Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Nr 1 w Bielsku Podlaskim

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 marca 2015 roku (znak: RIO.I.6002-1/15), o treści jak niżej:

                                                                                              Pan

                                                                                              Romuald Margański

                                                                                              Dyrektor

                                                                                              Zespołu Szkół Nr 1

                                                                                              w Bielsku Podlaskim

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół Nr 1 w Bielsku Podlaskim za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U z 2014 r. poz. 191), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała, że wymieniono w jej treści, jako element ksiąg rachunkowych jednostki, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 8 protokołu kontroli.

         Analiza prawidłowości sporządzenia sprawozdania Rb-N według stanu na koniec 2014 r. wykazała, że zaprezentowano w nim w wierszu N3 „Gotówka i depozyty” kwotę 188,06 zł odpowiadającą kwocie nieodprowadzonych do budżetu dochodów (172,57 zł) i środków na wyodrębnionym rachunku dochodów (15,49 zł). Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) w kategorii depozyty jednostka nie wykazuje środków znajdujących się na rachunku bankowym na koniec IV kwartału, otrzymanych od innej jednostki lub na rzecz innej jednostki, które będzie zobowiązana zwrócić w wyniku rozliczenia w następnym kwartale. Takie środki wykazuje jednostka, której zostały one zwrócone w kwartale następnego roku budżetowego. W dniu 2 lutego 2015 r. sporządzono korektę sprawozdania poprzez usunięcie z niego kwoty 188,06 zł – str. 10 protokołu kontroli.

         Kontrola gospodarki pieniężnej wykazała przypadek nieprzestrzegania ustalonej częstotliwości odprowadzania do kasy Zespołu gotówki przyjętej na stacji kontroli pojazdów. Wprowadzonymi przez Pana Dyrektora przepisami wewnętrznymi wskazano m.in. na przyjmowanie wpłat do kasy fiskalnej przez osoby zatrudnione na stacji kontroli pojazdów oraz zobowiązanie tych osób do przekazywania utargu kasjerce Zespołu w ciągu 3 dni w celu ujęcia w raporcie kasowym. Stwierdzono, że w dniu 10 stycznia 2014 r. zaewidencjonowano w raporcie kasowym przychód gotówki od pracownika stacji kontroli pojazdów w kwocie 2.598 zł, zaś z dobowych raportów fiskalnych wynika, że pobranie gotówki na stacji nastąpiło w dniach 3, 4, 7 i 8 stycznia, co oznacza że gotówka z 3 i 4 stycznia powinna zostać odprowadzona najpóźniej 6 i 7 stycznia – str. 12-14 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli gospodarki kasowej ustalono ponadto, że pobranie gotówki czekiem z banku w dniu 17 stycznia 2014 r. (wyciąg bankowy nr 6 z dnia 17 stycznia 2014 r.) zostało ujęte w raporcie kasowym sporządzonym za okres od 16 do 31 stycznia 2014 r. pod datą 16 stycznia 2014 r. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane – str. 14 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji wykazała, że w dniu 31 grudnia 2014 r. została przeprowadzona w drodze spisu z natury inwentaryzacja gotówki w kasie szkoły. Zarządzeniem Pana Dyrektora z dnia 29 grudnia 2014 r. w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2014 r. powołano komisję inwentaryzacyjną w składzie 3-osobowym. Na członka komisji powołano m.in. kasjera i jednocześnie zobowiązano komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji przy czynnym udziale osób odpowiedzialnych. Należy zauważyć, ze członkiem komisji nie powinna być osoba odpowiedzialna za inwentaryzowane składniki, natomiast zarządzenie nie wskazuje wprost czy dopuszczalnym jest przeprowadzenie inwentaryzacji przez komisję w składzie 2-osobowym – str. 15 protokołu kontroli.

          Badając prawidłowość pobierania dochodów z najmu i dzierżawy stwierdzono nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, co jest sprzeczne z regulacjami wewnętrznymi jednostki oraz zasadami funkcjonowania konta 221 określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), według których ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna być prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej – str. 22 protokołu kontroli.

         Analiza zapisów dokonywanych na koncie syntetycznym 221 wykazała, że nie były przypisywane odsetki od należności nieopłaconych w terminie. Zgodnie z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… odsetki powinny być ewidencjonowane na koniec każdego kwartału lub w momencie wpłaty. Z kolei art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) zobowiązuje jednostki sektora finansów publicznych do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych. W trakcie kontroli notą księgową z dnia 13 lutego 2015 r. naliczono i ujęto w księgach odsetki od czynszu nieterminowo regulowanego w 2014 r. przez dwóch najemców w łącznej kwocie 37,04 zł – str. 23-24 protokołu kontroli.

W zakresie dotyczącym dochodów z najmu stwierdzono też nieterminowe wystawianie rachunków dla kontrahenta. Miały być one wystawiane do 15 dnia każdego miesiąca, zaś z tabeli zamieszczonej na str. 22-23 protokołu kontroli wynika, że były wystawiane w niektórych miesiącach do 24, 25 czy 26 dnia miesiąca.

         Badając wydatki na wynagrodzenia nauczycieli stwierdzono, że faktyczna liczba godzin ponadwymiarowych realizowanych przez wicedyrektorów Zespołu Szkół przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć – str. 29-32 protokołu kontroli. Zgodnie z arkuszami organizacyjnymi, zatwierdzonymi przez Starostę Bielskiego, liczba godzin ponadwymiarowych Wicedyrektora H. Bernaśkiewicz powinna wynosić w roku szkolnym 2014/2015 3,54 (jako średnia tygodniowa), zaś realizowane godziny zgodnie z wykazami to średnio 5,26 tygodniowo. W przypadku Wicedyrektora Z. Hryniewickiego liczba godzin ponadwymiarowych zaplanowana w arkuszu organizacyjnym stanowiła 5 godzin zaś realizowane godziny zgodnie z wykazami to średnio 6 godzin tygodniowo. Obowiązkowy tygodniowy wymiar godzin zajęć wicedyrektorów Zespołu ustalony przez organ prowadzący to 9 godzin tygodniowo.

Należy wskazać, że przepisy art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela przewidują możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. Wynika stąd, że realizacja przez wicedyrektorów godzin ponadwymiarowych nie naruszałaby postanowień art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tylko wówczas, gdyby – przy uwzględnieniu obowiązującego ich tygodniowego wymiaru zajęć, ustalonego przez organ prowadzący – liczba godzin ponadwymiarowych nie przekraczała 5 godzin tygodniowo (w zaokrągleniu). Takie stanowisko w powyższej sprawie zajęło Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w uchwale Nr 2378/13 z dnia 5 czerwca 2013 r. Kolegium RIO zaznaczyło, że istotą ustawowego nakazu obniżenia dyrektorom, wicedyrektorom i innym nauczycielom zatrudnionym na stanowisku kierowniczym tygodniowego wymiaru godzin zajęć jest zapewnienie im niezbędnego czasu i warunków do kierowania i zarządzania jednostką. Dopuszczalna liczba godzin ponadwymiarowych powinna być zatem ustalana z uwzględnieniem obowiązków innych niż dydaktyczne, spoczywających na dyrektorze czy wicedyrektorze szkoły, w następstwie realizacji których ustalono im obniżony tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć.

         Kontrola prawidłowości ustalenia przez Zespół Szkół danych na potrzeby sporządzenia przez Zarząd Powiatu Bielskiego sprawozdania z analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w 2014 r. wykazała, że nieprawidłowo została obliczona średnioroczna struktura zatrudnienia dla nauczycieli mianowanych i dyplomowanych. W przypadku poszczególnych nauczycieli mianowanych obliczając strukturę zatrudnienia nie uwzględniono następujących okoliczności:

- posiadania przez nauczyciela umowy do 28 lutego 2014 r. na pełny etat; mimo tego jednostka uwzględniła ten etat również za marzec,

- korzystania przez nauczyciela ze zwolnienia w okresie od 19 do 25 września 2014 r. (7 dni),

- korzystania przez nauczyciela ze zwolnień w okresie od 23 do 30 kwietnia 2014 r. (8 dni) oraz od 2 do 12 grudnia 2014 r. (11 dni),

- korzystania przez nauczyciela ze zwolnienia w dniach od 2 do 5 grudnia 2014 r.

W związku z ustaleniami kontroli średnia liczba etatów nauczycieli mianowanych powinna wynosić za okres styczeń-sierpień 9,32 etatu zamiast 9,47 (różnica 0,15) a za okres wrzesień-grudzień 7,58 etatu zamiast 7,72 (różnica 0,14). Prawidłowe obliczenie liczby etatów spowodowałoby, że w sprawozdaniu z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli sporządzonym przez Zarząd Powiatu dodatnia różnica między kwotą wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń wzrosłaby z 27.906,60 zł do 34.794,08 zł (o 6.887,48 zł).

         W zakresie nauczycieli dyplomowanych kontrola wykazała następujące nieprawidłowości przy ustalaniu liczby etatów:

- w kwietniu zaniżono liczbę etatów o 0,38,

- we wrześniu zawyżono liczbę etatów o 0,07,

- w październiku zawyżono liczbę etatów o 0,50,

- w listopadzie zawyżono liczbę etatów o 0,30,

- w grudniu zaniżono liczbę etatów o 0,20.

W związku z ustaleniami kontroli średnia liczba etatów nauczycieli dyplomowanych powinna wynosić za okres styczeń-sierpień 25,20 etatu zamiast 25,15 (różnica 0,05) a za okres wrzesień-grudzień 27,51 etatu zamiast 27,76 (różnica (-) 0,25). Prawidłowe obliczenie liczby etatów spowodowałoby, że w sprawozdaniu z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli sporządzonym przez Zarząd Powiatu dodatnia różnica między kwotą wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń wzrosłaby z 266.498,66 zł do 269.498,90 zł (o 3.000,24 zł).

Zgodnie z § 3 ust. 6 i 7 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35), przy ustalaniu średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli uwzględnia się liczbę etatów nauczycieli w okresach, w których wypłacono im wynagrodzenie ze środków ujętych w planie finansowym szkoły, zgodnie z wymiarem zatrudnienia określonym w umowie o pracę lub w akcie mianowania. Przy ustalaniu średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli nie uwzględnia się liczby etatów nauczycieli, proporcjonalnie do okresów, w których pobierali zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne lub zasiłek opiekuńczy – str. 33-38 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz regulacji wewnętrznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Usunięcie z przepisów wewnętrznych postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych.

2. Sporządzanie sprawozdań Rb-N zgodnie z zasadami wynikającymi z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.

3. Zapewnienie przestrzegania ustanowionych procedur w zakresie częstotliwości odprowadzania do kasy gotówki pobranej przez pracowników stacji kontroli pojazdów.

4. Ujmowanie w raportach kasowych przyjęcia gotówki do kasy pod datą faktycznego wystąpienia operacji gotówkowej.

5. Zaniechanie wskazywania kasjera, będącego osobą odpowiedzialną materialnie za aktywa przechowywane w kasie, jako członka komisji inwentaryzacyjnej powołanej do inwentaryzacji kasy.

6. Zobowiązanie głównego księgowego do:

a) prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 221 według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej,

b) naliczania odsetek od nieterminowo regulowanych należności i ujmowania ich w księgach na koniec każdego kwartału.

7. Wystawianie rachunków najemcom w terminach przewidzianych umową.

8. Zapewnienie realizacji przez wicedyrektorów Zespołu liczby godzin ponadwymiarowych nieprzekraczającej ½ ustalonego im przez organ prowadzący obowiązkowego tygodniowego wymiaru godzin zajęć, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela i postanowień arkusza organizacyjnego.

9. Zobowiązanie pracownika przeprowadzającego analizę osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego nauczycieli do ustalania średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli przy uwzględnieniu liczby etatów nauczycieli w okresach, w których wypłacano im wynagrodzenie ze środków ujętych w planie finansowym szkoły, zgodnie z wymiarem zatrudnienia określonym w umowie o pracę lub w akcie mianowania. Złożenie Zarządowi Powiatu Bielskiego korekty danych za 2014 r., stosownie do ustaleń zawartych w protokole kontroli.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Bielskiego