Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miasta w Brańsku

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04 stycznia 2016 roku (znak: RIO.I.6001-12/15), o treści jak niżej:

Pan

Czesław Sokołowski

Burmistrz Brańska

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Brańsk za 2014 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Brańsk na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania miasta oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), stwierdzono:

a) bezpodstawne ujęcie w zakładowym planie kont Urzędu Miasta konta 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”, które może występować wyłącznie w jednostkach oświatowych prowadzących wyodrębniony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych – str. 7 protokołu kontroli,

b) rozszerzenie zakładowego planu kont Urzędu o nieprzewidziane załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 410 „Inne świadczenia finansowane z budżetu”, w opisie którego określono, że w jednostkach budżetowych wykonujących zadania określone w ustawie o pomocy społecznej służy ono do ewidencji kosztów z tytułu świadczeń społecznych i stypendiów dla uczniów. W rzeczywistości konto to w Urzędzie służyło do ewidencji innych operacji – kosztów diet radnych, strażaków i członków komisji wyborczych oraz składek członkowskich (łącznie 63.115,05 zł), które w rachunku zysków i strat powinny być wykazywane jako pozostałe koszty rodzajowe, stosownie do określonych w rozporządzeniu zasad funkcjonowania konta 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”, na którym powinny być ujmowane wszystkie koszty bieżące niepodlegające ewidencji na kontach 400-405. Na koncie 410 ujęto także operacje niepodlegające w ogóle ewidencji na kontach zespołu 4 i w konsekwencji wykazywaniu jako koszty w rachunku zysków i strat, a mianowicie dotacje celowe na zakupy inwestycyjne dla OSP i wpłaty na zakupy inwestycyjne wnoszone na Fundusz Wsparcia Policji. Z ustaleń kontroli wynika, że koszty ujęte w 2014 r. na koncie 410 w łącznej kwocie 210.115,05 zł (w tym dotacje i wpłaty na zakupy inwestycyjne – 147.000 zł) w jednostkowym rachunku zysków i strat Urzędu za 2014 r.  zostały wykazane w poz. B.X. „Inne obciążenia”. W poz. B.IX. „Inne świadczenia finansowane z budżetu” rachunku zysków i strat wykazano natomiast koszty w kwocie 10.161,23 zł odpowiadające wydatkom sklasyfikowanym w par. 3110 „Świadczenia społeczne”. Natomiast w 2013  r. na koncie 410 zostały ujęte dotacje celowe na cele inwestycyjne dla Powiatu Bielskiego i SPZOZ w Bielsku Podlaskim w wysokości odpowiednio 426.513,08 zł i 5.000 zł. W odróżnieniu od 2014 r., koszty diet radnych, strażaków i członków komisji wyborczych oraz składek członkowskich w 2013 r. nie były księgowane na koncie 410, lecz na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”. W rachunku zysków i strat za 2013 r. koszty ujęte na koncie 410 zostały wykazane jako inne obciążenia – str. 7-8 protokołu kontroli,

c) pominięcie w zakładowym planie kont Urzędu konta 300 „Rozliczenie zakupu”, służącego zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia m.in. do ewidencji dostaw i usług niefakturowanych. W 2014 r. miasto Brańsk, jako partner projektu „Realizacja elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II, administracja samorządowa”, otrzymało niefakturowane dostawy sprzętu komputerowego i programów komputerowych oraz skorzystało z niezafakturowanych usług szkoleniowych o łącznej wartości 220.864,51 zł – na podstawie protokołów odbioru z dnia 14 sierpnia, 3 października i 24 listopada. Protokoły odbioru powinny skutkować w księgach 2014 r. zapisami obrazującymi przyjęcie na stan sprzętu komputerowego – Wn 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” – Ma 300 i wartości programów komputerowych – Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne” – Ma 300 oraz odniesienie w koszty wartości szkoleń – Wn 409 – Ma 300. W 2014 r. zafakturowano jedynie dostawę z dnia 14 sierpnia, więc saldo Ma konta 300 obrazujące niezafakturowane dostawy i usługi powinno wynosić na koniec 2014 r.  170.635,42 zł. W związku z dostawami potwierdzonymi protokołami odbioru z dnia 3 października i 24 listopada w ewidencji księgowej Urzędu nie wystąpiły żadne zapisy; stwierdzono, że protokoły te nie zostały przekazane do księgowości. Do księgowości nie został również dostarczony protokół przekazania do Zespołu Szkół w Brańsku sprzętu komputerowego z dostawy w dniu 3 października o wartości 120.069,21 zł. W 2015 r. zapisy związane z dostawami i usługami zrealizowanymi w 2014 r. nastąpiły pod datą opłacenia faktur, przy czym w wyniku czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłowości polegające na niedokonaniu zapisu Wn 011-11 „Środki trwałe” – Ma 800-10 „Fundusz jednostki” na kwotę 37.339,11 zł oraz dwukrotnym przyjęciu na stan Urzędu sprzętu komputerowego o wartości 120.069,21 zł (zapisami Wn 080 – Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” i Wn 011 – Ma 800) znajdującego się na stanie Zespołu Szkół. W związku z ustaleniami kontroli udzielono instruktażu w zakresie księgowań korygujących i uzupełniających – str. 16-19 protokołu kontroli.

W wyniku niewłaściwie prowadzonej ewidencji następujące pozycje wykazane w aktywach i pasywach bilansu Urzędu jako jednostki budżetowej zostały zniekształcone: aktywa trwałe (poz. A aktywów) – wykazano 19.318.324,22 zł, wartość rzeczywista 19.317.000,74 zł; wartości niematerialne i prawne (poz. A.I. aktywów) – wykazano 0 zł, powinno być 11.566,92 zł; rzeczowe aktywa trwałe (poz. A.II aktywów) – wykazano 18.913.858,51 zł, powinno być 18.900.968,11 zł; środki trwałe (A.II.1 aktywów) – wykazano 18.137.735,09 zł, powinno być  18.175.074,20 zł; urządzenia techniczne i maszyny (poz. A.II.1.3 aktywów) – wykazano 226.359,18 zł, powinno być 263.698,29 zł; środki trwałe w budowie (inwestycje) (poz. A.II.2 pasywów) – wykazano 776.123,42 zł, powinno być 725.893,91 zł; fundusz (poz. A pasywów) – wykazano 19.007.645,52 zł, powinno być 19.006.322,04 zł; fundusz jednostki (poz. A.I pasywów) – wykazano 11.059.105,22 zł, powinno być 10.741.805,93 zł; zobowiązania i rezerwy na zobowiązania (poz. C pasywów) – wykazano 236.703,88 zł, powinno być 407.340,19 zł;  zobowiązania krótkoterminowe  (poz.  C.II. pasywów) – wykazano 236.703,88 zł, powinno być 407.340,19 zł; zobowiązania z tytułu dostaw i usług (poz. C.II.1 pasywów) – wykazano 14.651,17 zł, powinno być 185.287,48 zł. – str. 30 protokołu kontroli.

Przedstawione wyżej, a także w innych miejscach niniejszego wystąpienia, błędy ewidencyjne wypaczyły także dane zestawienia zmian w funduszu jednostki. Szczegółowe dane o wartościach rzeczywistych oraz wykazanych w księgach i tym sprawozdaniu przedstawiono na str. 35-36 protokołu kontroli.

Kontrola przepisów wewnętrznych dotyczących ewidencji pozostałych środków trwałych wykazała, że zgodnie z załącznikiem nr 2 do zarządzenia z 10 lipca 2012 r. pn. „Zasady i metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego” nie ewidencjonuje się na koncie 013 wyposażenia o wartości poniżej 500 zł. Z kolei instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Miasta, stanowiąca załącznik nr 4 do tego samego zarządzenia, ustala dolną granicę wartości rzeczowych składników majątku trwałego zaliczanych do pozostałych środków trwałych w wysokości 5% dolnej granicy wartości podstawowych środków trwałych, czyli w kwocie 175 zł. Przewidziano w niej również, iż wyposażenie o niższej wartości ujmowane jest w ewidencji pozaksięgowej. Przywołane regulacje przepisów wewnętrznych są ze sobą sprzeczne. W praktyce stosowano postanowienia załącznika nr 4 do zarządzenia, o czym świadczy przyjęcie na stan konta 013 mienia o wartości niższej niż 500 zł, lecz wyższej niż 175 zł – str. 133 protokołu kontroli.

         Analiza zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, pod kątem zgodności z ustawą o rachunkowości, rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… oraz regulacjami przyjętymi w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, wykazała ponadto następujące nieprawidłowości:

a) ujęte na stronie Wn konta 080 koszty realizacji inwestycji obejmują również podlegający odliczeniu podatek VAT. Zgodnie z zasadami wyceny aktywów i pasywów określonymi w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości, środki trwałe wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia (art. 28 ust. 1 pkt 1). Ceną nabycia w rozumieniu art. 28 ust. 2 ustawy jest cena zakupu, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegającego odliczeniu podatku od towarów i usług. Wartość przyjętej w 2013 r. na stan środków trwałych kanalizacji sanitarnej została w ten sposób zawyżona o 217.551 zł – str. 16 protokołu kontroli,

b) przyjmowanie na konto 011 wartości efektów uzyskanych w wyniku realizowanych inwestycji zapisami z bezpodstawnym wykorzystywaniem konta funduszu: Wn 800 – Ma 080 i Wn 011 – Ma 800. Ponadto stwierdzono przyjęcie na stan środków trwałych z inwestycji zapisem Wn 011 – Ma 800, bez jednoczesnego zdjęcia ich wartości ze stanu środków trwałych w budowie, uwidocznionego na stronie Wn konta 080. W taki sposób przyjęto na stan środków trwałych sprzęt komputerowy o wartości 50.229,21 zł w 2014 r. i 120.069,78 zł w 2015 r. oraz działki nabyte w 2009 r. pod budowę zbiornika retencyjnego o wartości 136.677,02 zł, których wartość znajduje się jednocześnie na koncie 011 i na koncie 080 zawyżając wartość aktywów – str. 19-20 protokołu kontroli,

c) na koncie 810 „Dotacje budżetowe i środki z budżetu na inwestycje” nie dokonywano księgowania równowartości wydatków Urzędu Miasta ze środków budżetu na finansowanie inwestycji, wbrew zasadom funkcjonowania tego konta określonym załącznikiem nr 3 do rozporządzenia. W związku z zaniechaniem tych księgowań nie występują zwiększenia i zmniejszenia funduszu jednostki z tytułu środków na inwestycje – str. 13 i 19 protokołu kontroli,

d) do konta 800 prowadzono ewidencję analityczną na kontach 800-1 „Fundusz środków trwałych”, 800-2 „Fundusz jednostki” i 800-10 „Fundusz środków trwałych – wdrażanie usług elektronicznych”. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 800 wynikających z załącznika nr 3 do rozporządzenia ewidencja szczegółowa do tego konta powinna zapewniać możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu podlegających wykazaniu w zestawieniu zmian w funduszu jednostki. Mając na uwadze obowiązki sprawozdawcze  spoczywające na jednostkach budżetowych stosowany w Urzędzie sposób prowadzenia ewidencji pomocniczej nie ma uzasadnienia. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 22-23 protokołu kontroli, sposób dokonywania zapisów na koncie 800 nie zapewnia możliwości wykazania w jednostkowym zestawieniu zmian w funduszu jednostki prawidłowych danych,

e)  konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” i 810 służyły w kontrolowanej jednostce wyłącznie do księgowania rozliczeń z tytułu dotacji podmiotowych udzielonych z budżetu miejskim instytucjom kultury oraz przeksięgowań udzielonych i wykorzystanych dotacji na konto 800 (zapisy pod datą 31 grudnia – Wn 810 – Ma 224  i Wn 800 – Ma 810). Na kontach 224 i 810 nie zaksięgowano w 2014 r. rozliczeń dotyczących dotacji celowej w wysokości 140.000 zł udzielonej z budżetu miasta OSP w Brańsku na dofinansowanie zakupu samochodu ratowniczo-gaśniczego. Przekazanie tej dotacji, jak wyżej wskazano, ujęto w kosztach bieżących na koncie 410 zaniżając w ten sposób wynik finansowy ustalony na koncie 860 „Wynik finansowy” oraz wypaczając dane rachunku zysków i strat i zestawienia zmian w funduszu jednostki – str. 20-22 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowe ewidencjonowanie operacji dotyczących środków przechowywanych na rachunku budżetu. Konto 133 „Rachunek budżetu” uszczegółowiono wprowadzając konta analityczne 133-1 „Rachunek podstawowy budżetu”, 133-3 „Rachunek lokat” i 133-10 „Rachunek projektu”. Konta analityczne nie odpowiadały jednak otwartym rachunkom bankowym, wyodrębniając tylko niektóre operacje realizowane na rachunku budżetu i nie dostarczając przy tym żadnych istotnych informacji dotyczących gospodarowania środkami budżetu. Konto 133-1 nie odpowiadało obrotom rachunku podstawowego budżetu, ponieważ część operacji zachodzących na rachunku podstawowym księgowano na kontach 133-3 i 133-10, wykazujących okresowo salda strony Ma. Saldo rachunku budżetu wyrażało zatem konto syntetyczne 133. Konto 133-10 wykazywało saldo Ma na koniec 2014 r. w wysokości 50.229,51 zł. Na koncie tym ujęto w 2014 r. tylko jedną operację – przelew środków z rachunku budżetu na rachunek projektu prowadzony w księgach Urzędu w ramach konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, zapisem Wn 223-11 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 133-10. Operacja ta nie została zatem ujęta na koncie 133-1 mającym odzwierciedlać obroty i saldo rachunku budżetu. Z kolei na koncie 133-3 księgowano przelewy z rachunku budżetu na rachunek lokat ewidencjonowany na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”. Takie księgowanie operacji, mimo przelewu środków z rachunku budżetu, nie skutkowało zmianą salda konta 133-1. Należy przy tym wskazać, że zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 133 zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, na koncie 133 ujmuje się również lokaty dokonywane ze środków budżetu. Właściwe księgowanie powinno zatem polegać na ewidencjonowaniu rachunku lokat na koncie 133-3: przelew z rachunku budżetu Wn 140 „Środki pieniężne w drodze” – Ma 133-1, wpływ środków na rachunek lokaty Wn 133-3 - Ma 140 i odpowiednio po odwrotnych stronach kont dla operacji zwrotu środków z rachunku lokaty na rachunek budżetu. W związku z postanowieniami załącznika nr 2 do rozporządzenia prowadzenie konta 139 dla ewidencji lokat tworzonych ze środków budżetu jest zbędne – str. 37-39 protokołu kontroli,

g) operacje dotyczące rozliczeń z PUW i budżetami gmin dłużników alimentacyjnych z tytułu dochodów zrealizowanych w związku z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu administracji rządowej ujmowano w księgach budżetu na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zamiast na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” – str. 45-46 protokołu kontroli,

h) otrzymana w 2014 r. płatność w kwocie 546.505 zł, związana ze zrealizowanym w 2013 r. projektem „Budowa kanalizacji sanitarnej w ul. Błonie”, została ujęta w ewidencji budżetu zapisem Wn 133-1 – Ma 222-3 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, zamiast Wn 133-1 – Ma 901 „Dochody budżetu”. Dochody wpływające bezpośrednio na rachunek budżetu nie podlegają ewidencji na koncie 222, ponieważ nie występują rozliczenia z jednostką budżetową z tytułu odprowadzenia na rachunek budżetu zrealizowanych dochodów, stanowiące podstawę zapisów na koncie 222 stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych rozporządzeniem – str. 40 protokołu kontroli,

i) bezpodstawnym zapisem Wn 130 – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” ujęto w ewidencji Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej dochody wynikające ze sprawozdań Rb-27S innych niż Urząd jednostek budżetowych w łącznej wysokości 38.685,57 zł, tj. Zespołu Szkół, MOPS i Przedszkola. W konsekwencji tych zapisów zawyżono o wskazaną kwotę przychody Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej, a także miasta w łącznej sprawozdawczości, albowiem przychody z tytułu dochodów zrealizowanych przez jednostki były już ujęte w księgach i sprawozdawczości tych jednostek. Bezpodstawne księgowanie na koncie 130 skutkowało również nieprawidłowym wykazaniem dochodów wykonanych w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzonym na podstawie danych ewidencji Urzędu Miasta. Wykazano w nim bowiem – jako dochody zrealizowane przez Urząd – dochody w przedstawionej wyżej kwocie, w tym objęte już sprawozdaniami jednostkowymi wymienionych jednostek. Wykazanie w sprawozdaniu zbiorczym rzetelnych kwot dochodów wykonanych za 2014 r. wymagało zatem sporządzenia go niezgodnie z danymi sprawozdań jednostkowych – sprawozdanie Rb-27S sporządzone przez Pana jako jednostkowe z ewidencji budżetu i Urzędu zawiera bowiem taką samą kwotę dochodów wykonanych jak sprawozdanie zbiorcze. Narusza to zasadę sporządzania sprawozdań zbiorczych na podstawie danych sprawozdań jednostkowych, wynikającą z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.) – str. 42-43 protokołu kontroli,

j) nieewidencjonowanie rozliczeń dotyczących należnego i naliczonego podatku VAT. Na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” nie ujmowano podlegającego rozliczeniu podatku VAT wynikającego z wystawionych i otrzymanych faktur. Wartość faktur, z których podatek podlegał rozliczeniu, odnoszono w kwotach brutto na przychody i koszty jednostki, a także – jak już wyżej wskazano – na koszty inwestycji. Zgodnie z art. 42 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą do ustalenia wyniku działalności operacyjnej stanowią przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów, bez podatku od towarów i usług. Podatek VAT podlegający odliczeniu nie stanowi też kosztu jednostki, ponieważ nie doprowadza do zmniejszenia kapitału własnego jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy). Z tego względu przypis należności na koncie 221 z tytułu sprzedaży opodatkowanej należy księgować Wn 221 – Ma odpowiednie konto zespołu 7 w kwocie netto i Ma 225 w kwocie należnego VAT wynikającego z faktury stanowiącej podstawę przypisu. Z kolei zobowiązania z faktur, z których wynikający VAT naliczony podlega rozliczeniu z podatkiem należnym powinny być księgowane Wn odpowiednie konto zespołu 4 w kwocie netto i konto 225 w kwocie VAT naliczonego podlegającego rozliczeniu – Ma 201.

Przychody z tytułu dochodów budżetowych opodatkowanych podatkiem VAT ujmowano w ciągu budżetowego na kontach zespołu 7 według wartości brutto, a na koniec roku zmniejszano przychody o VAT odprowadzony na rachunek urzędu skarbowego. Przy czym zmniejszenie poszczególnych rodzajów przychodów ma w kontrolowanej jednostce charakter uznaniowy (np. w 2013 r. nie dokonano w ogóle zmniejszenia przychodów związanych ze zbiorowym odprowadzaniem ścieków). Konto 225 na początek i koniec 2013 i 2014 r. nie wykazywało żadnych sald. Z deklaracji VAT-7 za grudzień 2012 r. wynika, że wykazany w deklaracji VAT podlegający odliczeniu był o 8.734 zł wyższy od należnego VAT. Z deklaracji VAT-7 sporządzonych za grudzień 2013 r. i za grudzień 2014 r. wynika, że VAT podlegający przekazaniu na rachunek urzędu skarbowego wynosi odpowiednio 13.804 zł i 2.374 zł. Stwierdzono, że na koncie analitycznym 225-2 służącym do rozliczeń podatku od towarów i usług w 2013 i 2014 r. były dokonywane zapisy tylko w tych miesiącach, w których realizowane były wpłaty podatku do urzędu skarbowego w kwotach wynikających z deklaracji VAT-7 za poprzednie miesiące. Na koniec 2013 r. z konta 225-2 przeksięgowano na zmniejszenie przychodów ujmowanych na koncie 720-6 (przychody ze sprzedaży wody i z tytułu odprowadzania ścieków) 56.390 zł i na koncie 760-1-1 (przychody ze sprzedaży środków trwałych) 31.566 zł. Należy zaznaczyć, że w 2013 r. całość zmniejszeń przychodów ujmowanych na koncie 720-6 dotyczyła wyłącznie przychodów za dostawy wody i wykonanie przyłączy wodociągowych, co oznacza, że przychody za odprowadzanie ścieków zostały w całości wycenione w cenach brutto. Deklaracje miesięczne VAT-7 w kontrolowanej jednostce są sporządzane na podstawie rejestru sprzedaży i rejestru zakupu towarów i usług, które mają charakter ewidencji pozabilansowej niepowiązanej z księgami rachunkowymi Urzędu. W związku z tym, że w ciągu roku na koncie 225-2 ujmuje się wyłącznie wpłaty podatku od towarów i usług w wysokości wynikającej z miesięcznych deklaracji podatkowych, w ciągu roku saldo konta 225-2 wykazuje saldo Wn oznaczające narastającą wartość podatku przekazanego na rachunek urzędu skarbowego. I tak na koniec listopada 2014 r.  konto 225-2 wykazywało saldo Wn w wysokości 108.488 zł, a według stanu na dzień 15 grudnia 2014 r. – 121.267 zł. Saldo strony Wn uległo likwidacji w związku z przeksięgowaniem go pod datą 31 grudnia 2014 r. na stronę Wn konta 720 – 80.456 zł i 760 – 40.811 zł. Przedstawiony sposób dokonywania zapisów dotyczących rozliczenia podatku VAT na koncie 225 skutkował również zawyżeniem ogólnej kwoty dochodów budżetu wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S, do których zaliczone zostały – w przypadku stanu na koniec roku – również kwoty podatku VAT podlegające odprowadzeniu do urzędu skarbowego według danych wynikających z deklaracji za grudzień, nieujęte jako zobowiązania na koncie rozrachunkowym. Zawyżenie przychodów skutkowało zaś zawyżeniem wyniku finansowego – str. 24-27 i 47-50 protokołu kontroli.

Zwrócenia uwagi wymaga ponadto, że ewidencjonowanie w koszty kwoty podatku VAT podlegającego odliczeniu zawyża koszty działalności wodociągowej i kanalizacyjnej, stanowiące podstawę kalkulacji taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków. Wpływa zatem na nieuzasadnione zawyżenie cen wody i ścieków we wnioskach przedstawianych przez Pana Radzie Miasta. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 91-92 protokołu kontroli w podstawie kalkulacji taryf wynikających z wniosku z dnia 18 stycznia 2013 r. wartość przychodów niezbędnych dla pokrycia kosztów działalności wodociągowej została zawyżona o bezpodstawnie zaliczony do kosztów podatek VAT w wysokości 25.186,12 zł, a dla pokrycia kosztów działalności kanalizacyjnej o 25.472,89 zł. W przypadku wnioski o zatwierdzenie taryf z dnia 20 stycznia 2014 r. zawyżenie to stanowiło odpowiednio 23.314,70 zł i 26.446,41 zł,

k) na koncie 226 „Należności długoterminowe” są ujęte jako należności długoterminowe należności z tytułu zezwoleń za zajęcie pasa drogowego przypadające miastu w latach przyszłych. W 2014 r. wydano trzy zezwolenia na zajęcie pasa drogowego, z których wynikają opłaty za 2014 r. w łącznej wysokości 99,22 zł. Na podstawie wydanych decyzji dokonano w 2014 r. przypisu należności długoterminowych zapisem Wn 226 – Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” w kwocie 1.926,52 zł (przyszłe należności za okres, na który wystawiono decyzje) oraz dokonano księgowań wniesionych wpłat w łącznej kwocie 99,22 zł. Należy wskazać, że wynikające z decyzji opłaty za zajęcie pasa drogowego są opłatami podlegającymi uiszczeniu za każdy przyszły rok objęty decyzją. W roku wydania decyzji należności jednostki nie powstały zatem w stosunku do lat przyszłych, za które podmiot zobowiązany będzie wnosił wpłaty w poszczególnych latach, jeżeli urządzenia będą w dalszym ciągu umieszczone w pasie drogowym. W związku z wydaniem decyzji ustalającej wysokość rocznej opłaty za zajęcie pasa drogowego nie powinny zatem wystąpić żadne księgowania na koncie 226 – nie są to bowiem kwoty należne jednostce w chwili wydania decyzji, lecz kwoty należne za lata przyszłe. Kwoty należności powinny być przypisywane na każdy rok zapisem Wn 221 – Ma 720, w wysokości opłat należnej za dany rok – str. 50-51 protokołu kontroli,

l) niezgodnie z zasada memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości ujmowano na koncie 751 „Koszty finansowe” koszty odsetek od pożyczek. Odsetki ujęte w 2014 r. na koncie 751 obejmują odsetki należne za IV kwartał 2013 r. w kwocie 921,55 zł. Z kolei odsetki od pożyczki należne za IV kwartał 2014 r. w kwocie 588,19 zł  zostały ujęte na koncie 751 w styczniu 2015 r. pod datą poniesienia wydatku. Zgodnie z zasadą memoriału odsetki za IV kwartał danego roku należało ująć w księgach rachunkowych tego roku, którego dotyczyły, zapisem Wn 751 – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 23-24 protokołu kontroli.

         Kontrola sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych wykazała, oprócz wyżej przedstawionych, następujące nieprawidłowości:

a) w sprawozdaniu Rb-27S za 2014 r. dochody wykonane ogółem wynoszą 13.314.487,81 zł, a dochody otrzymane ogółem 13.006.376,08 zł. Stwierdzono, że dochody otrzymane z tytułu części oświatowej subwencji ogólnej są niższe od dochodów wykonanych o kwotę raty tej części subwencji otrzymanej w grudniu 2013 r. za styczeń 2014 r. w wysokości 308.514 zł. Otrzymana w grudniu 2014 r. rata części oświatowej subwencji należna za styczeń 2015 r. w wysokości 298.673 zł nie została uwzględniona w kwocie dochodów otrzymanych w 2014 r., które w analizowanej pozycji sprawozdania należało wykazać w kwocie 3.941.744 zł, a łącznie dochody otrzymane w sprawozdaniu powinny być wykazane w wysokości 13.305.049,08 zł – str. 27 protokołu kontroli, 

b) jednostkowe sprawozdania kwartalne Rb-27ZZ były sporządzane w 2014 r. przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Brańsku niezgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W sprawozdaniach tych jednostka budżetowa bezpośrednio realizująca zadanie (MOPS) nie powinna wypełniać kolumny 7 „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”, a w kolumnie 8 „Dochody przekazane” powinna wykazywać dochody przekazane na rachunek budżetu miasta. W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ, sporządzonym za okres od początku roku do końca IV kwartału 2014 r. wykazano w kol. 7 kwotę ogółem 9.754,39 zł, zamiast 0 zł, a w kol. 8 kwotę 25.212,26 zł, zamiast 34.966,65 zł – str. 27-28 protokołu kontroli,

c) z jednostkowych sprawozdań Rb-28S za 2014 r. sporządzonych przez Urząd Miasta i Zespół Szkół wynika, że wydatki związane z dowożeniem uczniów do szkół (rozdział 80113) w sprawozdaniu Urzędu zostały wykazane w kwocie 40.926,35 zł, a w sprawozdaniu Zespołu Szkół w kwocie 34.779,06 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że za dowożenie dzieci do szkół Urząd Miasta wystawiał dla Zespołu Szkół faktury, na podstawie których wykazał w 2014 r. dochody w łącznej kwocie 26.469,06 zł. Obciążanie przez Urząd Miasta Zespołu Szkół  za dowożenie uczniów  jest bezpodstawne.  Przyjęte rozwiązanie powoduje, że w budżecie miasta wydatki związane z dowożeniem dzieci do szkół są zawyżone o wartość zafakturowanych przez Urząd przewozów, a dochody budżetowe stąd wynikające sztucznie zawyżają dochody budżetu miasta – str. 28 protokołu kontroli,

d) w bilansie z wykonania budżetu za 2014 r. zobowiązania finansowe wynoszące łącznie 2.658.540 zł zostały wykazane w całości jako zobowiązania długoterminowe, bez podziału na zobowiązania finansowe krótkoterminowe (wymagalne w 2015 r.) w kwocie 388.540 zł i zobowiązania finansowe długoterminowe z terminem spłaty powyżej 12 miesięcy wynoszące 2.270.000 zł. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego – str. 29 protokołu kontroli,

e) z przeprowadzonej w trakcie kontroli analizy danych zawartych w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej, załączonym do sprawozdania finansowego MOPS w Brańsku za 2014 r., wynika, że w księgach MOPS należności od dłużników alimentacyjnych w części przypadającej innym podmiotom ewidencjonowane są według zasad przewidzianych przepisami prawa mającymi zastosowanie do końca 2010 r., tj. z wykorzystaniem jako konta przeciwstawnego konta 240 „Pozostałe rozrachunki” – jako rzekome zobowiązania wobec Skarbu Państwa i innych gmin. Należy wskazać, że do końca 2010 r. przy ewidencji należności związanych z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami obowiązywały regulacje zawarte w § 7 ust. 2 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont … (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) stanowiące, że należności realizowane na rzecz innych jednostek ujmuje się jako zobowiązania na rzecz tych jednostek, a odpisy aktualizujące wartość tych należności obciążają zobowiązania wobec tych jednostek. W rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, którego przepisy stosuje się do ewidencji zdarzeń gospodarczych od początku 2011 r., wymienione regulacje nie występują. Tym samym właściwe jest, aby od 1 stycznia 2011 r. przypisu tych należności nie ujmować jako „zobowiązań” wobec budżetu państwa i innych gmin. Zobowiązania te powstają bowiem dopiero w momencie otrzymania (wpływu) należnej od dłużnika kwoty. Mimo, że przypisywane na koncie 221 kwoty należności tylko w 20% lub w 40% stanowiły należności związane z dochodami gminy (od 18 września 2015 r. – 40%), właściwsze – na tle obowiązujących przepisów – jest przypisywanie ich w korespondencji z kontem 720. Należy też wskazać na potrzebę stosowania odpisu aktualizującego należności o małym prawdopodobieństwie ściągnięcia, co pozwoli na zminimalizowanie negatywnego wpływu na dane sprawozdawczości finansowej kwot należności dotyczących dochodów Skarbu Państwa, a zaliczonych do przychodów Urzędu (zapis w zakresie należności głównej Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”). Należy wskazać jednocześnie, iż należności z tytułu odsetek mają być obejmowane odpisem aktualizującym na takich samych zasadach jak należności główne, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przypis odsetek należy ujmować Wn 221 – Ma 750 „Przychody finansowe”, zaś ewentualny odpis aktualizujący (z reguły po ustaleniu podstaw dokonania odpisu także w stosunku do należności głównej, od której naliczane są odsetki) zapisem Wn 751 – Ma 290. Z okazanego zestawienia obrotów i sald MOPS za 2014 r. wynika, że odpisy aktualizujące należności od dłużników alimentacyjnych nie były dokonywane – str. 31-33 protokołu kontroli,

f) analiza jednostkowego rachunku zysków i strat za 2014 r. sporządzonego przez Przedszkole wykazała, że w części A. „Przychody netto z podstawowej działalności operacyjnej” na koniec roku 2013 i 2014 wykazano we wszystkich pozycjach wartości zerowe. Z zestawienia obrotów i sald za 2014 r., załączonego do jednostkowego sprawozdania finansowego, wynika, że zrealizowane przez tę jednostkę budżetową przychody wynikają z ewidencji prowadzonej na koncie 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia” – 131.132,20 zł i na koncie 750 „Przychody finansowe” – 119,35 zł. Przychody ze sprzedaży produktów zostały wykazane w poz. D.III. „Inne przychody operacyjne” w kwocie 131.132,20 zł, zamiast w pozycji A.I. „Przychody netto ze sprzedaży produktów” – str. 33-34 protokołu kontroli,

g) w jednostkowym rachunku zysków i strat Zespołu Szkół za 2014 r. również przychody zostały wykazane tylko w poz. D.III. „Inne przychody operacyjne” – 132.445,19  zł i w poz. G.II. „Odsetki” – 291,84 zł, zaś w cz. A tego sprawozdania wykazano wartości zerowe. Z załączonego do jednostkowego sprawozdania finansowego zestawienia obrotów i sald wynika, że w 2014 r. całość przychodów zrealizowanych przez Zespół, w łącznej kwocie 132.774,57 zł, ujęto na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”.  Z  danych zamieszczonych w  jednostkowych sprawozdaniach Rb-27S i Rb-34S  za 2014 r. wynika, że dochody pochodziły głównie z najmu i sprzedaży usług, zatem powinny być wykazane w części A sprawozdania, zgodnie z treścią ekonomiczną konta, na którym zostały ujęte. Ponadto z zestawienia obrotów i sald i sprawozdawczości budżetowej wynika, że Zespół błędnie ewidencjonuje przychody z tytułu odsetek – na koncie 720 zamiast na koncie 750 – str. 34 protokołu kontroli,

h) w jednostkowych zestawieniach zmian w funduszu Urzędu i pozostałych jednostek budżetowych w informacjach uzupełniających istotnych dla rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej nie zostały zamieszczone dane ilustrujące wartość nieodpłatnie przekazanych jednostkom środków trwałych i nieodpłatnie przez nie otrzymanych. W związku z tym w łącznym zestawieniu zmian w funduszu nie były stosowane wyłączenia wzajemnych rozliczeń między miejskimi jednostkami budżetowymi objętymi łącznym zestawieniem; obowiązek ewidencjonowania na koncie pozabilansowym 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami” operacji podlegających wyłączeniu oraz uwzględniania ich w sprawozdawczości finansowej wynika z § 20 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… i załącznika nr 3 do tego rozporządzenia – str. 36 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość działań badanej jednostki w zakresie przekształcania prawa użytkowania wieczystego w prawo własności na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości (Dz. U. z 2012 r. poz. 83, ze zm.). Stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) decyzją z 22 listopada 2013 r. Pan Burmistrz dokonał przekształcenia nieruchomości nr 1070 z zastosowaniem 75% bonifikaty. Uchwałą Nr XXXI/148/02 z dnia 9 października 2002 r., wydaną na podstawie obowiązującej do 12 października 2005 r. ustawy z 4 września 1997 r. przekształceniu prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności (Dz. U. z 2001 r. Nr 120, poz. 1299 ze zm.) Rada Miasta Brańsk wyraziła zgodę na udzielenie osobom fizycznym 75% bonifikaty od opłaty za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności. Nie stwierdzono, aby Rada Miasta podejmowała uchwałę, określającą w szczególności warunki udzielania bonifikat i wysokość stawek procentowych, na podstawie przepisów art. 4 ust. 7 pkt 2 i ust. 11a obowiązującej obecnie (oraz w dacie wydania decyzji) ustawy o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego… Przywołane regulacje, w brzmieniu obowiązującym od 7 stycznia 2010 r., zawierają istotną zmianę zakresu delegacji dla organu stanowiącego gminy – do kompetencji Rady Miasta należy od tego dnia określenie warunków udzielania przez Pana Burmistrza bonifikat od opłat za przekształcenie, a nie wyrażanie zgody na udzielenie bonifikaty. W związku z tym prawidłową podstawę udzielania bonifikat po 7 stycznia 2010 r. musi stanowić uchwała podjęta na podstawie art. 4 ust. 7 pkt 2 i ust. 11a ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego… – str. 60-61 protokołu kontroli,

b) decyzją z dnia 7 lutego 2013 r. dokonał Pan przekształcenia nieruchomości nr 1515/1 i 1899 za opłatą rozłożoną na 20 rat rocznych wynoszących po, odpowiednio, 2.996,55 zł i 505,45 zł, płatnych w terminie do 30 marca każdego roku począwszy od 2014 r. W 2014 r. nabywca nie uiścił należnych rat. W 2014 r. nie naliczono w księgach ani nie pobrano odsetek z tytułu rozłożenia należności na raty. Pierwsza wpłata raty w wysokości 505,45 zł nastąpiła 6 lutego 2015 r. a druga 22 czerwca 2015 r. Oprocentowanie niespłaconej należności w kwocie 566,72 zł uiszczono 17 kwietnia 2015 r. W stosunku do nieruchomości nr 1515/1 pierwsza i jedyna do czasu kontroli wpłata raty w wysokości 2.996,55 zł nastąpiła 6 lutego 2015 r. Do dnia wpłaty jedynej raty naliczono oprocentowanie od niespłaconej kwoty w wysokości 3.359,83 zł; kwota została wpłacona 17 kwietnia  2015 r.

Oprocentowanie w obu przypadkach naliczono w 2015 r. od dnia wydania decyzji, tj. od 7 lutego 2013 r., zamiast od 22 lutego 2013 r., czyli od dnia w którym decyzja stała się ostateczna. Oprocentowanie zostało zatem zawyżone; według wyliczeń kontrolujących łącznie o 123,29 zł. Kontrola ustaliła, że na dzień 31 grudnia 2014 r. zaległość z tytułu nieopłaconych rat za 2014 r. wynosiła razem 3.502 zł, z tytułu odsetek za opóźnienie w ich zapłacie – 338,69 zł, a z tytułu oprocentowania rozłożonej na raty należności około 2.250 zł. Kontrolowana jednostka nie ujmowała w księgach wynikających stąd należności – ani oprocentowania z tytułu rozłożenia na raty, ani odsetek za opóźnienie w zapłacie należności. Należne odsetki powinny być ujmowane w księgach na koniec każdego kwartału, stosownie do § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… Odsetki z tytułu oprocentowania były nieprawidłowo księgowane w momencie ich zapłaty – na koncie 720, zamiast na koncie 750. W zakresie czynności podinspektora ds. księgowości podatkowej wskazano na obowiązki w zakresie windykacji zaległości oraz naliczania i egzekwowania należnych odsetek za zwłokę.

W dniu 21 lipca 2015 r. zobowiązany do opłacania rat wynikających z omawianych decyzji wpłacił kwotę 1.059,83 zł, która została zaksięgowana jako odsetki na koncie 750/3. Według opisu w raporcie kasowym wpłata została uznana za wpłatę oprocentowania za rozłożenie na raty. W trakcie kontroli, poleceniem księgowania z dnia 9 września 2015 r., wpłatę rozksięgowano jako odsetki za zwłokę – 367,10 zł i wpłatę na poczet II raty (nieopłacona rata do 30 marca 2015 r. w wysokości 2.996,55 zł).

Na koncie 226-1 należność z tytułu rozłożonej na raty opłaty za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego według stanu na początek i koniec 2014 r. wynosiła 70.040 zł. Kwota rat przypadających do spłaty w 2014 r. (3.502 zł) nie została przeniesiona na konto 221, wbrew zasadom funkcjonowania konta 226 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. Zaniechanie przenoszenia należności z konta 226 na konto 221 dotyczyło wszystkich należności długoterminowych wykazywanych na koncie 226 – str. 50-51 i 62-64 protokołu kontroli,

c) zgodnie ze wszystkimi decyzjami rozkładającymi opłatę na raty wierzytelność miasta Brańsk podlega zabezpieczeniu hipoteką przymusową na nieruchomości, a ostateczna decyzja jest podstawą wpisu hipoteki do księgi wieczystej, stosownie do art. 4 ust. 6 ustawy o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego... Stwierdzono, że w żadnym przypadku przekształcenia prawa użytkowania wieczystego we własność nie ustanowiono wymaganej decyzją hipoteki – str. 64 protokołu kontroli,

d) żadnemu pracownikowi Urzędu nie przypisano zadań w zakresie analizowania wpływających do Urzędu aktów notarialnych pod kątem wystąpienia przesłanek do żądania zwrotu bonifikat, m.in. na podstawie art. 4 ust. 15 ustawy o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego… W wyniku analizy posiadanych w Urzędzie aktów notarialnych dotyczących sprzedaży nieruchomości w 2014 r. kontrola nie stwierdziła podstawy do zwrotu udzielonej bonifikaty z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości nr 1070, jak również bonifikat udzielonych nabywcom lokali mieszkalnych – str. 61-62 i 67 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała ponadto błędne klasyfikowanie dochodów z opłat za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości. Były one ujmowane w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności i prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”, zamiast w par. 0760 „Wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności”. Błędnie sklasyfikowane dochody wynosiły 93.962,38 zł w 2013 r. i 22.310,09 zł w 2014 r. – str. 67-68 protokołu kontroli.

Sprzedaży lokali mieszkalnych w trybie bezprzetargowym dokonano wraz z przynależną ułamkową częścią gruntu. Jednak ze stanu środków trwałych zdjęto tylko wartość początkową udziału w gruncie, bez zmniejszenia wartości lokalu, wchodzącej w skład wartości budynku – str. 65-67 protokołu kontroli. Nieprawidłowo prowadzono też ewidencję należności długoterminowych od nabywcy lokalu mieszkalnego przy ul. Sienkiewicza. Saldo należności na koncie 226/5 na koniec 2014 r. nieprawidłowo wyniosło 10.966,54 zł, mimo iż nabywca w 2014 r. spłacił 3 raty po 5.483,27 zł. Saldo na koniec 2014 r. powinno zatem wynosić 5.483,27 zł. W sprawozdaniu Rb-27S za 2014 r. dochody wykonane z tego tytułu wykazano na podstawie ewidencji analitycznej, w wysokości faktycznie wpłaconej. Urząd Miasta nie naliczał i nie wykazywał w księgach należności z tytułu nieopłacenia w terminie oprocentowania naliczonego za rozłożenie ceny sprzedaży należności na raty (nabywca wpłacał tylko raty za sprzedaż), jak i odsetek za opóźnienie w płatności oprocentowania. W efekcie na koniec 2014 r. żadne należności z tego tytułu nie były ujęte w księgach. Dopiero w dniu 8 stycznia 2015 r. nabywca wpłacił oprocentowanie w kwocie 1.058,54 zł – str. 66 protokołu kontroli.

         Ponadto w zakresie ewidencji rozłożonych na raty należności za sprzedaż lokali stwierdzono analogiczną nieprawidłowość jak w przypadku opłat za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności – należności w części przypadającej zapłacie w danym roku nie były przenoszone z konta 226 na konto 221 – str. 67 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała także brak wykazów nieruchomości sprzedawanych w drodze bezprzetargowej, co dotyczyło sprzedaży 5 nieruchomości. Zgodnie art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774) właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. Kontrolującym okazano tylko wykaz dotyczący sprzedaży nieruchomości nr 1935/1, jednakże brak dowodów świadczących o podaniu go do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej, a także na stronach internetowych Urzędu. Dokonano na nim jedynie adnotacji o wywieszeniu w siedzibie Urzędu na okres 23 dni (od 3 do 25 czerwca 2014 r.) – str. 71 i 73 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała następujące nieprawidłowości przy sprzedaży nieruchomości w drodze przetargowej (str. 67-71 protokołu kontroli):

a) niezamieszczenie wyciągu z ogłoszenia o przetargu w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, co dotyczyło nieruchomości nr 386/1 i 1919. Ceny wywoławcze tych nieruchomości ustalono na, odpowiednio, 88.700 zł i 71.850 zł. W dniach 28 marca i 14 maja 2014 r. Pan Burmistrz ogłosił sprzedaż tych nieruchomości w trybie przetargu nieograniczonego ustnego, publikując ogłoszenia na stronie BIP i na tablicy ogłoszeń. Zgodnie z § 6 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490), w przypadku przetargu na zbycie nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10.000 euro, wyciąg z ogłoszenia o przetargu zamieszcza się w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywana nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu.

b) protokoły z przetargów na sprzedaż nieruchomości nr 386/1 i 1919 zawierają zapis: oferenci zostali poinformowani przez Komisję, że przebicie nie może być mniejsze jak 5.000 zł. Zgodnie z § 14 ust. 3 powołanego wyżej rozporządzenia o wysokości postąpienia decydują uczestnicy przetargu, z tym, że postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. Minimalna kwota postąpienia zaproponowana przez uczestników przetargu nie mogła być mniejsza niż 890 zł (działka nr 386/1) i 720 zł (działka nr 1919) i tylko ci uczestnicy byli uprawnieni do podwyższenia tej kwoty. Ustalenie kwoty postąpienia przez komisję przetargową narusza przywołany przepis rozporządzenia, mogąc bezpodstawnie zobowiązywać ewentualnego nabywcę (zwłaszcza w przypadku, gdy do przetargu przystąpi jedna osoba) do zakupu za cenę ustaloną po zaproponowaniu postąpienia wyższego niż mógłby zaoferować zgodnie z rozporządzeniem. W odniesieniu do działki nr 386/1 taka sytuacja zaistniała – do przetargu przystąpiła jedna osoba. Była ona uprawniona do wygrania przetargu po zaproponowaniu ceny w wysokości 89.590 zł (cena wywoławcza 88.700 zł + zadeklarowanie minimalnego postąpienia w wysokości 890 zł), tymczasem w wyniku bezpodstawnego ustalenia postąpienia przez komisję została wyłoniona jako nabywca za kwotę 93.700 zł. Działania komisji skutkowały zatem niemającym uzasadnienia w przepisach zobowiązaniem nabywcy do zakupu nieruchomości za kwotę o 4.110 zł netto wyższą od tej, którą mógł skutecznie zaproponować na podstawie § 14 ust. 3 rozporządzenia. W przypadku działki nr 1919 taka sytuacja nie wystąpiła – osiągnięta w wyniku licytacji cena wynosiła 136.850 zł, przy cenie wywoławczej 71.850 zł,

c) protokół z przetargu na sprzedaż działki nr 386/1 nie zawiera wskazania podmiotów, które wpłaciły wadium. Zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 6 przywołanego wyżej rozporządzenia protokół z przetargu powinien zawierać informacje o osobach dopuszczonych i niedopuszczonych do uczestniczenia w przetargu, wraz z uzasadnieniem,

d) w postępowaniach dotyczących działek nr 386/1 i 1919 wyłonieni nabywcy nieruchomości nie zostali poinformowani pisemnie o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego. W myśl art. 41 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie. Nadto w zawiadomieniu winna być zawarta informacja o prawie zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymaniu wpłaconego wadium (art. 41 ust. 2 ustawy).

Badanie realizacji dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste pozwoliło ustalić, że na koniec 2014 r. naliczono odsetki od niezapłaconych w terminie należności, lecz nie wykazano ich w księgach i sprawozdawczości. Odsetki są księgowane dopiero w momencie wpłaty. Na koniec roku powinny być zaksięgowane należności z tytułu odsetek w kwocie 46 zł. Zaniechanie ujęcia w księgach należnych odsetek stanowi naruszenie § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… – str. 76 protokołu kontroli. Nienaliczanie i nieujmowanie w księgach odsetek stwierdzono także w przypadku nieterminowego regulowania należności czynszowych – str. 79 protokołu kontroli.

Kontrolując wpływy z najmu lokali użytkowych stwierdzono, że Pan Burmistrz nie występuje do Rady Miasta o zgodę na zawarcie kolejnych umów na okres do 3 lat z tymi samymi  kontrahentami, w wyniku których łączny czas trwania najmu przekracza okres 3 lat. Zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 9 pkt a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515, ze zm.) do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, dotyczących zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, o ile ustawy szczególne nie stanowią inaczej; uchwała rady gminy jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. W złożonym wyjaśnieniu wskazuje Pan, że Rada Miasta w dniu 30 października 2012r. podjęła uchwałę w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, w której było zawarte bardzo szczegółowe upoważnienie Burmistrza co do wydzierżawiania lub wynajmowania nieruchomości na czas oznaczony do 3 lat na rzecz osoby, która ostatnio korzystała z tej samej nieruchomości na podstawie umowy. Ponieważ Urząd Wojewódzki zarzucił nam, iż w uchwale zawieramy zapisy ustawy, Rada miesiąc później, bo 30 listopada 2012r. podjęła kolejną uchwałę w tej samej sprawie, ale istota, zakresu upoważnień zawarta została w §6 i §7 tej uchwały. Odnosząc się do treści złożonego przez Pana wyjaśnienia należy zwrócić uwagę, że zarówno z ogólnego zakresu uchwały, jak i szczegółowych postanowień przywołanych przez Pana przepisów § 6 i § 7 nie wynika, aby dotyczyła ona zawierania umów na okres poniżej 3 lat. W związku z tym każdorazowe zawarcie przez Pana umowy najmu lokalu użytkowego (dzierżawy gruntu) na okres do 3 lat, powodujące że stosunek najmu lub dzierżawy z tym samym kontrahentem trwa łącznie dłużej niż 3 lata, musi być poprzedzone wyrażeniem przez Radę Miasta zgody na dokonanie tej czynności – str. 77-80 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że na terenie miasta Brańsk nie obowiązują stawki opłaty adiacenckiej, zarówno uchwalane na podstawie art. 146 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami (dotyczące opłaty związanej ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym budową urządzeń infrastruktury technicznej), jak i art. 98a ust. 1 tej ustawy (dotyczące opłaty związanej ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym jej podziałem). Opłaty adiacenckie stanowią prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f ) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 513, ze zm.).

W dniu 28 lutego 2008 r. została podjęta przez Radę Miasta uchwała, zgodnie z którą utraciła moc uchwała z dnia 7 czerwca 1999 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości..., w części ustalającej wysokość stawki opłaty adiacenckiej na 30% wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej. Natomiast uchwała Nr IX/38/07 z dnia 29 sierpnia 2007 r. w sprawie opłaty adiacenckiej ustalała stawkę na 0%. Uchwała ta została zakwestionowana przez Wojewodę Podlaskiego, który pismem Nr NK.II.J.S/0911-136/07 z dnia 3 października 2007 r. stwierdził jej nieważność wskazując m.in., iż ustalenie tej stawki w wysokości 0% oznacza, że stawka nie została ustalona. W wystąpieniu pokontrolnym z 29 lutego 2012 r. RIO w Białymstoku zaleciła przedstawienie Radzie Miasta projektu uchwały w sprawie ustalenia stawek opłaty adiacenckiej na podstawie przepisów art. 98a i art. 146 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W odpowiedzi na wystąpienie, w piśmie z 27 marca 2012 r., Pan Burmistrz wskazał, że w najbliższym czasie przedłoży Radzie projekt uchwały w sprawie ustalenia stawek opłaty adiacenckiej. Kontrolującym nie okazano dokumentacji świadczącej o przedstawieniu Radzie Miasta powyższego projektu. Wyjaśnił Pan, że podejmował dyskusje z radnymi w sprawie opłaty, jednak propozycje te nie spotkały się z aprobatą. W 2012 roku Miasto Brańsk nie realizowało zadań podlegających naliczeniu opłaty adiacenckiej. W 2013roku zostało zrealizowane zadanie pn. ,,Budowa kanalizacji sanitarnej w ulicach: Błonie, Kopernika i Sportowej w Brańsku’’. Zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami naliczenie opłaty winno nastąpić w terminie 3 lat od dnia ostatecznego zakończenia inwestycji. Wobec czego do końca 2015 roku Radzie Miasta zostanie przedłożony projekt uchwały o opłacie adiacenckiej – str. 82-83 protokołu kontroli. Pragnę zwrócić Panu uwagę, że zawarte w wyjaśnieniu twierdzenie, iż w związku z budową kanalizacji w 2013 r. posiada Pan 3 lata na wydanie decyzji, zatem do końca 2015 r. zostanie przedstawiony Radzie projekt uchwały, jest bezpodstawne w zakresie ewentualnej możliwości ustalenia przez Pana opłat w związku ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym tą inwestycją. Stosownie do art. 145 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami wydanie decyzji o ustaleniu opłaty adiacenckiej może nastąpić w terminie do 3 lat od dnia stworzenia warunków do podłączenia nieruchomości do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej albo od dnia stworzenia warunków do korzystania z wybudowanej drogi, jeżeli w dniu stworzenia tych warunków obowiązywała uchwała rady gminy, o której mowa w art. 146 ust. 2. Do ustalenia opłaty przyjmuje się stawkę procentową określoną w uchwale rady gminy obowiązującą w dniu, w którym stworzono warunki do podłączenia nieruchomości do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej. W 2013 r. na terenie miasta nie obowiązywała stawka opłaty adiacenckiej, zatem nie ma Pan już prawa do wydania decyzji ustalającej opłatę. Ewentualne dochody z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem w 2013 r. kanalizacji sanitarnej należy uznać za bezpowrotnie utracone.

Kontrola zagadnień związanych z gospodarowaniem mieniem wykazała, że miasto Brańsk nadal wykonuje czynności mieszczące się w zakresie pojęcia zarządzania w odniesieniu do dwóch budynków wielolokalowych, w których część lokali stanowi mieszkaniowy zasób gminy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150), zaś część jest wyodrębnionymi nieruchomościami lokalowymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.). Właściciele lokali w tych budynkach nie podjęli uchwał w sprawie wyboru zarządów wspólnot mieszkaniowych. Pozostałe wspólnoty mieszkaniowe, w których udziały posiada miasto, wybrały zarządców. W wystąpieniu skierowanym do Pana 29 lutego 2012 r. RIO w Białymstoku zaleciła podjęcie działań zmierzających do doprowadzenia do zgodności z prawem zasad funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych, których członkiem jest gmina, w tym w szczególności zarządzania nimi, poprzez spowodowanie zwołania zebrań wspólnot, na których formalnie określony zostanie sposób zarządu nieruchomością wspólną (…), a w szczególności m.in.:

a) zaniechanie ewidencjonowania wpłacanych przez właścicieli zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną jako dochodów budżetu gminy, a wydatków dotyczących zarządu nieruchomościami wspólnymi jako wydatków budżetu,

b) otwarcie dla wspólnot odrębnych rachunków bankowych i prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu każdą nieruchomością wspólną, mając na uwadze postanowienia art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali,

c) wpłacanie w imieniu gminy, jako jednego z członków wspólnoty, zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną i środków na fundusz remontowy w wysokości ustalonej uchwałami wspólnot, na rachunki właściwych wspólnot otwarte w wykonaniu wniosku b),

d) zaniechanie bezpodstawnego ponoszenia z budżetu gminy kosztów zarządu nieruchomościami wspólnymi w wysokości przekraczającej udział gminy we wspólnotach.

W odpowiedzi wskazał Pan, iż w najbliższym czasie podejmie działania zmierzające do powstania małych i dużych wspólnot mieszkaniowych w budynkach mieszkalnych, zgodnie z ustawą o własności lokali. Na podstawie analizy sporządzonego przez pracownika Urzędu Miasta zestawienia stwierdzono, że w 2014 r. nie występowała sytuacja finansowania przez miasto kosztów zarządu nieruchomościami wspólnymi w wysokości przekraczającej udział miasta w tych dwóch wspólnotach. W dalszym ciągu nie stwierdzono jednak, aby właściciele lokali dokonywali wpłat na fundusz remontowy. Wpłaty właścicieli lokali wnoszone na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną w tych dwóch budynkach (1,20 zł za 1 m2) nadal przyjmowane są na dochody budżetu miasta i ewidencjonowane w rozdziale 70004 par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy…”, a koszty zarządu bezpośrednio ponoszone są z budżetu miasta. Aktualność z tym zakresie zachowują zatem uwagi skierowane do Pana w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 29 lutego 2012 r., wystosowanym po poprzedniej kontroli kompleksowej. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że po przygotowaniach w 2013 roku podjęto działania zmierzające do doprowadzenia do zgodności z prawem zasad funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych. Zorganizowano szereg spotkań z mieszkańcami budynków przy ul. Rynek 17, 19, 25, 27 i Sienkiewicza 19. W 2014r. udało się doprowadzić do wyłonienia zarządów wspólnot w ciągu budynków przy ulicy Rynek 17, 19, 25 oraz 27. Zaszła jednak konieczność czasowego wstrzymania zawiązywania wspólnot przy ul. Sienkiewicza 19 i Kościelnej 6 ze względu na pojawienie się nieprzewidzianych roszczeń wspólnot z ul. Rynek. (…) Obecnie negocjacje i opinie prawne wyjaśniły niemal wszystkie wątpliwości. Dalsze prace związane z powołaniem zarządów wspólnot Sienkiewicza 19 i Kościelna 6 w najbliższym czasie zostaną wznowione – str. 83-86 protokołu kontroli.

W 2012 r. podjęte zostały dwie uchwały Rady Miasta w sprawie zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego części obszaru miasta Brańsk, których postanowienia mogą być podstawą naliczania opłaty planistycznej w przypadku wystąpienia obrotu nieruchomościami na tym obszarze. Obie uchwały ustaliły stawkę procentową służącą naliczaniu opłaty w związku ze wzrostem wartości nieruchomości będących przedmiotem zmiany planu w wysokości 30%. Stwierdzono, że żadnemu pracownikowi Urzędu Miasta nie przypisano obowiązków związanych z analizą obrotu nieruchomościami pod kątem powstania podstaw do ustalenia tej opłaty. Kontrola obrotu nieruchomościami na terenie miasta w 2014 r. wykazała, iż nie wystąpiła sprzedaż nieruchomości uzasadniająca wszczęcie postępowania w zakresie naliczenia opłaty. Zdarzenia skutkujące powstaniem takiej podstawy w związku z uchwałami podjętymi w 2012 r. mogą mieć miejsce do 2017 r., stosownie do art. 37 ust. 4 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. z 2015 r. poz. 199, ze zm.) – str. 87 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych miasta badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych. Stwierdzono nieprawidłowości opisane poniżej.

Analizie poddano akta kontroli podatkowych przeprowadzonych przez pracowników organu podatkowego. W jej wyniku ustalono, że:

a) protokoły kontroli nie zawierają elementów wskazanych w art. 290 § 2 pkt 6a Ordynacji podatkowej. Ponadto w przypadku sprawy[1] … kontrolujący sporządzili dwa odrębne protokoły kontroli, czego uzasadnieniem miało być posiadanie przez podatnika dwóch nieruchomości. Tymczasem przepisy regulujące zasady przeprowadzania kontroli wskakują, że ma ona dotyczyć podatnika (art. 281 § 1 i 2 Ordynacji) i sposobu wywiązywania się przez niego z obowiązków wynikających z przepisów materialnego prawa podatkowego. Z kontroli podatkowej sporządza się protokół kontroli. Mając zatem na uwadze przedmiotowy zakres kontroli, do przeprowadzania których upoważniony jest Burmistrz jako organ podatkowy, nie ma zaznaczenia ilość posiadanych nieruchomości. Kontrola dotyczy podatnika i z czynności kontrolnych prowadzonych w ramach danej kontroli powinien być sporządzony jeden protokół;

b) w protokołach kontroli nie odnotowano czy w czynnościach kontrolnych uczestniczył podatnik lub osoba przez niego upoważniona. Zgodnie z art. 285 § 1 Ordynacji podatkowej czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. Jeżeli kontrolowanym jest osoba lub jednostka wymieniona w art. 284 § 2 Ordynacji, czynności kontrolnych dokonuje się w obecności osób upoważnionych;     

c) osoby kontrolujące nie dokumentowały prowadzonych czynności. Z protokołów kontroli wynika, że w trakcie kontroli dokonano ustaleń m.in. w zakresie powierzchni gruntów i budynków. Brak jest w protokole opisu, w jaki sposób dokonano powyższych ustaleń, nie ma również załączników w postaci protokołów z oględzin nieruchomości. W związku z powyższym należy stwierdzić, że naruszono zasady dokumentowania czynności w postępowaniu kontrolnym wynikające z art. 290 § 4 Ordynacji podatkowej – str. 91-92 protokołu kontroli.

W wyniku badania prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości stwierdzono naruszenie art. 6 ust. 9 pkt 1 w zw. z art. 2 ust. 1 i art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849, ze zm.) przez podmioty wymienione w protokole kontroli na str. 93, poprzez niezłożenie deklaracji podatkowych. Każdy ze wskazanych podmiotów jest w posiadaniu nieruchomości stanowiącej własność jednostki samorządu terytorialnego, co skutkuje, w myśl art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy, przeniesieniem na posiadacza obowiązku podatkowego.

Analizując deklaracje podatkowe złożone prze podatników podatku rolnego ustalono, że podatnik wymieniony pod poz. 4 załącznika do protokołu kontroli naruszył przepisy art. 6a ust. 8 pkt 2  ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), w zw. z ust. 4, ponieważ składał korekty deklaracji kilka miesięcy po zdarzeniach mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego. W przypadku pierwszej korekty złożonej w dniu 3 kwietnia 2014 r. zdarzenie mające wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego miało miejsce w miesiącu styczniu 2014 r. Natomiast w przypadku drugiej deklaracji, dokumentującej zmiany zaistniałe we wrześniu, korekta wpłynęła 23 grudnia 2014 r. Nieterminowe składanie deklaracji przez tego samego podatnika stwierdzono również w przypadku podatku leśnego. Deklaracja wpłynęła w dniu 23 grudnia 2014 r., a zmiana powierzchni posiadanych gruntów miała miejsce we wrześniu 2014 r. Stanowi to naruszenie art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465, ze zm.) – str. 95 i 97 protokołu kontroli.

         Weryfikując prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych opłacanych przez podatników zaliczanych do kategorii osób fizycznych stwierdzono, że:

- w przypadku podatników wymienionych pod poz. 7 i 11 w załączniku nr 3/5 do protokołu kontroli organ podatkowy nie wyjaśnił przyczyn wadliwego opodatkowania budynków w przypadku pierwszym i posiadanych przez przedsiębiorców gruntów jako grunty pozostałe w obu przypadkach. Mając na uwadze treść art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych grunty będące w posiadaniu przedsiębiorcy są, co do zasady, związane z działalnością gospodarczą. Jednym z wyjątków od tej zasady jest sytuacja, gdy są to grunty związane z budynkiem mieszkalnym. W związku z powyższym należy ustalić status budynku wynikający z zapisów w ewidencji prowadzonej przez organ nadzoru architektoniczno-budowlanego. Jeżeli jego podstawowym przeznaczeniem jest funkcja mieszkalna to grunty związane z nim nie będą związane z działalnością gospodarczą. Prawdopodobieństwo naruszenia przywołanego przepisu w zakresie opodatkowania gruntów posiadanych przez przedsiębiorców stwierdzono również w przypadku podatników wymienionych pod poz. 23, 28 i 54. Z dokumentacji podatkowej wynika, że część gruntów podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości jest opodatkowana jako grunty pozostałe. W aktach podatkowych nie ma dokumentów, z których wynikałoby, że grunty te są związane z budynkami mieszkalnymi lub też ze względów technicznych można je uznać za niezwiązane z działalnością gospodarczą;

- podatnik wymieniony pod poz. 9 załącznika naruszył art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych ponieważ informacje w sprawie podatku od nieruchomości dotyczącą nowo wybudowanego budynku oddanego w listopadzie 2013 r. złożył w lutym 2014 r.;

-  w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 19 załącznika stwierdzono, że  organ podatkowy za podatnika uznaje spółkę cywilną, co stanowi naruszenie art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej, nie stanowi też jednostki organizacyjnej posiadającej podmiotowość prawną. Nie stanowi samodzielnego podmiotu prawa; podmiotami prawa pozostają wspólnicy spółki cywilnej. W związku z powyższym spółka cywilna nie może posiadać własnego mienia, nabywać praw i zaciągać zobowiązań, a zatem za podatnika należy uznać jej wspólników. Spółka cywilna to umowa zawarta przez wspólników w celu osiągnięcia określonego celu gospodarczego;

- naruszenie § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375 ze zm.) stwierdzono w przypadku podatników wymienionych pod poz. 2, 20, 21 i 23. Polegało to na prowadzeniu dla jednego podatnika dwóch kont w tym samym podatku;

- organ podatkowy opodatkowując podatników wymienionych pod poz. 25 i 27 naruszył art. 6c ust. 1 ustawy o podatku rolnym ponieważ nie objął łącznym zobowiązaniem pieniężnym nieruchomości podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości i nieruchomości rolnych – str. 97-99 protokołu kontroli.

Mając na uwadze opis zawarty na str. 101 protokołu kontroli należy ustalić, czy w przypadku podatników o nr kont 10250 i 11824 nie nastąpiło przedawnienie zaległych zobowiązań podatkowych. W przypadku pierwszego z wymienionych podatników wierzyciel wystawił trzy tytułu wykonawcze na zaległości z lat 2006-2009, w łącznej kwocie 198 zł. W październiku 2011 roku komornik dokonał wpłaty w wysokości 60,60 zł należności głównej i 34,70 zł odsetek, przy czym nie wskazał, którego okresu ona dotyczy. Wpłata została zaksięgowana na należność z roku 2008. W aktach wierzyciela nie ma dokumentów, z których wynikałoby czy i kiedy w przypadku należności z pozostałych okresów zastosowano środki egzekucyjne. Zgodnie z art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny. W przypadku drugiego z podatników, który posiadał zaległości z roku 2008, w dniu 2 sierpnia 2011 r. wierzyciel wystosował do organu egzekucyjnego pismo z zapytaniem o stan prowadzonej egzekucji. Organ egzekucyjny w odpowiedzi z dnia 18 września 2012 r. wskazał jakie czynności wykonano, natomiast żadna z nich nie jest środkiem egzekucyjnym, o którym mowa w art. 1a pkt 12 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji  (Dz. U. z 2014 r. poz. 1619, ze zm.). Jeżeli zatem od tamtego okresu nie podjęto właściwych działań egzekucyjnych, należność uległa przedawnieniu z końcem 2013 r.

Równocześnie badanie powszechności i prawidłowości działań upominawczych i egzekucyjnych, przeprowadzone na grupie dłużników wymienionych w załączniku nr 3/6 do protokołu kontroli, wykazało, że:

a) w przypadku podatników o nr kontach …[2] (II-IV rata) i …[3] wierzyciel nie w wystawił tytułu wykonawczego pomimo, iż zaległość nie została opłacona w terminie wynikającym z upomnienia,

b) tytuły wykonawcze wystawiono z naruszeniem zapisów pkt 4 rozdziału IV załącznika nr 7 do zarządzenia wewnętrznego Nr 9/12 Pana Burmistrza z dnia 10 lipca 2012 r., ponieważ od terminu zapłaty wynikającego z upomnienia minęło więcej niż 60 dni – str. 101-102 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej wykazała, że:

- bilety opłaty targowej nie zostały wskazane jako dokumenty podlegające specjalnej ewidencji mającej na celu zapobieganie ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. A zatem ich ewidencjonowanie w księdze druków ścisłego zarachowania jest niezgodne z § 20 części 6 w załączniku nr 4 do zarządzenia Pana Burmistrza Nr 9/12 z dnia 10 lipca 2012 r. w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości,

- bilety opłaty targowej nie zostały zatwierdzone przez kierownika jednostki jako dokumenty służące do udokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego. A zatem ich wykorzystywanie narusza § 4 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego,

- na pozostającej w grzbiecie części biletu nie ma daty pobrania opłaty od sprzedającego na targowisku. Nie jest zatem możliwe stwierdzenie czy inkasent dotrzymał terminu wpłaty wynikającego z art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej – str. 104-105 protokołu kontroli.

Mając na uwadze opis zawarty na str. 108-111 protokołu kontroli należy stwierdzić, iż nieprawidłowości wystąpiły także w obszarze stosowania przez organ podatkowy ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych. I tak w przypadku decyzji nr …[4] z jej uzasadnienia faktycznego nie wynika, które zdarzenie wskazane w uzasadnieniu prawnym było podstawą do udzielenia ulgi. Podatnik we wniosku stwierdza, że jest osobą bezrobotną, bez prawa do zasiłku, co powoduje, że jest w trudnej sytuacji materialnej. Według wyjaśnienia do uzasadnienia prawnego pod pojęciem ważnego interesu podatnika należy rozumieć znaczne obniżenie zdolności płatniczych spowodowanych wypadkiem losowym (np. powódź, pożar) lub zaistnienia innej trudnej sytuacji, której podatnik nie mógł przewidzieć lub której nie mógł zapobiec. Natomiast interes publiczny to pewna potrzeba (dobro), której zaspokojenie powinno służyć zbiorowości lokalnej lub całemu społeczeństwu. Organ podatkowy w uzasadnieniu faktycznym nie wskazał, dlaczego uznał, że w tej sprawie występują przesłanki umożliwiające zastosowanie ulgi. Większość zdarzeń, które wskazano w uzasadnieniu prawnym ma charakter nagły, trudny do przewidzenia i na które podatnik nie miał wpływu. Zebrany materiał dowodowy oraz opis ustaleń dotyczących  stanu faktycznego nie potwierdza ich występowania. Zgodnie z art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Jeżeli zatem organ podatkowy ma informacje, które wskazują na występowanie przesłanek powinien je przedstawić w uzasadnieniu decyzji. W innym przypadku naraża się na zarzut udzielenia ulgi z naruszeniem art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej, bez potwierdzenia istnienia jednej z dwóch przesłanek do zastosowania ulgi.

W przypadku decyzji nr …[5] postępowanie podatkowe trwało dłużej niż miesiąc, co stanowi naruszenie art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej (wniosek z dnia 17 listopada 2014 r. – decyzja wydana 24 grudnia 2014 r.).

Kolejnym uchybieniem było formalne niezakończenie postępowania po wyrażeniu prośby o to przez podatnika. Z akt podatkowych wynika, że po złożeniu wniosku o zastosowanie ulgi, w trakcie postępowania podatnik wystąpił z pismem, w którym wskazał, że wycofuje prośbę. Pismo to należy traktować jako wniosek o umorzenie formalnie wszczętego postępowania podatkowego. Zgodnie z art. 208 § 2 Ordynacji podatkowej organ podatkowy w takiej sytuacji jest zobligowany do wydania decyzji o umorzeniu postępowania jeżeli nie sprzeciwiają się temu inne strony postępowania oraz nie zagraża to interesowi publicznemu.

Analizując poddane kontroli konta podatkowe podatników, w 3 przypadkach stwierdzono nieprawidłowości w zakresie poboru odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych. W przypadku podatnika o nr konta …[6] zawyżono kwotę pobranych odsetek. Mając na uwadze kwotę zaległości, termin płatności oraz datę wpłaty należne odsetki wynoszą 26 zł. Z zapisów konta wynika, że pobrano odsetki w wysokości 28 zł. Również w przypadku podatnika o nr konta …[7] stwierdzono zawyżenie wysokości opłaconych odsetek. W kasie Urzędu podatnik wpłacił odsetki w wysokości 21 zł. Natomiast na dzień zapłaty ich wysokość wynosiła 20 zł. Z kolei w przypadku podatnika o nr konta …[8] stwierdzono, że w wyniku księgowania zgodnie z zapisami deklaracji, które podatnik składał z naruszeniem  art. 9 ust. 6 i art. 11 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, saldo na koncie podatkowym nie odzwierciedla stanu faktycznego. W miesiącu lutym 2014 r. podatnik zakupił sześć pojazdów podlegających opodatkowaniu, które nie zostały wykazane w deklaracji złożonej w dniu 21 lutego 2014 r. Następnie w miesiącach kwiecień, maj i sierpień sprzedał trzy pojazdy. Wszystkie wymienione zmiany w podstawie opodatkowania zostały wykazane dopiero w deklaracji złożonej w dniu 5 grudnia 2014 r. Mając na względzie przepisy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podatnik do dnia 15 marca powinien złożyć deklarację wykazując w niej przypis na kwotę 6.654 zł. W tym samym terminie powinna być opłacona I rata podatku za zakupione w trakcie roku pojazdy. W maju podatnik powinien złożyć kolejną deklarację tym razem z odpisem na kwotę 802 zł (sprzedaż w kwietniu), w czerwcu należało złożyć kolejną deklarację z odpisem na kwotę 701 zł (sprzedaż w maju). Ostatnia deklaracja powinna wpłynąć we wrześniu. Odpis z tytułu sprzedaży powinien wynieść 659 zł. Mając na uwadze opis zawarty na str. 112 protokołu kontroli, na koniec roku na koncie podatnika powinna figurować zaległość w wysokości 49,50 zł.

Badając prawidłowość przyznania dodatków specjalnych stwierdzono, że przyznał Pan kierownikowi Referatu Wodociągów i Kanalizacji dodatek w wysokości 400 zł na okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. oraz na okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r. za wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Wykorzystywanie samochodu prywatnego nie ma charakteru okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, będących podstawą przyznania dodatku specjalnego zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202). Finansowanie kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych powinno następować w formie miesięcznego ryczałtu, wypłacanego na podstawie zawartej z pracownikiem umowy o wykorzystanie samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych, określającej miesięczny limit kilometrów na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U Nr 27, poz. 271 ze zm.). Należy zauważyć, że w przypadku gminy o liczbie mieszkańców nieprzekraczającej 100 tys. miesięczny ryczałt nie może być wyższy niż 250,74 zł – § 3 ust. 2 pkt 1 w zw. z § 4 ust. 1 rozporządzenia. Ponadto podlega on obniżeniu o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy z powodów wskazanych w § 4 ust. 2 rozporządzenia oraz za każdy dzień, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Liczba dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, powinna wynikać ze składanego przez niego co miesiąc oświadczenia. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że cel przyznania dodatku został mylnie określony, gdyż pracownik wykonuje zadania dodatkowe związane z nadzorowaniem prac remontowych i inwestycyjnych oraz usuwaniem awarii wodociągowych i kanalizacyjnych.

Ponadto dodatki specjalne zostały przyznane „za dodatkowe prace wykonywane w okresie zimowym” (bez bliższego sprecyzowania) wskazanym w protokole kontroli podinspektorowi i robotnikowi gospodarczemu (od grudnia 2013 r. do lutego 2014 r. i od listopada 2014 r. do marca 2015 r.), a także inspektorowi ds. USC w okresie od listopada 2014 r. do 30 czerwca 2015 r. – przy braku jakiegokolwiek określenia zwiększonych obowiązków lub dodatkowo powierzonych zadań. W złożonym kontrolującym wyjaśnieniu wskazuje Pan, że zwiększone obowiązki w okresie zimowym polegały na odśnieżaniu, posypywaniu ulic i chodników oraz placów miejskich, a dodatek specjalny inspektorowi ds. USC przyznano w związku z obciążeniem zadaniami wynikającymi z wdrażania nowego Systemu Rejestrów Państwowych – str. 117-118 protokołu kontroli.

         W świetle przywołanego wyżej art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, określającego podstawy przyznania dodatku specjalnego, przyznanie tego dodatku powinno następować przy dostatecznie precyzyjnym określeniu obowiązków służbowych, które uległy okresowemu zwiększeniu, lub okresowo powierzonych dodatkowych zadań.

         Badając prawidłowość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stwierdzono, iż w uchwale budżetowej na 2014 r. planowano wydatki z tego tytułu w kwocie 76.633 zł. Do końca maja 2014 r. przekazano na rachunek Funduszu kwotę 57.474,75 zł, a we wrześniu pozostałą kwotę 19.158,25 zł. W dniu 3 grudnia 2014 r. dokonano korekty odpisu, po której wyniósł on 68.461,75 zł. W dniu 11 grudnia 2014 r. zwrócono na rachunek budżetu 8.471 zł w związku z korektą odpisu. Faktycznie przelana w 2014 r. na rachunek Funduszu kwota wyniosła zatem 68.162 zł. Prawidłowo wydatki powinny jednak wynieść 68.461,75 zł, czyli o 299,75 zł więcej. W wyniku kontroli o wskazaną kwotę została zwiększona kwota naliczenia Funduszu na 2015 r. – str. 121 protokołu kontroli.

Analizie poddano postępowanie w sprawie zamówienia publicznego na udzielenie i obsługę kredytu długoterminowego w kwocie 1.300.000 zł. Stwierdzono, że zamawiający pismem z dnia 16 lipca 2014 r. odrzucił ofertę PKO BP z Białegostoku na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) z powodu wypełnienia w formularzu ofertowym pozycji „Inne opłaty”, w której wykonawca wstawił prowizję za udzielenie kredytu w wysokości 6.500 zł. Było to sprzeczne ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, która nie przewidywała innych kosztów poza oprocentowaniem. Zamieszczenie w formularzu ofertowym pozycji „Inne opłaty” należy ocenić w świetle postanowień specyfikacji jako niespójność dokumentacji stanowiącej podstawę przeprowadzenia postępowania, która mogła wprowadzać wykonawców w błąd – str. 119 protokołu kontroli.

Badając postępowanie o udzielenie zamówienia na przebudowę ul. Księcia Józefa Poniatowskiego w Brańsku wraz z budową kanalizacji deszczowej stwierdzono, że wykonawca pismem z 29 lipca 2014 r. zwrócił się do zamawiającego z prośbą o przedłużenie terminu realizacji zamówienia do 15 sierpnia 2014 r. ze względu na konieczność wykonania dodatkowych i niemożliwych do przewidzenia robót, niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia w rozdziale IX pkt 7 przewidywała możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty m.in. w przypadku wystąpienia konieczności wykonania dodatkowych i niemożliwych do przewidzenia robót, związanych ze zmianą terminu ich wykonania. Podczas kontroli nie okazano dokumentacji wskazującej, czego miały dotyczyć dodatkowe i niemożliwe do przewidzenia roboty. Pan Burmistrz wyjaśnił, że w czasie trwania robót okazało się, że ulica Poniatowskiego to teren, o wysokim poziomie wód gruntowych, podmokły, na którym znajduje się dużo ,,kurzawek’’ .W związku z powyższym należało wykonać odwodnienie na znacznej części drogi. Prace z tym związane zostały przeprowadzone przez referat wodociągów mi kanalizacji co spowodowało wstrzymanie prac wykonywanych przez Przedsiębiorstwo Robót Drogowo – Mostowych ,,TRAKT’’ i przesunięcie terminu zakończenia zadania – str. 129-130 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto także udzielanie zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro, pod kątem zgodności procesu wyłonienia wykonawców z procedurami ustanowionymi przez Pana Burmistrza. Kontrolowana jednostka udzieliła zamówienia na termomodernizację i wymianę dachu budynku mieszkalnego przy ul. Kościuszki stosując zasady przyjęte przepisami wewnętrznymi dla zamówień o wartości od 5.001 euro do 14.000 euro. Rozpoznania rynku dokonano na podstawie zapytania ofertowego skierowanego do 4 oferentów w dniu 9 czerwca 2014 r. Wartość szacunkowa tego zamówienia – 84.685,99 zł netto, zgodnie z kosztorysem inwestorskim – przesądzała jednak o obowiązku zastosowania procedury wyboru wykonawców zamówień o wartości od 14.001 euro do 30.000 euro. Zarządzeniem Pana Burmistrza nr 7/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustalono, że przy zamówieniu o wartości przekraczającej 14.000 euro zamawiający powinien umieścić zapytanie ofertowe wraz z załącznikami na stronie internetowej i tablicy ogłoszeń co najmniej 7 dni przed wyborem oferty – str. 131 protokołu kontroli.

Weryfikując prawidłowość wyceny tej inwestycji stwierdzono zaniżenie jej wartości o 500 zł z powodu niezaliczenia do kosztów kwoty 500 zł opłaconej za wykonanie kosztorysu inwestorskiego. Naruszono tym samym zasady wyceny określone przepisami art. 28 ust. 1 pkt 1 i 2 i ust. 8 ustawy o rachunkowości – str. 132 protokołu kontroli.

Okazana kontrolującym dokumentacja traktowana przez jednostkę jako ewidencja analityczna gruntów nie spełnia wymagań stawianych ustawą o rachunkowości dla ksiąg rachunkowych. W szczególności zapisy w niej dokonane nie posiadają cech zapisu księgowego w świetle przepisów art. 23 ustawy o rachunkowości, tj. daty dokonania operacji gospodarczej, określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji. Analiza rzetelności danych zawartych w ewidencji gruntów wykazała, że mimo sporządzenia dowodu LT dotyczącego sprzedaży w 2013 r. działki nr 1935/1, wartość księgowa tej nieruchomości wynosząca 8.489 zł nadal znajduje się w ewidencji analitycznej; nie zmniejszono o nią także stanu środków trwałych na koncie syntetycznym 011 – str. 73-74 protokołu kontroli.

W zakresie ewidencji materiałów – jak wynika z ustaleń zawartych na str. 125 i 133-134 protokołu kontroli – stwierdzono prowadzenie ewidencji węgla niezgodnie z zasadami funkcjonowania konta 310 przyjętymi w zakładowym planie kont. Z zasad tych wynika, że na koncie 310 ujmuje się, równocześnie ze zmniejszeniem kosztów, wartość materiałów niezużytych do końca roku (w tym węgla) wynikającą z wyceny stanu ustalonego w drodze inwentaryzacji na koniec roku; świadczy to o przyjęciu zasady odpisywania m.in. węgla w koszty w momencie zakupu. Tymczasem, jak wynika z ustaleń kontroli, węgiel ujmowany był w momencie zakupu na koncie 310, zaś na koniec 2014 r. wyksięgowano jego wartość w kwocie 140.431,53 zł, wynikającą ze sporządzonego protokołu zużycia.

W okresie objętym kontrolą na terenie gminy nie obowiązywał plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Plan ten powinien być sporządzony przez Pana Burmistrza, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 25 ust. 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Okres objęty planem obejmuje 3 lata, zaś elementy planu wymienia art. 23 ust. 1d ustawy o gospodarce nieruchomościami. W trakcie kontroli, zarządzeniem nr 51 z dnia 25 września 2015 r., przyjęto plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości na lata 2015-2017 – str. 135 protokołu kontroli.

Posiadane przez Urząd Miasta plany finansowe instytucji kultury nie w pełni odpowiadały wymogom ustawy o finansach publicznych, ponieważ sporządzane były w zakresie przychodów i wydatków. Zgodnie z art. 30 ustawy o finansach publicznych samorządowe osoby prawne sporządzają plany finansowe zgodnie z ustawami o ich utworzeniu, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. W myśl regulacji zawartych w art. 31 ustawy o finansach publicznych w planie finansowym samorządowej osoby prawnej winny być wyodrębnione koszty, a nie wydatki – str. 137-138 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

         Organem wykonawczym gminy miejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m. in. przygotowania projektów uchwał Rady Miasta, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Miasta. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają  przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu Miasta konta 132 „Rachunek  dochodów jednostek budżetowych”, a z planu kont budżetu konta 139 „Inne rachunki bankowe”,

b) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu konta 410, mając na uwadze przyjęty opis konta, stwierdzony podczas kontroli sposób jego wykorzystywania, a także fakt, iż według opisu kont zespołu 4 zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. wszystkie koszty niepodlegające ujęciu na kontach 400-405 powinny być ujmowane jako pozostałe koszty rodzajowe na koncie 409, w związku z czym, z racji, że obowiązujące przepisy prawa nie definiują pojęć „pozostałe koszty”, „inne świadczenia” oraz „pozostałe obciążenia”, brak zasadności dalszego uszczegółowiania operacji podlegających ewidencji na koncie 409,

c) wprowadzenie do zakładowego planu kont Urzędu konta 300,

d) wyeliminowanie sprzeczności w zakresie zasad ewidencji pozostałych środków trwałych, dotyczących dolnej granicy wartości składników podlegających ujęciu na koncie 013.

2. Zapewnienie należytego obiegu dokumentów w Urzędzie, mając na względzie w szczególności, aby do księgowości trafiały dokumenty dotyczące wszystkich operacji podlegających ujęciu w księgach rachunkowych.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ewidencjonowanie dostaw niefakturowanych w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej niniejszego wystąpienia;

b) skorygowanie – z zastosowaniem uwag zawartych w protokole kontroli; w szczególności poprzez dokonanie stosownych zapisów na koncie 080 – stanu ewidencyjnego polegającego na zawyżeniu aktywów jednostki w wyniku błędnych zapisów dotyczących dostaw niefakturowanych i nabycia gruntów,

c) zaniechanie księgowania operacji przyjęcia środków trwałych z inwestycji lub zakupu z wykorzystaniem konta 800,

d) prawidłowe ewidencjonowanie operacji opodatkowanych podatkiem VAT i rozliczeń z urzędem skarbowym dotyczących tego podatku; w tym celu:

- pomniejszanie wartości inwestycji o podatek VAT podlegający odliczeniu; odnoszenie tego podatku z konta 080 na konto 225,

- ujmowanie wartości sprzedaży opodatkowanej na kontach zespołu 7 w kwocie netto; odnoszenie kwoty podatku VAT wynikającej z wystawionych faktur na konto 225, jako podlegającej rozliczeniu z urzędem skarbowym;

- zaliczanie do kosztów działalności wyłącznie podatku VAT wynikającego z faktur dotyczących zakupów, z których nie podlega on odliczeniu; w przypadku zakupów, z których VAT może być odliczony, ujmowanie jego wartości na stronie Wn konta 225;

- zapewnienie (w konsekwencji przestrzegania przedstawionych wyżej zasad), aby w ewidencji księgowej na koncie 225 ujmowany był stan należności lub zobowiązań wobec urzędu skarbowego z tytułu rozliczenia podatku VAT naliczonego i należnego, wynikający z aktualnej deklaracji, zaś dochody budżetu nie były bezpodstawnie powiększane o VAT podlegający rozliczeniu z urzędem skarbowym,

e) ujmowanie równowartości wydatków dokonanych z plan finansowego Urzędu na finansowanie inwestycji zapisem Wn 810 – Ma 800,

f) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800 w sposób umożliwiający ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki na potrzeby sporządzenia zestawienia zmian w funduszu jednostki,

g) zaniechanie księgowania w koszty działalności bieżącej udzielanych dotacji; ujmowanie wszystkich przekazanych dotacji zapisem Wn 224 – Ma 130 a ich rozliczenia Wn 810 – Ma 224,

h) księgowanie wpłat na Fundusz Wsparcia Policji przeznaczonych na finansowanie inwestycji zapisem Wn 800 – Ma 130, a przeznaczonych na finansowanie działalności bieżącej zapisem Wn 409 – Ma 130;

i) zmianę zasad ewidencji operacji dotyczących środków budżetu; w tym celu:

- likwidację kont 133-10 i 139,

- zaniechanie prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 133 według rodzajów przelewów dokonywanych z rachunku budżetu,

- ewidencjonowanie obrotów i sald na rachunku lokat w ramach konta 133 (np. na koncie 133-3), stosując zapisy wskazane w części opisowej wystąpienia,

j) księgowanie rozliczeń z PUW z tytułu zrealizowanych dochodów z zadań zleconych z wykorzystaniem konta 224 w księgach budżetu,

k) zaprzestanie wykorzystywania konta 222 w ewidencji budżetu do księgowania wpływów dochodów następujących bezpośrednio na rachunek budżetu, mając na uwadze, że konto to podlega stosowaniu tylko w sytuacji rozliczeń z jednostką budżetową miasta odprowadzającą pobrane dochody na rachunek budżetu,

l) zaprzestanie księgowania w ewidencji Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej dochodów zrealizowanych przez inne jednostki budżetowe miasta, mając na uwadze wynikające stąd zawyżenie dochodów i przychodów w ewidencji Urzędu, a w konsekwencji brak rzetelnych danych do sporządzenia sprawozdawczości jednostkowej Urzędu,

ł) wyksięgowanie z konta 226 rzekomych należności miasta z tytułu opłat za zezwolenie na zajęcie pasa drogowego, związanych z zajmowaniem pasa w przyszłych latach; coroczne księgowanie na koncie 221 przypisu należnej za dany rok opłaty,

m) przestrzeganie zasady memoriału poprzez dokonywanie na koniec roku przypisu zobowiązań z tytułu odsetek od zobowiązań finansowych w wysokości odpowiadającej kosztom obciążającym upływający rok Wn 751 – Ma 240,

n) naliczanie i ewidencjonowanie w księgach na koncie 750 na koniec każdego kwartału odsetek od nieuiszczonych w terminie należności, a także nieuiszczonych w terminie należności z tytułu oprocentowania należności rozłożonych na raty,

o) ujęcie w księgach skorygowanej należności od podmiotu, na rzecz którego dokonano przekształcenia prawa użytkowania wieczystego działek nr 1515/1 i 1899 w prawo własności, mając na uwadze dotychczasowe naliczanie zawyżonego oprocentowania z tytułu rozłożenia należności na raty, wynikające z przyjęcia niewłaściwego dnia, od którego liczono oprocentowanie,

p) przeksięgowywanie na początku roku, z konta 226 na konto 221, rozłożonych na raty należności z tytułu zbycia nieruchomości i przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, w części przypadającej do spłaty w danym roku budżetowym, zapisami Wn 840 – Ma 760 i Wn 221 – Ma 226,

q) wykazywanie zgodnych ze stanem rzeczywistym kwot należności na koncie syntetycznym 226,

r) zmniejszanie wartości budynku ujętego w ewidencji środków trwałych w związku ze zbyciem lokalu mieszkalnego w tym budynku,

s) uwzględnianie w kosztach inwestycji wszystkich kosztów z nią związanych, mając na uwadze prawidłowość jej wyceny,

t) prowadzenie ewidencji analitycznej gruntów w sposób spełniający wymagania ustawy o rachunkowości stawiane księgom rachunkowym,

u) bieżące dokonywanie w księgach zapisów wynikających z obrotu środkami trwałymi,

v) prowadzenie ewidencji węgla w sposób przewidziany regulacjami wewnętrznymi dla rzeczowych składników majątku obrotowego; ewentualnie rozważenie ich zmiany, jeżeli nie odpowiadają faktycznym potrzebom jednostki,

w) przekazanie kierownikowi i głównemu księgowemu MOPS uwag zapewniających wyeliminowanie wskazanych w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej należności z funduszu alimentacyjnego oraz odpisów aktualizujących te należności.

4. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) przestrzeganie zasady wymagającej zachowania zgodności między sumą danych sprawozdań jednostkowych a danymi sporządzanego przez Pana sprawozdania zbiorczego lub łącznego,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S dochodów otrzymanych z tytułu części oświatowej subwencji w wysokości wpływów na rachunek budżetu w danym roku budżetowym (raty subwencji za miesiące luty-grudzień plus otrzymana w grudniu rata subwencji za styczeń następnego roku budżetowego),

c) zapewnienie prawidłowości sporządzania przez kierownika MOPS jednostkowych sprawozdań Rb-27ZZ w zakresie zaniechania wypełniania kol. 7 i danych podlegających wykazaniu w kol. 8,

d) dokonywanie w bilansie budżetu podziału zobowiązań finansowych na długoterminowe i krótkoterminowe, mając na uwadze przepisy art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości,

e) zapewnienie prawidłowej prezentacji przychodów w jednostkowych rachunkach zysków i strat sporządzanych przez jednostki budżetowe miasta,

f) zapewnienie rzetelnej analizy formalnej i merytorycznej prawidłowości sprawozdań przekazywanych Panu przez jednostki organizacyjne,

g) zapewnienie ewidencjonowania na koncie 976 i prezentacji w sprawozdawczości finansowej wzajemnych rozliczeń między jednostkami, których sprawozdania podlegają łączeniu.

5. Zaprzestanie obciążania Zespołu Szkół za dowożenie uczniów wykonywane przez Urząd Miasta, mając na uwadze, że powoduje to nieuzasadnione, sztuczne zawyżenie dochodów i wydatków budżetu związanych z realizacją tego zadania.

6. W zakresie przekształcania prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości:

a) przedłożenie Radzie Miasta projektu uchwały określającej zagadnienia wymienione w art. 4 ust. 7 pkt 2 i ust. 11a ustawy z 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego…; do czasu wejścia w życie tej uchwały zaniechanie udzielania bonifikat od opłat za przekształcenie, mając na uwadze brak właściwej podstawy prawnej,

b) dokonywanie wpisu hipoteki przymusowej zabezpieczającej należności miasta wynikające z rozłożenia na raty opłaty za przekształcenie,

7. Pisemne powierzenie obowiązków w zakresie analizy obrotu nieruchomościami na terenie miasta po kątem wystąpienia okoliczności uzasadniających żądanie zwrotu udzielonych bonifikat od opłaty za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności i od ceny zbywanej nieruchomości.

8. Zapewnienie klasyfikowania dochodów z opłat za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości w par. 0760.

9. W zakresie sprzedaży nieruchomości:

a) sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w drodze bezprzetargowej,

b) zamieszczanie wyciągu z ogłoszenia o przetargu na sprzedaż nieruchomości o cenie wywoławczej przekraczającej 10.000 euro w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywana nieruchomość,

c) zaprzestanie określania przez komisję przetargową kwoty postąpienia w przetargu, mając na uwadze, że uprawnienie w tym zakresie posiadają uczestnicy przetargu, a przyjęte przez nich postąpienie nie może być niższe niż 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych,

d) zamieszczanie w protokole z przetargu informacji o osobach (podmiotach) dopuszczonych do postępowania,

e) pisemne powiadamianie nabywców wyłonionych w drodze przetargu o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego.

10. Zawieranie z tym samym kontrahentem kolejnej umowy najmu lub dzierżawy gruntów i lokali użytkowych na okres do 3 lat, w wyniku której łączny czas trwania najmu lub dzierżawy przekracza 3 lata, po uzyskaniu zgody Rady Miasta na zawarcie takiej umowy.

11. Przedstawienie Radzie Miasta projektu uchwały w sprawie ustalenia stawek opłaty adiacenckiej na podstawie przepisów art. 98a ust. 1 i art. 146 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

12. Niezwłoczne wykonanie w stosunku do wszystkich wspólnot mieszkaniowych wniosków pokontrolnych wystosowanych do Pana w wystąpieniu z dnia 29 lutego 2012 r., zacytowanych w części opisowej niniejszego wystąpienia.

13. Pisemne powierzenie właściwemu pracownikowi obowiązków w zakresie analizy obrotu nieruchomościami na terenie miasta pod kątem zaistnienia podstaw do ustalenia opłaty planistycznej.

14. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia i dokumentowania kontroli podatkowych.

15. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń oraz ich skutków finansowych.

16. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w celu zachowania prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego i formalno-prawnej poprawności wydawanych decyzji dotyczących ulg w zapłacie podatku.

17. Wyeliminowanie uchybień w zakresie zasad ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania.

18. Przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego w zakresie dokumentów służących do dokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego oraz liczby prowadzonych kont dla podatników.

19. Respektowanie postanowień przepisów wewnętrznych w zakresie prowadzenia działań upominawczych i egzekucyjnych.

20. Precyzyjne uzasadnianie podstaw przyznawania dodatku specjalnego, mając na względzie obowiązek wykazania, że zaistniały przesłanki określone w art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, a także, że mają one okresowy charakter.

21. Przelewanie na rachunek ZFŚS środków odpowiadających wysokości dokonanego odpisu, z uwzględnieniem jego korekty.

22. W zakresie zamówień publicznych:

a) zamieszczanie w formularzu ofertowym postanowień niewykazujących sprzeczności ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia,

b) precyzyjne dokumentowanie okoliczności mających wpływ na przedłużenie terminu realizacji zadania.

23. Przestrzeganie wprowadzonych przez Pana procedur wewnętrznych udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro.

24. Opracowywanie programu gospodarowania zasobem nieruchomości, stosownie do przepisów przywołanych w części opisowej wystąpienia.

25. Wskazanie kierownikom instytucji kultury na obowiązek sporządzania planów finansowych zgodnie z przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

26. Zapewnienie rzetelnej realizacji wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku