Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Jasionówce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 maja 2015 roku (znak: RIO.I.6002-9/15), o treści jak niżej:

Pani  

Ewa  Bartnik           

Dyrektor Zespołu

Szkolno-Przedszkolnego

w Jasionówce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Jasionówce za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Analizując dokumentację opisującą przyjęte w Zespole Szkolno-Przedszkolnym zasady rachunkowości stwierdzono, że w jej treści nie zostały uwzględnione zmiany w szczególnych zasadach rachunkowości, tym opisie poszczególnych kont, wprowadzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 19 stycznia 2012 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2012 r.  poz. 121). W tym zakresie nie są zatem przestrzegane zalecenia wystosowane po poprzedniej kontroli problemowej przeprowadzonej w Zespole przez Regionalną Izbę Obrachunkową, dotyczące bieżącego dostosowywania polityki rachunkowości do obowiązujących regulacji prawnych. Kontrolującemu okazano zarządzenie z dnia 3 stycznia 2011 r. oparte na pierwotnym tekście rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. z 2013 r. poz. 289). W związku z tym w zakładowym planie kont nie występuje konto 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”, a konto 132, noszące nazwę „Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych”, nadal zawiera nieaktualną regulację zamieszczoną w pierwotnej wersji rozporządzenia, zgodnie z którą saldo konta 132 ulega likwidacji poprzez odprowadzenie środków pieniężnych pozostających na rachunku bankowym na dzień 31 grudnia na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w korespondencji z kontem 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – str. 4-6 protokołu kontroli.

W kontrolowanej jednostce prowadzone są trzy dzienniki częściowe, odrębnie do poszczególnych rachunków bankowych, tj. do rachunku bieżącego, wyodrębnionego rachunku dochodów i rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Przyjęte rozwiązanie nie wynika z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości – str. 7 protokołu kontroli.

Badając zapisy w księgach rachunkowych stwierdzono następujące nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania zasad funkcjonowania poszczególnych kont określonych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… oraz stosowania błędnej klasyfikacji budżetowej:

a) pożyczki udzielone pracownikom ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są ewidencjonowane na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zamiast na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Stwierdzono ponadto, że potrącenia z list wynagrodzeń rat pożyczek mieszkaniowych, które nie zostały przekazane w danym miesiącu na rachunek ZFŚS, są księgowane zapisem Wn 231 „Rozrachunku z tytułu wynagrodzeń” – Ma 240 jako zobowiązania działalności podstawowej wobec działalności socjalnej. Przedstawione księgowanie nie powoduje zmniejszenia zadłużenia u pożyczkobiorcy, gdyż w jego wyniku nie następuje przeksięgowanie potrąconej raty z należności ZFŚS od pracowników na należności Funduszu od działalności podstawowej. Saldo Wn konta 240 wyrażające należności ZFŚS z tytułu pożyczek udzielonych pracownikom w bilansie otwarcia 2013 r. powinno być mniejsze o 5.330 zł i wynosić 37.437 zł. Prawidłowe księgowania w sytuacji nieprzekazania na rachunek Funduszu potrąconych z wynagrodzeń rat pożyczki powinny wyglądać następująco: potrącenia z list płac rat pożyczek Wn 231 – Ma 240 (konta pożyczkobiorców; przy prawidłowej ewidencji tych pożyczek – Ma 234); zarachowanie potrąceń na zobowiązania działalności podstawowej wobec działalności socjalnej – Wn 240 (rozrachunki ZFŚS z działalnością podstawową) – Ma 240 (rozrachunki działalności podstawowej z ZFŚS) – str. 6 i 22-23 protokołu kontroli,

b) opłacane przez Zespół odsetki za opóźnienie w regulowaniu zobowiązań w 2013 r. były klasyfikowane w par. 4300 „Zakup usług pozostałych” i odnoszone w ciężar konta 402 „Zakup usług”, a w 2014 r. w par. 4430 „Różne opłaty i składki” i ujmowane na koncie 403 „Podatki i opłaty”. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) wydatków z tytułu tego rodzaju odsetek powinny być ujmowane w par. 4580 „Pozostałe odsetki”. Koszty odsetek stanowią zaś koszty finansowe, które powinny być ujmowane na koncie 751 „Koszty finansowe” – str. 6-7 protokołu kontroli,

c) błędnie klasyfikowano dochody z najmu pomieszczeń w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” zamiast w par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych…” – str. 9 protokołu kontroli,

d) wypłaty wynagrodzeń nauczycieli dokonywane na początku miesiąca nie były poprzedzone księgowaniem list płac w ciężar kosztów na konto 404 „Wynagrodzenia”. Stosowano zapis Wn 231 – Ma 130-2 „Rachunek bieżący jednostki”. Wynagrodzenia te ujmowano w koszty zapisem Wn 404 – Ma 231 pod koniec miesiąca, pod datą dokonania przypisu zobowiązań wobec ZUS – str. 8 protokołu kontroli,

e) do konta 130 w 2014 r. były prowadzone konta analityczne: 130-1 stosowane do księgowania na stronie Wn środków otrzymanych z budżetu gminy na realizację wydatków budżetowych, a na stronie Ma przelewów zrealizowanych dochodów na rachunek budżetu gminy oraz 130-2, na którym na stronie Wn ujmowano wpływy z tytułu dochodów budżetowych, a na stronie Ma zrealizowane wydatki budżetowe oraz przelewy zrealizowanych dochodów do budżetu gminy. Z obrotów konta 130-1 wynika, że w 2014 r. na stronie Wn zaksięgowano wpływy w wysokości 3.168.917,68 zł (w tym środki zapożyczone z rachunku ZFŚS – 12.600 zł), a na stronie Ma wypłaty w kwocie 9.949,58 zł. Z kolei na stronie Wn konta 130-2 zaksięgowano wpływy w kwocie 103.038,82 zł (dochody wykonane według sprawozdania Rb-27S – 11.093,15 zł), a na stronie Ma wypłaty w wysokości 3.262.006,92 zł (w tym zwrot środków na rachunek ZFŚS – 12.600 zł). Z zapisów na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” wynika, że w 2014 r. przelewy dochodów na rachunek budżetu w łącznej kwocie 11.093,15 zł zostały zaksięgowane w korespondencji z kontem 130-1 w kwocie 9.824,27 zł i w korespondencji z kontem 130-2 w kwocie 1.268,88 zł. Natomiast z zapisów na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” wynika, że w 2014 r. środki otrzymane na realizację wydatków  zostały zaksięgowane w korespondencji z kontem 130-1 w kwocie 93.500 zł i w korespondencji z kontem 130-2 w kwocie 3.144.184 zł. Przedstawione księgowania na kontach analitycznych do konta 130 są niezgodne z opisem konta 130 zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Zgodnie z tym opisem jedno konto analityczne powinno służyć do ewidencji wpływów dochodów budżetowych i przelewów tych dochodów na rachunek budżetu gminy, a drugie do ewidencji środków otrzymanych na realizację wydatków i zrealizowanych wydatków. W 2015 r. rozpoczęto prawidłowe prowadzenie kont analitycznych do konta 130 – str. 18-19 protokołu kontroli,

f) przekazanie środków pozostających na wyodrębnionych rachunku dochodów w kwocie wynoszącej na koniec 2014 r. 5.621,55 zł nastąpiło dopiero 19 stycznia 2015 r., a więc po terminie określonym przez art. 223 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), upływającym 5 stycznia 2015 r. Operację zaksięgowano ponadto błędnym zapisem Wn 222 – Ma 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”. W wyniku kontroli zapis ten został skorygowany poprzez zastąpienie go zapisem Wn 225 „Rozrachunki z budżetami” – Ma 132 (wydatek w par. 2400 „Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej”). Ponadto w księgach rachunkowych 2014 r. dokonano księgowania uzupełniającego Wn 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – Ma 225 – str. 20 protokołu kontroli,

g) w koszty 2013 r. nie odniesiono faktury z dnia 31 grudnia 2013 r. o wartości 10.920 zł za olej opałowy, co spowodowało zaniżenie kosztów zużycia materiałów i energii w 2013 r. o tę kwotę i odpowiednie ich zawyżenie w 2014 r. oraz pominięto w ewidencji notę odsetkową wystawioną przez firmę ORLEN w wysokości 1.565,02 zł. Naruszono tym samym zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W związku z naruszeniem zasady memoriału zaniżono zobowiązania jednostki według stanu na koniec 2013 r. o łączną kwotę 12.485,02 zł – str. 12 i 39 protokołu kontroli,

h) w zestawieniu obrotów i sald za 2013 r., w wersji wydrukowanej w trakcie kontroli, występuje saldo Wn konta 720 „Przychody  z tytułu dochodów budżetowych” w kwocie 2.285 zł, co świadczy o naruszeniu zasad zamykania ksiąg rachunkowych. Konto 720 jako konto wynikowe nie może na koniec roku wykazywać salda, a tym samym saldo tego konta nie może wystąpić w bilansie otwarcia – str. 13 protokołu kontroli,

i) pod datą 31 grudnia 2013 r. zaksięgowano dodatkowe wynagrodzenie roczne zapisem Wn 404 – Ma 231 w łącznej kwocie 162.362,84 zł; składki ZUS od dodatkowego rocznego wynagrodzenia za 2013 r. w analizowanym okresie nie były księgowane; dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2013 r. ujęto jako zaangażowanie wydatków roku bieżącego (konto pozabilansowe 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”), mimo iż był to wydatek do realizacji w następnym roku budżetowym. Z tego względu należało go ująć w księgach 2013 r. na koncie pozabilansowym 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”), a w 2014 r. dokonać przeniesienia na konto 998 – str. 8 protokołu kontroli,

j) zawyżono w ewidencji należności od budżetów według stanu na koniec 2013 r. wykazując je w kwocie 1.819 zł, podczas gdy zgodnie z deklaracją VAT-7 za grudzień 2013 r. nadwyżka podatku naliczonego nad należnym wynosiła 969 zł. Różnica w stanie należności od US wynikała z nieujęcia na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” podatku należnego za miesiące wrzesień-grudzień 2013 r. – str. 13 protokołu kontroli,

k) Zespół Szkolno-Przedszkolny sprawuje trwały zarząd 5 nieruchomościami gruntowymi zabudowanymi i jedną nieruchomością niezabudowaną, ustanowiony decyzją Wójta Gminy Jasionówka z dnia 12 września 2011 r. Mimo tego w ewidencji środków trwałych jednostki nie zostały ujęte grunty. Zgodnie z § 2 pkt 5 rozporządzenia pod pojęciem środków trwałych jednostki stosującej przepisy rozporządzenia rozumie się środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, w tym środki trwałe stanowiące własność gminy otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki – str. 37-38 protokołu kontroli.

Istotne nieprawidłowości w zakresie podstawowych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono w wyniku kontroli danych zobrazowanych na kontach jako zamknięcie za 2013 r. i otwarcie na 2014 r. Do otwarcia ksiąg rachunkowych na 2014 r. nie zostały przyjęte niektóre salda z zestawienia obrotów i sald za 2013 r., na podstawie którego został sporządzony bilans Zespołu za 2013 r. Z tego względu dane w bilansie za 2014 r. wykazane w kolumnie „Stan na początek roku” różnią się od danych wykazanych w bilansie za 2013 r.  w kolumnie „Stan na koniec roku”. W związku z tym, że niektóre dane zamieszczone w bilansie za 2013 r. są niezgodne z końcową wersją zestawienia obrotów i sald za 2013 r. zalecono sporządzenie korekty bilansu za ten rok w zakresie danych wykazanych w kolumnie „Stan na koniec roku”. Korekta bilansu za 2013 r. została sporządzona w dniu 31 marca 2015 r. i przekazana Wójtowi Gminy Jasionówka łącznie z bilansem za 2014 r. W wyniku korekty bilansu za 2013 r. suma bilansowa zmniejszyła się z 4.205.983,22 zł na 4.203.747,32 zł, a zmiany danych wystąpiły w takich pozycjach jak należności krótkoterminowe (pozostałe należności), fundusz, fundusz jednostki, wynik finansowy netto (strata) i zobowiązania krótkoterminowe (pozostałe zobowiązania). W informacjach uzupełniających do bilansu za 2013 r. nie wykazano żadnych danych, a w szczególności umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, umorzenia środków trwałych oraz umorzenia pozostałych środków trwałych – str. 12-14 protokołu kontroli. Przedstawione nieprawidłowości naruszają w szczególności zasadę ciągłości określoną w ostatnim zdaniu art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w księgach otwartych na następny rok obrotowy.

Bilans Zespołu za 2014 r. został sporządzony w dniu 31 marca 2015 r. Suma bilansowa według stanu na koniec roku wynosi 4.057.704,58 zł. Salda kont bilansowych na koniec 2014 r. uwzględniają korekty w księgach rachunkowych wynikające z ustaleń kontroli, rzutujące na stan należności (likwidacja salda Wn konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” w zakresie rozliczeń z US Mońki – 1.149 zł), funduszu jednostki (przeksięgowanie na zmniejszenie funduszu wartości zaniżenia zużycia materiałów w 2013 r. o 10.920 zł i należności od US Mońki o 1.149 zł) i wyniku finansowego (korekta zawyżenia kosztów zużycia materiałów w 2014 r. o 10.920 zł), a także zmiany wynikające z zaksięgowania pozostałości środków na wyodrębnionym rachunku dochodów zapisem Wn 820 – Ma 225 (5.621,55 zł). Dane w poszczególnych pozycjach bilansu są zgodne z danymi wynikającymi z zestawienia obrotów i sald za 2014 r. W informacjach uzupełniających do bilansu wykazano dane obrazujące umorzenie wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych – str. 14 protokołu kontroli.

Dane wykazane w rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) za 2013 r. w kolumnie „Stan na koniec roku bieżącego” zostały wykazane w innym układzie niż w kolumnie „Stan na początek roku poprzedzającego”. W poz. A. „Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi, w tym:” na koniec 2012 r. wykazano kwotę 150.031,90 zł bez rozbicia jej na poszczególne pozycje części A. Na koniec 2013 r. we wszystkich pozycjach cz. A wykazano kwoty zerowe. Całość przychodów z tytułu dochodów budżetowych rozliczanych z budżetem gminy i gromadzonych na wydzielonym rachunku dochodów na koniec 2013 r. wykazano bezpodstawnie w części D. „Pozostałe przychody operacyjne” (171.265,47 zł). Z wydruku konta 860 „Wynik finansowy” za 2013 r. wynika, że na koniec roku przeksięgowano na konto 860 przychody z konta 720 w kwocie 143.883,17 zł (z tytułu dochodów rozliczanych z budżetem – 15.372,87 zł i z tytułu dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku – 128.510,30 zł), z konta 750 „Przychody finansowe” – 0,17 zł i z konta 760 „Pozostałe przychody operacyjne” – 1.634,15 zł. Kwota przychodów z tytułu dochodów budżetowych w rzeczywistości powinna wynosić 141.598,17 zł (w związku z nieprzeksięgowaniem obrotów strony Wn konta 720 w kwocie 2.285 zł). Ponadto na stronę Ma konta 860 przeksięgowano saldo Ma konta 403 w kwocie 451,58 zł – prawidłowo kwota ta powinna być ujęta jako pozostałe przychody operacyjne na koncie 760. Łączne przychody wynikające z ksiąg rachunkowych za 2013 r. wynosiły 144.896,17 zł i były o 26.369,47 zł niższe od łącznej kwoty przychodów wykazanych w rachunku zysków i strat za 2013 r. w kolumnie „Stan na koniec roku bieżącego”. Ze sprawozdań Rb-27S i Rb-34S za 2013 r. wynika, że w 2013  r. zostały zrealizowane dochody budżetowe i dochody wyodrębnionego rachunku w łącznej kwocie 141.598,17 zł. Strata netto wykazana w rachunku zysków i strat za 2013 r. w wysokości 3.198.311,05 zł jest o 26.821,05 zł niższa od straty wynikającej z przeksięgowania przychodów i kosztów z kont zespołów 4 i 7 na konto 860. W związku z niewłaściwą prezentacją danych i wykazaniem straty w zaniżonej wysokości w rachunku zysków i strat za 2013 r. zalecono sporządzenie korekty rachunku zysków i strat za ten rok w zakresie danych wykazanych w kolumnie „Stan na koniec roku bieżącego”. Korekta za 2013 r. została sporządzona w dniu 31 marca 2015 r. i przekazana Wójtowi Gminy Jasionówka łącznie z rachunkiem zysków i strat za 2014 r. W wyniku korekty omawianej części sprawozdania finansowego za 2013 r. strata netto zwiększyła się z 3.198.311,05 zł do 3.225.132,10 zł – str. 14-15 protokołu kontroli.

Jednostkowy rachunek zysków i strat za 2014 r. został sporządzony w dniu 31 marca 2015 r., z uwzględnieniem uwag kontrolującego. W sprawozdaniu tym przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi (cz. A) wynoszą 136.044,40 zł, koszty działalności operacyjnej – 3.571.526,64 zł, pozostałe przychody operacyjne – 1.476 zł, przychody finansowe – 13,17 zł, strata brutto 3.433.933,07 zł, nadwyżka dochodów jednostki budżetowej – 5.621,55 zł, a strata netto – 3.439.614,62 zł – str. 15 protokołu kontroli.

Z zestawienia obrotów i sald za 2013 r. załączonego do sprawozdania finansowego wynika, że zmniejszenia funduszu w 2013 r. wyniosły 3.522.785,67 zł, a zwiększenia funduszu – 3.180.715,18 zł.  W zestawieniu tym wykazano zmniejszenia funduszu z tytułu przeksięgowania straty za 2012 r. w wysokości 3.480.289,42 zł oraz z tytułu zrealizowanych w 2013 r. dochodów w wysokości 42.496,42 zł. Kwota zmniejszenia funduszu z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych wykazana w zestawieniu jest o 25.364,22  zł wyższa od kwoty dochodów zamieszczonej w sprawozdaniu Rb-27S za  2013 r. W zwiększeniach funduszu według stanu na koniec 2013 r. wykazano w poz. 1  łączną  kwotę zwiększeń  w wysokości 3.180.715,18 zł (wydatki według sprawozdania Rb-28S), a w poz. 1.2 wykazano kwotę 3.197.154,18 zł w wysokości środków otrzymanych na realizację wydatków bez uwzględnienia zwrotów środków na rachunek budżetu. Z uwagi na nieprawidłowości w sporządzeniu zestawienia zmian w funduszu ZSzP za 2013 r. zalecono sporządzenie korekty zestawienia za ten rok w zakresie danych wykazanych w kolumnie „Stan na koniec roku bieżącego”. Korekta zestawienia zmian w funduszu za 2013 r. została sporządzona w dniu 31 marca 2015 r. i przekazana Wójtowi Gminy Jasionówka łącznie z zestawieniem zmian w funduszu za 2014 r. W wyniku korekty zestawienia za 2013 r. fundusz jednostki  na koniec 2013 r. zwiększył się z 7.033.629,09 zł na 7.058.165,14 zł. – str. 14-15 protokołu kontroli.

Jednostkowe zestawienie zmian w funduszu za 2014 r. zostało sporządzone w dniu 31 marca 2015 r., z uwzględnieniem uwag kontrolującego. Wykazane w tym zestawieniu dane są zgodne z kwotami zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki wynikającymi z zapisów na koncie 800. Wykazane w zestawieniu kwoty funduszu jednostki na koniec okresu (BZ) (poz. II) w wysokości 7.048.360,43 zł i funduszu (poz. V) w wysokości 3.608.745,81 zł są zgodne z kwotami wykazanymi w pasywach bilansu, a wynik finansowy netto za rok bieżący (strata)  w wysokości 3.433.933,07 zł (poz. III) i nadwyżka dochodów jednostki budżetowej w wysokości 5.621,55 zł (poz. IV) są zgodne z danymi zamieszczonymi w bilansie i w rachunku zysków i strat – str. 15 protokołu kontroli.

Analiza umów najmu pomieszczeń zawartych przez Panią Dyrektor z przeznaczeniem na sklepik i gabinet stomatologiczny wykazała, że nie zostały określone zasady waloryzacji czynszu. Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.) organy działające za jednostkę samorządu terytorialnego zobowiązane są do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki. Do zasad prawidłowej gospodarki należy zaliczyć m.in. uzyskiwanie przez gminę możliwie dobrego efektu ekonomicznego (wydajnego źródła dochodów) z najmu, adekwatnego do zmiany siły nabywczej pieniądza. Jest to szczególnie istotne w przypadku umów najmu zawartych na czas nieoznaczony, jak w przypadku umowy na prowadzenie gabinetu stomatologicznego – str. 26 protokołu kontroli.

Uchwałą Nr VIII/40/03 z dnia 30 grudnia 2003 r.  Rada Gminy Jasionówka określiła zasady udzielania i rozmiar zniżek w realizacji tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkole oraz zasady zwalniania od obowiązku realizacji tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych. Uchwała określa tygodniowy wymiar zajęć dyrektora szkoły liczącej do 16 oddziałów na 5 godzin, a dyrektora szkoły liczącej 17 i więcej oddziałów na 3 godziny. Wicedyrektora szkoły obowiązuje tygodniowy wymiar zajęć w wymiarze wynoszący odpowiednio 9 i 7 godzin. Z ustaleń kontroli wynika, że w roku szkolnym 2013/2014  Zespół Szkolno-Przedszkolny liczył 17 oddziałów, a w roku szkolnym  2014/2015 ilość oddziałów zmniejszyła się do 16 oddziałów, co oznacza, że zgodnie z obowiązującą uchwałą Panią Dyrektor powinien obowiązywać tygodniowy wymiar zajęć w liczbie 5 godzin, a Wicedyrektora 9 godzin. Stwierdzono zaś, że w dalszym ciągu przy ustalaniu wynagrodzenia przyjmowany jest bezpodstawnie obowiązkowy wymiar godzin w wysokości 3 i 7 godzin tygodniowo. Stwierdzono, że za grudzień 2014 r. Pani Dyrektor wypłacono wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe w wysokości 165,81 zł, a Wicedyrektorowi w kwocie 663,25 zł. Tygodniowy wymiar godzin realizowany przez Panią faktycznie wynosi 4 godziny (w tym jedna traktowana bezpodstawnie jako ponadwymiarowa), a zmniejszony wymiar godzin wynikający z obowiązującej uchwały Rady Gminy to 5 godzin. W związku z tym w roku szkolnym 2014/2015  wynagrodzenie za realizowaną godzinę ponadwymiarowa nie przysługuje – powinna być ona realizowana w ramach obowiązującego Panią tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin. W przypadku Wicedyrektora zmniejszony tygodniowy wymiar godzin wynikający z uchwały powinien wynosić tygodniowo 9 godzin. Faktycznie realizowany wymiar godzin zajęć wynosi 11, ustalony jako bezpodstawnie przyjęty wymiar obowiązkowy w liczbie 7 godzin i 4 godziny ponadwymiarowe. W związku z tym, że wynagrodzenie w bieżącym roku szkolnym przy realizacji 11 godzin tygodniowo powinno być naliczane za 2 godziny ponadwymiarowe w tygodniu (przy obowiązkowym wymiarze 9 godzin), wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe w grudniu 2014 r. powinno wynieść 331,63 zł. W efekcie z ustaleń kontroli wynika, że Wicedyrektorowi Zespołu naliczono w okresie wrzesień-grudzień 2014 r. wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe w wysokości 2.570,10 zł, zamiast w wysokości  1.285,05 zł. W kontrolowanym okresie Pani Dyrektor naliczono natomiast wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe w łącznej kwocie 663,24 zł, podczas gdy zgodnie z przywołanymi wyżej postanowieniami uchwały Rady Gminy Jasionówka nie posiadała Pani prawa do jego pobierania realizując 4 godziny zajęć tygodniowo – str. 29 protokołu kontroli.

Zasady wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami określa regulamin wynagradzania z dnia 14 czerwca 2009 r., który po uzgodnieniach z zakładowymi organizacjami związkowymi wszedł w życie z dniem w życie z dniem 1 lipca 2009 r.  Regulamin określa, że w ramach środków tworzy się  fundusz premiowy w wysokości 20% płac zasadniczych z przeznaczeniem na premie dla pracowników, a pracownik ma prawo do premii w wysokości do 25%. Zasady premiowania określają warunki wypłacania premii oraz przypadki, w jakich pracownik może być pozbawiony prawa do premii lub jej części. Z ustaleń kontroli wynika, że w 2014 r. fundusz premiowy nie był tworzony i premie jako składniki wynagrodzeń nie występowały. Ustalenia te pokrywają się z wnioskami poprzedniej kontroli problemowej Zespołu przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2011 r., w wyniku której stwierdzono, że mimo przedstawionych postanowień regulaminu premie w 2010 r. zostały przyznane tylko w październiku i tylko dwóm pracownikom. W wystąpieniu pokontrolnym zalecono w zakresie wynagradzania pracowników niepedagogicznych Zespołu zapewnienie stosowania postanowień regulaminu wynagradzania w kwestii funduszu premiowego bądź rozważenie zmian tych postanowień. Ustalenia kontroli problemowej przeprowadzonej w 2015 r. wskazują, że w zakresie tego zalecenia pokontrolnego nie zostały podjęte żadne działania – str. 30 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość obliczenia jednorazowych dodatków uzupełniających za 2014 r., wypłaconych poszczególnym nauczycielom dyplomowanym, stwierdzono, że w dwóch przypadkach dodatki te zostały wypłacone w zawyżonej wysokości. Jednemu z nauczycieli zawyżono dodatek o 109,97 zł, a drugiemu o 379,91 zł. W związku z tym dodatki dla pozostałych 22 nauczycieli dyplomowanych zostały naliczone i wypłacone w  wysokości  zaniżonej od  8,07 zł do 31,64 zł (w tym w 16 przypadkach – o 23,55 zł) – str. 31-33 protokołu kontroli.

W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że Urząd Gminy Jasionówka na podstawie not księgowych z dnia 3 grudnia 2014 r. obciążył ZSzP za dostawę i montaż paneli kolektorów słonecznych oraz za dostawę i montaż  zbiorników na wodę ogrzewaną energią słoneczną umieszczonych w budynkach szkoły i przedszkola na łączną kwotę 5.731,17 zł. Wydatki z tytułu opłacenia tych not zostały zakwalifikowane jako wydatki związane z zakupem usług w par. 4300. Montaż wymienionych urządzeń był realizowany przez gminę Jasionówka w ramach projektu inwestycyjnego dofinansowanego z budżetu środków europejskich i z tego względu za bezpodstawne należy uznać obciążenie ZSzP montażem tych urządzeń. Wartość nakładów poniesionych na montaż urządzeń na budynkach będących w trwałym zarządzie ZSzP powinny zwiększyć wartość tych budynków, zaś ich przekazanie przez Urząd Gminy powinno mieć charakter niedopłatny, jako przekazanie przez jednostkę prowadzącą rozliczenia z wykonawcą – str. 33-34 protokołu kontroli. 

Porównując naliczenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na osoby będące emerytami za 2013 i 2014 r. stwierdzono, że odpis z tego tytułu na 2013 r. został zaplanowany i zrealizowany w wysokości 10.000 zł. W 2014 r. wydatki w par. 4440 „Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” w rozdziale 80195 „Pozostała działalność” w pierwszej wersji budżetu zostały zaplanowane w wysokości 20.000 zł. W trakcie realizacji planu finansowego wydatki w tym zakresie zwiększono do kwoty 32.238,44 zł i tyle faktycznie zrealizowano. Kontrolującemu nie okazano dokumentów w sprawie sposobu naliczenia odpisu na ZFŚS emerytów za 2013 r. Z ustaleń poprzedniej kontroli problemowej wynika, że za 2010 r. odpis na ZFŚS naliczono od 25 emerytowanych nauczycieli i 12 pozostałych emerytowanych pracowników w wysokości 27.830,08 zł. W rozdziale 80195 odpisy na ZFŚS w 2011 r. wyniosły 27.691,07 zł, a w 2012 r. – 18.000 zł. Z ustaleń kontroli wynika więc brak związku między kwotami odpisu ustalonymi na 2012 i 2013 r. a kwotami z lat 2011 i 2014 – str. 35 protokołu kontroli.

Analizując obroty na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stwierdzono przejściowe angażowanie środków Funduszu na realizację wydatków objętych planem finansowym Zespołu. Na przykład w dniu 5 sierpnia 2014 r. przelano z rachunku Funduszu na rachunek bieżący kwotę 12.600 zł, którą zwrócono 29 sierpnia 2014 r. – str. 20-21 protokołu kontroli. Przejściowe wykorzystywanie środków ZFŚS do realizacji wydatków budżetowych pozostaje w sprzeczności z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111), zgodnie z którym środki Funduszu przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz tworzenie m.in. zakładowych żłobków i przedszkoli.

Przyczyną wystąpienia opisanych nieprawidłowości było nieprzestrzeganie bądź błędna interpretacja przepisów prawa regulujących zasady gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej oraz niewłaściwe funkcjonowanie kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych i postanowień zakresu czynności. Nieprawidłowości w zakresie dotyczącym zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2013 r., sporządzenia sprawozdawczości finansowej za ten rok oraz otwarcia ksiąg na 2014 r. dotyczą pełnienia funkcji głównego przez osobę wskazaną na str. 3 protokołu kontroli. Osoba aktualnie pełniąca funkcję głównego księgowego zatrudniona jest od 7 kwietnia 2014 r.

Mając uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte w Zespole Szkolno-Przedszkolnym zasady (politykę) rachunkowości, poprzez:

a) dostosowanie jej postanowień do aktualnie obowiązujących przepisów, ze szczególnym uwzględnieniem zmian wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 19 stycznia 2012 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…,

b) ujęcie w jej treści postanowień określających stosowane w praktyce zasady prowadzenia dzienników częściowych.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie operacji dotyczących pożyczek udzielonych pracownikom ze środków ZFŚS na koncie 234,

b) ewidencjonowanie potrąconych z wynagrodzeń pracowników rat pożyczek, które nie zostały jednocześnie przekazane na rachunek ZFŚS, w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

c) ujmowanie wydatków z tytułu odsetek za opóźnienie w zapłacie zobowiązań w par. 4580, a kosztów z tego tytułu na koncie 751,

d) klasyfikowanie dochodów z najmu w par. 0750,

e) bieżące księgowanie w koszty list płac dotyczących wypłacanych z góry wynagrodzeń nauczycieli (przed dokonaniem wypłaty lub w tym samym dniu), mając na uwadze obowiązek ewidencjonowania operacji zgodnie z ich faktycznym przebiegiem,

f) przestrzeganie obowiązku przekazywania na rachunek budżetu gminy w terminie do 5 stycznia środków pozostających na wydzielonym rachunku dochodów na dzień 31 grudnia roku budżetowego; ewidencjonowanie tej operacji w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

g) przestrzeganie zasady memoriału, mając na uwadze w szczególności rzetelne przedstawienie kwoty zobowiązań jednostki według stanu na koniec roku,

h) zwiększenie wartości początkowej budynków szkoły i przedszkola o wartość kolektorów słonecznych i zbiorników na wodę, stosując zapis Wn 011 – Ma 800,

i) zaprzestanie ujmowania na koncie 998 zaangażowania wydatków budżetowych realizowanych w następnym roku budżetowym, czyli podlegających ujęciu na koncie 999,

j) podjęcie w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy działań w celu przeniesienia z ksiąg Urzędu Gminy do ksiąg Zespołu gruntów oddanych Zespołowi w trwały zarząd, mając na uwadze, że podstawę ujęcia wartości gruntów w księgach Zespołu stanowi wartość księgowa widniejąca w księgach Urzędu,

k) uwzględnienie uwag dotyczących obowiązku zachowania zasady ciągłości przy otwieraniu ksiąg rachunkowych na rok obrotowy oraz rzetelności danych wykazywanych w księgach na koniec roku i ich zgodności ze sprawozdawczością finansową, mając na względzie nieprawidłowości w tym zakresie stwierdzone przez kontrolującego na przełomie 2013 i 2014 r., w czasie pełnienia funkcji głównego księgowego przez inną osobę.

3. Uwzględnienie uwag dotyczących zasad sporządzania bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki w celu uniknięcia błędów popełnionych przez poprzedniego głównego księgowego przy sporządzaniu sprawozdania finansowego za 2013 r.

4. Rozważenie wprowadzenia do umów najmu pomieszczeń postanowień przewidujących okresową waloryzację czynszu.

5. Realizowanie przez Panią Dyrektor i Wicedyrektora w roku szkolnym 2014/2015 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć zgodnie z postanowieniami uchwały Nr VIII/40/03 Rady Gminy Jasionówka z dnia 30 grudnia 2003 r. dotyczącymi szkoły posiadającej 16 oddziałów.

6. Dokonanie przez Panią Dyrektor zwrotu kwoty 663,24 zł odpowiadającej bezpodstawnie pobranemu wynagrodzeniu za realizację godzin ponadwymiarowych w okresie wrzesień-grudzień 2014 r. Dokonanie zwrotu ewentualnego wynagrodzenia za realizację godzin ponadwymiarowych pobranego bezpodstawnie w 2015 r. oraz podanie ostatecznej kwoty zwrotu w informacji o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych.

7. Wyegzekwowanie zwrotu przez Wicedyrektora Zespołu kwoty 1.285,05 zł odpowiadającej bezpodstawnie pobranemu wynagrodzeniu za realizację godzin ponadwymiarowych w okresie wrzesień-grudzień 2014 r., a także ewentualnego wynagrodzenia za realizację godzin ponadwymiarowych pobranego przez Wicedyrektora bezpodstawnie w 2015 r. oraz podanie ostatecznej kwoty zwrotu w informacji o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych.

8. Zapewnienie stosowania postanowień regulaminu wynagradzania w kwestii funduszu premiowego w zakresie wynagradzania pracowników niepedagogicznych ZSzP, bądź dokonanie zmian tych postanowień, mając na względzie obowiązek zachowania zgodności między postanowieniami regulaminu a przyznawanymi wynagrodzeniami.

9. Ponowne obliczenie jednorazowych dodatków uzupełniających poszczególnym nauczycielom dyplomowanym za 2014 r., mając na uwadze wskazania zawarte w protokole kontroli. Dokonanie wypłaty 22 nauczycielom kwot odpowiadających zaniżeniu dodatków oraz wystąpienie o zwrot kwot zawyżonego dodatku do 2 nauczycieli.

10. Przeanalizowanie sposobu ustalenia odpisu na ZFŚS obliczanego na emerytowanych pracowników w latach 2012 i 2013 oraz dokonanie ewentualnej korekty zwiększającej jego wysokość w przypadku stwierdzenia nieprawidłowego obliczenia.

11. Zaprzestanie angażowania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w realizację wydatków budżetowych.   

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Jasionówka