Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Białymstoku

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 stycznia 2016 roku (znak: RIO.I.6001-16/15), o treści jak niżej:

Pan

Antoni Pełkowski

Starosta Powiatu Białostockiego

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Białostockiego za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Białymstoku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

                   Przez większą część okresu objętego kontrolą, do 11 grudnia 2014 r., funkcję Starosty Powiatu Białostockiego sprawował Wiesław Pusz.

Podczas kontroli zweryfikowano efekty działań podjętych przez badaną jednostkę na podstawie pisma skierowanego przez RIO w Białymstoku do Zarządu Powiatu Białostockiego w dniu 30 marca 2015 r. w wyniku ustaleń poczynionych przez RIO w Białymstoku podczas problemowej kontroli gospodarki finansowej w Zespole Szkół w Czarnej Białostockiej, dotyczącego nieprawidłowości w zakresie analizy średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego za 2014 r. Kontrola przeprowadzona w Zespole Szkół w Czarnej Białostockiej, dla której organem prowadzącym jest Powiat Białostocki, wykazała przypadek bezpodstawnego pominięcia przy ustalaniu wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych w 2014 r. kwoty 15.882 zł wypłaconej nauczycielowi w sierpniu 2014 r. jako odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 20 ust. 1 pkt 2 Karty Nauczyciela. Nieprawidłowość ta rzutowała na zaniżenie wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych, a w konsekwencji na zawyżenie dodatków uzupełniających wypłaconych nauczycielom mianowanym za 2014 r. W związku z tym Izba zwróciła się do Zarządu Powiatu o dokonanie ponownego przeliczenia kwot dodatków uzupełniających należnych poszczególnym nauczycielom mianowanym za 2014 r., z uwzględnieniem ewentualnych innych korekt wydatków na wynagrodzenia nauczycieli, jeżeli w wyniku czynności wyjaśniających prowadzonych przez Zarząd ustalone zostaną przypadki pomijania wydatków z tytułu odpraw – mające wpływ na wysokość dodatków uzupełniających – także w innych szkołach. W wyniku czynności wyjaśniających przeprowadzonych przez Zarząd stwierdzono przypadek pominięcia odprawy z tytułu rozwiązania stosunku pracy również w Centrum Edukacji w Supraślu – pominięty wydatek wynosił 18.654 zł i dotyczył nauczyciela dyplomowanego. Ponowne przeliczenie danych wykazało, że jednorazowe dodatki uzupełniające za 2014 r. zostały zawyżone dla nauczycieli mianowanych i dyplomowanych o łączna kwotę 34.536 zł. Stosowna korekta sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2014 r. została sporządzona. Jednostki oświatowe prowadzone przez powiat poinformowały o zwrocie przez nauczycieli nadpłaconych dodatków w pełnej kwocie, tj. 34.536 zł – str. 133-134 protokołu kontroli.

Badając zagadnienia związane z organizacją kontroli zarządczej ustalono, że poprzedni Starosta określił zasady organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej zarządzeniem Nr 47/2010 z dnia 30 grudnia 2010 r. Zgodnie z § 9 pkt 6 instrukcji kontroli zarządczej w celu zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli w Starostwie należy powołać zespół ds. kontroli zarządczej. Okazane jako obowiązujące zarządzenie Nr 48/2010 wydane w tej sprawie w dalszym ciągu wymienia M. Borodziuk (byłą Skarbnik) jako zastępcę przewodniczącego zespołu, mimo że od marca 2015 r. nie jest już pracownikiem Starostwa – str. 11 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała, że:

a) na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” wykazano na koniec 2014 r. należności w kwocie 4.445,72 zł wynikające z rozliczenia środków na podstawie art. 402 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2013 r. poz. 1232, ze zm.) za grudzień 2014 r., które wpłynęły z Województwa Podlaskiego na rachunek budżetu powiatu w dniu 14 stycznia 2015 r., stosownie do trybu wynikającego z art. 402 ust. 1 Prawa ochrony środowiska – str. 22 i 34 protokołu kontroli. Na podstawie polecenia księgowania wystawionego w dniu 14 stycznia 2015 r. kwotę tę ujęto na dochody 2014 r. zapisem Wn 224/11 – Ma 901 „Dochody budżetu”. Zastosowany sposób księgowania skutkował naruszeniem kasowej zasady ustalania wyniku budżetu, określonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia, zgodnie z którą dochody i wydatki należy ujmować w terminie ich zapłaty, na podstawie faktycznych wpływów i wypływów na rachunkach bankowych, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą. Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.)  przewidują odstępstwa od kasowej zasady ustalania dochodów budżetu, jednakże nie dotyczą one tego typu operacji. W konsekwencji zawyżono dochody budżetu za 2014 r. o 4.445,72 zł i zaniżono o tę samą kwotę dochody budżetu za 2015 r.,

b) w księgach Starostwa funkcjonuje konto 853 „PFRON”, które nie zostało przewidziane w zakładowym planie kont – str. 64 protokołu kontroli. Ewidencjonowano na nim równowartość otrzymanych środków PFRON, ujmowanych na koncie 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”; na koniec roku konto 853 nie wykazuje salda, ponieważ jest ono przenoszone na konto 240 „Pozostałe rozrachunki” jako zobowiązanie wobec PFRON. Przyjęty sposób ewidencji przesądza o braku zasadności wykorzystywania konta 853. Stosownie do załącznika nr 3 do rozporządzenia, konto 853 „Fundusze celowe” służy do ewidencji stanu, zwiększeń i zmniejszeń funduszy celowych oraz innych funduszy specjalnego przeznaczenia. W związku z otrzymaniem środków z PFRON powiat nie staje się dysponentem państwowego funduszu celowego, o czym badana jednostka ma świadomość, ponieważ na koniec roku wykazuje środki PFRON jako zobowiązania, a nie jako stan funduszu celowego. W gospodarce finansowej jednostek samorządu terytorialnego fundusze celowe aktualnie nie funkcjonują, zatem nie mogą wystąpić operacje ujmowane na koncie 135 w korespondencji z kontem 853. Zgodnie z art. 9 pkt 7 i art. 29 ustawy o finansach publicznych w systemie finansów publicznych występują jedynie państwowe fundusze celowe, zatem konto 853 może występować wyłącznie w państwowych jednostkach będących dysponentami państwowego funduszu celowego,

c) na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” nie ujęto na koniec 2014 r., wbrew zasadom funkcjonowania tego konta określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, nadpłat wynikających ze sprawozdań rocznych Rb-27 sporządzonych przez  Urzędy Skarbowe w łącznej wysokości 2,88 zł; w konsekwencji nie wykazano ich także w sprawozdaniu Rb-27S – str. 63 protokołu kontroli.

Kontrola rozrachunków ujętych w ewidencji Starostwa wykazała, że na koncie 240 figurowały na dzień 31 grudnia 2014 r. zobowiązania jednostki z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umów w kwocie 56.005,86 zł oraz z tytułu odsetek od rachunku sum depozytowych w kwocie 22.326,70 zł – str. 63 protokołu kontroli. Mając na uwadze sugerujący nieprawidłowości stosunek kwot depozytów przechowywanych na rachunku (konto 139 „Inne rachunki bankowe”) do kwoty naliczonych odsetek wskazano na konieczność szczegółowego wyspecyfikowania składników salda. Z zestawienia sporządzonego przez pracownika Starostwa podczas kontroli wynika, że na dzień 21 grudnia 2015 r. odsetki od zabezpieczeń należytego wykonania umów przechowywanych na rachunku sum depozytowych wynosiły 3.315,49 zł, zaś od wadium – 24,68 zł. Po odjęciu tej kwoty od sumy odsetek figurujących na koncie 240 na dzień 21 grudnia 2015 r., wynoszącej 23.424,61 zł, różnicę w kwocie 20.084,44 zł przyjęto podczas kontroli na dochody budżetu powiatu, ponieważ nie odpowiadały one żadnym przechowywanym depozytom. Przechowywanie takiej kwoty odsetek świadczy m.in. o zwracaniu w latach wcześniejszych wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów z naruszeniem art. 46 ust. 4 i art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164), nakazujących dokonywanie zwrotu tych środków wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowizji za prowadzenie rachunku oraz za przelew na rachunek wykonawcy.

Kontrola gospodarki kasowej wykazała, że obrót gotówkowy ewidencjonowany był przy użyciu kont 101/01 „Kasa dochody wydatki Starostwa”, 101/02 „Kasa opłata skarbowa” i 101/03 „Kasa Skarb Państwa”. Dla obrotów na poszczególnych kontach sporządzane były oddzielne raporty kasowe. Stosowany sposób ewidencji obrotów kasowych w księgach nie wynikał z przepisów wewnętrznych – str. 41 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że nie była wykonywana bieżąca kontrola kasy w zakresie wynikającym z procedur wewnętrznych, zgodnie z którymi kontrola bieżąca kasy jest wykonywana codziennie przy dekretowaniu i sprawdzaniu pod względem formalnym i rachunkowym wszystkich dokumentów kasowych dotyczących operacji Przeprowadzenie kontroli potwierdza kontrolujący swoim podpisem. Przeprowadzone badanie wykazało brak dowodów świadczących o tym, że była dokonywana kontrola kasy na zasadach określonych regulacjami wewnętrznymi. Dokumenty kasowe wymienione w instrukcji wewnętrznej i stosowane w obiegu, takie jak KP, KW czy bankowy dowód wpłaty, były podpisywane wyłącznie przez kasjera w pozycjach „wystawił” i „zatwierdził”. Nie stwierdzono, aby pisemnie wyznaczono osoby upoważnione do wykonywania kontroli tych dowodów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Według zawartych w protokole kontroli wyjaśnień głównego księgowego Starostwa kontrolę dowodów prowadzą pracownicy dokonujący rozksięgowania operacji wynikających z raportu. Jak wynika z ustaleń kontroli nie jest ona jednak dokumentowana – str. 43 protokołu kontroli.

W zakresie sprawozdawczości budżetowej kontrola wykazała, że powiatowe jednostki budżetowe realizujące zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone powiatowi ustawami (w tym Starostwo) sporządzając jednostkowe sprawozdania Rb-27ZZ nie wypełniają części A i B tego sprawozdania, z których powinny wynikać dane uzupełniające obrazujące podział należności, zaległości i nadpłat na części przypadające budżetowi państwa i budżetowi powiatu – str. 28-32 protokołu kontroli. Część A i B jest wypełniana na etapie sporządzania sprawozdania zbiorczego. Z wyjaśnienia Skarbnika Powiatu wynika, że jednostki budżetowe (w tym Starostwo) bezpośrednio realizujące zadania z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, sporządzały sprawozdania Rb-27ZZ zgodnie z § 6 ust. 1 Załącznika Nr 39 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014r., poz. 119). W powyższym § 6 ust. 1 nie ma zapisu o tym, by jednostki budżetowe wypełniały dane uzupełniające do sprawozdania Rb-27ZZ. Dopiero w § 6 ust. 3 Załącznika Nr 39 jest mowa, że to jednostki samorządu terytorialnego, na podstawie danych wykazanych w sprawozdaniach jednostkowych, w danych uzupełniających do sprawozdania Rb-27ZZ wykazują w poszczególnych rozdziałach kwoty należności, zaległości i nadpłat, odpowiednio w części należnej budżetowi państwa i w części należnej jednostkom samorządu terytorialnego, na mocy odrębnych przepisów. W rozporządzeniu nie skonkretyzowano, że jednostki samorządu terytorialnego wykazują dane uzupełniające na podstawie danych uzupełniających sprawozdań jednostkowych, jest jedynie zapis, że „na podstawie danych wykazanych w sprawozdaniach jednostkowych (…). Odnosząc się do złożonego wyjaśnienia należy zauważyć, że przepisy Rozdziału 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej nie zawierają wyłączenia obowiązku sporządzania części A i B sprawozdania Rb-27ZZ przez jednostki sporządzające sprawozdania jednostkowe. Podnoszony przez Skarbnika w wyjaśnieniu brak przepisu, iż jednostka ma wypełniać dane uzupełniające w sprawozdaniu jednostkowym nie jest okolicznością, na podstawie której można wywodzić, że jednostka nie powinna wypełniać części A i B sprawozdania. Po pierwsze wskazać należy, że z przywołanego w wyjaśnieniu Skarbnika § 6 ust. 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia wynika, iż dane uzupełniające w sprawozdaniu zbiorczym jednostka samorządu terytorialnego wykazuje na podstawie danych wykazanych w sprawozdaniach jednostkowych. Przepis ten jest zgodny z fundamentalną zasadą sporządzania sprawozdań zbiorczych, przewidującą sporządzanie ich na podstawie sprawozdań jednostkowych – § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia. Nieuprawnione jest zatem wywodzenie braku obowiązku sporządzania określonych części sprawozdania jednostkowego, jeżeli prawodawca wyraźnie takiego obowiązku nie wyłączył. Wzór sprawozdania Rb-27ZZ stanowiący załącznik nr 10 do rozporządzenia również nie zawiera żadnych wskazówek mogących sugerować, że części A i B nie podlegają wypełnieniu przy sporządzaniu sprawozdania jednostkowego. Należy też zwrócić uwagę, że przepisy rozporządzenia wyraźnie artykułują przypadki, w których jednostka nie wypełnia określonych pozycji sprawozdania. Przykładem jest § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 39 rozporządzenia, z którego wprost wynika, że jednostka realizująca zadania zlecone nie wypełnia w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ kolumny „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”.

Dalsza analiza sposobu wykazywania danych dotyczących realizacji dochodów z zadań zleconych pozwoliła ustalić zaniechanie ujmowania należności pozostałych do zapłaty z tego tytułu, w części przypadającej powiatowi, w sprawozdaniach jednostkowych Rb-27S i Rb-N sporządzanych na podstawie ewidencji Starostwa (a w konsekwencji i w zbiorczym Rb-27S oraz łącznym Rb-N). W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2014 r. sporządzonym na podstawie ewidencji Starostwa i budżetu wykazano należności wyłącznie do wysokości zrealizowanych dochodów z zadań zleconych. W efekcie w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S wykazano dane inne niż w części B zbiorczego sprawozdania Rb-27ZZ. Zgodnie zaś z § 6 ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia wykazywane w sprawozdaniu Rb-27ZZ w części B danych uzupełniających należności, zaległości i nadpłaty z tytułu dochodów związanych z realizacją zleconych powinny być w takiej samej wysokości wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S.

W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S nie wykazano zaległości ujętych w ewidencji i sprawozdaniu Rb-27ZZ w rozdz. 01008 „Melioracje wodne” w wysokości 282,60 zł oraz rozdz. 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” w wysokości 312.822,33 zł (w rozdziale tym nie wykazano też należności niewymagalnej w kwocie 158,81 zł i nadpłat wynoszących 155,97 zł). Ogółem w sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym za 2014 r. nie wykazano należności pozostałych do zapłaty w kwocie 313.263,74 zł (w tym zaległości w kwocie 313.107,77 zł) oraz nadpłat wynoszących 155,97 zł. Dane te powinny być wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”.

Z wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika w sprawie przyczyn niewykazywania w sprawozdaniu Rb-27S należności pozostałych do zapłaty, w tym zaległości, i nadpłat z tego tytułu wynika: W nowelizacji rozporządzenia o sprawozdawczości budżetowej, które weszło w życie 24 stycznia 2014 r. wprowadzono szereg zmian, wśród których pojawił się po raz pierwszy nowy zapis w § 6 Załącznika Nr 39 w postaci ust. 5 (…) Sprawozdania budżetowe Starostwa za 2014 rok były sporządzane zgodnie z wprowadzonymi 24 stycznia 2014 r. zmianami, jedynie nie zastosowano się do wspomnianego wyżej zapisu o należnościach, zaległościach i nadpłatach z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych, ponieważ wprowadzenie tego zapisu w rozporządzeniu zostało przeoczone. Kolejne większe zmiany w sprawozdawczości budżetowej pojawiły się 1 kwietnia 2015 r. i dopiero wówczas zauważono wprowadzenie wspomnianego wcześniej ust. 5 w § 6 Załącznika Nr 39 traktując go jako nowy zapis obowiązujący dla sprawozdań sporządzanych od 2015 roku. W wyniku takiej interpretacji zapisów rozporządzenia, dopiero w sprawozdaniach budżetowych sporządzanych od I kwartału 2015 r. zaczęto stosować powyższy przepis i nie dokonano korekty sprawozdań za 2014 r. sporządzanych zgodnie z ewidencją księgową Starostwa.

Należności z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań zleconych były przypisywane na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Analiza kont, na których były ujęte, wykazała, że wbrew zasadom funkcjonowania konta 221 ewidencja szczegółowa nie była prowadzona według budżetów, których należności dotyczą.

Należności pozostałe do zapłaty w części należnej powiatowi należało wykazać również w sprawozdaniu Rb-N według stanu na koniec 2014 r. Po wyłączeniu odsetek, które nie podlegają prezentacji w sprawozdaniu Rb N – stosownie do § 12 ust. 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) –

 ustalono, że należności w sprawozdaniu Rb-N za 2014 r. zostały zaniżone o kwotę 178.504 zł – str. 32 protokołu kontroli.

           Analiza łącznego sprawozdania Rb-N Powiatu Białostockiego za 2014 r. wykazała, że w pozycji depozyty na żądanie ujęto bezpodstawnie środki Fundusz Pracy pozostające w dyspozycji Powiatowego Urzędu Pracy w Białymstoku w kwocie 4.282.885,54 zł, które PUP bezpodstawnie wykazał w jednostkowym sprawozdaniu Rb-N przekazanym Zarządowi Powiatu. W świetle zasad wykazywania danych w tej pozycji sprawozdania Rb-N, wynikających z załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych oraz zasad gospodarki finansowej powiatu, środki te nie powinny być prezentowane w sprawozdaniu Rb-N. Powiat nie jest dysponentem państwowego funduszu celowego, którym jest Fundusz Pracy; środki Funduszu Pracy nie stanowią również środków budżetu powiatu (potwierdza to fakt, że środkom tym nie odpowiada żadne saldo w księgach budżetu powiatu). Muszą być zatem traktowane – w świetle zasad sporządzania sprawozdania Rb-N – jako środki o charakterze depozytowym, które nie podlegają prezentacji w tym sprawozdaniu stosownie do § 12 ust. 8 i § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia – str. 35 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości sporządzenia sprawozdania Rb-NDS o nadwyżce (deficycie) jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2014 r. w świetle zasad ustalonych przepisami Rozdziału 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej wykazało, że dane w kolumnie „Plan” (po zmianach) w zakresie przychodów są niezgodne z danymi uchwały Nr XLVI/357/2014 Rady Powiatu Białostockiego z dnia 30 października 2014 r. zmieniającej uchwałę budżetową. W załączniku nr 6 do uchwały wykazano nadwyżkę z lat ubiegłych w wysokości 2.000.000 zł, zaś w sprawozdaniu NDS w kwocie 1.788.950 zł – str. 68 protokołu kontroli. Zgodnie z § 13 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia dane dotyczące przychodów i rozchodów jednostki samorządu terytorialnego po stronie planu powinny być zgodne z planem budżetu uchwalonym przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego na koniec okresu sprawozdawczego.

W zakresie wolnych środków zaprezentowanych w sprawozdaniu Rb-NDS za 2014 r. po stronie wykonania w kwocie 6.095.266,36 zł ustalono, że kwota ta została wyliczona nieprawidłowo. Wolne środki po stronie wykonania powinny zostać wykazane w kwocie  4.293.998,52 zł, tj. o 1.801.267,84 zł niższej. Od kwoty środków pieniężnych, którymi dysponował powiat na dzień 1 stycznia 2014 r., wynoszącej 9.593.648,87 zł, należało bowiem odjąć całość skumulowanej nadwyżki będącej w dyspozycji powiatu na dzień 1 stycznia 2014 r., wynoszącej 5.299.650,35 zł (odpowiadającej saldu strony Ma konta 960 „Skumulowane wyniki budżetu” po przeksięgowaniu wyniku za 2013 r.) – str. 69-70 protokołu kontroli.

Kontrola rozrachunków ujętych na koncie 221 wykazała, że w księgach rachunkowych ujęte są należności zaewidencjonowane na kontach 221/07 „Łabędzki” i 221/08 „Gotówko” w łącznej kwocie 4.000 zł, wobec których nie toczy się postepowanie w celu wyegzekwowania należności. Powstały one w latach 2004-2005 i dotyczą wypłaconych w tym okresie stypendiów na rzecz dwóch osób w ramach programu „Wyrównanie szans edukacyjnych poprzez programy stypendiów”. Warunkiem wypłacenia stypendiów było złożenie przez właściwą jednostkę organizacyjną szkoły wyższej dokumentu potwierdzającego studiowanie w szkole wyższej przez osobę ubiegającą się o stypendium. Nauczycielskie Kolegium Rewalidacji i Resocjalizacji w Białymstoku wystawiło zaświadczenie, iż osoby te są studentami, pomimo tego, że Kolegium nie było wówczas szkołą wyższą. Stypendia te nie przysługiwały, a zaświadczenia wystawione przez Kolegium nie były zgodne z prawdą. W dniu 22 października 2008 r. zostało wysłane do Kolegium (w związku z wystawieniem niezgodnych z prawdą zaświadczeń) wezwanie do zwrotu kwoty 4.000 zł nienależnie wypłaconych stypendiów za okres od października 2004 r. do lipca 2005 r. Pismo zawiera informację, że w przypadku nie przekazania należnej kwoty w 14-dniowym terminie sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego. Podobne wezwania zostały wysłane do osób, które otrzymały stypendium. W okazanej dokumentacji znajduje się informacja, że matka jednego z dłużników zwróciła się z prośbą o rozłożenia na raty lub częściowe umorzenie nienależnie pobranej kwoty stypendium z powodu trudnej sytuacji materialnej. Okazana dokumentacja nie zawiera odpowiedzi Starostwa odnośnie ewentualnego rozłożenia należności na raty.

W dniu 11 grudnia 2008 r. ówczesna Skarbnik Powiatu zwróciła się do radców prawnych z prośbą o zajęcie stanowiska w tej sprawie oraz podjęcie dalszych działań. Okazano pismo sporządzone przez radcę prawnego w dniu 18 maja 2014 r., a następne w dniu 6 października 2015 r. (w trakcie kontroli) sugerujące umorzenie nienależnie pobranych stypendiów na podstawie § 3 ust. 1 pkt 5 uchwały Nr XLVII/431/10 Rady Powiatu Białostockiego z dnia 30 czerwca 2010 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania…, zgodnie z którym należność może być umorzona, jeżeli uzasadnia to ważny interes publiczny. Do czasu zakończenia czynności nie podjęto decyzji w zakresie umorzenia należności. Niepodjęcie terminowych działań w celu wyegzekwowania należności doprowadziło do upływu okresu ich przedawnienia – str. 55-57 protokołu kontroli. W złożonym wyjaśnieniu w sprawie braku działań windykacyjnych Skarbnik Powiatu podała, że (…) W odpowiedzi na wezwanie Nauczycielskie Kolegium w Białymstoku uznało roszczenia Starostwa za bezpodstawne, gdyż słuchacze Kolegium wnioskując o wydanie zaświadczenia nie informowali w jakim celu o powyższe występują. Po otrzymaniu odpowiedzi Wydział Budżetu i Finansów w dniu 16 grudnia 2008r przekazał sprawę do Zespołu Radców Prawnych. Stypendia wypłacane były w okresie od października 2004r. do lipca 2005r. Zgodnie z art. 118 k.c. termin przedawnienia wynosi lat dziesięć, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata. Dlatego też w momencie wystąpienia już do Kolegium o zwrot stypendiów należności te zostały zakwalifikowane przez Zespół Radców Prawnych Starostwa Powiatowego w Białymstoku jako przedawnione i niezasadne było kierowanie roszczenia na drogę postepowania sądowego. Kontrola wykazała ponadto, że od należności tych nie były naliczane i ujmowane w księgach odsetki, które na dzień kontroli powinny wynosić około 5.000 zł (odsetki ustawowe); naruszono tym samym m.in. § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…

Kontrola rozliczeń z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości Skarbu Państwa wykazała, że w księgach rachunkowych są zaewidencjonowane należności, które w związku z zakończeniem postępowania upadłościowego nie podlegają dalszej egzekucji – str. 59-60 protokołu kontroli. Wniosek ten dotyczy należności do Biafamar S.A. – należność główna 51.052,32 zł i odsetki 23.871,78 zł. W dniu 3 sierpnia 2007 r. Sędzia Komisarz Sądu Rejonowego zatwierdził ostateczny plan podziału masy upadłości Biafamar informując Starostwo, iż ogółem uznana została kwota 87.967,86 zł (należność główna 69.396,32 zł i odsetki 18.571,54 zł), zaś kwota uzyskana z podziału stanowiła 18.350 zł. W dniu 1 października 2007 r. Sąd Rejonowy w Białymstoku stwierdził ukończenie postępowania upadłościowego Biafamar. Wykreślenie podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego nastąpiło na mocy postanowienia z dnia 5 listopada 2007 r. Na podstawie zapisów w ewidencji analitycznej ustalono, że w dniu 21 sierpnia 2008 r. została zaksięgowana wpłata kwoty 18.344 zł wynikająca z ostatecznego podziału. W złożonym wyjaśnieniu w sprawie niewystępowania do Wojewody o zgodę na umorzenie tej należności wskazano, że Pozostała część zgłoszonej należności – ponad uzyskane 18.344,-zł - powinna zostać umorzona na podstawie art. 56 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych  („osoba prawna  została wykreślona z właściwego rejestru osób prawnych przy jednoczesnym braku majątku, z którego można by egzekwować należność, a odpowiedzialność z tytułu należności nie przechodzi z mocy prawa na osoby trzecie”). Dotychczas nie wystąpiono o umorzenie należności z uwagi na niejednoznaczność, naszym zdaniem, przepisów art. 58-59 ustawy o finansach publicznych określających właściwość organów uprawnionych do umarzania  należności Skarbu Państwa.  Obecnie, zwłaszcza w świetle wyjaśnień PUW w piśmie z 18.11.2015 FB-III.3122.6.2015.JP, nie ma przeszkód, by o takie umorzenie do Wojewody Podlaskiego wystąpić i zostanie to zrobione.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości Skarbu Państwa wykazała, że w zakresie sprzedaży dwóch lokali mieszkalnych położonych na działce nr 586/5 o pow. 0,1090 ha w Dobrzyniewie Dużym zarówno w wykazie nieruchomości jak i w ogłoszeniu o przetargu nie zawarto informacji, iż nieruchomości lokalowe posiadają dostęp do drogi publicznej wyłącznie poprzez ustanowioną na rzecz każdoczesnego właściciela działki nr 586/5 służebność drogi koniecznej przez działkę nr 586/13 za wynagrodzeniem płatnym w wysokości 900 zł rocznie. Wskazana informacja została podana dopiero w protokołach z przetargów. W świetle art. 35 ust. 2 pkt 3 oraz art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.) informacja o służebności drogi koniecznej powinna była znaleźć się w opisie nieruchomości zawartym w wykazie nieruchomości oraz w ogłoszeniu o przetargu. Za istotę tego elementu wykazu należy bowiem uznać wszelkie informacje istotne dla potencjalnego nabywcy. W badanym postępowaniu stwierdzono również, że nabywca lokali mieszkalnych został poinformowany w dniu 3 października 2014 r. o terminie podpisania umowy wyznaczonym na dzień 9 października 2014 r., tj. z uchybieniem 7-dniowego terminu, o którym mowa w art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z przywołanym przepisem umowę można podpisać w terminie nie krótszym niż 7 dni od doręczenia nabywcy zawiadomienia o wyznaczonym terminie i miejscu podpisania umowy – str. 97-98 protokołu kontroli.

W zakresie sprzedaży nieruchomości Skarbu Państwa nr 209/4 o pow. 0,4569 ha w Jeżewie Starym nie okazano dokumentacji potwierdzającej wypełnienie obowiązku publikacji na stronie internetowej jednostki informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości w siedzibie Starostwa (w pierwszym postępowaniu prowadzonym w 2012 r., w wyniku którego nieruchomość nie została sprzedana). Publikacji na stronie internetowej wymaga art. 35 ust. 1 ustawy o nieruchomości. Ponadto – jak ustalono na podstawie okazanych rejestrów materiałów przekazywanych do publikacji na stronie internetowej jednostki oraz rejestru materiałów przekazywanych do BIP – nie została przekazana do publikacji w tej formie kolejna informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości sporządzona w marcu 2014 r., a także ogłoszenie o przetargu upublicznione w innych formach 15 maja 2014 r., co naruszało 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W badanej sprawie stwierdzono również, że na dzień ogłoszenia drugiego przetargu, tj. 9 maja 2013 r., nie potwierdzono aktualności operatu szacunkowego stanowiącego podstawę ustalenia ceny, wbrew przepisowi art. 156 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym operat szacunkowy może być wykorzystywany do celu, dla którego został sporządzony, przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia, a możliwość jego wykorzystywania po tym okresie zależy od potwierdzenia jego aktualności przez rzeczoznawcę majątkowego (data sporządzenia operatu to 16 września 2011 r.) – str. 98-99 protokołu kontroli.

Stwierdzono również, że w objętych próbą kontrolną sprzedażach nieruchomości Skarbu Państwa, opisanych na str. 95-100 protokołu kontroli, komisja przetargowa ustalała wysokość postąpienia, co było niezgodne z § 14 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490, ze zm.), w świetle którego o wysokości postąpienia decydują uczestnicy przetargu. Przy sprzedaży nieruchomości nr 209/4 komisja ustaliła wysokość postąpienia na 1.000 zł, podczas gdy zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia minimalne, zgodne z prawem postąpienie mogło wynosić 590 zł (cena wywoławcza 58.100 zł). W przypadku zbycia lokali w Dobrzyniewie Dużym postąpienie ustalono na 250 zł i 500 zł, podczas gdy zgodnie z przepisami rozporządzenia minimalne postąpienie mogło wynosić 220 zł i 480 zł (ceny wywoławcze odpowiednio 21.500 zł i 48.000 zł). W przypadku wszystkich wymienionych nieruchomości przetargi rozstrzygnięto po zaproponowaniu jednego postąpienia. Zatem nieuprawnione zadecydowanie przez komisję o kwocie postąpienia wyższej niż dopuszczona prawem skutkowało zobowiązaniem nabywców do zakupu nieruchomości za kwotę wyższą o odpowiednio 410 zł, 30 zł i 20 zł wyższą od tej, którą mogli skutecznie zaproponować na podstawie § 14 ust. 3 rozporządzenia.

Stwierdzono również, iż w informacjach o wynikach przeprowadzonych przetargów nie zawarto, wbrew przepisowi § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej.

Kontrola dochodów z użytkowania wieczystego nieruchomości Skarbu Państwa wykazała, że w jednym przypadku (użytkowanie wieczyste ½ udziału w działce nr 169 o pow. 1,81 ha w Nowej Woli) dokonano nieprawidłowego, w świetle art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami, ustalenia opłaty rocznej po aktualizacji wartości nieruchomości dokonanej w 2012 r., w wyniku której opłata wzrosła ponad dwukrotną wartość dotychczasowej opłaty. Zgodnie z przywołanym przepisem, w przypadku gdy zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa co najmniej dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, użytkownik wieczysty wnosi opłatę roczną w wysokości odpowiadającej dwukrotności dotychczasowej opłaty rocznej; pozostałą kwotę ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty (nadwyżka) rozkłada się na dwie równe części, które powiększają opłatę roczną w następnych dwóch latach; opłata roczna w trzecim roku od aktualizacji jest równa kwocie wynikającej z aktualizacji. Interpretacja tego przepisu w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok z dnia 21 maja 2014 r., sygn. akt II CSK 451/13; uchwała z dnia 28 lutego 2013 r., sygn. akt III CZP 110/12, wyrok z dnia 9 grudnia 2013 r., sygn. akt V CSK 5/13) jest następująca: w przypadku, gdy zaktualizowana wysokość opłaty osiągnie próg wyznaczony w przytoczonym przepisie, użytkownik wieczysty w drugim roku od aktualizacji wnosi opłatę w wysokości stanowiącej sumę dwukrotności dotychczasowej opłaty i połowy nadwyżki ponad dwukrotność tej opłaty, a w trzecim roku od aktualizacji wnosi opłatę w wysokości stanowiącej sumę opłaty ustalonej w drugim roku i połowy nadwyżki ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty. Uzasadniając to stanowisko, Sąd Najwyższy podkreślił, że przy zastosowaniu wskazanej metody w trzecim roku od aktualizacji opłata osiąga wysokość wynikającą z aktualizacji, co oznacza, że zdanie trzecie art. 77 ust. 2a u.g.n. jest w istocie pozbawione znaczenia normatywnego, potwierdza bowiem tylko to, co wynika ze zdania drugiego. Kontrolowana jednostka ustalając nadwyżkę doliczaną do opłat rocznych w latach 2013-2014 potraktowała ją jako sumę nadwyżek w opłacie pomiędzy opłatą zaktualizowaną i dotychczasową z okresu 3 lat (zamiast jako nadwyżkę w opłacie rocznej ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty). Zgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy opłata w pełnej nowej wysokości powinna obowiązywać w trzecim roku od aktualizacji, czyli w 2014 r. w badanej sprawie. Z obliczeń zawartych w protokole kontroli wynika, że błędne naliczenie opłaty za lata 2013-2014 skutkowało jej zawyżeniem o 264,72 zł – str. 100-102 protokołu kontroli.

Ponadto w ramach kontroli dochodów z użytkowania wieczystego stwierdzono, że w jednym przypadku akt notarialny sprzedaży prawa użytkowania wieczystego działek nr 2096/11, 2096/12, 2096/13, 2096/14, 2096/15, 2097/3 i 2097/4 o pow. 1,56 ha w Gródku został przekazany do Starostwa Powiatowego w Białymstoku cztery lata po jego sporządzeniu. Powyższe skutkowało naliczeniem opłat użytkownikowi dopiero w roku otrzymania aktu (2014), po uprzednim pisemnym zawiadomieniu o konieczności ich wniesienia i ustaleniu terminu zapłaty. Taki sposób postępowania przyjęty przez jednostkę skutkował nienaliczeniem odsetek od zaległych opłat rocznych za lata 2011-2014. Z zapisów aktu notarialnego wynikało, że kupujący oświadczył, iż znane mu są warunki związane z nabyciem prawa użytkowania wieczystego gruntu, wydanie przedmiotu umowy nastąpiło w dniu podpisania aktu i z tym dniem przechodzą na kupującego wszelkie korzyści i ciężary z nim związane. Z powyższych zapisów wyraźnie wynika, że na nabywcy ciążył obowiązek wnoszenia opłat, gdyż podpisując umowę sprzedaży przeszły na niego wszelkie korzyści i ciężary związane z nabyciem prawa, a więc również konieczność wnoszenia opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego. Należało zatem obciążyć użytkownika wieczystego odsetkami od zaległych opłat rocznych, liczonymi od dat płatności opłat w poszczególnych latach, a nie od daty ustalonej w zawiadomieniu jako termin płatności. Obowiązek naliczenia odsetek wynika z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych oraz § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… – str. 103 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków poniesionych na krajowe podróże służbowe wykazała, iż w dwóch przypadkach delegacje przedłożono do rozliczenia po upływie 14-dniowego terminu od dnia zakończenia podróży, określonego przepisem § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Na uchybienie to wskazywano także w wystąpieniu wystosowanym po poprzedniej kontroli kompleksowej. W odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków ówczesny Starosta poinformował, iż każdy delegowany pracownik jest indywidulanie informowany przez pracownika wystawiającego polecenie wyjazdu służbowego o terminowym przedłożeniu delegacji do rozliczenia kosztów tj. w ciągu 14 dni od zakończenia podróży – str. 114-115 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków poniesionych tytułem zwrotu kosztów zagranicznych podróży służbowych stwierdzono, że w związku z wyjazdem zagranicznym delegowanym nie wypłacono zaliczek, o których mowa w § 20 przywołanego wyżej rozporządzenia. Zgodnie z § 20 ust. 1 rozporządzenia pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży, co oznacza, iż pracodawca ma obowiązek wypłacić zaliczkę niezależnie od tego czy pracownik wystąpi z wnioskiem o jej wypłatę czy też nie. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Przepisy nie wskazują w jakiej wysokości zaliczka powinna zostać wypłacona. Kwota ta musi być jednak wystarczająca na „niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju”. Wynika z tego, że wysokość zaliczki powinna pozwolić co najmniej na pokrycie wszystkich przewidywalnych kosztów wyjazdu (przejazdy, noclegi, dojazdy lokalne) – str. 116-117 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na diety radnych Powiatu Białostockiego wykazała, że w styczniu, marcu oraz maju 2014 r. liczba nieobecności radnych wyniosła ogółem 23, z czego w 2 przypadkach dokonano stosownych potrąceń wynikających z uchwały Nr XIII/110/07 Rady Powiatu Białostockiego z dnia 29 listopada 2007 r. w sprawie diet przysługujących Radnym Powiatu Białostockiego. W 11 przypadkach były to nieobecności radnych będących członkami Zarządu Powiatu lub Przewodniczącego Rady Powiatu, za które – zgodnie z uchwałą – nie dokonuje się potrąceń. W pozostałych przypadkach radni składali wnioski o usprawiedliwienie nieobecności, co zostało zaakceptowane przez Przewodniczącego Rady bądź przewodniczących komisji wskazanych w uchwale jako osoby uprawnione do usprawiedliwiania nieobecności. W przypadku 2 nieobecności radny wskazał na złe samopoczucie po okresie zwolnienia lekarskiego przedłożonego wraz z wnioskiem o usprawiedliwienie, zaś w przypadku 3 nieobecności przedłożono zwolnienia lekarskie przypadające w okresie posiedzeń. Pozostałe 4 przypadki dotyczyły nieobecności radnej wskazanej w protokole kontroli, która we wnioskach o usprawiedliwienie wskazywała jako powód „ważne przyczyny” bądź „ważne przyczyny osobiste”. Jeden przypadek dotyczył radnej wskazanej w protokole kontroli, która we wniosku o usprawiedliwienie wskazała „z powodu spraw osobistych”. Z postanowień § 4-6 uchwały wynika, że za nieobecność usprawiedliwioną uważa się nieobecność spowodowaną wykonywaniem czynności na rzecz Powiatu oraz nieobecność Radnego udokumentowaną zwolnieniem lekarskim lub wynikającą z innych przypadków losowych. Usprawiedliwienie nieobecności należy do kompetencji Przewodniczącego Rady lub Wiceprzewodniczącego Rady – odnośnie posiedzeń sesji oraz przewodniczących komisji odnośnie posiedzeń komisji. Uchwała nie precyzuje, co należy rozumieć pod pojęciem „innych przypadków losowych” i w jaki sposób należy tę przyczynę nieobecności udokumentować. Nie można zweryfikować, czy tak usprawiedliwiane nieobecności rzeczywiście były wynikiem „przypadków losowych”; takich okoliczności w żaden sposób nie udowodniono, poza oświadczeniem o ich wystąpieniu. Ponadto nieobecność jednej z radnych na posiedzeniu Komisji Promocji i Rozwoju Powiatu, której jest ona przewodniczącą, zaakceptował Wiceprzewodniczący Rady, a zgodnie z uchwałą nieobecność radnego na komisji akceptuje przewodniczący tej komisji. Uchwała nie reguluje do kogo należy kompetencja usprawiedliwienia nieobecności na posiedzeniach komisji w przypadku nieobecności przewodniczących tych komisji – str. 117-120 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków poniesionych na dotacje celowe udzielone na zadania w zakresie w zakresie upowszechniania kultury fizycznej wykazała, że w umowie z dnia 16 października 2014 r. zawartej z Uczniowskim Klubem Sportowym Olimp LO Łapy po rozstrzygnięciu otwartego konkursu ofert ogłoszonego uchwałą Zarządu Powiatu Białostockiego Nr 688/2014 z dnia 4 września 2014 r. wskazano, iż wypłata dotacji nastąpi po przedstawieniu przez zleceniobiorców faktur/rachunków, w terminie 2 dni przed terminem wymagalnej zapłaty. Zawarty w umowie zapis był niezgodny z wzorem umowy zawartym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25 ze zm.) gdzie wskazane jest, iż dotację przekazuje się w terminie 30 dni od zawarcia umowy. Faktycznie środki finansowe przekazano w dniu 17 grudnia 2014 r., a więc 2 miesiące od zawarcia umowy, po przedłożeniu przez UKS Łapy rachunków wystawionych do dnia 16 grudnia 2014 r. włącznie. Ponadto w ogłoszeniu o konkursie znajdował się zapis, iż umowa ma być sporządzona według wzoru z rozporządzenia, co oznacza, iż termin wypłaty środków winien wynosić maksymalnie 30 dni od zawarcia umowy; mógł być krótszy, ale nie dłuższy niż 30 dni – str. 123 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola wykazała nieprawidłowości w procedurze konkursowej zainicjowanej uchwałą Nr 609/2014 z dnia 6 marca 2014 r. Zarząd Powiatu Białostockiego w sprawie ogłoszenia otwartego konkurs ofert na realizację w 2014 r. zadań publicznych w sferze kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji, opisanej na str. 123-130 protokołu kontroli:

a) w zawartym w uchwale ogłoszeniu o konkursie w części dotyczącej oceny merytorycznej nie wskazano progu procentowego uprawniającego do otrzymania dotacji, jak również wzoru, według którego ustalano wskaźniki procentowe poszczególnych ofert. Dane o wymaganej punktacji (ponad 45 pkt) i wskaźniku procentowym (ponad 75%), jak również dopisany ołówkiem wzór, który stosowano do oceny ofert zamieszczono wyłącznie w protokole z posiedzenia komisji z dnia 25 kwietnia 2014 r. sporządzonym na okoliczność rozpatrzenia ofert. Niezamieszczenie wymienionych danych w ogłoszeniu o konkursie stanowi naruszenie art. 13 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, ze zm.) nakazującym wskazanie w ogłoszeniu o konkursie trybu i kryteriów stosowanych przy wyborze ofert;

b) odrzucono ofertę stowarzyszenia „Mała Ojczyzna” wbrew warunkom konkursu określonym w ogłoszeniu. Komisja w protokole z rozpatrzenia ofert odrzuciła tę ofertę z powodu niezapewnienia przez oferenta wkładu finansowego własnego w wysokości 40%. Z warunków konkursu wskazanych w uchwale Nr 609/2014 wynikało, że oferent ma zapewnić wkład własny na poziomie co najmniej 40% całkowitego kosztu zadania, a wkład ten może być w całości wniesiony ze środków finansowych (środki własne, inne źródła finansowania, opłaty adresatów zadania) lub ze środków finansowych i wkładu niefinansowego (nieodpłatna dobrowolna praca, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków organizacji) z tym zastrzeżeniem, że wkład niefinansowy nie może przekroczyć 50% wkładu własnego oferenta. Analiza złożonej oferty wykazała, że wkład własny oferenta wynosił 43,47% i był zgodny z opublikowanymi warunkami konkursu. Z wyjaśnienia przewodniczącego komisji konkursowej wynika m.in., że w ogłoszeniu o konkursie wystąpił błąd pisarski w pozycji „IV - Zasady przyznawania dotacji” w punkcie 2. Omyłkowo wpisano, iż wkład własny może być wniesiony w całości ze środków finansowych lub ze środków finansowych (50%) i wkładu niefinansowego (50%). Komisja dopatrzyła się błędu, jednakże było za późno na jakiekolwiek zmiany. W dniu 8 maja 2014 r. zostało przesłane pismo odnośnie odrzucenia oferty do (…) prezes Stowarzyszenia, która nie wniosła żadnych zastrzeżeń bądź uwag. Powyższe nie zmienia faktu, iż oferta została bezpodstawnie odrzucona w świetle opublikowanych warunków konkursu;

c) w umowie z Cantica Cantamus zawartej 3 lipca 2014 r. zawarto zapis, iż dotacja zostaje przyznana w kwocie nie większej niż 7.000 zł, zaś w protokole z oceny ofert była to kwota wynosząca równo 7.000 zł. Ponadto w umowie wskazano, że przekazanie kwoty nastąpi w formie refundacji poniesionych wydatków; w tym celu zleceniobiorca ma obowiązek przedłożenia faktur, rachunków. Wskazać należy, że z wzoru umowy wynikającego z przepisów przywołanego wyżej rozporządzenia MPiPS z dnia 15 grudnia 2010 r. nie wynika możliwość przekazywania dotacji w kwotach „nie więcej niż”. Jedyną dopuszczalną przez prawodawcę możliwością przekazywania środków są transze ustalane w terminach następujących  po przedłożeniu sprawozdań częściowych z wykonania poszczególnych części zadania lub w poszczególnych okresach trwania umowy. W przypadku dotacji dla Cantica Cantamus nie żądano składania sprawozdań częściowych. W umowie nie zamieszczono również terminu przekazania dotacji, co było niezgodne z wzorem umowy zawartym w przepisach rozporządzenia nakazującym, w przypadku braku transz, wskazanie 30-dniowego terminu przekazania dotacji od momentu zawarcia umowy. Mimo nieprawidłowego zapisu umowy przelew środków nastąpił terminowo. Ponadto w umowie wskazano, iż zleceniobiorca przekaże na zadanie: środki finansowe własne w wysokości 12.000 zł, środki z innych źródeł w wysokości 26.000 zł i wkład osobowy w wysokości 81.400 zł (cały koszt zadania 126.400 zł) przy założeniu, że wysokość środków finansowych własnych i z innych źródeł może się zmieniać, o ile nie zmieni się ich suma. Takie sformułowania w umowie były niezgodne z warunkami konkursu określonymi w ogłoszeniu, ponieważ zgodnie z ogłoszeniem wkład niefinansowy nie mógł przekroczyć 50% całości wkładu własnego, a z umowy wynikało, że wkład niefinansowy (81.400 zł) stanowi 68,17%. Ze złożonego sprawozdania z wykonania zadania wynikało, że wkład osobowy stanowił 67,68%, a więc był niezgodny z warunkami konkursu. Z wyjaśnienia złożonego przez przewodniczącego komisji konkursowej wynika m.in., że komisja brała pod uwagę jedynie wkład własny finansowy, nie biorąc pod uwagę wkładu osobowego. Wkład finansowy Stowarzyszenia stanowił ok. 84% całości zadania. W związku z tym procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego zgodnie z § 4 umowy nr 5/2014 z dnia 3 lipca 2014 r. liczony był od poniesionych i udokumentowanych przez Stowarzyszenie wydatków, a mianowicie od środków finansowych własnych (12 000 zł) i środków z innych źródeł publicznych (26 000 zł).

Kontrola zamówień publicznych wykazała, że w postępowaniu na wyłonienie wykonawcy modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków oraz opracowanie bazy danych obiektów gospodarczych organizowanym w 2014 r., podzielonym na 5 części i 10 etapów, zamawiający w części B unieważnił postępowanie na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 Prawa zamówień publicznych, gdyż oferta z najniższą ceną przewyższała kwotę, jaką zamawiający mógł przeznaczyć na realizację tej części zamówienia. Oferta na część B złożona przez Okręgowe Przedsiębiorstwo Geodezyjno-Kartograficzne opiewała na kwotę 84.450,57 zł, przy kwocie 69.000 zł, którą zamawiający określił jako przeznaczona na realizację tej części zamówienia. Wskazania wymaga, że wybrane przez oferty na części A i C również przekraczały kwoty wskazane przez zamawiającego jako przeznaczone na finansowanie zamówienia, z czego na część C przekraczała ją w kwocie zbliżonej (o 9.587 zł) do oferowanego wykonania części B (o 15.450,57 zł), mimo czego zamawiający unieważnił postępowanie wyłącznie na część B. Kontrola wykazała, że na dzień podpisania umów z wykonawcami zamówienia (1 sierpnia 2014 r.) plan w rozdz. 71013 „Prace geodezyjne i kartograficzne” par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, w którym kwalifikowano wydatki na realizację zamówienia, wynosił 615.500 zł, zaś wykonanie 9.606,66 zł – kwota pozostała do wykorzystania wynosiła 606.593,34 zł. Z wyjaśnienia złożonego przez ówczesnego Starostę W. Pusza wynika m.in., że po otwarciu ofert okazało się, iż łączna kwota za wykonanie całości tego zamówienia wyniosła 429.348,72 zł, tj. była wyższa o 7.348,72 zł od kwoty jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć realizację tegoż zamówienia. Największa różnica między wartością szacunkową, a wynikającą ze złożonej oferty dotyczyła części B, a ponadto w przypadku części B została złożona tylko jedna oferta. Przedstawione okoliczności zadecydowały, iż postępowanie w części B zostało unieważnione na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4), gdyż oferta z najniższą ceną (jedyna oferta) przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty. Zamawiający podjął decyzję o takim rozstrzygnięciu postępowania, obawiając się, że w kolejnym przetargu uzyska jeszcze droższe oferty. Unieważnienie tej części postępowania umożliwiło dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej w części A i C tj. zwiększyć planowane kwoty do ceny najkorzystniejszej oferty. Jak stanowi art. 93 ust. 1 pkt 4 Prawa zamówień publicznych, zamawiający może unieważnić postępowanie, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Do zastosowania tego przepisu nie dochodzi w sytuacji, gdy zamawiający postanawia zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty. W jednym z orzeczeń Krajowa Izba Odwoławcza (wyrok z 21 lutego 2014 r., KIO 226/14) stwierdziła, że po wyborze oferty opiewającej na cenę przewyższającą kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, zamawiający musi dokonać próby zwiększenia kwoty, którą zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W badanej sprawie w 2 na 3 części zamówienia – gdzie wartość złożonych ofert przewyższała kwoty podane jako przeznaczone pierwotnie na ich sfinansowanie – nie doszło do unieważnienia postępowania, bowiem na realizację części A i C postanowiono wybrać oferty (zwiększyć środki finansowe). Unieważnienie zastosowano wyłącznie do części B zamówienia. W innym z orzeczeń (wyrok z 12 sierpnia 2010 r., KIO 1624/10) Izba stwierdziła, że dla wykazania usprawiedliwionych przyczyn unieważnienia postępowania na skutek braku środków niewystarczające jest jedynie ogólne powołanie się przez zamawiającego, że sytuacja taka ma miejsce. Obowiązkiem zamawiającego było wykazanie za pomocą dostępnych dowodów, jaką kwotą w rzeczywistości dysponuje, czy może dysponować na dany cel. Konieczne jest podjęcie najpierw próby zwiększenia kwoty. Dopiero gdy dokonanie takich przesunięć środków nie jest możliwe lub uzasadnione, a kwota, która zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, jest niższa od ceny najkorzystniejszej oferty, zachodzi konieczność unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 Prawa zamówień publicznych (wyrok KIO z 6 sierpnia 2012 r., KIO 1585/ 12). Pomimo, iż poszczególne części zamówienia są odrębnie kontraktowanymi i finansowanymi zamówieniami, na które składane są odrębne oferty, dokonywany jest oddzielny wybór najkorzystniejszej oferty, wybór ten na wszystkie części winien być dokonywany z zachowaniem zasady wyrażonej w art. 7 Prawa zamówień publicznych. Nakazuje ona zamawiającemu przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Zasada równego traktowania wykonawców zobowiązuje zamawiającego do traktowania na równych zasadach, bez przywilejów i ulg, wszystkich wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. Zasada równości oznacza również równy dostęp do informacji oraz równe wymogi (kryteria) dla ubiegających się o udzielenie zmówienia publicznego. Unieważnienie postępowania tylko w części B zamówienia, zwłaszcza, że wybrana oferta na część C była zbliżona do oferty B w zakresie przekroczenia kwoty podanej przez zamawiającego jako przeznaczona na finansowanie zamówienia, nie świadczy o równym traktowaniu wykonawców, którzy złożyli oferty w tym postępowaniu – str. 147-148 protokołu kontroli.

Zarządzeniem Nr 25/2012 z dnia 12 lipca 2012 r. określone zostały zasady obrotu środkami rzeczowymi, z których wynika m.in., że sposób ujmowania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w ewidencji zależy od sposobu sfinansowania ich z budżetu – str. 152 protokołu kontroli. Przyjęto, że pozostałe środki trwałe o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok, o wartości jednostkowej od ponad 1.000 zł do 3.500 zł, ewidencjonuje się na koncie Wn 013 „Pozostałe środki trwałe” i umarza jednorazowo pod datą przekazania ich do używania, jeżeli finansuje się je z wydatków bieżących. Ponadto postanowiono, że pozostałe środki trwałe o tym samym przedziale wartości ewidencjonuje się na koncie Wn 011 „Środki trwałe”, jeżeli są finansowane z wydatków majątkowych.

Oceniając tak określone zasady ewidencji należy zauważyć, że zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) do wydatków m.in. w par. 606 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” klasyfikuje się wydatki na zakupy środków trwałych niezaliczonych do pierwszego wyposażenia, których wartość początkowa jest wyższa od kwoty określonej w art. 16f ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, ze zm.), a odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych nie są dokonywane jednorazowo, tj. są to zakupy środków trwałych o wartości wyższej od kwoty 3.500 zł. Wydatki podlegające klasyfikacji jako inwestycje i zakupy inwestycyjne – zgodnie z przywołaną wyżej zasadą – stanowią zaś wydatki majątkowe, na co wprost wskazuje art. 236 ust. 4 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Przewidywanie w przepisach wewnętrznych zasad uzależniających ewidencję środków trwałych o wartości poniżej 3.500 zł od sfinansowania ich wydatkami bieżącymi lub majątkowymi wskazuje na przyjęcie dowolności w wyborze sposobu finansowania środków trwałych poniżej tej kwoty, co sprzeciwia się przywołanym wyżej przepisom prawa określającym próg kwotowy uznania wydatku za wydatek majątkowy. Stwarza też w konsekwencji możliwość swobodnego manipulowania poziomem wydatków bieżących i majątkowych, co ma wpływ na przestrzeganie wskaźników z art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych.

Konsekwencją stosowania przyjętych w przepisach wewnętrznych zasad ewidencjonowania środków trwałych było bezpodstawne ujęcie na koncie 011/4 w 2014 r. dwóch komputerów o wartości 2.411,29 zł każdy, ponieważ ich zakup został błędnie, w świetle przywołanych wyżej przepisów, sklasyfikowany w par. 6060.

W wyniku kontroli realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych stwierdzono jedno uchybienie polegające na niestosowaniu w praktyce postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej przewidującego powoływanie przez Starostę zespołów spisowych. Poprzedni Starosta Powiatu Białostockiego nie powoływał zespołów spisowych, wskazując – w treści zarządzeń z dnia 25 października 2012 r. i z dnia 30 października 2014 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów według stanu na dzień 31 grudnia danego roku – że powołanie zespołów spisowych należy do obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Starostwa Powiatowego jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Staroście jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz art. 35 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Powiatu należy do zadań Zarządu Powiatu, stosownie do art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie powiatowym.

Większość stwierdzonych nieprawidłowości dotyczy okresu pełnienia funkcji Starosty Powiatu Białostockiego przez Wiesława Pusza.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Powiatu i głównego księgowego Starostwa, zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych oraz postanowieniami zakresów czynności.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmiany składu komisji ds. kontroli zarządczej, której członkiem formalnie nadal pozostaje była Skarbnik Powiatu.

2. Dokonanie zmian w przepisach wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej i dokumentację opisująca przyjęte zasady rachunkowości, polegających na:

a) określeniu stosowanych zasad prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 101,

b) usunięciu postanowień wskazujących na dowolność w wyborze sposobu finansowania (z wydatków bieżących lub majątkowych budżetu) zakupu środków trwałych o wartości od 1.000 zł do 3.500 zł.

3. Zobowiązanie Skarbnika Powiatu do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w ewidencjonowaniu operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ustalanie kwoty dochodów budżetu danego roku zgodnie z zasadą kasowej realizacji budżetu, tj. na podstawie faktycznych wpływów na rachunki bankowe (za wyjątkiem operacji szczególnych dotyczących dochodów realizowanych przez urzędy skarbowe, udziałów w podatkach dochodowych oraz raty części oświatowej subwencji i dotacji wpływających w grudniu na rok następny),

b) zaprzestanie prowadzenia konta 853; ewidencjonowanie w księgach Starostwa środków otrzymywanych z PFRON, które nie są zaliczane do dochodów budżetu, zapisem Wn 139 – Ma 240,

c) ujmowanie na koncie 221 w ewidencji Starostwa należności, w tym zaległości, i nadpłat wynikających z informacji urzędów skarbowych i Ministerstwa Finansów oraz wykazywanie ich w sprawozdaniu Rb-27S, mając na uwadze przepisy § 3 ust. 1a i ust. 3 pkt 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, a także ogólną zasadę określoną w § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, w myśl której podstawą sporządzania sprawozdań jednostkowych są dane wynikające z ewidencji księgowej,

d) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 221 w zakresie należności z tytułu dochodów realizowanych z zadań zleconych również według budżetów, których należności dotyczą.

e) dokonywanie zwrotu wadiów oraz zabezpieczeń należytego wykonania umów wraz z naliczonym od tych kwot oprocentowaniem, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku i prowizji za przelew.

4. Zapewnienie wykonywania bieżącej kontroli kasy zgodnie z wytycznymi zawartymi w  procedurach wewnętrznych. W tym celu m.in. pisemne powierzenie pracownikom obowiązków stanowiących realizację tych wytycznych.

5. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie sporządzania sprawozdawczości, poprzez:

a) wypełnianie części A i B w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27ZZ Starostwa oraz zapewnienie realizacji tego obowiązków przez inne niż Starostwo jednostki budżetowe realizujące dochody w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S w par. 2360 danych dotyczących należności, zaległości i nadpłat z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, w części dotyczącej dochodów powiatu, mając jednocześnie na względzie obowiązek zachowania ich zgodności z danymi wykazywanymi w części B sprawozdania Rb-27ZZ,

c) wykazywanie przypadających powiatowi należności z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami w sprawozdaniu Rb-N,

d) zaprzestanie prezentowania w łącznym sprawozdaniu Rb-N środków Funduszu Pracy pozostających posiadaniu Powiatowego Urzędu Pracy; wskazanie kierownikowi PUP na zaprzestanie ujmowania środków Funduszu Pracy w jednostkowych sprawozdaniach Rb-N przekazywanych Zarządowi Powiatu,

e) wykazywanie po stronie planu sprawozdania Rb-NDS danych zgodnych z danymi uchwały budżetowej na dzień sprawozdawczy,

f) prawidłowe prezentowanie wysokości wolnych środków po stronie wykonania w sprawozdaniu Rb-NDS.

6. Zapewnienie wyeliminowania przypadków dopuszczania do upływu okresu przedawnienia należności.

7. Podjęcie próby wyegzekwowania należności z tytułu bezpodstawnie wypłaconych stypendiów w wysokości 4.000 zł powiększonej o naliczone odsetki, a w przypadku podniesienia przez dłużników zarzutu przedawnienia dokonanie ich formalnego umorzenia.

8. Występowanie do Wojewody Podlaskiego o uzyskanie zgody na umorzenie tych należności Skarbu Państwa, wobec których nie istnieje już możliwość ich wyegzekwowania.

9. W zakresie sprzedaży nieruchomości Skarbu Państwa:

a) zamieszczanie w opisie nieruchomości jako niezbędnym elemencie wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży oraz ogłoszenia o przetargu, wszystkich informacji istotnych dla potencjalnego nabywcy,

b) zawiadamianie wyłonionych w drodze przetargu nabywców nieruchomości o terminie i miejscu podpisania umowy sprzedaży na co najmniej 7 dni przed wyznaczonym terminem,

c) zamieszczanie na stronie internetowej jednostki informacji o wywieszeniu wykazów nieruchomości w siedzibie jednostki i ogłoszeń o przetargach oraz dokumentowanie realizacji tego obowiązku,

d) prowadzenie postępowań w sprawie zbycia nieruchomości wyłącznie w przypadku posiadania aktualnego operatu szacunkowego ustalającego wartość zbywanej nieruchomości,

e) zaprzestanie określania przez komisję przetargową kwoty postąpienia w przetargu, mając na uwadze, że uprawnienie w tym zakresie posiadają uczestnicy przetargu, a przyjęte przez nich postąpienie nie może być niższe niż 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych,

f) zamieszczanie w protokołach z przeprowadzonych przetargów oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej.

10. W zakresie dochodów z użytkowania wieczystego:

a) ustalanie opłat rocznych zgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami (z uwzględnieniem interpretacji Sądu Najwyższego przywołanej w części opisowej wystąpienia) w przypadku, gdy po aktualizacji wartości nieruchomości opłata wzrosła ponad dwukrotną wartość dotychczasowej opłaty,

b) zmniejszenie należności od użytkownika wieczystego działki nr 169 w Nowej Woli o kwotę 264,72 zł, o którą zawyżono naliczenie opłaty w związku z błędnym zastosowaniem art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do naliczenia i ujęcia w księgach odsetek od niewniesionych w terminie opłat rocznych za lata 2011-2014 dotyczących działek nr 2096/11, 2096/12, 2096/13, 2096/14, 2096/15, 2097/3 i 2097/4 w Gródku; poinformowanie w odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych o naliczonej kwocie.

11. W zakresie podróży służbowych:

a) wzmożenie nadzoru nad przedkładaniem poleceń wyjazdu służbowego do rozliczenia w terminie 14 dni od zakończenia podróży służbowej,

b) wypłacanie zaliczek na niezbędne koszty podróży zagranicznej.

12. Opracowanie i przedłożenie Radzie Powiatu Białostockiego projektu zmiany uchwały w sprawie ustalania diet radnym przewidującego:

a) sprecyzowanie pojęcia „innych przypadków losowych” będących wskazaną w uchwale podstawą usprawiedliwionej nieobecności na sesji oraz określenie zasad ich dokumentowania, mając na uwadze, że przesłanka ta odnosi się do sytuacji incydentalnych,

b) ustalenie osób uprawnionych do usprawiedliwiania nieobecności przewodniczących komisji Rady Powiatu na posiedzeniu komisji.

13. W zakresie udzielania dotacji celowych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego…:

a) zawieranie umów w sprawie wsparcia/powierzenia realizacji zadania publicznego o treści zgodnej z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy… oraz przestrzeganie postanowień zawartych umów, w szczególności w zakresie terminów i zasad wypłaty dotacji,

b) zamieszczanie w ogłoszeniu o konkursie ofert wszystkich informacji określających tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert,

c) dołożenie należytej staranności w zakresie formułowania podawanych do publicznej wiadomości warunków konkursu, mając na uwadze, że stanowią one jedyną podstawę oceny ofert i przyznawania dotacji,

d) dokonywanie oceny ofert na podstawie zasad upublicznionych w ogłoszeniu o konkursie, w szczególności dokładne analizowanie przesłanek skutkujących odrzuceniem ofert, mając na uwadze  stwierdzone w trakcie kontroli bezpodstawne odrzucenie oferty stowarzyszenia „Mała Ojczyzna” w świetle opublikowanych warunków konkursu,

e) formułowanie dodatkowych zapisów w umowie, wykraczających poza dane wynikające z wzoru umowy zawartego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy…, zgodnie z warunkami konkursu wynikającymi z ogłoszenia i ich respektowanie.

14. Ustalanie możliwości zastosowania przesłanki unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 Prawa zamówień publicznych z uwzględnieniem przywołanych w części opisowej wystąpienia wniosków z orzecznictwa KIO oraz zasady równego traktowania wykonawców.

15. Przestrzeganie obowiązującej w Starostwie instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie zasad powoływania zespołów spisowych.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                   Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku