Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Przedszkolu Nr 1 w Siemiatyczach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 października 2015 roku (znak: RIO.I.6002-14/15), o treści jak niżej:

Pani

Grażyna Małgorzata Komuda

Dyrektor Przedszkola Nr 1

w Siemiatyczach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Przedszkola Nr 1 w Siemiatyczach za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację dochodów i wydatków budżetowych, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem miasta.

Badanie ksiąg rachunkowych, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazało nieprawidłowości polegające na:

a) nieprawidłowym ustaleniu sald rozrachunków na kontach 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” i 234 „Pozostałe rozrachunki w pracownikami”, na których wykazano salda dwustronne, zamiast jednostronnych. Wykazane na kontach na koniec 2014 r. zobowiązania stanowiły łączną kwotę 345.954,61 zł, zaś należności wynosiły 290.786,64 zł. W rzeczywistości zobowiązania jednostki wynosiły 70.432,84 zł, a należności 15.265 zł. W trakcie kontroli dokonano zmian w bilansie otwarcia ksiąg rachunkowych na 2015 r. poprzez wprowadzenie właściwych sald – str. 4-5 protokołu kontroli,

b) nieujęciu w księgach środków pieniężnych wniesionych przez wykonawcę tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy; środki te w wysokości 6.088,60 zł (wraz z odsetkami wynoszącymi na dzień 31 grudnia 2014 r. 221,80 zł) przechowywano na rachunku depozytowym w formie lokaty, lecz nie ewidencjonowano ich w księgach; zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia obroty i saldo tego rachunku powinno być wykazane na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało zwrócone wykonawcy w dniu 31 stycznia 2015 r. – str. 7 protokołu kontroli,

c) dokonywaniu rozliczeń z budżetem miasta z tytułu zrealizowanych przez Przedszkole dochodów budżetowych (w trakcie 2014 r. wyniosły one 155,94 zł i dotyczyły odsetek naliczonych przez bank od środków pieniężnych gromadzonych na rachunku bieżącym) z pominięciem konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”; odprowadzane dochody księgowano bezpodstawnie na zmniejszenie przychodów zapisem Wn 750 „Przychody finansowe” – Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki” – str. 9-10 i 26 protokołu kontroli,

d) zaksięgowaniu przelewu na rachunek budżetu miasta dochodów z tytułu odsetek od wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w wysokości 63,08 zł, pozostających na nim na dzień 31 grudnia 2014 r., zapisem ujemnym Wn 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych” – Ma 132. Operację tę należało ująć zapisem Wn 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – Ma 132 – str. 6 protokołu kontroli,

e) niedokonywaniu przypisu należnych opłat za korzystanie z wyżywienia i dodatkowe godziny pobytu dzieci w Przedszkolu, stanowiących źródło dochodów wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych; w efekcie w księgach rachunkowych według stanu na koniec 2014 r. nie ujęto należności w łącznej kwocie 335,93 zł. Stan tych należności wynikał z okazanego w trakcie kontroli zestawienia wykazu zaległości sporządzonego przez intendenta i podpisanego przez Panią Dyrektor – str. 10 protokołu kontroli,

f) błędnym zaksięgowaniu zakupionej kserokopiarki o wartości 3.590 zł na koncie 013 „Pozostałe środki trwale”, zamiast na koncie 011 „Środki trwałe”. Wymieniony składnik majątku, z uwagi na jego początkową wartość wyższą niż określona w § 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia, oraz zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia zasady funkcjonowania konta 011, kwalifikował się do ujęcia na koncie 011. W trakcie kontroli dokonano stosownego przeniesienia wartości kserokopiarki z konta 013 na konto 011. Jak ustalono, opłacenia wydatku za zakup kserokopiarki dokonano ze środków wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych. Należy dodać, że wydatek ten posiadał cechy uzasadniające zakwalifikowanie go jako wydatku inwestycyjnego (par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”), zaś Przedszkole nie posiadało w planie finansowym dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku i wydatków nimi finansowanych limitu na realizację wydatków majątkowych. Wydatek został nieprawidłowo sklasyfikowany w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, wbrew zasadom określonym przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.). Stwierdzony stan faktyczny posiada zatem cechy dokonania wydatku przy braku limitu w planie finansowym, co nie zostało uwidocznione w sprawozdawczości ze względu na zastosowanie nieprawidłowej podziałki klasyfikacji budżetowej. Zgodnie z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542), plany dochodów i wydatków nimi finansowanych, o których mowa w art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), ujęte w uchwale budżetowej stanowią prognozę gromadzonych dochodów, a w zakresie wydatków – nieprzekraczalny limit. Ogólną zasadę dokonywania wydatków w granicach limitów określonych w planie finansowym wyrażają przepisy zawarte w art. 44 ust. 1 pkt 3, art. 52 ust. 1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych – str. 24 protokołu kontroli,

g) niewłaściwej ewidencji odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – z pominięciem zaksięgowania naliczonego odpisu jako zobowiązania na koncie 240 w korespondencji z kontem 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – str. 20 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli sprawozdawczości budżetowej ustalono, iż w rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2014 r. wykazane zobowiązania w poz. „ogółem” wynosiły 148.205,56 zł, natomiast zobowiązania wynikające z ewidencji księgowej wynosiły ogółem 147.096,88 zł. Różnica stanowiła kwotę 1.108,68 zł. Z wyjaśnień głównego księgowego wynika, że powstała ona na skutek nie pomniejszenia zobowiązania wobec ZUS o zasiłek chorobowy za miesiąc grudzień. Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 1 i § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.) istnieje wymóg sporządzania sprawozdań jednostkowych na podstawie ewidencji księgowej oraz zgodności kwot wykazanych w sprawozdaniach z danymi wynikającymi z tej ewidencji. Z ustaleń kontroli wynika, że nie dokonano korekty rocznego sprawozdania Rb-28S do danych ostatecznie ujętych w księgach 2014 r. do czasu zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 5-6 protokołu kontroli.

         Sprawdzenie prawidłowości wydatków z tytułu podróży służbowych wykazało błędne ustalenie wypłacanej diety, na kwotę 11,50 zł. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, począwszy od 1 marca 2013 r., wynosi 30 zł; jeżeli zaś podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 (tego typu przypadki występowały w kontrolowanej jednostce) przysługuje 50% diety, tj. 15 zł. Zaniżenie wypłat diet wyniosło łącznie 14 zł – str. 21 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość pobierania dochodów z tytułu wpłat za korzystanie przez dzieci z wyżywienia (gromadzonych na wyodrębnionym rachunku) stwierdzono, że dochody z tego tytułu w 2014 r. wyniosły 136.035,46 zł (par. 083 „Wpływy z usług”), zaś wydatki na zakup artykułów żywnościowych ukształtowały się na poziomie 105.707,13 zł (par. 4220 „Zakup środków żywności”); łącznie z zobowiązaniami na koniec 2014 r. wartość zakupów artykułów żywnościowych wynosiła zaś 107.102,47 zł. Obwiązująca w okresie objętym kontrolą dzienna stawka żywieniowa, ustalona przez Panią Dyrektor zarządzeniem Nr 4/2013 z dnia 28 grudnia 2013 r., wynosiła 4,87 zł. Jak stanowią przepisy art. 67a ust. 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, ze zm.), warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki, ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę. Stosownie zaś postanowień art. 14 ust. 6 tej ustawy, do ustalania opłat za korzystanie z wyżywienia w przedszkolach publicznych oraz publicznych innych formach wychowania przedszkolnego przepisy art. 67a stosuje się odpowiednio. Nie okazano pisemnego udokumentowania porozumienia z Burmistrzem w tej kwestii.

Z danych uzyskanych w wyniku odjęcia kwoty 107.102,47 zł zł od sumy uzyskanych dochodów wynika, że wpływy za żywienie niewykorzystane na wydatki związane z zakupem artykułów żywnościowych wyniosły 28.932,99 zł. Powyższe świadczy o naruszeniu regulacji art. 67a ust. 4 w zw. z art. 14 ust. 6 ustawy o systemie oświaty odnoszącej się do kwestii odpłatności za korzystanie z wyżywienia w przedszkolu publicznym i celu jej przeznaczenia. Zgodnie z art. 67a ust. 4 ustawy opłaty za korzystanie z wyżywienia w przedszkolu publicznym powinny być kalkulowane na poziomie zapewniającym wyłącznie pokrycie kosztów zakupu artykułów żywnościowych, tzw. wsadu do kotła. Do opłaty pobieranej za posiłek nie wlicza się pozostałych kosztów przygotowania posiłku, czyli wynagrodzeń pracowników stołówki i składek od nich naliczanych oraz kosztów utrzymania stołówki. W złożonym wyjaśnieniu wskazała Pani, iż produkty żywnościowe zostały zakupione najwyższej jakości u znanych dla jednostki przedszkola kontrahentów za dogodne ceny, dzieci przebywające w naszym przedszkolu otrzymują pełnowartościowe co do wielkości i kaloryczności posiłki. Zgodnie z koniecznością zamknięcia rachunku bankowego dochodów własnych saldem zerowym na koniec roku powstała różnica z wpłat została przeznaczona na zakup środków czystości i wyposażenia sal – str. 11-13 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowych jednostek budżetowych.

         Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Przedszkola, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych..

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na głównym księgowym Przedszkola. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, w szczególności poprzez:

a) ustalanie w księgach prawidłowych sald kont rozrachunkowych,

b) ujmowanie w księgach, na koncie 139, obrotów i sald rachunku depozytowego,

c) odprowadzanie do budżetu zrealizowanych dochodów za pośrednictwem konta 222,

d) ewidencjonowanie przekazania do budżetu środków pozostających na dzień 31 grudnia na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych z wykorzystaniem konta 820,

e) ujmowanie w księgach rachunkowych należności Przedszkola z tytułu opłat za żywienie i dodatkowe godziny pobytu dzieci w Przedszkolu, co najmniej według stanu na koniec każdego kwartału,

f) ujmowanie na koncie 011 środków trwałych nieposiadających cech kwalifikujących je do jednorazowego umorzenia na podstawie przepisów § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…,

g) dokonywanie przypisu zobowiązania z tytułu odpisu na ZFŚS.

2. Ponoszenie wydatków w granicach limitów określonych w planie finansowym jednostki dla danego rodzaju wydatków, mając też na uwadze prawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej dla danego rodzaju wydatku

3. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S zobowiązań z tytułu wydatków w kwocie wynikającej z ksiąg rachunkowych. W tym celu dokonywanie korekt rocznego sprawozdania Rb-28S w przypadku zmiany, po dacie sporządzenia sprawozdania, stanu zobowiązań ujętego w księgach na dzień 31 grudnia.

4. Zrekompensowanie diet z tytułu podróży służbowych wypłaconych pracownikom w kwocie zaniżonej łącznie o 14 zł.

5. W zakresie żywienia:

a) przeznaczanie całości opłat pobranych za żywienie dzieci wyłącznie na zakup artykułów żywnościowych, stosownie do art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty,

b) ustalenie wysokości opłat za korzystanie z wyżywienia w porozumieniu z Burmistrzem Siemiatycz, jak tego wymaga art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty,

c) rozważenie ustalenia opłat za żywienie na niższym poziomie od dotychczas obowiązującego, mając na uwadze, że odpłatność dziecka za korzystanie z wyżywienia w przedszkolu publicznym powinna być skalkulowana na poziomie zapewniającym wyłącznie pokrycie kosztów zakupu artykułów żywnościowych, zatem nie może dochodzić do powstawania – stwierdzonej za 2014 r. – istotnej nadwyżki między pobranymi opłatami a wydatkami na zakup artykułów żywnościowych mimo zadeklarowanego przez Panią w wyjaśnieniu zapewniania pełnowartościowych posiłków z produktów najwyższej jakości.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                  Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku

Do wiadomości:

Burmistrz Siemiatycz