Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Ośrodku Kultury w Suchowoli

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 października 2008 roku (znak: RIO.I.6012-18/08), o treści jak niżej:

Pan Andrzej Ratkiewicz

Dyrektor Ośrodka Kultury w Suchowoli

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2007 rok przeprowadzonej w Ośrodku Kultury w Suchowoli na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust.1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego jeden egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące funkcjonowania Ośrodka Kultury, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty instytucji kultury, udzielanie zamówień publicznych, przeprowadzanie inwentaryzacji.

Badaniu poddano stan dokumentacji składającej się na procedury wewnętrznej kontroli finansowej w Ośrodku Kultury w Suchowoli. Analizy przepisów wewnętrznych dokonano pod kątem zupełności uregulowań dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, będących przedmiotem kontroli finansowej w świetle przepisów art.47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Odnośnie zasad obiegu dokumentów finansowo-księgowych w kontrolowanej jednostce obowiązuje Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora Nr 1/07 z dnia 9 maja 2007 roku. Kontrola wykazała, że wymieniona Instrukcja nie odnosi się do dokumentacji dotyczącej realizacji przez Ośrodek Kultury przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie sprzedaży biletów wstępu do kina oraz wynajmu pomieszczeń. Poza tym w instrukcji nie określono zasad postępowania w przypadku likwidacji sprzętu i wyposażenia, nienadającego się do dalszej eksploatacji - str. 5, 6 i 20 prot. kontroli.

W wyniku kontroli stwierdzono, że badana jednostka nie posiada przepisów wewnętrznych w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej, ponadto nie wskazano pracownika, któremu powierzono obowiązek prowadzenia kasy. W praktyce operacje kasowe dokonywane były przez Głównego księgowego w pomieszczeniu tego pracownika, bowiem Ośrodek Kultury nie posiada wyodrębnionego pomieszczenia kasowego - str.8 prot. kontroli.

W trakcie czynności kontrolnych ustalono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości jak również rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr.113, poz. 770 ze zm.,) polegające na nie ujmowaniu na koncie rozrachunkowym przypisu należności z tytułu wynajmu sali. Operacje te księgowane były w momencie zapłaty na koncie 131 „Rachunek bankowy”, w korespondencji z kontami zespołu 7 „Przychody i koszty ich uzyskania”, w związku z czym nie były wykazane należności w ewidencji księgowej na koniec miesiąca marca w kwocie 200 zł i na koniec miesiąca września w kwocie 300 złotych. Wskazane nieprawidłowości naruszają przepisy art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, które stanowią, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym - str.10 protokołu kontroli. Ponadto należności opisane wyżej nie były wykazane w sprawozdaniach Rb - N o stanie należności za I i III kwartał 2007 roku, w związku z czym naruszono przepisy § 10 ust.1 pkt 5 Instrukcji sporządzania sprawozdań, stanowiącej załącznik Nr 6 do wymienionego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów - str.7 prot. kontroli.

W kontrolowanym okresie Ośrodek Kultury uzyskiwał przychody m.in. ze sprzedaży biletów wstępu do kina. Sprzedaż biletów kinowych oraz jej ewidencję prowadził Dyrektor Ośrodka Kultury. W wyniku kontroli dokumentacji w zakresie sprzedaży biletów kinowych ustalono, że nie objęto ich ewidencją druków ścisłego zarachowania. Należy również dodać, że w przepisach wewnętrznych w sprawie zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania wprowadzonych Zarządzeniami Dyrektora Ośrodka Kultury Nr 2/4 z dnia 23 czerwca 2004 r. i Nr 4/07 z dnia 28 grudnia 2008r. nie ujęto biletów kinowych jak również nie określono procedur kontroli w zakresie rozliczania ich sprzedaży - str.12 i 13 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli ustalono, że w roku 2007 wypłacona została Dyrektorowi nagroda pieniężna w kwocie 2.000 złotych za wzorowe organizowanie i koordynowanie całokształtu pracy kulturalnej i promocję Gminy Suchowola w kraju i za granicą. Podstawą była treść pisma Nr k.1120-207/07 z dnia 18 grudnia 2007r. podpisanego przez Burmistrza Suchowoli. W podstawie prawnej powołane zostały przepisy Zarządzenia Nr 1/05 Dyrektora Ośrodka Kultury w Suchowoli z dnia 7 stycznia 2005r. w sprawie wynagradzania pracowników Ośrodka Kultury w Suchowoli. Wskazana podstawa prawna wypłaty nagrody narusza normy zawarte w ustawie z dnia 3 marca 2000 roku o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306 ze zm.). Ustawa ma zastosowanie do wynagradzania osób kierujących samorządowymi instytucjami kultury, tj. dyrektorów i głównych księgowych z mocy jej art. 1 pkt 3 w związku z art. 2 pkt 1 i 4. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy, osobom takim może być przyznana nagroda roczna, jednakże jej przyznanie powinno nastąpić w trybie art. 10 ustawy – str.16 i 17 prot. kontroli. W kwestii powyższej skierowano odrębne pismo do Burmistrza.

Nagrodę w kwocie 700 zł otrzymała również główna księgowa na podstawie pisma Dyrektora Ośrodka. Z treści pisma wynika, że nagroda została przyznana za pomoc w organizacji imprez okolicznościowych i kulturalnych w okresie od stycznia do czerwca 2007 roku. W piśmie tym nie podano podstawy prawnej przyznania tej nagrody. Natomiast z wyjaśnień złożonych przez Dyrektora Ośrodka wynika, iż była to nagroda roczna, wynikająca z treść przepisów art. 10 ust.4 i 5 ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi. Przesłanki, tryb i zasady udzielenia nagrody rocznej, określone w powyższych przepisach nie były w kontrolowanym przypadku zachowane. Należy również zwrócić uwagę, że osoba której przyznano nagrodę na stanowisko głównej księgowej została zatrudniona od 01 kwietnia 2007 roku - str. 17 prot. kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości instytucji kultury.

Stosownie do postanowień art.44 ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosi jej kierownik. Na kierowniku jednostki spoczywa też powinność wdrożenia i aktualizacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art.4 ust.5 i art.10 ustawy o rachunkowości.

Prowadzenie rachunkowości Ośrodka Kultury należało do głównego księgowego, stosownie do zakresu obowiązków i przepisów art.45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art.9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych zalecam:

1. Wyeliminowanie, z wykorzystaniem uwag zawartych w niniejszym wystąpieniu, nieprawidłowości w zakresie funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, poprzez:

a) uzupełnienie instrukcji o uregulowania dotyczące wszystkich stosowanych w praktyce dokumentów finansowo - księgowych,

b) potwierdzenie dokumentem przekazania pracownikowi obowiązków w zakresie prowadzenia kasy.

2. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) przestrzeganie zasady określonej w art.. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

b) wykazywanie w sprawozdaniach Rb –N należności z tytułu przychodów za wynajem pomieszczeń Ośrodka Kultury.

3. Objęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania biletów wstępu do kina.

4. Zaprzestanie wypłacania nagród z naruszeniem obowiązujących przepisów wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem RIO w Białymstoku do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Burmistrz Suchowoli

           Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

         W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 07.10.2008 roku, do organu wykonawczego:

                                                                                     Burmistrz Suchowoli

Uprzejmie informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku zakończyła w dniu 19 sierpnia 2008 roku kontrolę problemową gospodarki finansowej w Ośrodku Kultury w Suchowoli. W załączeniu przekazuję wystąpienie pokontrolne skierowane w wyniku tej kontroli do dyrektora Ośrodka.

Spośród poczynionych ustaleń kontrolnych chciałbym w szczególności zwrócić uwagę na fakt wypłaty nagrody pieniężnej dyrektorowi Ośrodka bez podstawy prawnej, z naruszeniem norm prawnych obowiązujących w tym zakresie. Wypłaty nagrody dokonano ze środków zakładowego funduszu nagród, co w świetle wskazań art. 7 ustawy z dnia 3 marca  2000 roku o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. Nr 26, poz. 306 ze zm.) jest zakazane. Osobom wskazanym w treści art. 2 ustawy może być wprawdzie w myśl art. 10 ust 1 przyznana nagroda roczna jednak może to nastąpić wyłącznie według norm zawartych w przywołanym art. 10 ustawy. Wynika z nich jednoznacznie, iż nagroda uzależniona jest przede wszystkim od osiągniętych wyników finansowych lub stopnia realizacji innych zadań realizowanych przez podmiot – ust 1. Ocena w tym zakresie winna być zawarta w umotywowanym wniosku rady nadzorczej lub innego statutowego organu nadzorczego – ust. 4. Decydujące znaczenie ma treść ust. 8 z którego wynika, iż m. in. wójtowie (burmistrzowie, prezydenci miast), w drodze zarządzenia, winni określić wzór wniosku o przyznanie nagrody, o którym mowa w ust. 2, oraz szczegółowe zasady i tryb przyznawania nagrody rocznej. Znaczenie w opisanej sytuacji ma także fakt, iż w myśl art. 2 pkt 2 i 4 zasady i tryb przyznawania nagród rocznych dotyczą również zastępców kierowników i głównych księgowych jednostek podlegających cytowanej ustawie.

W świetle przedstawionych wyników kontroli uznaję za zasadne wskazanie na konieczność podjęcia działań mających na celu usunięcie nieprawidłowości we wskazanym obszarze.

           Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku