Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Centrum Edukacji w Supraślu

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 kwietnia 2008 roku (znak: RIO.I.6012 - 8/08), o treści jak niżej:

Pan

Wacław Muszyński

Dyrektor Centrum Edukacji

w Supraślu

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2007 r., przeprowadzonej w Centrum Edukacji w Supraślu na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto ustalenia organizacyjne, księgowość i sprawozdawczość, kontrolę wewnętrzną, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację planu finansowego, w tym wybranych dochodów i wydatków, wyposażenie w majątek, dochody własne jednostki budżetowej i wydatki finansowane z dochodów własnych oraz rozliczenia finansowe jednostki z budżetem powiatu.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim zagadnień związanych z realizacją przez kontrolowaną jednostkę dochodów z tytułu najmu.

Badając realność sald kont rozrachunkowych według stanu na 31 grudnia 2007 r. ustalono, że na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazano należności od KS AZS Podlasie Biała Podlaska w kwocie 2.486,20 zł oraz od Stowarzyszenia Miłośników Estrady Dzieci i Tańca - 3.482,70 zł – str. 10-11 protokołu kontroli. Są one należnościami powstałymi:

- od Stowarzyszenia Miłośników Estrady Dzieci i Tańca na podstawie umowy z 22 czerwca 2004 r. dotyczącej zorganizowania na terenie ZSMR w Supraślu (którego następcą jest badana jednostka) obozu młodzieżowego. Stowarzyszenie uregulowało w 2007 r. (jak ustalono, po wielokrotnych pisemnych i telefonicznych wezwaniach do zapłaty) część należności w kwocie 1.150 zł; pismo w sprawie potwierdzenia salda na 31 grudnia 2007 r. (wraz z odsetkami w kwocie 1.472,51 zł) zostało zwrócone z adnotacją „stowarzyszenie rozwiązane”,

- od KS AZS Podlasie Biała Podlaska w 2000 r. (umowy nie okazano); stwierdzono, że żadna część należności nie została wyegzekwowana; okazano korespondencję w sprawie uregulowania należności, w tym pismo AZS z 2002 roku, wskazujące na uznanie należności. Z protokołu kontroli wynika, że pismo w sprawie potwierdzenia stanu należności na 31 grudnia 2007 r. (wraz z odsetkami w kwocie 3.252,95 zł) nie doczekało się odpowiedzi do czasu zakończenia czynności kontrolnych.

Podejmowane czynności zmierzające do wyegzekwowania należności ograniczały się, według złożonego przez Pana wyjaśnienia i okazanej dokumentacji, jedynie do przesyłania wezwań do zapłaty i kontaktu telefonicznego. Fakt nieuregulowania do czasu kontroli tych należności nakazuje ocenić przyjętą metodę jako nieskuteczną. Należy zwrócić uwagę, że stosownie do art. 118 k.c. termin przedawnienia wynosi lat dziesięć, za wyjątkiem roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, w stosunku do których wynosi trzy lata. Natomiast przepisy art. 123 § 1 pkt 1 i 2 k.c. stanowią, że bieg przedawnienia przerywa się przez każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia, a także przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje.

Kontrolowana jednostka naliczała odsetki od wskazanych wyżej należności, lecz nie ewidencjonowała ich w księgach rachunkowych. Naruszono tym samym przepis § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), w myśl którego odsetki od należności nieuregulowanych ujmuje się w księgach rachunkowych pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Podobnie, nie ujmowano w księgach rachunkowych odsetek od nieterminowych płatności z tytułu wynajmu pomieszczeń przez Wyższą Szkołę Wychowania Fizycznego i Turystyki w Supraślu. Jednostka praktykowała obciążenie najemcy odsetkami raz w roku. Naliczenie odsetek od nieterminowych wpłat za 2007 r. nastąpiło według stanu na dzień 26 lutego 2008 r. w wysokości 2.384,58 zł (w tym odsetki dotyczące opłat za 2007 rok, nie wykazane w księgach 2007 roku wyniosły 2.276,24 zł). Powyższa kwota wpłynęła na rachunek jednostki w dniu 27 lutego 2008 r. Z dokumentacji kontroli wynika, że przesunięcia terminu obciążenia odsetkami Pan Dyrektor dokonał w związku prośbami ze strony najemcy. Odsetki od nieterminowych płatności WSWFiT za 2006 rok zostały wyegzekwowane – str. 3 i 14 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji umów na organizację obozów szkoleniowo-wypoczynkowych w okresie ferii zimowych i letnich w 2007 roku również wykazała brak działań na rzecz wyegzekwowania należnych odsetek od nieterminowych płatności. Ustalono, że należne odsetki na dzień zapłaty należności głównej wyniosłyby 475 zł. Działania na rzecz wyegzekwowania należnych odsetek zostały podjęte w 2008 r. poprzez wysyłanie wezwania do zapłaty - str. 25-27 protokołu. Badanie prawidłowości pobierania dochodów z tytułu umów zawieranych w 2007 roku wykazało także przypadki zaniechania pobierania przedpłat za zorganizowanie obozów, wymaganych postanowieniami zawartych umów.

Badając prawidłowość sporządzenia sprawozdania Rb-N za 2007 r. stwierdzono, że jako należności wymagalne wykazano w nim kwotę 22.244,38 zł. Na kwotę tę złożyły się omawiane wcześniej należności od AZS – 2.486,20 zł, Stowarzyszenia Miłośników Estrady Dzieci i Tańca – 3.482,70 zł oraz należność od WSWFiT w Supraślu z tytułu wynajmu pomieszczeń CE – 16.275,48 zł. Zgodnie z zawartą 1 lipca 2007 r. umową z WSWFiT, należność z tytułu czynszu, za wyspecyfikowane w umowie pomieszczenia, powinna być uregulowana do 10 dnia każdego miesiąca z dołu, a pozostałe opłaty (media) – w ciągu 7 dni od otrzymania faktury. Kwestia terminu opłacania należności za wynajem hali sportowej nie została uregulowana w umowie. Ustalono, że faktura wystawiona 5 grudnia 2007 r. dla WSWFiT w kwocie 16.275,48 zł, dotycząca należności za grudzień 2007 r., jest opatrzona terminem zapłaty innym niż ustalony w umowie (przelewem w ciągu 14 dni), a jej kwota została wykazana w sprawozdawczości w całości jako należność wymagalna. Zgodnie z zapisami umowy należało w sprawozdaniu Rb-N jako należność wymagalną wykazać tylko kwotę 9.363,28 zł, dotyczącą opłat innych niż czynsz za korzystanie z pomieszczeń wyszczególnionych w umowie, tj. mediów – 6.153,28 zł i wynajmu hali sportowej - 3.210 zł, która miała być zapłacona (według danych z faktury) do 19 grudnia 2007 r. Natomiast opłata czynszu za pomieszczenia wykorzystywane na funkcjonowanie WSWFiT w wysokości 6.912,25 zł miała być dokonana w myśl postanowień umowy do 10 stycznia 2008 r. – str. 10-11 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka w drodze przetargu nieograniczonego wybrała wykonawcę remontu pokrycia dachu warsztatu w technologii papy termozgrzewalnej (wartość szacunkowa zamówienia wynosiła 14.559,97 euro). Ustalono, że sporządzona specyfikacja istotnych warunków zamówienia określała elementy wymagane przepisami art. 36 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655), a ponadto przewidywała wniesienie przez wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia wadium (1.000 zł) i zabezpieczenia należytego wykonania umowy (5% wartości robót). W umowie zawartej z wybranym wykonawcą określono m.in., zgodnie z s.i.w.z., wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy w kwocie 3.706,71 zł (5% wynagrodzenia wykonawcy). Ustalono jednakże, że wymagane zabezpieczenie nie zostało wniesione. Na poczet zabezpieczenia zarachowane zostało przez kontrolowaną jednostkę jedynie wpłacone przez wykonawcę robót wadium w wysokości 1.000 zł. Zgodnie z zawartą umową, 70% wartości zabezpieczenia, tj. 2.594,71 zł, miało zostać zwrócone w ciągu 30 dni od dnia wykonania zamówienia. Pozostała część zabezpieczenia, tj. 1.112 zł podlegała zwrotowi w ciągu 15 dni po upływie okresu rękojmi. Zarachowana na poczet zabezpieczenia kwota wadium nie pokrywała wymaganej kwoty zabezpieczenia, a także kwoty, którą zamawiający zatrzymuje jako zabezpieczenie z tytułu rękojmi – str. 20-21 protokołu.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki budżetowej.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należały do głównego księgowego, stosownie do zakresu obowiązków i przepisów art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie przed sądem stosownych czynności zmierzających do wyegzekwowania należności od Stowarzyszenia Miłośników Estrady Dzieci i Tańca oraz KS AZS Podlasie Biała Podlaska.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do ewidencjonowania w księgach rachunkowych odsetek od nieuregulowanych należności jednostki na koniec każdego kwartału.

3. Egzekwowanie od kontrahentów przedpłat przewidzianych zawartą umową.

4. Prawidłowe ustalanie danych o należnościach wymagalnych, stanowiących podstawę sporządzania sprawozdań Rb-N, z uwzględnieniem postanowień umów określających terminy płatności poszczególnych należności.

5. Zapewnienie zgodności terminów płatności zawartych w fakturach obciążających kontrahentów z postanowieniami zawartych umów.

6. Egzekwowanie od wykonawców obowiązku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umów w sprawie zamówienia publicznego, jeżeli obowiązek wniesienia zabezpieczenia został ustalony w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i umowie.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Białostockiego

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku