Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Białymstoku

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 grudnia 2008 roku (znak: RIO.I.6011-7/08), o treści jak niżej:

Pan

Tadeusz Truskolaski

Prezydent Białegostoku

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Białystok za 2007 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Białymstoku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, wykonanie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. Nieprawidłowości i uchybienia stwierdzono w zakresie następujących zagadnień:

I. Kontrola wewnętrzna i audyt wewnętrzny

Kontroli poddano prawidłowość organizacji i funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie Miejskim w świetle przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” ogłoszonych Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58).

Kontrola prawidłowości opracowania zakresów czynności wykazała, w przyjętej próbie, uchybienia odnośnie ustalania zastępstw w przypadku nieobecności pracowników wymienionych na str. 22 protokołu kontroli. Zgodnie ze Standardami kontroli finansowej, system kontroli finansowej winien posiadać odpowiednie mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działania jednostki, w szczególności operacji finansowych i gospodarczych, w każdym czasie i okolicznościach (standard C.17 „Ciągłość działalności”).

W Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych określono, że złożenie podpisu przez Skarbnika Miasta oznacza, że została potwierdzona formalno-rachunkowa prawidłowość dokumentu, a wydatek mieści się w planie budżetu lub w planie finansowym oraz zapewnione są środki finansowe na pokrycie zobowiązań wynikających z realizacji danej operacji gospodarczej. Należy wskazać, iż znaczenie podpisu głównego księgowego jako potwierdzającego posiadanie środków na pokrycie zobowiązania zostało uchylone w związku z wejściem w życie aktualnie obowiązującej ustawy o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r., tj. od 1 stycznia 2006 r. – str. 17-18 protokołu kontroli.

Badaniem objęto prawidłowość wykonywania, określonych ustawą o finansach publicznych, obowiązków w zakresie audytu wewnętrznego za 2007 rok. Ustalono, iż liczba zaleceń zawartych w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu w zakresie zadania audytowego „Inwestycje realizowane z udziałem funduszy unijnych” wynosiła 6, zaś zadania „Administracja i zaopatrzenie” – 10. Nie stwierdzono, aby w stosunku do pierwszego z wymienionych zadań audytowych, zgodnie z przepisami art. 56 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, Pan Prezydent, na podstawie sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, poinformował audytora wewnętrznego o podjęciu działań mających na celu usunięcie uchybień lub usprawnienie funkcjonowania jednostki. W ustnych wyjaśnieniach audytor A. Czarnecki stwierdził, iż sprawozdanie z wykonania audytu przekazał Panu Prezydentowi, lecz nie posiada na tę okoliczność żadnego dowodu. W odniesieniu do drugiego z nich, przedstawiona wyżej procedura została już zastosowana. W jej wykonaniu, w dniu 25 lutego 2008 r. Pan Prezydent sporządził pismo „Status uzgodnionych działań”, w którym stwierdził, iż akceptuje przedstawione przez audyt rekomendacje i poleca wykonanie uzgodnionych działań. Dokonał Pan ponadto wyznaczenia osób odpowiedzialnych za realizację zaleceń zawartych w sprawozdaniu i wskazał termin ich wykonania.

W trakcie trwania kontroli dokonano sprawdzenia podjętych działań mających na celu usunięcie stwierdzonych przez audyt uchybień. Zagadnienie zbadano na przykładzie 10 działań zarekomendowanych z zadania „Administracja i zaopatrzenie”. Termin ich wykonania został wyznaczony na koniec marca 2008 r. Kontrola wykazała, iż w wymaganym terminie nie ustalono procedury analizy bilingów rozmów z telefonów komórkowych i stacjonarnych oraz trybu obciążania użytkowników telefonów w razie przekroczenia limitów bądź za rozmowy prywatne, celem dalszego ograniczania kosztów (rekomendacja nr 6). Jako osoba odpowiedzialna za wykonanie wskazanej rekomendacji został wyznaczony dyrektor Departamentu Obsługi Urzędu (kierownik komórki audytowanej). Przedmiotowe procedury opracowane zostały w trakcie kontroli, w następstwie zwrócenia się przez kontrolujących o ich okazanie w związku z badaniem realizacji zaleceń audytu, i zostały wprowadzone dwoma zarządzeniami Pana Prezydenta: Nr 120/08 z dnia 4 września 2008 r. w sprawie rozliczania prywatnych rozmów telefonicznych z telefonów komórkowych i Nr 119/08 z dnia 4 września 2008 r. w sprawie rozliczania prywatnych rozmów telefonicznych z telefonów stacjonarnych – str. 24-25 protokołu kontroli.

II. Księgowość i sprawozdawczość

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości (str. 28-30 protokołu kontroli), dokonana pod kątem art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), wykazała uchybienia w zakładowym planie kont, polegające w szczególności na:

a) rozbieżnościach między wykazem kont syntetycznych w zakładowym planie kont dla Urzędu Miejskiego i kontami syntetycznymi faktycznie prowadzonymi dla ewidencji operacji, uwidocznionymi w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej za okres 2007 roku; przykładowo, w zestawieniu obrotów i sald wymienione są obroty i salda kont syntetycznych od 011-01 do 011-08 (właściwych poszczególnym jednostkom księgującym), podczas gdy według z.p.k. funkcjonuje jedno konto 011 „Środki trwałe”, do którego ewidencja analityczna prowadzona jest w księdze inwentarzowej. W zestawieniu obrotów i sald suma wymienionych kont syntetycznych ujmowana jest w rubryce „RAZEM 011”, służącej tylko sumowaniu; podobne wnioski wynikają z analizy planu kont dla budżetu gminy i zestawienia obrotów i sald dla księgi głównej budżetu;

b) ujęciu w planie kont dla Urzędu Miejskiego, jako jednostki budżetowej, konta o symbolu 134 nazwanego „Kredyty bankowe”, służącego, według opisu, do „ewidencji kredytów bankowych przeznaczonych na finansowanie działalności inwestycyjnej”; konto 134 wykorzystywane jest do uwidocznienia w ewidencji Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej, stosownie do zasady zawartej w art. 186 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, operacji dotyczących wydatków budżetu poniesionych ze środków kredytodawcy, z pominięciem rachunków bankowych gminy. Należy wskazać, że według załącznika nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości w ewidencji jednostki budżetowej nie występuje konto 134; w myśl znowelizowanego od 14 maja 2008 roku przepisu § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, konto o takim symbolu może być wykorzystywane w jednostce budżetowej, jednakże jego treść ekonomiczna musi być zgodna z odpowiednimi kontami przewidzianymi w planie kont dla jednostki budżetowej; ustalona w opisie rozporządzenia treść ekonomiczna kont dla jednostek budżetowych nie przewiduje możliwości ewidencjonowania kredytów bankowych. Ponadto, osiągnięcie, w wyniku zapisów z wykorzystaniem konta 134, prawidłowych stanów ewidencyjnych w księgach budżetu i Urzędu jest wynikiem dokonywania poszczególnych zapisów niezgodnie z rzeczywistą treścią ekonomiczną zaistniałej operacji, co doprowadziło do wypaczenia wyniku budżetu za 2007 r., o czym w dalszej części wystąpienia;

c) nie wskazano konta pozabilansowego służącego do ewidencjonowania należności warunkowych, podlegających ujęciu pozabilansowemu według przyjętych zasad rachunkowości; przewidziane konto 291 „Inne rozrachunki pozabilansowe” odnosi się w swoim opisie tylko do zobowiązań warunkowych.

         Badanie prawidłowości zapisów księgowych istotnych dla weryfikacji wyniku budżetu, wykazanego przez jednostkę za 2007 rok jako nadwyżka w wysokości 5.378.521 zł, ujawniło, że rzeczywisty wynik budżetu, ustalony zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... powinien wynosić 8.550.096 zł (różnica 3.171.574 zł), ponieważ:

a) zawyżono wynik o kwotę 22.678,69 zł odpowiadającą zwrotowi niewykorzystanej dotacji otrzymanej z PFRON w 2006 roku i zaliczonej do dochodów budżetu. Ujęcie zwrotu dotacji zapisem Ma 133-011 – Wn 962 „Wynik na pozostałych operacjach” spowodowało, że w księgach rachunkowych nie został uwzględniony wydatek na kwotę 22.678,69 zł. Tym samym zaniżono wykonanie wydatków 2007 roku i w efekcie zawyżono w sprawozdawczości wykazaną nadwyżkę budżetu za 2007 rok o 22.678,69 zł. Opisana błędna operacja nie miała jednakże wpływu na skumulowany wynik budżetu wykazany na koncie 960 „Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu”, w związku z ujęciem tej operacji na koncie 960 po przeksięgowaniu salda konta 962. Dokonanie zwrotu części dotacji powinno zostać odzwierciedlone jako wydatek budżetowy – str. 33 protokołu kontroli;

b) zaniżono wynik budżetu o „sumy do wyjaśnienia” w kwocie 14.057,08 zł, czyli środki, które wpłynęły na rachunek bieżący prowadzony w jednostce księgującej „Egzekucja dochodów budżetowych” (Wn 130-05 – Ma 240-05), a nie dotyczyły operacji, dla których w Urzędzie przeznaczono ten rachunek bankowy. Wpływy te traktowane były jako mylne wpłaty i we wskazanej kwocie pozostawały na koniec 2007 roku na rachunku bankowym. Nie były również objęte sprawozdawczością, ponieważ, jak wyjaśniono, na podstawie rachunku bankowego tej jednostki księgującej sporządzane są jedynie sprawozdania dotyczące pozyskiwania dochodów związanych z realizacją zadań zleconych. Stwierdzono, że wpływy składające się na saldo konta 240-05 dotyczyły operacji stanowiących realizację dochodów lub zwrot wydatków budżetu, które mimo kasowej realizacji na rachunku bieżącym jednostki budżetowej (Urzędu) nie zostały wykazane w sprawozdawczości, ponieważ wpłynęły na rachunek niewłaściwy według ustalonego kryterium przypisania rachunków do poszczególnych zadań prowadzonych przez Urząd. Głównym składnikiem salda na koncie 240-05 była kwota 11.751 zł wpłacona przez Polski Komitet Pomocy Społecznej w dniu 20 września 2007 r. tytułem zwrotu dotacji udzielonej temu podmiotowi na specjalistyczne usługi opiekuńcze. Kwota ta nie została ujęta jako zwrot wydatku z tytułu dotacji w 2007 r., mimo wpływu na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego. Dopiero 16 stycznia 2008 r. została przeksięgowana na konto 130-01 i ujęta po stronie dochodów budżetu 2008 roku. W efekcie przyjęcia tej kwoty jako „sumy do wyjaśnienia” nierealne saldo należności w kwocie 11.751 zł wykazywało także na koniec 2007 r. konto 224-03035, na którym ewidencjonowane było rozliczenie dotacji z PKPS – str. 54 protokołu kontroli;

c) zaniżono wynik poprzez nieujęcie do dochodów budżetu środków wpłaconych przez gminy Supraśl i Wasilków w wysokości odpowiednio 2.208.651,89 zł i 511.089,01 zł, przeznaczonych na finansowanie wydatków, w części podlegających refundacji ze środków UE, dotyczących wspólnej realizacji projektu „Rozbudowa infrastruktury służącej rozwojowi aktywnych form turystyki w mieście Białystok, Gminie Supraśl i Gminie Wasilków”, dla którego miasto Białystok pełniło rolę lidera projektu. Środki te w momencie wpływu zostały zaewidencjonowane zapisem Wn 133 – Ma 224, w wyniku czego w ewidencji budżetu uwidocznione zostało także nierealne saldo zobowiązań. W praktyce zatem dysponowano na poczet realizacji budżetu środkami, które nie zostały zaliczone ani do dochodów, ani do przychodów budżetu 2007 roku. Spośród wpłaconych przez gminy środków do dochodów budżetu na koncie 901 zaliczono natomiast kwoty dotyczące ich wkładu własnego w realizacji projektu w wysokości 1.259.248,45 zł (z czego Supraśl 1.023.012,51 zł i Wasilków 236.235,94 zł). W budżecie na 2008 rok zaplanowano dochody ze środków UE dotyczące refundacji wydatków na realizację projektu w kwocie 4.842.540 zł. Należy wskazać, że środki dotyczące zaplanowanych dochodów w kwocie 2.730.510,57 zł (kwota części refundowanej należnej partnerom po ostatecznym rozliczeniu projektu) zostały zwrócone na rzecz gmin Supraśl i Wasilków, w związku z czym zaplanowany na 2008 rok plan dochodów budżetu, mimo realizacji ewidencyjnej, nie będzie miał pokrycia w środkach finansowych na kwotę 2.730.510,57 zł. Konsekwencją tego może być brak możliwości sfinansowania wydatków budżetu w pełnej, zaplanowanej wysokości, mimo księgowego zrealizowania całości zakładanych dochodów. Do czasu zakończenia kontroli wpłynęła całość refundacji ze środków UE. Gminom Supraśl i Wasilków zostały przekazane zapisem Wn 224 – Ma 133 kwoty refundacji w wysokości wynikającej z rozliczenia – str. 56-61 protokołu kontroli;

d) zaniżono wynik budżetu o kwotę 460.456 zł w następstwie zaliczenia w dniu 13 grudnia 2007 r. do wydatków operacji zaksięgowanej zapisem Wn 133 – Ma 240 jako „II transza kredytu Nordea internat ZSM uruchomiona 2 stycznia 2008 r.”. Ujęcie tej operacji do wydatków miało związek z przyjętym sposobem ewidencjonowania operacji opłacania faktur dotyczących wydatków inwestycyjnych bezpośrednio przez bank udzielający kredytu (bez przekazania środków kredytowych na rachunek budżetu), przy wykorzystaniu konta 134 w ewidencji Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej. W związku z przekazaniem bankowi Nordea dyspozycji opłacenia faktury (wraz z pismem wzywającym bank do niezwłocznego jej opłacenia), w ewidencji Urzędu dokonano zapisów, w skutek których ujęty został wydatek inwestycyjny na koncie 130, polegający w istocie na przekazaniu środków z rachunku Urzędu na rachunek budżetu. Wydatek z tytułu opłacenia faktury w roku 2007 nie miał jednak w praktyce miejsca. W związku z wiedzą o tym fakcie, wpływ środków na rachunek budżetu z rachunku Urzędu został ujęty w 2007 r. w księgach budżetu zapisem Wn 133 – Ma 240, zamiast stosowanego przez jednostkę zapisu Wn 133 – Ma 134, oznaczającego zwiększenie zobowiązań z tytułu kredytu. W ewidencji Urzędu dokonano natomiast zapisów w oparciu o wyciąg bankowy (zaksięgowano przekazanie środków do budżetu jako „wydatek” inwestycyjny), w wyniku czego na stronie Ma konta 130 uwidoczniono wydatek z tytułu opłacenia faktury w 2007 roku, który faktycznie został dokonany przez bank 2 stycznia 2008 r. – str. 62-63 protokołu kontroli.

         W zakresie ewidencji należności i zobowiązań stwierdzono, że według stanu na 31 grudnia 2007 r. w księgach jednostki występowały nierealne salda, które wyksięgowano w trakcie kontroli. Ogółem w następstwie czynności kontrolnych wyksięgowano z ewidencji bilansowej należności na kwotę 209.437,53 zł i zobowiązania na kwotę 4.522.056,64 zł. Błędy dotyczyły następujących sald:

a) nieprawidłowo na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” zostały wykazane zobowiązania na łączną kwotę 1.097.364,18 zł wobec czterech kontrahentów. Powodem ujęcia tych sum na koncie rozrachunkowym po stronie zobowiązań był przyjęty sposób księgowania rozliczeń wynikających z projektów współfinansowanych ze środków przedakcesyjnych w latach 2002-2005. Salda na koncie 201 odpowiadają tzw. „kwotom zatrzymanym” od części wynagrodzenia wykonawcy finansowanego ze środków UE, podlegającego opłaceniu bezpośrednio przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (władzę wdrażającą). Są to zatem zobowiązania PARP wobec wykonawcy. Wskazać należy, że „kwoty zatrzymane” od części wynagrodzenia opłacanej ze środków własnych miasta przekazywane były przez miasto przy płatności kolejnych faktur na konto 139 i następnie zwalniane po otrzymaniu stosownych informacji dotyczących realizacji projektu. Faktury wykonawcy w całości księgowane były zapisem Wn 080 – Ma 201, w wyniku czego po informacji o opłaceniu faktury przez PARP i przeksięgowaniu tej kwoty na konto 800 pozostawało na koncie 201 saldo odpowiadające „kwocie zatrzymanej” dotyczącej danej faktury w części PARP. W świetle opisanych zasad rozliczania projektów, właściwym zapisem księgowym dla otrzymanej faktury w części podlegającej opłaceniu przez zewnętrzny podmiot byłby zapis Wn 080 – Ma 800. Kontrolowana jednostka zmniejszenia sald wynikających z tych rozliczeń dokonuje po otrzymaniu informacji o zwolnieniu „kwot zatrzymanych” w części finansowanej ze środków UE, a zatem zmniejszenie tego „zobowiązania” nie jest wynikiem opłacenia przez jednostkę. Jak wyjaśniła Kierownik Referatu Obsługi Finansowo-Księgowej Projektów Unijnych, w związku z tym, że miasto było partnerem projektu, nie można wykluczyć, że w przypadku nieprawidłowości w rozliczeniach między PARP a wykonawcą nie dojdzie do roszczeń wykonawcy wobec miasta, formułowanych m.in. na podstawie zapisów umów wskazujących, iż cała cena kontraktowa obciąża zamawiającego (miasto Białystok). W związku z wyjaśnieniami należy zatem stwierdzić, że kwoty ujmowane dotychczas na koncie 201 mogą stanowić ewentualnie zobowiązania warunkowe jednostki, czyli zobowiązania, które mogłyby powstać w przypadku nie opłacenia części wynagrodzenia wykonawcy przez władzę wdrażającą, w dyspozycji której znajduje się kwota dofinansowania projektu ze środków UE. Dla ewidencji zobowiązań warunkowych jednostka przewidziała w ZPK pozabilansowe konto 291. W trakcie kontroli dokonano wyksięgowania z konta 201 zobowiązań na kwotę 1.097.364,18 zł, przenosząc je do ewidencji pozabilansowej jako zobowiązania warunkowe – str. 49-50 protokołu kontroli;

b) należności od Poland Business Publishing w kwocie 12.200 zł; saldo było wynikiem opłacenia, ujętego zapisem Ma 130 – Wn 201, faktury pro forma wystawionej za reklamę przeznaczonej do sprzedaży nieruchomości przy ul. Jurowieckiej. W związku z tym, że podstawą opłacenia była faktura pro forma, a nie faktura, nie odniesiono wydatku w koszty. Faktura nie wpłynęła do czasu kontroli. Podczas trwania kontroli „należność” została wyksięgowana w koszty – str. 50 protokołu kontroli;

c) należności Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wykazanych na koncie 202-01 „Urząd Miejski wydatki” na kwotę ogółem 197.237,53 zł, które nie powinny być wykazane w ewidencji bilansowej. Stanowiły one należności warunkowe podlegające ujęciu w ewidencji pozabilansowej na dzień 31 grudnia 2007 r. Według dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w jednostce, należnościami warunkowymi są należności pozabilansowe, które powstają na skutek zdarzeń przyszłych, nie powiększają one należności bilansowych, ponieważ nie nastąpiło spełnienie warunków realizacji. Omawiane kwoty dotyczyły naliczonych opłat za wycięcie drzew i stanowiły potencjalne przychody GFOŚiGW. Obowiązek ich zapłaty powstawał, według decyzji zezwalającej na wycinkę, po upływie 3 lat od wydania decyzji, jeżeli po tym okresie drzewa i krzewy zasadzone (przesadzone) przez podmiot uzyskujący zezwolenie nie zachowają żywotności. Jeżeli po tym okresie żywotność zostanie zachowana, wówczas – na wniosek podmiotu – opłata nie będzie pobierana (postępowanie w sprawie pobrania opłaty zostanie umorzone). Upływ 3-letniego terminu następował w przypadku omawianych kwot w 2007, 2008 i 2009 roku. Stwierdzono, że na podstawie wniosku złożonego przez adresata decyzji, dla którego termin upływał w 2007 r., wydana została 17 czerwca 2008 r. decyzja o umorzeniu postępowania w sprawie poboru opłaty. Mając na uwadze, że na dzień 31 grudnia 2007 r. żadna z kwot wynikających z decyzji nie podlegała wpłacie, ewidencyjny stan należności GFOŚiGW został zawyżony o 197.237,53 zł. Pod datą 31 lipca 2008 r. kwotę 174.993,54 zł przeniesiono do ewidencji pozabilansowej jako należności warunkowe, natomiast kwotę 22.243,99 zł wyksięgowano w związku z umorzeniem postępowania w sprawie pobrania opłaty – str. 50-51 protokołu kontroli;

d) „zobowiązań” wykazanych na kontach 222-04 „Egzekucja dochodów niepodatkowych” – 3.414.873,68 zł i 222-06 „Dochody niepodatkowe z dróg” – 9.318,78 zł. Salda te nie miały odzwierciedlenia w kwocie zrealizowanych, nieodprowadzonych dochodów na kontach 130-05 i 130-06, ani też w odpowiednich saldach w ewidencji budżetu. Przyczyną ich powstania było nieprzeksięgowanie pod datą 31 grudnia 2007 roku sald kont 222-01 w ewidencji jednostki księgującej „Referat Egzekucji Dochodów Niepodatkowych” dotyczących „dochodów niepodatkowych” i „dochodów z dróg”. Konta te otwarte zostały na potrzeby ewidencji środków finansowych otrzymywanych z rachunku budżetu w związku z odprowadzeniem podatku VAT od zrealizowanych dochodów, wynikającego z rejestrów VAT. Środki przekazane do budżetu tytułem zrealizowanych dochodów ujmowano na stronie Wn kont 222-00. Konieczność otrzymywania środków z budżetu, traktowanych jako zwrot części przekazanych dochodów, wynika z przyjętego systemu automatycznego przelewania przez bank na koniec każdego dnia środków zgromadzonych na rachunku dochodów w jednostce księgującej, w związku z czym nie posiada ona środków na odprowadzenie VAT. W efekcie prowadzone były w jednostce księgującej po dwa konta o symbolu głównym 222 w zakresie każdego rodzaju dochodów. Prawidłowo, na podstawie sprawozdania Rb-27S, przeksięgowano przekazane dochody z konta 222-00, natomiast nie dokonano przeksięgowania sald widniejących na stronie Ma kont 222-01. Należy dodać, że w przypadku ewidencji „zwrotów” części dochodów z rachunku budżetu tylko na konto 222-00 (bez wprowadzania dodatkowego konta 222-01) i prawidłowego przeksięgowania sprawozdania nieprawidłowość nie miałaby miejsca – str. 52 protokołu kontroli;

e) zobowiązania w wysokości 500 zł na koncie 240-01, mającego oznaczać kwotę dotacji, do przekazania której miasto zobowiązało się na rzecz UKS Bojary (przed 2007 rokiem), jednakże decyzja w tym zakresie została zmieniona, w związku z czym saldo nie oznaczało faktycznego zobowiązania – str. 54 protokołu kontroli.

W zakresie urealnienia stanu rozrachunków dokonano ponadto w trakcie kontroli doksięgowania brakującego salda strony Ma na koncie 222-03 „Podatki i opłaty lokalne” (z kontem 800), które winno być wykazane na koniec 2007 r. w kwocie 12.218,14 zł, odpowiadającej nieodprowadzonym do budżetu dochodom, uwidocznionym na koniec roku w tej kwocie na koncie 130-04. Wskazania wymaga, że w ewidencji budżetu wykazano saldo strony Wn konta 222 w tej kwocie, jako należność z tytułu wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S dochodów, nieprzekazanych na rachunek budżetu. Przyczyną braku salda na koncie 222 w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej było dokonanie w jednostce księgującej „Podatki i opłaty lokalne” przeksięgowania z konta 222 na konto 800 istniejącego na koncie 222 salda, zamiast kwoty dochodów wykazanej w sprawozdaniu Rb-27S, jak wymagają zasady funkcjonowania konta 222. W kwocie przeksięgowania uwzględniono zatem jedynie kwotę dochodów zrealizowanych i przekazanych na rachunek budżetu, pomijając kwotę dochodów zrealizowanych, a pozostających 31 grudnia 2007 r. na koncie 130-04 – str. 51-52 protokołu kontroli.

Stwierdzono również inne nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., dotyczące:

a) ewidencjonowania na kontach 907 „Dochody z funduszy pomocowych” i 908 „Wydatki z funduszy pomocowych” operacji dotyczących udziału własnego miasta w realizowanych projektach objętych dofinansowaniem ze środków pomocowych, a także wydatków objętych dofinansowaniem z funduszy pomocowych na koncie 902 „Wydatki budżetu”, co zostało opisane na str. 30-32 protokołu kontroli; w związku z tym, iż nieprawidłowe księgowania dotyczyły projektów zakończonych w 2007 roku, nie doszło do zniekształcenia sald kont 960 i 967 „Fundusze pomocowe”, które po przeksięgowaniach za rok 2007 wykazują właściwe stany w związku ze zrównaniem się nieprawidłowo księgowanych w latach 2005-2006 dochodów i wydatków dotyczących projektów; zniekształcenie wyników wystąpiło natomiast na koniec 2005 i 2006 roku;

b) prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w jednostce księgującej „dochody niepodatkowe pochodzące z zajęcia pasa drogowego” w sposób niedający możliwości ustalenia kwoty należności z tytułu zajęcia pasa drogowego; ewidencja jest prowadzona na poszczególnych dłużników, jednakże nie wyszczególnia tytułów należności, w związku z czym nie można na jej podstawie określić kwoty należności w poszczególnych rozdziałach klasyfikacji budżetowej, tj. rozdziałach 60015 „Drogi publiczne na prawach powiatu” i 60016 „Drogi publiczne gminne”; należności te na potrzeby sprawozdawcze dzielone są według wskaźnika procentowego - 70% wszystkich należności dotyczy „dróg publicznych na prawach powiatu”, zaś 30% dotyczy „dróg publicznych gminnych” – str. 98-99 protokołu kontroli;

c) ujęcie zakupionych 17 grudnia 2007 r. mebli na kwotę 29.089 zł na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”. Zgodnie z § 5 ust. 2 i 3 rozporządzenia, meble umarza się jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. Badana jednostka przyjęła ponadto zasadę, że nie ewidencjonuje się na koncie 013 pozostałych środków trwałych o wartości poniżej 1.000 zł oraz mebli, z wyłączeniem mebli zabytkowych. Na podstawie okazanego zamówienia ustalono, że meble zakupione w firmie „Mebel” nie posiadają cech zabytkowych, a jedynie są na takie stylizowane. W zamówieniu podany jest producent mebli, kolekcja i numer katalogowy mebla. Wynika stąd, że wskazane meble powinny zostać ujęte w ewidencji ilościowej – str. 231 protokołu kontroli.

         Kontrola wybranych sprawozdań budżetowych i finansowych wykazała przypadki nieprawidłowej prezentacji niektórych danych. I tak:

a) wśród wykazanych w bilansie budżetu i sprawozdaniu Rb-Z zobowiązań finansowych w łącznej kwocie 199.418.178,32 zł, znajdowało się zobowiązanie z tytułu kredytu w wysokości 20.000.000 zł zaciągniętego dnia 19 grudnia 2007 r. na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań, z terminem spłaty do 3 stycznia 2008 r. W sprawozdaniu żadnych zobowiązań finansowych nie wykazano jako krótkoterminowych. Wymieniony kredyt posiadał termin spłaty poniżej 12 miesięcy, a zatem zgodnie z zasadami sporządzania sprawozdań Rb-Z zawartymi w § 11 ust. 3 załącznika Nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), powinien zostać zaliczony do zobowiązań krótkoterminowych. Wpływ kredytu nastąpił w dniu 27 grudnia 2007 r., spłaty dokonano w dniu 3 stycznia 2008 r. – str. 36-37 protokołu kontroli;

b) mimo realizacji przychodu z tytułu opisanego wyżej kredytu w 2007 roku, nieprawidłowo wykazano kwotę 20.000.000 zł jako przychód planowany i wykonany w wierszu „Inne źródła” w sprawozdaniu Rb-NDS za I kwartał 2008 r. – str. 37 protokołu kontroli;

c) w sprawozdaniu Rb-NDS za 2007 rok wykazano nieprawidłowo w wierszu „Inne źródła” przychody w wysokości 16.582.435 zł (plan w tej samej wysokości). Wykazane „przychody” w rzeczywistości odpowiadały kwocie zaewidencjonowanych dochodów ze środków UE przeznaczonych na spłatę zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek na prefinansowanie. Zaprezentowanie tych wpływów jako przychodów w planie przychodów budżetu nie wpłynęło na brak realnego finansowania budżetu z tego względu, że mimo zaplanowanego deficytu wykonanie budżetu wykazało nadwyżkę, w związku czym większość zaplanowanych przychodów nie była wymagana dla sfinansowania budżetu – str. 39 protokołu kontroli;

d) w sprawozdaniu Rb-NDS za 2007 rok wykazano nieprawidłowo jako jedno ze źródeł finansowania „nadwyżkę z lat ubiegłych” w wysokości 339.545 zł, która to kwota w istocie odpowiadała środkom zgromadzonym na rachunku opłaty produktowej. Jednostka nie posiada skumulowanej nadwyżki budżetowej. Przy skumulowanym deficycie środki finansowe pozostałe na rachunkach bankowych składających się na subkonta konta 133, także wydzielonych dla potrzeb konkretnych zadań, mogą być, w świetle konstrukcji budżetu przewidzianej ustawą o finansach publicznych, jedynie jednym ze składników wolnych środków. Kwota nadwyżki znajdowała się także w planie przychodów budżetu na 2007 r. – str. 39 i 69 protokołu kontroli;

e) według danych sprawozdania Rb-27S za 2007 r., w zakresie dochodów ewidencjonowanych przez jednostkę księgującą „dochody niepodatkowe pochodzące z zajęcia pasa drogowego” badana jednostka zrealizowała w dziale 600 „Transport i łączność”, rozdz. 60015 „Drogi publiczne gminne”, par. 0690 „Wpływy z różnych opłat” dochody w wysokości 3.382.257,19 zł, zgodnie z danymi ewidencji prowadzonej przez tę jednostkę księgującą. Oprócz wskazanych dochodów ujęto w sprawozdaniu Rb-27S za 2007 w par. 0690 dochody, które w ewidencji analitycznej jednostki księgującej ujmowane były na kontach opisanych jako dotyczące paragrafów 0570 i 0290:

- 60016057 „Grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych” – na koncie tym ujmowano koszty upomnień – 2.461,40 zł,

- 60016029 – na koncie tym ujmowano sumy do wyjaśnienia – saldo Wn tego konta to kwota 500,88 zł; rozporządzenie Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.) nie przewiduje par. 0290, ustalając dla ewidencji wpływów do wyjaśnienia par. 2980.

Zgodnie z § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdania powinny być sporządzone rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zaś kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej – str. 89-90 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że z ostatecznej wersji sprawozdania Rb-30 Zarządu Mienia Komunalnego za 2007 rok wynika realizacja przychodów (wraz z BO stanu środków obrotowych) w wysokości 53.284.454,45 zł, kosztów w wysokości 50.903.754,58 zł oraz wykonanie wpłaty do budżetu w kwocie 1.883.000 zł (razem koszty + wpłata wyniosły 52.786.754,58 zł, powiększając tę wartość o podatek dochodowy od osób prawnych – 457.249,02 zł, stan środków obrotowych na koniec 2007 r. wyniósł 40.450,85 zł). Na zmniejszenie stanu środków obrotowych w stosunku do planu obowiązującego na koniec 2007 r. wpłynęło przede wszystkim zmniejszenie stanu środków obrotowych o kwotę zobowiązań wobec inwestycji finansowanych ze środków własnych w wysokości 855.180,22 zł. W ostatecznej wersji planu ZMK z 27 grudnia 2007 r. nie przewidywano żadnych wydatków na inwestycje. Również w sprawozdaniu Rb-30 w par. 6070 i 6080 nie zamieszczono żadnych danych na temat planowanych wydatków. Wynika stąd, że w zakresie planu wydatków na inwestycje w okresie od 27 do 31 grudnia 2007 r. nie były dokonywane żadne zmiany. Pominięcie tej pozycji w wyliczeniu stanu środków obrotowych spowodowałoby zwiększenie faktycznego stanu środków do wysokości 895.631,07 zł, czyli przewyższającego planowany (580.973 zł) stan środków obrotowych o 314.658,07 zł. W związku z kontrolą do Urzędu wpłynęło pismo głównego księgowego ZMK, z którego wynika, że kwota 855.180,22 zł jest zaksięgowana na koncie syntetycznym 845 „Rezerwa dotycząca rozliczenia zakupu środków trwałych”. Potwierdzono, że zaksięgowana kwota nie dotyczy żadnej inwestycji ujętej w planie, a powodem jej zaksięgowania jako rezerwy jest zabezpieczenie środków na poczet przyszłych wydatków inwestycyjnych wynikających z okazanego pisma Kierownika Działu ds. Technicznych ZMK – pismo to dotyczyło planowanych do wykonania w 2007 roku inwestycji wraz z wyceną ich kosztów, mieszczącą się w kwocie, o którą zmniejszono stan środków obrotowych.

W świetle ustaleń kontroli omawianej kwoty zmniejszenia nie można zakwalifikować formalnie jako zobowiązań wobec inwestycji finansowanych ze środków własnych. Prawo do zmniejszania wysokości środków obrotowych na koniec roku o kwotę nieponiesionych wydatków na inwestycje finansowane ze środków własnych dotyczy wydatków ujętych w zatwierdzonym planie finansowym zakładu budżetowego (§ 48 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych...) i służy zabezpieczeniu środków na dokończenie finansowania zaplanowanych wydatków w roku następnym. Nie można go utożsamiać z prawem do ustalenia stanu środków obrotowych, przy uwzględnieniu kwot „odkładanych” z pominięciem ujęcia ich w planie po stronie wydatków. W części D sprawozdania wykazano natomiast wykonanie wydatków inwestycyjnych w kwocie 505.967,30 zł finansowanych środkami z lat ubiegłych (bez danych na temat planu), co nie ma powiązania z częścią B sprawozdania. Analogiczna sytuacja miała miejsce za rok 2006 – str. 232-234 protokołu kontroli.

Stwierdzone rozbieżności między danymi planu wydatków na inwestycje a wykazywaniem przez zakład zmniejszenia stanu środków obrotowych z tytułu nieponiesionych wydatków na inwestycje świadczą o nienależytym wykonywaniu obowiązków w zakresie kontroli otrzymywanych sprawozdań, nałożonych na jednostki będące odbiorcami sprawozdań przepisami § 9 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Kontrola inwentaryzacji rozrachunków wykazała, że objęte badaniem należności ujęte w jednostce księgującej „Urząd Miejski wydatki” na koncie 202 „Rozrachunki z odbiorcami” posiadały charakter wskazujący na obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze pisemnego potwierdzenia sald, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkwości. Saldo należności figurujące na tym koncie na dzień 31 grudnia 2007 r. stanowiło kwotę 247.941,62 zł, z czego 197.237,53 zł dotyczyło należności GFOŚiGW. W oparciu o protokół do zarządzenia Nr 958/07 Prezydenta Miasta Białegostoku z dnia 6 listopada 2007 r. w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji składników majątkowych Urzędu Miejskiego w Białymstoku ustalono, że w dniach od 15 stycznia 2008 do 31 marca 2008 powołany zespół dokonał inwentaryzacji w Referacie Realizacji Wydatków Budżetowych i Funduszy w zakresie m.in. sald rozrachunków na dzień 31 grudnia 2007 r. w drodze weryfikacji dokumentów z zapisami księgowymi. W związku z charakterem podmiotów, od których należności były ujęte na koncie 202 (co dotyczy w szczególności należności GFOŚiGW od takich podmiotów jak Rogowski Dewelopment i spółdzielnia mieszkaniowa) zwrócono się do Zastępca Dyrektora Departamentu Rachunkowości o wyjaśnienie powodów przeprowadzenia inwentaryzacji należności w drodze weryfikacji dokumentów z zapisami księgowymi, bądź wskazanie, na jakiej podstawie przyjęto, że żaden z kontrahentów nie prowadzi ksiąg rachunkowych. W wyjaśnieniu wskazano, że „inwentaryzacja sald rozrachunków na 31 grudnia 2007 r. została przeprowadzona w drodze weryfikacji sald i częściowo poprzez potwierdzenia sald (od kontrahentów, którzy wystąpili do nas). W Referacie Realizacji Wydatków Budżetowych i Funduszy występują w zasadzie zobowiązania, których zgodnie z obowiązującymi przepisami nie ma obowiązku potwierdzania sald, jeśli do dnia sporządzenia bilansu zostały opłacone. Tą samą zasadą kierowaliśmy się również wobec nielicznych sald należności” – str. 67-68 protokołu kontroli.

W ramach kontroli gospodarki kasowej przeprowadzono kontrolę dwóch kas Strefy Płatnego Parkowania, które obsługiwane są przez 3 osoby. W trakcie kontroli ustalono, że stan gotówki u dwóch osób pełniących obowiązki kasjera był zgodny z okazanym raportem kasowym. Z ostatniego raportu kasowego sporządzonego przez trzeciego pracownika wynikało natomiast, że w „kasetce” (każda z osób prowadzących kasę posiada własną „kasetkę”) powinna znajdować się gotówka w wysokości 16 zł. W trakcie kontroli ustalono, że w kasetce znajduje się kwota 0,14 zł, tj. o 15,86 zł mniej niż powinno być zgodnie z raportem. W złożonym wyjaśnieniu wskazano, że niedobór został zlikwidowany – str. 42 protokołu kontroli.

III. Uchwała budżetowa i jej zmiany

W zakresie prawidłowości opracowywania planów finansowych jednostek budżetowych stwierdzono, że żadna z oświatowych jednostek budżetowych, nadzorowanych w zakresie planowania przez Departament Edukacji Kultury i Sportu, nie otrzymała od tego Departamentu informacji niezbędnej do opracowania projektu planu finansowego na 2007 r., o której mowa w art. 185 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. W efekcie nie zostały też opracowane projekty planów finansowych (art. 185 ust. 2 ustawy i § 4 ust. 2-3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych...), które winny podlegać weryfikacji przez organ wykonawczy pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej (§ 4 ust. 4 w zw. z § 6 ust. 3 przywołanego rozporządzenia). Stosownie do § 7 pkt 3 rozporządzenia, zweryfikowany projekt planu finansowego stanowi podstawę prowadzenia gospodarki finansowej jednostki budżetowej do czasu opracowania planu finansowego na podstawie uchwały budżetowej. Brak projektów spowodował, iż do czasu opracowania planów jednostki nie posiadały formalnych podstaw prowadzenia gospodarki finansowej. Budżet miasta na 2007 rok został uchwalony 19 stycznia 2007 r., natomiast informacje niezbędne do opracowania planów finansowych zostały przekazane z datą 13 lutego 2007 r., wraz z informacją o powinności sporządzenia i przekazania planu przez kierowników jednostek do dnia 22 lutego 2007 r. Należy wskazać, że informacje niezbędne do opracowania projektów planów finansowych nie zostały przekazane oświatowym jednostkom budżetowym także na 2008 rok, z tym, że budżet miasta na rok 2008 został uchwalony jeszcze przed upływem 2007 roku – str. 69-70 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości stwierdzono także w zakresie podstawy ujętych w uchwale budżetowej rozliczeń między budżetem miasta a zakładami budżetowymi i gospodarstwami pomocniczymi.

Kontrola prawidłowości ustalenia dotacji przedmiotowej dla Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji wykazała, że podana w sprawozdaniu Rb-30 tego zakładu budżetowego za 2007 rok kwota otrzymanej dotacji wyniosła 3.530.000 zł. Wynikała ona ze zwiększenia planu o 40.000 zł uchwałą z 25 czerwca 2007 r. i o 200.000 zł uchwałą Rady Miejskiej z dnia 26 listopada 2007 r. Stwierdzono, że zmiany uchwały w sprawie kalkulacji stawek dotacji przedmiotowych dla MOSiR dokonano 17 grudnia 2007 r., a zatem zmiany kwoty dotacji przedmiotowej przyjmowane w uchwale budżetowej nie miały oparcia w kalkulacji stawek dotacji. Ponadto występuje zbieżność między zwiększeniem 26 listopada dotacji przedmiotowej o kwotę 200.000 zł i zmniejszeniem o tę sama kwotę w tym samym dniu dotacji celowej dla tego zakładu. Wskazuje to, że zmiany w wysokości dotacji były realizacją wniosku Dyrektora MOSiR o przesunięcie 200.000 zł z pierwotnie zaplanowanej dotacji celowej na inwestycje przy budowie Centrum Szkolenia Lekkoatletycznego, na organizację lodowiska przy Ratuszu, zaś podjęta następnie uchwała w sprawie zmian stawek dotacji przedmiotowych miała stanowić tylko formalne wypełnienie wymogów art. 174 ustawy o finansach publicznych. W opisowym sprawozdaniu o „rzeczowym wykonaniu dochodów i wydatków za 2007 r.” Dyrektor MOSiR zapisał, iż dotacja w par. 2650 została wykonana w wysokości 3.530.000 zł i „została wykorzystana na dofinansowanie działalności statutowej Ośrodka”. Nie stwierdzono innej dokumentacji dotyczącej rozliczenia, a także zasad rozliczenia dotacji przedmiotowej przez zakład, do określenia których Pan Prezydent był zobowiązany na mocy § 52 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych... – str. 234-235 protokołu kontroli.

W zakresie dotacji przedmiotowej dla gospodarstwa pomocniczego Zespołu Szkół Rolniczych CKP stwierdzono, że plan wydatków z tytułu dotacji przedmiotowej w uchwale budżetowej ujęto w wysokości 200.000 zł. Nie stwierdzono, aby kwota dotacji wynikała z uchwały Rady w sprawie kalkulacji stawek jednostkowych, stosownie do art. 174 ustawy o finansach publicznych. Ustalenie kwoty dotacji odbyło się zatem z pominięciem obowiązujących przepisów. Według ostatecznej wersji planu finansowego plan dotacji zwiększono do kwoty 250.000 zł. Okres, w którym nastąpiło zwiększenie kwoty dotacji o 50.000 zł (uchwała Rady z 25 czerwca 2007 r.) wskazuje na związek tej zmiany z pismami Dyrektora Gospodarstwa - z 7 maja 2007 r. wyrażającym prośbę o „zwrot kwoty 49.607,14 zł z tytułu przekazania 50% wypracowanego zysku przez Gospodarstwo Pomocnicze Zespołu Szkół Rolniczych CKP w Białymstoku za rok 2006”, która przeznaczona będzie na remont obory i z dnia 21 maja 2007 r., z tym, że zamiast prośby o zwrot wpłaty z zysku zawiera prośbę o przyznaniu dotacji w kwocie 50.000 zł. Na piśmie z 21 maja znajduje się adnotacja „do zmian budżetowych”, co poświadcza iż zwiększenie kwoty dotacji odbyło się również z pominięciem związku z dopłatą do wyrobów lub usług – str. 236-237 protokołu kontroli.

IV. Dochody budżetu

Stwierdzono, że w dziale 60016 „Drogi publiczne gminne” zakwalifikowano dochody w par. 0960 „Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej” w kwocie 657.619 zł. Dochody te zostały osiągnięte w związku z zawarciem umów z „komitetami budowy nawierzchni” poszczególnych ulic w zabudowie jednorodzinnej – str. 82-87 protokołu kontroli. Zawieranie umów z komitetami na partycypację w kosztach budowy nawierzchni ulic posiada swoje źródło w „Programie budowy ulic w osiedlach zabudowy jednorodzinnej”, opracowanym przez Zarząd Miasta pod datą 11 grudnia 1995 r. Dokument ten przewiduje, jako zasadę, udział finansowy mieszkańców w budowie nawierzchni, który winien wynosić 20% w przypadku nawierzchni trwałych (asfalt, polbruk) oraz 50% w przypadku nawierzchni nietrwałych (trylinka, płyty parkingowe). Ponadto wskazano, że istotnym elementem jest zgromadzenie przez komitety społeczne odpowiedniej ilości środków: Aby uniknąć opóźnień w przekazywaniu pieniędzy w trakcie realizacji zadania, przed jego rozpoczęciem (przetargiem) na koncie komitetu społecznego winny być zgromadzone pieniądze w wys. 80% przewidzianych udziałów komitetu społecznego. Winien to być warunek przetargowy ogłoszenia przetargu na realizację. W zakresie „kolejności realizacji poszczególnych ulic” postanowiono natomiast, że winna ona uwzględniać wiele czynników, a mianowicie: kolejność zgłoszenia wniosków komitetów społecznych, możliwość odprowadzenia wód deszczowych, tworzenie logicznych ciągów komunikacyjnych oraz istniejące uzbrojenie. Z  dokumentu tego wynika zatem, że zasadą jest udział finansowy mieszkańców w kosztach budowy dróg, wnoszony za pośrednictwem tworzonych przez nich komitetów społecznych, natomiast kolejność zawiązywania komitetów jest jednym z elementów wpływających na termin realizacji zadania.

         Analogiczne postanowienia zawiera aneks do Programu z dnia 28 maja 2002 r. przedłożony przez Wydział Budownictwa i Inwestycji Zarządowi Miasta. Przedmiotem aneksu było rozszerzenie Programu w związku z przyłączeniem wsi Zawady. Oprócz 20%-owego udziału w kosztach budowy nawierzchni aneks przewiduje 50%-owy udział w kosztach budowy sieci kanalizacji sanitarnej i sieci wodociągowej o ile będzie taka wola mieszkańców (z kontekstu cytowanego zwrotu nie można jednoznacznie ustalić, czy wola mieszkańców ma dotyczyć zamiaru rozpoczęcia inwestycji objętej partycypacją – zawiązania komitetu, czy też od woli mieszkańców uzależnione jest przystąpienie przez nich do współfinansowania). Ponadto aneks do programu stanowi, że nie można określić kolejności realizacji poszczególnych inwestycji, ponieważ w chwili obecnej brak jest zgłoszeń rejestracji komitetów mieszkańców budowy uzbrojenia oraz ulic.

         Dodatkowo Zarząd Miasta podjął w dniu 27 stycznia 1997 r. uchwałę w sprawie ogólnych zasad zawierania umów o współfinansowaniu budowy urządzeń komunalnych i energetycznych. Załącznik do uchwały określa następujące zasady:

- podstawową zasadą jest 50% udziału każdej ze stron, tj. gminy i właściciela gruntów,

- po zakończeniu budowy, w przypadku różnicy pomiędzy wysokością naliczonych opłat adiacenckich i wkładem wniesionym przez właścicieli gruntów, właścicielom naliczone zostaną opłaty stanowiące różnicę pomiędzy wysokością opłat adiacenckich a wniesionym wkładem.

         Na przykładzie inwestycji dotyczących budowy nawierzchni dróg w 2007 roku przeanalizowano praktyczne funkcjonowanie systemu udziału mieszkańców w kosztach budowy dróg. Stwierdzono, że do komitetów kierowane są pisma, z których wynika, iż w związku z rozpoczęciem prac nad projektem budżetu Miasta Białegostoku na 2007 rok zwracamy się z prośbą o udzielenie jednoznacznej odpowiedzi, w terminie siedmiu dni od daty otrzymania pisma, czy Komitet Mieszkańców Budowy Nawierzchni jest w stanie ponieść dodatkowe koszty związane z budową ulicy. W umowach zawieranych z komitetami wskazywano natomiast, że w przypadku nie wywiązania się przez komitet z terminowej wpłaty środków realizacja inwestycji zostanie wstrzymana, a wszelkie koszty związane z przerwaniem robót pokryje komitet. Stosowane w praktyce w 2007 roku poziomy udziału finansowego mieszkańców (10% budowa nawierzchni i 25% budowa kanalizacji sanitarnej) nie wynikały z ustaleń cytowanych regulacji w Programie.

Przeanalizowano zakres realizacji pierwotnego planu inwestycji, przyjętego w uchwale budżetowej na 2007 r., dotyczącego budowy dróg w zabudowie jednorodzinnej. Ogólny plan pierwotny w rozdz. 60016 wynosił 19.847.200 zł, a po zmianach dokonanych w trakcie roku zmniejszył się do 17.878.671 zł. Wynikało to m.in. ze zmniejszenia planu inwestycji w 13 ulicach o 2.623.500 zł. Ogółem wydatki w rozdz. 60016, par. 6050 zmniejszono natomiast w trakcie 2007 roku o 1.968.529 zł. Należy wskazać, że zakładany w pierwotnej wersji budżetu na 2007 rok poziom udziału finansowego właścicieli nieruchomości w kosztach budowy określonych ulic wynosił 726.520 zł (kolumna „Środki pochodzące z innych źródeł”), przy czym zauważenia wymaga, że udział finansowy właścicieli nie był dzielony na poszczególne lata realizacji. Wszystkie inwestycje, co do których dokonano zmniejszenia limitów na wydatki do poziomu powodującego praktycznie tylko formalne pozostawienie w wykazie zadań inwestycyjnych, były planowane na lata 2007-2008. Jak wskazano, pierwotnie planowane na 2007 rok wydatki na te drogi wynosiły 2.633.400 zł, natomiast pełna wartość tych inwestycji, według pierwotnych założeń budżetowych na lata 2007-2008, wynosiła 5.455.200 zł. Zakładając, że wskazane w budżecie jako „środki pochodzące z innych źródeł” wpłaty partycypacyjne właścicieli nieruchomości przy wskazanych drogach miałyby zostać wniesione w całości w 2007 r. (pierwszym roku realizacji inwestycji), brak pokrycia wydatków wynikający z ich nie wniesienia mógłby dotyczyć maksymalnie kwoty 726.520 zł, tymczasem obniżono wydatki na te zadania o kwotę 2.633.400 zł – a zatem o 1.906.880 zł więcej niż planowane, a nieuzyskane środki. O zbliżoną kwotę zostały zmniejszone wszystkie planowane wydatki w rozdz. 60016 par. 6050 – 1.968.529 zł. Z przedstawionych wyliczeń wynika zatem, że limity wydatków na 2007 rok dotyczące wymienionych ulic przeniesiono na inne zadania.

W dokumentacji dotyczącej inwestycji drogowych, które nie zostały wykonane mimo ich zaplanowania do realizacji, stwierdzono dowody wskazujące, że wnoszenie opłat partycypacyjnych było traktowane jako obowiązek każdego mieszkańca, którego dotyczy planowana inwestycja, a także, że od wnoszenia opłat miasto uzależnia zakres realizacji inwestycji. W pismach Urzędu Miasta z kwietnia 2008 r. do właścicieli nieruchomości przy ul. Strzeleckiej, którzy nie mieli woli wnoszenia partycypacji wskazywano, iż ulica realizowana jest z finansowym udziałem mieszkańców. Wobec powyższego każdy z właścicieli lub współwłaścicieli winien partycypować w kosztach budowy (...) Prosimy o uregulowanie spraw finansowych z Komitetem Budowy Nawierzchni ulicy Strzeleckiej w przeciwnym wypadku zostanie zmniejszony zakres robót drogowych w obrębie Pana posesji. Nie zostaną wykonane chodniki, wjazd na posesję oraz nawierzchnia. Ponadto w pismach tych Dyrektor Departamentu Inwestycji wskazywał, iż oprócz „obowiązku” wniesienia opłaty partycypacyjnej zostaną naliczone opłaty adiacenckie w poczet których zaliczony zostanie udział wniesiony przez Pana na etapie realizacji ulicy (wskazanie niezgodne z brzmieniem art. 148 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami ustalonym nowelizacją z 22 października 2007 r.). Należy zauważyć, że wobec zastrzeżenia w piśmie, iż nie zostaną wykonane chodniki, wjazd na posesję i nawierzchnia bezprzedmiotowe jest wskazywanie na naliczenie opłaty adiacenckiej, ponieważ, jak wynika z pisma, nie zostaną stworzone warunki do korzystania z drogi (np. wyrok NSA z dnia 8 marca 2002 r., sygn. akt I SA 2032/00, Lex 82643). Należy dodać, że w przypadku budowy ulicy Radosnej Z-ca Prezydenta A. Poliński w odpowiedzi na prośbę właścicieli nieruchomości o częściowe umorzenie odpłatności wskazał, że Urząd Miasta nie jest organizatorem budowy przedmiotowej nawierzchni, jak również nie ustala odpłatności poszczególnym mieszkańcom (...) w tej sprawie należy zwrócić się do (...) Przewodniczącego Komitetu Budowy ulicy Radosnej odpowiedzialnego za sprawy organizacyjne i finansowe.

Z kolei w piśmie do Przewodniczącego Komitetu Budowy Nawierzchni ul. Radosnej z dnia 9 lutego 2006 r., znak: BI. III. 3040/8/06, wskazano, iż warunkiem wprowadzenia zadania do budżetu jest wcześniejsze opracowanie dokumentacji technicznej przez Komitet Mieszkańców. Natomiast pismo UM do Przewodniczącego Komitetu Budowy ul. Radosnej z dnia 24 sierpnia 2006 r. informujące, że w przetargach na nawierzchnie z kostki brukowej obserwuje się wzrost cen o około 30%, a zatem, w związku z pracami nad projektem budżetu miasta na 2007 rok, Urząd zwraca się o udzielenie jednoznacznej odpowiedzi, w terminie 7 dni, czy komitet jest w stanie ponieść dodatkowe koszty, spotkało się z odpowiedzią komitetu, iż wyraża wymuszoną zgodę.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika zatem, że zakres planowanych do realizacji inwestycji drogowych w zabudowie jednorodzinnej uzależniany jest od wykazania przez mieszkańców inicjatywy w zakresie uczestniczenia w kosztach, natomiast rozpoczęcie przez Urząd działań zmierzających do wykonania zaplanowanych w budżecie zadań uzależniane jest od zebrania odpowiednich środków finansowych przez właścicieli nieruchomości. Akceptując ogólnie kryterium wykazania przez mieszkańców aktywności w zakresie woli dofinansowania, jako argument przyspieszający budowę, należy jednakże mieć na uwadze, że brak wpłat, czy nieopracowanie dokumentacji w wyznaczonym przez Urząd czasie, nie może przesądzać o odstępowaniu od realizacji ujętych w budżecie zadań i zmniejszaniu wydatków na te cele. Oznaczałoby to bowiem, że w przypadku zaniechania przez mieszkańców zakładania komitetów budowy, miasto byłoby legitymowane do zupełnego zaniechania realizacji inwestycji drogowych w zabudowie jednorodzinnej. Za niedopuszczalne z punktu widzenia art. 7 i art. 84 Konstytucji RP należy zaś uznać wszelkie działania miasta sugerujące obowiązek uczestnictwa poszczególnych mieszkańców w kosztach komitetów budowy, jeżeli nie mają oni takiej woli, zwłaszcza prowadzone przy użyciu dezinformacji na temat możliwości zastosowania sankcji, których charakter nie ma żadnego oparcia w obowiązujących przepisach lub jest z nimi sprzeczny.

Kontrola prawidłowości pozyskiwania dochodów z opłaty adiacenckiej, ustalanej w związku ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym wybudowaniem przez gminę urządzeń infrastruktury technicznej, wykazała brak konsekwencji jednostki w sposobie prowadzenia postępowań, co do których upływał termin 3 lat do wydania decyzji, o którym mowa w art. 145 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Objęta kontrolą inwestycja polegająca na budowie ulic Antoniewicza, Gorkiego i Zoli została zakończona, według okazanej dokumentacji, w dniu 8 grudnia 2004 r., zatem w dniu 8 grudnia 2007 roku upływał termin do wydania decyzji w sprawie ustalenia opłaty. Z ustaleń zawartych na str. 77-78 protokołu kontroli wynika, że zaistniały przypadki umorzenia z urzędu postępowań ze względu na upływ wskazanego 3-letniego terminu, jak również, że niektóre decyzje były wydawane po upływie 3-letniego terminu, a więc z naruszeniem art. 145 ust. 2 ustawy i nie stwierdzono w tym zakresie umorzeń postępowania przez Urząd.

Część postępowań nie zostało, według jednostki, zakończonych z uwagi na fakt, iż do Departamentu Skarbu nie trafiła „zwrotka” nadania korespondencji (11 postępowań na 44 kontrolowanych). Z wyjaśnień podinspektora w Referacie Czasowego Zagospodarowania Nieruchomości i Opłat wynika, że „w 11 postępowaniach dotyczących ustalenia opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanych budową ulic Antoniewicza, Gorkiego i Zoli do chwili obecnej brak jest możliwości stwierdzenia, iż ww. postępowania zakończyły się wydaniem decyzji ostatecznych z uwagi na brak pocztowego potwierdzenia ich otrzymania przez strony. Z uwagi na powyższe nie mogłam stwierdzić dnia, w którym decyzje stały się ostateczne”. Ustalono, że na 11 postępowań, w których nie otrzymano żadnych danych na temat doręczenia, w 6 właściciele nieruchomości wnieśli opłaty adiacenckie, co świadczy o tym, że mimo braku potwierdzenia w aktach sprawy decyzje zostały doręczone (w stosunku do żadnej z 11 decyzji jednostka nie otrzymała informacji pocztowej o braku możliwości doręczenia lub odmowie odebrania). W pozostałych pięciu postępowaniach, właściciele nieruchomości nie wnieśli opłat, brak jednakże przesłanek aby decyzje uznać za niedoręczone – sprawy te nie były przez jednostkę dalej wyjaśniane. W związku z tym, że postępowania te figurują w Departamencie Skarbu jako nie zakończone i nie zostały przekazane do Departamentu Rachunkowości, w księgach rachunkowych 2007 r. nie dokonano przypisu należności na kwotę 8.530,75 zł. W trakcie kontroli ustalono, że Departament Skarbu przekazuje do księgowości tylko te sprawy, które uznaje za „ostatecznie zakończone”, tj. posiadają potwierdzenie doręczenia korespondencji – str. 77 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji dochodów ze strefy płatnego parkowania (str. 90-93 protokołu kontroli) wykazała, że zakres czynności prowadzonych przez miasto w celu wyegzekwowania należności za nieopłacone postoje jest niewystarczający. Wniosek taki sformułowano także po kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Izbę Obrachunkową w 2004 r., w związku z czym podjęte na jego podstawie działania nie spowodowały znaczącej poprawy realizacji tych należności. Z poczynionych ustaleń wynika, że w 2004 r. zostało wystawionych 35.256 wezwań-raportów, z czego 20.114 nie zostało opłaconych lub objętych upomnieniami (kwota należna z tego tytułu wynosiłaby co najmniej 703.990 zł, licząc tylko opłatę dodatkową za nieopłacony postój - 20.114 x kwota opłaty 35 zł). Z danych zawartej w protokole kontroli tabeli wynika, że rocznie obejmuje się upomnieniami przeciętnie ok. 5.000 wystawionych wezwań-raportów, i tak w roku 2004 upomnieniami objęto 5.131 wezwań-raportów, w roku 2005 – 5.617, w roku 2006 – 7.086 oraz w roku 2007 – 3.992. Upomnienie jest dokumentem, który może stanowić podstawę egzekucji ustalonej w nim należności za nieopłacone postoje, zawiera imię i nazwisko, adres kierowcy, nr rejestracyjny pojazdu, wykaz ulic przy których parkowany był pojazd oraz godzinę i jest wystawiane na podstawie wezwań-raportów sporządzanych przez pracowników kontrolujących Strefę Płatnego Parkowania.

Stwierdzony stan faktyczny prowadzi do wniosku o nieuchronności przedawnienia z końcem 2009 roku należności dotyczących roku 2004, a następnie i kolejnych lat, stosownie do art. 40d ust. 3 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 19, poz. 115 ze zm.). Z zakresu załatwianych rocznie spraw w stosunku do wystawianych rocznie wezwań-raportów nie wynika bowiem, aby możliwe było objęcie w danym roku upomnieniami, przy obecnej intensyfikacji prac, wszystkich nieopłaconych wezwań-raportów, co powoduje kumulację liczby spraw zaległych. W trakcie kontroli ustalono, że badana jednostka nie posiada danych za 2004 r. odnośnie ok. 17.000 właścicieli pojazdów, którym wystawiono w tym okresie wezwanie-raport za nieopłacony postój. Co miesiąc napływają dane z CEPiK dotyczące ok. 100 numerów rejestracyjnych (w skali roku daje to ok. 1.200 numerów rejestracyjnych). Zapytania do Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców kierowano według wyróżnika pojazdu (numerów rejestracyjnych) a nie według daty wystawienia wezwania-raportu. W przepisach wewnętrznych badanej jednostki nie określono zasad obiegu dowodów księgowych dotyczących dochodów za nieopłacony postój. Brak jest m.in. zasad i terminów, w jakich powinno nastąpić ustalenie tożsamości właścicieli pojazdów, którzy nie wnieśli opłaty za postój oraz terminów, w których powinny być wystawione i wysłane upomnienia do zalegających z opłatą kary za nieopłacone postoje.

Podczas kontroli pominięto należności sprzed 2004 roku, ponieważ sprawy z lat 2002 i 2003 są umarzane, gdyż SKO w swoim orzecznictwie stoi na stanowisku, iż brak publikacji wcześniejszych uchwał (w roku 2001 i 2002) skutkuje unieważnieniem postępowań. W związku z tym odstąpiono od badania pod kątem ewentualnego przedawnienia i wynikającego stąd uszczuplenia dochodów.

Prawidłowość realizacji dochodów z mienia gminy Białystok zbadano za lata 2006-2007, stosownie do tematyki kontroli koordynowanej prowadzonej z inicjatywy Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych.

W przepisach wewnętrznych jednostki określono, że „niewielkie salda należności w kwocie do 6 zł podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne”. Stwierdzono, że w praktyce w ewidencji znajdują się należności główne o wartości poniżej 6 zł oraz naliczane są od nich odsetki, które są ujmowane w ewidencji i sprawozdawczości. Zarówno należności poniżej tej kwoty jak i naliczone od nich odsetki nie są dochodzone. W 12 przypadkach, w przyjętej próbie, stwierdzono, że nie były naliczane odsetki od wpłat wniesionych z  niewielkim przekroczeniem terminu płatności (czynsze dzierżawne; należność główna powyżej 6 zł). Ponadto w 4 przypadkach odsetki zostały naliczone, lecz nie były dochodzone. W wyjaśnieniu złożonym w tej sprawie wskazano, że koszty dochodzenia odsetek byłyby wyższe niż dochód z tytułu ich realizacji. W regulacjach wewnętrznych nie stwierdzono jednakże uregulowań dotyczących możliwości odstąpienia od naliczania odsetek ze względu na ich wysokość – str. 104 i 136 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości zbywania nieruchomości ustalono, iż w 21 zbadanych postępowaniach cenę nieruchomości ustalano na podstawie jej wartości określonej przez rzeczoznawcę majątkowego w operacie szacunkowym, sporządzonym nie dalej niż 3 miesiące przed podjęciem decyzji (zarządzenia) o ich przeznaczeniu do zbycia. Było to zgodne z wymogiem obostrzającym termin sporządzenia operatu w stosunku do art. 156 ust. 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 1603 ze zm.), sformułowanym w § 6 pkt 2 uchwały Rady Miejskiej w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości... Jednakże w 8 postępowaniach operaty zostały sporządzone wcześniej niż 3 miesiące przed podjęciem zarządzenia o sprzedaży, co sprzeciwiało się przywołanemu przepisowi uchwały. Zaznaczenia wymaga, że wszystkie te operaty były aktualne w świetle przepisów art. 156 ust. 3 i 4 ustawy – str. 116-117 protokołu kontroli.

W dwóch przypadkach stwierdzono niedopełnienie obowiązku w zakresie należytego upublicznienia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co polegało na niezamieszczeniu w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu wbrew regulacji art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W zakresie kompletności zawartych w wykazach danych – wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy – stwierdzono brak informacji o terminach do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy. Wyjaśnienie w tej sprawie złożyła kierownik Referatu Obrotu Nieruchomościami, stwierdzając, iż we wskazanych w protokole przypadkach (wykluczając ewentualne błędy) pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie postępowań stwierdzili, iż pierwszeństwo nie przysługiwało, stąd też informacja taka nie była zamieszczana w wykazach. Stwierdzenia dokonywano na podstawie wpisu w ewidencji gruntów, przyjmując, że jeśli od momentu założenia ewidencji gruntów właścicielem nieruchomości był Skarb Państwa, to pierwszeństwo nie przysługiwało.  Zgodnie z przywołanymi przepisami, termin złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje prawo pierwszeństwa, nie może być krótszy niż 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu. Należy ponadto zauważyć, iż upływ wskazanych terminów pozostaje w związku z terminem ogłoszenia o przetargu. Na mocy normy zawartej w art. 38 ust. 2 ustawy istnieje bowiem wymóg, aby ogłoszenie o przetargu podawane było do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie tych terminów. Przed ogłoszeniem o przetargu należy zaś rozpatrywać wnioski osób uprawnionych do nabycia nieruchomości w drodze bezprzetargowej, tj. m.in. tych, którym przysługuje pierwszeństwo w jej nabyciu. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, informacji o nieruchomości, której wniosek dotyczył, nie zamieszcza się w ogłoszeniu o przetargu. Na 13 postępowań przetargowych objętych kontrolą, pomimo braku w wykazie informacji o terminie do złożenia wniosku, w 11 przypadkach odstęp minimum 6-tygodniowy pomiędzy dniem wywieszenia wykazu a dniem podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu został zachowany. Terminu tego nie zachowano w dwóch przypadkach – sprzedaż działki nr 2175/2 ul. Mickiewicza 37 (upłynęło 5 tygodni i 2 dni) oraz działki nr 1108/4 ul. Wasilkowska 54 (upłynęły 4 tygodnie i 3 dni) – str. 117-119 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości ogłoszeń o przetargach stwierdzono także inne nieprawidłowości. W jednym przypadku ogłoszenie podano do publicznej wiadomości na mniej niż 30 dni przed terminem przetargu (sprzedaż działek nr 566/34 i 566/35 przy ul. Oliwkowej). Przetarg został ogłoszony 2 marca, zaś jego termin wyznaczono na 30 marca, co stanowiło naruszenie § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108).

Ogłoszenia o przetargu, wbrew postanowieniu art. 38 ust. 2 ustawy, nie były wywieszane w siedzibie Urzędu, co stwierdzono we wszystkich badanych postępowaniach. W tej sprawie, jak również w sprawie dwóch przypadków nie zamieszczenia w prasie informacji o wykazie, kierownik Referatu Obrotu Nieruchomościami wyjaśniła, iż było to niezamierzone działanie wynikające z niedopatrzenia – str. 119 protokołu kontroli.

Informacje o przetargach nie zawsze prawidłowo podawano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenia w prasie lokalnej. W 4 badanych postępowaniach ustalona cena wywoławcza przekraczała równowartość 100.000 euro, co w świetle przepisu § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów... zobowiązuje do zamieszczenia ogłoszenia o przetargu w prasie ogólnokrajowej na co najmniej 2 miesiące przed wyznaczonym terminem przetargu. Spośród 4 postępowań, w 2 (dotyczących sprzedaży 3 działek, z których dwie sprzedano łącznie za kwotę 824.300 zł, a jedną za 794.440 zł) nie dopełniono wymogu zamieszczenia ogłoszenia w prasie ogólnopolskiej. W stosunku do wszystkich postępowań zachowano jednak wymóg upublicznienia ogłoszeń na 2 miesiące przed wyznaczonym terminem przetargu – str. 119-120 protokołu kontroli.

Sporządzone z przeprowadzonych przetargów protokoły w 10 przypadkach nie zawierały dat ich sporządzenia, ponadto stwierdzono pojedyncze przypadki braku oznaczenia księgi wieczystej nieruchomości oraz braku ceny wywoławczej. Wskazane dane wymagane są w treści protokołu na podstawie § 10 ust. 1 pkt 2, 7 i 11 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów... – str. 121 protokołu kontroli.

Stwierdzono, iż w 11 postępowaniach nie można ustalić daty zawiadomienia oferentów o terminie zawarcia umowy, gdyż zawiadomienia dokonywano drogą telefoniczną. Jak wyjaśniła kierownik Referatu Obrotu Nieruchomościami, sposób powiadamiania ustalony jest z potencjalnym nabywcą i zgodnie z jego prośbą informacja zostaje wysłana lub przekazana telefonicznie. Zgodnie z art. 41 ust. 1 u.g.n. organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Nadto, w zawiadomieniu winna być zawarta informacja o prawie zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymania wpłaconego wadium (art. 41 ust. 2). Brzmienie przywołanych przepisów wskazuje, że właściwą formą omawianego zawiadomienia jest forma pisemna – str. 122 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z użytkowania wieczystego stwierdzono, że opłaty roczne dotyczące działek nr 1689/4 przy ul. Kalinowskiego oraz nr 889/2 przy ul. J. K. Branickiego 17/2 były wnoszone od roku 2007. Jak wynika z dokumentacji, z dniem 1 stycznia 1999 r., w związku z reformą ustrojową państwa, mienie Skarbu Państwa będące we władaniu Białostockiego Teatru Lalek stało się z mocy prawa mieniem miasta Białystok na prawach powiatu, co potwierdzono decyzją wojewody GKN.V.77231-1/25/01 z 6 września 2001 r. Do końca 2006 r. wnoszone opłaty roczne traktowane były jako dochody z mienia Skarbu Państwa, co ustalono na podstawie zapisów dokonywanych w ewidencji dotyczącej dochodów Skarbu Państwa. Opłaty roczne w 2006 r. i latach poprzednich wynosiły 1.020,35 zł (działka 1689/4) i 389,30 zł (działka 889/2), co wynikało z decyzji w sprawie wypowiedzenia stawek opłaty z 1998 r. Z tych kwot do 2006 roku gmina odprowadzała 75% na konto wojewody, a 25% zaliczano do dochodów gminy. Za lata 2004-2006 uszczuplono w ten sposób dochody budżetu miasta na kwotę 3.171,72 zł (po 1.057,24 zł w każdym roku) – str. 128-129 protokołu kontroli.

W zakresie podatkowych dochodów budżetu ustalenia dotyczyły miedzy innymi braku kompletnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do części podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych. Świadczy to o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 229, poz. 1954 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541) Dokonując analizy czynności windykacyjnych stwierdzono, że w większości przypadków kontrolowana jednostka prowadzi je systematycznie, jednakże, część tytułów wykonawczych zostało wystawionych z opóźnieniem. Powodem tego było stosowanie praktyki nie windykowania zaległości podatkowych o niskiej wartości. Postępowanie windykacyjne wszczynano wówczas, gdy wartość zaległość wzrastała do pułapu ekonomicznie uzasadniającego podejmowanie działań. W czasie trwania kontroli nie stwierdzono aby praktyka ta została unormowana przez kontrolowaną jednostkę w regulacjach wewnętrznych – str. 166 – 167 protokołu kontroli.

Kontroli dokonano także w zakresie czynności egzekucyjnych prowadzonych przez Referat Egzekucji Administracyjnej przy Departamencie Finansów Miasta. W wytypowanej do kontroli próbie postanowień na podstawie, których poszczególnym podatnikom umorzono postępowanie egzekucyjne stwierdzono, iż umieszczona w nich podstawa prawna zawiera przepisy, które są ze sobą sprzeczne co do powodów umorzenia postępowania egzekucyjnego. Szczegółowy opis tego zagadnienia zawarto na stronie 167 protokołu kontroli.

Ustalono równocześnie, iż w większości badanych postanowień umarzających postępowanie egzekucyjne nie zamieszczano uzasadnienia prawnego i faktycznego, stosując jedynie formułkę: „Postępowanie egzekucyjne zostaje umorzone z powodu: obowiązek nie jest wymagalny lub wygasł z innego powodu przedawnienie”. Uwzględniając treść art. 18 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w zakresie wymogów stawianych postanowieniom właściwe są przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. Nr 98 z 2000 r, poz. 1071 ze zm.). Art. 124 §1 Kodeksu nakazuje, aby postanowienie zawierało: oznaczenie organu administracji publicznej, datę jego wydania, oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, pouczenie, czy i w jakim trybie służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego oraz podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jego wydania. Natomiast § 2 tego przepisu wskazuje, iż postanowienie powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego oraz gdy wydane zostało na skutek zażalenia na postanowienie. Na badane postanowienia służy możliwość wniesienia zażalenia w terminie 7 dni do Samorządowego Kolegium Odwoławczego poprzez Referat Egzekucji Administracyjnej.

Pracownicy Referatu Egzekucji Administracyjnej mający dostęp do danych podatkowych objętych tajemnicą skarbową nie dopełnili obowiązku złożenia przyrzeczenia o przestrzeganiu tajemnicy skarbowej nałożonego treścią art. 294 §2 ustawy Ordynacja podatkowania z dnia 29 sierpnia 1997 roku (tekst jednolity Dz. U. Nr 8 z 2005 roku, poz. 60 ze zm.) – str. 148 protokołu kontroli.

Analiza stanu faktycznego w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej pozwoliła stwierdzić, iż w roku 2007 na biletach opłaty targowej używanych do jej inkasa widniała nieaktualna podstawa prawna (uchwała z roku 2000), wyeliminowana przepisami uchwały z roku 2003 – opis na stronach 171 – 172 protokołu kontroli.

W toku kontroli przeprowadzona została również analiza obowiązujących przepisów wewnętrznych w zakresie ich zgodności z normami powszechnie obowiązującymi m. in. w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat. Wykazała ona, że nie odnoszą się one w swej treści do rozwiązań wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z opisem na 173 stronie protokołu kontroli w zarządzeniu Nr 979/07 Prezydenta Miasta Białegostoku w sprawie zasad rachunkowości Urzędu Miejskiego w Białymstoku z dnia 17 listopada 2007 roku – opis kont stosowanych w Urzędzie Miejskim do celów ewidencji podatków i opłat znajduje się w pkt IV załącznika Nr 2 do tego zarządzenia. Jednocześnie stwierdzono, iż w załączniku Nr 4 w/w zarządzenia, który to stanowi instrukcję obiegu dokumentów finansowo – księgowych w Urzędzie Miejskim w Białymstoku, w pkt I 8. dotyczącym dowodów księgowych związanych z dochodami budżetowymi pominięto jako dowód księgowy deklaracje podatkowe składane przez podatników. W myśl § 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U Nr 112, poz. 761), do udokumentowania przypisów lub odpisów służą deklaracje w rozumieniu art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, z których wynika zobowiązanie podatkowe lub kwota zmniejszająca zobowiązanie podatkowe.

Z opisu zamieszczonego na stronach 175 – 176 protokołu kontroli wynika z kolei, iż w ewidencji analitycznej podatku od nieruchomości od osób fizycznych, wydruki kont analitycznych sporządzono w szczegółowości odniesionej do przedmiotów opodatkowania. Dotyczyło to między innymi sytuacji gdy podatnik posiadał nieruchomości w różnych częściach miasta. Paragraf 11 ust. 4 pkt 1 przywoływanego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości …, wskazuje, iż w stosunku do kont opisanych w ust. 3 tego paragrafu, dla każdego podatnika i inkasenta prowadzi się odrębne konto w każdym podatku.

Aktualnie kontrolowana jednostka do obsługi podatkowych dochodów użytkuje programy komputerowe: System Podatków i Opłat Lokalnych oraz Księgowości Podatkowej – FISKUS.net Wersja v. 2. Nie stwierdzono aby nowa wersja oprogramowania została dopuszczona do użytkowania przez kierownika jednostki (Prezydenta miasta Białegostoku), w formie pisemnej, zgodnie z wymogami art. 10 ust 2 ustawy o rachunkowości. Przed podpisaniem protokołu okazano dokument dopuszczający aktualną wersję do użytkowania, opatrzony datą 30 września 2008 roku. Dokumentem tym uzupełniono również stwierdzone braki w dokumentacji, o której mowa w art.10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c ustawy o rachunkowości dotyczące tej wersji oprogramowania – str. 173 protokołu kontroli.

V. Wydatki budżetu

Kontrola prawidłowości naliczenia w końcu roku korekty odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała uchybienia w tym zakresie. Stwierdzono, iż zawyżono wysokość korekty o kwotę 8.046 zł. Rzeczywisty stan zatrudnienia w 2007 r., ustalony zgodnie z przepisami § 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168), wynosił bowiem 937 etatów, a nie jak przyjęto we wniosku o dokonanie korekty z dnia 10 grudnia 2007 r. 947 etatów. W trakcie trwania kontroli Sekretarz Miasta wystosował wniosek do Skarbnika Miasta o „pomniejszenie dokonanego odpisu za 2007 r. o kwotę 8.046 zł”. W dniu 14 lipca 2008 r. kwota we wskazanej wysokości została przelana z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący Urzędu – str. 185-186 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowych stwierdzono przypadki naruszania postanowień § 8a ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), z którego wynika obowiązek rozliczenia kosztów podróży przez pracownika w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Stwierdzono znaczne odstępy czasowe między terminem odbycia podróży a rozliczeniem. Dodatkowo pracownicy odbywający podróż służbową na drukach poleceń wyjazdów nie wpisywali niekiedy daty przedłożenia delegacji do rozliczenia (np. delegacja Nr 30/07 do Wrocławia w dniach 18-20 listopada 2007 r. rozliczona 27 grudnia 2007 r. - odstęp 37 dni). Uniemożliwiało to ustalenie, czy delegowani pracownicy wywiązali się z nałożonego przepisami obowiązku przedłożenia finansowego rozliczenia kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia powrotu. Obowiązek finansowego rozliczenia wyjazdu w terminie 14 od dnia powrotu nałożono także przepisami wewnętrznymi (część IV pkt 2 ppkt 12d Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych) – str. 186-187 protokołu kontroli.        

W odniesieniu do rozliczania kosztów podróży zagranicznych również wystąpiły przypadki niepodawania dat przedłożenia rozliczenia, co uniemożliwia jednoznaczną weryfikację pod kątem przestrzegania § 13 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) – str. 192-194 protokołu kontroli.

         W zakresie podróży zagranicznych stwierdzono ponadto, że wewnętrzne procedury kontroli dotyczące zlecania podróży, wymaganej dokumentacji i rozliczania kosztów obowiązują od 17 listopada 2007 r., a przed tą datą nie były regulowane. Do tego czasu obowiązywała Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych z dnia 27 listopada 2006 r., która omawianej kwestii nie regulowała. W skontrolowanym wyjeździe zagranicznym, do którego zastosowanie miały wprowadzone przepisy wewnętrzne stwierdzono, że ustalone regulacje nie były przestrzegane, ponieważ pismo Z-cy Dyrektora Departamentu Prezydenta Miasta z dnia 22 stycznia 2008 r. skierowane do Departamentu Rachunkowości w sprawie wypłaty zaliczek na poczet kosztów podróży nie odnosiło się do zakresu świadczeń ze strony organizatora. Nie stwierdzono także innej dokumentacji pozwalającej określić zakres świadczeń lub ich brak. Zgodnie z przyjętymi w Instrukcji regulacjami, obliczenia należności przysługującej pracownikom z tytułu zagranicznego wyjazdu służbowego dokonuje pracownik Departamentu Rachunkowości po otrzymaniu, z wyprzedzeniem 7 dni roboczych przed planowanym terminem wyjazdu, dokumentacji obejmującej zaproszenie określające zakres świadczeń ze strony organizatora dla strony zapraszanej (np. hotel, wyżywienie, diety, koszty podróży itp.) oraz zgody Prezydenta. Z regulacji tej nie wynika, od kogo pracownik Departamentu Rachunkowości ma otrzymywać wskazaną dokumentację. Brak dokumentacji w wymaganym terminie miał powodować, według Instrukcji, że nie rozpoczyna się procedury przygotowania wyjazdu, z wyjątkiem nagłych delegacji, o których celowości decyzje podejmuje Prezydent.

         Badanie prawidłowości wykorzystania posiadanych przez jednostkę środków transportu wykazało brak procedur wewnętrznych regulujących to zagadnienie, a w szczególności zasady określające kiedy i po spełnieniu jakich warunków mogą być używane samochody służbowe oraz od kogo mają pochodzić dyspozycje w tym zakresie. Jedynym uregulowaniem wewnętrznym odnoszącym się do eksploatacji samochodów służbowych był zapis zawarty w części 4 pkt 8 Instrukcji obiegu dokumentów obowiązującej od 17 listopada 2007 r., stanowiący, iż „paliwo do samochodów służbowych jest rozliczane w kartach drogowych pojazdów prowadzonych przez kierowców i składanych za dany miesiąc pierwszego dnia następnego miesiąca”. Czynności zmierzające do opracowania procedur zostały podjęte w efekcie przeprowadzonych czynności kontrolnych. Do czasu zakończenia kontroli przedłożono projekt zarządzenia Pana Prezydenta w sprawie zasad korzystania z samochodów do celów służbowych w Urzędzie Miejskim, który jednakże nie zawierał jeszcze Pana akceptacji, przez co na dzień zakończenia czynności kontrolnych nie był to dokument obowiązujący. W trakcie kontroli wskazano, jakie procedury dysponowania środkami transportu są faktycznie stosowane, jednakże brak ich uregulowania w formie pisemnej naruszał przepis art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych – str. 195 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli użytkowania samochodów służbowych stwierdzono brak jawności i przejrzystości w zakresie celu i miejsca wyjazdów. Stosowany system, w przypadkach używania samochodów na terenie miasta (które to wyjazdy stanowiły zdecydowaną większość), polegał na nie określaniu w kartach drogowych miejsca ani celu wyjazdu. Stwierdzono także przypadki, gdy trasa została określona w karcie drogowej jako „miasto-woj. podlaskie”, także bez określenia celu (związku z wykonywaniem zadań publicznych), przy czym przejazdy odbywały się w dni wolne od pracy i dotyczyły w przyjętej próbie odległości od 110 do 180 km dziennie. Stwierdzono także przypadek wykorzystania samochodu służbowego do przejazdu na trasie Białystok-Warszawa-Białystok osoby nie będącej pracownikiem jednostki – prezesa Podlaskiego Stowarzyszenia Promocji Sztuki – str. 196-197 protokołu kontroli.

         W zakresie wydatków budżetowych badaniem objęto także wydatki na działalność Komisji Inwentaryzacyjnej, powołanej do wykonywania zadań w procesie komunalizacji, które wyniosły w 2007 r. 39.253 zł – str. 198-203 protokołu kontroli. Z poczynionych ustaleń wynika iż rola Komisji polegała na analizie oraz podpisywaniu kart inwentaryzacyjnych, których projekty zostały wcześniej przygotowane przez pracowników Referatu Zasobu Nieruchomości Urzędu Miejskiego. Pracownicy ci kompletowali także potrzebne dokumenty, w tym stwierdzające prawo do nieruchomości (świadczą o tym następujące zwroty zawarte w protokołach z posiedzeń Komisji „przewodniczący poinformował, że przedłożono (…) kart inwentaryzacyjnych sporządzonych dla nieruchomości (…), które sprawdził osobiście i przedkłada członkom Komisji do przeanalizowania i podpisania…”). Po ich przygotowaniu całość potrzebnej dokumentacji wraz z projektami kart inwentaryzacyjnych przekazywana była Komisji celem weryfikacji. Wskazać należy, iż na mocy zarządzenia Nr 31/07 Pana Prezydenta z dnia 30 marca 2007 r. w sprawie ustalenia organizacji wewnętrznej Departamentu Skarbu oraz szczegółowych zadań referatów, biura i samodzielnego stanowiska pracy, zadania polegające na regulacji ksiąg wieczystych nieruchomości podlegających komunalizacji oraz komunalizacji mienia Skarbu Państwa zostały przypisane Referatowi Zasobu Nieruchomości. Członkowie Komisji przedstawiali ponadto Radzie Miejskiej do wiadomości projekty sporządzonych spisów inwentaryzacyjnych (komunikatów) i kart inwentaryzacyjnych przed ich wyłożeniem do publicznego wglądu. Stwierdzony sposób działania Komisji odbiega od zakresu zadań przypisanych jej w Instrukcji w sprawie sposobu dokonywania inwentaryzacji mienia podlegającego komunalizacji zawartej w uchwale Nr 104 Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 r. w sprawie sposobu dokonywania inwentaryzacji mienia komunalnego (M. P. Nr 30, poz. 235). W praktyce większość czynności wykonują pracownicy Departamentu Skarbu. Przywołana uchwała Rady Ministrów utraciła moc obowiązującą z dniem 30 marca 2001 r. Nie stwierdzono, aby w regulacjach wewnętrznych lub uchwale Rady Miejskiej ustalono zakres czynności podlegających wykonaniu przez Komisję. Należy natomiast wskazać, że zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, co wymaga weryfikacji wydatków ponoszonych na wynagrodzenia członków Komisji pod kątem formalnego i faktycznego zakresu spoczywających na niej zadań.

Kontrola wydatków z tytułu dotacji dla szkół niepublicznych wykazała, że w zakresie wysokości dotacji Rada Miejska w uchwale Nr XLVI/533/05 z dnia 29 sierpnia 2005 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania i rozliczania dotacji publicznym szkołom i przedszkolom... ustaliła m.in., że dotacja jest udzielana w wysokości określonej w art. 90 ust. 2a, 2b, 3 i 3a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Należy zwrócić uwagę, że przywołane przepisy określają jedynie minimalne kwoty dotacji. W świetle delegacji dla organu stanowiącego zawartej w art. 90 ust. 4 ustawy, z której wynika m.in., iż w drodze uchwały winna być określona podstawa obliczania dotacji, właściwe byłoby jednoznaczne określenie w uchwale wytycznych do ustalenia wysokości dotacji dla poszczególnych szkół (konkretny wskaźnik procentowy). W ramach kompetencji organu stanowiącego do określania podstawy obliczania dotacji należy ponadto zaliczyć ustalenie innych danych niezbędnych dla obliczenia wysokości dotacji (wydatki bieżące, średnie wydatki bieżące). W związku z treścią uchwały zwrócono się o wskazanie kto, kiedy i w jakiej formie decyduje, iż dotacje dla niepublicznych przedszkoli przyznawane są na każdego ucznia w wysokości 75% kwoty wydatków bieżących ponoszonych w przedszkolach publicznych na 1 ucznia. W odpowiedzi wskazano m.in., iż „przyjęto kwotę wskazaną przez ustawodawcę” oraz, że „przekazywanie dotacji w wysokości wyższej niż 75% na 1 ucznia wymaga akceptacji Skarbnika, Prezydenta i Rady Miasta”.

Uchwała zawiera ponadto błędne sformułowanie wskazujące, iż dotacja przekazywana szkołom niepublicznym posiada charakter dotacji przedmiotowej, podczas gdy dotacje te mają charakter dotacji podmiotowych – str. 205 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości obliczenia i przekazania wysokości dotacji wykazała nieprawidłowość polegającą na zawyżeniu o 432 zł wypłaconej w 2007 roku dotacji dla Przedszkola Niepublicznego Nr 3 „Promyczek” w Białymstoku. Do końca sierpnia 2007 r. jednostce przysługiwała dotacja w wysokości 21.456 zł miesięcznie (72 dzieci x 298 zł). W marcu, kwietniu i maju 2007 r. na rachunek Przedszkola przelewano zaś dotację w wysokości 21.600 zł, a więc o 144 zł więcej. Potwierdza to ewidencja księgowa do konta 240-02881. Dyspozycje co do wysokości kwot przelewów dla poszczególnych przedszkoli pochodziły z Referatu Planowania Budżetu i Sprawozdawczości Departamentu Edukacji, Kultury i Sportu. Czynności w tym zakresie w praktyce wykonywane były przez pracownika, któremu zakresem czynności powierzono m.in. naliczanie rocznej dotacji dla poszczególnych placówek niepublicznych oraz opracowywanie i przekazywanie do Departamentu Rachunkowości dyspozycji dotyczących finansowania placówek oświatowych publicznych i niepublicznych – str. 208 protokołu kontroli.

W zakresie środków pozyskiwanych przez miasto tytułem zwrotu kosztów uczęszczania do przedszkoli niepublicznych dzieci z terenu innych gmin stwierdzono, że dane o dzieciach będących mieszkańcami innych gmin uzyskiwane są od dyrektorów przedszkoli niepublicznych (drogą pisemną, telefoniczną lub e-mail). Formalnie obowiązek informowania przez przedszkola niepubliczne o dzieciach będących mieszkańcami innych gmin nie został nigdzie sformułowany. Uniemożliwiało to zweryfikowanie czy obciążenia wysyłane do gmin obejmowały wszystkie dzieci faktycznie uczęszczające do przedszkoli niepublicznych dotowanych przez miasto Białystok. Wskazane jest, aby w Urzędzie Miejskim została ustalona procedura pozyskiwania informacji w tym zakresie – str. 100 protokołu kontroli.

Wpływy z tytułu pokrycia kosztów dotacji udzielonej przedszkolom niepublicznym traktowane były jako dochody budżetu ewidencjonowane w dziale 801 „Oświata i wychowanie”, rozdziale 80104 „Przedszkola” i par. 2310 „Dotacje celowe otrzymane z gminy na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego”. Należy wskazać, iż dochody z tego tytułu nie mają charakteru dotacji, gdyż zgodnie z przepisami art. 90 ustawy o systemie oświaty, rozliczenia między gminami z tytułu uczęszczania dzieci do szkół i przedszkoli niepublicznych na terenie innej gminy mają postać zwrotu kosztów poniesionych przez gminę prowadzącą daną jednostkę, a zatem właściwsze jest ujmowanie ich w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” – str. 101 protokołu kontroli.

VI. Zamówienia publiczne

Badaniem objęto prawidłowość udzielania zamówień publicznych na wybrane dostawy i usługi oraz ich realizację. W postępowaniu na zakup paliwa do samochodów służbowych na 2007 rok nie stwierdzono, aby zamawiający po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego przekazał ogłoszenie o udzieleniu zamówienia Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, czym naruszono ówcześnie obowiązującą normę zawartą w art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) – str. 213 protokołu kontroli. W postępowaniach wszczętych po 11 czerwca 2007 r. ogłoszenie o udzieleniu zamówienia powinno być umieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Badaniem objęto zamówienie publiczne na publikację ogłoszeń w prasie codziennej – str. 214-222 protokołu kontroli. Przedmiotem zamówienia była publikacja ogłoszeń w regionalnej gazecie codziennej obejmującej miasto Białystok, publikacja ogłoszeń w regionalnej gazecie codziennej obejmującej teren województwa podlaskiego oraz publikacja ogłoszeń w gazecie codziennej obejmującej teren całego kraju.

         W trakcie trwania kontroli dokonano sprawdzenia realizacji umowy na publikację ogłoszeń z wybranym wykonawcą. Z ustaleń wynika, iż część sprawdzonych faktur nie dotyczyła umowy, gdyż odnosiła się do zleceń publikacji w wydaniach świątecznych oraz, w jednym przypadku, zlecenia reklamy sprzedaży nieruchomości, który to rodzaj ogłoszenia nie był przedmiotem umowy (wartość reklamy 14.640 zł). Kontrola pozostałych faktur dotyczących realizacji wydatków związanych z opisywanym zamówieniem wykazała, iż jedynie na części z nich właściwe Departamenty realizujące wydatki dokonały adnotacji, iż „Usługodawcę wybrano w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych zgodnie z art. ….”. Zgodnie z postanowieniami Instrukcji obiegu dokumentów do jej zamieszczania wyznaczeni zostali dyrektorzy Departamentów. Należy dodać, iż we wskazanej regulacji przewidziano także obowiązek dokonywania adnotacji, iż dany zakup dostaw, towarów i usług został dokonany bez zastosowania ustawy, z uwagi, iż wartość netto nie przekracza równowartości kwoty euro, o której mowa w art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych. Żadną z wymienionych adnotacji nie zostały opatrzone faktury sprawdzone pod względem merytorycznym przez: Departament Skarbu – 14 faktur w próbie, Departament Spraw Społecznych – 1, Departament Edukacji, Kultury i Sportu – 1, Departament Prezydenta Miasta – 1). Badanie charakteru zlecanych publikacji wykazało, że ogłoszenie o konkursie ofert na zadania z zakresu kultury fizycznej w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (stanowiącego rodzaj ogłoszenia będącego przedmiotem umowy) zostało zamieszczone w wydaniu świątecznym gazety (piątek). Skutkowało to odpłatnością za usługę publikacji w kwocie 413,76 zł brutto, podczas gdy publikacja ogłoszenia w tym formacie w wydaniu codziennym gazety, według cen z oferty wykonawcy, kosztowałaby 81,07 zł brutto. Jak ustnie wyjaśnił p.o. kierownika Biura Sportu, zamieszczenie ogłoszenia w wydaniu świątecznym spowodowane było koniecznością wynikającą z obowiązku zachowania 30-dniowego terminu pomiędzy publikacją ogłoszenia a terminem składania ofert. Jednocześnie podkreślenia wymaga fakt, iż faktura za usługę została opatrzona adnotacją, że wykonawcę wybrano w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych zgodnie z art...”, mimo że przedmiotem postępowania nie była publikacja w wydaniach świątecznych. Zlecanie publikacji niezgodnie z zawartą umową stwierdzono także w przypadku życzeń świątecznych z okazji Świąt Bożego Narodzenia oraz Święta Niepodległości, które ukazały się w wydaniach świątecznych gazety wykonawcy (odpowiednio w dniu 24 grudnia 2007 r. i 10 listopada 2007 r.), co skutkowało tym, że ich koszt wyniósł 700 zł i 502,15 zł, zamiast odpowiednio 109,87 zł i 53,32 zł. Ogłoszenia okolicznościowe, takie jak życzenia świąteczne zostały wymienione w specyfikacji jako rodzaj ogłoszeń objętych zamówieniem, tj. typ ogłoszeń, które zamierzano publikować w wydaniach codziennych. Poza tym, do tego typu życzeń odniesiono się w umowie stanowiąc, iż „publikacja ogłoszeń okolicznościowych, takich jak życzenia świąteczne będzie zamieszczana na stronie gazety wskazanej przez Zamawiającego (z wyłączeniem strony nr 1)”. Obie faktury zostały zatwierdzone pod względem merytorycznym przez Z-cę Dyrektora Departamentu Prezydenta Miasta oraz Dyrektora Biura Rady Miejskiej. Nie zawierały adnotacji odnoszącej się do zastosowania lub niezastosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

Kontrola wykazała także, iż niektóre z rodzajów ogłoszeń stanowiących przedmiot opisanego wyżej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (w szczególności ogłoszenia okolicznościowe oraz ogłoszenia o innej treści) publikowane były dodatkowo (oprócz ich zamieszczania w gazecie wybranego wykonawcy) w innych dziennikach ukazujących się na ternie województwa podlaskiego. Dotyczyło to życzeń: świątecznych, kondolencyjnych, z okazji Dnia Nauczyciela, Święta Niepodległości, a wśród ogłoszeń o innej treści np. ogłoszeń o konkursach na stanowisko dyrektora czy o naborze do przedszkoli. Łączne obroty strony Ma konta prowadzonego dla rozrachunków z wydawcą niewybranym jako wykonawca zamówienia zamknęły się w 2007 r. sumą 78.834,23 zł, aczkolwiek nie cała kwota dotyczyła publikacji objętych przedmiotem zamówienia.

         Z udzielonych do protokołu wyjaśnień wynika, że intencją zamieszczania ogłoszeń w kilku dziennikach jest dotarcie do wszystkich mieszkańców. Treść wyjaśnienia wskazuje zatem, że sposób określenia przedmiotu zamówienia nie został dopasowany do faktycznych potrzeb zamawiającego.

VII. Zadania z zakresu administracji rządowej

W zakresie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej kontrolą objęto prawidłowość wypłaty nagród za przeprowadzenie wyborów do Sejmu RP i Senatu RP oraz przedterminowych wyborów do Sejmiku Województwa pod względem zgodności z prawem, celowości, rzetelności i gospodarności – str. 222-229 protokołu kontroli. Wydatki związane z przyznaniem nagród wyniosły 141.777,21 zł ze środków na przeprowadzenie wyborów do Sejmu i Senatu oraz 122.532,71 zł ze środków przyznanych miastu na przeprowadzenie przedterminowych wyborów do Sejmiku Województwa.

Podstawą wypłaty nagród były pisma Urzędnika Wyborczego Urzędu Miejskiego skierowane do Pana Prezydenta celem akceptacji, do których załączone były listy z nazwiskami pracowników i proponowanymi kwotami nagród. Z ustaleń kontroli wynika, iż tylko w części załączników do wniosku o nagrody określono rodzaj pracy (czynności) wykonywanej przez pracowników, której wykonanie stanowiło podstawę wypłaty tego świadczenia. Na pozostałych listach wymienione zostały jedynie nazwiska i kwoty nagród bez wskazania rodzaju wykonywanych przez tych pracowników czynności mających związek z wyborami. Dotyczyło to wydatków związanych z nagrodami o łącznej wysokości 94.526,84 zł w zakresie dotyczącym wyborów do Sejmu i Senatu oraz 83.128,53 zł w zakresie wyborów do Sejmiku Województwa. Uzasadnienie polegające na wskazaniu rodzaju czynności wykonywanych przez pracowników Urzędu Miejskiego w związku z wyborami podano w wyjaśnieniu złożonym kontrolującym, stanowiącym załącznik nr 29 do protokołu kontroli.

Wykorzystanie dotacji celowej na zadanie zlecone, na które dotacja został przyznana, powinno być rzetelnie udokumentowane. Stosownie do art. 57 ust. 6 ustawy z dnia 12 kwietnia 2001 r. Ordynacja wyborcza do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2007 r. Nr 190, poz. 1360), jednostki samorządu terytorialnego otrzymują dotacje na wykonywanie zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem wyborów. W przypadku nagród na łączną kwotę 177.655,37 zł związek ponoszonego wydatku z organizacją i przeprowadzeniem wyborów nie został określony we wnioskach o przyznanie nagród.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, w tym funkcjonowania kontroli wewnętrznej.

Organem wykonawczym miasta na prawach powiatu jest Prezydent, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem miasta, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową miasta (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Prezydent jako organ wykonawczy miasta na prawach powiatu wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy), działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Prezydencie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Prezydent jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do art. 45 ustawy o finansach publicznych na Skarbniku Miasta oraz na wskazanych w protokole kontroli osobach, którym powierzono poszczególne czynności w zakresie prowadzenia rachunkowości.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie nieprawidłowości w organizacji i funkcjonowaniu systemu wewnętrznej kontroli finansowej poprzez:

a) ustalenie zastępstw w zakresach czynności wszystkich pracowników wykonujących obowiązki w zakresie gospodarki finansowej,

b) dostosowanie znaczenia podpisu głównego księgowego na dokumentach finansowo-księgowych do obowiązujących przepisów,

c) wprowadzenie procedur wewnętrznych dotyczących zasad korzystania z samochodów do celów służbowych w Urzędzie Miejskim,

d) zapewnienie stosowania przez dyrektorów departamentów ustalonej procedury kontroli dokumentów finansowo-księgowych pod kątem zgodności operacji z przepisami Prawa zamówień publicznych,

e) określenie w przepisach wewnętrznych zasad obiegu dowodów księgowych dotyczących dochodów za nieopłacony postój, w szczególności terminów, w jakich powinno nastąpić ustalenie tożsamości właścicieli pojazdów, którzy nie wnieśli opłaty za postój oraz terminów, w których powinny być wystawione i wysłane upomnienia do zalegających z opłatą kary za nieopłacone postoje.

2. Wzmożenie nadzoru nad terminową realizacją przez wyznaczone osoby rekomendacji zawartych w sprawozdaniach z wykonania audytu wewnętrznego.

3. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) dostosowanie wykazu kont syntetycznych w zakładowym planie kont do wykazu kont faktycznie prowadzonych w księdze głównej,

b) rozważenie zmiany przyjętych zasad księgowania wydatków z tytułu kredytów uruchamianych w formie płatności za pośrednictwem banku, mając na uwadze, że stosowana metoda polega na dokonywaniu zapisów niezgodnych z rzeczywistą treścią operacji,

c) wskazanie konta pozabilansowego służącego ewidencji należności warunkowych.

4. Zobowiązanie Skarbnika Miasta do zapewnienia prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) księgowanie (i wykazywanie w sprawozdawczości) zaistniałych operacji gospodarczych dotyczących dochodów i wydatków z uwzględnieniem przede wszystkim zasady ustalania wyniku budżetu, tj. zaliczania do dochodów i wydatków budżetu danego roku operacji według kasowego wykonania na rachunkach bankowych,

b) ustalanie w księgach realnego poziomu należności i zobowiązań jednostki; w tym celu niezbędne jest wzmożenie nadzoru nad rzetelnością inwentaryzowania sald rozrachunków na koniec roku, w szczególności metodą weryfikacji sald z dokumentami źródłowymi,

c) księgowanie operacji dotyczących dochodów i wydatków ze środków funduszy pomocowych za pośrednictwem kont 907 i 908,

d) prowadzenie ewidencji należności w jednostce księgującej dochody z zajęcia pasa drogowego w sposób umożliwiający pozyskanie danych do sporządzenia obowiązujących sprawozdań,

e) księgowanie przychodu środków trwałych w postaci mebli w sposób przyjęty w przepisach wewnętrznych.

5. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) wykazywanie w bilansie budżetu oraz sprawozdaniach Rb-Z krótkoterminowych zobowiązań finansowych, stosownie do przepisów załącznika Nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości,

b) zaniechanie wykazywania w sprawozdaniu Rb-NDS po stronie planu i wykonania przychodów z tytułu kredytów, których realizacja nastąpiła w roku wcześniejszym,

c) zaniechanie wykazywania w planowaniu i sprawozdawczości kwot w pozycji „Nadwyżka z lat ubiegłych” przy skumulowanym deficycie budżetu,

d) zaniechanie ujmowania w części dotyczącej przychodów sprawozdania Rb-NDS oraz w planie przychodów i rozchodów budżetu wpływów zaliczonych do dochodów budżetu,

e) zapewnienie zgodności sprawozdań Rb-27S sporządzanych przez jednostkę księgującą dochody z zajęcia pasa drogowego z prowadzoną ewidencją,

f) wzmożenie nadzoru nad wykonywaniem obowiązków przez pracowników dokonujących kontroli sprawozdań budżetowych Zarządu Mienia Komunalnego, zwłaszcza w zakresie prawidłowości wykazywanych w nich danych mających wpływ na rozliczenia z budżetem.

6. Ustalanie metody prowadzenia inwentaryzacji należności z uwzględnieniem formy organizacyjnej dłużnika.

7. Zapewnienie realizacji ciążącego na Panu z mocy prawa obowiązku przekazywania wszystkim jednostkom budżetowym informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych oraz egzekwowanie sporządzania i przedkładania opracowanych przez kierowników jednostek projektów celem weryfikacji.

8. Ujmowanie w uchwale budżetowej kwoty dotacji przedmiotowych dla zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych na podstawie ustalonych przez organ stanowiący stawek jednostkowych dotacji oraz określenie zasad rozliczania tych dotacji.

9. W zakresie realizacji inwestycji drogowych w zabudowie jednorodzinnej i wpłat mieszkańców na poczet tych inwestycji:

a) zaniechanie działań polegających na bezpodstawnym zobowiązywaniu właścicieli do wnoszenia wpłat na rzecz komitetów budowy,

b) zaniechanie uzależniania realizacji zaplanowanych w budżecie inwestycji od wniesienia wpłat przez właścicieli nieruchomości lub opracowania dokumentacji.

10. W zakresie opłaty adiacenckiej:

a) zintensyfikowanie prac zmierzających do ustalenia opłat adiacenckich w celu zachowania terminu 3-letniego do wydania decyzji,

b) zaniechanie wydawania decyzji w sprawie ustalenia opłaty po upływie okresu 3-letniego, określonego w art. 145 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) podjęcie czynności wyjaśniających w stosunku do postępowań uznanych za niezakończone z powodu braku jakichkolwiek dowodów na temat wyniku doręczenia decyzji i – ewentualnie – dokonanie przypisu należności oraz wszczęcie działań windykacyjnych.

11. Podjęcie zdecydowanych czynności w celu wprowadzenia zmian organizacyjnych zwiększających efektywność pracy komórki odpowiedzialnej za wystawianie upomnień z tytułu nieopłaconych postojów w strefie płatnego parkowania, mając na uwadze, że istniejący stan (w tym liczba zatrudnionych przy tych pracach osób) prowadzi do przedawnienia należności z tytułu dochodów budżetu.

12. Uregulowanie w przepisach wewnętrznych przesłanek niedochodzenia odsetek o niskiej wartości, naliczonych od należności głównych przekraczających kwotę 6 zł.

13. Przestrzeganie ustalonego przepisami uchwały Rady Miejskiej terminu ważności operatu szacunkowego nieruchomości.

14. Zapewnienie przestrzegania obowiązujących wymogów dotyczących wykazów nieruchomości. W tym celu:

a) zamieszczanie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wszystkich wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,

b) zawieranie w wykazach informacji o terminie do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

15. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących sposobu upubliczniania ogłoszeń o przetargach na zbycie nieruchomości oraz wyznaczania terminów. W tym celu:

a) zachowywanie 6-tygodniowego okresu, jaki powinien upłynąć między dniem wywieszenia wykazu nieruchomości a dniem podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu,

b) podawanie do publicznej wiadomości ogłoszeń o przetargach na co najmniej 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu,

c) wywieszanie ogłoszeń o przetargach w siedzibie Urzędu,

d) zamieszczanie ogłoszeń o przetargach w prasie o zasięgu ogólnokrajowym, jeżeli cena wywoławcza nieruchomości przekracza równowartość 100.000 euro.

16. Zapewnienie wykazywania w protokołach z przetargów na zbycie nieruchomości wszystkich wymaganych informacji.

17. Dokumentowanie faktu zawiadomienia osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

18. Podjęcie działań zmierzających do odzyskania środków bezpodstawnie przekazywanych do 2006 r. na rachunek Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego jako 75% wpływów z tytułu opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste działek nr 1689/4 przy ul. Kalinowskiego oraz nr 889/2 przy ul. J. K. Branickiego 17/2.

19. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz wskazane przepisy wykonawcze, a także obowiązujące rozwiązania zawarte w regulacjach wewnętrznych.

20. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie egzekucji administracyjnej, w szczególności w obrębie działań umarzających postępowanie egzekucyjne.

21. Przestrzeganie norm prawnych zawartych w Ordynacji podatkowej w zakresie tajemnicy skarbowej.

22. Wyeliminowanie z obiegu biletów służących do poboru opłaty targowej z wadliwą podstawą prawną.

23. Wyeliminowanie nieprawidłowości z zakresu ewidencji księgowej podatków i opłat opisanych w protokole kontroli oraz w części opisowej niniejszego wystąpienia.

24. Zapewnienie prawidłowego naliczania odpisu na ZFŚS.

25. Egzekwowanie obowiązku rozliczania przez pracowników kosztów podróży służbowych w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

26. Zapewnienie przestrzegania przyjętych procedur wewnętrznych w zakresie podróży zagranicznych.

27. Rzetelne dokumentowanie sposobu wykorzystywania samochodów służbowych, tj. związku przejazdów z wykonywaniem zadań miasta, w szczególności w zakresie przejazdów odbywanych w dni wolne od pracy.

28. Precyzyjne określenie zadań spoczywających na Komisji Inwentaryzacyjnej, mając na uwadze historyczne regulacje określające obowiązki Komisji. Rozważenie zmian w zakresie organizacji i finansowania Komisji mając na uwadze fakt, iż większość z zadań przypisanych uprzednio, przepisami powszechnie obowiązującymi, komisjom wykonują w praktyce pracownicy Urzędu.

29. Rozważenie przedłożenia Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały w sprawie dotacji dla szkół niepublicznych, mając na uwadze spostrzeżenia zawarte w części opisowej wystąpienia.

30. Wyegzekwowanie kwoty 432 zł oznaczającej część dotacji wypłaconej nienależnie Przedszkolu Niepublicznemu Nr 3 „Promyczek” w Białymstoku.

31. Formalne uregulowanie obowiązku informowania przez przedszkola niepubliczne o liczbie dzieci będących mieszkańcami innych gmin, uczęszczających do przedszkoli dotowanych przez miasto.

32. Zaniechanie traktowania wpływów z tytułu pokrycia kosztów dotacji wnoszonych przez gminy właściwe ze względu miejsca zamieszkania dziecka uczęszczającego do przedszkoli dotowanych przez miasto, jako dochodów miasta z tytułu dotacji.

33. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) przestrzeganie przepisów dotyczących ogłoszeń o udzieleniu zamówienia,

b) określanie przedmiotu zamówienia na publikację ogłoszeń prasowych w sposób adekwatny do potrzeb jednostki w celu wyeliminowania rozbieżności między zlecanymi publikacjami (i ich wykonawcami) i przedmiotem umowy o udzielenie zamówienia.

34. Rzetelne dokumentowanie związku dokonanych wydatków z dotacji celowych na zadania z zakresu administracji rządowej z realizacją tych zadań.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku