Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Zambrów przez inspektorów

Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 maja 2015 roku (znak: RIO.IV.6001-2/15), o treści jak niżej:

Pan

Jarosław Kos

Wójt Gminy Zambrów

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Zambrów za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Zambrów na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Przez większą część okresu objętego kontrolą, do 27 listopada 2014 r., funkcję Wójta Gminy Zambrów sprawował Kazimierz Dmochowski.

Badając zagadnienia dotyczące organizacji i funkcjonowania gminnej instytucji kultury – Biblioteki Publicznej Gminy Zambrów w Osowcu – stwierdzono, że księgi tej jednostki prowadzone są przez osobę, z którą na wykonywanie tych czynności została zawarta umowa zlecenia w dniu 4 stycznia 2010 r. Osoba ta nie jest zatem pracownikiem Biblioteki. Zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych może być wyłącznie jej pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zagadnień wskazanych przepisami art. 54 ust. 1 (m.in. prowadzenia rachunkowości) – str. 3 protokołu kontroli.

W obszarze zagadnień dotyczących gminnych jednostek organizacyjnych stwierdzono ponadto, że jednostki oświatowe oraz Biblioteka nie zostały formalnie wyposażone w majątek nieruchomy stanowiący własność gminy, którym faktycznie władają. Stosownie do postanowień art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10  i art. 45 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.), formą prawną władania nieruchomościami przez gminną jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd, ustanawiany w drodze decyzji administracyjnej. Instytucja kultury – jako osoba prawna – powinna władać nieruchomościami na podstawie tytułu cywilnoprawnego  – str. 4  protokołu kontroli.

W zakresie dotyczącym instytucji kultury ustalono też nieprzestrzeganie postanowień obowiązującego od 21 maja 2012 r. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189), nakładającego obowiązek prowadzenia tego rejestru w postaci elektronicznej. Analiza okazanej dokumentacji w powiązaniu z zapisami w księdze rejestrowej Biblioteki, prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych, wykazała ponadto brak niektórych danych, m.in. brak zapisów w dziale III. Ostatni bilans włączony do akt rejestrowych sporządzony był na dzień 31 grudnia 2006 r. Nie wyznaczono na piśmie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie rejestru, co należy uznać za przyczynę stwierdzonych nieprawidłowości – str. 3-4 protokołu kontroli.

Analiza sposobu powierzenia Skarbnikowi Gminy odpowiedzialności i obowiązków w kontekście postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych wykazała, że odpowiednio określone zadania zawarto w treści regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy. Oprócz regulaminu organizacyjnego jako podstawę wykonywania zadań przez Skarbnika okazano zakres czynności z 1999 r. oraz  pismo z dnia 13 grudnia 2007 r., które to dokumenty – jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli – zawierały postanowienia nie wypełniające dyspozycji art. 54 ustawy o finansach publicznych – str. 5-6 protokołu kontroli.

Analiza regulacji opisujących przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości, wydanych na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), a także pozostałych przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej, wykazała, że:

a) przepisy wewnętrzne sugerują, iż gmina może prowadzić działalność polegającą na nabywaniu aktywów finansowych (akcji, obligacji obcych, bonów skarbowych i innych dłużnych papierów wartościowych) w celu ich odsprzedaży, co sprzeciwia się postanowieniom ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 2011 r. Nr 45, poz. 236). Zgodnie z postanowieniami rozdziału 3 tej ustawy, jednostki samorządu terytorialnego mogą nabywać akcje i udziały w wyniku tworzenia spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółek akcyjnych, a także przystępować do takich spółek, przy czym tego typu operacje gospodarcze, jak wynika z treści ustawy, winny służyć zaspokajaniu potrzeb wspólnoty mieszkańców w sferze użyteczności publicznej. Przystępowanie do spółek działających poza sferą użyteczności publicznej możliwe jest zaś jedynie na warunkach określonych w art. 10 ustawy. Przepisy ustawy nie wskazują zatem na możliwość nabywania przez gminę dowolnych udziałów czy akcji i jedynie w celu ich odsprzedaży. Operacji takich kontrolowana jednostka faktycznie nie dokonywała – str. 7-8 protokołu kontroli,

b) według postanowień określających sposób ochrony zbiorów księgowych w Urzędzie Gminy Zambrów osobą odpowiedzialną za przydział haseł dla użytkowników oraz częstotliwość ich zmian jest pracownik zatrudniony na stanowisku „informatyk”; dalej wskazano, że stanowisku temu przypisano zadania administratora systemu informatycznego. Przedstawione zadania nie są wykonywane w sposób opisany w instrukcji, ponieważ w Urzędzie nie zatrudniono pracownika na stanowisku informatyka. Zadania te – w tym administratora systemu – powierzono umową zlecenia z dnia 1 lipca 2014 r. osobie, która nie jest pracownikiem Urzędu – str. 9 protokołu kontroli,

c) w wykazie druków ścisłego zarachowania wymieniono druki „kasa wypłaci” – KW, które nie mają zastosowania, ponieważ jednostka nie prowadzi kasy – str. 9 protokołu kontroli,

d) nie ustalono w formie pisemnej stosowanych w praktyce zasad gospodarowania pojazdami i paliwem, m.in. sposobu dokumentowania zakupu i rozliczeń zużycia paliwa, okresów rozliczania i wzorów stosowanych kart drogowych – str. 101-102 protokołu kontroli,

e) w zakresie zasad ewidencji pozostałych środków trwałych zawarto zapis, według którego na podstawie decyzji kierownika jednostki ujmuje się tylko w pozaksięgowej ewidencji ilościowej, spisując w koszty pod datą zakupu. Nie stwierdzono by Wójt określił w przepisach wewnętrznych obiektywne kryteria (w tym kwotowe) odnoszące się do pozostałych środków trwałych, które należy obejmować tylko ewidencją ilościową (wyłączać z ewidencji na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”). Kontrola wykazała, że w praktyce pozaksięgową ewidencją ilościową obejmowano także podstawowe środki trwałe nabywane na potrzeby OSP (kosa spalinowa za 5.191,98 zł), co nie ma oparcia w regulacjach wewnętrznych – str. 100-101 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, stwierdzono, że:

a) konto 130 „Rachunek bieżący jednostki” służy w kontrolowanej jednostce do ujmowania obrotów w zakresie dochodów i wydatków na odrębnym rachunku bankowym. Mimo tego nieprawidłowo, niezgodnie z obrotami wynikającymi z wyciągów bankowych, zaksięgowano na koniec 2014 r. na koncie 130 operację zaliczenia do przychodów Urzędu dochodów z tytułu subwencji i dotacji zrealizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu. Kwotę przychodów w wysokości 14.911.272,66 zł ujęto zapisem Wn 130-1 – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, naruszając tym samym zasadę dokonywania zapisów na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych. Przy posiadaniu odrębnego rachunku bieżącego Urzędu przychody odpowiadające dochodom zrealizowanym bezpośrednio na rachunku budżetu powinny być ujęte zapisem Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 720 – str. 15 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowo dokonano w 2014 r. zwrotu niewykorzystanej dotacji w wysokości 53.465,27 zł – bezpośrednio z  rachunku bieżącego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej.  Operację tę zarachowano w księgach Urzędu zapisem Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 130-4. Jednostki budżetowe, w tym Urząd Gminy, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, otrzymując na ten cel środki z rachunku budżetu gminy, zatem niewykorzystane środki powinny zwracać do budżetu, poprzez przelew na rachunek budżetu. Wpływ na rachunek budżetu powinien być zaksięgowany Wn 133 „Rachunek budżetu – Ma 223, jako zwrot środków na wydatki otrzymanych przez Urząd Gminy. Kwota dotacji podlegająca zwrotowi powinna być przekazana dotującemu z rachunku budżetu, jako operacja zmniejszająca dochody i uwidoczniona zapisami Wn 901 „Dochody budżetu” – Ma 224 „Rozrachunki budżetu” oraz Wn 224 – Ma 133. Konsekwencją nieprawidłowego zwrotu dotacji (bezpośrednio z rachunku Urzędu) był zapis Wn 901 – Ma 223 w księgach budżetu, niezgodny z treścią ekonomiczną kont określoną załącznikiem nr 3 do rozporządzenia – str. 16 protokołu kontroli,

c) wpłacane wadia (w 2014 r. na sumę 58.850 zł) błędnie ujmowano na rachunku bieżącym Urzędu (konto 130-2). Wadia stanowią sumy obce, które nie mogą być angażowane do realizacji zadań budżetowych, zatem nie powinny być przyjmowane na rachunek służący do realizacji dochodów i wydatków. Jako środki depozytowe wadia powinny być ujmowane na wyodrębnionym rachunku, którego obroty podlegają ewidencji na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” – str. 16-17 protokołu kontroli,

d) rozrachunki z tytułu zaciągniętej pożyczki prowadzono za pośrednictwem konta 134 „Kredyty bankowe”, zamiast na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”, jak to wynika z załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 22 protokołu kontroli,

e) karę w wysokości 2.041 zł nałożoną na gminę przez Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska (zawieszoną następnie warunkowo w związku z podjęciem przez gminę działań naprawczych) uznano bezpodstawnie za koszt podlegający rozliczeniu w czasie stosując zapis Wn 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”. Należy wskazać, że kontrolowana jednostka – w związku z zawieszeniem kary – nie ponosiła kosztów, jak również nie posiadała zobowiązania. Jego powstanie było uzależnione od wystąpienia okoliczności skutkujących odwieszeniem kary. Nierealne salda wyksięgowano w trakcie kontroli – str. 27 protokołu kontroli,

f) nie przestrzegano wynikających z załącznika nr 2 do rozporządzenia zasad funkcjonowania kont przeznaczonych do ujmowania wyników realizacji budżetów, co doprowadziło do sytuacji, w której dane w tym zakresie prezentowane w bilansach z wykonania budżetu (we właściwych kwotach) nie wynikały z kont 961 „Wynik wykonania budżetu” i 960 „Skumulowane wyniki budżetu”. Na dzień 31 grudnia 2014 r. konto 961 powinno wykazywać saldo Wn w wysokości 1.382.254,29 zł odpowiadającej wielkości deficytu powstałego w wyniku realizacji budżetu 2014 r., a wykazywało saldo Ma w wysokości 3.549.045,93 zł sugerujące nadwyżkę budżetu za 2014 r. w tej kwocie. Kwota ta wyrażała zaś w rzeczywistości wielkość skumulowanego wyniku budżetu gminy Zambrów. Nieprawidłowe saldo powstało w wyniku zaniechania przenoszenia w roku następnym, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, salda konta 961 na konto 960. Konta 960 w ogóle nie prowadzono w księgach – str. 29 protokołu kontroli,

g) bezpodstawnie przetrzymywano środki na rachunku sum depozytowych (konto 139) w wysokości 51.840 zł, wniesione w 2013 r. przez Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej z Zambrowa, jako zabezpieczenie należytego wykonania zamówienia publicznego na odbiór odpadów. Zabezpieczenie miało zostać zwrócone w terminie 30 dni od dnia zakończenia umowy. Umowa obowiązywała do 31 grudnia 2014 r., roszczeń wobec wykonawcy z tytułu nienależytego wykonania przedmiotu umowy nie wnoszono, zatem kwota ta powinna być  zwrócona do 31 stycznia 2015 r. Zwrotu dokonano w trakcie kontroli – str. 26-27 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących gospodarowania gminnym zasobem mieszkaniowym w świetle przepisów ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150) wykazała, że poza budżetem realizowano wydatki z tytułu czynszu oraz mediów ponoszone za lokal mieszkalny w Czerwonym Borze wynajmowany przez gminę z przeznaczeniem na lokal socjalny oraz dochody pozyskiwane z wynajmowania przez gminę tego lokalu osobie uprawnionej do wynajmowania lokalu socjalnego. Wynikało to stąd, że kwoty wydatków wynikające z faktur wystawianych przez dysponującą lokalem stanowiącym własność Skarbu Państwa Pomorską Instytucję Gospodarki Budżetowej „POMERANIA” w Czerwonym Borze (w 2014 r. wynoszące 7.237,36 zł) zarachowywano jako należność na koncie 240, zaś następnie w całości obciążano nimi najemcę lokalu socjalnego. Operacje ewidencjonowano na utworzonym w tym celu subkoncie 130-7. Zgodnie z art. 4 ust. 2 przywołanej ustawy gmina zapewnia lokale socjalne i lokale zamienne, a także zaspokaja potrzeby mieszkaniowe gospodarstw domowych o niskich dochodach. Z kolei przepisy art. 20 ust. 1 i 2a ustawy przewidują, że w celu realizacji zadań, o których mowa w art. 4, gmina może tworzyć i posiadać zasób mieszkaniowy, w tym może także wynajmować lokale od innych właścicieli i podnajmować je osobom, których gospodarstwa domowe osiągają niski dochód. Działalność skutkująca przedstawionymi wyżej operacjami finansowymi stanowi zatem zadanie własne gminy, w związku z czym powinna być finansowana z budżetu gminy w formie wydatków (art. 216 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych), a związane z nią wpływy powinny stanowić dochody budżetu z najmu.

Zwrócenia uwagi wymaga też błędne skonstruowanie umowy zawartej przez gminę z najemcą lokalu socjalnego (ostatnia w dniu 2 lipca 2014 r.) w zakresie zobowiązującym najemcę do pokrywania całości kosztów wynikających z faktur wystawianych gminie za najem lokalu. Jest to sprzeczne z art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów…, zgodnie z którym stawka czynszu za lokal socjalny nie może przekraczać połowy stawki najniższego czynszu obowiązującego w gminnym zasobie mieszkaniowym. Gmina opłaca Instytucji „POMERANIA” czynsz w wysokości 3,65 zł za 1m2. Na terenie gminy Zambrów obowiązuje stawka bazowa czynszu ustalona zarządzeniem Wójta Nr 78/VI/12 z dnia 25 lipca 2012 r. w wysokości  3 zł za 1m2, zatem za lokal socjalny stawka nie może przekraczać 1,50  zł za 1m2. Z wyliczeń zawartych w protokole wynika, że w 2014 r. czynsz miesięczny za lokal socjalny zawyżano o 75,98 zł, a w skali roku zawyżono go o 911,76 zł. Odnosząc się do kwestii zawyżania przez gminę czynszu od najemcy względem ustawowych zasad ustalania czynszu za lokal socjalny należy też zwrócić uwagę na art. 20 ust. 2b ustawy stanowiący, iż od podnajemców lokali wynajmowanych przez gminę gmina może pobierać czynsz niższy niż ten, który sama opłaca właścicielowi lokalu. Najemca lokalu socjalnego powinien natomiast ponosić w całości koszty opłat niezależnych od właściciela (za media) opłacane przez gminę na podstawie faktur wystawianych przez „POMERANIA” (art. 9 ust. 2 ustawy) – str. 17-18 protokołu kontroli.

         Badając poprawność ustalania i egzekwowania przypadających gminie należności z tytułu dochodów budżetowych objętych kontem 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” stwierdzono nieprawidłowości w zakresie rozliczeń z E4 Amber Energia Wytwarzanie sp. z o.o., dzierżawiącej od gminy, na podstawie umowy zawartej w dniu 30 stycznia 2013 r., działki w miejscowości Zagroby Zakrzewo – str. 24-26 protokołu kontroli. Nieprawidłowości polegały na tym, że:

a) powierzchnia wydzierżawionych działek … wynosi  3,3768 ha, natomiast jako przedmiot umowy wskazano powierzchnię 2,7154 ha. Rozbieżność stanowi konsekwencję nieokreślenia w umowie części powierzchni działki … wyłączonej z dzierżawy, obejmującej budynek świetlicy i obszar zalesiony,

b) nie dokonano waloryzacji czynszu za 2014 r. mimo postanowień umowy przewidujących coroczną waloryzację w oparciu o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych za okres pierwszych trzech kwartałów poprzedniego roku kalendarzowego; według wyliczenia zawartego w protokole kontroli waloryzacja powinna wynieść 203,65 zł,

c) były Wójt umową ze spółką zawartą w dniu 30 lipca 2014 r. rozłożył na 4 raty zaległy czynsz za 2014 rok w łącznej wysokości 20.365,50 zł, do czego nie posiadał umocowania. W umowie przywołano nieaktualną uchwałę Nr 36/VII/07 Rady Gminy Zambrów z dnia 6 czerwca 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych Gminy Zambrów oraz jej jednostek organizacyjnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Ordynacja podatkowa oraz wskazania organów do tego uprawnionych. Uchwała ta podjęta została na podstawie art. 43 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Od 2010 r. obowiązek podjęcia przez Radę Gminy uchwały regulującej zagadnienia udzielania ulg w spłacie należności o charakterze wyłącznie cywilnoprawnym ustanawia art. 59 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Rada Gminy nie podjęła dotychczas uchwały na podstawie tego przepisu. Wskazać w tym miejscu należy, że nie przestrzegano również trybu określonego uchwałą z 2007 r. (abstrahując od faktu, że nie mogła ona być podstawą rozłożenia należności na raty). Nie stwierdzono bowiem pisemnego wniosku dłużnika wraz z wymaganą dokumentacją uzasadniającą zaistnienie  przesłanek wskazanych uchwałą.

          Na podstawie kontroli trybu zawierania i realizacji innych umów najmu i dzierżawy nieruchomości ustalono, że od czasu zawarcia z Telekomunikacją Polską S.A. umów RRG 7140/1/08, RRG 7140/2/08, RRG 7140/3/08 i RRG 7140/4/08 z dnia 20 maja 2008 r., dotyczących najmu lokali użytkowych w Zbrzeźnicy, Ładach Polnych, Cieciorkach i Starym Zakrzewie, gmina nie dokonywała waloryzacji czynszu, mimo że przewidziano ją w treści umów. Brak waloryzacji czynszu wynikającego z tych umów stwierdzono także przy poprzedniej kompleksowej kontroli RIO przeprowadzonej w 2011 r. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne były Wójt wskazał, że wysłano do TP S.A. pismo z dnia 19 października 2011 r. w sprawie waloryzacji stawek czynszowych. W wyniku kontroli  należności ustalanych za lata 2011-2014 stwierdzono, że pobierano czynsz w niezwaloryzowanej wysokości. Nadto Gmina wysyłając najemcy faktury nie dysponowała potwierdzeniami dat odbioru dokumentów, co skutkowało niemożnością precyzyjnego ustalenia terminu płatności faktur, a w konsekwencji daty, od której powinny być naliczane odsetki za opóźnienie w zapłacie. W zakresie umów na najem lokali w Zbrzeźnicy i Ładach Polnych stwierdzono zaś, że w marcu 2011 r. wystawiono dzierżawcy rachunki na kwotę 100 zł i 150 zł (zaksięgowane w dniu 10 marca 2011 r.), jednakże należność nie została opłacona. Nie podjęto również czynności w celu jej wyegzekwowania. W świetle art. 118 k.c. mogło dojść do przedawnienia tych należności.

         W trakcie kontroli naliczono należny gminie czynsz z tytułu waloryzacji jego wysokości i wystawiono najemcy w dniu 18 marca 2015 r. 4 faktury dotyczące poszczególnych umów, na kwotę odpowiednio 563,07 zł, 844,64 zł, 188,51 zł oraz 250,47 zł – str. 86-90 protokołu kontroli.

         Kontrola realizacji umowy najmu lokalu użytkowego w m. Wądoły Bućki zawartej 1 lipca 2014 r. wykazała nieterminowe regulowanie przez najemcę należności z tytułu czynszu oraz zaniechanie przez gminę naliczania odsetek za opóźnienie, wbrew przepisom § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… oraz art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. W trakcie kontroli, w dniu 16 marca 2015 r., dokonano naliczenia najemcy należnych gminie odsetek za 2014 r. w wysokości 35,29 zł – str. 90 protokołu kontroli.

         W zakresach obowiązków pracowników Urzędu nie stwierdzono informacji przypisujących odpowiedzialność za wystawianie kontrahentom faktur, w tym ustalanie wysokości ujmowanych w nich należności. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 90 protokołu kontroli, zastępca Pana Wójta wyjaśnił, że w trakcie kontroli trwały prace nad zmianą regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy oraz przewidywana była również aktualizacja zakresu obowiązków poszczególnych pracowników Urzędu.

         W wyniku kontroli sprzedaży nieruchomości, przeprowadzonej pod kątem zgodności z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami, stwierdzono, że w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży dotyczącym nieruchomości gruntowej nr 138 o pow. 1,6330 ha, upublicznionym w dniu 29 stycznia 2014 r., nie zamieszczono wszystkich danych wymaganych dyspozycją art. 35 ust. 2 ustawy. Pominięto informację określającą termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 6 tygodni licząc od dnia wywieszenia wykazu. Zaniechanie wskazania ustawowo określonego terminu na złożenie wniosku skutkowało opublikowaniem ogłoszenia o przetargu niezgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy. Przepis ten wymaga, aby ogłoszenie o przetargu zostało podane do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów wskazanych w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, czyli 6 tygodni po opublikowaniu wykazu zawierającego informację o prawie składania wniosków. W badanym postępowaniu ogłoszenie opublikowano w dniu 25 lutego 2014 r.

         W treści ogłoszenia o przetargu na zbycie tej nieruchomości wskazano natomiast, że Do wylicytowanej ceny zostanie doliczony podatek VAT wg stawki obowiązującej w dniu sprzedaży. Było to sformułowanie niezgodne ze stanem faktycznym, ponieważ podatek VAT nie był naliczany od tej transakcji. Skutkowało ono wprowadzeniem w błąd potencjalnych uczestników przetargu, mogąc mieć wpływ na decyzję o udziału przetargu i jego wynik (proponowaną cenę) – str. 91-92 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste stwierdzono brak opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości przez Parafię Rzymsko-Katolicką w Skarżynie Starym. Aktem notarialnym z dnia 28 czerwca 1995 r. oddano Parafii w użytkowanie wieczyste działkę gruntu nr 311 o powierzchni 1.870 m2 z przeznaczeniem na poszerzenie nieruchomości niezbędnej do korzystania przez punkty katechetyczne Parafii, nie dokonując wyceny wartości nieruchomości. Zarząd Gminy Zambrów uchwałą Nr 13/95 z dnia 20 czerwca 1995 r. wyraził zgodę na nieodpłatne użytkowanie wieczyste nieruchomości, powołując się na art. 4 ust. 6 ustawy z dnia 29 kwietnia 1985 r. o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. z 1991 r. Nr 30, poz. 127 ze zm.). Przywołany w treści uchwały Zarządu przepis ustawy stanowił, że osobom prawnym oraz osobom fizycznym, które prowadzą działalność charytatywną, opiekuńczą, kulturalną, leczniczą, oświatową i wychowawczą oraz sportowo-turystyczną, grunty stanowiące własność gminy mogą być oddawane nieodpłatnie m.in. w użytkowanie wieczyste na cele niezwiązane z prowadzeniem działalności zarobkowej – str. 77 protokołu kontroli. Niezależnie od podstawy wskazanej przez Zarząd Gminy należy wskazać, że w dacie oddania w użytkowanie wieczyste obowiązywał już przepis art. 44 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1169, ze zm.), stanowiący, że nie pobiera się opłat za użytkowanie wieczyste gruntów oddanych pod zakłady charytatywno-opiekuńcze i punkty katechetyczne. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby gmina weryfikowała aktualny sposób wykorzystywania nieruchomości, zwłaszcza w kontekście art. 19 ustawy o stosunku Państwa… utożsamiającego pojęcie punktu katechetycznego z miejscem nauczania religii dzieci i młodzieży.

Od 1 stycznia 1998 r. obowiązuje ustawa o gospodarce nieruchomościami regulująca zasady oddawania nieruchomości gminy w użytkowanie wieczyste oraz zasady ustalania opłat. Przepisy ogólne zawarte w tej ustawie nie przewidują możliwości oddawania nieruchomości w nieodpłatne użytkowanie wieczyste, wskazują natomiast w art. 221 ust. 2 – obowiązującym od dnia jej wejścia w życie, tj. od 1 stycznia 1998 r. – że jeżeli przy oddaniu nieruchomości gruntowej w użytkowanie wieczyste nie została określona wysokość stawki procentowej opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego, właściwy organ określi wysokość tej stawki, stosując tryb postępowania określony w art. 78-81. Ustawa nie rozstrzyga, w jakim terminie właściwy organ jest uprawniony do ustalenia stawki, zatem uprawnienie takie gmina w dalszym ciągu posiada, jeżeli ustały przesłanki nieodpłatnego u użytkowania. Wysokość stawek opłat rocznych za użytkowanie wieczyste określa art. 72 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomości. Zaznaczenia w tym miejscu wymaga, że zarówno cele przyjmowane jako podstawa nieodpłatnego oddawania w użytkowanie wieczyste na podstawie art. 4 ust. 6 ustawy o gospodarce gruntami…, jak i cele dotyczące budownictwa sakralnego, stanowią obecnie podstawę ustalenia opłaty za użytkowanie wieczyste w wysokości 0,3% ceny nieruchomości. Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 26 stycznia 2009 r. (I ACa 914/08), obowiązek uiszczania w obecnym stanie prawnym opłat rocznych za użytkowanie wieczyste istnieje także wówczas, gdy w dacie ustanowienia użytkowania podmiot korzystał z ustawowego zwolnienia z opłat. Podstawą czynności dostosowawczych powinien być w takim przypadku art. 221 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Analogiczne wnioski należy odnieść do Parafii, jeżeli aktualnie nieruchomość nie byłaby wykorzystywana na cel uzasadniający jej zwolnienie z opłat.

Kontrolując zagadnienie ustalania opłat adiacenckich stwierdzono m.in., że w przypadku 5 podziałów nieruchomości dokonanych w 2012 r. wszczęto postępowania w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej. Następnie zaś wydano decyzje o umorzeniu postępowania, które uzasadniono tym, iż osoby te przekazały gminie Zambrów wydzielone w wyniku podziału działki pod budowę drogi i urządzeń infrastruktury technicznej. W aktach przedłożonych do kontroli stwierdzono wnioski osób o zaliczenie wartości poszczególnych działek na poczet opłaty adiacenckiej. Z przepisów art. 98a ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, regulujących zasady rozliczania opłaty adiacenckiej z wartością działek powstałych w wyniku podziału a przekazanych gminie na własność, wynika, że przeniesienie własności działek odbywa się w rozliczeniu opłaty adiacenckiej lub zaległości z tego tytułu. Zatem właściwe jest wydanie decyzji ustalającej wysokość opłaty oraz wskazanie w jej treści wartości działki przenoszonej na rzecz gminy – jako uzasadnienia dla niepowstania należności gminy z tytułu opłaty adiacenckiej – a nie umarzanie postępowania. Zaistniały bowiem przesłanki ustalenia opłaty, a przejęcie działki jest jedynie sposobem rozliczenia wynikającego z decyzji obowiązku jej wniesienia.

W zakresie decyzji, którymi ustalono opłatę w 2012 r. stwierdzono natomiast, że w trzech przypadkach należność z tytułu opłaty adiacenckiej rozłożono na raty, określając warunki w decyzjach o ustaleniu opłaty i naliczono stosowne oprocentowanie. Należy jednak wskazać, że przepis art. 147 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami wymaga, aby rozłożona na raty należność gminy z tytułu opłaty adiacenckiej podlegała zabezpieczeniu, w tym przez ustanowienie hipoteki. Z ustaleń kontroli wynika, że żadnego zabezpieczenia nie ustanowiono. Ponadto w czterech przypadkach uregulowania opłaty adiacenckiej po terminie nie naliczono odsetek w łącznej kwocie 20,97 zł – str. 83-85 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

         Badanie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym wykazało nieprzestrzeganie obowiązujących norm prawnych, polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które w myśl art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.) stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym należy uznać, iż organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji podatkowych. Jak wskazano w opisie  na str. 39 protokołu kontroli, w poddanej badaniu próbie wymiaru podatku rolnego w 3 przypadkach stwierdzono brak informacji, a wartość wymiaru zobowiązania podatkowego dokonanego przy wskazanych brakach wyniosła 96 zł.

Analiza decyzji wydawanych na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej wskazuje, że w większości przypadków materiał dowodowy oraz treść uzasadnienia faktycznego nie zawierają faktów i dowodów, które pozwalałyby na ustalenie podstaw do zastosowania ulgi przez organ podatkowy. Zdaniem organu podatkowego przez ważny interes podatnika, który jest jedną z przesłanek umożliwiających zastosowanie ulgi, należy rozumieć zdarzenia losowe powodujące znaczne osłabienie zdolności płatniczych podatnika (gradobicie, powódź). Materiał dowodowy w większości przypadków nie przedstawia (nie uwiarygodnia) uzyskiwanych dochodów i ponoszonych wydatków oraz nie pozwala stwierdzić, czy sytuacja ma charakter nagły, niedający się przewidzieć i przejściowy. W konsekwencji należy uznać, że organ nie wypełnia dyspozycji wynikającej z art. 122 Ordynacji podatkowej, w myśl którego jest on zobligowany do podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Ponadto zgodnie z art. 187 § 1 Ordynacji organ podatkowy jest zobowiązany do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należy zaliczyć m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. (art. 181 Ordynacji). Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego, oceny czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191 Ordynacji). Jej wyrażenie powinno się znaleźć w uzasadnieniu faktycznym decyzji (art. 210 § 4 Ordynacji). Przede wszystkim powinny być wskazane przesłanki, jakimi kierował się organ wydając rozstrzygnięcie, a w szczególności wskazanie faktów uznanych za udowodnione, przyczyn dla których innym dowodom odmówiono wiarygodności oraz przepisów prawa zastosowanych w sprawie. Należy również pamiętać, że każde postępowanie organu podatkowego powinno mieć swoje oparcie w obowiązujących przepisach prawa (art. 120 Ordynacji). W przypadku niezachowania wskazanych zasad organ podatkowy w sposób istotny narusza przepisy i nie uzyskuje prawa do udzielenia ulgi – str. 41 protokołu kontroli.

Ustalono że, deklaracji na podatek leśny nie złożył podatnik wskazany na str. 46 protokołu kontroli. Brak reakcji organu podatkowego wskazuje, iż naruszył on art. 272 ustawy Ordynacji podatkowej nie dokonując czynności sprawdzających mających na celu spowodowanie złożenia deklaracji podatkowej przez tego podatnika. Opisana sytuacja spowodowała zaniżenie dochodów z tytułu podatku leśnego w 2014 r. w kwocie 44 zł.

         Rada Gminy Zambrów uchwałą Nr 12/III/02 z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości wprowadziła zwolnienia od podatku, które dotyczyły:

- budynków mieszkalnych podatników podatku rolnego, prowadzących gospodarstwo rolne;

- budynków, budowli oraz gruntów stanowiące mienie komunalne gminy,

- budynków i gruntów stanowiących własność, będących w posiadaniu lub trwałym zarządzie straży pożarnych, klubów sportowych, instytucji kulturalnych.

Wprowadzone zwolnienia nie dotyczą nieruchomości lub ich części związanych z działalnością gospodarczą.

Analiza przywołanych postanowień uchwały wskazuje na niezgodność z treścią art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849) oraz art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), poprzez zwolnienie od podatku budynków i gruntów stanowiących własność (współwłasność) albo będących w posiadaniu podmiotów wskazanych w treści uchwały. Przywołany art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach lokalnych, stanowiący delegację do stanowienia prawa miejscowego, ma jednoznacznie charakter normy ograniczającej rady gmin co do charakteru zwolnień, jakie może ona wprowadzić na terenie swojego działania. Przepis ten dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości, ale jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienia podatkowe, jakie zastosowała Rada Gminy Zambrów, tj. o charakterze przedmiotowo-podmiotowym, oznacza obecnie – w aktualnym stanie interpretacji tego przepisu, wynikającym także z orzeczeń WSA – przekroczenie ustawowej delegacji określonej w przywołanych przepisach. Poprzedni Wójt, jako organ wykonawczy gminy, zaniechał przedłożenia Radzie projektu uchwały zgodnej z przepisami limitującymi zwolnienia w podatku od nieruchomości, projekt taki nie został też złożony przez Pana Wójta do czasu kontroli – str. 47 protokołu kontroli.

Ewidencja nieruchomości prowadzona jest komputerowo w programie ,,Podatki”. Ustalono, że z poziomu aplikacji „podatki” nie ma możliwości wygenerowania pliku w formacie XML, który jest wymagany zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138).

W wyniku kontroli zagadnień dotyczących podatków stwierdzono również, że jednostka nie prowadziła pełnych i terminowych działań windykacyjnych, co świadczy o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1619, ze zm.), nakazujących wierzycielowi podjęcie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w sytuacji, gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku. Natomiast z treści § 5 obowiązującego od dnia 21 maja 2014 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. 2014, poz. 656) jednoznacznie wynika, iż wierzyciel niezwłocznie doręcza zobowiązanemu upomnienie, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Równocześnie § 6 rozporządzenia wskazuje, że wierzyciel niezwłocznie wystawia tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Ma to istotne znaczenie w kontekście art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, z którego wynika, że zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednakże w myśl art. 70 § 4 Ordynacji bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym.

Kontrola wykazała przypadki nieprawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.):

a) do par. 6220 „Dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych innych jednostek sektora finansów publicznych” ujęto dwie dotacje na sumę 100.000 zł przekazane miastu Zambrów. Ze względu na podmiot, któremu przekazano dotację i przedmiot dofinansowania powinny one być zarachowane odpowiednio:

- w wysokości 50.000 zł na zakup fortepianu (zakup inwestycyjny) do Miejskiego Ośrodka Kultury – do par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych”,

- w wysokości 50.000 zł na zakup wyposażenia do nowej siedziby Regionalnej Izby Historycznej w Zambrowie – do par. 2710 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań bieżących” lub ewentualnie – w przypadku posiadania przez zakupy cech pierwszego wyposażenia budowanego obiektu – do par. 6300 – str. 94 protokołu kontroli,

b) wydatki na zakup materiałów w wysokości 74.233,36 zł i zakup usług w wysokości 27.979,70 zł przeznaczonych na potrzeby świetlic wiejskich ujęto do rozdziału 90095 „Pozostała działalność”, zamiast do rozdziału 92109 „Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby”, odpowiedniego ze względu na rodzaj działalności – str. 102 protokołu kontroli,

c) kwotę 45.414,40 zł wydatkowaną za usługę odławiania bezpańskich psów ujęto nieprawidłowo do rozdziału 01022 „Zwalczanie chorób zakaźnych zwierząt oraz badania monitoringowe pozostałości chemicznych i biologicznych w tkankach zwierząt i produktach pochodzenia zwierzęcego”. Usługa ta, w świetle przepisów przywołanych w protokole kontroli, nie jest działaniem ukierunkowanym na zwalczanie chorób zakaźnych zwierząt. Rozporządzenie nie określa rozdziału wprost odpowiadającego takiej działalności, w związku z czym właściwe jest ujmowanie tych wydatków do rozdziału 01095 „Pozostała działalność” – str. 103 protokołu kontroli,

d) kwotę 7.730,53 zł za naprawę oświetlenia ulicznego ujęto w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast w par. 4270 „Zakup usług remontowych” – str. 103 protokołu kontroli.

W zakresie dotyczącym Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, które to zagadnienie zbadano w świetle postanowień ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111), stwierdzono, że:

a) Urząd Gminy prowadzi wspólną działalność socjalną z Ośrodkiem Pomocy Społecznej, przy pomocy jednego rachunku bankowego. Gospodarka środkami ZFŚS tych jednostek prowadzona jest na zasadach określonych w regulaminie ZFŚS Urzędu, jako że OPS nie posiada własnego regulaminu. Stwierdzony stan faktyczny nie wynika z ustaleń między kierownikami jednostek, jako pracodawcami, co do prowadzenia wspólnej działalności socjalnej. Zgodnie z postanowieniami art. 9 ust. 1 i 3 ustawy, prowadzenie przez pracodawców wspólnej działalności socjalnej powinno być oparte o umowę określającą w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu – str. 19 protokołu kontroli,

b) regulamin ZFŚS Urzędu Gminy Zambrów, wprowadzony przez Wójta w dniu 15 lutego 2005 r., nie określa zasad przyznawania pracownikom świadczeń w zróżnicowanej wysokości. W regulaminie powielono postanowienia art. 8 ust. 1 ustawy wskazujące czynniki, jakimi należy się kierować przy przyznawaniu ulgowych usług, świadczeń i dopłat z Funduszu. Nie można zatem uznać, iż stanowi to wypełnienie dyspozycji art. 8 ust. 2 ustawy nakazującej uwzględnienie czynników wskazanych art. 8 ust. 1 przy określaniu w regulaminie zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu. Kwoty dopłat do poszczególnych świadczeń, zgodnie z postanowieniami regulaminu, ustalane były przez Wójta Gminy – na 2014 r. okólnikiem nr 1/14 z 10 lutego 2014 r., na którym brak podpisu przedstawiciela załogi. Formalnie, zgodnie z dyspozycją art. 8 ust. 2 ustawy, regulamin uzgodniony został z przedstawicielem załogi. Nieokreślenie w regulaminie relacji między sytuacją rodzinną i życiową a wielkością przysługujących z Funduszu świadczeń oraz zapis regulaminu pozostawiający w gestii Wójta ustalanie wysokości dopłat oznacza jednak w praktyce ominięcie obowiązku uzgodnienia z przedstawicielem załogi zasad różnicowania dopłat – str. 19-20 protokołu kontroli,

c) wysokość odpisu na pracowników Urzędu, a w konsekwencji i wydatki budżetu z tego tytułu za 2014 r. zaniżono o 218,76 zł, co było efektem błędnej informacji przekazanej  przez komórkę ds. kadr o  przeciętnej liczbie pracowników zatrudnionych w 2014 r. (22 etaty zamiast 22,2) w celu dokonania korekty wysokości odpisu na koniec 2014 r. do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Zasady dokonywania korekty określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349) – str.  20-21 protokołu kontroli. 

W trakcie kontroli dokumentacji okazanej jako mająca stanowić podstawę prowadzenia przez Urząd wspólnej działalności socjalnej z OPS okazano porozumienie zawarte w dniu 1 lutego 2007 r. pomiędzy Wójtem i kierownikiem OPS dotyczące  powierzenia Urzędowi gospodarki finansowej, w tym spraw kadrowych i  socjalno-bytowych, m.in. poprzez prowadzenie rachunkowości. W praktyce większość postanowień porozumienia obecnie nie ma zastosowania, ponieważ OPS samodzielnie prowadzi księgi rachunkowe i sporządza sprawozdania finansowe. Mimo to porozumienia naruszającego prawo i sprzecznego ze stanem faktycznym w zakresie realizacji zadań dotyczących gospodarki  finansowej nie anulowano – str. 19 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość udzielania dotacji z budżetu gminy stwierdzono, że w  2014 r. przekazując dotację w wysokości 80.000 zł dla Parafii Rzymskokatolickiej w Tabędzu z przeznaczeniem na dofinansowanie prac konserwatorskich, restauratorskich i robót budowlanych przy obiekcie wpisanym do rejestru zabytków nie zawarto umowy o udzielenie dotacji wymaganej przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z przywołaną regulacją umowa powinna określać wysokość, cel lub opis zakresu rzeczowego zadania, termin wykorzystania, termin i sposób rozliczenia udzielonej dotacji oraz termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji – str. 95 protokołu kontroli.

          W zakresie prawidłowości ustalania i wypłaty wynagrodzeń pracownikom Urzędu Gminy stwierdzono, że w dniu 27 listopada 2014 r. z Kazimierzem Dmochowskim, poprzednim Wójtem Gminy Zambrów, uległ rozwiązaniu stosunek pracy. Jednocześnie K. Dmochowski przeszedł na emeryturę. W związku z tym uprawnionemu wypłacono odprawę emerytalną, dokonując tej operacji w dniu 12 grudnia 2014 r., czym naruszono dyspozycję § 9 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786), zgodnie z którą  jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę jest wypłacana w dniu ustania stosunku pracy. W stwierdzonym przypadku zwłoka w wypłaceniu świadczenia wyniosła 15 dni. W tym samym dniu byłemu Wójtowi wypłacono również nagrodę jubileuszową, uchybiając z kolei regulacji zawartej w § 8 ust. 8 rozporządzenia, wskazującej że w razie ustania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę pracownikowi samorządowemu, któremu do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, nagrodę tę wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 97 protokołu kontroli, zwłoka w wypłaceniu świadczeń związana była z późnym przekazaniem stosownych informacji z Referatu Organizacyjnego do Referatu Finansowego – informacja wpłynęła do Referatu Finansowego w dniu 9 grudnia 2014 r.

          W wyniku badania prawidłowości udzielenia zamówienia publicznego na modernizację rolniczej drogi dojazdowej do pól we wsi Koziki Jałbrzyków Stok, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.), oraz jego realizacji, stwierdzono, że:

a) w protokole postępowania o udzielenie zamówienia niewłaściwie podano wartość zamówienia jako 239.589,47 zł, co stanowi równowartość 56.708,91 euro. Z dokumentacji projektowo-kosztorysowej wynika, że całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług ustalono na 297.051,74 zł, co stanowi równowartość 70.309,77 euro; uchybiono tym samym dyspozycji art. 32 ust. 1 i art. 33 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych, z których to przepisów wynika, że podstawą ustalenia wartości zamówienia na wykonanie robót budowlanych jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Analizując sporządzenie dokumentacji projektowo-kosztorysowej stwierdzono ponadto, że umowa z jej wykonawcą, przewidująca wynagrodzenie w wysokości 2.500 zł, nie została opatrzona kontrasygnatą Skarbnika Gminy, czym uchybiono przepisowi art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym, jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej – str. 114 protokołu kontroli,

b) w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu wykonawcy zostali zobligowani specyfikacją istotnych warunków zamówienia do wykazania m.in. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym. Wymagano potwierdzenia dysponowania 2 samochodami do przewozu co najmniej 10 m3 materiału, równiarką, koparko-ładowarką i walcem drogowym. Ustalono, że w ofercie złożonej przez firmę Usługi Transportowe Kopalnia Kruszywa Rutki II Arkadiusz Kotowski w załączonym wykazie sprzętu brak było wymaganego przez zamawiającego walca drogowego. Zamawiający, pomimo obowiązku nałożonego przez art. 26 ust. 3 ustawy, nie wezwał wykonawcy do złożenia (uzupełnienia) w określonym terminie wymaganych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz dopuścił go do udziału w dalszym postępowaniu, czym z kolei naruszył treść art. 24 ust. 2 pkt. 4 ustawy, obligującą zamawiającego do wykluczenia z postępowania wykonawcy, który nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu. Konsekwencją wykluczenia wykonawcy powinno następnie być odrzucenie oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 5 ustawy. Ze złożonego wyjaśnienia wynika, że Zamawiający nie zwrócił uwagi na brak w tym wykazie walca drogowego (…). Nieprawidłowość nie miała wpływu na wynik postępowania – str. 115 protokołu kontroli,

c) wybrana oferta opiewała na kwotę 114.636 zł. W dniu 23 czerwca 2014 r. zawarto umowę na realizację zadania. W jej treści określono m.in. termin wykonania zamówienia – do dnia 31 sierpnia 2014 r. – oraz kary umowne w wysokości 0,2% wynagrodzenia umownego brutto za każdy dzień zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy, liczonej od dnia wyznaczonego na wykonanie zamówienia do dnia faktycznego odbioru, a także kary w wysokości 0,2% wynagrodzenia umownego brutto za każdy dzień zwłoki w usunięciu wad, liczonej od dnia wyznaczonego na wykonanie usunięcia wad do dnia faktycznego odbioru. W dniu 8 września 2014 r. podjęto próbę dokonania odbioru końcowego wykonanych robót, na podstawie zgłoszenia dokonanego przez wykonawcę pismem z dnia 29 sierpnia 2014 r. Odbioru dokonywała komisja składająca się z ówczesnego Zastępcy Wójta, inspektora Urzędu Gminy oraz inspektora nadzoru. Stwierdzono wady uniemożliwiające odbiór robót, polegające na braku szerokości nawierzchni żwirowej na całym I i II odcinku drogi długości 1.440 m (zmierzona szerokość drogi wynosiła od 5,50 do 6 m – zgodnie z dokumentacją zamówienia powinna wynosić 6,50 m). Ponadto ujawniono, że grubość warstwy na odcinku I (długości 1.080 m) wynosiła od 15 do 22 cm, zamiast docelowej 35 cm. W protokole odbioru zapisano ponadto, że zastosowane materiały nie spełniają normy kontraktu. Ustalono termin usunięcia wad na dzień 22 września 2014 r.

         Dokonując oceny faktów wynikających z ustaleń komisji mającej dokonać odbioru robót stwierdzić należy, że zgłoszenie przez wykonawcę w dniu 29 sierpnia 2014 r. drogi do odbioru posiadało cechę formalnego jedynie wypełnienia postanowienia o zgłoszeniu robót do odbioru w terminie określonym umową, mającego świadczyć o zachowaniu terminu realizacji zamówienia. Stan faktyczny przesądza natomiast, że droga – ze względu na rozmiar i ilość ujawnionych przez komisję braków i niezgodności z dokumentacją – nie została wykonana w umówionym terminie, w związku z czym wykonawca pozostawał w zwłoce w zakresie wykonania przedmiotu umowy od dnia 31 sierpnia 2014 r. Zakres niewykonanych prac nie pozwala na uzasadnienie, że przedmiot zamówienia został wykonany, a wykonawca powinien jedynie usunąć stwierdzone wady. Dopiero w dniu 26 września 2014 r., kolejnym protokołem odbioru, komisja przy udziale wykonawcy dokonała odbioru robót nie wnosząc zastrzeżeń do wykonanych prac. W protokole znalazło się stwierdzenie, że Nie nalicza się potraceń z tytułu wad w wykonanych robotach oraz z tytułu terminu wykonania umowy. Nie miało ono uzasadnienia w świetle przedstawionych wyżej okoliczności dotyczących terminu odbioru robót. Podpisanie przez byłego Zastępcę Burmistrza protokołu tej treści należy uznać za nieustalenie należności przypadającej gminie. Zgodnie z postanowieniami umowy gmina powinna ustalić należność z tytułu kar umownych w kwocie 5.961,02 zł, za 26 dni zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy – str. 116-118 protokołu kontroli.

         Kontrola dokumentacji z inwentaryzacji przeprowadzonej w 2013 r., której wyniki przedstawiono na str. 121-122 protokołu kontroli, wykazuje potrzebę określenia w przepisach wewnętrznych zasad dokonywania wyceny arkuszy spisowych i powiązania wyników inwentaryzacji z księgami w sposób wskazujący jednoznacznie, że wszystkie składniki ujęte w ewidencji objęte zostały spisem z natury. Z protokołu kontroli wynika bowiem, że proces wyceny i porównania wyników inwentaryzacji ograniczył się do wpisania na arkuszach wartości poszczególnych pozycji. W dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji nie było wymaganego instrukcją inwentaryzacyjną protokołu ustalenia zgodności stanu wynikającego ze spisu ze stanem ewidencyjnym, a także sprawozdania z przebiegu prac inwentaryzacyjnych.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Pan Wójt ponosi także – jako kierownik zamawiającego – odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, stosownie do art. 18 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Większość stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień dotyczy okresu pełnienia funkcji Wójta Gminy Zambrów przez Kazimierza Dmochowskiego.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wskazanie dyrektorowi Biblioteki Publicznej Gminy Zambrów w Osowcu na obowiązek zatrudnienia głównego księgowego, mając na uwadze, że stanowisko to zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych powinien zajmować pracownik jednostki.

2. Formalne uregulowanie podstaw władania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne, w tym  celu:

a) wydanie decyzji ustanawiających na rzecz szkół trwały zarząd nieruchomościami, którymi faktycznie władają,

b) zawarcie z Biblioteką – jako osobą prawną – odpowiedniej umowy opartej o przepisy  prawa cywilnego.

3. W zakresie dotyczącym rejestru instytucji kultury:

a) określenie na piśmie odpowiedniemu pracownikowi obowiązku prowadzenia rejestru,

b) założenie rejestru instytucji kultury w formie elektronicznej, stosownie do obowiązujących przepisów podanych w części opisowej wystąpienia,

c) uzupełnienie księgi rejestrowej instytucji kultury o brakujące dane.

4. Nadanie Skarbnikowi Gminy zakresu obowiązków i odpowiedzialności wypełniającego dyspozycje zawarte w art. 54 ustawy o finansach publicznych.

5. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości oraz procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) wyeliminowanie postanowień sugerujących, że gmina może prowadzić działalność polegającą na zakupie akcji, obligacji i innych papierów wartościowych jedynie w celu ich odsprzedaży,

b) wyeliminowanie rozbieżności ze stanem faktycznym w zakresie sposobu realizacji określonych przepisami wewnętrznymi obowiązków, które według przepisów wewnętrznych powinny spoczywać na pracowniku zatrudnionym na stanowisku informatyka,

c) wyeliminowanie z wykazu druków ścisłego zarachowania druków niemających zastosowania w Urzędzie,

d) wprowadzenie procedur określających kompleksowo zasady gospodarowania samochodami i paliwem oraz dokumentowania tych procesów,

e) określenie obiektywnych zasad wyłączania pozostałych środków trwałych z ewidencji na koncie 013 i obejmowania ich ewidencją ilościową,

f) określenie w przepisach wewnętrznych zasad dokonywania wyceny arkuszy spisowych i powiązania wyników inwentaryzacji z księgami w sposób zapewniający jednoznaczne stwierdzenie, że wszystkie składniki ujęte w ewidencji objęte zostały spisem z natury.

6. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie dokonywania zapisów w księgach rachunkowych oraz prowadzenia gospodarki pieniężnej, poprzez:

a) ujmowanie w księgach Urzędu przychodów z tytułu dochodów zrealizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu gminy zapisem Wn 800 – Ma 720, mając na uwadze, że ujęcie tych przychodów w korespondencji z kontem 130 jest niezgodne z zasadami dokonywania zapisów na tym koncie w sytuacji posiadania przez Urząd wyodrębnionego rachunku bieżącego,

b) dokonywanie zwrotu dotacji niewykorzystanych przez gminę z rachunku budżetu, przy zastosowaniu zapisów księgowych i uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

c) przyjmowanie wpłacanych wadiów na wyodrębniony rachunek bankowy ewidencjonowany w księgach Urzędu Gmin jako jednostki budżetowej na koncie 139,

d) ewidencjonowanie zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek na koncie 260,

e) w zakresie ewidencji wyników budżetu:

- wprowadzenie do ksiąg budżetu konta 960 oraz ujęcie na nim kwoty skumulowanego wyniku budżetu gminy,

- wyksięgowanie nierealnego salda z konta 961,

- przenoszenie w roku następnym, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, salda konta 961 na konto 960, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…,

f) dokonywanie systematycznej analizy zasadności przetrzymywania środków pieniężnych wniesionych przez wykonawców tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne; dokonywanie zwrotu tych środków niezwłocznie po upływie terminów określonych w umowach,

g) obejmowanie ewidencją bilansową wszystkich podstawowych środków trwałych, mając na uwadze stwierdzony podczas kontroli przypadek ujęcia w ewidencji ilościowej kosy spalinowej o wartości 5.191,98 zł,

h) naliczanie i ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału odsetek od wszystkich należności nieopłaconych w terminie.

7. W zakresie wynajmowania lokalu mieszkalnego w Czerwonym Borze z przeznaczeniem na lokal socjalny:

a) objęcie planem dochodów i wydatków budżetu gminy operacji dokonywanych w związku z najmem, tj. dochodów z tytułu czynszu za wynajmowanie przez gminę lokalu socjalnego osobie fizycznej oraz wydatków ponoszonych przez gminę za wynajęcie tego lokalu od Skarbu Państwa,

b) dokonanie zmiany umowy najmu lokalu socjalnego zawartej przez gminę z osobą fizyczną poprzez ujęcie w jej treści prawidłowej wysokości czynszu, mając na uwadze zasady jego ustalania wynikające z art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów…,

c) rozliczenie z najemcą lokalu socjalnego czynszu pobranego przez gminę w wysokości zawyżonej w świetle art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów…, w tym kwoty 911,76 zł za 2014 r.; poinformowanie Izby o wysokości kwoty rozliczonej z najemcą w odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych.

8. Precyzyjne wskazanie w umowie z E4 Amber Energia Wytwarzanie sp. z o.o. przedmiotu dzierżawy.

9. W zakresie ustalania i egzekwowania czynszów za najem i dzierżawę lokali użytkowych i nieruchomości gruntowych:

a) waloryzowanie czynszów najmu i dzierżawy stosownie do postanowień zawartych umów i art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych,

b) pisemne powierzenie właściwemu pracownikowi obowiązków i odpowiedzialności w zakresie zwiększania czynszu o kwotę należnej gminie waloryzacji zgodnie z  zasadami określonymi  w umowach

c) obciążenie E4 Amber Energia Wytwarzanie kwotą 203,65 zł odpowiadającą kwocie czynszu dzierżawnego za 2014 r. należnej po uwzględnieniu waloryzacji,

d) wysyłanie faktur za najem i dzierżawę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, jeżeli termin płatności liczony jest od dnia otrzymania faktury przez kontrahenta,

e) terminowe podejmowanie czynności w celu wyegzekwowania należności, mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminu przedawnienia.

10. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały regulującej kwestie umarzania, odraczania i rozkładania na raty spłat należności cywilnoprawnych, stosownie do art. 59 ust. 2 o finansach publicznych. Do czasu podjęcia przez Radę Gminy uchwały w tej sprawie zaniechanie udzielania jakichkolwiek ulg w spłacie należności cywilnoprawnych.

11. W kwestii przetargów na sprzedaż nieruchomości:

a) podawanie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu składania wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz publikowanie ogłoszeń o przetargu po upływie tego terminu, jak tego wymaga art. 38 ust. 2 ustawy,

b) zawieranie w treści ogłoszenia o przetargu rzetelnych danych co do opodatkowania sprzedaży podatkiem VAT.

12. Zweryfikowanie obecnego sposobu wykorzystywania nieruchomości pozostającej w użytkowaniu wieczystym Parafii w Skarżynie Starym, oddanej przez gminę w 1995 r. z przeznaczeniem na korzystanie przez punkty katechetyczne, mając na uwadze przepisy art. 19 ust. 1 i art. 44 ustawy o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej. W przypadku wykorzystywania jej na cele niewymienione w art. 44 ustawy o stosunku Państwa… oszacowanie wartości nieruchomości i ustalenie opłaty rocznej, stosownie do przepisów art. 221 ust. 2 i art. 72 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

13. Zaniechanie umarzania postępowania w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej z powodu wniosku właściciela nieruchomości o zaliczenie na poczet opłaty wartości działki przekazywanej na rzecz gminy, mając na uwadze, że przekazanie własności działki jest – zgodnie z art. 98a ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami – formą rozliczenia opłaty, która jest świadczeniem podlegającym ustaleniu w drodze decyzji.

14. Ustanawianie zabezpieczenia należności gminy z tytułu opłaty adiacenckiej, której zapłatę rozłożono na raty.

15. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego.

16. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji podatkowych.

17. Wyegzekwowanie deklaracji na podatek leśny oraz należności z tego tytułu od podmiotu wskazanego w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

18. Dostosowanie stosownego programu komputerowego do wymogów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości.

19. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały dotyczącej zwolnień w podatku od nieruchomości, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

20. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz obowiązujące w tym zakresie rozporządzenia Ministra Finansów.

21. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

22. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W tym celu:

a) uregulowanie, w formie umowy z kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, kwestii prowadzenia wspólnej działalności socjalnej, zgodnie z wymogami art. 9 ust. 1 i 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,

b) określenie w regulaminie ZFŚS zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu zgodnie z dyspozycją art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,

c) zwiększenie odpisu na ZFŚS ustalonego na 2015 r. o stwierdzoną w trakcie kontroli kwotę jego zaniżenia w 2014 r., wynoszącą 218,76 zł.

23. Anulowanie porozumienia zawartego w dniu 1 lutego 2007 r. pomiędzy byłym Wójtem Gminy Zambrów a kierownikiem OPS, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

24. Udzielanie dotacji celowej na dofinansowanie prac konserwatorskich, restauratorskich i robót budowlanych przy obiekcie wpisanym do rejestru zabytków na podstawie pisemnej umowy, stosownie do przepisów art. 250 ustawy o finansach publicznych.

25. Terminowe wypłacanie byłym pracownikom Urzędu Gminy świadczeń wynikających z ustania stosunku pracy.

26. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) podawanie w protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prawidłowo ustalonej wartości zamówienia,

b) zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do dołożenia należytej staranności przy weryfikowaniu prawidłowości udokumentowania przez wykonawców spełniania warunków udziału w postępowaniu; w przypadku stwierdzenia braków w tym zakresie występowanie do wykonawcy o uzupełnienie dokumentacji na podstawie art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, a w sytuacji niedokonania uzupełnienia w wyznaczonym terminie – wykluczanie wykonawcy.

27. Podjęcie działań w celu obciążenia wykonawcy drogi dojazdowej do pól we wsi Koziki Jałbrzyków Stok karami umownymi w wysokości 5.961,02 zł za niewykonanie przedmiotu zamówienia w terminie określonym umową.

28. Przedkładanie Skarbnikowi lub osobie przez niego upoważnionej, celem kontrasygnowania, wszystkich dokumentów poświadczających dokonanie wszystkich czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

29. Zobowiązanie osób biorących udział w czynnościach inwentaryzacyjnych do sporządzania wszystkich wymaganych instrukcją inwentaryzacyjną dokumentów, tj. protokołu ustalenia zgodności stanu wynikającego ze spisu ze stanem ewidencyjnym oraz sprawozdania z przebiegu prac inwentaryzacyjnych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży