Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Choroszczy

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 lipca 2008 roku (znak: RIO.I.6011-3/08), o treści jak niżej:

                                                                           Pan

Jerzy Ułanowicz

                                                                                              Burmistrz Choroszczy

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Choroszcz za okres 2007 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Choroszczy na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W sferze funkcjonowania kontroli wewnętrznej stwierdzono, że niektórym pracownikom Urzędu nie zostały przydzielone pisemnie, faktycznie przez nich wykonywane, obowiązki w zakresie merytorycznej, jak i formalno-rachunkowej kontroli dokumentów. Zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów obowiązującą w Urzędzie, opisującą znaczenie i cel poszczególnych rodzajów kontroli, osobami upoważnionymi do zatwierdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym są Burmistrz, Sekretarz (z-ca Burmistrza), kierownicy referatów i pracownicy. Osobami upoważnionymi do zatwierdzania dowodów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym, jak wynika z instrukcji, są Skarbnik Gminy lub osoby przez niego upoważnione.

Badana jednostka nie posiada wykazu osób upoważnionych do kontroli dokumentów. Na podstawie wykazu sporządzonego przez Skarbnika ustalono, że poza kierownictwem Urzędu i kierownikami referatów dokumenty pod względem merytorycznym były sprawdzane przez dwóch pracowników referatu organizacyjnego i integracji europejskiej oraz dwóch pracowników referatu geodezji. Kontroli formalno-rachunkowej, poza Skarbnikiem, dokonywało dziewięciu pracowników referatu finansowego. Obowiązki dotyczące kontroli wewnętrznej nie zostały wymienione w zakresach czynności tych pracowników – str. 13-14, 23 protokołu kontroli. „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone przez Ministra Finansów Komunikatem Nr 13 z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58) w wykonaniu delegacji art. 63 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, stanowią m.in., że Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres sprawozdawczości jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności (standard nr 3), oraz że Kierownik jednostki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich realizacją. Poszczególne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub gospodarczych są wykonywane wyłącznie przez pracowników do tego upoważnionych (standard nr 12).

W wyniku badania przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości ustalono, że:

a) w zarządzeniu Nr 30/07 Burmistrza Choroszczy z dnia 29 czerwca 2007 r. w sprawie wprowadzenia zmian w zakładowym planie kont, wydanym w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), nie zawarto konta 224 „ Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych”. W związku z tym, przekazane dotacje ujmowane były w ewidencji Urzędu na koncie 810 „ Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” (na którym należy ujmować wartość dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone w korespondencji z kontem 224), nie prowadzono też ewidencji analitycznej przekazanych dotacji według jednostek oraz przeznaczenia dotacji, co nie spełnia wymogów określonych w załączniku Nr 2 do wymienionego rozporządzenia – str. 16, 101, 122 protokołu kontroli;

b) materiały pędne zużywane przez samochody OSP, samochody dostawcze i osobowe badanej jednostki ewidencjonowane były na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Komórka księgowości prowadziła ewidencję ilościowo-wartościową zakupionych i zużytych materiałów ze szczegółowością na pracowników (kierowców) obsługujących poszczególne pojazdy OSP i ewidencję wartościową na pojazdy osobowe i dostawcze. Na koncie 310 „Materiały” ewidencjonowany był natomiast olej opałowy, znaki pocztowe, bilety MPK oraz materiały budowlane niezbędne do bieżących remontów. Ewidencja analityczna prowadzona była na poszczególnych pracowników, którym przypisana została odpowiedzialność za gospodarkę tymi materiałami. Jak ustalono, z przepisów wewnętrznych badanej jednostki nie wynika wprost sposób prowadzenia ewidencji księgowej materiałów. Nie wskazano bowiem rodzajów materiałów objętych ewidencją ilościowo - wartościową ani też nie wskazano symboli kont, na których ta ewidencja będzie prowadzona. Zgodnie z przepisami art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z pośród ustanowionych w tym artykule metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników – str. 112 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości sporządzania sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania dochodów budżetowych Urzędu jako jednostki budżetowej za 2007 r. w kolumnie 11 „Nadpłaty”, oprócz nadpłat wykazanych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w kwocie 23.502,75 zł, wykazano nieprawidłowo podatek VAT należny w kwocie 46.668 zł ewidencjonowany na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” (obroty strony Ma). W kolumnie 5 „Należności” tego sprawozdania wykazano natomiast należności pomniejszone o podatek VAT, czyli kwoty ewidencjonowane na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe”. Należy zwrócić uwagę, że według § 3 ust. 1 pkt 2 i 7 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), w kolumnie „Należności” wykazuje się „salda początkowe (należności pozostałych do zapłaty zmniejszone o nadpłaty), powiększone o kwoty przypisów należności z tytułu dochodów budżetowych, których termin płatności przypada na dany rok budżetowy, po zmniejszeniu ich o kwoty odpisów…”, zaś w odpowiednich kolumnach „ Saldo końcowe” wykazuje się „należności pozostałe do zapłaty, zaległości oraz nadpłaty ustalone na podstawie danych analitycznych kont podatkowych”. Ewidencję należności z tytułu dochodów budżetowych, co wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, prowadzi się na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Saldo Wn konta 221 oznacza stan należności z tytułu dochodów budżetowych, a saldo Ma – stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat w tych dochodach, wobec czego dane wykazane w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnach „Należności” i „Saldo Końcowe” powinny być zgodne z danymi wynikającymi z konta 221. Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT prowadzi się na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami”, saldo Ma tego konta oznacza stan zobowiązań wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku podlegającego wpłacie – str. 18-19 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli bilansu z wykonania budżetu, sporządzonego na dzień 31 grudnia 2007 r., ustalono, że skumulowany niedobór na zasobach budżetu wykazany w tym bilansie wyniósł 3.138.780,69 zł. Natomiast w ewidencji księgowej budżetu, na saldzie konta 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”, wykazana była kwota 5.956.964,02 zł, oznaczająca skumulowany niedobór w wysokości 3.138.780,69 zł i stan zaangażowania środków własnych w realizację programów pomocowych w sumie 2.818.183,44 zł. Rozbieżności pomiędzy kwotami wykazanymi w ewidencji i ujętymi w bilansie powstały w związku z nieprawidłowym księgowaniem w 2006 r. wydatków poniesionych z własnych środków na realizację programów pomocowych, które należało księgować na koncie 908 „Wydatki z funduszy pomocowych”. Kontrolowana jednostka ewidencję powyższych operacji prowadziła na koncie 902 „Wydatki budżetu”, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont... Wydatki na realizację programów pomocowych przeksięgowano w końcu 2006 roku z konta 902 na konto 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”, a w 2007 r., pod datą sporządzenia sprawozdania, saldo konta 961 przeniesiono na konto 960. W czasie kontroli skorygowano zapisy na koncie 960 i 967 „Fundusze pomocowe” – str. 20 protokołu kontroli.

         Badanie kwestii rozliczeń budżetu z jednostkami organizacyjnymi pozwoliło natomiast ustalić, że w sprawozdaniu Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych za 2007 r., sporządzonym przez kierownika Przedszkola Samorządowego w Choroszczy, zarówno po stronie przychodów (wiersz „I 110 (pokrycie amortyzacji)”), jak i po stronie rozchodów (wiersz „I 100 (odpisy amortyzacji)”) nie ujęto kwoty 26.841,71 zł dotyczącej odpowiednio przewidywanego pokrycia amortyzacji i planowanej wielkości odpisów amortyzacyjnych, które to odpowiadają kwotom wykonanym z tego tytułu. Zasady sporządzania sprawozdań Rb-30 ustalone zostały w § 22 załącznika Nr 33 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Wskazać też należy, że zgodnie z przepisami § 9 tego rozporządzenia, kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, natomiast jednostki otrzymujące sprawozdania są obowiązane sprawdzić je pod względem formalno-rachunkowym, ponadto są uprawnione do kontrolowania merytorycznej prawidłowości złożonych sprawozdań (w tym celu mogą żądać przedstawienia ksiąg rachunkowych i dokumentów). Ujawnione podczas kontroli nieprawidłowości w sprawozdaniach powinny być usunięte przez kierowników jednostek sporządzających sprawozdania jednostkowe przed włączeniem zawartych w nich danych do sprawozdań łącznych lub zbiorczych – str. 121-122 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli gospodarki środkami pieniężnymi ustalono, że wpłaty do kasy przyjmowane były na podstawie kwitariuszy o symbolu K-103, które stanowiły pokwitowania za gotówkę przyjętą do kasy. Na podstawie tych kwitariuszy kasjer sumował wszystkie wpłaty i wpisywał je zbiorczo według rodzajów do dowodu KP „Kasa przyjmie”. Do raportu kasowego ujmowana była suma wpłat wynikająca z dowodu wpłaty KP, ponadto do raportu dołączane były kopie dowodów wpłat – kwitariusze K-103 (z wyjątkiem dowodów wpłat z tytułu podatków i opłat, które przekazywano do komórki księgowości podatkowej). Wskazuje to, że na te same kwoty kasjer wystawiał dwa pokwitowania – jedno na kwitariuszu K-103, drugie zaś na dowodzie wpłaty KP. Z wyjaśnień ustnych złożonych przez Skarbnika Gminy w czasie kontroli wynika, że dowody wpłat „Kasa przyjmie” spełniały rolę dowodów księgowych zbiorczych, w których ujmowano zsumowane kwoty wpłat według tytułów. Jak stwierdzono, w dowodach KP nie były wymieniane pojedynczo dowody źródłowe (kwitariusze K-103), w związku z tym sposób sporządzania zbiorczego dowodu księgowego nie odpowiadał wymogom ustalonym w art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie ze wskazanym przepisem, podstawą zapisów mogą być sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione – str. 23-24 protokołu kontroli.

W zakresie uchwalania budżetu gminy stwierdzono, że projekt uchwały budżetowej na 2007 rok został przekazany Radzie Miejskiej w dniu 20 grudnia 2006 r., a RIO w dniu 21 grudnia 2006 r. Jak stanowi art. 181 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, projekt uchwały budżetowej organ wykonawczy przedstawia organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego i regionalnej izbie obrachunkowej do dnia 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy.

Ponadto ustalono, że Pan Burmistrz nie przekazał informacji wynikających z projektu uchwały budżetowej oraz z uchwały budżetowej 7 jednostkom organizacyjnym oświaty oraz Miejsko-Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Choroszczy. Wspólną obsługę administracyjno-finansową wszystkich szkół i przedszkola na terenie gminy Choroszcz prowadzi Zespół Obsługi Szkół w Choroszczy, stąd też wskazane informacje przekazywano dyrektorowi Zespołu, przy czym wskazania wymaga, iż informacja wynikająca z projektu uchwały budżetowej przekazana tej jednostce zawierała ogólnie wydatki w rozdziałach 801 i 854, bez podziału tych środków w rozbiciu na poszczególne szkoły (podziału dokonywał Zespół Obsługi Szkół). Dla M-GOPS nie przekazywano informacji z uwagi, jak wyjaśniono, na prowadzenie obsługi finansowo-księgowej tej jednostki przez Urząd. Zgodnie z brzmieniem art. 185 ust. 1 oraz 186 ust. 1 ustawy o finansach publicznych w zw. z §§ 4, 8 ust. 2 i 43 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), na zarządzie jednostki samorządu terytorialnego – w gminie miejsko-wiejskiej burmistrzu – ciąży obowiązek przekazania kierownikom podległych jednostek informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych, wynikających z projektu budżetu oraz informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu, wynikających z uchwały budżetowej. Fakt prowadzenia skoncentrowanej obsługi podległych jednostek organizacyjnych nie zwalnia z obowiązku przekazywania stosownych informacji kierownikom poszczególnych jednostek organizacyjnych – str. 30-32 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dochodów budżetu gminy pochodzących z gospodarowania nieruchomościami stwierdzono, że wpływy ze sprzedaży nieruchomości w łącznej kwocie 590.022,85 zł ewidencjonowano w par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”, zamiast w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”, jak o tym stanowią przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.) – str. 34 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dochodów z najmu i dzierżawy ustalono, że w przypadku dwóch umów zawartych z dotychczasowymi kontrahentami po dniu 22 października 2007 r., tj. po wejściu w życie zmian w ustawach: o samorządzie gminnym i gospodarce nieruchomościami, nie została podjęta przez Radę Miejską uchwała w przedmiocie wyrażenia zgody na zawarcie tych umów, wymagana przepisem art. 18 ust. 1 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, Pan Burmistrz nie sporządził też wykazu wynikającego z art. 35 ust. 1 i 1a ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 41 protokołu kontroli. Zgodnie z obecnie obowiązującą regulacją ustawy o samorządzie gminnym, uchwała rady gminy w sprawie gospodarowania nieruchomościami, w tym ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, powinna regulować także zawieranie kolejnych umów na czas oznaczony, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, jeżeli kumulatywnie okres najmu lub dzierżawy przekroczy 3 lata; do czasu określenia zasad wójt (burmistrz) może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy. W omawianych przypadkach uchwała Rady Miejskiej w sprawie wyrażenia zgody na zawarcie kolejnych umów z dotychczasowym najemcą i dzierżawcą była wymagana, gdyż obowiązująca w kontrolowanej jednostce uchwała Rady Nr V/31/07 z 28 marca 2007 r. w sprawie określenia zasad gospodarki nieruchomościami należącymi do zasobu gminy Choroszcz nie reguluje kwestii zawierania takich umów. Zgodnie zaś ze znowelizowaną regulacją ustawy o gospodarce nieruchomościami, sporządzenie i podanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę nie dotyczy jedynie oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy. Natomiast wykaz sporządza się i podaje do publicznej wiadomości także wówczas, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 miesięcy strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość.

         Poza tym, kontrola egzekwowania należności z tytułu najmu i dzierżawy mienia gminy, dokonana na wybranych próbach, wykazała w jednym przypadku uchybienie postanowieniom uchwały Rady Miejskiej z 28 marca 2007 r. w sprawie zasad, sposobu i terminu umarzania należności, do których nie stosuje się przepisów Ordynacji podatkowej oraz udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności. Zgodnie z postanowieniami uchwały, okres spłaty należności w ratach nie może być dłuższy niż 2 lata. W przypadku wskazanym na stronie 39 protokołu kontroli zaległość z tytułu czynszu najmu lokalu mieszkalnego w kwocie 2.710,36 zł została rozłożona dłużnikowi na okres 27 miesięcy.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art.13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Ustalenia dokonane w zakresie obiegu dokumentów wskazują, że do komórki wymiaru podatków i opłat nie dociera większość z dokumentów, o których mowa w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 w sprawie informacji podatkowej  ( Dz. U. Nr 240, poz. 2061 ze zm.). Brak tych dokumentów, powoduje, że służby finansowe organu podatkowego nie mogą podjąć na bieżąco kroków związanych z uzyskaniem materiałów niezbędnych do wymiaru podatków lub wszczęcia postępowania podatkowego w celu zmiany decyzji ustalającej wysokość lub wydania decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego. W konsekwencji organ podatkowy nie ma wiedzy o zmianach mających wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego - str. 56-57 prot. kontroli.

Opisana nieprawidłowość ma wpływ na płynność prac związanych z wymiarem podatków oraz powoduje, iż organ podatkowy nie ma możliwości wykonania czynności sprawdzających zakresie, o którym mowa w art. 272 Ordynacji podatkowej. Między innymi nie ma możliwości zweryfikowania danych zawartych w deklaracjach podatkowych w zakresie ich zgodności z istniejącym stanem faktycznym. Ponadto organ podatkowy nie wypełnia obowiązku wynikającego z art. 281 § 1 wskazanej ustawy tj. nie prowadzi kontroli podatkowych, których celem jest sprawdzenie jak podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów materialnego prawa podatkowego. Ponieważ w ustawodawca nie precyzuje ilości i zakresu w jakim mają być one przeprowadzane, organ podatkowy powinien uregulować to w regulacjach wewnętrznych jednostki –str. 55-56 prot. kontroli.

W efekcie kontroli prawidłowości sporządzania sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za rok 2007 stwierdzono, że:

- błędnie wykazano skutki obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych i podatku od nieruchomości. Powodem tego stanu rzeczy było nie uwzględnienie w obliczeniach danych wynikających z deklaracji podatników korzystających ze zwolnienia z podatku od nieruchomości, wynikającego z uchwały Rady Miasta oraz danych wynikających z deklaracji podatkowych dotyczących lat poprzednich.. Wysokość przedmiotowych skutków została zaniżona o kwotę 8787,70 zł,

- zawyżono o 165 zł skutki wynikające z decyzji w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowych w podatku od nieruchomości od osób fizycznych. Z przedstawionej ewidencji podatkowej wynika, że do sprawozdania należało ująć kwoty odroczonych podatków wynikających z decyzji o numerach Fn.II. 31103/2/07, Fn.II. 31103/3/07 na kwotę 680 zł –str. 57-58 prot. kontroli.

Kontrola powszechności i prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatków: rolnego, leśnego i od nieruchomości wykazała, że:

- podatnicy wymienieni w zał. nr 10 pod poz. 22, 23, 24, 25 nie prowadzący działalności gospodarczej, w złożonych deklaracjach wykazali do opodatkowania podatkiem od nieruchomości użytki rolne, co stanowi naruszenie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r.w sprawie podatków i opłat lokalnych (Dz. U. z 2006r. Nr 121, poz. 844 ze zm.). Przepis ten wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych lub lasy, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. W wyniku tej nieprawidłowości potencjalne dochody kontrolowanej jednostki z tytułu wskazanej należności zostały zawyżone o kwotę 4949 zł - str. 60 prot. kontroli,

- w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 10 pod poz. 20 stwierdzono rozbieżności pomiędzy pow. gruntów wykazaną w deklaracji (8913 m2), a pow. wynikającą z ewidencji gruntów i budynków (4112960 m2). Z przedstawionej w trakcie kontroli ewidencji podatkowej nie było możliwe ustalenie pow. gruntów, które są w posiadaniu innych podmiotów, powodujące przeniesienie obowiązku podatkowego (art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych), powierzchni gruntów korzystających z wyłączenia z opodatkowania lub zwolnienia na mocy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych lub odpowiedniej uchwały Rady Miasta Choroszczy. Ponadto stwierdzono również, że za lokale mieszkalne nie stanowiące odrębnych nieruchomości, będące własnością podatnika podatek opłacają ich najemcy. Sytuacja ta narusza z kolei normy zawarte w treści art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych – str. 61 prot. kontroli,

- w przypadku podmiotów wymienionych w zał. nr 12 pod poz. 11 i 12 stwierdzono, że nie złożyli oni deklaracji na podatek leśny. W przypadku pierwszego z podmiotów ustalono, że według ewidencji geodezyjnej posiada on 7 ha gruntów leśnych. Natomiast w przypadku drugiego stwierdzono, że jest on w posiadaniu 4,43 ha gruntów leśnych będących własnością Skarbu Państwa. W związku z powyższym, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 30 października 2002r. o podatku leśnym (Dz. U z 2002 Nr 200, poz. 1682 ze zm.) jest on podatnikiem podatku leśnego,

- w przypadku podatników wymienionych w zał. nr 11 pod poz. 1, w zał. nr 12 pod poz. 1 i 7 oraz w zał. 13 pod poz. 32, 59, 113, 62 stwierdzono rozbieżności pomiędzy powierzchnią gruntów wynikającą z ewidencji gruntów i budynków, a powierzchnią wynikającą z deklaracji podatkowych oraz dokumentów dotyczących oddania w dzierżawę części posiadanych gruntów. Z ewidencji podatkowej nie wynika, aby organ podatkowy podejmował czynności w celu wyjaśnia różnic. Wskazuje to na naruszenie art. 272 Op, który zobowiązuje organ podatkowy do ustalenia stanu faktycznego zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. – str. 63, 64, 65, 66 i 67 prot. kontroli. Ponadto w przypadku podatników wymienionych w zał. nr 13 pod poz. 35, 44, 45, 62 stwierdzono, że organ podatkowy dokonał wymiaru podatku niezgodnie z danymi wynikającymi z informacji podatkowych. Z dokumentacji podatkowej nie wynika, aby organ podatkowy weryfikował informacje podatkowe pod względem zgodności ich ze stanem faktycznym, co pozwoliłoby na prawidłowy wymiar podatku  – str. 66 i 67 prot. kontroli.

Badanie powszechności, prawidłowości i kompletności działań egzekucyjnych wykazało, że organ podatkowy nie wystawiał upomnień w przypadku podatników, których nie zapłacone w terminie zobowiązanie podatkowe było niższe niż 8 złotych. Z wyjaśnień złożonych w trakcie kontroli wynika, że działania takie były podyktowane względami ekonomicznymi. Ponieważ kontrolowana jednostka w przepisach wewnętrznych nie doprecyzowała zasad prowadzenia czynności egzekucyjnych należy stwierdzić, że stan taki narusza § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Przepis ten stanowi, że jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel, z zastrzeżeniem ust. 2, wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Mając na uwadze, że materialne prawo podatkowe dotyczące podatków rolnego, leśnego, od nieruchomości oraz od środków transportowych określa terminy płatności rat podatków, za niedotrzymanie terminu płatności należy rozumieć także niezapłacenie w terminie poszczególnych rat. Ponadto przepisy dotyczące egzekucji nie regulują kwestii pułapu zaległości do którego nie mają one zastosowania. Ustalenia kontroli wskazują również, że prowadzona ewidencja upomnień nie odzwierciedla stanu faktycznego ponieważ zawiera upomnienia, które nie zostały podpisane i wysłane do dłużników. Treść § 4 ust. 2 rozporządzenia wskazuje, że w ewidencji powinny być ujęte jedynie upomnienia, które organ podatkowy wystawił. Za upomnienia wystawione należałoby rozumieć upomnienia podpisane. Przepis ten stanowi również, że upomnienie oznacza się kolejnym numerem z ewidencji. A zatem do ewidencji powinny być wpisane upomnienia jedynie przeznaczone do wysłania – str. 68 prot. kontroli.

Ustalono, że przed wydaniem decyzji zmieniających wysokość zobowiązania podatkowego lub ustalających wysokość zobowiązania podatkowego organ podatkowy nie wydawał postanowień o wszczęciu postępowania podatkowego oraz nie prowadził postępowania podatkowego, co narusza przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej – str. 66 i 71 prot. kontroli. Ponadto w przypadku decyzji na podstawie, których udzielano zwolnienia wynikającego z art. 12 ust. 1  pkt  4 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym (Dz. U z 2006r. Nr 136, poz. 969 ze zm.) organ podatkowy prowadził postępowanie blisko cztery miesiące, co narusza z kolei postanowienia art. 139 § 1 Op. Przepis ten stanowi bowiem, iż załatwienie sprawy wymagającej postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie dłużej niż w ciągu miesiąca, a w przypadku spraw szczególnie skomplikowanych – nie później niż w ciągu 2 m-cy od wszczęcia postępowania, chyba że przepisy ustawy stanowią inaczej. Z przedstawionej dokumentacji wynika również, że organ podatkowy nie zawiadomił podatnika o braku możliwości załatwienia sprawy w ustawowym terminie, do czego zobowiązuje treść art. 140 § 1 Op. – str. 70 prot. kontroli.

Kontroli poddano również prawidłowość stosowania ulg w zapłacie podatku, wynikających z art. 67a Op. Analizując formalnoprawną poprawność wydawanych w tym zakresie decyzji stwierdzono, że uzasadnienie prawne nie zawiera wyjaśnienia podstawy prawnej, co powoduje, że naruszony został art. 210 § 4 Op. Ponadto nie pozwala to na stwierdzenie czy podatnicy spełniają przesłanki zawarte w podstawie prawnej, od których spełnienia uzależniona jest możliwość zastosowania ulgi przez organ podatkowy. Z przedstawionej dokumentacji wynika, że w większości przypadków podatnicy wskazywali jako podstawę swej prośby trudną sytuację materialną. Analizując poszczególne sprawy stwierdzono, że w większości z nich brakuje dokumentów, które potwierdzałyby argumentację podatników np. brakuje dokumentów dotyczących wydatków ponoszonych przez stronę i pogarszających jej obecny status materialny. W związku z powyższym należy stwierdzić, że postępowanie podatkowe prowadzono z naruszeniem zasad wynikających z Działu IV Op. W szczególności dotyczy to przepisów Rozdziału 11 Op dotyczącego dowodów zbieranych w toku postępowania – str. 73-75 prot. kontroli.

W trakcie kontroli stwierdzono, że w roku 2007 organ podatkowy wystawił 3 tytuły wykonawcze, które dotyczyły zobowiązań z lat 1998 - 2001. Mając na uwadze fakt, iż służby organu podatkowego nie potrafiły udokumentować wcześniejszych działań egzekucyjnych oraz treść art. 70 § 1 Op, zgodnie z którym zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania, w stosunku do tych należności nie było możliwe wszczynanie czynności egzekucyjnych – str. 69 prot. kontroli.

Podczas kontroli prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem od posiadania psów, stwierdzono, że organ podatkowy wadliwie oceniając moment wygaśnięcia obowiązku podatkowego, w dwóch przypadkach wskazanych w opisie na stronie 71 protokołu kontroli, nie wyegzekwował należnego podatku.

Zakresem kontroli objęto także zagadnienia powszechności i prawidłowości osiągania dochodów z tytułu podatku od środków transportowych. Dokonane ustalenia wskazują, że podstawową przyczyną nieprawidłowości w tym zakresie było nieprowadzenie przez służby finansowe organu podatkowego czynności sprawdzających w zakresie wskazywanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Świadczy o tym brak reakcji na:

- przypadki nieskładania deklaracji podatkowych lub nieobjęcia deklaracją wszystkich przedmiotów opodatkowania – opis na str. 76-77 prot. kontroli. Także posiadana przez kontrolowaną jednostkę ewidencja nie pozwala na ustalenie ilości pojazdów podlegających opodatkowaniu będących w posiadaniu poszczególnych podmiotów zobowiązanych do ich samoopodatkowania,

- przypadki rozbieżności między danymi z deklaracji podatkowych a danymi wynikającymi z wydruków przesyłanych przez Starostwo Powiatowe w Białymstoku, w zakresie DMC pojazdów lub zespołu pojazdów, będącej podstawą opodatkowania podatkiem od środków transportowych – opis na str. 78-80 prot. kontroli,

- przypadki zaniżania podstaw opodatkowania ( w jednym z kontrolowanych przypadków podatnik zaniżył wartość DMC pojazdu o 4,5 tony co spowodowało zaniżenie podatku o 470 zł) – opis na str. 77 prot. kontroli,

- przypadki składania deklaracji korygujących bez pisemnego wyjaśnienia przyczyn ich złożenia, naruszenie tym samym wymogu wynikającego z treści  art. 81 § 2 Op. – opis na str. 77 prot. kontroli.

Analiza prawidłowości poboru odsetek za zwłokę przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności pozwala stwierdzić, że w kontrolowanym okresie organ podatkowy naliczał odsetki zaokrąglając je do pełnych dziesiątek groszy, czym naruszał wskazania art. 63 § 1 Op. Zgodnie z jego treścią odsetki powinny być zaokrąglane do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 gr należało pominąć, a końcówki wynoszące 50 gr i więcej zaokrąglić w górę do pełnych złotych.

Kontrola wykazała również, że przepisy wewnętrzne regulujące sprawy związane z ewidencją podatków i opłat lokalnych nie zostały dostosowane do treści przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006r. w sprawie zasady rachunkowości oraz planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Stwierdzono m.in. zapis, z którego wynika, że konta podatników stanowią analitykę do konta 221. Tymczasem zgodnie z § 11 ust. 3 ww. rozporządzenia konta służące do rozrachunków z poszczególnymi podatnikami są kontami szczegółowymi do ewidencji analitycznej, którą należy prowadzić z podziałem według rodzajów podatków. W trakcie kontroli Ponadto ustalono, że zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką są nadal ewidencjonowane na koncie 221 i prowadzonych do tego konta kontach szczegółowych. Obowiązujące przepisy wewnętrzne nie regulują zasad ewidencjonowania należności tego rodzaju, natomiast zgodnie z § 18 przywołanego rozporządzenia należności zabezpieczone hipoteką należy wyksięgować z konta 221 - należności budżetowe na konto 226 - długoterminowe należności budżetowe.

Mając na uwadze opis zawarty w protokole kontroli na str. 81 i 82 należy stwierdzić, że w przypadku podatników wymienionych w zał. nr 18 pod poz. 10, w zał. nr 11 pod poz. 8 i 7 salda końcowe na kontach podatkowych jest nieprawidłowe. Przyczyną takiego stanu rzeczy było:

- niestosowanie przepisów art. 55 § 2 Op, który wskazuje na sposób postępowania w przypadku gdy dokonana wpłata nie pokrywa w całości należności głównej i odsetek,

- dokonywanie przypisu w wysokości niezgodnej z deklaracją podatkową,

- nieprzestrzeganie art. 62 Op, zgodnie z którym jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania z różnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet podatku, począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności, chyba że podatnik wskaże, na poczet którego zobowiązania dokonuje wpłaty.

W wyniku kontroli wydatków na wynagrodzenia ustalono, iż pracownikom Urzędu Miejskiego był przyznawany dodatek specjalny na podstawie § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.). Na podstawie pism przyznających dodatki specjalne stwierdzono, że w jednym przypadku wskazano uzasadnienie przyznania dodatku, w dwóch zaś brak było takiego uzasadnienia. Jak stanowi przepis § 8 rozporządzenia (w brzmieniu obowiązującym od 1 maja 2008 r.), z tytułu okresowego zwiększenia zakresu obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań albo ze względu na charakter pracy lub warunki wykonywania pracy pracownikowi może być przyznany dodatek specjalny. W związku z ustanowionym w tym przepisie charakterem dodatku właściwe jest dokumentowanie przesłanek, na podstawie których zostaje on pracownikowi przyznany – str. 86 protokołu kontroli.

W wyniku badania wydatków z tytułu podróży służbowych ustalono, że w 2007 roku z 8 pracownikami Urzędu były zwarte umowy cywilnoprawne na używanie prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych poza granice administracyjne gminy. Jako podstawę prawną umów wskazano rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Należy wskazać, że zgodnie z postanowieniami § 1 tego rozporządzenia, na podstawie umowy cywilnoprawnej następuje zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu w celach służbowych do jazd lokalnych (ust. 1), natomiast zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (ust. 2). Przepisy te zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Zgodnie z § 5 ust. 1 tego rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca, zaś ust. 3 w § 5 stanowi, że, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (obecnie przywołanego rozporządzenia Ministra Infrastruktury). W świetle tego przepisu każdorazowa podróż przy użyciu prywatnego środka transportu winna odbywać się na podstawie wniosku pracownika – str. 91-92 protokołu kontroli.

W wyniku analizy wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych ustalono, że ze środków przeznaczonych na realizację programu opłacono materiały na remont pomieszczenia w lokalu użytkowanym przez Stowarzyszenie Honorowych Dawców Krwi. Jak wynika z opisu na fakturze VAT nr 206/2007 z 30.05.2007 r. dotyczącej zakupu materiałów remontowych na łączną kwotę 1.720,36 zł, materiały o wartości 121,21 zł przeznaczono na remont pomieszczenia Klubu Abstynentów, a materiały na kwotę 1.599,15 zł przeznaczono na wykonanie sufitu z płyty kartonowo – gipsowej w lokalu użytkowanym przez Stowarzyszenie. Wskazany wydatek nie mieścił się w katalogu zadań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych wymienionych w programie i art. 4¹ ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.). Jak wyjaśniła Skarbnik Gminy niewłaściwa dekretacja związana z wydatkowaniem wskazanej kwoty nastąpiła przez przeoczenie – str. 98 protokołu kontroli.

Podczas kontroli analizie poddano także prawidłowość udzielania zamówień publicznych w świetle ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655).

Ustalono, iż zgodnie z zapisami regulaminu organizacyjnego Urzędu zagadnieniami dotyczącymi zamówień publicznych zajmuje się referat gospodarki przestrzennej i budownictwa. Wśród zadań referatu wskazano m.in. publikowanie ogłoszeń wymaganych ustawą i wskazano progi kwotowe, od których uzależnione są obowiązki w zakresie publikacji określonego rodzaju ogłoszeń. Jak stwierdzono, progi wyspecyfikowane w regulaminie organizacyjnym nie odpowiadają obecnie obowiązującym regulacjom Prawa zamówień publicznych oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (Dz. U. Nr 241, poz. 1762) – str. 102-103 protokołu kontroli.

Badając postępowanie prowadzone w grudniu 2006 r. w trybie zapytanie o cenę na zakup lekkiego oleju opałowego do celów grzewczych stwierdzono, że w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie wskazano kodu ze Wspólnego Słownika Zamówień, a także terminu związania ofertą, co uchybiało postanowieniom art. 36 ust.1 pkt 3 (w zw. z art. 30 ust. 7) i art. 31 ust. 1 pkt 9 ustawy. Stwierdzono również, że w tym postępowaniu oferty złożyło 5 wykonawców, z których dwie zostały przez zamawiającego odrzucone na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy, jako niezgodne z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Niezgodność polegała na niezłożeniu przez jednego z wykonawców świadectwa autoryzacji, zaś przez drugiego świadectwa autoryzacji oraz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Należy wskazać, że stosownie do postanowienia art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, w brzmieniu obowiązującym w dacie postępowania, zamawiający był obowiązany do wezwania wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Procedura ta nie została przez zamawiającego dopełniona. Należy też dodać, że jak stanowi art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy, z postępowanie o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawców, którzy nie złożyli oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków lub złożone dokumenty zawierają błędy, z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3. Jak zaś stanowi przepis art. 24 ust. 4 ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą – str. 104 protokołu kontroli.

         Badając kwestię gospodarowania mieniem dokonano m.in. sprawdzenia prawidłowości inwentaryzacji składników majątkowych.

W wyniku kontroli arkuszy spisowych z przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych ustalono, że brak jest w nich numerów inwentarzowych, numerów fabrycznych lub innych cech identyfikujących spisywane obiekty, co uchybiało przepisom zawartym w § 8 pkt 20 zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem Burmistrza z dnia 15 października 1996 r. Poza tym stwierdzono, że na arkuszach spisu z natury (z adnotacją w pozycji „Sposób przeprowadzenia” – „spis z natury”) ujęto środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, tj. kanalizację sanitarną i wodociągową. Inwentaryzację tego rodzaju składników majątkowych, zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej (§ 9 pkt 6-10), dokonuje się w drodze weryfikacji, tj. porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych i odpowiednich dokumentów na ostatni dzień każdego roku obrachunkowego – str. 115 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz podatków i opłat lokalnych.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu zgodnie z art. 44 i art. 50 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają obecnie przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Pisemne przydzielenie pracownikom obowiązków w zakresie merytorycznej i formalno-rachunkowej kontroli dowodów.

2. W zakresie regulacji wewnętrznych dotyczących zasad prowadzenia rachunkowości:

a) ujęcie w wykazie kont syntetycznych, dla ewidencji operacji Urzędu jako jednostki budżetowej, konta 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych” oraz prowadzenie na nim ewidencji przekazanych dotacji ze szczegółowością według jednostek oraz przeznaczenia dotacji,

b) określenie w przepisach wewnętrznych sposobu prowadzenia ewidencji księgowej materiałów, mając na uwadze art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

3. Objęcie kontrolą sprawozdań Rb-30 przedkładanych przez Przedszkole Samorządowe oraz zapewnienie właściwego prezentowania danych w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu.

4. Spowodowanie prawidłowego sporządzania księgowego dowodu zbiorczego wpłat gotówkowych pobranych przez kasjera.

5. Terminowe przekazywanie projektu uchwały budżetowej Radzie Miejskiej i Regionalnej Izbie Obrachunkowej.

6. Przekazywanie wszystkim jednostkom organizacyjnym gminy informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych, wynikających z projektu budżetu oraz informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu, wynikających z uchwały budżetowej.

7. W zakresie dochodów z gospodarowania nieruchomościami:

a) stosowanie prawidłowej klasyfikacji budżetowej dochodów ze sprzedaży nieruchomości,

b) każdorazowe występowanie do Rady Miejskiej, do czasu określenia w tym względzie zasad, o wyrażenie zgody na zawarcie kolejnych umów z dotychczasowymi najemcami i dzierżawcami, dotyczących tych samych nieruchomości i przedłużających okres trwania najmu lub dzierżawy powyżej 3 lat,

c) sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę, jak to wynika z art. 35 ust. 1 i 1a ustawy o gospodarce nieruchomościami,

d) zachowywanie zgodnego z postanowieniem uchwały Rady Miejskiej czasokresu rozkładania na raty spłaty należności.

8. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie przeprowadzania kontroli oraz prowadzenia czynności sprawdzających.

9. Prezentowanie rzetelnych danych w sporządzanych sprawozdaniach budżetowych oraz dokonanie korekty sprawozdań w związku z ustaleniami kontroli.

10. Wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie wymiaru podatków lokalnych, dokonanie weryfikacji danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych pod kątem rzetelności oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń i działań.

11. Przestrzeganie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji w przypadku prowadzenia czynności egzekucyjnych oraz sposobu prowadzenia ewidencji upomnień.

12. Prowadzenie postępowania podatkowego w myśl zasad wynikających z treści przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej.

13. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem od środków transportowych. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych działań.

14. Dostosowanie regulacji wewnętrznych w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat do obowiązujących przepisów.

15. Zweryfikowanie prawidłowości sald oraz zapisów dokonanych na kontach podatkowych.

16. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie sposobu naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach należności podatkowych dokonywanych po terminie płatności.

17. Dokumentowanie przesłanek stanowiących podstawę przyznania pracownikom dodatków specjalnych do wynagrodzenia.

18. Wyrażanie zgody na odbywanie przez pracowników podróży służbowych samochodami prywatnymi na podstawie wniosków, o których mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

19. Zobowiązanie podległych pracowników do wnikliwej kontroli wydatków ponoszonych w ciężar programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, celem zapewnienia zgodności tych wydatków z założeniami programu.

20. W zakresie zamówień publicznych:

a) dostosowanie regulaminu organizacyjnego Urzędu w części dotyczącej zamówień publicznych do aktualnych przepisów,

b) zawieranie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wszystkich elementów wymaganych przepisami Prawa Zamówień Publicznych,

c) dokonywanie oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu z uwzględnieniem postanowień art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych (w obecnym brzmieniu wskazany przepis odnosi się również do określonych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane).

21. W zakresie inwentaryzacji:

a) spowodowanie wypełniania arkuszy spisu z natury w sposób określony przepisami zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej,

b) inwentaryzowanie środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony w drodze weryfikacji, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i zakładową instrukcją inwentaryzacyjną.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku