Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Rolniczych w  Sokółce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 czerwca 2008 roku (znak: RIO.I.6012-12/08), o treści jak niżej:

Pani Anna Cilulko

Dyrektor

Zespołu Szkół Rolniczych

w Sokółce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2007 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkół Rolniczych w Sokółce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania Zespołu Szkół Rolniczych w Sokółce, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planu finansowego, gospodarowanie mieniem przekazanym jednostce w zarząd, rozliczenia z budżetem powiatu.

Zespół Szkól Rolniczych w Sokółce został utworzony na mocy decyzji Kuratora Oświaty i Wychowania (Nr O.III.-5050-12/78) z dnia 31 marca 1978 roku w sprawie utworzenia zbiorczego zakładu szkolnego. Kontrolowana jednostka budżetowa funkcjonuje w oparciu o statut z dnia 6 października 2007 roku, z którego wynika, że zajęcia praktyczne w szkole odbywają się głównie w gospodarstwie pomocniczym szkoły. Gospodarstwo pomocnicze stanowi bazę kształcenia praktycznego uczniów.

Badaniu poddano stan dokumentacji składającej się na procedury wewnętrznej kontroli finansowej w Zespole Szkól Rolniczych w Sokółce. Analizy przepisów wewnętrznych dokonano pod kątem zupełności uregulowań dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, będących przedmiotem kontroli finansowej w świetle przepisów art. 47 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Odnośnie zasad obiegu dokumentów finansowo-księgowych w kontrolowanej jednostce obowiązuje Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych wprowadzona do stosowania zarządzeniem dyrektora szkoły Nr 32/06 z dnia 27 grudnia 2006 roku. Kontrola wykazała, że wymieniona Instrukcja nie odnosi się do dokumentacji dotyczącej realizacji przez Zespół Szkół Rolniczych w Sokółce przychodów z prowadzonej działalności w zakresie wynajmu pomieszczeń oraz sposobu udokumentowania i rozliczania godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw. W praktyce za wynajem pomieszczeń wystawiano faktury VAT, których zasady wystawiania i obiegu nie wynikały z wewnętrznych procedur obowiązujących w jednostce (Instrukcja kasowa w swej treści wymienia faktury/rachunki potwierdzające dokonanie wydatku, a także listy wypłat i pozostałe kasowe dowody przychodowe i rozchodowe). W zakresie sposobu udokumentowania i rozliczania godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw ustalono, że nauczyciele sporządzali miesięczne „Rozliczenie przepracowanych godzin” za poszczególne miesiące (w okresach rozliczeniowych tygodniowych) - str. 9 i 33-35 protokołu kontroli.

Kontrola wynagrodzeń za godziny ponadwymiarowe, godziny doraźnych zastępstw i innych (wynagrodzenia za koło zainteresowań) wykazała, że w jednym z badanych przypadków zawyżono we wrześniu wypłatę wynagrodzenia o kwotę 117,08 zł (wypłacono 1.141,53 zł, zamiast 1.024,45 zł). Błędnej wypłaty wynagrodzenia dokonano na podstawie dokumentu z dnia 28 września 2007 roku p.n „Rozliczenie godzin ponadwymiarowych za miesiąc wrzesień 2007”, sporządzonego przez pracownika księgowości. W dokumencie tym wpisano liczbę godzin teoretycznych łącznie 35 (30+5), uwzględniając 4 godziny koła zainteresowań. Dokument „Rozliczenie godzin ponadwymiarowych” za dany miesiąc sporządzany jest na podstawie „Rozliczenia przepracowanych godzin” sporządzanych przez nauczycieli na koniec miesiąca. Z tego właśnie dokumentu, sporządzonego za miesiąc wrzesień 2007r. wynika, że pracownik przepracował łącznie godzin 31, w tym godzin ponadwymiarowych – 26 i zastępstw – 5. Do rozliczania godzin kół zainteresowań prowadzona jest oddzielna ewidencja, z której wynika, że wicedyrektor przepracował we wrześniu 4 godziny. Wynagrodzenie z tytułu przepracowanych godzin za koła zainteresowań wypłacono we wrześniu w podwójnej wysokości, na podstawie dwóch odrębnych ewidencji, tj. na podstawie rozliczenia godzin ponadwymiarowych i zastępstw sporządzonego przez pracownika księgowości oraz ewidencji godzin koła zainteresowań. Stawka wynagrodzenia za godzinę koła zainteresowań ustalana była jak za godzinę ponadwymiarową. Wynagrodzenie we wrześniu zostało zawyżone o wypłatę za 4 godziny, tj. na kwotę 117,08 zł ( 4 godz. *29,27 zł/godz.). Z wyjaśnień udzielonych przez dyrektora szkoły wynika, że rozliczenie godzin kół zainteresowań odbywa się w cyklu rocznym z możliwością przesuwania terminu zajęć przez opiekuna koła. Pracownik zobowiązał się do odpracowania w maju 2008 roku opłaconych wcześniej godzin bez wynagrodzenia.

Jako przyczynę stwierdzonej nieprawidłowości należy wskazać brak w kontrolowanej jednostce wewnętrznych przepisów i procedur określających sposób i zasady sporządzania rozliczeń godzin ponadwymiarowych i innych realizowanych przez nauczycieli oraz sposób uzgadniania (kontroli) rozliczeń z zajęciami i czynnościami realizowanymi w ramach czasu pracy nauczyciela rejestrowanymi i rozliczanymi w dziennikach lekcyjnych lub dziennikach zajęć w okresach tygodniowych (art.42 ust.7a KN). Jak wynika z opisu na str. 33-34 protokołu kontroli, w jednostce faktycznie funkcjonują elementy procedur kontroli w przedstawionym zakresie, jednakże nie zostały one ustanowione w formie pisemnej.

Jak wynika z opisu na stronie 35 protokołu kontroli we wrześniu 2007 roku Dyrektor szkoły przyznała pismem z dnia 11 października 2007 roku w jednym przypadku nagrodę jubileuszową za 35 lat pracy w wysokości 200% wynagrodzenia miesięcznego. Nagrodę jubileuszową naliczono i wypłacono w kwocie zawyżonej o 234,16 zł. Podstawą naliczenia nagrody jubileuszowej było wynagrodzenie miesięczne z września 2007 roku. Kontrola wykazała, że wypłata wynagrodzenia za wrzesień została zawyżona o 117,08 zł, w związku z tym nagrodę jubileuszową zawyżono o 234,16 zł (200% z 117,08 zł). Dokonano zwrotu nadpłaconej kwoty w dniu 28 kwietnia 2008 roku.

Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości, opracowana na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), została zatwierdzona przez Dyrektora ZSR w dniu 26 października 2006 roku. Jednostka prowadzi ewidencję księgową przy użyciu programu komputerowego Vulcan – księgowość optivum, na podstawie decyzji Nr 5/06 dyrektora szkoły z dnia 27 grudnia 2006 roku (wersja oprogramowania stosowana w okresie objętym kontrolą nie została zatwierdzona przez kierownika jednostki, jak tego wymagają przepisy art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy o rachunkowości). Przyjęte zasady rachunkowości nie określają zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych środków trwałych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych, a także ich powiązań z kontami księgi głównej, wymaganych przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości. Kontrola wykazała ponadto, że ewidencja analityczna wydatków budżetowych i dochodów własnych prowadzona była w rejestrach, metodą tradycyjną (ręcznie), według klasyfikacji budżetowej, co nie zostało ustalone w przepisach wewnętrznych jednostki. Przyjęte zasady rachunkowości nie zawierają wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz ręcznie prowadzonej ewidencji analitycznej środków trwałych, wydatków budżetowych i dochodów własnych, jak tego wymagają postanowienia art. 10 ust. 1 pkt 3 b ustawy o rachunkowości - str. 11 -12 protokołu kontroli. Ustalenie w formie pisemnej takiej dokumentacji i jej aktualizacja jest obowiązkiem kierownika jednostki w myśl art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Do ewidencjonowania obrotów związanych z dochodami i wydatkami szkoły służyło konto 130, w ramach którego wyodrębniono subkonto dochodów (konto o symbolu                  130-0001) i subkonto wydatków (konto o symbolu 130 – rozliczenie). Stwierdzono, że zakładowy plan kont jednostki budżetowej nie przewiduje takiego podziału konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”. W zestawieniu obrotów i sald kont występujących w badanej jednostce budżetowej występuje dwa razy konto o tym samym symbolu 130. Jedno konto wykazuje łącznie obroty roczne wydatków i uzyskanych dochodów, zaś drugie tylko wydatków budżetowych. Kontrola wykazała, że taki sposób postępowania w zakresie rozliczeń konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” nie został opisany w zakładowym planie kont.

          Stwierdzono, że na koniec roku budżetowego dokonano przeksięgowania na konto 800 „Fundusz jednostki” zrealizowanych dochodów i wydatków jednostki. Na podstawie danych zamknięcia ksiąg roku 2007 stwierdzono, że podstawę przeksięgowania stanowiły dowody „PK” zaksięgowane pod poz. ZSR-000386/2007 i ZSR-000387/2007 sporządzone pod datą 31 grudnia danego roku budżetowego. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, salda, o których mowa podlegają okresowemu (prawidłowo miesięcznemu) przeksięgowaniu na podstawie sprawozdań budżetowych na konto 800. Ustalono, że badana jednostka za okresy sprawozdawcze 2007r. (tj. za miesiące) sporządzała miesięczne sprawozdania o dochodach i wydatkach jednostki budżetowej (Rb-27S i Rb-28S), przy czym nie stwierdzono okresowych przeksięgowań sald konta 130 (subkonto wydatków) i 130-0001 (subkonto dochodów) na ich podstawie na konto 800 - str. 16 protokołu kontroli.

Przeksięgowania straty bilansowej z roku ubiegłego, tj. 2006 z konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” na stronę Wn konta 800 „Fundusz jednostki” dokonano pod datą 2 stycznia 2007r. Z zasad funkcjonowania tych kont opisanych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2006 r. wynika natomiast obowiązek przeksięgowania straty bilansowej roku ubiegłego w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego – str. 17 protokołu kontroli.

         Badaniu poddano kompletność i terminowość sporządzania sprawozdań wymaganych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Kontrola sprawozdania Rb-31 z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku wykazała, że stan środków obrotowych netto na koniec okresu sprawozdawczego wykazany w sprawozdaniu w dziale E w wierszu W70 zawyżony został o kwotę 10.650,13 zł - wykazano kwotę 28.404,38 zł, zamiast 17.754,25 zł. Zawyżenie stanu środków obrotowych jest spowodowane tym, że w wierszu W30 w pozostałych środkach obrotowych ujęto m.in stan środków trwałych – 10.650,13 zł (BZ konta 011), który nie powinien być ujęty w sprawozdaniu Rb-31. W wierszu W30 przedstawia się jedynie stan materiałów, towarów i produktów. Stan środków obrotowych netto na początek okresu sprawozdawczego, również został zawyżony o tę samą kwotę tj. o 10.650,13 zł (BO konta 011) – str. 16-17 protokołu kontroli.

         Kontrola kont rozrachunkowych wykazała, że na koniec roku 2007 jednostka budżetowa posiadała należności wymagalne na łączną kwotę 4.550 zł, które nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-N kwartalnym o stanie należności jednostki budżetowej za okres od początku roku do 31 grudnia 2007 roku. Wymienione sprawozdanie, za wskazany okres zostało sporządzone ze stanem zerowym. Niewskazane w sprawozdaniu Rb-N na koniec roku 2007 należności wymagalne dotyczyły należności dochodów własnych z tytułu najmu pomieszczeń szkolnych. Wymienione należności ujęto w ewidencji analitycznej według kontrahentów, jednakże z ewidencji pomocniczej nie wynikało, że należności mają charakter wymagalny. Należności wymagalne na dzień 31 grudnia 2007r. ustalono na podstawie dowodów źródłowych. W wyjaśnieniu, załączonym do protokołu, główna księgowa wskazała „uważałam (niesłusznie), że sprawozdanie Rb-N dotyczy tylko budżetu”  –  str. 27 protokołu kontroli.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych ustalono, że rachunkowość gospodarstwa pomocniczego przy Zespole Szkół Rolniczych w Sokółce jest wyodrębniona w sposób umożliwiający sporządzanie wymaganej sprawozdawczości budżetowej i finansowej. Gospodarstwo pomocnicze posiada swoje księgi rachunkowe (za wyjątkiem dziennika obrotów; dziennik obrotów jest wspólny dla ZSR, dochodów własnych i gospodarstwa pomocniczego) – str. 14 protokołu kontroli.

Na podstawie dowodów źródłowych miesiąca stycznia i października 2007 roku stwierdzono, że zapisy księgowe prowadzone w dzienniku, na kontach księgi głównej i na kontach ksiąg pomocniczych zawierają jedną datę, tj. datę dokumentu. Zgodnie z wymogami wynikającymi z treści art. 23 ust. 1 pkt 1-2, 4 ustawy o rachunkowości zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego jeśli różni się ona od daty dokonania operacji oraz datę zapisu – str. 13 protokołu kontroli.

Ponadto w wyniku analizy dokumentów księgowych zgromadzonych w zbiorach ze stycznia 2007 roku stwierdzono fakturę o wartości 822,50 zł (Nr71005023/32R/2007 za energię elektryczną i usługi dystrybucyjne) dotyczącą roku 2006, która nie została ujęta w ewidencji księgowej tego roku jako zobowiązanie. Powyższe stanowiło naruszenie normy zawartej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowiącej, iż w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty oraz przepisów art. 20, zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W związku z przywołanym przepisem fakturę za energię elektryczną wystawioną w styczniu 2007 r. za grudzień 2006 r., w księgach rachunkowych roku 2006 należałoby ująć w sposób wskazany w opisie na stronie 26 protokołu kontroli. Przyjęte w kontrolowanej jednostce rozwiązania można byłoby uznać za prawidłowe, gdyby w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości został zamieszczony zapis stanowiący, że faktury zakupu energii cieplnej są odnoszone w koszty w tym miesiącu, w którym faktura została wystawiona, bez względu na to jakiego okresu dotyczy.

W zakresie gospodarki pieniężnej ustalono, że zasady regulujące gospodarkę kasową określone zostały w Instrukcji kasowej z roku 1998 i w rozdziale III p.n. „Gospodarka pieniężna” Instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych. W badanym okresie jednostka sporządzała oddzielne raporty kasowe dotyczące obrotu gotówkowego Zespołu Szkół Rolniczych (dla rachunków bankowych do konta 130, 135, 137 i 139), dochodów własnych Zespołu Szkół Rolniczych (dla rachunku bankowego do konta 132) i obrotu gotówkowego gospodarstwa pomocniczego przy Zespole Szkół Rolniczych (dla rachunku bankowego do konta 131). Stwierdzono, iż stosowana praktyka sporządzania odrębnych raportów kasowych nie wynikała z przyjętych zasad gospodarki kasowej. Raporty kasowe sporządzane dla szkoły i dochodów własnych posiadają podwójną (taką samą) numerację i w swoim oznaczeniu nie zawierają wskazania do ewidencji jakich operacji kasowych są wykorzystywane – str. 19 protokołu kontroli. Kontrola prawidłowości sporządzania raportów kasowych wykazała, że raporty sporządzane były za okresy dłuższe niż przewidują to przepisy wewnętrzne badanej jednostki (instrukcja kasowa i instrukcja kontroli wewnętrznej...), tj. sporządzano je za okresy dłuższe niż 10 dni. Dowody księgowe będące podstawą przychodu i rozchodu gotówki z kasy nie były powiązane z raportem kasowym w sposób jednoznaczny (nie nadawano im pozycji z raportu kasowego) – str. 20 protokołu kontroli. Ustalono ponadto, że czeki gotówkowe nie były załączane do dowodów księgowych - str. 21 protokołu kontroli.

Z kolei kontrola wydatków z tytułu podróży służbowych wykazała, że do rozliczeń kosztów podróży służbowych nie były sporządzane wnioski pracowników w sprawie wyrażenia zgody na przejazd samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Zgodnie z postanowieniami § 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088, z późn. zm.). Do rozliczeń kosztów podróży służbowych przyjmowano stawkę za 1 km przebiegu pojazdu przyznaną dla określonej pojemności silnika samochodu osobowego, na podstawie wymienionego rozporządzenia – str. 37 protokołu kontroli.

W sferze prawidłowości pozyskiwania dochodów własnych ustalono, że kontrolowana jednostka w 2007 r. pozyskała dochody (§ 075) w wysokości 56.833,77 zł, co stanowiło 0,52 % uzyskanych w ciągu roku dochodów własnych z tytułu najmu. Na uzyskane dochody złożyły się wpłaty z tytułu czynszów za wynajmowanie pomieszczeń szkolnych. Kontrola przestrzegania postanowień umów najmu pomieszczeń wykazała, że nie naliczano odsetek w związku z nieterminowym wnoszeniem opłat przez najemców, tj. do 10-go dnia każdego miesiąca (za wyjątkiem umowy zawartej w dniu 22 lipca 2005r z firmą MARGO-GÓRNIAK; czynsz płatny do 30-go każdego miesiąca). Faktury wystawiane były przez Zespół Szkół Rolniczych  w Sokółce w terminach od 01 do 03 dnia danego miesiąca z terminem zapłaty wynikającym z umów (dot. faktur wystawionych za styczeń – lipiec 2007r.; faktury te wystawiano metodą tradycyjną), z terminem 14 dni (dot. faktur za sierpień – wrzesień, listopad – grudzień 2007r), jak również z terminem 30-dniowym (dot. faktur za październik 2007r.). Faktury dotyczące miesięcy sierpień – grudzień wystawiane były komputerowo. Termin płatności wskazany w tych fakturach nie był zgodny z postanowieniami umów. Obowiązek wystawiania faktur z wynajmu pomieszczeń szkolnych został przypisany zakresem czynności głównej księgowej. W myśl § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału – str. 40-46 protokołu kontroli.

Natomiast w wyniku czynności kontrolnych dotyczących wydatków ze środków dochodów własnych ustalono, że w roku 2007 dokonano zakupu kosiarki o wartości 6.550 złotych. Wydatek ten (bez podatku VAT) ujęty został w planie wydatków finansowanych z dochodów własnych w paragrafie 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”. Stwierdzono, że środki z dochodów własnych wykorzystane na zakup kosiarki nie zostały ujęte w księgach rachunkowych 2007 r. zapisem Wn 740 „Dotacje i środki na inwestycje”, Ma 800 „Fundusz jednostki” (zapis równoległy do zapisu Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami – dochody własne”, Ma 132 „Rachunek dochodów własnych jednostek budżetowych) – str. 47 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej, w tym w zakresie ustalania wynagrodzeń, rachunkowości jednostek budżetowych oraz zamówień publicznych, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli wewnętrznej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, któremu kierownik jednostki winien powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie uzupełnień w treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez:

a) uwzględnienie zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych środków trwałych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych, a także ich powiązań z kontami księgi głównej,

b) sporządzenie wykazu ksiąg rachunkowych uwzględniającego stosowane metody prowadzenia ksiąg.

2. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości budżetowej poprzez:

a) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-N wszystkich należności wymagalnych, także dotyczących dochodów własnych,

c) zaniechanie wykazywania w dziale E wierszu W30 „Pozostałe środki trwałe” sprawozdania Rb-31 wartości środków trwałych.

3. Przestrzeganie zasady memoriału, wynikającej ze wskazanych przepisów ustawy o rachunkowości, w zakresie ewidencji kosztów z tytułu zakupu energii cieplnej lub zamieszczenie w dokumentacji określającej przyjęte zasady rachunkowości, na podstawie przepisów tejże ustawy, zapisu stanowiącego, że faktury zakupu energii cieplnej są odnoszone w koszty w tym miesiącu, w którym faktura została wystawiona, bez względu na to jakiego okresu dotyczy

4. W zakresie gospodarki kasowej:

a) objęcie regulacją wewnętrzną przyjętego w praktyce sposobu sporządzania raportów kasowych;

b) załączanie do dowodów księgowych czeków gotówkowych.

5. Dokonanie aktualizacji części dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania programy komputerowe poprzez wykreślenie wycofanej wersji programu komputerowego i zastąpieniem jej wersją aktualnie stosowaną.

6. Zobowiązanie głównego księgowego, do wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości poprzez:

a) dokonywanie okresowych przeksięgowań sald konta 130 (subkonta wydatków – rozliczenie) i 130-0001 (subkonta dochodów) na podstawie sprawozdań budżetowych na konto 800;

b) przeksięgowywanie ustalonego wyniku finansowego z konta 860 na konto 800 pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego;

c) dokonywanie przypisu w księgach rachunkowych odsetek od należności stosownie do postanowienia § 7 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…;

d) dokonywanie zapisów jednoczesnych (Wn740 Ma 800) w przypadku wydatkowania dochodów własnych jednostki budżetowej na zakupy inwestycyjne;

e) zamieszczenie w treści zapisów księgowych dat zgodnie z wymaganiami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości;

f) naliczanie i pobieranie należności za płatności przeterminowane, w związku z nieterminowym wnoszeniem opłat przez najemców pomieszczeń szkolnych.

7. Wyeliminowanie rozbieżności w zakresie terminów płatności wynikających z umów najmu a faktycznym fakturowaniem.

8. Wyeliminowanie wskazanych nieprawidłowości w zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych odbywanych samochodem pracownika.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku