stosownie do zasad funkcjonowania kont zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, obowiązujących począwszy od 2011 r., przypisywane odsetki nie mogą być ewidencjonowane „automatycznie” na koncie 290. Odpisy aktualizujące należności z tytułu odsetek powinny być dokonywane na takich samych zasadach jak odpisy aktualizujące należność główną, tj. w przypadku wystąpienia jednej z przesłanek określonych przepisami art. 35b ustawy o rachunkowości – str. 24–25 protokołu kontroli,

c) na koniec 2014 r. w ewidencji Urzędu Gminy wystąpiło saldo Wn konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” w kwocie 480,95 zł. Należy wskazać, że konto 224 na koniec roku nie może wykazywać salda, ponieważ zgodnie z jego opisem, zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia i przyjętym w zakładowym planie kont Urzędu Gminy, rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które Urząd Gminy zalicza do dochodów budżetowych, należy ujmować na koncie 221. Omawiane dochody w kontrolowanej jednostce nie zostały więc zaliczone do przychodów z tytułu dochodów budżetowych i nie były uwzględnione przy ustalaniu wyniku finansowego. W związku z brakiem przeksięgowania w 2014 r. przypisanych do zwrotu dotacji fundusz jednostki zwiększył się o 2.913,48 zł, a brak zapisu Wn 221 – Ma 720 rzutował na zaniżenie wyniku 2014 r. o wymienioną kwotę. W 2014 r. dochody związane ze zwrotem dotacji zmniejszyły fundusz jednostki więc w księgach rachunkowych 2015 r. nie są konieczne zapisy korygujące – str. 22 protokołu kontroli,

d) w ewidencji Urzędu występowało konto 245 „Sumy do wyjaśnienia”, pomimo iż Urząd realizował dochody i wydatki za pośrednictwem rachunku budżetu. Zgodnie z opisem tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, służy ono do ewidencji wpłaconych, a niewyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych; zatem w przypadku, gdy Urząd nie dysponuje wyodrębnionym rachunkiem bankowym, operacje podlegające ujęciu na koncie 245 nie mogą występować. Z ustaleń kontroli wynika, iż omawiane konto na koniec 2014 r. wykazywało nierealne saldo Ma w wysokości 64.700,27 zł, dublujące saldo strony Ma konta 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji budżetu, na którym ujęto wpływy na rachunek budżetu niestanowiące dochodów budżetu – str. 24 protokołu kontroli,

e) na koncie 011 „Środki trwałe” ujmowano składniki majątkowe o wartości poniżej 3.500 zł (ups o wartości 527,67 zł, drukarka o wartości 1.953,22 zł), które zgodnie z przepisami wewnętrznymi, a także § 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w zw. z art. 16d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, ze zm.), powinny być objęte ewidencją pozostałych środków trwałych na koncie 013 i odpisane w koszty pod datą przekazania do używania – str. 133 protokołu kontroli,

f) na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” ujęto koszty zadania pn. „Zagospodarowanie terenu w Barankach” w wysokości 23.351,55 zł, w ramach którego wykonano prace polegające na odmuleniu i oczyszczeniu stawu, wycince drzew i krzaków wraz z wykarczowaniem korzeni, uzupełnieniu dołów po wykarczowaniu, uporządkowaniu terenu. Następnie poniesione wydatki zaksięgowano na koncie 011 jako zwiększenie wartości środków trwałych. Należy wskazać, że koszty wykonanych prac, mających charakter prac remontowych i porządkowych, nie mogły zwiększyć wartości środków trwałych w świetle przepisów art. 31 ust. 1 ustawy; nakłady poniesione na tego typu usługi powinny być finansowane z wydatków bieżących oraz ewidencjonowane w koszty działalności bieżącej na koncie 402 „Usługi obce”. Nieprawidłowe klasyfikowanie wydatków jako majątkowych ma wpływ na kształtowanie się wskaźników z art. 242 i 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) – str. 133-134 protokołu kontroli,

g) należności pozostałe do zapłaty z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności rozłożone na raty wynoszące 224.365,50 zł błędnie ujęto w ewidencji analitycznej prowadzonej według podziałek klasyfikacji budżetowej (i wykazano w sprawozdaniu Rb-27S) w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości, zamiast w par. 0760 „Wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w przysługującego osobom fizycznym w prawo własności”, właściwym na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.). Dodania wymaga, iż wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności uzyskane w 2014 r. w kwocie 35.046 zł prawidłowo zaewidencjonowano w par. 0760 – str. 56 protokołu kontroli,

h) opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi uiszczane były przez kontrahentów na indywidualne rachunki bankowe otwarte w Banku Spółdzielczym w Juchnowcu Górnym prowadzącym bankową obsługę gminy. Następnie wpłaty przekazywane były przez bank (codziennie) na zbiorczy rachunek bankowy przeznaczony dla opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, którą to operację ujmowano zapisem Wn 130-2-3 – Ma 221. Pod datą ostatniego dnia miesiąca kwotę znajdującą się na zbiorczym rachunku bankowym  przeksięgowywano na konto 240-2, w związku z przelewem zgromadzonych środków na rachunek budżetu. Usuwano też zapisem ujemnym obroty rachunku ewidencjonowanego na koncie 130-2-3, w związku z czym wykazywały one stan zerowy na koniec każdego miesiąca. Stosownie do zasad funkcjonowania kont zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia przelew do budżetu środków ze zbiorczego rachunku bankowego, ewidencjonowanego jako rachunek Urzędu, winien się odbywać księgowaniem Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 130-2-3 (kontrolowana jednostka nie posiada konta 222 w planie kont Urzędu jako jednostki budżetowej). Z kolei wykazanie ich w sprawozdaniu Rb-27S powinno nastąpić na podstawie obrotów strony Wn konta 130-2-3. Pod datą ostatniego dnia kwartału środki z opłaty „śmieciowej” są ujmowane w ewidencji budżetu zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 222 (mimo, że w ewidencji Urzędu brak konta 222, które powinno odpowiadać obrotom konta 222 w ewidencji budżetu w zakresie dochodów zrealizowanych na rachunkach bankowych Urzędu i odprowadzonych do budżetu), na podstawie wpłaty na rachunek budżetu ze zbiorczego rachunku 130-2-3. Wpływ na konto 133 jest powielany w ewidencji Urzędu zapisem Wn 130-2-1 – Ma240-2, w wyniku czego dochody z opłaty „śmieciowej” ujmowane są w sposób stosowany dla dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu, mimo że obieg środków pieniężnych jest faktycznie inny. Zgodnie z obowiązującą w kontrolowanej jednostce polityką rachunkowości Urząd jako jednostka budżetowa obsługująca jst nie dysponuje w banku wyodrębnionym rachunkiem bieżącym dochodów, korzysta bezpośrednio z rachunku budżetu. Obroty związane z dochodami księgowane są w ewidencji urzędu jako zapis wtórny na podstawie polecenia księgowania. Pomimo tak sformułowanych przepisów wewnętrznych, rachunek zbiorczy opłaty „śmieciowej” ewidencjonowany jest jako rachunek dochodów Urzędu w ramach konta 130, a nie jako jeden z rachunków budżetu (w ramach konta 133), którego obroty podlegałyby wówczas powieleniu na koncie 130, podobnie jak przy innych dochodach gminy, które w całości realizowane są bezpośrednio na rachunku budżetu – str. 26-27 protokołu kontroli.

Ustalono, że badana jednostka – w związku z brakiem płynności finansowej – w trakcie 2014 r. trzykrotnie dokonywała przejściowych „zapożyczeń” środków pieniężnych na finansowanie budżetu z rachunku sum depozytowych. „Zapożyczenia” wystąpiły w datach 4 sierpnia oraz 1 i 3 października na łączną kwotę 870.000 zł (zwroty miały miejsce w dniach 6 sierpnia i 8 października). Zapożyczenia takie należy uznać za nielegalne w świetle przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), wskazujących rodzaje środków publicznych oraz określających zasady ich gromadzenia i rozdysponowania przez jednostki sektora finansów publicznych. W istocie bowiem dochodzi do przejściowego finansowania budżetu środkami, które nie stanowią dochodów ani przychodów budżetu. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że zapożyczanie środków depozytowych na finansowanie budżetu było spowodowane było brakiem środków na bieżące płatności, ponieważ wystąpiły nieprzewidziane wydatki i jednocześnie przejściową nadwyżkę środków zgromadzonych na koncie podstawowym ulokowano w banku na lokacie terminowej 30 dniowej – str. 25-26 protokołu kontroli.

Analiza bilansu budżetu za 2014 rok wykazała niewłaściwą prezentację danych dotyczących długo- i krótkoterminowych zobowiązań finansowych. Stwierdzono mianowicie, że w bilansie całość zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek wykazano jako zobowiązania długoterminowe, podczas gdy termin spłaty kredytów i pożyczek na łączną kwotę 2.397.862 zł upływał w 2015 r. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego – str. 14 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli wypełniania obowiązków planistycznych przez instytucje kultury ustalono, że okazane plany finansowe były sporządzane w szczegółowości niezgodnej z art. 31 w zw. z art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.), tj. przepisów określających zakres danych, jakie winny być wyodrębnione w planie finansowym samorządowej osoby prawnej. Sporządzone na 2014 r. plany finansowe nie zawierały w szczególności informacji w zakresie planowanych należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz informacji w zakresie stanu środków pieniężnych na początek i na koniec roku – str. 30 protokołu kontroli.

Z analizy uchwały Nr XXII/147/08 Rady Gminy Juchnowiec Kościelny z dnia 10 czerwca 2008 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony wynika, że zawiera ona postanowienia uniemożliwiające jednoznaczną interpretację w zakresie zasad wynajmowania i wydzierżawiania lokali użytkowych na okres dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony (zgodnie z zakresem przedmiotowym uchwały) w drodze przetargu lub w trybie bezprzetargowym. W treści § 13 ust. 1 uchwały wskazano, iż wynajmowanie i wydzierżawianie nieruchomości i lokali użytkowych wchodzących w skład gminnego zasobu następuje w drodze przetargu lub w drodze bezprzetargowej. Z regulacji zawartych w § 15 ust. 16 uchwały wynika, iż dotychczasowy najemca lokalu użytkowego lub dzierżawca nieruchomości mający zawartą umowę do lat 3, którego łączny okres najmu przedmiotowego lokalu lub dzierżawy przedmiotowej nieruchomości wynosi co najmniej 3 lata, posiada pierwszeństwo do zawarcia umowy przed podmiotem wyłonionym w trybie przetargu, o ile nie posiada zaległości czynszowych, przyjmie wylicytowaną stawkę czynszu i wpłaci wadium w wysokości i w terminie określonym uchwałą; dodano, iż uprawnienie to wymaga ujawnienia w ogłoszeniu o przetargu. Z kolei w § 16 ust. 2 pkt 9 uchwały postanowiono, iż lokale użytkowe przeznaczone na kontynuację działalności przez dotychczasowych najemców i dzierżawców, z którymi zawarte zostały umowy na lokale użytkowe (nie określono na jaki okres), mogą być wynajmowane lub wydzierżawiane w trybie bezprzetargowym. Jednocześnie w § 24 uchwały postanowiono, iż Rada Gminy może w drodze uchwały wyrazić zgodę na wynajęcie lub wydzierżawienie nieruchomości lub lokalu użytkowego w drodze bezprzetargowej – zapis ten nie budzi uwag w kontekście art. 37 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.). Przywołane regulacje § 15 ust. 16 i § 16 ust. 2 pkt 9 nie określają w sposób jednoznaczny w jakim trybie (przetargowym z zastosowaniem zasady pierwszeństwa czy bezprzetargowym) mają być wynajmowane lub wydzierżawiane na okres powyżej 3 lat lub na czas nieoznaczony lokale użytkowe dotychczasowym najemcom i dzierżawcom. W złożonym wyjaśnieniu inspektor w Urzędzie Gminy wskazała, że Wojewoda Podlaski jako organ nadzorczy kontrolując uchwałę Nr XXII/147/08 Rady Gminy Juchnowiec Kościelny z dnia 10 czerwca 2008 r. w sprawie określenia zasad (…) wydał rozstrzygnięcie nadzorcze Nr NK.II.BG.0911-140/08 z dnia 11 lipca 2008 r., które stwierdza nieważność tylko § 7 powyższej uchwały, a nie stwierdził nieważności § 16 ust. 2 pkt 9 oraz § 15 ust. 16. W § 16 umożliwiono wynajęcie nieruchomości w trybie bezprzetargowym oraz w ust. 2 pkt 9 wskazano, że w/w tryb ma zastosowanie również w przypadku kontynuacji działalności przez dotychczasowych najemców i dzierżawców. § 15 ust. 16 reguluje pierwszeństwo dotychczasowego najemcy w przypadku prowadzenia postępowania w trybie przetargowym. Postanowienia uchwały w kontekście złożonego wyjaśnienia mogą być zatem traktowane jako pozostawienie do swobodnego wyboru Pana Wójta, czy w celu zawarcia kolejnej umowy na dany lokal należy przeprowadzić przetarg, czy też zastosować § 16 ust. 2 pkt 9 uchwały. Tymczasem, zgodnie z art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, z zastrzeżeniem ust. 4a, każda umowa najmu i dzierżawy na okres objęty regulacją uchwały powinna być zawarta po przeprowadzeniu przetargu, chyba że Rada Gminy podejmie uchwałę o odstąpieniu od trybu przetargowego (co powtórzono w treści uchwały). Istotną zmianą doprecyzowującą treść § 16 ust. 2 pkt 9 i wyróżniającą go od regulacji z § 15 ust. 16 uchwały, a przy tym jasno określającą kompetencje Pana Wójta, byłoby np. wskazanie, że zawarcie umowy w drodze bezprzetargowej na okres powyżej 3 lat lub na czas nieoznaczony dotyczy kontynuacji działalności przez dotychczasowych najemców i dzierżawców „wyłonionych uprzednio w drodze przetargu”.

Jednocześnie wskazania wymaga, iż z przyjętej do badania próby wynika, że zarówno do umów najmu i dzierżawy nieruchomości lub lokali użytkowych zawieranych na czas oznaczony do 3 lat stanowiących kontynuację wcześniej zawartych umów – których łączny czas najmu lub dzierżawy przekroczył 3 lata (np. umowa najmu lokalu użytkowego nr 7142-7/08 z dnia 1 września 2008 r. zawarta do dnia 30 czerwca 2009 r., po czym przedłużana aneksami do dnia 30 września 2010 r., do dnia 31 grudnia 2013 r. i do dnia 31 grudnia 2015 r.) – jak i do umów zawartych na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata (np. umowa dzierżawy nr MK.71442-03/09 z dnia 27 lipca 2009 r. zawarta na okres od 27 września 2009 r. do 26 lipca 2014 r.) nie stosowano trybu przetargowego (brak udokumentowania), jak też nie stwierdzono uchwał Rady Gminy wyrażających zgodę na wynajęcie lub wydzierżawienie nieruchomości lub lokalu użytkowego w drodze bezprzetargowej.

Stwierdzono, że Pan Wójt nie występuje do Rady Gminy o zgodę na zawarcie kolejnych umów na okres do 3 lat z tymi samymi kontrahentami, w wyniku których łączny czas trwania najmu przekracza okres 3 lat. Zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 9 pkt a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515, ze zm.) do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, dotyczących zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, o ile ustawy szczególne nie stanowią inaczej; uchwała rady gminy jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. W złożonym wyjaśnieniu inspektor w Urzędzie Gminy wskazuje, że w związku podjęciem przez Radę Gminy Juchnowiec Kościelny uchwały Nr XXII/147/08 z dnia 10 czerwca 2008 r., w której określono zasady nabywania zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania, przekraczające zakres zwykłego zarządu przyjęto zasadę, iż umowy na okresy krótsze niż 3 lata również zawierane są na zasadach określonych w uchwale. Wynajmowanie i wydzierżawianie nieruchomości wchodzących w skład gminnego zasobu następuje zawsze w drodze przetargu nieograniczonego ustnego niezależnie na jaki okres umowa ma być zawarta. Pierwsza umowa jest zawierana na okres do 3 lat, kolejne umowy zawierane są na wniosek dzierżawcy w myśl § 16 ust. 2 pkt 9 uchwały Rady Gminy Juchnowiec Kościelny. Wszystkie umowy najmu i dzierżawy zawierane są na krótsze okresy niż 3 lata. W związku z obowiązująca uchwałą rady gminy dotyczącą spraw majątkowych przekraczających zakres zwykłego zarządu jednostka nie występuje o zgodę Rady Gminy przy zawieraniu kolejnych umów na okresy do 3 lat, traktując je na równi z umowami na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony.

Odnosząc się do treści złożonego wyjaśnienia należy zwrócić uwagę, że postanowienia przywołanej uchwały Rady Gminy nie odnoszą się do zasad zawierania umów na okres poniżej 3 lat – brak postanowień w tym zakresie zarówno w tytule, jak i treści uchwały, a także w delegacji ustawowej stanowiącej podstawę jej podjęcia. W związku z tym każdorazowe zawarcie przez Pana umowy najmu lokalu użytkowego (dzierżawy gruntu) na okres do 3 lat, powodujące że stosunek najmu lub dzierżawy z tym samym kontrahentem trwa łącznie dłużej niż 3 lata, musi być poprzedzone wyrażeniem przez Radę Gminy zgody na dokonanie tej czynności.

Badanie trybu zawierania umów najmu i dzierżawy nieruchomości gminnych wykazało ponadto, że umowy najmu na okres powyżej 3 miesięcy były zawierane bez uprzedniego sporządzenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, o którym mowa w art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Według postanowień art. 35 ust. 1 i 1b ustawy właściwy organ (Wójt) sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. Obowiązek ten nie dotyczy jedynie oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy; wykaz sporządza się i podaje do publicznej wiadomości, jeżeli po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 miesięcy strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość – str. 36-45 protokołu kontroli.

         Pomimo zapisów w § 4 ust. 3 i 4 uchwały Nr L/361/10 Rady Gminy Juchnowiec Kościelny z dnia 11 października 2010 r. w sprawie przyjęcia „Wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Juchnowiec Kościelny na lata 2010-2014” o waloryzacji wysokości czynszu w brzmieniu: zmiana stawek czynszu powinna następować raz w roku; podwyżka czynszu nie może być niższa niż średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w poprzednim roku kalendarzowym, a wysokość czynszu nie powinna być wyższa w skali roku niż 3% wartości odtworzeniowej lokalu, za wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 8a ust. 4 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150), kontrolujący nie stwierdzili, aby czynsz za lokale mieszkalne był zmieniany, w szczególności waloryzowany o wskaźnik inflacji. Obowiązująca w okresie objętym kontrolą stawka czynszu za lokale mieszkalne wynosząca 4,98 zł/m² powierzchni użytkowej lokalu została wprowadzona zarządzeniem nr 27/2011 Pana Wójta z dnia 10 marca 2011 r. i od tego czasu nie była zmieniana. W złożonym wyjaśnieniu inspektor w Urzędzie Gminy poinformowała, że wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Juchnowiec Kościelny na lata 2010-2014 zakładał, że zmiana stawek czynszu powinna następować raz w roku. W myśl programu lokale miały być stopniowo poddawane remontom, zakładano wymianę pokrycia dachowego, odnowienie elewacji wraz z dociepleniem, wymianę stolarki okiennej. W związku z brakiem środków w budżecie nie przeprowadzono przedmiotowych remontów, standard lokali nie uległ poprawie. Ponadto stawki czynszu na rynku lokalnym w/w okresie nie wzrastały. Należy podkreślić, iż lokale zamieszkiwane są przez osoby bezrobotne, będące pod stałą opieką GOPS, które mają problemy z opłacaniem obecnie obowiązujących stawek. W związku z powyższym nie wystąpiłam z projektem uchwały o podwyższenie stawek czynszu za lokale mieszkalne. Wskazania wymaga, iż na gruncie przepisów art. 8a ust. 4e ustawy o ochronie praw lokatorów…, podwyżkę czynszu albo innych opłat za używanie lokalu w wysokości nieprzekraczającej w danym roku kalendarzowym średniorocznego wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w poprzednim roku kalendarzowym uważa się za uzasadnioną. Warunkiem wykonania określonego w uchwale obowiązku waloryzacji czynszu jest coroczne podejmowanie przez Pana Wójta stosownego zarządzenia zmieniającego stawkę czynszu, a następnie dokonanie wypowiedzenia dotychczasowej stawki zgodnie z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów…, w szczególności art. 8a ust. 1-3 – str. 38 i 45-48 protokołu kontroli.

Analiza dochodów z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż alkoholu wykazała uchybienie zasadzie proporcjonalności opłaty w odniesieniu do okresu ważności zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadku nabycia lub utraty w danym roku ważności zezwolenia, uregulowanej przepisami art. 11¹ ust. 8 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r. poz. 1356, ze zm.). Stwierdzono mianowicie, iż w przypadku jednego przedsiębiorcy, którego zezwolenie utraciło ważność (z powodu likwidacji sklepu) z dniem 30 września 2014 r., i który uiścił dwie raty: I rata w wysokości 1.547,09 zł płatna do dnia 31 stycznia 2014 r. oraz II rata w wysokości 1.547,09 zł płatna do dnia 31 maja 2014 r., nie dochodzono opłaty należnej wynoszącej według ustaleń kontroli 377,23 zł (obliczonej w następujących sposób: okres korzystania z zezwolenia - 273 dni, a zatem 4.641,26 zł (wyliczona opłata roczna) : 365 dni × 273 dni = 3.471,41 zł minus I rata – 1.547,09 zł minus II rata 1.547,09 zł = 377,23 zł). Z brzmienia ust. 1 przywołanego art. 11¹ wynika, że opłatę pobiera się za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Należna suma wraz z odsetkami (łącznie 430,70 zł) została uiszczona przez przedsiębiorcę w trakcie kontroli – str. 57 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i wykazała nieprawidłowości opisane w protokole kontroli.        

Kontrola realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej wykazała szereg naruszeń przepisów ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 poz. 849, ze zm.). Przypadki opisane na str. 64-65 protokołu kontroli stanowiły złamanie konkretnych, przywołanych przepisów ustawy, będąc równocześnie zaprzeczeniem podstawowych zasad obowiązujących w zakresie realizacji przez organ podatkowy dochodów budżetu gminy z tytułu podatków, a mianowicie powszechności i prawidłowości opodatkowania. Efektem dokonanej analizy deklaracji podatników wytypowanych do kontroli (wymienionych w załączniku nr 3/2 do protokołu kontroli) są stwierdzone naruszenia:

a) art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy w związku z wykazaniem przez podatnika przedsiębiorcę (poz. 19 załącznika)  gruntów  pozostałych o pow. 980 m2. Organ podatkowy nie posiada dokumentacji uzasadniającej taki sposób opodatkowania gruntów. Mogło to powodować uszczuplenie należności podatkowych z omawianego tytułu w kwocie 510 zł;

b) art. 3 ust. 4 ustawy przez podatnika wymienionego pod poz. 2, poprzez wykazanie w deklaracji, wraz z gruntami będącymi w jego wyłącznym posiadaniu, również powierzchni gruntów odpowiadającej posiadanemu udziałowi w działce, której jest współwłaścicielem;

c) art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. b) ustawy przez podatnika wymienionego pod poz. 27. Złożona deklaracja dotyczy wyłącznie będącego w posiadaniu podatnika budynku gminnego o pow. 48 m2. Przedmiotem umowy zawartej pomiędzy gminą a podatnikiem jest najem lokalu. Nie reguluje ona kwestii gruntu. Jednakże fakt, że umowa dotyczy budynku wolnostojącego, może powodować, iż część gruntu jest z nim bezpośrednio związana, co w kontekście wskazanego przepisu może oznaczać przeniesienie obowiązku podatkowego na posiadacza.

Z kolei kontrola powszechności i prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej wykazała:

a) rozbieżności pomiędzy powierzchnią deklarowaną a powierzchnią wynikającą z ewidencji gruntów u podatników wymienionych pod poz. 1 i 4 w załączniku nr 3/3 do protokołu kontroli, co stanowi naruszenie  art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.);

b) podatnik wymieniony pod poz. 11 wykazał grunty rolne o pow. 0,80 ha, zwolnione z podatku na mocy art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym. Według ewidencji gruntów i budynków podatnik nie posiada na terenie gminy użytków rolnych, a zatem nie ciąży na nim obowiązek składania deklaracji wynikający z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku rolnym – str. 65-68 protokołu kontroli.

W oparciu o przedstawioną dokumentację podatkową oraz zapisy ewidencji gruntów i budynków badaniu, pod kątem przestrzegania przez organ podatkowy zasad powszechności i prawidłowości opodatkowania, poddano realizację dochodów budżetu gminy z tytułu podatku leśnego od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej – str. 76-78 protokołu kontroli. W obszarze tym stwierdzono szereg naruszeń przepisów ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465, ze zm.), w szczególności poprzez:

- wykazywanie do opodatkowania innej powierzchni gruntów leśnych niż wskazywana w ewidencji gruntów i budynków, stanowiące naruszenie art. 3 ustawy;

- wykazywanie w deklaracji gruntów posiadanych we współwłasności wraz z gruntami  własnymi podatnika, który to sposób prezentowania danych stoi w sprzeczności z zapisami  art. 2 ust. 4 ustawy;

- wadliwe stosowanie stawki podatkowej dla lasów ochronnych, naruszające wskazania art. 4 ustawy;

- brak reakcji organu podatkowego na złożenie deklaracji z naruszeniem właściwości miejscowej, wbrew wskazaniom art. 2 ust. 1 w zw. z art. 3 ustawy.

         Kontrola terminowości składania deklaracji podatkowych wykazała, że podatnicy wymienieni w protokole kontroli na stronach: 64 (podatek od nieruchomości), 68 (podatek rolny), 78 (podatek leśny) i 81 (podatek od środków transportowych) złożyli deklaracje po terminie określonym przez ustawodawcę w przepisach materialnego prawa podatkowego. Nie stwierdzono, aby służby organu podatkowego poddawały analizie tego typu sytuacje pod kątem ewentualnego popełnienia przez podatników czynów noszących znamiona wykroczenia lub przestępstwa karnoskarbowego, o których mowa w art. 54 § 1 i art. 56 § 4 k.k.s., co mogłoby skutkować koniecznością podjęcia działań związanych z przekazaniem do urzędu skarbowego wniosku o wszczęcie postępowania karnoskarbowego.

Należy wskazać, iż wszystkie przypadki naruszenia wskazanych przepisów materialnego prawa podatkowego oraz fundamentalnych zasad realizacji podatkowych dochodów budżetu gminy – powszechności i prawidłowości opodatkowania, wymagają wyjaśnienia celem doprowadzenia do stanu zgodności z przywołanymi przepisami. Równocześnie należy podkreślić, iż znacząca część stwierdzonych nieprawidłowości była pochodną niewykonywania lub niepełnego wykonania przez służby organu podatkowego obowiązków w zakresie czynności sprawdzających określonych przepisami działu V Ordynacji podatkowej „Czynności sprawdzające”, a w szczególności art. 272 tej ustawy. Kompletna realizacja przez organ podatkowy celów ustanowionych tym przepisem – weryfikacja terminowości składania deklaracji i zapłaty należności, formalnej poprawności składanych dokumentów i rzetelności danych w nich zawartych w kontekście stanu faktycznego, daje rękojmię, iż dochody podatkowe z określonego ustawowo tytułu realizowane są w sposób kompletny i prawidłowy.

Prowadzone czynności kontrolne dotyczyły także realizacji dochodów gminy z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych. W obszarze tym ustalono pojedynczy przypadek błędnego naliczenia podstawy opodatkowania co skutkowało zaniżeniem wymiaru tej należności na kwotę 12 zł – str. 75 protokołu kontroli. Zasady ustalania podstaw opodatkowania w podatku rolnym zawarte są w art. 4 ust. 1 ustawy o podatku rolnym.

Ustalenia w grupie podatników osób fizycznych dotyczyły również nie złożenia przez nich informacji podatkowych na podatek rolny, leśny oraz od nieruchomości, wymaganych treścią wskazanych przepisów materialnego prawa podatkowego. Brak reakcji organu podatkowego na owo zaniechanie wskazuje, że również w tym obszarze organ podatkowy nie wypełnił obowiązków w zakresie prowadzenia czynności sprawdzających.

W wyniku przeprowadzonej analizy zapisów na kontach podatkowych, dokonanej w celu oceny prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat ustalono m.in., iż w przypadku podatników wskazanych na str. 93-96 protokołu kontroli doszło do złamania zasad naliczania i poboru odsetek za zwłokę, należnych przy wpłatach wnoszonych po terminie  płatności, wynikających  z art. 53 § 1, art. 54 § 1 pkt 5 i art. 55 § 2 w zw. z art. 56 §1 Ordynacji podatkowej. Polegało to na:

-  zawyżaniu kwoty odsetek,

-  nienaliczeniu należnych odsetek,

- naliczeniu ich w sytuacji braku takiego obowiązku.

W wyniku kontroli rozliczenia zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono, że w 1 przypadku rozliczenie kosztów podróży przez pracownika zostało dokonane po upływie 14 dni od dnia zakończenia podróży, tj. z naruszeniem terminu ustalonego przepisem § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) – str. 106 protokołu kontroli.

W kwestii rozliczeń z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych ustalono, iż na saldo konta 221-16 na koniec 2014 r. składała się należność w wysokości 707,08 zł od poprzedniego Wójta – Czesława Jakubowicza. Na skutek działań kontrolnych należność została uregulowana, co potwierdził Pan w oświadczeniu o następującej treści: W związku z zapytaniem inspektora RIO wystosowano zapytanie do Kancelarii Radców Prawnych w/w sprawie. W dniu 28.01.2016 r. otrzymano odpowiedź dotyczącą stanu faktycznego w sprawie. Po zapoznaniu się z treścią odpowiedzi, dnia 29 stycznia 2016 r. wystosowano pismo do Kancelarii (…) o opłacenie zaległości za Pana Czesława Jakubowicza wobec bezskuteczności i niepodjęcia działań dochodzenia należności budżetowych. W dniu 3.02.2016 r. wpłynęło pismo z Kancelarii, w którym to wyrażono zgodę na potracenie kwoty w sprawie Pana Jakubowicza z należnego im wynagrodzenia. Potrącono kwotę 1.002,93 zł z należnego wynagrodzenia i tym samym zaksięgowano powyższą kwotę na zaległość Pana Czesława Jakubowicza – str. 20-21 protokołu kontroli.

Badając zagadnienia związane z wyodrębnieniem i realizacją funduszu sołeckiego uregulowanego ustawą z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301) stwierdzono, że w 2014 r. przyjęto do realizacji wniosek sołectwa Horodniany, w którym jako przedsięwzięcie przewidziane do realizacji wskazano m.in. „festyn wiejski pn. Powitanie lata” z przewidywanymi kosztami 1.686,53 zł oraz wniosek sołectwa Księżyno wskazujący jako jedno z przedsięwzięć „imprezę integracyjną/festyn” z przewidywanymi kosztami 3.105,50 zł. Potrzebę realizacji wymienionych przedsięwzięć uzasadniono: (…) festyn również wpływa na integrację i powoduje ściślejszą współpracę mieszkańców (w przypadku wniosku sołectwa Horodniany); (…) festyn dla mieszkańców wsi służyć będzie integracji społeczeństwa (w przypadku wniosku sołectwa Księżyno). W rozliczeniu sołectwo Horodniany przedłożyło trzy faktury na łączną kwotę 1.652,54 zł dotyczące: występu artystycznego polegającego na przeprowadzeniu pokazu sztuki kuglarskiej, pokazu świetlnego oraz pokazu muzyczno-świetlnego, zakupu słodyczy oraz opłacenia usługi wynajęcia dmuchanego zamku i zjeżdżalni. Natomiast przedłożone przez sołectwo Księżyno faktury opiewające na łączną kwotę 2.896,18 zł dotyczyły: koncertu …[1], zakupu słodyczy i wynajmu urządzeń rozrywkowych.

Wskazania wymaga, iż na gruncie postanowień art. 2 ust. 6 ustawy o funduszu sołeckim, środki funduszu przeznacza się na realizację przedsięwzięć, które są zadaniami własnymi gminy, służą poprawie warunków życia mieszkańców i są zgodne ze strategią rozwoju gminy, przy czym przesłanki te muszą być spełnione łącznie. W odpowiedzi na pytanie o związek przyjętych do realizacji wymienionych wyżej wniosków z relaizacją zadań gminy poinformował Pan, że organizacja festynów w Księżynie od 2014 r. i w Horodnianach od 2013 r. głównie służy realizacji zadania własnego gminy – wspieranie i upowszechnianie idei samorządowej, w tym tworzenia warunków do działania i rozwoju jednostek pomocniczych i wdrażania programów pobudzania aktywności obywatelskiej. Co roku zwiększa się liczba mieszkańców biorących aktywny udział w festynach, co w najlepszy sposób przyczynia się do integracji lokalnej społeczności. (…) Ponadto w zależności od tematyki festynów realizowane są również inne zadania własne gminy, tj. kultura, kultura fizyczna, promocja gminy, ochrona zdrowia poprzez: organizowanie przedstawień teatralnych dla dzieci, zapraszanie zespołów muzycznych, grup kabaretowych, itp., organizowanie zabaw i zawodów sportowych dla dzieci, jak i dla dorosłych, zapraszanie lekarzy różnych specjalności zachęcających do przeprowadzania badań profilaktycznych z możliwością przeprowadzania podstawowych badań, itp.

Odnosząc się do opisywanej kwestii należy wskazać, że z uzasadnienia wniosków nie wynika, jakie zadania własne gminy mają być realizowane za pośrednictwem tego rodzaju przedsięwzięcia. W szczególności podkreślenia wymaga, że przepisy prawa nie przewidują takiego zadania jak „integracja mieszkańców”; nie można też tak określonemu celowi jednoznacznie przypisać charakteru sprawy publicznej na podstawie ogólnej normy z art. 6 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym – str. 106-110 protokołu kontroli.

Uchwałą Nr XIV/99/2015 Rady Gminy Juchnowiec Kościelny z dnia 15 grudnia 2015 r. utworzono zakład budżetowy pod nazwą Zakład Gospodarki Komunalnej w Juchnowcu Kościelnym z siedzibą w Księżynie. W treści uchwały postanowiono, iż zwalnia się Zakład z obowiązku odprowadzania nadwyżki środków obrotowych do budżetu gminy z zastrzeżeniem, że nadwyżkę przeznacza się na inwestycje zakładu. Zacytowaną regulację należy ocenić jako dokonującą generalnego zwolnienia Zakładu z obowiązku odprowadzania nadwyżki środków obrotowych do budżetu gminy. Z postanowień art. 15 ust. 7 ustawy o finansach publicznych nie wynikają podstawy do bezterminowego i generalnego zwolnienia zakładu budżetowego z obowiązku wpłaty do budżetu nadwyżki środków obrotowych. Przepis ten stanowi, że zakład wpłaca do budżetu nadwyżkę ustaloną na koniec okresu sprawozdawczego, chyba że organ stanowiący postanowi inaczej. Oznacza to, że uchwała Rady Gminy winna dotyczyć konkretnej, ustalonej w sprawozdawczości nadwyżki za dany rok. Ewentualne podjęcie uchwały w sprawie zaniechania wpłaty całości lub części nadwyżki powinno następować co roku, w przypadku stwierdzenia istnienia nadwyżki za rok obrotowy, przed upływem terminu jej wpłaty do budżetu – str. 138–139 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania uchybień i nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) dokonanie odpisu aktualizującego od należności z tytułu kary umownej wskazanej w części opisowej wystąpienia,

b) przeksięgowanie wartości odsetek od nieterminowych płatności należności z konta 290 na konto 750; ujęcie na koncie 290 odpisu aktualizującego wyłącznie te należności z tytułu odsetek, wobec których stwierdzono wystąpienie co najmniej jednej z przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze, że przesłanki te odnoszą się co do zasady do właściwości dłużnika, a nie rodzaju przypadającej gminie należności, w związku z czym z reguły podstawy do dokonania odpisu należy oceniać tak samo w stosunku do należności głównej i odsetek składających się na należność od danego podmiotu,

c) ujmowanie na koniec roku przypisanych do zwrotu dotacji, niezwróconych w roku budżetowym, na koncie 221,

d) usunięcie konta 245 z księgi głównej Urzędu, chyba że ewidencja zbiorczego rachunku opłaty „śmieciowej” będzie prowadzona w ramach konta 130 – wówczas bowiem mogą wystąpić w ewidencji Urzędu wpływy do wyjaśnienia na ten rachunek; w przypadku pozostawienia konta 245 w ewidencji Urzędu zaniechanie dublowania na nim zobowiązań z tytułu sum do wyjaśnienia znajdujących się na rachunku budżetu,

e) ujmowanie na koncie 011 wyłącznie składników majątkowych o wartości przekraczającej 3.500 zł; wyksięgowanie z tego konta wszystkich przedmiotów o wartości niższej od 3.500 zł i przeniesienie ich do ewidencji pozostałych środków trwałych,

f) prawidłowe ewidencjonowanie obrotów i sald zbiorczego rachunku opłaty „śmieciowej”; w tym celu dokonanie wyboru jednego z poniższych rozwiązań:

- w przypadku ewidencji rachunku w ramach konta 130 zaniechanie usuwania z ksiąg obrotów tego rachunku; odprowadzanie środków na rachunek budżetu zapisem Wn 222 – Ma 130; sporządzanie sprawozdania Rb-27S w tej części na podstawie obrotów strony Wn konta 130 oraz wyksięgowywanie salda konta 222 w ewidencji Urzędu na fundusz jednostki na podstawie danych sprawozdania Rb-27S; zastosowanie tej metody wymaga odpowiednich zmian w opisie konta 130 w zakładowym planie kont Urzędu oraz uwzględnienia obowiązku prowadzenia konta 222,

- w przypadku ewidencji zbiorczego rachunku w ramach konta 133 ujmowanie wpływu środków zapisem Wn 133 – Ma 901 oraz powielanie operacji dotyczących realizacji dochodów na koncie 130 w ewidencji Urzędu.

2. Zwrócenie uwagi, aby usługi niepowodujące ulepszenia wartości środka trwałego nie były planowane i finansowane jako wydatki majątkowe.

3. Zaniechanie przejściowego angażowania w finansowanie budżetu środków depozytowych, jako niestanowiących dochodów lub przychodów budżetu. W tym celu dołożenie większej staranności w zakresie ustalania kwoty środków budżetu, które gmina może umieścić na lokatach terminowych.

4. Klasyfikowanie i wykazywanie w sprawozdawczości należności z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności w par. 0760.

5. Wykazywanie w bilansie budżetu krótkoterminowych zobowiązań finansowych stosownie do przepisów art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości.

6. Przekazanie dyrektorom GOK i GBP uwag zawartych w części opisowej wystąpienia dotyczących prawidłowości sporządzania planów finansowych instytucji kultury.

7. Rozważenie zasadności sporządzenia i przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały doprecyzowującego zasady stosowania drogi bezprzetargowej przy zawieraniu umów z dotychczasowymi najemcami lub dzierżawcami na okres dłuższy niż 3 lata i na czas nieoznaczony, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

8. Zawieranie z tym samym kontrahentem kolejnej umowy najmu lub dzierżawy gruntów i lokali użytkowych na okres do 3 lat, w wyniku której łączny czas trwania najmu lub dzierżawy przekracza 3 lata, po uzyskaniu zgody Rady Gminy na zawarcie takiej umowy.

9. Sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, stosownie do art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

10. Wydanie zarządzenia określającego stawkę czynszu za najem lokali mieszkalnych na poziomie uwzględniającym waloryzację stawki stosowanej od 2011 r. oraz coroczne wydawanie zarządzeń zmieniających stawkę czynszu, jeżeli wymagają tego zasady określone przez Radę Gminy; w przyszłości rozważenie przedkładania Radzie Gminy projektu uchwały określającej zasady polityki czynszowej niezawierającego postanowień zobowiązujących do corocznego waloryzowania stawki czynszu.

11. Pobieranie opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych z zachowaniem zasady proporcjonalności opłaty w odniesieniu do okresu ważności zezwolenia w przypadku nabycia lub utraty w danym roku ważności zezwolenia.

12. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia rozbieżności w zakresie prawidłowości danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych w kontekście ich zgodności z obowiązującymi przepisami i stanem faktycznym. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń, w tym także w aspekcie finansowym.

13. Przestrzeganie przepisów dotyczących zasad naliczania i poboru odsetek za zwłokę w zapłacie należności podatkowych.

14. Zobowiązanie pracowników do terminowego przedkładania rozliczeń kosztów podróży służbowych.

15. Przyjmowanie tylko tych wniosków sołectw, z uzasadnienia których wynika dostateczny związek między zgłaszanymi przedsięwzięciami a zakresem zadań własnych gminy, mając jednocześnie na uwadze, że ogólne pojęcie „integracji mieszkańców” nie świadczy o realizacji zadań własnych gminy, w tym także i zadania z art. 7 ust. 1 pkt 17 ustawy o samorządzie gminnym.

16. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały w sprawie utworzenia ZGK uchylającego zapisy przewidujące generalne zwolnienie ZGK z obowiązku wpłaty nadwyżki środków obrotowych za okresy sprawozdawcze. Ewentualne przedkładanie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zwolnienia zakładu z obowiązku wpłaty nadwyżki osiągniętej za dany rok – po uzyskaniu danych o jej faktycznej wysokości za dany rok.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                  Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

             w Białymstoku