Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Nr 4 w Suwałkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 kwietnia 2015 roku (znak: RIO.V.6002-1/15), o treści jak niżej:

Pani

Beata Muszyńska

Dyrektor Zespołu Szkół Nr 4

w Suwałkach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół Nr 4 w Suwałkach za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U z 2014 r. poz. 191), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem miasta.

Kontrola zagadnień składających się na organizację wewnętrzną jednostki wykazała, że zakresy czynności wicedyrektorów Szkoły zawierają analogiczne stwierdzenia przewidujące, iż w przypadku nieobecności Pani Dyrektor do ich obowiązków należy m.in. podejmowanie decyzji w sprawach pilnych, podpisywanie dokumentów z upoważnienia Dyrektora oraz kierowanie pracą administracji i obsługi. Jednocześnie obaj wicedyrektorzy odrębnymi pismami zostali przez Panią upoważnieni do podpisywania i zatwierdzania dokumentów finansowo-księgowych podczas Pani nieobecności. Należy wskazać, że w sytuacji, gdy funkcję wicedyrektora pełnią 2 osoby, zacytowane postanowienia zakresów czynności i imiennych upoważnień mogą utrudniać ustalenie ewentualnej odpowiedzialności za działania podjęte w obrębie czynności składających się na gospodarkę finansową jednostki podczas nieobecności Pani Dyrektor. Nie wskazała Pani bowiem, w gestii którego z wicedyrektorów leży w pierwszej kolejności wykonywanie obowiązków z zakresu gospodarki finansowej podczas Pana nieobecności – str. 4 protokołu kontroli.

Analiza zakresów czynności pracowników wykonujących czynności związane z prowadzeniem gospodarki finansowej i rachunkowości Szkoły (główna księgowa, specjalista i starszy referent) wykazała brak postanowień odnoszących się do zastępstwa pracowników w czasie ich nieobecności (nie dotyczyło to starszego referenta). Kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki, jak wskazano w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 6 i 10 protokołu kontroli.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazało, że:

a) w zakładowym planie kont nie przewidziano konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, a także konta 310 „Materiały”. W praktyce, w związku z brakiem konta 720, wpływy z tytułu dochodów budżetowych, które w 2014 r. wyniosły 12.563,20 zł, błędnie zaewidencjonowano na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Materiały zaś, jak wynika z ustaleń kontroli, odpisywane były w koszty pod datą ich zakupu, która to zasada wynikała z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Należy zauważyć, iż w związku faktycznie stosowaną metodą spisywania w koszty rzeczowych składników aktywów obrotowych jednostka jest zobowiązana, zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy, do zinwentaryzowania zapasu niezużytych materiałów na koniec roku, wyceny zapasu i ujęcia na koncie 310 jego wartości zmniejszając jednocześnie koszty o tę kwotę. Nie stwierdzono, aby w kontrolowanej jednostce pozostały materiały niezużyte do końca 2014 r., co jednakże nie ma wpływu na potrzebę ujęcia konta 310 w zakładowym planie kont – str. 11-12, 23-24 i 54-55 protokołu kontroli,

b) w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach informatycznych wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 12 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości stosowanych w fakturach stawek czynszu najmu w świetle postanowień umów stwierdzono w jednym przypadku (najem 2 m2 powierzchni użytkowej pod ksero przez firmę COPY EXPRESS) zaniżenie czynszu za wrzesień 2014 r. o kwotę 7,47 zł. W trakcie kontroli skorygowano tą nieprawidłowość, w wyniku czego najemca wpłacił zaniżony czynsz wraz z odsetkami wynoszącymi 0,36 zł – str. 25-26 protokołu kontroli.

Analiza wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw wykazała, że rejestracji przepracowanych przez nauczycieli godzin i ich rozliczania dokonywano na podstawie dokumentu (wprowadzonego przez Panią Dyrektor zarządzeniem Nr 58/2011 z dnia 30 grudnia 2011 r.) sporządzanego przez M. Zakrzewską – wicedyrektora, której zakresem czynności przypisano odpowiedzialność za rozliczanie godzin ponadwymiarowych nauczycieli. Z ustaleń kontroli wynika, iż w 9 przypadkach na 42 rozliczenia objęte próbą w dokumencie nie wypełniono wszystkich wymaganych rubryk, w tym dotyczących m.in. tygodniowego wymiaru godzin etatowych, liczby przydzielonych godzin ponadwymiarowych, liczby dni pracy w tygodniu, dziennego pensum etatowego. Stwierdzone uchybienie nie miało wpływu na prawidłowość wypłaconych wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw – str. 35 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stwierdzono błędne naliczenie odpisu dotyczącego emerytów administracji i obsługi w świetle zasad określonych ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 115) oraz przekazanie zawyżonego o 39,12 zł odpisu na rachunek ZFŚS. W trakcie kontroli dokonano zwrotu wskazanej kwoty z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący Szkoły – str. 40-41 protokołu kontroli.

         Kontrola wydatków poniesionych z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych wykazała, że do rozliczenia kosztów podróży odbytej przez Panią Dyrektor i M. Wojewnik-Sielawę (wicedyrektora) do Warszawy na szkolenie przeprowadzone w dniach 28-29 listopada 2014 r. przedłożono fakturę na kwotę 162 zł za nocleg w dniu 27 listopada 2014 r. (tj. dzień poprzedzający szkolenie). Na podstawie rozliczeń kosztów zatwierdzonych do wypłaty przez M. Wojewnik – Sielawę, Pani Dyrektor oraz wicedyrektorowi wypłacono po 81 zł (z okazanych rozliczeń kosztów wynikało, iż podróż trwała w okresie od 27 listopada godz. 12.00 do 29 listopada 2014 r.). Wskazania wymaga, że w obu przypadkach polecenia wyjazdu służbowego zostały wystawione na okres od 28 do 29 listopada 2014 r.; polecenie wyjazdu Pani Dyrektor podpisała Naczelnik Wydziału Oświaty Wychowania i Sportu Urzędu Miejskiego w Suwałkach, zaś wicedyrektora delegowała Pani Dyrektor. Jak ustalono, organizator szkolenia zapewniał bezpłatne wyżywienie i nocleg w dniach 28-29 listopada; uczestnicy zobowiązani byli do pokrycia kosztów dojazdu do Warszawy. Z protokołu kontroli wynika, że według Pani wyjaśnień wyjazd na szkolenie dzień wcześniej spowodowany był trudnościami z dojazdem do Warszawy w dniu szkolenia. Stosownie do postanowień § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) z tytułu podróży krajowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje m.in. zwrot kosztów noclegów. Z przywołanego przepisu wynika zatem, że pracownik winien odbywać podróż w terminie określonym przez pracodawcę, a tym samym przysługujący mu zwrot kosztów powinien dotyczyć kosztów poniesionych w tym terminie – str. 42-43 protokołu kontroli.

W ewidencji Szkoły na koncie 011 „Środki trwałe” jako odrębny środek trwały ujęta była m.in. wartość drzewostanu na kwotę 3.809,31 zł, którą zaliczono do grupy 0, podgrupy 03, rodzaju 032 „Inne tereny zabudowane” na podstawie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 242, poz. 1622). Zgodnie ze szczegółowymi objaśnieniami zawartymi w przepisach przywołanego rozporządzenia grupa 0 obejmuje m.in. grunty według ich przeznaczenia użytkowego, takie jak: użytki rolne, grunty leśne oraz znajdujące się na nich sady, zasadzenia wieloletnie, plantacje, drzewostany itp. Poza tym, przepisy art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości stanowią, iż przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki lub oddane do używania na podstawie najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze; zalicza się do nich w szczególności nieruchomości; w tym grunty. Z przywołanych regulacji wynika, że grunty oraz dokonane na nich nasadzenia nie mogą być traktowane jako odrębne środki trwałe. Nieprawidłowość została wyeliminowana w trakcie kontroli poprzez wyksięgowanie drzewostanu z ewidencji księgowej Szkoły – str. 53-54 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Do obowiązków Pani Dyrektor należy też określenie i aktualizacja dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w zakresach czynności wicedyrektorów poprzez wskazanie kolejności zastępstwa w czasie nieobecności Pani Dyrektor.

2. Określenie zasad zastępstwa pracowników wskazanych w części opisowej wystąpienia w czasie ich nieobecności.

3. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) wprowadzenie do zakładowego planu kont, a w konsekwencji i do księgi głównej, kont 310 i 720,

b) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych.

4. Przestrzeganie wewnętrznych procedur ewidencji i sposobu rozliczania godzin ponadwymiarowych i godzin doraźnych zastępstw.

5. Naliczanie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

6. Rozliczanie kosztów podróży dotyczących wyłącznie wyjazdów odbytych w terminie wynikającym z polecenia wyjazdu służbowego.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Prezydent Suwałk

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach