Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Krasnopolu

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia15 lutego 2016 roku (znak: RIO.V.6001-6/15), o treści jak niżej:

Pan

Karol Szrajbert

Wójt Gminy Krasnopol

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Krasnopol za 2014 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Krasnopol na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Przez większą część okresu objętego kontrolą, do 1 grudnia 2014 r., funkcję Wójta Gminy Krasnopol sprawował Józef Ryszard Stankiewicz.

W gminie Krasnopol nie jest obsadzone stanowisko zastępcy Wójta, pomimo że przewiduje je regulamin organizacyjny Urzędu Gminy. W zakresie czynności Sekretarza Gminy wskazano natomiast na „wykonywanie zadań wójta w przypadku nieobecności Wójta i jego zastępcy”. Stanowisko zastępcy Wójta było obsadzone jedynie w okresie od 4 czerwca do 30 listopada 2014 r. Pomijając kwestię niezgodności między stanem faktycznym a regulacjami wewnętrznymi Urzędu należy też wskazać, że nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Jak stanowi art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515, ze zm.) wójt, w drodze zarządzenia, powołuje oraz odwołuje swojego zastępcę. Według zaś art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni) zadania i kompetencje wójta przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w niej przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Pana Wójta może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu. Na powyższą kwestię zwracano byłemu Wójtowi uwagę w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym po poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy – str. 3 i 9 protokołu kontroli.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości wykazało uchybienia naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), poprzez:

a) przyjęcie w zakładowym planie kont Urzędu nazwy konta 860 niezgodnie z przepisami załącznika nr 3 do rozporządzenia; nazwano je „Straty i zyski nadzwyczajne”, podczas gdy prawidłowo powinno nosić nazwę „Wynik finansowy” – str. 13 protokołu kontroli,

b) ujęcie w zakładowym planie kont Urzędu konta 101 „Kasa”, podczas gdy w jednostce kasa nie jest aktualnie prowadzona – str. 13 protokołu kontroli,

c) wprowadzenie w planach kont Urzędu oraz budżetu konta pozabilansowego 900 „Pomocnicze”, funkcjonującego jako konto przeciwstawne do kont pozabilansowych 980 i 981 (dotyczących Urzędu) oraz 991 i 992 (dotyczących budżetu) służące wyłącznie do zaksięgowania operacji na wymienionych kontach pozabilansowych z zasadą podwójnego zapisu; prowadzenie takiego konta jest bezpodstawne, ponieważ na kontach pozabilansowych nie obowiązuje zasada podwójnego zapisu; w związku z tym nie jest też ono przewidziane rozporządzeniem – str. 13 i 17 protokołu kontroli.

         W zakresie prawidłowości zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, stwierdzono, że:

a) zapisy w dzienniku opatrywano jedną datą oznaczającą datę dokumentu; zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 16-17 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowo ewidencjonowano dotacje przekazane instytucjom kultury, poprzez księgowanie każdego przelewu 1/12 dotacji ustalonej w budżecie – oprócz właściwego zapisu Wn 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” – Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki” – również zapisem Wn 810 „Dotacje budżetowe…” – Ma 224. Zwrot dotacji w tym samym roku budżetowym księgowano w efekcie, oprócz właściwego zapisu Wn 130 – Ma 224, również Wn 224 – Ma 810, z dodatkowym bezpodstawnym zapisem ujemnym wprowadzającym czystość obrotów na kontach 224 i 810. Należy wskazać, że zgodnie z zasadami wynikającymi z załącznika nr 3 do rozporządzenia księgowania na stronie Wn konta 810 należy dokonywać dla dotacji w części uznanej za wykorzystaną lub rozliczoną (w korespondencji z kontem 224), a nie w momencie przekazania raty dotacji dla instytucji kultury. Stosowanie zasady czystości obrotów na kontach 224 i 810 nie wynika z przepisów rozporządzenia, nie jest też uzasadnione obowiązkami sprawozdawczymi – str. 17-18 protokołu kontroli,

c) bezpodstawnie stosowano zasadę czystości obrotów na kontach 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” i 901 „Dochody budżetu”; stosowanie zapisów ujemnych po obu stronach tych kont nie wynika z przepisów rozporządzenia, nie jest też uzasadnione obowiązkami sprawozdawczymi – str. 18 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowo księgowano przychody ze sprzedaży nieruchomości na koncie 720, zamiast na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 77 i 79 protokołu kontroli,

e) otrzymanie od kontrahenta faktury na kwotę 313.814,99 zł dotyczącej robót drogowych polegających na ukształtowaniu terenu i utwardzeniu kostką brukową nieprawidłowo ujęto w księgach Urzędu, oprócz właściwego zapisu Wn 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” – Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, zapisem dodatkowym Wn 810 – Ma 800 „Fundusz jednostki”. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia zapis Wn 810 – Ma 800 powinien być dokonany równolegle do zapłaty (poniesienia wydatku inwestycyjnego), która nastąpiła w dniu późniejszym niż zaksięgowanie faktury, a nie do zaksięgowania zobowiązania wynikającego z faktury – str. 124 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowo ustalano kwotę odpisów aktualizujących należności, co zostało opisane na str. 18-19 i 29-30 protokołu kontroli; kontrola wykazała, że pod datą 31 grudnia 2014 r. wyksięgowywano wcześniej utworzony odpis w całości i ujęto, pod tą samą datą, nowo ustaloną kwotę odpisu, co nie ma uzasadnienia w zasadach funkcjonowania konta 290 „Odpisy aktualizujące należności” oraz przepisach art. 35b i art. 35c ustawy. W zakładowym planie kont w opisie do konta 290 wskazano, że na stronie Wn ujmuje się zmniejszenie odpisu aktualizującego na skutek zapłaty należności głównej (ustania przyczyny dokonania przypisu (…) zmniejszenie odpisu aktualizującego na skutek zapłaty odsetek (…), zmniejszenie odpisu aktualizującego w związku z umorzeniem oraz odpisaniem należności (…). Analiza dokumentów stanowiących podstawę ustalenia przez jednostkę kwoty odpisu wykazała, że kontrolowana jednostka nie miała należności podatkowych, których prawdopodobieństwo zapłaty jest wątpliwe (odpis dotyczył wyłącznie należności podatkowych wraz z odsetkami). Nie stwierdzono w zakresie kwoty objętej odpisem także innych przesłanek zastosowania odpisu aktualizującego spośród wymienionych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy. Zachodziły natomiast przesłanki do dokonania odpisu aktualizującego należności za czynsz mieszkalny od kontrahenta o numerze …[1] w wysokości 23.579,93 zł i za czynsz dzierżawny od kontrahenta o numerze…[2] w wysokości 156.234,59 zł – kwoty należności według stanu na koniec 2014 r. Wobec tych dłużników egzekucja komornicza okazała się bezskuteczna ze względu na brak majątku do egzekucji, a postępowania egzekucyjne zostały umorzone.

         W trakcie kontroli przeprowadzono instruktaż w zakresie zasad ustalania odpisów aktualizujących należności. W efekcie inspektor ds. księgowości podatkowej Urzędu Gminy dokonała oceny należności podatkowych pod kątem przesłanek z art. 35b ustawy o rachunkowości (nie wystąpiły należności, które należało zaktualizować) i w dniu 26 stycznia 2016 r. sporządzone zostało polecenie księgowania nr P-392, na podstawie którego pod datą 31 grudnia 2015 r. z konta 290 została wyksięgowana wartość odpisu w wysokości 15.354 zł. Natomiast poleceniami księgowania nr P-393 i P-394 z dnia 27 stycznia 2016 r. pod datą 31 grudnia 2015 r. na koncie 290 zostały zaksięgowane odpisy aktualizujące należności cywilnoprawne od wskazanych wyżej kontrahentów na łączną kwotę 203.876,62 zł,

g) zobowiązania wobec Urzędu Marszałkowskiego z opłaty za korzystanie ze środowiska należnej księgowane były Wn 402 „Usługi obce” – Ma 201, zamiast Wn 403 „Podatki i opłaty” – Ma 225 „Rozrachunki z budżetami” lub Ma 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”; należy bowiem mieć na uwadze, że opłata ta nie stanowi rozliczenia z kontrahentem za realizacje usługi – str. 19 protokołu kontroli,

h) błędnie ewidencjonowano na koncie 201 zobowiązania z tytułu środków podlegających przekazaniu Izbie Rolniczej; mając na uwadze zasady funkcjonowania kont określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia, tego typu zobowiązania powinny być ujęte na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 19-20 protokołu kontroli.

         W wyniku sprawdzenia procedur zbywania nieruchomości z gminnego zasobu ustalono, że w wykazie przeznaczonych do sprzedaży nieruchomości nr 123 i 138 położonych w miejscowości Piotrowa Dąbrowa nie zawarto informacji o terminie składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.). Wymóg określenia tego terminu w wykazie (nie może on być krótszy niż 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu) wynika z art. 35 ust. 2 pkt 12 tej ustawy.

W konsekwencji ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż tych nieruchomości zostało podane do publicznej wiadomości przed upływem 6 tygodni od dnia upublicznienia wykazu, co narusza art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Przywołany przepis wymaga, aby ogłoszenie o przetargu podawane było do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów określonych w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 tej ustawy. Przed ogłoszeniem o przetargu należy bowiem rozpatrzyć ewentualne wnioski osób, którym przysługuje pierwszeństwo w jej nabyciu. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, informacji o nieruchomości, której wniosek dotyczył, nie zamieszcza się w ogłoszeniu o przetargu – str. 75 protokołu kontroli.

         Kontrola dochodów z najmu lokali wykazała nieprawidłowości związane z ustalaniem stawek czynszu i ich waloryzacją. Stosowana w czasie kontroli stawka czynszu za lokale mieszkalne została wprowadzona zarządzeniem nr 18/2008 z dnia 15 maja 2008 r., podjętym przez ówczesnego Wójta J. R. Stankiewicza. Aktualnie obowiązujące na terenie gminy zasady polityki czynszowej przewidują coroczną zmianę (waloryzację) stawek czynszu. Regulacje w tym zakresie wynikają z pkt 5 Rozdziału IV „Zasady polityki czynszowej” załącznika nr 1 do uchwały Nr XV/98/2012 Rady Gminy Krasnopol z dnia 28 maja 2012 r. w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Krasnopol na lata 2012-2020. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150, ze zm.) kompetencje do ustalenia stawki czynszu ma organ wykonawczy gminy (Wójt). Dlatego warunkiem wykonania określonego w uchwale obowiązku waloryzacji czynszu jest coroczne podejmowanie stosownego zarządzenia zmieniającego stawkę czynszu, a następnie dokonanie wypowiedzenia dotychczasowej stawki zgodnie z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów…, w szczególności art. 8a ust. 1-3. Stwierdzono, że ani przez Pana Wójta ani przez poprzedniego Wójta nie było podejmowane od 2008 r. zarządzenie waloryzujące stawkę czynszu. Nieprzestrzeganie zasad polityki czynszowej określonych przez Radę Gminy skutkowało zaniżeniem dochodów z najmu lokali mieszkalnych za lata 2013-2015 r. o 2.499,92 zł – str. 81-86 protokołu kontroli.

         Z kolei w przypadku lokalu mieszkalnego w Maćkowej Rudzie stwierdzono, że stosowana stawka czynszu nie uwzględniała czynnika obniżającego stawkę czynszu o 10% z powodu położenia lokalu poza siedzibą gminy. Jak wynika z ustaleń kontroli zawyżenie czynszu z tego tytułu za lata 2013-2015 wyniosło 353,28 zł – str. 84-86 protokołu kontroli.

         Analiza umowy najmu lokalu użytkowego położonego przy ul. Sienkiewicza 3 w Krasnopolu zawartej w 2012 r. na okres 3 lat (jest to kolejna umowa na okres 3 lat z tym samym podmiotem) wykazała, że nie przewidziano w niej postanowień dotyczących waloryzacji czynszu. Czynsz za najem w dalszym ciągu pobierany był w wysokości 2 zł za 1m2, tj. w kwocie minimalnej określonej uchwałą Rady Gminy jeszcze w 2003 r. Należy wskazać, że zgodnie z art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami organy działające za jednostkę samorządu terytorialnego zobowiązane są do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki. Za jeden z elementów prawidłowej gospodarki należy uznać dostosowywanie kwoty pobieranego czynszu do zmiany siły nabywczej pieniądza. Uwzględniając wskaźniki inflacji od 2003 r., minimalna stawka czynszu określona przez Radę Gminy w 2003 r. na poziomie 2 zł odpowiadałaby obecnie kwocie 2,66 zł – str. 87-88 protokołu kontroli.

         Ponadto kontrola wykazała, że w latach 1997-2015 zaniechano waloryzacji stawki czynszu wynikającej z umowy dzierżawy gruntu zawartej pod budowę tymczasowego sklepu spożywczego. W § 4 umowy ustalono, że zmiana czynszu dzierżawnego określana będzie każdorazowo przez wydzierżawiającego aneksem do umowy z powodu inflacji lecz nie częściej niż raz na rok. Pomijając jasno określony w umowie obowiązek waloryzacji czynszu należy też zwrócić uwagę, że od 11 lutego 2012 r. obowiązuje przepis art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) wskazujący, iż jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Z obliczeń kontrolujących wynika, że w związku z zaniechaniem waloryzacji czynszu badana jednostka w okresie od 1997 do 2015 r. nie ustaliła należności na łączną kwotę 6.481,44 zł – str. 89-90 protokołu kontroli.

         Przeprowadzona kontrola zagadnień dotyczących ustalania opłat adiacenckich wykazała, że w kontrolowanej jednostce nie pobierano dochodów z tego tytułu, mimo że stawki opłaty zostały ustalone uchwałą Nr XV/93/2008 Rady Gminy Krasnopol z dnia 26 czerwca 2008 r. W wyniku kontroli ustalono, że wystąpiły przypadki podziałów nieruchomości wskazujących na możliwość uzyskania dochodów z tytułu opłaty adiacenckiej (podziały mające na celu wydzielenie działek z przeznaczeniem pod zabudowę mieszkaniową oraz letniskową). Nie stwierdzono, aby jednostka zlecała wykonanie operatów szacunkowych w celu stwierdzenia czy wystąpił wzrost wartości nieruchomości. Z wyjaśnienia złożonego przez inspektora UG wynika, że dotychczas podejmowano nieformalne czynności w celu ustalenia podstaw zasadności ustalenia opłaty, tj. analizę cen sprzedaży i „rozmowy z rzeczoznawcami majątkowymi”. Obecnie zaś w celu weryfikacji tych danych zostaną sporządzone operaty szacunkowe dla wybranych nieruchomości, w stosunku do których istnienie szansa, że koszty postępowania będą niższe niż 30% wzrostu wartości nieruchomości i zostanie przeprowadzone postępowanie w celu ustalenia opłaty – str. 93-94 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i wykazała nieprawidłowości opisane w protokole kontroli.

Przeprowadzone badanie powszechności doręczania decyzji wymiarowych wykazało brak postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczenia 33 decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego na kwotę 2.468 zł. Z ustaleń dokonanych w trakcie kontroli wynika, że we wszystkich przypadkach przyczyną ich niedoręczenia był fakt, iż podatnicy nie żyją. W tego typu sytuacjach organ podatkowy powinien wydać decyzje o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawców, stosownie do przepisów art. 100 w zw. z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 66-67 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego stwierdzono uchybienia w przypadku 2 podatników o niżej wskazanych numerach ewidencyjnych i ustalono, co następuje:

- …[3]– podatnik posiada m.in. grunty orne sklasyfikowane jako R IV a o pow. 1,4078 ha fizycznych, do ewidencji wprowadzono powierzchnię 1.2805 ha fizycznych (zaniżono powierzchnię o 0,1273 ha) oraz grunty orne R IV b o pow. 12,1165 ha fiz., które do ewidencji podatkowej wprowadzono jako 12,2438 ha (zawyżono o 0,1273 ha); w obu przypadkach różnica w powierzchni gruntów wynosi 0,1273 ha fizycznych, zaś różnica w przelicznikach klas gruntów spowodowała, iż nastąpiło zaniżenie podatku rolnego z tego tytułu, które za lata 2010-2015 wyniosło 20 zł – str. 40 protokołu kontroli;

- …[4]– podatnik dzierżawi od ANR m.in. 0,0200 ha gruntów sklasyfikowanych, jako Lz ŁV, które zostały opodatkowane podatkiem leśnym. Jest to niezgodne z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465, ze zm.), gdyż opodatkowaniu podatkiem leśnym podlegają określone w ustawie lasy, z wyjątkiem lasów zajętych na wykonywanie innej działalności gospodarczej niż działalność leśna, zaś ust. 2 stanowi, iż lasem w rozumieniu ustawy są grunty leśne sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako lasy (Ls). Wobec powyższego grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów jako Lz nie podlegają opodatkowaniu podatkiem leśnym. Zawyżenie podatku z tego tytułu było znikome i wynosiło 1 zł – str. 47 protokołu kontroli.

Następnym obszarem, w obrębie którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej dziedzinie dotyczyły niekompletnego prowadzenia przez organ podatkowy czynności sprawdzających w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Wskazuje na to niepełna reakcja organu podatkowego na naruszenie przez podatników obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Informacji podatkowych nie wyegzekwowano od:

- 25 podatników podatku rolnego – wartość wymiaru w tych przypadkach wyniosła 9.111 zł,

- 6 podatników podatku od nieruchomości – wartość wymiaru w tych przypadkach wyniosła 1.070 zł,

- 14 podatników podatku leśnego  –  wartość wymiaru w tych przypadkach wyniosła 418 zł.

Brak informacji podatkowych uniemożliwił sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności. W przypadku podatku od nieruchomości informacja jest podstawowym dokumentem źródłowym o powierzchni użytkowej budynków oraz ich przeznaczeniu, natomiast w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega obciążeniu podatkiem leśnym, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym – str. 40-41, 47 i 50 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będących osobami fizycznymi, obowiązku składania deklaracji podatkowych przez podatników podatku od środków transportowych. Stwierdzono, w oparciu o informacje przekazane przez Starostwo Powiatowe w Sejnach, iż w badanym okresie 3 podatników zakupiło po 1 samochodzie ciężarowym i nie złożyło deklaracji, ani nie opłaciło podatku. Ponadto stwierdzono, że jeden podatnik posiadał samochód ciężarowy zakupiony w 2008 r., deklarował i opłacał podatek do 2011 r., podczas gdy dopiero w 2014 r. pojazd został wycofany z ruchu. Tak więc za lata 2012 i 2013 nie składał deklaracji i nie opłacał podatku. Brak deklaracji jest nieprawidłowością, która narusza przepis art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849, ze zm.), gdyż podmioty są obowiązane składać, w terminie do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru a w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, zmianę miejsca zamieszkania lub siedziby – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności. Z kolei art. 9 ust. 1 tej ustawy stanowi, iż obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych ciąży na osobach fizycznych i osobach prawnych będących właścicielami środków transportowych. Jak właścicieli traktuje się również jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, na które środek transportowy jest zarejestrowany, oraz posiadaczy środków transportowych zarejestrowanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jako powierzone przez zagraniczną osobę fizyczną lub prawną podmiotowi polskiemu. Obowiązek podatkowy, zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy, powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został zarejestrowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a w przypadku nabycia środka transportowego zarejestrowanego – od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek transportowy został nabyty. Wobec powyższego podatnicy winni byli zadeklarować podatek w łącznej wysokości 6.409 zł (poszczególni podatnicy wskazani w protokole kontroli, odpowiednio 2.440 zł, 1.030 zł i 2.939 zł. W trakcie kontroli, w dniu 11 stycznia 2016 r., dwóch podatników złożyło zaległe deklaracje podatkowe i opłaciło podatek w łącznej wysokości 3.969 zł. Opis nieprawidłowości oraz wyliczenie kwoty podatku wskazano na str. 55-56 protokołu kontroli.

Ponadto należy wskazać, iż niedopełnienie obowiązku składania deklaracji (korekt deklaracji) wypełnia znamiona czynu określonego w art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U.  z 2013 r. poz. 186, ze zm.) – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Z kolei badanie przeprowadzone w zakresie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wskazuje na występowanie nieprawidłowości w stosowaniu obowiązujących przepisów. Polegały one na:

a) zadeklarowaniu przez 3 właścicieli nieruchomości zamieszkałych (gospodarstwa domowe) opłaty w zaniżonej kwocie. Ze złożonych deklaracji wynikało, że w każdym z tych przypadków zadeklarowano opłatę za mniejszą ilość osób aniżeli wynikało to z ewidencji ludności. W związku z powyższym zaniżono wysokość opłaty, która w próbie przyjętej do kontroli wynosiła 292 zł; dotyczyło to właścicieli nieruchomości o niżej wskazanych numerach ewidencyjnych: …[5] – str. 59-60 protokołu kontroli;

b) braku możliwości zweryfikowania przez kontrolującego prawidłowości ustalenia wysokości opłaty za odpady komunalne w przypadku dwóch gospodarstw domowych (rodziny wieloosobowe – 7- i 9-osobowa), gdyż właściciele nieruchomości wykazali znacznie mniejszą liczbę osób zamieszkałych na danej nieruchomości w stosunków do liczby osób zameldowanych, wynikającej z ewidencji ludności. Osoba odpowiedzialna za powyższe zagadnienie nie dołożyła również dostatecznych starań i nie ustaliła stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami, co nakazuje art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 60 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych. Świadczy to o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązku wynikającego z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1619, ze zm.), zgodnie z którym, gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku, wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Natomiast przepisy § 5 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656), obowiązującego w kontrolowanym okresie, stanowiły, że wierzyciel niezwłocznie doręcza zobowiązanemu upomnienie, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy oraz niezwłocznie wystawia tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednakże w myśl art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Należy wskazać, iż aktualnie zagadnienia windykacji i zasady postępowania wierzycieli reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz.  2367).

Na dzień 31 grudnia 2014 r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi w poszczególnych podatkach i opłatach lokalnych wynosiła:

a) w podatku od nieruchomości od osób prawnych 21.859,25 zł – str. 53 protokołu kontroli,

b) w łącznym zobowiązaniu pieniężnym 124.341,49 zł – str. 70 protokołu kontroli,

c) w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi 61.403 – str. 62 protokołu kontroli.

Przeprowadzona kontrola terminowości wpłat podatków i opłat wykazała również w przypadkach podanych niżej powtarzalne, wielokrotne, nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez tych samych podatników. Dotyczyło to:

a) 9 podatników łącznego zobowiązania pieniężnego, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 5.966 zł – str. 68 protokołu kontroli,

b) 21 właścicieli nieruchomości w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, a kwota opłaty uiszczona po terminie wynosiła 2.632 zł  – str. 61 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku po terminie, narażające na uszczuplenie należności publicznoprawnych jest czynem zabronionym, który zgodnie z art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny jako wykroczenie skarbowe. Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy może wystąpić do urzędu skarbowego o wymierzenie podatnikom grzywny w postaci mandatu.

         W zakresie wydatków na wynagrodzenia analizie poddano m.in. prawidłowość przepisów zawartych w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Krasnopol. Stwierdzono uchybienia w treści regulacji określających przesłanki uprawniające do wypłaty nagrody uznaniowej. Jako przesłanki przyznawania nagród w § 7 ust. 6 regulaminu określono, że nagrody mogą być przyznawane m.in. 3 Maja – nagroda z tego tytułu obejmuje okres pracy od dnia 1 listopada poprzedniego roku do dnia 30 kwietnia bieżącego roku, 11 Listopada – nagroda z tego tytułu obejmuje okres pracy od 1 maja do 31 października bieżącego roku, z okazji Dnia Pracownika Samorządowego (27 maja), na koniec roku kalendarzowego. Stosownie do art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 poz. 1202, ze zm.) podstawą przyznania nagrody mogą być wyłącznie szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej – str. 97-98 protokołu kontroli.

         W zakresie stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.) kontroli poddano postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wykonywanie usług odbioru, transportu i zagospodarowania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości zamieszkałych i niezamieszkały z terenu gminy Krasnopol. W wyniku kontroli stwierdzono, że oferta złożona przez MPO sp. z o.o. nie zawierała wszystkich dokumentów wymaganych specyfikacją istotnych warunków zamówienia, tj. zaświadczeń od właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz ZUS potwierdzających niezaleganie w opłacaniu podatków oraz składek. Na podstawie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych zamawiający winien był wezwać wykonawcę do uzupełnienia brakujących dokumentów, czego zaniechano. Ustalenia kontroli świadczą o nierzetelnej ocenie spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, ponieważ nie został on też wykluczony z powodu braku dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Nieprawidłowość nie miała wpływu na wynik postępowania – str. 117 protokołu kontroli.

         W 2014 i 2015 r. dotację z budżetu gminy otrzymywało stowarzyszenie „Charyzma” prowadzące w okresie do 31 sierpnia 2015 r. punkt przedszkolny pod nazwą „Przedszkolaki Krasnopolaki”. Wysokość dotacji wyniosła w 2014 r. 14.946,60 zł a w 2015 r. 36.019,48 zł. Podstawę udzielenia dotacji stanowiły przepisy art. 90 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 poz. 2156, ze zm.) oraz uchwały Nr XXXVIII/278/2014 Rady Gminy Krasnopol z dnia 31 lipca 2014 r. W związku z nieprowadzeniem przedszkola gmina Krasnopol występowała do gminy Puńsk o podanie stosownych danych. W wyniku kontroli stwierdzono, że do wyliczenia dotacji wypłacanej w okresie od września do grudnia 2014 r. przyjęto wartość wydatków bieżących w przedszkolu prowadzonym przez gminę Puńsk, poniesionych w okresie od stycznia do maja 2014 r. Natomiast do wyliczenia dotacji wypłacanej w okresie od stycznia do sierpnia 2015 r. przyjęto kwoty wydatków wynikające z uchwały budżetowej na rok 2015 – str. 125-127 protokołu kontroli.

         W związku z ustaleniami kontroli należy wskazać na wynikającą z orzecznictwa interpretację przepisów art. 90 ustawy o systemie oświaty w zakresie dotowania przedszkoli. WSA w Warszawie w wyroku z dnia 24 października 2012 r. (sygn. akt V SA/Wa 1523) stwierdził, że w tym przypadku należy uwzględnić wydatki planowane w budżecie, a nie ponoszone faktycznie. Mając zaś na uwadze zasadę roczności budżetu i przyznawanej dotacji należy wskazać, że ostateczna wysokość dotacji powinna by ustalana w oparciu o kwotę wydatków planowanych po zmianach, tj. według ostatecznej wersji planu wynikającej z uchwały budżetowej. Ponadto podkreślenia wymaga, że z pism o wysokości wydatków gminy Puńsk na prowadzenie przedszkola wynika, iż wydatki pomniejszano bezpodstawnie o „dotację na przedszkole” otrzymywaną przez gminę Puńsk. Nie miało to uzasadnienia ani w przepisach ustawy o systemie oświaty, ani uchwały Rady Gminy Krasnopol z dnia 31 lipca 2014 r. podjętej na podstawie art. 90 ust. 4 ustawy o systemie oświaty. Pomijając kwestię nieustalenia dotacji według ostatecznej kwoty planowanych wydatków należy wskazać, że sam fakt bezpodstawnego pomniejszenia wydatków gminy Puńsk o otrzymywaną przez nią „dotację na przedszkole” skutkował wypłaceniem stowarzyszeniu w 2015 r. dotacji zaniżonej o 10.448,88 zł.

         W zakresie gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że nieruchomości, którymi włada Zespół Szkół nie zostały przekazane tej jednostce w trwały zarząd. Trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Ustanawiany jest w drodze decyzji na podstawie przepisów art. 43 i 45 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Należy przy tym wskazać, że zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o systemie oświaty publiczne szkoły są zwolnione z opłat za trwały zarząd nieruchomościami zajętymi na działalność oświatową – str. 131 protokołu kontroli.

Kontrola podstaw gospodarowania nieruchomościami wykazała, że gmina Krasnopol nie posiadała planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości na 2015 rok. Plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości gminy był sporządzony na lata 2012-2014 (zarządzenie poprzedniego Wójta Nr 98/2012 z dnia 16 maja 2012 r.). Dopiero w trakcie kontroli sporządził Pan plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości gminy Krasnopol na lata 2016-2018 (zarządzenie Nr 99/2016 z dnia 11 stycznia 2016 r.). Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami plan wykorzystania zasobu powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać dane wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy – str. 131 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości doboru stawek amortyzacyjnych wykazała przyjęcie nieprawidłowych stawek umorzenia dla budynku mieszkalnego, mieszkania w Sejnach, lokalu mieszkalnego i budynku mieszkalnego w Mikołajewie. Skutkowało to zawyżeniem wysokości umorzenia za 2014 r. o 3.465,40 zł – str. 134-135 protokołu kontroli.

         Kontrolą objęto również gospodarowanie pozostałymi środkami trwałymi. Stwierdzono przypadek zdjęcia ze stanu ewidencyjnego telefonu komórkowego o wartości księgowej 242,78 zł na podstawie protokołu z dnia 25 listopada 2014 r. Telefon komórkowy został przekazany nieodpłatnie byłemu Wójtowi, który w dniu 17 października 2014 r. dokonał na siebie cesji umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych, której stroną był dotychczas Urząd Gminy w Krasnopolu. Były Wójt był również stroną zatwierdzającą „protokół zużycia”, na podstawie którego doszło do „przekazania” telefonu będącego własnością gminy. Kontrolujący ustalili, że od grudnia 2014 r. Urząd Gminy nie był obciążany za rozmowy telefoniczne prowadzone z numeru przekazanego telefonu komórkowego. W złożonym wyjaśnieniu inspektor ds. organizacyjno-administracyjnych, wskazana w „protokole zużycia” jako osoba materialnie odpowiedzialna, oświadczyła: Telefon komórkowy Nokia 6100 przekazany dla Pana Józefa Stankiewicza był zakupiony w 2004 roku. Tego typu telefon nie jest już dostępny w sieciach telefonii komórkowej, został przekazany ze względów na niewielką wartość. Należy wskazać, że według ofert zamieszczonych w sklepach internetowych cena używanego telefonu Nokia 6100 może wynosić kilkadziesiąt złotych.

Ponadto w kontrolowanym okresie został zakupiony do autobusu szkolnego – w miejsce niesprawnego, nienadającego się do użytku – tachograf cyfrowy VD o wartości 3.075 zł – faktura z dnia 29 stycznia 2014 r. Tachograf w 2014 r. nie został ujęty w księgach rachunkowych na koncie 013. W wyniku czynności kontrolnych w dniu 31 grudnia 2015 r. tachograf został ujęty na koncie 013 i w ewidencji analitycznej do tego konta – str. 137 protokołu kontroli. Nieujęcie składnika majątkowego w ewidencji w roku jego zakupu narusza m.in. art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz art. 24 ust. 2 tej ustawy formułujący zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych polegającą na odzwierciedleniu w nich stanu rzeczywistego.

Ustalono ponadto, że na konto 013 „Pozostałe środki trwałe” były przyjmowane składniki majątkowe, których wartość jednostkowa była niższa niż 1.000 zł. Było to niezgodne z uregulowaniami wewnętrznymi, w których zapisano, że księgi inwentarzowe prowadzi się dla środków trwałych o wartości nie niższej niż 1.000 zł – str. 136 protokołu kontroli.

         Analiza obowiązujących w okresie objętym kontrolą procedur kontroli zarządczej wykazała niedookreślenie zasad gospodarki magazynowej i zasad gospodarowania samochodami służbowymi. W terminarzu obiegu dokumentów księgowych…, stanowiącym załącznik nr 2 do instrukcji obiegu dokumentów, nie zostały przewidziane dokumenty magazynowe, karta drogowa, protokół rozchodu (zużycia) paliwa. Nie uregulowano, na podstawie jakich dowodów paliwo i materiały opałowe winny być przyjmowane na stan magazynowy. Nie ustalono także wzorów stosowanych kart drogowych, zasad ich wystawiania, wypełniania, obiegu i kontroli.

Dokonana na wybranej próbie kontrola kart drogowych oraz rozliczenia miesięcznego zużycia paliwa wykazała w czterech przypadkach błędne rozliczanie zużycia paliwa – str. 140 protokołu kontroli:

a) rozliczenie zużycia paliwa za okres od 1 do 15 września 2014 r. samochodu Opel Astra wykazuje faktyczne i według normy zużycie paliwa w wysokości 9,45 l, podczas gdy należało je wykazać w wysokości 8,64 l,

b) rozliczenie zużycia paliwa we wrześniu 2014 r. w Autosanie:

- zużycie paliwa w dniu 19 września według normy wykazano w prawidłowej wysokości 37,84 l, natomiast faktyczne zużycie wyniosło 27,84 l; z rozliczenia wynikała oszczędność w ilości 10 l,

- zużycie paliwa w dniu 22 września według normy wykazano w prawidłowej wysokości 37,84 l, natomiast faktyczne zużycie wyniosło 47,84 l; z rozliczenia wynikał przepał w ilości 10 l,

- zużycie paliwa w dniu 30 września według normy wykazano w prawidłowej wysokości 37,62 l, natomiast faktyczne zużycie wyniosło 37,98 l; wystąpił przepał w ilości 0,36 l.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy miasta wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Wójcie – kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, a także na pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Większość stwierdzonych nieprawidłowości dotyczy okresu pełnienia funkcji Wójta Gminy Krasnopol przez Józefa Ryszarda Stankiewicza.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu usunięcia rozbieżności między postanowieniami regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy a stanem faktycznym w zakresie obsadzenia stanowiska zastępcy Wójta, mając jednocześnie na uwadze kwestie związane z zapewnieniem funkcjonowania gminy w przypadku zaistnienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Wójta.

2. Dokonanie zmian w treści przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) prawidłowe nazwanie konta 860 w zakładowym planie kont Urzędu,

b) usunięcie konta 101 z zakładowego planu kont Urzędu,

c) usunięcie konta pozabilansowego 900 z zakładowych planów kont budżetu i Urzędu,

d) określenie dowodów dokumentujących gospodarkę magazynową i rozliczenie paliwa oraz zasad ich sporządzania, obiegu i kontroli.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych w dzienniku datą dokonania operacji gospodarczej oraz datą dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datą zapisu,

b) ewidencjonowanie kwot dotacji przekazanych instytucjom kultury na koncie 810 po ustaleniu ich wykorzystania i rozliczenia,

c) zaprzestanie dokonywania zapisów ujemnych w celu zachowania czystości obrotów na kontach 224, 720 i 810 w ewidencji Urzędu oraz na koncie 901 w ewidencji budżetu,

d) ewidencjonowanie przychodów ze sprzedaży nieruchomości na koncie 760,

e) dokonywanie zapisu Wn 810 – Ma 800 jako równoległego do operacji poniesienia wydatku inwestycyjnego, a nie do przypisu zobowiązania z tego tytułu,

f) prawidłowe ustalanie odpisów aktualizujących należności, z zastosowaniem uwag zamieszczonych w protokole kontroli i przekazanych przez kontrolujących w ramach instruktażu,

g) ewidencjonowanie zobowiązań z opłaty za korzystanie ze środowiska z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

h) ewidencjonowanie zobowiązań wobec Izby Rolniczej na koncie 240,

i) zaniechanie ujmowania na koncie 013 składników majątkowych, których wartość jednostkowa jest niższa niż 1.000 zł; ewentualnie rozważenie zmodyfikowania regulacji wewnętrznych określających zasady ewidencji pozostałych środków trwałych w celu dostosowania ich do faktycznych potrzeb jednostki,

j) zapewnienie rzetelności danych wykazywanych w ewidencji pozostałych środków trwałych,

k) stosowanie prawidłowych stawek umorzeniowych.

4. Zamieszczanie w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości (nie krótszego niż  6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu) oraz publikowanie ogłoszenia o przetargu nie wcześniej niż po upływie tego terminu.

5. W zakresie dochodów z najmu lokali:

a) wydanie zarządzenia określającego stawkę czynszu za najem lokali mieszkalnych na poziomie uwzględniającym waloryzację stawki stosowanej od 2008 r. oraz coroczne wydawanie zarządzeń zmieniających stawkę czynszu, jak tego wymagają zasady określone przez Radę Gminy; ewentualnie rozważenie przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały zmieniającej obowiązujące zasady polityki czynszowej poprzez wykreślenie zapisu zobowiązującego do corocznego waloryzowania stawki czynszu,

b) rozliczenie z najemcą lokalu mieszkalnego w Maćkowej Rudzie kwoty czynszu zawyżonego za lata 2013-2015 o 353,28 zł; dokonanie zmiany umowy poprzez wprowadzenie w niej właściwej stawki czynszu, uwzględniającej czynnik obniżający stawkę bazową,

c) podjęcie działań w celu zwaloryzowania czynszu najmu lokalu użytkowego przy ul. Sienkiewicza 3, pobieranego dotychczas na poziomie minimalnym ustalonym przez Radę Gminy w 2003 r., oraz wprowadzenie do umowy postanowień przewidujących coroczną waloryzację czynszu,

d) zwaloryzowanie czynszu dzierżawnego za grunt pod tymczasowy sklep spożywczy, mając na uwadze postanowienia umowy dzierżawy.

6. Zlecenie opracowania operatów szacunkowych wybranych nieruchomości w celu ustalenia ewentualnych podstaw naliczenia opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem.

7. Prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzających do doręczenia wszystkich decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego.

8. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi, w tym podatkiem od środków transportowych, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających odpowiednio z ustaw o podatku rolnym, leśnym oraz o podatkach i opłatach lokalnych.

9. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w przywołanych przepisach Ordynacji podatkowej, celem zachowania powszechności i prawidłowości składania deklaracji podatkowych.

10. Dyscyplinowanie podatników w zakresie terminowego składania deklaracji podatkowych oraz terminowych wpłat podatków i opłat lokalnych.

11. Rozważenie możliwości wystąpienia z wnioskiem do urzędu skarbowego o ukaranie podatników uchylających się od terminowego składania deklaracji podatkowych, który to czyn jest wykroczeniem skarbowym.

12. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie powszechności i prawidłowości osiągania dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi opisanych w protokole kontroli. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

13. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i aktów wykonawczych.

14. Dostosowanie zasad przyznawania nagród w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Gminy do obowiązujących przepisów.

15. Zapewnienie rzetelnej analizy ofert składanych przez wykonawców w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych. Występowanie do wykonawców o uzupełnienie wymaganych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu w trybie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, a w przypadku nieuzupełnienia dokumentów w wyznaczonym terminie – wykluczanie wykonawców.

16. Uwzględnienie uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli w przypadku zaistnienia w przyszłości obowiązku udzielenia dotacji podmiotowi prowadzącemu niepubliczne przedszkole lub inną formę wychowania przedszkolnego.

17. Wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada Zespół Szkół.

18. Sporządzanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości w terminach zapewniających objęcie nim każdego roku.

19. Rozważenie oszacowania rynkowej wartości telefonu Nokia 6100, o którym mowa w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, oraz obciążenia nią byłego Wójta Gminy.

20. Wzmożenie nadzoru w zakresie zgodności rozliczenia paliwa z przebiegiem samochodów służbowych, przyjętymi normami i danymi kart drogowych.

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach