Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Kołaki Kościelne

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 grudnia 2015 roku (znak: RIO.IV.6001-8/15), o treści jak niżej:

Pan

Sylwester Jaworowski

Wójt Gminy Kołaki Kościelne

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Kołaki Kościelne za 2014 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Kołakach Kościelnych na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Przez większą część okresu objętego kontrolą, do 8 grudnia 2014 r., funkcję Wójta Gminy Kołaki Kościelne sprawowała Barbara Wasiulewska. Skarbnikiem Gminy w okresie objętym kontrolą, do dnia 31 maja 2015 r., była Helena Chmielewska.

         Kontrola zagadnień dotyczących organizacji wewnętrznej jednostki wykazała, że zarządzeniem Nr 5/15 z dnia 23 stycznia 2015 r. odwołał Pan Zastępcę Wójta i od tego czasu stanowisko to pozostaje nieobsadzone. Stan taki jest niezgodny z regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy Kołaki Kościelne, który stanowi, że w czasie nieobecności Wójta jego obowiązki pełni Zastępca Wójta. W zaistniałej sytuacji  zadania przypisane temu stanowisku nie są wykonywane na zasadach określonych regulaminem. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515, ze zm.), w gminie Kołaki  Kościelne może być powołany jeden zastępca wójta. Artykuł 28g tej ustawy określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy – str. 2 protokołu kontroli.

Wskazania ponadto wymaga, że z powołaniem na art. 39 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wydane zostało przez byłego Wójta zarządzenie Nr 141/09  z dnia 15 grudnia 2009 r. w sprawie upoważnienia Sekretarza Gminy do wydawania decyzji administracyjnych, w którym zawarto także upoważnienie do prowadzenia spraw z zakresu gospodarki finansowej (zatwierdzania dokumentów księgowych, zaciągania niektórych zobowiązań). Treść zarządzenia w tym zakresie nie jest adekwatna do przepisu przywołanego jako podstawa prawna jego wydania. Podstawę powierzenia pracownikowi przez kierownika jednostki obowiązków z zakresu gospodarki finansowej stanowi art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) – str. 3 protokołu kontroli.

W obszarze zagadnień dotyczących organizacji i funkcjonowania jednostek organizacyjnych gminy stwierdzono, że:

a) w statucie Biblioteki Publicznej Gminy Kołaki Kościelne nadanym uchwałą Nr XXI/110/09 Rady Gminy Kołaki Kościelne z dnia 27 kwietnia 2009 r. nadal znajduje się zapis, iż obsługę finansowo-księgową Biblioteki prowadzi księgowość Urzędu Gminy, co nie odpowiada stanowi faktycznemu, ponieważ Biblioteka samodzielnie prowadzi księgi rachunkowe – str. 4 protokołu kontroli,

b) nie wykonano dyspozycji przepisów obowiązującego od 21 maja 2012 r. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189), nakazujących organizatorowi założenie rejestru instytucji kultury w postaci elektronicznej oraz oddzielnej elektronicznej księgi rejestrowej, według wzoru określonego załącznikiem do rozporządzenia. Księgi rejestrowe instytucji kultury prowadzone na podstawie przepisów dotychczasowych powinny być dołączone, zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia, do akt rejestrowych prowadzonych przy rejestrze danej instytucji kultury utworzonym na podstawie przepisów tego rozporządzenia. Analiza okazanej dokumentacji w powiązaniu z zapisami w rejestrze Biblioteki Publicznej prowadzonym na podstawie przepisów poprzednio obowiązujących wykazała ponadto brak niektórych danych, takich jak: data wpisu do rejestru oraz daty kolejnych wpisów; siedziba i adres instytucji kultury; akt o utworzeniu instytucji kultury; informacja o złożeniu do rejestru bilansu. Do akt rejestrowych nie włączono bilansów instytucji za poszczególne lata – str. 4 protokołu kontroli,

c) Zespół Szkół w Kołakach Kościelnych włada nieruchomością gminną oddaną mu w trwały zarząd na podstawie decyzji Wójta Gminy z dnia 10 czerwca 2012 r. Decyzją tą nieprawidłowo, z naruszeniem postanowień art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), ustalono opłatę roczną za trwały zarząd (w wysokości 0,3% ceny nieruchomości). Na mocy przywołanego przepisu   publiczne szkoły zwolnione są z opłat z tytułu trwałego zarządu. Postanowienie decyzji przewidujące bezpodstawną opłatę nie było realizowane w praktyce. W trakcie kontroli  dokonano stosownej zmiany decyzji – str. 5 protokołu kontroli.

Analiza regulacji opisujących przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości, wydanych na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), a także pozostałych przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej, wykazała:

a) rozbieżności między stosowaną praktyką a wynikającymi z przepisów wewnętrznych zasadami ewidencji materiałów, które również wykazują sprzeczność między sobą. Z opisu funkcjonowania konta 310 „Materiały i towary” zawartego w zakładowym planie kont wynika, że służy ono od ewidencji zapasu materiałów znajdujących się w magazynach. W praktyce zaś konto 310 służy wyłącznie do ujmowania ustalonego na koniec roku zapasu materiałów (paliwa silnikowego i węgla), które w trakcie roku odpisywane są w koszty w momencie zakupu. Magazyn w Urzędzie nie funkcjonuje, co świadczy o niedostosowaniu przyjętych regulacji do faktycznych potrzeb jednostki. Z innych postanowień przepisów wewnętrznych wynika, że kontrolowana jednostka prowadzi magazyn do przechowywania druków ścisłego zarachowania (faktycznie taki magazyn nie jest prowadzony), a także, iż wartość paliwa i węgla w momencie zakupu odpisywana jest w koszty, zaś na koncie 310 ujmowana jest wartość stanu ustalonego w drodze inwentaryzacji (rozwiązanie takie stosowane jest w praktyce) – str. 7-8 i 17 protokołu kontroli,

b) w części określającej zasady prowadzenia ewidencji nie wskazano, jaką techniką prowadzone są poszczególne księgi rachunkowe. W praktyce ewidencja analityczna do kont 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwale” i 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” prowadzona jest techniką „ręczną” (bez użycia programu komputerowego), a pozostałe księgi z wykorzystaniem programów komputerowych – str. 8-9 protokołu kontroli,

c) nieprawidłowości w zakresie konstruowania zakładowych planów kont, które w wielu elementach wykazują sprzeczność z przepisami załączników nr 2 i 3 do rozporządzenia (str. 10-17 protokołu kontroli). W zakładowym planie kont Urzędu, wprowadzonym zarządzeniem Wójta Nr 41/11 z dnia 30 czerwca 2011 r., przewidziano konta, które nie mogą mieć w ogóle zastosowania w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego lub – ze względu na specyfikę funkcjonowania Urzędu Gminy Kołaki Kościelne – operacje podlegające ujęciu na nich zgodnie z zasadami ich funkcjonowania nie wystąpią w kontrolowanej jednostce, w tym:

- konto 131 „Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych”,

- konto 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”, które może występować wyłącznie w samorządowych jednostkach budżetowych prowadzących działalność oświatową, wskazanych uchwałą organu stanowiącego podjęta na podstawie art. 223 ustawy o finansach publicznych,

- konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, niemające zastosowania, ponieważ dochody i wydatki Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej realizowane są przy pomocy rachunku budżetu. Za pośrednictwem  odrębnych rachunków bankowych, jako rachunków bieżących Urzędu, obsługiwano jedynie zadania realizowane z udziałem środków pomocowych, dla których opracowano odrębne plany kont nieuwzględniające jednak kont 222 i 223 (o czym w dalszej części wystąpienia),

- konto 550 „Koszty zarządu”.

         Ponadto analiza zakładowego planu kont Urzędu wykazała nieprawidłowe określenie zasad funkcjonowania kont, co dotyczyło kont:

- 130 „Rachunek bieżący jednostki”, którego opis jest nieadekwatny do stosowanego faktycznie rozwiązania polegającego na realizacji dochodów i wydatków Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej przy pomocy rachunku budżetu,

- 226 „Długoterminowe należności budżetowe”, w opisie którego wskazano, iż służy do ewidencji należności z tytułu mienia zlikwidowanych jednostek budżetowych, podczas gdy zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto to przeznaczone jest do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń,

- 290 „Odpisy aktualizujące należności”; opis konta przewiduje, że w jednostkach  budżetowych nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności z tytułu dochodów i wydatków budżetowych. Okoliczności, których zaistnienie skutkuje dokonaniem odpisu aktualizującego należności zostały określone w art. 35b ustawy o rachunkowości i obowiązują wszystkie jednostki budżetowe.

Nieprawidłowości w konstruowaniu zakładowych planów kont stwierdzono też w odniesieniu do planów wprowadzanych dla ewidencji operacji dotyczących projektów objętych dofinansowaniem ze środków UE. Miały one jednocześnie wpływ na błędne ewidencjonowanie operacji. Zarządzeniem Wójta Nr 213/2014 z dnia 10 listopada 2014 r. wprowadzono plan kont do ewidencjonowania obrotów związanych z realizacją zadania „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności Województwa Podlaskiego…”. Do obsługi zadania założono odrębny rachunek bankowy, który ewidencjonowano jako rachunek Urzędu. Wpływy środków z budżetu ujmowano w ewidencji Urzędu na subkoncie 130-10, w korespondencji z kontem 223, zaś wydatki na subkoncie oznaczonym 130-12. Sposób ewidencjonowania obrotów na rachunku projektu nie wynikał z przyjętego planu kont, ponieważ np. przekazanie środków na realizację projektu z rachunku budżetu na rachunek wyodrębniony projektu miało według przyjętego planu kont następować zapisem Wn 140 „Środki pieniężne w drodze” – Ma 133 „Rachunek budżetu” (zamiast Wn 223 – Ma 133) a ich wpływ na rachunek projektu Wn 133 – Ma 140 (wobec przyjętego oznaczenia rachunku projektu jako rachunku Urzędu powinien to być zapis Wn 130-10 – Ma 223). Błędne postanowienia tego planu kont nie były stosowane w praktyce.

Na koniec 2014 r. wymienione subkonta do konta 130 nie wykazywały sald – niezgodnie z bankowym potwierdzeniem, z którego wynika saldo w kwocie 81,39 zł. Kontrola wykazała, że kwota ta wchodziła w skład salda Wn konta 139 „Inne rachunki bankowe” wynoszącego 16.894,70 zł, które z kolei było wyższe o 81,39 zł od salda potwierdzonego przez bank. Przyczyną było ujmowanie środków przekazywanych z rachunku budżetu na poczet zapłaty kosztów obsługi rachunku projektu na koncie 139, zamiast na odpowiednim subkoncie utworzonym w ramach konta 130. Wskazania ponadto wymaga, iż środki przekazane z rachunku budżetu, stanowiące zasilenie rachunku jednostki budżetowej na poczet wydatków z tytułu odsetek, w ewidencji budżetu ujęto bezpodstawnie bezpośrednio na  koncie 902 „Wydatki budżetu”, jako zrealizowany wydatek, zamiast na koncie 223 jako środki przekazane na wydatki. W efekcie w ewidencji budżetu i Urzędu brak rozliczeń, które powinny być uwidocznione na koncie 223. W stwierdzonym stanie faktycznym rezultatem prawidłowo ewidencjonowanych rozliczeń powinny być salda w kwocie 81,39 zł na koncie 223 (po stronie Wn w księgach budżetu i po stronie Ma w księgach Urzędu) wyrażające pozostałość niewydatkowanych środków, podlegających zwrotowi na rachunek budżetu. W konsekwencji błędnych zarachowań o kwotę 81,39 zł zawyżono kwotę wydatków wykonanych za 2014 r.

Zarządzeniem Wójta Nr 178/14 z dnia 9 maja 2014 r. wprowadzono plan kont  do ewidencjonowania obrotów na dwóch rachunkach założonych w BGK, związanych z finansowaniem zadania „Budowa przydomowych biologicznych oczyszczalni ścieków na terenie Gminy Kołaki Kościelne”. W planie kont nie uwzględniono kont 222 i 223 oraz opisu funkcjonowania kont 133 i 130 wynikających z przyjętych zasad obsługi bankowej projektu, zgodnie z umową pożyczki z BGK. Z umowy wynikało, że utworzony zostanie rachunek pożyczki, na który będą przekazywane środki transz pożyczki i z którego dokonywane będą płatności oraz rachunek środków własnych, na którym będą gromadzone środki własne na pokrycie zobowiązań wynikających z umowy. Kontrola wykazała, że obroty na rachunkach założonych w BGK ewidencjonowano z naruszeniem podstawowych zasad funkcjonowania kont zawartych w załącznikach do rozporządzenia. Wszystkie operacje, zachodzące na obu rachunkach, ujmowano w księgach Urzędu Gminy. Operacje wpływu i spłaty pożyczki na rachunku pożyczki oraz wpływy na rachunek środków własnych ujmowano  na subkoncie 130-8 w korespondencji z kontem 223 – bez związku z funkcją ekonomiczną konta 223 w przypadku wpływu pożyczki i jej spłaty. Z kolei wszystkie wypłaty (w tym zapłata faktur środkami pozostającymi na rachunku pożyczki) księgowano na subkoncie 130-9. Zapisy dotyczące obrotów na rachunku pożyczki na subkontach do konta 130 sprzeczne są z treścią ekonomiczną konta 130, które powinno odzwierciedlać wyłącznie obroty w zakresie realizowanych dochodów i wydatków budżetowych. W efekcie obroty zastosowanych subkont nie przedstawiały właściwych wielkości w zakresie tych danych, stanowiąc sumę operacji zachodzących na obu rachunkach bankowych otwartych w BGK.

Operacje dotyczące wpływu i spłaty pożyczki stanowią przychody i rozchody budżetu, zatem obroty rachunku pożyczki powinny być ujmowane wyłącznie w ewidencji budżetu zapisami, odpowiednio, Wn 133 – Ma 260 „Zobowiązania finansowe” i Wn 260 – Ma 133. Środkami pozostającymi na rachunku budżetu, przeznaczonymi na pokrycie wydatków projektu, należało zasilać wyodrębniony rachunek, który mógł być ewidencjonowany w księgach Urzędu Gminy, jako subkonto do konta 130 (może być także ewidencjonowany w ramach konta 133, z jednoczesnym powieleniem zapisów na koncie 130, jak to ma miejsce w przypadku wszystkich pozostałych wydatków budżetu gminy Kołaki Kościelne). Tymczasem zapisów w księgach budżetu dotyczących wpływu i spłat pożyczki dokonywano na koncie 133 w innym terminie niż faktyczna data operacji i bez udokumentowania wyciągiem bankowym do rachunku ewidencjonowanego na koncie 133 (jako odrębne subkonto). W praktyce były to zapisy wtórne do zapisów na subkontach do konta 130. Na przykład wpływ środków w wysokości 1.654.745 zł, który miał miejsce w dniu 31 lipca 2014 r. zarachowano w ewidencji budżetu dopiero w dniu 19 listopada 2014 r., na podstawie dekretacji sporządzonej przez Skarbnika na bankowym dowodzie obejmującym obroty za listopad.

Sposób ujmowania w 2014 r. obrotów na wymienionych rachunkach prowadził do sytuacji, w której żadne z kont prowadzonych w ramach konta 133 w księgach budżetu  i 130  w księgach Urzędu Gminy nie odzwierciedlało obrotów i sald rachunku budżetu oraz rachunków pożyczki i środków własnych założonych w BGK. Ewidencja księgowa powinna obrazować obroty i salda każdego rachunku bankowego, m.in. w celu potwierdzenia zgodności zapisów i sald z ewidencją banku.

Obroty, który miały miejsce w 2014 r. na rachunku pożyczki w BGK – mimo, że niewłaściwie ujmowane na kontach Urzędu jako jednostki budżetowej oznaczonych symbolami 130-8 i 130-9 w korespondencji z kontem  223 – były jednakowe, w związku z czym nie miały wpływu na salda powstałe na koniec roku na tych kontach. Na koniec 2014 r. saldo sald subkont 130-8 i 130-9 powinno odzwierciedlać wyłącznie wielkość środków pozostałych na rachunku środków własnych w wysokości 1.997,26 zł – potwierdzone w tej wysokości przez bank – a wynosiło 1.906,93 zł (różnica 90,33 zł). Środków tych nie zwrócono na rachunek budżetu w 2014 r., zatem w bilansie zamknięcia roku 2014  kwota 1.997,26 zł powinna być uwidoczniona jako saldo Ma na koncie 223, natomiast konto to wykazywało saldo Ma w kwocie 1.906,93 zł (różnica 90,33 zł). Kontrola wykazała, że kwota 90,33 zł stanowiła odsetki dopisane przez bank do rachunku środków własnych, błędnie  zarachowane Wn 130-8 – Ma 222, zamiast Wn 130-8 – Ma 750. Następnie, na podstawie dowodu PK w dniu 31 grudnia 2014 r. kwotę 90,33 zł bezpodstawnie zaksięgowano Wn 800-7 „Fundusz jednostki” – Ma 130-8. Dowód PK nie odzwierciedlał  przelewu z rachunku bankowego, a także żadnego innego zdarzenia gospodarczego; zastosowana korespondencja kont jest właściwa dla wyksięgowania dochodów na fundusz w przypadku, gdy na koncie 130 ujęto dochody wpływające bezpośrednio na rachunek budżetu, co w przedstawionej sytuacji nie miało miejsca. Naruszono zatem zasadę zgodności obrotów konta 130 z bankiem.

Z kolei w ewidencji budżetu dokonano równoległych, bezpodstawnych księgowań w dniu 31 grudnia 2014 r. na podstawie dowodów PK dotyczących salda na rachunku środków własnych w wysokości 1.997,26 zł, z tego:

- kwotę 90,33 zł ujęto Wn 133-1 – Ma 901-1, zamiast Wn 222 –Ma 901-1, jako że przelewu na rachunek budżetu nie dokonano, a faktycznie kwota stanowiła dochód budżetu 2014 r.,

- kwotę 1.906,93 zł ujęto Wn 133-1 – Ma 223-8, mimo że środki nie wpłynęły na rachunek budżetu.

W efekcie tych błędnych zapisów na subkoncie 133-1 ukształtowało się saldo w kwocie 1.997,26 zł, dublujące saldo środków pieniężnych na rachunku środków własnych wynikające już z ewidencji Urzędu Gminy (zaniżone o kwotę odsetek bezpodstawnie przeksięgowanych na fundusz). Jednocześnie zlikwidowano prawidłowe saldo w kwocie  1.997,26 zł, które powinno być nadal uwidocznione na  koncie 233-1 w księgach budżetu, do czasu rozliczenia środków. Wykazywanie w księgach nierealnego stanu rozrachunków i środków pieniężnych narusza art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Kontrola poprawności zapisów w ewidencji księgowej, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, wykazała też inne nieprawidłowości, polegające na tym, że:

a) nie zachowywano zasady czystości obrotów na koncie 130, ponieważ zaniechano dokonywania technicznych zapisów ujemnych po obu stronach konta dla błędnych operacji, zwrotów nadpłat i korekt na subkontach dochodów i wydatków. W efekcie obroty wykazane na koncie 130, dodatkowo zniekształcone przez bezpodstawne księgowanie operacji dotyczących pożyczki, nie odzwierciedlały kwot zrealizowanych dochodów i wydatków ujętych w ewidencji Urzędu – str. 25-26 protokołu kontroli,

b) ewidencja rachunku, na którym gromadzone są środki pozyskiwane z Urzędu Pracy na pokrycie kosztów kształcenia młodocianych pracowników nieprawidłowo prowadzona była na koncie 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”, zamiast na koncie  139 „Inne rachunki bankowe", odpowiednim ze względu na charakter i przeznaczenie tych środków. Ponadto kontrola zapisów na koncie 135 wykazała, że saldo tego konta na początek 2014 r. wynosiło 223,74 zł i wyrażało pozostałość środków przelanych w 2013 r. z rachunku podstawowego na pokrycie kosztów obsługi rachunku, niewydatkowanych do końca roku. W konsekwencji  o kwotę 223,74 zł w ewidencji i sprawozdawczości zawyżono zrealizowane wydatki budżetu za 2013 r., zaniżając jednocześnie wynik budżetu za 2013 r. – str. 27-28  protokołu kontroli,

c) w dniu 3 grudnia 2014 r. dokonano bezpodstawnego zmniejszenia o kwotę 2.524,64 zł  wydatków zaewidencjonowanych w rozdziale 75702 „Obsługa papierów wartościowych, kredytów i pożyczek jednostek samorządu terytorialnego” par. 8110 „Odsetki od samorządowych papierów wartościowych lub zaciągniętych przez jednostkę samorządu terytorialnego kredytów i pożyczek”, zapisem Wn 223-9 – Ma 902-1 „Wydatki budżetu”. Na podstawie polecenia księgowania z 31 grudnia 2014 r. kwotę 2.524,64 zł zaksięgowano ponownie na wydatki (Wn 902-1 – Ma 223-9), jednakże tym razem ujęto ją do rozdziału 75814 „Różne rozliczenia finansowe” par. 4300 „Zakup usług pozostałych”. W związku ze zmianą na stanowisku Skarbnika nie uzyskano wyjaśnień odnośnie powodu dokonanych zapisów. Kontrola wykazała, że wydatki z tytułu odsetek stanowiących koszty obsługi zadłużenia (rozdz. 75702 par. 8110) w 2014 r. wyniosły faktycznie 34.480,02 zł, a po przedstawionych wyżej przeniesieniach w ewidencji i sprawozdawczości zaprezentowano je nieprawidłowo w zaniżonej wysokości, wynoszącej 31.955,38 zł (przy planie 32.000 zł). Efektem zmiany klasyfikacji wydatków w kwocie 2.524,64 zł było ukrycie przekroczenia limitu wydatków na zapłatę odsetek od zobowiązań zaciągniętych na finansowanie budżetu. Wydatki na ten cel zrealizowano zatem z naruszeniem podstawowej zasady dokonywania wydatków – w granicach kwot określonych planem finansowym, wynikającej m.in. z art. 44 ust. 1 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych – str. 30 protokołu kontroli,

d) niektóre rozliczenia dotyczące należności z tytułu dochodów ujmowanych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” ewidencjonowano nieprawidłowo jako per salda, co skutkowało zniekształceniem sum sald należności i zobowiązań wykazanych na 31 grudnia 2014 r. w ewidencji syntetycznej na koncie 221 (wykazano po stronie Wn 319.358,34 zł, po stronie Ma 23.671,74 zł – per saldo 295.686,60 zł). Ze specyfikacji sald sporządzonej na koniec roku wynika natomiast saldo Wn 320.918,13 zł i saldo Ma 25.129,76 zł (per saldo również 295.686,60 zł). Rozbieżności tej nie skorygowano, jak również nie ustalono w drodze weryfikacji błędnych danych wchodzących w skład sald konta 221, o czym w punkcie poniższym –  str. 32 protokołu kontroli,

e) w skład salda strony Wn konta 221 wchodziła nieprawidłowa suma należności od dłużników alimentacyjnych w wysokości 200.936 zł, podczas gdy powinna ona wynosić 181.685,45 zł. Różnica wynosząca 19.250,55 zł wyrażała sumę wpłat wniesionych przez dłużników alimentacyjnych, o którą należało pomniejszyć saldo należności. Jako stan konta 221 wykazano zaś odrębnie obroty strony Wn i strony Ma zawyżając saldo każdej ze stron o 19.250,55 zł, tj. zawyżając kwotę należności i nadpłat. W ewidencji analitycznej i sprawozdawczości operacje wykazano prawidłowo, co wskazuje na brak zgodności między danymi ewidencji syntetycznej i analitycznej naruszający art. 16 ust. 1 ustawy.

Dalsza analiza części składowych sald ujętych na koncie 221 wykazała też nierealność kwoty 4.421,19 zł ujętej po stronie Ma, wynikającej z nieprawidłowego zarachowania wpływu od innych gmin udziału gminy Kołaki Kościelne we wpłatach od dłużników alimentacyjnych. Wpływ ten powinien być ujęty w korespondencji z kontem 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. W konsekwencji zaniżono wynik finansowy, a następie stan funduszu wyrażony saldem konta 800. Nierealne saldo wyksięgowano  trakcie kontroli zapisem Wn 221 – Ma 800.  Rzetelnie ustalony stan konta 221 powinien wynosić 301.667,58 zł po stronie należności i 1.559,25 zł po stronie nadpłat. Wykazywanie w księgach nierealnego stanu rozrachunków narusza przepis art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 34  protokołu kontroli,

f) podobnie na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” wykazano nierealne salda stron Wn i Ma w wysokości 14.741,60 zł wynikające z nieskompensowania przypisu zobowiązania z tytułu przekazania innym gminom części wpływów od dłużników alimentacyjnych z dokonaną wpłatą; w efekcie nierzetelnie ustalone dane wykazano w bilansie Urzędu Gminy za 2014 r. Na stronie Ma konta 225 wykazano także kwotę 137.905,40 zł odpowiadającą części przypisu należności od dłużników alimentacyjnych. Wynika stąd, że należności od dłużników alimentacyjnych w części przypadającej innym podmiotom ewidencjonowane są według zasad przewidzianych przepisami prawa mającymi zastosowanie do końca 2010 r., tj. jako rzekome zobowiązania wobec Skarbu Państwa i innych gmin. Należy wskazać, że do końca 2010 r. przy ewidencji należności związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami obowiązywały regulacje zawarte w § 7 ust. 2 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) stanowiące, że należności realizowane na rzecz innych jednostek ujmuje się jako zobowiązania na rzecz tych jednostek, a odpisy aktualizujące wartość tych należności obciążają zobowiązania wobec tych jednostek. W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, którego przepisy stosuje się do ewidencji zdarzeń gospodarczych od początku 2011 r., wymienione regulacje nie występują. Tym samym właściwe jest, aby od 1 stycznia 2011 r. przypisu tych należności nie ujmować jako „zobowiązań” wobec budżetu państwa i innych gmin. Zobowiązania te powstają bowiem dopiero w momencie otrzymania (wpływu) należnej od dłużnika kwoty. Mimo, że przypisywane na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” kwoty należności obecnie tylko w 40% stanowią należności związane z dochodami gminy, właściwsze – na tle obowiązujących przepisów – jest przypisywanie ich w korespondencji z kontem 720. Należy też wskazać na potrzebę stosowania odpisu aktualizującego należności o małym prawdopodobieństwie ściągnięcia, co pozwoli na zminimalizowanie negatywnego wpływu na dane sprawozdawczości finansowej kwot należności dotyczących dochodów Skarbu Państwa, a zaliczonych do przychodów Urzędu (zapis w zakresie należności głównej Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”, a w zakresie odsetek Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 – str. 35-36 protokołu kontroli,

g) nieprawidłowo objęto ewidencją na koncie 011 „Środki trwałe” dwa  notebooki o wartości jednostkowej 2.049 zł i 3.029 zł, których zakup sfinansowano wydatkami bieżącymi (par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”). W świetle postanowień § 6 ust. 3 rozporządzenia oraz zasad funkcjonowania kont określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, składniki te powinny być ujęte na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i umorzone jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania – str. 105 protokołu kontroli,

h) nie dokonywano przypisów należnych opłat za zajecie pasa drogowego, wynikających z wydanych decyzji, w wyniku czego na koncie 221 nie był odzwierciedlony przebieg rozliczeń z zobowiązanymi do wniesienia opłat, w tym terminowość i kompletność wpłat – str. 91 protokołu kontroli,

i) na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” ujęto: 

- saldo w wysokości 14.640 zł dotyczące kosztów dokumentacji zadania „Program gospodarki wodno-ściekowej” sporządzonej w 2007 r. W związku z zaniechaniem inwestycji dokumentację przekazano do archiwum. W tej sytuacji dalsze utrzymywanie w ewidencji  salda wyrażającego koszt inwestycji bez efektu gospodarczego należy uznać za bezzasadne – str. 111 protokołu kontroli,

- koszty zadania „Odmulenie stawu Gunie-Ostrów” w wysokości 31.520,04 zł. Kontrola wykazała, że zadanie to miało charakter usługi nieinwestycyjnej (służącej przywróceniu do stanu poprzedniego), zatem powinno być sfinansowane ze środków bieżących budżetu i nie mogło zwiększać wartości żadnego środka trwałego, co potwierdza dokonane pod datą 31 grudnia 2014 r. wyksięgowanie nakładów zapisem Wn 800 – Ma 080. Wydatek ujęto do par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. Wskazania wymaga, iż niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych). Zagadnienie to było przedmiotem zaleceń także po poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO – str. 111 protokołu kontroli,

j) na stronie Wn konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” nie ujęto istniejącej na koniec 2014 r. nadpłaty w wysokości 110,70 zł wynikającej z dwukrotnego opłacenia faktury wystawionej przez firmę P4. Przyczyną dwukrotnego opłacenia był dwukrotny wpływ faktury do Urzędu – w dniach 5 i 16 grudnia 2014 r., co nie zostało należycie zweryfikowane przez pracownika dokonującego merytorycznego sprawdzenia oraz Skarbnika Gminy kontrolującego je pod względem formalno-rachunkowym. Nadpłata została rozliczona 3 kwietnia 2015 r. Nieujęcie nadpłaty w księgach 2014 r. stanowiło naruszenie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy oraz zasady rzetelności ksiąg rachunkowych wyrażonej w art. 24 ust. 2 ustawy. Należy też zwrócić uwagę, że merytorycznej weryfikacji tych faktur dokonywał pracownik, który nie był do tego upoważniony – nie został ujęty w wykazie osób uprawnionych do merytorycznej kontroli dowodów księgowych, zawartym w przepisach wewnętrznych jednostki, jak również zadań tych nie przypisano mu w zakresie obowiązków – str. 21-22 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości sporządzania sprawozdań w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.) ujawniła następujące nieprawidłowości:

a) w sprawozdaniu w RB-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego na koniec 2014 r. wykazano kwotę 216.818,98 zł, wyższą o 3,73 zł od sumy sald konta 133 wynoszącej 216.815,25 zł. Mimo nieznacznej różnicy zwrócenia uwagi wymagają nieprawidłowe księgowania, których efektem było powstanie rozbieżności, stanowiące przykład naruszenia podstawowych zasad ewidencji. Kwota 3,73 zł odpowiada niewykorzystanym środkom dotacji z PUW na zakup podręczników, otrzymanej przez gminę i przekazanej następnie stowarzyszeniu prowadzącemu szkołę publiczną. Zwrot niewykorzystanej kwoty dotacji przez stowarzyszenie i wpływ budżetu miały miejsce w 2015 r. W tej sytuacji w bilansie zamknięcia 2014 r. kwota 3,73 zł powinna być uwidoczniona jako należność w księgach Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej i jako zobowiązanie w księgach budżetu – na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”, na którym powinno ono być ujęte w korespondencji z kontem 901 „Dochody budżetu”. Tymczasem na koniec 2014 r. z ewidencji Urzędu nie wynikała należność gminy, a z ewidencji budżetu zobowiązanie wobec PUW. W ewidencji budżetu kwotę 3,73 zł zaksięgowano Wn 140 „Środki pieniężne w drodze” – Ma 902 „Wydatki budżetu”, a w ewidencji Urzędu Gminy równolegle Wn 130 (ze znakiem minus, jako zmniejszenie wydatków) – Ma 224 „Dotacje budżetowe”, mimo braku wyciągu bankowego. W efekcie dokonano zmniejszenia wydatków zamiast zmniejszenia dochodów –  str. 23-24 protokołu kontroli,

b) nie sporządzano sprawozdań jednostkowych Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej (Urzędu Gminy) i jako organu oraz Rb-28S Urzędu Gminy, które zgodnie z dyspozycją § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia powinny stanowić podstawę do sporządzania przez Wójta sprawozdań zbiorczych. Obowiązek sporządzania sprawozdań jednostkowych na podstawie ewidencji księgowej spoczywa na kierownikach jednostek zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 26 protokołu kontroli, dane które powinny wynikać z wymienionych sprawozdań jednostkowych, wykazywano w sprawozdaniach zbiorczych bezpośrednio z ksiąg rachunkowych,

c) w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S za 2014 r. wykazano w kolumnie 9 (bezpośrednio z ksiąg rachunkowych) należności w kwocie 122.746,43 zł. Z ustaleń kontroli wynika, iż obowiązkowi wykazania w sprawozdaniu podlegała kwota 165.132,12 zł, tj. większa o 42.385,69 zł. Zasadniczą przyczyną nieprawidłowego wykazania danych było pominięcie należności od dłużników alimentacyjnych w części stanowiącej należności z tytułu dochodów budżetu gminy Kołaki Kościelne wynoszącej 43.780,05 zł (rozdział 85212 „ Świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego”, par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”). Należności przypadających gminie z tego tytułu nie wykazano również w sprawozdaniu Rb-N, co sprzeciwia się przepisom § 13 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) – str. 32 protokołu kontroli.

Kontrola przestrzegania obowiązków nałożonych ustawą o finansach publicznych w zakresie planowania na 2014 r. wykazała brak dokumentacji świadczącej o wykonaniu przez byłego Wójta dyspozycji art. 248 ust. 1 ustawy, wymagającej przekazania jednostkom budżetowym informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych. Informacja taka powinna być przekazana w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy. Mimo tego projekty planów finansowych jednostek budżetowych na 2014 r. zostały okazane – str. 40 protokołu kontroli.

Analiza danych zamieszczonych w Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy Kołaki Kościelne na lata 2015-2029, w wersji obowiązującej na dzień kontroli, wykazała, iż prognozowane dane o dochodach ze sprzedaży majątku są nierealne w świetle okazanej dokumentacji obrazującej posiadany przez gminę majątek i działania podejmowane przez gminę w celu realizacji dochodów z tego tytułu. Na lata 2015-2029 przewidziano w WPF dochody ze sprzedaży majątku na łączną sumę 3.750.000 zł (po 250.000 zł w każdym roku), która ponad trzykrotnie przekracza wartość nieruchomości mogących być przeznaczonymi do sprzedaży. Według oszacowania przedstawionego przez inspektora Urzędu Gminy zajmującego się sprawami gospodarki nieruchomościami, wartość nieruchomości, które będą mogły być wystawione na sprzedaż, wynosi 1.048.327 zł.

Wskazania wymaga także nierealistyczne planowanie dochodów ze sprzedaży majątku w budżetach lat wcześniejszych. Plan ten nie miał uzasadnienia w ilości i wartości wystawianych do sprzedaży nieruchomości. W 2013 r. przeznaczono do sprzedaży 4 działki wyszacowane na sumę 26.802 zł. Plan założono w wysokości 250.000 zł, a jego wykonanie wyniosło 1.223 zł. W 2014 r. w planie przyjęto kwotę 185.000 zł; żadnych dochodów nie wykonano. Poza sporządzonymi operatami szacunkowymi (na łączną kwotę 26.802 zł) nie stwierdzono udokumentowania w 2014 r. żadnych działań w celu dokonania sprzedaży – nie sporządzono i nie upubliczniono wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz nie ogłoszono przetargów na zbycie. W 2015 r. przygotowano do sprzedaży 6 działek o wartości 63.550 zł, przy planie w wysokości 250.000 zł. Należy jednak wskazać, że z tego 2 działki o łącznej wartości 3.429 zł przewidziano do zbycia w drodze zamiany na działkę o wartości 3.815 zł, zatem operacja zamiany nie spowoduje żadnych dochodów ze sprzedaży. Trzy działki o łącznej wartości 46.337 zł przewidziano do sprzedaży w drodze bezprzetargowej na poprawę zagospodarowania nieruchomości przyległych; wartość tych działek ustalono jako wartość z operatów szacunkowych powiększona o 30%. Tylko jedną działkę przewidziano do zbycia w drodze przetargu – o wartości 13.398 zł (wartość z operatu powiększona o 30%. W dniu 5 października 2015 r. opublikowano wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. Podane wyżej okoliczności przesądzają o konieczności uznania, że planowane w budżecie na 2015 r. dochody ze sprzedaży nieruchomości należy uznać za około czterokrotnie zawyżone.

W konsekwencji przedstawionych nieprawidłowości wypaczono wartość wskaźnika spłaty zadłużenia gminy, o którym mowa w przepisach art. 243 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 243 ust. 2 ustawy obliczenie wskaźnika nastąpiło bowiem na 2014, 2015 i 2016 r. przy uwzględnieniu planu dochodów ze sprzedaży majątku według stanu na koniec III kwartału 2013, 2014 i 2015 r. Plan ten w świetle ustaleń kontroli nie mógł być uznany za realny – str. 42-44 i 81 protokołu kontroli.

Z przesłanego do RIO w Białymstoku projektu uchwały w sprawie WPF na lata 2016-2029, przyjętego przez Radę Gminy Kołaki Kościelne w dniu 12 listopada 2015 r., wynika, że ustalenia kontroli w zakresie realistyczności dochodów ze sprzedaży majątku zostały uwzględnione. Łączna kwota prognozowanych dochodów z tego tytułu w latach 2016-2029 przyjęta w projekcie uchwały w sprawie WPF z dnia 12 listopada 2015 r. wynosi 1.326.413 zł, tj. o 2.423.587 zł mniej niż w wersji obowiązującej w 2015 r.

Kontrola wykazała, że Pan Wójt nie posiada podstawy, w postaci stosownej uchwały Rady Gminy, do umarzania, odraczania terminu płatności i rozkładania na raty spłat należności cywilnoprawnych. Obowiązek podjęcia przez Radę Gminy uchwały regulującej te kwestie ustanowił art. 59 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Rada Gminy nie podjęła do czasu zakończenia kontroli uchwały na podstawie przywołanego przepisu. Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli, w okresie objętym kontrolą nie były przyznawane ulgi, których zasady udzielania powinny być uregulowane przedmiotową uchwałą. Należy wskazać, że do czasu podjęcia uchwały nie posiada Pan możliwości stosowania jakichkolwiek ulg wobec dłużników należności cywilnoprawnych – str. 19 protokołu kontroli.

W zakresie ustalania i egzekwowania przypadających gminie należności z tytułu dochodów budżetowych objętych ewidencją na koncie 221 stwierdzono brak jakichkolwiek czynności zmierzających do wyegzekwowania należnych kwot od osób pozostających w zwłoce z zapłatą udziału własnego w budowie przydomowych oczyszczalni ścieków. Udział  wynoszący 1.500 zł miał być płatny, zgodnie z zawartymi umowami, jednorazowo na podstawie przesłanej przez gminę faktury, w terminie 14 dni od daty jej doręczenia.  Wszystkie faktury przesłano w 2014 r., zatem minął termin płatności w odniesieniu do wszystkich należności wynoszących na dzień kontroli tego zagadnienia 9.000 zł. Na saldo te składały się należności od 4 osób, które w ogóle nie dokonały wpłat i od 5 osób, które zapłaciły część należności. Jednocześnie zaniechano naliczania i ewidencjonowania odsetek od zaległości. Odsetki należne gminie powinny być ujęte w księgach na koniec każdego kwartału, jak nakazuje § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… – str. 33 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość rozliczenia z kontrahentami wniesionego przez nich zabezpieczenia należytego wykonania umów stwierdzono bezpodstawne przetrzymywanie środków na rachunku sum depozytowych (konto 139) w wysokości 8.179,50 zł,  stanowiącej 70% kwoty zabezpieczenia w wysokości 11.685,00 zł wniesionego w 2013 r. przez wykonawcę nadzoru inwestorskiego nad realizacją projektu „Budowa przydomowych biologicznych  oczyszczalni ścieków  na terenie gminy Kołaki Kościelne”. Roszczeń wobec wykonawcy z tytułu nienależytego wykonania przedmiotu umowy nie wnoszono, zatem po upływie okresu wyznaczonego przez art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) i postanowienia umowy, kwota 8.179,50 zł powinna być niezwłocznie zwrócona. W trakcie kontroli tego zagadnienia zabezpieczenie nadal przetrzymywane było w pełnej wysokości na rachunku depozytowym. Termin zwroty  kwoty 8.179,50 zł minął 10 stycznia 2015 r. – str. 37 protokołu kontroli.

Dalsza analiza salda konta 139 wykazała przetrzymywanie środków w kwocie 4.987,53 zł, stanowiących zabezpieczenie wniesione przez Przedsiębiorstwo Usługowo-Handlowe „WODMEL” – wykonawcę zamówienia „Budowa boiska wiejskiego do piłki nożnej w miejscowości Kołaki Kościelne”. Z ustaleń kontroli wynika, że wykonawca w kolejnym wyznaczonym mu terminie – do dnia 28 listopada 2014 r. – nie wykonał w pełni zamówienia zgodnie z projektem. Pierwotny odbiór robót miał miejsce 21 listopada 2013 r., kolejny 15 lipca 2014 r. W każdym z nich stwierdzono niewykonanie całości zamówienia (brak nawierzchni zielonej w pierwszym z protokołów; w kolejnym ubytki trawy i zachwaszczenie). W ostatnim protokole odbioru, z dnia 3 grudnia 2014 r., nadal stwierdzono usterki – ubytki i zaniki trawy w ilości około 10% powierzchni oraz brak linii. W związku ze stwierdzonymi wadami obniżono wynagrodzenie o 2.328,91 zł.

Nie stwierdzono, aby zamawiający podjął działania w celu naliczenia i wyegzekwowania kar umownych za niewykonane i wadliwie wykonane roboty. Zgodnie z postanowieniami umowy z dnia 26 września 2013 r. i stwierdzoną zwłoką w zakończeniu robót, tj. od 15 listopada 2013 r. do 3 grudnia 2014 r. (przyjmując, że zakończenie nastąpiło w dacie odbioru na podstawie protokołu z 3 grudnia 2014 r., mimo stwierdzonych wad) należne gminie kary umowne za 383 dni opóźnienia wynoszą 3.820.46 zł. Kary w umowie określono na 0,02% za każdy dzień zwłoki od wynagrodzenia przyjętego w kwocie 49.875,27 zł – str. 37-39 protokołu kontroli.

W wyniku badania dochodów z najmu stwierdzono, że w dniu 30 grudnia 2011 r. zawarta została umowa najmu lokalu użytkowego w budynku Urzędu Gminy na okres do 31 grudnia 2015 r., tj. na 4 lata. Lokal został wynajęty z przeznaczeniem na prowadzenie praktyki lekarza rodzinnego, tj. działalność zarobkową. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 86 protokołu kontroli, nie zorganizowano przetargu w celu wyłonienia najemcy, zaś Rada Gminy nie zwolniła byłego Wójta z obowiązku przeprowadzenia przetargu. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o naruszeniu art. 37 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 782, ze zm.) oraz § 6 obowiązującej w czasie zawierania umowy uchwały Rady Gminy Kołaki Kościelne z dnia 8 września 2008 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości… Nie stwierdzono również wykazu nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia, który podlega sporządzeniu i opublikowaniu na zasadach określonych przepisami art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

W skontrolowanych trzech umowach najmu lokali użytkowych brak jest postanowień zabezpieczających interes gminy poprzez wskazanie na prawo do waloryzowania czynszu w związku ze spadkiem siły nabywczej pieniądza.

Kontrola dochodów z najmu lokali mieszkalnych wykazała dokonanie ostatniej zmiany stawki czynszu dla najemców z naruszeniem art. 8a ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150, ze zm.). Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 87, 88 i 90 protokołu kontroli, aneksami z dnia 5 stycznia 2010 r. zmieniono najemcom stawki czynszu, w związku ze zmianą stawki bazowej zarządzeniem Wójta z dnia 30 grudnia 2009 r., wskazując jednocześnie w aneksach, że stawka obowiązuje od 1 lutego 2010 r. Nie zachowano zatem 3-miesięcznego terminu wypowiedzenia dotychczasowej stawki czynszu nakazanego przywołanym wyżej przepisem ustawy.

W zakresie pobieranych przez gminę od najemców opłat za centralne ogrzewanie stwierdzono, że wysokość opłat i zasady ich rozliczenia zostały właściwie określone umowami: Wynajmujący ustala opłaty niezależne od właściciela w formie zaliczki. Pobrana zaliczka będzie rozliczana w oparciu o faktyczne koszty do końca marca każdego roku za cały poprzedni rok kalendarzowy. Kontrola tego zagadnienia wykazała jednak, że nie obciążano najemców lokali mieszczących się w budynku Urzędu Gminy faktycznymi kosztami wytworzenia ciepła, w wyniku czego koszty te były częściowo finansowane z budżetu gminy. Stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów… wysokość opłat niezależnych od właściciela powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie przez odbiorców kosztów wytworzenia energii cieplnej. W świetle przywołanego przepisu ustawy opłaty te nie mogą być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów wytworzenia ciepła, jak również nie mogą obciążać najemców ponad faktycznie poniesione przez gminę koszty. Na podstawie kalkulacji kosztów wytworzenia ciepła w 2014 r. ustalono, że obaj najemcy lokali za 2014 r. powinni dopłacić różnicę między wniesionymi zaliczkami a faktycznymi kosztami w wysokości po 578,56 zł. Analogiczne wyliczenie za 2013 r. oznacza dopłatę w wysokości po 988,32 zł, a za 2012 r. w wysokości 1.090,36 zł i 690,36 zł dla poszczególnych najemców – łącznie za lata 2012-2014 kwota niepokrytych kosztów przez najemców lokali mieszkalnych to 4.914,48 zł. W trakcie czynności kontrolnych nie dokonywano analogicznych przeliczeń dla lokali użytkowych. Jak wynika z ustaleń kontroli, w kwotach czynszu ustalonych dla najemców lokali użytkowych mieszczących się w budynku Urzędu nie były wyszczególniane żadne opłaty za media, z których korzystają najemcy (w tym za dostawę ciepła).

Kontrolując powyższe zagadnienie ustalono również, że budynek Urzędu Gminy posiada zbiornik na nieczystości płynne. Nie dokonywano żadnych rozliczeń kosztów wywozu nieczystości płynnych z najemcami. Lokale mieszkalne wyposażone są w wodomierze, na podstawie których ustalono zużycie wody przez najemców w poszczególnych latach. Koszty wywozu nieczystości z tego zbiornika poniesione przez Urząd Gminy kształtowały się w poszczególnych latach następująco: 2014 r. – 11.473,92 zł (398m3), 2013 r. – 8.984,52 zł (362m3) i 2012 r. – 7.889,04 zł (320m3). Odniesiono ilość zużycia wody przez najemców lokali mieszkalnych do rocznej objętości nieczystości płynnych wywożonych ze zbiornika, ustalając w ten sposób, że koszty wywozu odpowiadające wodzie zużytej przez najemców wynoszą za lata 2012-2014 łącznie 10.947,46 zł, z tego za 2014 r. – 4.688,91 zł, za 2013 r. – 3.226,60 zł i za 2012 r. – 3.031,95 zł. Z ustaleń kontroli nie wynika też, aby rozliczenia z tego tytułu prowadzono z najemcami lokali użytkowych – str. 87-90 protokołu kontroli.

W wyniku badania prawidłowości realizacji zadań gminy polegających na zbiorowym zaopatrzeniu w wodę stwierdzono, że w gminie Kołaki Kościelne funkcję przedsiębiorstwa wodociągowego pełni Urząd Gminy. W efekcie do obowiązków Wójta Gminy należało, zgodnie z przepisami określonymi w ustawie z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2015 r. poz. 139), m.in. przedkładanie Radzie Gminy wniosków o zatwierdzenie taryf lub o przedłużenie czasu obowiązywania taryf na następny rok. Analiz przedłożonej dokumentacji wykazała, że Rada Gminy Kołaki Kościelne dwukrotnie – uchwałami Nr XXVII/136/2014 z dnia 26 czerwca 2014 r. oraz Nr III/10/14 z dnia 22 grudnia 2014 r. w sprawie przedłużenia czasu obowiązywania dotychczasowych taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę – przedłużała czas obowiązywania taryf zatwierdzonych w dniu 29 kwietnia 2013 r. na okres od 1 maja 2013 r. do 30 kwietnia 2014 r. Stwierdzono, że uchwały w sprawie przedłużenia okresu obowiązywania taryf były podejmowane bez uprzedniego złożenia przez Pana Wójta i poprzedniego Wójta formalnych wniosków, o których mowa w art. 24 ust. 9a ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków. Uzasadnienie takiego wniosku, zgodnie z art. 24 ust. 9b ustawy, winno zawierać w szczególności informacje dotyczące zakresu świadczonych usług oraz warunków ekonomicznych uzasadniających przedłużenie obowiązywania dotychczasowych taryf. Obecnie obowiązuje taryfa uchwalona w dniu 27 marca 2015 r., której podstawą był stosowny wniosek Pana Wójta o jej zatwierdzenie – str. 84-85 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji dochodów z opłat za wodę wykazała, że należności gminy Kołaki Kościelne z tego tytułu wynosiły na koniec 2014 r. 32.849,18 zł; od należności naliczono odsetki w wysokości 6.999,70 zł. Z tej kwoty na dzień 1 października 2015 r. – po uwzględnieniu, stosownie do art. 118 i art. 120 § 1 k.c., trzyletniego okresu przedawnienia oraz 14-dniowego okresu poprzedzającego pierwszy dzień wymagalności zobowiązania – przedawnieniu uległy wszystkie zaległości powstałe nie później niż do 15 września 2012 r. w łącznej wysokości 9.632,28 zł. Z tego kwota 5.668,63 zł uległa przedawnieniu podczas sprawowania funkcji przez poprzedniego Wójta Gminy, a kwota 3.963,65 zł w czasie sprawowania funkcji przez Pana Wójta. Pozostała część zaległości w wysokości 23.216,90 zł, powstałych po 15 września 2012 r., systematycznie będzie ulegała przedawnieniu o ile nie zostaną podjęte przez Pana prawem przepisane działania, zmierzające do zabezpieczenia należności przed przedawnieniem oraz ich wyegzekwowania. Gmina Kołaki Kościelne wobec dłużników nie podejmowała żadnych czynności przed sądem zmierzających do wyegzekwowania należności. Na przełomie 2014 i 2015 roku wysyłano do dłużników jedynie wezwania do zapłaty zaległości. Do czasu kontroli wpłaty przedawnionych zaległości, istniejących na koniec 2014 r., wyniosły 377,92 zł a nieprzedawnionych 5.128,99 zł – str. 82-85 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

         Badanie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym wykazało nieprzestrzeganie obowiązujących norm prawnych polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które w myśl art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.) stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym należy uznać, iż organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji podatkowych. W poddanej badaniu próbie dokonanie wymiaru przy braku informacji stwierdzono w 4 przypadkach na łączną kwotę 283 zł – str. 52-53 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce nie jest prowadzona, przewidziana treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849, ze zm.), ewidencja komputerowa (w programie komputerowym) osób prawnych i jednostek nieposiadających osobowości prawnej zobowiązanych do opłacania podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości, której zasady prowadzenia określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138) – str. 56 protokołu kontroli. 

W pozostałym zakresie ewidencja nieruchomości prowadzona jest komputerowo w programie ,,Podatki”. Ustalono, że z poziomu aplikacji „podatki” nie ma możliwości wygenerowania pliku w formacie XML, który jest wymagany treścią § 2 ust. 2 pkt 2 przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów – str. 60 protokołu kontroli.

Rada Gminy w Kołakach Kościelnych uchwałą Nr XXV/105/01 z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości wprowadziła zwolnienia od podatku od nieruchomości, zapisane w § 1 pkt 1,  które dotyczyły:

- budynków mieszkalnych lub ich części stanowiących własność osób fizycznych;

- budynków i gruntów będących własnością (współwłasnością) emerytów i rencistów;

- budynków i gruntów lub ich części bezpośrednio wykorzystywanych przez strażnice OSP.

Powyższe zwolnienia nie obejmują budynków i gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Analiza przywołanych postanowień uchwały wskazuje na niezgodność z treścią art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych  oraz art. 40 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, poprzez zwolnienie od podatku budynków i gruntów stanowiących własność (współwłasność) albo będących w posiadaniu podmiotów wskazanych w treści uchwały. Przywołany art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach lokalnych, stanowiący delegację do stanowienia prawa miejscowego, ma jednoznacznie charakter normy ograniczającej rady gmin co do charakteru zwolnień, jakie może ona wprowadzić na terenie swojego działania. Przepis ten dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości, ale jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienia podatkowe, jakie uchwaliła Rada Gminy Kołaki Kościelne, tj. o charakterze przedmiotowo-podmiotowym, oznaczają obecnie – w aktualnym stanie interpretacji tego przepisu, wynikającym także z orzeczeń WSA – przekroczenie ustawowej delegacji określonej w przywołanych przepisach. Poprzedni Wójt, jako organ wykonawczy gminy, zaniechał przedłożenia Radzie projektu uchwały zgodnej z przepisami limitującymi zwolnienia w podatku od nieruchomości. Projekt taki nie został też złożony do czasu kontroli – str. 59 protokołu kontroli.

         Wójt Gminy Kołaki Kościelne nie przedłożył Radzie Gminy projektu  uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej – str. 64 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli zagadnień dotyczących kompletności osiągania dochodów z tytułu opłaty skarbowej stwierdzono, że nie określono w uregulowaniach wewnętrznych Urzędu zasad rozliczania się inkasentów z zainkasowanej gotówki oraz nie dokonywano kontroli rachunkowej kwitariuszy i inkasentów – str. 64 protokołu kontroli. Powyższa sytuacja oznacza brak możliwości realizacji celów w obszarze kontroli zarządczej, kreowanych przepisem art. 68 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

         Ustalono również, że kontrolowana jednostka, w regulacjach wewnętrznych nie zawarła zasad przeprowadzania kontroli dotyczących podatków i opłat lokalnych i nie ustaliła ich planu.  Zakres, częstotliwość a także okresy ich trwania organ podatkowy powinien ustalić na podstawie analizy potrzeb, w oparciu o posiadaną dokumentację, z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 584). W 2014 r. organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli w siedzibie podatnika wobec czego nie wykorzystał upoważnień ustawowych wynikających z art. 281 Ordynacji podatkowej – str. 72 protokołu kontroli.

Kontrolując zagadnienie prawidłowości i powszechności osiągania dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi stwierdzono, że zaległości w tej należności na dzień 31 grudnia 2014 r. wynosiły 5.674 zł. Do dnia kontroli uległy one zmniejszeniu do kwoty 1.707,50 zł i obciążają 15 zobowiązanych. Łącznie w 2014 r. wystawiono 31 upomnień, natomiast nie wystawiano tytułów wykonawczych na powyższe zaległości. Z kolei nadpłaty na dzień 31 grudnia 2014 r. wynosiły 618,30 zł. Do dnia kontroli nadpłaty uległy zmniejszeniu do kwoty 334,30 zł. W myśl art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej, nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, odsetek za  zwłokę określonych w decyzji, o której mowa w art. 53a, oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, z zastrzeżeniem § 2. Organ podatkowy nie dokonał powyższych czynności – str. 78 protokołu kontroli.

         Dokonane ustalenia dotyczyły również braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych, co świadczy o naruszeniu przez wierzyciela obowiązków wynikających z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1619, ze zm.), nakazujących podjęcie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w sytuacji, gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku. Natomiast z treści § 5 obowiązującego od dnia 21 maja 2014 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. 2014, poz. 656) jednoznacznie wynika, iż wierzyciel niezwłocznie doręcza zobowiązanemu upomnienie, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Równocześnie § 6 rozporządzenia wskazuje, że wierzyciel niezwłocznie wystawia tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Ma to istotne znaczenie w kontekście art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, z którego wynika, że zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednakże w myśl art. 70 § 4 Ordynacji bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym.

W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono – oprócz wyżej opisanych wydatków na obsługę długu i odmulenie stawu – nieprawidłowe kwalifikowanie niektórych operacji w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), polegające na tym, że:

a) dochody ze sprzedaży nieruchomości nieprawidłowo ujmowano do par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”, zamiast do par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” – str. 43 i 81-82 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowo w rozdziale 75412 „Ochotnicze straże pożarne” ujęto wydatki na sumę 1.071,19 zł za naprawę samochodu Peugeot – Partner i wydatki w wysokości 9.435,50 zł za paliwo i inne materiały do tego pojazdu. Samochód, jak wykazała kontrola, wykorzystywany jest do jazd związanych z realizacją zadań Urzędu Gminy, a nie zadań OSP, zatem odpowiednio do rodzaju zadań wykonywanych z jego wykorzystaniem wydatki dotyczące  eksploatacji tego samochodu powinny być ujmowane do rozdziału 75023  „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)” lub do innego rozdziału odpowiedniego dla wykonywanych zadań – str. 107 protokołu kontroli.

Badając poprawność naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych pracowników Urzędu – pod kątem zgodności z postanowieniami art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111) – ustalono, że wysokość odpisu, a w konsekwencji i wydatki budżetu 2014 r. z tego tytułu, zaniżono o 3.608,49 zł, co było efektem zaniechania korekty odpisu na koniec 2014 r. w odniesieniu do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych – str. 27 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących udzielania dotacji z budżetu gminy wykazała nieprawidłowe, w świetle postanowień ustawy o systemie oświaty, ustalenie kwoty dotacji na 2014 r. dla stowarzyszenia „Edukator” prowadzącego publiczną Szkołę Podstawową (z oddziałem „0”) oraz niepubliczny Punkt Przedszkolny w Szczodruchach. Przekazana w 2014 r. dotacja wynosiła 278.000 zł, z tego 255.000 zł w rozdziale 80101 „Szkoły podstawowe” i 23.000 zł w rozdziale 80103 „Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych”. Nie stwierdzono przekazywania dotacji w rozdz. 80106 „Inne formy wychowania przedszkolnego”, właściwego dla dotowania punktu przedszkolnego.

Według wyliczenia zaprezentowanego w protokole kontroli, dokonanego przy uwzględnieniu zasad wynikających z ustawy, dotacja dla stowarzyszenia w 2014 r. powinna wynieść 255.826,91 zł, z tego 233.932,50 zł na uczniów szkoły podstawowej (z oddziałem „0”) i 21.894,41 zł na uczniów punktu przedszkolnego. Łącznie dotację zawyżono za 2014 r. o 22.173,09 zł. Przyczyn nieprawidłowości w obliczeniu dotacji należy upatrywać w niestosowaniu zasad ustalania dotacji wynikających z ustawy o systemie oświaty, zaniechaniu prawidłowego powierzenia pracownikom obowiązków dotyczących ustalania wysokości dotacji, a także nierespektowaniu postanowień uchwały Nr XVI/79/04  Rady Gminy Kołaki Kościelne z dnia 4 października 2004 r., według których dotacja przekazywana będzie w miesięcznych częściach, ustalanych z uwzględnieniem aktualnej liczby uczniów. Kontrola wykazała, że nie egzekwowano od stowarzyszenia przedkładania comiesięcznych informacji o faktycznej liczbie uczniów. Pisemną informację o  liczbie uczniów w dotowanych szkołach w 2014 r. uzyskano dopiero w trakcie kontroli (pismo stowarzyszenia „Edukator” z dnia 15 września 2015 r.).

Kontrolowana jednostka nie posiadała udokumentowania sposobu wyliczenia dotacji na początek roku oraz ustalenia wysokości jej miesięcznych części (w związku z brakiem danych o rzeczywistej liczbie uczniów). Na koniec 2014 r. sporządzone zostało nieformalne (w tzw. brudnopisie) wyliczenie dotacji na sumę 291.878 zł, które oprócz braku informacji o faktycznej liczbie uczniów zawierało ponadto inne niewłaściwe dane (względem przepisów ustawy), w tym kwoty inne niż przyjęte w planie wydatków budżetu na koniec 2014 r. Podinspektor w Urzędzie Gminy, która sporządziła nieformalne wyliczenie, poinformowała, że oparła je o kwoty podane przez byłego Skarbnika, w związku z czym nie uzyskano wyjaśnień w tej kwestii.

Zwrócenia uwagi wymaga także okoliczność zaniechania w trakcie roku budżetowego  modyfikacji planu wydatków w podziałkach klasyfikacyjnych, co miało wpływ na obliczenie dotacji dla oddziału przedszkolnego i punktu przedszkolnego. W 2014 r. plan w rozdziale w rozdziale 80103 wynosił 136.920 zł, zaś wykonanie wydatków 103.446,02 zł – przełożyło się to na konieczność ustalenia przez kontrolujących – zgodnie z przepisami ustawy – dotacji na uczniów oddziału przedszkolnego w kwocie wyższej o około 4.102 zł niż wynosiłaby ona w przypadku dostosowania planu do faktycznych potrzeb w zakresie realizacji wydatków w tym rozdziale. Z kolei plan w rozdziale 80104 „Przedszkola” wynosił 191.576 zł, a jego wykonanie 170.294,90 zł. Pozostawianie w planie wydatków kwot istotnie wyższych od faktycznej potrzeby skutkuje zbędnym zawyżeniem wysokości dotacji, która uzależniona jest od wysokości środków przewidzianych w budżecie w przeliczeniu na jednego ucznia.

Stwierdzono ponadto, że treść uchwały Nr XVI/79/04  z dnia 4 października 2004 r., podjętej przez Radę Gminy m.in. z powołaniem na art. 80 ust. 4 ustawy o systemie oświaty, nie wyczerpuje zakresu delegacji wynikającego aktualnie z tego przepisu. Za przyczynę należy uznać zaniechanie sporządzenia i przedłożenia Radzie Gminy projektów uchwał dostosowujących jej treść do zmian przepisów ustawy. Między innymi w uchwale znajduje się zapis zobowiązujący Wójta do zawarcia umowy z organem prowadzącym szkołę, określającej m.in. kwoty dotacji oraz warunki i terminy jej przekazywania oraz  zasady rozliczania. W efekcie do 2013 r. zawierano bezpodstawne umowy ze stowarzyszeniem. Po tym okresie nie stwierdzono zawierania umów. Nie wprowadzono również odpowiednich postanowień w związku z pojawieniem się na terenie gminy niepublicznej innej formy wychowania przedszkolnego. Tryb udzielania i rozliczania dotacji dla niepublicznego punktu przedszkolnego nie został w gminie Kołaki Kościelne uregulowany uchwałą, wbrew postanowieniom art. 90 ust. 4  ustawy o systemie oświaty – str. 93-99 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że zgodnie z art. 34 ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustawy (Dz. U. z 2015 r. poz. 357) uchwały organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego podjęte m.in. na podstawie art. 80 ust. 4 ustawy o systemie oświaty w brzmieniu obowiązującym przed wejściem w życie ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. zachowują moc obowiązującą nie dłużej niż do 31 grudnia 2015 r. Oznacza to obowiązek podjęcia w bieżącym roku nowej uchwały stanowiącej podstawę udzielania dotacji na prowadzenie szkół przez podmioty inne niż gmina, w treści której należy m.in. wyeliminować wskazane w protokole kontroli nieprawidłowości, a w szczególności objąć jej regulacją kwestię udzielania dotacji podmiotom prowadzącym niepubliczną inną formę wychowania przedszkolnego.

W kwestii przeznaczenia środków z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu, pod kątem zgodności z art. 182 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2015 r. poz. 1286), ustalono, że w budżecie na 2014 r. zaplanowano na realizację gminnych programów wskazanych w art. 182 ustawy wydatki w kwocie 20.975 zł, zaś ich realizacja wyniosła 19.863,69 zł i była niższa o 3.871,77 zł od faktycznie zrealizowanych dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu, wynoszących 23.735,46 zł. Z niewykorzystanej kwoty środków w planie wydatków na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii w budżecie na 2015 r. ujęto 2.000 zł, pomijając kwotę 1.871,77 zł.  Zgodnie z przywołanym przepisem ustawy dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu mogą być przeznaczone wyłącznie na realizację wymienionych programów i nie mogą być przeznaczane na inne cele – str. 107-108 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących gospodarowania samochodem służbowym i pojazdami OSP (str. 124 protokołu kontroli) wykazała:

a) nieustalenie na piśmie norm zużycia paliwa w poszczególnych pojazdach,

b) brak poleceń wyjazdu służbowego poza teren gminy dla pracowników odbywających podróże samochodem służbowym, co stwierdzono na podstawie konfrontacji karty drogowej z grudnia 2014 r. z danymi ewidencji poleceń wyjazdu służbowego. Żadna z 4 jazd poza teren gminy nie była odbyta na podstawie pisemnego polecenia wyjazdu. Oznacza to odbywanie podróży służbowych bez formalnego delegowania, które powinno polegać na wystawieniu polecenia wyjazdu. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, a także środka transportu właściwego do jej odbycia, określa pracodawca,

c) wypełnianie kart drogowych w sposób istotnie utrudniający lub uniemożliwiający jednoznaczne odczytanie treści zapisów dokumentujących wykorzystanie samochodu służbowego.

Analiza prawidłowości naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r. wykazała, iż dwóm pracownikom zaniżono należne im świadczenie o kwoty odpowiednio 12,24 zł oraz 5,84 zł, czego przyczyną było nieuwzględnienie w podstawie wymiaru „trzynastki” kwot dodatków stażowych przysługujących pracownikom za dni nieobecności z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby. Uchybiono tym samym dyspozycji art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1144, ze zm.) wskazującej, że wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. W trakcie kontroli dokonano prawidłowego naliczenia oraz wypłacono uprawnionym osobom wskazane wyżej kwoty – str. 101-102 protokołu kontroli.

         Kontrola wykazała, ze dostawcą energii elektrycznej w 2015 r. jest firma PGE Obrót S.A. Rzeszów Oddział Białystok, wyłoniona w trybie przetargu nieograniczonego. W latach wcześniejszych nie stosowano procedur Prawa zamówień publicznych do wyłonienia wykonawcy dostaw energii elektrycznej. Dostawcą energii w okresie od 1 lipca 2012 r. do 31 grudnia 2014 r., na podstawie umowy zawartej przez byłego Wójta, była ta sama firma. Wydatki za energię elektryczną w 2014 r. wyniosły  229.854,70 zł. Niezastosowanie procedur Prawa zamówień publicznych do wyłonienia wykonawcy dostaw energii elektrycznej stanowiło naruszenie przez poprzedniego Wójta zasady powszechności stosowania ustawy, wyrażonej w art. 7 ust. 3 Prawa zamówień publicznych – str. 106 protokołu kontroli.

W wyniku badania prawidłowości udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie prac o charakterze modernizacji dróg gminnych w miejscowościach Podłatki Duże i Wiśniówek-Wertyce, przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, stwierdzono następujące uchybienia:

a) podstawę ustalenia wartości zamówienia stanowiły kosztorysy inwestorskie, które nie były opatrzone datami ich sporządzenia. Ustawodawca w art. 35 ust. 1 zd. 2 Prawa zamówień publicznych wymaga ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Ma to na celu umożliwienie realnego określenia kosztów planowanych robót. Nieopatrzenie kosztorysów datą sporządzenia uniemożliwia zweryfikowanie prawidłowości ustalonej przez zamawiającego wartości zamówienia – str. 112-113 protokołu kontroli,

b) z przeprowadzonego postępowania nie sporządzono protokołu postępowania, czym naruszono art. 96 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. W myśl postanowień regulaminu pracy komisji przetargowej do pieczy nad protokołem postepowania i innymi dokumentami zobowiązany był sekretarz komisji przetargowej – str. 114-115 protokołu kontroli.

Umowa z wybranym wykonawcą, opiewająca na kwotę 493.969,54 zł, została zawarta w dniu 14 lipca 2014 r. bez kontrasygnaty Skarbnika Gminy, czym uchybiono dyspozycji art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym określającej, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. Kontrasygnata stanowi też element wstępnej kontroli operacji przez Skarbnika (głównego księgowego) w zakresie zgodności tej operacji z planem finansowym. Jej udzielenie stanowi element zapewniający, że jednostka posiadania limit wydatków na opłacenie zobowiązań wynikających z czynności prawnej – art. 54 ust. 1 pkt 3 lit. a) i ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Zawieranie umów nieopatrzonych kontrasygnatą było także przedmiotem ustaleń poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy.

Dokonując porównania daty (14 lipca 2014 r.) i kwoty (493.969,54 zł) zaciągniętego zobowiązania z danymi planu wydatków budżetu na 2014 r. w rozdz. 60016 „Drogi publiczne gminne”, par. 6050 stwierdzono, że w pierwotnej wersji uchwały budżetowej limit wydatków w tej podziałce klasyfikacyjnej wynosił 60.000 zł i dotyczył wydatków na zadanie „Przebudowa drogi gminnej Podłatki Duże Nr 74”. Zadanie było realizowane w 2013 r. (umowa z dnia 1 lipca 2013 r. również nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika), natomiast opłacenie faktury na kwotę 54.889,98 zł miało miejsce w dniu 9 stycznia 2014 r. W tym samym dniu opłacono także wynagrodzenie inspektora nadzoru w wysokości 3.000 zł (kwalifikując je w tej samej podziałce). Niezaangażowany limit wydatków w tej podziałce klasyfikacyjnej po dokonaniu wydatku wynosił zatem 2.110,02 zł. Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli, umową z 24 lutego 2014 r. zlecono wykonanie uproszczonej dokumentacji, przedmiarów i kosztorysów inwestorskich robót drogowych, dotyczących m.in. zadania zleconego następnie umową z 14 lipca 2014 r., na łączną kwotę 6.000 zł.

Zmianą uchwały budżetowej dokonaną uchwałą Nr XXV/130/14 Rady Gminy z dnia 25 kwietnia 2014 r. wprowadzono wydatki na budowę dróg gminnych we wsiach Wiśniówek Wertyce, Podłatki Duże, Rembiszewo Zegadły, Kołaki Kościelne ul. Kard. Wyszyńskiego, Szczodruchy w wysokości 471.000 zł, zwiększając limit w rozdz. 60016 par. 6050 do kwoty 531.000 zł. Zaangażowanie wydatków w tej podziałce wynosiło wówczas 63.965,27 zł (niezaangażowany limit po zmianach wynosił 467.034,85 zł), zaś wydatki wykonane do dnia 25 kwietnia 2014 r. 63.102,15 zł. Do dnia zmiany uchwały budżetowej dokonano zatem w tej podziałce wydatków ponad limit określony w budżecie na kwotę 3.102,15 zł, naruszając zasadę ponoszenia wydatków publicznych w granicach kwot określonych w planie finansowym, określoną w art. 44 ust. 1 pkt 3 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli, po zmianie uchwały budżetowej a do dnia zawarcia umowy z wykonawcą modernizacji dróg (tj. do 14 lipca 2014 r.) zaciągnięto zobowiązania w łącznej wysokości 4.404,72 zł, co zmniejszyło niezaangażowany limit do kwoty 462.630,13 zł (przy kwocie zaangażowanej w wysokości 68.369,87 zł).

Podpisanie w dniu 14 lipca 2014 r. wskazanej wyżej umowy z wykonawcą modernizacji dróg na kwotę 493.969,54 zł oraz umowy na nadzór inwestorski (również finansowaną przez jednostkę w tej podziałce) na kwotę 6.000 zł skutkowało sumą zaciągniętych zobowiązań do sfinansowania w tej podziałce klasyfikacyjnej wynoszącą 568.339,41 zł, tj. o 37.339,41 zł wyższą od planu wydatków na ten dzień.

Zmianą uchwały budżetowej wprowadzoną uchwałą Nr XXVIII/138/14 z dnia 30 września 2014 r. zwiększono limit wydatków w rozdz. 60016 par. 6050 o kwotę 68.000 zł, do kwoty 599.000 zł. Zanim dokonano tej zmiany zaciągnięto dodatkowo dwa zobowiązania w dniu 25 lipca 2014 r. na łączną kwotę 8.131 zł (800 zł i 7.331 zł) powodując zwiększenie przekroczenia limitu zaciągniętych zobowiązań względem obowiązującego planu wydatków o 45.470,41 zł (łączna kwota zaciągniętych zobowiązań wynosiła na 30 września 2014 r. 576.470,41 zł).

Zawieranie umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań nieposiadających pokrycia w planie finansowym wydatków prowadzi do naruszenia zasady dokonywania wydatków w granicach kwot określonych planem finansowym, wynikającej m.in. z art. 44 ust. 1 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, a także zasady terminowego regulowania zaciągniętych zobowiązań wynikającej z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Zaciąganie zobowiązań bez planu umożliwiającego ich uregulowanie prowadziło w badanej jednostce do nieterminowego opłacania zobowiązań wobec wykonawców, o czym niżej.

Wykonawca w dniu 1 sierpnia 2014 r. przedłożył zamawiającemu dwie faktury na łączną kwotę 493.969,54 zł (400.300,06 zł za pierwsze zadanie objęte umową z 14 lipca 2014 r. oraz 93.669,48 zł za drugie zadanie objęte tą umową). Kwotę za pierwsze zadanie opłacono w całości w terminie (11 sierpnia 2014 r.), natomiast za drugie opłacono w dwóch transzach: 70.699,94 zł w terminie (11 sierpnia 2014 r.), a 22.969,54 zł z trzydziestodniowym opóźnieniem (1 października 2014 r.). Wykonawca nie zgłaszał żądania opłacenia odsetek za opóźnienie w zapłacie. Ich potencjalna wysokość, ustalona przez kontrolujących, to 245,43 zł. Przyczyną nieterminowego opłacenia zobowiązania w kwocie 22.969,54 zł był brak limitu wydatków w budżecie, spowodowany zaciągnięciem zobowiązania z przekroczeniem upoważnienia wynikającego z planu. Podobnie w dniu 1 października 2014 r. (po zwiększeniu planu wydatków inwestycyjnych na drogi gminne) opłacono wymagalne zobowiązania w kwocie 3.321 zł (zwłoka od 21 sierpnia 2014 r.; potencjalne odsetki 49,68 zł) i 7.331 zł (zwłoka 31 dni; potencjalne odsetki 80,94 zł). W praktyce zatem jednostka oczekiwała na zwiększenie planu wydatków aby dokonać opłacenia zobowiązań zaciągniętych ponad limit wynikający z uchwały budżetowej w łącznej wysokości 33.621,54 zł – str. 114-119 protokołu kontroli.

Na podstawie danych sprawozdania Rb-28S sporządzonego według stanu na koniec września 2014 r., przekazanego przez gminę do RIO w Białymstoku, oraz załączonego do protokołu kontroli wydruku z ewidencji księgowej operacji dokonanych w 2014 r. w rozdziale 60016 par. 6050, stwierdzono, że kwota zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu na dzień 30 września 2014 r. wynosi jedynie 23.977,54 zł, obrazując zobowiązania z tytułu części nieopłaconej faktury wykonawcy modernizacji drogi z 1 sierpnia 2014 r. (22.969,54 zł) oraz z tytułu podatku od wynagrodzeń wypłaconych z umów o dzieło (1.008 zł). Cała kwota zobowiązań została wykazana jako zobowiązania niewymagalne, mimo że termin płatności kwoty 22.969,54 zł minął na dzień sprawozdawczy. W sprawozdaniu oraz ewidencji (jak wynika z zapisów księgowych obrazowanych w wydruku w kolumnie „Koszty”) na dzień 30 września 2014 r. nie wykazano opłaconych 1 października 2014 r. zobowiązań wymagalnych w wysokości 10.652 zł (7.331 zł + 3.321 zł), naruszając zasadę rzetelności ksiąg oraz ujmowania w księgach wszystkich operacji dotyczących danego okresu sprawozdawczego. Prawidłowe zaewidencjonowanie zobowiązań powinno skutkować wykazaniem w sprawozdaniu Rb-28S na dzień 30 września 2014 r. zobowiązań w tej podziałce klasyfikacyjnej w wysokości 34.629,54 zł, w tym wymagalnych w wysokości 33.621.54 zł, które powinny być wykazane również w sprawozdaniu Rb-Z.

W bieżącym roku RIO w Białymstoku przeprowadziła także doraźną kontrolę w Zespole Szkół w Kołakach Kościelnych, obejmując nią zagadnienia dotyczące osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli. Ustalenia poczynione podczas tej kontroli powinny skutkować dokonaniem przez Pana Wójta korekty sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2014 r. Jak wynika z dokumentacji posiadanej przez Izbę na dzień 11 grudnia 2015 r. korekta sprawozdania nie została przekazana RIO w Białymstoku.

Ponadto kontrola doraźna w Zespole Szkół wykazała naruszenie art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela polegające na wypłaceniu dodatków uzupełniających za 2014 r. po 31 stycznia 2015 r. Wypłata nastąpiła w dniu 23 lutego 2015 r. Jak wynika z wyjaśnienia dyrektora Zespołu Szkół nieterminowe wypłacenie dodatków było spowodowane brakiem zasilenia naszego rachunku przez organ prowadzący. Nadmienić należy, że nieprawidłowość polegająca na nieterminowym wypłacaniu dodatków uzupełniających była przedmiotem zaleceń pokontrolnych skierowanych do Wójta Gminy Kołaki Kościelne po kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy przeprowadzonej w 2012 r. Zalecenie nie jest zatem realizowane.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Większość stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień dotyczy okresu pełnienia funkcji Wójta Gminy Kołaki Kościelne przez Barbarę Wasiulewską.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. W okresie objętym kontrolą Skarbnikiem Gminy była Helena Chmielewska. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu usunięcia rozbieżności między postanowieniami regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy a stanem faktycznym w zakresie obsadzenia stanowiska zastępcy Wójta Gminy, mając jednocześnie na uwadze kwestie związane z zapewnieniem funkcjonowania gminy w przypadku zaistnienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Wójta.

2. Prawidłowe upoważnienie Sekretarza Gminy do realizacji powierzonych mu spraw z zakresu gospodarki finansowej, tj. na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

3. W zakresie dotyczącym organizacji i funkcjonowania Biblioteki Publicznej Gminy Kołaki Kościelne:

a) przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały eliminującej rozbieżności między stanem faktycznym a postanowieniami statutu Biblioteki w zakresie obsługi finansowo-księgowej, 

b)  założenie w formie elektronicznej rejestru instytucji kultury oraz oddzielnej elektronicznej księgi rejestrowej, stosownie do obowiązujących przepisów podanych w części opisowej wystąpienia,

c) uzupełnienie ksiąg rejestrowych Biblioteki prowadzonych na podstawie przepisów poprzednio obowiązujących o brakujące dane.

4. Zapewnienie wykonywania czynności kontroli dowodów księgowych wyłącznie przez pracowników, którym pisemnie powierzono obowiązki w tym zakresie.

5. Dokonanie modyfikacji przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) wyeliminowanie wewnętrznych sprzeczności między postanowieniami odnoszącymi się do gospodarki materiałami i zasad ich ewidencji oraz zapewnienie dostosowania przyjętych zasad do faktycznych potrzeb jednostki,

b) określenie techniki prowadzenia  poszczególnych elementów ksiąg rachunkowych,

c) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu kont 131, 132 i 550; w zakresie kont 222 i 223 rozważenie ich usunięcia lub wprowadzenia zmiany opisu zasad funkcjonowania, polegającej na określeniu ich zastosowania wyłącznie do ewidencji operacji na rachunkach projektów w przypadku ewidencjonowania tych rachunków w księgach Urzędu, mając na uwadze wskazania zawarte w zdaniu 2 i 3 zalecenia nr 6.

d) określenie zasad funkcjonowania konta 130 dostosowanych do przyjętego rozwiązania polegającego na realizacji dochodów i wydatków Urzędu Gminy z rachunku budżetu,

c) wyeliminowanie z opisów funkcjonowania kont 226 i 290 postanowień sprzecznych z treścią ekonomiczną tych kont określoną załącznikiem nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…

6. Konstruowanie planów kont na potrzeby ewidencjonowania operacji dotyczących zadań realizowanych z udziałem środków pomocowych w sposób zgodny z zasadami funkcjonowania kont określonymi przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… Każdorazowe ustalanie, czy istnieje potrzeba wprowadzania odrębnych planów kont dla projektów. W tym celu zwrócenie uwagi, czy postanowienia umowy o dofinansowanie rzeczywiście wymagają wprowadzania odrębnego planu kont dla projektu, czy tylko wyodrębnienia operacji w księgach, mając na uwadze, że podstawowy plan kont jednostki, opracowany zgodnie z przepisami rozporządzenia, może określać wymagane zasady ewidencji wszystkich zdarzeń zachodzących w toku wykonywania budżetu, w tym zapewniać wyodrębnienie operacji dotyczących każdego projektu.

7. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) bezwzględne zapewnienie zgodności między saldami i obrotami kont otwartych w celu ewidencji operacji na rachunkach bankowych a danymi wynikającymi z wyciągów bankowych; w tym celu dokonywanie zapisów wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych oraz na kontach właściwych dla poszczególnych rachunków,

b) ewidencjonowanie operacji przekazania z rachunku budżetu środków na wydatki na rachunek projektu ewidencjonowany w ramach konta 130 w księgach Urzędu w sposób wskazany na str. 5-6 części opisowej wystąpienia, mając na uwadze, że przekazanie środków na wydatki nie stanowi operacji skutkującej powstaniem wydatków budżetu, wpływ środków na wydatki powinien być uwidoczniony na koncie 130, a rozliczenia wynikające z tego faktu na kontach 223 w księgach budżetu i Urzędu,

c) ewidencjonowanie obrotów i sald rachunku pożyczki otwartego w BGK w związku z realizacją projektu na koncie utworzonym w ramach konta 133 w księgach budżetu, mając na uwadze, że zachodzące na nim operacje stanowiące przychody i rozchody budżetu nie mogą być księgowane na koncie 130 prowadzonym w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej,

d) ewidencjonowanie obrotów poszczególnych rachunków bankowych w sposób umożliwiający uzyskanie odrębnych danych w zakresie obrotów i sald występujących na każdym z rachunków; w tym celu zaniechanie ujmowania operacji dotyczących różnych rachunków na tym samym koncie,

e) zaniechanie dokonywania zapisów skutkujących wykazaniem na koniec roku salda rachunku bankowego zdublowanego w księgach Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej i księgach budżetu,

f) zachowywanie zasady czystości obrotów na koncie 130, poprzez dokonywanie technicznych zapisów ujemnych po obu stronach konta dla błędnych operacji, zwrotów nadpłat i korekt na subkontach dochodów i wydatków,

g) ewidencjonowanie operacji na rachunku środków pozyskiwanych z Urzędu Pracy na pokrycie kosztów kształcenia młodocianych pracowników na koncie 139,

h) zaniechanie dokonywania zapisów polegających na przenoszeniu wydatków między podziałkami klasyfikacyjnymi w ewidencji analitycznej, mających na celu ukrycie wydatków dokonanych z przekroczeniem limitu wynikającego z planu finansowego,

i) prawidłowe ustalanie sald kont syntetycznych 221 i 225, ze szczególnym zwróceniem uwagi na pomniejszanie należności o kwotę dokonanych wpłat; w tym celu dokonywanie rzetelnej weryfikacji stanu kont w wykonaniu dyspozycji art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości,

j) zaniechanie ewidencjonowania przypisu należności od dłużników alimentacyjnych w części stanowiącej dochód budżetu państwa z kontem zobowiązań, mając na uwadze obowiązującą od 2011 r. zmianę przepisów w tym zakresie, przedstawioną w części opisowej wystąpienia,

k) ewidencjonowanie środków trwałych na właściwych kontach, z uwzględnieniem ich wartości; przeksięgowanie na konto 013 notebooków nieprawidłowo ujętych na koncie 011,

l) dokonywanie na początku roku przypisu należnych w danym roku opłat za zajęcie pasa drogowego, wynikających z obowiązujących decyzji,

ł) wyksięgowanie z konta 080 kwoty 14.640 zł odpowiadającej wartości dokumentacji zadania „Program gospodarki wodno-ściekowej”, którego realizacja nie będzie kontynuowana,

m) wykazywanie w księgach nadpłat wynikających z poniesionych wydatków, jako należności Urzędu,

n) księgowanie rozliczeń związanych z obowiązkiem zwrotu dotacji w sposób zapewniający wykazanie w księgach rozrachunków z tego tytułu, stosownie do uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

o) naliczenie i ujęcie w księgach należnych gminie odsetek za nieuregulowane przez mieszkańców należności z tytułu udziału w kosztach budowy przydomowych oczyszczalni ścieków,

p) ujmowanie w księgach co najmniej na koniec każdego kwartału wszystkich obciążających jednostkę zobowiązań dotyczących upływającego kwartału, mając na uwadze zapewnienie rzetelnych danych ewidencyjnych podlegających prezentacji w sprawozdaniu Rb-28S.

8. Przestrzeganie zasad wykonywania budżetu dotyczących ponoszenia wydatków i zaciągania zobowiązań w granicach kwot określonych w budżecie gminy. W tym celu:

a) przedkładanie Skarbnikowi celem kontrasygnowania wszystkich zawieranych przez Pana umów skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych,

b) zobowiązanie Skarbnika do rzetelnego wykonywania wstępnej kontroli przedstawionych mu dokumentów, mając na względzie, że podpis Skarbnika (lub osoby przez niego upoważnionej) złożony na dokumencie oznacza, iż jednostka posiada w planie finansowym środki na opłacenie zobowiązania wynikającego z weryfikowanych dokumentów,

c) zobowiązanie Skarbnika do bieżącego monitorowania ustalonych w budżecie limitów na opłacenie wydatków wynikających z zaciągniętych wcześniej zobowiązań (np. z tytułu odsetek od kredytów i pożyczek) w celu zapewnienia po stronie planu kwot wystarczających na sfinansowanie tego rodzaju płatności.

9. W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej:

a) zapewnienie aby zadania stanowiące remont w rozumieniu przepisów Prawa budowlanego lub inne usługi o charakterze bieżącym nie były planowane i finansowane jako wydatki inwestycyjne, mając na uwadze umożliwienie prawidłowego obliczenia wskaźników z art. 242 i art. 243 ustawy o finansach publicznych,

b) klasyfikowanie dochodów ze sprzedaży nieruchomości do par. 0870,

c) zaprzestanie klasyfikowania wydatków dotyczących samochodu wykorzystywanego na potrzeby Urzędu Gminy do rozdz. 75412,

d) klasyfikowanie wydatków z tytułu dotacji na prowadzenie niepublicznego punktu przedszkolnego w rozdz. 80106.

10. W zakresie sprawozdawczości:

a) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-ST danych o stanie środków na rachunku budżetu zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji na koncie 133,

b)  sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu oraz sprawozdań jednostkowych Rb-28S Urzędu Gminy, które powinny stanowić podstawę do sporządzania przez Pana Wójta sprawozdań zbiorczych,

c) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-N należności od dłużników alimentacyjnych w części przypadającej gminie Kołaki Kościelne,

d) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z zobowiązań wymagalnych istniejących na koniec kwartału, tj. zobowiązań, których termin płatności minął.

11. Dokumentowanie przekazania podległym jednostkom informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy.

12. Prognozowanie dochodów ze sprzedaży nieruchomości w budżecie i wieloletniej prognozie finansowej na realnym poziomie, mającym uzasadnienie w wartości posiadanego zasobu (odnośnie danych ujętych w WPF) oraz sporządzonych wycenach nieruchomości i działaniach podejmowanych w trakcie roku w celu ich zbycia (odnośnie danych ujętych w budżecie na dany rok). Urealnianie przyjętego w budżecie planu dochodów z tego źródła przed końcem III kwartału roku budżetowego.

13. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały regulującej kwestie umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności cywilnoprawnych, stosownie do art. 59 ust. 2 o finansach publicznych. Do czasu podjęcia przez Radę uchwały w tej sprawie zaniechanie udzielania jakichkolwiek ulg w spłacie należności cywilnoprawnych.

14. Podjęcie czynności zmierzających do wyegzekwowania należności gminy za udział mieszkańców w kosztach budowy przydomowych oczyszczalni ścieków.

15. Zobowiązanie Skarbnika do terminowego dokonywania zwrotu wykonawcom zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zwrócenie bezpodstawnie przetrzymywanej kwoty zabezpieczenia wynoszącej 8.179,50 zł.

16. Naliczenie PUH „WODMEL” kary umownej w wysokości 3.820,46 zł, należnej gminie z tytułu nieterminowego wykonania przedmiotu zamówienia, oraz potrącenie jej z posiadanego zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego przez wykonawcę w kwocie 4.987,53 zł.

17. W zakresie najmu lokali użytkowych:

a) zawieranie umów najmu na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony po przeprowadzeniu postępowania przetargowego, chyba że Rada Gminy wyrazi zgodę na odstąpienie od obowiązku przetargowego zawarcia umowy, stosownie do art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) poprzedzanie zawarcia umowy najmu sporządzeniem i opublikowaniem wykazu nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia, o którym mowa w przepisach art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) zawieranie w umowach postanowień przewidujących uprawnienie gminy do waloryzacji stawki czynszu w związku ze spadkiem siły nabywczej pieniądza,

d) zawieranie w umowach postanowień odnoszących się do zasad rozliczania z najemcami kosztów mediów dostarczanych przez gminę do lokalu, mając na uwadze, że kwota pobieranego czynszu powinna stanowić dochód gminy z tytułu umożliwienia korzystania z lokalu, natomiast najemca winien oprócz tego finansować koszty wynikające z jego używania.

18. Dokonywanie zmian stawek czynszu za lokale mieszkalne z zachowaniem 3-miesięcznego terminu wypowiedzenia dotychczasowej stawki.

19. W zakresie rozliczeń z najemcami lokali mieszczących się w budynku Urzędu Gminy z tytułu dostaw ciepła:

a) coroczne dokonywanie rozliczenia faktycznych kosztów dostarczenia ciepła z zaliczkami wniesionymi przez najemców,

b) podjęcie działań w celu rozliczenia z najemcami lokali mieszkalnych kwoty 4.914,48 zł odpowiadającej różnicy między wpłaconymi przez nich zaliczkami a faktycznymi kosztami dostarczenia ciepła w latach 2012-2014,

c) obliczenie kosztów dostarczenia ciepła w latach 2012-2014 do lokali użytkowych; poinformowanie w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych o wysokości ustalonych kosztów i przewidywanych rozliczeniach z najemcami.

20. W zakresie rozliczeń z najemcami lokali mieszczących się w budynku Urzędu Gminy z tytułu odprowadzania nieczystości płynnych:

a) bieżące obciążanie najemców ponoszonymi przez gminę kosztami wywozu nieczystości płynnych ze zbiornika, do którego odprowadzane są nieczystości z budynku Urzędu Gminy,

b) podjęcie działań w celu rozliczenia z najemcami lokali mieszkalnych kwoty 10.947,46 zł odpowiadającej kosztom wywozu wytworzonych przez nich nieczystości płynnych, obliczonym za lata 2012-2014 przy uwzględnieniu zużycia wody i wydatków ponoszonych przez gminę na opróżnianie zbiornika,

c) oszacowanie kosztów wywozu w latach 2012-2014 nieczystości płynnych wytwarzanych przez najemców lokali użytkowych; poinformowanie w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych o wysokości ustalonych kosztów i przewidywanych rozliczeniach z najemcami.

21. Przedkładanie Radzie Gminy wniosków o przedłużenie okresu obowiązywania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę, mając na uwadze, że stanowią one formalną podstawę podjęcia uchwały w sprawie przedłużenia okresu obowiązywania zatwierdzonych taryf.

22. Niezwłoczne podjęcie czynności egzekucyjnych skutkujących przerwaniem biegu przedawnienia wobec zalegających z opłatami za wodę, mając na uwadze przepisy art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego. Wdrożenie stosownych procedur zapewniających uruchamianie procedur egzekucyjnych przed upływem terminu przedawnienia należności.

23. Egzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego.

24. Przestrzeganie obowiązujących norm prawnych w zakresie prowadzenia komputerowej ewidencji podatkowej, w tym ewidencji osób prawnych – podatników podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości.

25. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały dotyczącej zwolnień w podatku od nieruchomości, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

26. Rozważenie przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej.

27. Określenie w uregulowaniach wewnętrznych Urzędu zasad rozliczania inkasentów z zainkasowanej gotówki oraz ustanowienie w tym obszarze mechanizmów kontroli zarządczej.

28. Realizowanie obowiązków wynikających ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie kontroli podatkowych.

29. Zachowanie prawidłowości postępowania w przypadku wystąpienia nadpłat, z uwzględnieniem wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

30. Podejmowanie kompletnych i terminowych czynności windykacyjnych w oparciu o przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i aktualne przepisy wykonawcze.

31. W zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:

a) zwiększenie odpisu na ZFŚS ustalonego na 2015 r. o stwierdzoną w trakcie kontroli kwotę jego zaniżenia w 2014 r. wynoszącą 3.608,49 zł,

b) korygowanie wysokości odpisu w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

32. W zakresie udzielania stowarzyszeniu „Edukator” dotacji na prowadzenie szkoły podstawowej i niepublicznego punktu przedszkolnego:

a) zmniejszenie dotacji należnej stowarzyszeniu na 2016 r. o kwotę 22.173,09 zł, odpowiadającej jej zawyżeniu za 2014 r.,

b) obliczanie wysokości dotacji zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów ustawy o systemie oświaty, z wykorzystaniem uwag zawartych w protokole kontroli,

c) egzekwowanie od stowarzyszenia przedkładania comiesięcznych informacji o faktycznej liczbie uczniów,

d) dostosowywanie do faktycznych potrzeb wydatkowych w danym roku planu wydatków w rozdziałach, w których wysokość planu ma wpływ na wysokość dotacji dla stowarzyszenia, mając na uwadze, że kwota należnej dotacji uzależniona jest w większości przypadków określonych ustawą od kwoty przewidzianej w budżecie,

e) uwzględnienie przy sporządzaniu – w wykonaniu obowiązku z art. 34 ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw – projektu uchwały określającej zasady udzielania dotacji dla innych niż gmina podmiotów prowadzących szkoły, podlegającej podjęciu do końca 2015 r., uwag zawartych w protokole kontroli, a w szczególności faktu, że uchwała musi określać wymagane ustawą zagadnienia dotyczące dotowania niepublicznej innej formy wychowania przedszkolnego, w związku z istnieniem na terenie gminy niepublicznego punktu przedszkolnego.

33. Wykorzystywanie całości dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych na cele określone ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. W tym celu uwzględnianie w planie wydatków następnego roku całej kwoty środków niewydatkowanych w roku poprzedzającym.

34. W zakresie gospodarowania samochodem służbowym:

a) ustalenie na piśmie norm zużycia paliwa w poszczególnych pojazdach.

b) zapewnienie odbywania podróży służbowych pojazdem służbowym na podstawie polecenia wyjazdu służbowego określającego miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz środek transportu właściwy do jej odbycia,

c) zapewnienie starannego, czytelnego wypełniania kart drogowych.

35. Wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli uchybień w zakresie naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

36. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) zapewnienie opatrywania datami kosztorysów inwestorskich stanowiących podstawę ustalenia wartości zamówienia,

b) zapewnienie sporządzania protokołów z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

37. W zakresie zagadnień dotyczących osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli:

a) przedłożenie do RIO w Białymstoku korekty sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2014 r., uwzględniającej ustalenia kontroli doraźnej przeprowadzonej przez RIO w Zespole Szkół w Kołakach Kościelnych,

b) zapewnienie Zespołowi Szkół środków finansowych umożliwiających terminowe wypłacenie nauczycielom jednorazowych dodatków uzupełniających.

38. Zapewnienie rzetelnej realizacji wniosków pokontrolnych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży