Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Zambrowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 stycznia 2016 roku (znak: RIO.IV.6001-10/15), o treści jak niżej:

Pan

Robert Maciej Rosiak

Starosta

Powiatu Zambrowskiego

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Zambrowskiego za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Zambrowie  na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym osiąganie przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie składnikami majątku, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi powiatu.

         W okresie objętym kontrolą, do dnia 29 grudnia 2014 r., funkcję Starosty Zambrowskiego pełnił Stanisław Krajewski.

Analiza poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała, że:

a) nie wyodrębniono subkont dochodów i wydatków ramach konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, co sprzeciwia się zasadom funkcjonowania tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 15 protokołu kontroli,

b) bezpodstawnie dokonano odpisu aktualizującego od należności zabezpieczonej hipoteką w kwocie 268.132,22 zł – jak stanowi art. 35b ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy odpisów aktualizujących nie dokonuje się od należności objętych gwarancją lub innym rodzajem zabezpieczenia – str. 21 i 28-29 protokołu kontroli,

c) błędnie ujęto w ewidencji budżetu operację dotyczącą przekazania kwoty 64.860,47 zł niewykorzystanej przez PUP w Zambrowie do końca 2014 r. w ramach projektu „Program aktywni i efektywni”, realizowanego przez Powiat Zambrowski wspólnie z Powiatem Łomżyńskim i Kolneńskim, co miało wpływ na ustalenie wyniku budżetu za 2014 r. Środki, zgodnie z umową partnerską zawartą pomiędzy powiatami, podlegały wykorzystaniu w 2015 r. Kwota zwrócona w dniu 19 grudnia 2014 r. na rachunek budżetu została niewłaściwie zaksięgowana na zmniejszenie dochodów zaewidencjonowanych na koncie 901 „Dochody budżetu” w dz. 853 „Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej”, rozdziale 85395 „Pozostała działalność”, par. 2007 „Dotacje celowe w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich…” – poprzez zastosowanie zapisów ujemnych Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 901 i Wn 223 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 133 – oraz równolegle ujęta zapisem Wn 133 – Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”. Zmniejszenie dochodów budżetowych stanowiło naruszenie zasady kasowego ustalania wyniku budżetu i spowodowało zaniżenie wyniku budżetu za 2014 r. o kwotę 64.860,47 zł. Zgodnie z § 5 rozporządzenia, operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego winny być ujmowane w księgach rachunkowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach. Konsekwencją zastosowanych ujemnych zapisów na stronie Wn konta 133 było także naruszenie zasady wymagającej zachowania na tym koncie pełnej zgodności z danymi wynikającymi z wyciągów bankowych, określonej załącznikiem nr 2 do rozporządzenia. Nadto, w efekcie błędnych księgowań powstało nierealne saldo na koncie 909 oznaczające przychody finansowe stanowiące dochody przyszłych okresów. Prawidłowo, operację zwrotu do budżetu środków przez PUP należało ująć zapisem Wn 133 – Ma 223 – str. 19-20 protokołu kontroli,

d) do wydatków budżetowych sklasyfikowanych w dziale 710 „Działalność usługowa”, rozdziale 71095 „Pozostała działalność”, par. 4300 „Zakup usług pozostałych” zaliczono bezpodstawnie dokonany w dniu 30 grudnia 2014 r. przelew z rachunku bieżącego na rachunek sum depozytowych kwoty 75.000 zł stanowiącej częściowe wynagrodzenie wykonawcy zadania „Modernizacja istniejącej ewidencji gruntów i budynków 11 obrębów z gminy Szumowo”, zatrzymane tytułem zabezpieczenia poprawności i terminowości usunięcia stwierdzonych podczas końcowego odbioru prac usterek w ich wykonaniu. Operacja ta, jako niestanowiąca faktycznie wykorzystania środków budżetu na wydatki Starostwa (z uwagi na fakt, iż do końca roku nie było podstaw do zapłaty wynagrodzenia w tej kwocie) stanowiła obejście przepisu art. 263 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), zgodnie z którym niezrealizowane kwoty wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego wygasają, z zastrzeżeniem ust. 2 i 4, z upływem roku budżetowego. Zaliczenie tej kwoty do wydatków budżetowych 2014 r. mogło nastąpić wyłącznie w drodze ujęcia ich w planie wydatków niewygasających, o których mowa w ust. 2 i 4 przywołanego art. 263 ustawy. Efektem dokonanych zapisów księgowych było zawyżenie poziomu wydatków oraz zaniżenie wyniku budżetu za 2014 r. – str. 22-24 protokołu kontroli,

d) przychody środków trwałych pochodzących z dwóch inwestycji o łącznej wartości 1.084.870,92 zł ujęto (tj. przeksięgowano nakłady inwestycyjne z konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” na konto 011 „Środki trwałe”) w dniu 31 grudnia 2014 r., pomimo, iż końcowy odbiór robót miał miejsce w dniu 22 listopada 2013 r. Wskazania wymaga, iż zgodnie z przepisami rozporządzenia konto 080 służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne, zaś konto 011 do ujmowania przychodów środków trwałych pochodzących z inwestycji. Artykuł 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymaga zaś, aby w księgach danego okresu sprawozdawczego ująć wszystkie operacje dotyczące tego okresu. Prawidłowo zatem zwiększenie stanu środków trwałych powinno następować w roku przyjęcia ich do używania (zakończenia budowy) – str.66 protokołu kontroli,

e) nie dokonano korekty kosztów 2014 r. o kwotę 298,48 zł stanowiącą wartość zapasu paliwa ustalonego w drodze inwentaryzacji przeprowadzonej na koniec 2014 r. Konsekwencją nieujęcia w księgach tej operacji było nieznaczne zaniżenie wyniku finansowego prezentowanego na koncie 860 „Wynik finansowy” oraz niewykazanie wartości materiałów na koncie 310 „Materiały”. Zaniechaniem korekty kosztów naruszono ponadto art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy – str.73 protokołu kontroli.

Kontrola obrotów i sald na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”), w tym konfrontacja z ewidencją do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” określającą źródła ich pochodzenia i przebieg rozliczeń (opis na str. 22-28 protokołu kontroli), wykazała bezpodstawne przetrzymywanie środków w łącznej wysokości 29.147,47 zł, z tego:

a) suma 11.439 zł stanowiła zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesionego na podstawie umowy z dnia 19 maja 2014 r. przez Przedsiębiorstwo Usług Geodezyjnych „TERRA” z Kolna – wykonawcę zadania „Modernizacja istniejącej ewidencji gruntów i budynków 11 obrębów z gminy Szumowo”. W dniu 5 lutego 2015 r. dokonano ostatecznego odbioru robót uznając je za należycie wykonane, zatem zgodnie z postanowieniami art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1264), zabezpieczenie powinno być zwrócone w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Na dzień kontroli – 23 października 2015 r. – środki te nadal znajdowały się na rachunku depozytowym,

b) kwota 2.444,26 zł stanowiła zabezpieczenie należytego wykonania umowy z dnia 29 października 2012 r. przez PHU „RAV-BUD” R. Dzitkowski – wykonawcę zadania „Przebudowa drogi powiatowej Ceciorki-Konopki-Pęsy Lipno”. Zadanie odebrano i uznano za należycie wykonane w dniu 6 grudnia 2012 r. W myśl umowy zabezpieczenie miało zostać zwolnione w całości po bezusterkowym odbiorze przedmiotu umowy. Jak ustalono, zwrotu zabezpieczenia dokonano dopiero w 2015 r., co pozostawało w sprzeczności zarówno z treścią umowy, jak i postanowieniami art. 151 ust. 1 Prawa zamówień publicznych,

c) suma 1.800,90 zł stanowiła zabezpieczenie należytego wykonania umowy z dnia 29 czerwca 2011 r. z H. Włostowskim, wykonawcą zadania „Przygotowanie dokumentacji geodezyjno prawnej do uregulowania stanu prawnego nieruchomości zajętych pod drogę powiatową…” wyłonionym w ramach procedury udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro. Z ustaleń kontroli wynika, że ostatecznego odbioru robót dokonano w dniu 16 sierpnia 2012 r. uznając je za należycie wykonane. Zgodnie z postanowieniami umowy zabezpieczenie zostanie zwolnione w terminie 14 dni po upływie I roku od dnia ostatecznego odbioru roboty (zapis powtórzono w treści końcowego protokołu odbioru robót). Do dnia zakończenia kontroli kwota zabezpieczenia nadal pozostawała na rachunku sum depozytowych,

d) kwota 13.463,31 zł zatrzymana na poczet zabezpieczenia roszczeń z tytułu rękojmi i gwarancji udzielonych, na podstawie umowy z dnia 8 grudnia 2008 r., przez Olimp sp. z o.o. z Mysłowic – wykonawcę zamówienia „Budowa boiska przy Zespole Szkół w Zambrowie - II etap”. Z opisu zawartego w protokole wynika, że spółka została rozwiązana, co zmusiło zamawiającego do zlecenia innej firmie usunięcia stwierdzonych usterek w wykonaniu przedmiotu umowy (koszty usunięcia usterek pokryto z zatrzymanej kwoty zabezpieczenia, która wynosiła 20.963,31 zł). W tej sytuacji pozostała suma 13.463,31 zł stanowi zabezpieczenie, co do którego zaistniały przesłanki uniemożliwiające zwrot. Z zaprezentowanych ustaleń wynika zatem, że przedmiotowa kwota powinna być wyksięgowana na rachunek budżetu i zaliczona do dochodów powiatu.

Kontrola realizacji budżetu powiatu na 2013 rok wykazała, iż w następstwie niepełnego wykonania zaplanowanych dochodów wystąpił niedobór środków pieniężnych dla pełnego pokrycia zaplanowanych wydatków. Z wyliczeń zawartych w protokole kontroli wynika, że zrealizowane wydatki były wyższe o 352.030,57 zł od posiadanych środków pieniężnych pochodzących z dochodów i przychodów budżetu. Niedobór ten pokryto dokonując sprzecznej z prawem operacji, polegającej na „zapożyczeniu” w celu sfinansowania budżetu 2013 r. środków pochodzących z części oświatowej subwencji stanowiącej dochód 2014 r. Należy wskazać, że zaangażowanie kwoty 352.030,57 zł z subwencji stanowiącej dochód budżetu 2014 r. skutkowało brakiem możliwości faktycznego przeznaczenia tej sumy na pokrycie wydatków przyjętych w budżecie na 2014 rok. Planowane sfinansowanie wydatków 2014 r. dochodami budżetu tego roku w części odpowiadającej kwocie 352.030,57 zł nie było możliwe, ponieważ ujęte w księgach dochody występowały wyłącznie w ewidencji, nie mając przełożenia na środki pieniężne, które można było zaangażować na finansowanie budżetu. W tej części plan wydatków 2014 r. nie stanowił zatem realnego limitu, który mógł stanowić podstawą zaciągania zobowiązań. W budżecie za 2014 r. taka sytuacja nie wystąpiła – str. 31-32 protokołu kontroli.

         Badając, na wybranych próbach, procedury sprzedaży nieruchomości w świetle przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.) stwierdzono brak w wykazie nieruchomości powiatu przeznaczonych do sprzedaży w drodze bezprzetargowej celem poprawy warunków zagospodarowania nieruchomości przyległych (opublikowanym w dniu 11 marca 2014 r.) informacji o terminach do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, wymaganej w treści wykazu przez art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy. Zgodnie z przywołanymi przepisami, termin złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje prawo pierwszeństwa, nie może być krótszy niż 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu. W dwóch przypadkach (działki oznaczone nr 595/3 i nr 595/4) protokoły uzgodnień w sprawie sprzedaży nieruchomości zostały podpisane z ich nabywcami w dniu 9 kwietnia 2014 r., tj. przed upływem 6-tygodniowowego terminu, który powinien być wyznaczony – str. 37-38 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) wydatki z tytułu odsetek za zwłokę od wyrównania dotacji należnej Stowarzyszeniu Wspierania Edukacji i Rynku Pracy z Łomży z tytułu prowadzenia szkół niepublicznych w latach 2004-2005 i 2007, wynoszące 116.599,24 zł (należne na mocy ugody zawartej w dniu 6 października 2014 r.) błędnie ujęto wraz z zapłatą należności głównej w par. 2540 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla niepublicznej jednostki systemu oświaty”, zamiast w par. 4580 „Pozostałe odsetki”,

b) wydatki z tytułu dotacji udzielonej w kwocie 3.000 zł stowarzyszeniu Klub Kolarski Legia 1928 w ramach zadania „Upowszechnianie kultury fizycznej na terenie Powiatu Zambrowskiego poprzez organizację zawodów sportowych” wykazano niewłaściwie w rozdziale 92695 „Pozostała działalność”, zamiast w rozdziale 92605 „Zadania w zakresie kultury fizycznej”; nadto zastosowano błędny par. 2830 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych", zamiast par. 2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom" – str. 54-55 i 57 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika, że w 2014 r. dotacje z budżetu Powiatu Zambrowskiego w łącznej kwocie 292.175,81 zł otrzymały m.in. trzy szkoły niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych: Prywatne Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych Zaoczne, Liceum Ogólnokształcące dla Dorosłych w Zambrowie i Szkoła Policealna dla Dorosłych w Zambrowie. Podstawę udzielenia dotacji stanowiły przepisy art. 90 ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r. poz. 2156), zgodnie z którymi w przypadku braku na terenie gminy lub powiatu szkoły publicznej danego typu i rodzaju, podstawą do ustalenia wysokości dotacji są wydatki bieżące ponoszone przez najbliższą gminę lub powiat na prowadzenie szkoły publicznej danego typu lub rodzaju. Analogiczny zapis zawarto w § 3 ust. 2 uchwały Nr XX/144/13 Rady Powiatu Zambrowskiego z dnia 29 października 2013 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji dla szkół niepublicznych wpisanych do ewidencji prowadzonej przez Starostę Zambrowskiego oraz trybu i zakresu kontroli prawidłowości ich wykorzystania. Stwierdzono, iż w kontrolowanym 2014 r. wysokość dotacji na każdego ucznia Prywatnego Liceum Ogólnokształcącego dla Dorosłych Zaocznego i Liceum Ogólnokształcącego dla Dorosłych w Zambrowie wynosiła 132 zł miesięcznie, zaś na ucznia Szkoły Policealnej dla Dorosłych w Zambrowie wynosiła 137,92 zł miesięcznie. Zastosowana stawka stanowiła 50% wydatków bieżących planowanych na 2014 r. przez miasto Łomża (miasto na prawach powiatu) na jednego ucznia szkół publicznych tego samego typu i rodzaju co wymienione szkoły dotowane przez Powiat Zambrowski. Stwierdzono, iż powyższe stawki kontrolowana jednostka ustaliła na podstawie informacji Zastępcy Prezydenta Miasta Łomża „o wysokości środków finansowych planowanych na 2014 r.” datowanej na dzień 27 listopada 2013 r.

Z zaprezentowanego stanu faktycznego wynika, że do podstaw obliczenia dotacji na 2014 r. przyjęto planowane w projekcie budżetu miasta Łomża na 2014 r. wydatki bieżące na funkcjonowanie szkół publicznych tego samego typu lub rodzaju, o czym przesądza data przekazania informacji. Nie stwierdzono, aby w trakcie 2014 r. występowano do miasta Łomża o podanie informacji o kwotach wydatków bieżących przyjętych w uchwale budżetowej miasta na 2014 r., w szczególności według ostatecznej jej wersji na 2014 r. W świetle obowiązujących przepisów punktem odniesienia dla ustalenia poziomu wydatków bieżących powinien być aktualny poziom tych wydatków na szkoły prowadzone w danym roku. Wskazania wymaga zatem, iż prawidłowo w przypadku zmian kwot wydatków bieżących na jednego ucznia w szkołach (zmniejszenia i zwiększenia), odpowiednim zmianom powinna ulegać także wysokość dotacji dla szkół dotowanych przez Powiat Zambrowski. Dotacja ma wymiar roczny, w związku z czym zmiana wysokości wydatków bieżących w trakcie roku powinna wpływać na wielkość kwoty dotacji, w przeliczeniu za cały rok, bowiem ustalony stan wydatków na koniec roku odnosi się do całego roku. Jako podstawę obliczenia rocznej kwoty dotacji należy uwzględniać wydatki po wszystkich zmianach dokonanych w ciągu roku, według ich stanu na 31 grudnia danego roku, za który obliczana jest dotacja. Podkreślenia wymaga jednocześnie, iż z przywołanego brzmienia art. 90 ust. 3 ustawy o systemie oświaty wynika, że podstawą do ustalenia wysokości dotacji są wydatki bieżące ponoszone przez najbliższą gminę lub powiat na prowadzenie szkoły publicznej danego typu lub rodzaju. Sformułowanie „ponoszonych przez najbliższy powiat” – z uwagi na swą nieprecyzyjność – jest powodem rozbieżnych interpretacji, sugeruje bowiem wydatki wykonane, a nie planowane. W wyroku z dnia 24 października 2012 r. WSA w Warszawie (sygn. akt V SA/Wa 1523) odnosząc się do pojęcia „ponoszone” stwierdził jednakże, że w tym przypadku należy uwzględnić wydatki planowane w budżecie, a nie ponoszone faktycznie – str. 51-54 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli diet wypłacanych radnym powiatu ustalono, że diety były naliczane i wypłacane w oparciu o uchwałę Nr XVIII/104/04 z dnia 23 grudnia 2004 r. zmienioną uchwałami Nr XX/131/08 z dnia 22 grudnia 2008 r. i Nr XVI/102/12 z dnia 19 grudnia 2012 r. Według obowiązujących w powiecie uchwał wysokość diet ustalana jest jako wartość procentowa minimalnego wynagrodzenia za pracę. Z ustanowionych regulacji wynika, że zryczałtowana dieta dla Przewodniczącego Rady Powiatu wynosi 200% minimalnego wynagrodzenia – co, w świetle rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 września 2013 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2014 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 1074), stanowiło kwotę w wysokości 3.360 zł – a dla Wiceprzewodniczącego Rady Powiatu 150% minimalnego wynagrodzenia, co stanowiło kwotę 2.520 zł. Członkom Zarządu Powiatu pełniącym funkcję nieodpłatnie ustalono diety w wysokości 100% minimalnego wynagrodzenia, co stanowiło kwotę 1.680 zł, natomiast Przewodniczącemu Komisji Rady Powiatu dietę w wysokości 80% minimalnego wynagrodzenia (1.344 zł) i pozostałym radnym w wysokości 60% minimalnego wynagrodzenia (1.088 zł). Na podstawie przepisów art. 21 ust. 5 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1445, ze zm.), wysokość diet przysługujących radnemu nie może przekroczyć w ciągu miesiąca łącznie półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 2030); w 2014 r. maksymalna wysokość diety wyliczona w oparciu o wskazane przepisy stanowiła kwotę 1.854,78 zł. W związku z przywołaną regulacją, ograniczającą maksymalną wysokość diet radnych, do uchwały Rady Powiatu Zambrowskiego – w dniu 22 grudnia 2008 r. – dodano § 8a stanowiący, iż w przypadku gdy ustalone miesięczne zryczałtowane świadczenie z tytułu diet jest wyższe od określonej w odrębnych przepisach maksymalnej wysokości diety przysługującej radnemu, wypłaca się dietę w maksymalnej wysokości. W rezultacie przyjętych zasad ustalania diet radnych, pomimo, iż intencją uchwały było zróżnicowanie wysokości diet radnych w zależności od pełnionych funkcji – w wykonaniu normy zawartej art. 21 ust. 4 ustawy o samorządzie powiatowym, zgodnie z którą rada powiatu przy ustalaniu wysokości diet radnych bierze pod uwagę funkcje pełnione przez radnego – diety wypłacane w praktyce Przewodniczącemu i Wiceprzewodniczącemu Rady Powiatu w kontrolowanym okresie były jednakowe i wynosiły po 1.854,78 zł (czyli stanowiły maksymalną ich wysokość) – str. 60-62 protokołu kontroli.

         Kontrola zagadnień dotyczących gospodarowania samochodem służbowym wykazała przypadki wyjazdów S. Krajewskiego – poprzedniego Starosty i S. Rykaczewskiego – Wicestarosty samochodem służbowym przez poza teren powiatu bez wystawienia polecenia wyjazdu służbowego. W myśl § 2, § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca – str.74-75 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Starostwa Powiatowego jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Staroście jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz art. 35 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Powiatu należy do zadań Zarządu Powiatu, stosownie do art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie powiatowym.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczą głównie okresu pełnienia funkcji Starosty Zambrowskiego przez Stanisława Krajewskiego.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Powiatu, zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych oraz postanowieniami zakresu czynności.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika Powiatu do wyeliminowania nieprawidłowości w ewidencjonowaniu operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) wyodrębnienie w ramach konta 130 subkont dochodów i wydatków,

b) zaniechanie dokonywania odpisu aktualizującego w stosunku do należności objętych gwarancją lub innym rodzajem zabezpieczenia,

c) wyksięgowanie z konta 290 „Odpisy aktualizujące należności” na konto 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” kwoty 268.132,22 zł bezpodstawnie dokonanego odpisu aktualizującego,

d) ustalanie kwoty dochodów budżetu danego roku zgodnie z zasadą kasowej realizacji budżetu, tj. na podstawie faktycznych wpływów na rachunki bankowe (za wyjątkiem operacji szczególnych dotyczących udziałów w podatkach dochodowych oraz raty części oświatowej subwencji i dotacji wpływających w grudniu na rok następny); w szczególności zaniechanie pomniejszania dochodów budżetu o środki na wydatki zwrócone na rachunek budżetu przez jednostki budżetowe,

e) przestrzeganie obowiązku dokonywania na koncie 133 zapisów zgodnie z danymi wyciągów bankowych; w tym celu zaniechanie stosowania zapisów ujemnych na tym koncie,

f) ujmowanie na koncie 011 środków trwałych pochodzących z inwestycji pod datą przyjęcia do używania,

g) dokonywanie pod datą 31 grudnia, zapisem Wn 310 – Ma 401 „Zużycie materiałów i energii”, korekty kosztów o wartość ustalonego w drodze inwentaryzacji zapasu materiałów księgowanych w trakcie roku w koszty w momencie zakupu.

2. Zaniechanie przelewania na rachunek sum depozytowych, w celu zarachowania do wydatków budżetowych, kwot niepodlegającego wypłaceniu wynagrodzenia wykonawców zamówień.

3. Zwracanie wykonawcom kwot wniesionych tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy z zachowaniem terminów określonych przepisami art. 151 Prawa zamówień publicznych. Dokonanie zwrotu zabezpieczeń wniesionych przez Przedsiębiorstwo Usług Geodezyjnych „TERRA” z Kolna i H. Włostowskiego na łączną kwotę 13.239,90 zł.

4. Zarachowanie na dochody budżetu kwoty 13.463,31 zł odpowiadającej przetrzymywanemu na rachunku depozytowym zabezpieczeniu należytego wykonania umowy, mając na uwadze względy podane w części opisowej wystąpienia.

5. Zaniechanie wykorzystywania środków pieniężnych raty części oświatowej subwencji ogólnej (w części przekraczającej zaliczone do dochodów należności na dzień 31 grudnia) stanowiącej dochód następnego roku w celu finansowania budżetu roku poprzedzającego rok powstania dochodu.

6. Określanie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do zbycia, stosownie do art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy.

7. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej.

8. Prawidłowe, w świetle przepisów ustawy o systemie oświaty i zasad określonych uchwałą Rady Powiatu, ustalanie dotacji dla dotowanych szkół, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia dotyczące obowiązku uzyskania informacji o ostatecznej kwocie wydatków planowanych w danym roku przez miasto Łomża na finansowanie szkół tego samego typu i rodzaju, stanowiącej podstawę ustalenia ostatecznej wysokości dotacji na dany rok.

9. Wystąpienie do miasta Łomża o wskazanie ostatecznych kwot wydatków bieżących planowanych na jednego ucznia w 2014 r. na prowadzenie szkół tego samego typu i rodzaju. Ponowne obliczenie, na podstawie tej informacji, wysokości dotacji należnych szkołom wskazanym w części opisowej niniejszego wystąpienia. Poinformowanie RIO o ustalonych skutkach finansowych w tym zakresie i ewentualnych rozliczeniach z dotowanymi podmiotami.

10. Rozważenie zasadności przedłożenia Radzie Powiatu projektu zmiany uchwały w sprawie ustalania i wypłacania diet radnym Powiatu, w związku z zasygnalizowaną w części opisowej wystąpienia niezgodnością obowiązujących zasad z art. 21 ust. 4 ustawy o samorządzie powiatowym.

11. Zapewnienie, aby podróże służbowe pracowników, w tym Pana Starosty, odbywane były na podstawie pisemnych poleceń wyjazdu służbowego, określających miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży.

         O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                  Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży