Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Piątnica

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 lipca 2015 roku (znak: RIO.IV.6001-4/15), o treści jak niżej:

Pan

Krzysztof Ryszard Kozicki

Wójt Gminy Piątnica

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Piątnica za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Piątnica na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Przez większą część okresu objętego kontrolą, do 8 grudnia 2014 r., funkcję Wójta Gminy Piątnica sprawował Edward Łada.

Badając przestrzeganie obowiązującego od 21 maja 2012 r. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189) stwierdzono niewykonanie postanowienia § 4 nakazującego założenie dla każdej instytucji kultury, niezależnie od prowadzonego przez organizatora rejestru, oddzielnej elektronicznej księgi rejestrowej, według wzoru określonego załącznikiem do rozporządzenia. W BIP gminy zamieszczono jedynie rejestr zawierający dane i informacje wynikające z § 3 ust. 1 rozporządzenia. Księgi rejestrowe instytucji kultury prowadzone na podstawie przepisów dotychczasowych, zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia, powinny być dołączone do akt rejestrowych prowadzonych przy rejestrze dla danej instytucji kultury utworzonym na podstawie przepisów  tego rozporządzenia.

Analiza okazanej dokumentacji w powiązaniu z zapisami w rejestrach Biblioteki Publicznej Gminy Piątnica i Gminnego Ośrodka Kultury w Piątnicy, prowadzonych na podstawie przepisów dotychczasowych, wykazała ponadto brak niektórych danych w dziale III. Nie wypełniono m.in. kolumny 3 „Informacja o złożeniu do rejestru rocznego sprawozdania finansowego”. Do akt rejestrowych nie włączono bilansów instytucji za poszczególne lata.

Stwierdzono, że instytucje kultury prowadzą swoją działalność w budynku wielofunkcyjnym stanowiącym własność gminy, bezpodstawnie wyłączonym z ewidencji Urzędu Gminy i ujętym w ewidencji księgowej GOK. Jako podstawę tej operacji okazano umowę z dnia 18 czerwca 2007 r. zawartą przez byłego Wójta E. Ładę, na podstawie której oddano dla GOK w bezpłatne używanie, na czas nieokreślony, lokale w omawianym budynku o powierzchni 230,18 m2 oraz zobowiązano dyrektora GOK  do administrowania budynkiem,  w tym pobierania opłat od pozostałych użytkowników. Wyłączenie z ewidencji środków trwałych Urzędu opisywanego budynku stanowiło naruszenie § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego… (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), zgodnie z którym przez środki trwałe należy rozumieć środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Zgodnie z tym przepisem środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy zgodnie z warunkami określonymi w art. 3 ust. 4 ustawy. Z analizy umowy z GOK wynika, że nie zaistniała żadna z przesłanek z art. 3 ust. 4 ustawy uzasadniających usunięcie wartości budynku z aktywów trwałych Urzędu Gminy i przyjęcie go do ksiąg GOK – str. 3-5 protokołu kontroli.

Analiza regulacji opisujących przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, a także pozostałych przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej (str. 9, 10  i 107-108 protokołu kontroli), wykazała w szczególności, że:

a) w przepisach odnoszących się do procedury poboru, ewidencji i windykacji należności, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613) wskazano – wbrew obowiązującemu prawu – na możliwość egzekwowania przez Wójta Gminy, jako organ egzekucyjny, należności cywilnoprawnych na drodze egzekucji administracyjnej, np. tytuły wykonawcze wystawia się nie później niż 30 dnia po upływie terminu doręczenia upomnienia, po upływie każdego terminu płatności. (…) Egzekucja administracyjna prowadzona jest przez Wójta jako organ egzekucyjny. Wójt nie posiada kompetencji do wystawiania tytułów wykonawczych dotyczących należności wynikających z umów cywilnoprawnych. Błędny zapis nie był realizowany w praktyce. W dalszej części tych regulacji – wbrew cytowanym wyżej bezpodstawnym postanowieniom – określono zasady występowania na drogę sądową w celu wyegzekwowania należności cywilnoprawnych. Z zasad tych wynika, że wszczęcie powinno być poprzedzone dwoma wezwaniami do zapłaty: Wnioski o wszczęcie sądowej procedury wyegzekwowania zadłużenia sporządza się nie później niż 45 dnia po upływie terminu doręczenia drugiego wezwania (…) w każdym przypadku gdy zadłużenie przekracza okres trzech kolejnych okresów płatności i jego wysokość przekracza 1.000,00 zł. Zapis określający limit kwotowy w wysokości 1.000 zł, od którego należy wszczynać postępowanie na drodze sądowej prowadził do sytuacji, że niektóre należności, mimo opóźnienia w zapłacie, nie były bieżąco egzekwowane,

b) w zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy:

- nie opisano stosowanych faktycznie zasad ewidencji na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”, wynikających z przyjętej formy obsługi dochodów i wydatków Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej przy pomocy rachunku budżetu; zasady funkcjonowania konta 130 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia przewidują dwa sposoby ewidencjonowania operacji na koncie 130 – w zależności od utworzenia bądź nieutworzenia rachunku bankowego dla Urzędu – zatem jednostka powinna określić je w sposób właściwy dla sposobu zorganizowania obsługi bankowej Urzędu,

- w wykazie kont bezpodstawnie zamieszczono konto 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów”, niemające zastosowania w jednostce,

c) obowiązująca polityka rachunkowości obejmuje instrukcję kasową, która od 1 stycznia 2015 r. nie ma  zastosowania w związku z likwidacją kasy,

d) z zapisów dotyczących gospodarki materiałowej można wywodzić, iż kontrolowana jednostka prowadzi magazyn zatrudniając do obsługi magazyniera. Szczegółowo opisano m.in. obowiązki magazyniera, dokumentację, ewidencję, kontrolę gospodarki materiałowej. Tymczasem w praktyce magazyn w kontrolowanej jednostce w rozumieniu instrukcji nie funkcjonuje. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika też, że zasady ewidencji materiałów wymagają doprecyzowania w celu dostosowania ich do faktycznych potrzeb jednostki. Na koncie 310 „Materiały” na koniec 2014 r., oprócz ustalonej w drodze inwentaryzacji wartości stanu materiałów spisywanych w koszty w momencie zakupu, ujmowane były również materiały pozostałe po remontach przyjęte na konto 310 przed 2014 r. i niespisywane w koszty z początkiem 2014 r., co wskazuje na ich stałe przechowywanie (zmagazynowanie) wiążące się z koniecznością objęcia ewidencją ilościowo-wartościową,

e) nie zostały wprowadzone pisemne uregulowania dotyczące gospodarki samochodami i sprzętem. Powinny one dotyczyć m.in. sposobu dokumentowania zakupu i rozliczeń zużycia paliwa, w tym czasokresów rozliczania, stosowanych kart drogowych. Z ustaleń kontroli wynika też, że formalnie nie ustalono stosowanych w rozliczeniach norm zużycia paliwa,

         Badając prawidłowość zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, stwierdzono, że:

a) kwotę 80.762,85 zł bezpodstawnie zaliczono do dochodów budżetu 2014 r. zawyżając tym samym wynik budżetu 2014 r. i zaniżając wynik budżetu 2015 r. Na podaną kwotę składały się wpływy na rachunek budżetu, które miały miejsce w styczniu 2015 r., a dotyczyły należności roku 2014 i zostały ujęte w księgach 2014 r. zapisem Wn 224 „Rozrachunki budżetu” – Ma 901 „Dochody budżetu”. Według wyjaśnienia Skarbnika opisane księgowanie uważano za prawidłowe ponieważ dotyczyło tzw. okresu przejściowego. Należy wskazać, że wymienione wpływy stanowiły w rzeczywistości dochody roku 2015 i nie było podstaw do traktowania ich jako dochodów roku poprzedniego, stanowiących należności budżetu. Rozliczenia w okresie przejściowym po zakończeniu roku budżetowego, stosownie do obowiązujących regulacji prawnych, są dokonywane w odniesieniu do budżetu państwa (obecnie obowiązuje w tym zakresie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. z 2014 r. poz. 82, ze zm.), które wyznacza okres przejściowy przepisami § 22). Przyjęty przez kontrolowaną jednostkę sposób ustalania wyniku wykonania budżetu doprowadził do naruszenia zasady określonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., w myśl której w celu ustalenia nadwyżki lub deficytu budżetów jednostek samorządu terytorialnego operacje dotyczące ich dochodów i wydatków są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych (niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą), z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach.

         Ponadto wskazania wymaga, że na kwotę 80.762,85 zł składały się należności z tytułu podatków i opłat w kwocie 49.071,42 zł przypisane na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w ewidencji Urzędu. Pochodną błędnego zaliczenia wpłat tych należności w styczniu 2015 r. do dochodów roku 2014 było również bezpodstawne zaniżenie o tę kwotę w ewidencji i sprawozdawczości należności podatkowych według stanu na 31 grudnia 2014 r. – str. 18-19 protokołu kontroli,

b) wpłaty pracowników oraz osób niebędących pracownikami na rachunek ZFŚS stanowiące udział własny uczestników w kosztach organizacji wycieczki, wynoszące 29.193,05 zł, błędnie zaewidencjonowano na konto 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, zamiast na odpowiednie konto rozrachunkowe (jako wartość usługi obciążającej pracowników i inne osoby). W świetle przepisów art. 7 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111) tego typu wpłaty na rachunek nie zwiększają wartości Funduszu – str. 16-17 protokołu kontroli,

c) bezpodstawnie na koncie 221 przypisywano, na podstawie sprawozdań Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, należności od dłużników alimentacyjnych (na dzień 31 grudnia 2014 r. wynosiły 289.794,92 zł). Przypisywanie tych należności w księgach Urzędu stanowiło powielenie sald ujętych w księgach GOPS, który prowadzi ewidencję rozliczeń z dłużnikami alimentacyjnymi. Nierealne saldo  wyksięgowano z ewidencji Urzędu w trakcie kontroli –  str. 21 protokołu kontroli,

d) należność (stanowiącą zaległość) w kwocie 428,70 zł, zabezpieczoną hipoteką, ujęto nieprawidłowo na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe”. O posiadaniu cech należności długoterminowej nie decyduje sposób jej zabezpieczenia. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem. Na stronie Ma tego konta ujmuje się zaś w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych, na konto 221  –  str. 21 protokołu kontroli,

e) na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”) stwierdzono bezpodstawne przetrzymywanie kwoty 4.033,41 zł stanowiącej 30% zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego w 2011 r. przez wykonawcę zadania inwestycyjnego. Roszczeń wobec wykonawcy z tytułu nienależytego wykonania przedmiotu umowy nie wnoszono, zatem po upływie okresu wyznaczonego przez art. 151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.), w związku z postanowieniami umowy, kwota ta powinna być zwrócona wykonawcy już w sierpniu 2014 r. Zwrotu dokonano w trakcie kontroli – str. 22 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowo na koncie 011 „Środki trwałe” zaewidencjonowano sprzęt komputerowy o wartości 177.642,75 zł, ponieważ wartość tego sprzętu (już użytkowanego) nadal figuruje  na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, jako element kosztów niezakończonego zadania inwestycyjnego realizowanego z udziałem środków pozyskanych w ramach programu „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności” z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Doprowadziło to do zdublowania aktywów oraz zawyżenia wartości funduszu na koncie 800 „Fundusz jednostki” o tę kwotę. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia zarachowanie wartości sprzętu komputerowego na koncie 011 powinno być wynikiem wyksięgowania kosztów wymienionego zadania inwestycyjnego z konta 080 – str. 106 protokołu kontroli,

g) nieprawidłowo objęto ewidencją na koncie 011 kopiarki i drukarki o wartości jednostkowej  2.346 zł, 2.581,77 zł, 1.094,70 zł i 1.722 zł., których zakup sfinansowano wydatkami bieżącymi (par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”). W świetle postanowień § 6 ust. 3 rozporządzenia, a także zasad funkcjonowania kont określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, składniki te powinny być ujęte na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i umorzone jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania – str. 106 protokołu kontroli,

h) zobowiązanie wobec Powiatu Łomżyńskiego na kwotę 559.413,41 zł wynikające z umowy o udzieleniu pomocy finansowej (o czym będzie mowa w dalszej części wystąpienia) nieprawidłowo ujęto w księgach rachunkowych Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej zapisem Wn 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” – Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Zgodnie z zasadami funkcjonowania kont określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia na stronie Wn konta 810 należy ujmować wartość dotacji przekazanych w części uznanej za wykorzystane i rozliczone, zaś konto 201 przeznaczone jest do ewidencji rozrachunków i roszczeń z tytułu dostaw, robót i usług. W świetle przepisów rozporządzenia określających zasady ewidencji operacji na poszczególnych kontach za właściwsze (z zastrzeżeniem braku możliwości wskazania rozwiązania jednoznacznie właściwego dla takiej operacji) należy uznać ujęcie takiego zobowiązania na koniec roku zapisem Wn 800 – Ma 225 „Rozrachunki z budżetami”, która to operacja powinna być wyksięgowana po przeciwnych stronach tych kont pod datą przekazania dotacji w następnym roku, jako zapis równoległy do przelewu dotacji księgowanego Wn 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” – Ma 130 – str. 86-87 protokołu kontroli.

Analiza danych zamieszczonych w budżecie i Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy Piątnica na lata 2015-2020, w wersji przyjętej uchwałą  Nr 21/V/2015 Rady Gminy z dnia 30 marca 2015 r., wykazała, iż dane o dochodach ze sprzedaży majątku nie zostały realistycznie zaplanowane. Ze sprzedaży nieruchomości na 2015 r. prognozowane są dochody w wysokości 220.000 zł, które – jak wynika z przedstawionego do kontroli wykazu – mają być pozyskane ze sprzedaży 12 działek wycenionych w operatach szacunkowych na 146.029 zł. Ustalono, że działki te stawiane są do sprzedaży po raz kolejny (10 z nich od 2012 r.). Mimo obniżania ceny nie znalazły nabywców w poprzednio organizowanych przetargach. Daje to podstawę do twierdzenia, że dochody z tego źródła powinny być planowane z istotnym ograniczeniem względem wartości szacunkowej zbywanych nieruchomości, mając na uwadze rzeczywiste zainteresowanie potencjalnych nabywców – str. 27 protokołu kontroli.       

Kontrola zagadnień dotyczących konstrukcji i realizacji budżetu w 2014 r., w szczególności w kontekście niewykonanych – wbrew zawartej umowie – wydatków na pomoc dla Powiatu Łomżyńskiego wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o finansach publicznych – str. 23-26, 80-86 protokołu kontroli. Budżet na 2014 r. zakładał przychody w wysokości 1.200.000 zł z kredytu długoterminowego, przeznaczonego – wraz z wolnymi środkami posiadanymi na początek 2014 r. w wysokości 748.549 zł – na pokrycie deficytu budżetu planowanego w wysokości 1.170.733,00  zł i na spłatę wcześniej zaciągniętego kredytu w wysokości 777.778,16 zł. Dochody budżetu zaplanowane na 30.337.507,30 zł zrealizowano w wysokości 29.496.224,50 zł – różnica 841.282,80 zł. W trakcie realizacji budżetu na 2014 r. zrezygnowano z realizacji przychodów z kredytu długoterminowego w wysokości 1.200.000 zł. W konsekwencji, mimo niskiego wskaźnika realizacji wydatków budżetu (nie wykonano wydatków na kwotę 2.417.628,62 zł) wystąpiła sytuacja braku środków do pełnego pokrycia zobowiązania wobec Powiatu Łomżyńskiego wynoszącego na koniec roku 559.413,41 zł. Nadmienić w tym miejscu należy, że niski  wskaźnik realizacji wydatków to w znacznym stopniu efekt zaniechania modyfikacji planu w kilku sytuacjach, w których zrezygnowano z realizacji zadań w zakładanym zakresie lub gdy terminy realizacji zadań ustalono na rok 2015.

Na koniec 2014 r. środki, którymi kontrolowana jednostka mogła dysponować w celu finansowania budżetu na 2014 r., wynosiły – według wyliczenia zawartego w protokole kontroli – jedynie 352.965,98 zł. Z informacji udzielonej przez Pana Wójta kontrolującym wynika, że zrezygnował Pan z zaciągnięcia kredytu w wysokości 1.200.000 zł, ponieważ płatność wynikającego z umowy zobowiązania wobec Powiatu przesunięto, za zgodą Starosty, na rok następny. Zdarzenia tego nie udokumentowano w formie pisemnej. W konsekwencji zobowiązanie w wysokości 559.413,41 zł, zgodnie z definicją zawartą w § 2 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), stało się zobowiązaniem wymagalnym – wbrew przepisowi art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Gmina wykazała to zobowiązanie jako wymagalne w sprawozdawczości.

Płatność zobowiązania wobec Powiatu Łomżyńskiego na kwotę 559.413,41 zł, zgodnie z warunkami umowy z 20 października 2014 r., minęła 26 grudnia 2014 r. Należy wskazać, że w dniu podpisania umowy zobowiązanie to nie miało pokrycia w planie wydatków budżetu. Limit w planie na dzień podpisania umowy w rozdz. 60014 „Drogi publiczne powiatowe”, par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową…” wynosił 400.000 zł. Zmiana budżetu polegająca m.in. na zwiększeniu limitu wydatków w rozdz. 60014 par. 6300 zapewniającym pokrycie zobowiązania wynikającego z zawartej umowy dokonana została w dniu 31 października 2014 r. – uchwałą Nr 198/XLIII/2014 Rady Gminy Piątnica.

Ponadto analizując zagadnienie udzielania pomocy Powiatowi Łomżyńskiemu stwierdzono, że były Wójt E. Łada umowami z 30 kwietnia i 9 czerwca 2014 r. zaciągnął dwa inne zobowiązania na sumę 22.500 zł, które w dniu podpisania umów nie miały pokrycia w planie wydatków. Zmiany planu wydatków w rozdz. 60014, par. 2320 „Dotacje celowe przekazane dla powiatu na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego” (błędny paragraf – powinno być 2710 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań bieżących”), dostosowującej limit na pomoc finansową dla Powiatu do zaciągniętych zobowiązań na sumę 22.500 zł, Rada Gminy Piątnica dokonała uchwałą z dnia 28 sierpnia 2014 r. (wcześniej zwiększenie o 22.500 zł wprowadzono uchwałą Nr 188/XL/2014 z dnia 30 czerwca 2014  r., jednakże Kolegium Izby stwierdziło jej nieważność w całości).

Zawieranie umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań nieposiadających pokrycia w planie finansowym wydatków prowadzi do naruszenia zasady dokonywania wydatków w granicach kwot określonych planem finansowym, wynikającej m.in. z art. 44 ust. 1 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Ponadto zwrócenia uwagi wymaga, że wymienione umowy zawierane były z kontrasygnatą Skarbnika Gminy, co świadczy o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków spoczywających na Skarbniku. Stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, jeżeli czynność prawna powoduje powstanie zobowiązań pieniężnych, to do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej. Celem kontrasygnaty jest m.in. zagwarantowanie, że jednostka posiada środki do sfinansowania zaciągniętego zobowiązania. W złożonych wyjaśnieniach Skarbnik wskazuje, że kontrasygnaty dokonywała w okresie późniejszym niż data zawarcia umowy, po dokonaniu zmian w budżecie. Stwierdzenie to nie jest możliwe do zweryfikowania w trakcie kontroli, natomiast świadczy o podpisaniu przez byłego Wójta umów bez kontrasygnaty Skarbnika.

Kontrola zagadnień dotyczących udzielania pomocy Powiatowi Łomżyńskiemu wykazała ponadto, iż nie respektowano dyspozycji art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą pomoc rzeczowa lub finansowa dla innych jednostek samorządu terytorialnego powinna być określona odrębną uchwałą przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego. Tylko w jednym przypadku, na 5 zbadanych umów, Rada Gminy wyraziła wolę udzielenia pomocy w formie uchwały przed zawarciem umowy, aczkolwiek uchwała nie powoływała się na art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, a na art. 10 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

Podczas kontroli wydatków na pomoc finansową dla powiatu poniesionych w 2014 r. stwierdzono bezpodstawne zarachowanie do rozdz. 60014 par. 6300 wydatków na kwotę 30.000 zł na podstawie dowodu PK sporządzonego przez Skarbnika w dniu 30 września 2014 r. Dotyczył on przeniesienia tej kwoty do wskazanej podziałki klasyfikacyjnej z rozdziału  60016 „Drogi publiczne gminne” par. 4270 „Zakup usług remontowych”. Jak ustalono, kwota poniesionych wydatków dotyczyła usług remontowych realizowanych na drogach gminnych, a nie pomocy innym jednostkom samorządu terytorialnego na cele inwestycyjne. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że: Treść dyspozycji księgowej PK dotyczyła dokonania zmiany planu, a nie wykonania. (…) Po dokonanym w 2015 roku sprostowaniu i dokonanej korekcie wystąpiło przekroczenie wydatków w rozdz. 60015.4270. Dokonanie zmian w planie budżetu w tym czasie nie było już możliwe. Teza podniesiona w wyjaśnieniu jest nieadekwatna do treści operacji i sposobu jej udokumentowania. Efektem zmiany klasyfikacji było ukrycie przekroczenia limitu wydatków w rozdziale 60016, par. 4270 według stanu na koniec roku. W trakcie kontroli, w dniu 20 kwietnia 2015 r., Skarbnik dokonała korekty w ewidencji oraz sporządziła korektę sprawozdania Rb-28S za 2014 r., w wyniku czego w rozdziale 60016 par. 4270 wykonanie wyniosło kwotę 390.538,90 zł przy planie w wysokości 360.955,15 zł – przekroczenie o 29.583,75 zł – str. 88 protokołu kontroli. Tyma samym doszło do naruszenia zasady dokonywania wydatków w granicach kwot określonych planem finansowym, wynikającej m.in. z art. 44 ust. 1 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Kontrola wykazała – poza wyżej wskazanym – również inne przypadki nieprawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.):

a)  kwotę 559.413,41 zł przeznaczoną na pomoc dla Powiatu Łomżyńskiego, niewydatkowaną w 2014 r., nieprawidłowo ujęto w planie wydatków budżetu na rok 2015 r. do par. 6630 „Dotacje celowe przekazane do samorządu województwa na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego”, a następnie – po korekcie dokonanej zarządzeniem Pana Wójta – również błędnie do par. § 6620 „Dotacje celowe przekazane dla powiatu na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego”, zamiast do par. 6300 – str. 85 protokołu kontroli,

b) przekazane stowarzyszeniom dotacje na łączną kwotę 75.000 zł ujęto nieprawidłowo do par. 2830 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych”, zamiast do par. 2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom” – str. 88 protokołu kontroli.

Kontrola dokumentacji dotyczącej sprzedaży nieruchomości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 782) i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490), a także z zasadami określonymi przez Radę Gminy, wykazała, że:

a) w postępowaniach na zbycie w drodze przetargu nieruchomości w miejscowościach Stary Drożęcin, Piątnica Poduchowna i Kosaki, w upublicznionych dnia 7 maja 2014 r. wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży niezgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy określono termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie przywołanych przepisów. W treści wykazu wskazano, że wnioski należy składać do 5 czerwca 2014 r., podczas gdy z przepisów ustawy wynika, że wyznaczony termin na złożenie wniosku nie może być krótszy niż 6 tygodni, licząc od dnia wywieszenia wykazu. W konsekwencji naruszono też art. 38 ust. 2 ustawy, ponieważ ogłoszenia o przetargach na zbycie tych nieruchomości opublikowano w dniu 4 czerwca 2014 r., podczas gdy zgodnie z tym przepisem ogłoszenie publikuje się nie wcześniej niż po upływie ustawowo określonego terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, tj. nie wcześniej niż po upływie 6 tygodni licząc od dnia wywieszenia wykazu (przy założeniu, że wykaz zawiera właściwie określony termin) – str. 60-64 protokołu kontroli,

b) w postępowaniach na sprzedaż wyżej wskazanych nieruchomości wykazy upubliczniono przed faktycznym przeznaczeniem nieruchomości do zbycia, ponieważ formalnie dopiero w dniu 8 maja 2014 r. były Wójt E. Łada – w wykonaniu obowiązku ustanowionego przez § 4 ust. 3 uchwały Nr 118/XVIII/08 Rady Gminy Piątnica z dnia 24 sierpnia 2008 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony – zarządzeniami nr 17, 18 i 19 przeznaczył te nieruchomości do zbycia – str. 60, 62 i 63 protokołu kontroli.

c) nie przedstawiono kontrolującym dokumentacji poświadczającej wypełnienie przez byłego Wójta E. Ładę obowiązków wynikających z § 4 ust. 2 i § 7 uchwały Rady Gminy Piątnica z dnia 24 sierpnia 2008 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości… przy zbywaniu wskazanych wyżej nieruchomości; z uchwały wynika, że Wójt Gminy Piątnica przed przeznaczeniem nieruchomości do zbycia jest zobowiązany do dokonania oceny przydatności nieruchomości dla gminy oraz uzyskania pozytywnej opinii Komisji Rolnictwa i Spraw Lokalnych Rady Gminy. Dopiero spełnienie tych wymogów stanowi podstawę do wydania zarządzeń o przeznaczeniu nieruchomości do zbycia – str. 60-61, 62 i 63 protokołu kontroli,

d) wbrew postanowieniom § 8 ust. 1 uchwały Rady Gminy z dnia 24 sierpnia 2008 r. w treści zarządzeń o przeznaczeniu nieruchomości do zbycia nie została zamieszczona cena wywoławcza – str. 61, 62 i 63 protokołu kontroli,

e) nie okazano dokumentów potwierdzających zawiadomienie w formie pisemnej osób ustalonych w przetargu jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie. Nadto w zawiadomieniu winna być zawarta informacja o prawie zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymaniu wpłaconego wadium (art. 41 ust. 2 ustawy). Przetargi rozstrzygnięto 10 lipca 2014 r., podczas gdy jeden z aktów notarialnych zbycia nieruchomości podpisano 15 lipca 2014 r., co dodatkowo świadczy o wyznaczeniu terminu krótszego niż 7 dni wbrew art. 41 ust. 1 ustawy – str. 61 i 63 protokołu kontroli.

W ramach zagadnienia udzielania bonifikat przy sprzedaży nieruchomości stwierdzono, że nabywca działki nr …[1] dokonał zbycia jej części poprzez zamianę z innym podmiotem przed upływem okresu przewidzianego w art. 68 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wobec tego zaistniały przesłanki żądania zwrotu równowartości bonifikaty po jej waloryzacji (podczas kontroli nie wyliczano kwoty należnej do zwrotu ze względu na jej niewielką wartość). Do dnia kontroli organ wykonawczy nie wystąpił z żądaniem zwrotu udzielonej bonifikaty. Przepisy prawa nie wskazują terminu, w jakim organ wykonawczy, w przypadku zaistnienia ustawowych przesłanek, winien wystąpić o zwrot bonifikaty. Działania w celu jej wyegzekwowania powinny być podejmowane bez zbędnej zwłoki po powzięciu wiadomości o istnieniu podstaw do jej zwrotu. Należy również mieć na względzie, że roszczenia o zwrot bonifikaty, stosownie do art. 118 k.c., ulegają przedawnieniu z upływem 10 lat. Termin przedawnienia powinien być liczony od dnia zbycia nieruchomości przez nabywcę. W złożonym wyjaśnieniu podinspektor Urzędu Gminy wskazuje, że nie istnieją przesłanki występowania o zwrot, ponieważ w wyniku zbycia w drodze zamiany Gmina nie poniosła straty, a nabywca gminnego gruntu nie zyskał na dokonanej transakcji. Twierdzenie to opierane jest – jak wynika z wyjaśnienia – o fakt, że podmioty dokonujące zmiany ustaliły wartość zamienianych działek jako równą oraz, że transakcja została dokonana nie w celu zarobkowym lecz po to, żeby uporządkować stan prawny granicy między sąsiednimi działkami. Przytoczone tezy uzasadnienia nie świadczą o braku podstaw do żądania zwrotu bonifikaty, albowiem art. 68 ust. 2 ustawy wskazuje jako przesłankę zwrotu wyłącznie zbycie nieruchomości, przez które należy rozumieć dokonanie czynności prawnej przenoszącej jej własność (art. 4 pkt 3b ustawy). Należy też wskazać, że zgodnie z art. 68 ust. 2c ustawy odstąpienie od żądania zwrotu bonifikaty jest możliwe za zgodą Rady Gminy – str. 73 protokołu kontroli.                  

Analizie poddano również prawidłowość pozyskiwania przez gminę dochodów z najmu i dzierżawy nieruchomości. Umowa dzierżawy z firmą AGROKRAJPL dotycząca nieruchomości na terenie wsi Budy Czarnockie została zawarta na okres od 27 marca 2015 r. do 26 marca 2017 r. Poprzedzała ją umowa zawarta na okres 2 lat. Również umowa z firmą Belfort, dotycząca części nieruchomości w Piątnicy Poduchownej, zawarta na okres od 6 lutego 2014 r. do 1 lutego 2017 r. była poprzedzona umową na okres 2 lat. Kontrola prawidłowości zawarcia kolejnych umów z tymi podmiotami wykazała naruszenie dyspozycji zawartej w art. 18 ust. 2 pkt. 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, wskazującej, że uchwała rady gminy wyrażająca zgodę na zawarcie umowy jest wymagana w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Uchwała Rady Gminy Piątnica Nr 118/XVIII/08 z dnia 24 sierpnia 2008 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony nie zawiera w swojej treści postanowień odnoszących się do zawierania umów na okres poniżej 3 lat, w tym kolejnych umów na ten okres z tymi samymi podmiotami. W § 13 uchwały postanowiono, że dotychczasowemu najemcy lub dzierżawcy przysługuje pierwszeństwo zawarcia umowy na kolejny okres po spełnieniu określonych warunków, jednakże przepis ten nie wskazuje okresu obowiązywania umów, dla których ma zastosowanie. Dlatego też, mając na uwadze przedmiot regulacji uchwały obejmujący umowy zawarte na okres dłuższy niż 3 lata i na czas nieoznaczony, brak podstaw, aby traktować ten zapis jako uprawniający Wójta Gminy do zawierania kolejnych umów z tymi samymi podmiotami, jeżeli pierwsza umowa była zawarta na okres poniżej 3 lat. Wobec tego były Wójt Gminy przed zawarciem wymienionych umów winien uzyskać zgodę Rady Gminy na zawarcie kolejnych umów z tymi samymi podmiotami, które były poprzedzone umowami zawartymi na okres do 3 lat – str. 70-72 protokołu kontroli.

W treści umowy dzierżawy podpisanej z firmą AGROKRAJPL w dniu 27 marca 2015 r. stwierdzono ponadto sprzeczność postanowień dotyczących okresu jej obowiązywania. W § 2 ust. 1 umowy wskazano, że dzierżawca przyjmuje nieruchomość do używania na okres od 27 marca 2015 r. do 26 marca 2017 r., natomiast w § 3 postanowiono, że umowa zostaje zwarta na czas określony 1 roku licząc od dnia podpisania umowy – str. 71 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z najmu lokali mieszkalnych wykazała brak wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Piątnica. Wcześniej obowiązywał wieloletni program na lata 2004-2010 wprowadzony uchwałą Nr 88/XV/04 Rady Gminy Piątnica z dnia 25 kwietnia 2004 r. Za przyczynę powstania nieprawidłowości – naruszającej przepisy art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U.  z 2014 r. poz. 150), według których rada gminy uchwala wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, które powinny być opracowane na co najmniej pięć kolejnych lat – należy uznać nieprzedłożenie Radzie Gminy Piątnica projektu odpowiedniej uchwały w tej sprawie przez byłego Wójta E. Ładę, a także przez Pana Wójta od czasu rozpoczęcia kadencji – str. 64 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości obciążania czynszem najemców lokali mieszkalnych stwierdzono naruszenie art. 8a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów… przy wypowiedzeniu dotychczasowej wysokości czynszu najemcom dwóch lokali mieszkalnych. Nie zachowano bowiem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Podwyższenia czynszu dokonano aneksami z dnia 23 lutego 2009 r. z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2009 r. – str. 65 i 66 protokołu kontroli.

Ponadto ustalono pobieranie nieprawidłowej wysokości czynszu od najemców. Prawidłowo obliczony czynsz od najemcy wskazanego na str. 65 protokołu kontroli winien stanowić 146,59 zł miesięcznie, a nie 114,49 zł, którą to kwotę przyjęto aneksem z dnia 23 lutego 2009 r. Od dnia zmiany wysokości czynszu do końca 2014 r. zaniżono wysokość czynszu o 2.214,90 zł. Z kolei w okresie poprzedzającym tę zmianę (od 1 marca 2007 r. do 31 marca 2009 r.) czynsz powinien wynosić 109,67 zł, a nie 87,95 zł. W tym okresie zaniżono czynsz o 543 zł, a łącznie od 1 marca 2007 r. do 31 grudnia 2014 r. o 2.757,90 zł. W okresie poprzedzającym dzień kontroli o 3 lata zaniżenie dochodów gminy Piątnica wyniosło 1.155,60 zł. Z kolei w odniesieniu do najemcy wskazanego na str. 66 protokołu kontroli prawidłowy czynsz za okres od 1 kwietnia 2009 r. do 31 grudnia 2014 r. powinien wynosić 191,20 zł miesięcznie, a nie 149,33 zł. W tym okresie zaniżono czynsz o 2.889,03 zł. W okresie poprzedzającym dzień kontroli o 3 lata zaniżenie dochodów gminy Piątnica z tytułu tego najmu wyniosło 1.507,32 zł. Z wyjaśnienia pracownika, któremu przypisano zakresem czynności prowadzenie spraw związanych z naliczaniem czynszów za lokale mieszkalne wynika, że faktycznie wysokość czynszu obliczał naczelnik Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Terenowej Urzędu Gminy – str. 67 protokołu kontroli.

W przedmiocie windykacji zaległego czynszu od najemców lokali mieszkalnych stwierdzono m.in. należność w kwocie 1.772,58 zł z tytułu czynszu powstałą w okresie od 30 czerwca 2008 r. do 31 października 2009 r. (w listopadzie 2009 r. gmina przejęła zwolniony lokal mieszkalny). W związku z niepodjęciem przepisanych prawem czynności windykacyjnych kwota ta w całości uległa przedawnieniu. Gmina posiada zaś tytuł wykonawczy na zaległości od tego dłużnika powstałe przed 30 czerwca 2008 r. w wysokości 3.546,72 zł. Postępowanie egzekucyjne zostało umorzone w dniu 20 sierpnia 2009 r. wobec stwierdzenia bezskuteczności egzekucji. Umową z dnia 16 października 2009 r. były Wójt umorzył należność w wysokości 3.546,72 zł. Formy umowy cywilnoprawnej z dłużnikiem wymagała ówcześnie obowiązująca uchwała Nr 23/IV/07 Rady Gminy Piątnica z dnia 21 stycznia 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania… Ustalono, że pomimo, iż jako strona umowy wskazany był najemca, umowę podpisała inna osoba – str. 68-69 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości sporządzenia sprawozdania Rb-27S za 2014 r. w zakresie dotyczącym dochodów z najmu i dzierżawy wykazało, że w par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych…” błędnie wykazano należności na sumę 26.338,83 zł z tytułu najmu i dzierżawy, gdyż suma ta stanowiła faktycznie per saldo należności na kwotę 26.550,22 zł i nadpłat w wysokości 211,39 zł. Naruszono tym samym § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014. poz. 119, ze zm.) wymagający, aby kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z danymi ewidencji księgowej – str. 64 protokołu kontroli.

Odnośnie opłat adiacenckich stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce nie zostały dotychczas uchwalone przez Radę Gminy stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości oraz wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej (art. 98a i 146 ustawy o gospodarce nieruchomościami). Podczas kontroli ustalono, że ani były Wójt E. Łada, ani Pan Wójt nie przedstawiał Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie ustalenia stawek tej opłaty. W związku z tym gmina nie realizuje dochodów z opłaty adiacenckiej. Stosownie do postanowień art. 98a i 146 ustawy o gospodarce nieruchomościami podstawą ustalenia opłaty adiacenckiej jest wzrost wartości nieruchomości spowodowany wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej oraz podziałem nieruchomości dokonanym na wniosek właściciela lub użytkownika wieczystego. Wysokość stawki procentowej opłaty adiacenckiej ustala rada gminy w drodze uchwały, w wysokości nie większej niż 50% różnicy między wartością, jaką nieruchomość miała przed wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej, a wartością, jaką nieruchomość ma po ich wybudowaniu oraz w wysokości nie większej niż 30% różnicy między wartością nieruchomości przed podziałem i po dokonaniu jej podziału. Jak wskazano na str. 77 protokołu kontroli wystąpiły przypadki podziałów nieruchomości na cele wskazujące na możliwość wystąpienia wzrostu wartości nieruchomości po podziale. Między innymi w latach 2012-2014 dokonano 10 podziałów nieruchomości w celu wydzielenia działek budowlanych.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu również poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.                             

 Przeprowadzona analiza czynności upominawczych i egzekucyjnych prowadzonych przez kontrolowaną jednostkę wykazała, że nie podejmowano właściwych działań egzekucyjnych, wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1619, ze zm.). Dotyczyło to zaległości z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi w kwocie 25.458,32 zł. Tym samym naruszono również m.in. regulacje wewnętrzne zawarte w zarządzeniu Nr 5/2012 Wójta Gminy Piątnica z dnia 16 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont oraz obiegu dowodów finansowo księgowych. Należy wskazać, iż zasady prowadzenia postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656)  – str. 50-51 protokołu kontroli.     

Badanie kompletności i poprawności wydawanych przez organ podatkowy decyzji wykazało, że w 15 przypadkach naruszono art. 6o ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2013 r. poz. 1399, ze zm.). Wskazany przepis obliguje Pana Wójta do określenia w drodze decyzji wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zobowiązanym, którzy nie dopełnili obowiązku złożenia deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wynikającego z art. 6m ust. 1 tej ustawy. Przy określeniu wysokości opłaty należy wziąć pod uwagę dostępne dane, właściwe dla wybranej przez radę gminy metody, a w przypadku ich braku – uzasadnione szacunki, w tym w przypadku nieruchomości, na których nie zamieszkują mieszkańcy, średnią ilość odpadów komunalnych powstających na nieruchomościach o podobnym charakterze – str. 49 protokołu kontroli.   

Weryfikacja rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdań Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy oraz Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2014 r. wykazała, że naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Jak wynika z opisu na str. 58-59 protokołu kontroli, w sprawozdaniu Rb-27S nie wykazano w kolumnie „Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy - Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy” skutków umorzenia należności z tytułu podatku od spadków i darowizn (udzielanych w trybie art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 1115)) w kwocie 649,50 zł oraz skutków rozłożenia na raty podatku od czynności cywilnoprawnych w kwocie 588 zł. W trakcie kontroli skorygowane sprawozdanie Rb-27S za 2014 r. wysłano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży.

         Kontrola wykazała, że nie zastosowano przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) do wyłonienia wykonawcy dostaw energii elektrycznej. Dostawcą energii jest firma PGE Obrót S.A. Rzeszów Oddział z Siedzibą w Białymstoku, z którą były Wójt E. Łada zawarł 1 lipca 2014 r. porozumienie dotyczące indywidualnych warunków umów określonych w załączniku nr 1, z terminem jego obowiązywania do 31 grudnia 2015 r. Porozumienie określa ceny energii dla poszczególnych grup taryfowych z podziałem na strefy. Wcześniej firma ta była dostawcą energii elektrycznej na podstawie umów zawartych przez byłego Wójta w latach ubiegłych na czas nieokreślony. Wydatki za energię elektryczną w 2014 r. wyniosły 422.351,43 zł, w tym w rozdz. 90015 „Oświetlenie ulic, placów i dróg” 309.998,49 zł. Niezastosowanie procedur Prawa zamówień publicznych do wyłonienia wykonawcy dostaw energii elektrycznej stanowi naruszenie zasady powszechności stosowania ustawy, wyrażonej w art. 7 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. Stwierdzono ponadto, iż na zbadanych umowach w sprawie dostaw energii elektrycznej brak było kontrasygnaty Skarbnika, co stanowi naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – str. 93-94 protokołu kontroli.

W wyniku badania prawidłowości udzielania zamówień publicznych stwierdzono ponadto następujące nieprawidłowości:

a) okazane kontrolującym specyfikacje istotnych warunków zamówień na przebudowę odcinka drogi gminnej w ciągu publicznej drogi gminnej nr 105644B Kałęczyn-Olszyny w m. Olszyny oraz na przebudowę odcinka drogi w ciągu publicznej drogi gminnej nr 105663B Nagórki – Rogienice i drogi wewnętrznej w m. Nagórki nie zawierają podpisów kierownika zamawiającego (byłego Wójta Gminy E. Łady) świadczących o ich formalnym zatwierdzeniu, jako dokumentów określających warunki zamówień – str. 98 i 103 protokołu kontroli,

b) w treści umowy zawartej w dniu 18 marca 2014 r. z wykonawcą zamówienia na dostawy wraz z transportem kruszywa naturalnego (żwiru) na terenie gminy Piątnica ujawniono błędy skutkujące powstaniem sprzeczności jej poszczególnych postanowień. W § 6 ust. 2 pkt 1 umowy określono, że „wykonawca płaci zamawiającemu kary umowne w wysokości 0,1% wartości zamówienia za każdy dzień zwłoki w terminowym dostarczeniu kruszywa”, wskazując jednocześnie w § 2 ust. 2 pkt 2, że do obowiązków dostawcy należy „dostarczenie odpowiedniego rodzaju kruszywa wg. potrzeb zamawiającego w ciągu 3 dni od czasu założenia zamówienia telefonicznego na miejsce wskazane przez zamawiającego”. Z kolei w § 3 ust. 2 tej umowy określono, że „dostawca zobowiązany będzie dostarczyć odpowiedni rodzaj kruszywa wg. potrzeb zamawiającego w ciągu 5 dni od czasu złożenia zamówienia /telefonicznie/ na miejsce wskazane przez zamawiającego”. Przy sformułowanych w ten sposób zapisach (2-dniowa rozbieżność w terminie realizacji zamówienia), w razie zaistnienia sporu między stronami w przedmiocie oceny terminowości dostaw skutek finansowy dotyczyłby kar umownych w wysokości 350,54 zł – str. 102 protokołu kontroli,

c) w dniu 5 września 2014 r. zamawiający na podstawie art. 93 ust. 1 pkt. 4 Prawa zamówień publicznych dokonał unieważnienia postępowania przetargowego na przebudowę odcinka drogi w ciągu publicznej drogi gminnej nr 105663B Nagórki – Rogienice i drogi wewnętrznej w m. Nagórki z uwagi na fakt, iż cena najkorzystniejszej oferty przewyższała znacznie kwotę, którą zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Ustalono, że zamawiający nie sporządził z tego postępowania protokołu. Konieczność sporządzenia pisemnego protokołu postępowania o udzielenie zamówienia także w przypadku zakończenia go unieważnieniem wynika m.in. z art. 96 ust. 3 Prawa zamówień publicznych – str. 104 protokołu kontroli.

         Kontrola zagadnień dotyczących gospodarowania samochodem służbowym KIA Ceed, w tym konfrontacja kart drogowych z danymi ewidencji poleceń wyjazdu służbowego  (str. 108-110 protokołu kontroli), wykazała, że:

a) stosowano karty drogowe przeznaczone (zgodnie z ich treścią) dla samochodów pożarniczych; w regulacjach wewnętrznych nie określono wzorów kart drogowych, na co zwrócono już uwagę na wstępie niniejszego wystąpienia,

b) niedbale wypełniano karty drogowe, co w wielu przypadkach istotnie utrudnia odczytanie  treści zapisów dokumentujących wykorzystanie samochodu do celów służbowych,

c) odbywano jazdy poza teren gminy bez polecenia wyjazdu służbowego, np. były Wójt w dniu 24 października 2014 r. do Białegostoku, wskazany w protokole kontroli pracownik w dniach 10 września, 24 października i 12 listopada 2014 r. – wszystkie do Białegostoku. Brak dokumentu polecenia wyjazdu służbowego stanowi naruszenie przepisów § 2, § 3 ust. 1 i § 6  ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), zgodnie z którymi termin, miejsce rozpoczęcia i zakończenia oraz środek transportu do odbycia podróży służbowej określa pracodawca.

W wyniku badania prawidłowości ustalania i wypłaty wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy stwierdzono, że począwszy od 2011 r. Skarbnik Gminy otrzymuje dodatek specjalny przyznawany co do zasady na 12-miesięczne okresy z tytułu „okresowego zwiększenia obowiązków”. W żadnym z pism traktowanych jako podstawa przyznania tego składnika wynagrodzenia nie udokumentowano okoliczności, których wystąpienie warunkuje – zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202) – przyznanie dodatku specjalnego, tj. nie wskazano, na czym polega okresowe zwiększenie obowiązków. Przeciwko możliwości rzeczywistego zaistnienia wymaganych ustawą warunków świadczy zaś brak cechy okresowości ewentualnego zwiększenia obowiązków Skarbnika, dodatek ma bowiem charakter składnika wynagrodzenia wypłacanego stale od 2011 r. – str. 89-90 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola zagadnień dotyczących wynagrodzeń wykazała, że pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2014 r. zaniżono o kwotę 3,26 zł, co było wynikiem błędu rachunkowego. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 90 protokołu kontroli, kwota ta miała został dopłacona pracownikowi przy wypłacie wynagrodzeń za kwiecień 2015 r.

Kontrola prawidłowości zwrotu części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego, pod katem zgodności z przepisami ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. Nr 52, poz. 379 ze zm.), wykazała następujące uchybienia:

a) w decyzji RPU.3153.3.176.2014 z dnia 11 lutego 2014 r. ustalono dla wnioskodawcy zwrot podatku akcyzowego za okres od 1 sierpnia 2013 r. do 31 stycznia 2014 r. w kwocie 3.843,18 zł. Określono również limit do wykorzystania na II półrocze 2014 r. w wysokości 575,97 zł. Kontrola wykazała, że do będącej podstawą zwrotu ilości zakupionego przez producenta rolnego oleju napędowego doliczono bezpodstawnie 35,53 l paliwa zakupionego w dniu 18 lipca 2013 r. zawyżając tym samym kwotę zwrotu o 33,75 zł. Naruszono art. 5 ust. 2 ustawy wskazujący, że zwrot podatku przyznaje się za okres 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku o zwrot podatku (wniosek złożono w lutym, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy). W efekcie niewłaściwe wyliczono też pozostały do wykorzystania limit, który powinien wynosić 609,72 zł – str. 112 protokołu kontroli,

b) w decyzji RPU.3153.3.163.2014 z dnia 11 lutego 2014 r. ustalono dla wnioskodawcy zwrot podatku akcyzowego za okres od 1 sierpnia 2013 r. do 31 stycznia 2014 r. w kwocie 1.745,98 zł. Określono również limit do wykorzystania na II półrocze 2014 r. w wysokości 35,90 zł. Kontrola wykazała, że do ilości zakupionego oleju napędowego nie zaliczono nabytego przez producenta rolnego paliwa w ilości 67,26 l, wynikającego z załączonej do wniosku faktury VAT z dnia 19 grudnia 2013 r. Powyższe uchybienie spowodowało zaniżenie kwoty zwrotu podatku akcyzowego o 35,90 zł. oraz błędne określenie w decyzji pozostałego limitu zwrotu, którego rolnik ten nie powinien już posiadać – str. 112-113 protokołu kontroli.

Zgodnie z zakresem czynności osobą odpowiedzialną za przyjmowanie wniosków, prowadzenie postępowań administracyjnych oraz przygotowywanie projektów decyzji Wójta w sprawie zwrotu podatku akcyzowego producentom rolnym jest wskazany w protokole kontroli podinspektor Wydziału Rolnictwa, Podatków i Usług w Urzędzie Gminy Piątnica.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Pan Wójt ponosi także – jako kierownik zamawiającego – odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, stosownie do art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Większość stwierdzonych nieprawidłowości dotyczy okresu pełnienia funkcji Wójta Gminy Piątnica przez Edwarda Ładę.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie dotyczącym ksiąg rejestrowych instytucji kultury:

a)  założenie ksiąg rejestrowych instytucji kultury w formie elektronicznej, stosownie do obowiązujących przepisów podanych w części opisowej wystąpienia,

b) uzupełnienie ksiąg rejestrowych instytucji kultury prowadzonych na podstawie przepisów poprzednio obowiązujących o brakujące dane.

2. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) usunięcie zapisów wskazujących na możliwość egzekwowania przez Wójta jako organ egzekucyjny należności cywilnoprawnych na drodze egzekucji administracyjnej oraz zapisów przewidujących obowiązkowe podejmowanie przed sądem czynności zmierzających do wyegzekwowania należności tylko w odniesieniu do należności przekraczających 1.000 zł, mając na uwadze m.in. przepisy art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych,

b) określenie w zakładowym planie kont stosowanych w praktyce zasad ewidencji na koncie 130, wynikających z braku odrębnego rachunku bieżącego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej,

c) usunięcie z zakładowego planu kont konta 340,

d) wyeliminowanie instrukcji kasowej z przepisów wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie,

e) dostosowanie przepisów regulujących gospodarkę materiałami do faktycznych potrzeb jednostki, mając na uwadze, że jednostka nie posiada zorganizowanego magazynu, a także, iż posiada materiały objęte ewidencją na koncie 310 w sposób właściwy stosowaniu metody ewidencji ilościowo-wartościowej,

f) kompleksowe unormowanie zasad gospodarowania samochodami i sprzętem, w szczególności dokumentowania zakupu i rozliczeń zużycia paliwa, stosowanych norm zużycia paliwa oraz wzorów kart drogowych i reguł ich wypełniania.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ponowne ujęcie w księgach rachunkowych Urzędu – z jednoczesnym usunięciem z ksiąg GOK – wartości budynku wielofunkcyjnego o powierzchni 230,18 m2 stanowiącego własność gminy, bezpodstawnie przekazanego do ksiąg GOK w związku z zawarciem w 2007 r. umowy bezpłatnego używania,

b) zaniechanie dokonywania jakichkolwiek zapisów związanych z okresem przejściowym, jako zniekształcających wynik budżetu gminy, mając na uwadze, iż w zakresie gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego nie występuje instytucja okresu przejściowego, zaś wynik budżetu jest ustalany w zakresie faktycznie wykonanych wpływów i wypływów na rachunkach bankowych, które nastąpiły do dnia 31 grudnia, niezależnie od rocznego budżetu którego dotyczą, za wyjątkiem określonych przepisami prawa operacji szczególnych,

c) dokonywanie na koncie 851 wyłącznie zapisów dotyczących operacji stanowiących podstawy zwiększenia lub zmniejszenia stanu ZFŚS według przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,

d) zaprzestanie księgowania na koncie 221 należności od dłużników alimentacyjnych wynikających ze sprawozdań GOPS, stanowiących powielenie sald ujętych w księgach GOPS,

e) zaniechanie księgowania na koncie 226 należności niemających cech należności długoterminowych, mając na uwadze m.in., że o posiadaniu tych cech nie świadczy fakt zabezpieczenia ich poprzez ustanowienie hipoteki,

f) dokonywanie systematycznej analizy zasadności przetrzymywania środków pieniężnych wniesionych przez wykonawców tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz dokonywanie zwrotu tych środków niezwłocznie po upływie terminów określonych w przepisach Prawa zamówień publicznych i umowach,

g) dokonanie odpowiednich księgowań korygujących wartość aktywów i funduszu jednostki, zawyżonych o kwotę 177.642,75 zł w wyniku ujęcia na koncie 011 wartości składników stanowiących element kosztów niezakończonego zadania inwestycyjnego, ujętych równolegle na koncie,

h) ewidencjonowanie środków trwałych na właściwych kontach, z uwzględnieniem ich wartości, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia; przeksięgowanie na konto 013 składników nieprawidłowo ujętych na koncie 011, 

i) księgowanie zobowiązań z tytułu nieprzekazanych dotacji z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

4. Zapewnienie wykazywania w sprawozdaniach Rb-27S rzetelnych, zgodnych z ewidencją księgową, danych w zakresie należności i nadpłat oraz skutków decyzji przyznających ulgi w zakresie należności podatkowych.

5. Bieżące monitorowanie stanu realizacji dochodów ze sprzedaży majątku w 2015 r. względem kwoty ujętej w planie, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia okoliczności uzasadniające wniosek o ich zawyżeniu, oraz dokonanie odpowiedniej zmiany planu dochodów z tego źródła do dnia 30 września 2015 r. w celu zapewnienia rzetelnych danych do obliczenia wskaźnika dopuszczalnej spłaty zadłużenia w 2016 r., stosownie do art. 243 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

6. Urealnianie budżetu w roku jego realizacji w zakresie planowanych wydatków, mając na uwadze stwierdzone podczas kontroli przypadki pozostawania w planie wydatków na zadania, co do których jednostka posiadała wiedzę, że nie będą w danym roku realizowane.

7. Regulowanie zobowiązań w terminach wynikających z zawartych umów. W tym celu bieżące monitorowanie stanu realizacji budżetu pod kątem zapewnienia środków na ich sfinansowanie.

8. Dokumentowanie na piśmie faktu przesunięcia przez wierzyciela terminu płatności zobowiązania spoczywającego na gminie.

9. Zaciąganie zobowiązań podlegających sfinansowaniu w roku budżetowym do wysokości kwot określonych w planie wydatków budżetu.

10. Opatrywanie umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych kontrasygnatą Skarbnika Gminy, będącą warunkiem skuteczności umowy, a także potwierdzeniem dla Pana Wójta, że jednostki posiada w planie środki na sfinansowanie zobowiązań wynikających z umów.

11. Podpisywanie umów w sprawie udzielenia pomocy innym jednostkom samorządu terytorialnego na podstawie uchwały Rady Gminy, o której mowa w art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

12. Zobowiązanie Skarbnika do dołożenia należytej staranności w zakresie klasyfikowania wydatków zgodnie z rodzajem sfinansowanej operacji oraz niedopuszczania do sytuacji realizacji wydatków danego rodzaju w kwotach przekraczających limit określony we właściwej podziałce planu finansowego wydatków. Obowiązki Skarbnika w tym zakresie wynikają z art. 54 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o finansach publicznych.

13. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej w planowaniu finansowym, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

14. W zakresie procedur sprzedaży nieruchomości:

a) wskazywanie w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży właściwego terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami; podawanie do publicznej wiadomości ogłoszeń o przetargach po upływie tego terminu,

b) upublicznianie wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży dopiero po formalnym przeznaczeniu tych nieruchomości do zbycia w drodze zarządzenia Pana Wójta, jak tego wymagają zasady ustalone przez Radę Gminy,

c) przestrzeganie ustalonych przez Radę Gminy zasad przeznaczania nieruchomości do zbycia poprzez udokumentowanie dokonania oceny przydatności nieruchomości dla gminy i uzyskania opinii odpowiedniej komisji Rady Gminy oraz zamieszczanie w zarządzeniu w sprawie przeznaczenia nieruchomości do zbycia jej ceny wywoławczej,

d) pisemne powiadamianie osoby ustalonej w przetargu jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży; wyznaczanie terminu zawarcia umowy na nie wcześniej niż 7 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu.

15. Wystąpienie do osoby wskazanej w protokole kontroli o zwrot części bonifikaty otrzymanej przy nabyciu nieruchomości od gminy, odpowiadającej proporcjonalnej części działki zbytej przed upływem okresu wynikającego z art. 68 ust. 2  ustawy o gospodarce nieruchomościami. Ewentualnie zwrócenie się do Rady Gminy o wyrażenie zgody na odstąpienie od obowiązku żądania przez Pana zwrotu części bonifikaty.

16. W zakresie dochodów z najmu i dzierżawy nieruchomości i lokali:

a) zawieranie z tymi samymi podmiotami kolejnych umów najmu i dzierżawy dotyczących tej samej nieruchomości na czas oznaczony do 3 lat po uzyskaniu zgody Rady Gminy, jeżeli łączny czas trwania najmu lub dzierżawy przekroczy 3 lata,

b) wyeliminowanie sprzeczności w treści umowy z firmą AGROKRAJPL dotyczących okresu obowiązywania umowy,

c) przygotowanie i przedłożenie Radzie Gminy Piątnica projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy,

d) przestrzeganie okresu wypowiedzenia dotychczasowej wysokości czynszu za najem lokalu mieszkalnego, wynoszącego 3 miesiące zgodnie z art. 8a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…,

e) prawidłowe naliczenie wysokości czynszu za najem lokali mieszkalnych wskazanych w protokole kontroli; zapewnienie realizacji obowiązków w zakresie ustalania wysokości czynszu przez pracownika, któremu przypisano je zakresem czynności,

f) podjęcie działań w celu obciążenia najemców lokali mieszkalnych wskazanych w protokole kontroli kwotami bezpodstawnie zaniżonego czynszu, wynoszącego łącznie od poszczególnych najemców 2.889,03 zł i 2.757,90 zł.

17. Terminowe podejmowanie czynności egzekucyjnych wobec dłużników, mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminów przedawnienia należności.

18. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości oraz budową urządzeń infrastruktury technicznej.       

19. Prowadzenie działań upominawczych i egzekucyjnych z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie przepisów, w tym regulacji wewnętrznych.

20. Przestrzeganie obowiązku określania w drodze decyzji wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zobowiązanym, którzy nie złożyli deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

21. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) przeprowadzenie postępowania w celu wyłonienia dostawcy energii elektrycznej zgodnie z procedurami Prawa zamówień publicznych,

b) formalne zatwierdzanie przez Pana Wójta treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

c) dołożenie należytej staranności przy redagowaniu treści umów z wykonawcami, mając na uwadze zapewnienie wewnętrznej zgodności ich poszczególnych postanowień,

d) sporządzanie protokołu postępowania zakończonego jego unieważnieniem.

22. Zapewnienie starannego, czytelnego wypełniania kart drogowych.

23. Odbywanie podróży służbowych samochodem służbowym na podstawie pisemnych poleceń wyjazdu służbowego, określających miejsce i termin podróży służbowej oraz środek transportu właściwy do jej odbycia.

24. Przyznawanie pracownikom Urzędu Gminy dodatków specjalnych po udokumentowaniu wystąpienia okoliczności wskazanych przez art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych.

25. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy naliczaniu zwrotu części podatku akcyzowego producentom rolnym. Podjęcie działań w celu wzruszenia błędnych decyzji przedstawionych w części opisowej wystąpienia, skutkiem których wypłacono uprawnionym niewłaściwe kwoty zwrotu.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa  w Białymstoku

Zespół w Łomży