 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Zespół Szkół w Czarnej Białostockiej |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Zespole Szkół w Czarnej Białostockiej przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 marca 2015 roku (znak: RIO.I.6002-3/15), o treści jak niżej: Pani Anna Matląg Dyrektor Zespołu Szkół w Czarnej Białostockiej W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół w Czarnej Białostockiej za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U z 2014, poz. 191), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu. Ponadto instrukcja inwentaryzacyjna określa, że arkusze spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania, podlegają wpisowi do książki druków ścisłego zarachowania oraz stanowią dowody księgowe. Obowiązująca w jednostce instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania z dnia 5 października 2011 r. nie wymienia arkuszy spisu z natury jako druków ścisłego zarachowania. Również w praktyce, w prowadzonej w jednostce książce druków ścisłego zarachowania nie są ewidencjonowane arkusze spisu z natury – str. 20 i 51 protokołu kontroli. Z kolei w treści zakładowego planu kont stwierdzono bezpodstawne wprowadzenie konta pozabilansowego 900 pod nazwą „Konto techniczne”, bez opisu zasad ewidencji. Faktycznie nie było ono prowadzone, co jest rozwiązaniem prawidłowym, ponieważ obowiązujące przepisy nie przewidują takiego konta – str. 12 protokołu kontroli. Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych wykazała nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), poprzez: a) niewłaściwe opatrywanie zapisów księgowych datami; zapisy w dzienniku zawierają tylko jedną datę, wspólną dla „daty dekretacji” (oznaczającej datę zapisu w urządzeniach księgowych) oraz „daty operacji gospodarczej”; zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu; jak wynika z ustaleń zawartych na str. 12 protokołu kontroli podawane daty dotyczyły daty operacji, zaś brak było daty zapisu księgowego, b) niezachowanie zasady czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”, co dotyczyło kwoty 332,25 zł. W czasie kontroli główna księgowa wprowadziła w księgach 2014 roku na koncie 130 techniczny zapis ujemny usuwający zawyżone obroty – str. 10-11 i 13-14 protokołu kontroli, c) zaniechanie prowadzenia subkont dochodów i wydatków do konta 130; ewidencja szczegółowa do konta 130 prowadzona jest w podziale: według klasyfikacji budżetowej (podział na dział, rozdział, paragraf dochodów i wydatków np. 130-700-70005-0750-02, 130-801-80130-401) oraz poza klasyfikacją, tj. 130-01 (wpływ środków na wydatki) i 130-02 (dochody – VAT). Obroty kont 130-01 i 130-02 nie dotyczą zatem realizacji dochodów i wydatków jednostki. Dochody i wydatki stanowią sumy kont szczegółowych prowadzonych według podziałek klasyfikacji budżetowej, które to sumy nie odpowiadają obrotom syntetycznym konta 130, zawierającym oprócz obrotów na kontach z klasyfikacją także obroty kont 130-01 i 130-02. Obroty stron Wn i Ma konta syntetycznego 130 za 2014 r. wyniosły 1.015.814,30 zł, podczas gdy wykonane dochody to 142.617,84 zł a wydatki – 838.445,11 zł. Brak urządzenia księgowego umożliwiającego bezpośrednie porównanie sumy zrealizowanych dochodów i wydatków z danymi sprawozdawczymi. Zgodnie z opisem konta 130 zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia saldo konta 130 jest równe saldu sald wynikających z ewidencji szczegółowej prowadzonej dla kont wydatków budżetowych i dochodów budżetowych. Na stronie Wn ujmuje się wpływy z tytułu zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych, klasyfikując je w ewidencji szczegółowej według podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych, zaś na stronie Ma konta 130 ujmuje się zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki, jak również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych, klasyfikując je w ewidencji szczegółowej według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych – str. 10 protokołu kontroli, d) bezpodstawne sporządzenie dowodu „polecenie księgowania” w przypadku, gdy jednostka posiadała dowód dokumentujący operację – dotyczyło to operacji przekazania-przyjęcia środka trwałego udokumentowanej dowodem PT sporządzonym przez Starostwo Powiatowe. W świetle przepisów art. 20 ust. 2 ustawy dowód PK jest dowodem wewnętrznym, dokumentującym operacje wewnątrz jednostki – str. 45 protokołu kontroli, e) nieprowadzenie przewidzianego przepisami wewnętrznymi konta 021 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne”, mającego służyć do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych umarzanych w pełnej kwocie w momencie przyjęcia do używania; prowadzono wyłącznie konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”, na którym ujmowano wszystkie wartości niematerialne i prawne – str. 44 i 47-48 protokołu kontroli, f) ujmowanie na koncie 011 „Środki trwałe” przedmiotów o wartości jednostkowej poniżej 3.500 zł, które zgodnie z dokumentacją opisującą przyjęte zasady rachunkowości oraz zasadami funkcjonowania kont określonymi załącznikiem nr 3 do rozporządzenia powinny być ewidencjonowane na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” – str. 45 protokołu kontroli, g) przypadki nieokreślenia w ewidencji pomocniczej pozostałych środków trwałych miejsc znajdowania się poszczególnych składników majątkowych oraz osób, u których znajdują się środki trwałe, co pozostaje w sprzeczności z zasadami funkcjonowania tego konta zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia; w zakresie tych danych stwierdzono dokonywanie w księdze inwentarzowej zapisów o charakterze nietrwałym (ołówkiem) – str. 46-47 protokołu kontroli, h) niewskazywanie w ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych numerów inwentarzowych. Jest to związane m.in. z nieoznakowaniem części środków trwałych numerami inwentarzowymi (jak wynika z ustaleń kontroli numery takie posiadały m.in. środki trwałe przekazane jednostce przez likwidowane Centrum Edukacji w Supraślu oraz niektóre meble). W konsekwencji brak również numerów inwentarzowych na arkuszach spisowych dokumentujących przeprowadzenie inwentaryzacji. Należy wskazać, że numery inwentarzowe nadawane środkom trwałym stanowią element umożliwiający jednoznaczną identyfikację środków trwałych, co ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych oraz powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych (art. 27 ustawy). Na powinność oznaczania środków trwałych numerami inwentarzowymi wskazują także postanowienia obowiązującej w jednostce instrukcji inwentaryzacyjnej – str. 48 i 51 protokołu kontroli. W wyniku kontroli gospodarki kasowej ustalono, że przyjęta do kasy gotówka odprowadzana była do banku co do zasady zgodnie z terminami przyjętymi w instrukcji kasowej. Stwierdzono jedno uchybienie w tym zakresie: w raporcie kasowym nr 25 za okres od 11 do 30 września 2014 r. wykazano wpłaty z dnia 12 i 18 września na łączną kwotę 2.607,60 zł, które zgodnie z postanowieniami instrukcji powinny być odprowadzone do banku w dniu 20 września, zaś zostały odprowadzone 30 września – str. 18 protokołu kontroli. Analiza prawidłowości sporządzenia sprawozdania Rb-N za II kwartały 2014 r. wykazała, że w sprawozdaniu wykazano należności z tytułu czynszów za najem i dzierżawę (wiersze N4.1. i N5.1.) w kwotach netto (bez VAT), tj. N4.1. – 212,92 zł (winno być 261,89 zł) i N5.1. – 750 zł (winno być 922,50 zł). W § 12 ust. 1 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wskazano, że w sprawozdaniu Rb-N wykazuje się wartość nominalną należności oraz wybranych aktywów finansowych (zwanych dalej należnościami) jednostki na koniec danego okresu sprawozdawczego według poszczególnych tytułów oraz według grup dłużników. Przez wartość nominalną należności należy rozumieć wartość łącznie z podatkiem VAT. Zwrócenia uwagi wymaga bowiem odmienność tej regulacji od przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119), które we wzorze sprawozdania Rb-27S oraz w § 3 ust. 2 załącznika nr 39 operuje pojęciem „zaległości netto”, oznaczającym obowiązek wykazywania należności, których termin płatności minął, w kwocie bez podatku od towarów i usług, tj. w kwocie odpowiadającej wyłącznie należnościom w części dotyczącej dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego – str. 14 protokołu kontroli. W wyniku kontroli wydatków z tytułu podróży służbowych (str. 40-42 protokołu kontroli) stwierdzono, że do wydatków poniesionych przez jednostkę w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” omyłkowo zaliczono wydatek poniesiony w listopadzie 2014 r. na kwotę 55,96 zł za zakup zestawu do ping-ponga do wykorzystania na lekcjach w-f. Zgodnie z dekretacją zamieszczoną na fakturze wydatek miał być zaliczony do par. 4240 „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek”. Zawyżono tym samym wykazane w sprawozdawczości wydatki z tytułu podróży służbowych krajowych. Kontrola rozliczeń kosztów podróży wykazała uchybienia naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), polegające na tym, że: a) w jednym przypadku zaniżono ryczałt na dojazdy o kwotę 1,40 zł, wypłacając go w wysokości 4,60 zł, podczas gdy zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, co stanowi kwotę 6 zł, b) dwukrotnie przedłożono koszty podróży do rozliczenia po upływie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej; zostały one przedłożone 20 i 21 dni po zakończeniu podróży, co stanowi naruszenie § 5 ust. 1 rozporządzenia, a także obowiązującej w jednostce instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowo-finansowych. Według przywołanych przepisów wewnętrznych przekroczenie terminu wiąże się z koniecznością sporządzenia i załączenia wyjaśnienia przyczyn opóźnienia, które zostaje podpisane przez pracownika oraz osobę delegującą. Nie stwierdzono, aby do wskazanych rozliczeń załączono wyjaśnienia przyczyn opóźnienia w przedłożeniu rozliczenia kosztów podróży. Badając wydatki na wynagrodzenia nauczycieli stwierdzono, że faktyczna liczba godzin ponadwymiarowych realizowanych przez Panią Dyrektor w roku szkolnym 2014/2015 nieznacznie przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Zgodnie z arkuszem organizacyjnym, zatwierdzonym przez Starostę Powiatu Białostockiego, liczba godzin ponadwymiarowych Pani Dyrektor wynosi 5,2 w roku szkolnym 2014/2015. Tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin Pani Dyrektor jest zgodny z postanowieniami uchwały Rady Powiatu Białostockiego z dnia 27 lutego 2014 r. i wynosi 9 godzin. Stosownie do art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela godziny ponadwymiarowe realizowane przez Panią Dyrektor nie powinny zatem przekraczać 4,5 tygodniowo. Przywołany przepis Karty Nauczyciela przewiduje możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. Wynika stąd, że przyznanie Pani Dyrektor 5,2 godzin ponadwymiarowych nie naruszałoby postanowień art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tylko wówczas, gdyby ustalony wymiar godzin nauczania nie był niższy niż 11 godzin tygodniowo (faktycznie wymiar wynosił 9 godzin) – str. 30-32 protokołu kontroli. Takie stanowisko w powyższej sprawie zajęło Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w uchwale Nr 2378/13 z dnia 5 czerwca 2013 r. Kolegium RIO zaznaczyło, że istotą ustawowego nakazu obniżenia dyrektorom, wicedyrektorom i innym nauczycielom zatrudnionym na stanowisku kierowniczym tygodniowego wymiaru godzin zajęć jest zapewnienie im niezbędnego czasu i warunków do kierowania i zarządzania jednostką. Dopuszczalna liczba godzin ponadwymiarowych powinna być zatem ustalana z uwzględnieniem obowiązków innych niż dydaktyczne, spoczywających na dyrektorze czy wicedyrektorze szkoły, w następstwie realizacji których ustalono im obniżony tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć. W złożonym wyjaśnieniu wskazała Pani m.in., że (…) dyrektor jako nauczyciel matematyki realizuje ten przedmiot w danej klasie 4h tygodniowo i nie jest możliwe zmniejszenie liczby godzin lub realizowanie tego przedmiotu przez dwóch nauczycieli w danej klasie (stąd dyskutowana nadwyżka) (…) Wszystkie przedstawione w protokole wyliczenia dotyczące różnic w godzinach ponadwymiarowych wynikają z zatwierdzonego arkusza organizacyjnego szkoły. Zagadnienie zatwierdzania w arkuszu organizacyjnym Zespołu Szkół liczby godzin ponadwymiarowych wykazującej sprzeczność z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela będzie objęte treścią odrębnego pisma skierowanego do Zarządu Powiatu Białostockiego. W wyniku kontroli prawidłowości naliczenia i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013 r. ustalono w zbadanej próbie, że w jednym przypadku do podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego uwzględniono ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy nauczyciela w kwocie 282,20 zł, zawyżając w ten sposób wypłacone wynagrodzenie roczne o 23,99 zł. Zgodnie z obowiązującymi przepisami do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego wliczane są wszystkie składniki wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy – art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1144). W przypadku nauczycieli z § 6 ust. 1 w zw. z § 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737 ze zm.) nie wynika, aby otrzymany ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop stanowił podstawę do obliczania należnego ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Zatem składnik ten nie powinien być uwzględniany w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nauczycieli – str. 32-33 protokołu kontroli. Kontrola prawidłowości danych przygotowanych przez Zespół Szkół w Czarnej Białostockiej na potrzeby analizy średnich wynagrodzeń nauczycieli i sporządzenia przez Zarząd Powiatu Białostockiego sprawozdania w tym zakresie (str. 34-37 protokołu kontroli) została przeprowadzona na próbie nauczycieli stażystów, mianowanych i dyplomowanych. W jej wyniku stwierdzono przypadek pominięcia przy ustalaniu wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych kwoty 15.882 zł wypłaconej nauczycielowi w sierpniu 2014 r. jako odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 20 ust. 1 pkt 2 Karty Nauczyciela. W złożonym wyjaśnieniu główna księgowa poinformowała, że odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy, wypłacona nauczycielowi mianowanemu (…) nie została ujęta w kwocie wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli w 2014 r., ponieważ została wypłacona z § 3020 – wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń. W wytycznych organu prowadzącego, do sporządzenia informacji o zatrudnieniu oraz poniesionych wydatkach na wynagrodzenia za rok 2014, odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy (art. 20 ust. 1 pkt 2 KN) nie jest wymieniona jako składnik wynagrodzenia ujmowany do ustalenia średnich wynagrodzeń nauczycieli. Jak wynika z art. 30a ust. 2 Karty Nauczyciela, wydatki na wynagrodzenia nauczycieli na potrzeby analizy osiągania średnich wynagrodzeń ustala się w składnikach wymienionych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela. Zgodnie z art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela wynagrodzenie nauczyciela składa się z wynagrodzenia zasadniczego, dodatków (za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego oraz za warunki pracy), wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz nagród i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, z wyłączeniem świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i dodatków socjalnych określonych w art. 54 Karty Nauczyciela. Przez inne świadczenia ze stosunku pracy należy rozumieć m.in. dodatki za uciążliwość pracy, dodatkowe wynagrodzenia za pracę w porze nocnej oraz za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze lub opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy, za które nauczyciel nie otrzymał innego dnia wolnego, dodatkowe wynagrodzenie roczne, zasiłek na zagospodarowanie, a także odprawy, w tym emerytalne i rentowe oraz z tytułu rozwiązania stosunku pracy w sytuacjach przewidzianych w Karcie Nauczyciela – jako świadczenia, których otrzymanie przez nauczyciela wynika z faktu istnienia stosunku pracy. Przywołane w Pani wyjaśnieniu pismo Starosty Powiatu Białostockiego z dnia 5 grudnia 2014 r. zawierające wytyczne w kwestii ustalenia danych na potrzeby przeprowadzenia analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli nie zawiera postanowień wskazujących na pomijanie odpraw przy ustalenia wydatków na wynagrodzenia. W punkcie 5 zawartego w piśmie wyliczenia składników wynagrodzenia przyjmowanych do wydatków na potrzeby analizy, dotyczącym „innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy”, zawarto otwarty katalog świadczeń, wymieniając z nazwy 4 świadczenia oraz wskazując na „inne” mieszczące się w tym pojęciu. Z kolei w pkt 4 wyliczenia wskazano wprost na odprawy emerytalne. W związku z możliwością błędnej interpretacji w zakresie wypłacanych nauczycielom odpraw w innych szkołach prowadzonych przez powiat, na problem ten wskazałem Zarządowi Powiatu Białostockiego w odrębnym piśmie. Kontrolowana jednostka posiadała przepisy wewnętrzne regulujące zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 14.000 euro, wprowadzone z dniem 20 grudnia 2010 r. Wskazania wymaga, że od 16 kwietnia 2014 r., w związku ze zmianą wprowadzoną ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 423), weszła w życie nowelizacja art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.), zgodnie z którą ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Nowelizacja ustawy powinna skutkować zmodyfikowaniem przez Panią przepisów wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych – str. 39 protokołu kontroli. Kontrola inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzonej w 2013 r. wykazała liczne rozbieżności pomiędzy danymi wykazanymi w poszczególnych pozycjach 22 arkuszy spisowych a arkuszem o charakterze zbiorczym (w treści którego ujęto wszystkie pozycje z 22 arkuszy spisowych) wskazujące na brak należytej rzetelności w zakresie ustalenia wyników, wyceny i rozliczenia inwentaryzacji. Łączna wartość wszystkich pozycji w arkuszu zbiorczym podana została jako 348.020,39 zł, podczas gdy obliczona przez kontrolującego wartość wszystkich ujętych w nim 459 pozycji, ustalona metodą ilość x cena jednostkowa, to 347.465,53 zł. Stwierdzona rozbieżność wynikała z braku zgodności w niektórych pozycjach między podaną wartością a wynikiem obliczenia ilość x cena jednostkowa (np. stolik uczniowski 16 szt. przy cenie jednostkowej 69 zł w arkuszu daje wartość 1.346,88 zł zamiast 1.104 zł). Jeden przypadek różnicy o podobnym charakterze stwierdzono również podczas badania 22 arkuszy spisu – w arkuszu nr 13 podano łączną wartość spisanych składników jako 146.802,77 zł, zaś ustalenia kontrolującego wskazują na kwotę 144.974,89 zł. Analiza poszczególnych pozycji zawartych w arkuszach spisowych wykazała też błędy w podawanych wartościach jednostkowych składników (względem wartości wynikającej z ksiąg) oraz dane wskazujące na nadwyżkę spisywanych składników względem ilości ujętej w księgach, które nie były wyjaśniane. W złożonym wyjaśnieniu Pani Dyrektor poinformowała, że rozbieżności między stanem ewidencyjnym a ustaleniami przeprowadzonej inwentaryzacji wynikają z pomyłek spowodowanych przenoszeniem faktycznie (ręcznie) spisanych arkuszy do dokumentów w formie elektronicznej. Wykazane rozbieżności zostaną dokładnie zweryfikowane przy najbliższej inwentaryzacji. Nie stwierdzono, aby w okazanej dokumentacji znajdował się protokół z przebiegu spisu z natury/sprawozdanie zespołu spisowego (wzór dokumentu stanowi załącznik nr 6 do instrukcji inwentaryzacyjnej) oraz protokół/sprawozdanie z rozliczenia inwentaryzacji, w którym odniesiono by się do kwestii ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. Dokonanie wyceny, ustalenie wartości spisanych składników oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych przypisano instrukcją inwentaryzacyjną głównemu księgowemu. Zgodnie z postanowieniami art. 27 ustawy o rachunkowości oraz instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji – str. 52-55 protokołu kontroli. Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowej organizacji kontroli zarządczej. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej, poprzez: a) usunięcie z instrukcji inwentaryzacyjnej postanowień przewidujących przeprowadzanie i rozliczanie inwentaryzacji materiałów bibliotecznych na podstawie nieobowiązującego rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych, b) ujednolicenie regulacji dotyczących zaliczania arkuszy spisu z natury do druków ścisłego zarachowania, c) usunięcie z zakładowego planu kont konta pozabilansowego 900. 2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez: a) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymaganiami przepisów art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, b) prowadzenie ewidencji na koncie 130 z zachowaniem zasady czystości obrotów, polegającej na stosowaniu technicznego zapisu ujemnego do błędnych operacji, zwrotów, nadpłat i korekt, c) wyodrębnienie subkont dochodów i wydatków do konta 130, mając na względzie uwidocznienie obrotów zbiorczych odzwierciedlających kwoty zrealizowanych dochodów i wydatków wynikające z ewidencji analitycznej prowadzonej według podziałek klasyfikacji budżetowej; jak wynika z ustaleń kontroli dla zrealizowania tego wniosku niezbędne będzie zaniechanie prowadzenia kont 130-01 i 130-02, na których ujmowane są operacje „bez klasyfikacji”; księgowanie operacji dotyczących podatku VAT powinno mieć miejsce na subkoncie dochodów z zastosowaniem technicznego zapisu ujemnego po obu stronach subkonta dla wyeliminowania obrotów dotyczących wpływu i odprowadzenia VAT (jako niedotyczących realizacji i odprowadzenia dochodów do budżetu powiatu), zaś otrzymane środki na wydatki powinny być ujmowane na stronie Wn subkonta wydatków, d) zaniechanie sporządzania dowodów wewnętrznych ,,polecenie księgowania” w przypadku posiadania dowodów zewnętrznych dokumentujących daną operację, e) stosowanie konta 021 przewidzianego przepisami wewnętrznymi jednostki; ewentualnie dokonanie zmiany w przyjętych zasadach rachunkowości, polegających na jego usunięciu, f) zaniechanie ujmowania na koncie 011 składników majątkowych o wartości początkowej niższej niż 3.500 zł, g) prowadzenie ewidencji szczegółowej pozostałych środków trwałych w sposób umożliwiający ustalenie – za pomocą zapisów o charakterze trwałym – miejsc ich użytkowania lub osób za nie odpowiedzialnych, h) dołożenie większej staranności w zakresie ewidencjonowania operacji w podziałkach klasyfikacji budżetowej zgodnych z dekretacją zamieszczoną na dowodzie księgowym. 3. Oznakowanie środków trwałych i pozostałych środków trwałych numerami inwentarzowymi lub innymi symbolami identyfikującymi oraz zobowiązanie głównego księgowego do uzupełnienia ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych o te dane. 4. Odprowadzanie gotówki do banku zgodnie z terminami określonymi w instrukcji kasowej. 5. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-N należności z tytułu czynszów za najem i dzierżawę w kwotach brutto (łącznie z podatkiem VAT). 6. W zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych: a) rozliczanie ryczałtu na dojazdy w wysokości 20% obowiązującej kwoty diety; wypłacenie pracownikowi kwoty 1,40 zł odpowiadającej zaniżeniu ryczałtu, b) zapewnienie przestrzegania określonego prawem terminu przedkładania kosztów podróży do rozliczenia, a w przypadku uchybienia terminowi – regulacji wewnętrznych określających zasady wyjaśnienia tego zdarzenia. 7. Wystąpienie do nauczyciela, któremu zawyżono dodatkowe wynagrodzenia roczne za 2013 r. o zwrot kwoty 23,99 zł. Przeanalizowanie czy w jednostce nie wystąpiły inne przypadki ujęcia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego pozostałym nauczycielom, nieobjętym próbą poddaną kontroli. 8. Uwzględnianie wypłaconych odpraw z tytułu rozwiązania stosunku pracy z nauczycielem w kwocie wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli, ustalanej na potrzeby przeprowadzenia analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli. 9. Sporządzenie i przekazanie Zarządowi Powiatu Białostockiego korekty danych stanowiących podstawę sporządzenia przez Zarząd Powiatu sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2014 r., polegającej na uwzględnieniu w kwocie wydatków poniesionych w 2014 r. na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych kwoty odprawy wypłaconej nauczycielowi w wysokości 15.882 zł. 10. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych, poprzez uwzględnienie faktu, że obecnie powinny odnosić się one do zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro. 11. Zapewnienie rzetelnego udokumentowania, wyceny i rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzanej drogą spisu, mając na uwadze postanowienia art. 27 ustawy o rachunkowości oraz zasady określone obowiązującą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną. O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Do wiadomości: Zarząd Powiatu Białostockiego W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 30 marca 2015 roku, do organu wykonawczego: Zarząd Powiatu Białostockiego Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie styczeń-luty 2015 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Zespołu Szkół w Czarnej Białostockiej. Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości i uchybienia zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do dyrektora Zespołu, którego egzemplarz przekazuję w załączeniu. Z ustaleń kontroli wynika, że wyeliminowanie niektórych ze stwierdzonych nieprawidłowości wymaga podjęcia stosownych czynności przez Zarząd Powiatu. Badając wydatki na wynagrodzenia nauczycieli stwierdzono, że faktyczna liczba godzin ponadwymiarowych realizowanych przez dyrektora Zespołu w roku szkolnym 2014/2015 nieznacznie przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Zgodnie z arkuszem organizacyjnym, zatwierdzonym przez Starostę Powiatu Białostockiego, liczba godzin ponadwymiarowych dyrektora wynosi 5,2 w roku szkolnym 2014/2015. Tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin dyrektor Zespołu wynosi natomiast 9 godzin i jest zgodny z postanowieniami uchwały Rady Powiatu Białostockiego z dnia 27 lutego 2014 r. Stosownie do art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191) godziny ponadwymiarowe realizowane przez dyrektora Zespołu nie powinny przekraczać 4,5 tygodniowo. Przywołany przepis Karty Nauczyciela przewiduje możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. Wynika stąd, że przyznanie dyrektorowi 5,2 godzin ponadwymiarowych nie naruszałoby postanowień art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tylko wówczas, gdyby ustalony wymiar godzin nauczania nie był niższy niż 11 godzin tygodniowo. W złożonym wyjaśnieniu dyrektor Zespołu wskazała m.in., że (…) Wszystkie przedstawione w protokole wyliczenia dotyczące różnic w godzinach ponadwymiarowych wynikają z zatwierdzonego arkusza organizacyjnego szkoły. Kontrola prawidłowości danych przygotowanych przez Zespół Szkół w Czarnej Białostockiej na potrzeby analizy średnich wynagrodzeń nauczycieli i sporządzenia przez Zarząd Powiatu Białostockiego sprawozdania w tym zakresie wykazała przypadek pominięcia przy ustalaniu wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych kwoty 15.882 zł wypłaconej nauczycielowi w sierpniu 2014 r. jako odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 20 ust. 1 pkt 2 Karty Nauczyciela. W złożonym wyjaśnieniu główna księgowa poinformowała m.in., że (…) W wytycznych organu prowadzącego, do sporządzenia informacji o zatrudnieniu oraz poniesionych wydatkach na wynagrodzenia za rok 2014, odprawa z tytułu rozwiązania stosunku pracy (art. 20 ust. 1 pkt 2 KN) nie jest wymieniona jako składnik wynagrodzenia ujmowany do ustalenia średnich wynagrodzeń nauczycieli. Pominięcie tego wydatku przy ustalaniu kwoty wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli nie znajduje uzasadnienia w przepisach Karty Nauczyciela. Jak wynika z art. 30a ust. 2 tej ustawy, wydatki na wynagrodzenia nauczycieli na potrzeby analizy osiągania średnich wynagrodzeń ustala się w składnikach wymienionych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela. Zgodnie z art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela wynagrodzenie nauczyciela składa się m.in. z nagród i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, z wyłączeniem świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i dodatków socjalnych określonych w art. 54 Karty Nauczyciela. Przez inne świadczenia ze stosunku pracy należy rozumieć m.in. dodatki za uciążliwość pracy, dodatkowe wynagrodzenia za pracę w porze nocnej oraz za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze lub opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy, za które nauczyciel nie otrzymał innego dnia wolnego, dodatkowe wynagrodzenie roczne, zasiłek na zagospodarowanie, a także odprawy, w tym emerytalne i rentowe oraz z tytułu rozwiązania stosunku pracy w sytuacjach przewidzianych w Karcie Nauczyciela – jako świadczenia, których otrzymanie przez nauczyciela wynika z faktu istnienia stosunku pracy. Pismo Starosty Powiatu Białostockiego z dnia 5 grudnia 2014 r., na które powołuje się dyrektor Zespołu, zawierające wytyczne w kwestii ustalenia danych na potrzeby przeprowadzenia analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli nie zawiera postanowień wskazujących na pomijanie tego typu odpraw przy ustalenia wydatków na wynagrodzenia. W punkcie 5 zawartego w piśmie wyliczenia składników wynagrodzenia przyjmowanych do wydatków na potrzeby analizy, dotyczącym „innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy”, zawarto otwarty katalog świadczeń, wymieniając z nazwy 4 świadczenia oraz wskazując na „inne” mieszczące się w tym pojęciu. Z kolei w pkt 4 wyliczenia wskazano wprost na odprawy emerytalne. Dyrektorowi Zespołu Szkół w Czarnej Białostockiej zaleciłem dokonanie korekty danych sporządzonych na potrzeby sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli w szkołach prowadzonych przez Powiat Białostocki za 2014 r. Jej skutkiem powinno być zwiększenie wydatków na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych za 2014 r. o 15.882 zł, skutkujące zmniejszeniem o tę kwotę ujemnej różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi w 2014 r. na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń. W konsekwencji o 15.882 zł powinna być niższa kwota dodatków uzupełniających wypłaconych za 2014 r. nauczycielom mianowanym zatrudnionym w 2014 r. w szkołach prowadzonych przez Powiat Białostocki. Reasumując, dla usunięcia przedstawionych wyżej nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Zarząd Powiatu Białostockiego następujących działań: - zwrócenie uwagi przy zatwierdzaniu arkuszy organizacyjnych szkół, aby zakładana w ich treści liczba godzin ponadwymiarowych nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze nie przekraczała ½ wymiaru godzin danego nauczyciela, ustalonego zgodnie z uchwałą Rady Powiatu obniżającą tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin; - podjęcie czynności wyjaśniających w kwestii prawidłowości zaliczania wypłaconych w 2014 r. odpraw do wydatków na wynagrodzenia nauczycieli na potrzeby analizy osiągania średnich wynagrodzeń przez pozostałe szkoły prowadzone przez Powiat Białostocki, mając na uwadze możliwość błędnej interpretacji treści pisma Starosty Powiatu Białostockiego z dnia 5 grudnia 2014 r. wynikającą z wyjaśnienia dyrektora Zespołu Szkół w Czarnej Białostockiej; - sporządzenie korekty sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2014 r. poprzez zwiększenie wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych o kwotę 15.882 zł oraz o ewentualne inne kwoty wydatków na wynagrodzenia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, jeżeli w wyniku czynności wyjaśniających ustalone zostaną przypadki pomijania wydatków z tytułu odpraw także w innych szkołach, - dokonanie ponownego przeliczenia kwot dodatków uzupełniających należnych poszczególnym nauczycielom mianowanym za 2014 r. – mając na uwadze, że kwota podlegająca podziałowi powinna być niższa o 15.882 zł – z uwzględnieniem ewentualnych innych korekt wydatków na wynagrodzenia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, jeżeli w wyniku czynności wyjaśniających ustalone zostaną przypadki pomijania wydatków z tytułu odpraw – mające wpływ na wysokość dodatków uzupełniających – także w innych szkołach. Zaznaczyć w tym miejscu należy, że ewentualne pominięcie wydatków z tytułu odpraw wypłaconych w 2014 r. nie będzie miało wpływu dla kwot wypłaconych dodatków uzupełniających tylko w przypadku nauczycieli kontraktowych, ponieważ tylko w zakresie tej grupy awansu zawodowego nie istniały – według pierwotnej wersji sprawozdania – podstawy do wypłaty dodatków za 2014 r., - wskazanie dyrektorom szkół – po ustaleniu prawidłowych kwot dodatków uzupełniających dla poszczególnych nauczycieli – na wystąpienie do nauczycieli, którzy otrzymali dodatki uzupełniające za 2014 r. w zawyżonej wysokości, o zwrot kwot odpowiadających zawyżeniu. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120436640 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120436640 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |