Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Sidrze

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 listopada 2015 roku (znak: RIO.I.6001-11/15), o treści jak niżej:

Pan

Jan Hrynkiewicz

Wójt Gminy Sidra

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sidra za 2014 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Sidra na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Z ustaleń problemowej kontroli gospodarki finansowej Gminnego Biura Obsługi Szkół w Sidrze, przeprowadzonej w 2015 r. przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku, wynika, że w 2014 r. GBOS prowadziło obsługę finansowo-księgową Zespołu Szkół w Sidrze (utworzonego z dniem 1 września 2011 r.), Szkoły Podstawowej w Majewie i Szkoły Podstawowej w Jacowlanach. Mimo reorganizacji obsługiwanych jednostek oświatowych w 2011 r. organ prowadzący w dalszym ciągu nie dokonał zmian w uchwale tworzącej GBOS, podjętej przez Radę Gminy Sidra 30 grudnia 1995 r. (uchwała Nr XII/62/95). Według tej uchwały Biuro zostało utworzone w celu prowadzenia obsługi ekonomiczno-finansowej szkół podstawowych gminy. W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do Pana Wójta w wyniku poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy zwrócono się o przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej faktycznie obsługiwane przez GBOS jednostki oświatowe. W odpowiedzi zapewnił Pan, iż stosowny projekt uchwały zostanie przedłożony Radzie Gminy, czego jednakże nie uczyniono.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że od 1 stycznia 2016 r. w zakresie wspólnej obsługi jednostek budżetowych będą obowiązywać regulacje wynikające z ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. w sprawie zmiany ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045), wprowadzające w treści ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515) nowe zasady organizowania i wykonywania wspólnej obsługi wszelkiego rodzaju gminnych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych. Warunkiem dalszego wykonywania obsługi szkół przez GBOS będzie podjęcie przez Radę Gminy – najpóźniej do 31 grudnia 2016 r., stosownie do art. 48 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 2015 r. – uchwały na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, określającej w szczególności jednostkę obsługującą (GBOS), jednostki obsługiwane (szkoły działające aktualnie jako jednostki budżetowe) oraz zakres obowiązków powierzonych jednostce obsługującej w ramach wspólnej obsługi.

Nadto wskazania wymaga, iż utworzenie Zespołu Szkół nie skutkowało dokonaniem zmian w uchwale Nr XXVIII/179/10 Rady Gminy Sidra z dnia 26 sierpnia 2010 r. w sprawie wskazania jednostek budżetowych prowadzonych przez Gminę Sidra, które tworzą rachunek dochodów własnych oraz ustalenia źródeł dochodów własnych i ich przeznaczenia. Z brzmienia uchwały w dalszym ciągu wynika, iż jednostkami, które gromadzą dochody na wyodrębnionym rachunku są Szkoła Podstawowa w Sidrze i Gimnazjum w Sidrze.

W kwestii przestrzegania ustanowionych w Urzędzie Gminy procedur kontroli zarządczej ustalono, że niektóre dowody księgowe nie zostały podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym oraz nie zostały zatwierdzone przez Skarbnika. W przyjętej do kontroli próbie dotyczyło to dwóch faktur opiewających na łączną kwotę 1.596 zł. Wskazanymi brakami naruszono postanowienia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych oraz przepisy art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) – str. 108-109 protokołu kontroli.

Analiza regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce, opisujących przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała, że:

a) nie określono wersji oprogramowania wykorzystywanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz daty rozpoczęcia jego eksploatacji, tj. elementów wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy – str. 10 protokołu kontroli,

b) w zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej zawarto postanowienia sprzeczne ze stosowanym w praktyce rozwiązaniem, polegającym na realizacji przez Urząd dochodów i wydatków bezpośrednio z rachunku budżetu; błędy polegały na bezpodstawnym wskazaniu w treści planu kont na prowadzenie konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” (faktycznie nie były one prowadzone w księgach), a także niedostosowaniu do przyjętych rozwiązań opisu konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, który w zakładowym planie kont pokrywa się z opisem zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, a zatem odnosi się w większości do zasad prowadzenia konta 130 w sytuacji, gdy Urząd dysponuje wyodrębnionym rachunkiem bieżącym – str. 12-13 protokołu kontroli,

c) w planie kont dla Urzędu przewidziano konta pozabilansowe nieprzewidziane załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, takie jak 900 „Zobowiązania warunkowe”, 910 „Poręczenia i gwarancje”, 920 „Grunty oddane w użytkowanie wieczyste”, 921 „Środki trwałe będące własnością gminy nie spełniające definicji środka trwałego z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości”, 930 „Środki trwałe będące własnością innych jednostek powierzone gminie…”, 931 „Pozostałe środki trwałe będące własnością innych jednostek powierzone gminie…”, 932 „Środki trwałe będące własnością gminy powierzone innym jednostkom…”, 933 „Pozostałe środki trwałe będące własnością gminy powierzone innym jednostkom…”. Faktycznie żadne z wymienionych kont pozabilansowych nie było prowadzone – str. 13-14 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… wykazała, że:

a) pomimo, iż w obowiązującej polityce rachunkowości prawidłowo przewidziano, że wyodrębnienie systemu finansowo-księgowego do realizacji tzw. projektów unijnych następuje w postaci dodatkowych rejestrów księgowych osobnych dla poszczególnych projektów zakładanych w ramach ewidencji księgowej Urzędu, w praktyce dla realizowanych projektów prowadzono odrębne księgi rachunkowe (w tym dziennik i zestawienia obrotów i sald) oraz sporządzano odrębne sprawozdania budżetowe i finansowe. Należy wskazać, że z umów o dofinansowanie projektów ze środków UE wynika jedynie obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji projektów. Oznacza to obowiązek prowadzenia odpowiednich kont analitycznych i szczegółowych do kont syntetycznych budżetu gminy i Urzędu (ewentualnie dzienników częściowych czy odrębnych rejestrów, jak to przyjęto w regulacjach wewnętrznych obowiązujących w kontrolowanej jednostce), aby było możliwe wydzielenie operacji dotyczących projektu. W świetle przepisów ustawy, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy jednostek wymienionych w art. 2 tej ustawy, a nie poszczególnych rodzajów operacji dokonywanych przez te jednostki – str. 15 protokołu kontroli,

b) w księgach budżetu dokonywano rozliczeń dotyczących dochodów i wydatków budżetowych Urzędu realizowanych bezpośrednio za pośrednictwem rachunku budżetu, poprzez konto 222-4 „Rozliczenie dochodów budżetowych – Urząd Gminy” i konto 223-1 „Rozliczenie wydatków budżetowych – zasilenie konta Urzędu Gminy”, tj. w sposób niezgodny z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załączniku nr 2 rozporządzenia. Według tych zasad konto 222 służy do ewidencji przelewów dochodów budżetowych dokonanych przez jednostki budżetowe na rachunek budżetu i ich rozliczenia, zaś konto 223 służy do ewidencji środków przelanych z rachunku budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych i ich rozliczenia, a zatem nie mogą mieć one zastosowania w przypadku wpływu dochodów bezpośrednio na rachunek budżetu i realizacji wydatków bezpośrednio z tego rachunku. Obroty konta 222-4 wyniosły 11.177.806,59 zł, zaś konta 223-1 – 5.545.680,06 zł. W obowiązującej polityce rachunkowości przewidziano, iż w odniesieniu do dochodów wpłaconych na rachunek budżetu dokonuje się pod datą wyciągu zapisu Wn 133 – Ma 222, natomiast w ewidencji Urzędu następuje zapis równoległy Wn 130 – Ma odpowiednie konta zespołu 1, 2 lub 7; łączna suma tak zaksięgowanych dochodów stanowi operację równoważną z przekazaniem zrealizowanych dochodów na rachunek bieżący budżetu Wn 222 (analityka – rozliczenie dochodów objętych sprawozdaniem Rb-27S)  – Ma 130 (adekwatne uregulowania zawarto w odniesieniu do wydatków budżetowych). Z przyjętych regulacji wynika ponadto, iż po zakończeniu okresu sprawozdawczego, jednostkowe sprawozdanie Rb-27S należy przeksięgować Wn 901 – Ma 222 (wskazana regulacja obarczona jest błędem; w praktyce stosowano zapis Wn 222 – Ma 901). W sposób prawidłowy, w przypadku realizowania dochodów i wydatków Urzędu Gminy za pośrednictwem rachunku budżetu, obroty tego rachunku w tym zakresie winny być księgowane na podstawie wyciągów bankowych na koncie 133 bezpośrednio w korespondencji z kontem 901 „Dochody budżetu” lub 902 „Wydatki budżetu”. Jednocześnie operacje związane z dochodami i wydatkami Urzędu powinny być księgowane w ewidencji Urzędu Gminy jako zapis wtórny (na podstawie polecenia księgowania) na koncie 130 (subkonto dochodów lub subkonto wydatków) w korespondencji z właściwym dla danej operacji kontem; salda subkont dochodów i wydatków konta 130 podlegają na koniec roku przeniesieniu na podstawie sprawozdań Rb-27S i Rb-28S na konto 800 „Fundusz jednostki” – str. 16-17 protokołu kontroli,

c) zapisy księgowe nie zawierały numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych nadanych przez wystawcę dowodu (wyciągów bankowych, raportów kasowych, faktur, Pk), co sprzeciwia się przepisom art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy (numerem identyfikacyjnym dowodu księgowego jest jego oznaczenie identyfikacyjne, które nadaje wystawca) – str. 18 protokołu kontroli,

d) według zestawienia obrotów i sald za 2014 r. konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazywało saldo strony Wn w kwocie 162.940,60 zł i saldo strony Ma w kwocie 996,92 zł. W rzeczywistości konto to powinno wykazywać saldo Wn w wysokości 170.301,25 zł oraz saldo Ma w wysokości 8.357,57 zł. Skarbnik Gminy wskazała, że per saldo na przedstawionych wydrukach nie było podstawą do sporządzenia sprawozdawczości finansowej. Wynika ono z analitycznego podziału konta 221 do rozdziałów i paragrafów z tytułu podatków i opłat lokalnych; szczegółowa księgowość prowadzona jest przez komórkę referatu finansowego „podatki”. Właściwe salda zaległości i nadpłat ustalane są na podstawie sprawozdania sporządzanego przez komórkę podatków na koniec okresów sprawozdawczych – rachunkowość podatkowa. Na dzień 31 grudnia sporządzano protokół inwentaryzacyjny weryfikacji aktywów i pasywów i ten dokument stanowił podstawę do sporządzenia bilansu za 2014 r. Dokument ten był podstawą do sporządzenia b.z. za 2014 r. oraz b.o. na 2015 r. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 221 zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia może wykazywać ono saldo dwustronne. Zgodnie zaś z art. 24 ust. 2 ustawy, księgi rachunkowe powinny być rzetelne, tj. odzwierciedlać stan rzeczywisty, w tym w zakresie należności i zobowiązań – str. 18 i 40-42 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowo ujęto na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” naliczone odsetki od należności nieopłaconych w terminie na łączną kwotę 19.168,60 zł. Stosownie do zasad funkcjonowania kont zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, naliczone odsetki podlegają ujęciu na koncie 750 „Przychody finansowe”. Należy wskazać, że począwszy od 2011 r. przypisywane odsetki nie mogą być ewidencjonowane „automatycznie” na koncie 290. Odpisy aktualizujące należności z tytułu odsetek powinny być dokonywane na takich samych zasadach jak odpisy aktualizujące należność główną, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych przepisami art. 35b ustawy o rachunkowości, i ujmowane zapisem Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 – str. 19 protokołu kontroli,

f) naliczane w momencie wpłat odsetki od należności gminy (zarówno podatkowych jak i niepodatkowych) nieprawidłowo ewidencjonowano przy wykorzystaniu konta 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast konta 750 – str. 19 protokołu kontroli,

g) kwotę niewykorzystanej przez gminę dotacji podlegającej zwrotowi do PUW w wysokości 18.035,30 zł niewłaściwie ujęto zapisem Wn 222 – Ma 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu oraz jednocześnie zapisem ujemnym Wn 130 – Ma 720 w ewidencji Urzędu (tj. na zmniejszenie dochodów). Z uwagi na przyjętą metodę przeksięgowywania dochodów budżetowych na podstawie sprawozdania Rb-27S Urzędu zapisem Wn 222 – Ma 901, zastosowany zapis nie wpłynął na zniekształcenie wyniku budżetu. Prawidłowo, operacja ta powinna być zaewidencjonowana w księgach budżetu zapisem Wn 901 – Ma 224; zastosowany zapis ujemny na koncie 130 jest właściwy w sytuacji, gdy konto 130 wykorzystywane jest przez jednostkę również do ewidencji dochodów z tytułu dotacji – str. 20 i 43 protokołu kontroli,

h) Urząd Gminy nie prowadzi ewidencji analitycznej gruntów do konta 011 „Środki trwałe”; obowiązek jej prowadzenia wynika zarówno z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy, jak i zasad funkcjonowania konta 011 zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 20–21 protokołu kontroli,

i) nie przestrzegano zasady czystości obrotów na koncie 130, w wyniku czego obroty strony Wn subkonta 130-1 „Rachunek bieżący dochodów” (na podstawie którego sporządzono jednostkowe sprawozdanie Rb-27S) były wyższe od dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S o 794,23 zł. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 130 wynikających z załącznika nr 3 do rozporządzenia, na koncie tym obowiązuje zachowanie czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt należy stosować dodatkowo techniczny zapis ujemny – str. 23 protokołu kontroli,

j) zobowiązania wobec Podlaskiej Izby Rolniczej w wysokości 519,90 zł ujęto na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, zamiast na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 40 protokołu kontroli,

k) ewidencję analityczną do konta 800 prowadzono w podziale na konta funduszu jednostki (800-1), funduszu w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych (800-2) i funduszu w środkach inwestycyjnych (800-3); podział taki przewidziano w obowiązującej polityce rachunkowości. Stosownie do zasad funkcjonowania konta 800 wynikających z załącznika nr 3 do rozporządzenia, ewidencja szczegółowa do tego konta powinna zapewniać możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu podlegających wykazaniu w zestawieniu zmian w funduszu jednostki. Mając na uwadze spoczywające na jednostkach budżetowych obowiązki sprawozdawcze dotyczące sporządzenia zestawienia zmian w funduszu należy wskazać na brak zasadności prowadzenia ewidencji do konta 800 w podziale na fundusz jednostki, fundusz środków trwałych i fundusz środków inwestycyjnych; obowiązek taki nie jest przewidziany rozporządzeniem. Stosowanie tego typu rozwiązania prowadzi do zawyżenia obrotów syntetycznego konta 800; jak bowiem wynika z ustaleń kontroli wykazane w zestawieniu zmian w funduszu Urzędu za 2014 r. zwiększenia funduszu były mniejsze o 1.245.456,45 zł od obrotów strony Ma syntetycznego konta 800, zaś zmniejszenia różniły się od obrotów strony Wn konta 800  o kwotę 1.351.713,69 zł – str. 143-145 protokołu kontroli,

l) otrzymane nieodpłatnie od Komendy PSP w Sokółce podwójne zwijadło o wartości 16.906 zł (środek trwały w całości umorzony) niewłaściwie zaewidencjonowano zapisem Wn 011 – Ma 800; prawidłowo, zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, wartość otrzymanego, umorzonego w całości, środka trwałego należało ująć zapisem Wn 011 – Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. Błąd ten miał wpływ na bezpodstawne zawyżenie zwiększeń funduszu na koncie 800, uwzględnione w zestawieniu zmian w funduszu Urzędu za 2014 r. – str. 142 protokołu kontroli,

ł) operację wyksięgowania wartości początkowej zlikwidowanego i w pełni umorzonego środka trwałego (centralki telefonicznej) zaewidencjonowano zapisem Wn 800 – Ma 011 oraz jednocześnie Wn 071 – Ma 800. Prawidłowo, wartość tego środka trwałego – wynoszącą 8.282 zł – należało ująć zapisem Wn 071 – Ma 011. W zestawieniu zmian w funduszu Urzędu Gminy za 2014 r. pominięto wskazane wyżej błędne zapisy zawyżające obroty konta 800, co wskazuje na posiadanie przez badaną jednostkę świadomości o wadliwości takich zapisów – str. 144 protokołu kontroli,

m) przyjęcie na stan pochodzącego z zakupu środka trwałego o wartości 7.639,13 zł (centralki telefonicznej) zaksięgowano zapisem Wn 011 – Ma 130 oraz równolegle Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 800, tj. z pominięciem konta 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”. Zapisem Wn 810 – Ma 800, a następnie Wn 800 – Ma 810, należy ujmować równowartość wydatków inwestycyjnych. W efekcie dokonanych przez jednostkę zapisów na koncie 800 wystąpiło co prawda zwiększenie funduszu (aczkolwiek z innego tytułu), lecz nie miał miejsca zapis zmniejszający fundusz z tytułu przeksięgowania z konta 810 równowartości środków wykorzystanych na inwestycje. W zestawieniu zmian w funduszu Urzędu nie zostały wykazane zmniejszenia i zwiększenia funduszu z tytułu równowartości wydatków dokonanych na finansowanie inwestycji (poz. I.1.4. „Środki na inwestycje” i poz. I.2.4. „Dotacje i środki na inwestycje”) – str. 144 protokołu kontroli,

n) z ewidencji pozostałych środków trwałych (konto 013 „Pozostałe środki trwałe”), na podstawie dowodu PK nr 484 z dnia 31 grudnia 2014 r., wyksięgowano składniki majątkowe o łącznej wartości 7.210,29 zł; składały się na nie: stanowisko do pobierania krwi, stół rehabilitacyjny do masażu, leżanka drewniana, waga osobowa, biurko i 2 krzesła. Jako podstawę usunięcia z ewidencji księgowej okazano „Protokół przekazania wyposażenia Ośrodkowi Zdrowia w Sidrze” sporządzony w dniu 31 grudnia 2014 r. przez pracownika Urzędu i A. M. Piktel – NZOZ Praktyka Lekarza Rodzinnego w Sidrze. Należy nadmienić, iż A. M. Piktel, na mocy umowy z dnia 15 lutego 2013 r. zawartej na okres 3 lat, jest najemcą lokalu użytkowego położonego na parterze budynku ZOZ w Sidrze, przeznaczonego na prowadzenie działalności z zakresu udzielania świadczeń zdrowotnych. Nie stwierdzono, aby w umowie najmu zawarto jakiekolwiek postanowienia odnoszące się do przekazania najemcy wymienionych składników wyposażenia. Z okazanej dokumentacji, a w szczególności protokołu przekazania składników majątkowych, nie wynika, aby przekazanie było następstwem wyzbycia się przez gminę własności tych składników. Wbrew takiemu założeniu przemawia też fakt podpisania protokołu przez osobę nieuprawnioną do składania w imieniu gminy oświadczeń woli w zakresie gospodarowania mieniem komunalnym. Kompetencja w tym zakresie, stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym, przysługuje Panu Wójtowi. Z kolei art. 46 ust. 1 tej ustawy stanowi, że oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo wójt albo działający na podstawie jego upoważnienia zastępca wójta samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez wójta osobą. Wobec stwierdzonego stanu faktycznego konieczne jest przyjęcie, że składniki majątkowe nadal pozostają własnością gminy, a w związku z tym stanowią środki trwałe podlegające w dalszym ciągu wykazywaniu w ewidencji, jak to wynika z § 2 pkt 5 rozporządzenia – str. 146-147 protokołu kontroli,

o) ewidencją na koncie 013 objęta była m.in. wartość składników majątkowych stanowiących sprzęt do realizacji zadań z zakresu obrony cywilnej, użyczonych gminie Sidra przez Podlaski Urząd Wojewódzki (stan na dzień 31 grudnia 2014 r. 26.717,96 zł). Zwrócenia uwagi wymaga, że skoro Urząd jedynie użycza te składniki od PUW – potwierdzeniem tego faktu jest m.in. pismo PUW w sprawie uzgodnienia stanów ewidencyjnych sprzętu obrony cywilnej stanowiącego mienie Skarbu Państwa użyczonego przez PUW, wystosowane do gminy na podstawie art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości – to nie powinny być one objęte ewidencją bilansową, gdyż nie stanowią środków trwałych gminy w rozumieniu § 2 pkt 5 rozporządzenia – str. 150 protokołu kontroli,

p) obroty uwidocznione na wyciągach bankowych do 2 rachunków lokat utworzonych ze środków depozytowych (zabezpieczeń należytego wykonania umowy) księgowano na jednym koncie 139-2 „Zabezpieczenie lokaty”. Poza tym konto to na koniec 2014 r. wykazywało saldo 1.908,98 zł, podczas gdy według bankowych potwierdzeń sald stan środków na rachunkach wynosił łącznie 1.912,63 zł, tj. o 3,65 zł więcej. Stwierdzono, że różnica ta była wynikiem niezaksięgowania odsetek naliczonych przez bank od środków zgromadzonych na rachunkach. Stosownego doksięgowania odsetek zapisem Wn 139-2 – Ma 240 dokonano w trakcie kontroli. Należy wskazać, iż zgodnie z opisem konta 139 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, ewidencja szczegółowa prowadzona do tego konta powinna zapewnić ustalenie stanu środków pieniężnych dla każdego wydzielonego rachunku bankowego; nadto z opisu tego wynika, że na koncie tym dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 139 z księgowością banku. Należy podkreślić, że nierealne saldo konta 139-2 było utrzymywane w księgach, mimo jego sprzeczności z bankowym potwierdzeniem salda, co jest równoznaczne z nieujęciem w księgach wyników inwentaryzacji, wbrew przepisom art. 27 ustawy – str. 34–35 protokołu kontroli,

q) błędnie księgowano operacje dotyczące rozłożonej na raty opłaty za sprzedaż lokalu mieszkalnego poprzez przenoszenie w latach 2012–2014 z konta 226 „Należności długoterminowe” na konto 221 raty należnej na dany rok w wysokości niezgodnej z zawartą umową (przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych dotyczyło kwoty po 1.000 zł rocznie, zamiast 960 zł). Przyjęta metoda spowodowała, że na dzień 31 grudnia 2014 r. w księgach Urzędu wystąpiła należność długoterminowa zaniżona o 120 zł, zaś należność krótkoterminowa wynikająca z konta 221 została o tę kwotę zawyżona. Jej wynikiem były także uchybienia w zakresie prawidłowości naliczania odsetek ustawowych (od sumy zaległości należnej za dany rok) i odsetek umownych (ustalonych umową na poziomie 7%). Należne za lata 201202014 odsetki ustawowe zawyżono o 23,31 zł, zaś odsetki umowne zaniżono o kwotę 6,35 zł – str. 40–41 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości sporządzenia sprawozdań budżetowych w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.) wykazała, że:

a) w kolumnie 8 „Dochody otrzymane” zbiorczego sprawozdania Rb-27S za 2014 r. wykazano kwotę o 63.435,63 zł niższą od wynikającej z obliczeń zawartych na str. 23-24 protokołu kontroli, dokonanych zgodnie z przepisami § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia;

b) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu Gminy za 2014 r. wypełniono kolumnę „Dochody potrącone” (kwota ujęta w rozdziale 75011 „Urzędy wojewódzkie” wynosiła 34,10 zł), co jest niezgodne z zasadami sporządzania sprawozdania Rb-27ZZ określonymi w § 6 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, zgodnie z którymi jednostka realizująca zadanie, podległa jednostce samorządu terytorialnego, nie wypełnia kolumny „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”. Analogiczna nieprawidłowość wystąpiła w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ GOPS za 2014 r., w którym w kolumnie „Dochody potrącone” dla rozdziału 85212 „Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego…” wykazano kwotę w wysokości 4.707,52 zł. Kolumna ta podlega wypełnieniu w sprawozdaniu zbiorczym – str. 23-24 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli dotyczących sprawozdawczości wynika ponadto, że we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych za okres 2014 r. w poz. N.5 „Pozostałe należności” wykazano kwotę 1.640 zł, zamiast kwoty 26.935,10 zł (różnica 25.295,10 zł). Nieprawidłowości powstały z powodu niewykazania należności z tytułu: opłaty za odbiór odpadów komunalnych (24.118 zł), podatku od nieruchomości od osób fizycznych (130,10 zł) i podatku rolnego od osób fizycznych (1.047 zł). Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), w pozycji „Pozostałe należności” uwzględnia się bezsporne należności niewymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, podatków i składek na ubezpieczenia społeczne oraz wszelkich innych tytułów nieobjętych pozostałymi kategoriami sprawozdania, wyłączając odsetki i inne świadczenia uboczne. Podobnie, z naruszeniem przepisów przywołanego § 13 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 9 do rozporządzenia, w jednostkowym sprawozdania Rb-N za okres 2014 r. sporządzonym przez kierownika ZOGKiM w Sidrze, w poz. N.5 „Pozostałe należności” wykazano kwotę 71.942,65 zł, zamiast sumy 83.044,71 zł (różnica w wysokości 11.102,06 zł).

Poza tym ustalono, że we własnym sprawozdaniu Rb-N za okres 2014 r. w pozycji N.3 „Gotówka i depozyty” uwzględniono kwotę 1.577.195,88 zł, podczas gdy prawidłowo, zgodnie z przepisami § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 rozporządzenia, wykazaniu podlegała suma 1.578.354.23 zł (różnica 1.158,35 zł); szczegółowe wyliczenie zaprezentowano na str. 26-28 protokołu kontroli.

W bilansie z wykonania budżetu za 2014 r. nieprawidłowo zaprezentowano dane dotyczące długo- i krótkoterminowych zobowiązań finansowych. Stwierdzono mianowicie, że w bilansie całość zobowiązań z tytułu kredytów wykazano jako zobowiązania długoterminowe, podczas gdy termin spłaty kredytów na łączną sumę 150.000 zł upływał w 2015 r. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw towarów i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Ponadto należności składające się na saldo Wn konta 224 w ewidencji budżetu wynoszące 23.212,35 zł błędnie zamieszczone zostały w bilansie z wykonania budżetu w poz. II.1 „Należności finansowe”, podczas gdy prawidłowo należało je wykazać w poz. II.2 „Należności od budżetów” – str. 31 protokołu kontroli.

W wyniku badania gospodarki drukami ścisłego zarachowania stwierdzono, że instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych, w ustalonym enumeratywnie katalogu druków ścisłego zarachowania wymienia druki, które w praktyce nie są stosowane, tj. książeczki czeków rozrachunkowych oraz świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt. Jako osobę odpowiedzialną za ewidencję i kontrolę gospodarki drukami ścisłego zarachowania obejmującą czeki, kwitariusze przychodowe i arkusze spisu z natury wyznaczono zakresem czynności wskazanego w protokole kontroli inspektora UG, podczas gdy faktycznie ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi pracownica, której nie udokumentowano powierzenia tych obowiązków. Dodania wymaga, iż pracownica ta pełni funkcję kasjera w Urzędzie Gminy, w praktyce więc sama sobie wydaje druki ścisłego zarachowania, a w szczególności czeki gotówkowe (w celu pobrania gotówki z banku) oraz kwitariusze przychodowe i jednocześnie prowadzi ewidencję przyjęcia, wydania i rozliczenia wykorzystania tych druków. Podobnie, pracownik zatrudniony na stanowisku kierowcy, pomimo braku formalnego powierzenia obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji kart drogowych, wykonuje te obowiązki w praktyce. Należy nadmienić, iż pracownikowi temu na mocy zakresu czynności powierzono obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wpisywania do kart drogowych ilości każdorazowego tankowania paliwa, sprawdzania prawidłowości wypełniania faktur za zakupione paliwo w momencie ich odbioru, rozliczania w kartach drogowych ilości zużytego paliwa czy podpisywania i odbierania faktur za zakupione paliwo. Tym samym jedna osoba w praktyce prowadzi ewidencję kart drogowych, wydaje je sobie oraz dokonuje rozliczeń ilości pobranego i zużytego paliwa. Poczynione ustalenia wskazują na wadliwość przyjętej organizacji gospodarki drukami ścisłego zarachowania, jak i zasad rozliczana paliwa, jako niezapewniającej należytej kontroli tych procesów w świetle standardów kontroli zarządczej ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84). Jednym z podstawowych mechanizmów kontroli zarządczej dotyczącym operacji finansowych i gospodarczych – niefunkcjonującym w kontrolowanej jednostce w zakresie tych zagadnień – jest stosowny podział obowiązków oraz weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po ich realizacji – str. 38–39 protokołu kontroli.

W zakresie opracowywania planów finansowych stwierdzono, że Pan Wójt ustalił i zatwierdził (zarządzeniem Nr 4/14 z dnia 16 stycznia 2014 r.) także plany finansowe podległych jednostek budżetowych (jednostek oświatowych, GOPS i ZOGKiM). Zgodnie z art. 249 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych oraz § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542), Pan Wójt jest zobowiązany w terminie 21 dni od dnia podjęcia uchwały budżetowej do przekazania podległym jednostkom informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek, a kierownicy jednostek do dostosowania projektów planów do uchwały budżetowej w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania informacji – str. 51–52 protokołu kontroli.

Podczas kontroli badaniu poddano zagadnienia dotyczące zgodności ze stanem faktycznym założeń przyjmowanych w treści wieloletniej prognozy finansowej. Stwierdzono, iż prognozowane kwoty wydatków związanych z obsługą długu, wynikające z wieloletniej prognozy finansowej na lata 2015-2020 przyjętej uchwałą Nr V/25/2015 Rady Gminy Sidra z dnia 22 czerwca 2015 r., odpowiadały następującemu poziomowi oprocentowania kredytu: w 2016 r. – ok. 1,73%, w 2017 r. – ok. 2,02%, w 2018 r. – ok. 2,53%, w 2019 r. – ok. 3,28% i w 2020 r. – ok. 6,4%. Faktycznie poniesione wydatki na obsługę długu za 2014 r. odpowiadały oprocentowaniu na poziomie ok. 4,17%, zaś zaplanowane w uchwale budżetowej na 2015 r. – ok. 4,03%. Należy wskazać na brak uzasadnienia dla poziomu prognozowanych wydatków z tytułu odsetek dla lat 2016 i 2017. Prognozowane wydatki na 2016 r. ustalono w kwocie 12.000 zł, co odpowiadało, jak wskazano wyżej, średniemu oprocentowaniu na poziomie ok. 1,73% zaś na 2017 r. w kwocie 11.000 zł, co odpowiadało średniemu oprocentowaniu na poziomie ok. 2,02%. Założony poziom oprocentowania w stosunku rocznym dla wymienionych lat nie jest realny, gdyż oscyluje w granicach jedynie 2% i jest istotnie niższy od poziomu rzeczywistych wydatków z lat 2014-2015, a także późniejszych lat objętych prognozą. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że przy opracowywaniu WPF na lata 2015-2020 przyjęto stawki oprocentowania obowiązujące na rynku w chwili opracowywania prognozy. Zatem w chwili opracowywania prognozy nie można było przewidzieć realnej możliwości ich spadku lub wzrostu. W stosunku do oprocentowania w umowie kredytowej stawki mają tendencję spadkową. Dodał Pan, iż WPF zostanie zaktualizowany o kwoty wynikające z wyliczeń obsługi długu zamieszczonej w protokole. Na dzień wystosowania niniejszego wystąpienia do RIO w Białymstoku wpłynął już projekt budżetu gminy Sidra na 2016 r. oraz projekt WPF, z których wynika, że wydatki na obsługę długu w 2016 r. planowane są na poziomie 21.000 zł, natomiast ich prognoza na 2017 r. wynosi 18.000 zł – str. 49-50 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości procedur zbywania i udostępniania nieruchomości z gminnego zasobu (str. 53-61 i 64-66 protokołu kontroli) wykazała, że:

a) ogłoszenia o przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości o nr …[1] położonej w m. Bierwicha, nieruchomości nr … i …[2] położonych w Sidrze i lokalu mieszkalnego w Sidrze zostały podane do publicznej wiadomości przed upływem 6-tygodniowego terminu na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo nabycia na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774); naruszono tym samym art. 38 ust. 2 ustawy, który wymaga aby ogłoszenie o przetargu podawane było do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów określonych w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 tej ustawy. Przed ogłoszeniem o przetargu należy bowiem rozpatrzyć ewentualne wnioski osób, którym przysługuje pierwszeństwo w jej nabyciu. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, informacji o nieruchomości, której wniosek dotyczył, nie zamieszcza się w ogłoszeniu o przetargu,

b) w postępowaniu na sprzedaż lokalu mieszkalnego w Sidrze organizator przetargu powiadomił pisemnie osobę ustaloną jako nabywcę nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży z naruszeniem terminu określonego art. 41 ust. 1 ustawy. Na gruncie przywołanej regulacji zawiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia. Jak ustalono, rozstrzygnięcie przetargu miało miejsce w dniu 19 sierpnia 2013 r., zaś powiadomienie pochodziło z dnia 23 października tego roku,

c) w dniu 2 stycznia 2014 r. zawarł Pan bez zgody Rady Gminy kolejną umowę najmu na czas oznaczony dotyczącą tego samego lokalu użytkowego, w wyniku czego łączny czas trwania umowy najmu z tym samym podmiotem przekraczał 3 lata. Stwierdzono ponadto, iż w latach 2013-2014 zawarł Pan także, bez zgody Rady Gminy, kolejne umowy dzierżawy nieruchomości rolnych z tymi samymi podmiotami, podczas gdy łączny czas trwania dzierżawy przekraczał 3 lata. Obowiązek uzyskania zgody Rady Gminy na zawarcie kolejnej umowy na czas oznaczony, jeżeli powoduje ona przekroczenie łącznego czasu trwania najmu lub dzierżawy na okres przekraczający 3 lata, wynika z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy samorządzie gminnym. Stanowi on, że w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zwierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, wymagana jest zgoda organu stanowiącego.

W aktach przedłożonych do kontroli nie stwierdzono uchwały Rady Gminy określającej wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Sidra w latach 2010-2014 (poprzednio obowiązywał program na lata 2005–2009 wprowadzony uchwałą Nr XVI/123/04 Rady Gminy Sidra z dnia 29 grudnia 2004 r.). Na niewykonanie obowiązku wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150, ze zm.), zgodnie z którym rada gminy uchwala wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, wskazano w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym w dniu 28 listopada 2011 r. po poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sidra; zobowiązano wówczas Pana Wójta do przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. W udzielonej w dniu 27 grudnia 2011 r. odpowiedzi na zlecenie pokontrolne zapewnił Pan, iż stosowny projekt uchwały został opracowany i zostanie przedłożony na najbliższej sesji Rady Gminy Sidra celem uchwalenia. Z protokołu Nr 10/2011 dokumentującego przebieg obrad sesji Rady Gminy Sidra odbytej w dniu 29 grudnia 2011 r., jak i protokołu Nr 11/2012 dokumentującego przebieg obrad kolejnej sesji Rady Gminy Sidra odbytej w dniu 30 marca 2012 r. nie wynika, aby punkt dotyczący przedstawienia Radzie projektu przedmiotowej uchwały znajdował się w porządku obrad. Jak wykazała kontrola, stosowna uchwała Nr V/29/15 została podjęta przez Radę Gminy Sidra dopiero w dniu 22 czerwca 2015 r.; wprowadzony tą uchwałą wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Sidra obejmuje lata 2015-2019.

Gmina Sidra nie posiada planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Obowiązek opracowania planu spoczywa na Panu Wójcie, co wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zaś wymagania co do jego treści określa art. 23 ust. 1d tej ustawy – str. 141 protokołu kontroli.

W zakresie najmu lokali mieszkalnych stwierdzono zawarcie przez Pana dwóch umów najmu lokali mieszkalnych – jednego mieszczącego się w budynku Urzędu Gminy, określanego jako mieszkanie służbowe prowadzącym aptekę i drugiego w budynku przekazanym gminie przez PKP – na czas oznaczony (3 lata) bez udokumentowania podstawy zawarcia umów na czas oznaczony. Stosownie do art. 5 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów..., umowa najmu lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, może być zawarta wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator. W badanym przypadku ustalono, że wynajmowane lokale nie są lokalami socjalnymi, najemcy nie są pracownikami Urzędu, a także brak udokumentowania, aby żądali zawarcia umowy na czas oznaczony. Podkreślenia wymaga, że w uchwałach Rady Gminy z 2004 r. i z 2015 r., określających także zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, nie zawarto regulacji odnoszących się do zasad i kryteriów wynajmowania lokali, których najem jest związany ze stosunkiem pracy, do czego zobowiązują postanowienia art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy. Nie stwierdzono ponadto, aby Rada Gminy, działając w oparciu o art. 20 ust. 3 ustawy, wydzieliła w zasobie mieszkaniowym lokale przeznaczone do wynajmowania na czas trwania stosunku pracy.

Kontrola zrealizowanych dochodów z najmu lokali mieszkalnych wykazała, że zarządzeniem Nr 60/07 z dnia 30 listopada 2007 r. ustalił Pan stawkę bazową czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej w lokalach mieszkalnych w wysokości 0,80 zł miesięcznie (stawkę tę traktowano jako obowiązującą w okresie objętym kontrolą). Stwierdzono, iż jako podstawę prawną wydania zarządzenia wskazał Pan § 1 ust. 2 uchwały Nr XVI/123/04 Rady Gminy Sidra z dnia 29 grudnia 2004 r. w sprawie uchwalenia „Programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Sidra w latach 2005-2009” i „Zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy”. W treści przywołanej uchwały Rady Gminy z 2004 r. ustalono czynniki obniżające stawki czynszu, tj.: brak wody z wodociągu – 15% i brak urządzeń kanalizacyjnych – 15% oraz czynniki podwyższające stawki czynszu, tj. wyposażenie lokalu w łazienkę – 30% i wyposażenie w centralne ogrzewanie – 30% (analogiczne czynniki podwyższające i obniżające stawkę czynszu wskazano w uchwale Rady Gminy z 2015 r.). Z analizy trzech umów najmu lokali mieszkalnych wynika, że stawki czynszu ustalone umowami z dnia 31 października 2014 r. i z dnia 17 maja 2011 r. – lokale wyposażone w instalację wodociągowo-kanalizacyjną (w tym łazienki) i instalację centralnego ogrzewania – wynosiły 1,04 zł za 1 m² powierzchni użytkowej, co oznacza, że w stawce czynszu uwzględniony został tylko jeden czynnik podwyższający. Z opisu zawartego w protokole kontroli wynika, iż najemcy nie korzystali z instalacji centralnego ogrzewania; koszty ogrzewania ponosili we własnym zakresie. Należy wskazać, iż z treści obowiązujących na terenie gminy regulacji określających zasady ustalania czynszu za lokale mieszkalne nie wynika, aby uwzględnienie w stawce czynszu czynników obniżających i podwyższających miało związek z faktem korzystania lub nie z danych urządzeń, w które lokal jest wyposażony. Nie znajduje zatem uzasadnienia zastosowane pominięcie w stawkach czynszu czynnika podwyższającego za wyposażenie lokalu w centralne ogrzewanie, co skutkowało obciążaniem najemców czynszem zaniżonym o 0,24 zł za 1 m² powierzchni użytkowej – str. 61-64 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849, ze zm.), której zasady prowadzenia określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Pozwoliło to ustalić, że ewidencja podatkowa prowadzona za pomocą systemu informatycznego nie spełnia wszystkich warunków przewidzianych w § 5 wymienionego rozporządzenia. Główną wadą jest brak identyfikatorów działek ewidencyjnych – str. 71 protokołu kontroli.

W zakresie podatku rolnego, w grupie podatników będących osobami prawnymi, stwierdzono, iż dane zawarte w złożonych w 2014 r. deklaracjach podatkowych, przez podatnika wskazanego na str. 73 protokołu kontroli, nie były weryfikowane przez pracowników kontrolowanej jednostki. Należy więc skonstatować, iż nie były poddane czynnościom sprawdzającym w zakresie, o którym mowa w treści art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Ustalenie czy deklaracje zawierają prawidłowe dane było niemożliwe z powodu braku pełnych, historycznych danych geodezyjnych dotyczących roku 2014. Identyczna sytuacja względem tego podatnika zachodzi w przypadku deklaracji dotyczących podatku leśnego – str. 76 protokołu kontroli.

Opis na str. 75 protokołu kontroli wskazuje, iż kontrolowana jednostka będąc w posiadaniu lasów nie złożyła deklaracji podatkowej na podatek leśny nakazanej treścią art. 6 ust. 5 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465, ze zm.). Obliguje on m.in. osoby prawne do:

- składania, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu, właściwemu ze względu na miejsce położenia lasów, deklaracji na podatek leśny na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku,

- skorygowania deklaracji, w razie zaistnienia zmian, o których mowa w art. 5 ust. 4, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych zmian.

Nieprawidłowości stwierdzono również w zakresie należności z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych. Jak wskazuje opis na str. 80 protokołu kontroli kontrolowana jednostka w złożonej deklaracji podatkowej zawyżyła wartość budowli związanych z działalnością gospodarczą, co w rezultacie spowodowało zawyżenie podatku o kwotę 30.746 zł. Także jednostka budżetowa wskazana na str. 81 protokołu kontroli zawyżyła wartość tego przedmiotu opodatkowania co spowodowało zawyżenie podatku od nieruchomości o 602,64 zł.

W zakresie podatku od środków transportowych ustalono, iż w decyzji określającej podatnikowi wysokość zobowiązania naruszono postanowienia art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej dotyczące uzasadnienia faktycznego – str. 84 protokołu kontroli.

Przeprowadzone badanie zagadnień dotyczących dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi pozwoliło stwierdzić, iż pierwsze deklaracje złożone przez zobowiązanych do uiszczenia tej opłaty nie mają daty wpływu i znajdują się na nich tylko daty wypełnienia – str. 86 protokołu kontroli. Taki stan rzeczy wskazuje, iż część dokumentów wpływa do Urzędu z pominięciem kancelarii. Naruszono tym samym § 42 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), zgodnie z którym po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Wobec powyższego kontrolujący nie byli w stanie sprawdzić czy deklaracje wpłynęły do Urzędu terminowo.

Według opisu na str. 87 protokołu kontroli ustalono pojedynczy przypadek błędnego naliczenia opłaty. Zobowiązany we wrześniu 2014 r. zadeklarował opłatę za 1 osobę, mimo to kontrolowana jednostka naliczyła opłatę za ten miesiąc za 2 osoby, co stanowi naruszenie art. 6m ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U z 2013 r. poz. 1399, ze zm.). Przepis ten w obowiązującym ówcześnie brzmieniu stwierdzał, iż w przypadku zmiany danych będących podstawą ustalenia wysokości należnej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi lub określonej w deklaracji ilości odpadów komunalnych powstających na danej nieruchomości właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć nową deklarację w terminie 14 dni od dnia nastąpienia zmiany. Opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi w zmienionej wysokości uiszcza się za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana.

W opisie na str. 87–88 protokołu kontroli wskazano, iż kontrolowana jednostka nie przestrzegała postanowień § 5 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych, przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656), które nakazują organowi podatkowemu niezwłocznie wystawić upomnienie oraz po nim tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy.

Stwierdzono nieprawidłowości dotyczące rozliczania przez kontrolowaną jednostkę inkasenta opłaty targowej z pobranej przez niego opłaty – str. 88-89 protokołu kontroli. Było to pochodną sytuacji, w której na podstawie posiadanej dokumentacji organ podatkowy nie ma realnej możliwości sprawdzenia prawidłowości pracy inkasenta. Możliwości takiej nie było także w czasie przeprowadzania kontroli. Spowodowane jest to m.in. tym, że opłata jest pobierana na dowody wpłaty nie zatwierdzone do stosowania przez kierownika jednostki i nie posiadające cech wskazanych dla takiego rodzaju dokumentów treścią § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Również ewidencja tych dowodów nie jest prowadzona w księdze druków ścisłego zarachowania, co narusza postanowienia § 4 ust. 2 pkt 4 wymienionego rozporządzenia. W trakcie trwania kontroli nie było zatem możliwości stwierdzenia kiedy opłata została pobrana oraz czy była w całości odprowadzana w danym miesiącu.

Opis na str. 94 protokołu kontroli wskazuje z kolei na nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzenia inkasentowi, co polegało na naruszeniu postanowień art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej. Przepis ten nakazuje końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomijać, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższyć do pełnych złotych. Naliczając inkasentowi wynagrodzenie kontrolowany organ podatkowy nie stosował wskazanych zasad jego zaokrąglania.

Analiza terminowości regulowania zobowiązań wykazała 1 przypadek nieterminowego opłacenia faktury w kwocie 249,48 zł. Opóźnienia w zapłacie nie spowodowały poniesienia kosztów odsetek przez gminę. Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 21 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli wydatków z tytułu podróży służbowych krajowych stwierdzono, że w 7 przypadkach pracownicy odbywający podróż służbową nie wykazali w rozliczeniu kosztów godziny wyjazdu i przyjazdu. Brak tych danych uniemożliwia stwierdzenie prawa pracownika do otrzymania diety na podstawie § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Z ustaleń kontroli wynika także, iż na podstawie polecenia wyjazdu służbowego Nr 62/14 wypłacono dietę w wysokości 15 zł mimo, iż z rozliczenia kosztów podróży służbowej wynika, że czas trwania wyjazdu wynosił niecałe 7 godzin. Stosownie do § 7 ust. 2 pkt 1 lit. a) rozporządzenia należność z tytułu diety przysługuje wówczas, gdy podróż trwa dłużej niż 8 godzin – str. 37–38 i 102-106 protokołu kontroli.

Badając wydatki bieżące z tytułu dotacji celowych dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych stwierdzono w dalszym ciągu nieprzestrzeganie art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, ze zm.). Przywołany przepis obliguje organ administracji publicznej zlecający zadanie do dokonywania kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególności: stanu realizacji zadania; efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania; prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania; prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy. W trakcie kontroli nie okazano jednak żadnej dokumentacji, która potwierdzałaby okoliczności dokonywania kontroli realizacji powierzonych zadań. Ustalono ponadto, że obowiązki w zakresie sprawowania takiej kontroli nadal nie zostały przydzielone na piśmie żadnemu pracownikowi Urzędu, pomimo, iż w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne wystosowane po poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sidra przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku, potwierdził Pan wykonanie wniosku pokontrolnego dotyczącego przypisania zadań w tym zakresie pracownikom Urzędu – str. 115-116 protokołu kontroli.

W obszarze zagadnień związanych z udzielaniem dotacji z budżetu gminy stwierdzono brak uchwały Rady Gminy w sprawie udzielenia Powiatowi Sokólskiemu pomocy finansowej w łącznej wysokości 8.000 zł na dofinansowanie Warsztatów Terapii Zajęciowej w Dąbrowie Białostockiej i w Sokółce. Stosownie do art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, zawarcie przez Pana Wójta umowy w sprawie udzielenia pomocy finansowej innej jednostce samorządu terytorialnego powinno mieć swoje umocowanie w odrębnej uchwale Rady Gminy w sprawie udzielenia pomocy – str. 151 protokołu kontroli.

Mając na uwadze wyniki kontroli przeprowadzonej w bieżącym roku przez RIO w Białymstoku w GBOS w Sidrze, zwrócenia uwagi Pana Wójta wymagają kwestie sposobu finansowania żywienia uczniów szkół z terenu gminy Sidra nieobjętych programem „Pomoc państwa w zakresie dożywiania”, tj. uczniów, za których koszty żywienia nie są pokrywane przez GOPS. Jak wykazały czynności kontrolne, Zespół Szkół w Sidrze, objęty obsługą finansowo-księgową GBOS, od 29 września 2014 r. prowadzi stołówkę szkolną zorganizowaną w formie nabywania usług gastronomicznych (cateringu) od podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. Stosowne umowy na przygotowanie i dowóz posiłków dla uczniów szkół – obowiązujące od września do grudnia 2014 r. i od stycznia 2015 r. – zawarł dyrektor Zespołu Szkół w Sidrze. Stwierdzono, iż finansowanie umów zawieranych z firmą gastronomiczną na przygotowanie i dowóz posiłków dla uczniów objętych programem „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” realizowane jest z udziałem GOPS w Sidrze – występującym w charakterze płatnika faktur (a zatem z planu finansowego tej jednostki). Gromadzenie zaś i wydatkowanie środków publicznych związanych z prowadzeniem żywienia dla uczniów nieobjętych programem odbywa się z pominięciem planowania finansowego w rozumieniu ustawy o finansach publicznych oraz poza księgami rachunkowymi Zespołu Szkół w Sidrze, a w szczególności poza wyodrębnionym rachunkiem dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych – brak dochodów z odpłatności za posiłki i wydatków na ich zakup. Jak ustalono, wyodrębniony rachunek formalnie nie został zlikwidowany, lecz od połowy 2014 r. nie dokonywano na nim żadnych operacji. Zgodnie z postanowieniami § 2 pkt 1 uchwały Nr XXVIII/179/10 Rady Gminy Sidra z dnia 26 sierpnia 2010 r. w sprawie wskazania jednostek budżetowych prowadzonych przez Gminę Sidra, które tworzą rachunek dochodów własnych oraz ustalenia źródeł dochodów własnych i ich przeznaczenia, wpłaty za żywienie w stołówce szkolnej wymienione zostały jako źródło dochodów wyodrębnionego rachunku, jednakże okazany plan finansowy dochodów tego rachunku oraz wydatków z nich finansowanych na 2015 r., nie przewidywał wpłat oraz wydatków na zakup usług gastronomicznych. Należy wskazać, że zapewnienie żywienia w publicznych szkołach jest zadaniem towarzyszącym działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej, zapisanym w art. 67a ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.); przywołany przepis przewiduje możliwość – a nie obowiązek – prowadzenia przez szkoły publiczne stołówek. Przepis ten wiąże tę działalność z zadaniami opiekuńczymi szkoły, w tym ze wspieraniem prawidłowego rozwoju uczniów (celem prowadzenia stołówek są bowiem wyłącznie funkcje socjalno-bytowe, polegające na zapewnieniu żywienia uczniom). Podpisanie przez dyrektora umowy z dostawcą przesądza, że w imieniu szkoły zapewnia on uczniom dostęp do korzystania z posiłków w stołówce. Z treści art. 67a ust. 2 i 3 ustawy o systemie oświaty wynika, iż korzystanie z posiłków w stołówce jest odpłatne, zaś warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę. Nie stwierdzono, aby dyrektor Zespołu Szkół w Sidrze określił w porozumieniu Panem Wójtem procedury dotyczące warunków korzystania ze stołówki oraz stawki opłat za posiłki. Obowiązek ustalenia przez dyrektora szkoły stawek opłat za posiłki przesądza o obowiązku gromadzenia przez jednostkę środków publicznych z tytułu odpłatności za posiłki. Wpływy z tej działalności, w przypadku podjęcia przez organ stanowiący uchwały wyrażającej zgodę na utworzenie przez poszczególne szkoły wyodrębnionego rachunku dochodów za żywienie i wydatków z nich finansowanych (jak to ma miejsce w opisywanym przypadku), powinny być zatem gromadzone za pomocą tego rachunku.

Analiza procedury wyłonienia wykonawcy zamówień pn. „Wykonanie usługi dożywania dzieci w szkołach na terenie gminy Sidra finansowanego w ramach wieloletniego programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania „Pomoc państwa w zakresie dożywiania na lata 2014-2020”” (pierwsza z nich dotyczyła okresu od 29 września do 19 grudnia 2014 r., zaś druga obejmowała dożywianie w okresie od dnia 7 stycznia do 22 grudnia 2015 r.) wykazała ponadto, że zamawiający (dyrektor Zespołu Szkół w Sidrze) nie żądał specyfikowania w ofertach kosztów artykułów żywnościowych oraz kosztów przygotowania i dowozu posiłków. W zaproszeniu do składania ofert oraz w umowach wskazano, iż do obowiązków wykonawcy realizowanych za pomocą personelu własnego należeć będzie przygotowanie posiłków, dostarczanie posiłków własnym transportem, zapewnienie jednorazowych naczyń oraz sztućców lub korzystanie z istniejących w Zespole Szkół, codzienny odbiór resztek. Dodano, iż w zaoferowanej cenie wykonawca zobowiązany jest uwzględnić wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją zamówienia, tj. koszty przygotowania, dostarczenia posiłków do szkół, wydania posiłków dzieciom, zagospodarowanie odpadów konsumpcyjnych oraz ich utylizację i sprzątania miejsca wydania posiłków. Powyższe potwierdza, że w cenie za dostarczone posiłki – którą następnie obciążano rodziców dzieci niekorzystających z finansowania w ramach programu dożywiania – zawarte są wszystkie koszty świadczenia usługi. Stwierdzony stan faktyczny sprzeciwia się postanowieniom art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty stanowiącym, że do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłku w stołówce szkolnej, o których mowa w art. 67a ust. 3, nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Wobec tego założenie, iż koszty przygotowania posiłków obciążają budżet tylko w przypadku, gdy posiłki przygotowywane są w danej szkole tworzyłoby sytuację, w której rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których prowadzone są kuchnie, nie ponoszą kosztów przygotowania posiłków, zaś rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których nie ma kuchni lub kuchnia jest prowadzona przez podmiot zewnętrzny, zobowiązani są do poniesienia kosztów przygotowania dostarczanych posiłków. Interpretację w kwestii ponoszenia tych kosztów zaprezentował NSA w wyroku z dnia 24 listopada 2010 r. (I OSK 1554/10, Lex nr 745087): Opłaty za korzystanie z posiłku w stołówce zorganizowanej w publicznej szkole czy też publicznym przedszkolu zgodnie z art. 67a ust. 4 u.s.o., powinny być ustalane (…) jako równowartość surowców wykorzystanych do ich przygotowania. Pozostałe koszty, takie jak wynagrodzenie pracowników, składki naliczane od ich wynagrodzeń oraz nakłady na utrzymanie kuchni powinny obciążać organ prowadzący. W przypadku braku kuchni w placówce, co powoduje, że organ prowadzący nie ponosi kosztów wyżej wymienionych, rodzi po stronie tego organu obowiązek pokrycia wydatków związanych z przygotowaniem i dowozem posiłków (…).

Badanie zagadnień związanych z organizacją i funkcjonowaniem Sidrzańskiego Ośrodka Kultury (opis zawarty na str. 5 i 157-164 protokołu kontroli) wykazało szereg nieprawidłowości polegających na tym, że:

a) zakres czynności osoby zatrudnionej przez dyrektora SOK na stanowisku głównego księgowego w wymiarze 1/5 etatu (będącej także pracownikiem Urzędu Gminy) – nie jest kompletny w świetle przepisów art. 54 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych. Brak w nim powierzenia obowiązków dotyczących wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

b) w postanowieniach statutu, uchwalonego przez Radę Gminy Sidra w dniu 29 czerwca 1992 r. uchwałą Nr XVI/83/92, zawarte są zapisy pozostające w sprzeczności z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzaniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.), a także ustawy o samorządzie gminnym i ustawy o finansach publicznych m.in. takie jak: „kierownik zarządza SOK w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy”, „kierownika SOK powołuje zarząd gminy na czas nieokreślony”, „SOK prowadzi gospodarkę finansową i rozlicza się z budżetem gminy na zasadach ustalonych dla zakładów budżetowych”, „do składania oświadczeń woli w imieniu SOK w zakresie jego praw i zobowiązań majątkowych wymagane jest współdziałanie dwóch osób, tj. kierownika i Skarbnika Gminy”. Wskazania wymaga, iż SOK jako instytucja kultury posiada osobowość prawną (art. 14 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej); dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz (art. 17 przywołanej ustawy); instytucja kultury gospodaruje samodzielne przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków (art. 27 ust. 1 ustawy); podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora (art. 27 ust. 3 ustawy). Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym organem wykonawczym gminy wiejskiej jest wójt, natomiast przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych przewidują obowiązek zatrudnienia głównego księgowego przez kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych (za wyjątkiem jednostek objętych wspólną obsługą na zasadach obowiązujących od 1 stycznia 2016 r.),

c) regulamin organizacyjny SOK został nadany w dniu 31 grudnia 2011 r. przez Pana Wójta, co było działaniem wbrew przepisom art. 13 ust. 3 ustawy o organizowaniu i prowadzaniu działalności kulturalnej; stosownie do ich brzmienia, regulamin organizacyjny nadaje dyrektor instytucji kultury, po zasięgnięciu opinii organizatora oraz opinii działających w niej organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców. Poza tym, w dniu 15 grudnia 2008 r. wprowadził Pan regulamin wynagradzania pracowników SOK. Należy zauważyć, iż w zakresie wynagrodzeń pracowników instytucji kultury obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105), które określa m.in. wykaz stanowisk w instytucjach artystycznych i pozostałych instytucjach kultury oraz warunki i sposób wynagradzania pracowników, w tym minimalne wynagrodzenie zasadnicze na poszczególnych stanowiskach pracy. Rozporządzenie to zostało wydane na podstawie art. 31d ustawy o organizowaniu i prowadzaniu działalności kulturalnej, który z dniem 30 listopada 2015 r. ulegnie zmianie wprowadzonej przez art. 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o zmianie ustaw regulujących warunki dostępu do wykonywania niektórych zawodów (Dz. U. z 2015 r. poz. 1505). W nowym brzmieniu art. 31d ustawy będzie stanowił podstawę do wydania przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego rozporządzenia określającego warunki ustalania m.in. prawa do dodatku za wieloletnią pracę i jego wypłacania pracownikom instytucji kultury, wysokości dodatku funkcyjnego i jego wypłacania, wysokości dodatku specjalnego i jego wypłacania. W ust. 2 zmienionego art. 31d ustawy wskazano, iż w przypadku gdy w instytucji kultury nie jest zawarty zbiorowy układ pracy, warunki wynagrodzenia za pracę oraz stanowiska pracy w tej instytucji określa jej dyrektor w regulaminie wynagradzania. Ustęp 3 w art. 31d będzie zaś stanowił, iż zasady wynagradzania za pracę pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury i przyznawania im świadczeń związanych z pracą określone w ustawie obowiązują do czasu objęcia ich układem zbiorowym pracy lub regulaminem wynagradzania. Konkludując, przywołanymi przepisami ustawy zostanie wprowadzona reguła, w myśl której, w przypadku gdy instytucji kultury nie został zawarty zbiorowy układ pracy, warunki wynagrodzenia za pracę oraz stanowiska pracy w tej instytucji będą musiały być określone w regulaminie wynagradzania wprowadzonym przez pracodawcę, w tym przypadku kierownika SOK. Wynika z nich także, że objęcie układem zbiorowym pracy lub regulaminem wynagradzania zasad wynagradzania za pracę pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury i przyznawania im świadczeń związanych z pracą będzie wyłączać stosowanie przepisów ustawy,

d) w dokumentacji opisującej przyjęte w SOK zasady rachunkowości, jako podstawę prawną jej opracowania, wymieniono m.in. rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego…, które nie dotyczy instytucji kultury,

e) dotychczas nie założono rejestru instytucji kultury w postaci elektronicznej. Kontrolującym okazano księgi rejestrowe SOK sporządzone zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr 20, poz. 80). Należy wskazać, że z dniem 21 maja 2012 r. rozporządzenie to przestało obowiązywać, ponieważ zostało zastąpione rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189). Zgodnie z jego przepisami rejestr instytucji kultury winien być prowadzony w formie elektronicznej, pozwalającej na sporządzanie z niego wydruków oraz uniemożliwiającej dokonanie wpisu przez osobę nieuprawnioną. Dane podlegające ujęciu w rejestrze wymienia § 3 ust. 1 rozporządzenia. W myśl § 14 ust. 1 rozporządzenia dotychczas prowadzony rejestr podlega dołączeniu do akt rejestrowych prowadzonych przy rejestrze danej instytucji,

f) zarządzeniem Nr 01/10 z dnia 28 stycznia 2010 r., na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, udzielił Pan osobie pełniącej obowiązki kierownika SOK pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych w zakresie zwykłego zarządu. Należy wskazać, że udzielenie takiego pełnomocnictwa osobie zarządzającej instytucją kultury, jako osobą prawną, jest bezprzedmiotowe. Przywołany art. 47 ust. 1 ustawy odnosi się do kierowników jednostek organizacyjnych niepodsiadających osobowości prawnej,

g) praktykowany układ (szczegółowość według podziałek klasyfikacji budżetowej) planu przychodów i kosztów SOK nie odpowiadał obowiązującym przepisom prawa. Zgodnie z regulacją zawartą w art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych plany finansowe samorządowych osób prawnych są sporządzane zgodnie z ustawami o ich utworzeniu, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. Ustawa o finansach publicznych wymaga, aby samorządowe osoby prawne wyodrębniały w planach finansowych elementy wymienione w art. 31 ustawy, w tym między innymi przychody z prowadzonej działalności, dotacje z budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stan środków pieniężnych na początek i koniec roku. W planie finansowym SOK na 2014 r. nie zawarto wymienionych informacji,

h) dwaj pracownicy SOK otrzymali w 2014 r. łącznie po trzy nagrody (jedną określoną jako tzw. nagroda roczna i dwie za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej z tzw. zakładowego funduszu nagród). Otrzymane kwoty stanowiły odpowiednio: 3.841,92 zł brutto i 1.840 zł brutto; przyznała je osoba pełniąca obowiązki kierownika SOK. Jak ustalono, podstawę przyznania nagród stanowiły przepisy stosowanego w SOK regulaminu wynagradzania, wprowadzonego przez Pana Wójta zarządzeniem z dnia 15 grudnia 2008 r. Przewidziano nimi przyznawanie pracownikom SOK dwóch rodzajów nagród: nagrody rocznej w wysokości 8,5% wynagrodzenia osobowego z ubiegłego roku (za wyniki i osiągnięcia zawodowe w pracy oraz realizację zadań w dziadzienie kultury i upowszechniania czytelnictwa) i nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej w wysokości 3%, z tzw. funduszu nagród, którym dysponuje Wójt wraz z kierownikiem jednostki. Należy wskazać, że przepisy dotyczące funduszu nagród dla pracowników instytucji kultury zostały usunięte z systemu prawnego w związku z wejściem w życie przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury. Obecnie podstawę udzielania nagród dla pracowników instytucji kultury (za wyjątkiem dyrektora i głównego księgowego) stanowią przepisy art. 31 ust. 5 ustawy o organizowaniu i prowadzaniu działalności kulturalnej stanowiące, iż pracownik instytucji kultury może otrzymywać nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy.

Analogiczne rodzaje nagród w 2014 r. otrzymała także osoba pełniąca obowiązki kierownika SOK (łącznie 4.893,48 zł brutto, z tego nagroda roczna – 3.616,92 zł i nagroda z funduszu nagród – 1.276,56 zł) oraz główna księgowa (łącznie 966 zł brutto, z tego nagroda roczna – 714 zł i nagroda z funduszu nagród – 252 zł). W świetle przepisu art. 7 w zw. z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. z 2013 r. poz. 254, ze zm.), kierownikowi i głównemu księgowemu samorządowej osoby prawnej nie przysługują nagrody z zakładowego funduszu nagród. Osoby zatrudnione na tych stanowiskach mogą otrzymywać jedynie nagrody roczne na podstawie art. 10 przywołanej ustawy. Z art. 10 ust. 2 ustawy wynika, że nagrodę roczną kierownikom (dyrektorom) samorządowych jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną przyznaje właściwy organ na umotywowany wniosek rady nadzorczej lub innego statutowego organu nadzorczego. Przyznanie nagrody rocznej głównemu księgowemu instytucji kultury należy do kompetencji dyrektora (art. 10 ust. 3 ustawy). Przesłanki udzielenia nagrody określają przepisy art. 10 ust. 4-5 ustawy. Zgodnie z art. 5 ust. 1-3 i art. 7 ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi osobie kierującej samorządową osobą prawną przysługuje wyłącznie wynagrodzenie miesięczne, nagroda roczna oraz świadczenia dodatkowe określone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 21 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowego wykazu świadczeń dodatkowych, które mogą być przyznane osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi, oraz trybu ich przyznawania (Dz. U. Nr 14, poz. 139). Przywołane przepisy także nie dają zatem możliwości przyznawania nagród innych niż nagroda roczna. W świetle przepisów ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi podstawy takiej nie może stanowić też przywołany wyżej przepis art. 31 ust. 5 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, przewidujący ogólną możliwość otrzymania przez pracownika instytucji kultury nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy. Świadczy o tym – obok ogólnej reguły interpretacyjnej lex prior specialis derogat legi posteriori generali – okoliczność, iż ustawodawca wprowadzając nowelizację ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej obowiązującą od dnia 1 stycznia 2012 r. miał na uwadze przepisy ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi, wskazując wprost w art. 31a ust. 3, że dodatkowe wynagrodzenie dyrektora instytucji artystycznej za udział w roli, przedstawieniu lub koncercie nie podlega ograniczeniom z art. 5 ustawy o wynagradzaniu osób… Podobnej regulacji brak w odniesieniu do nagród za szczególne osiągnięcia w pracy. Zakwestionowaniu podlega ponadto brak dowodów na formalne ustalenie przez Pana Wójta (jako pełniącego funkcję pracodawcy) nagród dla p.o. kierownika SOK. Dopiero w złożonym w trakcie kontroli wyjaśnieniu wskazał Pan, że o sprawach kadrowo-płacowych jestem informowany na bieżąco, co sugeruje, mimo braku stosownej dokumentacji, iż miał Pan wiedzę na temat otrzymanych przez kierownika SOK w 2014 r. nagród. Dodał Pan jednocześnie, że w przyszłym okresie dokument dotyczący przyznania nagród kierownikowi będzie akceptowany przez Wójta.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym funkcjonowania kontroli zarządczej, a także niezapewnienia przez Pana Wójta właściwego wykonania kierowanych wcześniej wniosków pokontrolnych.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

2. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wspólnej obsługi szkół, wymieniającej jako jednostki obsługiwane przez GBOS szkoły faktycznie istniejące jako jednostki budżetowe, mając na uwadze przywołane w części opisowej przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2016 r.

3. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały określającej jednostki budżetowe gromadzące dochody na wydzielonym rachunku dochodów…, polegającej na usunięciu z jej treści Szkoły Podstawowej i Gimnazjum w Sidrze i wskazaniu Zespołu Szkół w Sidrze jako jednostki prowadzącej wyodrębniony rachunek.

4. Zapewnienie opatrywania wszystkich dowodów księgowych stosownymi podpisami potwierdzającymi dokonanie kontroli i zatwierdzenie do zapłaty. Zobowiązanie Skarbnika do realizacji i ujmowania w księgach rachunkowych wyłącznie dowodów księgowych opatrzonych wymaganymi adnotacjami.

5. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) uzupełnienie jej treści o elementy wymagane ustawą o rachunkowości w zakresie opisu stosowanego systemu informatycznego,

b) usunięcie z zakładowego planu kont dla Urzędu Gminy kont 222 i 223, jako niemających zastosowania przy braku wyodrębnionego rachunku bieżącego Urzędu oraz zmodyfikowanie opisu konta 130 poprzez zawarcie w zasadach jego funkcjonowania wyłącznie postanowień właściwych dla sytuacji, gdy Urząd Gminy nie dysponuje wyodrębnionym rachunkiem bieżącym,

c) przeanalizowanie zasadności utrzymywania w zakładowym planie kont katalogu kont pozabilansowych Urzędu nieprzewidzianych obowiązującymi przepisami prawa, mając na względzie fakt nieprowadzenia w praktyce żadnego z tych kont.

6. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) zaprzestanie wydzielania operacji dotyczących realizowanych projektów w formie odrębnych ksiąg rachunkowych, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia,

b) ewidencjonowanie dochodów budżetowych wpływających bezpośrednio na rachunek budżetu na koncie 901, zaś wydatków budżetowych dokonanych z rachunku budżetu bezpośrednio na koncie 902,

c) zamieszczanie we wszystkich zapisach księgowych numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu,

d) wykazywanie w księdze głównej oraz w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej Urzędu Gminy rzeczywistego salda konta 221,

e) przeksięgowanie ujętej w księgach wartości naliczonych odsetek od nieterminowych płatności należności z konta 290 na konto 750,

f) księgowanie przychodów z tytułu odsetek od nieterminowo opłacanych należności na koncie 750,

g) ewidencjonowanie kwot niewykorzystanych dotacji podlegających zwrotowi zapisem Wn 901 – Ma 224,

h) prowadzenie ewidencji analitycznej gruntów, spełniającej wymagania ustawy o rachunkowości i zasad prowadzenia ewidencji pomocniczej do konta 011,

i) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130,

j) księgowanie zobowiązań wobec Podlaskiej Izby Rolniczej na koncie 240 w ewidencji Urzędu,

k) prowadzenie konta 800 zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, w szczególności mając na względzie zapewnienie, aby ewidencja analityczna do tego konta umożliwiała ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki w układzie niezbędnym dla sporządzenia sprawozdawczości finansowej,

l) ujmowanie wartości początkowej umorzonych środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie zapisem Wn 011 – Ma 071,

ł) zaniechanie wyksięgowywania wartości początkowej umorzonych środków trwałych i wartości umorzenia z wykorzystaniem konta 800; stosowanie zapisu Wn 071 – Ma 011 dla wartości umorzonej oraz zapisu Wn 800 – Ma 011 dla nieumorzonej wartości podstawowych środków trwałych, mając na uwadze zapewnienie prawidłowych danych ewidencyjnych na potrzeby sporządzenia zestawienia zmian w funduszu jednostki,

m) ewidencjonowanie na koncie 810 – w korespondencji z kontem 800 – równowartości środków wydatkowych z budżetu na inwestycje,

n) zweryfikowanie podstaw wyksięgowania z konta 013 wartości składników majątkowych przekazanych dla NZOZ w Sidrze, mając w szczególności na uwadze brak stosownego oświadczenia woli Pana Wójta, jako podmiotu uprawnionego do gospodarowania mieniem komunalnym, o wyzbyciu się ich własności; w przypadku przekazania tych składników jedynie do korzystania podmiotowi wynajmującemu lokal ponowne ujęcie ich na koncie 013,

o) przeniesienie wartości sprzętu obrony cywilnej użyczonego gminie przez PUW z konta 013 do ewidencji pozabilansowej,

p) przestrzeganie obowiązku dokonywania zapisów na koncie 139 wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych, w celu zachowania zgodności między księgowością jednostki a księgowością banku,

q) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 139 w sposób zapewniający ustalenie stanu środków pieniężnych dla każdego rachunku bankowego ewidencjonowanego na tym koncie,

r) prawidłowe przypisywanie na koncie 221 należności z tytułu raty za sprzedaż lokalu mieszkalnego podlegającej spłacie w danym roku budżetowym, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia. Rozliczenie z podmiotem zobowiązanym do spłaty rat kwot nieprawidłowo naliczonych odsetek.

7. W zakresie sprawozdawczości:

a) wykazywanie danych w kol. 8 „Dochody otrzymane” sprawozdania Rb-27S zgodnie z wytycznymi wskazanymi w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

b) zaniechanie wypełniania w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27ZZ kol. „Dochody wykonane potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” oraz przekazanie kierownikowi GOPS analogicznej uwagi dotyczącej prawidłowości sporządzania tego sprawozdania,

c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-N rzetelnie ustalonej kwoty wszystkich należności podlegających prezentacji w tym sprawozdaniu; poinformowanie kierownika ZOGKiM o ustaleniach kontroli w tym zakresie w celu zapewnienia właściwego wykazywania należności przez tę jednostkę,

d) wykazywanie danych w pozycji „Gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 rozporządzenia Ministra Finansów sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych,

e) dokonywanie w bilansie z wykonania budżetu podziału zobowiązań finansowych na długoterminowe i krótkoterminowe, mając na uwadze przepis art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości,

f) prawidłowe wykazywanie w bilansie z wykonania budżetu danych w zakresie należności od budżetów.

8. W zakresie regulacji wewnętrznych dotyczących gospodarki drukami ścisłego zarachowania oraz zasad rozliczania paliwa:

a) dostosowanie regulacji obejmującej gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, w części dotyczącej katalogu druków ścisłego zarachowania, do faktycznych potrzeb jednostki,

b) rozważenie podjęcia działań w celu zmiany zasad funkcjonowania procesów związanych z gospodarką drukami ścisłego zarachowania oraz rozliczaniem paliwa, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia dotyczące wykonywania przez jednego pracownika obowiązków w zakresie ewidencji, rozchodu i wykorzystania składników,

c) określenie w zakresach czynności pracowników faktycznie wykonywanych obowiązków w zakresie ewidencji druków ścisłego zrachowania.

9. Zaniechanie zatwierdzania planów finansowych jednostek budżetowych. Przestrzeganie procedury opracowywania planów finansowych jednostek budżetowych poprzez przekazywanie ich kierownikom, po podjęciu uchwały budżetowej, informacji niezbędnej do opracowania przez nich planów.

10. Ujęcie w WPF prognozowanych wydatków na obsługę długu w wysokości wykazującej realny związek z faktycznym oprocentowaniem kredytu obowiązującym w czasie uchwalania prognozy oraz ponoszonymi na ten cel wydatkami w bieżącym roku budżetowym.

11. Wyeliminowanie nieprawidłowości związanych z ustalaniem dochodów z majątku i procedurami zmierzającymi do zbycia lub udostępnienia nieruchomości. W tym celu:

a) podawanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu na sprzedaż nieruchomości po upływie 6 tygodni od upublicznienia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

b) zawiadamianie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu,

c) zawieranie z tym samym kontrahentem kolejnych umów najmu lub dzierżawy na czas oznaczony, dotyczących tych samych nieruchomości, w wyniku których łączny czas trwania najmu lub dzierżawy przekroczy 3 lata, po uzyskaniu zgody Rady Gminy,

12. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

13. Zawieranie umów najmu lokali mieszkalnych na czas oznaczony wyłącznie w przypadkach wskazanych przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów...

14. Ustalenie wysokości czynszu, którym obciążani są najemcy lokali mieszkalnych, w prawidłowej wysokości, zgodnej z czynnikami podwyższającymi czynsz określonymi uchwałą Rady Gminy.

15. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

16. Wyeliminowanie wskazanych w protokole i części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń (dotyczących każdego podatnika).

17. Prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

18. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji podatkowych.

19. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz aktualne przepisy wykonawcze.

20. Wyeliminowanie nieprawidłowości w realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej, mając na względzie przepisy wskazanego rozporządzenia Ministra Finansów, określające zasady dokumentowania poboru opłat.

21. Naliczanie wynagrodzenia inkasentom z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.

22. Zapewnienie wyeliminowania przypadków nieterminowego uregulowania zobowiązań jednostki.

23. W zakresie wydatków ponoszonych tytułem zwrotu kosztów podróży służbowych:

a) zapewnienie podawania przez pracowników w rozliczeniach kosztów podróży czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej; w tym celu zobowiązanie pracowników wykonujących formalno-rachunkową kontrolę rozliczeń kosztów do egzekwowania obowiązku podawania tych danych od przedkładających rozliczenia,

b) wzmożenie kontroli prawidłowości naliczania diet z tytułu podróży służbowej, w celu uniknięcia sytuacji ich bezpodstawnej wypłaty; wyegzekwowanie od pracownika diety wypłaconej mimo czasu trwania podróży nieprzekraczającego 8 godzin.

24. Dokonywanie kontroli realizacji zadań zleconych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych, jak tego wymaga art. 17 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie; przypisanie zadań w tym zakresie pracownikom Urzędu.

25. Zawieranie umów w sprawie udzielenia pomocy innej jednostce samorządu terytorialnego po podjęciu przez Radę Gminy odrębnej uchwały w sprawie udzielenia pomocy na podstawie art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

26. W zakresie organizacji żywienia uczniów w stołówkach prowadzonych przez szkoły obsługiwane przez GBOS:

a) zapewnienie objęcia planem finansowym wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych opłat za posiłki pobierane od uczniów i wydatków ponoszonych na zakup usług gastronomicznych (cateringu) finansowanych z tych opłat,

b) zobowiązanie dyrektora Zespołu Szkół w Sidrze do ustalenia – w porozumieniu z Panem Wójtem – warunków korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokości opłat za posiłki,

c) zwrócenie się do dyrektora Zespołu Szkół w Sidrze – występującego w charakterze zamawiającego – o określanie warunków zamówienia publicznego na dostarczanie posiłków do szkół podstawowych na terenie gminy w sposób umożliwiający ustalenie kosztu „wsadu do kotła” dla uczniów nieobjętych dożywianiem i innych kosztów dostawcy składających się na oferowaną cenę posiłku, mając na uwadze możliwość realizacji obowiązku obciążania uczniów wyłącznie kosztami artykułów żywnościowych zużytych na przygotowanie posiłków.

27. W zakresie dotyczącym funkcjonowania Sidrzańskiego Ośrodka Kultury:

a) przedstawienie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zmiany statutu SOK celem dostosowania jego postanowień do obowiązującego prawa i stanu faktycznego,

b) założenie rejestru instytucji kultury w postaci elektronicznej,

c) przyznawanie przez Pana Wójta nagród rocznych kierownikowi instytucji kultury na podstawie przepisów ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi,

d) podjęcie działań w celu dokonania zwrotu przez p.o. kierownika SOK nagród w łącznej wysokości 1.276,56 zł, otrzymanych jako nagrody z tzw. funduszu nagród wbrew zakazowi wynikającemu z ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi.

28. Wskazanie osobie pełniącej obowiązki kierownika SOK na obowiązek:

a) uzupełnienia zakresu czynności głównego księgowego o obowiązki wskazane przepisami art. 54 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych,

b) nadania SOK regulaminu organizacyjnego, po zasięgnięciu opinii organizatora oraz opinii działających w nim organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców,

c) określenia w regulaminie wynagradzania warunków wynagrodzenia za pracę oraz stanowisk pracy w SOK, pod warunkiem, że w instytucji kultury nie jest zawarty układ zbiorowy pracy,

d) usunięcia z treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nieprawidłowej podstawy prawnej wydania tej regulacji,

e) ujmowania w planach finansowych wszystkich danych wymaganych przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych,

f) przyznawania nagród pracownikom instytucji kultury wyłącznie za szczególne osiągnięcia w pracy, jak o tym stanowi art. 31 ust. 5 ustawy o organizowaniu i prowadzaniu działalności kulturalnej, zaś głównemu księgowemu wyłącznie nagrody rocznej,

g) wystąpienia do głównego księgowego o zwrot nagród w łącznej wysokości 252 zł, przyznanych z tzw. funduszu nagród wbrew zakazowi wynikającemu z ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi.

29. Udzielanie pełnomocnictw na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym wyłącznie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku