Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Przedszkolu nr 5 w Hajnówce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 kwietnia 2008 roku (znak: RIO.I.6012 - 3/08), o treści jak niżej:

Pani Krystyna Kojło

Dyrektor

Przedszkola Nr 5

w Hajnówce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2007 roku, przeprowadzonej w Przedszkolu nr 5 w Hajnówce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania Przedszkola nr 5 w Hajnówce jako zakładu budżetowego, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planu finansowego, gospodarowanie mieniem, rozliczenia z budżetem gminy.

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji zakładu, a także określające zasady prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej.

Na podstawie okazanych przepisów wewnętrznych ustalono, że kontrolowana jednostka nie posiada regulaminu organizacyjnego, o którym mowa w § 5 pkt 2 uchwały Nr XXXII/182/93 Rady Miejskiej w Hajnówce z dnia 11 sierpnia 1993 roku „w sprawie utworzenia zakładów budżetowych przedszkoli samorządowych i żłobka”. Według przywołanego § uchwały, szczegółowy zakres działania zakładu powinien określać jego statut oraz regulamin organizacyjny zatwierdzony przez Burmistrza – str. 3, 4 protokołu kontroli. Należy też dodać, że na regulamin organizacyjny, jako dokument ustanawiający zasady organizacji jednostki sektora finansów publicznych, wskazuje art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Analiza postanowień zawartych w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzona w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) wykazała, że dokumentacja ta pomijała w swojej treści niektóre elementy wymagane przywołanymi przepisami, a także nie była dostosowana do faktycznie stosowanych rozwiązań, ponieważ:

- dokumentacja określa, że Przedszkole prowadzi rachunkowość przy użyciu komputera, pomija tym samym fakt, iż niektóre księgi rachunkowe (konta pomocnicze) prowadzone są metodą tradycyjną – str. 6, 34-35 protokołu kontroli;

- zakładowy plan kont (zpk) zawiera wykaz 33 kont syntetycznych o symbolach trzycyfrowych, a także wykaz kont analitycznych do 5 spośród kont syntetycznych (z reguły o symbolach czterocyfrowych). W zakresie klasyfikacji zdarzeń na kontach zpk odsyła do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku. W rzeczywistości, wykonany dnia 15.05.2007 roku wydruk planu kont z programu księgowego QWANT zawiera wykaz 170 kont o symbolach trzycyfrowych, pięciocyfrowych i piętnastocyfrowych, stanowiących rozwinięcie kont z zpk. Wskazania przy tym wymaga, że jak stwierdzono w odniesieniu do kont rachunku bankowego (konto 131 rozwinięte do 28 kont), rachunku środków funduszy specjalnego przeznaczenia (konto 135 rozwinięte do 14 kont), a także kont zespołu 2 rozrachunki i roszczenia (8 kont księgi głównej rozwiniętych do 17 kont), zapisy na tych kontach prowadzono według zasady określonej w art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości dla kont księgi głównej, tj. według zasady podwójnego zapisu – str. 6-7, 13-14, 19 protokołu kontroli.

Podstawowe wymagania co do określenia w dokumentacji sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych określają przepisy art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a)-c) ustawy o rachunkowości, a także przepis § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z którego wynika, że podstawą prowadzenia rachunkowości zakładu może być odpowiedni plan kont, uzupełniony co najmniej o wykaz kont analitycznych prowadzonych do kont syntetycznych. Należy przy tym zauważyć, że w rozumieniu art. 16 ust. 1 ustawy, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, a prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. W kontrolowanej jednostce, jak wynika z opisu w protokole kontroli, nie ma wyraźnego rozróżnienia pomiędzy kontami księgi głównej i kontami ksiąg pomocniczych.

Niedookreślenie wewnętrznych uregulowań stwierdzono też w obrębie obrotu gotówkowego. Z wewnętrznych regulacji w tej kwestii nie wynika, że intendenci Przedszkola prowadzą dwie odrębne kasy i odrębne raporty kasowe dla obrotu gotówkowego prowadzonego w tych kasach (przy czym raporty są jednakowo numerowane, co utrudnia ich rozróżnienie) – str. 15-16 protokołu kontroli. Poza tym, w przepisach wewnętrznych nie uregulowano zasad gospodarki drukami ścisłego zarachowania – w okresie kontrolowanym zakład prowadził w tym względzie ewidencję druków kwitariuszy przychodowych oraz druków czeków – str. 21 protokołu kontroli. Jak wynika z przepisów art. 47 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki sektora finansów publicznych powinien ustalać w formie pisemnej procedury wewnętrznej kontroli finansowej w odniesieniu do wszystkich zachodzących w jednostce procesów, w tym związanych z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz przepisy wewnętrzne, poprzez:

a) naruszenie zasad dokonywania zapisów księgowych, określonych w art. 23 ust. 2 pkt 1-2, 4 ustawy, w myśl których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 7 i 9 protokołu kontroli,

b) dokonywanie zapisów w raportach kasowych dotyczących zbioru dowodów źródłowych przy braku odpowiednich zbiorczych dowodów księgowych, sporządzonych zgodnie z wymogami określonymi w art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy (dowody źródłowe muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione) – str. 16 protokołu kontroli,

c) niewskazywanie w raportach kasowych, wbrew postanowieniom instrukcji kasowej, liczby załączników KP i KW; prowadzenie zapisów w raportach kasowych z naruszeniem chronologii, pomijanie w dowodach wpłat do kasy daty wpłaty, przekazywanie raportu kasowego przy braku pokwitowania – str. 16-19 protokołu kontroli,

d) nieprowadzenie księgowej ewidencji rozrachunków z tytułu należnych opłat za pobyt dzieci w Przedszkolu, w wyniku czego nie ujęto w księgach na koniec 2007 roku nadpłat w wysokości 1.805,20 zł oraz zaległości w kwocie 564,40 zł (pozaksięgowa ewidencja w tym zakresie prowadzona była przez intendentów) – str. 20 i 25 protokołu kontroli; w myśl art. 8 ust. 1 ustawy, rachunkowość powinna wyodrębniać wszystkie zdarzenia istotne dla oceny majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, natomiast stosownie do art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy, konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności do rozrachunków z kontrahentami.

Poza tym, stwierdzono uchybienia w przechowywaniu dokumentacji rachunkowości (poza dowodami księgowymi), co polegało w szczególności na braku oznaczenia zbiorów nazwą ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze (art. 73 ustawy o rachunkowości) – str. 8-9 protokołu kontroli.

Badanie wydatków Przedszkola wykazało, że wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie została skorygowana w końcu 2007 roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w zakładzie pracowników (nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi), co stanowiło naruszenie art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) oraz § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 ze zm.). Wskazane zaniechanie spowodowało, iż odpis na Fundusz tworzony od liczby nauczycieli został zawyżony o 435,57 zł, zaś od pozostałych pracowników zaniżony o 941,38 zł – str. 31 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych dotyczących rachunkowości i gospodarki finansowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do ustalonego zakresu czynności oraz postanowień art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie regulacji wewnętrznych:

a) opracowanie regulaminu organizacyjnego Przedszkola, stosownie do postanowienia uchwały Rady Miejskiej w Hajnówce;

b) dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte w zakładzie zasady rachunkowości, mając na uwadze faktycznie stosowane rozwiązania oraz wymogi prawa dotyczące zakładowego planu kont, w tym wykazów kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, wskazane w niniejszym wystąpieniu;

c) uwzględnienie w instrukcjach wewnętrznych faktu prowadzenia obrotu gotówkowego w dwóch kasach oraz zasad prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania.

2. Spowodowanie wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymaganiami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości;

b) sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych z zachowaniem wymogów art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

c) sporządzanie raportów kasowych i prowadzenie w nich zapisów w zgodnie z wymogami określonymi w przepisach wewnętrznych;

d) ewidencjonowanie w księgach rachunkowych rozrachunków z tytułu odpłatności za przedszkole.

3. Przechowywanie dokumentacji księgowej w sposób nakazany ustawą o rachunkowości.

4. Dokonywanie w końcu roku korekt odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, stosownie do przepisów wskazanych w części opisowej wystąpienia. Uwzględnienie przy tworzeniu Funduszu na 2008 rok kwoty 505,81 zł, stanowiącej wartość zaniżenia odpisu w roku poprzednim.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Burmistrz Hajnówki

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku