Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w IV Liceum Ogólnokształcącym

 w Białymstoku

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 maja 2008 roku (znak: RIO.I.6012 – 2/08), o treści jak niżej:

Dyrektor

IV Liceum Ogólnokształcącego

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2007 roku, przeprowadzonej w IV LO w Białymstoku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólno-organizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, dochody i wydatki budżetowe objęte planem finansowym, dochody własne i wydatki sfinansowane tymi dochodami, zamówienia publiczne, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem Miasta Białegostoku.

W okresie kontrolowanym funkcję dyrektora Liceum pełnił Pan Jerzy Kiszkiel.

Badając prawidłowość udokumentowania obrotów środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych oraz prowadzenia ewidencji księgowej w tym zakresie sprawdzono wybrane operacje na rachunku bieżącym jednostki budżetowej, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, rachunku depozytowym oraz rachunku dochodów własnych. Na podstawie analizy zgodności zapisów na odpowiadających rachunkom kontach 130, 135 i 139 z odpowiednimi wyciągami bankowymi nie stwierdzono różnic – zapisy na tych kontach były zgodne z zapisami banku. Natomiast analiza zapisów na koncie 132 „Rachunek dochodów własnych” wykazała przejściowe (kilkudniowe) różnice między zapisami na koncie a otrzymanym z banku wyciągiem bankowym. Mianowicie, w niektórych przypadkach na koncie ewidencjonowano tylko część operacji z otrzymanego wyciągu bankowego (przelewy za żywienie, za korzystanie z sali gimnastycznej), natomiast wpływy figurujące na wyciągu a pochodzące z odprowadzania środków z kasy jednostki do banku ewidencjonowano pod datą księgowania raportu kasowego (sporządzanego w okresach dekadowych). Zgodnie z opisem funkcjonowania kont Zespołu 1 – „Środki pieniężne i rachunki bankowe”, zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), konta te służą m.in. do ewidencji krajowych i zagranicznych środków pieniężnych na rachunkach w bankach i mają odzwierciedlać operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych. Należy też wskazać, że w przywołanym załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów zostało określone konto 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, służące m.in. do ewidencjonowania środków pieniężnych w drodze. Może być ono zatem wykorzystywane do przepływu środków między kasą jednostki, a rachunkiem bankowym dochodów własnych. Zakładowy plan kont jednostki nie przewiduje jednak konta 140 – str. 12-13 protokołu kontroli.

W zakresie zakładowego planu kont funkcjonującego w jednostce ustalono także, iż nie przewiduje on konta pozabilansowego o symbolu 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”, służącego do ewidencji planu finansowego wydatków (i jego korekt) dysponenta środków budżetowych – str. 8 protokołu kontroli. Zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów, podane w tym rozporządzeniu konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona w planie kont opracowanym przez jednostkę jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce.

W zakresie wydatków budżetowych na wynagrodzenia pracowników kontroli poddano m.in. prawidłowość ustalania wynagrodzenia pracowników niepedagogicznych szkoły. Ustalono, że główny księgowy i sekretarz otrzymuje – według angaży – dodatek funkcyjny według stawki 1. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.) dodatek funkcyjny według stawki 1 nie może przekroczyć 35% najniższego wynagrodzenia zasadniczego (załącznik nr 2 do rozporządzenia). W kontrolowanej jednostce jest to kwota na poziomie 262,50 zł. Faktycznie, dodatek funkcyjny wypłacany głównej księgowej wynosił kwotowo 420 zł, zaś sekretarzowi szkoły 400 zł, zachodziła wiec formalna niezgodność między stawką i kwotą przyznanego dodatku funkcyjnego. Należy wskazać, że główny księgowy jednostki winien otrzymywać dodatek funkcyjny ustalony kwotowo (bez oznaczania stawki), co wynika z poz. 6 tabeli 1 w załączniku nr 3 do rozporządzenia, zaś sekretarz szkoły może otrzymać dodatek funkcyjny maksymalnie według 4 stawki (do 80% najniższego wynagrodzenia zasadniczego), stosownie do zapisu w poz. 4 w części V tabeli 2 w załączniku nr 3 do rozporządzenia. W obu przypadkach wypłacana faktycznie kwota dodatków funkcyjnych nie przekraczała maksymalnych kwot dodatków przewidzianych dla omawianych stanowisk w przepisach rozporządzenia – str. 19 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków bieżących stwierdzono poza tym niewłaściwe klasyfikowanie wydatków na krajowe podróże służbowe związane z doskonaleniem zawodowym nauczycieli. Ujmowano je łącznie z wydatkami na opłacanie szkoleń w par. 4300 „Zakup usług pozostałych” klasyfikacji budżetowej wydatków, zamiast do par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”, jak to wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.) – str. 21-22 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto realizację dochodów własnych na podstawie zawieranych przez Liceum umów najmu. Badanie w tym zakresie (str. 26-27 protokołu kontroli) wykazało, że:

- najemca pomieszczenia na prowadzenie usług kserograficznych wpłacał czynsz systematycznie, ale nie zawsze terminowo, a z tytułu opóźnień w zapłacie kontrolowanej jednostce należały się odsetki w wysokości 11,73 zł. Jak stwierdzono, kontrolowana jednostka nie naliczała i nie ewidencjonowała co kwartał odsetek za opóźnienie w zapłacie należności czynszowych. Stanowiło to naruszenie § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, w myśl którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału;

- w umowie zawartej 17 stycznia 2007 r. z firmą Aston na najem powierzchni do sprzedaży słodyczy i napojów zimnych i gorących, nie określono terminu zapłaty czynszu. W praktyce należność była opłacana systematycznie w miesiącu, którego dotyczyła, z wyjątkiem płatności za kwiecień uiszczonej 8 maja 2007 r.;

- w przypadku umowy z 18 sierpnia 2005 r. na użytkowanie sal lekcyjnych, pracowni komputerowych oraz sal gimnastycznych doszło do naruszenia zakresu pełnomocnictwa udzielonego dyrektorowi LO, w związku z czasokresem, na jaki ustalono obowiązywanie umowy najmu. Z okazanego kontrolującemu pełnomocnictwa udzielonego dyrektorowi przez Prezydenta Białegostoku (z 22.12.2006 r.) wynika, że został on upoważniony do zawierania umów na wynajem niewykorzystanych pomieszczeń placówki innym podmiotom na okres do 3 lat (po uprzednim zawiadomieniu Wydziału Edukacji i Sportu UM w Białymstoku i nie zgłoszeniu w tym zakresie sprzeciwu). Aneksem nr 2 z 23 marca 2006 r. do powyższej umowy przedłużono termin jej obowiązywania do 30 czerwca 2009 r., a więc powyżej trzyletniego okresu. Dodać należy, że jak stanowi przepis art. 43 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), jednostka organizacyjna ma prawo korzystania z nieruchomości oddanej w trwały zarząd, a w szczególności m.in. do: oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat, albo za zgodą tych organów, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub czas nieoznaczony, jednak na okres nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd; zgoda jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. W wyjaśnieniu omawianej kwestii dyrektor IV LO poinformował kontrolujących, że w sprawie podpisania aneksu konsultował się z Departamentem Edukacji Urzędu Miejskiego;

- w umowie z dnia 31 sierpnia 2005 r. na najem pomieszczenia znajdującego się w części sportowej budynku postanowiono, że wysokość czynszu (520 zł netto) od 1 września 2006 r. i 1 września 2007 r. ma być uzależniona od poziomu inflacji. Stwierdzono w trakcie kontroli, że kwot czynszu zarówno w 2006 jak i w 2007 r. o wskaźnik inflacji nie waloryzowano. Biorąc pod uwagę opublikowane na stronie internetowej GUS wskaźniki inflacyjne za 2005 i 2006 rok, od 1 września 2006 r. stawka czynszu powinna wynosić 530,92 zł a od 1 września 2007 r. 536,23 zł. W związku z tym, w 2006 r. pobrano 43,68 zł, a w 2007 r. 162,30 zł mniej niż wynikało z postanowień umowy.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

         Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych:

a) spowodowanie zgodnego z wyciągami bankowymi prowadzenia zapisów księgowych na koncie 132 „Rachunek dochodów własnych”, w tym celu uzupełnienie zakładowego planu kont o konto 140, służące ewidencji środków pieniężnych w drodze;

b) uzupełnienie zakładowego planu kont o konto pozabilansowe 980 służące ewidencji planu wydatków budżetowych;

c) naliczanie i ewidencjonowanie w księgach rachunkowych odsetek z tytułu opóźnienia w zapłacie należności jednostki, jak tego wymaga przepis § 7 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości.

2. Prawidłowe ustalenie dodatków funkcyjnych głównego księgowego i sekretarza szkoły, z wykorzystaniem uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu.

3. Zachowanie prawidłowej klasyfikacji budżetowej wydatków z tytułu wyjazdów służbowych pracowników Liceum.

4. W zakresie gromadzenia dochodów własnych:

a) egzekwowanie od najemców odsetek za opóźnienie w zapłacie czynszów, w tym celu m.in. każdorazowe wskazywanie w umowie terminu zapłaty należności;

b) przestrzeganie trybu zawierania umów najmu wynikającego z art. 43 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami i udzielonego pełnomocnictwa;

c) waloryzowanie stawek czynszu, zgodnie z zapisami umowy najmu, wyegzekwowanie kwot związanych z niedokonywaniem waloryzacji.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku

                                                                                   Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku