Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Wysokiem Mazowieckiem

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

 w Białymstoku Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 stycznia 2009 roku (znak: RIO.IV.6011 - 7/08), o treści jak niżej:

Pan

Henryk Wyszyński

Wójt Gminy

Wysokie Mazowieckie

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Wysokie Mazowieckie za 2007 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Wysokie Mazowieckie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne, dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając funkcjonowanie gminnych jednostek organizacyjnych stwierdzono niedostateczne wyodrębnienie w sferze rachunkowości Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Operacje dotyczące gospodarki finansowej Ośrodka ewidencjonowane były w kontrolowanym okresie w ramach ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy, z analitycznym wyodrębnieniem operacji gospodarczych dotyczących tej jednostki – str. 3 i 47 protokołu kontroli. Z uwagi na fakt, iż zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) GOPS, jako jednostka budżetowa, jest objęty jej podmiotowym zakresem, winien prowadzić księgi rachunkowe obejmujące elementy, o których mowa w art. 13 tej ustawy.

W zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, w świetle ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), stwierdzono nieprawidłowe księgowanie w ewidencji Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej poprzez ujęcie na koncie 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych” kwoty 75.822 zł dotyczącej środków należnych gminie z tytułu udziału w podatku dochodowym od osób fizycznych, która została również ujęta w ewidencji budżetu na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”, w wyniku czego saldo należności zostało zdublowane w obu ewidencjach. Należność gminy z tytułu nieprzekazanych udziałów w podatkach dochodowych winna być ujęta wyłącznie w ewidencji budżetu – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola ewidencji analitycznej środków trwałych wykazała braki w zakresie określenia cech identyfikujących poszczególne obiekty inwentarzowe. Opisanie środków trwałych w ewidencji pomocniczej za pomocą dostatecznie dokładnych danych, pozwalających na ich identyfikację, ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych składników majątkowych, w tym daje możliwość należytego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o rachunkowości. Zaznaczenia wymaga, że cechy identyfikujące środki trwałe nie były także wpisywane do arkuszy spisowych, mimo obowiązku ustalonego w instrukcji inwentaryzacyjnej. Ponadto stwierdzono, że ewidencja nie zawiera danych dotyczących daty przyjęcia do użytkowania samochodów strażackich, która to informacja jest niezbędnym warunkiem prawidłowego naliczenia umorzenia – str. 46 protokołu kontroli.

Stwierdzono brak należytych mechanizmów wewnętrznej kontroli finansowej w zakresie zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków budżetowych. Wniosek taki jest pochodną szeregu ustaleń związanych z procesem rozdysponowania środków publicznych, zawartych na str. 6, 38-40 i 45 protokołu kontroli, dotyczących:

a) braku kontrasygnaty Skarbnika na niektórych umowach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, stanowiącej warunek ich skuteczności stosownie do postanowień art. 46 ust. 3 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Złożenie kontrasygnaty należy również uznać za element kontroli wstępnej, o której mowa w treści art. 45 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.),

b) braku udokumentowania działań w kierunku stosowania zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów przy wyborze wykonawców dostaw, robót i usług, do których nie miały zastosowania przepisy ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Przykładem jest zlecanie w latach 2006-2007 usług projektowych i nadzoru, dotyczących inwestycji drogowych, jednej firmie. W badanej jednostce nie zostały ustalone pisemne procedury dotyczące wyboru wykonawców i zaciągania zobowiązań o wartości poniżej 14.000 euro. Ustawa o finansach publicznych w art. 35 ust. 4 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Natomiast stosownie do postanowień art. 47 ust.1 i 2 tejże ustawy kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury dotyczące prowadzenia gospodarki finansowej w odniesieniu m.in. do zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych.

Kontroli poddano prawidłowość pozyskiwania niepodatkowych dochodów budżetowych, stwierdzając, że w okresie objętym kontrolą gmina Wysokie Mazowieckie nie posiadała wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, o którym mowa w art. 21 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.). Obowiązywały jedynie uchwała w sprawie zasad wynajmowania lokali oraz uchwała w sprawie określenia zasad polityki czynszowej (tj. uchwała, która winna stanowić element wieloletniego programu zgodnie z art. 21 ust. 2 pkt 4 przywołanej ustawy). Rada Gminy uchwaliła program w trakcie kontroli – str. 10-11 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości ustalania wysokości czynszu za najem lokali mieszkalnych (w tym lokali znajdujących się w zarządzie szkół) ustalono, że czynsz od części najemców był pobierany w zaniżonej wysokości, zaś od niektórych w kwotach zawyżonych w świetle obowiązujących w okresie objętym kontrolą stawek czynszu ustalonych uchwałą Zarządu Gminy z 30 sierpnia 2001 r. Dodatkowo przy naliczaniu czynszu nie uwzględniono zmian wskaźnika inflacji. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że za okres 2007 roku zaniżono wpływy o kwotę 540,95 zł, zaś od części najemców zawyżono pobrany w tym okresie czynsz o łączną kwotę 72,60 zł. Ponadto od najemców w niewłaściwej wysokości (biorąc pod uwagę kalkulację kosztów) pobierano opłaty za dostawę energii cieplnej, skutkiem czego pobrano w 2007 r. kwotę wyższą od należnej o 1.431,12 zł – str. 11 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości dokumentacji przetargów na zbycie nieruchomości stwierdzono, że w protokołach przetargów nie są wskazywane terminy ich przeprowadzenia. Wymóg podawania tej informacji w protokole wynika z § 10 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 14 września 2004 w sprawie sposobu i trybu przeprowadzenia przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108) – str. 10 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że nie są przez Pana Wójta składane Radzie Gminy roczne sprawozdania z wykonania uchwały Rady Gminy w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych stanowiących własność Gminy – str. 45 protokołu kontroli.

Badanie wydatkowania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazało nieprawidłowość w zakresie przestrzegania przepisów art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 355 ze zm.) oraz regulaminu ZFŚS, określających, że wysokość przyznawanych świadczeń uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Stwierdzono, że przyznawane świadczenia rzeczowe ustalano w równej wysokości dla wszystkich uprawnionych – str. 35 protokołu kontroli.

           W przedmiocie wydatków dotyczących kosztów podróży służbowych stwierdzono, że na 21 poleceniach wyjazdu służbowego dokumentujących podróże służbowe Pana Wójta brak było podpisu Przewodniczącego Rady, pełniącego w okresie objętym kontrolą funkcję pracodawcy na mocy uchwały Nr 86/XIX/04 Rady Gminy z 29 grudnia 2004 r., którą został upoważniony do dokonywania wobec Wójta czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, a w tym do „delegowania w podróże służbowe” – str. 36 protokołu kontroli. Stosownie do § 2 i § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) pracodawca określa miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz środek transportu właściwy do jej odbycia – str. 36 protokołu kontroli.

           Wskazania wymaga, że od 1 stycznia 2009 r. obowiązują przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458), zmieniające w sposób istotny zasady wykonywanie czynności przynależnych pracodawcy wobec wójta gminy. Stosownie do art. 8 ust. 2 ustawy, wszelkie czynności z zakresu prawa pracy (za wyjątkiem nawiązania i rozwiązania stosunku pracy oraz ustalenia wynagrodzenia), w tym wystawienie polecenia wyjazdu służbowego Pana Wójta, winna wykonywać wyznaczona przez Pana osoba, którą może być zastępca Wójta lub Sekretarz Gminy.

           Stwierdzono, że z budżetu gminy w 2007 r. przekazano dotację dla powiatu wysokomazowieckiego na dofinansowanie budowy drogi powiatowej (346.929,91 zł) i zakup sprzętu dla KSP (3.500 zł) oraz dotację dla gminy miejskiej Wysokie Mazowieckie na dofinansowanie przebudowy drogi miejskiej łączącej miejscowość Zawrocie położoną w gminie Wysokie Mazowieckie z miastem Wysokie Mazowieckie (478.734,97 zł). W zakresie procedury dotyczącej wymienionych dotacji stwierdzono, że nie zostały podjęte odrębne uchwały organu stanowiącego w sprawie udzielenia pomocy finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego. Odrębna uchwała jako podstawa udzielenia pomocy finansowej wymagana jest przepisem art. 167 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych – str. 37 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących mienia komunalnego wykazała, że informacja o stanie mienia komunalnego, stanowiąca załącznik do projektu uchwały budżetowej na 2008 rok nie zawierała wszystkich informacji, podlegających prezentacji w tym dokumencie zgodnie z art. 180 ustawy o finansach publicznych, tj. informacji o posiadanych udziałach w Banku Spółdzielczym w Wysokiem Mazowieckiem (art. 180 pkt 2 lit a) ustawy) – str. 7 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

W wyniku kontroli dokumentacji podatników podatku rolnego, opłacanego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, stwierdzono uchybienia polegające na nie wyegzekwowaniu informacji podatkowych od 141 podatników, co uniemożliwiło sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych. Informacja złożona przez podatnika jest bowiem podstawowym źródłem wiedzy na temat powierzchni budynków, a także sposobu ich wykorzystania – str. 16 protokołu kontroli.

           Kontrola prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowała również zagadnienia dotyczące stosowania ulg i zwolnień ustawowych. Stwierdzone w tym obszarze nieprawidłowości dotyczyły udzielania ulg inwestycyjnych i polegały na braku protokołów z kontroli, które powinny być przeprowadzone, przez komisję powołaną przez organ podatkowy, w siedzibie podatnika, stosownie do art. 122 Ordynacji podatkowej. W skład komisji winna wchodzić osoba mająca wiedzę w dziedzinie prawa budowlanego, która ustala, czy istotnie doszło do modernizacji budynku oraz, czy wszystkie wykazane materiały wykorzystane zostały przy realizacji inwestycji. Ponadto w jednej ze zbadanych decyzji nie zawarto pouczenia o trybie odwoławczym, naruszając art. 210 Ordynacji podatkowej – str. 18 protokołu kontroli.

Ustalono, że nie była prowadzona komputerowa ewidencja osób prawnych zobowiązanych do opłacania podatku rolnego. Do prowadzenia takiej ewidencji jednostka jest zobowiązana na mocy przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138) – str. 19 protokołu kontroli.

Badaniem objęto także zagadnienia powszechności i prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości. Badanie zagadnień z zakresu prawidłowości opłacania podatku od nieruchomości przez osoby prawne wykazało, że organ podatkowy nie podejmował jakichkolwiek działań w celu wyjaśnienia zmniejszenia wartości budowli przez dwóch podatników o łączną kwotę 485.293 zł w stosunku do roku 2006. Stan ten świadczy o zaniechaniu prowadzenia czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 23 protokołu kontroli.

W zakresie składania deklaracji podatkowych stwierdzono nieprawidłowości polegające na nieterminowym złożeniu deklaracji na podatek od nieruchomości przez 12 podatników będących osobami prawnymi lub jednostkami nieposiadającymi osobowości prawnej (60% wszystkich deklaracji) oraz podatników zobowiązanych do złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych. Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia terminów do złożenia deklaracji – str. 24-25 protokołu kontroli. Dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji skutkowało również nieterminową wpłatą podatków.

Kontrola w zakresie terminowości doręczania nakazów płatniczych wykazała, iż 28 podatnikom z 4 miejscowości doręczono nakazy (na łączną kwotę 6.217 zł) po terminie płatności podatku, wynikającym z art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 ze zm.), art. 6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm.) oraz art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.). W tego typu przypadkach, zgodnie z art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej, termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia, co winno być wskazane w treści decyzji – str. 26 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała także nieprawidłowości polegające na braku postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (w badanym okresie nie doręczono 9 nakazów płatniczych na kwotę 154 zł). Z ustaleń dokonanych w trakcie kontroli wynika, że podatnicy zmienili miejsce stałego zamieszkania. Jak wskazano na str. 26 protokołu kontroli, służby organu podatkowego nie czyniły starań mających na celu doręczenie decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego. Brak możliwości skutecznego ustalenia miejsca zamieszkania podatnika winien być podstawą do podjęcia działań, o których mowa w art. 154 § 2 w zw. z art. 138 § 2 Ordynacji podatkowej. W przypadku, gdy podatnicy nie żyją, organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w zw. z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy.

Stwierdzono także brak terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczący o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Postępowaniem egzekucyjnym nie objęto kwoty 26.819,10 zł – str. 30 protokołu kontroli.

           Sprawdzono prawidłowość sporządzenia sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od początku roku do 31 grudnia 2007 roku. Stwierdzono, że nieprawidłowo wykazano kwoty w kolumnie „Skutki obniżenia stawek podatków obliczonych za okres sprawozdawczy”, rubryce „podatek od nieruchomości”. Nie uwzględniono w całości kwot skutków obniżenia górnych stawek podatków, wykazując kwotę 133.711 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 504.328 zł. Zaniżono zatem kwotę skutków o 370.617 zł. Ponadto w kolumnie „skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych)” w rubryce „podatek od nieruchomości” wykazano nieprawidłowo kwotę 171.102 zł; prawidłowo należało wykazać 541.719 zł, w wyniku czego zaniżono kwotę skutków o 370.617 zł. Nieprawidłowe dane wykazano również w rocznym sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2007 r., czym naruszono przepisy § 3 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). Podczas przeprowadzania czynności kontrolnych dokonano korekty wymienionych sprawozdań i przesłano je do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku – str. 32 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprzestrzegania lub braku wewnętrznych procedur kontroli.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie jako kierowniku jednostki zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywają, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Spowodowanie wyodrębnienia ksiąg rachunkowych dla Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania wskazanych błędów w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) zaniechanie dublowania w ewidencji budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej należności z tytułu udziału gminy we wpływach z tytułu podatku dochodowego,

b) ujmowanie w ewidencji analitycznej środków trwałych danych niezbędnych dla należytej identyfikacji posiadanych składników majątkowych oraz dla właściwego naliczania umorzenia.

3. Opracowanie pisemnych procedur kontroli dotyczących zaciągania zobowiązań z tytułu dostaw, robót i usług niewymagających stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, mając na uwadze wskazówki zawarte w części opisowej wystąpienia.

4. Przedkładanie Skarbnikowi celem kontrasygnowania wszystkich dokumentów dotyczących czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych.

5. W zakresie realizacji dochodów z najmu lokali:

a) obciążanie najemców czynszem ustalanym według obowiązujących na terenie gminy stawek,

b) ustalanie odpłatności za dostarczoną energię cieplną w oparciu o rzetelną kalkulację kosztów,

c) rozliczenie z najemcami wskazanych w protokole kontroli różnic wynikających z zastosowania nieprawidłowych stawek czynszu oraz zawyżonej stawki za dostarczaną energię cieplną.

6. Wskazywanie w protokołach przetargów na zbycie nieruchomości daty przeprowadzenia przetargu.

7. Przedstawianie Radzie Gminy rocznych sprawozdania z wykonania uchwały w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych...

8. Gospodarowanie środkami ZFŚS z uwzględnieniem kryteriów zawartych w ustawie i wewnętrznym regulaminie.

9. Odbywanie przez Pana Wójta podróży służbowych na podstawie poleceń wyjazdu służbowego podpisanych przez osobę wyznaczoną w trybie art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych.

10. Udzielanie pomocy finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego w oparciu o odrębną uchwałę organu stanowiącego w tej sprawie.

11. Zamieszczanie w informacji o stanie mienia komunalnego wszystkich danych wymaganych przepisami.

12. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego.

13. Podejmowanie prawem przepisanych działań w celu weryfikacji prawidłowości udzielanych ulg inwestycyjnych w podatku rolnym oraz uwzględnianie w decyzjach przyznających ulgi wszystkich obowiązkowych elementów.

14. Prowadzenie elektronicznej ewidencji podatników podatku rolnego będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej.

15. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 Ordynacji podatkowej, w odniesieniu do powszechności i terminowości składania deklaracji podatkowych, a także mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

16. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

17. Terminowe doręczanie decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego, zaś w przypadku doręczenia po terminie wskazywanie w nakazie terminu płatności stosownie do art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej.

18. Realizowanie zasady powszechności opodatkowania poprzez prowadzenie wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego działań zmierzających do wydania decyzji o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy oraz doręczenia decyzji podatnikom o nieustalonym miejscu zamieszkania.

19. Prawidłowe sporządzanie sprawozdań Rb-PDP i Rb-27S w zakresie danych dotyczących skutków obniżenia górnych stawek podatkowych oraz udzielonych ulg i zwolnień.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży

  Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku