Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Zambrowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 stycznia 2009 roku (znak: RIO.I.6012-23/08), o treści jak niżej:

                                                                           Pan Jan Pilch

                                                                                              Dyrektor Zespołu Szkół

Ogólnokształcących

w Zambrowie

            W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Zambrowie za okres 2007 roku, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia ogólnoorganizacyjne, księgowość i sprawozdawczość, kontrolę wewnętrzną, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację planu finansowego, gospodarowanie majątkiem, dochody własne jednostki budżetowej i wydatki nimi finansowane oraz rozliczenia finansowe jednostki budżetowej z budżetem powiatu.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że posiadany przez głównego księgowego zakres czynności nie jest w pełni zgodny z przepisami art. 45 ust. 1 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Nie odnosi się on mianowicie w sposób należyty do obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki (wskazano jedynie na terminowe sporządzanie sprawozdań) i wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi – str. 2-3 protokołu kontroli.

Przestrzeganie procedur wewnętrznej kontroli dokumentów finansowo-księgowych wykazało, iż dokumenty opatrzone są tylko adnotacjami o wykonaniu kontroli pod względem merytorycznym przez upoważnione osoby. Badane dowody opatrzone są ponadto pieczątką zatwierdzającą do wypłaty, na której znajdowały się podpisy Pana Dyrektora (lub Wicedyrektora) i głównego księgowego. Nie stwierdzono na dokumentach dowodów, aby główny księgowy dokonał ich kontroli pod względem formalno-rachunkowym. Obowiązek zatwierdzania dowodów pod względem formalno-rachunkowym wynika z art. 45 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, został także przewidziany w uregulowań wewnętrznych badanej jednostki – str. 4-5 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, obowiązującej w okresie objętym kontrolą, stwierdzono, że zakładowy plan kont nie zawierał wykazu kont pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych, tj. elementu wymaganego przepisem § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Do czasu zakończenia kontroli zakładowy plan kont został dostosowany do wymagań obowiązujących przepisów – str. 5-6 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała, że na koncie 011 „Środki trwałe” ujęta była, w zakresie nieruchomości, tylko wartość początkowa budynku ZSO przy ul. Konopnickiej w wysokości 624.794,70 zł, podczas gdy nie wykazano ½ wartości budynku ZSO przy ul. Obwodowej o wartości 90.160 zł, oddanego jednostce w trwały zarząd przez Starostwo Powiatowe w Zambrowie. Ustalono, że wartość budynku przy ul. Obwodowej w całości została ujęta w ewidencji Bursy Szkolnej nr 1 w Zambrowie, tj. jednostki, na rzecz której ustanowiono trwały zarząd pozostałej części tej nieruchomości – str. 7 i 27-29 protokołu kontroli.

Stwierdzono również przypadki niezgodnego z przepisami art. 25 ustawy o rachunkowości korygowania treści zapisów księgowych – str. 6 protokołu kontroli.

Badając realność kont rozrachunkowych na 31 grudnia 2007 r. ustalono, że na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” figuruje saldo Ma w kwocie 2.038,03 zł, oznaczające m.in. kaucje wpłacone przez uczniów (1.217,57 zł) i odsetki bankowe od środków zgromadzonych na rachunku depozytowym. Stwierdzono, że kaucje były pobierane od uczniów w wysokości 20 zł na poczet ewentualnych szkód związanych z użytkowaniem łazienek szkolnych. Kaucje te są w całości zwracane uczniom na koniec roku szkolnego (w razie braku szkody) lub zatrzymywane (w razie szkody) i przeznaczane na naprawy. Kwestie ich pobierania uregulował Pan Dyrektor zarządzeniem z 2004 r., niemniej należy zwrócić uwagę, iż prawo żądania takich wpłat nie wynika z żadnych przepisów powszechnie obowiązujących. Dodatkowo odsetki od zgromadzonych kaucji powiększały saldo środków rachunku depozytowego (były przeznaczone na rozchody z tego rachunku) i nie były one rozliczane z wpłacającymi kaucje uczniami w przypadku ich zwrotu – str. 10-11 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka w 2007 r. realizowała dochody budżetu powiatu, m.in. z tytułu umów dotyczących dzierżawy garaży, zawartych na czas nieokreślony w 2004 r., które zostały wypowiedziane z końcem 2007 r. oraz umowy zawartej na czas nieokreślony w roku 2005. Zgodnie z obowiązującym w czasie zawierana umów art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), jednostka organizacyjna miała prawo korzystania z nieruchomości oddanej w trwały zarząd, a w szczególności do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na okres do 3 lat, lub za zgodą tych organów, jeżeli umowa jest zawierana na okres powyżej 3 lat. Zawarcie umów na czas nieokreślony świadczy o zamiarze długotrwałego udostępnienia nieruchomości. Nie stwierdzono, aby wydzierżawienie odbyło się w następstwie zgody, o której mowa w art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy. Należy wskazać, że począwszy od 22 października 2007 r., w związku ze zmianą przywołanej ustawy, art. 43 ust. 2 pkt 3 wprost wskazuje, że zgoda jest wymagana również w przypadku zawarcia umowy na czas nieoznaczony.

W zakresie realizacji dochodów z dzierżawy ustalono, że jeden z dzierżawców nie uiścił w 2007 r. raty za IV kwartał w wysokości 45 zł, a mimo to została ona potraktowana przez osobę pełniącą wówczas obowiązki głównego księgowego jako dochód wykonany – dochód „zrealizowano” poprzez przelanie równowartości tej kwoty z rachunku dochodów własnych na rachunek bieżący. W związku z powyższym powstała należność dochodów własnych od działalności podstawowej w kwocie 45 zł, nie wykazana jednakże na żadnym koncie rozrachunkowym, a w konsekwencji i w sprawozdawczości. W dniu 20 listopada 2008 r. należność ta została przez dzierżawcę opłacona. Odsetki od nieterminowej płatności powinny wynieść 5,03 zł, jednakże nie zostały naliczone i ujęte w księgach – str. 14-15 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość rozliczania kosztów podróży służbowych stwierdzono, że jednemu z nauczycieli Zespołu wypłacono zaniżoną kwotę w związku z odbytą podróżą. Zaniżenie było wynikiem niewypłacenia ½ diety za rozpoczętą trzecią dobę podróży służbowej, w której pracownik nie korzystał z całodziennego wyżywienia, co uprawniało go do otrzymania diety w tej wysokości na podstawie § 4 ust. 2 pkt 2 lit. a) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 ze zm.), a także niewypłacenia ryczałtu za nocleg w Warszawie, który trwał od godziny 21 do 6. Zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia, pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Według ustaleń kontroli, tytułem rozliczenia kosztów podróży pracownikowi wypłacono kwotę zaniżoną o 46 zł w świetle obowiązujących przepisów – str. 21-22 protokołu kontroli.

Badaniu poddano też prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nauczycieli i pracowników administracyjnych ZSO oraz przekazania środków na rachunek bankowy Funduszu. Ustalono, że naliczony i przelany w 2007 r. Fundusz w wysokości 139.802 zł utworzono z odpisu podstawowego naliczonego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, przyjmując jednak niewłaściwe kwoty odpisu na poszczególnych pracowników. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), do obliczenia odpisu na jednego zatrudnionego pracownika administracji i obsługi przyjmuje się 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu roku poprzedniego, które wyniosło w tym okresie 2.145,60 zł. Natomiast w myśl art. 5 ust. 5 ustawy, pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami mogą zwiększyć Fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki (tj. w badanym przypadku o 134,10 zł). Z kolei do obliczenia odpisu na Fundusz nauczycieli należało w 2007 r. przyjąć kwotę 2.074,15 zł, tj. 110% kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), wynoszącej 1.885,59 zł. Ponadto, zgodnie z art. 53 ust. 2 Karty Nauczyciela, odpis na nauczycieli emerytów powinien wynosić 5% pobieranych przez nich emerytur.

         Stwierdzono, że nauczycielom, zamiast wskazanej wyżej kwoty odpisu w wysokości 2.074,15 zł, przyjęto kwotę 2.006,99 zł, natomiast dla pracownika administracyjnego 776,48 zł. Ponadto do odpisu przyjęto 31 emerytowanych nauczycieli (odpis na jednego nauczyciela 733,25 zł) i 11 emerytowanych pracowników obsługi po 129,42 zł. Odpis na nauczycieli emerytów faktycznie jest wyliczany na podstawie waloryzacji o 1,6% kwoty z poprzedniego roku budżetowego (również waloryzowanej w stosunku do lat wcześniejszych). Łącznie w 2007 r. naliczono i przelano na rachunek Funduszu o 5.568,64 zł mniej, niż wynikałoby z prawidłowego wyliczenia. Błędną wysokość odpisu na poszczególnych pracowników stosowano także do obliczenia Funduszu w 2008 r. Po dokonanej korekcie w listopadzie 2008 r., zwiększającej odpis o kwotę 6.824 zł, wielkość odpisu była zgodna z obowiązującymi przepisami – str. 22-24 protokołu kontroli.

Ustalono, że kontrolowana jednostka przeprowadziła inwentaryzację środków trwałych i pozostałych środków trwałych w dniach 29-30 czerwca 2004 r., z wyłączeniem sprzętu komputerowego i budynku LO (który zinwentaryzowano 20 i 30 sierpnia 2004 r.). Inwentaryzacja ta wynikała ze zmiany na stanowisku Dyrektora ZSO. Kolejną inwentaryzację środków trwałych rozpoczęto natomiast z końcem października 2008 r. Podstawą inwentaryzacji jest zarządzenie Pana Dyrektora z 20 października 2008 r., obejmujące przeprowadzenie w terminie do 31 grudnia 2008 r. inwentaryzacji składników majątku ZSO w drodze spisu z natury. Na jego podstawie przewodniczący powołanej komisji inwentaryzacyjnej opracował harmonogram pracy komisji oraz jej podział na poszczególne zespoły spisowe – str. 29-30 protokołu kontroli. Należy wskazać, że w myśl art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymaną, jeżeli inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym, przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. Opisany stan faktyczny wskazuje na uchybienie częstotliwości inwentaryzacji środków trwałych. Z wyjaśnienia Pana Dyrektora wynika, że okoliczność ta była spowodowana przyczynami obiektywnymi (egzaminy sprawdzające, maturalne, rekrutacja) – str. 29-30 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawnych dotyczących rachunkowości i gospodarki finansowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, któremu kierownik jednostki winien powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie zakresu czynności głównego księgowego do przepisów art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do zatwierdzania dokumentów księgowych pod względem formalno-rachunkowym, zgodnie z postanowieniami uregulowań wewnętrznych i art. 45 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

3. Zaewidencjonowanie na koncie 011 ½ wartości początkowej budynku przy ul. Obwodowej, odpowiadającej części budynku posiadanego przez ZSO w trwałym zarządzie.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do przestrzegania obowiązujących zasad poprawiania treści zapisów księgowych.

5. Zwracanie pobieranych od uczniów kaucji wraz z oprocentowaniem.

6. Zawieranie na czas nieoznaczony umów dzierżawy części nieruchomości posiadanej w trwałym zarządzie po uzyskaniu zgody Zarządu Powiatu.

7. Naliczanie i ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od nieterminowo opłacanych należności, mając na uwadze postanowienia § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont...

8. Ustalanie prawidłowej wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych. Rozliczenie z pracownikiem niedopłaconej kwoty 46 zł.

9. Stosowanie prawidłowej podstawy obliczania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Zwiększenie odpisu na ZFŚS za rok 2009 o kwotę 5.568,64 zł odpowiadającą zaniżeniu odpisu za 2007 r.

10. Dotrzymywanie częstotliwości inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych ustalonej przepisem art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Zambrowskiego

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku