Kontrola sprawdzająca wykonanie wniosków pokontrolnych

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Juchnowcu Kościelnym

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 stycznia 2009 roku (znak: RIO.I.6010-2/08), o treści jak niżej:

                                                                           Pan

Czesław Jakubowicz

                                                                                              Wójt Gminy

Juchnowiec Kościelny

W wyniku kontroli sprawdzającej wykonanie wniosków pokontrolnych, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Juchnowcu Kościelnym na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontrolą objęto sprawdzenie wykonania wniosków pokontrolnych wydanych pismem z dnia 26 maja 2008 r. (RIO.I.6011-1/08), na podstawie kontroli kompleksowej przeprowadzonej w dniach od 14 stycznia do 27 marca 2008 r., w odniesieniu do odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków skierowanej do RIO w Białymstoku pismem Pana Wójta z dnia 23 czerwca 2008 r. (Fn.0911 – 2/08).

         Z ustaleń kontroli wynika, że w większości przypadków wnioski skierowane do badanej jednostki znalazły należyte odzwierciedlenie w toku prowadzenia gospodarki finansowej, jednakże stwierdzono również uchybienia w ich realizacji, do których należy w szczególności zaliczyć następujące okoliczności:

W wystąpieniu pokontrolnym zwrócono się o wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości poprzez m.in. ujmowanie w kolumnie „Zobowiązania według stanu na koniec okresu sprawozdawczego – ogółem” sprawozdania Rb-28S wszystkich bezspornych zobowiązań z tytułu wydatków niespłaconych do końca okresu sprawozdawczego, zgodnie z danymi ewidencji księgowej.

W trakcie kontroli sprawdzającej ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 30 września 2008 r. nie zostały wykazane zobowiązania z tytułu opłat za wyłączenie gruntów z produkcji rolnej. Według ewidencji księgowej zobowiązania z tego tytułu stanowiły kwotę 45.684,80 zł. W dniu 11 grudnia 2008 r. (w trakcie kontroli) została sporządzona korekta sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 30 września 2008 r. Po korekcie zobowiązania te zostały wykazane w rozdz. 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”, par. 4430 „Różne opłaty i składki”. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że powodem niewykazania tych zobowiązań była pomyłka, ponieważ w sprawozdaniach Rb-28S według stanu na koniec marca i czerwca były one uwzględnione – str. 17-19 protokołu kontroli.

Zalecono wystąpienie do Rady Gminy z projektem uchwały w określającej sposób organizacji wspólnej obsługi administracyjnej i ekonomicznej jednostek oświatowych, mając na względzie opis zawarty w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym dotyczący kompetencji w zakresie opracowywania planów finansowych poszczególnych szkół oraz sporządzania wymaganych sprawozdań.

W odpowiedzi Pan Wójt poinformował, że „Przystąpiono do prac związanych z opracowaniem projektu uchwały określającej sposób organizacji wspólnej obsługi administracyjnej i ekonomicznej jednostek oświatowych, mając na uwadze również kompetencje kierowników poszczególnych jednostek w zakresie opracowywania planów finansowych oraz sporządzania wymaganych sprawozdań”. W trakcie kontroli sprawdzającej została okazana uchwała Nr XVII/153/04 Rady Gminy Juchnowiec Kościelny z dnia 28 września 2004 r. w sprawie sposobu prowadzenia obsługi administracyjno-finansowej szkół na terenie Gminy Juchnowiec Kościelny przez Zespół Szkół w Juchnowcu Górnym jako szkołę wiodącą. (Ustalenia kontroli kompleksowej w zakresie organizacji wspólnej obsługi poczyniono na podstawie okazanego kontrolującym zarządzenia Wójta Gminy z dnia 30 grudnia 2002 r.). W związku z istnieniem uchwały odstąpiono od opracowania projektu uchwały określającej sposób organizacji wspólnej obsługi administracyjnej i ekonomicznej jednostek oświatowych. Należy jednakże wskazać, że zgodnie z § 3 okazanej uchwały, do podstawowych uprawnień i obowiązków dyrektora Zespołu Szkół prowadzącego obsługę przypisano m.in.:

- opracowywanie projektów planów dochodów i wydatków budżetowych z poszczególnych szkół oraz zbiorczo – w porozumieniu z dyrektorami szkół,

- sporządzanie wymaganych sprawozdań oraz informacji – z poszczególnych szkół oraz zbiorczo – żądanych przez organ prowadzący.

W trakcie kontroli kompleksowej zwrócono natomiast uwagę między innymi na fakt, iż „(...) przyznanie dyrektorowi Zespołu Szkół w Juchnowcu Górnym kompetencji w zakresie opracowywania projektów planów finansowych poszczególnych szkół oraz sporządzania wymaganych sprawozdań poszczególnych szkół oraz zbiorczo, pozostaje w sprzeczności z przepisami ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi (...)”. Przepisy okazanej uchwały są zatem tożsame z zarządzeniem z 30 grudnia 2002 r. i również pozostają w sprzeczności z zakresem podstawowych obowiązków kierowników obsługiwanych jednostek, świadczących o odrębności jednostki budżetowej. Mimo zatem posiadania uchwały w sprawie, którą podnoszono we wniosku pokontrolnym, nie można tej uchwały uznać za należycie regulująca kwestię kompetencji w zakresie opracowywania planów finansowych poszczególnych szkół oraz sporządzania wymaganych sprawozdań.

W trakcie kontroli sprawdzającej ustalono, że Pan Wójt przekazał kierownikom samorządowych jednostek budżetowych informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych, zaś sprawozdania jednostkowe z wykonania planu finansowego sporządzane są przez dyrektorów poszczególnych szkół, co jest zgodne z wnioskiem nr 30 – str. 19-20 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości wystawiania poleceń wyjazdu służbowego zalecono wystawianie poleceń wyjazdu służbowego samochodem prywatnym pracownika przy zachowaniu trybu wskazanego w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. W odpowiedzi Pan Wójt poinformował, że „Pouczono pracowników i przyjęto do stosowania zasady używania samochodów prywatnych do celów służbowych zgodnie z zapisami w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.” W trakcie kontroli sprawdzającej ustalono, że po dacie 26 maja 2008 r. (data wystąpienia pokontrolnego) jedynie Pan Wójt korzystał z samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej. Stwierdzono, że odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym nie było poprzedzone złożeniem wniosku, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Zgodnie z przywołanymi przepisami, pracodawca na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na odbywanie podróży służbowej samochodem służbowym niebędącym własnością pracodawcy. Polecenie wyjazdu służbowego Nr 30/2008 z dnia 16 września 2008 r. zostało podpisane przez Przewodniczącego Rady, zgodnie z ówcześnie obowiązującymi przepisami – str. 21 protokołu kontroli.

Wskazania również wymaga, że, wbrew udzielonej odpowiedzi na wniosek pokontrolny, projekt uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy nie został przedłożony Radzie „na jej najbliższej sesji”. Kontrolującemu okazano projekt uchwały, który jednakże nie został przedstawiony organowi stanowiącemu do czasu kontroli sprawdzającej. Ze złożonego w tej sprawie wyjaśnienia wynika, że zamierzeniem kontrolowanej jednostki jest uchwalenie programu jako jednego z elementów strategii rozwoju gminy w latach 2008-2025 – str. 10 protokołu kontroli.

Odpowiedzialność za stwierdzone uchybienia w zakresie sposobu realizacji wniosków dotyczących sprawozdawczości i odbywania podróży służbowych ponoszą odpowiednio Skarbnik i inspektor ds. kadr odpowiedzialny za wystawianie poleceń wyjazdu służbowego. Przedstawienie Radzie Gminy projektu uchwały określającej prawidłowo sposób wykonywania wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół oraz projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy należy do obowiązków Pana Wójta na mocy art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.).

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika do dołożenia należytej staranności przy sporządzaniu sprawozdania Rb-28S w zakresie wykazywanych zobowiązań.

2. Wystąpienie do Rady Gminy z projektem zmiany uchwały określającej sposób organizacji wspólnej obsługi administracyjnej i ekonomicznej jednostek oświatowych, mając na uwadze przyjęte już do stosowania zasady opracowywania przez dyrektorów poszczególnych szkół planów finansowych oraz sporządzania sprawozdań z ich wykonania.

3. Odbywanie przez Pana Wójta podróży służbowych samochodem prywatnym przy zachowaniu trybu wskazanego w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., mając na uwadze obowiązujące od 1 stycznia 2009 r. zmiany w zakresie wykonywania wobec Pana Wójta czynności z zakresu prawa pracy, wynikające z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458).

4. Niezwłoczne przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku