Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Samodzielnym Publicznym Psychiatrycznym

Zakładzie Opieki Zdrowotnej im. St. Deresza w Choroszczy

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 czerwca 2008 roku (znak: RIO.I.6012-11/08), o treści jak niżej:

Pan

Mariusz Mikulski

Dyrektor Samodzielnego Publicznego

Psychiatrycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej

im. St. Deresza w Choroszczy

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Samodzielnego Publicznego Psychiatrycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej im. St. Deresza w Choroszczy za okres 2006 i 2007 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólno-organizacyjne dotyczące ustroju i funkcjonowania Samodzielnego Publicznego Psychiatrycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Choroszczy, unormowania wewnętrzne w zakresie gospodarki finansowej – w tym kontroli finansowej i rachunkowości, ewidencję księgową i sprawozdawczość w zakresie należności i zobowiązań, gospodarowanie majątkiem, udzielanie zamówień publicznych, restrukturyzację finansową oraz prawno-finansowe relacje Zakładu z Samorządem Województwa Podlaskiego.

         SPP ZOZ w Choroszczy w obecnej formie organizacyjno-prawnej powstał na podstawie zarządzenia Wojewody Białostockiego z dnia 5 listopada 1997 r. w wyniku przekształcenia Specjalistycznego Psychiatrycznego Zespołu Opieki Zdrowotnej w Choroszczy.

Zgodnie ze statutem, kontrolowanym podmiotem kieruje i reprezentuje go na zewnątrz Dyrektor, którego powołuje i odwołuje Zarząd Województwa Podlaskiego. Stosunek pracy z Dyrektorem SPP ZOZ w Choroszczy lek. med. Mariuszem Mikulskim został zawarty z dniem 1 sierpnia 2005 r. na podstawie powołania na czas nieokreślony, w oparciu o uchwałę Nr 153/2016/05 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 19 lipca 2005 r. Wskazany sposób nawiązania stosunku pracy odpowiadał statutowi ZOZ i przepisowi art. 44 ust. 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 ze zm.) stanowiącemu, że podmiot, który utworzył publiczny zakład opieki zdrowotnej, nawiązuje z kierownikiem tego zakładu stosunek pracy na podstawie powołania lub umowy o pracę albo zawiera z nim umowę cywilnoprawną. Wskazać też należy, że z dniem 10 września 2006 r. do przywołanego art. 44 ustawy zostały dodane ust. 9 i 10, dookreślające kwestię statusu kierownika publicznego zakładu opieki zdrowotnej. Z regulacji tych wynika, że umowa o pracę, powołanie lub umowa cywilnoprawna, o których mowa w ust. 4, mogą przewidywać możliwość udzielania przez kierownika publicznego zakładu opieki zdrowotnej wykonującego zawód medyczny świadczeń zdrowotnych w tym zakładzie. W takim przypadku, umowa o pracę, powołanie lub umowa cywilnoprawna określają warunki udzielania świadczeń zdrowotnych, w tym wymiar czasu pracy. Akt powołania Pana Dyrektora, wydany przed wprowadzeniem wskazanej regulacji, nie zawiera postanowień w kwestii udzielania świadczeń zdrowotnych, kwestia ta nie została też uregulowana jednoznacznie przez Zarząd Województwa po jej wejściu w życie. Jak stwierdzono, w piśmie Nr ZD.I.1021-6/M z dnia 24 marca 2006 r. Wicemarszałek Województwa Podlaskiego K. Tołwiński wyraził zgodę na pełnienie przez Pana Dyrektora dyżurów medycznych w Oddziale Psychosomatycznym, z zastrzeżeniem, że liczba pełnionych dyżurów nie może przekraczać 1 dyżuru w tygodniu i 5 w miesiącu. Inne warunki dotyczące wykonywania świadczeń zdrowotnych nie zostały w tym piśmie określone.

Czynności kontrolne wykazały, że Pan Dyrektor pełnił w SPP ZOZ dyżury medyczne w ramach prywatnej praktyki lekarskiej. Podstawę ich wykonywania w 2007 r. stanowiła umowa o udzielanie świadczeń zdrowotnych Nr 24/D/2007 z dnia 8 lutego 2007 r., która ze strony zamawiającego, tj. SPP ZOZ w Choroszczy, została podpisana przez Z-cę Dyrektora ds. Opieki Zdrowotnej W. Rutkiewicza. W okresie od 10 grudnia 2005 r. do 7 lutego 2007 r. podstawą udzielania świadczeń była umowa z dnia 9 grudnia 2005 r., w której zamawiający był reprezentowany przez E. H. Woroniecką Głównego Księgowego Zakładu, a także aneksy do tej umowy: aneks z 4 grudnia 2006 r., który ze strony SPP ZOZ podpisał W. Rutkiewicz, oraz aneksy z 4 i 31 stycznia 2007 r. podpisane przez E. H. Woroniecką. Na mocy opisanych kontraktów cywilnoprawnych, zawieranych na podstawie art. 35 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej, Pan Dyrektor zobowiązał się do wykonywania świadczeń medycznych poza stosunkiem pracy nawiązanym w drodze powołania.

Z przywołanych regulacji art. 44 ust. 4, 9 i 10 ustawy wynika, że udzielanie świadczeń zdrowotnych przez Pana Dyrektora może następować wyłącznie na warunkach określonych przez Zarząd Województwa, w ramach stosunku pracy nawiązanego na podstawie powołania, nie zaś na podstawie odrębnych umów zawieranych z podległymi pracownikami SPP ZOZ. Na tę m.in. kwestię wskazałem w odrębnym piśmie skierowanym do Zarządu Województwa Podlaskiego.

Jak ustalono, w 2007 roku Pan Dyrektor wystawił na rzecz SPP ZOZ rachunki z tytułu pełnienia dyżurów lekarskich na łączną kwotę – 18.801 zł (w 2006 r. była to suma 14.708 zł). Dokonana w trakcie kontroli analiza rachunków od nr 1 do nr 4 z 2007 r. wykazała, iż w jednym przypadku (dyżury z marca 2007 r.) została przekroczona maksymalna liczba pełnionych dyżurów – rozliczono 6 dyżurów z 5 możliwych przyznanych w piśmie Wicemarszałka Województwa Podlaskiego K. Tołwińskiego – str. 4-6 protokołu kontroli.

         W ramach badania wewnętrznych regulacji prawnych, składających na procedury kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), stwierdzono, iż obowiązujące do dnia zakończenia kontroli zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych uregulowane były w zarządzeniu wewnętrznym nr 12 Dyrektora z dnia 22 sierpnia 1996 r. w sprawie zakładowego planu kont i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Specjalistycznym Psychiatrycznym Zespole Opieki Zdrowotnej w Choroszczy. Należy zauważyć, iż regulacja ta zawiera odwołanie do nieobowiązujących przepisów, m.in. ustawy – Prawo budżetowe i ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych, częściowo także reguluje kwestie niemające odzwierciedlenia w obecnej organizacji jednostki, jak np. obieg dokumentów w Dziale Produkcji Rolno-Hodowlanej, który w praktyce nie występuje – str. 11 i 13 protokołu kontroli.

Badanie w zakresie kompletności ustanowionych procedur wykazało brak uregulowań zasad obiegu i kontroli dokumentów w odniesieniu do otrzymywanych darowizn, a także stosowanej dokumentacji w zakresie eksploatacji pojazdów. W wyniku przeprowadzonej pod tym kątem analizy odnoszącej się do dokumentowania przychodu, rozchodu i zużycia leków stwierdzono, że w badanej jednostce funkcjonują procedury wewnętrzne, lecz nie wszystkie z nich znajdują umocowanie w przyjętej dokumentacji wewnętrznej. Należy wskazać na fakt nieustalenia procedur sporządzania, obiegu i kontroli stosowanego w praktyce receptariusza (dokument ten został tylko wymieniony w Instrukcji Magazynowej będącej częścią Instrukcji obiegu dokumentów, lecz nie uwzględniono go w schemacie obiegu i kontroli dokumentów magazynowych). Nadto należy zwrócić uwagę na niejednolitość postępowania w przypadku dokumentowania przychodów i rozchodów leków z magazynu głównego i z magazynu darów. Na uwagę zasługuje również brak uregulowań w przepisach wewnętrznych stosowanych w praktyce zasad dokumentowania zużycia leków wydanych z magazynów aptecznych na potrzeby oddziałów – str. 13-16 i 21 protokołu kontroli. W trakcie trwania kontroli nie odnotowano także faktu określenia norm zużycia środków czystości oraz drobnego sprzętu medycznego, który to obowiązek wynikał z części II Instrukcji obiegu dokumentów pn. „Zasady dysponowania środkami rzeczowymi oraz ewidencja inwentarza” – str. 20-21 protokołu kontroli.

W SPP ZOZ unormowano zasady ewidencji składników majątkowych, jednakże kontrola wykazała wewnętrzne sprzeczności pomiędzy Instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych a Zakładowym Planem Kont. Dotyczyły one zwłaszcza zasad dokonywania jednorazowego odpisu składników w ciężar kosztów. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na rozbieżność pomiędzy Zakładowym Planem Kont a stosowaną praktyką w odniesieniu do ewidencjonowania środków trwałych o wartości poniżej 3.500 zł – str. 16-18 protokołu kontroli.

Poza wskazanymi uchybieniami z ustaleń kontroli wynika, że w kontrolowanej jednostce ustanowiono w formie pisemnej procedury kontroli odnoszące się do wszystkich aspektów prowadzonej gospodarki finansowej. W wyjaśnieniu stanowiącym załącznik nr 4 do protokołu kontroli Główny Księgowy E. H. Woroniecka stwierdziła też, że W chwili obecnej trwają prace nad nowym obiegiem dokumentacji księgowej z dostosowaniem do potrzeb i wymogów przepisów prawa. Na czas kontroli jak i badania bilansu sprawozdania rocznego prace w tym przedmiocie zostały wstrzymane.

Badanie przestrzegania obowiązujących procedur kontroli finansowej w zakresie autoryzacji dowodów księgowych wykazało brak zatwierdzenia pod względem merytorycznym faktur za kontraktowe dyżury lekarskie dotyczące stycznia i lutego 2007 r. Na podstawie dokumentacji objętej próbą stwierdzono, iż do pracowników zajmujących się merytoryczną kontrolą dowodów księgowych (łącznie 9) należeli: Z-ca Dyrektora, kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, a także specjalista ds. inwestycji i remontów, st. inspektor ds. budownictwa, kasjer. Zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. W trakcie kontroli nie stwierdzono, aby wewnętrzne akty obowiązujące w SPP ZOZ wskazywały przyjęcie obowiązków w zakresie zatwierdzania dowodów przez większość z wymienionych wyżej pracowników. Ich przyjęcie, co do zasady, nie wynikało także z odrębnych indywidualnych upoważnień, w tym zakresów czynności, które poddano analizie w trakcie trwania kontroli. Spełnienie wymogu ustawowego nastąpiło tylko w odniesieniu do 3 pracowników – str. 24-25 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że Dyrektor Szpitala, działając na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), ustalił dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości w zarządzeniu nr 6 z dnia 2 stycznia 2002 r. w sprawie Zakładowego Planu Kont. Przyjęta w zarządzeniu dokumentacja uwzględnia wszystkie elementy wymagane przepisami art. 10 ustawy – str. 10-11 protokołu kontroli.

Przyjęte zasady rachunkowości, sposób gromadzenia dowodów księgowych i prowadzenia ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy dotyczące zdarzeń gospodarczych oraz prawidłowość sporządzania sprawozdań finansowych sprawdzono w oparciu o ewidencję zobowiązań wobec dostawców i wykonawców oraz poszczególnych pożyczkodawców i kredytodawców. Ustalono, że zasady ewidencjonowania należności i zobowiązań na kontach księgi głównej i kontach pomocniczych zostały określone w przywołanym zarządzeniu z dnia 2 stycznia 2002 r., w tym w załącznikach nr 1 i 2 zawarto wykaz kont i zasady ich funkcjonowania. Dodatkowo, w kolejnych latach, dla potrzeb zakładowego planu kont, były przyjmowane zarządzeniami Dyrektora SPP ZOZ nowe wykazy kont. W zakresie rozrachunków zakładowy plan kont przewidywał m.in. konto 270 „Odpisy aktualizujące roszczenia i należności” wprowadzone do zakładowego planu kont w roku 2004. Ustalono jednakże, że nie zostały określone zasady ewidencjonowania operacji na tym koncie. Podobnie nie odnaleziono zapisów w kwestii zasad ewidencjonowania operacji na koncie 204 „Rozrachunki z dostawcami – inwestycje”. W trakcie kontroli ustalono też, że część kont rozrachunkowych występuje w zestawieniu obrotów i sald za 2007 rok, pomimo faktu, iż nie wykazują one żadnych obrotów (np. konto 200-02 „Rozrachunki z odbiorcami krajowymi sklep” nie wykazuje obrotów od roku 2004) – str. 26-28 protokołu kontroli.

Ustanowienie w zakładowym planie kont zasad ewidencjonowania należności i zobowiązań na kontach księgi głównej i kontach ksiąg pomocniczych zbadano na przykładzie konta 201 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi” i konta 200 „Rozrachunki z odbiorcami krajowymi”. W zakresie funkcjonowania konta 200 zakładowy plan kont zawiera następujący opis: „Konto 200 służy do ewidencji wszelkich bezspornych należności z tytułu dostaw robót i usług dotyczących odbiorców krajowych w tym również należności z tytułu czynszów, rozmów telefonicznych, energii elektrycznej, za wodę od najemców w budynkach mieszkalnych będących własnością Szpitala”. Zakładowy plan kont nie precyzuje, czy ewidencja analityczna do konta 200 ma być prowadzona w rozbiciu na poszczególnych kontrahentów, czy jak wskazuje na poszczególne tytuły należności – faktycznie badana jednostka prowadzi ewidencję analityczną do konta 200 w rozbiciu na poszczególnych odbiorców usług, co odpowiada postanowieniu art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości (w trakcie kontroli ustalono, że dla wszystkich kont rozrachunkowych prowadzona jest ewidencja analityczna umożliwiająca ustalenie stanu rozrachunków według kontrahentów). Odnośnie konta 201 odnaleziono zapis, że ewidencja zobowiązań prowadzona ma być dla sklepu Rywal (zlikwidowany z końcem stycznia 2006 r.) oraz pozostałych zobowiązań (wyszczególniono wzór konta analitycznego). W dacie podpisania protokołu kontroli został okazany kontrolującym nowy wykaz kont ujętych w zakładowym planie kont, który jak wynika z wyjaśnień Głównego Księgowego Szpitala nie został wcześniej okazany przez przeoczenie. Wykaz ten nie zawiera już konta analitycznego dotyczącego sklepu Rywal – str. 28-29 protokołu kontroli.

Do ewidencji kredytów zakładowy plan kont przewidywał konto 137 „Kredyty bankowe”. Na koncie tym miały być ewidencjonowane kredyty uzyskane zarówno w walucie polskiej jak i w walutach obcych. W załączniku do zarządzenia Dyrektora wprowadzającego nowy plan kont na 2007 rok dla ewidencji kredytów przewidziano 4 konta analityczne o symbolach 137-01, 137-02, 137-03 i 137-04. Faktycznie kredyty były ewidencjonowane na następujących kontach: 137-01, 137-03, 137-04 i 137-06. Na kontach 137-02 i 137-05 ewidencjonowano natomiast zobowiązania z tytułu zaciągniętych pożyczek, przy czym w zakresie ewidencji pożyczek zakładowy plan kont badanej jednostki nie zawierał żadnych postanowień. Wykaz kont okazany w dniu podpisania protokołu został uzupełniony o brakujące konta związane z ewidencją kredytów i pożyczek – str. 29-30 protokołu kontroli.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości, zakładowy plan kont jednostki winien zawierać wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Stosownie zaś do art. 10 ust. 2 ustawy, ustalenie w formie pisemnej dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości oraz jej aktualizacja należy do obowiązków kierownika jednostki.

W zakresie ewidencjonowania rozrachunków kontrola dokonana na wybranej próbie wykazała, że księgi rachunkowe były w tym zakresie prowadzone rzetelnie – str. 33-34 protokołu kontroli.

Stosownie do postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 113, poz. 770) SPP ZOZ sporządzał w latach 2006-2007 następujące sprawozdania: Rb-Z – kwartalne sprawozdania o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji i Rb-UZ – roczne sprawozdania uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz Rb-N – kwartalne sprawozdania o stanie należności i Rb-UN – roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności z tytułu papierów wartościowych według wartości księgowej. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że sprawozdania Rb-Z sporządzane były niezgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów zawartych w rozporządzeniu, dane w nich zawarte nie wynikały w pełni z ewidencji księgowej w zakresie zobowiązań wymagalnych i nie były zgodne ze stanem faktycznym – str. 34-38 protokołu kontroli.

Według § 2 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 6 do rozporządzenia, zawierającego instrukcję sporządzania sprawozdań, zobowiązania wymagalne stanowią „wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. Są to zobowiązania wynikające głównie z dostaw towarów i usług (np. niezapłaconych w terminie faktur), prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji. Kategoria ta nie obejmuje zobowiązań wymagalnych z tytułu papierów wartościowych, pożyczek i kredytów oraz przyjętych depozytów, a także odsetek za opóźnienie od wymagalnych zobowiązań. W sytuacji, w której zostanie zawarta ugoda pomiędzy dłużnikiem a wierzycielem i zobowiązanie uprzednio wymagalne zostanie zrestrukturyzowane (tj. wierzyciel wyznaczy nowy harmonogram spłat), zobowiązanie przestaje być wymagalne i nie podlega wykazaniu w wierszu E4”. Jak ustalono, zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług były wykazywane w sprawozdaniach Rb-Z na podstawie ewidencji do konta 201 „Rozrachunki z dostawcami” prowadzonej przy użyciu programu komputerowego. Do zobowiązań wymagalnych były jednakże zaliczane kwoty również tych zobowiązań, dla których został zawarty przez kontrolowaną jednostkę z wierzycielami układ ustanawiający nowe terminy płatności (decydujące znaczenie miała data płatności faktury, w przypadku zobowiązań objętych postępowaniem układowym, nie uwzględniano nowego harmonogramu spłat). Ustalono, że w wyniku takiego sposobu ujmowania zobowiązań wymagalnych z tytułu dostaw i usług, zobowiązania wymagalne wykazane w sprawozdaniach Rb-Z za 2006 r. zostały zawyżone o uprzednio wymagalne zobowiązania, jednakże zrestrukturyzowane. I tak:

- w sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym za okres od początku roku do końca IV kwartału 2006 r. zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw i usług wykazano w kwocie 1.891.312 zł – zawyżonej o 754.634,61 zł, przy czym według ewidencji zobowiązań wymagalnych na dzień 31 grudnia 2006 r., uwzględniającej też zobowiązania zrestrukturyzowane, wynosiły one 1.889.677,73 zł, a więc w sprawozdaniu wykazano je w kwocie wyższej o 1.634,27 zł niż w ewidencji;

- w sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym za okres od początku roku do końca IV kwartału 2007 r. zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw i usług wykazano w kwocie 2.664.226 zł – zawyżonej o 124.354,30 zł, przy czym według ewidencji księgowej stanowiły one kwotę 2.704.387,80 zł, a więc wyższą o 40.161,80 zł niż ujęto w sprawozdaniu.

W wyjaśnieniu w tej sprawie Pani E. H. Woroniecka stwierdziła, że: Sprawozdanie Rb-Z za dany rok jest sporządzane na dzień 31 grudnia z terminem przekazania do dnia 15 kwietnia roku następnego. Sprawozdanie jest sporządzane na podstawie zaksięgowanych dokumentów w określonym terminie. W określonym terminie, wykazane dokumenty księgowe nie uwzględniają korekt, które wynikają z uzgodnień sald na dzień 31 grudnia, czy też brakiem faktur w związku z nieterminowym przekazaniem przez komórkę merytoryczną w związku z prowadzonym wyjaśnieniem merytorycznym do Działu Księgowości. Ustawowy termin zakończenia procedury ustalenia wielkości aktywów i pasywów to 30 czerwca.

Powstała rozbieżność pomiędzy danymi wykazanymi w sprawozdaniu zobowiązań wymagalnych Rb-Z za 2006 rok została spowodowana uzgodnieniem sald, które miały miejsce już po przekazaniu sprawozdań za dany rok. Wielkość wykazanej różnicy w wysokości 1.634,27 zł., nie wpłynęła w sposób znaczący na zmianę stanu zobowiązań.

Rozbieżność Rb-Z za 2007 rok wykazana w sprawozdaniu a ewidencją księgową wynosi 40.161,80 zł i dotyczy faktur VAT, które zostały przekazane do Działu Księgowości już po sporządzeniu sprawozdania. Korekta RB-Z za 2007 rok zostanie złożona po zakończeniu badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.

Zgodnie z § 6 pkt 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r., jednostki są obowiązane sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. W przypadku zmiany stanu faktycznego w ewidencji księgowej lub w przypadku stwierdzenia błędu w uprzednio przekazanym sprawozdaniu jednostka zobowiązana jest do niezwłocznego sporządzenia oraz przekazania do nadrzędnej jednostki sektora finansów publicznych korekty sprawozdań, które nie odpowiadają stanowi faktycznemu. Z treści przytoczonego wyjaśnienia wynika też, że w sposób niewłaściwy przebiega obieg dokumentów finansowo-księgowych pomiędzy komórkami merytorycznymi i komórką księgowości.

         Na przykładzie dostaw leków ujawniono również, że na merytoryczną poprawność sprawozdań RB-Z mają wpływ przypadki błędnego wprowadzania do ewidencji księgowej dat płatności faktur. Błędy polegały na wprowadzaniu do programu komputerowego terminów płatności krótszych niż wynikające z umowy bądź faktury lub też terminów zapłaty identycznych z datą wystawienia faktury – niezgodnych z ustalonymi przez strony umowy. Stan taki ma wpływ na kwoty zobowiązań wymagalnych wykazywanych w sprawozdaniach sporządzanych zarówno w trakcie, jak i na koniec roku – str. 38 protokołu kontroli.

Jak wskazano, badana jednostka posiada możliwość sporządzenia miesięcznych wydruków zobowiązań wymagalnych odnośnie konta 201 „Rozrachunki z dostawcami”. Ewidencja księgowa prowadzona w badanej jednostce nie zawiera natomiast wyodrębnienia pozostałych – publicznoprawnych zobowiązań wymagalnych. Są one wybierane do sprawozdania Rb-Z spośród ogółu zobowiązań tego rodzaju. Należy zauważyć, że zgodnie z art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Ponadto par. 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. stanowi, że podstawą sporządzenia sprawozdań są księgi rachunkowe oraz ewidencja księgowa jednostki – str. 30, 38 protokołu kontroli.

W sprawozdaniach Rb-Z prawidłowo wykazano natomiast zadłużenie z tytułu kredytów i pożyczek – str. 30 protokołu kontroli, uwag nie wniesiono też do sporządzania sprawozdań Rb-N o stanie należności – str. 38 protokołu kontroli.

Z przedłożonych kontrolującemu sprawozdań wynika, że badana jednostka nie dotrzymywała terminów przekazywania sprawozdań, określonych w załączniku nr 5 do rozporządzenia Ministra Finansów. Sprawozdania Rb-N, RB-UZ i RB-UN za IV kwartały 2007 zostały sporządzone w dniu 13 lutego 2008 r., a sprawozdanie RB-Z w dniu 14 lutego 2008 r. Zgodnie z tabelą B w części II przywołanego załącznika, sprawozdania roczne powinny zostać przekazane zarządowi nadzorującej jednostki samorządu terytorialnego nie później niż w ciągu 37 dni po upływie okresu sprawozdawczego – str. 38-39 protokołu kontroli.

Stosownie do art. 42 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej publiczny zakład opieki zdrowotnej może dokonać zakupu lub przyjąć darowiznę aparatury i sprzętu medycznego wyłącznie o przeznaczeniu i standardzie określonym przez podmiot, który zakład utworzył, oraz na zasadach określonych przez ten podmiot.

Kontrola przestrzegania przez SPP ZOZ zasad w zakresie zakupu aparatury i sprzętu medycznego uregulowanych w uchwale Nr XIII/120/03 Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 22 grudnia 2003 r. (z późniejszymi zmianami) w sprawie określenia zasad gospodarowania mieniem w zakresie zakupu lub przyjęcia darowizny aparatury i sprzętu medycznego oraz zasad zbycia, wydzierżawiania, wynajmowania oraz użyczania powierzchni użytkowych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, dla których organem założycielskim jest Samorząd Województwa Podlaskiego wykazała, że przy zakupie w 2007 r. 4 elektrokardiografów, pompy infuzyjnej i alkometru o łącznej wartości 40.590 zł nie wystosowano wniosków o wyrażenie zgody na ich zakup wraz z opiniami Rady Społecznej, a tym samym nie uzyskano uprzedniej zgody Zarządu Województwa Podlaskiego. Pozostawało to w sprzeczności z procedurą określoną w załączniku nr 1 do przywołanej uchwały Sejmiku, zobowiązującą Szpital do uzyskania zgody Zarządu Województwa w formie uchwały na zakup lub przyjęcie darowizny aparatury i sprzętu medycznego, którego wartość jednostkowa przekracza 3.500 zł, poprzedzonej wnioskiem jednostki według ustalonego wzoru. Na fakt nieprzestrzegania przez SPP ZOZ trybu nabycia składników majątkowych wskazał Urząd Marszałkowski w piśmie z dnia 17 stycznia 2008 r. Odpowiadając  w dniu 24 stycznia 2008 r. na wniosek o wyjaśnienie przyczyn niewystąpienia o zgodę na nabycie sprzętu Dyrektor ZOZ wskazał m.in., że zakup sprzętu był niezbędny do prawidłowego wykonywania umowy z NFZ oraz dodał, że w związku z przeoczeniem obowiązku wystąpienia do Zarządu Województwa o zgodę pouczono pracowników o konieczności jego przestrzegania – str. 43-44 protokołu kontroli.

W okresie badanym SPP ZOZ nie otrzymywał darowizn aparatury i sprzętu medycznego, uzyskał natomiast darowizny pieniężne na sumę 31.000 zł, które posłużyły współfinansowaniu zakupów składników majątkowych – str. 42 protokołu kontroli.

Kontrola zbywania przez SPP ZOZ aktywów trwałych wykazała, że w stosowanej przez badany podmiot procedurze występowały przypadki obniżania ceny wywoławczej w kolejnym przetargu lub konkursie ofert na zbycie zbędnych urządzeń technicznych. Obniżenie ceny wywoławczej o 20% w stosunku do wartości wyceny stwierdzono przy: drugim konkursie ofert ogłoszonym 25 kwietnia 2007 r. na sprzedaż lady witrynowej oraz w drugim konkursie ofert ogłoszonym 17 stycznia 2007 r. na sprzedaż sprzętu będącego na stanie gabinetu stomatologicznego. Należy wskazać, iż kwestia sposobu przeprowadzania konkursów ofert nie jest przedmiotem regulacji uchwały Sejmiku. W szczególności, nie odniesiono się w niej wprost do możliwości obniżania ceny wywoławczej. Przewidziano w niej jedynie, że Zakład dokonuje zbycia zbędnych urządzeń w następujący sposób: 1) sprzedaż w drodze przetargu lub konkursu ofert, 2) sprzedaż bez przetargu lub konkursu ofert, po cenie wyceny, w szczególnie uzasadnionych przypadkach za zgodą Zarządu Województwa wyrażoną w formie uchwały, 3) nieodpłatne przekazanie za zgodą Zarządu, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, na rzecz zakładów opieki zdrowotnej, których organem założycielskim jest Samorząd Województwa Podlaskiego (§ 6 pkt 1, 2 i 3 załącznika nr 2 do uchwały). W treści przywołanego załącznika dodano, iż w przypadku, gdy zgłoszone do sprzedaży urządzenia nie znalazły nabywcy, Zakład może przekazać je nieodpłatnie innym samodzielnym publicznym zoz, stowarzyszeniom, fundacjom, organizacjom w zakresie pomocy społecznej, o ile nie spowoduje to negatywnych skutków finansowych dla przekazującego (§ 8). Z wyjaśnienia udzielonego w trakcie trwania kontroli w tej sprawie wynika m.in., że obniżanie ceny wywoławczej wiązało się z brakiem bezpośredniego zakazu dokonywania tego typu czynności wyrażonego w treści uchwały Sejmiku oraz względami ekonomicznymi SPP ZOZ (optymalne rozwiązanie). Należy jednakże zauważyć, iż interpretacja § 6 załącznika nr 2 do uchwały Sejmiku może prowadzić do innego wniosku. Skoro bowiem w pkt 2 § 6 przewidziana została możliwość sprzedaży zbędnych urządzeń po cenie wyceny bez przetargu lub konkursu ofert za zgodą Zarządu, to celem ich zbycia w drodze przetargu lub konkursu ofert powinno być uzyskanie ceny wyższej od wartości wyceny – str. 46-47 protokołu kontroli.

Niedociągnięcia w sferze przestrzegania wewnętrznych regulacji oraz zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym stwierdzono w postępowaniu na zbycie sprzętu stomatologicznego. Z danych kontroli wynika, że w dniu 30 sierpnia 2006 r. Dyrektor SPP ZOZ poinformował Dyrektora Departamentu Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego o zamiarze zbycia w drodze konkursu ofert sprzętu określonego w załączniku nr 1 do pisma. Wskazany załącznik zawierał wyszczególnienie 19 pozycji, w ramach których występował sprzęt medyczny znajdujący się na stanie gabinetu stomatologicznego. Pismem z dnia 21 września 2006 r. Z-ca Dyrektora Departamentu Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego zwrócił uwagę, że z przesłanych dokumentów nie wynika jednoznacznie cena, po jakiej sprzęt zostałby zbyty. W związku z tym poproszono o uzupełnienie wniosku o wycenę poszczególnych składników sprzętu medycznego. W odpowiedzi z tego samego dnia, Pan Dyrektor wskazał, iż według jego informacji na terenie Białegostoku nie ma podmiotu uprawnionego do dokonania wyceny. Dodał jednocześnie, iż według jego opinii wartość poszczególnych urządzeń jest niższa niż 1.000 zł za jeden składnik majątku.

Na sprzedaż sprzętu ogłoszono pisemny konkurs ofert. Załącznikiem do ogłoszenia o konkursie był wykaz sprzętu przeznaczonego do zbycia, który zawierał łącznie 36 pozycji (a nie 19, jak wskazano w piśmie do Urzędu Marszałkowskiego). Dla każdej z pozycji zawarto ceny wywoławcze, łączna cena wywoławcza została ustalona na kwotę 8.655 zł. Stwierdzono, iż zarządzeniem wewnętrznym Nr 54/2006 Dyrektora z dnia 6 grudnia 2006 r. została powołana 3-osobowa komisja do wyceny sprzętu medycznego znajdującego się na stanie gabinetu dentystycznego. Z aktu o jej powołaniu wynikało, że komisja zobowiązana była do sporządzenia pisemnego protokołu ze swego posiedzenia do dnia 12 grudnia 2006 r. Okazane akta postępowania protokołu, o którym mowa, nie zawierały. Także w trakcie trwania kontroli taki dokument nie został przedstawiony. W wyjaśnieniu do protokołu kontroli, kierownik działu techniczno-gospodarczego stwierdziła m.in., że Dnia 12.12.2006 r. komisja powołana przez Dyrektora Zakładu dokonała przeglądu sprzętu medycznego oraz jego wyceny. Podstawą wyceny były orzeczenia Zakładów Naprawczych oraz porównanie cen podobnego sprzętu wykorzystywanego na rynku. (…) Po głębokiej analizie komisja wyceniła sprzęt i sporządziła protokół z wykazem wycenianego sprzętu (…). Podczas kontroli RIO nie odnaleziono oryginału protokołu. W związku z tym, jedynie mogę przedstawić odpisy protokołu zarchiwizowanego w komputerze (co uczyniono).

Przedmiotem postępowania, jak już wskazano, była sprzedaż sprzętu ujętego w 36 pozycjach. Ocena stanu technicznego sprzętu oraz procentowy stopień zużycia zostały dokonane przez Zakład Naprawy Aparatury Medycznej w Białymstoku w stosunku do 11 z nich. Pośród pozostałych zgłoszonych do sprzedaży składników majątkowych znajdował się m.in. drobny sprzęt medyczny (w postaci upychadeł, wydrążaczy, dźwignic, kleszczy, penset, formówek) – łącznie 18 pozycji. Zgodnie z uchwałą Sejmiku, aparatura i sprzęt medyczny powinien być poddany wycenie przez zakłady naprawcze sprzętu medycznego. Z ustnych wyjaśnień udzielonych w trakcie trwania kontroli przez specjalistę ds. ekonomicznych wynika, że drobnego sprzętu medycznego nie poddano badaniu przez Zakład Naprawy Aparatury Medycznej z uwagi na to, że szacunkowy koszt wyceny przekraczałby wartość sprzętu; należy dodać, iż sprzęt ten nie był wymieniony w piśmie z 30 sierpnia 2006 r. skierowanym do Urzędu Marszałkowskiego. Poza tym, przedmiotem konkursu była także sprzedaż innych urządzeń niestanowiących sprzętu medycznego. Należały do nich meble (łącznie 5 pozycji), pojemnik na papier oraz lodówka. Zgodnie z uchwałą Sejmiku, do wyceny pozostałych urządzeń i sprzęt gospodarczego upoważnieni zostali kierownicy odpowiednich służ technicznych SPP ZOZ. Z uwagi na nie okazanie w trakcie trwania kontroli protokołu z prac komisji powołanej do wyceny sprzętu, nie można było odnieść się do jego wyceny. Ponadto należy wskazać, iż zamiar sprzedaży urządzeń niestanowiących sprzętu medycznego nie został zgłoszony do Urzędu Marszałkowskiego, o czym stanowi norma zawarta w § 5 załącznika nr 2 do uchwały Sejmiku.

Ceny wywoławcze na zbywany sprzęt dentystyczny (11 pozycji) kształtowały się na poziomie od 50 zł do 2.500 zł, w tym powyżej 1.000 zł ceniono dwie pozycje (fotel dentystyczny i unit dentystyczny po 2.500 zł za sztukę). Należy wskazać, iż w piśmie z dnia 21 września 2006 r. skierowanym do Urzędu Marszałkowskiego Pan Dyrektor określił, iż według jego opinii wartość poszczególnych urządzeń jest niższa niż 1.000 zł za jeden składnik majątku. Zgodnie z uchwałą Sejmiku, zbycie składnika majątkowego powyżej 1.000 zł według wyceny może nastąpić po uprzednim otrzymaniu zgody Zarządu Województwa. Nie stwierdzono, aby w przypadku dwóch pozycji wycenionych po 2.500 zł o taką zgodę wystąpiono – str. 47-51 protokołu kontroli.

W zbadanej próbie w zakresie trybu postępowania przy wydzierżawianiu i wynajmowaniu przez SPP ZOZ składników majątkowych, stwierdzono uchybienie polegające na niedochowaniu 30-dniowego terminu na zamieszczenie w siedzibie Zarządu Województwa ogłoszenia o przetargu na wynajęcie powierzchni w budynku 19 i 19A. Wskazany termin został określony w § 4 ust. 1 załącznika nr 3 do uchwały Sejmiku – str. 53 protokołu. Czynności kontrolne nie wykazały natomiast naruszenia przepisów art. 1 ust. 4 i 5 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej, zakazujących podejmowania na terenie zakładów opieki zdrowotnej niektórych rodzajów działalności – str. 54 protokołu kontroli.

Badaniu poddano też zagadnienie prawidłowości pobierania przez SPP ZOZ opłat z tytułu wynajmu pomieszczeń. Stwierdzono, iż jeden z najemców nie był obciążany przez SPP ZOZ kosztami centralnego ogrzewania (c.o.). Stan taki trwał to od momentu obowiązywania umowy, tj. od dnia 1 lutego 2006 r., do momentu czynności kontrolnych – łącznie przez 23 miesiące. Zgodnie z § 2 pkt 5 umowy najmu, do stawki czynszu nie wlicza się kosztów energii elektrycznej, ciepłej i zimnej wody, odprowadzania ścieków, c.o. oraz rozmów telefonicznych. W treści umowy postanowiono, iż koszty c.o. powinny być rozliczane miesięcznie według cen obowiązujących u dostawcy energii cieplnej (§ 2 pkt 6d umowy). Obciążenia za koszty c.o. dokonano w trakcie trwania kontroli. W tym celu na rzecz wynajmującego wystawiono 8 faktur na łączną kwotę brutto 9.423,55 zł. Naliczanie i wystawianie rachunków jednostkom za lokale, energię elektryczną, c.o., wodę ciepłą i zimną, zgodnie z zakresem czynności, należało do st. referenta ds. administracyjno-gospodarczych działu techniczno-gospodarczego (w praktyce osoba ta wystawiała faktury VAT). Prowadzenie ewidencji i rozliczanie ilości zużytej wody, kanalizacji, c.o. i energii elektrycznej znajdowało się w zakresie czynności kierownika działu. Wskazany pracownik sporządzał miesięczne rozliczenia kosztów ciepła w podziale na rodzaje „ośrodków”, które były gromadzone wraz z fakturami zakupu ciepła w rejestrze RZ – str. 55-56 protokołu kontroli.

         Prawidłowość udzielania zamówień publicznych zbadano w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.), a także ustanowione w tym względzie procedury wewnętrznej kontroli finansowej.

Ustalono, że szczegółowa organizacja, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej zostały określone w Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej stanowiącym załącznik nr 5 do zarządzenia Nr 15/2007 Dyrektora z dnia 23 maja 2007 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Porządkowego SPP ZOZ w Choroszczy. Badanie zastosowania zawartych w Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej procedur odnoszących się do zasad jej działania, na przykładzie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na wykonanie sieci wodociągowej wraz z przyłączami, wykazało nieprzestrzeganie ustalonego trybu postępowania oraz dokumentowania czynności komisji przetargowej i jej przewodniczącego – str. 70-72 protokołu kontroli.

Kontrola wymienionego przetargu nieograniczonego wykazała ponadto, że wybrany wykonawca nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy. W § 10 umowy z dnia 2 listopada 2007 r. strony ustaliły, iż wykonawca wniesie zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% wartości wynagrodzenia brutto ustalonego na 634.090,12 zł (co stanowiło sumę 31.704,50 zł). Wskazano, że zabezpieczenie może być wniesione w jednej lub kilku formach określonych w art. 148 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. W treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (część XV) zapisano natomiast, że zabezpieczenie winno być wniesione do dnia podpisania umowy (dodać należy, iż w omawianym postępowaniu, z uwagi na treść art. 147 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, żądanie zabezpieczenia nie było obowiązkowe). Z ustaleń kontroli wynika, iż w związku z brakiem ustanowienia zabezpieczenia przez wykonawcę, zamawiający działając na podstawie art. 46 ust. 5 pkt 2 Prawa zamówień publicznych, zatrzymał wadium wniesione przez wykonawcę w kwocie 10.000 zł (do dnia zakończenia czynności kontrolnych było ono przechowywane na rachunku depozytowym). W wyjaśnieniu złożonym tej sprawie inspektor ds. zamówień publicznych stwierdził m.in., że Wykonawca przystępując do przetargu miał świadomość, że należy wnieść zabezpieczenie w wysokości 5% wartości wynagrodzenia brutto określonego w § 3 ust. 2 umowy, jednak do dnia dzisiejszego nie dopełnił obowiązku wniesienia niniejszego zabezpieczenia – str. 74-75 protokołu kontroli. W kontekście przedstawionego stanu faktycznego należy wskazać na przepis art. 94 ust. 2 ustawy (korespondujący z art. 46 ust. 5) stanowiący, że w przypadku gdy wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 93 ust. 1. W świetle tego przepisu, wskutek m.in. niewniesienia zabezpieczenia przez wykonawcę, którego oferta została wybrana, zamawiający dokonuje wyboru następnej w kolejności „najkorzystniejszej oferty” bez ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania. Regulacja ta oznacza więc, że zamawiający nie może zawrzeć umowy w sytuacji, gdy wykonawca nie wnosi wymaganego w postępowaniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Dodać też należy, iż w takim przypadku zatrzymanie wadium, o którym mowa w art. 46 ust. 5 pkt 2 ustawy, oznacza jego przepadek na rzecz zamawiającego. Kwota zatrzymanego wadium winna być zatem zarachowana do przychodów zamawiającego, a nie pozostawać na rachunku depozytowym.

Zgodnie z zawartą w wyniku przetargu nieograniczonego umową z dnia 28 lutego 2006 r. w sprawie sprzedaży analizatora immunochemicznego wraz z osprzętem komputerowym o wartości 35.000 zł, dostawa przedmiotu zamówienia miała nastąpić w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy. Postanowiono przy tym, że w przypadku nieterminowej realizacji dostawy wykonawca zapłaci karę w wysokości 0,1% wartości brutto zestawu za każdy dzień zwłoki w dostawie. Jaj ustalono, część przedmiotu zamówienia (osprzęt UPS APC 750 VA w cenie 1050,01 zł) została dostarczona w dniu 1 kwietnia, a więc po umownym terminie ustalonym do 7 marca 2006 r. Zamawiający nie pobrał przewidzianej umową kary umownej z tego tytułu wynoszącej 25,20 zł (dodać należy, że analizator był w posiadaniu zamawiającego od 1998 r., na podstawie umowy dzierżawy) – str. 68-69 protokołu kontroli.

         Przestrzeganie warunków umów w sprawie zamówień publicznych w zakresie terminów zapłaty zbadano m.in. na przykładzie dostaw leków w 2007 r. przez firmę GSK Services Sp. z o.o. Zgodnie z umową, zamawiający powinien uregulować należności za dostarczony przedmiot umowy przelewem bankowym na konto wskazane na fakturze w ciągu 30 dni od daty jej otrzymania po zrealizowaniu każdorazowej dostawy. Ustalono, że na 14 dostaw w żadnym przypadku zamawiający nie wywiązał się z umowy w zakresie terminów płatności. Kwota 5.098,20 zł stanowiła zobowiązanie wymagalne na dzień 31 grudnia 2007 r., co zgodne było z ewidencją zobowiązań wymagalnych prowadzonych do konta 201 „Rozrachunki z dostawcami”. W oparciu o ewidencję zobowiązań wymagalnych prowadzoną do tego konta ustalono, że SPP ZOZ posiadał na dzień 31 grudnia 2007 r. zobowiązania wymagalne również wobec innych dostawców leków na łączną sumę 162.704,76 zł – str. 64-65 protokołu kontroli. Stosownie do zasady wyrażonej w art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki jednostek sektora finansów publicznych powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Kontrolowana jednostka uczestniczyła w postępowaniu restrukturyzacyjnym prowadzonym na podstawie przepisów ustawy z dnia 15 kwietnia 2005 r. o pomocy publicznej i restrukturyzacji publicznych zakładów opieki zdrowotnej (Dz. U. Nr 78, poz. 684 ze zm.) – str. 76-91 protokołu kontroli. Postępowaniem restrukturyzacyjnym, wszczętym na wniosek SPP ZOZ postanowieniem Dyrektora Podlaskiego Centrum Zdrowia Publicznego z dnia 12 lipca 2005 r., objęto znane na dzień 31 grudnia 2004 r. zobowiązania publicznoprawne o wartości 5.566.757,58 zł (w szczególności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy oraz wobec PFRON) i odsetki od tych zobowiązań w wysokości 1.644.496,85 zł, zobowiązania cywilnoprawne o wartości 393.874,37 zł i odsetki od tych zobowiązań w kwocie 38.676 zł, a także zobowiązania z tytułu indywidualnych roszczeń pracowniczych wynikających z art. 4a ustawy z dnia 16 grudnia 1994 r. o negocjacyjnym systemie kształtowania przyrostu przeciętnych wynagrodzeń u przedsiębiorców oraz o zmianie niektórych ustaw (tzw. „ustawa 203”) o wartości 5.199.943,46 zł i odsetki od tych zobowiązań w wysokości 910.772,92 zł.

Kontrola zgodności danych ujętych we wniosku SPP ZOZ o wszczęcie postępowania restrukturyzacyjnego dotyczących zobowiązań publicznoprawnych wg stanów na dzień 31 grudnia 2004 r. oraz na dzień złożenia wniosku z danymi ewidencji księgowej, na przykładzie dwóch wybranych tytułów zobowiązań publicznoprawnych (tj. składek na Fundusz Pracy i składek na PFRON), wykazała rozbieżności, które jednakże nie miały wpływu na prawidłowość przeprowadzonego postępowania restrukturyzacyjnego (w zakresie zobowiązań wobec FP różnica wynosiła 174,71 zł, zaś wobec PFRON 335.662,56 zł i dotyczyła odsetek od należności głównej, które we wniosku o restrukturyzację, inaczej niż w księgach, ujęto w pełniej wysokości) – str. 82 protokołu kontroli.

         W wyniku spełnienia przez SPP ZOZ warunków wynikających z art. 6 ust. 2 ustawy (dotyczących m.in. niezalegania w spłacie zobowiązań publicznoprawnych na dzień zakończenia restrukturyzacji, zrealizowania ugody zawartej z wierzycielami wierzytelności cywilnoprawnych, zaspokojenia roszczeń pracowniczych z tzw. „ustawy 203”), potwierdzonego odpowiednimi zaświadczeniami, postępowanie restrukturyzacyjne zostało zakończone na mocy decyzji z dnia 9 listopada 2007 r. Dyrektora Podlaskiego Centrum Zdrowia Publicznego. W związku z restrukturyzacją SPP ZOZ uzyskał umorzenie zobowiązań publicznoprawnych na sumę 577.185,07 zł (w tym wobec PFRON 568.299,57 zł). Do umorzenia, stosownie art. 28 ust 3 ustawy, zakwalifikowano także zobowiązania wobec ZUS na kwotę 1.295.154,13 zł, z tym że do zakończenia kontroli stosowna decyzja umorzeniowa nie została wydana. SPP ZOZ w związku z zakończeniem restrukturyzacji i spełnieniem innych warunków ustanowionych w art. 35 ust. 10b ustawy uzyskał też umorzenie – na kwotę 4.888.946,83 zł – pożyczki zaciągniętej ze środków budżetu państwa w Banku Gospodarstwa Krajowego na finansowanie programu restrukturyzacyjnego, przy czym, jak ustalono, Szpital dokonał zwrotu na rachunek BGK kwoty 595.093,82 zł w związku z niewłaściwym wykorzystaniem środków z pożyczki (w celu dokonania tego zwrotu badana jednostka zaciągnęła inną pożyczkę na kwotę 500.000 zł).

         W odniesieniu do zakładanej w programie restrukturyzacyjnym sytuacji ekonomicznej SPP ZOZ, możliwej do osiągnięcia po zakończeniu postępowania restrukturyzacyjnego, stwierdzono m.in., że wcześniej niż zakładano – tj. w 2008 roku – badana jednostka osiągnęła zysk netto. Za 2006 roku zysk netto wyniósł 294.313,49 zł, zaś w 2007 roku (przed ostatecznym zamknięciem ksiąg rachunkowych) wzrósł do kwoty 4.118.817,01 zł.

         Po zakończeniu restrukturyzacji finansowej Szpitala powstały zaległości z tytułów publicznoprawnych (wobec ZUS PFRON), które według stanu na koniec marca 2008 r. wynosiły 1.099.671,11 zł. Zaległości z tytułu zobowiązań prywatnoprawnych (z tytułu dostaw i usług), powstałe po dniu 31 grudnia 2004 r., wynosiły natomiast na koniec marca 2008 r. 2.833.462 zł.

         W latach 2006 – 2007 Szpital uzyskał z budżetu organu założycielskiego dotacje celowe, o których mowa w art. 55 ust. 1 pkt 1 – 3 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej, na łączną kwotę 1.319.881 zł. Czynności kontrolne w zakresie sposobu wykorzystania i rozliczenia pozyskanych dotacji (badaniem objęto umowy dotacyjne na łączną kwotę 620.550 zł) nie wykazały nieprawidłowości – str. 91- 96 protokołu kontroli.

         We wskazanym okresie badana jednostka korzystała również z zabezpieczeń spłaty zaciąganych kredytów w postaci poręczeń udzielanych przez Samorząd Województwa Podlaskiego. Łącznie, poręczeniami zostały objęte zobowiązania o wartości 5.800.000 zł, w tym m.in. wynikające z kredytu zaciągniętego w dniu 23 czerwca 2006 r. w wysokości 4.000.000 zł na spłatę zobowiązań wymagalnych. W zakresie spłat kredytu ustalono, że były one dokonywane zgodnie z postanowieniami umowy – str. 96-97 protokołu kontroli.

Zgodnie z art. 44 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej, odpowiedzialność za zarządzanie publicznym zakładem opieki zdrowotnej ponosi kierownik zakładu. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Prowadzenie rachunkowości SPP ZOZ należało do Głównego Księgowego, stosownie do zakresu obowiązków i przepisów art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zaniechanie zawierania z pracownikami SPP ZOZ umów o udzielanie przez Pana Dyrektora świadczeń zdrowotnych.

2. Wyeliminowanie uchybień w zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, poprzez:

a) uzupełnienie instrukcji obiegu dokumentów o uregulowania dotyczące stosowanych w praktyce dokumentów finansowo-księgowych oraz wykazu operacji gospodarczych, do udokumentowania których służą poszczególne dokumenty,

b) ustalenie norm zużycia środków czystości oraz drobnego sprzętu medycznego,

c) usunięcie wewnętrznych sprzeczności w zakresie zasad ewidencji składników majątkowych,

d) spowodowanie, aby przyjęcie obowiązków przez pracowników w zakresie zatwierdzania dowodów pod względem merytorycznym potwierdzone zostało dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym (porządkowym) jednostki,

e) zapewnienie przestrzegania ustalonych procedur kontroli w zakresie dotyczącym zatwierdzenia dowodów pod względem merytorycznym.

3. Dokonanie stosownych zmian zakładowego planu kont, celem dostosowania jego postanowień do wymogów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości.

4. Sporządzanie sprawozdań Rb-Z w zakresie zobowiązań wymagalnych zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów, w tym celu spowodowanie, aby dane w nich zawarte wynikały z ewidencji księgowej i były zgodne ze stanem faktycznym.

5. Terminowe przekazywanie sprawozdań, stosownie do postanowień rozporządzenia Ministra Finansów.

6. Występowanie do Zarządu Województwa z wnioskiem o wyrażenie zgody na zakup aparatury i sprzętu medycznego, jak o tym stanowią przepisy załącznika nr 1 do uchwały Sejmiku Województwa Podlaskiego.

7. Dokonywanie zbycia majątku trwałego w sposób zgodny z regulacjami zawartymi w załączniku nr 2 do uchwały Sejmiku, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej niniejszego wystąpienia pokontrolnego.

8. Zachowywanie terminu ogłaszania o przetargu na wynajęcie lub wydzierżawienie powierzchni użytkowej w siedzibie Zarządu Województwa, określonego w załączniku nr 3 do uchwały Sejmiku.

9. Wdrożenie stosownych mechanizmów kontrolnych zapewniających pobieranie wszystkich opłat z tytułu wynajmu przez SPP ZOZ pomieszczeń, zgodnie z zawartymi w tym względzie umowami.

10. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) wdrożenie do stosowania procedur zawartych w Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej,

b) żądanie wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy przed jej zawarciem, stosownie do wymagań ustanowionych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, mając na uwadze przepis art. 94 ust. 2 Prawa zamówień publicznych.

11. Naliczanie ustanowionych w umowie kar z tytułu nienależytego wykonania zobowiązania przez kontrahenta.

12. Podejmowanie działań zmierzających do terminowego regulowania zobowiązań.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

         W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 26.06.2008 roku, do organu wykonawczego:

Zarząd

Województwa Podlaskiego

         Uprzejmie informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku zakończyła w dniu 13 maja 2008 r. kontrolę problemową gospodarki finansowej w Samodzielnym Publicznym Psychiatrycznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej im. St. Deresza w Choroszczy. W załączeniu przekazuję wystąpienie pokontrolne skierowane w wyniku tej kontroli do dyrektora Zakładu.

         Spośród poczynionych ustaleń kontrolnych chciałbym w szczególności zwrócić uwagę na fakt zawierania przez dyrektora SPP ZOZ z podległymi pracownikami umów o udzielanie świadczeń zdrowotnych poza stosunkiem pracy, w ramach prywatnej praktyki lekarskiej. Poza naruszeniem norm art. 44 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 ze zm.) należy wskazać na status lekarza prowadzącego prywatną praktykę lekarską wynikający z przepisów ustawy z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty (Dz. U. z 2005 r. Nr 226, poz. 1943 ze zm.). W myśl art. 49a tego aktu, prowadzenie indywidualnej praktyki lekarskiej jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Przywołana ustawa o zawodach lekarza i lekarza dentysty w art. 50 ust. 4 pkt 4 i ust. 9 pkt 5 stanowi ponadto, że lekarz wykonujący indywidualną praktykę lekarską jest zobowiązany uzyskać wpis do ewidencji działalności gospodarczej. W kontekście tej regulacji zauważyć trzeba, iż przepisy ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (Dz. U. z 2006 r. Nr 216, poz. 1584) zaliczają do katalogu stanowisk objętych zakazem prowadzenia działalności gospodarczej kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych oraz osoby zarządzające i członków organów zarządzających wojewódzkimi osobami prawnymi (art. 2 pkt 6b). Zgodnie z art. 4 pkt 6 tej ustawy, osoby objęte jej reżimem nie mogą w okresie zajmowania stanowisk lub pełnienia funkcji prowadzić działalności gospodarczej m.in. na własny rachunek, pod sankcją odwołania albo rozwiązania umowy o pracę (art. 5 ust. 2 ustawy).

Podkreślenia wymagają również ustalenia kontroli, z których wynika, że SPP ZOZ nie przestrzegał postanowień uchwały Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 22 grudnia 2003 r., ustanawiających zasady zakupu i przyjęcia darowizny aparatury i sprzętu medycznego oraz zbycia składników majątkowych. W tym ostatnim zakresie na uwagę zasługują ustalenia dotyczące obniżania przez kontrolowaną jednostkę ceny sprzedaży poniżej dokonanej wyceny składnika majątkowego w przypadku organizowania kolejnego przetargu lub konkursu ofert. Według interpretacji SPP ZOZ praktyka taka jest dopuszczalna z uwagi na brak wyraźnego zakazu takiego sposobu postępowania w uchwale Sejmiku Województwa.

Z ustaleń kontroli wynika, że Urząd Marszałkowski, wypełniając zadania w zakresie nadzoru nad SPP ZOZ określone przepisami rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego (Dz. U. Nr 94, poz. 1097), przeprowadził kontrolę okresową w tej jednostce w dniach od 21 czerwca do 11 sierpnia 2006 r. Swym zakresem obejmowała ona okres 2005 r. i dotyczyła tematyki wynikającej z § 1 wskazanego rozporządzenia. Nie stwierdzono natomiast, aby taka kontrola została przeprowadzona przez organ nadzorujący za 2006 rok. Zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Zdrowia, kontrole okresowe podejmowane są co najmniej raz w roku.

         W świetle przedstawionych wyników kontroli uznaję za zasadne rozważenie stosownych działań dotyczących sprawowania funkcji przez dyrektora SPP ZOZ Pana Mariusza Mikulskiego oraz wzmożenia nadzoru nad podległą jednostką.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku