Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Miejskim Domu Kultury w Grajewie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 kwietnia 2015 roku (znak: RIO.I.6002-5/15), o treści jak niżej:

Pani

Danuta Teresa Klimowicz

Dyrektor Miejskiego Domu Kultury

w Grajewie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Miejskiego Domu Kultury w Grajewie za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli zarządczej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem miasta.

Kontrola obowiązujących w MDK przepisów wewnętrznych wykazała, że regulamin organizacyjny z dnia 9 stycznia 2015 roku zawiera m.in. następujące postanowienia:

a) dyrektor wszelkie czynności prawne wykonuje jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza Miasta Grajewo (§ 7 regulaminu). Miejski Dom Kultury jest instytucją kultury, w związku z czym posiada osobowość prawną zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.). Dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz z mocy prawa – art. 17 przywołanej ustawy. Cytowana ustawa gwarantuje także instytucji kultury samodzielne prowadzenie gospodarki finansowej w ramach posiadanych środków i samodzielne gospodarowanie mieniem (art. 27 ust. 1). Pełnomocnictwo stanowi podstawę działania kierownika jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, co wynika z art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.),

b) działalność finansowa MDK oparta jest o plan finansowy przyjęty uchwałą Rady Miasta (§ 19 regulaminu). Zgodnie z art. 27 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora. Z przepisów prawa nie wynika kompetencja organu stanowiącego gminy do przyjmowania planu finansowego instytucji kultury w drodze uchwały – str. 3-4 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że główny księgowy MDK prowadzi księgi rachunkowe Miejskiej Biblioteki Publicznej w Grajewie. Biblioteka posiada odrębny rachunek bankowy, którym dysponuje jej kierownik. W zakresie tego zagadnienia kontrola ujawniła następujące uregulowania traktowane jako podstawa istniejącego stanu faktycznego:

a) w  statucie MDK nadanym uchwałą Nr XXIII/143/12 Rady Miasta Grajewo z dnia 30 maja 2012 roku zawarto zapis MDK prowadzi gospodarkę finansową Miejskiej Bibliotece Publicznej,

b) dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości z dnia 2 stycznia 2002 r. (ze zmianami) określona jest – jak wynika z protokołu kontroli – jako opisująca przyjęte zasady rachunkowości w Miejskim Domu Kultury i Miejskiej Bibliotece Publicznej w Grajewie,

c) w zakresie czynności głównego księgowego MDK zawarto postanowienia odnoszące się do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdań MBP, opracowywania planów finansowych MBP i rozliczania inwentaryzacji MBP.

Prowadzenie przez głównego księgowego MDK ksiąg MBP narusza postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Instytucja kultury, działająca jako odrębna osoba prawna, jest podmiotem zobowiązanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na jej kierowniku spoczywają określone tą ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Rachunkowość instytucji kultury, jako jednostki sektora finansów publicznych, powinien prowadzić zatrudniony przez kierownika tej jednostki główny księgowy, jak tego wymaga art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) – str. 3-4 protokołu kontroli.

Odrębnym pismem zwróciłem się do Burmistrza Grajewa o podjęcie stosownych czynności zapewniających usunięcie stanu sprzecznego z prawem, w szczególności dotyczących zmiany statutu MDK.

Kontrola ksiąg rachunkowych MDK wykazała:

a) uchybienie w zakresie sposobu numeracji zapisów w dzienniku, opisane na str. 7 protokołu kontroli (m.in. w pozycji „Numer w dzienniku” przy każdym dokumencie wskazywana jest cyfra „0”). Podczas kontroli podjęto działania w celu wyeliminowania tego błędu, co nastąpi przy kolejnej aktualizacji programu komputerowego,

b) ujmowanie wartości niezużytego paliwa w samochodzie służbowym jako należności od pracownika na koncie rozrachunkowym, zamiast jako wartości zapasu materiałów będących w posiadaniu jednostki. W konsekwencji w bilansie wartość ta również prezentowana jest jako należność. Na koniec 2014 r. ujęto w ten sposób zapas paliwa o wartości 422,12 zł. Ponadto stwierdzono, że w związku z faktem ujmowania wartości paliwa jako należności od pracownika, jego inwentaryzacja nie była przeprowadzana w drodze spisu z natury, lecz w sposób właściwy dla należności – str. 12 i 30-31 protokołu kontroli,

c) dokonywanie zapisów na koncie 761, które nie było przewidziane zakładowym planem kont – str. 18 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowe dokonywanie zapisów dotyczących operacji wynikających z wyciągów bankowych i raportów kasowych – str. 9-11 protokołu kontroli. W badanej próbie, obejmującej zapisy dokonane w grudniu 2014 r., stwierdzono m.in., że:

- nie zaksięgowano wyciągu bankowego nr 162/2014 z dnia 2 grudnia 2014 r.; operacje z niego wynikające ujęto w księgach na podstawie faktur i rachunków, tj. dokumentów nie obrazujących obrotów na koncie 131 prowadzonym dla rachunku podstawowego,

- wyciąg bankowy z dnia 3 grudnia 2014 r. oznaczono datą błędną dokumentu (14 grudnia 2014 r.), która odpowiadała dacie zapisu,

- jako datę zapisu księgowego podawano datę wcześniejszą niż data wystawienia dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, np. wyciąg bankowy z dnia 9 grudnia 2014 r. opatrzono datą zapisu 5 grudnia 2014 r.; podobne błędy stwierdzono przy ewidencji operacji wynikających z raportów kasowych – operacje z raportu kasowego z dnia 9 grudnia 2014 r. ujęto w księgach ze wskazaniem na 5 grudnia jako data zapisu i data dokumentu. Ponadto w wyniku analizy raportów kasowych za grudzień 2014 r. stwierdzono błędne zaliczenie wpływu z najmu w wysokości 369 zł do przychodów ze sprzedaży biletów.

         Przedstawione błędy w zakresie zapisów księgowych dokonywanych na podstawie wyciągów bankowych i raportów kasowych naruszają w szczególności przepisy określające zasady oznaczania dowodów księgowych datami, wynikające z art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy o rachunkowości. W trakcie kontroli dokonano stosownych przeksięgowań, ponieważ jednostka nie dokonała jeszcze zamknięcia ksiąg za 2014 r.

Badając procedurę opracowania planu finansowego MDK na 2014 r. stwierdzono, że praktykowany układ (szczegółowość) planu przychodów i kosztów nie odpowiada obowiązującym przepisom prawa. Zgodnie z regulacją zawartą w art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych plany finansowe samorządowych osób prawnych są sporządzane zgodnie z ustawami o ich utworzeniu, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. Ustawa o finansach publicznych wymaga, aby samorządowe osoby prawne wyodrębniały w planach finansowych elementy wymienione w art. 31 ustawy, w tym między innymi stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku (art. 31 pkt 6) oraz stan środków pieniężnych na początek i koniec roku (art. 31 pkt 7). W planie finansowym MDK na 2014 r. nie zawarto informacji o stanie należności i zobowiązań na początek i koniec roku, a także o stanie środków pieniężnych na początek i koniec roku – str. 13-14 protokołu kontroli.

Analiza wydatków na wynagrodzenia wykazała, że w okresie objętym kontrolą obowiązywał regulamin wynagradzania, wprowadzony zarządzeniem wewnętrznym nr 9/2011 z dnia 15 grudnia 2011 r. Regulamin przewidywał przyznawanie pracownikom zatrudnionym na stanowiskach roboczych (obsługa) premii w wysokości do 40% wynagrodzenia zasadniczego oraz zakładał utworzenie funduszu nagród w wysokości 3% planowanych środków na wynagrodzenia, powiększonego z tytułu oszczędności planowanych środków na wynagrodzenia. Przepisy dotyczące tworzenia funduszu premiowego i funduszu nagród dla pracowników instytucji kultury zostały usunięte z systemu prawnego w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105). Postanowienia nowego regulaminu wynagradzania zostały wprowadzone z dniem 1 stycznia 2015 r.; dokonano również zmiany angaży pracowników. W złożonym wyjaśnieniu poinformowała Pani o przyczynach opóźniających wprowadzenie nowego regulaminu wynagradzania.

W wyniku kontroli wynagrodzeń stwierdzono również, że jako podstawę przyznania nagród rocznych dla Pani Dyrektor i głównego księgowego wskazywane były przepisy stosowanego w MDK regulaminu wynagradzania. Należy wskazać, że podstawę przyznania nagrody rocznej Pani Dyrektor i głównemu księgowemu mogą stanowić jedynie przepisy ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. z 2013 r. poz. 254, ze zm.). Ustawa ta ma zastosowanie do wynagradzania osób kierującymi samorządowymi instytucjami kultury, tj. dyrektorów i głównych księgowych, z mocy jej art. 1 pkt 3 w zw. z art. 2 pkt 1 i 4. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy osobom takim może być przyznana nagroda roczna, zaś jej przyznanie powinno nastąpić w trybie przepisów art. 10 ustawy. Z art. 10 ust. 2 ustawy wynika, że nagrodę roczną kierownikom (dyrektorom) samorządowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną przyznaje właściwy organ na umotywowany wniosek rady nadzorczej lub innego statutowego organu nadzorczego. Przyznanie nagrody rocznej głównemu księgowemu instytucji kultury należy do kompetencji dyrektora (art. 10 ust. 3 ustawy). Przesłanki udzielenia nagrody określają przepisy art. 10 ust. 4-5 ustawy.

Analiza sposobu przyznania przez byłego Burmistrza Grajewa A. Kiełczewskiego nagrody rocznej dla Pani Dyrektor za 2013 r. prowadzi do wniosku, że sposób ten ograniczył się do zaakceptowania przez byłego Burmistrza pisma skierowanego przez głównego księgowego MDK (załącznik nr 11 do protokołu kontroli) (…) z prośbą o uruchomienie wypłaty nagrody rocznej za 2013 r. dla dyrektora (…). Na podstawie paragrafu 18 Regulaminu wynagradzania (…) naliczono nagrody roczne i ujęto w księgach rachunkowych. Z pisma nie wynika wysokość nagrody, którą miał „uruchomić” były Burmistrz, zatem brak dowodów na formalne określenie jej przez byłego Burmistrza.

Ponadto pismem z dnia 14 października 2014 r. były Burmistrz Grajewa przyznał Pani nagrodę uznaniową w wysokości 3.500 zł Z okazji Inauguracji Roku Kulturalnego 2014/2015 za zaangażowanie i wysiłek włożony w działalność kulturalną naszego miasta proszę o wypłacenie (…) w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia. Przyznanie tej nagrody nie znajdowało podstawy prawnej (żadnej podstawy prawnej nie wskazano też w treści pisma). Zgodnie z art. 5 ust. 1-3 i art. 7 ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi Pani Dyrektor przysługuje wyłącznie wynagrodzenie miesięczne, nagroda roczna oraz świadczenia dodatkowe określone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi, oraz trybu ich przyznawania (Dz. U. Nr 14, poz. 139). Przywołane przepisy nie dają możliwości przyznawania nagród o charakterze okolicznościowym (uznaniowym).

Kwestię zasad udzielania nagród osobom kierującym samorządowymi osobami prawnymi podniosłem w treści odrębnego pisma skierowanego do Burmistrza Grajewa.

Analogiczne wnioski należy sformułować w odniesieniu do nagrody uznaniowej przyznanej przez Panią w dniu 22 października 2014 r. głównemu księgowemu, jako osobie również objętej ograniczeniami wynikającymi z ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi. Przyznana przez Panią głównemu księgowemu nagroda uznaniowa wynosiła 2.300 zł i została przyznana Z okazji Inauguracji Roku Kulturalnego 2014/2015.

W świetle przepisów ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi podstawy przyznawania nagród uznaniowych – w przypadku Pani Dyrektor i głównego księgowego – nie może stanowić obowiązujący od 1 stycznia 2012 r. przepis art. 31 ust. 5 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, przewidujący ogólną możliwość otrzymania przez pracownika instytucji kultury nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy. Świadczy o tym – obok ogólnej reguły interpretacyjnej lex prior specialis derogat legi posteriori generali – okoliczność, iż ustawodawca wprowadzając nowelizację ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej obowiązującą od dnia 1 stycznia 2012 r. miał na uwadze przepisy ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi, wskazując wprost w art. 31a ust. 3, że dodatkowe wynagrodzenie dyrektora instytucji artystycznej za udział w roli, przedstawieniu lub koncercie nie podlega ograniczeniom z art. 5 ustawy o wynagradzaniu osób… Podobnej regulacji brak w odniesieniu do nagród za szczególne osiągnięcia w pracy.

Niezgodność z przywołanym wyżej art. 31 ust. 5 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej wykazuje dokument z dnia 22 października 2014 r., na podstawie którego przyznała Pani nagrody uznaniowe dla pozostałych pracowników MDK. Przepis ten upoważnia do przyznawania nagród za szczególne osiągnięcia w pracy, jednakże uzasadnienia w tym zakresie nie zawarto w piśmie przyznającym nagrody. O pominięciu elementu szczególnych osiągnięć w pracy jako podstawy przyznania nagrody świadczy też określenie nagród jako „uznaniowych”. Łącznie na podstawie tego pisma przyznano pracownikom nagrody (z wyłączeniem głównego księgowego) w wysokości 11.700 zł – str. 19-21 protokołu kontroli, załączniki nr 8-12 do protokołu kontroli.

Kontrola stosowania przez MDK przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) została przeprowadzona na podstawie dokumentacji udzielenia zamówienia na „Modernizację i zakup aparatury kinowej do wyświetlania filmów w technologii cyfrowej” – str. 25-29 protokołu kontroli.

Zarządzeniem nr 12/2014 Pani Dyrektor z dnia 8 maja 2014 r. powołana została komisja do rozstrzygnięcia ofert, które wpłynęły do udziału w postępowaniu. Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli, wbrew postanowieniom art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych nie została określona organizacja komisji, tryb pracy oraz zakres obowiązków jej członków, które to elementy mają zgodnie z przywołanym przepisem zapewnić sprawność działania komisji, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystość prac.

W postępowaniu jako najkorzystniejsza została wybrana oferta „Kinekspert” sp. j., która przewidywała realizację przedmiotu zamówienia za wynagrodzeniem w wysokości 315.962,40 zł. Kontrola wykazała, że oferta nie spełniała wymogów określonych specyfikacją istotnych warunków zamówienia w zakresie parametrów projektora cyfrowego, stanowiącego jeden z elementów przedmiotu zamówienia. Zaoferowany przez wykonawcę projektor cyfrowy charakteryzował się kontrastem >1850:1, co wynika z treści oferty, podczas gdy wymagany kontrast to >2000:1. Wykonawca zawarł w ofercie stwierdzenie o zgodności oferowanych urządzeń ze specyfikacją, mimo że załączone dane techniczne tego nie potwierdzały. Na pytanie skierowane przez zamawiającego w trakcie postępowania o podane parametry kontrastu – w związku z rozbieżnościami między specyfikacją a podanymi w ofercie danymi technicznymi – wykonawca przedstawił pismo producenta, z którego wynika m.in., że zmierzona wartość kontrastu przeprowadzona podczas końcowych testów jakościowych (…) wyniosła 2.067:1. Podawana katalogowo wartość kontrastu 1.850:1 jest wartością minimalną, poniżej której projektory nie przechodzą testów jakościowych. W większości przypadków kontrast projektorów z tej serii przekracza wartość 2.000:1. Zamawiający uznał to wyjaśnienie za wystarczające, mimo że jego treść świadczy o braku gwarancji spełniania przez zaoferowany projektor wymaganych danych w zakresie kontrastu. Zaniechanie odrzucenia oferty niespełniającej warunków określonych w specyfikacji narusza art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych.

Ponadto w dokumentacji tego postępowania nie znajdowało się potwierdzenie poinformowania uczestników postępowania o jego wyniku oraz upublicznienia informacji o wyniku. Brak zatem dowodów na wykonanie obowiązków spoczywających na zamawiającym na podstawie przepisów art. 92 Prawa zamówień publicznych.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych regulujących gospodarkę finansową i rachunkowość samorządowej instytucji kultury, jako jednostki sektora finansów publicznych, oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej. Nieprawidłowości w zakresie przyznawania nagród dla Pani Dyrektor były wynikiem nieprzestrzegania przez byłego Burmistrza Grajewa A. Kiełczewskiego przepisów ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, ponosi Pani Dyrektor jako kierownik jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Pan Dyrektor ponosi także – jako kierownik zamawiającego – odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, stosownie do art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w treści regulaminu organizacyjnego MDK poprzez wykreślenie postanowień dotyczących:

a) działania dyrektora na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza,

b) przyjmowania planu finansowego MDK uchwałą Rady Miasta.

2. Zaprzestanie prowadzenia przez głównego księgowego MDK ksiąg rachunkowych Miejskiej Biblioteki Publicznej oraz wykonywania innych czynności z zakresu rachunkowości MBP; usunięcie z regulacji wewnętrznych MDK i zakresów czynności pracowników MDK postanowień wskazujących na wykonywanie tego rodzaju zadań.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ewidencjonowanie i wykazywanie w bilansie zapasu paliwa jako stanu materiałów, a nie jako należności od pracownika; ustalanie stanu paliwa w drodze spisu z natury,

b) prowadzenie ewidencji wyłącznie na kontach przewidzianych zakładowym planem kont,

c) prawidłowe oznaczanie zapisów księgowych datami oraz wskazywane prawidłowych dowodów księgowych jako podstawy dokonania zapisu, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

4. Ujmowanie w planach finansowych wszystkich danych wymaganych przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

5. W zakresie dotyczącym nagród otrzymywanych przez pracowników MDK, w tym Panią Dyrektor:

a) dokonanie zwrotu nagrody uznaniowej przyznanej Pani przez byłego Burmistrza w 2014 r. w wysokości 3.500 zł, jako przyznanej wbrew zakazowi wynikającemu z przepisów ustawy,

b) wystąpienie do głównego księgowego o zwrot nagrody uznaniowej przyznanej przez Panią w 2014 r. w wysokości 2.300 zł, jako przyznanej wbrew zakazowi wynikającemu z przepisów ustawy,

c) zaprzestanie przyznawania głównemu księgowemu jakichkolwiek nagród uznaniowych, za wyjątkiem nagrody rocznej,

d) udzielanie nagród pracownikom MDK innym niż główny księgowy na podstawie art. 31 ust. 5 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, tj. po uzasadnieniu szczególnych osiągnięć w pracy.

6. W zakresie zamówień publicznych:

a) określanie organizacji komisji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, jak tego wymaga art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych,

b) odrzucanie ofert sprzecznych ze specyfikacją, w którym to pojęciu mieści się zaoferowanie realizacji zamówienia przy zastosowaniu urządzenia o parametrach nie gwarantujących spełnienia warunków określonych specyfikacją,

c) dokumentowanie wypełnienia obowiązków w zakresie informowania uczestników postępowania o jego wyniku oraz upubliczniania informacji o wyniku postępowania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Grajewa

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 02 kwietnia 2015 roku, do organu wykonawczego:

Pan

Dariusz Latarowski

Burmistrz Grajewa

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie styczeń-luty 2015 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Miejskiego Domu Kultury w Grajewie. Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości i uchybienia zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do dyrektora MDK, którego egzemplarz przekazuję w załączeniu. Z ustaleń kontroli wynika, że wyeliminowanie niektórych ze stwierdzonych nieprawidłowości wymaga podjęcia stosownych czynności przez Pana Burmistrza.

W wyniku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że jako podstawa przyznania nagrody rocznej dla dyrektora MDK za 2013 r. w wysokości 5.600 zł wskazywane były przepisy stosowanego w MDK regulaminu wynagradzania. Należy wskazać, że podstawę przyznania nagrody rocznej dla dyrektora instytucji kultury mogą stanowić jedynie przepisy ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. z 2013 r. poz. 254 ze zm.). Ustawa ta ma zastosowanie do wynagradzania osób kierującymi samorządowymi instytucjami kultury, z mocy jej art. 1 pkt 3 w zw. z art. 2 pkt 1 i 4. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy osobom takim może być przyznana nagroda roczna, jednakże jej przyznanie powinno nastąpić w trybie przepisów art. 10 ustawy. Z art. 10 ust. 2 ustawy wynika, że nagrodę roczną kierownikom (dyrektorom) samorządowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną przyznaje właściwy organ na umotywowany wniosek rady nadzorczej lub innego statutowego organu nadzorczego. Przesłanki udzielenia nagrody określają przepisy art. 10 ust. 4-5 ustawy.

Analiza sposobu przyznania przez byłego Burmistrza Grajewa A. Kiełczewskiego nagrody rocznej dla dyrektora MDK za 2013 r. prowadzi do wniosku, że sposób ten ograniczył się do zaakceptowania przez byłego Burmistrza pisma skierowanego przez głównego księgowego MDK (…) z prośbą o uruchomienie wypłaty nagrody rocznej za 2013 r. dla dyrektora (…). Na podstawie paragrafu 18 Regulaminu wynagradzania (…) naliczono nagrody roczne i ujęto w księgach rachunkowych. Z pisma nie wynika wysokość nagrody, którą miał „uruchomić” były Burmistrz, zatem brak dowodów na formalne ustalenie jej przez byłego Burmistrza.

Ponadto pismem z dnia 14 października 2014 r. były Burmistrz Grajewa przyznał dyrektorowi MDK nagrodę uznaniową w wysokości 3.500 zł Z okazji Inauguracji Roku Kulturalnego 2014/2015 za zaangażowanie i wysiłek włożony w działalność kulturalną naszego miasta proszę o wypłacenie (…) w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia. Przyznanie tej nagrody nie znajdowało podstawy prawnej (żadnej podstawy prawnej nie wskazano też w treści pisma). Zgodnie z art. 5 ust. 1-3 i art. 7 ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi osobie kierującej samorządową osobą prawną przysługuje wyłącznie wynagrodzenie miesięczne, nagroda roczna oraz świadczenia dodatkowe określone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi, oraz trybu ich przyznawania (Dz. U. Nr 14, poz. 139). Przywołane przepisy nie dają możliwości przyznawania nagród o charakterze okolicznościowym. W świetle przepisów ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi podstawy takiej nie może stanowić też obowiązujący od 1 stycznia 2012 r. przepis art. 31 ust. 5 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.), przewidujący ogólną możliwość otrzymania przez pracownika instytucji kultury nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy. Świadczy o tym – obok ogólnej reguły interpretacyjnej lex prior specialis derogat legi posteriori generali – okoliczność, iż ustawodawca wprowadzając nowelizację ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej obowiązującą od dnia 1 stycznia 2012 r. miał na uwadze przepisy ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi, wskazując wprost w art. 31a ust. 3, że dodatkowe wynagrodzenie dyrektora instytucji artystycznej za udział w roli, przedstawieniu lub koncercie nie podlega ograniczeniom z art. 5 ustawy o wynagradzaniu osób… Podobnej regulacji brak w odniesieniu do nagród za szczególne osiągnięcia w pracy.

W wyniku kontroli stwierdzono również, że główny księgowy MDK prowadzi księgi rachunkowe Miejskiej Biblioteki Publicznej w Grajewie. W zakresie tego zagadnienia kontrola wykazała, że jako podstawa istniejącego stanu faktycznego traktowane jest m.in. postanowienie zawarte w  statucie MDK z dnia 30 maja 2012 r., według którego MDK prowadzi gospodarkę finansową Miejskiej Bibliotece Publicznej. Regulacje wewnętrzne MDK i zakres czynności głównego księgowego MDK odnoszą się z kolei wprost do prowadzenia rachunkowości Biblioteki. Należy wskazać, że prowadzenie przez głównego księgowego MDK ksiąg MBP narusza postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Instytucja kultury, działająca jako odrębna osoba prawna, jest podmiotem zobowiązanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zatem na jej kierowniku spoczywają określone tą ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. Rachunkowość instytucji kultury, jako jednostki sektora finansów publicznych, powinien prowadzić zatrudniony przez kierownika tej jednostki główny księgowy, jak tego wymaga art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.).

Reasumując, dla usunięcia przedstawionych wyżej nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Pana Burmistrza następujących działań:

- przyznawanie nagród rocznych dyrektorom instytucji kultury oraz innych samorządowych osób prawnych na podstawie przepisów ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi, z wyraźnym wskazaniem wysokości przyznawanej nagrody rocznej,

- zaniechanie przyznawania dyrektorom instytucji kultury oraz innych samorządowych osób prawnych nagród o charakterze okolicznościowym, mając na uwadze przepisy art. 5 i 7 ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi,

- podjęcie działań w celu zwrotu przez dyrektora MDK nagrody w wysokości 3.500 zł, przyznanej Z okazji Inauguracji Roku Kulturalnego 2014/2015 przez byłego Burmistrza wbrew zakazowi wynikającemu z ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi; przeanalizowanie dostępnej dokumentacji w zakresie ewentualnego przyznawania przez byłego Burmistrza nagród uznaniowych innych niż nagrody roczne osobom kierującym utworzonymi przez miasto osobami prawnymi oraz wystąpienie o ich zwrot w przypadku stwierdzenia przyznawania takich nagród mimo obowiązującego zakazu,

- przedłożenie Radzie Miasta projektu uchwały w sprawie zmiany statutu MDK polegającej na wykreśleniu z jego treści niemającego uzasadnienia w przepisach prawa zwrotu MDK prowadzi gospodarkę finansową Miejskiej Bibliotece Publicznej,

- zapewnienie zatrudnienia przez kierownika MBP głównego księgowego, jak tego wymagają przywołane w niniejszym piśmie przepisy ustawy o finansach publicznych i ustawy o rachunkowości.

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku