Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Bursie Szkolnej w Bielsku Podlaskim

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06 maja 2008 roku (znak: RIO.I.6012 - 7/08), o treści jak niżej:

Pani

Bożena Hryniewicka

Dyrektor Bursy Szkolnej

w Bielsku Podlaskim

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2007 rok, przeprowadzonej w Bursie Szkolnej w Bielsku Podlaskim na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy organizacyjne, w tym regulacje w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, sprawozdawczość budżetową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, dochody i wydatki objęte planem finansowym, dochody własne i wydatki sfinansowane dochodami własnymi, gospodarkę składnikami majątkowymi, rozliczenia z budżetem powiatu.

W okresie objętym kontrolą, do dnia 25 kwietnia 2007 r. funkcję dyrektora placówki pełniła Pani Walentyna Mielnik-Nikołajuk; ponadto od 1 stycznia 2008 roku nastąpiła zmiana na stanowisku głównego księgowego Bursy Szkolnej.

Dokonana na wybranych próbach analiza prawidłowości zapisów w księgach rachunkowych, w tym dotyczących środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych, wykazała, że (str. 6-7, 9, 11, 14-15 protokołu kontroli):

a) w bilansie otwarcia ksiąg rachunkowych 2007 roku widniało saldo Wn konta 130/1 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” w kwocie 192,03 zł (zrealizowane i nieprzekazane na rachunek budżetu dochody z odsetek bankowych), które nie miało odzwierciedlenia w saldzie konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Świadczy to o naruszeniu zasad funkcjonowania konta 222 zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Z ustaleń kontroli wynika, że na koniec 2007 roku badana jednostka prawidłowo wykazała w księgach rachunkowych stan rozrachunków z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych;

b) przy prowadzeniu ksiąg pomocniczych nie przestrzegano zasady określonej w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) stanowiącej, że zapisy na kontach ksiąg pomocniczych winny być uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej: rozbieżności wykazało porównanie obrotów na kontach 130 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” i 132 „Rachunek dochodów własnych” z prowadzoną do tych kont analityką z podziałem na paragrafy klasyfikacji budżetowej;

c) zapisy w księgach analitycznych – rejestrach dochodów, kartach wydatków – nie posiadały elementów wymaganych przepisem art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości (m.in. daty zapisu, oznaczenia rodzaju dowodu księgowego i jego numeru identyfikacyjnego, zrozumiałego tekstu opisu operacji); należy wskazać, iż według wymogu art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy, udokumentowanie zapisów winno pozwalać na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;

d) w księgach grudnia 2007 roku nie została zachowana, wbrew wymogom art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodność obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej (różnica na kwotę 374,98 zł; nieprawidłowość usunięto w trakcie kontroli);

e) nie ujęto w księgach rachunkowych za m-c wrzesień 2007 r., na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, zobowiązań w wysokości 11.659,36 zł wynikających z faktur otrzymanych w tym miesiącu, czym naruszono zasadę z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Zaniechanie to skutkowało wykazaniem nieprawidłowego stanu zobowiązań w sprawozdaniu RB-28S o wydatkach budżetowych za okres od początku roku do dnia 30 września 2007 r.;

f) przepływ środków pieniężnych pomiędzy kasą a bankiem dekretowany był z pominięciem konta 140 „Środki pieniężne w drodze”, przewidzianego dla tego typu operacji w zakładowym planie kont jednostki;

g) nie zamieszczano na źródłowych dowodach wpłaty i wypłaty z kasy adnotacji o sposobie zakwalifikowania dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych; obowiązek zamieszczania takiej adnotacji wynika z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości;

h) wpłatę gotówkową do kasy w dniu 25.10.2007 r. zaprzychodowano w raporcie kasowym pod datą 26.10.2007 r. – w myśl zasady zawartej w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości ujęcie w księgach wpłat i wypłat gotówką winno nastąpić w tym samym dniu, w którym operacje zostały dokonane;

i) nie zachowano przy ewidencji na koncie 130 zasady pełnej zgodności zapisów między jednostką i bankiem oraz zasady czystości obrotów na tym koncie, wymaganych opisem funkcjonowania konta zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości.

         Należy też wskazać, iż stosowanie przywołanej zasady czystości obrotów właściwe jest także w odniesieniu do obrotów na koncie 132 „Rachunek dochodów własnych”. Jak bowiem stanowi przepis § 12 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, w przypadku gdy przepisy nakładają obowiązek wykazywania w sprawozdaniach obrotów na określonych kontach – stosowana technika księgowości powinna umożliwić prawidłowe ustalenie wysokości tych obrotów. Zgodnie zaś z § 26 ust. 4 i 5 załącznika nr 33 w zw. z § 23 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U Nr 115, poz. 781 ze zm.), sprawozdanie Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi sfinansowanych sporządza się na podstawie zrealizowanych wpływów środków pieniężnych na wydzielony rachunek dochodów własnych oraz wydatków zrealizowanych z tego rachunku. W kontrolowanej jednostce dane w sprawozdaniu Rb-34 za 2007 rok różniły się od obrotów konta 132: w zakresie zrealizowanych dochodów własnych o kwotę 3.375,00 zł, a w zakresie wydatków o 3.562,49 zł (różnice powstały m.in. w związku ze zwrotami nadpłaconych kwot za wyżywienie mieszkańców Bursy) – str. 20-21, 26 – 27 protokołu kontroli.

         Pośród wydatków budżetowych kontroli poddano m.in. prawidłowość odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w świetle przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) i ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.). Na podstawie okazanej dokumentacji kontrolujący ustalił, że kwota środków pieniężnych przekazana w 2007 roku tytułem odpisu na rachunek ZFŚS została zawyżona o 1.725,50 zł – str. 26 protokołu kontroli.

         W zakresie udzielania zamówień publicznych kontroli poddano przetarg nieograniczony o wartości poniżej 60.000 euro na zakup artykułów żywnościowych na rok szkolny 2006/2007. Badanie prawidłowości stosowania w tym postępowaniu przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) wykazało, że osoby wykonujące czynności w postępowaniu nie złożyły oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności wyłączających ich z udziału w postępowaniu, wymaganych na mocy art. 17 ust. 2 ustawy. Ponadto, nie okazano udokumentowanego potwierdzenia wypełnienia obowiązku z art. 92 ust. 1 ustawy o niezwłocznym powiadomieniu wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej – str. 29 protokołu kontroli.

         W zakresie wypełniania obowiązków inwentaryzacyjnych ustalono, że inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych została przeprowadzona w 2006 roku, na podstawie zarządzenia Dyrektora Bursy z dnia 9 października 2006 r. W zarządzeniu wskazano czasokres pracy komisji inwentaryzacyjnej, natomiast nie określono dnia, na który inwentaryzacja miała być przeprowadzona (dnia ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych). Określenie takiej daty ma zasadnicze znaczenie, ponieważ stosownie do art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

- składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,

- środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.

         Z ustaleń kontroli wynika, że faktycznie inwentaryzację przeprowadzono według stanu na dzień 30 października 2006 r. – str. 30-31 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia i nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki budżetowej.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do ustalonego zakresu czynności oraz postanowień art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Spowodowanie w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych:

a) uzgadniania zapisów na kontach syntetycznych z zapisami analitycznymi prowadzonymi do tych kont, celem niedopuszczenia do powstawania rozbieżności stwierdzonych w trakcie kontroli;

b) dokonywania zapisów w księgach rachunkowych z uwzględnieniem elementów wymaganych w art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości;

c) zachowywania zgodności obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej;

d) ujmowania w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego zobowiązań dotyczących tego okresu;

e) ewidencjonowania przepływu środków między kasą i bankiem stosownie do postanowień zakładowego planu kont;

f) zamieszczania na źródłowych dowodach kasowych pełnej dekretacji, wymaganej art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości;

g) bieżącego ujmowania operacji gotówkowych w raportach kasowych;

h) prowadzenia zapisów na koncie 130 z zachowaniem zasad jego funkcjonowania wskazanych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…;

i) zachowania zgodności danych wykazywanych w sprawozdaniu Rb-34 z obrotami konta 132, w tym celu stosowanie technicznego zapisu ujemnego dla zwrotów nadpłat i wydatków oraz innych korekt dokonywanych na koncie rachunku dochodów własnych.

2. Prawidłowe naliczanie odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Pomniejszenie równowartości odpisów przekazywanych na rachunek bankowy ZFŚS w 2008 roku o kwotę 1.725,50 zł nienależnie przekazaną w roku 2007.

3. W zakresie zamówień publicznych:

a) zapewnienie, aby osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składały oświadczenia wymagane art. 17 ust. 2 Prawa zamówień publicznych;

b) wypełnianie obowiązku wynikającego z art. 92 ust. 1 ustawy, dotyczącego niezwłocznego powiadamiania wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej.

4. Wskazywanie w akcie zarządzającym inwentaryzację składników majątkowych dnia, według stanu,  którego inwentaryzacja ma być przeprowadzona i rozliczona.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu w Bielsku Podlaskim

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku