Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Korycinie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01 marca 2016 roku (znak: RIO.I.6001-18/15), o treści jak niżej:

Pan

Mirosław Lech

Wójt Gminy Korycin

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Korycin za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Korycinie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W gminie Korycin nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy Wójta, pomimo faktu, iż jest ono przewidziane w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy. Już po kontroli gospodarki finansowej za 2005 r. przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku zalecono podjęcie stosownych działań zmierzających do uregulowania kwestii dotyczących sposobu wykonywania, w zastępstwie lub z upoważnienia, zadań wchodzących w zakres kompetencji organu wykonawczego, mając na uwadze wskazane regulacje prawne oraz zapewnienie ciągłości funkcjonowania gminy podczas nieobecności Pana Wójta. Pismem Or.0911-1/08 z 20 marca 2008 r. Pan Wójt odpowiedział, że celem zapewnienia ciągłości funkcjonowania gminy podczas nieobecności Wójta, do czasu powołania Zastępcy Wójta zadania wchodzące w zakres kompetencji organu wykonawczego, powierzę z upoważnienia Sekretarzowi Gminy. Zgodnie z § 7 ust. 1 regulaminu organizacyjnego Urzędu pracą urzędu kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza oraz Skarbnika. Z kolei § 9 ust. 1 regulaminu stanowi, iż w razie nieobecności Wójta lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków zastępuje go Zastępca Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515, ze zm.), w gminie Korycin może być powołany jeden zastępca wójta. Artykuł 28g ustawy o samorządzie gminnym określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w tej regulacji przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Pana Wójta może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu – str. 2 protokołu kontroli.

Uchwałą Nr X/62/2015 z dnia 17 grudnia 2015 r. w sprawie zapewnienia wspólnej obsługi finansowej jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych Rada Gminy wskazała GOPS i Przedszkole w Korycinie jako jednostki obsługiwane oraz Urząd Gminy jako jednostkę obsługującą. Zgodnie z uchwałą dyrektor/kierownik obsługiwanej jednostki dokonuje aktualizacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Należy wskazać, że zgodnie z art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, w przypadku powierzenia jednostce obsługującej obowiązków zakresie rachunkowości, są one przekazywane w całości. Jak wynika z treści uchwały, obsługa prowadzona przez Urząd Gminy ma obejmować m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzane sprawozdawczości. W związku z tym, że opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stanowi element obowiązków jednostki w zakresie rachunkowości – art. 4 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) – kompetencja ta zgodnie z art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym powinna być przypisana Panu Wójtowi, jako kierownikowi jednostki obsługującej. Podobny wniosek należy odnieść do § 3 ust. 2 pkt 7 uchwały, który w zakresie obowiązków inwentaryzacyjnych spoczywających na jednostce obsługującej wymienia tylko rozliczanie inwentaryzacji – str. 5-6 protokołu kontroli.

Analiza regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała:

a) zakładowy plan kont dla budżetu gminy przewiduje konto 968 „Prywatyzacja”, służące zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia do ewidencji przychodów i rozchodów dotyczących prywatyzacji, a zatem operacji które nie mogą wystąpić w gminie Korycin (gmina nie wykonuje zadań w formach umożliwiających teoretyczne zakładanie przeprowadzenia prywatyzacji) – str. 10 protokołu kontroli,

b) w zakresie ewidencji majątku trwałego postanowiono, iż dla pozostałych środków trwałych o wartości poniżej 1.000 zł nie prowadzi się ewidencji ilościowo-wartościowej. W wyjątkowych sytuacjach – według polityki rachunkowości – dopuszcza się jednak wprowadzenie takich środków do ewidencji gdy wymagają tego inne przepisy lub interes jednostki, a decyzję o ujęciu do ewidencji podejmuje kierownik jednostki lub osoba upoważniona przez kierownika w zakresie zatwierdzania dowodów księgowych. Z podanych regulacji nie wynika według jakich kryteriów kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona decyduje o „wyjątkowości” ewidencjonowanych składników w związku z interesem jednostki – str. 141-142 protokołu kontroli.

Badając poprawność zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont …, a także przepisów wewnętrznych jednostki, stwierdzono w szczególności nieprawidłowości dotyczące ewidencji dochodów i wydatków. Wydatki Urzędu Gminy nie wynikają z obrotów strony Ma subkonta wydatków do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, co stanowi naruszenie zasad wynikających z załącznika nr 3 do rozporządzenia. W sprawdzanym miesiącu grudniu 2014 r. stwierdzono, iż księgowano z pominięciem konta 130, uznając następnie za wydatki Urzędu, operacje, które nie miały miejsca na rachunku bieżącym Urzędu, tj.:

- rzekome wydatki Urzędu z tytułu podatku od nieruchomości (bez fizycznej wypłaty) w wysokości 27.891 zł; w ewidencji budżetu dla operacji tej stosowano zapisy Wn 902-1 „Wydatki budżetu” – Ma 223-1 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, a ponadto księgowano równolegle „dochody” z tego tytułu zapisem Wn 222-1 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 901-1 „Dochody budżetu”,

- opłacone z rachunku budżetu prowizje od obrotów na tym rachunku za grudzień – 271,02 zł i koszty egzekucyjne (potrącane przez komorników od wyegzekwowanych kwot należności podatkowych) – 5.216,01 zł. Koszty egzekucyjne zaksięgowano na podstawie wyciągu bankowego nr 251 z 30 grudnia 2014 r. jako wydatki budżetu Wn 902-1 – Ma 133-1 „Rachunek budżetu”, a następnie bezpodstawnymi technicznymi zapisami ujemnymi Wn 133-1 – Ma 133-1 i Wn 902-1 – Ma 902-1. Z wyciągu bankowego wynika, że na rachunek budżetu wpłynęło 99.104,13 zł, a z opisu wpłaty wynika, iż wyegzekwowana należność główna wyniosła 63.918 zł i odsetki 40.402,14 zł (razem 104.320,14 zł). Kwota zaksięgowanych kosztów egzekucyjnych stanowi różnicę między kwotą wyegzekwowaną, a kwotą która faktycznie wpłynęła na rachunek (stanowiącą podstawę ujęcia dochodów budżetu). Wskazanymi księgowaniami (oprócz opłacenia prowizji od rachunku budżetu), niezgodnymi z danymi wyciągów bankowych, naruszono też zasadę kasowego ustalania wyniku budżetu (dochodów i wydatków) określoną w § 5 rozporządzenia i art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.).

W ewidencji Urzędu dla tak ustalanych wydatków stosowano zapis Wn 402 „Usługi obce” lub 403 „Podatki i opłaty” – Ma 223, mający oznaczać zakwalifikowanie operacji do wydatków objętych planem finansowym Urzędu Gminy. W całym 2014 r. kwoty wydatków nieopłaconych z rachunku bieżącego Urzędu (konto 130), księgowane tylko na stronie Ma konta 223, wyniosły 487.616,87 zł i dotyczyły:

- podatku o nieruchomości – 344.659 zł,

- prowizji bankowych od rachunku budżetu opłaconych z tego rachunku – 4.605,75 zł,

- kosztów egzekucyjnych od wyegzekwowanych przez komornika należności – 5.658,71 zł,

- zwrotu podatku akcyzowego rolnikom, błędnie opłaconego z rachunku budżetu – 132.693,41 zł.

Z wymienionych wydatków kasowo zostały zrealizowane tylko prowizje bankowe i zwrot podatku akcyzowego (łącznie 137.299,16 zł), które zostały opłacone z rachunku budżetu. Pozostała kwota 350.317,71 zł nie była kasowo wykonana na rachunkach bankowych.

Stosowany w jednostce sposób doksięgowywania tak ustalanych wydatków do konta 223 powoduje, iż wydatki wykazane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu są zgodne z obrotami konta 223. Jednakże należy mieć na uwadze, że zasady funkcjonowania konta 223 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia przypisują mu inną funkcję – konto to służy tylko do ewidencji rozliczeń jednostki budżetowej z budżetem z tytułu środków na wydatki. Na stronie Ma ujmuje się wpływ z budżetu środków na wydatki na rachunek jednostki budżetowej, a na stronie Wn przeksięgowanie zrealizowanych wydatków na konto 800 „Fundusz jednostki” na podstawie danych sprawozdania Rb-28S. Sprawozdanie Rb-28S powinno być sporządzane w zakresie wydatków wykonanych na podstawie księgowości analitycznej prowadzonej do rachunku bieżącego (konto 130), co wprost określono w § 9 ust. 2 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.). Ewidencja analityczna do konta 130 powinna zaś być zgodna z ewidencją syntetyczną (obrotami strony Ma), jak tego wymaga art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z kolei zapisy na koncie 130 prowadzonym dla wyodrębnionego rachunku bankowego (jak to ma miejsce w przypadku rachunku wydatków Urzędu Gminy Korycin) muszą zachowywać pełną zgodność z danymi wyciągów bankowych obrazującymi operacje na tym rachunku ujęte w księgowości banku. Wyjątkiem jest jedynie techniczny zapis ujemny dokonywany – w celu zachowania czystości obrotów na koncie 130 zapewniającej zgodność obrotów strony Ma z ewidencją analityczną – w przypadkach określonych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia. W przypadku poniesienia wydatków bezpośrednio z rachunku ewidencjonowanego w ramach konta 133 (objętych wyciągiem bankowym) dla zachowania przedstawionych wyżej zasad właściwe jest otwarcie odrębnego subkonta do konta 130, na którym powielone zostaną operacje dokonane na koncie 133. Zasady ewidencji w przypadku dokonania wydatku Urzędu z konta 133 przewidziane są w opisie konta 130 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

W zakresie ewidencji dochodów kontrola wykazała, że są one realizowane bezpośrednio na rachunek budżetu. Subkonto dochodów 130-1 w Urzędzie Gminy Korycin służy tylko do comiesięcznego ujmowania dochodów wynikających z jednostkowego sprawozdania Rb-27S. Nie jest ono zatem źródłem danych do sporządzenia sprawozdania. Przy braku odrębnego rachunku Urzędu dla dochodów Izba uznaje za dopuszczalne sporządzanie sprawozdania jednostkowego na podstawie ewidencji prowadzonej do konta 901 według podziałek klasyfikacji budżetowej, co jednakże nie oznacza, że na subkoncie dochodów prowadzonym do konta 130 nie należy dokonywać zapisów stanowiących powielenie operacji z ewidencji budżetu. Stwierdzono brak korelacji między danymi jednostkowego sprawozdania Rb-27S (dochody wykonane wyniosły 17.803.982,33 zł) a obrotami strony Ma konta 901-1 (16.859.869,33 zł). Wpływające na rachunek budżetu dochody są księgowane Wn 133-1 – Ma 901-1 (z paragrafem klasyfikacji). Różnicę powodują dokonywane w trakcie roku przeksięgowania dochodów z podatku od nieruchomości od osób prawnych z par. 0320 na par. 0310 i 0330 na koncie 901-1. Saldo strony Ma konta 901-1 (przed przeksięgowaniami) wynosiło 17.424.461,65 zł i razem z saldem konta 901-5 wynoszącym 379.520,68 zł stanowiło wielkość dochodów wykonanych ze sprawozdania jednostkowego. Przeksięgowania podatku od nieruchomości obrazuje przykład zapisów z 30 listopada 2014 r.: zapis ujemny Wn 133-1 – Ma 901-1 (125.819 zł – par. 032), zapisy Wn 133-1 – Ma 901-1 (120.214,55 zł – par. 031 i 5.605 zł – par. 033), a do tego bezpodstawny zapis ujemny kwoty 125.819 zł Wn 133-1 – Ma 133-1 i Wn 901-1 – Ma 901-1 (bez klasyfikacji). Przeksięgowania te były przyczyną powstania mniejszej kwoty salda strony Ma konta 901-1 (po przeksięgowaniach) niż wykazanych dochodów. Tym samym saldo strony Ma konta 901 (po przeksięgowaniach) wynoszące łącznie 17.251.475,61 zł nie odzwierciedla wartości dochodów wykonanych gminy według sprawozdawczości – 17.816.067,93 zł. Prawidłowo należało dokonać przeksięgowania między ewidencją paragrafową w ramach samego konta 901-1 – str. 14-17 protokołu kontroli.

Wpływ na niewłaściwy stan prezentowanych w ewidencji i sprawozdawczości dochodów i wydatków budżetu miało też błędne ewidencjonowanie rozliczeń z tytułu podatku VAT. W kontrolowanej jednostce w ewidencji Urzędu nie dokonuje się przypisu faktur sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT, a zapłatę przez kontrahentów faktur księguje się na koncie 130-1 – na podstawie sprawozdania Rb-27S na koniec każdego miesiąca, jak wyżej wskazano – w korespondencji ze stroną Ma konta zespołu 7 w wartości brutto, tj. łącznie z należnym podatkiem VAT. Zapisy na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” w zakresie rozliczeń podatku VAT są prowadzone w następujący sposób:

- na stronie Wn konta 225 ujmuje się VAT przekazany do Urzędu Skarbowego, w korespondencji z kontem 130-2 (subkonto wydatków) jako wydatek w par. 4530 „Podatek od towarów i usług (VAT)” oraz na koniec kwartału VAT przekazany za kwartał zapisem ujemnym Wn 225 – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”,

- na koniec kwartału stosowano obustronny zapis dodatni Wn 225 – Ma 225 w kwocie VAT przekazanego w tym kwartale do urzędu skarbowego.

Wpływ dochodów dotyczących sprzedaży opodatkowanej na rachunek budżetu jest przyjmowany zapisem Wn 133-1 – Ma 901-1 (z właściwą klasyfikacją) w kwocie brutto. Na koncie 901 nie dokonuje się zmniejszenia dochodów o podatek VAT odprowadzony do urzędu skargowego. Przelewy VAT do urzędu skarbowego traktowane są jako wydatek w par. 4530 ponoszony z rachunku wydatków Urzędu gminy (Wn 225-2 – Ma 130-2). Kwota zapłaconego podatku VAT zmniejsza tylko przychody ewidencjonowane na koncie 720. W konsekwencji dane sprawozdawcze o dochodach i wydatkach są zawyżone o podatek VAT należny i odprowadzony do urzędu skarbowego. Zgodnie ze sporządzonym w trakcie kontroli zestawieniem ujęte w ewidencji i sprawozdawczości dochody z tytułu podatku VAT należnego wyniosły w 2014 r. kwotę 149.871,13 zł, a wydatki w par. 4530 dotyczące odprowadzenia tego podatku do urzędu skarbowego wyniosły 152.392 zł. W konsekwencji o te wartości zostały zawyżone dochody i wydatki gminy budżetu gminy Korycin za 2014 r. Należy bowiem wskazać, że środki z podatku VAT należnego wpłaconego przez nabywców są środkami podlegającymi rozliczeniu z urzędem skarbowym. Nie posiadają one cech dochodów budżetu, ponieważ nie mogą być przeznaczone na realizację zadań publicznych – str. 14-17 i 27 protokołu kontroli.

Przypis wystawionej faktury sprzedaży, w przypadku organizacji gospodarki pieniężnej w sposób stosowany w kontrolowanej jednostce, należy księgować w ewidencji Urzędu Wn 221 – Ma właściwe konto zespołu 7 (netto) i Ma 225 podatek VAT. Wpływy dochodów na rachunek budżetu Wn 133 – Ma 901 (brutto) z zapisem równoległym w księgach Urzędu Wn 130 (subkonto dochodów z klasyfikacją budżetową w wartości netto) i Wn 130 (subkonto do ewidencji podatku VAT) lub całą kwotę na koncie 130 z klasyfikacją budżetową (brutto) – Ma 221. Z kolei zapłatę podatku do urzędu skarbowego jako zmniejszenie dochodów: Wn 901 – Ma 133 i Wn 225 – Ma 130 z zastosowaniem technicznego zapisu ujemnego na koncie 130.

         Synteza powyższych ustaleń, dotyczących dochodów i wydatków budżetu gminy Korycin powstałych w wyniku niewłaściwie zaewidencjonowanych operacji, z dodatkowym uwzględnieniem opisanych w dalszej części wystąpienia:

- operacji powiększających dochody i wydatki o przelew pomocy udzielonej przez gminę Powiatowi Sokólskiemu na rachunek powiatu i z powrotem na rachunek gminy, nakazany przez PUW,

- operacji zaliczania niektórych wpływów do dochodów budżetu, zamiast na zwrot wydatków,

wykazuje, że po ich wyeliminowaniu dochody i wydatki budżetu za 2014 r. – rozumiane jako środki, które można kasowo przeznaczyć na realizację zadań publicznych i zostały faktycznie przeznaczone na ich realizację – byłyby niższe o 1.812.449,46 zł.

Pozostałe nieprawidłowości i uchybienia w zakresie ewidencji księgowej i gospodarki pieniężnej dotyczyły:

a) pobierania i rozliczania zaliczek, co polegało na:

- sporządzaniu rozliczeń zaliczek bez adnotacji o pozostałości środków z poprzedniego rozliczenia, w których kwota pobrana na zaliczki była większa od kwoty wydatkowanej. Ponadto w jednym przypadku pobrana kwota zaliczki była mniejsza o 20 zł niż kwota wydatkowana; wydatki pokryto z prywatnych środków pracownika, a przy następnym rozliczeniu zaliczki pobrano środki do kasy o 20 zł większe niż przeznaczone na opłacenie wydatków. Rozliczenie to także nie miało adnotacji o wcześniejszym niedoborze środków; rozliczenie zaliczki, jako dowód księgowy, nie dokumentowało zatem rzetelnie rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczej,

- księgowaniu poboru środków na wypłatę zaliczki (wydatku) z rachunku Urzędu bez klasyfikacji budżetowej, która była nadawana przy operacji jej rozliczenia. Klasyfikacja budżetowa wydatków powinna mieć odzwierciedlenie w obrotach strony Ma konta 130 subkonto wydatków, jak wynika z zasad funkcjonowania tego konta określonych rozporządzeniem Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r.,

- pobieraniu zaliczek ze środków Urzędu przez osoby niebędące pracownikami Urzędu. W 2014 r. w jednym przypadku zaliczkę pobrała kierownik GOPS w Korycinie. Wynosiła ona 1.100 zł i dotyczyła opłacenia faktury za usługę gastronomiczną w kwocie 1.044,03 zł. Z opisu faktury wynika, że usługa dotyczyła wycieczki do Warszawy zorganizowanej uczniom gimnazjum pochodzącym z grupy ryzyka w ramach GPRPA. Kierownik GOPS była obok pracownika socjalnego GOPS ujęta w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Urzędu w wykazie osób uprawnionych do pobrania zaliczki. W Instrukcji wprowadzonej zarządzeniem z 31 grudnia 2014 r. (obowiązującej od 1 stycznia 2015 r.) zmieniono wykaz pracowników uprawnionych do otrzymania zaliczek, pozostawiając w nim tylko pracowników Urzędu Gminy – str. 22-24 protokołu kontroli,

b) zaniechania przeniesienia na konto 221 należności w kwocie 64 zł stanowiącej nadwyżkę dotacji przekazanej gminie Janów na podstawie porozumienia z 31 października 2014 r. Dotacja była rozliczana za pośrednictwem konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…”. Gmina Janów przekazała rozliczenie otrzymanej dotacji pismem z 5 stycznia 2015 r. Wynika z niego, że przekazano dotację w kwocie 2.816 zł, wykorzystano 2.528 zł, zaś do zwrotu przypada kwota 288 zł. Gmina Janów w dniu 31 grudnia 2014 r. zwróciła jednak tylko 224 zł. Należy wskazać, że konto 224 na koniec roku nie może wykazywać salda, ponieważ zgodnie z jego opisem, zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które zalicza się do dochodów budżetowych, należy ujmować na koncie 221. W związku z tym na dzień 31 grudnia 2014 r. należna kwota powinna być przeniesiona na konto 221. Kwota 64 zł została rozliczona w 2015 r. – str. 27-28 protokołu kontroli,

c) nierealnego przedstawienia, w zestawieniu obrotów i sald kont syntetycznych, salda konta 221, na którym wykazano persaldo należności i zobowiązań w kwocie 564.727,49 zł, podczas gdy prawidłowo, według ewidencji analitycznej, konto to powinno wykazywać saldo strony Wn 597.785,43 zł i Ma 33.057,94 zł (nadpłaty w podatkach) – str. 25-26 protokołu kontroli,

d) nieujęcia na koncie 221 nadpłaty w kwocie 306 zł wynikającej z informacji  udostępnionej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów przez departament przekazujący udziały jednostek samorządu terytorialnego we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych, wbrew zasadom funkcjonowania konta 221 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 26 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowego księgowania na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” wartości wszystkich niezapłaconych do końca roku należności głównych i odsetek od tych należności, do wysokości persalda należności wykazanego na koncie 221, czyli do kwoty 564.727,49 zł za 2014 r. Odpisywane są zatem zbiorczo („automatycznie”) wszystkie niezapłacone do końca roku należności, bez uwzględnienia sytuacji majątkowej i finansowej dłużników oraz innych okoliczności pod kątem zaistnienia ewentualnych przesłanek do dokonania odpisu, o których mowa w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Izba nie podziela poglądów zaprezentowanych przez Skarbnika Gminy w złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu, według których np. (…) z ustawy o rachunkowości nie wynika, że jakiś poziom odpisu może być traktowany za zbyt wysoki (…). Przyjęcie zawartych w wyjaśnieniu tez o wynikającej rzekomo z ustawy dowolności w ustalaniu kwoty dokonywanych odpisów aktualizujących uprawniałoby podmioty gospodarcze stosujące przepisy ustawy do dowolnego manipulowania kwotą wyniku finansowego. Niezgodność takiej metody dokonywania odpisów z ustawowymi przesłankami ich dokonywania potwierdzają także dane sprawozdania Rb-27S za 2014 r., które wykazuje należności pozostałe do zapłaty w wysokości 597.785,43 zł (jak wyżej wskazano jest to kwota rzeczywistych należności ustalona na podstawie ewidencji analitycznej, podczas gdy na koncie syntetycznym widniała kwota per saldo), w tym zaległości w kwocie 419.117,84 zł – wynika stąd, że odpisem w praktyce obejmowane są również należności, których termin płatności jeszcze nie minął – str. 29-30 protokołu kontroli,

f) zaniechania przypisywania na koncie syntetycznym 221 należności. W 2014 r. zrealizowano dochody w par. 075 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych…” w kwocie 125.697,05 zł, podczas gdy roczne obroty stron Wn i Ma konta 221-1-4 wyniosły 14.150,09 zł. Przykładowo, najemcy GS SCH w Korycinie przypisano w ewidencji analitycznej należność w kwocie 6.038,76 zł (tyle wpłacono), a NZOZ Przychodni Lekarskiej – 19.522,92 zł (tyle wpłacono). Przypis należności w ewidencji pomocniczej tylko od tych najemców był większy niż łączna kwota zaksięgowana na koncie 221 w księdze głównej. Powyższe świadczy o księgowaniu w ewidencji syntetycznej na koncie 221 na koniec kwartału tylko różnicy między należnościami na początek i na koniec danego kwartału. Konto 221 służy więc wyłącznie do wprowadzenia do księgi głównej stanu należności na koniec poszczególnych kwartałów wynikającego z ewidencji analitycznej. Jeżeli natomiast w porównaniu do stanu na koniec poprzedniego kwartału następuje zmniejszenie należności, to w ewidencji syntetycznej dokonywany jest zapis ujemny Wn 221 – Ma 720. Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości konta ksiąg pomocniczych (analitycznych) stanowią uszczegółowienie zapisów dokonanych na kontach księgi głównej. Stosowana w jednostce metoda powoduje, że zapisy w ewidencji syntetycznej i analitycznej do konta 221 nie mają ze sobą związku określonego przywołanym przepisem ustawy. Ponadto zasady funkcjonowania konta 221 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia przewidują, że na stronie Wn księguje się ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat a na stronie Ma wpływ należności oraz odpisy (zmniejszenia) należności – str. 27 protokołu kontroli,

g) zaniechaniu przekazania Powiatowi Sokólskiemu nakładów na przebudowę drogi powiatowej nr 1307B, 1313B i 1316B o łącznej wartości 5.948.026,05 zł. W trakcie kontroli były one ujęte na koncie 011 „Środki trwałe”, podczas gdy powinny zwiększyć – jako ulepszenie – wartość początkową tych dróg ujętą w ewidencji odpowiedniej jednostki budżetowej powiatu – str. 135 i 140 protokołu kontroli.

Podczas kontroli prawidłowości sporządzenia sprawozdawczości budżetowej stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że:

a) w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S w pozycji „dochody otrzymane” wykazano kwotę 17.793.691,93 zł, zamiast 17.887.045,37 zł (różnica 93.353,44 zł); zasady wykazywania danych w pozycji „Dochody otrzymane” określają przepisy w § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej; szczegółowe wyliczenie kwoty dochodów otrzymanych za 2014 r. zamieszczono na str. 20 protokołu kontroli,

b) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzonym przez GOPS nie wykazano przypadającej gminie części należności przypadających od dłużników alimentacyjnych. Mimo pominięcia tych należności w sprawozdaniu Rb-27S, GOPS wykazał je w sprawozdaniu Rb-N – w kwocie 70.995,88 zł. Nieprawidłowość tą należy wiązać z nienależytym wykonywaniem obowiązków spoczywających na Panu Wójcie jako kierowniku jednostki przyjmującej sprawozdanie Rb-27S, dotyczących merytorycznej i formalno-rachunkowej kontroli otrzymywanych sprawozdań (§ 9 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej); wskazania w tym miejscu wymaga m.in., że zgodnie z § 6 ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej wykazywane w sprawozdaniu Rb-27ZZ w części B dane uzupełniające dotyczące należności, zaległości i nadpłat z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, powinny być zgodne z wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27S – str. 19-20 protokołu kontroli,

c) w sprawozdaniu Rb-N za IV kwartały 2014 r. w wierszu N.5.2 „Pozostałe należności z tytułu podatków oraz składek na ubezpieczenia zdrowotne” bezpodstawnie wykazano kwotę 22.620 zł odpowiadającą należnościom z tytułu nieprzekazanych do końca roku udziałów w PIT i podatków pobieranych przez urzędów skarbowe (ujętym w księgach budżetu), pomimo iż ta kwota została już właściwie ujęta w sprawozdaniu w wierszu „gotówka i depozyty” – str. 18-19 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z tytułu użytkowania wieczystego (str. 36-40 protokołu kontroli) stwierdzono, że opłaty roczne za użytkowanie wieczyste nadal pobierane są w wysokości 4% wartości nieruchomości, na podstawie uchwały Nr XV/66/92 Rady Gminy Korycin z dnia 23 lutego 1992 r. w sprawie ustalenia wysokości opłaty rocznej za użytkowanie gruntów na terenie gminy Korycin. Jak wskazano Panu w wystąpieniu pokontrolnym skierowanym po poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku, wysokość opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste, stosownie do art. 72 ust. 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.), nie może przekraczać 3% ceny nieruchomości. Rada Gminy nie posiada od 1 stycznia 1998 r. prawa do ustanowienia wyższych stawek opłaty. W stosunku do stawek opłat rocznych, które zostały przed 1998 r. ustalone na podstawie art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 kwietnia 1985 r. o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. z 1991 r. Nr 30, poz. 127 ze zm.) w wysokości podwyższonej przez radę gminy ponad 3% ceny nieruchomości, art. 221 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami nakazał zmianę dostosowującą ich wysokość do przepisów art. 72 ust. 3 tej ustawy. Dokonanie obniżenia stawek jest obowiązkiem gminy, jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 maja 1998 r. (V CSK 569/07; Lex nr 483069). W odpowiedzi Pan Wójt przedstawił: Zgodnie z art. 221 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (…) nieruchomości gruntowe zostały przekazane w użytkowanie wieczyste przed dniem 1 stycznia 1998 r., dla których stawki procentowe opłat rocznych zostały ustalone w wysokości powyżej 3% na podstawie uchwały Nr XV/66/92 Rady Gminy Korycin z 23 lutego 1992 r. - w/w uchwała określiła 4%. Uchylenie powyższej uchwały Rady Gminy i zastosowanie 3% na podstawie art. 72 cytowanej ustawy wpłynęłoby niekorzystnie na dochody gminy, która obecnie realizuje szereg projektów inwestycyjnych.

Należność z tytułu opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste gruntów stanowiących własność gminy ustalona przy wysokości stawki procentowej 3% ich wartości powinna wynosić w 2014 r. kwotę 3.502,41 zł, a nie jak ustalono przy 4% wartości 4.669,88 zł. W związku z tym dochody budżetowe zostały uzyskane w 2014 r. nielegalnie na kwotę 1.167,47 zł. Wskazania w tym miejscu wymaga, że uchwała Rady Gminy Korycin z 23 lutego 1992 r. przestała wywoływać skutki od czasu braku delegacji ustawowej do regulowania przez Radę objętych nią zagadnień, który to fakt nastąpił jednocześnie z powstaniem sprzeczności jej postanowień z przepisem rangi ustawowej określającym maksymalną wysokość opłat rocznej za użytkowanie wieczyste na 3% wartości nieruchomości. Dalsze obciążanie użytkowników wieczystych sprzeczną z prawem stawką należy uznać za posiadające cechy powtarzającego się naruszania przez Pana przepisów ustawy, co może stanowić podstawę wystąpienia przez Izbę do Wojewody w celu podjęcia działań określonych w art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Z odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne wystosowane po poprzedniej kontroli kompleksowej wynika bowiem, że posiada Pan świadomość bezprawności działania.

         Analiza ewidencji analitycznej prowadzonej dla poszczególnych użytkowników wieczystych na kartotekach zakładanych na poszczególne lata wykazała, że kartoteki na 2014 r. nie zawierały bilansu otwarcia na 2014 r. Pod datą 27 stycznia 2014 r. w ewidencji analitycznej dokonano właściwego przypisu należności za 2014 r., natomiast w ewidencji syntetycznej przypisu dokonano błędnie. Pod datą 31 marca 2014 r. dokonano bowiem zapisem Wn 221 – Ma 720 przypisu kwoty należnej za cały rok (4.669,88 zł) pomniejszonej o terminowo (do 31 marca 2014 r.) wniesione wpłaty. Następnie kwartalnie dokonywano odpisu należności o wpłacone kwoty. W zakresie sposobu dokonywania przypisu z użytkowania wieczystego w ewidencji syntetycznej należy zatem sformułować analogiczne uwagi jak wyżej poczynione odnośnie należności z najmu i dzierżawy.

Ustalono także, że jednemu użytkownikowi wieczystemu nie zostały przypisane odsetki od nieterminowej wpłaty w wysokości 95,78 zł, mimo informacji przekazanej mu w wezwaniu do zapłaty z 18 grudnia 2014 r. Naruszono tym samym § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… Opłatę wniesiono 23 grudnia 2014 r. bez odsetek; z ustaleń kontroli wynika, że odsetki na dzień wpłaty należało pobrać w wysokości 97,24 zł.

W zakresie realizacji dochodów z najmu i dzierżawy nieruchomości stwierdzono, że uzależniając termin płatności czynszu od daty otrzymania faktury przez najemców (jak to miało miejsce w przypadku ….[1] zobowiązanych – w myśl postanowień umów – do opłacania czynszu najmu w terminie 14 dni od otrzymania faktury) zaniechano jednocześnie potwierdzania daty odbioru faktury. W związku z tym, że z dokumentacji jednostki nie wynikają daty otrzymania faktur przez najemców nie jest możliwe sprawdzenie terminowości wpłat, a także ustalenie kwoty ewentualnych odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie – str. 42-43 protokołu kontroli.

W przypadku najemcy …[2]  opłaty wnoszone były zgodnie z terminem wskazanym na fakturach, lecz termin na fakturach określany był niezgodnie z postanowieniami umowy – umowa przewidywała czynsz płatny z góry do 10 dnia każdego miesiąca – str. 41 protokołu kontroli.

Analiza rozrachunków ujętych na koncie 221 wykazała brak należytych działań windykacyjnych. Stwierdzono, że w skład salda należności wykazanych na koncie 221 wchodzi m.in. należność w kwocie 3.900 zł z tytułu sprzedaży lokalu mieszkalnego, która została rozłożona na raty. Z aktu notarialnego z dnia 29 grudnia 1999 r. wynika, że nabywca lokalu winien wnieść opłatę w wysokości 4.300 zł w 16 ratach miesięcznych, począwszy od 1 stycznia 2000 r., z terminem płatności do 15 dnia każdego miesiąca, zaś należność gminy zabezpieczona została hipoteką. Według stanu na 31 grudnia 2014 r. należność od kontrahenta wynosi 3.900 zł (należność główna), odsetek nie wykazano w ewidencji. Kwota tej zaległości była przedmiotem poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku. W wyniku poprzedniej kontroli ustalono, że na 31 grudnia 2010 r. należność od kontrahenta wynosiła 10.682,30 zł, w tym należność główna – 3.900 zł i przypisane odsetki w wysokości 6.782,30 zł. W trakcie kontroli zwrócono się do Skarbnika z pytaniem o przyczyny niewindykowania zaległości w wysokości 3.900 zł (należność główna) oraz wyksięgowania odsetek widniejących w księgach podczas poprzedniej kontroli RIO i zaniechania ich dalszego naliczania. W odpowiedzi Skarbnik przedstawił: Pozostała do zapłaty należność w kwocie 3.900 zł została zabezpieczona hipoteką. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, w przypadku ustanowienia hipoteki, wierzyciel hipoteczny nie traci prawa do uzyskania zaspokojenia z nieruchomości obciążonej tym prawem. Gmina Korycin, nie utraciła dochodów z tego tytułu, gdyż w momencie zmiany właściciela nieruchomości, jej interesy są zabezpieczone. Egzekucja z hipoteki wydaje się być racjonalnie nieuzasadniona, ponieważ koszty z nią związane przewyższyłyby korzyści (…) jest osobą pozostającą pod opieką Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Korycinie, w momencie ewentualnej eksmisji z lokalu gmina zobowiązana byłaby do zapewnienia lokalu zastępczego, co wiąże się z dodatkowymi wydatkami z budżetu. Dlatego też w trosce o celowość i zasadność wydatków oraz kierując się zasadą uzyskania maksymalnych korzyści przy wydatkowaniu środków publicznych uważam, że stan obecny jest rozwiązaniem optymalnym dla każdej ze stron. Informuję także, iż zgodnie z treścią aktu notarialnego z dnia 29 grudnia 1999 roku nabywca lokalu zobowiązał się do zapłacenia po dacie zawarcia aktu w ratach bez odsetek. Dlatego też po uzyskaniu opinii radcy prawnego urzędu w tej sprawie odsetki te wyksięgowano i nie są one należne. Analiza załączonego do protokołu kontroli aktu notarialnego z 29 grudnia 1999 r. prowadzi do wniosku o błędnej interpretacji jego postanowień, w wyniku której gmina nie ustala należności z tytułu odsetek. Zwrot „bez odsetek” używany w akcie na określenie sposobu wnoszenia rat miesięcznych za sprzedaż lokalu należy wiązać z wyrażeniem zgody przez przedstawicieli gminy na zaniechanie naliczenia oprocentowania od rozłożenia ceny na raty (w przedmiotowym przypadku) oraz odroczenia o pół roku zapłaty ceny (przez nabywcę innego lokalu objętego tym samym aktem). Na marginesie należy wskazać, że przewidziana w akcie notarialnym rezygnacja z oprocentowania należności za sprzedaż nieruchomości była sprzeczna z przepisami art. 70 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Błędne jest wiązanie tego zapisu z rezygnacją z prawa do naliczania odsetek za opóźnienie w zapłacie, który to stan faktyczny nie miał i nie mógł mieć miejsca w dacie podpisania aktu. Ewentualna – aczkolwiek niemająca uzasadnienia – próba odnoszenia tego zapisu aktu notarialnego do odsetek za opóźnienie w zapłacie powinna zaś skutkować wnioskiem, iż właśnie potwierdza on prawo gminy do naliczenia odsetek za opóźnienie w uregulowaniu raty. Skoro postanowiono, iż „termin płatności raty do dnia 15 każdego miesiąca bez odsetek”, to logicznym wnioskiem jest – przy założeniu wiązania tego zapisu z odsetkami za opóźnienie w zapłacie – że zapłata po 15 dniu danego miesiąca ma nastąpić „z odsetkami” – str. 50-51 protokołu kontroli.

Brak należytych działań windykacyjnych stwierdzono także w stosunku do zaległości z tytułu najmu obciążającej spółkę …[3]. Z ustaleń kontroli wynika, że na dzień 31 grudnia 2014 r. należność gminy z czynszu wynosiła 3.307,28 zł, zaś z tytułu odsetek 855,07 zł – łącznie 4.162,35 zł. Umowa najmu została rozwiązana z dniem 30 kwietnia 2013 r. Stwierdzono, że jedynymi czynnościami zmierzającymi do wyegzekwowania należności było wysyłanie wezwań do zapłaty, w których wskazywano, że w przypadku nieuregulowania należności sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego (do sądu sprawy nie kierowano). Wezwania nie zostały odebrane przez dłużnika, co wynika ze zwrotnych potwierdzeń odbioru pism. Przeprowadzona na str. 45-46 protokołu kontroli analiza upływu terminu przedawnienia należności z tytułu najmu od …[4] wykazała, że termin przedawnienia upłynął w stosunku do nieopłaconych należności za wrzesień, październik, listopad i grudzień 2012 r. w łącznej wysokości 1.623,60 zł. W 2014 r. i 2015 r. dłużnik nie dokonywał żadnych wpłat.

Zgodnie z brzmieniem art. 118 k.c., termin przedawnienia dla roszczeń o świadczenia okresowe wynosi trzy lata. Stosownie do przepisów art. 123 k.c. bieg przedawnienia przerywa się m.in. przez każdą czynność przed sądem lub innym organem egzekucyjnym oraz przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje. Z kolei art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych zobowiązuje jednostki sektora finansów publicznych do ustalania wszystkich przypadających im należności oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Prowadzenie spraw związanych prawidłowym pobraniem lub dochodzeniem należności gminy z tytułu m.in. czynszów, opłat za wieczyste użytkowanie, sprzedaży majątku, kar umownych, w tym niedopuszczenie do ich przedawnienia, należy do zakresu czynności inspektora ds. księgowości podatkowej.

W zakresie najmu lokali mieszkalnych stwierdzono zawarcie przez Pana Wójta umowy najmu lokalu w budynku „ośrodka zdrowia” na czas oznaczony (pierwotnie od 1 lutego 2013 r. do 30 czerwca 2014 r.) bez udokumentowania podstawy zawarcia umowy na czas oznaczony. Umowa została następnie przedłużona aneksami z dnia 1 lipca 2014 r. – do 30 czerwca 2015 r. (na wniosek najemcy, który nie podał terminu, na jaki chciałyby przedłużyć najem) i z 1 lipca 2015 r. – do 30 czerwca 2016 r. (na wniosek najemcy, który wnioskował przedłużenie umowy do końca sierpnia 2018 r.). Ustalono, iż najemca wystąpił z pismem z dnia 30 stycznia 2013 r. o przyznanie lokalu zastępczego z powodu uderzenia ciągnika siodłowego w budynek w którym zamieszkiwał (we wniosku najemca nie podał terminu, na jaki chciałby wynająć lokal mieszkalny). Stosownie do art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150, ze zm.) umowa najmu lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, może być zawarta wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator. W badanym przypadku stwierdzono, że wynajmowany lokal nie jest lokalem socjalnym, najemca nie jest pracownikiem Urzędu, a także brak udokumentowania, aby żądał zawarcia umowy na czas oznaczony (za wyjątkiem ostatniej umowy, którą jednak zawarto na inny okres niż wnioskowany) – str. 47-48 protokołu kontroli.

Badając przestrzeganie przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami w zakresie dotyczącym realizacji dochodów ze sprzedaży nieruchomości (kontrolą objęto sprzedaż dziełek nr 167/35 i 167/65 położonych w Korycinie – str. 52-55 protokołu kontroli) stwierdzono, że:

a) nie udokumentowano, aby informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży została upubliczniona w prasie oraz na stronie internetowej Urzędu, wbrew wymogom zawartym w art. 35 ust. 1 ustawy,

b) organizator przetargu powiadomił nabywców o terminie i miejscu zawarcia aktu notarialnego w 22 dniu od rozstrzygnięcia przetargu, zamiast ciągu 21 dni, jak tego wymaga art. 41 ust. 1 ustawy.

Ponadto stwierdzono, że wartość sprzedanych działek wyksięgowano z ewidencji zapisami Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 011, co nie ma uzasadnienia w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… Jak wynika z zasad funkcjonowania kont zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, wartość sprzedanych środków trwałych powinna być zaewidencjonowana zapisem Wn 800 – Ma 011. Jako dowód księgowy dla dokonywanych zapisów wykorzystywano niezwiązany z treścią operacji dowód WT „Zmiana wartości środka trwałego”.

Kontrola dochodów budżetowych wykazała, że w par. 097 „Wpływy z różnych dochodów” rozdz. 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” i 75023 „Urzędy Gmin” wykazano dochody w wysokości 125.252,96 zł, na które złożyły się wpływy (na podstawie refaktur) z tytułu zwrotu wydatków od Związku Gmin „Kumiałka–Bierzba z siedzibą w Korycinie (z tytułu wody zimniej i energii elektrycznej), Przedsiębiorstwa Handlowo-Usługowego G. Szubzda z Korycina (z tytułu energii elektrycznej), PPHU AGAZA Agata Zejer (z tytułu wody zimniej i ciepłej, ścieków, energii elektrycznej) oraz wpływy z not księgowych opłaconych przez gminne jednostki (GOKSiT, GOPS, Zespół Szkół) za zużycie paliwa w wykorzystywanym przez nie busie będącym na stanie Urzędu i wpływy od pracowników Urzędu obciążonych za prywatne rozmowy telefoniczne.

W konsekwencji przyjmowania tych wpłat na dochody, zarówno na wydatki budżetu jak i koszty ujęte w ewidencji księgowej Urzędu składają się wydatki i koszty działalności innych jednostek publicznych (w przypadku jednostek budżetowych gminy skutkuje to ich podwojeniem), jak również koszty prowadzenia działalności gospodarczej przez podmioty wynajmujące lokale od gminy (koszty zużytej wody i energii). Prezentowana w sprawozdawczości kwota wykonanych wydatków budżetu zawiera zatem w części wydatki poniesione przez gminę (przejściowo) na cele niedotyczące realizacji zadań publicznych, co sprzeciwia się postanowieniom m.in. art. 216 ust. 2 ustawy o finansach publicznych – str. 57 i 59 protokołu kontroli.

W obrębie zagadnień dotyczących realizacji dochodów stwierdzono, że w gminie Korycin w dalszym ciągu nie zostały ustalone stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości oraz wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych. Stosownie do postanowień art. 98a i art. 146 ustawy o gospodarce nieruchomościami, możliwość ustalenia (w przypadku wystąpienia przesłanek ustawowych) oraz wysokość opłaty adiacenckiej zależą od uchwalenia przez Radę Gminy stawki procentowej opłaty odnoszącej się do wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej lub podziałem nieruchomości. Jak wynika z ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej, Pan Wójt 27 listopada 2009 r. przedstawił Radzie Gminy projekt uchwały w tej sprawie, który został odrzucony. Ponowna próba podjęcia uchwały w sprawie opłaty adiacenckiej nie miała miejsca. Mając na uwadze okres, który upłynął od przedłożenia odrzuconego projektu uchwały, zasadnym jest ponowne przedłożenie projektu uchwały określającej stawki opłaty. Należy bowiem wskazać, że opłaty adiacenckie są prawem określonym, a zatem niezależnym od woli Rady Gminy, źródłem dochodów gminy. Za sprzeczny z prawem należy uznać stan, w którym zaniechania organów gminy prowadzą do braku możliwości ustalenia dochodu z tego tytułu w przypadku wystąpienia zdarzeń uzasadniających wszczęcie postępowania w celu naliczenia opłaty. W tym kontekście przeprowadzono analizę wydawanych przez Pana decyzji w sprawie podziału nieruchomości na wniosek właściciela z lat 2011-2014. Stwierdzono m.in., że w 2011 r. wydane zostały dwie decyzje dotyczące podziału działek pod budownictwo mieszkaniowe – str. 57-58 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i wykazała nieprawidłowości opisane w protokole kontroli.

Sprawdzeniu poddano realizację przez organ podatkowy obowiązków w zakresie przeprowadzania u podatników kontroli podatkowych, wskazywanych treścią art. 281 Ordynacji podatkowej. W obszarze tym ocenie poddano prawidłowość prowadzenia postępowania kontrolnego oraz prezentacji ich wyników i ustalono, że:

a) organ podatkowy nie wysyłał zawiadomień o zamiarze wszczęcia kontroli. Dokumenty te były okazywane kontrolowanym w dniu rozpoczęcia kontroli. W każdym przypadku podatnicy wyrażali zgodę na wszczęcie kontroli przed upływem siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Ponieważ wszyscy z kontrolowanych podatników byli przedsiębiorcami, a zakres kontroli dotyczył nieruchomości oraz obiektów budowlanych związanych z działalnością gospodarczą działanie takie stoi w sprzeczności z uregulowaniami wynikającymi z Ordynacji podatkowej oraz ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 584, ze zm.). Drugi z wymienionych aktów prawnych nie przewiduje możliwości wcześniejszego rozpoczęcia kontroli aniżeli termin wskazany art. 79 ust. 4 ustawy. Wyjątkiem jest sytuacja wskazana treścią art. 79 ust. 5, gdy podatnik sam wystąpił do organu kontrolującego z wnioskiem o wcześniejsze rozpoczęcie kontroli. W przedstawionej dokumentacji nie ma dokumentów, które wskazywałyby aby podatnicy inicjowali wcześniejsze rozpoczęcie  kontroli;

b) protokoły kontroli nie zawierają elementów wskazanych w art. 290 § 2 pkt 6 i 6a Ordynacji podatkowej. Opis dokonanych ustaleń zawiera jedynie dane dotyczące powierzchni budynków i gruntów wykorzystywanych do działalności gospodarczej. Natomiast brak w nim oceny prawnej sprawy oraz dokumentacji dotyczącej przeprowadzonych dowodów, które stanowią nieodzowne elementy protokołu kontroli, zgodnie ze wskazanym przepisem Ordynacji podatkowej;

c) w przypadku sprawy nr 2/14 ustalono, że zawiadomienie i imienne upoważnienie do kontroli okazano pracownikowi kontrolowanego podatnika, jak również w jego obecności przeprowadzono kontrolę. W aktach sprawy nie ma pełnomocnictwa do reprezentowania podatnika w trakcie kontroli. W związku z powyższym należy stwierdzić, iż doszło do naruszania zasad zawartych w  art. 284 § 1 i art. 285 § 1, w zw. z art. 281a § 1 Ordynacji podatkowej – str. 60-62 protokołu kontroli.

Opis zawarty na str. 62, 72 i 74 protokołu kontroli, dotyczący działań w zakresie weryfikacji deklaracji podatkowych złożonych przez zobowiązane podmioty wskazuje, że podatnicy tam wymienieni złożyli deklaracje po terminie określonym w przepisach materialnego prawa podatkowego. W części przypadków natomiast na złożonych dokumentach nie odnotowano daty złożenia deklaracji, a więc daty wywiązania się podatnika z obowiązku wynikającego z przepisów materialnego prawa podatkowego. Stanowi to naruszenie § 40 ust. 3 pkt 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18  stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). Ponadto należy zauważyć, że naruszenie przepisów prawa podatkowego polegające na niezłożeniu lub na nieterminowym złożeniu deklaracji podatkowej może stanowić czyn zagrożony karą grzywny, o którym mowa w art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186, ze zm.). W związku z powyższym ewidencjonowanie wpływających dokumentów powinno umożliwić ustalenie momentu wywiązania się podatnika z ustawowego obowiązku w kontekście uregulowań wynikających z art. 12 § 6 Ordynacji podatkowej.

                   Jednocześnie dokonana kontrola realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej wykazała szereg naruszeń przepisów ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 poz. 849, ze zm.). Wszystkie przypadki opisane na str. 63-67 protokołu kontroli stanowiły naruszenie konkretnych, przywołanych przepisów ustawy, naruszając równocześnie podstawowe zasady obowiązujące w zakresie realizacji przez organ podatkowy dochodów budżetu gminy z tytułu podatków, a mianowicie powszechności i prawidłowości opodatkowania. Polegało to przede wszystkim na braku reakcji służb organu podatkowego na nieobjęcie opodatkowaniem wszystkich przedmiotów opodatkowania, zaniżanie lub zawyżanie podstaw opodatkowania, składanie deklaracji podatkowych przez podmioty niebędące podatnikami podatku od nieruchomości. Sytuacje te wymagają wyjaśnienia celem doprowadzenia do stanu zgodności z przywołanymi przepisami. Równocześnie należy wskazać, iż znacząca część stwierdzonych nieprawidłowości była pochodną niewykonywania lub niepełnego wykonania przez służby organu podatkowego obowiązków w zakresie czynności sprawdzających określonych przepisami działu V Ordynacji podatkowej, a w szczególności art. 272 tej ustawy. Kompletna realizacja przez organ podatkowy celów ustanowionych tym przepisem: weryfikacja terminowości składania deklaracji i zapłaty należności, formalnej poprawności składanych dokumentów i rzetelności danych w nich zawartych w kontekście stanu faktycznego, daje rękojmię, iż dochody podatkowe z określonego ustawowo tytułu realizowane są w sposób kompletny i prawidłowy.

Analogiczny stan nieprawidłowości i ich przyczyn stwierdzono w obszarze realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej. W wyniku analizy deklaracji podatkowych złożonych przez podatników stwierdzono szereg naruszeń przepisów ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), co opisano w protokole kontroli na str. 68-71. Podobnie jak w przypadku podatku od nieruchomości od osób prawnych nieprawidłowości polegały na nieobjęciu opodatkowaniem wszystkich przedmiotów opodatkowania, zaniżaniu lub zawyżaniu  podstaw opodatkowania, składaniu deklaracji podatkowych przez podmioty niebędące podatnikami podatku rolnego.

Analizie, pod kątem prawidłowości stosowania, poddano zagadnienie ulg w podatku rolnym. W jej wyniku stwierdzono, iż w przypadku ulgi, o której mowa w art. 13 ustawy o podatku rolnym (inwestycyjna) doszło do wadliwego ustalenia wartości inwestycji a tym samym i wartości ulgi. W przypadku decyzji nr …[5] wartość nakładów inwestycyjnych została zawyżona o 150 zł. a w drugim (…[6]) zaniżono ich wartość o 7.605,51 zł. Należy zatem uznać, iż naruszono art. 13 ust. 2 ustawy o podatku rolnym, w myśl którego ulga inwestycyjna przyznawana jest po zakończeniu inwestycji i polega na odliczeniu od należnego podatku rolnego od gruntów położonych na terenie gminy, w której została dokonana inwestycja – w wysokości 25% udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych. W trakcie trwania kontroli organ podatkowy dokonał zamiany przedmiotowych decyzji – str. 94-95 protokołu kontroli.

Badaniu poddano także prawidłowość i powszechność realizacji dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej.  Wykazało ono, w przypadku podatników wymienionych w zał. 3/3 pod wskazanymi pozycjami, że:

- poz. 3 – podatnik zawyżył wykazaną w deklaracji powierzchnię posiadanych gruntów leśnych o 0,6729 ha, co stanowi naruszenie art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465, ze zm.). Przepis ten stanowi, że podstawę opodatkowania podatkiem leśnym stanowi powierzchnia lasu, wyrażona w hektarach, wynikająca z ewidencji gruntów i budynków;

- poz. 5 – wykazano w złożonej deklaracji m.in. 1,4695 ha jako korzystające ze zwolnienia, przy czym nie wskazano przepisu, na podstawie którego grunty te byłyby zwolnione z podatku. W deklaracji jest adnotacja, że w 2009 r. wycięto drzewostan na działce... Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o podatku leśnym opodatkowaniu podatkiem leśnym podlegają określone w ustawie lasy, z wyjątkiem lasów zajętych na wykonywanie innej działalności gospodarczej niż działalność leśna. Natomiast lasem w rozumieniu ustawy są grunty leśne sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako lasy. W związku z powyższym brak drzewostanu na gruncie nie stanowi przesłanki umożliwiającej wyłączenie z opodatkowania gruntów, które w ewidencji geodezyjnej są sklasyfikowane jako lasy.

         Ponadto analizując zapisy ewidencji gruntów i budynków stwierdzono, że 2 podmioty nie złożyły deklaracji na podatek leśny pomimo posiadania gruntów leśnych. I tak podmiot wymieniony w załączniku 3/3 pod poz. 6 nie objął opodatkowaniem  gruntów leśnych o pow. 0,2 ha, natomiast wymieniony pod poz. 7 o pow. 0,1425 ha. Niezłożenie deklaracji stanowi naruszenie art. 6 ust. 5 pkt 1 w zw. z art. 1 ust. 1 i art. 2 ust. 1 ustawy o podatku leśnym.

Z kolei kontrola powszechności i prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych opłacanych przez podatników zaliczanych do osób fizycznych pozwoliła stwierdzić, że kontrolowany organ podatkowy nie realizował postulatów wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie postępowania podatkowego, a w szczególności dotyczących kompletności i rzetelności materiału dowodowego. W szeregu przypadków stwierdzono również nieprawidłowości będące pochodną nieskuteczności czynności sprawdzających (art. 272 Ordynacji) prowadzonych w stosunku do składanych przez podatników informacji podatkowych, jak również braku reakcji na ich niezłożenie. Informacje stanowią podstawowy materiał dowodowy przy wymiarze należności podatkowych, winien on być jednak poddany weryfikacji celem ustalenia i potwierdzenia stanu faktycznego. Powyższe niedociągnięcia doprowadziły do naruszenia w wydawanych decyzjach ustalających wysokość zobowiązania podatkowego przepisów materialnego prawa podatkowego, a w szczególności ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ustawy o podatku rolnym i ustawy o podatku leśnym – str.  88-90 protokołu kontroli. Skutkowało to, w badanej próbie podatników, trzema przypadkami zaniżenia wymiaru podatku od nieruchomości na kwotę 139,95 zł, trzema przypadkami zaniżenia podatku rolnego na łączną kwotę 598,84 zł oraz pojedynczy przypadek zaniżenia podatku leśnego na kwotę 68 zł.

Opis na str. 93-94 protokołu kontroli wskazuje na szereg nieprawidłowości dotyczących  realizacji należności z tytułu podatku od środków transportowych. Na podstawie udostępnionej w trakcie trwania kontroli dokumentacji zdołano ustalić zaniżenie deklarowanego przez podatników podatku na łączną kwotę 1.748 zł oraz zawyżenie w kwocie 2.016 zł. Ponadto stwierdzono szereg nieprawidłowości dotyczących danych zamieszczanych w deklaracjach podatkowych złożonych przez podatników lub ich braku. Dotyczyło to przede wszystkim danych istotnych z punktu widzenia prawidłowego ustalenia wartości zobowiązania podatkowego. Podstawową przyczyną opisanych nieprawidłowości w podatkach rolnym, leśnym, od nieruchomości oraz od środków transportowych było niepełne wykonywanie czynności sprawdzających przewidzianych przez art. 272 Ordynacji.

Kontrola powszechności i prawidłowości działań upominawczych i egzekucyjnych, przeprowadzona na grupie dłużników wymienionych w zał. nr 3/6  do protokołu kontroli wykazała, że:

a) w przypadku podatników o nr kont …[7] organ podatkowy nie wystawił upomnień, co naruszało postanowienia § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2014 roku poz. 656),

b) tytuły wykonawcze wystawiano z naruszeniem § 6 przywołanego rozporządzenia, który stanowi, że wierzyciel niezwłocznie wystawia tytuł wykonawczy w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. W przypadku tytułów wymienionych w zał. 3/6 spełniony został warunek wartości zaległości, obligujący do niezwłocznego wystawienia tytułu. W obowiązujących przepisach nie ma  definicji terminu „niezwłocznie”, zatem jego rozumienia należy poszukiwać w orzecznictwie lub literaturze. W tym kontekście przedmiotowy zwrot winien być jednak tłumaczony jako działanie bez zbędnej zwłoki. W przypadku badanych podatników wystawienie tytułów następowało kilka miesięcy po otrzymaniu przez dłużników upomnień, co należy uznać za przekroczenie normy zawartej w rozporządzeniu. Ponadto naruszenie przedmiotowego przepisu stwierdzono również w przypadku podatników o nr kontach …[8] – str. 98-99 protokołu kontroli. Obecnie zagadnienia te regulowane są rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367).

         Analizując dokumentację dotyczącą realizacji dochodów z tytułu opłaty eksploatacyjnej stwierdzono, że żaden z przedsiębiorców do tego zobowiązanych nie złożył za 2014 rok informacji wymaganych art. 137 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U z 2015 r. poz. 196, ze zm.), dotyczących ilości wydobytych kopalin. Brak reakcji organu podatkowego wskazuje, że w zakresie tym nie prowadzono czynności sprawdzających, także w celu  zweryfikowania terminowości składania deklaracji (art. 272 pkt 1 lit. a) Ordynacji podatkowej) – str. 104-105 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków na wynagrodzenia sprawdzono prawidłowość przepisów zawartych w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Korycin. Stwierdzono uchybienie w treści regulacji określających przesłanki uprawniające do wypłaty nagrody uznaniowej. Jako przesłanki przyznawania nagród wymieniono, oprócz szczególnych osiągnięć w pracy zawodowej, także ważne rocznice i uroczystości obchodzone przez pracownika, jak również święta państwowe oraz samorządowe. Stosownie do art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202, ze zm.) podstawą przyznania nagrody mogą być wyłącznie szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej – str. 106-107 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość przyznawania dodatków specjalnych ustalono, że kierownikowi USC dodatek specjalny był przyznany w okresie od stycznia 2013 r. do grudnia 2015 r. za zwiększone obowiązki związane z wykonywaniem zadań z zakresu udzielania pierwszej pomocy, a także wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników. Należy zauważyć, iż z okazanej dokumentacji oraz stosowanej praktyki nie wynika, aby przekazanie wymienionemu pracownikowi obowiązków związanych z wykonywaniem zadań z zakresu udzielania pierwszej pomocy, a także wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników miało charakter tymczasowy, tj. obowiązywało np. do czasu zatrudnienia innej osoby na tym stanowisku, co pozwalałoby przypisać im okresowy lub dodatkowy charakter. Według art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Podobne zapisy zawiera regulamin wynagradzania pracowników Urzędu. Okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego. Przeciwko okresowemu charakterowi podstawy przyznania tego składnika wynagrodzenia świadczy przyznawanie go nieprzerwanie od 3 lat. W świetle przywołanych przepisów właściwą formą wynagrodzenia za czynności wykonywane przez kierownika USC powinno być odpowiednie zwiększenie wynagrodzenia zasadniczego oraz przypisanie tych obowiązków w zakresie czynności.

W wyjaśnieniu w sprawie przyznania dodatków specjalnych wskazał Pan m.in., iż Zgodnie z art. 209¹§1 pkt 2 Kodeksu Pracy pracodawca jest obowiązany wyznaczyć pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników. (…) Obiektywnie rzecz ujmując, czynności te nie będą wykonywane w sposób ciągły, lecz sporadycznie, o ile kiedykolwiek nadarzy się potrzeba ich podjęcia ale muszą być stale monitorowane. (…) Do stałych obowiązków Kierownika USC nie należą w/w zadania w związku z tym uregulowałem to dodatkiem. Obecnie rozważę możliwość innego rozwiązania sposobu realizacji i organizacji tego zadania. – str. 108-110 protokołu kontroli.

         Analizując prawidłowość stosowania klasyfikacji budżetowej ustalono, iż wydatki na obsługę prawną gminy (wynagrodzenie radcy prawnego na podstawie umowy zlecenia wynoszące za rok 30.000 zł) błędnie ujmowano w rozdz. 75022 „Rady gmin”, zamiast w rozdz. 75023 „Urzędy gmin” – str. 110 protokołu kontroli.

Badanie realizacji wydatków ponoszonych tytułem kosztów podróży służbowych (str. 112-118 protokołu kontroli) wykazało nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), polegające na rozliczaniu kosztów podróży odbytych:

a) w terminach, które nie wynikały z polecenia wyjazdu służbowego:

- polecenie wyjazdu służbowego nr 188/14 z 5 listopada 2014 r. wystawione zostało na dzień 5 listopada 2014 r. do Rudki; na podstawie tego polecenia wyjazdu rozliczono koszty do: Rudki i Milewszczyzny w dniu 5 listopada, Rudki, Zakala i Aulakowszczyzny 6 listopada, Aulakowszczyzny, Szumowa i Kumiały 7 listopada, Krukowszczyzny, Rudki i Skindzierzy 10 listopada, Bombli, Ostrej Góry i Rudki 13 listopada, Aulakowszczyzny i Łosińca 18 listopada, Rudki, Krukowszczyzny i Skindzierzy 24 listopada,

- polecenia wyjazdu służbowego: nr 198/14 z dnia 24 listopada 2014 r. wystawione zostało na dzień 24 listopada 2014 r. – na podstawie tego polecenia wyjazdu rozliczono koszty w dniach 24 i 25 listopada 2014 r.; nr 208/14 z dnia 3 grudnia 2014 r. wystawione na dzień 3 grudnia do Augustowa, Sokółki i Zabiela – na podstawie tego polecenia wyjazdu rozliczono koszty Korycin-Augustów i z powrotem w dniu 3 grudnia, Korycin-Sokółka i z powrotem 4 grudnia, Korycin-Zabiele i z powrotem 5 grudnia oraz Korycin-Romaszówka 11 grudnia,

- polecenie wyjazdu służbowego nr 223/14 z dnia 4 grudnia 2014 r. wystawione na dzień 4 grudnia 2014 r. do Białegostoku; na podstawie tego polecenia wyjazdu rozliczono koszty podróży Korycin-Białystok i z powrotem w dniach 4 i 19 grudnia 2014 r.,

b) przy braku wskazania, w jednym przypadku, środka lokomocji właściwego  do odbycia podróży służbowej (polecenie wyjazdu służbowego nr 215/14; podróż służbową rozliczono na podstawie kosztów przejazdu PKS).

Stosownie do § 6 ust. 1 przywołanego wyżej rozporządzenia pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Z kolei w instrukcji obiegu dokumentów, zatwierdzonej przez Pana Wójta, postanowiono, że polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać m.in.: nazwę miejscowości i instytucji, do której pracownik jest kierowany, cel podróży, czas trwania delegacji oraz dokładne określenie środka lokomocji.

W wyniku poprzedniej kontroli kompleksowej RIO w Białymstoku wydała zalecenia dotyczące dokumentowania podróży służbowych, w tym m.in. wystawianie pracownikom poleceń wyjazdu służbowego przewidujących wszystkie planowane do odbycia podróże oraz określających miejsce podróży oraz zobowiązanie osób wykonujących czynności z zakresu formalno-rachunkowej i merytorycznej kontroli rozliczeń kosztów podróży służbowej do należytego wykonywania swoich obowiązków, co powinno przejawiać się kwestionowaniem rozliczeń kosztów podróży niemających podstaw w poleceniach wyjazdu służbowego. W odpowiedzi na zalecenie poinformował Pan: Przestrzegane będą zasady wydawania poleceń wyjazdu służbowego oraz prawidłowego ich rozliczania.

W dniu 11 stycznia 2016 r. kontrolujący stwierdził (podczas kompletowania dowodów kontroli) na kopiach poleceń wyjazdu służbowego (nr 188/2014, 208/14, 215/14 i 223/14) przygotowanych przez referenta ds. księgowości budżetowej Urzędu Gminy na prośbę kontrolującego w dniu 4 stycznia 2016 r. dopiski eliminujące nieprawidłowości opisane przez inspektora w wersji protokołu kontroli przedłożonej 5 stycznia 2016 r. do nadzoru kierownictwa Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku. Zmiany naniesione w poleceniach wyjazdu polegały na dopisaniu miejscowości, do których podróże zostały następnie rozliczone oraz dopisaniu PKS jako środka komunikacji w poleceniu nr 215/2014 i zmianie daty podróży służbowej (od 04.12.2014 do 19.12.2014 r.) w poleceniu wyjazdu służbowego nr 223/2014 z 4 grudnia 2014 r. W poleceniu wyjazdu służbowego nr 198/14 z 24 listopada 2014 r. nie dokonano żadnych zmian – polecenie wyjazdu zostało skserowane przez referenta ds. księgowości budżetowej (na prośbę kontrolującego) dopiero w dniu 11 stycznia 2016 r. (po stwierdzeniu dokonanych dopisków na innych poleceniach).

W związku z dokonanymi dopiskami na poleceniach wyjazdu służbowego objętych kontrolą w dniu 30 listopada 2015 r., eliminujących stwierdzone nieprawidłowości, zwrócono się do referenta ds. księgowości budżetowej (osoby wykonującej na prośbę kontrolującego kserokopie poleceń wyjazdu służbowego) o ustosunkowanie się do stwierdzonej sytuacji. W wyjaśnieniu pracownik przedstawił m.in.: Uzupełnienia poleceń wyjazdu zostały dokonane przez osoby wystawiające te polecenie z upoważnienia Kierownika Zakładu Pracy. Uzupełnienia te nie zmieniły stosunku prawnego łączącego strony, gdy już był on ustalony, tylko doprowadziły do pełniejszego uzgodnienia treści dokumentów z stanem faktycznym. (…) Wszelkie uzupełnienia, które zostały dokonane można udowodnić korzystając z innych źródeł. (…) W związku z niedostatecznym dopasowaniem treści poleceń wyjazdów służbowych z wolą pracodawcy, wskazane było uzupełnienie delegacji.

         W kontrolowanym okresie w Urzędzie Gminy Korycin obowiązywały procedury wewnętrzne regulujące czynności związane z udzielaniem zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164). Prawidłowość stosowania w 2014 r. zasad obowiązujących w Urzędzie zbadano na przykładzie zamówienia na profilowanie i równanie dróg gminnych równiarką (na podstawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekraczała 14.000 euro) oraz na remont drogi rolniczej dojazdowej w Szumowie (na podstawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekraczała 30.000 euro). W wyniku kontroli stwierdzono, że w zakresie profilowania i równania dróg gminnych równiarką w okazanej kontrolującemu dokumentacji nie ma żadnego potwierdzenia wysłania w jakiejkolwiek formie (za pośrednictwem poczty, faksu, e-maila) zapytania do trzech wykonawców, jak wymagały tego postanowienia wprowadzonego przez Pana regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza równowartości 14.000 euro (obowiązującego do 15 kwietnia 2014 r.). W § 4 regulaminu postanowiono m.in. jeżeli wartość zamówienia (netto) przekracza 20.000 zł dokonuje się rozpoznania cenowego poprzez sporządzenie zapytania ofertowego w formie pisemnej. Zapytanie ofertowe może być wysłane za pośrednictwem poczty, faksu, e-mailem. Wartość zamówienia netto przekraczała 20.000 zł. Z treści protokołu zamówienia publicznego wynika, że w dniu 3 marca 2014 r. zwrócono się trzech wykonawców z zapytaniem ofertowym: Zapytanie skierowano ustnie, telefonicznie – str. 120-122 protokołu kontroli.

         Analizie poddano podczas kontroli wybrane zagadnienia dotyczące udzielenia i realizacji przez gminę Korycin zamówienia publicznego na „Przebudowę ciągu komunikacyjnego dróg powiatowych: nr 1307B Janów – Przystawka – Długi Ług – Ostra Góra – Łosiniec – gr. Powiatu, nr 1313b (od drogi krajowej nr 8 w Korycinie do Milewszczyzny) oraz nr 1316B (Milewszczyzna – Przystawka), w tym umów i rozliczeń dotyczących tego zadania z Powiatem Sokólskim – str. 128-139 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że Rada Powiatu Sokólskiego podjęła uchwałę Nr XXVI/186/2013 z dnia 30 sierpnia 2013 r. w sprawie powierzenia gminie Korycin zarządzania wymienionymi wyżej drogami powiatowymi. Powierzenie prowadzenia tego zadania miało nastąpić na mocy porozumienia zawartego pomiędzy Zarządem Powiatu Sokólskiego a Wójtem Gminy Korycin, na warunkach określonym w tym porozumieniu. Uchwałą Nr XXI/136/13 z dnia 5 września 2013 r. Rada Gminy Janów postanowiła o udzieleniu w 2014 r. pomocy finansowej gminie Korycin na realizację tego zadania, w kwocie 1.200.000 zł. W dniu 11 września 2013 r. zawarto porozumienie pomiędzy Powiatem Sokólskim a gminą Korycin w sprawie przekazania zarządzania tymi drogami powiatowymi. W § 1 porozumienia postanowiono, że przekazujący powierza a przejmujący przejmuje w pełnym zakresie prawa i obowiązki zarządcy dróg oraz zarządu wymienionymi wyżej drogami powiatowymi. Dalej postanowiono, że w związku z przekazaniem funkcji zarządcy i zarządu dróg przekazujący nie ponosi żadnych kosztów finansowych związanych z zarządzaniem drogami. Wszelkie skutki prawne i finansowe wynikające z zawarcia porozumienia ponosi przejmujący. Z powyższego wynika, że zawarta została umowa o udzielenie przez gminę Korycin pomocy rzeczowej powiatowi w zakresie zarządzania drogami, a nie o przekazanie gminie przez powiat zadania w drodze porozumienia, o którym mowa w art. 8 ust. 2a i 3 ustawy o samorządzie gminnym.

W dniu 11 września 2013 r. zawarto również umowę partnerską dotyczącą realizacji tego projektu pomiędzy gminą Korycin (jako partnerem wiodącym projektu), Powiatem Sokólskim i gminą Janów (jako partnerami projektu). Z umowy wynika m.in., że po zakończeniu inwestycji przebudowany ciąg drogowy będzie zarządzany i utrzymywany przez gminę Korycin zgodnie z zawartym „porozumieniem” w sprawie przekazania miedzy zarządcami dróg zarządzania drogami powiatowymi (w istocie więc gmina dalej będzie świadczyła powiatowi pomoc rzeczową w zakresie zarządzania drogami). Z postanowień umowy wynikało, iż projekt finansowany będzie w następujący sposób: gmina Korycin – 1.200.000 zł, gmina Janów – 1.200.000 zł, Powiat Sokólski – 600.000 zł oraz 3.000.000 zł z budżetu państwa; wartość kosztorysowa inwestycji 6.000.000 zł.

W dniu 28 maja 2014 r. Rada Gminy Korycin podjęła uchwałę Nr XXX/185/2014 w sprawie udzielenia w 2014 r. pomocy rzeczowej Powiatowi Sokólskiemu na realizację inwestycji pn. „Przebudowa ciągu komunikacyjnego dróg powiatowych…” w postaci nakładów inwestycyjnych o wartości 1.200.004,64 zł. W dniu 29 października 2014 r. podpisano aneks do umowy partnerskiej zmniejszający m.in. udział gminy Korycin do kwoty 1.187.007,66 zł (zmiana kosztów wynikała z przeprowadzonej procedury przetargowej). Planowana dotacja z budżetu państwa po zmianach to 2.974.010,72 zł. Z postanowień umowy wynika, że powiat otrzymuje środki od gmin Korycin i Janów do 5 grudnia 2014 r. (łącznie 2.470.015,33 zł), a następnie przekazuje gminie Korycin dotację z budżetu oraz dotacje otrzymane od gmin Korycin i Janów gminie Korycin do 10 grudnia 2014 r. W związku z tak określonymi postanowieniami umowy w dniu 30 października 2014 r. została podjęta przez Radę Gminy Korycin uchwała Nr XXXII/200/2014 w sprawie udzielenia w 2014 roku pomocy finansowej Powiatowi Sokólskiemu na realizację tej inwestycji na kwotę 1.187.007,66 zł. W dniu 14 listopada 2014 r. zawarta została umowa o udzielenie pomocy finansowej w formie dotacji pomiędzy gminą Korycin a Powiatem Sokólskim, na omawiane zadanie inwestycyjne. Z jej postanowień wynika, m.in., że gmina Korycin zobowiązała się do przekazania Powiatowi Sokólskiemu dotacji w kwocie 1.187.007,66 zł, w terminie do 5 grudnia 2014 r. Zarówno uchwała z 30 października jak i umowa z 14 listopada2014 r. dotyczyły środków objętych już wcześniej pomocą rzeczową dla powiatu przez gminę Korycin. Kwota 1.187.007,66 zł została przekazana Powiatowi w dniu 1 grudnia 2014 r., a w ewidencji księgowej badanej jednostki ujęto ją jako wydatek w par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między j.s.t. na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych” i wykazano w sprawozdaniu Rb-28S. W rocznym sprawozdaniu Rb-27S gminy Korycin za 2014 r. w par. 6620 rozdz. 60014 po stronie dochodów wykonanych wykazano kwotę 5.948.026,05 zł, na którą złożył się m.in. wpływ 5 grudnia 2014 r. z Powiatu Sokólskiego kwoty 1.187.007,66 zł, przekazanej powiatowi przez gminę Korycin 1 grudnia 2014 r. W związku z udzieleniem zarówno pomocy rzeczowej jak i finansowej w tej samej kwocie, dotyczącej tego samego zadania, oraz wynikającego stąd bezprzedmiotowego przelewu środków do budżetu powiatu i z powrotem w dniach 1 i 5 grudnia 2014 r. w wysokości 1.187.007,66 zł, którego skutkiem było jedynie zawyżenie dochodów i wydatków budżetu gminy Korycin, zwrócono się do Skarbnika Gminy o wyjaśnienie, dlaczego w umowie przewidziany został bezprzedmiotowy transfer pomocy – wcześniej już udzielonej jako pomoc rzeczowa – na rachunek powiatu i z powrotem na rachunek gminy. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawił: Wymóg transferu pomocy na rachunek powiatu i z powrotem na rachunek Gminy spowodowany był wymaganiami Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego jako instytucji wdrażającej "Narodowy Programu Przebudowy Dróg Lokalnych - Etap II Bezpieczeństwo - Dostępność - Rozwój". Projekt realizowany był przez Gminę Korycin a dotyczył przejętej drogi powiatowej. Zgodnie z procedurami dotyczącymi rozliczeń, w takim przypadku wszelkie przepływy finansowe związane z realizowanym przedsięwzięciem winny się odbywać za pośrednictwem powiatu, ponieważ dotacja na przebudowę drogi powiatowej jest przyznawana Powiatowi (właścicielowi drogi) a nie jej zarządcy. (…)

Kontrolowana jednostka opracowała plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości na lata 2015-2017, który został wprowadzony zarządzeniem Nr 12/2015 z dnia 2 marca 2015 r. Nie okazano kontrolującym planu na lata 2012-2014 r. Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami Wójt gospodaruje gminnym zasobem nieruchomościami, co polega na wykonywaniu czynności wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy, w tym m.in. sporządzaniu planu wykorzystania zasobu, który powinien obejmować okres 3 lat i zawierać informacje wyszczególnione w art. 23 ust. 1d ustawy. W wystąpieniu pokontrolnym z 20 stycznia 2012 r. RIO w Białymstoku zaleciła opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. W odpowiedzi na wystąpienie Pan Wójt wskazał, iż zobowiązano merytorycznego pracownika do opracowania planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Wynika stąd, że zalecenie nie zostało wykonane – str. 143-144 protokołu kontroli.

                   Badając prawidłowość przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji środków trwałych stwierdzono, iż protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej w listopadzie 2012 r. nie zawierał wzmianki o stwierdzonym niedoborze w środkach trwałych, jego przyczynach i osobach ewentualnie za niego odpowiedzialnych. Pan Wójt zarządzeniem Nr 18/12 z 15 października 2012 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Gminy Korycin powołał zespół spisowy do inwentaryzacji w formie spisu z natury na dzień 30 listopada 2012 r., m.in. środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych. Z protokołu rozliczenia wyników inwentaryzacji i dochodzenia różnic inwentaryzacyjnych z dnia 30 listopada 2012 r. wynika, że w pozostałych środkach trwałych stwierdzono niedobory na kwotę 29.616,99 zł oraz superaty na kwotę 5.916,80 zł. Z załącznika nr 3 do protokołu rozliczeń wynika również, iż stwierdzono niedobory w środkach trwałych w kwocie 5.768 zł. Niedobór dotyczył kopiarki o nazwie SP Korycin. W treści protokołu brak jest wskazań dotyczących postępowania ze stwierdzonym niedoborem środka trwałego. Stwierdzono, że zawarte w protokole rozliczenie ogółem niedoborów w kwocie 29.616,99 zł nie obejmuje niedoboru kopiarki; w protokole stwierdzono, że stwierdzone niedobory należy zakwalifikować jako niezawinione i spisać w ciężar kosztów lub strat zakładu.

Dokumentem LT z 30 listopada 2012 r., zatwierdzonym przez Pana, kopiarka została wyksięgowana. Kontrolowana jednostka nie sporządziła na tą okoliczność protokołu z dokonanej likwidacji ani innej dokumentacji świadczącej o podstawach wyksięgowania. Zasady postępowania przy stwierdzeniu różnic inwentaryzacyjnych wynikają z Instrukcji inwentaryzacyjnej. Zgodnie z jej przepisami do obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy m.in. dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie, ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku niedoborów i szkód zawinionych.

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wyjaśnił, że przeprowadzone postępowanie wyjaśniające potwierdziło, że brak umieszczenia w protokole Komisji Inwentaryzacyjnej kopiarki SP Korycin wynikał z oczywistej pomyłki. Kopiarka SP Korycin, po dokonanych ustaleniach o postawieniu jej w stan likwidacji a przed jej fizyczna likwidacją została przekazana do Szkoły Podstawowej w Korycinie w celu sprawdzenia czy jest możliwość jej dalszego wykorzystania, dlatego też nie umieszczono jej w protokole Komisji. Odpowiedział także, iż zostało przeprowadzone postępowanie w sprawie ustalenia przyczyn niedoborów, w tym niedoboru środka trwałego o nazwie Kopiarka SP Korycin. Dokonane ustalenia potwierdziły brak zawinienia w zakresie niemożliwości dalszej eksploatacji ww. środka trwałego m.in. ze względu na dużą usterkowość oraz bardzo wysokie koszty eksploatacji. Pan Wójt Gminy wyjaśnił m.in., że decyzję o zatwierdzeniu dowodu LT nr 2/2012 z likwidacji środka trwałego o nazwie Kopiarka SP Korycin podjąłem na podstawie ustaleń Komisji Inwentaryzacyjnej, która ustaliła niedobory w środkach trwałych, w tym dotyczące ww. środka trwałego. Przeprowadzone postępowanie wyjaśniające potwierdziło, że brak umieszczenia w protokole kopiarki wynikał z oczywistej pomyłki – str. 144-146 protokołu kontroli.

Kontrola kompleksowa przeprowadzona przez RIO w Białymstoku za 2010 r. wykazała, że nieruchomości, którymi dysponują jednostki oświatowe (Zespół Szkół i Przedszkole) nie zostały im przekazane formalnie w trwały zarząd. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Zalecono ustanowienie stosownymi decyzjami trwałego zarządu w stosunku do wszystkich nieruchomości, którymi władają jednostki oświatowe gminy. W odpowiedzi Pan Wójt wskazał, iż podjęto działania do wydania stosownych decyzji w sprawie ustanowienia trwałego zarządu wszystkich nieruchomości, którymi władają gminne jednostki oświatowe, po uprzednim przygotowaniu odpowiedniej dokumentacji. Kontrola wykazała, iż powyższe zalecenie nie zostało zrealizowane. Na pytanie, dlaczego nie wykonał Pan tego zalecenia, mimo iż deklaracja jego realizacji wynikała z Pana odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych, wyjaśnił Pan, że jak wynika z art.  44. ust. 2 ustawy (…) o gospodarce nieruchomościami (…) z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu występuje jednostka organizacyjna. Zarząd może powstać m.in. dlatego, że wiąże się z przyznaniem jednostce organizacyjnej uprawnień, wyłącznie na odpowiednio umotywowany wniosek takiej jednostki organizacyjnej. W obecnym stanie prawnym jednostka organizacyjna ma większą autonomię w zakresie oceny zapotrzebowania na daną nieruchomość. Bez wniosku ustanowienie zarządu nie jest możliwe, a zatem działanie z urzędu w tym przypadku jest niedopuszczalne. Jak dotychczas żadna z jednostek oświatowych gminy Korycin nie wystąpiła z wnioskiem o ustanowienie na ich jej rzecz trwałego zarządu - str. 146-147 protokołu kontroli.

Odnosząc się do tez zawartych w Pana wyjaśnieniu należy ocenić stan faktyczny wynikający z ustaleń kontroli jako nieuzasadniony brak formalnoprawnego uregulowania wykonywanego faktycznie przez jednostki budżetowe władania nieruchomościami, z powodu braku wniosków jednostek, które w tej sytuacji nie powinny być jednak traktowane jako niezbędna podstawa wszczęcia procedury ustanowienia trwałego zarządu. Należy bowiem wskazać, że o ile instytucja wniosku o ustanowienie trwałego zarządu ma zapobiegać w szczególności oddawaniu nieruchomości jednostkom wbrew ich woli (tak np. E. Bończak-Kucharczyk, komentarz do art. 44 ustawy o gospodarce nieruchomościami, system informacji prawnej LEX), o tyle w przypadku nieruchomości zabudowanych budynkami szkół – niezbędnych dla wykonywania zadań jednostek oświatowych i pozostających od lat w ich faktycznym władaniu (zarządzie), a dodatkowo wskazanych z reguły uchwałami Rady Gminy jako majątek, w który gmina wyposaża szkołę – złożenie wniosku należy ocenić tylko jako czynność formalną. Faktyczne władanie i zarządzanie nieruchomościami gminy Korycin przez szkoły jest stanem już istniejącym, wymagającym jedynie formalnego umocowania poprzez wydanie decyzji, mając na względzie przepisy art. 43 ust. 1 i art. 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami, a nie stanem, o którego spowodowanie mają wnioskować dyrektorzy szkół (mimo, że formalnie obowiązek złożenia wniosku na podstawie art. 44 ustawy o gospodarce nieruchomościami dotyczy również takich przypadków). W stwierdzonej podczas kontroli sytuacji niezłożenia wniosków konsekwentne postępowanie Pana Wójta powinno skutkować spowodowaniem usunięcia wartości nieruchomości i ich części składowych z ksiąg rachunkowych szkół, ujęcia ich w księgach Urzędu oraz zakazaniem przez Pana wykonywania przez dyrektorów szkół jakichkolwiek czynności zarządczych w stosunku do nieruchomości. Przypomnienia w kontekście tej sprawy wymaga również, że Pan Wójt jest pracodawcą kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 5 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 7 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych, co umożliwia podjęcie odpowiednich działań dyscyplinujących.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu usunięcia rozbieżności między postanowieniami regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy a stanem faktycznym w zakresie obsadzenia stanowiska zastępcy Wójta Gminy, mając jednocześnie na uwadze kwestie związane z zapewnieniem funkcjonowania gminy w przypadku zaistnienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Wójta.

2. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały zmieniającej uchwałę Nr X/62/2015 z dnia 17 grudnia 2015 r. w sprawie zapewnienia wspólnej obsługi finansowej jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych poprzez usunięcie postanowień przewidujących częściowe tylko wykonywanie przez Urząd, jako jednostkę obsługującą, obowiązków z zakresu rachunkowości jednostek obsługiwanych.

3. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie z zakładowego planu kont budżetu konta 968, które nie może być wykorzystane w jednostce,

b) doprecyzowanie pojęć „wyjątkowych sytuacji” i „interesu jednostki” jako podstaw ujmowania pozostałych środków trwałych o wartości niższej niż 1.000 zł do ewidencji ilościowo-wartościowej, mając na uwadze zapewnienie dostatecznie przejrzystych zasad ewidencji.

4. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ewidencjonowanie wszystkich wydatków objętych planem finansowym Urzędu na koncie 130 (subkonto wydatków), w sposób zapewniający rzetelne dane do sporządzenia sprawozdania Rb-28S oraz zgodność między obrotami strony Ma tego konta i danymi ewidencji analitycznej prowadzonej według podziałek klasyfikacji budżetowej,

b) przestrzeganie zasady kasowego ustalania kwoty dochodów i wydatków budżetu, mając na uwadze m.in., że tylko fizycznie wykonane wpływy dochodów mogą być przeznaczone na finansowanie budżetu (wydatków i rozchodów),

c) prowadzenie ewidencji dochodów zapewniającej zgodność danych ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

d) zaniechanie stosowania zapisów ujemnych na koncie 133, mając na uwadze że zapisy na nim muszą być zgodne z danymi wyciągów bankowych,

e) zaniechanie stosowania technicznych zapisów ujemnych na kontach 133, 901 i 902, mając na uwadze, że dane sprawozdawcze obrazują salda tych kont, a nie ich obroty,

f) zaprzestanie doksięgowywania do konta 223 wydatków nieponoszonych z rachunku Urzędu; ujmowanie na tym koncie tylko rozliczeń z budżetem gminy z tytułu otrzymanych przez Urząd środków na wydatki,

g) zaniechanie zaliczania do dochodów budżetu wpływów z podatku VAT należnego podlegającego odprowadzeniu do urzędu skarbowego, a do wydatków budżetu – kwot podatku VAT odprowadzonego do urzędu skarbowego z tych środków,

h) dokonywanie na koncie syntetycznym 221 przypisu należności wynikających z wystawionych faktur, m.in. w celu zachowania zgodności między obrotami konta syntetycznego a danymi ewidencji analitycznej; zaniechanie przypisywania na tym koncie tylko różnicy między należnościami na początek i koniec kwartału,

i) uwzględnienie zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia uwag dotyczących sporządzania dowodów księgowych dokumentujących pobranie i rozliczenie zaliczki oraz ewidencjonowania operacji pobrania zaliczki,

j) ujmowanie na koniec roku przypisanych do zwrotu dotacji, niezwróconych w roku budżetowym, na koncie 221,

k) ujmowanie na koncie 221 należności, zaległości i nadpłat wynikających z informacji Ministerstwa Finansów i urzędów skarbowych, mając na uwadze, że podstawą sporządzenia sprawozdawczości powinny być dane wynikające z ksiąg rachunkowych,

l) dokonywanie odpisu aktualizującego należności wyłącznie po stwierdzeniu wystąpienia przesłanek, o których mowa w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; wyksięgowanie na przychody kwoty odpisu aktualnie ujętego na koncie 290, dotyczącego należności, które nie posiadają cech kwalifikujących do dokonania odpisu,

ł) przekazanie Powiatowi Sokólskiemu nakładów poniesionych na przebudowę dróg powiatowych, mając na uwadze, że zwiększyły one wartość dróg ujętych w ewidencji odpowiedniej jednostki powiatowej, a nie stanowią odrębnych środków trwałych,

m) prowadzenie kartotek stanowiących ewidencję analityczną dochodów z użytkowania wieczystego z zachowaniem zasady ciągłości; w tym celu wskazywanie na kartotekach bilansu otwarcia obrazującego stan ewentualnych należności i nadpłat na początek roku,

n) przypisanie w księgach wszystkich należnych gminie odsetek z tytułu nieterminowo opłaconych należności, w tym również odsetek od kwoty zaległości z tytułu sprzedaży lokalu mieszkalnego wynoszącej 3.900 zł,

o) wyksięgowywanie sprzedanych gruntów zapisem Wn 800 – Ma 011 oraz dokumentowanie tej operacji odpowiednim dowodem księgowym dotyczącym wyksięgowania środka trwałego z ewidencji.

5. W zakresie sprawozdawczości:

a) prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych,

b) wskazanie kierownikowi GOPS na obowiązek wykazywania w sprawozdaniu Rb-27S należności, zaległości i nadpłat z tytułu dochodów z zadań zleconych, zgodnych z danymi części B sprawozdania Rb-27ZZ; wzmożenie nadzoru nad prawidłowością wykazywania danych w sprawozdawczości jednostkowej GOPS,

c) zaniechanie dublowania w sprawozdaniu Rb-N danych dotyczących kwot podlegających przekazaniu gminie z tytułu udziałów w podatkach dochodowych i dochodów z podatków realizowanych przez urzędy skarbowe, mając na uwadze, że powinny być one wykazane w pozycji „gotówka i depozyty”.

6. Niezwłoczne dokonanie zmiany wysokości opłat rocznych za użytkowanie wieczyste poprzez dostosowanie stawki stanowiącej podstawę ich naliczania do postanowień art. 72 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, mając na uwadze postanowienia art. 221 ust. 1 tej ustawy. Rozliczenie z użytkownikami wieczystymi pobranych opłat w części niezgodnej z przepisami prawa.

7. W zakresie dochodów z najmu i dzierżawy:

a) dokumentowanie dat doręczenia faktur najemcom i dzierżawcom w przypadku uzależnienia terminu płatności czynszu od daty otrzymania faktury,

b) zapewnienie zgodności między terminem płatności wskazywanym na wystawianych fakturach a postanowieniami umowy,

c) zawieranie umów najmu lokali mieszkalnych na czas oznaczony wyłącznie w przypadkach wskazanych przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów...

8. Niezwłoczne podjęcie przewidzianych prawem działań egzekucyjnych w odniesieniu do istniejącej od 2000 r. zaległości za sprzedaż lokalu mieszkalnego wynoszącej 3.900 zł oraz należności z tytułu czynszu najmu od spółki …[9]. Terminowe podejmowanie czynności egzekucyjnych mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminu przedawnienia należności.

9. Przestrzeganie procedury zbywania nieruchomości, poprzez:

a) upublicznianie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w prasie lokalnej oraz na stronie internetowej Urzędu,

b) powiadamianie nabywców o terminie i miejscu zawarcia aktu notarialnego w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu.

10. Ewidencjonowanie jako zwrotu wydatków otrzymanych wpływów będących efektem obciążenia przez Urząd innych podmiotów w związku z wcześniejszym, przejściowym, poniesieniem z planu Urzędu wydatków pokrywających koszty działalności tych podmiotów.

11. Ponowne przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem przez gminę urządzeń infrastruktury technicznej oraz podziałem nieruchomości.

12. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie przeprowadzania kontroli podatkowych.

13. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia rozbieżności w zakresie prawidłowości danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych w kontekście ich zgodności z obowiązującymi przepisami i stanem faktycznym. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń, w tym także w aspekcie finansowym.

14. Prowadzenie kompletnych czynności sprawdzających wskazanych przywołanymi przepisami Ordynacji podatkowej. Wyeliminowanie nieprawidłowości, których wskazaną przyczyną był ich brak.

15. Przestrzeganie przepisów dotyczących zasad udzielania ulg w podatku rolnym.

16. Przestrzeganie przepisów regulujących zasady prowadzenia działań upominawczych i egzekucyjnych, w tym także regulacji wewnętrznych.

17. Wyeliminowanie sprzeczności między wskazanymi w części opisowej wystąpienia postanowieniami regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Korycin a obowiązującymi przepisami w zakresie podstaw przyznawania nagród.

18. Wynagradzanie pracownika Urzędu za powierzenie zadań z zakresu udzielania pierwszej pomocy oraz zwalczania pożarów i ewakuacji poprzez odpowiednie zwiększenie wynagrodzenia zasadniczego, mając na względzie, że powierzenie tych zadań nie ma okresowego charakteru, który uzasadniałby przyznawanie dodatku specjalnego z tego tytułu.

19. Klasyfikowanie wydatków na obsługę prawną gminy w rozdz. 75023.

20. W zakresie podróży służbowych:

a) wystawianie pracownikom poleceń wyjazdu służbowego przewidujących wszystkie dni i miejsca planowanych podróży,

b) zobowiązanie osób wykonujących czynności z zakresu formalno-rachunkowej i merytorycznej kontroli rozliczeń kosztów podróży służbowej do należytego wykonywania swoich obowiązków, co powinno przejawiać się kwestionowaniem rozliczeń kosztów podróży niemających podstaw w poleceniach wyjazdu służbowego.

21. Zapewnienie przestrzegania obowiązujących w Urzędzie procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych.

22. Zawieranie z powiatem umów dotyczących przejęcia przez gminę zarządzania drogami powiatowymi i finansowania przez gminę tego zadania jako umów o udzielenie pomocy rzeczowej, mając na uwadze, że instytucja przejęcia zadania w drodze porozumienia wymaga przekazania przez powiat środków niezbędnych do realizacji zadania, jak to wynika z art. 8 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.

23. Zapewnienie właściwego realizowania obowiązków w zakresie sporządzania planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

24. Zapewnienie rzetelnego dokumentowania postępowania dotyczącego rozliczenia i wyjaśnienia wszystkich stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych.

25. Niezwłoczne wydanie decyzji ustanawiających na rzecz szkół trwały zarząd nieruchomościami, którymi faktycznie władają.

26. Zapewnienie skutecznej realizacji zaleceń pokontrolnych, stosownie do odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku