Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Przerośl

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 grudnia 2015 roku (znak: RIO.V.6001-4/15), o treści jak niżej:

Pan

Sławomir Renkiewicz

Wójt Gminy Przerośl

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Przerośl za 2014 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Przerośl na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W gminie Przerośl w dalszym ciągu nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy Wójta, pomimo że przewiduje je regulamin organizacyjny Urzędu Gminy oraz Statut Gminy. W zakresie czynności Sekretarza Gminy wskazano natomiast na „wykonywanie zadań wójta w przypadku nieobecności Wójta i jego zastępcy”. Pomijając kwestię niezgodności między stanem faktycznym a regulacjami wewnętrznymi Urzędu należy też wskazać, że nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Jak stanowi art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515, ze zm.) wójt, w drodze zarządzenia, powołuje oraz odwołuje swojego zastępcę. Według zaś art. 28g ustawy, w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni) zadania i kompetencje wójta przejmuje jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w tej regulacji przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Pana Wójta może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu. Na powyższą kwestię zwrócono Panu Wójtowi uwagę w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym po poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne wskazał Pan, iż dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania gminy, rozważę możliwość powołania zastępcy Wójta gminy po przeprowadzeniu konsultacji z radnymi Rady Gminy Przerośl – str. 3 protokołu kontroli.

         Z ustaleń kontroli wynika, że w 2014 r. Urząd Gminy Przerośl w dalszym ciągu prowadził obsługę finansowo-księgową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz gminnych instytucji kultury (GOK i Biblioteki), co sprzeciwiało się postanowieniom art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Powyższa nieprawidłowość została podniesiona w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym po poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy. Wskazano wówczas, że jednostki te, działające jako odrębne osoby prawne (instytucje kultury) oraz jako jednostka budżetowa (GOPS), są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4, art. 10 i art. 11 ust. 1 ustawy. W udzielonej odpowiedzi wskazał Pan, iż po przyjściu pracownika Referatu Finansowego z urlopu macierzyńskiego oraz po ukonstytuowaniu się nowej jednostki organizacyjnej, tj. Gminnego Ośrodka Kultury Sportu i Turystyki w Przerośli powołanego uchwałą Nr V/31/11 Rady Gminy Przerośl z dnia 29 marca 2011 r. dokonam zmiany umowy o pracę jednemu z pracowników referatu wyodrębniając obsługę finansowo-księgową jednostek organizacyjnych. Kontrola wykazała, iż stosownych zmian dokonano dopiero w marcu bieżącego roku w wyniku zatrudnienia przez kierownika GOPS, dyrektora GOKSiT i dyrektora Biblioteki głównego księgowego tych jednostek, odpowiednio w wymiarze 1/5, 1/5 i 1/10 etatu – str. 6 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli regulacji wewnętrznych odnoszących się do kwestii powierzenia obowiązków pracownikom stwierdzono, że inspektorowi w Urzędzie Gminy zakresem czynności powierzono m.in. prowadzenie list płac GOPS, GOKSiT oraz Biblioteki, w tym prowadzenie kart podatkowych i kartotek wynagrodzeń pracowników. Wskazania wymaga, iż pracodawcą, na podstawie regulacji zawartych w art. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202) w zw. z art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, ze zm.), jest GOPS jako gminna jednostka budżetowa. W odniesieniu do instytucji kultury podstawowe znaczenie, przy określeniu jej statusu prawnego, ma zaś fakt, iż zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.), z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora instytucja kultury uzyskuje osobowość prawną (przepis ten ma zastosowanie do bibliotek na mocy odesłania zawartego w art. 2 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. z 2012 r. poz. 642, ze zm.)). Tym samym instytucja kultury posiada osobowość prawną i jest odrębnym od organizatora podmiotem prawa. Z przywołanego art. 3 Kodeksu pracy wynika natomiast, iż pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Zatem to kierownicy wymienionych jednostek organizacyjnych – GOPS-u i instytucji kultury – są uprawnieni do wykonywania wszelkich czynności przynależnych pracodawcy. Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację związaną ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W związku z powyższym, to na kierownikach GOPS i instytucji kultury, a nie na Panu Wójcie, ciążą obowiązki w zakresie określonym przywołanymi przepisami Kodeksu pracy. Dodania wymaga, iż reprezentację jednostki organizacyjnej w sprawach ze stosunku pracy określa przepis art. 31 Kodeksu pracy, który stanowi, że za pracodawcę czynności takich dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona osoba. Sformułowanie „;inna wyznaczona osoba” oznacza osobę wyznaczoną przez zarządzającego jednostką organizacyjną będącą pracodawcą; może to być osoba fizyczna lub prawna. Wyznaczenie do tych czynności osoby fizycznej może wynikać z zatrudnienia w charakterze pracownika; osoba także może także wykonywać czynności z zakresu prawa pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. umowy zlecenia. Uprawnienie do zlecania innym osobom obowiązków obciążających daną jednostkę, jako pracodawcę, ma zatem jej kierownik, a nie Pan Wójt – str. 6-7 protokołu kontroli.

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości oraz sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazało nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), poprzez:

a) pominięcie w zakładowym planie kont dla Urzędu jako jednostki budżetowej niektórych kont, w szczególności konta 751 „Koszty finansowe” służącego do ewidencji kosztów finansowych (w tym m.in. odsetek od obligacji oraz odsetek od kredytów i pożyczek) oraz konta 761 „Pozostałe koszty operacyjne”, które jest niezbędne do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w tym odpisu aktualizującego należności główne. Z postanowień § 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia wynika, że ograniczanie standardowych planów kont określonych rozporządzeniem jest możliwe o konta dotyczące operacji niewystępujących w jednostce – str. 13 protokołu kontroli,

b) wymienienie w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach informatycznych wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 14 protokołu kontroli,

c) błędne ewidencjowanie kosztów odsetek od wyemitowanych obligacji oraz zaciągniętych pożyczek na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”, zamiast na koncie 751, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia (powyższe było pochodną braku konta 751 w zakładowym planie kont Urzędu) – str. 18 protokołu kontroli,

d) ujmowanie na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” zwrotów poprzez stosowanie zapisów ujemnych na stronie Ma tego konta w korespondencji ze stroną Wn kont zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”. Zgodnie z określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia zasadami funkcjonowania konta 130, ewidencja na nim odbywa się przy zachowaniu zasady zgodności z danymi wyciągów bankowych (zapisami w księgowości banku); zatem właściwy zapis to zapis dodatni Wn 130 – Ma konto zespołu 4. Na koncie 130 obowiązuje ponadto zasada czystości obrotów, co oznacza, że do zapisów m.in. z tytułu zwrotów wprowadza się dodatkowy techniczny zapis ujemny po obu stronach konta. Dodania wymaga, że na podstawie załącznika nr 3 do rozporządzenia zmniejszenia poniesionych kosztów ujmuje się na stronie Ma kont zespołu 4 – str. 17-18 protokołu kontroli,

e) ujmowanie wpływów z tytułu zwrotu środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku przez jednostki budżetowe na pokrycie wydatków zapisem ujemnym Ma 133 „Rachunek budżetu” – Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”. Zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont i danymi wyciągu bankowego operację te należy ewidencjonować zapisem dodatnim Wn 133 – Ma 223 – str. 17 protokołu kontroli,

f) błędne ewidencjonowanie na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” zobowiązań z tytułu środków podlegających przekazaniu Podlaskiej Izbie Rolniczej jako 2% udziału we wpływach podatku rolnego oraz z tytułu składek członkowskich na rzecz stowarzyszeń, których członkiem jest gmina. Mając na uwadze zasady funkcjonowania kont określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia tego typu zobowiązania powinny być ujęte na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 17 protokołu kontroli,

g) nieprowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 224/01 „Rozrachunki budżetu – urząd skarbowy – dochody”, na którym ujmowano rozliczenia dochodów budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz gminy oraz rozrachunki z Ministerstwem Finansów z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, ewidencja pomocnicza powinna zapewniać możliwość ustalenia ustalenie stanu należności i zobowiązań według poszczególnych tytułów oraz według poszczególnych budżetów – str. 18 protokołu kontroli,

h) niewyodrębnienie w ramach konta 139/01 „Inne rachunki bankowe – depozyty” ewidencji szczegółowej według kontrahentów, pomimo występowania na tym koncie operacji dotyczących obrotów sum depozytowych z kilkoma kontrahentami. Na gruncie przepisów załącznika nr 3 do rozporządzenia, ewidencja pomocnicza prowadzona do konta 139 powinna zapewniać ustalenie stanu środków pieniężnych dotyczących sum depozytowych według kontrahentów – str. 18 protokołu kontroli,

i) dokonywanie w księgach budżetu rozliczeń dotyczących dochodów i wydatków budżetowych Urzędu realizowanych bezpośrednio za pośrednictwem rachunku budżetu poprzez konto 222/04 „Rozliczenie dochodów budżetowych – Urząd Gminy” i konto 223/04 „Rozliczenie wydatków budżetowych – Urząd Gminy”, tj. w sposób niezgodny z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załączniku nr 2 rozporządzenia. Według tych zasad konto 222 służy do ewidencji przelewów dochodów budżetowych dokonanych przez jednostki budżetowe na rachunek budżetu i ich rozliczenia, zaś konto 223 służy do ewidencji środków przelanych z rachunku budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych i ich rozliczenia, a zatem nie mogą mieć one zastosowania w przypadku wpływu dochodów bezpośrednio na rachunek budżetu i realizacji wydatków bezpośrednio z tego rachunku. W sposób prawidłowy, w przypadku realizowania dochodów i wydatków Urzędu Gminy za pośrednictwem rachunku budżetu (braku rachunku bieżącego Urzędu), obroty rachunku budżetu w tym zakresie winny być księgowane na podstawie wyciągów bankowych na koncie 133 bezpośrednio w korespondencji z kontem 901 „Dochody budżetu” lub 902 „Wydatki budżetu” (stosowana metoda polegała zaś na przeksięgowywaniu na koniec każdego miesiąca dochodów i wydatków Urzędu na podstawie sprawozdań Rb-27S i Rb-28S zapisami Wn 222 – Ma 901 i Wn 902 – Ma 223). Jednocześnie operacje związane z dochodami i wydatkami Urzędu powinny być księgowane w ewidencji Urzędu Gminy jako zapis wtórny (na podstawie polecenia księgowania) na koncie 130 (subkonto dochodów lub subkonto wydatków) w korespondencji z właściwym dla danej operacji kontem; salda subkont dochodów i wydatków konta 130 podlegają na koniec roku przeniesieniu na podstawie sprawozdań Rb-27S i Rb-28S na konto 800 „Fundusz jednostki” – str. 76 i 131 protokołu kontroli,

j) błędne ujmowanie przychodów z najmu pomieszczeń gminnych na koncie 700 „Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia”. Prawidłowo do ewidencji przychodów z tytułu najmu powinno służyć konto 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – str. 76 protokołu kontroli,

k) zaewidencjonowanie operacji przyjęcia na stan środków trwałych pochodzących z inwestycji o wartości 23.644 zł – zamiast zapisu Wn 011 „Środki trwałe” – Ma 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” – zapisami Wn 800 – Ma 080 i Wn 011– Ma 800 „Fundusz jednostki”, co spowodowało zawyżenie obrotów strony Ma konta 800 – str. 127 protokołu kontroli,

l) nieprawidłowe zaksięgowanie na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” środka trwałego o wartości powyżej 3.500 zł (tj. 15.500 zł), który podlegał zarachowaniu na koncie 011 oraz stopniowemu umorzeniu, stosownie do § 6 ust. 2 rozporządzenia – str. 128 protokołu kontroli,

ł) nienaliczenie i nieujęcie w księgach rachunkowych odsetek z tytułu nieterminowych wpłat czynszu dzierżawnego w kwocie 0,43 zł. Odsetki od należności winny być ujmowane w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, jak to wynika z § 8 ust. 5 rozporządzenia – str. 74 protokołu kontroli.

Analiza gospodarki kasowej, której ustalenia przedstawiono na str. 24-26 protokołu kontroli, wykazała, że:

a) na niektórych listach płac nie wskazywano dat odbioru gotówki z kasy. Wskazywanie tych dat jest wymagane przez § 7 pkt 4 instrukcji kasowej; jest także niezbędnym elementem umożliwiającym weryfikację bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie ewidencjowania wypłat gotówkowych,

b) wykazane w raportach kasowych za grudzień 2014 r. (raporty nr 69 i 70) stany gotówki na początek i koniec okresu objętego poszczególnymi raportami oraz rozchody gotówki były niezgodne ze stanem rzeczywistym. Wynikało to z ujmowania w raportach kasowych rozchodu całości kwot zakwalifikowanych do wypłaty w kasie w listach wypłat – bez względu na to, czy dana wypłata zastała faktycznie dokonana w dniu objętym raportem. W raporcie kasowym nr 69 z dnia 23 grudnia 2014 r. wykazano końcowy stan gotówki w kasie w wysokości 4.600 zł, podczas gdy faktycznie wynosił on 5.288,50 zł, ponieważ ujęty w raporcie rozchód gotówki na łączną kwotę 688,50 zł wystąpił po dniu zamknięcia raportu (tj. w dniu 29 grudnia tego roku). Podobnie w raporcie kasowym nr 70 z dnia 23 grudnia 2014 r. wykazano końcowy stan gotówki w kasie w wysokości 0 zł, podczas gdy z okazanej listy wypłat wynikało, że jedna osoba pokwitowała odbiór gotówki w kwocie 60 zł po dniu zamknięcia raportu, konkretnie w dniu 3 stycznia 2015 r., tj. następnym roku budżetowym. W złożonym wyjaśnieniu kasjerka wskazała, iż data 3 stycznia 2015 r. została błędnie wpisana przez osobę pobierającą świadczenie pieniężne za prace społecznie użyteczne; dodała jednocześnie, iż w związku z powyższym gotówka nie znajdowała się w kasie, a inwentaryzacja na dzień 31.12.2014 r. wykazała stan kasy 0 zł. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostało dokonane. Podobnie z brzmienia § 8 pkt 1 instrukcji kasowej wynika, iż przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje bieżąco w raporcie kasowym; zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym w dniu, w którym nastąpił przychód i rozchód. Przytoczone nieprawidłowości przesądzają, że zapisów ewidencyjnych w zakresie obrotu kasowego nie można uznać za rzetelne (odzwierciedlające stan rzeczywisty), co stanowi naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Kontrola prawidłowości sporządzenia sprawozdań budżetowych w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773, ze zm.) wykazała, że:

a) nie jest możliwe potwierdzenie zachowania terminów wynikających z załącznika nr 44 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, z uwagi na niezamieszczenie dat sporządzenia sprawozdań jednostkowych Rb-27S i Rb-28S Urzędu, GOPS i jednostek oświatowych sporządzanych narastająco za kolejne miesiące 2014 r. (łącznie 30 sprawozdań),

b) własne jednostkowe sprawozdanie Rb-N jednostki samorządu terytorialnego za IV kwartał 2014 r. sporządzono niezgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, z uwagi na:

- niewykazanie w wierszu N5 „Pozostałe należności” kwoty należności wynikającej z konta 221 (opłata ścieki, czynsz, rozmowy telefoniczne) w wysokości 4.034,36 zł, co jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika było efektem omyłki,

- błędnie wykazanie w wierszu N5.3 „Pozostałe należności z tytułów innych niż wymienione powyżej” kwoty 19.124,08 zł, składającej się na saldo Wn konta 224 w ewidencji budżetu, oznaczającej należności od urzędów skarbowych oraz od Ministerstwa Finansów. Należy nadmienić, iż wskazana kwota została już uwzględniona w wierszu N3 „Gotówka i depozyty”, na podstawie wyliczenia dokonanego zgodnie z brzmieniem § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. – str. 20-21 protokołu kontroli.

Uchwałami Nr XVII/119/2012 z dnia 23 listopada 2012 r. i Nr XXV/184/2013 z dnia 22 listopada 2013 r. Rada Gminy Przerośl nie wyraziła zgody na wyodrębnienie funduszu sołeckiego odpowiednio w budżecie gminy na 2014 r. i 2015 r. Wskazania wymaga, iż powyższe uchwały zostały podjęte z naruszeniem art. 1 ust. 1 obowiązującej wówczas ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm.), zgodnie z którym rada zobowiązana była do podjęcia przedmiotowych uchwał do dnia 31 marca roku poprzedzającego rok budżetowy (zatem przykładowo, uchwałę o niewyrażeniu zgody na wyodrębnienie funduszu w roku budżetowym 2014 r. należało podjąć w terminie od 1 stycznia do 31 marca 2013 r., nie zaś, jak to miało miejsce w kontrolowanej jednostce w listopadzie 2012 r., tj. w roku poprzedzającym rok budżetowy o 2 lata). W obecnie obowiązującej ustawie z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.) istnieje regulacja, zgodnie z którą uchwała o niewyrażeniu zgody na wyodrębnienie funduszu ma zastosowanie wyłącznie do roku budżetowego następującego po roku, w którym została podjęta (art. 2 ust. 4); jednocześnie przewidziano, że uchwała podjęta po dniu 31 marca roku poprzedzającego rok budżetowy, którego dotyczy (rok wyodrębnienia funduszu), jest nieważna (art. 2 ust. 2). Przepis ten oznacza zatem, że po dniu 31 marca danego roku rada traci możliwość wyrażenia zgody na wyodrębnienie funduszu począwszy od następnego roku, jak również niewyrażenia zgody na wyodrębnienie funduszu na rok następny. Jak ustalono, Rada Gminy Przerośl podjęła w prawidłowym terminie, w dniu 30 stycznia 2015 r., uchwałę Nr III/17/2015 o niewyrażeniu zgody na wyodrębnienie funduszu sołeckiego w budżecie gminy na 2016 r. – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości procedur zbywania nieruchomości z gminnego zasobu (str. 85-87 protokołu kontroli) wykazała, że:

a) ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości o nr 71/6 obręb Krzywólka zostało podane do publicznej wiadomości przed upływem 6 tygodni od dnia upublicznienia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co narusza art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774). Przywołany przepis wymaga, aby ogłoszenie o przetargu podawane było do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów określonych w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 tej ustawy. Przed ogłoszeniem o przetargu należy bowiem rozpatrzyć ewentualne wnioski osób, którym przysługuje pierwszeństwo w jej nabyciu. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, informacji o nieruchomości, której wniosek dotyczył, nie zamieszcza się w ogłoszeniu o przetargu,

b) w ogłoszeniu o rokowaniach po drugim przetargu zakończonym wynikiem negatywnym na sprzedaż wymienionej nieruchomości nie zamieszczono informacji o cenie wywoławczej, tj. elementu ogłoszenia wymaganego przepisem § 25 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490). W treści ogłoszenia zawarto jedynie informację, iż cena nieruchomości do II przetargu wynosiła 15.000 zł.

         Gmina realizuje dochody z tytułu wynajmowania 4 lokali mieszkalnych. Kontrola wpływów z tego tytułu wykazała, że zwrot kosztów ogrzewania od najemców dwóch mieszkań w budynku Ośrodka Zdrowia (wyposażonych w c.o.) gmina pobierała w formie miesięcznego ryczałtu w wysokości odpowiednio 108,74 zł, począwszy od 1 kwietnia 2008 r. (w przypadku lokalu mieszkalnego o powierzchni 106,50 m2 ) i 55,01 zł, począwszy od 1 lipca 2011 r. (w przypadku lokalu mieszkalnego o powierzchni 50,72 m2). Należy nadmienić, iż w kwocie ryczałtu (niezmiennej od wskazanych wyżej dat), zgodnie z postanowieniami umowy najmu, znajdował się także koszt zużycia energii elektrycznej za oświetlenie tzw. części wspólnych. Nie stwierdzono, aby dokonywano weryfikacji faktycznie poniesionych kosztów na ogrzewanie lokali z wpłatami wniesionymi przez najemców w trakcie roku. Wpłaty te powinny być traktowane wyłącznie jako zaliczki na poczet faktycznych kosztów ogrzewania. Podczas kontroli dokonano ustalenia faktycznych kosztów ogrzewania wynajmowanych lokali. Faktyczny koszt ogrzania lokalu mieszkalnego w 2014 r. wyniósł 55,19 zł za 1m2 (koszty zakupu opału – 7.629,71 zł + wynagrodzenie palacza 8.033,76 zł : 282,80 m2 powierzchni całego budynku Ośrodka Zdrowia). Łącznie za ogrzewanie w 2014 r. lokalu o powierzchni 106,50 m2 gmina powinna zatem pobrać od najemcy sumę 5.877,73 zł, podczas gdy suma wpłat ustalonego ryczałtu wyniosła 1.304,88 zł. W przypadku zaś lokalu o powierzchni 50,72 m2 podlegające opłaceniu koszty ogrzewania za 2014 r. wyniosły 2.800 zł (suma wpłat ustalonego ryczałtu stanowiła kwotę 660 zł). Łącznie gmina powinna pobrać w 2014 r. od najemców kwotę wyższą o 6.712,85 zł od pobranych wpłat. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150) stanowi w art. 9 ust. 2, że wysokość tzw. opłat niezależnych od właściciela powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie przez odbiorców kosztów wytworzenia energii cieplnej. W świetle przywołanego przepisu opłaty nie mogą być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów wytworzenia ciepła, jak również nie mogą obciążać najemców ponad faktycznie poniesione przez gminę koszty. Właściwa realizacja tego przepisu wymaga więc okresowego rozliczania wpłat z faktycznymi kosztami ogrzewania poniesionymi przez gminę – str. 79-83 protokołu kontroli.

         W przedmiocie oddawania w najem lokali mieszkalnych stwierdzono, iż w dniu 14 lipca 2014 r. Rada Gminy Przerośl podjęła, powołując się na art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, uchwałę Nr XXXI/219/2014 w sprawie wyrażenia zgody na najem lokalu mieszkalnego o pow. 50,75 m2 w formie bezprzetargowej dotychczasowemu najemcy na czas nieokreślony, natomiast zarządzeniem Nr 48/14 z dnia 15 lipca 2014 r. wymieniony lokal przeznaczył Pan do oddania w najem dotychczasowemu najemcy w drodze bezprzetargowej. Podjęcie uchwały i wydanie przez Pana zarządzenia było bezprzedmiotowe, gdyż dotyczyło lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy, którego tryb oddawania w najem regulują, wydane na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów…, uchwały Rady Gminy Przerośl: Nr XXII/160/2013 z dnia 6 czerwca 2013 r. w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Przerośl i Nr XVI/107/04 z dnia 22 października 2004 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy Przerośl. Dodania wymaga, iż na gruncie postanowień art. 5 ust. 1 przywołanej ustawy o ochronie praw lokatorów… zasadą jest, iż umowa o odpłatne używanie lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, zawierana jest wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator. W zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych mieszkańców gminy kompetencje rady sprowadzają się do uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz określenia w uchwale zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowym zasobem gminy. Zatem wskazany w uchwale Rady Gminy z dnia 14 lipca 2014 r. przepis art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, odnoszący się do wyrażenia przez radę zgody na odstąpienie od obowiązku przetargowego zawarcia umowy najmu na czas nieoznaczony, nie znajduje w omawianym przypadku zastosowania – dotyczy on innych nieruchomości niż lokale mieszkalne. W świetle powyższego brak było także uzasadnienia dla sporządzenia i podania do publicznej wiadomości (m.in. poprzez zamieszczenie ogłoszenia w Gazecie Współczesnej, którego koszt wyniósł 177,12 zł) wykazu lokalu przeznaczonego do oddania w najem, regulowanego przepisami art. 35 ust. 1 niemającej w tym przypadku zastosowania ustawy o gospodarce nieruchomości – str. 80 protokołu kontroli.

         Badając postępowanie prowadzone w celu zatwierdzenia taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków stwierdzono następujące odstępstwa od reguł określonych w ustawie z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2015 r. poz. 139):

a) publikacji informacji o zatwierdzonych uchwałą Nr XXII/164/2013 Rady Gminy z dnia 6 czerwca 2013 r. taryfach za zbiorowe zaopatrzenie w wodę przedsiębiorstwo wodociągowe OPTIMA sp. z o.o. z Olecka dokonało z naruszeniem 7-dniowego terminu wynikającego z art. 24 ust. 7 ustawy (wywieszenia ogłoszenia na tablicy ogłoszeń dokonano bowiem w dniu 20 czerwca 2013 r., tj. 14 dni od dnia podjęcia uchwały w sprawie zatwierdzenia taryf). Podobnie taryfy za zbiorowe odprowadzenie ścieków, zatwierdzone uchwałą Nr XXXIII/226/2014 Rady Gminy Przerośl z dnia 13 listopada 2014 r., Urząd Gminy pełniący funkcję przedsiębiorstwa kanalizacyjnego ogłosił z 1-dniowym opóźnieniem w świetle przywołanego przepisu ustawy,

b) nie stwierdzono udokumentowania przez Pana Wójta faktu sprawdzenia prawidłowości taryf oraz weryfikacji kosztów (pod kątem celowości ich ponoszenia) zawartych we wnioskach przedsiębiorstwa wodociągowego z dnia 22 maja 2013 r. i 22 maja 2014 r., tj. realizacji obowiązku nałożonego przez art. 24 ust. 4 ustawy – str. 90-92 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, i wykazała uchybienia opisane w protokole kontroli.

Badanie dokumentacji podatkowej podatników opłacających podatek rolny, leśny i od nieruchomości w formie łącznego zobowiązania pieniężnego pozwoliło stwierdzić uchybienia polegające na niewyegzekwowaniu informacji podatkowych w sprawie podatku: rolnego od 6 podatników, leśnego od 5 podatników oraz od nieruchomości od 2 podatników. Uniemożliwiło to sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych. Szczególnie w przypadku podatku od nieruchomości informacja złożona przez podatnika jest podstawowym źródłem wiedzy na temat powierzchni budynków, a także sposobu ich wykorzystania. Natomiast w podatku leśnym z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega opodatkowaniu, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465, ze zm.) – str. 43, 50 oraz 53 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych i stwierdzono uchybienia w przypadku 2 podatników o niżej wskazanych numerach ewidencyjnych. Ustalono, co następuje:

a) nr …[1] – podatnik posiada gospodarstwo rolne o pow. 2,9600 ha (+ 0,2100 ha nieużytków), opodatkowano powierzchnię 4,4200 ha, co stanowiło zawyżenie powierzchni gospodarstwa o 0,6690 ha przelicz. Zawyżenie podatku z tego tytułu wyniosło 299 zł i dotyczyło okresu 2010-2014 – str. 43 protokołu kontroli,

b) nr …[2] – podatnik posiada m.in. grunty orne sklasyfikowane jako R IVb o pow. 0,0989 ha, tj. 0,0593 hektara przeliczeniowego; opodatkowano grunty orne sklasyfikowane jako R IVa o pow. 0,0989 ha, tj. 0,0791 hektara przeliczeniowego; zawyżono zatem powierzchnię przeliczeniową o 0,0198 ha i podatek z tego tytułu o 10 zł za lata 2010-2014 – str. 43 protokołu kontroli. W przypadku tego podatnika w trakcie kontroli organ podatkowy wydał decyzje w sprawie zmiany decyzji ostatecznych ustalających łączne zobowiązanie pieniężne, eliminując opisane nieprawidłowości.

Ogółem w 2 przypadkach wymiar podatku został zawyżony o kwotę 309 złotych.

Ponadto minimalne różnice w podstawach opodatkowania stwierdzono w przypadku 12 podatników o następujących numerach ewidencyjnych: …[3]. Nieprawidłowość wystąpiła we wszystkich objętych kontrolą miejscowościach, mając charakter systemowy. W związku z tym, pomimo iż w większości przypadków nie powodowało to skutków finansowych, kontrolujący poprosił osobę odpowiedzialną za wymiar podatku rolnego o złożenie wyjaśnienia w tej sprawie. Inspektor ds. wymiaru podatków wyjaśniła, iż niewielkie różnice w powierzchniach występują tylko w sytuacjach, gdy część danych dotyczących powierzchni gospodarstwa została wprowadzona do karty gospodarstwa na podstawie danych geodezyjnych z lat dziewięćdziesiątych. Ówcześnie organ ewidencji geodezyjnej wykazywał powierzchnię poszczególnych klas użytków rolnych w szczegółowości do dwóch miejsc po przecinku. W części kart gospodarstw zapisów dokonano na podstawie późniejszych zmian geodezyjnych, wykazywanych z czterema miejscami po przecinku i w takich sytuacjach powstają niewielkie różnice – str. 43 protokołu kontroli.

Przeprowadzone badanie zagadnień dotyczących dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi pozwoliło stwierdzić, iż kontrolowany organ podatkowy, w przypadkach gdy nastąpiła zmiana stawki opłaty powodująca jej zmniejszenie, przesłał do wszystkich osób objętych obowiązkiem uiszczania opłaty za odpady komunalne informację o zmianie wysokości opłaty, bez obowiązku złożenia nowej deklaracji w terminie przewidzianym w art. 6m ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U z 2013 r. poz. 1399, ze zm.), w brzmieniu obowiązującym w okresie objętym kontrolą. Tymczasem wskazany przepis ówcześnie stwierdzał, iż w przypadku zmiany danych będących podstawą ustalenia wysokości należnej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi lub określonej w deklaracji ilości odpadów komunalnych powstających na danej nieruchomości, właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć nową deklarację w terminie 14 dni od dnia nastąpienia zmiany – str. 61- 63 protokołu kontroli.

          Kontrola prawidłowości i rzetelności sporządzania sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2014 wykazała, że w wierszu A7 (podatek od środków transportowych), w kol. 3 „Skutki obniżenia górnych stawek podatków”  zaniżono skutki finansowe o 2.648 zł (jest 60.085 zł, winno być 62.733 zł). Błąd wystąpił również w danych kolumny 12 sprawozdania Rb-27S, w dziale 756 rozdz. 75616 par. 0340. Obowiązujące zasady sporządzania sprawozdań Rb-PDP zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Przepis § 9 pkt 1 tego rozporządzenia stanowi, iż kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Nierzetelne wykazanie omawianych skutków ma wpływ na prawidłowość ustalania kwoty podstawowej stanowiącej element składowy części wyrównawczej subwencji ogólnej dla gmin.

Efektem opisanych ustaleń było dokonanie, w dniu 3 listopada 2015 r., korekty przedmiotowych sprawozdań eliminującej nieprawidłowość – str. 72 protokołu kontroli.

         Pośród wydatków bieżących gminy sprawdzeniu poddano m.in. kwoty wydatków z tytułu wynagrodzeń pracowników. Stwierdzono fakt zawarcia przez Pana Wójta w dniu 1 lutego 2014 r. z inspektorem ds. wymiaru podatków i opłat oraz obsługi kasowej Urzędu umowy zlecenia na kwotę 700 zł, na wykonanie wszelkich prac związanych ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. W zakresie czynności tego inspektora zostało zapisane, że do jego obowiązków należy prowadzenie spraw związanych ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. Wskazuje to, że umową zlecenia, za odrębnym wynagrodzeniem, zostały objęte czynności wynikające wprost z zakresu czynności pracownika, za które pobiera on wynagrodzenie w ramach stosunku pracy. Pracodawca może zawrzeć z własnym pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę umowę zlecenia, o ile ta umowa nie będzie miała cech umowy o pracę oraz dotyczyć będzie prac rodzajowo innych niż te, które są wykonywane przez pracownika w ramach stosunku pracy. W złożonym wyjaśnieniu zapewnił Pan, że taka praktyka nie będzie więcej stosowania – str. 99 protokołu kontroli.

W okresie objętym kontrolą Pan Wójt oraz 3 innych pracowników Urzędu Gminy pobierało ryczałt za jazdy lokalne przyznany umowami cywilnoprawnymi, w których miesięczny limit kilometrów określono na 300. Analiza zagadnień dotyczących używania do celów służbowych w jazdach lokalnych samochodów prywatnych, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, ze zm.), wykazała w dwóch przypadkach niezgodne z listą obecności wskazanie dni, w których pracownik nie dysponował samochodem osobowym, w wyniku czego na podstawie oświadczenia Pana Wójta za październik 2014 r. i oświadczenia Sekretarza Gminy za grudzień 2014 r. wypłacono ryczałt zawyżony łącznie o 22,80 zł w stosunku do informacji wynikających z listy obecności. Nadpłacone kwoty ryczałtu zostały zwrócone na rachunek budżetu gminy – str. 100-101 protokołu kontroli.

         Kontrola wykazała, iż w dniu 17 grudnia 2014 r. gmina Przerośl przekazała Zarządowi Dróg Powiatowych w Suwałkach (dowodami PT nr 13/0214 i PT nr 14/2014 ) wartość nakładów poniesionych na: budowę kanalizacji deszczowej na części działki nr 104 w ciągu drogi powiatowej nr 1028B Filipów-Przerośl wspófinansowanej z Europejskiego Funduszu Rolnego (o wartości 423.236,80 zł) oraz budowę chodnika dla pieszych w pasie drogi powiatowej nr 1092B w miejscowości Przerośl-Krzywólka współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rybackiego (o wartości 337.801,83 zł). Zrealizowane przez gminę nakłady na drogach powiatowych zostały wyksięgowane z ewidencji Urzędu na koncie 011. Wydatki na pierwszą z wymienionych inwestycji, poniesione w 2014 r., sklasyfikowano w rozdziale 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód”, par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”; realizacja drugiego zadania miała zaś miejsce w 2013 r. a dotyczące jej wydatki sklasyfikowano w rozdziale 63003 „Zadania w zakresie upowszechniania turystyki”, par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. W trakcie kontroli okazano umowę z dnia 27 stycznia 2014 r. zawartą na okres 5 lat pomiędzy gminą a Zarządem Dróg Powiatowych w Suwałkach na użytkowanie nieruchomości będącej własnością powiatu suwalskiego w celu budowy przez gminę Przerośl kanalizacji deszczowej, a także umowę z dnia 4 lipca 2012 r. zawartą na okres 11 lat pomiędzy tymi samymi stronami na użyczenie nieruchomości powiatowej w celu budowy chodnika przez gminę Przerośl. Podstawę zawarcia obu umów, jak wynika z ich treści, stanowiły przepisy ar. 22 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 460, ze zm.). W obu umowach użyczenia znalazły się analogiczne zapisy stanowiące m.in., iż: biorący w użyczenie nie będzie wysuwał wobec użyczającego żadnych roszczeń z tytułu nakładów poniesionych na realizację budowy; w ramach powierzonego zadania biorący w użyczenie wykona roboty budowlane; po zakończeniu realizacji zadania i komisyjnym odbiorze robót biorący w użyczenie przekaże użyczającemu wykonane roboty protokołem zdawczo-odbiorczym; nakłady rzeczowe i finansowe utworzone w wyniku odtworzenia nawierzchni drogi i chodnika objętego umową stają się własnością użyczającego. Artykuł 8 ust. 3 w zw. z ust. 2a ustawy o samorządzie gminnym wskazuje, że gmina przejmując zadania z zakresu właściwości powiatu na podstawie porozumienia powinna otrzymać środki finansowe w wysokości koniecznej do wykonania przejętych zadań. Z przedstawionego opisu wynika, iż przedmiotem wskazanych wyżej umów zawartych z Zarządem Dróg Powiatowych w Suwałkach nie było przejęcie zadań powiatu w drodze porozumień. W istocie miały one charakter udzielenia Powiatowi Suwalskiemu, w zakresie realizacji zadania zarządu drogami powiatowymi, pomocy rzeczowej, o której mowa w art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. Nie stwierdzono też, aby Rada Gminy Przerośl, na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 11 ustawy o samorządzie gminnym, podejmowała uchwały w sprawie przejęcia zadań w drodze porozumień. Jak wynika z przywołanych przepisów, pomoc innej jednostce samorządu terytorialnego powinna być określona przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego odrębną uchwałą, wskazującą cel udzielenia pomocy oraz formę. Stosownych uchwał Rady Gminy Przerośl w sprawie udzielenia pomocy nie stwierdzono. W postanowieniach art. 220 ustawy o finansach publicznych przewidziano ponadto, iż podstawą udzielenia pomocy finansowej w formie dotacji celowej lub pomocy rzeczowej jest umowa; w trakcie kontroli nie okazano stosowanych umów określających szczegółowe warunki udzielenia pomocy rzeczowej – str. 110-111 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy miasta wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Wójcie – kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, a także na pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu usunięcia rozbieżności między postanowieniami Statutu Gminy i regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy a stanem faktycznym w zakresie obsadzenia stanowiska zastępcy Wójta Gminy, mając jednocześnie na uwadze kwestie związane z zapewnieniem funkcjonowania gminy w przypadku zaistnienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Wójta.

2. Dokonanie zmian w zakresie obowiązków pracownika wskazanego w protokole kontroli poprzez usunięcie zapisu wskazującego na powierzenie temu pracownikowi przez Pana prowadzenia spraw płacowych pracowników GOPS i instytucji kultury; zobowiązanie kierowników wymienionych jednostek organizacyjnych gminy do realizowania obowiązków przynależnych pracodawcy, nałożonych na nich przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia.

3. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) wprowadzenie do planu kont Urzędu kont 751 i 761,

b) usunięcie zapisu przewidującego prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych jednostki.

4. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ewidencjowanie kosztów odsetek od wyemitowanych obligacji oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów na koncie 751,

b) dokonywanie na koncie 130 i kontach zespołu 4 zapisów dotyczących zwrotów w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

c) ujmowanie wpływów z tytułu zwrotu środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku przez jednostki budżetowe na pokrycie wydatków zapisem Wn 133 – Ma 223, tj. zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

d) ewidencjonowanie zobowiązań z tytułu wpłat na rzecz Izby Rolniczej i składek na rzecz stowarzyszeń na koncie 240,

e) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 224 w ewidencji budżetu oraz do konta 139 w ewidencji Urzędu, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia,

f) ewidencjonowanie dochodów budżetowych wpływających na rachunek budżetu bezpośrednio na koncie 901, zaś wydatków budżetowych dokonanych z rachunku budżetu bezpośrednio na koncie 902,

g) ujmowanie przychodów z najmu na koncie 720,

j) przyjmowanie na stan środków trwałych wytworzonych w drodze działalności inwestycyjnej zapisem Wn 011 – Ma 080,

k) zaniechanie ujmowania na koncie 013 składników majątkowych o wartości przekraczającej 3.500 zł (z uwzględnieniem wyjątków wynikających z § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…); wyksięgowanie z tego konta motopompy o wartości 15.500 zł i przeniesienie jej do ewidencji środków trwałych,

l) naliczanie wszelkich przypadających gminie odsetek od nieterminowo regulowanych należności i ujmowanie ich w księgach na koniec każdego kwartału.

5. Zobowiązanie pracownika prowadzącego kasę do:

a) wskazywania dat operacji gotówkowych realizowanych za pośrednictwem kasy,

b) ujmowania w operacji w raporcie kasowym w dacie ich rzeczywistej realizacji, mając na uwadze zapewnienie rzetelności ewidencji obrotu gotówkowego.

6. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) egzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych obowiązku złożenia sprawozdań jednostkowych opatrzonych datami ich sporządzenia, mając na uwadze, że Pan Wójt – jako kierownik Urzędu Gminy będącego jednostką przyjmującą sprawozdania – jest zobowiązany do zapewnienia należytej ich kontroli m.in. pod względem formalnym, jak to wynika z § 9 ust. 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

b) zamieszczanie dat sporządzenia na sprawozdaniach jednostkowych Urzędu,

c) sporządzanie własnych sprawozdań jednostkowych Rb-N zgodnie z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych i zasadami sporządzania tych sprawozdań podanymi w części opisowej wystąpienia,

d) prawidłowe wykazywanie skutków obniżenia górnych stawek podatków w sprawozdaniach Rb-PDP i Rb-27S.

7. Przedkładanie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie funduszu sołeckiego w terminie umożliwiającym jej podjęcie między 1 stycznia a 31 marca roku poprzedzającego rok, w zakresie którego ma ona wywoływać skutki.

8. Wyeliminowanie nieprawidłowości związanych ze zbywaniem nieruchomości, poprzez:

a) podawanie ogłoszenia o przetargu na sprzedaż nieruchomości po upływie 6 tygodni od upublicznienia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

b) zamieszczanie w ogłoszeniu o rokowaniach po drugim przetargu zakończonym wynikiem negatywnym informacji o cenie wywoławczej.

9. W zakresie kosztów ogrzewania lokali mieszkalnych:

a) rozliczanie faktycznych kosztów ogrzania lokali mieszkalnych w stosunku do wpłat wniesionych zaliczkowo przez najemców,

b) rozliczenie z najemcami ustalonej podczas kontroli kwoty 6.712,85 zł, odpowiadającej zaniżeniu wpłat za ogrzewanie wniesionych w 2014 r. w stosunku do faktycznych kosztów.

10. Zaprzestanie stosowania zasad z ustawy o gospodarce nieruchomościami do wyłaniania najemców lokali mieszkalnych, mając na uwadze, że w takim przypadku obowiązują przepisy

ustawy o ochronie praw lokatorów… oraz podjętych na jej podstawie uchwał Rady Gminy, wskazanych w części opisowej wystąpienia.

11. W zakresie procedury zatwierdzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków:

a) ogłaszanie przyjętych taryf w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały o ich zatwierdzeniu; wskazanie spółce pełniącej funkcję przedsiębiorstwa wodociągowego na realizację powyższego obowiązku,

b) dokumentowanie faktu sprowadzenia prawidłowości taryf przedkładanych przez przedsiębiorstwo wodociągowe oraz weryfikacji ujętych we wniosku kosztów pod względem celowości ich ponoszenia.

12. Przestrzeganie przepisów materialnego prawa podatkowego w zakresie opodatkowania gruntów rolnych.

13. Doprowadzenie do zgodności powierzchni gruntów wynikających z ewidencji podatkowej z danymi z ewidencji geodezyjnej.

14. Wyegzekwowanie brakujących informacji na podatek rolny, leśny i od nieruchomości.

15. Zaprzestanie zawierania umów zlecenia z pracownikami Urzędu na realizację czynności mieszczących się w ich zakresach obowiązków.

16. Zobowiązanie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie i kontrolę oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego w jazdach lokalnych do weryfikowania zgodności z listą obecności zawartego w oświadczeniu wykazu dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

17. Udzielanie pomocy rzeczowej lub finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego w oparciu o odrębną uchwałę Rady Gminy w sprawie udzielenia pomocy, mając na uwadze, że uchwała taka jest wymagana w każdym przypadku finansowania środkami budżetu gminy zadań własnych innej jednostki samorządu terytorialnego. Zawieranie stosownej umowy określającej szczegółowe warunki udzielenia pomocy.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach