Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miasta Grajewo

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 września 2015 roku (znak: RIO.I.6001-5/15), o treści jak niżej:

Pan

Dariusz Latarowski

Burmistrz Grajewa

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Grajewo za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Grajewo na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania miasta oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         Przez większą część okresu objętego kontrolą, do dnia 9 grudnia 2014 r., funkcję Burmistrza Grajewa pełnił Adam Kiełczewski.

Analiza zagadnień związanych z organizacją i funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych wykazała, że Przedszkole Miejskie Nr 4 w Grajewie prowadzi obsługę finansowo-księgową pozostałych przedszkoli, dla których organem prowadzącym jest miasto Grajewo oraz Żłobka Miejskiego w Grajewie. Jako podstawę prowadzenia obsługi przedszkoli przedstawiono kontrolującym uchwałę Nr 31/33/99 Zarządu Miejskiego w Grajewie z dnia 15 lipca 1999 r. w sprawie określenia sposobu organizacji obsługi finansowo-księgowej szkół i przedszkoli oraz metody określenia kosztów utrzymania pracowników administracji i obsługi poszczególnych szkół dla których organem prowadzącym jest gmina miejska. W § 1 uchwały postanowiono m.in.: Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 4 w porozumieniu z Dyrektorami pozostałych Przedszkoli zorganizują obsługę finansową wymienionych placówek i zapewnią nadzór nad zgodnym z przepisami jej funkcjonowaniem oraz właściwym wykorzystaniem przyznanych im środków finansowych z uwzględnieniem następujących zasad (…) – str. 15-16 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że zarówno uchwała Zarządu Miejskiego, jak i zawarte porozumienia w obecnym stanie prawnym nie mogą stanowić podstawy obejmowania jednostek oświatowych wspólną obsługą finansowo-księgową. Wynika to z przepisów art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), które określają kompetencję organu stanowiącego (Rady Miasta) do decydowania o formie zorganizowania wspólnej obsługi. Podjęcie przez Radę Miasta decyzji w sprawie zorganizowania wspólnej obsługi Żłobka Miejskiego wynika z uchwały Nr XLVIII/355/14 Rada Miasta Grajewo z dnia 29 kwietnia 2014 r. w sprawie utworzenia jednostki budżetowej Żłobek Miejski w Grajewie oraz nadania Statutu. W treści tej uchwały postanowiono m.in., że z dniem 1 września 2014 r. tworzy się jednostkę budżetową pod nazwą Żłobek Miejski w Grajewie oraz, że obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną Żłobka zapewnia wewnętrzna jednostka organizacyjna w Przedszkolu Miejskim nr 4 w Grajewie. Zacytowany przepis uchwały Rady Miasta spełnia wymagania obowiązujących obecnie przepisów art. 9a ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r. poz. 1457).

Odnośnie sposobu wykonywania wspólnej obsługi w treści protokołu kontroli wskazano, że dokumenty księgowe obsługiwanych przedszkoli i żłobka sprawdzane są pod względem merytorycznym przez dyrektorów tych jednostek, zaś zatwierdzane do wypłaty przez dyrektora Przedszkola nr 4 w Grajewie, prowadzącego obsługę tych jednostek. Stwierdzono również, że środki na wydatki dla wszystkich przedszkoli przekazywane są z rachunku budżetu na jeden rachunek bankowy, co wskazuje na brak rachunków bankowych dla poszczególnych jednostek. Przedstawione okoliczności świadczą o prowadzeniu obsługi finansowo-księgowej z naruszeniem art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), zgodnie z którym kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej jednostki. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy (art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie dochodów i dokonywanie wydatków, należy do podstawowych obowiązków kierownika każdej jednostki. Obowiązki i odpowiedzialność dyrektora przedszkola w zakresie dysponowania środkami określonymi w planie finansowym wynikają także z art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty. Dyrektorzy obsługiwanych jednostek nie dysponują w istocie środkami przeznaczonymi na realizację ich planów finansowych, co potwierdza treść załączonego do protokołu kontroli „porozumienia” z dnia 2 stycznia 2013 r., z którego wynika, że Podpisy Dyrektorów oznaczają wykonanie kontroli merytorycznej i są równoznaczne z ich dyspozycją realizacji wydatku, zaś podpisy Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 4 na klauzuli zatwierdzającej do wypłaty oznacza dyspozycję do kasowej realizacji.

         Przedstawiony wyżej opis dotyczy niezgodności stwierdzonego stanu faktycznego z obecnie obowiązującym stanem prawnym. Sposób i podstawy wykonywania wspólnej obsługi przedszkoli i żłobka wymagają jednak oceny również pod kątem przepisów wprowadzonych ustawą z dnia 25 czerwca 2015 r. w sprawie zmiany ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045), które będą obowiązywać od 1 stycznia 2016 r. Wprowadzają one w treści ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.) wspólne zasady organizowania i wykonywania wspólnej obsługi wszelkiego rodzaju gminnych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych (w tym szkół i żłobków), wyłączając jednocześnie stosowanie przepisów ustawy o systemie oświaty i ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3 obowiązujących w tym zakresie (art. 11 i 41 ustawy z 25 czerwca 2015 r.). Warunkiem wykonywania wspólnej obsługi jednostek budżetowych od 1 stycznia 2016 r. jest podjęcie przez Radę Miasta uchwały na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, określającej w szczególności jednostkę obsługującą, jednostki obsługiwane oraz zakres obowiązków powierzonych jednostce obsługujące w ramach wspólnej obsługi. Zakres wspólnej obsługi określony uchwałą Rady Miasta musi być wyznaczony z uwzględnieniem regulacji zawartych w art. 10c ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Z przepisu tego wynika, że obowiązki powierzone jednostce obsługującej nie mogą obejmować kompetencji kierowników jednostek obsługiwanych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. Ponadto art. 10c ust. 2 ustawy wskazuje, że w przypadku powierzenia jednostce obsługującej obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, są one przekazywane w całości. Wynika stąd, że również według regulacji obowiązujących od 1 stycznia 2016 r. podstawą wykonywania wspólnej obsługi jednostek budżetowych nie może być akt podjęty przez organ wykonawczy gminy oraz porozumienie między kierownikami tych jednostek. Wspólna obsługa nie może zaś polegać na jakiejkolwiek formie dysponowania przez jednostkę obsługującą środkami jednostek obsługiwanych.

         Zwrócenia uwagi wymaga też, że w stwierdzonym stanie faktycznym nie będzie miał zastosowania w stosunku do przedszkoli art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r., zezwalający na to, aby wspólna obsługa szkół (przedszkoli) zorganizowana przez gminę na podstawie art. 5 ust. 9 ustawy o systemie oświaty w brzmieniu dotychczasowym, była prowadzona na dotychczasowych zasadach, nie dłużej jednak niż przez okres 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tej ustawy. Aktualnie wykonywana wspólna obsługa nie ma bowiem umocowania w przepisach ustawy o systemie oświaty – jest prowadzona bez podstawy prawnej. Oznacza to, że – w przypadku niepodjęcia przez Radę w bieżącym roku uchwały na podstawie obowiązującego do końca 2015 r. art. 5 ust. 9 ustawy o systemie oświaty – podstawą wykonywania wspólnej obsługi przedszkoli od 1 stycznia 2016 r. musi być uchwała podjęta na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. W przypadku żłobka, Przedszkole Nr 4 może wykonywać obsługę tej jednostki na dotychczasowych zasadach, jednak nie dłużej niż do końca 2016 r. – art. 48 ust. 4 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. Najpóźniej począwszy od 1 stycznia 2017 r. podstawą obsługi żłobka musi być również uchwała podjęta na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Mając jednakże konieczność uregulowania podstaw wykonywania obsługi przedszkoli od 1 stycznia 2016 r. za zasadne należy uznać objęcie uchwałą jednocześnie żłobka oraz rozpoczęcie stosowania jednolitych zasad obsługi wszystkich jednostek od 1 stycznia 2016 r.

Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli kompleksowej, usunięty został niezgodny z obowiązującymi przepisami stan faktyczny polegający na wykonywaniu obsługi finansowo-księgowej Miejskiej Biblioteki Publicznej przez Miejski Dom Kultury w Grajewie. Pismo w tej sprawie RIO w Białymstoku wystosowała do Pana Burmistrza w dniu 2 kwietnia 2015 r. na podstawie ustaleń zawartych w protokole problemowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej w MDK w Grajewie. W trakcie kontroli kompleksowej okazano umowę o pracę zawartą przez MBP z osobą mającą wykonywać zadania głównego księgowego Biblioteki w wymiarze 1/8 etatu – str. 14-15 protokołu kontroli.

W zakresie spraw organizacyjnych dotyczących instytucji kultury stwierdzono, że nie był prowadzony rejestr instytucji kultury w formie elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189) nakładające obowiązek prowadzenia rejestru instytucji w formie elektronicznej – str. 5 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości wyposażenia jednostek organizacyjnych w nieruchomości stwierdzono, że nie został ustanowiony trwały zarząd nieruchomością gruntową pozostającą we władaniu Zakładu Administracji Domów Mieszkalnych w Grajewie (nieruchomość ta zajmowana jest na siedzibę Zakładu). Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 782, ze zm.), trwały zarząd jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Ustanawiany jest w drodze decyzji, której elementy określają przepisy art. 45 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wartość nieruchomości gruntowych, którymi władają pozostałe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej na podstawie decyzji o ustanowieniu trwałego zarządu, została przekazana z ksiąg Urzędu do ksiąg tych jednostek w trakcie kontroli kompleksowej (dowody PT z dnia 11 i 13 maja 2015 r.). Przekazanie wartości gruntów oddanych jednostkom w trwały zarząd było następstwem wniosków wystosowanych przez RIO w Białymstoku na podstawie ustaleń problemowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej w Zespole Szkół Miejskich Nr 1 w Grajewie w okresie styczeń-luty 2015 r. – str. 215 protokołu kontroli.

Analiza przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisująca przyjęte zasady rachunkowości wykazała, że nie określono metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, czym naruszono art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Przewidziane w zakładowym planie kont Urzędu konto 310 „Materiały” zawiera opis: służy do ewidencji zapasów materiałów, a w tym także opakowań i odpadów, znajdujących się w magazynach własnych i obcych oraz we własnym i obcym przerobie, co jednak nie ma zastosowania w praktyce. Stwierdzono, że materiały biurowe i paliwo odnoszone są każdorazowo w koszty na dzień zakupu i wyceniane na dzień bilansowy – str. 216 protokołu kontroli.

Kontrola ewidencjowania operacji w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała, że:

a) nie przestrzegano zasady czystości obrotów przy ewidencji prowadzonej na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”, w wyniku czego obroty strony Ma subkont 130-3, 130-4, 130-5, 130-20 i 130-460 (na podstawie których sporządzono jednostkowe sprawozdanie o Rb-28S   Urzędu) wyniosły 20.092.972,55 zł i były wyższe od wydatków Urzędu Miasta wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S o 443.399,70 zł. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 130 wynikających z załącznika nr 3 do rozporządzenia, na koncie tym obowiązuje zachowanie czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt należy stosować dodatkowo techniczny zapis ujemny – str. 26 protokołu kontroli,

b) w ramach konta 130 prowadzono takie subkonta jak 130-1 (wydatki niewygasające), 130-2 (konto, na którym ujmowano wpływ na rachunek bieżący środków na wydatki Urzędu), 130-3 (wydatki związane z utrzymaniem USC finansowane z rachunku bieżącego), 130-4 (wydatki związane z utrzymaniem Wydziału Spraw Obywatelskich finansowane z rachunku bieżącego), 130-5 (pozostałe wydatki z rachunku bieżącego), 130-20 i 130-460 (konta otwarte dla ewidencji odrębnych rachunków otwartych dla projektów). W konsekwencji przyjętego podziału konta 130, polegającego tworzeniu subkont dla różnego rodzaju operacji na rachunku bieżącym przy jednoczesnym wyodrębnieniu subkont dla rachunków projektów, z ksiąg nie wynikają wprost obroty i saldo rachunku bieżącego Urzędu; ustalenie tych danych wymaga sumowania zapisów z różnych subkont – str. 26 protokołu kontroli,

c) zaniechano wyodrębnienia subkont dochodów i wydatków dla prowadzonych w ramach konta 130 kont dla ewidencji operacji na rachunkach realizowanych projektów, czym naruszono zasady funkcjonowania konta 130 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 26-27 protokołu kontroli,

d) ewidencję dochodów prowadzono na koncie 800-5 „Fundusz jednostki – dochody”; na podstawie ewidencji do tego konta sporządzano jednostkowe sprawozdanie Rb-27S. W zakładowym planie kont Urzędu konto 800-5 określono jako służące do ewidencji dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Przy opisie konta 130 również postanowiono, że służy ono do ewidencji dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. W opisie konta 800 „Fundusz jednostki” postanowiono: służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego i ich zmian. W ewidencji księgowej konto 800 podzielono na subkonta: 800-1, 800-2, 800-3, 800-4, 800-5 i 800-23. Ewidencja analityczna według zwiększeń i zmniejszeń funduszu nie była prowadzona – str. 13 i 33 protokołu kontroli. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 130 określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, przeznaczone jest ono do ujmowania obrotów na rachunku bankowym jednostki z tytułu wydatków i dochodów budżetowych objętych planem finansowym. Konto 130 może służyć również do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu. W sytuacji, w której dochody budżetowe wpływają bezpośrednio na rachunek budżetu, operacje dotyczące dochodów powinny być zarachowywane także na koncie 130 w ewidencji Urzędu, jako pochodna zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu”. Przypisywanie kontu 800 funkcji konta 130 jest sprzeczne z jego treścią ekonomiczną, nie znajduje też uzasadnienia w zasadach opracowywania zakładowego planu kont jednostki (modyfikowania reguł wynikających z rozporządzenia) zawartych w § 15 ust. 1 rozporządzenia,

e) wydatki na realizację projektów finansowanych ze środków UE ponoszone z rachunków prowadzonych w ramach konta 133 „Rachunek budżetu” nie skutkowały powieleniem zapisów na koncie 130 w ewidencji Urzędu. Z opisu zasad sporządzania sprawozdania Rb-28S wynika, że zrealizowane wydatki wykazuje się na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku bieżącego jednostki – § 9 ust. 2 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.). Do ewidencji operacji zachodzących na „rachunku bieżącym jednostki” służy konto 130, na którym ujmuje się również operacje w zakresie wydatków objętych planem finansowym realizowanych bezpośrednio z rachunku budżetu, o czym stanowią zasad funkcjonowania konta 130 określone załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… – str. 27-28 protokołu kontroli,

f) należności z tytułu pożyczek z ZFŚS udzielanych pracownikom Urzędu nieprawidłowo ujmowano na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zamiast na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia; według stanu na 31 grudnia 2014 r. suma tych należności wynosiła 61.554,98 zł – str. 50 protokołu kontroli,

g) przypis odsetek za nieopłacone w terminie należności z tytułu dochodów błędnie ujmowano na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast na koncie 750 „Przychody finansowe”, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 55 protokołu kontroli,

h) nieprawidłowo prowadzono ewidencję analityczną do kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, tj. w sposób niezapewniający możliwości ustalenia stanu rozliczeń z poszczególnymi przedszkolami, który to wymóg nakładają przepisy załącznika nr 2 do rozporządzenia. Konto 222 podzielono na 10 subkont, z których jedno (222-6) służyło do ewidencji rozliczeń z tytułu dochodów budżetowych zrealizowanych przez 4 przedszkola. Konto 223 zostało podzielone na 20 kont szczegółowych, z których konto 223-7 wykorzystywano do ewidencji rozliczeń z tytułu wydatków wszystkich przedszkoli. Jak wynika z ustaleń opisanych wyżej w niniejszym wystąpieniu, brak kont analitycznych dla każdego przedszkola należy wiązać z przekazywaniem środków na wydatki przedszkoli na jeden rachunek bankowy – str. 18-19 protokołu kontroli,

i) nie ujęto na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” zaległości i nadpłat wynikających ze sprawozdania rocznego Rb-27 sporządzonego przez urząd skarbowy (należności do zapłaty 111.466,69 zł, w tym zaległości 107.091,33 zł i nadpłata w kwocie 559.231,75 zł) oraz nadpłat w udziałach w podatku dochodowym od osób fizycznych. Pomimo, że dane o zaległościach i nadpłatach nie wynikały z ewidencji wykazano je – w prawidłowej wysokości – w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzonym dla budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej. Należy zwrócić uwagę, że stosownie do zasad funkcjonowania konta 221 zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, na koncie tym ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy. Zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty) – str. 49 protokołu kontroli,

j) na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” ujęte zostały odsetki od należności zabezpieczonych hipoteką w kwocie 396.898 zł. Należy wskazać, że zgodnie z mającymi zastosowanie od 2011 r. zasadami funkcjonowania konta 290 należności z tytułu odsetek mają być obejmowane odpisem aktualizującym na takich samych zasadach jak należności główne, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przypis odsetek należy ujmować Wn 221 – Ma 750, zaś ewentualny odpis aktualizujący (z reguły po ustaleniu podstaw dokonania odpisu także w stosunku do należności głównej, od której naliczane są odsetki) zapisem Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 – str. 55-56  protokołu kontroli,

k) rozliczenie dotacji przekazanych z budżetu miasta księgowano z pominięciem konta 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”, co narusza przepisy załącznika nr 3 do rozporządzenia; rozliczenie udzielonych dotacji przenoszono z konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” bezpośrednio na konto 800 „Fundusz jednostki” – str. 225 i 228 protokołu kontroli,

l) konto 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji budżetu wykazywało na koniec 2014 r. saldo po stronie Ma w kwocie 245,10 zł, na które składała się wpłata za dowód osobisty w dniu 6 kwietnia 2010 r. w kwocie 30 zł. Należy wskazać, że od 1 stycznia 2010 r. opłaty za wydanie dowodu osobistego nie są pobierane. Data złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego nie została ustalona. W trakcie kontroli kwotę tę odniesiono na dochody budżetu. Ponadto w skład salda tego konta wchodził wpływ kwoty 207 zł za odpady komunalne, który nastąpił na rachunek budżetu zamiast na rachunek bankowy „Odpady komunalne”. Przekazanie na rachunek bankowy „Odpady komunalne” nastąpiło w dniu 5 stycznia 2015 r. zapisem Wn 240-3 – Ma 133-1. Wpłata została zaksięgowana jako dochód na koncie 901 pod datą 5 stycznia 2015 r. W konsekwencji przedstawionych zapisów naruszono zasadę kasowego ustalania wyniku budżetu poprzez zaniżenie dochodów 2014 r. o kwotę 207 zł i zawyżenie o nią dochodów 2015 r. – str. 20-21  protokołu kontroli.

W wyniku kontroli rozrachunków ujętych w księgach rachunkowych Urzędu Miasta ustalono, że na koncie 221-4 „Należności – mandaty karne” wystąpiły na koniec roku 2014 r. należności z tytułu mandatów karnych na kwotę 10.764,85 zł. Kwota zaległości z tytułu mandatów wynika z „Ewidencji spłat mandatów kredytowanych” za okres od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2014 r. W dniu 18 maja 2015 r. (w trakcie kontroli) wystosowany został przez Skarbnika wniosek do Pana Burmistrza o dokonanie „odpisu” należności na podstawie postanowień w sprawie umorzenia postępowania egzekucyjnego wydanych przez naczelników urzędów skarbowych. Pan Burmistrz na wniosku dokonał akceptacji. Należy wskazać, że przedmiotem Pana decyzji powinno być umorzenie należności, a nie jej „odpis”. W dniu 28 maja 2015 r. dokonano wyksięgowania należności z mandatów karnych na kwotę 1.282,20 zł stosując błędny zapis Wn 720-1 – Ma 221-4, zamiast Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 221-4 – str. 48 protokołu kontroli.

Z kolei analiza salda strony Ma konta 240 „Pozostałe rozrachunki” wykazała, że na rachunku depozytowym Urzędu przetrzymywano bezpodstawnie na dzień 31 grudnia 2014 r. zabezpieczenia należytego wykonania umów wniesione przez wykonawców zamówień publicznych w łącznej wysokości 57.216,39 zł – str. 53-55 protokołu kontroli. Przetrzymywanie zabezpieczeń nie miało uzasadnienia w świetle zasad zwrotu zabezpieczenia określonych przepisami art. 151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.). W trakcie 2015 r. zwrócono zabezpieczenia na kwotę 16.027 zł powiększoną o odsetki (w tym podczas kontroli 4.856 zł + odsetki 954,95 zł). W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: Do zwrotów zabezpieczeń mamy wypracowaną następującą praktykę. Firma, której należność dotyczy i kiedy termin zabezpieczenia skończył się zwraca się pisemnie do urzędu o zwrot zabezpieczenia podając aktualny numer rachunku bankowego. Najczęściej po kilku latach (okres na jaki złożono zabezpieczenie) rachunek bankowy jest nieaktualny, dlatego też pismo od firmy jest konieczne. W przypadku firm, które pozostały w naszej ewidencji z niezwróconym zabezpieczeniem sytuacja jest następująca. Firm tych nie ma już na rynku, albowiem posiadane przez nas numery telefonów jak i adresy są nieaktualne, w związku z tym nie posiadamy z nimi kontaktu.

Należy zwrócić uwagę, że wśród przetrzymywanych zabezpieczeń znajduje się kwota 29.464,85 zł od firmy EKOBUD, która została zlikwidowana. W księgach Urzędu widnieje m.in. należność główna od tej firmy w kwocie 177.047,25 zł z tytułu niewykonania zamówienia udzielonego w dniu 7 maja 2004 r., której zasadność potwierdza m.in. nakaz zapłaty wydany przez Sąd Okręgowy w Łomży w dniu 18 października 2005 r. W złożonym wyjaśnieniu w sprawie zasadności przetrzymywania środków wniesionych przez EKOBUD na rachunku depozytowym wobec posiadanych należności od tego podmiotu Skarbnik Miasta wskazuje, że Wspólnicy firmy Ekobud (…) są naszymi dłużnikami z tytułu podatku od nieruchomości wraz z odsetkami na kwotę 249 314,61 zł. Należności podatkowe są zahipotekowane na nieruchomości gruntowej o niewielkiej wartości. W przypadku sprzedaży nieruchomości z wykreślenia naszej hipoteki, ponieważ jesteśmy na dalekim miejscu zaspokojenia, będziemy mogli ewentualnie skompensować należności z tytułu podatku z zobowiązaniem z tytułu zabezpieczenia (…). Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że miasto nie ma możliwości dalszego prowadzenia egzekucji należności z tytułu kar umownych w kwocie 177.047,25 zł (w związku z czym m.in. pominięto ją w sprawozdaniu Rb-27S za 2014 r. na podstawie § 3 ust. 1 pkt 7 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.)). Uzasadnia to zatem zaliczenie na jej poczet posiadanych w depozycie środków firmy oraz umorzenie pozostałej kwoty z urzędu po uzyskaniu zgody Komisji Budżetu, Planowania i Gospodarki Komunalnej Rady Miasta, stosownie do postanowień § 4 i § 7 pkt 3 uchwały Nr XLVI/274/10 Rady Miasta Grajewo z dnia 2 czerwca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty całości lub części należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny… – str. 47 i 53-55 protokołu kontroli.

W skład salda konta 240 na koniec 2014 r. wchodzi także należność z tytułu bezpodstawnie pobranych przez radnego L.K. diet za lata 2004-2005. Ustalono, że w 2006 r. ówczesny Burmistrz Grajewa wystosował notę obciążeniową do dłużnika na kwotę 10.944 zł tytułem zwrotu nienależnie pobranych diet w związku z wygaśnięciem z dniem 4 maja 2004 r. mandatu radnego. W 2006 r. zostało wysłane wezwanie do zapłaty; żadnych czynności egzekucyjnych nie prowadzono. Skarbnik Miasta wystosowała wniosek do byłego Burmistrza z datą 7 grudnia 2010 r. o umorzenie należności, powołując się na § 4 ust. 1 i 2 uchwały Nr XLVI/274/10 Rady Miasta Grajewo z dnia 2 czerwca 2010 r. Na wniosku widnieje odręczna adnotacja Skarbnika Burmistrz nie wyraził zgody na prowadzenie egzekucji oraz na umorzenie. Dłużnik zmarł w 2014 r. Ponowny wniosek o umorzenie należności od dłużnika, skierowany do Pana Burmistrza, został sporządzony przez Skarbnika z datą 5 marca 2015 r. Do dnia zakończenia czynności kontrolnych nie ustosunkował się Pan do tej sprawy. W trakcie kontroli zwrócono się do Pana z pytaniem o przyczyny braku reakcji, w odpowiedzi na które wskazał Pan, że Wniosek złożony z datą 05.03.2015 r. przez skarbnika do Burmistrza  został wycofany z uwagi na nieprawidłową podstawę prawną. W dniu 30.06.2015 r. skarbnik złożyła kolejny wniosek, którego podstawą jest art. 35 b ust. 3 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, poz. 613; z 2014 r. poz. 768, poz. 1100; z 2015 r. poz. 4) w związku z art. 411 ust. 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121 j.t.). Wniosek został podpisany przez skarbnika, radcę prawnego i przez Burmistrza miasta.(…). Z dokonanej przez Pana adnotacji Proszę o odstąpienie od dochodzenia zobowiązania pieniężnego oraz zmniejszenie odpisu aktualizującego nie wynika wprost, aby dokonał Pan umorzenia należności. Ponadto w ocenie Izby wniosek z dnia 5 marca 2015 r. w sprawie umorzenia należności zawierał prawidłową podstawę prawną i właściwy cel jego złożenia. Wniosek z 30 czerwca 2015 r. wskazuje zaś swoją treścią, że jego celem jest odstąpienie od dochodzenia od spadkobierców L.K. kwoty 2.888 zł (kwotę 8.056 zł określono we wniosku jako przedawnioną) oraz zmniejszenie odpisu aktualizującego należności o kwotę 10.944 zł. Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostka sektora finansów publicznych zobowiązana jest do terminowego podejmowania wobec zobowiązanych czynności egzekucyjnych. Wskazanie na „odstąpienie od dochodzenia należności”, w sytuacji gdy ta należności w dalszym ciągu nie została formalnie umorzona, stanowi naruszenie tego przepisu. Zaniechanie dochodzenia należności, jak również dopuszczenie do jej przedawnienia (co będzie konsekwencją „zaniechania dochodzenia” kwoty 2.888 zł), wypełnia znamiona czynów naruszenia dyscypliny finansów publicznych określonych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 168). Zatwierdzając tego typu wniosek dokonał Pan w istocie pisemnego potwierdzenia dokonania czynności zagrożonej odpowiedzialnością. Błędną treść przedstawionego Panu wniosku, skutkującą zaniechaniem dochodzenia istniejącej dalej formalnie należności gminy, potwierdza także powołanie się na art. 411 pkt 2 k.c. Z kolei odwołanie się do art. 35b ust. 3 ustawy o rachunkowości nie znajduje uzasadnienia, ponieważ dokonywanie operacji w zakresie odpisu aktualizującego należności nie jest zależne od doraźnych postanowień czy decyzji Pana Burmistrza, lecz od stanu egzekucji danej należności i wystąpienia w związku z tym przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Obowiązek dokonywania stosownych zapisów księgowych, zgodnie z treścią zdarzeń gospodarczych, spoczywa na Skarbniku Miasta. Niezależnie od tego wskazania wymaga, że postanowienie o „odstąpieniu od dochodzenia należności” nie stanowi podstawy dokonywania zapisów w zakresie zmniejszenia odpisu aktualizującego, ponieważ należność w dalszym ciągu formalnie istnieje, mimo jej przedawnienia. Podstawą zmniejszenia dokonanego wcześniej odpisu jest w szczególności zapłata należności lub jej umorzenie – str. 50 i 51 protokołu kontroli.

Z ustaleń dotyczących sporządzania sprawozdań w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wynika, że:

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu i budżetu w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 68.409.936,62 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać 68.728.830,80 zł; szczegółowe wyliczenie różnicy zawarto na str. 35-36 protokołu kontroli. Zasady wypełniania kolumny „Dochody otrzymane” określają przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

b) w kolumnie 9 „Saldo końcowe - należności do zapłaty” sprawozdania jednostkowego Rb-27S wykazano kwotę 1.870.292,34 zł, zamiast 1.994.371,73 zł. W sprawozdaniu pominięto należności z tytułu dochodów budżetowych ujęte na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji Urzędu. Na ich kwotę składała się niewymagalna należność w kwocie 63.205,20 zł z tytułu renty planistycznej oraz zaległości w łącznej kwocie 60.874,19 zł od 4 podmiotów wskazanych na str. 57 protokołu kontroli, które w konsekwencji pominięto też w kol. 10 „zaległości”. W wyjaśnieniu w sprawie przyczyn pominięcia tych należności w sprawozdaniu Skarbnik przedstawiła, że Należności te są należnościami z dużym prawdopodobieństwem nieściągalności, na które utworzyliśmy odpis aktualizacyjny. Należności te potraktowaliśmy jako należności nieprzypisane, które zostałyby uwzględnione w sprawozdaniu Rb-27 S dopiero w momencie ewentualnej wpłaty. Należności wykazywaliśmy w sprawozdaniu Rb N.(…). W dniu 29 czerwca dokonaliśmy korekty sprawozdania Rb-27S za 2014 rok (…). W świetle zasad sporządzania sprawozdań Rb-27S zawartych w załączniku nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej pominięcie tych należności w sprawozdaniu nie miało uzasadnienia,

c) we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych za 2014 r. (korekta nr 1 z datą 20 lutego 2015 r. sporządzona w wyniku ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej przez RIO w Zespole Szkół Miejskich Nr 1 w Grajewie w okresie styczeń-luty 2015 r.):

- nieprawidłowo wykazano jako „Pozostałe należności” środki pozostające na koniec roku na rachunkach bankowych projektów realizowanych ze środków UE przez Zespoły Szkół Miejskich Nr 1 i 2 w Grajewie, wynoszące łącznie 103.524,49 zł; powinny być one wykazane w pozycji N.3 „Gotówka i depozyty”. Ustalono także, że nie uwzględniono w pozycji N.3 „Gotówka i depozyty” należności z tytułu dochodów budżetowych zrealizowanych lecz nieprzekazanych do końca roku przez Zespół Szkół Miejskich Nr 2 (34,64 zł). W związku z  tym zaniżono pozycję N.3 „Gotówka i depozyty” o łączną kwotę 103.559,13 zł – str. 57-59 protokołu kontroli,

- w pozycji „N.4 „Należności wymagalne” wykazano kwotę 1.165.917,84 zł, zamiast 1.128.384,12 zł (tj. o 37.533,72 zł więcej); szczegółowe wyliczenie różnicy zawarto na str. 58-59  protokołu kontroli.

Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, w pozycji „Gotówka i depozyty” uwzględnia się sumę stanu środków na rachunku budżetu i rachunkach Urzędu prowadzonych dla dochodów i wydatków, skorygowaną m.in. o środki podlegające przekazaniu jednostce w następnym roku budżetowym, a pozostające na dzień sprawozdawczy na rachunkach innych jednostek, zobowiązanych do ich przekazania. Zgodnie zaś z § 13 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 9 rozporządzenia w pozycji „Należności wymagalne” wykazuje się wartości wszystkich bezspornych należności, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone.

Kontrola sprawozdawczości wykazała ponadto, że Przedszkola Nr 1, 2 i 6 nie sporządziły jednostkowych sprawozdań Rb-N i Rb-Z za IV kwartał 2014 r. Obsługę finansowo-księgową tych przedszkoli prowadzi Przedszkole Nr 4 w Grajewie, dla którego sprawozdania okazano. Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika Miasta wynika, że sprawozdania Rb-N i Rb-Z oznaczone „Przedszkole nr 4 w Grajewie” dotyczą wszystkich przedszkoli. Sporządzone sprawozdania  podpisane zostały przez głównego księgowego oraz dyrektora Przedszkola Nr 4 – str. 38 i 67 protokołu kontroli. Obowiązek sporządzenia jednostkowego sprawozdania Rb-N i Rb-Z spoczywa na kierowniku każdej jednostki organizacyjnej podległej jednostce samorządu terytorialnego – § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.

Z ustaleń zawartych na str. 73-76 protokołu kontroli wynika, że nie wszystkie pisma wypowiadające dotychczasową opłatę za użytkowanie wieczyste spełniały wymogi wypowiedzenia wysokości dotychczasowej opłaty określone w art. 78 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Analiza treści pism wykazała brak oferty przyjęcia opłaty w nowej wysokości, pouczenia o sposobie zakwestionowania wypowiedzenia, wskazania miejsca, w którym można zapoznać się z operatem szacunkowym, na podstawie którego ustalono wartość nieruchomości – str. 73-74 protokołu kontroli.

Ponadto analiza dochodów z użytkowania wieczystego wykazała dopuszczenie do przedawnienia należności z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste na kwotę 1.106,11 zł. Stwierdzono, że podjęte przez kontrolowaną jednostkę działania ograniczały się, co do zasady, do wysyłania wezwań do zapłaty, które to czynności nie przerywają biegu przedawnienia w świetle art. 123 § 1 k.c. Zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Realizacja zadań w zakresie egzekwowania należności została przypisana zakresem czynności z dnia 2 listopada 2012 r. Skarbnikowi Miasta – str. 75-76 i 106 protokołu kontroli.

Analiza dochodów z najmu i dzierżawy nieruchomości wykazała, że co do zasady nie naliczano w księgach i nie pobierano odsetek od nieterminowych płatności czynszu. Ewidencja prowadzona dla każdego najemcy zawiera dane pozwalające na ustalenie wysokości należnych odsetek od nieterminowych płatności. Zgodnie z postanowieniami § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Jak wynika z ustaleń kontroli, na koniec 2014 r. nie przypisano odsetek od nieopłaconych w terminie należności w wysokości 1.110,03 zł – str. 80 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka nie realizuje dochodów z tytułu opłaty adiacenckiej, zarówno w związku z podziałem nieruchomości, jak i wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej. Rada Miasta Grajewo uchwałą Nr VI/34/07 z dnia 28 lutego 2007 r. ustaliła stawkę procentową opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości na 25%, natomiast uchwałą Nr XI/74/11 z dnia 26 sierpnia 2011 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości… stawkę opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych na 20% różnicy między wartością, jaką nieruchomość miała przed wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej, a wartością, jaką nieruchomość ma po ich wybudowaniu. Uchwałą Nr VI/52/15 z dnia 24 marca 2015 r. Rada Miasta uchwaliła stawkę opłaty adiacenckiej dotyczącej podziału nieruchomości w wysokości 1% wzrostu wartości nieruchomości, co należy uznać za okoliczność wyłączającą w praktyce możliwość ekonomicznego uzasadnienia ustalania opłaty.

Badanie prawidłowości stanu skutkującego brakiem dochodów z opłaty adiacenckiej ustalanej w związku z podziałem nieruchomości wykazało, że pomimo posiadania podstaw do naliczania i pobierania opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w wyniku podziału – wynikających z 2 operatów szacunkowych okazanych w czasie kontroli – w jednostce nie podjęto dotychczas żadnych czynności skutkujących wydaniem stosownych decyzji. Okazane w czasie kontroli operaty szacunkowe z dnia 18 listopada 2012 r. i z dnia 19 lutego 2014 r. oraz opinia z dnia 15 lutego 2014 r. zostały sporządzane przez tego samego rzeczoznawcę majątkowego. Z obu operatów wynikała możliwość ustalenia opłaty adiacenckiej – w wysokości 2.100 zł na podstawie operatu z 2012 r. i 1.675 zł na podstawie operatu z 2014 r. Na operacie z 2012 r. dokonano ręcznie (ołówkiem) adnotacji, iż koszt wykonania operatu to 1.500 zł + podatek VAT. Nie potwierdzono podczas kontroli wydatkowania tej kwoty za sporządzony operat (podobnie jak wydatku za operat z 2014 r.). Nieustalenie opłaty w wysokości 2.100 zł należy uznać za utracone dochody gminy, ponieważ decyzja w sprawie podziału została wydana 26 czerwca 2012 r. – art. 98 ust. 1 zd. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Nie upłynął natomiast termin wydania decyzji w sprawie opłaty adiacenckiej na podstawie operatu z 2014 r., dotyczącego podziału dokonanego decyzją z dnia 3 stycznia 2013 r.

W złożonym wyjaśnieniu odpowiedzialny za przygotowywanie decyzji w sprawie opłaty adiacenckiej inspektor w Wydziale Nieruchomości i Planowania Przestrzennego wskazuje, że zgodnie z art. 98a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami nie nakłada się obowiązku ustalenia opłat adiacenckich z tytułu podziałów nieruchomości. (…) z tych też względów, aby wykluczyć wątpliwości miasto w 2015 r. podjęło uchwałę o zmianie stawki procentowej opłaty adiacenckiej na 1%. Należy wskazać, że teza o „braku obowiązku ustalania opłat” jest sprzeczna z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. Ponadto w wyjaśnieniu poinformowano, iż koszt sporządzenia jednego operatu szacunkowego to suma rzędu 1.400,0 – 1.500,0 zł. Ponieważ miasto nie może wybiórczo rozpatrywać podziałów pod kątem ustalenia opłaty adiacenckiej, a wzrost musi być potwierdzony każdorazowo stosowną opinią rzeczoznawcy majątkowego, należałoby zlecić wykonanie operatów szacunkowych na wszystkie dokonane podziały. Z naszych analiz wynika, iż koszt sporządzenia tychże operatów szacunkowych przewyższyłby uzyskany dochód z opłaty adiacenckiej. Byłoby to nieekonomiczne. Podczas kontroli nie wykazano, aby rzeczoznawca sporządzający operaty wyłoniony został w trybie konkurencyjnym. W wyjaśnieniu wskazano, że Podstawowym kryterium przy wyborze rzeczoznawcy jest kryterium rzetelności wykonanej pracy (…) Z naszych doświadczeń wynika, że na sporządzanie w/w operatów nie ma chętnych rzeczoznawców.

W odniesieniu do opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej stwierdzono, że w opinii z dnia 15 lutego 2014 r. rzeczoznawca majątkowy wskazał, iż brak jest możliwości udowodnienia wzrostu wartości nieruchomości na terenie miasta Grajewo spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej. Nie stwierdzono operatów szacunkowych dotyczących jakichkolwiek nieruchomości – str. 98-102 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że były Burmistrz Grajewa A. Kiełczewski dokonał, na podstawie „porozumienia” z dnia 6 marca 2014 r., umorzenia opłaty z tytułu renty planistycznej w kwocie 4.288,80 zł nałożonej decyzją nr GN.6725.3.2013 z dnia 9 stycznia 2014 r. Jako podstawę umorzenia tej opłaty wskazano w treści porozumienia § 5 ust. 1 pkt 1, ust. 2 oraz § 7 pkt 1 uchwały Nr XLV/274/10 Rady Miasta Grajewo z dnia 2 czerwca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania lub rozkładania na raty spłaty całości lub części należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny… Należność z tytułu renty planistycznej ustalana jest w drodze decyzji administracyjnej, zatem podstawą jej umorzenia nie mogą być przepisy przywołanej uchwały – str. 103-104 protokołu kontroli.

Kontrola ustalania należności za zajęcie pasa drogowego wykazała, że w jednostce nie jest prowadzona ewidencja księgowa należności wynikających z decyzji ustalających opłatę za zajęcie pasa drogowego. Kontrolujący nie stwierdzili kwoty należności z opłat za zajęcie pasa drogowego ani w księgach ani w sprawozdawczości na dzień 31 grudnia 2014 r. Ze sporządzonego w czasie kontroli wykazu należności (w tym zaległości) z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego na dzień 31 grudnia 2014 r. wynika, iż należności, które nie zostały opłacone za lata 2005-2014 wynoszą łącznie 4.674,32 zł. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Miasta poinformowała, że (…) jeśli chodzi o ewidencję, Wydział Finansowy otrzymywał z Wydziału Gospodarki Komunalnej decyzje, które były przyporządkowane  w czasie do odpowiednich dowodów wpłat z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego. Wydział Finansowy przypisu dokonywał w momencie wpłat tych opłat. W tym miejscu muszę podkreślić, że nie miałam wiedzy, że są nieopłacone należności przysługujące miastu według stanu na 31.12.2014 roku. W dniu 2 lipca 2015 roku zwróciłam się pisemnie do Naczelnika Wydziału Gospodarki Komunalnej o przedłożenie wszystkich decyzji, które powinny być przypisane według stanu na 30.06.2015 r. – str. 104-106 protokołu kontroli.

Analiza dochodów uzyskanych w 2014 r. z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu,  przeprowadzona w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r. poz. 1356, ze zm.), wykazała, że w przypadku trzech zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży nie dokonano zwrotu części rat wpłaconych przez przedsiębiorcę. Zezwolenia nr I/13/A/10/13, I/13/B/8/13, I/13/C/8/13 z dnia 8 lipca 2013 r. posiadały czas obowiązywania do końca września 2015 r. Przedsiębiorca zobowiązany był w 2014 r. do zapłaty trzech rat w wysokości 1.220,48 zł każda. W przewidzianych ustawą terminach dokonano wpłaty dwóch rat. Ważność zezwoleń wygasła na mocy decyzji z dnia 29 lipca 2014 r. W związku z tym, iż zezwolenia wygasły z dniem 29 lipca 2014 r., a wpłacone raty uprawniały przedsiębiorcę do sprzedaży napojów alkoholowych do końca września 2014 r., Urząd Miasta Grajewo zgodnie z dyspozycją art. 111 ust. 8 ustawy winien zwrócić przedsiębiorcy kwotę 334,66 zł, proporcjonalną do okresu ważności zezwoleń – str. 97 protokołu kontroli. Z pisemnego wyjaśnienia złożonego przez głównego specjalistę w Wydziale Organizacyjnym UM Grajewo wynika, że jednostka nie dokonuje zwrotu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadku likwidacji punktu sprzedaży. Jako podstawę przywołano w wyjaśnieniu orzeczenie NSA z dnia 22 września 2005 r. (sygn. akt II GSK 149/05), w treści którego Sąd wskazał, iż ustawa o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi nie przewiduje możliwości zwrotu opłaty w związku z zaprzestaniem działalności gospodarczej, w związku z czym likwidacja punktu sprzedaży nie uzasadnia dokonania zwrotu uiszczonej opłaty w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy jednak wskazać, że w orzeczeniu z dnia 19 maja 2010 r. (sygn. akt III SA/Kr 24/10) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, opierając się na wykładni systemowej i celowościowej art. 111 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, skonstatował, że wykładnia przepisu z odniesieniem do innych przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi prowadzi do wniosku, że gdy zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych utraci w danym roku kalendarzowym ważność z jakiejkolwiek przyczyny, powodującej zgodnie z przepisami tej ustawy taki skutek, a podmiot gospodarczy, w myśl ustawowych regulacji, uiści opłatę z góry, to gmina jest zobowiązana zwrócić mu opłatę za niewykorzystany okres zezwolenia. Dalej Sąd wskazuje, że Celem wprowadzenia opłaty było wprawdzie zapewnienie środków finansowych na realizację zadań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowym, nie mniej jednak, skoro podmiot ze sprzedaży napojów alkoholowych czerpie określone korzyści, to działając w zaufaniu do organów Państwa (art. 8 k.p.a.) ma prawo oczekiwać, że opłata za korzystanie z udzielonego mu zezwolenia na sprzedaż będzie adekwatna to okresu jego wykorzystania. (…) nie może budzić wątpliwości, iż Prezydent Miasta zobowiązany był do zwrotu opłaty za niewykorzystany okres zezwolenia przez (…), skoro opłata ta wiąże się z korzystaniem z zezwolenia, proporcjonalnie do jego okresu ważności. RIO w Białymstoku podziela stanowisko wynikające z orzeczenia WSA w Krakowie z dnia 19 maja 2010 r.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Sprawdzeniu poddano podatkową ewidencję nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849, ze zm.), której zasady prowadzenia określone zostały rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Stwierdzono, że ewidencja podatkowa prowadzona za pomocą systemu informatycznego nie zawiera wszystkich danych przewidzianych w § 5 wymienionego rozporządzenia, a przede wszystkim identyfikatorów działek ewidencyjnych – str. 109 protokołu kontroli.

         W zakresie podatku rolnego, w grupie podatników osób prawnych, według opisu na str. 110-111 protokołu kontroli, wymieniony tam podatnik posiada grunty rolne we współwłasności z osobami fizycznymi. Zostały one podzielone na poszczególne udziały i wykazane przez podatników razem z gruntami będącymi ich wyłączną własnością w jednej deklaracji podatkowej. Taki sposób postępowania stoi w sprzeczności z art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), z którego wynika, że jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Natomiast art. 6a ust. 10 tej ustawy nakazuje, aby w sytuacji gdy grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej, osoby fizyczne składały deklarację na podatek rolny oraz opłacały podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne.

W obrębie dochodów z tytułu podatku od nieruchomości w grupie podatników stanowiących osoby prawne stwierdzono dwa przypadki nieprawidłowości. W jednym przypadku skutkowała ona na zawyżeniu podatku od nieruchomości o kwotę 3,41 zł, natomiast w drugim zaniżono podatek o kwotę 997,60 zł. Przyczyny powstania nieprawidłowości oraz wskazanie naruszonych przepisów materialnego prawa podatkowego zawiera opis na str. 114 protokołu kontroli. Nieprawidłowości w tym obszarze stwierdzono również w deklaracji podatkowej złożonej przez kontrolowaną jednostkę. Na podstawie zgromadzonej w czasie kontroli dokumentacji ustalono dane wskazujące na zawyżenie powierzchni dróg wewnętrznych podlegającej opodatkowaniu o 37.056 m2.

Z kolei badanie prawidłowości osiągania dochodów z tytułu tej należności w grupie osób fizycznych wykazało, iż w wydawanych decyzjach wymiarowych  organ podatkowy opodatkowywał „piwnice i poddasza”, a zatem przedmioty opodatkowania niezdefiniowane uchwałą Nr XLIII/309/13 Rady Miasta Grajewo, dla których uchwała nie wyodrębniła również stawki podatkowej. Ustalono, iż dotyczyły one piwnic i poddaszy znajdujących się w budynkach mieszkalnych, których wysokość wynosiła do 2,20 m, a stosowana do nich była stawka przewidziana dla budynków mieszkalnych to jest 0,71 zł za m2. Stwierdzono również jednostkowy przypadek opodatkowania w decyzji niezdefiniowanej powierzchni „składy”, przy zastosowaniu stawki wynikającej z uchwały, przewidzianej dla budynków pozostałych, tj. 5,50 zł za m2 – str. 116 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała również szereg pojedynczych nieprawidłowości naruszających postanowienia art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Przepis ten obliguje osoby fizyczne, z zastrzeżeniem ust. 11, do złożenia właściwemu organowi podatkowemu informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub od dnia zaistnienia zdarzenia. Stwierdzono ponadto rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w złożonych przez podatników informacjach podatkowych a danymi w decyzjach wymiarowych, dotyczących podstaw opodatkowania. Brak reakcji służb organu podatkowego na tego rodzaju sytuacje sugeruje, że nie w pełni wykonywane były czynności sprawdzające nakazane przez art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 116-117 protokołu kontroli.

W zakresie podatku leśnego stwierdzono pojedynczą nieprawidłowość polegającą na naruszeniu postanowień art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465). Przepis ten stwierdza, iż jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Natomiast art. 6 ust. 7 ustawy nakazuje, aby w przypadku gdy las stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej, osoby fizyczne składały deklarację na podatek leśny oraz opłacały podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne – str. 121 protokołu kontroli.

Na str. 147-148 protokołu kontroli wskazano nieprawidłowości dotyczące rozliczania przez kontrolowaną jednostkę inkasenta opłaty targowej z pobranej przez niego opłaty. Stwierdzono, iż na podstawie posiadanej dokumentacji organ podatkowy nie ma realnej możliwości sprawdzenia prawidłowości pracy inkasenta. Możliwości takiej nie było także w czasie przeprowadzania kontroli. Spowodowane jest to m.in. tym, iż na grzbietach wykorzystanych bloczków biletów służących do jej poboru nie są nanoszone daty wydania biletu sprzedającemu (zobowiązanemu do jej uiszczenia), nie ma zatem możliwości stwierdzenia kiedy opłata została pobrana oraz czy była w całości odprowadzana w danym miesiącu.

Natomiast opis na str. 149 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzenia inkasentowi, co polegało na naruszeniu postanowień art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej. Przepis ten nakazuje końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomijać, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższyć do pełnych złotych. Naliczając inkasentowi wynagrodzenie kontrolowany organ podatkowy nie stosował wyżej wymienionych zasad jego zaokrąglania.

Kontroli poddano również decyzje przyznające ulgi w spłacie podatków na podstawie art. 67a § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. Opis na str. 149-152 protokołu kontroli wskazuje, iż wymienionemu tam podatnikowi szeregiem decyzji w okresie od stycznia 2013 r. do kwietnia 2015 r. udzielono ulg podatkowych w postaci odroczenia terminu płatności lub odroczenia terminu zapłaty zaległości podatkowej w podatku od nieruchomości na łączną kwotę 888.032 zł. Ponadto należy zauważyć, iż kontrolowany organ podatkowy stosował instytucję odraczania odroczonych już terminów płatności rat podatku od nieruchomości lub zaległości podatkowych. W przypadku tego podatnika standardem stało się odraczanie terminów płatności przyszłych rat podatków, a następnie – gdy nie zostały one dotrzymane – odraczanie następną decyzją ich terminów płatności jako zaległości podatkowych. Podsumowując należy stwierdzić, iż udzielanie w ten sposób ulg w zapłacie podatku, na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej, pozostaje wbrew przepisom Działu IV tej ustawy. Z okazanej dokumentacji wynika, że od kilku lat podatnik regularnie korzystał z pomocy w postaci odroczenia terminu płatności zaległości podatkowych lub rat podatku. Udzielanie ulg podatkowych ma za zadanie poprawienie sytuacji podatnika. Nie można ich jednak traktować jako instrumentu wspierającego działalność podatników, choćby pobudki takich działań leżały w ogólnie rozumianym interesie publicznym. Kłóciłoby się to z zasadą zawartą w art. 84 Konstytucji RP, wskazującą, że każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, w tym podatków, określonych w ustawie. Udzielanie ulg w zapłacie podatku przez kilka lat z rzędu nosi znamiona podmiotowej pomocy, do której organ podatkowy nie ma umocowania ustawowego. Wskazuje również, że podstawowy cel udzielanych ulg nie zostaje osiągnięty, ponieważ podatnik ciągle potrzebuje pomocy. W tym przypadku postępowanie organu podatkowego narusza również przepisy art. 120-122 Ordynacji podatkowej, a tym samym fundamentalne zasady postępowania podatkowego, czyli zasady legalizmu i zaufania do organów państwa. Organ podatkowy zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania norm prawnych w toku prowadzonego postępowania, z zachowaniem szczególnej staranności i przejrzystości w działaniu. Tymczasem z materiału dowodowego wynika, że podatnik musi dokonywać ciągłych inwestycji i przystępuje do różnych programów mających na celu dostosowanie infrastruktury do wymogów wynikających z przepisów prawa i zaleceń odpowiednich służb. Należy zauważyć, że kontrolowana jednostka, której dochodami dysponuje organ podatkowy, nie jest organem założycielskim podmiotu, któremu udzielana jest pomoc. Nie spoczywa na niej zatem bezpośrednia odpowiedzialność za jego funkcjonowanie. Z punktu widzenia prowadzonego postępowania podatkowego istotne są również przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej, mające charakter proceduralno-merytoryczny. Artykuł 187 § 1 zobowiązuje organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należy zaliczyć m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. (art. 181). Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego, oceny czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191). Jej wyrażenie powinno się znaleźć w uzasadnieniu faktycznym decyzji (art. 210 § 4). Przede wszystkim powinny być wskazane przesłanki, jakimi kierował się organ wydając rozstrzygnięcie, a w szczególności wskazanie faktów uznanych za udowodnione, przyczyn dla których innym dowodom odmówiono wiarygodności oraz przepisów prawa zastosowanych w sprawie. Tymczasem zgromadzony materiał dowodowy w przypadku omawianych decyzji jest za każdym razem podobny. Natomiast uzasadnienie faktyczne jest powieleniem argumentacji wskazanej we wniosku podatnika, uzupełnione stwierdzeniem organu podatkowego, że mając na względzie trudną sytuację podatnika i fakt, że jest on jednostką świadczącą usługi dla ludności wchodzące w zakres podstawowych zadań samorządów należy przyjąć, że zachodzą w zaistniałej sytuacji przesłanki „ważnego interesu publicznego”. Uwzględniając zatem nawet i to, że stosowana pomoc ma charakter optymalizacji podatkowej, a więc co do zasady nie prowadzi do rezygnacji z określonych dochodów podatkowych, uwagi krytyczne w tej materii należy uznać za uzasadnione.

Badaniu poddano również dochody z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. W wyniku podjętych czynności kontrolnych ustalono, iż kontrolowany organ podatkowy w przypadkach gdy następowała zmiana danych będących podstawą do ustalenia wysokości należnej opłaty – powodująca jej zmniejszenie, a podatnik nie dotrzymał 14-dniowego terminu do złożenia nowej deklaracji, przewidzianego w art. 6m ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U z 2013 r. poz. 1399, ze zm.) w brzmieniu obowiązującym w okresie objętym kontrolą i składał deklarację podatkową w następnym miesiącu – pomniejszał wysokość zobowiązania od miesiąca, w którym złożono nową deklarację. Tymczasem wskazany przepis stwierdzał, iż: w przypadku zmiany danych będących podstawą ustalenia wysokości należnej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi lub określonej w deklaracji ilości odpadów komunalnych powstających na danej nieruchomości właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć nową deklarację w terminie 14 dni od dnia nastąpienia zmiany. Opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi w zmienionej wysokości uiszcza się za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana. Natomiast prawidłowo stosowano ten przepis w przypadku gdy z opóźnieniem zobowiązany składał nową deklarację skutkującą zwiększeniem opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Stwierdzono także, iż uchwałą z dnia 27 marca 2014 r. Rady Miasta Grajewo Nr XLVII/347/14 w sprawie postanowienia o odbieraniu odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości, na których nie zamieszkują mieszkańcy, a powstają odpady komunalne oraz ustalenia stawki opłaty za pojemniki nałożono m.in. obowiązek zadeklarowania opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi przez osoby prawne oraz podmioty prowadzące działalność gospodarczą. W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych ustalono, iż do dnia zakończenia kontroli obowiązku tego nie zrealizowało 107 podmiotów, przy biernej postawie służb organu podatkowego, nie realizujących obowiązków w zakresie czynności sprawdzających – str. 155-156 protokołu kontroli.

W zakresie rachunkowości podatków i opłat lokalnych ustalono szereg nieprawidłowości naruszających przepisy § 11 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Polegały one m.in. na prowadzeniu dla jednego podatnika wielu kont podatkowych w danym podatku (punktem odniesienia są przedmioty opodatkowania), a także na przypisywaniu nowemu podatnikowi konta podatkowego zbywającego podatnika w sytuacji gdy w trakcie trwania roku podatkowego dochodzi do zbycia przez podatnika przedmiotu opodatkowania, co prowadzi de facto do nieuprawnionej kontynuacji zapisów na indywidualnym koncie rozrachunkowym – str. 163 protokołu kontroli.

Badaniu poddano także prawidłowość i rzetelność prezentacji danych zawartych w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2014 r. Ustalono, że w kolumnie 3 sprawozdania, w wierszu A5 zawyżono kwotę skutków finansowych o 731 zł – str. 163 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości naliczania i wypłacania wynagrodzeń, dokonanej na podstawie analizy kart wynagrodzeń za 2014 r. oraz aktualnych angaży pracowników wytypowanych do badania, stwierdzono następujące nieprawidłowości (str. 167-169 protokołu kontroli):

a) zaniżono wypłatę wyrównania wynagrodzenia za lipiec 2014 r. trzem pracownikom na łączną kwotę 40,35 zł;

b) inspektorowi Wydziału Finansowego przyznano dodatek specjalny w wysokości 10% miesięcznie od wynagrodzenia zasadniczego na okres od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 grudnia 2014 r. (pismo z dnia 22 stycznia 2014 r.) oraz od dnia 1 stycznia 2015 r. do dnia 31 grudnia 2015 r. (pismo z dnia 9 stycznia 2015 r.); w pismach przyznających dodatki specjalne nie określono podstawy przyznania dodatków wymaganej przez art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202), tj. nie wskazano okresowo zwiększonych obowiązków pracownika lub powierzonych dodatkowo zadań. Ponadto czas, na jaki przyznawany jest dodatek temu pracownikowi, wskazuje na ciągły a nie okresowy charakter tego świadczenia,

c) zawyżono kategorię zaszeregowania pracownika zatrudnionego na stanowisku podinspektora w Wydziale Gospodarki Komunalnej, co jednakże nie miało wpływu na dopuszczalną wysokość wynagrodzenia,

d) wynagrodzenie zasadnicze pracownika zatrudnionego na stanowisku pomocy administracyjnej zawyżono względem zasad określonych w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu. Pracownika zatrudniono na tym stanowisku w wymiarze ¾ etatu przyznając III kategorię zaszeregowania i wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 1.345 zł, podczas gdy maksymalne wynagrodzenie zasadnicze w III kategorii zaszeregowania wynosi 1.650 zł, a zatem przy wymiarze ¾ etatu nie może przekraczać 1.237,50 zł. Zawyżenie wynagrodzenia zasadniczego wpłynęło na zawyżenie dodatku stażowego oraz premii. W okresie od stycznia 2014 r. do maja 2015 r. wypłacone wynagrodzenie (zasadnicze, premie, dodatek stażowy) zostało zawyżone względem zasad określonych w regulaminie wynagrodzenia o łączną kwotę 2.404,57 zł.

Kontrola prawidłowości naliczenia i wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r. wykazała, że przysługujące Panu Burmistrzowi wynagrodzenie z tego tytułu zostało naliczone i wypłacone w wysokości zawyżonej o 284,87 zł (naliczono 997,05 zł, winno być 712,18 zł) – str. 169-170 protokołu kontroli.

W wyniku badania wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych, przeprowadzonego na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) oraz regulacji wewnętrznych Urzędu Miasta Grajewo, stwierdzono, że w przypadku dwóch podróży zagranicznych odbywanych do Rosji (polecenie wyjazdu służbowego nr 108) oraz do Szwecji (polecenie wyjazdu służbowego nr 113) pracownicy Urzędu nie pobrali zaliczki na poczet kosztów podróży – str. 176-178 protokołu kontroli. Pozostaje to w sprzeczności z § 20 rozporządzenia, zgodnie z którym pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

W 2014 r. z budżetu miasta udzielono dotacji podmiotowej niepublicznej jednostce oświatowej – „Akademia Dobrego Startu” Niepubliczny Punkt Przedszkolny Nr 1 w Grajewie w kwocie 66.121 zł. W dniu wpływu do Urzędu Miasta wniosku  o dofinansowanie niepublicznego punktu przedszkolnego miasto Grajewo nie posiadało przepisów prawa miejscowego określających zasady udzielania i rozliczania dotacji dla szkół, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego prowadzonych przez osoby fizyczne i prawne inne niż jednostka samorządu terytorialnego, a tym samym nie obowiązywały żadne przepisy określające wymagania, jakim powinien odpowiadać złożony wniosek. Jako podstawę udzielenia dotacji powołano we wniosku art. 90 ust. 2d ustawy o systemie oświaty.

Uchwałą Nr XLIV/314/13 z dnia 30 grudnia 2013 r. Rada Miasta Grajewo określiła tryb udzielania i rozliczania dotacji dla szkół, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego prowadzonych przez osoby fizyczne i prawne inne niż jednostka samorządu terytorialnego oraz tryb i zakres kontroli prawidłowości wykorzystania udzielonej dotacji. W treści wskazanej uchwały określono m.in., że dotacje z budżetu miasta przysługują niepublicznym innym formom wychowania przedszkolnego w wysokości równej 40% ustalonych w budżecie miasta wydatków bieżących zapisanych w uchwale budżetowej, ponoszonych na uczniów w przedszkolach publicznych prowadzonych przez miasto, pomniejszonych o opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego oraz za wyżywienie, stanowiące dochód budżetu miasta, w zaokrągleniu do pełnych złotych, z tym że na ucznia niepełnosprawnego w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na niepełnosprawnego ucznia przedszkola w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez miasto, w zaokrągleniu do pełnych złotych.

Przeprowadzona kontrola przekazanej dotacji wykazała następujące nieprawidłowości:

a) w miesiącach styczeń-kwiecień 2014 r. dotacja została wypłacona w kwotach ustalonych bez zastosowania zaokrąglenia do pełnych złotych, jak wymagają tego postanowienia uchwały,

b) zgodnie z postanowieniami § 4 ust. 2 uchwały roczne rozliczenie dotacji sporządza się i przekazuje do organu dotującego do dnia 20 stycznia roku następującego po roku otrzymania dotacji; pismo z rozliczeniem dotacji za 2014 r. złożone przez dyrektora niepublicznego punktu przedszkolnego „Akademia Dobrego Startu” wpłynęło do Urzędu w dniu 2 lutego 2015 r. (opatrzone jest datą 30 stycznia 2015 r.),

c) nie skorygowano wysokości dotacji należnej niepublicznemu punktowi przedszkolnemu w związku z ostateczną wersją planu wydatków bieżących w budżecie miasta, obowiązującą na dzień 31 grudnia 2014 r. Jak wynika z dokonanych obliczeń, zamieszczonych na str. 187-188 protokołu kontroli, dotacja dla niepublicznego punktu przedszkolnego „Akademia Dobrego Startu” w Grajewie została wypłacona za 2014 r. w wysokości zaniżonej o 1.031 zł; zmiany w planie wydatków mające wpływ na wysokość dotacji dokonane zostały zarządzeniami Pana Burmistrza Nr 6/14 z dnia 18 grudnia 2014 r., Nr 9/14 z dnia 30 grudnia 2014 r. oraz Nr 12/14 z dnia 31 grudnia 2014 r.).

         Skarbnik Miasta załączyła do protokołu kontroli pisemne wyjaśnienie, w którym wskazała, iż zgodnie z art. 90 ust. 3 c ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) „Dotacje, o których mowa w ust. 1a – 3a, są przekazywane na rachunek bankowy szkoły, przedszkola, innej formy wychowania przedszkolnego, placówki lub zespołu szkół lub placówek w dwunastu częściach w terminie do ostatniego dnia ostatniego miesiąca, z tym, że część za grudzień jest przekazywana w terminie do dnia 15 grudnia.”. Identyczny zapis znajduje się w § 3 ust. 2 uchwały NR XLIV/314/13 RADY MIASTA GRAJEWO z dnia 30 grudnia 2013 r. (…) Dotacja na grudzień 2014 roku została przekazana do 15 grudnia 2014 roku. W związku z powyższym technicznie nie jest możliwe by do końca grudnia przekazać kolejną dotację rozliczającą rok (w omawianym przypadku 1.031 zł), która mogłaby być wykorzystana w 2014 roku przez niepubliczny punkt przedszkolny. Ostatnie zmiany w budżecie mające wpływ na średni koszt na 1 dziecko dokonywane są zazwyczaj pod koniec grudnia roku kalendarzowego (…). Dotacja wyliczona według planu po zmianach najwcześniej mogłaby być przekazana do niepublicznego punktu przedszkolnego na początku następnego roku kalendarzowego (w tym przypadku w 2015 roku), nie mogłaby więc być rozliczona wydatkami 2014 roku – str. 184-189 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnień dotyczących rozliczeń z jednostkami organizacyjnymi stwierdzono, że Rada Miasta Grajewo nie określiła terminów i sposobu ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład budżetowy do budżetu miasta oraz sposobu i terminów rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu, mimo że w strukturach miasta funkcjonują 3 zakłady budżetowe – str. 227 protokołu kontroli. Z obowiązujących od 2010 r. przepisów art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych wynika, że tworząc samorządowy zakład budżetowy organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego określa  terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład do budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu. W związku z tym, że przepisy powszechnie obowiązujące nie regulują od 2010 r. tych zagadnień, niezbędne jest ich określenie przez Radę Miasta także dla zakładów budżetowych istniejących już w dniu wejścia w życie ustawy, np. w treści statutów.

         W zakresie zagadnień dotyczących rozliczeń z jednostkami organizacyjnymi stwierdzono też, że do czasu rozpoczęcia kontroli nie dostosowano do stanu faktycznego postanowień uchwały Nr LII/308/10 Rady Miasta Grajewo z dnia 29 października 2010 r. w sprawie utworzenia wydzielonych rachunków dochodów. W § 1 uchwały wskazano następujące szkoły, które utworzą wyodrębniony rachunek dochodów: Zespół Szkół Miejskich Nr 1,  Szkoły Podstawowe Nr 2 i 4 oraz Publiczne Gimnazja Nr 2 i 3. Sprawozdania Rb-34S za okres 2014 r. sporządziły Zespoły Szkół Miejskich Nr 1, 2 i 3. Z ustaleń kontroli wynika, iż  z dniem 1 września 2012 r. SP Nr 2 i PG Nr 2 połączyły się w Zespół Szkół Miejskich Nr 2, zaś SP Nr 4 i PG Nr 3 połączyły się w Zespół Szkół Miejskich Nr 3. W dniu podpisania protokołu kontroli okazano podjętą w wyniku czynności kontrolnych uchwałę Nr X/82/15 Rady Miasta Gajewo z dnia 23 czerwca 2015 r. zmieniającą uchwałę w sprawie utworzenia wydzielonych rachunków dochodów – str. 224-225 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

         Organem wykonawczym gminy jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miasta, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Część stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień dotyczy okresu pełnienia funkcji Burmistrza Grajewa przez Adama Kiełczewskiego.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Miasta, stosownie do postanowień zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Miasta projektu uchwały stanowiącej podstawę wykonywania przez Przedszkole Nr 4 od 1 stycznia 2016 r. obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej innych jednostek budżetowych, określającej w swej treści – stosownie do obowiązującego od 1 stycznia 2016 r. art. 10b ustawy o samorządzie gminnym – jednostkę obsługującą, jednostki obsługiwane oraz zakres obowiązków powierzonych jednostce obsługującej w ramach wspólnej obsługi sformułowany z uwzględnieniem przepisów obowiązującego od 1 stycznia 2016 r. art. 10c ustawy o samorządzie gminnym.

2. Podjęcie działań w celu otwarcia dla jednostek obsługiwanych przez Przedszkole Nr 4 rachunków bankowych służących realizacji dochodów i wydatków tych jednostek. Przekazywanie z budżetu na te rachunki środków na wydatki ujęte w planach finansowych obsługiwanych jednostek.

3. Prowadzenie rejestru instytucji kultury w formie elektronicznej.

4. Wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomością zajmowaną na siedzibę zakładu budżetowego Zakład Administracji Domów Mieszkalnych w Grajewie.

5. Wprowadzenie do dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości postanowień jednoznacznie określających sposób prowadzenia ewidencji poszczególnych grup materiałów.

6. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130,

b) tworzenie subkont w ramach konta 130 w sposób umożliwiający uzyskanie z ewidencji bezpośrednich danych o obrotach i saldzie rachunku bieżącego; w tym celu zlikwidowanie działających na dotychczasowych zasadach subkont wyodrębnionych w ramach konta 130 dla poszczególnych rodzajów wydatków finansowanych z rachunku bieżącego oraz dla zasilenia rachunku bieżącego w środki na wydatki,

c) wyodrębnianie subkont dochodów i wydatków w ramach kont 130 służących ewidencji obrotów i sald rachunków bankowych otwartych dla realizowanych projektów, za pośrednictwem których dokonywane są wydatki projektu i dochody związane z jego realizacją,

d) zaprzestanie ewidencjonowania na koncie 800 w księgach Urzędu dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu, mając na uwadze, że jest to sprzeczne z treścią ekonomiczną tego konta; powielanie w księgach Urzędu zapisów dotyczących dochodów zrealizowanych na rachunku budżetu na utworzonym w tym celu subkoncie do konta 130 lub stworzonym w tym celu koncie zespołu 1 o innym symbolu (np. 131), stosownie do zasad konstruowania zakładowego planu kont wynikających z § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…,

e) powielanie na koncie 130 w księgach Urzędu wszystkich operacji dokonanych za pośrednictwem rachunków prowadzonych w ramach konta 133, skutkujących realizacją wydatków budżetowych,

f) ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami z tytułu pożyczek udzielonych z ZFŚS na koncie 234,

g) ewidencjonowanie przychodów z tytułu odsetek na koncie 750,

h) założenie w ewidencji budżetu kont analitycznych do kont 222 i 223 dla każdej jednostki budżetowej obsługiwanej przez Przedszkole Nr 4 oraz dokonywanie na nich rozliczenia środków przekazywanych na rachunki tych jednostek utworzone w wykonaniu zalecenia nr 2,

i) ujmowanie w ewidencji księgowej zaległości i nadpłat wynikających z informacji właściwych organów upublicznionych na podstawie § 3 ust. 1a i ust. 3 pkt 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

j) księgowanie na koncie 290 odpisu aktualizującego wyłącznie te należności, wobec których stwierdzono wystąpienie co najmniej jednej z przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze, że należności z tytułu odsetek podlegają tym samym zasadom dokonywania odpisu co należności główne, od których zostały one naliczone,

k) przenoszenie kwot dotacji przekazanych z budżetu w części uznanej za wykorzystane i rozliczone z konta 224 na konto 810,

l) przestrzeganie zasady kasowego ustalania wyniku budżetu poprzez zaliczanie do dochodów wpływów należnych budżetowi miasta w roku ich kasowej realizacji, niezależnie od rachunku, na który wpłynęły,

ł) wyksięgowywanie z ewidencji wyłącznie należności, które zostały formalnie umorzone przez Pana Burmistrza, ujmując wartość tych należności na koncie 761,

m) naliczanie i ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału odsetek od nieterminowych płatności czynszu za najem i dzierżawę,

n) ujęcie w księgach rachunkowych przypadających miastu należności z opłat za zajęcie pasa drogowego oraz założenie ewidencji analitycznej w podziale na poszczególnych dłużników, mając na uwadze zachowanie zasady rzetelności ksiąg rachunkowych. Zapewnienie przez Pana Burmistrza należytego obiegu decyzji ustalających opłaty za zajęcie pasa drogowego, polegającego na bieżącym przekazywaniu ich do komórki księgowej celem dokonania przypisu należności,

o) wyeliminowanie wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli nieprawidłowości dotyczących prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych.

7. Podjęcie czynności ostatecznie wyjaśniających kwestię istnienia podmiotów, którym należy zwrócić zabezpieczenia należytego wykonania umów wniesione na rachunek depozytowy Urzędu Miasta. W przypadku ustalenia braku możliwości dokonania zwrotu przerachowanie tych środków na dochody budżetu, mając na względzie okres, jaki minął od ich wniesienia. Bieżące dokonywanie zwrotów zabezpieczeń wykonawcom po upływie terminów określonych Prawem zamówień publicznych, mając na uwadze, że przepisy tej ustawy nie przewidują wnioskowania przez wykonawcę do zamawiającego o dokonanie zwrotu, lecz nakładają obowiązek zwrotu przez zamawiającego po upływie terminu.

8. W zakresie należności od nieistniejącej firmy EKOBUD w kwocie 177.047,25 zł:

a) zaliczenie na poczet należności kwoty 29.464,85 zł odpowiadającej przetrzymywanemu przez Urząd zabezpieczeniu należytego wykonania umowy wniesionemu przez tę firmę,

b) podjęcie działań w celu umorzenia pozostałej części należności w trybie określonym uchwałą Rady Miasta, zaprezentowanym w części opisowej wystąpienia, mając na względzie brak możliwości jej wyegzekwowania.

9. Zapewnienie terminowego podejmowania czynności egzekucyjnych wobec dłużników, mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminu przedawnienia należności.

10. Umarzanie należności cywilnoprawnych w sytuacji wystąpienia przesłanek określonych uchwałą Rady Miasta. Zaniechanie podejmowania przez Pana Burmistrza decyzji o „odstąpieniu od dochodzenia należności”, mając na uwadze, że jedynym ich skutkiem jest naruszenie art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych oraz zagrożenie ewentualną odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

11. Zaniechanie umarzania należności o charakterze administracyjnoprawnym na podstawie postanowień uchwały Nr XLV/274/10 Rady Miasta Grajewo z dnia 2 czerwca 2010 r.

12. W zakresie sprawozdawczości:

a) wypełnianie w sprawozdaniu Rb-27S kolumny „Dochody otrzymane” zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S wszystkich należności z tytułu dochodów budżetowych podlegających prezentacji zgodnie z zasadami sporządzania tego sprawozdania,

c) wykazywanie danych w pozycji „Gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N zgodnie z zasadami wynikającymi z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych

d) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-N rzetelnych danych w zakresie należności wymagalnych,

e) dokonanie korekty sprawozdań Rb-PDP w związku z ustaleniami kontroli i przedłożenie ich Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku,

f) zapewnienie sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-N i Rb-Z przedszkoli obsługiwanych przez Przedszkole Nr 4.

13. Wypowiadanie wysokości dotychczasowej opłaty za użytkowanie wieczyste zgodnie z wymogami określonymi w art. 78 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

14. W zakresie opłat adiacenckich:

a) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do niezwłocznego przygotowania decyzji ustalającej opłatę w wysokości 1.675 zł z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem na podstawie operatu szacunkowego z dnia 19 lutego 2014 r.,

b) rozważenie pociągnięcia do odpowiedzialności materialnej pracownika odpowiedzialnego za zaniechanie – mimo posiadania operatu szacunkowego – przygotowania decyzji ustalającej opłatę adiacencką w wysokości 2.100 zł z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem w 2012 r.,

c) rozważenie przygotowania projektu uchwały Rady Miasta określającej stawkę opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem na poziomie uzasadniającym jej ustalanie ze względów ekonomicznych.

d) podejmowanie działań zmierzających do ustalenia wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej, mając na uwadze, że jedynie sporządzony przez rzeczoznawcę operat szacunkowy może potwierdzić wzrost wartości nieruchomości lub jego brak, oraz wydawanie decyzji ustalających wysokość opłaty adiacenckiej w przypadku stwierdzenia wzrostu wartości nieruchomości.

15. Dokonanie zwrotu przedsiębiorcy wskazanemu w protokole kontroli kwoty 334,66 zł, wniesionej przez niego w wysokości zawyżonej względem faktycznego okresu korzystania z zezwoleń na sprzedaż alkoholu nr I/13/A/10/13, I/13/B/8/13 i I/13/C/8/13.

16. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

17. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatku rolnego, leśnego oraz od nieruchomości i poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o zakresie i skutkach finansowych tych działań.

18. Stosowanie odpowiednio przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej celem zachowania prawidłowości stosowania ulg w spłacie podatków.

19. Wyeliminowanie nieprawidłowości w realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej, mając na względzie przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy prawa lokalnego dotyczące rozliczania się inkasenta z pobranych opłat.

20. Prawidłowe naliczanie wynagrodzenia inkasentom opłaty targowej.

21. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących korekt wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Wyegzekwowanie od wszystkich zobowiązanych podmiotów deklaracji dotyczących opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej o skutkach finansowych działań podjętych w następstwie powyższych zaleceń.

22. W zakresie wynagrodzeń:

a) wypłatę zaniżonego wyrównania wynagrodzenia Sekretarzowi Miasta, Skarbnikowi Miasta oraz pomocy administracyjnej w kwotach wskazanych w protokole kontroli (łącznie 40,35 zł),

b) precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wskazania dodatkowych zadań lub zwiększonych obowiązków (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika), a także wykazania okresowego charakteru przyczyny przyznania dodatku,

c) ustalenie prawidłowej kategorii zaszeregowania pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli, zgodnie z obowiązującym w jednostce regulaminem wynagradzania,

d) rozważenie wystąpienia do pracownika zatrudnionego na stanowisku pomocy administracyjnej o dobrowolny zwrot wynagrodzenia zawyżonego za okres styczeń 2014 r. – maj 2015 r. względem regulaminu wynagradzania o łączną kwotę 2.404,57 zł; dostosowanie wynagrodzenia pracownika do warunków wynikających z regulaminu,

e) dokonanie zwrotu przez Pana Burmistrza kwoty 284,87 zł odpowiadającej zawyżeniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r.

23. Wypłacanie zaliczki na koszty podróży każdemu pracownikowi delegowanemu w zagraniczną podróż służbową.

24. Prawidłowe, w świetle przepisów ustawy o systemie oświaty i zasad określonych uchwałą Rady Miasta, ustalanie dotacji dla niepublicznego punktu przedszkolnego, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia. Rozliczenie z podmiotem prowadzącym punkt przedszkolny kwoty zaniżenia dotacji za 2014 r. wynoszącej 1.031 zł.

25. Przedłożenie Radzie Miasta projektów uchwał określających terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakłady budżetowe do budżetu miasta oraz sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu – bądź jako projektów odrębnych uchwał w tej sprawie bądź jako projektów uchwał w sprawie zmian w statutach poszczególnych zakładów.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

              Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

        w Białymstoku