 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Zambrowie |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Biurze Obsługi Szkół w Zambrowie przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 października 2015 roku (znak: RIO.I.6002-12/15), o treści jak niżej: Pan Eugeniusz Bączyk Kierownik Biura Obsługi Szkół w Zambrowie W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Biura Obsługi Szkół w Zambrowie za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy. Weryfikacji poddano postanowienia regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce, składających się na procedury kontroli zarządczej i dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, stwierdzając, że: a) w zakładowym planie kont BOS przewidziano konto 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”, służące do ewidencji środków pieniężnych gromadzonych na wydzielonym rachunku bankowym państwowych i samorządowych jednostek budżetowych prowadzących działalność oświatową; konto to nie może mieć zastosowania w BOS, ponieważ Biuro nie jest jednostką oświatową (mimo ujęcia konta 132 pominięto w planie kont konto 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” niezbędne przy prowadzeniu rozliczeń wyodrębnionego rachunku dochodów) – str. 9 protokołu kontroli, b) brak w zakładowych planach kont obsługiwanych szkół następujących kont: - 139 „Inne rachunki bankowe” – pomimo, iż konto 139 funkcjonowało w ewidencji księgowej SP w Wiśniewie; - 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – pomimo osiągania przez SP w Starym Laskowcu, SP w Osowcu oraz SP w Starym Zakrzewie dochodów z tytułu wynajmowania lokali mieszkalnych; - 740 „Dotacje i środki na inwestycje” oraz 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – pomimo, iż obsługiwane szkoły prowadziły rachunki dochodów własnych, a plany kont wszystkich szkół wymieniają konto 132 – str. 9, 10 i 50 protokołu kontroli, c) jako element zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono, w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 1/10 z dnia 1 grudnia 2010 r., wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) – analogicznie w regulacjach wewnętrznych obsługiwanych szkół. Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 11 protokołu kontroli, d) obowiązująca instrukcja w sprawie gospodarki kasowej przewiduje stosowanie w jednostce dowodów KW – „Kasa wypłaci”, jako dowodów zastępczych w przypadku np. niepodjętych płac lub innych należności (analogicznie w regulacjach wewnętrznych obsługiwanych szkół). Nie stwierdzono, aby w praktyce w jednostce stosowano druki KW – str. 20 protokołu kontroli, e) regulacje odnoszące się do zasad gospodarowania składnikami majątkowymi, zawarte w zarządzeniu nr 1/10 z dnia 1 grudnia 2010 r., nie określają wartości składników majątkowych określającej granicę zaliczania ich do podstawowych i pozostałych (objętych jednorazowym umorzeniem) środków trwałych. Powinność określenia tej kwoty wynika z przepisów § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Brak postanowień w tym zakresie stwierdzono również w regulacjach wewnętrznych obsługiwanych szkół – str. 43 protokołu kontroli. Odnosząc się do kwestii postanowień zawartych w przepisach wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości obsługiwanych szkół należy zwrócić uwagę, że od 1 stycznia 2016 r. będą obowiązywać regulacje wynikające z ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045), wprowadzające w treści ustawy o samorządzie gminnym zasady organizowania i wykonywania wspólnej obsługi wszelkiego rodzaju gminnych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych. Zastąpią one obowiązujące aktualnie przepisy art. 5 ust. 9 i art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), określające zasady wykonywania wspólnej obsługi szkół. Stosownie do art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. obsługa szkół wykonywana przez BOS będzie mogła odbywać się na dotychczasowych zasadach do końca 2016 r. Najpóźniej zaś od 2017 r. prawidłowe wykonywanie wspólnej obsługi szkół przez BOS będzie musiało mieć umocowanie w uchwale Rady Gminy wyznaczającej BOS jako jednostkę obsługującą oraz wymieniającej obsługiwane szkoły, a także określającej zakres wspólnej obsługi – art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym obowiązujący od 1 stycznia 2016 r. Istotną różnicę między dotychczasowymi, wynikającym z przepisów ustawy o systemie oświaty, a nowymi zasadami wykonywania wspólnej obsługi stworzy art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku powierzenia jednostce obsługującej (BOS) obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości, są one przekazywane w całości. Oznacza to, że do Pana Kierownika (jako kierownika jednostki obsługującej) będzie należało wydawanie dla obsługiwanych szkół przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, a także podpisywanie ich sprawozdawczości jednostkowej. Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych wykazała nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... Spośród ustaleń kontroli dotyczących prowadzenia rachunkowości za najistotniejszą nieprawidłowość należy uznać nieujmowanie w księgach rachunkowych szkół operacji gospodarczych dotyczących wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych, o którym mowa w przepisach art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). W żaden sposób nie były ewidencjonowane wyciągi bankowe do wyodrębnionych rachunków bankowych szkół, mimo zamieszczania na nich dekretacji sugerującej ujęcie na koncie 132. Konto 132 nie było ujęte w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej żadnej ze szkół, jak również nie stwierdzono podczas kontroli, aby obroty tych rachunków były ewidencjonowane w jakikolwiek inny sposób. Okazano natomiast ręcznie prowadzoną ewidencję operacji zachodzących na wyodrębnionym rachunku w układzie „przychody” i „koszty”. Załączona do protokołu kontroli ewidencja przychodów i kosztów wyodrębnionego rachunku dotycząca SP w Porytem-Jabłoni składa się z 3 kart odręcznie opisanych jako „przychody” lub „koszty”, oznaczonych jako „dochody własne” i „SP Poryte-Jabłoń” (brak pieczęci szkoły; jedna z kart „koszty” nie zawiera informacji, że dotyczy tej szkoły), ze wskazaniem numerów kont (401, 402 i 760) oraz rozdziału klasyfikacji budżetowej. Sposób dokonywania zapisów poszczególnych operacji na tych kartach pozwala na uznanie okazanych kart za dokument dostarczający informacji analogicznych jak w przypadku ewidencji analitycznej prowadzonej według podziałek klasyfikacji budżetowej. Przy czym zastrzec należy, że ewidencja analityczna dochodów i wydatków wyodrębnionego rachunku, aby być podstawą sporządzenia sprawozdawczości, musiałaby być oznaczona jako prowadzona do konta 132, a nie do kont zespołu 4 i 7. Ewidencja wyodrębnionego rachunku dochodów jest prowadzona przez główną księgową, a dokumentacja stanowiąca jej podstawę przechowywana jest w oddzielnych zbiorach (skoroszytach) przez dyrektorów szkół i systematycznie uzupełniana przez główną księgową. Należy wskazać, że przepisy wewnętrzne określające przyjęte zasady rachunkowości każdej ze szkół rozstrzygają, iż księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera. Okazanej „ewidencji” nie można zatem uznać za element ksiąg rachunkowych w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości. Gromadzone przez dyrektorów szkół dokumenty źródłowe dotyczące wyodrębnionego rachunku, np. faktury VAT, posiadają opis dokonanego wydatku na odwrocie dokumentu, nie posiadają natomiast adnotacji o dokonaniu kontroli merytorycznej przez odpowiedniego pracownika, formalno-rachunkowej przez główną księgową, jak też zatwierdzenia do wypłaty przez dyrektora szkoły. W złożonym wyjaśnieniu główna księgowa poinformowała, że Operacje dotyczące rachunku dochodów własnych objęte były wydzieloną, ręcznie prowadzoną ewidencją z której to czerpano dane na potrzeby sporządzania kwartalnych sprawozdań Rb-34S. Z powodu błędnie przyjętego toku rozumowania, że środki te są środkami wydzielonymi, pozabudżetowymi nie ujmowano środków tych w księgach rachunkowych poszczególnych szkół. Na koniec roku nie było nadwyżki środków zgromadzonych na tym rachunku, czyli przychody były równe kosztom, więc moim zdaniem nie spowodowało to istotnego zniekształcenia danych w sporządzonych sprawozdaniach finansowych – str. 10 i 49-51 protokołu kontroli. W wyniku nieobjęcia operacji zachodzących na wyodrębnionych rachunkach dochodów ewidencją księgową szkół, dane dotyczące przychodów i kosztów tych rachunków nie zostały wykazane w rachunkach zysków i strat poszczególnych szkół. Finalnie pominięcie tych danych w księgach nie wywarło wpływu na wynik finansowy. W rzeczywistości wynik wyodrębnionych rachunków powinien być dodatni o kwotę odpowiadającą przychodom z tytułu dochodów niewydatkowanych do końca roku (które powinny być odprowadzone do budżetu poprzez konto 820, a więc bez wpływu na wynik). W praktyce analogiczny efekt powstał poprzez ujęcie tej kwoty w przychodach szkół w następstwie bezpodstawnego ujęcia w księgach szkół jako dochodów i wykazania w sprawozdaniu Rb-27S kwoty podlegającej odprowadzeniu do budżetu gminy z wyodrębnionych rachunków według stanu na koniec roku. Pozostałe naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… nastąpiły poprzez: a) zaniechanie prowadzenia subkont dochodów i wydatków do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” w księgach BOS i obsługiwanych szkół, mimo odpowiednich postanowień w zakładowych planach kont; w następstwie obroty strony Wn i Ma konta 130 stanowiły sumę odpowiednio: otrzymanych środków na wydatki i zrealizowanych dochodów oraz poniesionych wydatków i odprowadzonych do budżetu dochodów; zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 obroty strony Wn subkonta dochodów powinny obrazować kwotę zrealizowanych dochodów (zgodną z kwota dochodów wykonanych wykazaną w sprawozdaniu Rb-27S), zaś obroty strony Ma subkonta wydatków – kwotę zrealizowanych wydatków (zgodną z kwotą wydatków wykonanych wykazaną w sprawozdaniu Rb-28S) – str. 12 i 21 protokołu kontroli, b) dokonywanie na koncie 130 zapisów niezgodnie z danymi wyciągów bankowych poprzez dokonywanie zapisów ujemnych dla zwrotów wydatków, zamiast – zgodnie z danymi wyciągu – zapisu dodatniego dla otrzymanego zwrotu, a następnie technicznego zapisu ujemnego po obu stronach konta 130 dla zachowania czystości obrotów, jak to wynika z zasad funkcjonowania konta 130 zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 12 protokołu kontroli, c) prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów według podziałek klasyfikacji budżetowej jako ewidencji do kont zespołu 7, zamiast do konta 130, jak to wynika z opisu konta 130 zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 14-16 protokołu kontroli, d) błędne księgowanie przychodów z odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bieżącym w kwocie 2.295,58 zł, które ujęto na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne” zamiast na koncie 750 „Przychody finansowe” – str. 14 protokołu kontroli, e) niewłaściwe zaewidencjonowanie przychodów z tytułu dochodów budżetu z najmu lokali zrealizowanych w 2014 r. przez BOS (na kwotę 190,47 zł) i poszczególne szkoły (na łączną kwotę 20.145,18 zł) przy wykorzystania konta 760, zamiast konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – wbrew zasadom funkcjonowania tych kont określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 14 i 25 protokołu kontroli, f) sumy obrotów wykazane w zestawieniach obrotów i sald kont księgi głównej wykazują różnice między stroną Wn i stroną Ma. Stwierdzony stan wynika z ujmowania w zestawieniu obrotów i sald także kont pozabilansowych, na których nie obowiązuje zasada podwójnego zapisu określona w art. 15 ust. 1 ustawy. Konta pozabilansowe nie są kontami księgi głównej, zatem zgodnie z zasadami określonymi w art. 18 ustawy nie mogą być ujmowane w zestawieniach obrotów i sald kont księgi głównej – str. 11-12 protokołu kontroli, g) okazane zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej nie wykazują sald kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, a w efekcie i sum tych sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, nie spełniając tym samym wymogów określonych w art. 18 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy – str. 11-12 protokołu kontroli, h) na koncie syntetycznym 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” w ewidencji księgowej SP w Starym Laskowcu wykazano na koniec 2014 r. saldo jednostronne ustalone jako per saldo należności i zobowiązań ujętych na tym koncie, wbrew zasadom funkcjonowania tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia. W sprawozdawczości tej szkoły za 2014 r. wartość należności i zobowiązań została wykazana w wysokości prawidłowej (zgodnej z rzeczywistością) – str. 17-18 protokołu kontroli, i) nie dokonywano na koncie 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” księgowania – w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki” – równowartości środków wydatkowanych z planu finansowego na inwestycje. Wydatki majątkowe poniesiono w 2014 r. z planu finansowego SP w Porytem-Jabłoni i SP w Wiśniewie. W konsekwencji zaniechania wskazanego zapisu w zestawieniach zmian w funduszu tych jednostek nie wykazano danych w wierszu I.1.6. – str. 10 i 18 protokołu kontroli. Kontrola sprawozdań Rb-27S za 2014 r. dla poszczególnych szkół wykazała nieprawidłowość polegającą na ujmowaniu w tych sprawozdaniach środków pozostających na koniec roku na wyodrębnionych rachunkach dochodów szkół i wydatków nimi finansowanych, odprowadzonych 31 grudnia do budżetu gminy Zambrów, na które składały się m.in. kwoty odsetek naliczone od wyodrębnionych rachunków na koniec 2014 r. Dla środków tych (nieujętych uprzednio w księgach, jak wyżej wskazano) stosowano zapisy Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” – Ma 750 lub 760 oraz Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 240 – str. 14-16 i 52 protokołu kontroli. Zgodnie z zasadami zwrotu pozostałości środków na tym rachunku, wynikającymi z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, zwrot powinien być dokonywany bezpośrednio z wyodrębnionego rachunku (konto 132) i ewidencjonowany z wykorzystaniem konta 820, co – w świetle zasad ewidencji dochodów i sporządzania sprawozdania Rb-27S – wyklucza możliwość ujęcia zwracanych środków jako dochodu budżetowego w sprawozdaniu jednostki dokonującej zwrotu. Prawidłowo operacja ta powinna być uwidoczniona zapisami Wn 820 – Ma 225 „Rozrachunki z budżetami” oraz Wn 225 – Ma 132 i zostać wykazana w sprawozdaniu Rb-34S każdej ze szkół dokonujących zwrotu jako wydatek w par. 2400 „Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej”. W sprawozdaniu Rb-34S dochody rachunku wyodrębnionego w części odprowadzonej następnie do budżetu jako pozostałość na koniec roku nie były w ogóle wykazane. Brak tej części dochodów skutkował możliwością pominięcia wydatków w par. 2400, w którym powinny być wykazane wydatki polegające na odprowadzeniu do budżetu gminy pozostałości środków na koniec roku. Ponadto w zakresie sprawozdawczości stwierdzono, że na koniec 2014 r. Biuro dokonało połączenia jednostkowych sprawozdań Rb-34S wszystkich obsługiwanych szkół, które to sprawozdanie „łączne” podpisane zostało przez Pana Kierownika oraz główną księgową i przekazane Wójtowi Gminy Zambrów – str. 53 protokołu kontroli. Wskazania wymaga, że według przepisów regulujących obieg sprawozdań, zawartych m.in. w załączniku nr 44 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.), przekazaniu organowi wykonawczemu gminy podlegają jednostkowe sprawozdania jednostek budżetowych, natomiast podstawę sporządzenia sprawozdań zbiorczych – co należy do obowiązku Wójta – stanowią sprawozdania jednostkowe (§ 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia). Analiza prawidłowości sporządzenia sprawozdania Rb-28S obsługiwanych szkół za 2014 r. wykazała natomiast przypadki niezgodności miedzy kwotą wykazanych zobowiązań a ewidencją księgową szkół. Ustalono, że przyczynę różnic w przypadku SP w Porytem-Jabłoni i Starym Zakrzewie – wynoszących w obu przypadkach po 1.530 zł stanowił fakt doksięgowania po sporządzeniu sprawozdań, pod datą 31 grudnia 2014 r., zobowiązań dotyczących dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Korekty sprawozdań nie dokonano. Zgodnie z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.), kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Z kolei w świetle § 24 ust. 3 załącznika nr 39 do tego rozporządzenia, dane zawarte w rocznych sprawozdaniach Rb-28S podlegają korygowaniu do 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym. Zapewnienie rzetelnych, zgodnych z ewidencją, danych sprawozdawczości zbiorczej sporządzonej przez Wójta i przekazanej do RIO wymaga przedstawienia prawidłowych danych w sprawozdaniach jednostkowych jednostek podległych. W przypadku SP w Starym Skarżynie różnicę w wysokości 20 zł między zobowiązaniami wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28S a ewidencją wyjaśniono pomyłką – str. 17-18 protokołu kontroli. W zakresie prawidłowości sporządzenia sprawozdawczości finansowej stwierdzono, że w rachunku zysków i strat każdej z obsługiwanych szkół, w wierszu A.VI. Przychody z tytułu dochodów budżetowych, wykazano kwotę przychodów ujętą na koncie 760, oznaczającą wartość nieodpłatnie otrzymanych przez szkołę elementarzy oraz kwotę środków pozostających na koniec roku na wyodrębnionym rachunku dochodów, która została niewykorzystana i z końcem roku przelana do budżetu gminy. Należy wskazać, że w pozycji A.VI należy wykazywać przychody ujęte na koncie 720, zaś przychody ujęte na koncie 760 powinny być wykazywane jako pozostałe przychody operacyjne (z zastrzeżeniem, że kwota podlegająca odprowadzeniu do budżetu z wyodrębnionego rachunku dochodów nie stanowi przychodu szkoły, lecz wydatek w par. 2400 finansowany z planu wyodrębnionego rachunku dochodów) – str. 18 protokołu kontroli. Nieprawidłowo wykazano także dane w zestawieniu zmian w funduszu SP w Wiśniewie za 2014 r. Zwiększenia funduszu z tytułu zrealizowanych wydatków budżetowych wykazano w kwocie o 4.000 zł niższej od kwoty wydatków wykonanych zaprezentowanych (zgodnie z ewidencją) w sprawozdaniu Rb-28S za 2014 r. Błąd ten wyjaśniono pomyłką przy przenoszeniu danych z ręcznie sporządzonego zestawienia zmian w funduszu na zestawienie sporządzone w komputerze – str. 18 protokołu kontroli. Kontrola przestrzegania wewnętrznych zasad ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania wykazała, iż w praktyce w prowadzonej księdze druków ścisłego zarachowania ewidencjonowano jedynie czeki gotówkowe. Natomiast zgodnie z treścią Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, stanowiącej załącznik nr 6 do zarządzenia Nr 1/10 z dnia 1 grudnia 2010 r., do druków ścisłego zarachowania zalicza się arkusze spisu z natury i dowody „kasa wypłaci” – KW. Ustalono, że ewidencję arkuszy spisu z natury prowadzono w oddzielnym zeszycie, zaś druki KW w ogóle nie funkcjonowały w jednostce, podobnie jak w obsługiwanych szkołach – str. 22 protokołu kontroli. W wyniku analizy źródeł dochodów wykazanych przez obsługiwane szkoły w sprawozdaniu Rb-27S stwierdzono, że jako dochody budżetu potraktowane zostały w 2014 r. wpływy z najmu lokali mieszkalnych w łącznej wysokości 20.145,18 zł. Należy wskazać, że dochody z tego tytułu powinny być przyjmowane na wyodrębniony rachunek dochodów, ponieważ uchwała Nr 195/XXXVI/10 Rady Gminy Zambrów z dnia 27 sierpnia 2010 r. wymienia wśród źródeł dochodów wyodrębnionego rachunku wpłaty z tytułu najmu i dzierżawy majątku oddanego jednostce w zarząd – str. 14-16, 25 i 53 protokołu kontroli. W wyjaśnieniu główna księgowa poinformowała, że dochody z tytułu najmu lokali mieszkalnych osiąganych przez SP w Starym Laskowcu, SP w Osowcu oraz SP w Starym Zakrzewie nie były ujmowane na rachunkach dochodów własnych z uwagi na to, że Uchwała nr 195/XXXVI/10 Rady Gminy Zambrów z dnia 27 sierpnia 2010 r. w sprawie określenia dochodów gromadzonych przez jednostki budżetowe prowadzące działalność oświatową określiła w §2 źródła dochodów w pkt 3 tylko z tytułu wynajmu i dzierżawy majątku oddanego jednostce w zarząd a tym jednostkom nie wydano decyzji ustanawiających formalnie trwały zarząd. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że trwały zarząd jest jedyną formą władania nieruchomościami gminy przez gminne jednostki budżetowe. Faktyczne władanie i zarządzanie nieruchomościami gminy Zambrów przez szkoły było stanem już istniejącym, wymagającym jedynie formalnego umocowania poprzez wydanie decyzji, mając na względzie przepisy art. 43 ust. 1 i art. 45 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 782, ze zm.). Zalecenie w sprawie wydania decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz szkół wydałem Wójtowi Gminy Zambrów w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Zambrów. Stosowne decyzje zostały wydane przez Wójta 31 lipca 2015 r. Analiza wydatków z tytułu wynagrodzeń wykazała, że dyrektor SP w Starym Skarżynie pobierała dodatek funkcyjny z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu, na podstawie pisma z dnia 27 września 2013 r., w wysokości 40 zł miesięcznie (dodatek określono jako „przyznany” na okres od 2 września 2013 r. do 30 czerwca 2016 r.). Ustalono, że wymienione pismo zostało podpisane przez dyrektora SP w Starym Skarżynie, bez akceptacji Wójta jako pracodawcy, co oznacza, iż dyrektor skierowała pismo do samej siebie. W tej sprawie skierowałem odrębne pismo do Wójta Gminy Zambrów. Pomijając kwestię braku możliwości pełnienia funkcji opiekuna stażu przez dyrektora szkoły i nauczyciela zajmującego stanowisko kierownicze, na którą wskazałem w odrębnym piśmie dyrektorowi SP w Starym Skarżynie, pragnę wskazać Panu Kierownikowi, że okoliczność naliczania i wypłacania składnika wynagrodzenia dyrektorowi szkoły mimo braku dokumentu poświadczającego, że pracodawca dyrektora (Wójt) przyznał ten składnik, świadczy o niewłaściwym funkcjonowaniu kontroli zarządczej w BOS w zakresie prawidłowości naliczania wynagrodzeń. Łącznie w okresie od 2 września 2013 r. do dnia kontroli (31 sierpnia 2015 r.) wypłacono dyrektorowi SP w Starym Skarżynie dodatek za pełnienie funkcji opiekuna stażu w wysokości 960 zł, pomimo braku możliwości jej pełnienia według przepisów prawa, a także mimo braku dokumentu poświadczającego ustalenie tego składnika wynagrodzenia przez Wójta Gminy Zambrów – str. 30-31 protokołu kontroli. Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Kierowniku oraz kierowniku każdej obsługiwanej jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywają na głównym księgowym, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości BOS, poprzez: a) usunięcie z zakładowego planu kont konta 132, jako konta, które może funkcjonować wyłącznie w szkołach prowadzących wyodrębniony rachunek, b) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych, c) usunięcie postanowień przewidujących stosowanie faktycznie niewykorzystywanych druków KW – „Kasa wypłaci”, d) określenie wartości wyznaczającej podstawę zaliczania składników majątkowych do podstawowych i pozostałych (umarzanych jednorazowo) środków trwałych, mając na uwadze, że w świetle § 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… nie może być ona wyższa niż 3.500 zł. 2. Zapewnienie prawidłowości przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości obsługiwanych szkół, w tym zakładowych planów kont, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia i wniosku pokontrolnym nr 1. 3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez: a) ewidencjonowanie w księgach rachunkowych szkół operacji dotyczących wyodrębnionych rachunków dochodów i wydatków nimi finansowanych; w tym celu w szczególności: - wprowadzenie do księgi głównej każdej ze szkół kont 132, 740 i 820, - prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów i wydatków rachunku według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 132, - dokonywanie zapisów na podstawie dowodów księgowych opatrzonych adnotacjami o wykonaniu kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowych oraz zatwierdzonych do wypłaty, b) ewidencjonowanie przekazania do budżetu środków pozostających na wyodrębnionych rachunkach na koniec roku zapisami Wn 820 – Ma 225 i Wn 225 – Ma 132; ujmowanie przekazanej kwoty w ewidencji analitycznej jako wydatku wyodrębnionego rachunku w par. 2400 i wykazywanie jej w ten sposób po stronie wydatków w sprawozdaniu Rb-34S; zaniechanie ujmowania tych środków na koncie 222 i wykazywania jako dochodów szkoły w sprawozdaniu Rb-27S, c) wyodrębnienie w ramach konta 130 subkont dochodów i wydatków budżetu, w celu zapewnienia wykazania obrotów stron Wn i Ma w wysokości zgodnej z danymi sprawozdań Rb-27S i Rb-28S, d) dokonywanie zapisów na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych, w celu zachowania pełnej zgodności między ewidencją jednostki a ewidencją banku; w przypadku operacji zwrotów wydatków stosowanie dodatkowego technicznego zapisu ujemnego w celu zachowania zasady czystości obrotów, e) prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów budżetu według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 130 (subkonto dochodów), f) ewidencjonowanie przychodów z tytułu odsetek na koncie 750, g) ewidencjonowanie przychodów dotyczących dochodów budżetowych z najmu na koncie 720 (z zastrzeżeniem zawartych w wystąpieniu uwag dotyczących zasadności kwalifikowania wpływów z najmu do dochodów budżetu zamiast do dochodów wyodrębnionego rachunku, którego przychody – jako niestanowiące dochodów budżetu – mogą być ujmowane na koncie 760), h) wyłączanie z treści zestawień obrotów i sald kont księgi głównej obrotów i sald kont pozabilansowych, i) sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej wykazujących salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, j) wykazywanie w ewidencji syntetycznej dwustronnych sald kont rozrachunkowych, obrazujących rzeczywisty stan należności i zobowiązań jednostek, k) ewidencjonowanie na koncie 810 w korespondencji z kontem 800 równowartości wydatków majątkowych poniesionych ze środków budżetu. 4. W zakresie sprawozdawczości: a) przekazywanie Wójtowi Gminy Zambrów jednostkowych sprawozdań Rb-34S każdej ze szkół, mając na uwadze przepisy przywołane w części opisowej wystąpienia, b) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S zobowiązań z tytułu wydatków w kwocie wynikającej z ksiąg rachunkowych. W tym celu dokonywanie korekt rocznego sprawozdania Rb-28S w przypadku zmiany, po dacie sporządzenia sprawozdania, stanu zobowiązań ujętego w księgach na dzień 31 grudnia, c) wykazywanie danych w rachunku zysków i strat zgodnie z prawidłowo prowadzoną ewidencją przychodów, zachowując zgodność między danymi poszczególnych kont a odpowiednimi pozycjami tego sprawozdania, d) dołożenie większej staranności przy sporządzaniu sprawozdań, mając na uwadze stwierdzone podczas kontroli pomyłki w treści sprawozdania Rb-28S i zestawienia zmian w funduszu szkoły. 5. Doprowadzenie do zgodności między regulacjami wewnętrznymi a stosowaną praktyką w zakresie rodzajów druków traktowanych jako druki ścisłego zarachowania i sposoby ich ewidencji. 6. Ujmowanie dochodów z tytułu opłat za wynajmowanie lokali mieszkalnych na wyodrębnionych rachunkach dochodów odpowiednich szkół, zgodnie z postanowieniami uchwały Rady Gminy. 7. Zapewnienie należytego funkcjonowania kontroli zarządczej w zakresie naliczania wynagrodzeń, mając na uwadze stwierdzony przypadek wypłacania dodatku funkcyjnego dyrektorowi mimo braku dokumentacji poświadczającej jego przyznanie przez pracodawcę. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Do wiadomości: Wójt Gminy Zambrów
W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 26 października 2015 roku, do organu wykonawczego: Pan Jarosław Kos Wójt Gminy Zambrów Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie sierpień-wrzesień 2015 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Biura Obsługi Szkół w Zambrowie, obejmując nią również elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których Biuro prowadzi obsługę finansowo-księgową. Ustalenia kontroli zostały zawarte w protokole podpisanym 30 września 2015 r. przez kierownika Biura. Na podstawie ustaleń kontroli wystosowałem wystąpienie pokontrolne do kierownika Biura oraz pismo do dyrektora Szkoły Podstawowej w Starym Skarżynie, których egzemplarze przekazuję Panu w załączeniu. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości, których wyeliminowanie wymaga podjęcia odpowiednich czynności przez Pana Wójta. Analiza statutu BOS w Zambrowie wykazała, że wśród placówek oświatowych obsługiwanych przez tę jednostkę figuruje Szkoła Podstawowa w Przeździecku-Mroczkach, która faktycznie nie funkcjonuje od 1 września 2012 r. Ponadto statut zawiera zapisy wskazujące, iż kierownik BOS jest powoływany i odwoływany przez Zarząd Gminy oraz współdziała z Zarządem Gminy w sprawach dofinansowania imprez kulturalno-oświatowych i sportowych organizowanych przez instytucje i organizacje społeczne. Postanowienia odnoszące się do Zarządu Gminy, jako organu wykonawczego gminy, są nieaktualne w świetle przepisów ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 poz. 1515). Kontrola wydatków na wynagrodzenia ponoszonych w szkołach wykazała, że dyrektor SP w Starym Skarżynie pobierała dodatek funkcyjny z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu, na podstawie pisma z dnia 27 września 2013 r., w wysokości 40 zł miesięcznie (dodatek określono jako „przyznany” na okres od 2 września 2013 r. do 30 czerwca 2016 r.). Ustalono, że wymienione pismo zostało podpisane wyłącznie przez dyrektora SP w Starym Skarżynie, bez akceptacji Wójta Gminy Zambrów jako pracodawcy, co oznacza, iż dyrektor skierowała pismo do samej siebie. Ponadto zwrócenia uwagi wymaga, że przepisy ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.) uniemożliwiają, aby opiekunem stażu w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego był nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze (w tym dyrektor szkoły). Zgodnie z art. 9c ust. 4 ustawy, nauczycielowi stażyście i nauczycielowi kontraktowemu odbywającemu staż dyrektor szkoły przydziela spośród nauczycieli mianowanych lub dyplomowanych opiekuna, z tym, że w przedszkolach, szkołach i placówkach, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 2 ustawy (niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez podmioty inne niż gmina), opiekunem nauczyciela stażysty i nauczyciela kontraktowego może być również nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze. Z kolei zgodnie z art. 9c ust. 1 pkt 2 Karty Nauczyciela, w przypadku ubiegania się o awans na stopień nauczyciela mianowanego staż trwa 2 lata i 9 miesięcy, natomiast wynikający z pisma okres otrzymywania dodatku to 2 lata i 10 miesięcy. Łącznie w okresie od 2 września 2013 r. do dnia kontroli (31 sierpnia 2015 r.) wypłacono dyrektorowi SP w Starym Skarżynie dodatek za pełnienie funkcji opiekuna stażu w wysokości 960 zł, pomimo braku możliwości jej pełnienia według przepisów prawa, a także mimo braku w BOS dokumentu poświadczającego ustalenie tego składnika wynagrodzenia przez Wójta Gminy Zambrów, jako pracodawcę. W treści wystąpienia skierowanego do kierownika BOS zawarto także wskazania dotyczące zmiany zasad wspólnej obsługi szkół obowiązujące od 1 stycznia 2016 r. Wynikają z nich m.in. obowiązki Pana Wójta w zakresie przygotowania projektu odpowiedniej uchwały. Mając na uwadze zaprezentowane ustalenia za właściwe należy uznać podjęcie przez Pana Wójta następujących działań: - przygotowanie stosownego projektu uchwały Rady Gminy w sprawie zmian w statucie BOS, mając na względzie jego niezgodność z ustawą o samorządzie gminnym i stanem faktycznym, - poinformowanie dyrektorów szkół o braku prawnej możliwości pełnienia funkcji opiekuna stażu przez nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze, - rozważenie zasadności wystąpienia do dyrektora Szkoły Podstawowej w Starym Skarżynie o dokonanie zwrotu wypłaconego dodatku za pełnienie funkcji opiekuna stażu, jako składnika wynagrodzenia otrzymywanego mimo braku dowodów jego przyznania przez pracodawcę. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku
W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia26 października 2015 roku, do jednostki dla której Biuro Obsługi Szkół prowadzi obsługę finansowo-księgową: Pani Mariola Zalewska Dyrektor Szkoły Podstawowej w Starym Skarżynie Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie sierpień-wrzesień 2015 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Biura Obsługi Szkół w Zambrowie, obejmując nią również elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których Biuro prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Szkoły Podstawowej w Starym Skarżynie. W trakcie czynności kontrolnych badaniu poddano m.in. regulacje składające się na dokumentację opisującą zasady rachunkowości, wynagrodzenia oraz gospodarowanie dochodami wyodrębnionego rachunku. Z ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym 30 września 2015 r. przez kierownika Biura, wynika m.in., że pobiera Pani od 2 września 2013 r. dodatek funkcyjny w wysokości 40 zł miesięcznie z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu na podstawie pisma z dnia 27 września 2013 r., wskazującego na przyznanie dodatku do dnia 30 września 2016 r. Pismo okazane jako podstawa przyznania dodatku zostało podpisane wyłącznie przez Panią Dyrektor i nie zawiera podpisu Wójta – jako Pani pracodawcy stosownie do art. 7 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202, ze zm.). Powyższe oznacza, że skierowała Pani przedmiotowe pismo do samej siebie, co nie może być uznane jako skuteczne ustalenie składnika wynagrodzenia. Jako podstawę przydzielenia obowiązków opiekuna stażu wskazano art. 9c ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.). Wskazania wymaga, że zgodnie z art. 9c ust. 1 pkt 2 Karty Nauczyciela, w przypadku ubiegania się o awans na stopień nauczyciela mianowanego staż trwa 2 lata i 9 miesięcy, natomiast wynikający z pisma okres otrzymywania dodatku to 2 lata i 10 miesięcy. Ponadto przepisy art. 9c ust. 4 Karty Nauczyciela uniemożliwiają, aby opiekunem stażu w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego był nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze (w tym dyrektor szkoły). Zgodnie z art. 9c ust. 4 ustawy nauczycielowi stażyście i nauczycielowi kontraktowemu odbywającemu staż dyrektor szkoły przydziela spośród nauczycieli mianowanych lub dyplomowanych opiekuna, z tym, że w przedszkolach, szkołach i placówkach, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 2 ustawy (niepublicznych oraz publicznych prowadzonych przez podmioty inne niż gmina), opiekunem nauczyciela stażysty i nauczyciela kontraktowego może być również nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze. Łącznie w okresie od 2 września 2013 r. do dnia kontroli (31 sierpnia 2015 r.) wypłacono Pani Dyrektor dodatek za pełnienie funkcji opiekuna stażu w wysokości 960 zł, pomimo braku możliwości jej pełnienia według przepisów prawa i braku pisma pracodawcy przyznającego tej składnik wynagrodzenia. W świetle przedstawionych okoliczności dodatek nie powinien być Pani wypłacany. W związku z ustaleniami kontroli skierowałem odrębne pismo do Wójta Gminy Zambrów, jako pełniącego wobec Pani funkcje pracodawcy. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Do wiadomości: Wójt Gminy Zambrów Odsłon dokumentu: 120436512 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120436512 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |