Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Wasilkowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 stycznia 2009 roku (znak: RIO.I.6011-13/08), o treści jak niżej:

                                                                           Pan

Antoni Pełkowski

                                                                                              Burmistrz Wasilkowa

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Wasilków za okres 2007 roku i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Wasilkowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając zagadnienia ogólnoorganizacyjne stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy Burmistrza. Nieobsadzenie tego stanowiska tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Burmistrza. Z uwagi na liczbę mieszkańców – 12.000, stosownie do art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Wasilków może być powołany 1 zastępca Burmistrza. Należy wskazać, iż dodany do ustawy art. 28g, mający zastosowanie począwszy od obecnej kadencji organów gminy, określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Burmistrza (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje Burmistrza przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28 h ustawy – str. 4 protokołu kontroli.

W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej ustalono, że w 2007 r. nie został dopełniony obowiązek wynikający z art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Wskazany przepis stanowi, iż przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego (w gminie wójt, burmistrz) kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; kontrolą obejmuje się w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Nadzór i kontrola w zakresie gospodarki finansowej gminnych jednostek organizacyjnych zostały przez Pana Burmistrza przypisane Skarbnikowi na mocy postanowień Regulaminu Organizacyjnego Urzędu i zakresu czynności. Ustalono, że w latach 2005 - 2006 oraz w 2008 r. (do dnia sporządzenia protokołu) również nie przeprowadzono kontroli w jednostkach organizacyjnych. Tym samym nie zostały wykonane zalecenia pokontrolne wystosowane po kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy przeprowadzonej przez RIO w 2004 r. – str. 11 protokołu kontroli.

Badając dokumentację opisującą przyjęte w Urzędzie Miejskim w Wasilkowie zasady rachunkowości, wprowadzone w życie zarządzeniem Nr 8/06 Burmistrza Wasilkowa z dnia 31 października 2006 r., stwierdzono, że określa ona szczególne zasady rachunkowości oraz plany kont księgi głównej dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego i jednostek budżetowych, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocniczych. Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki. Kierownikiem Urzędu Miejskiego w Wasilkowie jest Pan Burmistrz i w związku z tym dokumentacja ta powinna odnosić się do zasad rachunkowości obowiązujących w tej jednostce. Należy przy tym zaznaczyć, że w gminie Wasilków w dacie wydania omawianego zarządzenia nie funkcjonowały zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze. Należy również podkreślić, że w tekście zarządzenia nie zamieszczono zapisu wskazującego, że dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości dotyczy Urzędu Miejskiego w Wasilkowie. Niezależnie od omawianego zarządzenia, zasady rachunkowości w gminnych jednostkach organizacyjnych, dla których obsługę prowadzi Urząd Miejski w Wasilkowie (aktualnie i w okresie objętym kontrolą – Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, Miejski Ośrodek Animacji Kultury i Biblioteka Miejska), reguluje zarządzenie Nr 125/04 Burmistrza Wasilkowa z dnia 5 kwietnia 2004 r. zmienione zarządzeniem Nr 9/05 z 2005 r. Treść tej regulacji nie uwzględnia w pełni zasad określonych w obowiązujących obecnie przepisach dotyczących szczególnych zasad rachunkowości jednostek budżetowych, a także szczególnych zasad rachunkowości określonych dla instytucji kultury w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej i nie spełnia wymogów określonych w przywołanym przepisie ustawy o rachunkowości – str. 16-17 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika, że w wykazie kont syntetycznych, opartym na załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), występują konta: 131 „Rachunki bieżące”, 132 „Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych”, 134 „Kredyty bankowe”, 138 „Rachunki środków na prefinansowanie”, 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, 257 „Należności z tytułu prefinansowania”, 268 „Zobowiązania z tytułu prefinansowania”, 740 „Dotacje i środki na inwestycje”, 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” i 870 „Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy”. Na żadnym z wymienionych kont nie wystąpiły zapisy księgowe z następujących powodów:

- na koncie 132 z uwagi na to, że w Urzędzie jako jednostce budżetowej nie były realizowane dochody własne,

- konta 138, 257 i 268 nie występują w samorządowych jednostkach budżetowych,

- na kontach 222 i 223, ponieważ dochody i wydatki Urzędu jako jednostki budżetowej są realizowane bezpośrednio na rachunku budżetu gminy, a zapisy równoległe są ujmowane na koncie 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”. Należy przy tym wskazać, że opis zasad funkcjonowania konta 130 nie został dostosowany do przyjętych rozwiązań (powiela on wariantowe zapisy zawarte w rozporządzeniu),

- konta 131, 740, 820 i 870 nie występują w jednostkach budżetowych, tylko w zakładach budżetowych lub w gospodarstwach pomocniczych (zapisy na koncie 740 mogą wystąpić jedynie w jednostkach budżetowych realizujących inwestycje z dochodów własnych).

W wykazie kont zamieszczono też konto 490 „Rozliczenie kosztów”, ale w opisie kont konto 490 zostało pominięte. W Urzędzie Miejskim nie jest prowadzona ewidencja kosztów według typów działalności i kosztów wytworzenia produktów (konta zespołów 5 i 6) i z tego względu nie występują zapisy również na tym koncie.

Stwierdzono też, że aktualnie obowiązująca dokumentacja w sprawie zasad rachunkowości obowiązujących w Urzędzie nie uwzględnia regulacji wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 kwietnia 2008 r., zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, mimo nałożenia na kierowników jednostek obowiązku dostosowania prowadzenia rachunkowości do szczególnych zasad określonych w tym rozporządzeniu w terminie do 13 sierpnia 2008 r.

Ustalenia kontroli wskazują ponadto, że księgi rachunkowe budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej są prowadzane przy użyciu programów komputerowych i metodą tradycyjną. W szczególności techniki tradycyjne mają zastosowanie do prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, które prowadzi się w formie kartotek dla środków trwałych i dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych oraz kartotek rozrachunków dotyczących należności z tytułu dochodów budżetowych. W dokumentacji opisującej stosowane w jednostce zasady rachunkowości nie uwzględniono tego faktu (zasady funkcjonowania kont pomocniczych zostały w dokumentacji powielone z opisu poszczególnych kont syntetycznych zawartego w rozporządzeniu Ministra Finansów.) Jak stanowi § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, podstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych – str. 16-19 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość i terminowość zapisów księgowych w świetle ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… oraz regulacji wewnętrznych ustalono w szczególności, że:

a) w ewidencji księgowej Urzędu nie została ujęta faktura z dnia 31 grudnia 2007 r. firmy CAMPO za sieć wodociągową i kanalizacyjną wraz z przepompownią ścieków na Osiedlu Leśne w Wasilkowie o wartości 200.000 zł oraz niewłaściwie dokonywano innych zapisów operacji gospodarczych, związanych z rozliczeniami z tą firmą w oparciu o postanowienia umowy wzajemnej z dnia 14 grudnia 2005 r., ponieważ:

- dokumenty OT z dnia 15 stycznia 2008 r. (dotyczące wodociągu o wartości 60.000 zł, kanału tłocznego o wartości 50.000 zł i kanału grawitacyjnego o wartości 90.000 zł) zostały ujęte w księgach rachunkowych Urzędu zapisem Wn 011 „Środki trwałe”, Ma 800 „Fundusz jednostki”, a więc w sposób przewidziany dla nieodpłatnego nabycia środków trwałych (w 2007 r. w księgach rachunkowych nie wystąpiły żadne księgowania z tytułu nabycia środków trwałych objętych fakturą i protokołem przekazania z dnia 31 grudnia 2007 r.),

- opłata adiacencka ustalona decyzją Burmistrza z 8 stycznia 2007 r. w kwocie 39.520 zł została ujęta jako należność długoterminowa na koncie szczegółowym prowadzonym dla spółki w ramach konta 226, a pominięto zarachowanie tej należności na poczet spłaty zobowiązania wynikającego z faktury z dnia 31 grudnia 2007 r.,

- określona decyzją Burmistrza z 11 czerwca 2008 r. renta planistyczna w wysokości 36.121,70 zł została przypisana jako należność, ale nie została ujęta w księgach jako zapłata zobowiązania wynikającego z faktury z dnia 31 grudnia 2007 r.,

- grunty o powierzchni 1,3691 ha nabyte przez gminę za cenę 27.378 zł na podstawie aktu notarialnego z dnia 13 sierpnia 2008 r. zostały ujęte w ewidencji księgowej Urzędu zapisem Wn 011, Ma 800, a więc w sposób przewidziany dla nieodpłatnego nabycia środków trwałych,

 - ekwiwalent za podłączenie urządzeń wodociągowo-kanalizacyjnych o wartości 151.736,30 zł, który zgodnie z aktem notarialnym z dnia 13 sierpnia 2008 r. należało zarachować na spłatę zobowiązania wobec spółki i jako przychód jednostki, w ogóle nie został ujęty w ewidencji księgowej.

W trakcie czynności kontrolnych zostały dokonane zapisy korygujące i uzupełniające pozwalające na uznanie ewidencji w omawianym zakresie za rzetelną – str. 20-23 protokołu kontroli;

b) niewłaściwie dokonywano w księgach rachunkowych zapisów dotyczących budowy ścieżki rowerowej na terenie Gminy Wasilków, realizowanej z innymi gminami w ramach projektu współfinansowanego ze środków unijnych, bowiem:

- dotyczące inwestycji saldo konta 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”, wynoszące na koniec 2006 r. 28.099,09 zł, obejmowało nakłady inwestycyjne poniesione bezpośrednio w Urzędzie w kwocie 25.516,86 zł i zaliczki na inwestycje przekazane w tym roku na rachunek Miasta Białystok jako lidera projektu w kwocie 2.582,23 zł; środki przekazane liderowi projektu należało ująć w 2006 r. zapisem Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”, Ma 130 i w związku z tym prawidłowe saldo konta 080 na koniec 2006 r. powinno wynosić 25.516,86 zł,

- zaliczki w kwocie 747.324,95 zł przekazane w 2007 r. na rachunek Miasta Białystok na wydatki związane z budową ścieżki rowerowej na terenie Gminy Wasilków, odniesione w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej w koszty inwestycji zapisem Wn 080, Ma 130 (przelew środków), prawidłowo należało ująć w księgach Urzędu zapisem Wn 240, Ma 130 (rozliczenia z liderem projektu),

- ujęcie na koncie 080 nakładów inwestycyjnych związanych z budową ścieżki rowerowej na terenie Gminy Wasilków powinno nastąpić w oparciu o dokument PT o wartości 821.394,25 zł, wystawiony przez Miasto Białystok w dniu 29 lutego 2008 r. Z tego względu nieuprawnione było sporządzenie w 2007 r. przez kontrolowaną jednostkę dokumentu OT i przyjęcie na stan środków trwałych ścieżki rowerowej o wartości 785.648,73 zł. W przypadku prawidłowych księgowań związanych z budową ścieżki rowerowej saldo Wn konta 080 w zakresie dotyczącym tego zadania powinno wynosić na koniec 2007 r. 35.741,55 zł, saldo Ma konta 240 – wyrażające stan zaliczek na poczet inwestycji – 749.907,18 zł, a saldo konto 011 powinno być zerowe. W związku z tym, że wartość przekazanego środka trwałego, wynikającego z dokumentu PT z 29 lutego 2008 r. była o 71.634,38 zł wyższa od kwoty zaliczek przekazanych na rachunek lidera projektu, pomniejszonej o zakwalifikowaną do zwrotu kwotę 147,10 zł, wartość tę należało ująć w księgach rachunkowych Urzędu zapisami: Wn 080, Ma 240 – 749.759,87 zł i Wn 080, Ma 800 – 71.634,37 zł. Po tych księgowaniach wartość nakładów na budowę ścieżki rowerowej wynosiłaby 857.135,80 zł i w takiej wysokości należałoby wycenić ścieżkę rowerową w dokumencie. Kontrolowana jednostka dokonała zwiększenia o 71.048,08 zł wartości początkowej ścieżki rowerowej zapisem Wn 011, Ma 080 – 35.745,52 zł na podstawie PK z dnia 29 lutego 2008 r., przy czym w dacie księgowania tej operacji na koncie 080 nie było żadnych nakładów dotyczących omawianego zadania.

Ponadto stwierdzono, że w dniu 7 sierpnia 2008 r. Miasto Białystok przekazało na rachunek budżetu gminy środki pomocowe otrzymane od instytucji pośredniczącej w wysokości 518.796,29 zł, tj. w kwocie o 61.594,54 zł wyższej od salda Wn konta 967 „Fundusze pomocowe” obrazującego stan rozliczeń projektu. W związku z tym, że po zakończeniu realizacji projektu konto 967 powinno wykazywać saldo zerowe, konieczne jest przeniesienie z konta 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu” na stronę Wn konta 967 kwoty 61.594,54 zł – str. 23-27 protokołu kontroli;

c) w 2007 r. na stronie Ma konta 760 „Pozostałe przychody i koszty” ujęto przychody ze sprzedaży materiałów w kwocie 50.609,32 zł, a na stronie Wn przeniesienie na koniec roku zrealizowanych przychodów z tego tytułu na konto 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy”. W 2007 r. wpływy ze sprzedaży gruntów wyniosły 1.977.713,20 zł, a ze sprzedaży lokali mieszkalnych – 71.487,07 zł. Przychody z tego tytułu zostały ujęte na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe”, a zgodnie z przyjętymi w Urzędzie zasadami rachunkowości przychody te należało ująć na stronie Ma konta 760. Na stronie Wn konta 760 należało ująć również koszty sprzedanych materiałów. W rzeczywistości wartość sprzedanych materiałów w cenie zakupu została ujęta na koncie 400 „Koszty według rodzajów”. Niewłaściwe księgowania kosztów sprzedanych materiałów i przychodów ze sprzedaży środków trwałych były powodem wykazania w rachunku zysków i strat w niektórych pozycjach danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym – str. 27-28, 34 protokołu kontroli.

d) na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” nie jest ujmowany VAT naliczony w fakturach zakupu i VAT należny ujęty w fakturach sprzedaży. W kontrolowanej jednostce na stronie Wn konta ujmuje się podatek VAT przekazany na rachunek urzędu skarbowego w kwocie wynikającej z deklaracji VAT-7 za miesiąc poprzedzający przelew, w korespondencji z kontem 130, a na stronie Ma księguje się pod datą zapłaty podatku (zapis jednoczesny) przypis podatku, w korespondencji z kontem 750. Powoduje to niezgodność księgowego stanu rozliczeń ze stanem rzeczywistym. Na początek 2007 r. zobowiązanie z tytułu podatku VAT, wynikające z deklaracji VAT-7 za grudzień 2006 r., wynosiło 8.669 zł, a na koniec 2007 r. – 5.107 zł. Ponadto stwierdzono, że pismem z dnia 20 listopada 2007 r. kontrolowana jednostka wystąpiła do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty podatku, wynikającej z korekt deklaracji podatkowych z okresu marzec 2005-kwiecień 2007, w kwocie 11.805 zł. Kwota nadpłaty wynikająca z korekt deklaracji nie została ujęta w księgach rachunkowych 2007 r. Z omawianego tytułu na koniec 2007 r. konto 225 powinno wykazywać saldo Wn w kwocie 11.805 zł i saldo Ma w wysokości 5.107 zł. Stosowany w kontrolowanej jednostce sposób ewidencji rozliczeń podatku VAT odbiega od zasad przyjętych w zakładowym planie kont, zbieżnych z opisem konta 225 w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. Zapisy na koncie 225 w zakresie podatku VAT nie pozwalają na ustaleniu stanu należności i stanu zobowiązań z tytułu podatku VAT . Ponadto wskazania wymaga, że przyjęty w kontrolowanej jednostce sposób ujmowania operacji gospodarczych związanych z rozliczeniem podatku VAT wpływa na poziom dochodów budżetowych, które są ujmowane w księgach rachunkowych i wykazywane w sprawozdawczości budżetowej łącznie z należnym podatkiem VAT, przy czym badana jednostka traktuje VAT naliczony i odprowadzany do urzędu skarbowego jako wydatki budżetowe – str. 28, 29, 32, 36-37 protokołu kontroli;

e) w 2007 r. w ewidencji Urzędu nie ujęto na koncie 761 „Pokrycie amortyzacji” pokrycia amortyzacji w wysokości 1.055.144,15 zł. Obowiązek zaksięgowania pokrycia amortyzacji zapisem Wn 800, Ma 761 wynikał zarówno z regulacji zakładowych, jaki i z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. – str. 28 protokołu kontroli;

f) niezgodnie z zasadami przyjętymi w zakładowym planie kont prowadzono ewidencję rozliczeń dotacji podlegających ujęciu w planie finansowym Urzędu. Wypłaty dotacji należało księgować zapisem Wn 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych”, Ma 130, a ich rozliczenie – Wn 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”, Ma 224. W kontrolowanej jednostce wypłaty dotacji były ujmowane zapisem Wn 810, Ma 130, a księgowania na koncie 224 w badanym okresie nie wystąpiły – str. 28 protokołu kontroli;

g) nieprawidłowo ustalono w księgach rachunkowych wartość środków trwałych wynikających z nabycia przez gminę w 2000 r. od Powiatu Białostockiego nieruchomości zabudowanej budynkiem przychodni lekarskiej, położonej w Wasilkowie przy ul. Kryńskiej – wartość przedmiotowej nieruchomości strony umowy darowizny określiły na kwotę 195.500 zł. W księgach rachunkowych 2000 r. w ewidencji środków trwałych przyjęto wartość budynku w kwocie 195.500 zł, a więc w kwocie odpowiadającej całej wartości nabytej nieruchomości – wartość darowanych gruntów w ewidencji Urzędu nie została uwidoczniona. W 2001 r. wystornowano dotychczasową wartość budynku przychodni i na podstawie dowodów PT sporządzonych przez Powiat Białostocki przyjęto na stan Urzędu różne obiekty środków trwałych, w tym budynek, o łącznej wartości bilansowej 95.746,40 zł. Oznacza to, że wartość gruntów stanowiących przedmiot darowizny powinna wynosić 99.753,60 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że darowane grunty nadal są wycenione w kwocie zero i w związku z tym nie są objęte ewidencją księgową. W kolejnych latach dokonywano zwiększenia wartości początkowej budynku, w związku z nakładami inwestycyjnymi, w tym w 2006 r. w wyniku termomodernizacji budynku jego wartość początkowa została zwiększona o 374.937,46 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że wskazana kwota zwiększenia zawiera naliczony podatek VAT w wysokości 64.709,50 zł. Na podstawie analizy deklaracji VAT-7 za miesiące czerwiec i lipiec 2006 r. stwierdzono, że w deklaracjach tych uwzględniono podatek naliczony w fakturach wykonawcy robót w łącznej kwocie 37.547 zł. Zgodnie z zasadami wyceny określonymi w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, przy wycenie wartości środków trwałych według cen nabycia, należało przyjąć cenę zakupu składnika aktywów, obejmującą kwotę należną sprzedającemu, bez podlegającego odliczeniu podatku od towarów i usług – str.128-129 protokołu kontroli.

Badając sprawozdawczość finansową stwierdzono przede wszystkim, że bilanse z wykonania budżetu gminy za 2006 i 2007 rok zostały sporządzone na wzorze stanowiącym załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., poprzedzającego obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., w którym określono wzór bilansu z wykonania budżetu znacznie różniący się od wzoru poprzedniego w zakresie wykazywania danych w pasywach bilansu w rozdz. II. „Aktywa netto budżetu”:

- zgodnie z obowiązującym wzorem bilansu z wykonania budżetu, nadwyżka lub niedobór budżetu wykazywana w poz. II.1(+, -) jest sumą: nadwyżki lub niedoboru ustalanego na podstawie zapisów na kontach 901 i 902, niewykonanych wydatków budżetu ujętych na koncie 903 i wyniku na funduszach pomocowych ustalanego na podstawie zapisów na kontach 907 i 908. W poprzednio obowiązującym wzorze, na którym sporządzono bilans z wykonania budżetu za lata 2006 i 2007, nadwyżkę lub niedobór budżetu ustalano na podstawie salda konta 961, a więc z wyłączeniem operacji dotyczących kasowo zrealizowanych w danym roku dochodów i wydatków z funduszy pomocowych,

- w poprzednio obowiązującym wzorze wynik na funduszach pomocowych wykazywano w bilansie w wysokości salda konta 967, określającego wynik na funduszach pomocowych w rachunku narastającym, tj. za okres od wystąpienia pierwszej operacji do końca roku budżetowego. Aktualnie saldo konta 967 wykazuje się w bilansie z wykonania budżetu w dwóch pozycjach: w poz. II.1.2 (+,-) i poz. II.4. Według zapisów na kontach budżetu w 2007 r. saldo Wn konta 967 wynoszące 411.904,92 zł należało wykazać w pasywach bilansu w poz. II.1.4 w kwocie minus 424.451,33 zł i w pozycji II.4. plus 12.546,11 zł.

W 2007 r. nie dokonano przeniesienia z konta 960 na konto 967 wydatków kwalifikowalnych projektu dotyczącego budowy ścieżki rowerowej na terenie Gminy Wasilków, poniesionych przed 2007 r. i przeksięgowanych na konto 961, podlegających refundacji ze środków funduszy pomocowych. W związku z tym skumulowany wynik na zasobach budżetu jest zaniżony o kwotę 15.87,25 zł – str. 32-33 protokołu kontroli.

Czynności kontrolne pozwoliły stwierdzić, że sprawozdanie finansowe Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej za 2007 r., tj. bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki jest obarczony błędami wynikającymi z nieprawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, przedstawionego w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu. Stwierdzone nieprawidłowości miały istotny wpływ na prezentację szeregu danych w sprawozdaniu finansowym, co szczegółowo przedstawiono na stronach 33-35 protokołu kontroli. Na przykład:

- zaniżono sumę aktywów i pasywów bilansu w związku z nieujęciem w księgach rachunkowych 2007 r. faktury firmy CAMPO za urządzenia wodociągowo-kanalizacyjne w kwocie 200.000 zł i niezarachowaniem na przychody i zmniejszenie zobowiązań opłaty adiacenckiej w kwocie 39.520 zł,

- błędne księgowania dotyczące budowy ścieżki rowerowej spowodowały wykazanie w aktywach bilansu środków trwałych o wartości 785.907,18 zł, a zgodnie ze stanem rzeczywistym w aktywach bilansu powinny być zamieszczone inwestycje rozpoczęte o wartości 35.741,55 zł i środki przekazane na poczet inwestycji w kwocie 749.907,18 zł,

- pominięcie w ewidencji księgowej zapisu dotyczącego pokrycia amortyzacji w kwocie 1.055.144,15 zł nie miało wprawdzie wpływu na sumę bilansową, ale spowodowało zaniżenie o wymienioną kwotę wyniku Urzędu za 2007 r. i zawyżenie funduszu jednostki, a także miało wpływ na prezentację danych w rachunku zysków i strat i zestawieniu zmian w funduszu jednostki

- przychody wykazane w poz. A.II. rachunku zysków i strat w kwocie 6.784.102,02 zł są zawyżone o zawarty w nich podatek od towarów i usług, który według miesięcznych deklaracji podatkowych wynosił 429.439 zł i o przychody z tytułu sprzedaży środków trwałych w kwocie 2.049.200,27 zł.

W zakresie uchwalania budżetu gminy ustalono, iż projekt budżetu na 2007 rok został przekazany Radzie Miejskiej w dniu 27 listopada 2006 r., a Regionalnej Izbie Obrachunkowej w dniu 22 listopada 2006 r. Jak stanowi art. 181 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, projekt uchwały budżetowej organ wykonawczy przedstawia organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego i regionalnej izbie obrachunkowej do dnia 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy – str. 40 protokołu kontroli.

W ramach kontroli dochodów przeprowadzono m.in. koordynowaną kontrolę realizacji dochodów z mienia gminy w latach 2006 – 2007, obejmującą w szczególności prawidłowość pozyskiwania i windykacji dochodów, prowadzenie rachunkowości oraz wewnętrzne procedury kontrolne w tym obszarze.

W sferze rachunkowości, poza wskazanym nieprawidłowym ewidencjonowaniem przychodów z tytułu sprzedaży środków trwałych (na koncie 750, zamiast 760), ustalono, że: - w okresie kontrolowanym stosowano niewłaściwą klasyfikację budżetową dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wpływy ze sprzedaży nieruchomości należy klasyfikować w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”, kontrolowana jednostka stosowała natomiast w klasyfikacji omawianych dochodów w 2006 r. par. 0840 „Wpływy ze sprzedaży wyrobów” (ujęto w tym par. dochody na kwotę 709.199,81 zł), natomiast w 2007 r., w odniesieniu do sprzedaży lokali, par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych” (zarachowano w nim kwotę 41.906,30 zł) – str. 45 protokołu kontroli;

- prowadzone przez badaną jednostkę, w ramach ewidencji pomocniczej do konta 011 „Środki trwałe”, karty poszczególnych środków trwałych w większości przypadków nie zawierały numeru inwentarzowego, roku budowy, numeru pozycji księgowania przychodu. W niektórych przypadkach nie zawarto w nich wartości początkowej oraz zastosowano niewłaściwą stawkę dla obliczenia amortyzacji. Na niewłaściwe prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych wskazano również w wyniku poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy – str. 52-54 protokołu kontroli,

         W sferze inwentaryzacji gruntów i budynków ustalono, że kontrolowana jednostka nie przestrzega postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej, stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia w sprawie systemu kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Wasilkowie z dnia 24 kwietnia 2004 r., w przedmiocie częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji tych składników majątku. Inwentaryzacja dokonywana jest raz na 4 lata, a nie co roku, jak określają przepisy instrukcji. Poza tym, badając ostatnią inwentaryzację, przeprowadzoną na przełomie 2004 i 2005 roku, ustalono, iż protokół końcowy z przeprowadzonej inwentaryzacji został sporządzony 10 lutego 2005 r., podczas gdy czynności inwentaryzacyjne zakończono 15 stycznia 2005 r. Zgodnie z postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji należało sporządzić w ciągu 20 dni od dnia zakończenia inwentaryzacji – str. 53 – 54 protokołu kontroli.

  W zakresie procedur wewnętrznej kontroli finansowej stwierdzono, że badana jednostka nie posiada pisemnych regulacji wewnętrznych odnoszących się do stosowanego obiegu dokumentów w zakresie dochodów z mienia. W praktyce obieg ten polega w szczególności na przekazywaniu z referatu gospodarowania nieruchomościami do referatu księgowości oryginałów protokołów uzgodnień i aktów notarialnych dotyczących sprzedaży nieruchomości, zestawień (wykazów) dzierżawców i użytkowników wieczystych oraz decyzji wydawanych na podstawie uchwały Rady Miejskiej z dnia 22 czerwca 2006 r. w sprawie stosowania ulg w zapłacie należności – str. 48-50 protokołu kontroli. Zgodnie z postanowieniami art. 47 ustawy o finansach publicznych wewnętrzna kontrola finansowa obejmuje m.in. procesy związane z gromadzeniem środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. Procedury kontroli powinny być zaś ustalone przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Poza tym należy zauważyć, że kontrolowanej jednostce nie zostały też opracowane pisemne procedury kontroli finansowej w zakresie uzyskiwania dochodów z mienia ruchomego (str. 68 protokołu kontroli). Ze względu na brak regulacji powszechnie obowiązujących w kwestii gospodarowania składnikami majątku ruchomego (w szczególności procedur ich zbywania) wskazane jest ustanowienie regulacji wewnętrznych w tym zakresie, stosownie do przywołanych przepisów art. 47 ustawy o finansach publicznych. W okresie kontrolowanym nie dokonywano zbywania tego rodzaju środków trwałych.

Badając, na wybranych próbach, procedury sprzedaży nieruchomości w świetle postanowień ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) oraz uchwały Rady Miejskiej z dnia 14 listopada 2002 r. w sprawie określenia zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, stwierdzono, że:

a) wbrew postanowieniu art. 35 ust. 1 ustawy nie były zamieszczane w prasie lokalnej informacje o wywieszeniu w siedzibie Urzędu wykazów dotyczących sprzedaży nieruchomości. Powyższe dotyczyło działek nr 3435/29, 3435/30 ul. Polna i dz. 330/1 w Dąbrówkach zbytych w 2006 roku w drodze przetargu oraz wszystkich nieruchomości zbytych w drodze bezprzetargowej, przyjętych do próby kontrolnej (7 nieruchomości) – str. 57, 61 protokołu kontroli. W zakresie kompletności zawartych w wykazach informacji – wymaganych przepisem art. 35 ust. 2 ustawy – stwierdzono brak informacji o terminach do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy (art. 35 ust. 2 pkt 12). Jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez kierownika referatu gospodarki nieruchomościami, pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie postępowań stwierdzali, iż pierwszeństwo nie przysługiwało, stąd też informacja taka nie była zamieszczana w wykazach. Zgodnie z przywołanymi przepisami, termin złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje prawo pierwszeństwa, nie może być krótszy niż 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu. Należy ponadto zauważyć, iż upływ wskazanych terminów pozostaje w związku z terminem ogłoszenia o przetargu. Na mocy normy zawartej w art. 38 ust. 2 ustawy istnieje bowiem wymóg, aby ogłoszenie o przetargu podawane było do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie tych terminów. Przed ogłoszeniem o przetargu należy zaś rozpatrywać wnioski osób uprawnionych do nabycia nieruchomości w drodze bezprzetargowej, tj. m.in. tych, którym przysługuje pierwszeństwo w jej nabyciu. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, informacji o nieruchomości, której wniosek dotyczył, nie zamieszcza się w ogłoszeniu o przetargu. Odstęp minimum 6-tygodniowy pomiędzy dniem wywieszenia wykazu, a dniem podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu nie został zachowany przy sprzedaży działki nr 330/1 w Dąbrówkach – str. 57-58, 61 protokołu kontroli;

b) zawiadamiania nabywców nieruchomości o terminie zawarcia umowy dokonywano telefonicznie. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy, organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Nadto, w zawiadomieniu winna być zawarta informacja o prawie zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymania wpłaconego wadium (art. 41 ust. 2). Brzmienie przywołanych przepisów wskazuje, że właściwą formą omawianego zawiadomienia jest forma pisemna – str. 59-60 protokołu kontroli;

c) w trzech przypadkach zbycia nieruchomości w drodze bezprzetargowej cena sprzedaży została rozłożona na raty niezgodnie z postanowieniami uchwały Rady Miejskiej w Wasilkowie z dnia 14 listopada 2002 r.: ustalono pierwszą ratę w wysokości 10 % ceny sprzedaży, nie zaś w wysokości 30 % ceny, jak stanowi przepis uchwały, raty oprocentowano według stopy równej stopie redyskonta weksli NBP, a według uchwały należało ustalić oprocentowanie rat w wysokości 50% stopy redyskonta weksli NBP. Powyższe dotyczyło następujących nieruchomości: dz. nr 1339 Nowodworce, dz. 1057/3 ul. Supraślska, lokal mieszkalny ul. Białostocka. Prawidłowo ustalona pierwsza rata powinna wynosić: w przypadku działki nr 1339 – 5.490 zł (ustalono 1.830 zł); w przypadku działki nr 1057/3 – 10.694,52 zł (ustalono 3.564,80 zł); w przypadku lokalu mieszkalnego 6.871,50 zł (ustalono 2.290,50 zł) – str. 61-62 protokołu kontroli;

d) protokoły z przetargów na zbycie nieruchomości nie zawierały dat ich sporządzenia, co uchybia postanowieniu § 10 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108) – str. 59 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości w upublicznieniu obrotu nieruchomościami stwierdzono też w wyniku kontroli dochodów z najmu i dzierżawy. Ustalono, że w 5 przypadkach informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę nie została zamieszczona w prasie, do czego zobowiązuje art. 35 ust. 1 ustawy. W dwóch pośród wskazanych przypadkach informacji nie zamieszczono także na stronach internetowych Urzędu – dotyczy to umów zawartych po 22 października 2007 r. w przedmiocie dzierżawy działki nr 1588 w Wasilkowie oraz działek nr 88/3 i 88/4 w Studziankach, stanowiących kontynuację dwóch umów wcześniej zawartych. Wskazać przy tym należy, iż łączny okres dzierżawy wynikający z tych umów przekraczał w chwili ich zawierania 3 lata, co powodowało konieczność uzyskania przez Pana Burmistrza zgody Rady Miejskiej na ich zawarcie. Wynika to ze znowelizowanego z dniem 22 października 2007 r. przepisu art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Stanowi on, że uchwała rady gminy w sprawie określenia zasad obrotu nieruchomościami powinna również odnosić się do przypadków, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość; do czasu określenia zasad wójt (burmistrz) może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy. Uchwała Rady Miejskiej z dnia 14 listopada 2002 r. nie reguluje kwestii zawierania takich umów. Podkreślenia również wymaga, że w przypadku dzierżawy działek nr 88/3 i 88/4 w Studziankach wykaz nieruchomości sporządzono 2 stycznia 2008 r., tj. po zawarciu umowy, które miało miejsce 31 grudnia 2007 r. – str. 66-67 protokołu kontroli.

Odnośnie realizacji dochodów z umów udostępnienia nieruchomości stwierdzono, że w przypadku 4 umów dzierżawy przekroczony został termin płatności czynszu dzierżawnego od kilku dni do kilku tygodni. Odsetki z tego tytułu zostały naliczone i ujęte w ewidencji. W jednym z przypadków (kwota odsetek 71,80 zł – działka 1424/3) wysłano do zalegającego wezwania do zapłaty. W pozostałych przypadkach odsetki nie były dochodzone ze względu na ich niewielką wartość. W regulacjach wewnętrznych nie stwierdzono jednakże uregulowań dotyczących możliwości odstąpienia od dochodzenia odsetek ze względu na ich wysokość – str. 67-68 protokołu kontroli.

Ustalono, że w latach 2006 – 2008 (do dnia zakończenia czynności kontrolnych) Pan Burmistrz wydał 3 decyzje na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Wasilkowie z dnia 22 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odroczenia i rozkładania na raty należności pieniężnych gminy Wasilków oraz jej jednostek organizacyjnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz wskazania organów do tego uprawnionych. Decyzje dotyczyły umorzenia należności cywilnoprawnych – w jednym przypadku zaległości z tytułu opłaty rocznej z użytkowania wieczystego, w dwóch przypadkach zaległości z tytułu czynszu dzierżawnego. Zbadane decyzje miały charakter decyzji administracyjnych co wynikało z ich postanowień, w tym zawarto w nich dwie przesłanki umorzenia – „ściągnięcie należności zagraża egzystencji dłużnika (…) oraz przemawiają za tym uzasadnione względy gospodarcze i społeczne” oraz wskazano, że zgodnie z art. 107 k.p.a. można odstąpić od uzasadnienia decyzji gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony. Należy zauważyć, iż przepisy k.p.a. nie mają zastosowania do należności z tytułu czynszu dzierżawnego i użytkowania wieczystego z uwagi na ich cywilnoprawny charakter. Zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej wskazanych umorzeń należało dokonać w drodze porozumień poprzedzonych postępowaniem wyjaśniającym wskazującym przesłankę umorzenia. W przypadku decyzji dotyczącej umorzenia zaległości z tytułu opłaty rocznej z użytkowania wieczystego na podstawie okazanej materii dowodowej można stwierdzić, iż ściągniecie należności zagrażałoby egzystencji dłużnika. W przypadku dwóch pozostałych decyzji, jak ustalono wydane zostały 2 opinie, opatrzone podpisem Skarbnika i Burmistrza, stwierdzające, iż zła sytuacja finansowa dłużnika, potwierdzona złożoną dokumentacją, stanowi podstawę do umorzenia czynszu dzierżawnego – str. 69-71 protokołu kontroli.

W wyniku badania prawidłowości egzekwowania należności stwierdzono, że wezwania do zapłaty z tytułu zaległości w opłatach rocznych z tytułu użytkowania wieczystego (termin płatności do 31 marca każdego roku) były sporządzone 23 maja 2006 oraz 21 i 22 maja 2007 r., co uchybiało postanowieniom zarządzenia w sprawie systemu kontroli wewnętrznej, z którego wynika, iż wezwania do zapłaty należy sporządzić w terminie 14 dni po upływie terminu płatności – str. 73 protokołu kontroli.

Pośród dochodów budżetowych badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Badanie zagadnienia powszechności i prawidłowości realizacji dochodów wykazało, iż organ podatkowy nie reagował na sytuacje wskazujące na naruszenie materialnego prawa podatkowego. Miało to miejsce zarówno w przypadku wadliwego stosowania przez podatnika zwolnienia z podatku, na mocy art. 2 ust. 3 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, gruntów zajętych pod pasy drogowe dróg publicznych w rozumieniu ustawy o drogach publicznych (str. 84 protokołu kontroli), jak i w przypadku zwiększenia lub zmniejszenia podstawy opodatkowania niemającej uzasadnienia w danych ewidencji geodezyjnej – str. 86-88 protokołu kontroli. Wskazuje to jednoznacznie na fakt nieprowadzenia przez organ podatkowy czynności sprawdzających lub też ich prowadzenia w sposób nierzetelny, co narusza postanowienia art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa. W związku z brakiem należytych działań organ podatkowy nie stwierdził zawartych w deklaracjach naruszeń materialnego prawa podatkowego w zakresie zgodności prezentowanych danych ze stanem faktycznym. Prawidłowe prowadzenie czynności sprawdzających pozwala już na etapie wpływu dokumentów na ustalenie i eliminowanie ewentualnych nieprawidłowości, które mogą mieć znaczenie dla realizacji zobowiązań podatkowych.

Ustalono, iż w kontrolowanym okresie organ podatkowy wydał 148 decyzji w sprawie określenia wysokości podatku od posiadania psów za rok 2007. Kontrola prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego wykazała naruszenie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej: art. 165 § 2 poprzez brak postanowienia o wszczęciu postępowania, art. 187 § 1 poprzez brak dokumentacji, z której wynikałoby, iż na stronie faktycznie ciąży obowiązek podatkowy, a także art. 200 §1 ustawy poprzez zaniechanie umożliwiania stronie wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego. Ponadto wydane decyzje naruszają art. 210 § 4 ustawy, ponieważ nie zawierają uzasadnienia faktycznego – str. 90 protokołu kontroli.

Kontrola przepisów wewnętrznych obowiązujących w badanej jednostce wykazała, że nie uwzględniają one norm regulujących zasady realizowania oraz ewidencjonowania dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych wynikających z treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U Nr 112, poz. 761), które weszło w życie z dniem 1 lipca 2006 roku. Narusza to normę zawartą w treści § 35 przywołanego aktu prawnego, z której wynika, że organy podatkowe w terminie do dnia 1 stycznia 2007 r. dostosują swoje plany kont do zasad wynikających z tego rozporządzenia. W trakcie kontroli Skarbnik wyjaśnił, iż prace nad nowymi przepisami wewnętrznymi są już na ukończeniu i w najbliższym okresie zostaną one wprowadzone w życie – str. 97 protokołu kontroli.

W ramach wydatków bieżących kontroli poddano m.in. wydatki na wynagrodzenia pracowników. Stwierdzono, że kierownikowi Miejskiego Ośrodka Animacji Kultury oraz kierownikowi Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej ustalono wynagrodzenie zasadnicze według kategorii zaszeregowania. W angażach powołano się – odpowiednio – na przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45, poz. 446 ze zm.) oraz na przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.). Należy zauważyć, iż przepisy rozporządzeń przewidują dla osób kierujących wymienionymi podmiotami wynagrodzenia ustalone kwotowo, bez kategorii zaszeregowania. Wskazane uchybienia formalne nie miały wpływu na prawidłowość kwot przyznanych wynagrodzeń, które w obu przypadkach mieściły się w limitach kwotowych wskazanych w rozporządzeniach – str. 101 protokołu kontroli.

Stwierdzono także, że dwóm pracownikom, zatrudnionym na stanowisku robotnika gospodarczego oraz na stanowisku szefa gminnego zespołu reagowania / komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej, przyznano w umowach o pracę „wynagrodzenie ryczałtowe”. Przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin… (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.) nie przewidują możliwości ustalenia wynagrodzenia ryczałtowego pracownikom zatrudnionym w urzędach jednostek samorządu terytorialnego. Należy zauważyć, iż wskazani pracownicy wykonywali obowiązki w określonym wymiarze czasu pracy, wynagrodzenie było wypłacane w stałej wysokości wynikającej z umowy, a miejscem wykonywanej pracy był Urząd Miejski w Wasilkowie. Jak wynika z treści wyjaśnienia złożonego przez Sekretarza Gminy w treści umów o pracę wystąpił błąd w określeniu rodzaju wynagrodzenia – str. 101-102 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zadań zleconych ustalono ponadto, że kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego ustalono wynagrodzenie w XIV kategorii zaszeregowania. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin… dla stanowiska kierownika USC przewidziano kategorię zaszeregowania między XVI, a XVIII. Ustalone wynagrodzenie, mimo nieprawidłowego zaszeregowania pracownika, mieściło się w przedziale wymaganym przepisami rozporządzenia – str. 134 protokołu kontroli.

Badanie wydatków z tytułu podróży służbowych wykazało przypadek nadpłaty o kwotę 17,81 zł zwrotu kosztów używania przez pracownika samochodu prywatnego w jazdach lokalnych w świetle § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). W oświadczeniu o używaniu prywatnego samochodu w lutym 2007 r. pracownik wskazał 3 dni nieobecności w pracy, podczas gdy z listy obecności wynika, że pracownik faktycznie nie był obecny w miejscu pracy 5 dni (3 dni z powodu urlopu i 2 dni z powodu podróży służbowej). Miało to wpływ na niewłaściwe ustalenie kwoty należnego ryczałtu. Kontrola wykazała przy tym, że analiza oświadczeń odnoszących się do używania pojazdów prywatnych do jazd lokalnych nie została przypisana żadnemu pracownikowi – str. 107-108 protokołu kontroli.

W wyniku badania wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2007 rok ustalono, że nie zostały określone zasady wynagradzania członków komisji rozwiązywania problemów alkoholowych. Zgodnie z art. 4¹ ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.) zasady wynagradzania członków komisji powinny być określone przez radę gminy w programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. W uchwale Rady Miejskiej z 28 grudnia 2006 r., ustanawiającej Program Profilaktyki na 2007 rok, ustalono jedynie wysokość wynagrodzeń. Na podstawie list wypłat i list obecności za luty, maj i listopad 2007 r. ustalono, że wypłacono diety wszystkim członkom komisji w każdym miesiącu (pełny skład komisji wynosił 7 osób), a z list obecności wynika, że w posiedzeniach udział wzięło po 6 członków komisji – str. 109, 114 protokołu kontroli.

Ze środków przeznaczonych na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych zostały udzielone 3 dotacje w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.). Dotacji udzielono dwóm podmiotom, tj. CARITAS na zadanie p.n. „Realizacja programów profilaktycznych w zakresie organizacji czasu wolnego dzieci i młodzieży stanowiących alternatywę wobec używania narkotyków i alkoholu” w kwocie 10.000 oraz na zadanie p.n. „Zapewnienie prawidłowego wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej pozostającej w szczególnie trudnej sytuacji rodzinnej, w której występują problemy alkoholowe” w kwocie 10.000 zł oraz Klubowi Sportowemu na zadanie p.n. „Upowszechnianie kultury fizycznej wśród młodzieży poprzez prowadzenie zajęć w różnych dyscyplinach sportu jako alternatywa wobec używania narkotyków i alkoholu” w kwocie 18.484 zł (w ramach wskazanego konkursu Klubowi Sportowemu przyznano również dotację z innych środków budżetowych w kwocie 42.000 zł na zadanie p.n. „Ochrona i promocja zdrowia wśród dzieci, młodzieży i dorosłych mieszkańców gminy Wasilków”).

W treści ogłoszenia o konkursie określono, że ze szczegółowymi warunkami konkursu można zapoznać się w siedzibie Urzędu oraz, że zasady przyznawania dotacji określają załączniki nr 2 i 3 do ogłoszenia. Załączniki te stanowiły w istocie wzory umów wynikające z rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.10.2003 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania. Należy zauważyć, iż na gruncie art. 13 ustawy, zasady przyznawania dotacji winny być określone w ogłoszeniu konkursu. Załączone wzory umów odnosiły się do realizacji zadania, a nie do zasad przyznawania dotacji. Jak wynika z „Regulaminu konkursu na dotacje z budżetu gminy Wasilków na realizację zadań gminy w 2007 r.”, stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia Burmistrza nr 9/06 z dnia 28.11.2006 r., zlecenie realizacji zadań miało mieć formę powierzenia. W ogłoszeniu wskazano natomiast, iż przy wyborze ofert będzie brany pod uwagę min. koszt realizacji projektu, w tym wysokość udziału środków własnych i oczekiwana wysokość dotacji. Wskazanie takiej przesłanki jest właściwe, gdy forma zlecenia zadania polega na wsparciu zadania, a więc częściowym pokryciu kosztów realizowanego zadania. Forma powierzenia zadania odnosi się do sytuacji, w której dotujący wyposaża dotowanego w środki finansowe służące realizacji całego zadania. Nadto należy zauważyć, iż termin rozpatrywania ofert, tj. 5 stycznia 2007 r., wynikał z przywołanego Regulaminu, a nie z ogłoszenia, jak tego wymaga art. 13 ust. 2 ustawy. W ogłoszeniu nie podano również informacji o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym, mino iż w 2006 r. były udzielane dotacje na zadania tego samego rodzaju.

Ustalono, iż termin składania ofert upływał 28 grudnia 2006 r. Okazany kontrolującemu dokument p.n. „Konkurs na dotacje z budżetu gminy Wasilków (ogłoszenie konkursu na dotacje z budżetu gminy Wasilków na realizację zadań Gminy w 2007 r.)” nie zawiera daty jego sporządzenia. Jak wynika z wyjaśnień złożonych przez Skarbnika Gminy ogłoszenie konkursu zostało sporządzone pod datą 28 listopada 2006 r. i pod tą datą zamieszczone w siedzibie Urzędu oraz na stronie BIP. Z uwagi na brak udokumentowanego potwierdzenia, nie można jednoznacznie stwierdzić, iż ogłoszenie konkursu nastąpiło co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem, jak tego wymaga art. 13 ust. 1 ustawy. Na łamach dziennika o zasięgu lokalnym, do czego zobowiązuje art. 13 ust. 3 ustawy, ogłoszenie nie zostało zamieszczone. Jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika, zarówno w siedzibie, jak i w BIP Urzędu opublikowano pełny tekst ogłoszenia.

Ponadto ustalono, że w protokole otwarcia ofert i rozstrzygnięcia konkursu nie zawarto uzasadnienia wyboru ofert, wskazano jedynie, iż oferty są ważne (w rubryce „streszczenie oferty”). O obowiązku uzasadnienia ofert stanowi art. 15 ust. 3 ustawy.

Umowy w sprawie udzielenia dotacji zostały zawarte 19 stycznia 2007 r. We wszystkich umowach termin realizacji zadania ustalono na 1 stycznia – 31 grudnia 2007 r. Należy zauważyć, że termin obowiązywania umowy nie może odnosić się do okresu sprzed jej zawarcia. Wykorzystanie środków finansowych przewidziano w umowach natomiast do dnia 15 grudnia 2007 r., po tym terminie niewykorzystane środki należało zwrócić do dnia 31.12.2007 r., a więc jeszcze w trakcie realizacji zadania. We wszystkich umowach zapisano, iż zleceniodawca może żądać kwartalnych, częściowych sprawozdań z wykonania zadania, ponadto wskazano na obowiązek złożenia sprawozdania końcowego. Ustalono, że CARITAS z wykonania zadania nr 1 i 2 nie złożył sprawozdań końcowych co było naruszeniem postanowień zawartej umowy. Złożył natomiast 4 sprawozdania kwartalne z każdego zadania, z tym że 3 po terminie wynikającym z umowy, tj. później niż 10 dni po upływie kwartału – str. 110-113, 115 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zamówień publicznych ustalono, że wszystkie zawarte w latach 2005 - 2007 umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, w łącznej liczbie 46, nie zawierały kontrasygnaty Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej, o której mowa w art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Wskazany przepis stanowi, że w przypadku gdy czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. Obowiązek kontrasygnaty przez Skarbnika umów angażujących środki finansowe wynika również z postanowień rozdziału V zarządzenia w sprawie systemu kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Wasilkowie. Stwierdzony stan faktyczny świadczy również o niewykonaniu wniosku pokontrolnego zawartego w wystąpieniu pokontrolnym Izby Obrachunkowej przekazanym po poprzedniej kontroli gospodarki finansowej gminy – str. 122-123 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania procedur ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości. Na podstawie szczegółowej kontroli dwóch postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych w trybie przetargu ograniczonego, ustalono, że zamawiający nie wskazywał w opisach przedmiotu zamówienia kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień, co uchybiało postanowieniu art. 30 ust. 7 ustawy – str. 119, 123 protokołu kontroli. Ogłoszenia o zamówieniach zamieszczane w siedzibie zamawiającego i na stronach internetowych nie zawierały, wbrew postanowieniom art. 40 ust. 6 pkt 3 w zw. z art. 48 ust. 1 ustawy, informacji o dniu zamieszczenia ogłoszenia w BZP (w poprzednim stanie prawnym – o dniu jego przekazania Prezesowi Urzędu) – str. 119, 124 protokołu kontroli. Ponadto w jednym z postępowań Pan Burmistrz zwrócił się do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą z naruszeniem terminu wskazanego w art. 85 ust. 2 ustawy. Z przywołanego przepisu, w brzmieniu obowiązującym w dacie postępowania, wynikało, że zamawiający może zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na owo przedłużenie co najmniej na 7 dni przed upływem terminu związania ofertą (obecnie, od 23.10.2008 r., 3 dni). W badanym postępowaniu czynność ta została dokonana na 4 dni przed upływem terminu związania ofertą – str. 125-126 protokołu kontroli.

W ramach kontroli rozliczeń jednostek organizacyjnych z budżetem gminy ustalono, że dla Miejskiego Ośrodka Animacji Kultury i dla Miejskiej Biblioteki Publicznej w Wasilkowie przekazano w całości dotacje podmiotowe, zaplanowane w budżecie gminy na 2007 r. w kwotach (odpowiednio) 291.507 zł i 207.541 zł. W dniu 31 grudnia 2007 r. MOAK zwrócił na rachunek podstawowy budżetu kwotę 6.768,58 zł, a MBP – kwotę 3.766,96 zł. Po tych operacjach, określonych w wyciągu bankowym Nr 253 jako przelew wewnętrzny – przeksięgowanie środków zgodnie z dyspozycją klienta, wydatki wykonane budżetu w dziale 921, rozdz. 92109, par. 2480 zmniejszyły się do kwoty 284.738,42 zł, a w dziale 921, rozdz. 92116, par. 2480 – do kwoty 203.774,04 zł. Stwierdzono, że gminne instytucje kultury są traktowane przez Urząd na zasadach obowiązujących gminne jednostki budżetowe. Zarówno w odniesieniu do jednostek budżetowych, jak i instytucji kultury stosowana jest zasada zerowego stanu środków na rachunkach bankowych tych podmiotów. W myśl przepisu art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.), instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Stosowany system zwrotu środków przez instytucje kultury sprzeciwia się zasadzie prowadzenia samodzielnej gospodarki w ramach posiadanych środków – str. 136-137 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości gminy i jej jednostek organizacyjnych.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, przygotowywanie uchwał Rady Miejskiej, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu zgodnie z art. 44 i art. 50 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywają, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie stosownych działań zmierzających do uregulowania kwestii zastępstwa podczas ewentualnej nieobecności Pana Burmistrza, mając na uwadze wskazane regulacje prawne.

2. Realizowanie obowiązku wynikającego z art. 187 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych w kwestii kontroli podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych.

3. Opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte w Urzędzie Miejskim zasady rachunkowości, odnoszącej się wyłącznie do ewidencji budżetu gminy i Urzędu jako jednostki budżetowej, że szczególnym uwzględnieniem:

a) obowiązujących regulacji prawnych zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…;

b) ograniczenia liczby kont występujących w planie kont Urzędu jako jednostki budżetowej o konta niewystępujące w samorządowych jednostkach budżetowych;

c) dostosowania w zakładowym planie kont Urzędu opisu konta 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” do specyfiki funkcjonowania tego konta, wynikającego z wykorzystywania do realizacji dochodów i wydatków budżetowych Urzędu podstawowego rachunku bankowego budżetu,

d) sporządzenia wykazu kont ksiąg pomocniczych i dostosowania opisu zasad ich funkcjonowania do faktycznie stosowanych rozwiązań.

4. Spowodowanie opracowania przez kierowników jednostek organizacyjnych gminy, których rachunkowość jest prowadzona w Urzędzie Miejskim, dokumentacji określającej przyjęte w tych jednostkach zasady rachunkowości, z uwzględnieniem statusu prawnego i zasad gospodarki finansowej poszczególnych jednostek.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, w szczególności poprzez:

a) przestrzeganie zasady memoriału wyrażonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie przypadające na jej rzecz przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu zapłaty;

b) przestrzeganie zasady rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych określonej w art. 24 ust.2 ustawy, tj. dokonywania zapisów księgowych odzwierciedlających stan rzeczywisty;

c) ujmowanie kwot przekazanych innym jednostkom samorządu terytorialnego na realizację inwestycji gminy na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” i wykazywanie ich w bilansie jednostki w pozycji „Środki przekazane na poczet inwestycji”;

d) przeniesienie z konta 960 na stronę Wn konta 967 „Fundusze pomocowe” kwoty 61.594,54 zł w celu zrównoważenia dochodów i wydatków dotyczących projektu realizowanego z udziałem środków pomocowych, dotyczącego budowy ścieżki rowerowej na terenie Gminy Wasilków;

e) księgowanie przychodów ze sprzedaży środków trwałych i kosztów sprzedanych materiałów na koncie 760 „Pozostałe przychody i koszty”;

f) dostosowanie ewidencji podatku VAT (naliczonego i należnego) do rzeczywistego przebiegu rozliczeń, ponadto z uwzględnieniem art. 42 ust. 2 ustawy o rachunkowości w kwestii ustalania wyniku działalności operacyjnej;

g) ewidencjonowanie równowartości amortyzacji ujętej na koncie 401 „Amortyzacja” w formie pokrycia amortyzacji zapisem Wn 800 „Fundusz jednostki”, Ma 761 „Pokrycie amortyzacji”;

h) prowadzenie ewidencji dotacji udzielonych z budżetu gminy z wykorzystaniem konta 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych”;

i) przestrzeganie zasad wyceny środków trwałych określonych w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości i § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.; dokonanie w księgach rachunkowych Urzędu zapisów korygujących i uzupełniających dotyczących zabudowanej nieruchomości, położonej w Wasilkowie przy ul. Kryńskiej , mających na celu :

- właściwą wycenę budynku przychodni, poprzez pomniejszenie jego wartości o odliczony podatek od towarów i usług (Wn 800, Ma 011 – zmniejszenie wartości początkowej i Wn 071, Ma 800 – korekta wartości dotychczasowego umorzenia od zmniejszonej wartości początkowej),

- wprowadzenie do ksiąg rachunkowych wartości gruntu w kwocie 99.753,60 zł, wynikającej z różnicy wartości darowizny, wykazanej w akcie notarialnym i wartości bilansowej środków trwałych ujętych już w ewidencji księgowej.

6. Zobowiązanie Skarbnika do sporządzania bilansu budżetu według obowiązującego wzoru. Sporządzenie bilansów budżetu za 2006 i 2007 rok stosownie do załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.

7. Spowodowanie prezentowania w rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) danych zgodnych z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości i rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasadach rachunkowości…, a w szczególności:

a) zaprzestanie wykazywania w cz. A przychodów ze sprzedaży środków trwałych oraz podatku należnego VAT;

b) zaprzestanie wykazywania w kosztach działalności operacyjnej podatku VAT podlegającego odliczeniu od podatku należnego;

c) wykazywanie w poz. D.I. „Zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych” przychodów ze sprzedaży środków trwałych;

d) zaniechanie zamieszczania w kosztach finansowych (poz. H.II) podatku VAT przekazanego na rachunek urzędu skarbowego.

8. Terminowe przekazywanie projektu uchwały budżetowej Radzie Miejskiej i Regionalnej Izbie Obrachunkowej.

9. Zapewnienie klasyfikowania dochodów ze sprzedaży nieruchomości w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”.

10. Dokonanie uzupełnień brakujących danych w kartach poszczególnych środków trwałych oraz zweryfikowanie prawidłowości stosowanych stawek amortyzacyjnych mając na uwadze ustalenia zawarte w protokole kontroli.

11. Przeprowadzanie inwentaryzacji gruntów i budynków z częstotliwością określoną w postanowieniach wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej, a także sporządzanie dokumentacji inwentaryzacyjnej w terminach określonych w instrukcji.

12. Pisemne uregulowanie stosowanego obiegu dokumentów w zakresie dochodów z mienia, a także określenie w regulacjach wewnętrznych procedur dotyczących gospodarowania ruchomymi składnikami majątku gminy, w szczególności zasad ich zbywania.

13. Zapewnienie przestrzegania określonych ustawą o gospodarce nieruchomościami wymogów dotyczących wykazów nieruchomości. W tym celu:

a) zamieszczanie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wszystkich wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, a także do oddania w najem lub dzierżawę, stosownie do art. 35 ust. 1 i 1a ustawy;

b) określanie w wykazach, stosownie do art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy, terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy.

14. Zachowywanie 6-tygodniowego okresu, jaki powinien upłynąć między dniem wywieszenia wykazu nieruchomości a dniem podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu, stosownie do art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

15. Dokumentowanie faktu zawiadomienia osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

16. Przestrzeganie postanowień uchwały Rady Miejskiej w sprawie gospodarowania nieruchomościami w kwestii ustalania wysokości pierwszej raty i oprocentowania rat przy sprzedaży nieruchomości w drodze bezprzetargowej.

17. Zobowiązanie przewodniczącego komisji przetargowej do zamieszczania w protokołach z przetargów na zbycie nieruchomości dat ich sporządzenia.

18. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami, zawierającego regulacje odnośnie przypadków, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość; do czasu określenia zasad dokonywanie tych czynności wyłącznie za zgodą Rady Miejskiej.

19. W zakresie realizacji dochodów z gospodarowania nieruchomościami:

a) uregulowanie w przepisach wewnętrznych przesłanek niedochodzenia odsetek od należności z uwagi na ich niską wartość;

b) przestrzeganie zasad i trybu stosowania ulg w zapłacie należności określonych w uchwale Rady Miejskiej z dnia 22 czerwca 2006 r., mając na uwadze charakter prawny tych należności;

c) zobowiązanie pracowników do terminowego wystawiania wezwań do zapłaty należności, stosownie do przyjętych regulacji wewnętrznych.

20. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia rozbieżności mających wpływ na prawidłowość danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych; przedstawienie w odpowiedzi na zalecenia wyników poszczególnych działań podjętych w kontekście dokonanych ustaleń.

21. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego.

22. Dostosowanie przyjętych zasad rachunkowości w zakresie ewidencjonowania dochodów z tytułu podatków i opłat do obowiązujących przepisów.

23. Prawidłowe, tj. uwzględniające obowiązujące przepisy prawne, uregulowanie zasad wynagradzania pracowników wskazanych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu.

24. Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za weryfikację oświadczeń o używaniu samochodów prywatnych w jazdach lokalnych. Wyegzekwowanie od pracownika nadpłaconego ryczałtu w kwocie 17,81 zł, wynikającego z zamieszenia w oświadczeniu nierzetelnych danych.

25. Zamieszczanie w projekcie uchwały Rady Miejskiej w sprawie programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na dany rok postanowień w kwestii zasad wynagradzania członków komisji rozwiązywania problemów alkoholowych.

26. W zakresie udzielania i rozliczania dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych:

a) zamieszanie w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 13 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie;

b) zamieszczanie ogłoszenia o otwartym konkursie ofert w prasie dziennej, jak tego wymaga art. 13 ust. 3 ustawy;

c) dokumentowanie dat sporządzenia ogłoszenia o otwartym konkursie ofert i jego upublicznienia;

d) zobowiązanie członków komisji konkursowej do sporządzania uzasadnienia wyboru oferty, z uwzględnieniem postanowień art. 15 ustawy;

e) zaniechanie określania w umowach w sprawie udzielenia dotacji wstecznych terminów ich obowiązywania oraz obowiązku zwrotu środków w trakcie ustalonego okresu realizacji zadania;

f) egzekwowanie od zleceniobiorców wymaganych sprawozdań końcowych z realizacji zadania, monitorowanie terminowości przedkładania wymaganych sprawozdań.

27. Każdorazowe przedkładanie Skarbnikowi (lub osobie przez niego upoważnionej) do kontrasygnaty umów w sprawie zamówień publicznych.

28. W zakresie zamówień publicznych:

a) wskazywanie w opisie przedmiotu zamówienia kodów ze Wspólnego Słownika Zamówień;

b) zawieranie w ogłoszeniach o zamówieniu zamieszczanych w siedzibie zamawiającego i na stronach internetowych informacji o dniu zamieszenia ogłoszenia w BZP.

29. Zaniechanie stosowania zasady zerowego stanu środków na rachunkach bankowych na koniec roku budżetowego w odniesieniu do instytucji kultury jako sprzeciwiającej się ustawowej zasadzie prowadzenia przez instytucje samodzielnej gospodarki finansowej w ramach posiadanych środków.

30. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku