Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Ośrodku Sportu i Rekreacji w Hajnówce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 lutego 2009 roku (znak: RIO.I.6012-22/08), o treści jak niżej:

Pan

Mirosław Awksentiuk

Dyrektor Ośrodka Sportu

i Rekreacji w Hajnówce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2007 roku i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Ośrodku Sportu i Rekreacji w Hajnówce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono szereg istotnych nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania Ośrodka Sportu i Rekreacji w Hajnówce, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planu finansowego jednostki budżetowej oraz planu finansowego dochodów własnych, gospodarowanie mieniem przekazanym jednostce w zarząd, rozliczenia z budżetem gminy.

Badając prawidłowość gromadzenia i wydatkowania dochodów własnych, w oparciu o uchwałę Rady Miasta Hajnówka z dnia 16 marca 2005 roku w sprawie utworzenia rachunku dochodów własnych w Ośrodku Sportu i Rekreacji, stwierdzono, że w okresie od stycznia do lipca 2007 r. wydatkowano z dochodów własnych kwotę 64.754,06 zł, w dziale 926, rozdziale 92604, par. 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe”, na finansowanie umów zlecenia zawartych przez ówczesnego Dyrektora OSiR M. Antoniuka z zawodnikami I-ligowej drużyny piłki siatkowej mężczyzn „Pronar Parkiet” Hajnówka. Przedmiotem umów było finansowanie przez OSiR wynagrodzeń zawodników w związku z grą w wymienionym zespole. Ponadto w okresie styczeń – kwiecień 2007 r. w tej samej podziałce klasyfikacyjnej, w ramach limitu ustalonego w planie finansowym, wydatkowano na wynagrodzenia zawodników kwotę 140.483,25 zł ze środków budżetu miasta.

Uchwała w sprawie utworzenia rachunku dochodów własnych, ustalająca w § 3 przeznaczenie dochodów własnych, nie przewiduje finansowania tego typu wydatków, wskazując jedynie na pokrycie kosztów przejazdów zawodników biorących udział w zawodach oraz organizację imprez sportowych poprzez zakup nagród. Z postanowień Statutu OSiR, określającego w § 4 przedmiot działania Ośrodka, wynika, że do zadań jednostki należy m.in. współpraca z klubami i organizacjami sportowymi oraz prowadzenie sekcji sportowych. Jak wynika z umowy z 25 czerwca 2007 r., wchodzącej w skład załącznika nr 11 do protokołu kontroli, zawartej między OSiR a stowarzyszeniem Siatkarski Klub Sportowy Hajnówka, stowarzyszenie zostało utworzone w celu m.in. uczestnictwa w rozgrywkach prowadzonych przez Polski Związek Piłki Siatkowej oraz „zwolnienia władz miasta Hajnówka z obowiązków związanych z organizacją zawodów siatkarskich”. W umowie OSiR zobowiązał się do współpracy z klubem w zakresie m.in. udostępniania hali sportowej i zatrudniania koordynatora ds. piłki siatkowej. Przedmiotem umowy było też wstąpienie stowarzyszenia w miejsce OSiR w zakresie realizacji wszystkich zawartych umów, w tym umów sponsorskich dotyczących firm reklamujących się za pośrednictwem zespołu siatkarskiego (wpływy z tych umów stanowiły źródło dochodów własnych). Zawarcie omawianej umowy skutkowało zaniechaniem finansowania wynagrodzeń zawodników ze środków OSiR od II połowy 2007 roku – str. 37-38 i 44 protokołu kontroli.

Badanie zagadnienia dochodów własnych wykazało, że OSiR wykorzystywał środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych niezgodnie z przeznaczeniem ustalonym przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). W okresie objętym kontrolą dokonano na rachunek ZFŚS spłaty środków zapożyczonych na wydatki ponoszone z rachunku dochodów własnych w wysokości 5.348 zł, jako wydatek z dochodów własnych w par. 4440 „Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Ustalono, że w 2004 roku przelano na rachunek wyodrębnionej działalności jednostki budżetowej środki w wysokości 16.000 zł w celu, jak wynika z wyjaśnienia głównego księgowego, wypłaty wynagrodzeń z umów zleceń zawodnikom drużyny piłki siatkowej. W następnych latach dokonywano spłat z tego rachunku na rachunek ZFŚS w kwotach: 1.000 zł w 2005 r., 5.652 zł w 2006 r., 5.348 zł w 2007 r. i 2.000 zł w 2008 r. Zobowiązanie dochodów własnych wobec działalności socjalnej z tytułu niezwróconego zapożyczenia wynosiło na dzień 31 grudnia 2008 roku 2.000 zł – str. 40-41 i 44 protokołu kontroli.

     Z danych ewidencji księgowej nie wynikała należność Funduszu. Przelane środki ujęto jako zmniejszenie Funduszu ewidencjonowanego na koncie 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Według stanu na koniec 2007 r. wartość Funduszu była zaniżona o kwotę niezwróconej należności wynoszącej 4.000 zł, a na koniec 2008 r. o 2.000 zł. W urządzeniach księgowych i sprawozdaniu Rb-34 wykazano natomiast zobowiązanie dochodów własnych w wymienionych kwotach – str. 31 protokołu kontroli.

Niedozwolone finansowanie działalności prowadzonej w ramach dochodów własnych stwierdzono także w następstwie analizy umowy zawartej w dniu 10 maja 2007 r. z Przedsiębiorstwem Usług Komunalnych Spółka z o.o. w Hajnówce na wykonanie robót polegających na wypłyceniu niecki basenu. Umowa przewidywała, że wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 7% ceny ofertowej brutto, tj. 8.565 zł w formie gotówki oraz, że wpłata ta nastąpiła na rachunek dochodów własnych. W dniu podpisania umowy wpłaty na kwotę 8.565 zł nie stwierdzono. Wpływ kwoty 2.569,50 zł tytułem zabezpieczenia potwierdza natomiast wyciąg bankowy do rachunku dochodów własnych nr 85 z dnia 24 lipca 2007 roku (wpłata stanowiła 30% ustalonej w umowie kwoty zabezpieczenia i miała zostać zwrócona w terminie 15 dni po upływie terminu gwarancji). Kontrola wykazała, że na dzień 31 grudnia 2007 roku konto 132 „Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych” wykazywało saldo Wn w wysokości 138,14 zł, zaś konto 240 „Pozostałe rozrachunki” saldo zobowiązania z tytułu pobranego zabezpieczenia w wysokości 2 569,50 zł. Wynika stąd, że pobrana kwota zabezpieczenie została wykorzystana w 2007 roku na pokrycie wydatków finansowanych z rachunku dochodów własnych - str. 45-46 protokołu kontroli, załącznik nr 14 do protokołu kontroli.

Przedstawione fakty w zakresie finansowania wydatków z rachunku dochodów własnych świadczą o naruszeniu przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), wskazujących rodzaje środków publicznych oraz określających zasady ich gromadzenia i rozdysponowania przez jednostki sektora finansów publicznych, przepisów ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) w zakresie przechowywania i zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego w pieniądzu, a także ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, stanowiących, iż środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i mogą być przeznaczane wyłącznie na działalność socjalną.

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań stwierdzono, że według stanu na 31 grudnia 2007 r. jednostka posiadała nieopłacone zobowiązania, w stosunku do których termin płatności upłynął. Jak wynika z zestawienia faktur wchodzących w skład salda strony Ma konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, zawierającego daty wystawienia faktur i przewidziane w nich terminy płatności (str. 30-31 protokołu kontroli), na dzień 31 grudnia 2007 r. upłynął termin opłacenia zobowiązań z tytułu wydatków na kwotę 4.123,64 zł, z ogólnej sumy zobowiązań na tym koncie wynoszącej 18.098,41 zł. Sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań jednostki za 2007 rok nie wykazuje zobowiązań wymagalnych, z protokołu kontroli nie wynika także, aby jednostka czyniła ustalenia w sprawie przesunięcia terminów płatności. Analiza terminowości uregulowania całej populacji zobowiązań wykazanych na tym koncie na koniec 2007 r. pozwoliła stwierdzić, że poza jednym wyjątkiem, uregulowane zostały one w 2008 roku z opóźnieniem, przy czym największe opóźnienie sięgało 150 dni w stosunku do terminu wskazanego w fakturze. Jak wynika z wyjaśnienia głównego księgowego, zobowiązania nie są regulowane w terminach „ze względu na brak środków”.

Stwierdzony stan faktyczny narusza zasadę gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych wyrażoną w art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, według której wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Badając prawidłowość zaciągania zobowiązań przez jednostkę stwierdzono, że w 2007 roku zostało zaciągnięte zobowiązanie w wysokości przekraczającej kwotę określoną w planie finansowym jednostki na wydatki inwestycyjne o 6.087,04 zł w związku z budową zewnętrznej instalacji hydrantowej do zraszania murawy. Zobowiązanie we wskazanej kwocie figurowało na koniec 2007 r. na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” i zostało nieprawidłowo wykazane w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”. Wydatek z tytułu zaciągniętego zobowiązania został poniesiony w dniu 6 czerwca 2008 roku i zakwalifikowany do par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. Wykonawca wystawił fakturę dnia 31 grudnia 2007 r. za budowę zewnętrznej instalacji hydrantowej do zraszania murawy, z uwzględnieniem upustu 20%, według kosztorysu powykonawczego. Wartość wykonanych robót została nieprawidłowo zaksięgowana, na podstawie faktury, w koszty działalności bieżącej jednostki zapisem Wn 400 „Koszty według rodzajów” – Ma 201; oprócz tego zaksięgowano też przyjęcie środka trwałego zapisem Wn 011 „Środki trwałe” – Ma 800 „Fundusz jednostki”. Stwierdzono, że plan finansowy jednostki (a także plan dochodów własnych) nie przewidywały limitu na pokrycie w 2007 r. wydatku majątkowego we wskazanej wysokości. Przewidziane w planie finansowym środki w par. 6050 w kwocie 169.170 zł były zaangażowane na realizację zadania inwestycyjnego pod nazwą „Wypłycenie niecki basenu” na podstawie umowy z 10 maja 2007 r. Jak wynika z protokołu kontroli, w związku z pracami dotyczącymi basenu wydatkowano w 2007 roku 169.169,72 zł. Jak wyjaśnił Pan Dyrektor, zamiar usprawnienia procesu nawadniania boiska został powzięty po objęciu przez Pana stanowiska dyrektora (1 października 2007 r.) i miał zostać urzeczywistniony w 2008 roku, jednakże w związku z korzystnymi warunkami atmosferycznymi Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Hajnówce wykonało i rozliczyło prace przed końcem roku. Jak wskazuje Pan w wyjaśnieniu, otrzymanie faktury 31 grudnia 2007 r. było okolicznością zaskakującą, gdyż oczekiwał Pan rozliczenia w roku 2008. Należy zwrócić uwagę, że okoliczności zlecenia prac, w tym w zakresie terminu ich zlecenia, terminu wykonania, sposobu rozliczenia oraz zasad i terminu płatności, nie wynikają z żadnej dokumentacji. Przedstawione fakty przesądzają natomiast, iż zlecenia dokonał Pan w formie ustnej w 2007 roku, nie posiadając w planie finansowym środków na ewentualne opłacenie robót i godząc się jednocześnie na obciążenie tym wydatkiem planu na 2008 r. Stosownie do art. 193 ustawy o finansach publicznych, kierownik samorządowej jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania do wysokości kwot określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki. Na mocy art. 188 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki może zostać upoważniony do zaciągania zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływa w roku następnym, jednakże, jak wynika ze złożonego wyjaśnienia, realizacja przedmiotowego zadania nie mogła nastąpić w przywołanym trybie, ponieważ nie miało ono charakteru niezbędnego dla zapewnienia ciągłości działania jednostki - str. 44 i 48-49 protokołu kontroli, załączniki nr 12 i 15 do protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że w 2007 roku w ramach Mikroprojektu nr NEB/EPB/06/12 pod tytułem „Sport i rekreacja w partnerstwie polsko-białoruskim”, realizowanego ze środków programu INTERREG III, wydatkowano 30.291,02 zł oraz uzyskano refundację poniesionych wydatków w wysokości 13.083,59 zł. Wydatki ponoszone były w ciężar bieżącej realizacji planu finansowego na 2007 rok, nie przewidującego wydatków na realizację programu (wydatki ujmowano w podziałkach przewidzianych dla środków krajowych). W związku z tym, otrzymana w 2007 roku refundacja w wysokości 13.083,59 zł została ujęta w księgach jako zmniejszenie poniesionych wydatków. Nie wykazano jej w sprawozdaniu Rb-27S za 2007 rok i nie odprowadzono jako należnych budżetowi gminy dochodów, czym naruszono podstawową zasadę gospodarki finansowej jednostek budżetowych, określoną w art. 20 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

W 2008 roku jednostka uzyskała tytułem refundacji również kwotę 13.083,59 zł, która została odprowadzona do budżetu gminy. Plan finansowy OSiR na 2008 rok nie przewidywał realizacji dochodów na rzecz budżetu gminy. Nie stwierdzono, aby w trakcie 2008 roku kontrolowana jednostka sporządzała sprawozdania Rb-27S, naruszając obowiązek ustalony przepisem § 4 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) w zw. z rozdziałem 1 załącznika nr 34 do rozporządzenia – str. 12-14 protokołu kontroli.

Ewidencja operacji dotyczących gromadzenia i rozdysponowania środków na realizację Mikroprojektu prowadzona była z pominięciem kont przewidzianych przepisami załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), tj. kont 137 „Rachunki środków funduszy pomocowych”, 227 „Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych i 228 „Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych”. Ewidencję operacji dotyczących tych środków w 2007 roku prowadzono na kontach 130/1 i 400 „Interreg”.

W zakresie prawidłowości odprowadzania zrealizowanych dochodów budżetowych z protokołu kontroli wynika ponadto, że OSiR zrealizował z tytułu odsetek dochody w kwocie 269,55 zł, z czego przekazano na rachunek budżetu gminy, według ewidencji, 185,18 zł (mniej o 84,37 zł), co nie było zgodne ze stanem faktycznym. Badanie prezentacji dochodów z odsetek w sprawozdaniu Rb-27S za 2007 rok wykazało, że ujęto w nim kwotę 215,92 zł, tj. o 53,63 zł mniej niż wynika to z ewidencji. Przyczyną rozbieżności było, jak wynika z wyjaśnienia głównego księgowego, automatyczne przekazanie przez bank odsetek za grudzień w kwocie 53,63 zł na rachunek budżetu, zaś w przypadku błędnie figurującej w ewidencji kwoty 84,37 zł – brak subkonta dochodów do konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” oraz zmiana sposobu księgowania przekazywanych środków w trakcie 2007 roku, polegająca na odejściu od księgowania rozliczeń poprzez konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i zastosowanie nieprawidłowej metody księgowania przelewu środków do budżetu zapisem czerwonym Wn 130 – Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”; w konsekwencji zaniechano także przewidzianego przepisami księgowania danych sprawozdań Rb-27S zapisem Wn 800 „Funduszu jednostki” – Ma 222 – str. 15-17 i 35 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące funkcjonowania kontroli wewnętrznej jednostki. Ustalono, że w okresie objętym kontrolą w badanej jednostce nie opracowano w formie pisemnej kompletnych procedur w zakresie dotyczącym procesów gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, wymaganych przepisami art. 47 ustawy o finansach publicznych.

Stwierdzono, że obowiązująca w jednostce instrukcja kasowa stanowi, iż „Szczegółowy obieg dokumentów kasowych, na podstawie których dokonywane są wypłaty oraz wykaz osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania tych dokumentów są zawarte w instrukcji obiegu dokumentów kasowych.” Regulacja wewnętrzna o takiej nazwie nie została okazana kontrolującemu, natomiast zarządzenie w sprawie obiegu i kontroli dokumentów w Ośrodku Sportu i Rekreacji w Hajnówce nie określa obiegu dokumentów kasowych – str. 27 protokołu kontroli. Braki w uregulowaniu kontroli procesów i obiegu dokumentów dotyczących obrotu pieniężnego obejmują także stosowaną formę dokonywania operacji przy pomocy karty bankomatowej. W instrukcji kasowej ustalono także zasadę sporządzania raportów kasowych za każdy dzień roboczy, natomiast w praktyce sporządzane one są za okresy dziesięciodniowe – str. 27-28 protokołu kontroli.

Nie uregulowano w przepisach wewnętrznych także zasad przeprowadzania likwidacji środków trwałych, w tym dokumentów mających poświadczać te procesy – str. 47 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała też nieprzestrzeganie ustalonego w przepisach wewnętrznych trybu kontroli. Zasady wykonywania kontroli określone w regulaminie organizacyjnym OSiR w Hajnówce, wprowadzonym zarządzeniem z dnia 12 listopada 2007 r., przewidują, że czynności związane ze sprawowaniem kontroli wewnętrznej w zakresie powierzonych zadań wykonują dyrektor, główny księgowy oraz kierownicy komórek organizacyjnych na podstawie rocznego harmonogramu kontroli wewnętrznych, przygotowywanego i zatwierdzanego przez dyrektora. Ustalono, że na rok 2008 nie opracowano harmonogramu kontroli wewnętrznej. Przewidziano także, że adnotacje z kontroli oraz ewentualne wnioski i uwagi zapisuje się w zeszycie kontroli wewnętrznej; w trakcie kontroli nie okazano takiego dokumentu. Ponadto Statut OSiR przewiduje w § 10, że Ośrodek zapewnia własną kontrolę wewnętrzną w oparciu o zakładowy regulamin kontroli. Zakładowego regulaminu kontroli nie okazano kontrolującemu – str. 8 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości powierzenia obowiązków pracownikom stwierdzono, że zakresy czynności zostały opracowane w formie pisemnej, jednakże zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności głównego księgowego, nadany 1 marca 1999 roku, nie spełniał wymogów określonych w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, odnosząc się w sposób ograniczony m.in. do kwestii prowadzenia rachunkowości jednostki (zakres odwołuje się tylko do prowadzenia dziennika głównego, sporządzania sprawozdań finansowych i dekretacji dokumentów) czy wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi (wskazując na podpisywanie przelewów i czeków) – str. 8 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy postanowień zawartych w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że dokumentacja ta nie regulowała zagadnień związanych z ochroną danych i ich zbiorów (dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów), co stanowi naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). W zakresie przestrzegania ustalonych przywołaną ustawa zasad przechowywania dokumentacji stwierdzono zaś, że dokumentacja taka, jak m.in. dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania budżetowe i finansowe jest przechowywana w wydzielonych zbiorach, jednakże roczne zbiory tych dokumentów nie zostały oznaczone symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze, czego wymaga art. 73 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości – str. 11 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości opracowania zakładowego planu kont w świetle przepisów § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... stwierdzono, że pomijał on otwarte w księdze głównej konta 130/1 i 750/1. Zgodnie z przywołanym przepisem, zakładowy plan kont jednostki może być uzupełniony o dodatkowe konta, zgodne co do treści ekonomicznej z kontami zawartymi w standardowym planie kont dla jednostek budżetowych stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia. Konta 130/1 i 750/1 pomijano także w zestawieniach obrotów i sald sporządzanych w 2007 roku, co narusza postanowienia art. 18 ustawy o rachunkowości. Obroty i salda tych kont dodawano do kont 130 i 750 – str. 10 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono także inne nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., poprzez:

a) dokonywanie zapisów na kontach 130 i 132 niezgodnie z danymi wyciągów bankowych w zakresie operacji dotyczących zapożyczeń środków między rachunkiem bieżącym i rachunkiem dochodów własnych. Zapożyczenia (jako obroty strony Ma rachunku przekazującego środki) nie znajdowały odbicia w ewidencji szczegółowej prowadzonej do tych kont, jako nie dotyczące realizacji wydatków, w związku z czym powstawały okresowe rozbieżności między obrotami stron Ma tych kont a danymi ewidencji analitycznej, co narusza zarówno zasady funkcjonowania kont zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia, jak i art. 16 ust. 1 ustawy. Operacje zwrotu zapożyczeń były księgowane przy wykorzystaniu zapisu czerwonego jako „kwota do zwrotu”, w celu usunięcia obrotów dotyczących tych operacji. Stwierdzono, że zapożyczenia były dokonywane jedynie w trakcie roku – na początek i koniec roku nie występowały rozliczenia między rachunkami z tytułu zapożyczeń - str. 22-25 protokołu kontroli,

b) dokonywanie zapisów księgowych, wbrew zasadom określonym w treści art. 23 ust. 2 pkt 1-2, 4 ustawy, w myśl których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 9-11 protokołu kontroli,

c) poprawianie zapisów w księgach rachunkowych niezgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy, co polegało na zamazywaniu błędnych zapisów w sposób powodujący brak ich czytelności – str. 10 protokołu kontroli,

Stwierdzono nieprzestrzeganie terminów sporządzania sprawozdań, ustalonych przepisami załącznika nr 38 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, polegające na sporządzaniu niektórych sprawozdań miesięcznych po upływie terminów ich złożenia organowi wykonawczemu, co wynika z zamieszczonych na sprawozdaniach dat ich sporządzenia – str. 18 protokołu kontroli.

Ustalono, że w sprawozdaniu Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi sfinansowanych za 2007 rok wykazano plan dochodów i wydatków w tej samej wysokości – 149.699 zł. Plan finansowy dochodów własnych i wydatków z nich finansowanych wykazany w sprawozdaniu jest niższy o kwotę 122.451 zł w porównaniu do planu z dnia 16 stycznia 2007 roku, opracowanego na podstawie uchwały budżetowej. W trakcie kontroli nie okazano dokumentów potwierdzających zmianę planu dochodów własnych. Należy wskazać, że w załączniku do uchwały budżetowej nie dokonano zmiany planu finansowego dochodów własnych na 2007 rok. Jak wynika z § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), kierownicy samorządowych jednostek budżetowych mogą dokonywać zmian w planie finansowym dochodów własnych w granicach upoważnień przyznanych przez organ wykonawczy. Nie stwierdzono, aby Dyrektor OSiR posiadał upoważnienie do dokonywania zmian planu finansowego. Jak wynika z wyjaśnienia głównego księgowego, wstawienie w sprawozdaniu odmiennej kwoty planu wynikało z pomyłki – str. 34 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na podróże służbowe wykazała, że badane polecenia wyjazdów służbowych nie mają oparcia w pisemnych wnioskach pracowników na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy oraz ustaleniu przez pracodawcę stawki za jeden kilometr przebiegu. Należy wskazać, że w świetle  § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), możliwość zlecenia podróży samochodem prywatnym jest uzależniona od wyrażenia przez pracownika woli w tym zakresie. Przesądza to o niezbędności elementu wniosku, ponieważ pracodawca nie może z własnej inicjatywy zlecić odbywania podróży samochodem prywatnym. Stwierdzono także braki w zakresie daty wystawienia polecenia wyjazdu oraz wskazania liczby załączników składanych do rozliczenia kosztów podróży, co uchybia cechom wymaganym dla rozliczenia kosztów podróży, jako dowodu księgowego, na podstawie przepisów art. 21 ust. 1 i art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym w zakresie możliwości sprawdzenia kompletności dowodu – str. 38-39 protokołu kontroli.

Badając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na wypłycenie niecki basenu w świetle przepisów ustawy Prawa zamówień publicznych ustalono, że protokół postępowania nie zawiera informacji w sprawie podania przez zamawiającego, przed otwarciem ofert, kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (art. 86 ust. 3 ustawy). W aktach postępowania brak jest ponadto potwierdzenia powiadomienia wykonawcy o wyborze oferty, co narusza art. 92 ust. 1 ustawy. Z ustaleń kontroli wynika, że wyboru oferty dokonano 7 maja 2007 roku, natomiast umowę zawarto dnia 10 maja 2007 roku. Naruszono zatem 7-dniowy termin, jaki powinien upłynąć między powiadomieniem wykonawcy o wyborze a zawarciem umowy, określony w art. 94 ust. 1 ustawy, w brzmieniu sprzed nowelizacji Prawa zamówień publicznych obowiązującej od dnia 24 października 2008 r. Po nowelizacji, przepis dodany w art. 94 ust. 1a zezwala na zawarcie umowy przed upływem tego terminu, jeżeli w postępowaniu została złożona jedna oferta, jak to miało miejsce w badanym zamówieniu – str. 44-45 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości były przede wszystkim wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych przez osoby pełniące funkcję dyrektora jednostki w okresie objętym kontrolą oraz głównego księgowego.

 Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz wprowadzenie w formie pisemnej procedur kontroli finansowej na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, któremu kierownik jednostki winien powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie gospodarowania dochodami własnymi:

a) wydatkowanie środków gromadzonych na rachunku dochodów własnych wyłącznie na cele przewidziane uchwałą Rady Miasta,

b) niezwłoczne zrefundowanie z dochodów własnych na rachunek ZFŚS kwoty 2.000 zł stanowiącej pozostałość po nielegalnym wykorzystaniu środków ZFŚS w 2004 r.,

c) otwarcie rachunku środków depozytowych i niezwłoczne przekazanie na ten rachunek z rachunku dochodów własnych, kwoty 2.569,50 zł odpowiadającej wniesionemu przez PUK w Hajnówce zabezpieczeniu należytego wykonania umowy,

d) zaniechanie zapożyczeń między rachunkiem bieżącym jednostki budżetowej i rachunkiem dochodów własnych.

2. Terminowe regulowanie zobowiązań.

3. Zaciąganie zobowiązań z tytułu umów, niemających cech niezbędności dla zapewnienia ciągłości działania jednostki, wyłącznie do wysokości kwot ustalonych w planie finansowym.

4. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-Z zobowiązań wymagalnych, tj. zobowiązań, których termin płatności minął według stanu na dzień sprawozdawczy,

b) sporządzanie miesięcznych sprawozdań Rb-27S oraz wykazywanie w nich wszystkich zrealizowanych dochodów,

c) terminowe sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości,

d) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-34 prawidłowej kwoty planu dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych.

5. Odprowadzanie na rachunek budżetu gminy wszystkich zrealizowanych dochodów budżetu, mając na uwadze zasadę określoną w art. 20 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

6. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) ewidencjonowanie operacji dotyczących środków pomocowych na kontach przewidzianych dla tych operacji w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont...,

b) wydzielenie subkont dochodów i wydatków w ramach konta 130,

c) prowadzenie zapisów na kontach 130 i 132 zgodnie z danymi wynikającymi z wyciągów bankowych,

d) ujmowanie w zestawieniach obrotów i sald wszystkich kont prowadzonych w księdze głównej,

e) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymaganiami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości;

f) poprawianie błędów w zapisach księgowych zgodnie z zasadami określonymi w art. 25 ustawy o rachunkowości.

7. W zakresie wewnętrznej kontroli finansowej:

a) uregulowanie w formie pisemnych procedur zasad obiegu i kontroli wszystkich dokumentów dotyczących operacji gospodarczych zachodzące w jednostce, w tym w zakresie likwidacji środków trwałych, gospodarki kasowej i stosowania karty bankomatowej,

b) przestrzeganie obowiązujących w jednostce wewnętrznych regulacji określających tryb wykonywania kontroli wewnętrznej, mając jednocześnie na uwadze, że winny one być dostosowane do potrzeb jednostki,

c) przestrzeganie ustalonej częstotliwości sporządzania raportów kasowych; ewentualnie rozważenie dostosowania wymaganej częstotliwości do faktycznych potrzeb jednostki,

d) nadanie głównemu księgowemu zakresu obowiązków wyczerpującego dyspozycję art. 45 ustawy o finansach publicznych.

8. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) uregulowanie zagadnień związanych z ochroną danych i ich zbiorów (dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów), mając na uwadze zasady przechowywania dokumentacji określone w art. 73 ustawy o rachunkowości,

b) wprowadzenie do zakładowego planu kont wszystkich kont prowadzonych w ewidencji jednostki.

9. W zakresie podróży służbowych:

a) odbywanie podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy na podstawie pisemnego wniosku pracownika o odbycie podróży tym środkiem lokomocji, według ustalonej stawki rozliczenia za 1 kilometr,

b) zapewnienie kompletności danych zawartych w poleceniach wyjazdu służbowego i rozliczeniu kosztów podróży, mając na uwadze wskazania zawarte w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

10. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) egzekwowanie od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminie i wysokości przewidzianej w umowie,

b) ujmowanie w protokole postępowania kwoty, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia, która winna być ogłoszona przed otwarciem ofert,

c) dokumentowanie faktu powiadomienia wykonawców o wyborze oferty.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Burmistrz Hajnówki

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku