Kontrola doraźna gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Obsługi Placówek Oświatowych w Małym Płocku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 lutego 2009 roku (znak: RIO.IV.6013-1/08), o treści jak niżej:

Pani

                                                                                              Alina Urszula Cieślik

                                                                                              Dyrektor Zespołu Obsługi

Placówek Oświatowych

w Małym Płocku

             W wyniku doraźnej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Małym Płocku za 2007 rok i I półrocze 2008 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

               Zakresem kontroli objęto zagadnienia ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i wykonanie planu finansowego, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, gospodarowanie składnikami majątkowymi.

         Kontrolowana jednostka została utworzona m.in. w celu zapewnienia obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej szkół z terenu gminy. Stwierdzono, że regulamin wewnętrzny Zespołu z 31 marca 2008 r., zatwierdzony przez Wójta stosownie do postanowień Statutu, przewiduje, iż Dyrektorowi Zespołu podlegają (w bliżej nieokreślonym zakresie) dyrektorzy obsługiwanych szkół – str. 3 protokołu kontroli. Zapis ten, mimo braku konkretnego wskazania obszaru podległości, pozostaje w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa, zawartymi w szczególności w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), a także ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458), które nie przewidują stosunku podległości między kierownikami jednostek budżetowych, w tym w szczególności w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej.

W zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) stwierdzono, że w 2007 r. ewidencję prowadzono metodą tradycyjną (bez wykorzystania programu komputerowego). Kontrola wykazała, iż w okresie tym występowały nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg, polegające m.in. na poprawianiu zapisów niezgodnie z wymogami art. 25 ustawy, braku jednoznacznego powiązania dowodów księgowych z zapisami w księgach, czy dokonywaniu zapisów zbiorczych bez sporządzania zbiorczego dowodu księgowego, o którym mowa w art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy – str. 3 protokołu kontroli. Ponadto stwierdzono, że w 2007 roku ewidencja księgowa nie była prowadzona w podziale na poszczególne szkoły, w wyniku czego nie były sporządzane jednostkowe sprawozdania budżetowe i finansowe dla obsługiwanych jednostek – str. 6 protokołu kontroli.

Jak wynika z ustaleń kontroli, wskazane wyżej nieprawidłowości zostały wyeliminowane od 2008 roku, w tym sporządzana jest sprawozdawczość oddzielnie dla każdej z jednostek – str. 6 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość ujęcia danych ewidencyjnych w bilansie sporządzonym na dzień 31 grudnia 2007 r. stwierdzono rozbieżności między danymi bilansu a danymi zawartymi w zestawieniu obrotów i sald na koniec roku. Były one wynikiem ujęcia niektórych rozrachunków w bilansie jako per saldo stron Wn i Ma – str. 4-5 protokołu kontroli.

W przedmiocie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), stwierdzono uchybienia opisane na str. 5, 11 i 12 protokołu kontroli, polegające na:

a) ujęciu odsetek opłaconych na rzecz ZUS w kwocie 755 zł (w związku z nieprawidłowościami stwierdzonymi za lata 2000-2003) w par. 4110 „Składki na ubezpieczenie społeczne” zamiast w par. 4580 „Pozostałe odsetki”; nieprawidłowo sklasyfikowano także odsetki z tytułu nieopłaconych należności na rzecz PFRON (co dotyczyło świadczeń należnych w latach 2005-2006) w wysokości 261 zł, które ujęto w par. 4140 „Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych”,

b) sklasyfikowaniu wydatku dotyczącego zwrotu kosztów podróży służbowych w kwocie 98 zł w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”,

c) ujęciu zaległej wpłaty na  PFRON w wysokości 2.776 zł w par. 4110, zamiast w par. 4140 „Wpłaty na PFRON”.

Badanie wykorzystania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazało nieprzestrzeganie przepisów art. 8 ustawy z dnia 8 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) oraz wewnętrznego regulaminu ZFŚS, określających, że wysokość przyznawanych świadczeń uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Stwierdzono, że wypłaty świadczeń socjalnych dokonywano w równej wysokości dla wszystkich uprawnionych – str. 11 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji wydatków budżetowych wykazała brak pisemnego uregulowania w procedurach wewnętrznej kontroli finansowej niektórych zagadnień mających związek ze stwierdzonymi nieprawidłowościami. Wystąpiły mianowicie przypadki dostarczania przez dyrektorów obsługiwanych szkół faktur i rachunków do księgowości po upływie znacznego okresu od czasu zaistnienia operacji gospodarczej; największe opóźnienia sięgały okresu 9 miesięcy i dotyczyły wydatków związanych z dokształcaniem nauczycieli. Zagadnienie terminu przekazywania dowodów do księgowości nie zostało uregulowane – str. 12 protokołu kontroli. Procedury wewnętrzne, w tym zakresy obowiązków, nie odnoszą się także do zagadnienia rozliczeń z PFRON, w zakresie którego wystąpiły nieprawidłowości skutkujące poniesieniem odsetek od nieopłaconych należności. Stosownie do art. 47 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki zobowiązany jest do wprowadzenia w formie pisemnej procedur kontroli wewnętrznej obejmujących wszystkie procesy związane m.in. z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych.

             W zakresie ewidencjonowania rzeczowych składników majątkowych stwierdzono, że stan środków trwałych i pozostałych środków trwałych wynikający z ewidencji syntetycznej był niezgodny ze stanem wynikającym z ksiąg analitycznych do kont 011 „Środki trwałe” i 013 „Pozostałe środki trwałe” prowadzonych przez szkoły. Stwierdzona nieprawidłowość świadczy, iż ewidencja analityczna nie była uzgadniana z ewidencją syntetyczną wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W księgach środków trwałych nie stwierdzono ponadto obiektów szkolnych w Małym Płocku. Także grunty, na których zostały zorganizowane boiska przy szkołach, nie zostały ujęte w ewidencji prowadzonej w Zespole; ustalono, iż nie znajdują się także w księgach Urzędu Gminy.

Stanowiące ewidencję analityczną księgi inwentarzowe zawierały również braki w zakresie określenia cech identyfikujących poszczególne obiekty inwentarzowe i daty przychodu niektórych składników majątkowych, co pozostaje w sprzeczności z zasadami funkcjonowania kont 011 i 013 określonymi załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... Brak cech umożliwiających jednoznaczną identyfikację środka trwałego jest także okolicznością utrudniającą prawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji – str. 13-15 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika, iż w okresie objętym kontrolą, jak i wcześniej, zaniedbywano obowiązki w zakresie inwentaryzacji składników majątkowych. Nie okazano żadnych dowodów na przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, za wyjątkiem  spisu z natury przeprowadzonego w 2007 r. w Szkole Podstawowej w Małym Płocku, który nie został rozliczony. W zakresie inwentaryzacji materiałów (węgla, oleju opałowego, oleju napędowego i artykułów żywnościowych), które były księgowane bezpośrednio w koszty, stwierdzono, że na koniec 2007 r. zinwentaryzowano jedynie artykuły żywnościowe, jednakże ustalonej ich wartości na kwotę 1.189,74 zł nie ujęto w księgach rachunkowych – str. 15 protokołu kontroli.

Inwentaryzacja środków trwałych i materiałów została przeprowadzona według stanu na 31 grudnia 2008 r.

             Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości Zespołu oraz nieprzestrzegania lub braku ustalonych procedur kontroli wewnętrznej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Zespołu i obsługiwanych szkół, jako jednostek sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Dyrektorze Zespołu i dyrektorach poszczególnych szkół, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych i art. 39 ustawy o systemie oświaty.

         Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości obciąża B. Muniak, pełniącą funkcję Dyrektora Zespołu do 30 czerwca 2008 r., a także 3 osoby, wskazane w protokole kontroli, pełniące funkcję głównego księgowego w poszczególnych okresach od 2007 r. do 11 grudnia 2008 r. Analiza funkcjonowania Zespołu w 2008 r. wskazuje na znacząca poprawę w zakresie prowadzenia rachunkowości i obsługi jednostek oświatowych.

             Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie artykułu 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmiany regulaminu wewnętrznego Zespołu poprzez usunięcie zapisu przewidującego zwierzchnictwo dyrektora Zespołu nad dyrektorami obsługiwanych szkół.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia rachunkowości poprzez:

a) ujmowanie w bilansie danych wynikających z dwustronnych sald kont rozrachunkowych,

b) uzgadnianie ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną środków trwałych i pozostałych środków trwałych,

c) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych o cechy identyfikujące w dostatecznym stopniu poszczególne obiekty inwentarzowe oraz opatrywanie zapisów w ewidencji analitycznej datami przyjęcia składnika majątkowego do używania,

d) ustalenie ze Skarbnikiem Gminy jednostki właściwej do zaewidencjonowania środków trwałych pozostających poza księgami Urzędu i Zespołu.

3. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków budżetowych.

4. Ustalanie wysokości świadczeń z ZFŚS z uwzględnieniem kryteriów zawartych w ustawie i wewnętrznym regulaminie.

5. Uregulowanie w procedurach kontroli wewnętrznej, w porozumieniu z dyrektorami obsługiwanych szkół, przebiegu wszystkich zachodzących w jednostce operacji składających się na procesy wymienione w art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Mały Płock

2. Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku