Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Ciechanowcu

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 września 2015 roku (znak: RIO.IV.6001-5/15), o treści jak niżej:

Pan

Mirosław Reczko

Burmistrz Ciechanowca

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Ciechanowiec  za 2014 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Ciechanowcu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w dalszym ciągu nie powołał Pan zastępcy Burmistrza. Na nieobsadzenie tego stanowiska zwrócono uwagę przy poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy. Rekomendowano wówczas podjęcie przez Pana stosownych działań zmierzających do uregulowania tej kwestii. W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne wskazał Pan na brak odpowiedniego kandydata na stanowisko zastępcy Burmistrza w tamtym czasie oraz zaznaczył, iż stosownie do postanowień art. 33 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.)  burmistrz może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy Burmistrza lub sekretarzowi gminy. Należy jednak zwrócić uwagę, że – jak wskazałem w wystąpieniu skierowanym do Pana po poprzedniej kontroli kompleksowej – istotność obsadzenia stanowiska zastępcy Burmistrza uwidocznia się w sytuacjach określonych przepisami art. 28g ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Wówczas zastępca przejmuje z mocy prawa wszystkie zadania i kompetencje Burmistrza, co automatycznie zapewnia ciągłość działania gminy. Wniosek pokontrolny w sprawie powołania zastępcy Pana Burmistrza nie dotyczył kwestii bieżącego powierzania przez Pana określonych spraw; nie jest to materia regulowana przepisami art. 28g i 28h ustawy. Określone sprawy może Pan powierzać Sekretarzowi Gminy na podstawie art. 33 ust. 4 ustawy. Wskazania wymaga też niezgodność stwierdzonego stanu faktycznego z zapisami regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Ciechanowcu, który stanowi, że Burmistrz kieruje pracą Urzędu m.in. przy pomocy Zastępcy Burmistrza – str. 2-3 protokołu kontroli.

Badając zagadnienia dotyczące organizacji i funkcjonowania gminnych instytucji kultury (str. 4-5 protokołu kontroli) stwierdzono, że:

a) błędnie uregulowano podstawę władania częścią nieruchomości gminnych przez Ciechanowiecki Ośrodek Kultury i Sportu, albowiem wydano decyzje ustanawiające na rzecz tej instytucji kultury trwały zarząd nieruchomościami z opłata roczną wynoszącą łącznie 1.293,77 zł. Zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 782, ze zm.) trwały zarząd jest formą prawną władania nieruchomością przez jednostkę organizacyjną. Natomiast zgodnie z art. 4 pkt 10 wskazanej ustawy, ilekroć w ustawie jest mowa o jednostce organizacyjnej, należy przez to rozumieć państwową lub samorządową jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Ciechanowiecki Ośrodek Kultury i Sportu, będący samorządową osobą prawną, nie może zatem władać nieruchomościami gminy w formie trwałego zarządu i – w konsekwencji – ponosić opłat z tego tytułu. W odniesieniu do Miejskiej Biblioteki Publicznej stwierdzono natomiast, że nie określono podstawy prawnej władania lokalami, w których Biblioteka prowadzi działalność, mieszczącymi się w budynku Urzędu. Instytucje kultury – jako osoby prawne – powinny władać nieruchomościami na podstawie tytułu cywilnoprawnego;

b) nie przestrzegano postanowień obowiązującego od 21 maja 2012 r. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189), nakładającego obowiązek prowadzenia tego rejestru w postaci elektronicznej. Podczas kontroli założono elektroniczny rejestr oraz księgi rejestrowe. Analiza zapisów dokonanych w księgach rejestrowych Miejskiej  Biblioteki Publicznej i Ciechanowieckiego Ośrodka Kultury i Sportu prowadzonych na podstawie przepisów dotychczasowych wykazała brak niektórych danych, m.in. w dziale III nie wypełniono kolumny 3 „Informacja o złożeniu do rejestru rocznego sprawozdania finansowego”. Do akt rejestrowych nie włączono bilansów za poszczególne lata. Zgodnie z § 14 ust. 1 przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. księgi rejestrowe instytucji kultury prowadzone na podstawie przepisów dotychczasowych podlegają dołączeniu do akt rejestrowych prowadzonych przy rejestrze utworzonym na podstawie aktualnych regulacji.

Analiza regulacji opisujących przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) wykazała, że w zakładowym planie kont nie określono zasad funkcjonowania konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” w sposób zgodny z faktyczną organizacją gospodarki pieniężnej, polegającą na realizacji dochodów i wydatków Urzędu Miejskiego za pośrednictwem rachunku budżetu. Ponadto w wykazie kont dla Urzędu zamieszczono bezpodstawnie konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, które nie mają zastosowania w związku z przyjętą formą obsługi pieniężnej Urzędu Miejskiego za pośrednictwem rachunku budżetu – str. 8 protokołu kontroli. 

Badając poprawność zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, a także przepisów wewnętrznych jednostki, stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że:

a) dywidendy w kwocie 1.807,42 zł (w tym w 2014 r. – 227 zł) przekazane przez Bank Spółdzielczy od udziałów posiadanych przez gminę w tym banku nieprawidłowo zarachowywano jako środki depozytowe (zapis Wn 139 „Inne środki pieniężne” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”), zaniżając dochody budżetów poszczególnych lat. Wpływy z dywidendy stanowią dochody z mienia gminy, jak wprost wskazano w art. 5 ust. 2 pkt 4 lit. a) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Przeksięgowania kwoty 1.807,42 zł na dochody dokonano w trakcie kontroli – str. 23 protokołu kontroli,

b) naliczone odsetki od nieterminowo opłacanych należności w łącznej wysokości 37.095,22 zł ujęte zostały zapisem Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”. Świadczy to o dokonywaniu zapisów na koncie 290 według zasad obowiązujących do końca 2010 r. Począwszy od 2011 r. należności z tytułu odsetek mają być obejmowane odpisem aktualizującym na takich samych zasadach jak należności główne, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy. Przypis odsetek należy ujmować Wn 221 – Ma 750 „Przychody finansowe”, zaś ewentualny odpis aktualizujący (z reguły po ustaleniu podstaw dokonania odpisu także w stosunku do należności głównej, od której naliczane są odsetki) zapisem Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290; odpis należności głównej powinien być zaś ewidencjonowany zapisem Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290. W trakcie kontroli wyksięgowano nierealne saldo konta 290 – str. 23-24 protokołu kontroli,

c) komputer o wartości 1.749 zł zaksięgowano jako podstawowy środek trwały na konto 011 „Środki trwałe”, podczas gdy zgodnie z postanowieniami § 6 ust. 3 rozporządzenia, a także zasadami funkcjonowania kont 011 i 013 „Pozostałe środki trwałe” określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, składniki majątkowe o wartości poniżej 3.500 zł podlegają ujęciu na koncie 013 i jednorazowemu umorzeniu przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania; dodatkowo należy wskazać, że zakup tego sprzętu prawidłowo zaliczono do wydatków bieżących w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – str. 113 i 130-131 protokołu kontroli,

d) obejmowano ewidencją księgową znaczną ilość składników o wartości ewidencyjnej poniżej 1.000 zł (np. ubrania i elementy umundurowania dla OSP); zgodnie z przepisami wewnętrznymi jednostki składniki o wartości nieprzekraczającej 1.000 zł powinny być objęte tylko ewidencją ilościową – str. 132 protokołu kontroli,

e) bezpodstawnie nie objęto ewidencją księgową pługa śnieżnego o wartości 6.000 zł zakupionego ze środków funduszu sołeckiego i przekazanego sołectwu Kułaki. Środki trwałe zakupione w ramach funduszu sołeckiego stanowią własność gminy, w związku z czym muszą być ujęte w ewidencji księgowej – str. 131 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że Pan Burmistrz nie posiada podstaw do umarzania, odraczania terminu płatności i rozkładania na raty spłat należności cywilnoprawnych. Kwestie te ostatnio regulowała uchwała Nr 61/XII/07 Rady Miejskiej z dnia 10 grudnia 2007 r., podjęta na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Od 2010 r. obowiązek podjęcia przez Radę Miejską uchwały regulującej zagadnienia udzielania ulg w spłacie należności (już tylko cywilnoprawnych, a nie wszelkich, do których nie stosuje się przepisów Ordynacji podatkowej) ustanawia art. 59 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Rada Miejska nie podjęła do czasu zakończenia kontroli uchwały na podstawie tego przepisu. Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli, Pan Burmistrz nie udzielał w okresie objętym kontrolą ulg, których zasady udzielania powinny być uregulowane przedmiotową uchwałą – str. 12 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badanie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym wykazało nieprzestrzeganie obowiązujących norm prawnych, polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które w myśl art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.) stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym należy uznać, iż organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji podatkowych. Jak wskazano w opisie  na str. 38 protokołu kontroli, w poddanej badaniu próbie wymiaru podatku rolnego w 16 przypadkach stwierdzono brak informacji, a łączny wymiar zobowiązania podatkowego dokonany pomimo ich braku wyniósł 6.101 zł.

Ponadto kontroli poddano wznowione w ciągu roku postępowania podatkowe, w wyniku których dokonano zmiany decyzji ostatecznych ustalających wymiar podatków na 2014 r. (w przypadku kupna lub sprzedaży przez podatników części nieruchomości). Wydano 10 decyzji w sprawie zmiany wysokości wymiaru. Analizując zgromadzony materiał dowodowy stwierdzono, że wydawane decyzje nie uwzględniały przepisów Ordynacji podatkowej dotyczących wznowienia postępowanie podatkowego i zmiany decyzji ostatecznych. W zmienionych decyzjach wymiarowych nie uwzględniono i nie przywołano kompletnego stanu prawnego wynikającego z przepisów materialnego prawa podatkowego,  jak tego wymaga art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 39 protokołu kontroli.

Rada Miejska w Ciechanowcu uchwałą Nr 9/III/06 z dnia 19 grudnia 2006 r.
w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości (Dz. Urz. Woj. Podl. z 2006 r. Nr 302 poz. 3186), dokonała zwolnień od podatku nieruchomości określonych w § 1 pkt 1, tj.:

- budynków i gruntów stanowiących własność lub będących w posiadaniu lub trwałym zarządzie instytucji kultury;

- budynków mieszkalnych związanych z prowadzeniem działalności rolniczej na terenie miasta;

- budynków pozostałych będących własnością lub współwłasnością emerytów
i rencistów.

Wprowadzone zwolnienia nie dotyczą nieruchomości lub ich części związanych z działalnością gospodarczą.

Analiza przywołanych postanowień uchwały wskazuje na niezgodność z treścią art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849) oraz art. 40 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym poprzez zwolnienie od podatku budynków i gruntów stanowiących własność (współwłasność) albo będących w posiadaniu podmiotów wskazanych w treści uchwały. Przywołany art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, stanowiący delegację do stanowienia prawa miejscowego, ma jednoznacznie charakter normy ograniczającej rady gmin co do charakteru zwolnień, jakie może ona wprowadzić na terenie swojego działania. Przepis ten dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości, ale jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienia podatkowe, jakie zastosowała Rada Miejska w Ciechanowcu, tj. o charakterze przedmiotowo-podmiotowym, oznacza obecnie – w aktualnym stanie interpretacji tego przepisu, wynikającym także z orzeczeń WSA – przekroczenie ustawowej delegacji określonej w przywołanych przepisach. Pan Burmistrz, jako organ wykonawczy gminy, zaniechał przedłożenia Radzie projektu uchwały zgodnej z przepisami limitującymi zwolnienia w podatku od nieruchomości – str. 47-48 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano podatkową ewidencję nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, której zasady prowadzenia określone zostały rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138), prowadzoną w kontrolowanej jednostce  komputerowo w programie ,,Podatki”. Ustalono, że z poziomu aplikacji „Podatki” nie ma możliwości wygenerowania pliku w formacie XML, który jest wymagany przez § 2 ust. 2 pkt 2 przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów – str. 48 protokołu kontroli.

Nieprawidłowo dokonano wymiaru podatku od nieruchomości podatnikowi o numerze ewidencyjnym …[1]  w wysokości 420 zł, wadliwie opodatkowując budynki związane z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej, zajętych przez podmioty udzielające tych świadczeń. Zawyżono tym samym wymiar o kwotę 260 zł. Na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d) ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, uchwałą Nr 176/XXXIV/13 Rady Miejskiej w Ciechanowcu z dnia 28 listopada 2013 r. w sprawie określenia stawek podatku od nieruchomości, określono stawkę dla budynków związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej, zajętych przez podmioty udzielające tych świadczeń w wysokości 4 zł za 1 m2 – str. 54 protokołu kontroli.

Ustalono, iż organ podatkowy nie wyegzekwował deklaracji podatkowych na podatek od nieruchomości od dwóch jednostek organizacyjnych gminy zobowiązanych do ich złożenia. Zgodnie z art. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych obowiązek podatkowy powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające powstanie tego obowiązku, ponadto zobowiązani mają obowiązek składać, w terminie do dnia 31 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania deklaracje na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku – str. 55 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z tytułu opłaty targowej pozwoliła ustalić, że będące w użyciu w kontrolowanej jednostce pokwitowania wpłaty opłaty  uniemożliwiają  sprawowanie kontroli ze strony organu podatkowego w zakresie prawidłowości zastosowanej stawki. Na bloczkach służących do poboru nie wskazywano szczegółowo przedmiotu opłaty – np. sprzedaż z samochodu, z ręki, z kosza, ze stołu itp. – a jedynie kwotę zainkasowaną w danym dniu. Na biletach brak jest danych osoby uiszczającej opłatę. Z dokonanych ustaleń wynika, że organ podatkowy w kontrolowanym okresie, czyli w 2014 r., nie przeprowadzał kontroli prawidłowości pracy inkasenta, czym naruszył art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej w zakresie obowiązku przeprowadzania kontroli podatkowych. Brak nadzoru w tej kwestii powoduje również uchybienie normom zawartym w art. 272 Ordynacji podatkowej, który zobowiązuje organ podatkowy do prowadzenia czynności sprawdzających mających na celu monitorowanie wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów. Stwierdzono ponadto, że pokwitowania wystawiane są w jednym egzemplarzu i nie zawierają wszystkich elementów określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) – str. 59-60 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli ustalono, że pracownicy Referatu Finansowego przeprowadzili tylko dwie kontrole podatkowe u podatników podatków lokalnych, nie wywiązując się z planów kontroli zakładających dokonanie ich w liczbie 12. Obiektywne przyczyny tego stanu rzeczy zostały ustalone w trakcie postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez kierownika jednostki  – str. 59-60 protokołu kontroli.

Stwierdzono również, że jednostka nie prowadziła pełnych i terminowych działań windykacyjnych, co świadczy o naruszeniu przez wierzyciela obowiązków wynikających z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1619, ze zm.), nakazujących  podjęcie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w sytuacji, gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku. Natomiast z treści § 5 obowiązującego od dnia 21 maja 2014 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. 2014, poz. 656) jednoznacznie wynika, iż wierzyciel niezwłocznie doręcza zobowiązanemu upomnienie, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Równocześnie § 6 rozporządzenia wskazuje, że wierzyciel niezwłocznie wystawia tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Ma to istotne znaczenie w kontekście art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, z którego wynika, że zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednakże w myśl art. 70 § 4 Ordynacji bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym.

Kontrolując zagadnienie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi stwierdzono że, zaległości z tytułu opłaty na dzień 31 grudnia 2014 r. stanowiły kwotę 43.804,16 zł. Do dnia kontroli zaległości uległy zmniejszeniu do kwoty 18.947,82 zł i figurują na kontach 296 zobowiązanych. Łącznie w 2014 r. wystawiono 42 upomnienia, natomiast nie wszczynano postępowania egzekucyjnego i nie wystawiano tytułów wykonawczych na powyższe zaległości. Nadpłaty na dzień 31 grudnia 2014 r. wynosiły 16.453,97 zł. Do dnia kontroli nadpłaty uległy zmniejszeniu do kwoty 1.808,08 zł. W myśl art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej, nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, odsetek za  zwłokę określonych w decyzji, o której mowa w art. 53a, oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, z zastrzeżeniem § 2. Ustalono, że służby organu podatkowego nie prowadziły takich działań – str. 80-81 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli sprzedaży nieruchomości, przeprowadzonej pod kątem zgodności z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami, ustalono, że:

a) w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, dotyczącym nieruchomości oznaczonej nr 2919 i upublicznionym 27 sierpnia 2013 r., błędnie określono termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy; wskazano, że termin ten upływa z dniem 7 października 2013 r., podczas gdy zgodnie z dyspozycją przywołanego przepisu termin złożenia wniosku nie może być krótszy niż 6 tygodni licząc od dnia wywieszenia wykazu, zatem powinien on być wyznaczony co najmniej na 8 października 2013 r. – str. 94–95 protokołu kontroli,

b) w treści ogłoszenia o przetargu na sprzedaż wskazanej wyżej nieruchomości, podanym do publicznej wiadomości w dniu 14 października 2013 r., zamieszczono informację, że pierwszy przetarg odbył się w dniu 7 października 2013 r., co było niezgodne ze stanem faktycznym albowiem taki przetarg się nie odbywał – str. 95 protokołu kontroli,

c) nie wykonano dyspozycji art. 34 ust. 4 ustawy określającej, że osoby, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 3, zawiadamia się na piśmie o przeznaczeniu nieruchomości do zbycia oraz o przysługującym im pierwszeństwie w nabyciu nieruchomości, pod warunkiem złożenia wniosku o nabycie w terminie określonym w zawiadomieniu, przy czym termin ten nie może być krótszy niż 21 dni od dnia otrzymania zawiadomienia. Analiza sprzedaży nieruchomości lokalowej przy ul. Mostowej 6 w Ciechanowcu, wobec której dotychczasowy najemca skorzystał z prawa pierwszeństwa na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 3 ustawy, wykazała brak dowodów na dokonanie przez gminę pisemnego zawiadomienia – str. 96 protokołu kontroli,

d) przeprowadzając w dniu 2 czerwca 2014 r. rokowania z przyszłym nabywcą nieruchomości lokalowej wskazanej w punkcie poprzedzającym, gmina nie dysponowała aktualną wartością zbywanej nieruchomości, naruszając przepis art. 156 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami stanowiący, że operat szacunkowy może być wykorzystywany do celu, dla którego został sporządzony, przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia (operat posiadał datę 10 lutego 2012 r.), chyba że zostanie potwierdzona jego aktualność przez rzeczoznawcę majątkowego (art. 156 ust. 4 ustawy). Potwierdzenie aktualności nastąpiło dopiero w dniu 9 czerwca 2014 r., tj. po przeprowadzeniu rokowań, z których protokół stanowi podstawę zawarcia umowy na warunkach ustalonych podczas rokowań (art. 28 ust. 2 i 3 ustawy). Za jeden z podstawowych warunków należy uznać ustalenie ceny zbycia – str. 96–97 protokołu kontroli.

W wyniku badania dochodów z najmu i dzierżawy stwierdzono, że zawarto ponowną umowę dzierżawy na okres do 3 lat (poprzedzoną również umową na okres do 3 lat) z naruszeniem art. 18 ust. 2 pkt. 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym wskazującego, iż uchwała rady gminy jest wymagana w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. W treści uchwały Nr 99/XX/12 Rady Miejskiej w Ciechanowcu z dnia 25 czerwca 2012 r. w sprawie określenia zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony zostały określone zasady zawierania kolejnych umów dotyczących tych samych nieruchomości. Odnoszą się one jednakże tylko sytuacji, gdy dotychczasowy dzierżawca został wyłoniony uprzednio w drodze przetargu (§ 4 ust. 4 uchwały: Dotychczasowemu dzierżawcy wyłonionemu w drodze przetargu przysługuje pierwszeństwo zawarcia umowy na dalsze okresy lub czas nieokreślony, jeżeli przed jej wygaśnięciem złoży pisemny wniosek o zawarcie umowy (…)). Pan Burmistrz przed zawarciem w dniu 27 sierpnia 2014 r. kolejnej umowy z tym samym kontrahentem winien zatem uzyskać zgodę Rady Miejskiej na dokonanie przedmiotowej czynności – str. 83-84 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości dochodów za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków na terenie gminy Ciechanowiec wykazała, że w okresie od 1 czerwca 2013 r. do 31 maja 2014 r. na terenie gminy obowiązywały taryfy w wysokościach zgodnych z wnioskiem Przedsiębiorstwa Robót Komunalnych FARE z dnia 28 lutego 2013 r. o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego odprowadzania ścieków oraz przedłużenie czasu obowiązywania taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i opłaty stałej miesięcznej od wodomierza. Ustalono, że Pan Burmistrz w odniesieniu do zaproponowanej przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne zmiany wysokości stawki dla zbiorowego odprowadzania ścieków nie udokumentował wykonania dyspozycji art. 24 ust. 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2015 r., poz. 139), zobowiązującej Pana do sprawdzenia czy taryfy zostały opracowane zgodnie z przepisami ustawy i zweryfikowania kosztów, o których mowa w art. 20 ust. 4 pkt 1 tej ustawy, pod względem celowości ich ponoszenia – str. 97-98 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących udzielania dotacji z budżetu wykazała nieprawidłowe, w świetle postanowień ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), ustalenie kwoty dotacji dla stowarzyszenia „Edukator” prowadzącego publiczną Szkołę Podstawową w Kocach Schabach za 2014 r. Przekazana w 2014 r. dotacja wynosiła 190.202,76 zł. Nieprawidłowości w obliczeniu dotacji dotyczyły sposobu ustalenia wydatków bieżących na jednego ucznia szkół podstawowych i klas „0” prowadzonych przez gminę. Stwierdzono, że poniesione przez gminę wydatki na obsługę administracyjną w wysokości 367.936,30 zł, które ujęto w całości w rozdziale 80101 „Szkoły podstawowe”, w całości uwzględniono przy obliczaniu wysokości wydatków na jednego ucznia. Tymczasem dotyczyły one, oprócz szkół podstawowych i klas „0”, także gimnazjum i przedszkola. Ponadto nieprawidłowo jako podstawę kalkulowania dotacji na jednego ucznia przyjęto planowaną sumę wydatków bieżących łącznie w szkołach podstawowych (rozdział 80101) i oddziałach przedszkolnych (rozdział 80103 „Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych”, w którym były ujmowane wydatki na klasy „0”), zamiast odrębnie dla uczniów szkoły i klasy „0”. Ustaloną z przedstawionymi wyżej uchybieniami kwotę dotacji bezpodstawnie pomniejszono następnie o kwoty tzw. „dodatkowych dochodów” pozyskanych przez poszczególne szkoły (np. za najem pomieszczeń). Według wyliczenia zaprezentowanego w protokole kontroli dotacja na prowadzenie tej szkoły w 2014 r. powinna wynieść 198.502,04 zł. Została zatem zaniżona o 8.299,28 zł.

 Stwierdzono ponadto, że treść uchwały Rady Miejskiej Nr 205/XXVIII/01 z dnia 27 sierpnia 2001 r., podjętej na podstawie art. 80 ust. 4 ustawy, nie wyczerpuje zakresu delegacji wynikającego aktualnie z tego przepisu. Za przyczynę należy uznać zaniechanie sporządzenia i przedłożenia Radzie Miejskiej projektów uchwał dostosowujących jej treść do zmian przepisów ustawy. Między innymi w uchwale znajduje się zapis zobowiązujący Zarząd Miejski do określenia zasad udzielania dotacji i kontroli jej wykorzystania w porozumieniu ze stowarzyszeniem. W efekcie do 2006 r. zawierano bezpodstawne umowy lub porozumienia ze stowarzyszeniem. Po tym okresie nie stwierdzono zawierania umów. Należy wskazać, że zgodnie z art. 34 ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustawy (Dz. U. z 2015 r. poz. 357) uchwały organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego podjęte m.in. na podstawie art. 80 ust. 4 ustawy o systemie oświaty w brzmieniu obowiązującym przed wejściem w życie ustawy z dnia 20 lutego 2015 r. zachowują moc obowiązującą nie dłużej niż do 31 grudnia 2015 r. Oznacza to obowiązek podjęcia w bieżącym roku nowej uchwały stanowiącej podstawę udzielania dotacji na prowadzenie szkół przez podmioty inne niż gmina, w treści której należy m.in. wyeliminować wskazane w protokole kontroli nieprawidłowości zawarte w uchwale z 2001 r. – str. 103-107 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej w budżecie na 2014 r., w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), stwierdzono nieprawidłowe zakwalifikowanie wydatków na sumę 59.151,32 zł poniesionych za konserwację oświetlenia ulicznego, które ujęto do par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast do par. 4270 „Zakup usług remontowych” – str. 113-114 protokołu kontroli.

W wyniku badania wydatków na wynagrodzenia pracowników Urzędu Miejskiego stwierdzono błędne postanowienia regulaminu wynagradzania pracowników w przedmiocie okresu przyznawania dodatku specjalnego. Wbrew art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202) przewidziano, że niniejsze świadczenie w szczególnie uzasadnionych, indywidualnych przypadkach może być przyznane na czas nieokreślony. Zgodnie zaś z przywołanym przepisem ustawy dodatek specjalny może być przyznany tylko w sytuacji okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań pracownikowi. Do jego istoty należy zatem cecha okresowego istnienia przesłanek uzasadniających przyznanie, a w efekcie przyznanie tylko na czas występowania tych przesłanek – str. 108 protokołu kontroli.

W zakresie dodatków specjalnych stwierdzono też, że w 2014 r. Pan Burmistrz przyznawał dodatki pracownikom Urzędu bez pisemnego wskazania przesłanek ich przyznania. Z pism przyznających dodatek nie wynika, aby podstawą jego przyznania było okresowe zwiększenie obowiązków służbowych lub powierzenie dodatkowych zadań – str. 109 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalania wysokości nagród jubileuszowych wykazała, że nagroda wypłacona w 2014 r. pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli za 40 lat pracy została zaniżona o kwotę 2.640 zł w związku z niezaliczeniem do podstawy, od której naliczana jest nagroda, otrzymywanego przez pracownika dodatku funkcyjnego. Jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez odpowiedzialnego pracownika, było to wynikiem omyłki. Podczas kontroli, w dniu 2 lipca 2015 r., wypłacono pracownikowi kwotę, o którą zaniżono nagrodę – str. 110 protokołu kontroli.

Uchybienia stwierdzono również w zakresie zagadnień dotyczących udzielania zamówień publicznych, zbadanych pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.). W wyniku kontroli postępowania o udzielenie zamówienia na „Budowę kanalizacji sanitarnej i kanalizacji deszczowej wraz z przebudową ul. Drohickiej w Ciechanowcu” poczyniono następujące ustalenia:

a) analiza specyfikacji istotnych warunków zamówienia wykazała rozbieżności między zapisami s.i.w.z. i załączonego do niej wzoru umowy, który następnie – w niezmienionej treści – został podpisany z wybranym wykonawcą. Specyfikacja zawierała informację o terminie zakończenia zamówienia wyznaczonym na dzień 10 czerwca 2015 r., określając jednocześnie, że za termin zakończenia przyjmuje się datę protokolarnego odbioru końcowego. Z kolei we wzorze umowy postanowiono, że po wykonaniu przedmiotu umowy, tj. do 10 czerwca 2015 r., strony przystąpią do odbioru końcowego, którego termin wyznaczy zamawiający w ciągu 14 dni od daty zawiadomienia go przez wykonawcę o zakończeniu prac oraz gotowości do przystąpienia do odbioru. Należy wskazać, że stwierdzona rozbieżność w zakresie wyznaczenia daty zakończenia realizacji zamówienia mogła przynieść wymierne finansowo skutki w przypadku zaistnienia zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy i konfliktu stron co do interpretacji postanowień umowy. Protokół odbioru robót sporządzono 19 czerwca 2015 r. traktując wykonanie robót jako terminowe, zgodnie z umową. Według zaś odmiennych od umowy postanowień specyfikacji doszłoby do zwłoki, za którą kwota kar należnych od wykonawcy stanowiłaby 60.511,50 zł – str. 120-121 protokołu kontroli,

b) odnośnie sposobu ustalenia wartości szacunkowej zamówienia stwierdzono, że wśród kosztorysów inwestorskich na poszczególne elementy robót przyjęto do ustalenia wartości przebudowy doziemnego kabla telekomunikacyjnego niezaktualizowany kosztorys sporządzony 26 października 2011 r. Zgodnie z art. 35 ust. 1 w zw. z art. 33 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane dokonuje się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzonego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia – str. 121-122 protokołu kontroli,

c) w dniu 8 października 2014 r. zamawiający przedłużył termin składania ofert o 4 dni, tj. do dnia 14 października 2014 r., dokonując jednocześnie zmiany m.in. warunków udziału w postępowaniu i opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków oraz przedłużając termin wniesienia wadium. Wymienione modyfikacje skutkowały zmianą treści ogłoszenia o zamówieniu. Mimo tego, wbrew przepisowi art. 38 ust. 4a pkt 1 Prawa zamówień publicznych, zamawiający nie zamieścił ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych – str. 122-123 protokołu kontroli,

d) zasadne jest zwrócenie uwagi na termin wykonywania przez zamawiającego czynności, których czas wykonania ustawa wyznacza jako „niezwłocznie” po wystąpieniu określonych okoliczności (także w postępowaniu na odbudowę mostu na rzece Kukawka). Kontrola publikacji ogłoszeń o udzieleniu zamówienia i zwrotów wadiów nie wykazała co prawda znaczącej zwłoki w dokonaniu czynności, jednakże terminowi ich dokonania nie można też przypisać cech niezwłoczności działania nakazanej przez art. 46 ust. 1 i art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Stwierdzono np. dokonanie wyboru oferty na odbudowę mostu na rzecz  Kukawka w dniu 27 maja 2014 r. oraz zwrot wadiów dwóm wykonawcom w kwotach po 20.000 zł w dniu 9 czerwca 2014 r. – str. 124 i 126 protokołu kontroli,

e) w protokole z postępowania zamieszczono dane niezgodne ze stanem faktycznym wskazując, że wartość zamówienia została ustalona w dniu 2 lipca 2014 r., podczas gdy faktycznie czynności tej dokonano w dniu 22 września 2014 r. – str. 124-125 protokołu kontroli.

Konfrontacja kart drogowych z danymi ewidencji poleceń wyjazdu służbowego wykazała brak poleceń wyjazdu służbowego poza teren gminy dla pracowników odbywających podróże samochodem służbowym. Stwierdzono to na podstawie karty drogowej z września 2014 r., obejmującej 18 jazd poza teren gminy, z których tylko 3 odbyte były na podstawie dyspozycji wyjazdów odnotowanych w ewidencji. Świadczy to o odbywaniu podróży służbowych bez formalnego delegowania poprzez wystawienie polecenia wyjazdu. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, a także środka transportu właściwego do jej odbycia określa pracodawca – str. 134 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy realizuje zadania przy pomocy Urzędu Miejskiego, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

                   Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rozważenie powołania zastępcy Burmistrza, mając na uwadze przywołane w części opisowej wystąpienia zasady funkcjonowania gminy w przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych przez art. 28g ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym oraz sprzeczność stwierdzonego stanu faktycznego z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miejskiego.

2.  W zakresie dotyczącym funkcjonowania instytucji kultury:

a) stwierdzenie nieważności decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz COKiS, mając na uwadze art. 156 § 1 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Formalne określenie cywilnoprawnej podstawy władania nieruchomościami przez COKiS,

b) formalne określenie cywilnoprawnej podstawy korzystania przez Miejską Bibliotekę Publiczną z lokali znajdujących się w budynku Urzędu Miejskiego,

c) uzupełnienie ksiąg rejestrowych prowadzonych w formie papierowej na podstawie przepisów poprzedzających rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. o brakujące dane.

3. Zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) określenie zasad funkcjonowania konta 130 w sposób zgodny z przyjętą metodą realizacji dochodów i wydatków Urzędu Miejskiego za pośrednictwem rachunku budżetu,

b) wykreślenie z planu kont Urzędu kont 222 i 223, które nie mają zastosowania przy realizacji dochodów i wydatków Urzędu za pośrednictwem rachunku budżetu.

4. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w ewidencjonowaniu operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) zaliczanie otrzymywanych dywidend do dochodów budżetu w momencie wpływu, 

b) księgowanie odsetek od nieterminowo opłacanych należności gminy zapisem Wn 221 – Ma 750 oraz dokonywanie odpisu aktualizującego należności na zasadach podanych w części opisowej wystąpienia,

c) przeksięgowanie na konto 013 wartości komputera nieprawidłowo ujętego na koncie 011,

d) wyksięgowanie z konta 013, z równoczesnym ujęciem w ewidencji ilościowej, środków trwałych o wartości nieprzekraczającej 1.000 zł, stosowanie do zasad określonych polityką rachunkowości jednostki; ewentualnie rozważenie zmiany kwoty kwalifikującej środek trwały do objęcia go tylko ewidencją ilościową, jeżeli kwota aktualnie obowiązująca nie odpowiada faktycznym potrzebom jednostki,

e) ujęcie na koncie 011 pługu śnieżnego o wartości 6.000 zł zakupionego w ramach funduszu sołeckiego.

5. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały regulującej kwestie umarzania, odraczania i rozkładania na raty spłat należności cywilnoprawnych, stosownie do art. 59 ust. 2 o finansach publicznych. Do czasu podjęcia przez Radę Miejską uchwały w tej sprawie zaniechanie udzielania jakichkolwiek ulg w spłacie należności cywilnoprawnych.

6. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego.

7. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały dotyczącej zwolnień w podatku od nieruchomości, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

8. Dostosowanie programu komputerowego służącego do obsługi ewidencji podatkowej nieruchomości do wymogów rozporządzenia Ministra Finansów wskazanego w części opisowej wystąpienia.

9. Dokonanie korekty wymiaru podatku od nieruchomości podatnikowi wskazanemu w części opisowej wystąpienia.

10. Wyegzekwowanie deklaracji na podatek od nieruchomości oraz należności z tego tytułu od podmiotów wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego i protokole kontroli.

11. Dostosowanie pokwitowań wpłat opłaty targowej do obowiązujących przepisów oraz przeprowadzanie kontroli inkasentów zajmujących się poborem opłaty.

12. Przestrzeganie wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji podatkowych, w tym zmieniających wysokość zobowiązania podatkowego.

13. Podejmowanie terminowych i kompletnych czynności upominawczych i egzekucyjnych w stosunków do osób, na których ciąży zadłużenie z tytułu zobowiązań  podatkowych.

14. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie nadpłat.

15. W zakresie zbywania nieruchomości:

a) wyznaczanie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, nie krótszego niż 6 tygodni licząc od dnia wywieszenia wykazu,

b) zamieszczanie w treści ogłoszeń o przetargach rzetelnych danych w zakresie odbywanych wcześniej przetargów na zbycie danej nieruchomości,

c) pisemne zawiadamianie osób, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, o przeznaczeniu tych nieruchomości do zbycia oraz o przysługującym pierwszeństwie, stosownie do art. 34 ust. 4 tej ustawy,

d) prowadzenie rokowań w sprawie określenia warunków zbycia nieruchomości w drodze bezprzetargowej wyłącznie w sytuacji posiadania aktualnego operatu szacunkowego określającego wartość zbywanej nieruchomości.

16. Zawieranie kolejnych umów najmu lub dzierżawy z tym samym podmiotem na okres do 3 lat za zgodą Rady Gminy, jeżeli łączny czas trwania najmu lub dzierżawy przekracza 3 lata, a kontrahent nie był uprzednio wyłoniony w drodze przetargu.

17. Dokumentowanie przeprowadzenia przez Pana Burmistrza weryfikacji wniosków o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków w zakresie określonym przez art. 24 ust. 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków.

18. Ustalanie dotacji dla stowarzyszenia prowadzącego publiczną Szkołę Podstawową w Kocach Schabach z uwzględnieniem uwag zawartych w protokole kontroli. Rozliczenie ze stowarzyszeniem kwoty  8.299,28 zł, o którą zaniżono dotację za 2014 r.

19. Klasyfikowanie wydatków za konserwację oświetlenia w par. 4270.

20. W zakresie wynagrodzeń:

a) usunięcie z regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu postanowień przewidujących przyznawanie dodatku specjalnego na czas nieokreślony,

b) uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wskazania dodatkowych zadań lub zwiększonych obowiązków – w stosunku do obowiązującego pracownika zakresu czynności,

c) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia należytej staranności w zakresie ustalania wysokości nagród jubileuszowych.

21. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) redagowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia w sposób zapewniający niesprzeczność jej postanowień,

b) szacowanie wartości zamówienia na podstawie kosztorysów inwestorskich aktualnych w świetle przepisów Prawa zamówień publicznych wskazanych w części opisowej wystąpienia,

c) zamieszczanie w BZP ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o zamówieniu każdorazowo w przypadku zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia skutkującej zmianą treści ogłoszenia,

d) zwrócenie uwagi na terminy dokonywania czynności, które według przepisów Prawa zamówień publicznych powinny być wykonane niezwłocznie po wystąpieniu określonych okoliczności,

e) dołożenie większej staranności przy sporządzaniu protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia.

22. Zapewnienie odbywania podróży służbowych pojazdem służbowym na podstawie polecenia wyjazdu służbowego określającego miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz środek transportu właściwy do jej odbycia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży