Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Publicznym Gimnazjum nr 18 w Białymstoku

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 kwietnia 2008 roku (znak: RIO.I.6012 - 4/08), o treści jak niżej:

                                                                           Pan Dariusz Mierzyński

                                                                                              Dyrektor

                                                                                              Publicznego Gimnazjum

                                                                                              Nr 18 w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2007 rok, przeprowadzonej w Publicznym Gimnazjum nr 18 w Białymstoku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto następujące zagadnienia: ustalenia ogólnoorganizacyjne, w tym: dane ogólne, wewnętrzne regulacje organizacyjno-prawne i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarka pieniężna, rozrachunki i roszczenia, plany finansowe i ich zmiany, dochody budżetowe, wydatki budżetowe, zamówienia publiczne, dochody własne jednostek budżetowych, gospodarka składnikami majątku, inwentaryzacja, wykonanie zarządzeń pokontrolnych.

         W wyniku badania prawidłowości finansowania wydatków ze środków gromadzonych na wyodrębnionych rachunkach dochodów własnych oraz ujmowania ich w ewidencji księgowej i sprawozdawczości ustalono, że stany środków pieniężnych na rachunku dochodów własnych na początek i koniec okresu sprawozdawczego w poszczególnych rozdziałach klasyfikacji budżetowej, w planowaniu i sprawozdawczości przyjmowane są na podstawie danych ewidencji księgowej. Gimnazjum posiada w banku jeden rachunek bankowy dla dochodów własnych. Na rachunku dochodów własnych na początku roku 2007 znajdowała się kwota 1 896,96 zł natomiast na dzień 31 grudnia 2007 r. kwota 3 780 zł. Naliczane przez bank odsetki od środków gromadzonych na tym rachunku zaliczane były do dochodów własnych w rozdziale 80110 Gimnazja, natomiast koszty prowadzenia rachunku bankowego i prowizje bankowe kwalifikowano do wydatków w rozdziale 85401 Świetlice szkolne -  str. 25 protokołu kontroli. Należałoby zatem ustalić i stosować jednakowe zasady kwalifikowania dochodów z tytułu otrzymanych od banku odsetek od środków gromadzonych na rachunku dochodów własnych oraz wydatków ponoszonych z tytułu prowadzenia tego rachunku i prowizji z tytułu dokonywanych operacji.

W trakcie kontroli sprawdzono procedurę planowania wydatków na rok 2007, sposób prowadzenia ewidencji wydatków oraz prawidłowości ich udokumentowania, zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z wykonania planu wydatków na koniec roku.

Ustalono, że kontrolowana jednostka nie posiadała projektu planu finansowego  wydatków na 2007 rok. Obowiązek opracowania projektu planu finansowego na podstawie informacji otrzymanych od zarządu jednostki samorządu terytorialnego (Prezydenta) wynika z treści art. 185 ust. 2 ustawy  z dnia 30 czerwca 2005 roku  o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.).

Informacji niezbędnych do opracowania projektu planu finansowego, kontrolowana jednostka nie otrzymywała. Projekty planów finansowych jednostek budżetowych (w przypadku gdy zachowana została zgodność z projektem uchwały budżetowej) zatwierdzone przez kierownika samorządowej jednostki budżetowej, zgodnie z § 7 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów – stanowią podstawę gospodarki finansowej jednostki budżetowej w okresie od 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej - str. 27 protokołu kontroli.

         Informacje o kwotach wynikających z uchwały budżetowej miasta Białegostoku  kontrolowana jednostka otrzymała z Urzędu Miejskiego w lutym 2007 roku i na ich podstawie opracowała plan finansowy wydatków w formie odrębnych dokumentów dla poszczególnych rozdziałów klasyfikacji budżetowej wydatków.

Badaniu poddano prawidłowość ustalenia tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego obowiązującej od 1 stycznia 2007 roku. Stwierdzono, że dokonano tego w sposób określony w § 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów  z dnia 2 sierpnia 2005 roku  w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.)

Przy ustalaniu wysokości miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego Dyrektor nie korzystał z uprawnienia, wynikającego z treści ust. 5 w przywołanym przepisie rozporządzenia, do podwyższenia lub obniżenia stawek o 10% - str. 30 protokołu kontroli.

W wyniku sprawdzenia kwot wskazanych w pismach zawierających wysokość ustalonych stawek poszczególnych składników wynagrodzeń z obowiązującymi w jednostce przepisami płacowymi stwierdzono, że: pismem nr PG18.1101-133/07 z dnia 23 kwietnia 2007r. ustalającym od dnia 1 stycznia 2007r. składniki wynagrodzenia samodzielnego referenta Dyrektor szkoły ustalił stawkę wynagrodzenia zasadniczego wg 13 kategorii zaszeregowania w wysokości 1 355 złotych. Tymczasem zgodnie z obowiązującą w gimnazjum tabelą miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego ustaloną przez Dyrektora maksymalna stawka wynagrodzenia zasadniczego w XIII kategorii wynosiła 1 300 złotych. Różnica w wysokości 55 zł wynikająca z następującego wyliczenia (220 punktów x 2,50 zł/punkt x 10%) mieści się wprawdzie w granicach uprawnień dyrektora wynikających z postanowień przywołanych przepisów, jednak powinny być one stosowane na etapie opracowania tabeli stawek wynagrodzenia zasadniczego, na zasadach wynikających z treści § 3 ust 6 rozporządzenia - str. 31 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przy zakupie usług związany z ochroną osób i mienia wykazało nieprawidłowości w zakresie wykonywania obowiązku informowania wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty o wynikach postępowania oraz publikacji wyników postępowania w miejscu publicznie dostępnym oraz na własnej stronie internetowej. Kontrola ustaliła, iż jednostka nie zawiadomiła, zgodnie z brzmieniem art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy, wszystkich wykonawców, którzy założyli oferty w postępowaniu, o wyborze najkorzystniejszej oferty. Powiadomiony został tylko wykonawca, którego oferta została wybrana w postępowaniu przetargowym. Z dokumentacji okazanej kontrolującemu wynika, że zamawiający dopełnił tylko obowiązku (określonego w art. 92 ust. 1 pkt 2) dotyczącego powiadomienia wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone. Dyspozycja cytowanego przepisu stanowi, że niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zobowiązany jest do zawiadomienia wszystkich w wykonawców, którzy złożyli oferty o: wyborze najkorzystniejszej oferty podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, i uzasadnienie jej wyboru, wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne oraz o wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Informacje te powinny być przekazane razem, wszystkim uprawnionym podmiotom.

Ponadto stwierdzono, że zamawiający nie upublicznił informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty. W myśl postanowień art. 92 ust. 2 niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamieszcza informację o jej wyborze na własnej stronie internetowej oraz we własnej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym – str. 36 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień związanych z wykonaniem inwentaryzacji pozostałych składników majątku trwałego wykazała, że w badanej jednostce we wrześniu 2007 r. przeprowadzono pełną inwentaryzację pozostałych środków trwałych w drodze spisu z natury. W przedstawionej dokumentacji z przeprowadzonych czynności inwentaryzacyjnych znajdowały się arkusze spisu z natury. Stwierdzono, że w arkuszach tych znajdują się informacje dotyczące: liczby porządkowej, nazwy spisywanego przedmiotu oraz ilości. Zawarte w arkuszach dane nie dają się powiązać z księgą inwentarzową pozostałych środków trwałych prowadzoną w systemie komputerowym. Wynika to z faktu, że do arkuszy spisów z natury nie wpisywano m. in. numeru inwentarzowego spisywanego przedmiotu. Obowiązujące w tym zakresie przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości w art. 27 stanowią, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Sporządzona w jednostce dokumentacja czynności inwentaryzacyjnych utrudnia powiązanie jej wyników z odpowiednimi zapisami ksiąg rachunkowych - str. 40 protokołu kontroli.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Ustalenie i stosowanie jednakowych zasad kwalifikowania dochodów z tytułu otrzymanych od banku odsetek od środków gromadzonych na rachunku dochodów własnych oraz wydatków ponoszonych z tytułu prowadzenia tego rachunku i prowizji z tytułu dokonywanych operacji.

2. Przestrzeganie postanowień wskazanych przepisów ustawy o finansach publicznych oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zobowiązujących do opracowania projektów planów finansowych na następny rok budżetowy. Podejmowanie działań mających na celu uzyskanie od Prezydenta Miasta danych niezbędnych do opracowania projektu.

3. Zaniechanie praktyki ustalania indywidualnych wynagrodzeń zasadniczych pracowników administracji i obsługi w wysokościach przekraczających kwoty tych wynagrodzeń ustalonych w tabeli stawek miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Prawo kierownika jednostki do podwyższania stawek miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, ustalonych w sposób określony w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych, wykorzystywać przy opracowaniu tabeli stawek wynagrodzenia zasadniczego.

4. Wypełnianie obowiązków wynikających z treści wskazanych przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczących informowania wszystkich wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz o ofertach odrzuconych. Ponadto publikowanie tych informacji zgodnie z przepisami.

5. Dokumentowanie czynności i wyników inwentaryzacji w sposób pozwalający na powiązanie jej wyników z odpowiednimi zapisami w ewidencji księgowej.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3- 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku