Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Dobrzyniewie Dużym

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 lipca 2015 roku (znak: RIO.I.6001-1/15), o treści jak niżej:

Pan

Bogdan Zdanowicz

Wójt Gminy Dobrzyniewo Duże

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Dobrzyniewo Duże za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono liczne nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając zagadnienia organizacyjne stwierdzono, że takie czynności z zakresu prawa pracy jak przyznanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego i nagrody jubileuszowej wykonywał wobec Pana Wójta Przewodniczący Rady Gminy. Jest to niezgodne z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202), w świetle którego Przewodniczący Rady Gminy może wykonywać wobec Pana jedynie czynności związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy. Pozostałe czynności – oprócz ustalenia wynagrodzenia – winna wykonywać osoba wyznaczona przez Pana lub Sekretarz Gminy. Wskazania wymaga, że zarządzeniem Nr 32/11 z dnia 15 września 2011 r. wyznaczył Pan Sekretarza do dokonywania czynności objętych przywołanym przepisem – str. 3 protokołu kontroli.

Ustalono ponadto, że w gminie Dobrzyniewo Duże nie zostało obsadzone stanowisko Zastępcy Wójta, mimo że postanowienia regulaminu organizacyjnego Urzędu wprowadzonego przez Pana zarządzeniem Nr 9/2013 z dnia 1 lutego 2013 r. przewidują stanowisko Zastępcy Wójta z oznaczeniem „wakat”. Jak stanowi art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.) wójt, w drodze zarządzenia, powołuje oraz odwołuje swojego zastępcę. Według zaś art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni) zadania i kompetencje wójta przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w tej regulacji przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Pana Wójta może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu – str. 4 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących gminnych jednostek organizacyjnych wykazała, że jednostki oświatowe nadal nie zostały formalnie wyposażone w majątek nieruchomy stanowiący własność gminy, którym faktycznie władają. Stosownie do postanowień art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10  i art. 45 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 782), formą prawną władania nieruchomościami przez gminną jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd, ustanawiany w drodze decyzji administracyjnej. W pkt 26. wystąpienia skierowanego do Pana Wójta po poprzedniej kontroli kompleksowej (pismo RIO.I.6001-18/11 z 5 marca 2012 r.) zalecono ustanowienie trwałego zarządu nieruchomościami, którymi władają gminne jednostki oświatowe. W odpowiedzi wskazał Pan, że mając na uwadze konieczność złożenia stosowanego wniosku, poinformowano jednostki oświatowe o treści zalecenia. Kontrola wykazała, że jednostki zostały pisemnie poinformowane o konieczności niezwłocznego złożenia wniosków o ustanowienie trwałego zarządu, jednakże do czasu zakończenia czynności kontrolnych stosowne wnioski nie zostały złożone – str. 193-194 protokołu kontroli. Stan faktyczny wynikający z ustaleń kontroli należy ocenić jako nieuzasadniony brak formalnoprawnego uregulowania wykonywanego faktycznie władania nieruchomościami przez jednostki budżetowe, z powodu braku wniosków jednostek, które w tej sytuacji nie powinny być jednak traktowane jako niezbędna podstawa wszczęcia procedury ustanowienia trwałego zarządu. Należy bowiem wskazać, że o ile instytucja wniosku o ustanowienie trwałego zarządu ma zapobiegać w szczególności oddawaniu nieruchomości jednostkom wbrew ich woli (tak np. E. Bończak-Kucharczyk, komentarz do art. 44 ustawy o gospodarce nieruchomościami, system informacji prawnej LEX), o tyle w przypadku nieruchomości zabudowanych budynkami szkół – niezbędnych dla wykonywania zadań jednostek oświatowych i pozostających od lat w ich faktycznym władaniu (zarządzie), a dodatkowo wskazanych z reguły uchwałami Rady Gminy jako majątek, w który gmina wyposaża szkołę – złożenie wniosku należy ocenić tylko jako czynność formalną. Faktyczne władanie i zarządzanie nieruchomościami gminy Dobrzyniewo Duże przez szkoły jest stanem już istniejącym, wymagającym jedynie formalnego umocowania poprzez wydanie decyzji, mając na względzie przepisy art. 43 ust. 1 i art. 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami, a nie stanem, o którego spowodowanie mają wnioskować dyrektorzy szkół (mimo, że formalnie obowiązek złożenia wniosku na podstawie art. 44 ustawy o gospodarce nieruchomościami dotyczy również takich przypadków). W stwierdzonej podczas kontroli sytuacji niezłożenia wniosków konsekwentne postępowanie Pana Wójta powinno skutkować usunięciem wartości nieruchomości i ich części składowych z ksiąg rachunkowych szkół oraz zakazaniem przez Pana wykonywania przez dyrektorów szkół jakichkolwiek czynności zarządczych w stosunku do nieruchomości. Przypomnienia – w kontekście braku reakcji dyrektorów na wezwanie do złożenia wniosków – wymaga również, że Pan Wójt jest pracodawcą kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 5 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 7 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych, co umożliwia podjęcie odpowiednich działań dyscyplinujących.

W wyniku kontroli regulacji wewnętrznych odnoszących się do kwestii powierzenia obowiązków pracownikom stwierdzono, że:

a) nie zaktualizowano postanowień zarządzenia Pana Wójta Nr 45/2013 z dnia 30 grudnia 2013 r. w sprawie przekazania pracownikom Urzędu Gminy Dobrzyniewo Duże obowiązków w zakresie autoryzacji dokumentów finansowo-księgowych, w zakresie dotyczącym dokonywania kontroli wewnętrznej dowodów księgowych pod względem merytorycznym przez osoby aktualnie zatrudnione. Ponadto wykaz wymienia również osobę niebędącą pracownikiem Urzędu (pracownika GOPS), której Pan Wójt nie może powierzyć obowiązków w zakresie kontroli dowodów księgowych Urzędu ze względu na sprzeczność z art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) – str. 9 protokołu kontroli;

b) zakresy czynności dwóch pracowników Referatu Finansowego wskazanych na str. 9-10 protokołu kontroli wykazują rozbieżności z faktycznie wykonywanymi przez nich obowiązkami,

c) żadnemu pracownikowi nie powierzono pisemnie obowiązków w zakresie podpisywania sprawozdań szkół obsługiwanych przez Urząd, w wyniku czego okazane kontrolującym sprawozdania Rb-28S, Rb-N i Rb-Z zawierają tylko podpisy dyrektorów szkół – str. 29, 38 i 66 protokołu kontroli. Należy wskazać, że 25 czerwca 2015 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw, określającą m.in. nowe zasady wykonywania obsługi jednostek organizacyjnych gminy po 1 stycznia 2016 r. Jedna ze zmian wprowadzonych tą ustawą, polegająca na dodaniu przepisu art. 54 ust. 2a ustawy o finansach publicznych, literalnie wskazuje na możliwość zapewnienia wykonywania przez jednostkę obsługującą realizacji zadań głównego księgowego jednostek obsługiwanych, co jednoznacznie wiąże się z obowiązkiem wskazania osoby, która te zadania (w tym w zakresie podpisywania sprawozdań) będzie wykonywała.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem jej zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.), wykazała, że:

a) polityka rachunkowości przewiduje możliwość spisywania zaległości w wysokości nieprzekraczającej kosztów upomnienia w pozostałe koszty operacyjne; w takich wypadkach, zgodnie z przyjętymi regulacjami, nie wysyła się też upomnień i nie podejmuje się żadnych czynności egzekucyjnych. Nie stwierdzono uregulowań wskazujących minimalny okres, za który mają być naliczone te należności, aby dokonać ich „odpisania”. Należy wskazać, że przywołane regulacje w zakresie postępowania z należnościami o niskiej wartości nie powinny odnosić się do kwestii ich „odpisywania”, lecz umarzania w przypadkach określonych przez Radę Gminy. Dopiero stosowne oświadczenie woli Pana Wójta w sprawie umorzenia stanowi podstawę usunięcia ustalonych wcześniej należności z ksiąg rachunkowych. Dokonanie umorzenia przypisanych należności powinno być ujęte w księgach zapisem Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Stosowana w jednostce praktyka skutkowała tym, że z dniem 31 grudnia 2014 r. „odpisano” z ksiąg należności niepodatkowe w łącznej wysokości 5,72 zł. Wyksięgowania należności dokonano z zastosowaniem konta 860 „Wynik finansowy” zamiast 761. „Odpisania” dokonano z naruszeniem przepisów uchwały Nr IV/18/11 Rady Gminy Dobrzyniewo Duże z dnia 28 stycznia 2011 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających Gminie Dobrzyniewo Duże lub jej jednostkom podległym, ponieważ Pan Wójt nie dokonał formalnego umorzenia należności. Okoliczności „spisania” z ewidencji księgowej należności nie można utożsamiać z umorzeniem należności, obwarowanym koniecznością wystąpienia określonych uchwałą przesłanek – str. 13 i 20-21 protokołu kontroli;

b) przewidziano prowadzenie ewidencji księgowej dla projektów realizowanych z udziałem środków europejskich w formie wyodrębnionych ksiąg rachunkowych. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy jednostek wymienionych w art. 2 tej ustawy, a nie poszczególnych rodzajów operacji dokonywanych przez te jednostki. Mimo błędnego zapisu w regulacjach wewnętrznych ewidencja projektów prowadzona była w formie rejestrów wyodrębnionych w ramach ksiąg Urzędu – str. 13 protokołu kontroli;

c) jako element zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 16 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała liczne nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, poprzez:

a) ustalenie stanu konta 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu jako per saldo należności i zobowiązań, co narusza zasady funkcjonowania tego konta zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia, według których konto 224 może wykazywać saldo dwustronne – str. 51-52 protokołu kontroli; per saldo wykazano również – wbrew załącznikowi nr 3 do rozporządzenia – w ewidencji Urzędu stany kont: 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,  222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, 225 „Rozrachunki z budżetami”, 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” i 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 52-53, 55-56 oraz 62-63 protokołu kontroli;

b) stosowanie w księgach Urzędu i budżetu nazw kont syntetycznych niezgodnych z nazwami wynikającymi z zakładowego planu kont i przepisów rozporządzenia, a także otwarcie w księgach trzech kont niewynikających z zakładowego planu kont i niemogących służyć ewidencji operacji w budżecie i Urzędzie Gminy, tj. kont 137 „Rachunek środków funduszy pomocowych”, 967 „Fundusze pomocowe” i 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – str. 12 protokołu kontroli;

c) niezachowanie zasady ciągłości między saldami bilansu zamknięcia 2013 r. 2 kont budżetu i 3 kont Urzędu, które zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy winny stanowić salda bilansu otwarcia ksiąg 2014 r. Między innymi konto 961 „Wynik wykonania budżetu” na koniec 2013 r. wykazywało saldo 496.620,91 zł a na początek 2014 r. 497.223,28 zł, konto 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” na koniec 2013 r. 947.709,66 zł a na początek 2014 r. 771.479,62 zł, konto 800 „Fundusz jednostki” na koniec 2013 r. 16.694.671,39 zł a na początek 2014 r. 20.049.791,25 zł, konto 860 „Wynik finansowy” na koniec 2013 r. 13.871.555,48 zł a na początek 2014 r. 10.278.789,93 zł. W trakcie kontroli poprawiono salda bilansu otwarcia ksiąg 2014 r., za wyjątkiem salda konta 860 w rejestrze wydatków Urzędu, które wprowadzono błędnie jako sumę sald kont 860 z 3 rejestrów według stanu na 31 grudnia 2013 r. – str. 14-15 protokołu kontroli;

d) oznaczanie dowodów księgowych numerami w sposób istotnie utrudniający jednoznaczne powiązanie zapisów księgowych z dowodami, co stanowi naruszenie m.in. art. 14 ust. 2 ustawy wymagającego umożliwienia jednoznacznego powiązania zapisów księgowych ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 16-17 protokołu kontroli, główny numer zapisu księgowego nadawany był dokumentowi o charakterze zbiorczym (wyciąg bankowy, polecenie księgowania, raport kasowy), zaś konkretne operacje z niego wynikające posiadały w księgach wskazanie pozycji zapisu w ramach głównego numeru zapisu. Poszczególne dowody dokumentujące operacje uwidocznione na tym dokumencie (np. załączone do dowodu o charakterze zbiorczym faktury i rachunki) nie posiadały nadanych numerów pozycji zapisu;

e) dokonywanie zapisów księgowych niezgodnie z danymi dekretacji zawartej na dowodach księgowych; przykłady tej nieprawidłowości przedstawiono na str. 18-20 protokołu kontroli;

f) księgowanie naliczenia odsetek od nieopłaconych w terminie należności gminy zapisem Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności” na koniec kwartału, oraz usuwanie przypisanej kwoty zapisem ujemnym Wn 221 – Ma 290 po upływie kwartału, co skutkowało usunięciem należności z ewidencji, a także brakiem przychodów finansowych z tytułu naliczonych odsetek. W trakcie kontroli poprawiono błędne zapisy księgowe i zgodnie z zasadami zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia odsetki należne na dzień 31 grudnia 2014 r. w kwocie 210.358,59 zł ujęto zapisem Wn 221 – Ma 750 „Przychody finansowe”. Błędny sposób księgowania należnych odsetek (bezpośrednio z kontem 290) był praktykowany również w 2013 r., co skutkowało zaniżeniem wyniku finansowego Urzędu za 2013 r. o 193.604,78 zł – str. 21 protokołu kontroli;

g) ujmowanie wpłaconych odsetek od należności podatkowych i opłaty za śmieci na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” zamiast na koncie 750, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 21 protokołu kontroli;

h) nieprowadzenie ewidencji analitycznej gruntów, jako elementu ksiąg rachunkowych zawierającego zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, w tym dane takie jak data zapisu oraz określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu. Jak wykazała kontrola, podstawę zapisów na koncie 011 „Środki trwałe” w zakresie gruntów stanowiły zestawienia nieruchomości sporządzane na podstawie danych z ewidencji gminnego zasobu nieruchomości. Obowiązek prowadzenia ewidencji analitycznej gruntów posiadającej cechy wymagane ustawą dla ksiąg rachunkowych i zapisów księgowych wynika zarówno z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy, jak i zasad funkcjonowania konta 011 zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Brak ewidencji analitycznej w rozumieniu ustawy o rachunkowości uniemożliwia ponadto szczegółowe porównanie danych zawartych w ewidencji zasobu nieruchomości (prowadzonej na podstawie przepisów art. 23 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 782)) z danymi ewidencji księgowej, które to porównanie zgodnie z § 6 ust. 6 rozporządzenia powinno być dokonane na podstawie wyników inwentaryzacji – str. 23-24 protokołu kontroli;

i) zaniżenie funduszu Urzędu za 2013 r. i zawyżenie funduszu za 2014 r. o kwotę o 79.477,31 zł stanowiącą zwiększenie łącznej wartości gruntów ujętych w ewidencji, wynikające z obrotu nieruchomościami dokonanego w 2013 r., które to zdarzenia ujęto w księgach 2014 r. naruszając m.in. przepisy art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy – str. 24 protokołu kontroli;

j) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800 w podziale na konta funduszu obrotowego (800-1), funduszu środków trwałych (800-2), funduszu środków na inwestycje (800-3) i funduszu wartości niematerialnych i prawnych (800-4), co nie wynika z postanowień zakładowego planu kont. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 800 wynikających z załącznika nr 3 do rozporządzenia ewidencja szczegółowa do tego konta powinna zapewniać możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu podlegających wykazaniu w zestawieniu zmian w funduszu jednostki. Mając na uwadze spoczywające na jednostkach budżetowych obowiązki sprawozdawcze dotyczące sporządzenia zestawienia zmian w funduszu należy wskazać na brak zasadności prowadzenia ewidencji do konta 800 w podziale na fundusz obrotowy i fundusz środków trwałych. Okazane w trakcie kontroli zestawienie zmian w funduszu jednostki za 2013 r. wykazywało zwiększenia niższe o 8.492.194,56 zł od obrotów strony Ma konta 800, zaś zmniejszenia niższe o 124.008,10 zł od obrotów strony Wn. Do dnia 16 kwietnia 2015 r. nie okazano kontrolującym zestawienia zmian w funduszu jednostki za 2014 r., co jest równoznaczne z naruszeniem § 24 w zw. z § 17 ust. 1 rozporządzenia, zgodnie z którym kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego zawierającego m.in. zestawienie zmian w funduszu jednostki nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego – str. 24-25 protokołu kontroli;

k) zawyżenie przychodów Urzędu za 2013 r. i w konsekwencji wyniku finansowego o kwotę 3.069.834,34 zł, co wynikało z podwójnego ujęcia w przychodach części dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu – str. 25 protokołu kontroli;

l) nieprawidłowe ujęcie, na koncie 221 zamiast na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe”, rozłożonych na raty należności z tytułu sprzedaży nieruchomości oraz opłaty adiacenckiej w łącznej kwocie 158.880,68 zł. W trakcie kontroli wskazaną kwotę należności przeniesiono na konto 226  – str. 56 i 58-60 protokołu kontroli;

ł) nieujmowanie na koncie 221 zaległości i nadpłat wynikających ze sprawozdań urzędów skarbowych, wbrew zasadom funkcjonowania konta 221 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia. W efekcie zostały one pominięte także w sprawozdawczości za 2014 r. Niewykazane kwoty wynosiły 57.541,83 zł po stronie zaległości i 5.695,39 zł po stronie nadpłat – str. 34-35 protokołu kontroli;

m) prowadzenie odrębnych ksiąg rachunkowych dla rozliczania środków otrzymywanych na kształcenie młodocianych. Wskazania wymaga, że obowiązek wyodrębnienia rachunku bankowego do prowadzenia rozliczeń środków otrzymanych z Funduszu Pracy – nałożony na Pana Wójta umową z dnia 27 lutego 2014 r. oraz przepisem art. 70b ust. 10 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – nie ma wpływu na zasady prowadzenia ewidencji tych operacji. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy jednostek wymienionych w art. 2 tej ustawy, a nie poszczególnych rodzajów operacji dokonywanych przez te jednostki – str. 44 protokołu kontroli;

n) zaksięgowanie na stronie Wn konta 300 „Rozliczenie zakupu” wartości faktury proforma, co nie było zgodne z zasadami funkcjonowania tego konta zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Zgodnie z tymi zasadami na stronie Wn należy ująć wartość faktury zakupu, a w przypadku zrealizowania dostawy lub wykonania usługi, dla których nie wystawiono faktury należy dokonać zapisu na stronie Ma konta 300. Saldo strony Ma oznacza wartość dostawy niefakturowanej. W kontrolowanej jednostce na dzień 31 grudnia 2014 r. widniało na koncie 300 saldo Wn w kwocie 6,03 zł (zgodnie z zasadami saldo Wn oznacza stan dostaw w drodze), podczas gdy faktycznie była to dostawa niefakturowana. Faktura właściwa została dostarczona do Urzędu w kwietniu 2015 r. – str. 49-50 protokołu kontroli;

o) wykazanie na kontach 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w ewidencji Urzędu (po stronie Ma) i ewidencji budżetu (po stronie Wn) nierealnego salda w kwocie 10.134,82 zł, mimo braku środków pieniężnych na koniec 2014 r. na rachunku bankowym Urzędu. Saldo powstało w wyniku nieprawidłowych księgowań prowizji pobranej przez organ egzekucyjny od wyegzekwowanych dochodów budżetu, które nie wpłynęły na rachunek budżetu, oraz dobrowolnych wpłat mieszkańca gminy odprowadzonych na rachunek budżetu, a nieujętych w sprawozdaniu Rb-27S. Wskazać należy, że saldo Wn konta 222 w ewidencji budżetu, zgodnie z zasadami zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, może oznaczać stan zrealizowanych dochodów objętych sprawozdaniami, lecz nieprzekazanych na rachunek budżetu do końca roku (Wn). Z kolei w ewidencji Urzędu saldo po stronie Ma oznacza zrealizowane w danym roku, a nieprzekazane do budżetu dochody i ulega zamknięciu po przekazaniu dochodów w następnym roku. Jak wyżej wskazano, na rachunku Urzędu nie pozostawały żadne środki, które mogłyby zostać przekazane jako dochody na rachunek budżetu – str. 33, 50-51 oraz 52-53 protokołu kontroli;

p) nieprawidłowe ustalenie daty, od której rozpoczęto naliczanie odsetek od należności nieopłaconej przez spółkę EMO. Zgodnie z umową z dnia 24 stycznia 2013 r. opłata za usługę miała być wniesiona w terminie 14 dni od otrzymania faktury, tj. 26 marca 2013 r., zaś odsetki naliczono od daty wskazanej na fakturze – 12 marca 2013 r. W innym przypadku stwierdzono natomiast brak możliwości ustalenia czy odsetki naliczano od prawidłowej daty, ponieważ jednostka nie posiada potwierdzenia odbioru faktury, a odsetki naliczyła od daty wskazanej na fakturze, co było niezgodne z umową zawartą w dniu 27 grudnia 2012 r. – str. 61 protokołu kontroli;

q) błędne zaksięgowanie dotacji w kwocie 662,63 zł zwróconej na rachunek budżetu przez LZS Korona 31 grudnia 2014 r., który to zwrot ujęto zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 224 „Rozrachunki z budżetami”. W wyniku kontroli zwrot odniesiono na zmniejszenie wydatków, zgodnie z zasadą kasowej realizacji budżetu. Ponadto, jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli, zwróconą w 2014 r. kwotę niewykorzystanej dotacji ujęto błędnie w księgach Urzędu na koncie 810 „Dotacje budżetowe…”, na które to konto powinny być przenoszone z konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” wyłącznie kwoty dotacji uznane za wykorzystane i rozliczone – str. 52 i 62 protokołu kontroli;

r) ujęcie należności od urzędu skarbowego z tytułu terminowego odprowadzania podatku dochodowego (457 zł) po stronie Ma konta 225 „Rozrachunku z budżetami”, zatem niezgodnie z rzeczywistą treścią operacji. Jednostka zaksięgowała zapisem Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – Ma 225 wysokość faktycznych potrąceń z wynagrodzeń (razem z prowizją), a przekazała do urzędu skarbowego kwotę mniejszą o naliczoną prowizję (Wn 225 – Ma-130-2), co spowodowało powstanie nierealnego salda po stronie Ma konta 225. W lutym 2015 r. przekazano z rachunku wydatków jednostki na rachunek dochodów wskazaną kwotę (wydatek i dochód jednocześnie). Prawidłowo należało ująć po stronie wydatków jednostki (Wn 225 – Ma 130-2) w księgach 2014 r. pełną wysokość potrąceń od wynagrodzeń (razem z należną jednostce prowizją). Wpływ prowizji należało zaś ująć na dochody jednostki w momencie wpływu zapisem Wn 130-1 – Ma 720 lub Wn 130-1 – Ma 225 (po uprzednim dokonaniu przypisu należności Wn 225 – Ma 720) – str. 62-63 protokołu kontroli;

s) nieprawidłowe księgowania na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, gdzie ujęto po stronie Ma kwotę składek ZUS za grudzień 2014 r. niższą o 943,47 zł niż wynikała z list płac. W trakcie kontroli poprawiono zapisy księgowe. Ponadto w listopadzie 2014 r. przekazano dla ZUS kwotę składek zawyżoną o 87,98 zł i nie dokonano ich rozliczenia w grudniu 2014 r., w wyniku czego na saldo tego konta na koniec 2014 r. składała się nadpłata w kwocie 87,98 zł – str. 63 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 24 ust. 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121, ze zm.) nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez Zakład z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot;

t) nieujęcie jako zobowiązań Urzędu na koniec 2014 r. odsetek za IV kwartał 2014 r. w kwocie 4.507,78 zł od pożyczek zaciągniętych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, wynikających z not odsetkowych z dnia 31 grudnia 2014 r., co narusza zasadę memoriału wyrażoną w art. 6 ustawy o rachunkowości nakazującą ujęcie w księgach danego roku wszystkich osiągniętych, przypadających na rzecz jednostki przychodów i obciążających ją kosztów, niezależnie od terminu ich zapłaty – str. 68-69 protokołu kontroli;

u) nieujęcie w ewidencji księgowej nadpłaty z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych za 2014 r.; w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2014 rok w kolumnie „nadpłaty” wykazano ją na podstawie pisma od Ministerstwa, a nie na podstawie sprawozdania jednostkowego sporządzonego na podstawie ewidencji księgowej – str. 31 protokołu kontroli;

v) ujęcie na koncie 902 „Wydatki budżetu” niepełnej kwoty wykonanych wydatków wynikających ze sprawozdania Rb-28S Zespołu Szkolno-Przedszkolnego. Sprawozdanie zbiorcze Rb-28S gminy opatrzone datą 20 lutego 2015 r. zawierało wydatki ZS-P zaniżone o 150 zł. Wydatki doksięgowano po dacie sporządzenia sprawozdania zbiorczego, lecz na niewłaściwym koncie analitycznym 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”. Dokonane księgowanie spowodowało niezgodności pomiędzy wykonanymi wydatkami wynikającymi ze sprawozdań budżetowych, a danymi wynikającymi z kont przyporządkowanych do rozliczenia wydatków poszczególnych jednostek i projektów. Wskazania wymaga, że w dacie sporządzania sprawozdania zbiorczego Rb-28S brak było możliwości wykazania w nim jakichkolwiek danych o wydatkach ZS-P, bowiem nie zostało formalnie sporządzone sprawozdanie Zespołu, o czym szerzej w części wystąpienia dotyczącej sprawozdawczości budżetowej – str. 28-29 protokołu kontroli;

w) rozliczenie zrealizowanych przez GOPS dochodów z tytułu funduszu alimentacyjnego w części przypadającej gminie Dobrzyniewo Duże jako gminie dłużnika (wpłacanych przez inne gminy) w kwocie 5.730,12 zł nie było dokonywane za pośrednictwem konta 222 mimo objęcia tych dochodów sprawozdaniem jednostkowym Rb-27S GOPS; pozostaje to w sprzeczności z zasadami prowadzenia konta 222 wskazanymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia – str. 200 protokołu kontroli;

x) księgowanie na koncie 011 „Środki trwałe” wartości sieci wodociągowych sfinansowanych przez mieszkańców zapisem Wn 011 – Ma-760. W świetle zasad funkcjonowania kont zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia przyjęcie przez gminę nieodpłatnie środka trwałego w postaci sieci wodociągowej sfinansowanej przez mieszkańców powinno być księgowane z kontem 800 „Fundusz jednostki” – str. 194-195 protokołu kontroli;

y) nieprawidłowe ujęcie w ewidencji wartości mundurów zakupionych dla strażaków w części sfinansowanej przez OSP zapisem Wn 800 – Ma 760, co skutkowało nieujęciem na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” tej części ich wartości, którą sfinansowało OSP. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 013 zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia na koncie 013 ujmuje się m.in. wartość nieodpłatne otrzymanych środków trwałych, tj. środków trwałych sfinansowanych przez inne podmioty – str. 196 protokołu kontroli;

z) zaniechanie wydzielenia subkont dochodów i wydatków do kont 130 prowadzonych dla dwóch projektów realizowanych przez Urząd, co narusza zasady funkcjonowania konta 130 zawarte w załączniku nr 3 rozporządzenia – str. 27 i 28 protokołu kontroli;

za) niestosowanie zasady czystości obrotów na kontach odpowiadających rachunkom dochodów Urzędu (130-1 i 130-3) nakazującej, zgodnie z zasadami wskazanymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, stosowanie do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt dodatkowego technicznego zapisu ujemnego – str. 33 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości sporządzenia sprawozdań budżetowych w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.) wykazała, że:

a) nieprawidłowo sporządzono zbiorcze sprawozdanie Rb-28S za 2014 r. W trakcie czynności kontrolnych sporządzono 3 korekty rocznego sprawozdania zbiorczego Rb-28S z wykonania wydatków budżetowych. W każdej z wersji sprawozdania zbiorczego suma wykazanych w nich wydatków różniła się od sumy wydatków wynikających ze sprawozdań jednostkowych Rb-28S Urzędu, GOPS i jednostek oświatowych. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia sprawozdania zbiorcze sporządza Pan Wójt w szczegółowości sprawozdań jednostkowych, na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu – str. 26-30 protokołu kontroli;

b) niezgodnie z ewidencją księgową Urzędu wykazano wykonane wydatki w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S Urzędu (brak daty jego sporządzenia). Różnica wynosi kwotę 322,68 zł. W trakcie kontroli, w dniu 7 kwietnia 2015 r., sporządzono korektę sprawozdania. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik wskazała, że różnica wynika z błędnego zaznaczenia w trakcie księgowania w systemie. Obowiązek sporządzania przez Pana Wójta sprawozdań jednostkowych zgodnie z ewidencją księgową wynika z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia – str. 27 protokołu kontroli;

c) nie zostało sporządzone – jako dokument spełniający formalne wymagania – sprawozdanie jednostkowe Rb-28S Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Dobrzyniewie Dużym, ponieważ okazane „sprawozdanie” datowane na 10 stycznia 2015 r. nie zawierało żadnych podpisów; zgodnie z § 14 ust. 1 i 5 rozporządzenia sprawozdanie budżetowe podpisują główny księgowy i kierownik jednostki w miejscu oznaczonym na formularzu, a pod podpisem umieszcza się pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej. W wyjaśnieniu złożonym na okoliczność podstaw sporządzenia sprawozdania zbiorczego Rb-28S wobec braku opatrzonego podpisami sprawozdania ZS-P Skarbnik Gminy wskazała, że dane ujęto na podstawie sprawozdania sporządzonego przez panią (…), która zajmuje się obsługą szkół, ponieważ do dnia sporządzenia sprawozdania zbiorczego Rb-28S nie było ono jeszcze podpisane przez panią dyrektor ze szkoły i takie sprawozdanie trafiło do kontroli. Obecnie sprawozdanie jest podpisane. Brak sprawozdania posiadającego cechy dokumentu stwierdzono również w odniesieniu do wydatków projektu „Ku rozwojowi dzięki indywidualizacji nauczania”. Okazane „sprawozdanie” zawierało wyłącznie podpis osoby sporządzającej, bez podpisu kierownika jednostki – str. 28-29 protokołu kontroli;

d) nie jest możliwe potwierdzenie zachowania terminów wynikających z załącznika nr 44 do rozporządzenia z uwagi na niezamieszczenie dat sporządzenia następujących sprawozdań jednostkowych: Rb-28S Urzędu, 5 sprawozdań Rb-28S Urzędu dotyczących wydatków 5 projektów, Rb-28S GOPS, Rb-27S GOPS, Rb-27S z ewidencji Urzędu, 3 sprawozdań Rb-27S z ewidencji Urzędu dotyczących dochodów 3 projektów – str. 26-28 i 31-32 protokołu kontroli;

e) sprawozdania Rb-28S z wydatków realizowanego przez Urząd projektu „Termomodernizacja obiektów użyteczności publicznej na terenie Stowarzyszenia Gmin Górnej Narwi” oraz Rb-27S jednostkowe, sporządzone na podstawie ewidencji Urzędu, nie zostały podpisane przez Skarbnika Gminy, co narusza § 14 ust. 1 i 5 rozporządzenia – str. 28 protokołu kontroli;

f) nieprawidłowo sporządzono zbiorcze sprawozdanie Rb-27S za 2014 r. W trakcie kontroli sporządzono 4 korekty sprawozdania zbiorczego Rb-27S. W każdej wersji suma wykonanych dochodów i należności różniła się od danych wynikających ze sprawozdań jednostkowych. W sprawozdaniu zbiorczym w 4 wersjach (pierwotna i 3 korekty) nie wykazano należności ze sprawozdań jednostkowych Zespołów Szkolno-Przedszkolnych w Dobrzyniewie Dużym i Fastach w łącznej kwocie 14.852,21 zł oraz wykazano należności ze sprawozdania jednostkowego Rb-27S Urzędu w kwocie o 150 zł mniejszej niż to wynika z tego sprawozdania. W korekcie nr 4 z dnia 7 kwietnia 2015 r. uwzględniono stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości. W wyjaśnieniu na okoliczność wykazania w zbiorczym Rb-27S danych o dochodach niezgodnie ze sprawozdaniem jednostkowym Urzędu Skarbnik Gminy wskazała, że kwota wykonanych dochodów została źle zsumowana z kart ręcznych (…) nie uzgodniona ze sprawozdaniem jednostkowym(…) – str. 30-34 protokołu kontroli;

g) sprawozdanie jednostkowe Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego sporządzono z pominięciem danych o dochodach realizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu, co narusza przepis § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia. Okazane w trakcie kontroli sprawozdanie jednostkowe obejmowało wyłącznie dane z ewidencji Urzędu. W konsekwencji sprawozdanie zbiorcze Rb-27S sporządzono niezgodnie z przywołanym przepisem, bowiem dane o dochodach ujętych wyłącznie w ewidencji budżetu wykazano w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S bezpośrednio na podstawie ksiąg rachunkowych budżetu, a nie na podstawie sprawozdania jednostkowego. Do konta 901 „Dochody budżetu” nie prowadzono ewidencji umożliwiającej wydzielenie dochodów wpływających bezpośrednio na rachunek budżetu i pozostałych (przekazanych przez jednostki budżetowe), z czego wynika, że jednostka nie posiada urządzenia księgowego obrazującego wprost kwotę dochodów wpływających bezpośrednio na rachunek budżetu, które powinny być wykazane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S z konta 901 (Urząd posiada odrębny rachunek dla dochodów) – str. 31 i 34 protokołu kontroli;

h) w kolumnie 8 „Dochody otrzymane” zbiorczego sprawozdania Rb-27S za 2014 r. wykazano kwotę o 93.511,43 zł niższą od wynikającej z obliczeń zawartych na str. 35 protokołu kontroli, dokonanych zgodnie z przepisami § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia;

i) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” wykazano kwotę 10.159,32 zł (w całości realizowane przez GOPS), podczas gdy suma dochodów ze sprawozdania jednostkowego Rb-27S GOPS jest o 36,45 zł wyższa. Różnica, jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika, stanowi zwrot środków do PUW w wyniku przeprowadzonej kontroli, dotyczący dochodów gminy zawyżonych w 2013 r. Zmniejszenie dochodów w zaprezentowany sposób skutkowało niezgodnością sprawozdania jednostkowego ze sprawozdaniem zbiorczym – str. 36-37 protokołu kontroli;

j) konsekwencją błędów w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S były nieprawidłowe dane w sprawozdaniu Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za 2014 r. W następstwie ustaleń kontroli sporządzono 2 korekty sprawozdania Rb-NDS. Ostatnia korekta z dnia 23 marca 2015 r. obejmowała doksięgowane w trakcie kontroli dane ze sprawozdań urzędów skarbowych (4.509,54 zł) oraz uwzględniała w wyniku budżetu zwrot dotacji od LZS Korona w kwocie 662,63 zł dokonany 31 grudnia 2014 r. – str. 39 protokołu kontroli;

k) zawyżono wysokość wolnych środków wykazanych w sprawozdaniu Rb-NDS za 2014 r. o kwotę o 995,63 zł – str. 40-41 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości sporządzania sprawozdań Rb-N o stanie należności oraz Rb-Z o stanie zobowiązań w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773, ze zm.) wykazała, że:

a) sporządzone z datą 20 lutego 2015 r. sprawozdanie Rb-N jednostki samorządu terytorialnego za IV kwartał 2014 r. przekazano dla RIO jako sprawozdanie łączne, o którym mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia. Wykazano w nim dane z ksiąg budżetu i Urzędu oraz należności GOPS w zakresie funduszu alimentacyjnego w kwocie 411.544,59 zł, mimo braku sprawozdania jednostkowego Rb-N GOPS na dzień 20 lutego 2015 r. W świetle tych ustaleń nie zostało formalnie sporządzone własne sprawozdanie jednostkowe obejmujące dane z ksiąg budżetu i Urzędu, o którym mowa w § 4 ust. 2 rozporządzenia. Sposób wykazania należności GOPS w łącznym sprawozdaniu Rb-N narusza przepis § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, zgodnie z którym sprawozdania łączne sporządza się w szczegółowości sprawozdań jednostkowych, a nie bezpośrednio z ksiąg rachunkowych danej jednostki organizacyjnej – str. 37-39 protokołu kontroli;

b) okazane w trakcie kontroli sprawozdanie Rb-N za IV kwartał 2014 r., przekazane do RIO, sporządzono (według danych na dzień jego sporządzenia) niezgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia poprzez zaniżenie środków w wierszu N3. „gotówka i depozyty” o kwotę 5.037,48 zł. W tym sprawozdaniu nie wykazano również należności spłacanych ratalnie w kwocie 146.578 zł, a należności wymagalne wykazano wraz z odsetkami wynoszącymi 408.711,03 zł, co narusza postanowienia § 12 ust. 1-4 rozporządzenia – str. 38-39 protokołu kontroli;

c) Zespoły Szkolno-Przedszkolne w Dobrzyniewie Dużym i Fastach sporządziły negatywne sprawozdania Rb-N za IV kwartał 2014 r. mimo występowania na dzień 31 grudnia 2014 r. należności w księgach rachunkowych tych jednostek. W trakcie kontroli zostały sporządzone korekty sprawozdań Rb-N uwzględniające należności jednostek w kwocie łącznej 14.852,21 zł – str. 38 protokołu kontroli;

d) sprawozdanie Rb-N GOPS zostało sporządzone po terminie wynikającym z załącznika nr 7 do rozporządzenia. Ponadto wykazano w nim błędnie stan należności – w wysokości dwukrotnie wyższej niż faktyczna – zawyżając je o kwotę 411.544,59 zł. Korektę sporządzono w dniu 7 kwietnia 2015 r. – str. 38 protokołu kontroli;

e) nie sporządzono jednostkowego własnego sprawozdania Rb-Z dla jednostki samorządu terytorialnego, o którym mowa w § 4 ust. 2 rozporządzenia. Dane z ewidencji budżetu zostały wykazane w sprawozdaniu łącznym bezpośrednio z ksiąg rachunkowych – str. 66 protokołu kontroli;

f) w sprawozdaniu Rb-Z nie wykazano zobowiązań wymagalnych wynikających z konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” w kwocie 253,38 zł – str. 66 protokołu kontroli;

g) GOPS nie sporządził sprawozdania Rb-Z za IV kwartał 2014 r., co stanowi naruszenie przez kierownika tej jednostki obowiązku wynikającego z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia – str. 66 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości sporządzenia bilansu z wykonania budżetu za 2014 rok wykazała, że:

a) w kolumnie „stan na początek roku” wykazano kwotę należności od budżetów w wysokości 28.113,77 zł odpowiadającej ustalonemu per saldo stanowi konta 224; należności powinny być wykazane w wysokości 95.432,22 zł, zaś zobowiązania wobec budżetów w wysokości 67.314,08 zł; w wyniku błędnego ustalenia stanu konta zobowiązań nie wykazano w ogóle – str. 40-41 protokołu kontroli;

b) w kolumnie stan na koniec roku wykazano, niezgodnie z ewidencją księgową, należności od budżetów w wysokości zaniżonej o 612 zł (wysokość dotacji nadpłaconej dla Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, zwróconej gminie w styczniu 2015 r.), zaś zobowiązania wobec budżetów zawyżono o tę kwotę – str. 42 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki kasowej stwierdzono w badanej próbie niezachowanie ciągłości numeracji raportów kasowych. Okazano raport kasowy nr 226/2014 z 30 grudnia 2014 r. i nr 228/2014 z 31 grudnia 2014 r. Brak raportu nr 227/2014. Jak wynika z wyjaśnień złożonych przez Skarbnika numer został pominięty omyłkowo. Ponadto na drukach K-103 nie podawano kwoty należności słownie, a tylko cyfrowo, co jest niezgodne z postanowieniami obowiązującej w Urzędzie instrukcji kasowej – str. 48 protokołu kontroli.

Kontrola terminowości regulowania zobowiązań wykazała w przyjętej do badania próbie 1 przypadek nieterminowego uregulowania zobowiązania w kwocie 253,38 zł. Z okazanych dokumentów wynika, że powodem nieterminowej płatności był fakt przebywania na urlopie pracownika dokonującego kontroli dowodu księgowego pod względem merytorycznym. Świadczy to o uchybieniach w organizacji kontroli zarządczej, bowiem dla zachowania ciągłości działania jednostki należy ustalić zastępstwa pracowników na czas ich nieobecności – str. 54 protokołu kontroli.

Analiza obrotów i sald na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”), w tym ich konfrontacja z ewidencją do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” określającą źródła ich pochodzenia i przebieg rozliczeń, wykazała:

a) dokonywanie zwrotów wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokościach kwot wpłaconych, co narusza przepisy art. 46 ust. 4 oraz art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) nakazujące zwrot wadiów i zabezpieczeń wniesionych w pieniądzu wraz z odsetkami od rachunku, na którym były one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji za przelew. W efekcie na stan środków pieniężnych zgromadzonych na koncie 139 składały się na koniec 2014 r. odsetki dopisane przez bank w wysokości 21.411,88 zł po pomniejszeniu o prowizje od operacji dokonywanych na tym koncie – str. 22 oraz 44 protokołu kontroli;

b) niedokonanie zwrotu kwoty 6.000 zł wpłaconej w 2009 r. tytułem wadium w przetargu na realizację projektu „Radosna szkoła” przez Ostrovia Marek Trwoga i zabezpieczenia należytego wykonania umowy w kwocie 1.019,22 zł podlegającego zwrotowi w 2013 r. wykonawcy PBD BIALEKO. Jak wskazał Pan w wyjaśnieniu księgowość nie otrzymała wniosków o zwrot – str. 45-46 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 46 ust. 1 i 1a Prawa zamówień publicznych zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, któremu wadium zwraca się niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Z kolei obowiązek dokonania zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy wynika wprost z art. 151 Prawa zamówień publicznych oraz zawartej umowy – 70% sumy zabezpieczenia podlega zwrotowi w terminie 30 dni od wykonania zamówienia, zaś 30% zwracane jest nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady. Przepisy ustawy nie wymagają składania żadnych wniosków o zwrot wpłaconych wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów;

c) przetrzymywanie na rachunku środków finansowych w łącznej kwocie 3.195,12 zł nieznajdujących odzwierciedlenia w żadnych dokumentach posiadanych przez jednostkę. W wyjaśnieniu wskazał Pan, że przetrzymywane na rachunku depozytów środki finansowe dotyczą wadium sprzed 2005 r. i zostaną przekazane na dochody 2015 r. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy jednak zwrócić uwagę, że na sumę 3.195,12 zł składa się również kwota 940 zł z konta 139-1/1509 nazwanego „Rada Sołecka wsi Chraboły”, co nie wskazuje, aby źródłem pochodzenia tych środków było wadium – str. 44-46 protokołu kontroli.

Analizie poddano również zagadnienia dotyczące rozliczeń budżetu gminy z instytucjami kultury oraz planowania i sprawozdawczości tych jednostek. Ustalono, że:

a) błędnie prowadzono rozliczenia z tytułu dotacji na koncie 224, ponieważ przelew dotacji w kwocie 20.000 zł ujęto na koncie prowadzonym dla Gminnej Biblioteki Publicznej, podczas gdy faktycznie kwota ta została przekazana na rachunek Gminnego Centrum Kultury. Zapisy księgowe poprawiono w trakcie kontroli – str. 200-201 protokołu kontroli;

b) plany finansowe GBP i GCK nie spełniały wymagań stawianych przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych, ponieważ pomijały dane w zakresie stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku oraz stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku. Według art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych plany finansowe samorządowych osób prawnych są sporządzane zgodnie z ustawami o ich utworzeniu, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. Złożone przez GBP sprawozdanie z wykonania planu – podlegające sporządzeniu w szczegółowości nie mniejszej niż plan finansowy, jak to wynika z art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych – zawierało w swej treści wszystkie dane wymagane ustawą dla planu finansowego instytucji, mimo że – jak wyżej wskazano – niektóre dane zostały pominięte w planie na 2014 r. – str. 201-202 protokołu kontroli;

c) sprawozdanie GCK z wykonania planu finansowego zostało przedstawione Panu Wójtowi z naruszeniem terminu określonego w art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych – str. 201 protokołu kontroli;

d) sprawozdania Rb-N i Rb-Z instytucji kultury za IV kwartał 2014 r. zostały sporządzone z uchybieniem terminowi wskazanemu w załączniku nr 8 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych, wynoszącego 37 dni po upływie okresu sprawozdawczego. Sprawozdania GBP posiadają daty 12 lutego 2015 r. (Rb-N) i 19 lutego 2015 r. (Rb-Z), zaś w przypadku GCK oba posiadają datę 10 lutego 2015 r. – str. 202 protokołu kontroli;

e) w sprawozdaniu Rb-N GCK wykazano stan gotówki (wiersz N3.1.) w wysokości wyższej o 2.017,74 zł niż wynika z salda rachunku bieżącego na dzień 31 grudnia 2014 r. Mimo stanu środków pieniężnych na rachunku bieżącym GCK wynoszącego 73.758,29 zł nie podejmował Pan czynności wyjaśniających w sprawie ustalenia podstaw do ewentualnego zwrotu udzielonej dotacji podmiotowej. Jak wyżej wskazano, środki te nie zostały wykazane w planie i sprawozdaniu z jego wykonania za 2014 r. jako stan środków na koniec roku. Zwrotu dotacji zażądał Pan natomiast od GBP, ze sprawozdania której wynikała niewydatkowana kwota w wysokości 4,65 zł. W złożonym na tę okoliczność wyjaśnieniu wskazał Pan, że powodem nieżądania zwrotu dotacji był fakt, że GCK w swoim sprawozdaniu wykazało, że rozliczyło całą dotację przekazaną przez gminę. Należy zwrócić uwagę, że przychody GCK wykazane w sprawozdaniu za 2014 r. wynosiły 507.343,93 zł, w tym dotacja z budżetu gminy 468.172,41 zł. Nie wskazano też w sprawozdaniu na istnienie zobowiązań na koniec 2014 r., które angażowałyby pozostałe na rachunku środki – str. 202 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z najmu i dzierżawy nieruchomości i lokali wykazała, że:

a) przy ustalaniu czynszu za najem lokali użytkowych i nieruchomości gruntowych w poszczególnych latach nie stosowano postanowień umów przewidujących możliwość corocznej waloryzacji czynszu. W zbadanej próbie stwierdzono m.in. zaniechanie waloryzacji czynszu w latach 2006-2012 w przypadku umowy najmu lokalu na działalność handlową zawartej w 2006 r. na czas nieoznaczony (waloryzacji dokonano tylko w 2013 r.), w latach 2004-2012 w przypadku umowy najmu lokalu użytkowego zawartej w 2003 r. na czas nieoznaczony na działalność w zakresie opieki zdrowotnej (waloryzacji dokonano tylko w 2013 r.). Z obliczeń dokonanych przez kontrolujących wynika, że odstąpienie od corocznego podwyższenia wysokości czynszu za najem i dzierżawę skutkowało uszczupleniem dochodów gminy na łączną kwotę 5.634,28 zł – str. 93-97 i 101-102 protokołu kontroli. Stosownie do obowiązującego od 11 lutego 2012 r. art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny. Z kolei obowiązujący od 1998 r. art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami stanowi, że organy działające za jednostkę samorządu terytorialnego zobowiązane są do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki. Za prawidłowe gospodarowanie należy uznać m.in. pobieranie dochodów z udostępniania nieruchomości na poziomie adekwatnym do zmiany siły nabywczej pieniądza,

b) opłaty pobierane od najemców lokali użytkowych wymienionych na str. 92-97 protokołu kontroli zostały umownie ustalone w różnych wysokościach i nie były zmieniane od czasu zawarcia umów, m.in. od 2003 i 2006 r. Nie okazano dokumentacji poświadczającej, że gmina dokonywała kalkulacji ponoszonych kosztów ogrzewania lokali w celu stwierdzenia, czy pobierane opłaty pokrywają te koszty. Przeprowadzenie takiej analizy jest niezbędne, ponieważ do zadań gminy nie należy ponoszenie części kosztów prowadzenia działalności gospodarczej przez podmioty wynajmujące lokale. Do sytuacji takiej dochodziłoby zaś w przypadku, gdyby pobierane opłaty za ogrzewanie lokali nie pokrywały kosztów dostarczenia przez gminę ciepła do tych lokali,

c) stawki za centralne ogrzewanie pobierano od najemców lokali mieszkalnych w budynku „Domu Nauczyciela” w Dobrzyniewie Dużym w wysokości 2,21 zł za m2, na podstawie pisma Pana Wójta z dnia 18 grudnia 2009 r., zaś w budynku Szkoły Podstawowej w Obrubnikach w wysokości 2,54 zł za m2 (nie okazano podstawy ustalenia stawki). Kontrolowana jednostka nie traktowała wnoszonych przez najemców opłat za c.o. jako zaliczek na poczet faktycznych kosztów centralnego ogrzewania – nie dokonywano rozliczeń kosztów wytworzenia ciepła i wniesionych opłat. Praktyka taka jest niezgodna z przepisami ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150), która w art. 9 ust. 2 stanowi, że wysokość tzw. opłat niezależnych od właściciela powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie przez odbiorców kosztów wytworzenia energii cieplnej. Brak bieżącej kalkulacji kosztów wytworzenia ciepła uniemożliwia zweryfikowanie prawidłowości kwot wnoszonych opłat. W świetle przywołanego przepisu opłaty te nie mogą  być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów wytworzenia ciepła, jak również nie mogą obciążać najemców ponad faktycznie poniesione koszty – str. 99-101 protokołu kontroli,

d) informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia, dotyczącego wynajmowanego w drodze przetargu na czas nieoznaczony lokalu użytkowego na działalność gospodarczą w WDK w Pogorzałkach, nie zamieszczono w prasie i na stronie internetowej Urzędu Gminy, czym naruszono art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 94 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Sprawdzeniu poddano podatkową ewidencję nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849, ze zm.), której zasady prowadzenia określone zostały rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Stwierdzono, że ewidencja podatkowa prowadzona za pomocą systemu informatycznego nie zawiera wszystkich danych przewidzianych w § 5 wymienionego rozporządzenia, a przede wszystkim identyfikatorów działek ewidencyjnych – str. 104 protokołu kontroli.

W części protokołu dotyczącej dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych opisano wyniki badania deklaracji podatkowej złożonej przez kontrolowaną jednostkę. Analizując dokumentację, która służyła za podstawę jej sporządzenia ustalono, że w 2014 r. nie zadeklarowano 1.963.967 m2 gruntów podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Mogło to skutkować zaniżeniem podatku o kwotę 707.028,12 zł – str. 106  protokołu kontroli. Kwestia ta powinna zostać wyjaśniona i rozstrzygnięta w toku prowadzonych przez organ podatkowy czynności sprawdzających, zgodnie z art. 272 Ordynacji podatkowej. Celem dokonanych w trakcie wskazanych tym przepisem działań winno być m.in. ustalenie stanu faktycznego w zakresie statusu i areału (potencjalnej podstawy opodatkowania) przedmiotowych gruntów, skutkujące jednoznacznym stwierdzeniem, czy i w jakiej wysokości powinny być one opodatkowane. Z kolei opis na str. 105 protokołu kontroli poddaje w wątpliwość prawidłowość złożonej deklaracji podatkowej przez wskazanego tam podatnika. Ujawnia on grunty o powierzchni 25.860,55 m2. Okazane w trakcie kontroli umowy dzierżawy gruntów zawarte z gminy Dobrzyniewo Duże wskazują, iż podatnik jest w posiadaniu gruntów o łącznej powierzchni 23.754 m2. W trakcie czynności kontrolnych pracownicy kontrolowanej jednostki nie potrafili wyjaśnić dlaczego podatnik zawyża w złożonej deklaracji powierzchnię gruntów o 2.106,55 m2 w stosunku do umów zawartych z gminą.

W obszarze dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych stwierdzono, iż podmiot będący jednostką organizacyjną razem z osobami fizycznymi posiada lasy we współwłasności. W złożonej deklaracji podatkowej deklaruje je wyliczając tylko poszczególne udziały we współwłasnościach. Artykuł 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465) stwierdza, że jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Natomiast art. 6 ust. 7 tej ustawy nakazuje, że w przypadku gdy las stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek leśny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne – str. 112 protokołu kontroli. Według opisu na str. 113 protokołu kontroli stwierdzono także, że w przypadku tego podatnika nie można w pełni zweryfikować poprawności złożonej deklaracji podatkowej. Spowodowane to jest brakiem historycznych danych geodezyjnych dotyczących roku 2014. Na nieruchomościach należących do tego podmiotu jest obecnie przeprowadzana operacja odnowienia klasyfikacji gruntów, więc stan aktualny różni się od tego jaki był w 2014 r. Dalszy opis na wskazuje, iż gmina Dobrzyniewo Duże jest w posiadaniu gruntów sklasyfikowanych jako lasy o powierzchni 14,1641 ha. Kontrolowana jednostka nie złożyła deklaracji podatkowej na podatek leśny zgodnie z treścią art. 6 ust. 5 ustawy o podatku leśnym, nakazujący osobom prawnym, jednostkom organizacyjnym, w tym spółkom, nieposiadającym osobowości prawnej, jednostkom organizacyjnym Lasów Państwowych, a także jednostkom organizacyjnym Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa:

- składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu, właściwemu ze względu na miejsce położenia lasów, deklaracje na podatek leśny na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku;

- odpowiednio skorygować deklaracje, w razie zaistnienia zmian, o których mowa w art. 5 ust. 4, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych zmian.

Opis na str. 118-119 protokołu kontroli wskazuje, iż wymieniony tam podatnik posiada grunty rolne we współwłasności z osobami fizycznymi. Grunty te zostały przez podatników podzielone na poszczególne udziały i ujawnione razem z gruntami będącymi ich wyłączną własnością w jednej deklaracji podatkowej. Taki sposób postępowania stoi w sprzeczności z art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), z którego wynika, iż jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Natomiast art. 6a ust. 10 tej ustawy nakazuje, aby w sytuacji gdy grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej - osoby fizyczne składały deklarację na podatek rolny oraz opłacały podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne. Podobna sytuacja zachodzi również innego podatnika będącego jednostką organizacyjną, który deklaruje tylko wyliczone udziały w posiadanych współwłasnościach. Ponadto stwierdzono pojedynczy przypadek zaniżenia przez podatnika zadeklarowanego podatku rolnego o kwotę 2 zł.

W zakresie podatku od środków transportowych stwierdzono pojedynczy przypadek, opisany na str. 124 protokołu kontroli, dotyczący zawyżenia deklarowanego przez podatnika podatku o kwotę 172 zł.

Ustalono również, że kontrolowana jednostka nie prowadziła pełnych i terminowych działań windykacyjnych, co świadczy o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1619, ze zm.) i zasad przeprowadzania postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656) – str. 135-136 protokołu kontroli.

W zakresie rachunkowości podatków i opłat lokalnych ustalono jednostkowy przypadek naruszenia przepisu § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Przepis ten nakazuje aby dowody wpłat były przy księgowaniu sprawdzone z punktu widzenia prawidłowości zakwalifikowania wpłaty. W przypadku niemożności zaliczenia dokonanej wpłaty na właściwą należność należy ją zaksięgować jako wpływy do wyjaśnienia i ustalić tytuł wpłaty – str. 129 protokołu kontroli.

Badaniu poddano również dochody z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Jak wynika z opisu znajdującego się na str. 134-135 protokołu kontroli ustalono jeden przypadek naruszenia 30-dniowego terminu załatwienia sprawy, przewidziany w art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej. W dokumentacji z postępowania dowodowego dotyczącego decyzji …[1] stwierdzono natomiast brak materiału dowodowego wskazującego, na jakiej podstawie organ podatkowy ustalił liczbę osób zamieszkujących nieruchomość, jako parametru mającego najistotniejsze znaczenie z punktu widzenia prawidłowości ustalenia wysokości zobowiązania – str. 135 protokołu kontroli.

Badając dochody z tytułu opłaty targowej stwierdzono 3 przypadki nie dotrzymania przez inkasenta terminu odprowadzenia pobranej opłaty targowej, wyznaczonego uchwałą Rady Gminy Dobrzyniewo Duże – str. 138 protokołu kontroli. Natomiast opis na str. 139 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzeń inkasentowi, które polegały na naruszeniu postanowień art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej. Przepis ten nakazuje końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomijać, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższyć do pełnych złotych. Inkasent będący osobą prawną prowadzącą działalność gospodarczą wystawiał co miesiąc fakturę za przeprowadzanie czynności inkasa, w której umieszczał kwoty wynagrodzeń brutto, zaokrąglając je do pełnych dziesiątków groszy.

W zakresie wydatków na wynagrodzenia sprawdzono m.in. prawidłowość przepisów zawartych w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Dobrzyniewo Duże. Stwierdzono uchybienia w treści regulacji określających przesłanki uprawniające do wypłaty nagrody uznaniowej. Jako przesłanki otrzymania nagród wymieniono m.in. dzień pracownika samorządowego oraz koniec roku kalendarzowego. Stosownie do dyspozycji zawartej w art. 36 ust. 6 ustawy o pracownikach samorządowych podstawą przyznania nagrody dla pracownika samorządowego mogą być wyłącznie szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej – str. 150-151 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na krajowe podróże służbowe wykazała (w przyjętej do badania próbie), że w jednym przypadku (delegacja nr 104/2014) dokonano błędnego rozliczenia kosztów podróży. Z ewidencji przebiegu pojazdu sporządzonej przez pracownika i dołączonej do polecenia wyjazdu służbowego wynika, że pracownik przejechał 98 km. Przy stawce 0,8358 zł za kilometr pracownik powinien otrzymać tytułem zwrotu kosztów przejazdu 81,90 zł. Faktycznie wypłacono pracownikowi 98,00 zł. Z wyjaśnienia złożonego kontrolującym wynika, że zawyżenie zwrotu kosztów podróży o 16,10 zł nastąpiło omyłkowo – str. 157 protokołu kontroli.

W okresie objętym kontrolą badana jednostka dokonywała zwrotu kosztów używania samochodów prywatnych w celach służbowych do jazd lokalnych. Analizie – w zakresie zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) – poddano prawidłowość ustalania i wypłacania ryczałtu za miesiące wrzesień-październik 2014 r. Kontrola wykazała, że w jednym przypadku dokonano błędnego ustalenia wysokości ryczałtu. W październiku 2014 r. pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli zaniżono ryczałt o 15,58 zł. Umową ustalono miesięczny limit na jazdy lokalne na poziomie 150 km, zatem miesięczny ryczałt powinien wynosić 125,37 zł. Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Pracownik zgodnie ze złożonym oświadczeniem powinien otrzymać ryczałt w wysokości 102,57 zł (przebywał 4 dni na zwolnieniu chorobowym), natomiast wypłacono mu kwotę 86,99 zł – str. 160 protokołu kontroli.

         Badając sprawozdanie gminy Dobrzyniewo Duże z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2014 r. stwierdzono nieprawidłowości w zakresie obliczenia średniorocznej liczby etatów nauczycieli, co miało wpływ na wysokość ujemnej różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń, o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, a przez to na wysokość jednorazowych dodatków uzupełniających dla poszczególnych nauczycieli. Błędy dotyczyły nauczycieli mianowanych.

Nieprawidłowości przy ustalaniu liczby etatów polegały m.in. na bezpodstawnym obniżaniu wymiaru etatu dla nauczycieli w poszczególnych miesiącach w sytuacji, gdy nie korzystali oni z urlopów bezpłatnych, macierzyńskich czy wychowawczych, nie pobierali także żadnych zasiłków opłacanych z innych źródeł niż plan finansowy szkoły, które uzasadniałyby obniżenie struktury zatrudnienia. Wystąpiły także przypadki, w których nauczycielom nie obniżono wymiaru etatu pomimo faktu, że przebywali na zwolnieniu lub na urlopie macierzyńskim. Stwierdzony stan faktyczny pozostaje w sprzeczności z przepisami § 3 ust. 6-8 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35 ze zm.), które wskazują m.in., iż przy ustaleniu średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli nie uwzględnia okresów, w których nie wypłacono wynagrodzenia ze środków ujętych w planie finansowym szkoły.

Stwierdzone zaniżenia oraz zawyżenia liczby etatów poszczególnych nauczycieli mianowanych ostatecznie miały wpływ na wymiar średniorocznej liczby etatów ustalanej dla okresów obowiązywania poszczególnych kwot bazowych. W okresie styczeń-sierpień 2014 r. średnioroczna liczba etatów została zaniżona o 0,02, a w okresie wrzesień-grudzień 2014 r. zaniżono ją o 0,08, co miało wpływ na wysokość iloczynu średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń, o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela. Wartość ta powinna być dla nauczycieli mianowanych wyższa o 1.878,40 zł od przyjętej w sprawozdaniu i wynosić 1.267.762,39 zł. W związku z tym ujemna różnica pomiędzy wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych, a kwotą, którą powinna wydatkować gmina aby osiągnąć poziom średnich wynagrodzeń, również powinna być wyższa o 1.878,40 zł i wynosić 11.335,83 zł, a nie jak podano w sprawozdaniu 9.457,43 zł. O kwotę 1.878,40 zł zaniżono zatem łączną wysokość jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli mianowanych za 2014 r. – str. 164-168 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków związanych z żywieniem uczniów wykazała, że na przygotowanie ciepłych posiłków i dostawę ich do szkół prowadzonych przez gminę zawarta została przez Pana Wójta umowa z firmą gastronomiczną PPHU AGAZA Agata Zejer, wyłonioną w trybie przetargu nieograniczonego. Umowa przewidywała ceny w wysokości 4,01 zł brutto za zestaw obiadowy dużej porcji oraz 2,81 zł brutto za małą porcję zestawu obiadowego, nie specyfikując kosztów artykułów żywnościowych, kosztów przygotowania i kosztów dowozu posiłków. Analiza procedury wyłonienia wykonawcy wykazała, że zamawiający nie żądał specyfikowania wymienionych wyżej kosztów w ofertach. Treść zawartej umowy, faktur wystawianych przez wykonawcę oraz kwot wpłat dokonywanych przez rodziców uczniów korzystających z obiadów potwierdza, że w cenie za dostarczone posiłki, którą następnie obciążano rodziców, zawarte są wszystkie koszty świadczenia usługi, w tym koszty przygotowania i dowozu posiłku. Stwierdzony stan faktyczny sprzeciwia się postanowieniom art. 67a ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) stanowiącym, że do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłku w stołówce szkolnej, o których mowa w art. 67a ust. 3, nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Wobec tego założenie, iż koszty przygotowania posiłków obciążają budżet tylko w przypadku, gdy posiłki przygotowywane są w danej szkole tworzyłoby sytuację, w której rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których prowadzone są kuchnie, nie ponoszą kosztów przygotowania posiłków, zaś rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których nie ma kuchni, zobowiązani są do poniesienia kosztów przygotowania dostarczanych posiłków. Interpretację w kwestii ponoszenia tych kosztów zaprezentował NSA w wyroku z dnia 24 listopada 2010 r. (I OSK 1554/10, Lex nr 745087): Opłaty za korzystanie z posiłku w stołówce zorganizowanej w publicznej szkole czy też publicznym przedszkolu zgodnie z art. 67a ust. 4 u.s.o., powinny być ustalane (…) jako równowartość surowców wykorzystanych do ich przygotowania. Pozostałe koszty, takie jak wynagrodzenie pracowników, składki naliczane od ich wynagrodzeń oraz nakłady na utrzymanie kuchni powinny obciążać organ prowadzący. W przypadku braku kuchni w placówce, co powoduje, że organ prowadzący nie ponosi kosztów wyżej wymienionych, rodzi po stronie tego organu obowiązek pokrycia wydatków związanych z przygotowaniem i dowozem posiłków (…).

Kontrola tego zagadnienia wykazała ponadto, że brak jest regulacji dyrektorów szkół w sprawie stawek opłat za posiłki. Stosownie do art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty wysokość opłat za posiłki w szkole ustala dyrektor tej szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym. Kompetencje organu prowadzącego w tym zakresie należą do Pana Wójta.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej. Ilość nieprawidłowości stwierdzonych w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości wskazuje na niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez Skarbnika Gminy i inne osoby realizujące zadania w tym zakresie, w tym w stosunku do obsługiwanych przez Urząd szkół.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zaprzestanie przedkładania Przewodniczącemu Rady Gminy do podpisu dokumentów dotyczących wykonywania wobec Pana Wójta tych czynności z zakresu prawa pracy, które w gminie Dobrzyniewo Duże powinny być wykonywane przez Sekretarza Gminy, stosownie do art. 8  ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych i wydanego przez Pana zarządzenia z dnia 15 września 2011 r.

2. Podjęcie działań w celu obsadzenia stanowiska Zastępcy Wójta.

3. Niezwłoczne wydanie decyzji ustanawiających na rzecz szkół trwały zarząd nieruchomościami, którymi faktycznie władają.

4. Dokonanie zmian w regulacjach określających zakresy obowiązków pracowników, poprzez:

a) uaktualnienie wykazu osób upoważnionych do kontroli dowodów księgowych;

b) usunięcie pracownika GOPS z wykazu osób upoważnionych do kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy,

c) wyeliminowanie rozbieżności między postanowieniami zakresów czynności pracowników a faktycznie wykonywanymi obowiązkami,

d) pisemne powierzenie właściwemu pracownikowi obowiązków w zakresie podpisywania sprawozdań jednostek oświatowych, których obsługę finansowo-księgową prowadzi Urząd Gminy.

5. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie postanowień przewidujących „odpisywanie” należności o niskiej wartości poprzez dokonanie wyłącznie zapisu wyksięgowującego je z ewidencji, mając na uwadze obowiązujące Pana Wójta zasady umarzania należności cywilnoprawnych określone przez Radę Gminy,

b) usunięcie postanowień wskazujących na wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) jako element ksiąg rachunkowych,

c) usunięcie zapisów przewidujących prowadzenie wyodrębnionych ksiąg rachunkowych dla projektów realizowanych z udziałem środków europejskich.

6. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ustalanie dwustronnych sald kont rozrachunkowych, na których zostały ujęte zarówno należności, jak i zobowiązania jednostki,

b) wyksięgowywanie z ewidencji przypisanych należności na podstawie stosownych oświadczeń woli Pana Wójta, świadczących o dokonaniu ich umorzenia, zapisem Wn 761 – Ma 221,

c) usunięcie z księgi głównej kont 137, 967 i 820 oraz stosowanie prawidłowych nazw kont otwartych w księdze głównej budżetu i Urzędu,

d) przestrzeganie zasady ciągłości przy przenoszeniu sald bilansu zamknięcia do bilansu otwarcia następnego roku obrotowego,

e) numerowanie dowodów księgowych w sposób umożliwiający jednoznaczne powiązanie dowodów księgowych z zapisami księgowymi dokonanymi na ich podstawie,

f) dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z nadaną dekretacją,

g) dokonywanie przypisu odsetek na koniec każdego kwartału zapisem Wn 221 – Ma 750; ewidencjonowanie wszystkich należnych gminie odsetek jako przychodów finansowych na koncie 750,

h) prowadzenie ewidencji analitycznej gruntów spełniającej wymagania ustawy o rachunkowości stawiane dla ksiąg rachunkowych,

i) dokonywanie zapisów skutkujących zwiększeniem lub zmniejszeniem stanu środków trwałych w księgach tego roku, w którym nastąpił faktyczny obrót składnikami majątkowymi,

j) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800 w układzie zwiększeń i zmniejszeń funduszu, zapewniającym ustalenie danych do sporządzenia zestawienia zmian w funduszu,

k) prawidłowe ustalanie kwoty przychodów Urzędu z tytułu dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu,

l) ujmowanie wszystkich należności długoterminowych na koncie 226 oraz przenoszenie na początku roku z konta 226 na konto 221 należności w wysokości rat należnych na dany rok,

ł) księgowanie zaległości i nadpłat wynikających ze sprawozdań urzędów skarbowych na koncie 221 w ewidencji Urzędu,

m) prowadzenie ewidencji operacji dotyczących otrzymanych środków na kształcenie młodocianych w ramach ksiąg rachunkowych Urzędu,

n) księgowanie rozliczenia zakupów za pośrednictwem konta 300 przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia, mając na uwadze ustalenie nieprawidłowego salda tego konta na koniec 2014 r.,

o) wyksięgowanie nierealnych sald konta 222 z ewidencji budżetu i Urzędu,

p) prawidłowe ustalanie dnia, od którego powinny być naliczane należne gminie odsetki; w tym celu dokumentowanie potwierdzenia odbioru faktur przez kontrahentów, jeżeli termin płatności uzależniony jest od dnia ich odbioru,

q) ewidencjonowanie operacji zgodnie z zasadą kasowej realizacji dochodów i wydatków (wyniku budżetu), mając na względzie ustalenia poczynione w zakresie ewidencji zwrotu dotacji przez LZS Korona,

r) księgowanie rozliczeń z urzędem skarbowym z tytułu prowizji od terminowego odprowadzania podatku dochodowego w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia, w celu uniknięcia nierealnego salda Ma na koncie 225, które wystąpiło na koniec 2014 r.,

s) księgowanie zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne w wysokości wynikające z list płac oraz dokonywanie rozliczenia nadpłaconych składek,

t) przestrzeganie zasady memoriału poprzez ujmowanie odsetek od pożyczek w księgach tego roku, za który zostały naliczone, niezależnie od terminu ich zapłaty,

u) dokonywanie w ewidencji stosownych zapisów w przypadku otrzymania od Ministerstwa Finansów informacji o nadpłatach w udziałach w podatku dochodowym od osób fizycznych,

v) dokonywanie na koncie 902 w korespondencji z kontem 223 zapisów o zrealizowanych przez jednostki budżetowe wydatkach, które wykazują zgodność z prawidłowo sporządzonymi i podpisanymi sprawozdaniami jednostkowymi Rb-28S,

w) księgowanie wszystkich dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S GOPS za pośrednictwem konta 222,

x) ujmowanie wartości nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych na koncie 800,

y) ujmowanie na koncie 013 pełnej wartości przyjętych do używania pozostałych środków trwałych, obejmującej także tę część wartości, która została sfinansowana przez inny podmiot,

z) wyodrębnienie w ramach kont 130 prowadzonych dla projektów subkont dla dochodów i wydatków,

za) przestrzeganie zasady czystości obrotów na kontach 130-1 i 130-3,

zb) prowadzenie ewidencji na koncie 901 w sposób umożliwiający wyodrębnienie dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu gminy, które powinny być wykazywane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S wraz z dochodami realizowanymi na rachunek bieżący Urzędu, wynikającymi z ewidencji do konta 130.

7. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) sporządzanie zbiorczych sprawozdań budżetowych oraz łącznych sprawozdań Rb-N i Rb-Z wyłącznie na podstawie danych wynikających ze sprawozdań jednostkowych,

b) sporządzanie sprawozdań jednostkowych zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej i zasadami sporządzania poszczególnych sprawozdań, w szczególności mając na uwadze istotne nieprawidłowości w zakresie prezentacji danych w sprawozdaniu Rb-N, przedstawione w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

c) egzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych obowiązku złożenia sprawozdań jednostkowych opatrzonych wymaganymi podpisami oraz datami ich sporządzenia, mając na uwadze, że Pan Wójt – jako kierownik Urzędu Gminy będącego jednostką przyjmującą sprawozdania – jest zobowiązany do zapewnienia należytej ich kontroli m.in. pod względem formalnym, jak to wynika z § 9 ust. 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

d) zamieszczanie dat sporządzenia i wymaganych podpisów na sprawozdaniach jednostkowych Urzędu,

e) sporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-27S oraz własnych jednostkowych sprawozdań Rb-N i Rb-Z obejmujących dane z ewidencji Urzędu oraz z ewidencji budżetu, jak to wynika z zasad ich sporządzania określonych przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

f) ustalanie kwoty dochodów otrzymanych w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

g) rzetelne ustalanie kwoty wolnych środków prezentowanej w sprawozdaniu Rb-NDS,

h) zobowiązanie kierownika GOPS do terminowego sporządzania sprawozdań Rb-N oraz wypełniania obowiązku sporządzania i przekazywania sprawozdania Rb-Z,

i) zobowiązanie pracownika przygotowującego dane do sprawozdań jednostkowych Rb-N dla szkół obsługiwanych przez Urząd do wykazywania należności podlegających prezentacji w tych sprawozdaniach, 

j) wykazywanie należności od budżetów i zobowiązań wobec budżetów w bilansie z wykonania budżetu gminy zgodnie z prawidłowo ustalonymi saldami konta 224,

k) terminowe sporządzanie zestawienia zmian w funduszu jednostki.

8. W zakresie gospodarki kasowej:

a) wzmożenie kontroli w zakresie zachowania ciągłości numeracji druków raportów kasowych sporządzanych przez kasjera,

b) zobowiązanie kasjera do wypełniania druków K-103 zgodnie z obowiązującą w tym zakresie instrukcją, poprzez podawanie słownie kwoty operacji.

9. Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań, także w przypadku nieobecności pracowników odpowiedzialnych za kontrolę dowodów księgowych, poprzez ustanowienie stosownych zastępstw.

10. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie dotyczącym posiadanych przez Urząd środków depozytowych, poprzez:

a) zwracanie wykonawcom kwot wniesionych tytułem wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym są one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia tego rachunku oraz koszty prowizji za przelew, z zachowaniem terminów określonych przepisami art. 46 ust. 1a i art. 151 Prawa zamówień publicznych,

b) niezwłoczne podjęcie czynności w sprawie zwrotu wadium w wysokości 6.000 zł dla Ostrovia Marek Trwoga i zabezpieczenia w kwocie 1.019,2 zł dla PBD Bialeko,

c) przeanalizowanie okresu powstania salda odsetek od środków depozytowych w wysokości 21.411,88 zł oraz dokonanie jego podziału między podmioty, których środki depozytowe były lub są przechowywane na rachunku depozytowym od czasu powstania salda, w tym m.in. dokonanie zwrotu ustalonego oprocentowania podmiotom wymienionym w punkcie poprzedzającym to zalecenie,

d) ustalenie w porozumieniu z organami sołectwa Chraboły pochodzenia i celu przetrzymywania kwoty 940 zł na koncie oznaczonym jako „Rada Sołecka wsi Chraboły”,

e) przeksięgowanie na dochody budżetu środków z konta 139 w wysokości 2.255,12 zł, których pochodzenie nie wynika z żadnej dokumentacji posiadanej przez jednostkę, wraz z odpowiadającą im kwotą odsetek.

11. Zobowiązanie kierownika Gminnego Centrum Kultury do terminowego przedkładania sprawozdania z wykonania planu finansowego.

12. Zobowiązanie kierowników Gminnego Centrum Kultury i Gminnej Biblioteki Publicznej do:

a) sporządzania planu finansowego zawierającego wszystkie elementy określone przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych,

b) terminowego sporządzania sprawozdań Rb-N i Rb-Z.

13. Podjęcie czynności wyjaśniających źródła pochodzenia środków znajdujących się na rachunku GCK na koniec 2014 r., w szczególności ich związku z kwotą otrzymanej w 2014 r. dotacji podmiotowej, oraz przyczyny niewykazania ich w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego. Rozważenie zmniejszenia wysokości dotacji podmiotowej dla GCK na 2015 r., jeżeli jej wysokość była ustalana bez uwzględnienia posiadanych przez Centrum środków.

14. W zakresie dochodów z najmu i dzierżawy:

a) coroczne waloryzowanie czynszu za najem i dzierżawę nieruchomości i lokali użytkowych, mając na względzie postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych,

b) przeprowadzenie analizy kosztów ogrzewania wynajmowanych przez gminę lokali użytkowych w celu skonfrontowania ich z pobieranymi od najemców opłatami oraz ewentualne podniesienie ich wysokości – jeżeli analiza kosztów wykaże, że koszty te (także w kontekście wysokości pobieranego on najemców czynszu) przekraczają pobierane opłaty,

c) rozliczanie z najemcami lokali mieszkalnych opłat wniesionych za c.o. z faktycznymi kosztami wytworzenia energii cieplnej. Rozliczenie z najemcami opłat za c.o. wniesionych w 2014 r. względem wszystkich kosztów ogrzewania faktycznie poniesionych przez gminę w 2014 r.

15. Przestrzeganie obowiązku publikowania w prasie lokalnej oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia m.in. na czas nieoznaczony.

16. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

17. Wyeliminowanie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń dotyczących każdego podatnika.

18. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisy wykonawcze.

19. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania dotyczącego określenia wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

20. Wyeliminowanie nieprawidłowości w realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej, mając na względzie przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy prawa lokalnego dotyczące terminów rozliczania się inkasenta z pobranych opłat.

21. Prawidłowe naliczanie wynagrodzenia inkasentom opłaty targowej.

22. Wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy a obowiązującymi przepisami w zakresie podstaw przyznawania nagród pracownikom.

23. W zakresie zwrotu kosztów podróży służbowych oraz ryczałtu za używanie samochodów prywatnych w jazdach lokalnych:

a) zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do dołożenia należytej staranności przy ustalaniu wysokości wydatków z tych tytułów,

b) wyegzekwowanie od pracownika kwoty 16,10 zł odpowiadającej zawyżeniu zwrotu kosztów podróży odbytej na podstawie polecenia wyjazdu nr 104/2014,

c) dokonanie zwrotu pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli kwoty 15,58 zł odpowiadającej zaniżeniu ryczałtu za używanie samochodu w jazdach lokalnych.

24. W zakresie analizy średnich wynagrodzeń nauczycieli:

a) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy ustalaniu średniorocznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego,

b) ponowne przeliczenie dodatków uzupełniających dla nauczycieli mianowanych za 2014 r., mając na uwadze, że ich łączna wysokość powinna być większa o 1.878,40 zł; dokonanie wypłaty dodatkowych kwot dla poszczególnych nauczycieli mianowanych,

c) dokonanie korekty sprawozdania z osiągania w 2014 r. średnich wynagrodzeń nauczycieli w szkołach prowadzonych przez gminę Dobrzyniewo Duże, poprzez przyjęcie dla nauczycieli mianowanych iloczynu średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń w wysokości 1.267.762,39 zł i wykazanie ujemnej różnicy pomiędzy wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych, a kwotą wskazanego iloczynu na poziomie 11.335,83 zł.

25. Określanie warunków zamówienia publicznego na przygotowanie i dowóz posiłków dla uczniów w sposób umożliwiający ustalenie kosztu „wsadu do kotła” i innych kosztów dostawcy składających się na oferowaną cenę posiłku, mając na uwadze możliwość realizacji obowiązku obciążania uczniów wyłącznie kosztami artykułów żywnościowych zużytych na przygotowanie posiłków.

26. Wskazanie dyrektorom szkół na obowiązek formalnego określania opłat za posiłki pobierane od uczniów, stosownie do art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty.        

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku