Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Jeleniewie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 listopada 2015 roku (znak: RIO.V.6001-1/15), o treści jak niżej:

Pan

Kazimierz Urynowicz

Wójt Gminy Jeleniewo

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Jeleniewo za 2014 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Jeleniewo na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         Analiza funkcjonowania jednostek organizacyjnych wykazała, że pełnomocnictwo do jednoosobowego działania, udzielone na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515), posiadał w okresie objętym kontrolą kierownik Gminnej Biblioteki Publicznej w Jeleniewie. Należy wskazać, że przywołany przepis dotyczy umocowania kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Gminna Biblioteka Publiczna jest instytucją kultury, w związku z czym posiada osobowość prawną zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.). Udzielone pełnomocnictwo należy zatem uznać za bezprzedmiotowe – str. 6 protokołu kontroli.

Kontrola regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce, opisujących przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała, że:

a) część kont wymienionych w planie kont budżetu nosi nazwy niezgodne z przepisami rozporządzenia; m.in. konto 140 posiada nazwę „Inne środki pieniężne” zamiast „Środki pieniężne w drodze”, konto 960 określone jest jako „Skumulowana nadwyżka i niedobór na zasobach budżetu” zamiast „Skumulowane wyniki budżetu”, zaś konto 961 posiada nazwę „Niedobór lub nadwyżka budżetu” a powinno „Wynik wykonania budżetu”. Błędy tego samego rodzaju wystąpiły tajże w zakładowym planie kont Urzędu jako jednostki budżetowej: konto 130 nosi nazwę „Rachunek bieżący jednostek”, zamiast „Rachunek bieżący jednostki”, konto 290 określono jako „Odpisy aktualizacyjne należności”, zamiast „Odpisy aktualizujące należności”, zaś konto 860 nazwano „Straty i zyski nadzwyczajne”, podczas gdy prawidłowo powinno nosić nazwę „Wynik finansowy” – str. 18-19 protokołu kontroli,

b) przyjęte zasady funkcjonowania konta 901 „Dochody budżetu” odbiegały od zasad przewidzianych przepisami rozporządzenia; nadto stwierdzono brak określenia zasad funkcjonowania takich kont jak: 962 „Wynik na pozostałych operacjach”, 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich”, 290 „Odpisy aktualizujące należności”, 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, 751 „Koszty finansowe”, 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” – str. 18 protokołu kontroli,

c) w wykazie kont syntetycznych Urzędu przewidziano prowadzenie konta 137 „Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi” i konta 230 „Rozliczenia z budżetem środków europejskich”, lecz nie zawarto opisu zasad funkcjonowania tych kont; nie prowadzono także na tych kontach zapisów. Nieopisanie operacji gospodarczych podlegających ujęciu na tych kontach nakazuje przyjąć, że są one zbędne w planie kont Urzędu. Konto 137, zgodnie z opisem zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na rachunkach środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi innych niż środki europejskie, które zostały wymienione w art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Środki te w budżecie państwa objęte są ustawą budżetową (gromadzone są wówczas przez państwowe jednostki budżetowe na wyodrębnionym pomocniczym rachunku bankowym i ewidencjonowane przy użyciu konta 137). W jednostkach samorządu terytorialnego środki pochodzące ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi stanowią zaś, stosownie do przepisów ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 513, ze zm.), dochody ich budżetów, są zatem ewidencjonowane w budżecie na rachunku bankowym budżetu i rachunkach bieżących jednostek. Konto 230 przeznaczone jest zaś do ewidencji operacji związanych z decyzjami lub umowami o dofinansowanie zawieranymi z instytucją koordynującą, zarządzającą lub pośredniczącą z beneficjentami realizującymi projekty finansowane z budżetu środków europejskich; występuje ono wyłącznie w wyżej wymienionych instytucjach, w sytuacji gdy wydatki na realizację projektów nie są ujęte w ich planach finansowych – str. 19 protokołu kontroli,

d) w planie kont Urzędu nie przewidziano konta 761 „Pozostałe koszty operacyjne”, które jest niezbędne do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w tym odpisu aktualizującego należności główne – str. 18 protokołu kontroli,

e) w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 19-20 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… wykazała, że:

a) operacje dotyczące wydatków związanych z udzieleniem dotacji z budżetu gminy (w 2014 r. wyniosły one łącznie 374.976,69 zł, a w I półroczu 2015 r. 98.000 zł) księgowano z pominięciem konta 224 – bezpośrednio na koncie 810, czym naruszono zasady ewidencji przekazanych dotacji określone załącznikiem nr 3 do rozporządzenia. Nieprawidłowość wyeliminowano w trakcie kontroli poprzez przeksięgowanie kwoty udzielonych dotacji z konta 810 na kontro 224 – str. 23 protokołu kontroli,

b) kwoty niewykorzystanych przez gminę dotacji podlegających zwrotowi ujmowano w sposób prawidłowy zapisem Wn 901 – Ma 224 „Rozrachunki budżetu”, zaś zwroty tych dotacji właściwie ewidencjonowano zapisem Wn 224 – Ma 133 „Rachunek budżetu”, przy czym jednocześnie, w przypadku obu operacji, stosowano dodatkowo zbędne zapisy ujemne Wn 901 – Ma 901 i Wn 133 – Ma 133, które nie znajdują uzasadnienia w zasadach funkcjonowania tych kont, nieprzewidujących zachowywania czystości obrotów – str. 23-24 protokołu kontroli,

c) w jednym przypadku zwrot kwoty niewykorzystanej przez gminę dotacji do PUW w wysokości 6 zł błędnie ujęto zapisem Wn 140 „Środki pieniężne w drodze” – Ma 133, zamiast przy wykorzystaniu konta 224. Jak wyjaśniła D. B. Harasz – Skarbnik Gminy kwota (…) nieprawidłowo została wskazana przez PUW do zwrotu i po dodatkowym rozliczeniu została w styczniu 2015 r. zwrócona na rachunek budżetu gminy – str. 24 protokołu kontroli,

d) rozrachunki z tytułu najmu autobusu księgowano na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zamiast na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – str. 24 protokołu kontroli,

e) wpłaty do kasy przypisanych należności podatkowych księgowane były zapisem Wn 101 „Kasa” – Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”, tj. z pominięciem konta 221, na którym powinna być ujęta wpłata do kasy jako uregulowanie należności przez podatnika. Dopiero wpływ dochodów na rachunek bankowy odnoszony był na konto 221; prawidłowy sposób ewidencji wskazano na str. 24-25 protokołu kontroli,

f) przy zwrotach nadpłat podatków, ujmowanych w sposób prawidłowy zapisem Wn 221 – Ma 130, stosowano jednocześnie zapisy ujemne po obu stronach konta 221, zamiast wprowadzenia tego typu zapisów ujemnych na koncie 130, na którym wymagane jest przepisami rozporządzenia przestrzeganie zasady czystości – str. 25 protokołu kontroli,

g) w księgach Urzędu ewidencjonowano należności od dłużników alimentacyjnych (wydatki na wypłatę świadczeń alimentacyjnych realizowane są z planu finansowego Urzędu Gminy) w części nieprzypadającej gminie Jeleniewo według zasad przewidzianych przepisami prawa mającymi zastosowanie do końca 2010 r. Należności z tego tytułu były ujmowane na stronie Wn konta 240 w dalszym ciągu w korespondencji z kontem 225 „Rozrachunki z budżetami”, jako rzekome zobowiązania wobec budżetu państwa i wobec innych gmin. Należy wskazać, że do końca 2010 r. przy ewidencji należności związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami obowiązywały regulacje zawarte w § 7 ust. 2 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) stanowiące, że należności realizowane na rzecz innych jednostek ujmuje się jako zobowiązania na rzecz tych jednostek, a odpisy aktualizujące wartość tych należności obciążają zobowiązania wobec tych jednostek. W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont..., którego przepisy stosuje się do ewidencji zdarzeń gospodarczych od początku 2011 r., wymienione regulacje nie występują. Tym samym właściwe jest, aby od 1 stycznia 2011 r. przypisu tych należności nie ujmować jako zobowiązań wobec budżetu państwa i innych gmin. Zobowiązania te powstają bowiem dopiero w momencie otrzymania (wpływu) należnej kwoty. Mimo, że przypisywane kwoty należności obecnie tylko w 40% stanowią należności związane z dochodami gminy, właściwsze – na tle obowiązujących przepisów – jest przypisywanie ich w korespondencji z kontem 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. Należy też wskazać na potrzebę stosowania odpisu aktualizującego należności o małym prawdopodobieństwie ściągnięcia, co pozwoli na zminimalizowanie negatywnego wpływu na dane sprawozdawczości finansowej kwot należności dotyczących dochodów Skarbu Państwa, a zaliczonych do przychodów Urzędu – str. 26 i 39-40 protokołu kontroli,

h) dowód kasowy w postaci listy wypłat świadczeń rodzinnych za październik 2014 r., będącej podstawą wypłaty gotówki z kasy na łączną kwotę 20.047 zł w dniach od 24 do 31 października 2014 r. (daty pokwitowań odbioru przez poszczególne osoby), w raporcie kasowym został ujęty pod datą 24 października 2014 r. Pozostawało to w sprzeczności z § 22 ust. 2 instrukcji kasowej stanowiącym, że raport kasowy wypełniany jest przez kasjera w porządku chronologicznym, tzn. w takiej kolejności, w jakiej następują wpłaty i wypłaty oraz § 16 pkt 3 instrukcji, zgodnie z którym wypłaty z list płac mogą być ewidencjonowane w raporcie kasowym w kwocie obejmującej sumę poszczególnych wypłat, dokonywanych w danym dniu, lub też w kwocie równej sumie ogółem wypłat przekazanych do wypłacenia płatnikom. Naruszono również art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, według którego ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane – str. 33-34 protokołu kontroli,

i) zapisów w ewidencji syntetycznej dotyczących wpłat do kasy dochodów z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego oraz ich przekazania do banku dokonywano na podstawie niewłaściwie sporządzanych zbiorczych dowodów księgowych (zestawień sporządzanych na koniec dekady). W zestawieniach tych nie wymieniano pojedynczo dowodów źródłowych wchodzących w skład zbioru (kwitariuszy przychodowych), czym naruszono postanowienia art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy – str. 35 protokołu kontroli,

j) raport kasowy nr 15/2014 został sporządzony za okres od 1 do 31 października 2014 r., co pozostawało w sprzeczności z § 17 pkt 1 instrukcji kasowej stanowiącym, iż raporty kasowe sporządza się i zamyka dekadami – str. 33 protokołu kontroli,

k) nieprzestrzegano zasad ewidencji pozostałych środków trwałych; analiza ewidencji do konta 013 „Pozostałe środki trwałe” wykazała szereg ujętych na tym koncie składników majątkowych o wartości nieprzekraczającej kwoty określonej w instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Jeleniewo wprowadzonej Pana zarządzeniem Nr 12/2010 z dnia 17 grudnia 2010 r. Postanowieniami tego aktu ustalono dolną granicę wartości pozostałych środków trwałych podlegających ewidencji ilościowo-wartościowej na poziomie 3% wartości środków trwałych określonych odrębnymi przepisami, tj. w kwocie 105 zł. Przykładem mogą być przedmioty będące w posiadaniu OSP Podwysokie Jeleniewskie, gdzie stwierdzono 18 przedmiotów o wartości poniżej 105 zł na 53 pozycje objęte ewidencją – str. 151 protokołu kontroli,

l) na koncie 011 „Środki trwałe” ujmowano składniki majątkowe o wartości poniżej 3.500 zł (ups o wartości 563,64 zł, szafa kierownicza o wartości 1.953,22 zł), które zgodnie z przepisami wewnętrznymi, a także § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w zw. z art. 16d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, ze zm.), powinny być objęte ewidencją pozostałych środków trwałych na koncie 013 i odpisane w koszty pod datą przekazania do używania – str. 151 protokołu kontroli,

ł) w ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych nie wskazywano numerów inwentarzowych, miejsc składowania składników majątku oraz dowodów księgowych będących podstawą zapisu w ewidencji szczegółowej. Numery inwentarzowe stanowią element umożliwiający jednoznaczną identyfikację środków trwałych, co ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych (art. 27 ustawy). Wymagania co do treści zapisów w księgach rachunkowych, w tym pomocniczych, określa zaś art. 23 ust. 2 ustawy. Obowiązek prowadzenia ksiąg inwentarzowych z uwzględnieniem m.in. numerów inwentarzowych, miejsc użytkowania oraz numeru i daty dowodu, na podstawie którego dany składnik wprowadzono do ewidencji wynika z § 5 przywołanej wyżej instrukcji gospodarki majątkiem trwałym… – str. 152-155 i 159 protokołu kontroli,

m) niektórym środkom trwałym nie nadano symboli klasyfikacji rodzajowej bądź dokonano błędnej ich klasyfikacji w świetle postanowień rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 242, poz. 1622). Błędy klasyfikacyjne miały przełożenie na przyjęcie niewłaściwych stawek umorzeniowych środków trwałych. Jak ustalono, wartość rocznego umorzenia środków trwałych została zaniżona na sumę 103.811,42 zł – str. 156-158 protokołu kontroli,

n) obiekty pomocnicze w postaci „ogrodzenia przy budynku oświaty w Szurpiłach” (o wartości 3.356,78 zł), „ogrodzenia we wsi Prudziszki” (o wartości 19.636,85 zł) oraz koszty ulepszenia budynku Szkoły Podstawowej w Prudziszkach (o wartości 97.959,51 zł) klasyfikowano i umarzano jako oddzielne środki trwałe. Zgodnie z postanowieniami zawartymi w przywołanym wyżej rozporządzeniu w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), za podstawową jednostkę ewidencyjną przyjmuje się pojedynczy element majątku trwałego spełniający określone funkcje w działalności jednostki. W skład budynku jako pojedynczego obiektu inwentarzowego wlicza się obiekty pomocnicze obsługujące dany budynek, np. ogrodzenie. Wartość początkowa budynku winna być zwiększona o wartość obiektów pomocniczych. Natomiast obiekty pomocnicze mogą być wyodrębnione w ewidencji szczegółowej, np. na karcie środka trwałego – str. 153 protokołu kontroli,

o) na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” zaewidencjonowano dokumenty „Projekt naturalna roślinno-stawowa oczyszczalnia ścieków” o wartości 16.650 zł oraz „Dokumentacja geodezyjna do planu zagospodarowania terenu Wołownia-Leszczewo oraz dokumentacja na poszerzenie planu i wykonanie projektu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego części wsi Wołownia-Leszczewo” o wartości 76.690,50 zł, niestanowiące praw majątkowych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy – str. 160 protokołu kontroli,

p) według wyceny, dokonanej w wyniku inwentaryzacji drogą spisu z natury, wartość pozostałości paliwa i oleju opałowego na koniec 2014 r. wyniosła 9.377,62 zł. Jak ustalono, wycena obarczona była błędami rachunkowymi skutkującymi zawyżeniem wykazanej wartości o sumę 3,34 zł. W związku ze stosowaną metodą spisywania w koszty zakupionego paliwa i oleju opałowego, jednostka pod datą 31 grudnia 2014 r. powinna była ująć na stronie Wn konta 310 „Materiały” wartość tych składników w kwocie 9.374,28 zł zmniejszając jednocześnie o tę kwotę wartość poniesionych kosztów. Faktycznie ujęta na koncie 310 suma, na podstawie dowodu PK sporządzonego przez Skarbnika, wynosiła natomiast 8.377,62 zł, tj. była o 996,66 zł niższa – str. 161-162 protokołu kontroli.

         W bilansie z wykonania budżetu za 2014 r. zobowiązania wobec urzędów skarbowych i PUW składające się na saldo Ma konta 224 wynoszące 4.764,39 zł błędnie zamieszczono w poz. I.3. „Pozostałe zobowiązania”, podczas gdy prawidłowo należało je wykazać w poz. I.2. „Zobowiązania wobec budżetów” – str. 29 protokołu kontroli.

         Kontrola procedury planowania budżetowego wykazała, że w projekcie uchwały budżetowej na 2014 r., wprowadzonym zarządzeniem Pana Wójta Nr 252/2013 z dnia 8 listopada 2013 r., uwzględniono środki stanowiące fundusz sołecki w wysokości 261.488 zł, wynikającej z wzoru zawartego w art. 2 ust. 1 obowiązującej wówczas ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm.). Zaprezentowana w projekcie uchwały budżetowej kwota na wydatki poszczególnych sołectw była o 25.484,61 zł wyższa od kwoty wynikającej z wniosków złożonych przez poszczególne sołectwa do dnia 30 września 2013 r., wynoszącej 236.003,02 zł (ustalono, że jedno sołectwo w ogóle nie złożyło wniosku, zaś jedno złożyło wniosek na kwotę niższą od puli środków określonych dla tego sołectwa na podstawie informacji Pana Wójta o wysokości środków przypadających sołectwu). Wskazania wymaga, iż z brzmienia art. 4 ust. 4 przywołanej ustawy wynikało, iż w terminie do 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy, którego dotyczy wniosek, sołtys przekazuje wójtowi wniosek celem uwzględnienia go w projekcie budżetu gminy. Analogiczna regulacja zawarta jest w art. 5 ust. 4 obecnie obowiązującej ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.). Z regulacji tych wynika zatem, że kwota ujęta w projekcie uchwały budżetowej powinna obrazować planowane wydatki w ramach funduszu sołeckiego, tj. wydatki wynikające ze złożonych i przyjętych przez Pana prawidłowych wniosków sołectw, a nie kwotę, o której informował Pan sołtysów, jako przypadającej do rozdysponowania przez sołectwa. W uchwale budżetowej na 2014 r., podjętej przez Radę Gminy Jeleniewo w dniu 30 grudnia 2013 r., kwota wydatków w ramach funduszu sołeckiego została przewidziana prawidłowo – str. 43 i 143 protokołu kontroli.

         Z ustaleń kontroli w zakresie dochodów z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości wynika, że wartość nieruchomości oddanych dwóm użytkownikom wieczystym zaktualizowano w 2013 r., na podstawie przepisów art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774) przy wykorzystaniu nieaktualnych operatów szacunkowych pochodzących z 12 września 2011 r. Zgodnie z art. 156 ust. 3 tej ustawy operat szacunkowy może być wykorzystywany do celu, dla którego został sporządzony, przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia. Operat szacunkowy może być wykorzystany po upływie okresu, o którym mowa w ust. 3, po potwierdzeniu jego aktualności przez rzeczoznawcę majątkowego, zaś potwierdzenie aktualności operatu następuje przez umieszczenie stosownej klauzuli w operacie przez rzeczoznawcę, który go sporządził (art. 156 ust 4 ustawy). W przedmiotowym przypadku operaty nie zawierały klauzuli o potwierdzeniu ich aktualności – str. 88-89 protokołu kontroli.

         Kontrolowana jednostka zawarła w dniu 7 maja 2012 r. umowę najmu lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy, która nie określa czasu, na jaki została zawarta. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150), umowa o odpłatne używanie lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, może być zawarta wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba, że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator – str. 90 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dochodów z dzierżawy nieruchomości stwierdzono, że dzierżawca działki rolnej nr 160 w m. Wodziłki na podstawie umowy zawartej na okres od 1 lipca 2010 r. do 31 grudnia 2012 r., wykorzystywał tę nieruchomość bezumownie (za opłatą czynszu rocznego w wysokości 28 zł) począwszy od dnia 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2014 r. Zgodnie z brzmieniem § 11 pkt 1 uchwały Nr XIX/109/04 Rady Gminy Jeleniewo z dnia 31 sierpnia 2004 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, najemców i dzierżawców wyłania się w drodze przetargu; przedmiotem przetargu jest zaś roczna lub miesięczna stawka czynszu za 1 m2 oraz spełnienie dodatkowych wymogów określonych w warunkach przetargu (§ 12 uchwały). Jak ustalono, stosowny przetarg ustny nieograniczony na wydzierżawienie nieruchomości odbył się dopiero w dniu 17 grudnia 2014 r. i zakończył się wynikiem pozytywnym (nieruchomość wydzierżawiono na okres 3 lat począwszy od 1 stycznia 2015 r.). W złożonym wyjaśnieniu inspektor Urzędu Gminy wskazała, iż bezumowna dzierżawa nieruchomości przez okres 2 lat była jej ewidentnym niedopatrzeniem – str. 91-92 protokołu kontroli.

         W obrębie tego zagadnienia stwierdzono także przypadek rozbieżności pomiędzy kwotą czynszu, którą obciążano dzierżawcę w latach 2012-2014 a umową. Dotyczyło to kontrahenta, któremu przypisano analityczne konto 221-2/156. Na mocy umowy dzierżawca zobowiązany był do uiszczania kwoty 227 zł rocznie, zaś faktyczne wpłaty wyniosły: po 216 zł w 2012 i 2013 r. oraz 185 zł w 2014 r. (łącznie wysokość czynszu zaniżono o 64 zł). Z wyjaśnień pracowników, którym przypisano zakresami czynności prowadzenie spraw związanych z naliczaniem czynszów dzierżawnych we wskazanym okresie wynika, że powyższe były wynikiem omyłki. W trakcie kontroli w księgach rachunkowych Urzędu przypisano należność od dzierżawcy na łączną kwotę 71,11 zł wraz z odsetkami oraz wysłano stosowne wezwanie do zapłaty – str. 92 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli.

W obszarze pozyskiwania dochodów z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych stwierdzono uchybienia w przypadku 5 podatników o niżej wskazanych numerach ewidencyjnych, które polegały na tym, że:

- …[1] – podatnik posiada m.in. grunty sklasyfikowane jako R IVb o pow. 3,6140 ha, z tego powierzchnię 1,1902 ha opodatkowano jako grunty R IVa, co skutkowało zawyżeniem podatku o 33 zł,

- …[2] – podatnik posiada gospodarstwo rolne o powierzchni ogółem 21,4900 ha, w tym R IVa 1,0100 ha; R IVb 5,2100 ha oraz Ł IV 0,9900 ha; opodatkowano R IVa 1,1000 ha; R IVb 5,5800 ha oraz Ł IV 0,0700 ha; zaniżenie podatku z tego tytułu wynosiło 30 zł,

- …[3] – podatnik posiada m.in. grunty sklasyfikowane jako R IVb o pow. 10,0700 ha – opodatkowano powierzchnię 10,1700 ha oraz grunty sklasyfikowane jako Ł IV o pow. 2,3900 ha – opodatkowano powierzchnię 2,9800 ha. Zawyżenie podatku z tego tytułu wynosiło 53 zł,

- …[4] – podatnik posiadał (do 31 marca 2014 r.) m.in. grunty sklasyfikowane jako R IVb o pow. 6,6800 ha, a opodatkowano powierzchnię 6,7700 ha; zawyżenie podatku z tego tytułu wynosiło 2 zł,

- …[5] – podatnik posiada 0,2400 ha gruntów, w tym 0,1200 ha sklasyfikowanych jako R IVb, które nie zostały opodatkowane; zaniżenie podatku z tego tytułu wynosiło 34 zł.

Ogółem w 3 przypadkach zawyżono wymiar podatku o kwotę 88 zł, zaś w 2 przypadkach wymiar podatku zaniżono o kwotę 64 zł. W trakcie kontroli we wszystkich przypadkach organ podatkowy wydał decyzje w sprawie zmiany decyzji ostatecznych ustalających łączne zobowiązanie pieniężne za 2014 rok – str. 52-53 protokołu kontroli.

Działania kontrolne prowadzone w zakresie prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowały również zagadnienia stosowania ulg i zwolnień w omawianej należności. Stwierdzone w tym obszarze nieprawidłowości dotyczyły we wszystkich badanych przypadkach (6) udzielenia zwolnień z tytułu zakupu gruntów od pierwszego dnia miesiąca, w którym złożono wniosek. Jest to niezgodne z art. 13d ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), gdyż zwolnienia i ulgi podatkowe udzielane na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Skutki finansowe z tego tytułu wynosiły 94 zł – str. 54-56 protokołu kontroli.

Z kolei w wyniku analizy rachunków i faktur dołączonych do wniosków o przyznanie ulgi inwestycyjnej (decyzja …[6] z dnia 8 kwietnia 2013 r.) stwierdzono, że pracownik dokonujący ich weryfikacji nie uwzględnił wydatków poniesionych z tytułu wykonywanych usług oraz zakupu gwoździ i tym samym organ podatkowy udzielił ulgi inwestycyjnej od zaniżonej o 672,34 zł kwoty poniesionych nakładów inwestycyjnych. Zaniżenie udzielonej podatnikowi ulgi wynosiło 168,09 zł – str. 57 protokołu kontroli.

W wyniku badania powszechności i prawidłowości opodatkowania przedsiębiorców, którzy zarejestrowali swoją działalność w okresie od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2014 r., za nieruchomości związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, stwierdzono 4 przypadki (36,36% sprawdzonych pozycji) braku opodatkowania. Powyższe jest spowodowane m.in. nie wywiązywaniem się podatników z obowiązku złożenia informacji podatkowych. Zaniżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 5.967 zł. W trakcie kontroli przedsiębiorcy złożyli brakujące informacje, zostali opodatkowani i wpłacili zaległy podatek – str. 65-66 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będących osobami fizycznymi, prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych przez:

a) 3 podatników podatku rolnego, śr. 70 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 20 zł – str. 59 protokołu kontroli,

b) 3 podatników podatku leśnego, śr. 12 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 104 zł – str. 61-62 protokołu kontroli,

c) 2 podatników podatku od nieruchomości, śr. 22,5 dnia po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 43.065 zł – str. 67 protokołu kontroli,

d) 5 podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych, śr. 53,16 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 21.834 zł – str. 70 protokołu kontroli.

Niedopełnienie obowiązku terminowego składania deklaracji (korekt deklaracji) wypełnia znamiona czynu określonego w art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U.  z 2013 r. poz. 186, ze zm.) – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Kontrola terminowości dokonywania wpłat podatków i opłat wykazała w wielu przypadkach nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia; dotyczyło to podatników podatku:

a) od nieruchomości od osób prawnych, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 1.729 zł (dotyczyła 2 podatników) – str. 68 protokołu kontroli,

b) od środków transportowych od osób fizycznych, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 13.450 zł (dotyczyła 4 podatników) – str. 71 protokołu kontroli,

c) opłaty za gospodarowanie odpadami, kwota opłaty uiszczona po terminie wynosiła 3.974 zł (dotyczyła 50 właścicieli nieruchomości) – str. 75-76 protokołu kontroli,

d) łącznego zobowiązania pieniężnego, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 5.734 zł (dotyczyła 20 podatników) – str. 82 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie naraża na uszczuplenie należności publicznoprawnych i jest czynem zabronionym, który zgodnie z art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny jako wykroczenie skarbowe. Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy powinien wystąpić do urzędu skarbowego o wymierzenie podatnikom grzywny w postaci mandatu.

         Ponadto dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy z opóźnieniem dokonywał czynności sprawdzających m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji w większości przypadków skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku.

Brak czynności sprawdzających potwierdza również opis wskazujący na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od środków transportowych deklaracji, co skutkowało również tym, że podatnicy w złożonych deklaracjach wykazali nieprawidłowe dane dotyczące parametrów posiadanych pojazdów, a w konsekwencji zaniżyli deklarowany podatek. Podjęte w trakcie kontroli działania skutkowały tym, iż podatnicy złożyli korekty deklaracji i wpłacili zaległy podatek w kwocie 9.456 zł – str. 70-71 protokołu kontroli.

Badanie zagadnień z zakresu opodatkowania osób prawnych podatkiem od nieruchomości doprowadziło do ustalenia nieprawidłowości polegającej na zadeklarowaniu przez podatnika o numerze ewidencyjnym…[7], będącego przedsiębiorcą, gruntów o powierzchni 1.818,66 m² w kategorii pozostałe. Jest to nieprawidłowość, która narusza przepis art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849, ze zm.), gdyż grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 lit. b), chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Zaniżenie dochodów z tego tytułu wynosiło 873 zł. W trakcie kontroli, w dniu 11 marca 2015 r. podatnik złożył korektę deklaracji wykazując omawianą powierzchnię gruntów jako grunty związane z działalnością gospodarczą i dokonał wpłaty powstałej zaległości – str. 67-68 protokołu kontroli.

Kontrola powszechności i prawidłowości poboru opłaty skarbowej od wydanych wypisów i wyrysów z planów zagospodarowania przestrzennego pozwoliła ustalić, że w 1 przypadku (….[8] z dnia 14 kwietnia 2014 r.) wydano dokument pomimo wniesienia opłaty skarbowej w nieprawidłowej, zaniżonej o 100 zł wysokości. Jest to nieprawidłowość, która narusza art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2015 r. poz. 783, ze zm.), gdyż opłatę skarbową wpłaca się z chwilą powstania obowiązku zapłaty. Wobec powyższego do chwili wniesienia opłaty w prawidłowej wysokości dokument nie powinien być wydany. Pracownik odpowiedzialny za powyższe zagadnienie po upływie ponad 7 miesięcy wezwał podatnika do uiszczenia zaległej opłaty – do dnia przeprowadzania kontroli opłata nie została wyegzekwowana. Artykuł 21 § 3 Ordynacji podatkowej stanowi, że jeżeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, że podatnik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego. W tym przypadku decyzja nie była wydana – str. 79 protokołu kontroli.

W wyniku analizy uchwały Nr XX.118.2012 Rady Gminy Jeleniewo z dnia 3 grudnia 2012 r. w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości stwierdzono niezgodność treści § 1 uchwały z art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz art. 40 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, poprzez zwolnienie od podatku od nieruchomości gruntów, budynków lub ich części, budowli lub ich części stanowiących mienie komunalne Gminy Jeleniewo. Przywołany art. 7 ust. 3 ustawy, stanowiący delegację do stosowania prawa miejscowego, ma jednoznacznie charakter normy ograniczającej rady gmin co do charakteru zwolnień, jakie może ona wprowadzić na terenie swojego działania. Przepis ten dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienie podatkowe, jakie zastosowała Rada Gminy. tj. o charakterze przedmiotowo-podmiotowym, oznacza przekroczenie ustawowej delegacji określonej w przywołanych wyżej przepisach. Pan Wójt jako organ wykonawczy, realizując zasadę legalizmu, powinien wystąpić do Rady Gminy o uchylenie uchwały Nr XX.118.2012 z dnia 3 grudnia 2012 r. – str. 63-64 protokołu kontroli.

         Kontrola wydatków związanych z udzielaniem dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych wykazała, że gmina Jeleniewo udzieliła Suwalskiemu Stowarzyszeniu Wybór dotacji w kwocie 1.050 zł na zadanie pn. „Zwiększenie dostępności pomocy terapeutycznej i rehabilitacyjnej dla osób uzależnionych od alkoholu”. Z umowy dotacji wynika ogólnie, że udzielono ją na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, ze zm.). W trakcie kontroli ustalono, iż zawarcie umowy poprzedzone zostało złożeniem przez Stowarzyszenie w dniu 26 lutego 2014 r. oferty na wymienione zadanie przy jednoczesnym braku ogłoszenia o otwartym konkursie ofert. Okres realizacji zadania wynosił według umowy od 1 lipca 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. (6 miesięcy). Należy wskazać, że możliwość udzielenia dotacji z pominięciem ogłoszenia otwartego konkursu ofert stwarzają przepisy art. 19a ustawy przewidującego, że na podstawie oferty realizacji zadania publicznego, o której mowa w art. 14, złożonej przez organizację pożytku publicznego, organ wykonawczy uznając celowość realizacji tego zadania, może zlecić tej organizacji, z pominięciem otwartego konkursu ofert, realizację zadania, spełniając łącznie następujące warunki: wysokość dofinansowania lub finansowania zadania publicznego nie przekracza kwoty 10.000 zł oraz zadanie publiczne ma być realizowane w okresie nie dłuższym niż 90 dni.

         Z ustaleń kontroli wynika także nieprzestrzeganie art. 17 ustawy o działalności pożytku publicznego... Przywołany przepis obliguje organ administracji publicznej zlecający zadanie do dokonywania kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności: stanu realizacji zadania; efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania; prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania; prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy. W trakcie kontroli nie okazano jednak żadnej dokumentacji, która potwierdzałaby okoliczności dokonywania kontroli czy oceny realizacji powierzonych zadań. Jako jedną z przyczyn takiego stanu należy wskazać, że Pan Wójt żadnemu pracownikowi Urzędu nie przypisał obowiązków i odpowiedzialności związanych z kontrolą przekazanych dotacji oraz ich rozliczaniem.

Analiza zagadnienia zlecania zadań podmiotom niepublicznym w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego… wykazała ponadto brak dokumentacji świadczącej o przedłożeniu organowi stanowiącemu przez Pana Wójta oraz opublikowaniu w BIP, w terminie nie później niż do dnia 30 kwietnia 2015 r., sprawozdania z realizacji programu współpracy gminy Jeleniewo z organizacjami pozarządowymi za rok 2014. Obowiązek ten wynika z art. 5a ust. 3 ustawy oraz pkt X programu – str. 99-101 protokołu kontroli.

         Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała nieprawidłowości opisane na str. 104-113 protokołu kontroli. Stwierdzono, że regulamin wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Jeleniewo wprowadzony zarządzeniem Pana Wójta Nr 22a/2014 z dnia 7 listopada 2014 r. został sporządzony z naruszeniem przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202, ze zm.). Nie zostały w nim bowiem określone wymagania kwalifikacyjne pracowników na danym stanowisku, co narusza art. 39 ust. 1 pkt 1 ustawy.

         W zakresie wynagrodzeń stwierdzono, iż w trakcie kontroli dokonał Pan stosownych zmian w zakresie formalnych podstaw zatrudnienia i ustalenia wynagrodzenia M. Waszkiewicza. W wyniku dokonanych zmian obecnie wymieniona osoba pełni, na podstawie powołania, funkcję Zastępcy Wójta (w wymiarze 1/10 czasu pracy, tj. 4 godzin tygodniowo) oraz zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę w wymiarze 9/10 etatu na stanowisku inspektora w Urzędzie Gminy.

         Z ustaleń kontroli wynika ponadto, że zawarł Pan z M. Waszkiewiczem dwie umowy o pracę na czas zastępstwa innego pracownika w wymiarze ½ etatu – pierwsza z nich obowiązywała w okresie od 17 września do 10 grudnia 2012 r., zaś druga w okresie od 20 maja do 26 września 2013 r. (zastępowany pracownik – zatrudniony na stanowisku ds. inwestycji i zagospodarowania przestrzennego – przebywał na zwolnieniu lekarskim). W obu przypadkach, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, M. Waszkiewiczowi przyznano dodatkowo dodatek za wysługę lat w wysokości 13% wynagrodzenia zasadniczego. Należy zauważyć, iż w myśl przepisu § 7 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786), jeżeli praca w urzędzie lub jednostce stanowi dodatkowe zatrudnienie, do okresu dodatkowego zatrudnienia nie podlegają zaliczeniu okresy zatrudnienia podstawowego. Dodatkowe zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas zastępstwa, w świetle przywołanego przepisu rozporządzenia, nie uprawniało zatem Pan do przyznania p. M. Waszkiewiczowi dodatku za wieloletnią pracę. W trakcie kontroli (w dniu 12 sierpnia 2015 r.) M. Waszkiewicz wpłacił na rachunek Urzędu kwotę w wysokości 1.490,72 zł stanowiącą równowartość dodatku za wieloletnią pracę wypłaconego mu w oparciu o umowy o pracę na czas zastępstwa.

         Analiza wydatków na wynagrodzenia wykazała także, że st. specjaliście ds. ochrony środowiska i gospodarki komunalnej zostały przyznane dodatki: na okres od 1 maja do 31 października 2011 r. i od 1 kwietnia do 30 września 2013 r. za zwiększenie obowiązków w zakresie realizacji zadania „usuwanie wyrobów zawierających azbest” oraz na okres od 1 września do 31 grudnia 2012 r. za zwiększenie obowiązków w zakresie realizacji zadania odbiór odpadów komunalnych zgodnie z ustawą o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. W pismach przyznających dodatki (łączna ich suma wyniosła …[9] zł) nie wskazano, z jakimi okolicznościami wiązało się zwiększenie obowiązków w zakresie realizacji tych zadań, przypisanych pracownikami zakresem czynności z 1 czerwca 2011 r., według którego do jego kompetencji należą m.in. sprawy przygotowywania opinii dotyczących postępowania z odpadami przez ich wytwórców, a także odzysku lub unieszkodliwiania odpadów; gromadzenie informacji o gromadzonych odpadach oraz sposobach gospodarowania odpadami; prowadzenie aktualizacji Planu ochrony przed szkodliwością azbestu oraz programu usuwania azbestu i wyrobów zawierających azbest z ternu gminy oraz spraw związanych z inwentaryzacją i usuwaniem azbestu, a także prowadzenie spraw wynikających z zadań gminy w zakresie utrzymania czystości i porządku.

W świetle art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. W uzasadnieniu jego przyznania właściwe jest zatem precyzyjne wskazanie podstaw (charakteru) zwiększenia obowiązków służbowych objętych już zakresem czynności pracownika.

         Badając wydatki z tytułu podróży służbowych stwierdzono, że wyrażał Pan wskazanemu w protokole kontroli pracownikowi Urzędu zgodę na odbywanie podróży służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy, pomimo nieposiadania przez tego pracownika prawa jazdy oraz niedysponowania przez niego tytułem prawnym do samochodu osobowego określonego we wniosku na odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym. W złożonym wyjaśnieniu delegowany pracownik potwierdził, że nie posiada uprawnień do kierowania pojazdami, zaś w podróży wykorzystywała samochód prywatny będący własnością osoby, która świadczyła jej pomoc w odbyciu podróży służbowej. Jednocześnie składając wyjaśnienia nie wykazała, aby w związku ze świadczoną na jej rzecz „pomocą” poniosła jakiekolwiek koszty związane z używaniem samochodu niebędącego jej własnością. Odnosząc się do tej kwestii stwierdził Pan m.in., że nie miał wiedzy, iż pracownik nie jest właścicielem samochodu, tym bardziej, że w rachunkach kosztów podróży posługiwała się pojęciem samochód własny. W regulacjach wewnętrznych – zarządzeniu Nr 2/2013 Pana Wójta z dnia 2 stycznia 2013 r. w sprawie ustalenia stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu niestanowiącego własności pracodawcy użytego do odbycia podróży służbowej przez pracowników samorządowych Urzędu Gminy Jeleniewo oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy Jeleniewo i zarządzeniu Nr 8/2013 Pana Wójta z dnia 11 kwietnia 2013 r. w sprawie ustalenia zasad rozliczania kosztów związanych z podróżą służbową pracowników Urzędu Gminy w Jeleniewie oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy Jeleniewo – przyjęto zasadę odbywania podróży służbowej przez pracowników samochodem będącym ich własnością, o czym świadczą następujące zwroty: ustala się następujące wysokości stawek stosowanych do rozliczenia podróży służbowych własnym środkiem transportu (…) w uzasadnionych przypadkach na wniosek pracownika, Wójt Gminy Jeleniewo może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem własnym pracownika.

         Podczas kontroli wydatków na podróże służbowe stwierdzono ponadto odbywanie przez pracowników podróży w tym samym czasie i do tego samego miejsca jednocześnie kilkoma samochodami prywatnymi, na co wyrażał Pan zgodę akceptując złożone przez poszczególnych pracowników wnioski o odbycie podróży samochodami prywatnymi oraz zatwierdzając przedkładane przez nich rozliczenia kosztów podróży. Wskazania wymaga, iż w zarządzeniu Pana Wójta Nr 2/2013 z dnia 2 stycznia 2013 r. przewidziano możliwość wspólnego odbywania podróży służbowych jednym samochodem niebędącym własnością pracodawcy, z której to możliwości nie korzystano. Ustosunkowując się do tej kwestii stwierdził Pan, że pracodawca nie może nakazać jazdy samochodem prywatnym z innym pracownikiem w celach służbowych – musi wyrazić na to zgodę; w przypadku jazdy służbowej, pracownik powinien mieć wykonane badania psychomotoryczne; pracodawca nie może nakazać wożenia pracowników, jeżeli nie jest zatrudniona/y/ na stanowisku kierowcy (…). Według § 4 zarządzenia Pana Wójta Nr 8/2013 z dnia 11 kwietnia 2013 r. Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa w poleceniu wyjazdu Wójt Gminy kierując się zasadą racjonalizacji kosztów podróży z uwzględnieniem jej charakteru i utrudnień związanych z dojazdem. Wprowadzona regulacja czyni zadość zasadzie oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi określonej w art. 44 ust. 3 pkt 1 lit. b) ustawy o finansach publicznych. Nie negując wskazanego przez Pana w wyjaśnieniu argumentu o niemożności nakazania pracownikom odbycia podróży służbowej jednym samochodem, rozważeniu przez Pana Wójta powinna podlegać kwestia sposobu realizacji postulatu racjonalizacji kosztów podróży, przyjętego przepisami wewnętrznymi. Realizacja ta może polegać np. na podziale obowiązującej stawki między osoby jadące jednocześnie do tego samego miejsca więcej niż jednym pojazdem prywatnym.

         Z ustaleń kontroli wynika również, iż w jednym przypadku pracownik dokonujący rozliczenia kosztów podróży służbowej nie wypełnił rubryki „noclegi wg rachunku”, pomimo iż poniósł koszt noclegu w kwocie 106,80 zł. Stosowny rachunek za nocleg przedłożył do rozliczenia oddzielnie, zaś zwrot wypłacono mu z kasy. Naruszył tym samym § 7 ust. 1 zarządzenia Pana Wójta w sprawie ustalenia zasad rozliczania kosztów związanych z podróżą służbową… stanowiący, iż pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej na właściwym, druku polecenia wyjazdu służbowego, do którego należy dołączyć dokumenty (rachunki, bilety, paragony) potwierdzające poszczególne wydatki. Analogicznie, na gruncie postanowień § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2003 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), pracownik zobowiązany jest do załączenia do rozliczenia kosztów podróży dokumentów, w szczególności rachunków, faktur lub biletów potwierdzających poszczególne wydatki – str. 119-123 protokołu kontroli.

         Kontrola rozliczeń finansowych z zakładem budżetowym Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniewie wykazała, że nie została określona przez Pana Wójta szczegółowość rozliczenia wykorzystania dotacji przedmiotowej udzielonej zakładowi z budżetu gminy jako dopłata do działalności kanalizacyjnej oraz dotacji przedmiotowej stanowiącej dopłatę do dostarczania energii cieplnej do budynku „Zębiec”. Obowiązek określania przez organ wykonawczy gminy szczegółowości rozliczenia dotacji przedmiotowej przedkładanego przez kierownika zakładu budżetowego wynika z § 45 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542) – str. 168-170 protokołu kontroli.

         W 2014 r. Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniewie udzielone zostały z budżetu gminy dwie dotacje na łączną kwotę 50.000 zł bez określenia na piśmie takich warunków jak: jej wysokość dotacji, cel i zakres rzeczowy dotowanych zadań, termin wykorzystania dotacji, termin i sposób rozliczenia dotacji oraz zwrotu niewykorzystanej części dotacji, tj. postanowień wymaganych przy udzielaniu dotacji celowej z budżetu gminy przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych. Przywołana regulacja przewiduje określanie tych postanowień w drodze umowy. Niezależnie od wątpliwości prawnych co do zakresu możliwości dokonywania czynności prawnych z kierownikiem zakładu budżetowego (działającym na podstawie pełnomocnictwa Pana Wójta) należy wskazać, że powinien zostać sporządzony dokument, w którym zawrze Pan warunki niezbędne do prawidłowego (zgodnego z wolą dotującego) wykorzystania i rozliczenia dotacji, zaś kierownik zakładu potwierdzi ich znajomość. Analogicznych ustaleń dokonano również podczas poprzedniej kontroli gospodarki finansowej gminy Jeleniewo przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku; ponowne wystąpienie omawianej nieprawidłowości świadczy o niewykonaniu zaleceń pokontrolnych.

Jak ustalono, jedna z dotacji celowych w kwocie 45.000 zł została przekazana ZGKiM na zadanie pn. „Zamknięcie składowiska odpadów w miejscowości Wołownia (etap III)”. Z przedłożonej dokumentacji wynika, że dotacja została wykorzystana na następujące prace: pokrycie składowiska warstwą izolacyjną o grubości 0,3 m, zagęszczenie warstwy izolacyjnej, przykrycie warstwy izolacyjnej składowiska warstwą humusu o grubości ok. 0,1 m, ukształtowanie bryły składowiska i nadanie kopulastego kształtu. Dotację sklasyfikowano w rozdziale 90017 „Zakłady gospodarki komunalnej”, par. 6210 „Dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji  inwestycji i zakupów inwestycyjnych samorządowych zakładów budżetowych”. W złożonym wyjaśnieniu nie podał Pan argumentów wskazujących na inwestycyjnych charakter robót. Potwierdził Pan zaś, iż w ich wyniku nie powstał żaden środek trwały, co przesądza o nieinwestycyjnym charakterze robót, z uwagi na brak podstaw do uznania za zwiększające wartość początkową środka trwałego na podstawie art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dotację przeznaczono zatem na cele podlegające finansowaniu z wydatków bieżących. Należy zwrócić uwagę, że w świetle przepisów art. 15 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych samorządowy zakład budżetowy nie może otrzymać z budżetu gminy dotacji celowej na zadania bieżące, które nie są finansowane z udziałem środków z budżetu UE i innych środków ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi. Nadto dodania wymaga, iż niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych) – str. 170-172 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) stwierdzono także następujące nieprawidłowości:

a) dochody z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności w wysokości 11.920 zł wykazano błędnie w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”, zamiast w par. 0760 „Wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności”,

b) dotację w wysokości 2.250 zł z rozdziału 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi…” udzieloną stowarzyszeniu w trybie i na zasadach określonych ustawą o działalności pożytku publicznego… błędnie ujęto w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast do par. 2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom”,

c) wydatki na kwotę 186.786 zł z tytułu dotacji na pomoc finansową udzieloną Powiatowi Suwalskiemu niewłaściwie sklasyfikowano w par. 6220 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych innych jednostek sektora finansów publicznych”, zamiast w par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych”.

Badanie wydatków w wysokości 186.786 zł poniesionych tytułem pomocy finansowej dla Powiatu Suwalskiego wykazało ponadto, że Rada Gminy Jeleniewo nie podjęła odrębnej uchwały w sprawie udzielenia pomocy finansowej, o której mowa w art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych – str. 94, 100 i 135-136 protokołu kontroli.

         W zakresie gospodarowania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne stwierdzono, że nie został ustanowiony trwały zarząd nieruchomością zabudowaną budynkiem „Zębiec”, którym włada ZGKiM w Jeleniewie (wartość budynku ujęta jest mimo to w ewidencji księgowej ZGKiM). Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd ustanowiony w drodze decyzji na podstawie art. 45 tej ustawy. W udzielonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że działka, na której posadowiony jest budynek „Zębiec” swoim obszarem obejmuje również część drogi wraz z chodnikami na ul. Słonecznej w Jeleniewie. Podział tej działki pozwoli na wyodrębnienie gruntu dla budynku „Zębiec” oraz drogi przy ulicy Słonecznej wraz z chodnikami. W chwili obecnej budynek ten jest w księdze środków trwałych ZGKiM, zaś przekazanie gruntu wraz z budynkiem w trwały zarząd i ustalenie opłaty nastąpi decyzją po dokonaniu podziału gruntu w jak najszybszym terminie.

Z ustaleń kontroli wynika ponadto, że opłata za trwały zarząd nieruchomością zabudowaną stacją wodociągową z infrastrukturą położoną w obrębie Białorogi w wysokości 0,3% ceny nieruchomości wynoszącej 166.450 zł została ustalona w wysokości 499 zł, zamiast w kwocie 499,35 zł.

Stwierdzono także ujęcie w księgach rachunkowych Urzędu wartości gruntu pozostającego w trwałym zarządzie Zespołu Szkół w Jeleniewie (działek oznaczonych nr geod. 268, 74/1 i 75/1), pomimo formalnego przekazania gruntu tej jednostce przez Urząd w dniu 28 grudnia 2011 r. W rezultacie w ewidencji księgowej Zespołu Szkół wykazano wyłącznie wartość budynku, zaś w księgach rachunkowych Urzędu figurowała wartość gruntów. Stosownie do § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o środkach trwałych, rozumie się przez to m.in. środki trwałe otrzymane w zarząd i użytkowane na potrzeby jednostki. W trakcie kontroli dokonano przeniesienia wartości gruntów z ksiąg Urzędu do ksiąg Zespołu Szkół – str. 148-150 protokołu kontroli.

         Badanie wykonania obowiązków inwentaryzacyjnych drogą spisu z natury (opis na str. 162-167 protokołu kontroli) wykazało, że ostatnia inwentaryzacja tą metodą została przeprowadzona w 2014 r., na podstawie zarządzeń Nr 24, 25, 26 i 27/2014 Pana Wójta z dnia 19 grudnia 2014 r. W wyniku kontroli arkuszy spisowych ustalono m.in.:

a) dokonywanie poprawek na części arkuszy spisu z natury w sposób niezgodny z instrukcją inwentaryzacyjną. W postanowieniach § 15 pkt 2 instrukcji inwentaryzacyjnej wskazano, iż błędy w arkuszach spisowych, w momencie ich wypełnienia, można poprawić wyłącznie zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu, liczby), tak aby pozostały one czytelne; poprawka błędu powinna być podpisana przez osobę (osoby) dokonujące spisu z natury i opatrzona datą. Na części arkuszy spisowych stwierdzono brak daty dokonanej korekty w stwierdzonej ilości lub cenie jednostkowej oraz podpisu osób dokonujących spisu,

b) brak wypełniania wszystkich rubryk arkusza spisu z natury, do czego zobowiązuje § 15 pkt 3 instrukcji inwentaryzacyjnej. Błędy polegały na: braku podpisu osoby sprawdzającej arkusze spisu z natury, nieopatrzeniu arkuszy nazwą i adresem jednostki inwentaryzowanej, niewypełnianiu rubryki dotyczącej osoby materialnie odpowiedzialnej, niewskazywaniu ceny jednostkowej spisywanych składników majątkowych,

c) naruszenie § 15 pkt 5 instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którym nie należy spisywać na jednym arkuszu składników majątku powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym; na arkuszu spisu z natury 24/2014 spisano składniki majątkowe, w stosunku do których oświadczenie o odpowiedzialności materialnej złożyło łącznie 18 pracowników,

d) brak podpisów członków zespołu spisowego i osób materialnie odpowiedzialnych na każdej stronie arkusza spisu z natury, czego wymaga § 15 pkt 6 instrukcji inwentaryzacyjnej,

e) niezachowanie wymogu określonego postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którym przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania umożliwiającego identyfikację oraz przydatności, a także dokonać likwidacji środków zniszczonych, nieprzydatnych itp. Kontrola wykazała, iż wypełniania tego obowiązku dokonywano w trakcie inwentaryzacji, o czym świadczy arkusz Nr 24/2014, na którym umieszczono adnotację „do spisania - poz. 4, 8, 19, 20, 24, 27, 31-32, 35, 37, 42-45”,

f) rozbieżności, będące wynikiem błędów rachunkowych, pomiędzy danymi wykazanymi w poszczególnych pozycjach arkuszy spisowych a zbiorczym rozliczeniem ilościowo-wartościowym inwentaryzacji oraz zbiorczym zestawieniem różnic inwentaryzacyjnych (sporządzonym przez Skarbnika) wskazujące na brak należytej rzetelności w zakresie ustalenia wyników, wyceny i rozliczenia inwentaryzacji. Łączna wartość wszystkich pozycji w arkuszach podana została jako 426.800,16 zł, podczas gdy obliczona przez kontrolującego wartość wszystkich ujętych w arkuszach pozycji, ustalona metodą ilość x cena jednostkowa, to 426.987,08 zł. Stwierdzona rozbieżność na kwotę 186,92 zł wynikała z braku zgodności w niektórych pozycjach między podaną wartością a wynikiem obliczenia ilość x cena jednostkowa. W efekcie powinny wystąpić różnice inwentaryzacyjne, których nie ustalono i nie rozliczono; „stan faktyczny” i „stan księgowy” według okazanej dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji był taki sam.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy miasta wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Wójcie – kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, a także na pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Udzielanie pełnomocnictw na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym wyłącznie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

2. Zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) dostosowanie w zakładowym planie kont budżetu i Urzędu nazw kont i opisu zasad ich funkcjonowania do obowiązujących przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…,

b) usunięcie z planu kont Urzędu kont 137 i 230,

c) wprowadzenie do planu kont Urzędu konta 761,

d) usunięcie zapisu, iż w skład prowadzonych ksiąg rachunkowych wchodzi wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) księgowanie wydatków z tytułu udzielonych z budżetu dotacji w korespondencji z kontem 224 w ewidencji Urzędu; przenoszenie kwot ujętych na koncie 224 na konto 810 po otrzymaniu dokumentacji potwierdzającej wykorzystanie dotacji,

b) zaprzestanie stosowania zbędnych zapisów wskazanych w części opisowej wystąpienia przy ewidencjonowaniu kwot niewykorzystanych przez gminę dotacji podlegających zwrotowi oraz ich przelewów,

c) ewidencjowanie rozrachunków z tytułu otrzymanych dotacji podlegających zwrotowi przy wykorzystaniu konta 224 w ewidencji budżetu,

d) księgowanie rozrachunków z tytułu najmu składników majątkowych na koncie 221 właściwym do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych,

e) ewidencjonowanie wpłat do kasy należności przypisanych i późniejszego ich odprowadzenia na rachunek bieżący w sposób wskazany w protokole kontroli, mając na uwadze, że dokonana wpłata do kasy stanowi uregulowanie należności przez dłużnika,

f) stosowanie do zwrotów nadpłat dodatkowego technicznego zapisu ujemnego na koncie 130; zaprzestanie stosowania dla tych operacji zapisu o charakterze technicznego zapisu ujemnego na koncie 221,

g) zaniechanie ewidencjonowania przypisu należności od dłużników alimentacyjnych w części stanowiącej dochód budżetu państwa z kontem zobowiązań, mając na uwadze obowiązującą od 2011 r. zmianę przepisów w tym zakresie, przedstawioną w części opisowej wystąpienia,

h) zapewnienie bieżącego, w rozumieniu art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, ewidencjonowania przez kasjera obrotu gotówką w raportach kasowych,

i) sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych zgodnie z wymaganiami ustawy o rachunkowości,

j) zapewnienie sporządzania raportów kasowych na koniec dekady, stosownie do przyjętych regulacji wewnętrznych,

k) prowadzenie ewidencji na koncie 013 zgodnie z zasadami ustalonymi przepisami wewnętrznymi; wyksięgowanie z tego konta wszystkich przedmiotów o wartości niższej od wskazanej przepisami wewnętrznymi i przeniesienie ich do ewidencji ilościowej,

l) ujmowanie na koncie 011 wyłącznie składników majątkowych o wartości przekraczającej 3.500 zł; wyksięgowanie z tego konta wszystkich przedmiotów o wartości niższej od 3.500 zł i przeniesienie ich do ewidencji pozostałych środków trwałych,

ł) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych o elementy wskazane w części opisowej wystąpienia,

m) nadanie wszystkim środkom trwałym symboli klasyfikacji rodzajowej (KŚT), z uwzględnieniem szczegółowych zasad klasyfikacji zawartych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r.,

n) stosowanie prawidłowych stawek umorzeniowych środków trwałych,

o) zaniechanie ujmowania w ewidencji środków trwałych obiektów pomocniczych i nakładów ulepszających środki trwałe jako odrębnych jednostek inwentarzowych,

p) ujmowanie na koncie 020 wyłącznie wartości niematerialnych i prawnych w rozumieniu ustawy o rachunkowości; wyksięgowanie ujętego na koncie 020 projektu oczyszczalni ścieków i dokumentacji geodezyjnej do opracowania planów zagospodarowania przestrzennego,

q) korygowanie kosztów o ustaloną w drodze inwentaryzacji wartość niezużytych materiałów (paliwa i oleju opałowego), odpisywanych w koszty w momencie zakupu.

4. Prawidłowe wykazywanie w bilansie z wykonania budżetu danych w zakresie zobowiązań wobec budżetów.

5. Uwzględnianie w projekcie uchwały budżetowej środków przeznaczonych na wydatki w ramach funduszu sołeckiego w wysokości odpowiadającej sumie kwot wynikających z przyjętych do realizacji wniosków sołectw.

6. Ustalanie wartości nieruchomości dla potrzeb aktualizacji wysokości opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości na podstawie operatów szacunkowych aktualnych w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami.

7. Określenie w przedstawionej w części opisowej wystąpienia umowie najmu lokalu mieszkalnego okresu, na jaki została zawarta, mając na uwadze postanowienia art. 5 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…

8. Wzmożenie nadzoru nad odpowiedzialnymi pracownikami w zakresie dochodów z najmu i dzierżawy nieruchomości, mając na uwadze zapewnienie wyeliminowania sytuacji:

a) bezumownego korzystania z nieruchomości, mimo że po zakończeniu umowy powinien zostać zorganizowany przetarg na dzierżawę, stosownie do zasad określonych przez Radę Gminy,

b) nieprawidłowego naliczania wysokości czynszu za dzierżawę nieruchomości.

9. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi, w tym przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających z ustaw o podatku rolnym oraz o podatkach i opłatach lokalnych.

10. Prawidłowe udzielanie ulg i zwolnień w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów oraz ulg inwestycyjnych.

11. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w przywołanych przepisach Ordynacji podatkowej, celem zachowania terminowości i prawidłowości składania deklaracji podatkowych.

12. Dyscyplinowanie podatników w zakresie terminowego składania deklaracji podatkowych oraz terminowych wpłat podatków i opłat lokalnych.

13. Rozważenie możliwości wystąpienia z wnioskiem do Urzędu Skarbowego o ukaranie podatników uchylających się od terminowego składania deklaracji podatkowych, który to czyn jest wykroczeniem skarbowym.

14. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie uchylenia uchwały dotyczącej zwolnień przedmiotowo-podmiotowych w podatku od nieruchomości.

15. W zakresie zlecania zadań podmiotom niepublicznym w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie:

a) zlecanie realizacji zadań z pominięciem otwartego konkursu ofert przy zachowaniu wszystkich wymogów określonych przepisami art. 19a ustawy,

b) dokonywanie kontroli realizacji zadań, jak tego wymaga art. 17 ustawy; przypisanie zadań w tym zakresie pracownikom Urzędu.

c) realizowanie obowiązku przedkładania Radzie Gminy oraz publikowania w BIP, nie później niż do dnia 30 kwietnia każdego roku, sprawozdania z realizacji programu współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi za rok poprzedni.

16. W zakresie wydatków z tytułu wynagrodzeń:

a) uzupełnienie regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy o określenie wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych,

b) przestrzeganie zasad ustalania dodatku za wysługę lat w przypadku, gdy praca w Urzędzie stanowi dodatkowe zatrudnienie,

c) precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wykazania przyczyn zwiększenia obowiązków realizowanych przez pracownika.

17. W zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych:

a) zaniechania zatwierdzania wniosków pracownika o odbycie podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, jeżeli pracownik nie posiada pojazdu oraz uprawnień do kierowania pojazdami, mając na uwadze m.in. przywołane w części opisowej wystąpienia postanowienia przepisów wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie,

b) rozważenie uregulowania w przepisach wewnętrznych zasad jednoczesnego odbywania podróży służbowych przez pracowników różnymi środkami transportu, mając na względzie przyjętą przez Pana zasadę racjonalizacji kosztów,

c) zapewnienie prawidłowego dokonywania rozliczeń kosztów podróży służbowej, tj. z uwzględnieniem wszystkich poniesionych kosztów związanych z podróżą udokumentowanych zgodnie z regulacjami wewnętrznymi oraz wymaganiami § 5 ust. 2 rozporządzenia wskazanego w części oposowej wystąpienia.

18. W zakresie rozliczeń finansowych z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej:

a) określenie szczegółowości rozliczenia dotacji przedmiotowych, które ma przedstawiać ZGKiM,

b) dokumentowanie przez Pana Wójta przy udzielaniu dotacji celowej ZGKiM określenia elementów wskazanych przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych oraz zapoznania kierownika ZGKiM z określonymi warunkami wykorzystania i rozliczenia dotacji,

c) zaprzestanie udzielania dotacji celowych na finansowanie kosztów realizacji inwestycji, jeżeli charakter zadań przesądza o zaliczeniu ich do finansowanych z wydatków bieżących.

19. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej, w szczególności w zakresie podziałek klasyfikacyjnych mających wpływ na kształtowanie się wskaźnika spłaty długu.

20. Zawieranie umów o udzielenie pomocy finansowej z budżetu gminy po wcześniejszym uzyskaniu zgody Rady Gminy wyrażonej w odrębnej uchwale.

21. W zakresie gospodarowania nieruchomościami przez ZGKiM:

a) uregulowanie kwestii ustanowienia trwałego zarządu na rzecz ZGMiK nieruchomością zabudowaną budynkiem „Zębiec”, stosownie do udzielonego w trakcie kontroli wyjaśnienia,

b) ustalanie w prawidłowej wysokości opłaty rocznej za trwały zarząd nieruchomością zabudowaną stacją wodociągową z infrastrukturą położoną w obrębie Białorogi.

22. Zapewnienie przestrzegania przez pracowników biorących udział w przeprowadzaniu, wycenie i rozliczaniu inwentaryzacji postanowień art. 27 ustawy o rachunkowości oraz zasad określonych obowiązującą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną dotyczących przeprowadzania i dokumentowania poszczególnych czynności.

23. Zapewnienie należytej realizacji wniosków pokontrolnych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                  Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach