 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Gmina Augustów |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Augustowie przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 września 2008 roku (znak: RIO.V.6011-4/08), o treści jak niżej:
Pan Zbigniew Buksiński Wójt Gminy Augustów W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Augustów za okres 2007 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Augustów na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenie budżetu z jednostkami organizacyjnymi. Z ustaleń dotyczących organizacji wewnętrznej kontroli finansowej, w związku z obsadą stanowisk i przydzielonych im zadań, wynika, że nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy wójta gminy. Nieobsadzenie tego stanowiska tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Augustów może być powołany jeden zastępca wójta. Należy wskazać, że dodany do ustawy art. 28g, mający zastosowanie począwszy od obecnej kadencji organów gminy, określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej – z enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m. in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie nie powołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy – str. 3 protokołu kontroli. Ponadto z zapisów w Regulaminie organizacyjnym wynika, iż dla referatu finansowego zostały przypisane zadania, które obecnie stały się nieaktualne, np.: - opracowanie harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu, - prowadzenie zakupu i sprzedaży znaków opłaty skarbowej, - wydawanie zaświadczeń uprawniających do otrzymania bonów paliwowych – str. 7 protokołu kontroli. Również zakres czynności Skarbnika Gminy nie odpowiada treści art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Kierownik kontrolowanej jednostki nie przypisał obowiązków i odpowiedzialności w zakresie: - wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, - dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, - dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Z ustaleń wynika, że w kontrolowanej jednostce nie realizowano obowiązku przeprowadzania kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych, wynikającego z treści art. 187 § 2 ustawy o finansach publicznych, w zakresie przestrzegania przez nie realizacji procedur dotyczących celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. W myśl ustępu 3 przywołanego przepisu kontrolą należy objąć co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych – str. 10 – 11 protokołu kontroli. W sferze rachunkowości badano m.in. prawidłowość opracowania zakładowego planu kont w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020; zm. Dz. U. z 2008 Nr 71, poz. 422). Stwierdzono, że niektóre regulacje zawarte w zpk nie były zgodne z przepisami rozporządzenia – str. 12 protokołu kontroli. Nieprawidłowość dotyczyła wprowadzenia do planu kont pozabilansowych budżetu gminy konta 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”, co skutkowało prowadzeniem na tym koncie pozabilansowym ewidencji zaangażowania wydatków dla wszystkich jednostek budżetowych, tj.: Szkół, GOPS-u i Urzędu Gminy. W myśl ustaleń zwartych w zał. Nr 2 do rozporządzenia, konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych, ujętych w planie finansowym na dany rok, jednostek budżetowych. W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono też nieprawidłowości naruszające wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), poprzez: - opatrywanie zapisów księgowych jedną datą tj. datą dokonania zapisu w ewidencji księgowej, naruszające przepis art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy – str. 14 protokołu kontroli; - nie nadawanie zapisom w dziennikach kolejnych numerów, o czym stanowi przepis art. 14 ust. 2 ustawy; numer dziennika nadawany był dla dokumentu zatytułowanego „suma dokumentu”, był to np. wyciąg bankowy lub polecenie księgowania. Nieprawidłowość spowodowana była wadliwym funkcjonowaniem programu, który po zmodyfikowaniu, począwszy od 2008 roku, automatycznie nadaje numer kolejnym zapisom w dzienniku – str. 15 protokołu kontroli; - księgowanie w dzienniku budżetu operacji na kontach pozabilansowych dotyczących zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego – konto 998 i zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat – konto 999, natomiast w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej konta te nie występowały oraz księgowanie w dzienniku jednostki kont pozabilansowych dotyczących planowanych dochodów budżetu – konto 991, planowanych wydatków budżetu – konto 992 i zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat – konto 998; konta te również nie ujmowano w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej, co skutkowało naruszeniem przepisu art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej – str. 15 protokołu kontroli. Stwierdzono ponadto nieprawidłową ewidencję planu dochodów i wydatków prowadzoną na kontach pozabilansowych 991 „Planowane dochody budżetu” i 992 „Planowane wydatki budżetu” poprzez dokonywanie tylko księgowań zwiększających planowane dochody (po stronie Ma konta 991) i planowane wydatki (po stronie Wn konta 992). Prawidłowa ewidencja w tym zakresie powinna przebiegać następująco: na stronie Wn konta 991 ujmuje się zmiany budżetu, zmniejszające plan dochodów budżetu, natomiast na stronie Ma konta 991 ujmuje się planowane dochody budżetu oraz zmiany budżetu zwiększające planowane dochody; na stronie Wn konta 992 ujmuje się planowane wydatki budżetu oraz zmiany budżetu zwiększające planowane wydatki, zaś na stronie Ma konta 992 ujmuje się zmiany budżetu, zmniejszające plan wydatków budżetu lub wydatki zablokowane – str. 28 protokołu kontroli. Kontrola realizacji obowiązków sprawozdawczych wykazała, że Urząd Gminy jako jednostka budżetowa nie sporządzał kwartalnych sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń i Rb-N o stanie należności. Odpowiedzialnym za ten stan rzeczy jest Wójt, który jako kierownik urzędu nie wypełnił obowiązku, wynikającego z przepisu § 4 pkt 2 lit.a) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) – str. 16-17 protokołu kontroli. W zakresie prawidłowości pobierania dochodów budżetu stwierdzono, że w przypadku nieterminowych opłat za dzierżawę gruntów nie przypisywano i nie egzekwowano należnych gminie odsetek ustawowych. W przyjętej do kontroli próbie kwota nienaliczonych odsetek wyniosła 2,19 zł – str. 67 protokołu kontroli. Ponadto jednostka nie naliczyła i nie pobrała należnych odsetek z tytułu nieterminowej wpłaty dotyczącej zniesienia współwłasności; odsetki wyniosły 14,97 zł - str. 64 protokołu kontroli. Stosownie do treści art. 481 k.c., jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia. Jeżeli stopa odsetek nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Przepisy § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości nakazują ujmowanie w księgach rachunkowych na koniec każdego kwartału należności z tytułu naliczonych a nieopłaconych odsetek. Stwierdzono, że na terenie gminy Augustów w okresie kontrolowanym organ stanowiący nie określił stawek opłaty adiacenckiej wskazywanej treścią art. 98a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) - str. 72 protokołu kontroli Należy podkreślić, że opłaty adiacenckie stanowią prawem określone, a zatem niezależne od woli organów gminy, źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966 ze zm.). Nieokreślenie przez organ stanowiący stawek procentowych opłat adiacenckich uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających wysokość opłat, a tym samym prowadzi do nieuprawnionego zaniechania ustalania i poboru dochodów budżetowych gminy. Dodać też należy, iż ustawodawca określając górne (dopuszczalne) granice stawek procentowych opłat umożliwił organowi stanowiącemu gminy swobodę w miarkowaniu jej wysokości. Jednostka w kontrolowanym okresie poniosła wydatek na budowę wodociągu grupowego z przyłączami dla wsi Żarnowo Pierwsze – str. 72 prot. kontroli. Naruszenia przepisów prawa stwierdzono także w wyniku czynności kontrolnych dokonanych w celu zbadania prawidłowości ustalania i dochodzenia niepodatkowych dochodów budżetowych. Jednostka w ogłoszeniu dotyczącym zbycia nieruchomości zabudowanej położonej w miejscowości Biernatki, gmina Augustów, oznaczonej Nr 148/5, o powierzchni Na podstawie analizy dokumentacji przetargowej dotyczącej zbadanych postępowań, można wysnuć ogólny wniosek, iż kontrolowana jednostka nie praktykuje dokumentowania na piśmie zawiadomień osób wyłonionych jako nabywców o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży, do czego jest zobowiązana na mocy art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Należy wskazać, że dowód zawiadomienia zwycięzcy przetargu o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego stanowi m. in. dokument uzasadniający prawo zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy sprzedaży – str. 66 protokołu kontroli. Ustalono również, iż w wykazie nieruchomości stanowiących własność Gminy Augustów przeznaczonych do dzierżawy na okres 3 lat w drodze publicznego przetargu ustnego oraz ogłoszeniu na dzierżawę zastała zawarta informacja, że przed zawarciem umowy dzierżawy winna być wniesiona opłata. Natomiast w umowach, w § 3 zapisano, iż dzierżawca zobowiązuje się płacić Wydzierżawiającemu czynsz w stosunku rocznym, płatny za 2008 rok przy zawarciu umowy. Zawarto 10 umów dzierżawy i stwierdzono, że 70% wpłat za 2008 rok zostało dokonanych po 10 grudnia 2007 roku tj. po podpisaniu umowy – str. 68 protokołu kontroli. Badając dochody z najmu i dzierżawy nieruchomości, lokali mieszkalnych i użytkowych stwierdzono, że Gmina Augustów nie posiadała opracowanego „Wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy”. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2005 roku Nr 31, poz. 266 ze zm.) Rada Gminy uchwala wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, a stosownie do treści ust. 2 wskazanego artykułu ustawy wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy powinien być opracowany na co najmniej pięć kolejnych lat. Kontroli poddano prawidłowość ustalania i zatwierdzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę. Zadania przedsiębiorstwa wodociągowego na terenie gminy wykonuje Spółka OPTIMA. Rada Gminy od roku 2003 nie podejmowała uchwał w sprawie ustalenia taryf za wodę i ścieki. Z firmą OPTIMA, wyłonioną w drodze przetargu na świadczenie usług utrzymania i eksploatacji urządzeń kanalizacyjnych i wodociągowych wraz ze zbiorowym zaopatrzeniem w wodę i odprowadzeniem ścieków na terenie gminy Augustów, umowę podpisał Wójt Gminy tym samym akceptując proponowaną stawkę za wodę w wysokości proponowanej przez OPTIMĘ. W myśl art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzeniu ścieków (t.j. z 2006 roku Dz.U. Nr 123, poz. 858 ze zm.), taryfy ustalające ceny za wodę i ścieki ustalane są na 1 rok, na podstawie złożonego przez przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne wniosku, którego wzór Minister Infrastruktury zamieścił w rozporządzeniu z dnia 12 marca 2002 roku (Dz. U. Nr 26, poz. 257 ze zm.). Zgodnie z art. 24 ust. 9a-9c przywołanej ustawy, czas obowiązywania ustalonej na dany rok taryfy może być przedłużony, na wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, w drodze uchwały rady gminy, na kolejny okres, nie dłuższy jednak niż 1 rok. Przedłużenie okresu obowiązywania taryfy o jeden rok może odbyć się bez załączania do wniosku szczegółowej kalkulacji cen i stawek opłat. W świetle obecnego stanu prawnego, raz ustalona taryfa nie może zatem obowiązywać dłużej niż 2 lata, przy czym corocznie w tej sprawie powinna zostać podjęta uchwała rady gminy dotycząca albo ustalenia nowych taryf albo przedłużenia okresu obowiązywania taryfy ustalonej na rok poprzedni – str. 70-71 protokołu kontroli. W 2007 roku Urząd Gminy Augustów realizował budowę wodociągu grupowego we wsi Żarnowo. Mieszkańcy tej miejscowości powołali Społeczny Komitet Budowy Wodociągu. Wójt Gminy w zawartym porozumieniu ze Społecznym Komitetem uzależniał przystąpienie do budowy wodociągu od: - opracowania dokumentacji technicznej na budowę wodociągu, - uzyskania wymaganego uzgodnienia i pozwolenia, - poniesienia kosztów związanych z wykonaniem dokumentacji i uzyskaniem pozwolenia przez tenże Społeczny Komitet. Zgodnie z art. 15 przywołanej ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i… na przedsiębiorstwie wodociągowo – kanalizacyjnym spoczywa obowiązek budowy i rozbudowy urządzeń wodociągowych i urządzeń kanalizacyjnych ustalonych przez gminę w studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego, w zakresie uzgodnionym w wieloletnim planie rozwoju i modernizacji, o którym mowa w art. 21 ust. 1 ustawy. Inwestorem budowy wodociągu w Żarnowie Pierwszym była gmina Augustów i w myśl postanowień art. 18 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006r. Nr 156, poz. 1118) to na inwestorze spoczywał obowiązek m.in. opracowania projektu budowlanego. W obecnym stanie prawnym nie ma możliwości uzależnienia rozpoczęcia budowy wodociągu od zrealizowania przez Społeczny Komitet niektórych zadań, które spoczywały na inwestorze – str. 74 – 75 protokołu kontroli. Pośród wydatków bieżących kontroli poddano m. in. wydatki z tytułu wynagrodzeń. Kontrola wykazała, iż w roku 2007 wypłacane były nagrody, w tym np. za koordynowanie wniosku ZPORR. Z tytułu powierzenia dodatkowych zadań należało przyznać dodatek specjalny, co wynika z treści § 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005r. w sprawie wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.) – str. 79 protokołu kontroli. Natomiast w zakresie wydatków budżetowych badaniu poddano prawidłowość rozliczenia kosztów krajowych podróży służbowych w świetle rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) stwierdzając, że pracownicy odbywający podróż służbową własnym samochodem, przed rozpoczęciem podróży nie zwracali się do pracodawcy z wnioskiem o zgodę na odbywanie podróży służbowej takim środkiem lokomocji. W myśl § 5 ust. 1 przywołanego rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca, zaś § 5 ust. 3 stanowi, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Z powyższego wynika, że przesłanką do korzystania z własnego samochodu do celów służbowych jest wniosek pracownika zatwierdzony przez pracodawcę – str. 80-81 protokołu kontroli. Ponadto w jednym przypadku stwierdzono, iż w niewłaściwej wysokości wypłacono koszty podróży – str. 82 protokołu kontroli. Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Badanie prawidłowości zlecania wyjazdów służbowych oraz kontroli i zatwierdzania rachunku kosztów podróży wykazało, iż zlecenie wyjazdu służbowego Wójtowi podpisywał przewodniczący rady. W Statucie Gminy Augustów, w § 84 pkt 2 zapisano „Pozostałych czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec Wójta dokonuje przewodniczący Rady na podstawie uchwały Rady.” Z wyjaśnień udzielonych przez panią skarbnik wynika, iż taka uchwała nie została podjęta. W praktyce rachunki kosztów podróży przedłożone do realizacji (wypłaty kosztów) przez Wójta były podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym przez Sekretarza Gminy, brak jest jednak pisemnych uregulowań w tej kwestii. W myśl przepisów, dotyczącymi standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, ogłoszonych Komunikatem Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58), czynności kontrolne mogą być powierzone przez kierownika pracownikom jednostki. Kierownik jednostki sektora finansów publicznych w myśl art. 44 ustawy o finansach publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli finansowej. W kontrolowanej jednostce uregulowania wymaga kwestia sprawdzania oraz zatwierdzania kosztów podróży służbowych Wójta. W wyniku kontroli gospodarki środkami pieniężnymi stwierdzono. iż w 67% badanych przypadków brak dat odbioru gotówki z kasy. Obowiązek uzyskania podpisu osoby przyjmującej gotówkę wraz z zamieszczeniem daty jej odbioru został nałożony treścią art. 21 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości. Stwierdzono uchybienia w stosowaniu klasyfikacji wydatków budżetowych w świetle rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726). Wydatki związane z zakupem papieru do ksera, zakupem akcesoriów komputerowych były ujmowane w § 4210 Zakup materiałów i wyposażenia. Tymczasem, zgodnie z treścią wskazanych przepisów wydatki tego rodzaju należało ujmować w § 4740 Zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych, a wydatki z tytułu zakupu akcesoriów komputerowych należało ujmować w § 4750 Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji – str. 83 protokołu kontroli. Większość zamówień, m. in. na usługi remontowe była o wartości poniżej 14.000 euro, a więc nie było obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) gmina zobowiązana była do dokonywania wydatków w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. W złożonym wyjaśnieniu Wójt poinformował, że wykonawcy byli wyłaniani po sprawdzeniu ofert cenowych u kilku wykonawców. Jednak gmina nie posiadała pisemnych procedur udzielania zamówień o wartości szacunkowej poniżej 14.000 euro. Z regulacji art. 47 ustawy o finansach publicznych wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do zorganizowania odpowiedniego systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Wykonywanie kontroli powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych w formie pisemnej – str. 86 protokołu kontroli. Kontrola wykazała, że naruszany był obowiązek przedkładania Skarbnikowi Gminy, do kontrasygnaty umów poświadczających dokonanie czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań finansowych, wynikający z treści art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Ustalenia w tym zakresie zostały zawarte w opisie na stronach 90 i 124 protokołu kontroli. Badaniu poddano również prawidłowość udzielania zamówień publicznych w świetle postanowień ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223. poz. 1655). Stwierdzono, że w przetargu na wykonanie dokumentacji projektowej odcinka drogi gminnej Nr 102626B Biernatki-Grabowo, o długości 1.700 mb wartość zamówienia została oszacowana na kwotę 232.465,97 zł netto oraz 283.608,48 zł brutto, co wynikało z kosztorysu inwestorskiego. Najniższa zaproponowana cena, wynikająca z oferty Nr 3 wynosiła 126.685,36zł (brutto), co stanowiło 44,66% przeznaczonej przez zamawiającego kwoty na realizację w.w. zadania i stanowiło podstawę do przypuszczeń, iż oferta zawierała rażąco niską cenę. Przy rozpatrywaniu ofert niezmiernie istotna jest właściwa ocena wysokości ceny zawartej w ofercie jako rażąco niskiej, której dokonuje się przy badaniu wstępnym ofert, gdyż w przypadku uzasadnionych wątpliwości w tym zakresie zamawiający powinien wszcząć, na podstawie art. 90 upzp, szczegółową procedurę wyjaśniającą w celu ustalenia możliwości odrzucenia oferty wykonawcy na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 4 upzp. Zgodnie z przepisem art. 90 ust. 1 upzp, zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się w formie pisemnej do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Badanie takie musi zakończyć się ostateczną kwalifikacją wysokości ceny zawartej w ofercie. Jeśli cena danego wykonawcy w zestawieniu z cenami zaproponowanymi przez innych wykonawców, kalkulacją zamawiającego lub ceną rynkową wydaje się zatem rażąco niska, zamawiający jest zobligowany zwrócić się w formie pisemnej do takiego wykonawcy z prośbą o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, powinien wziąć pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne oraz inne okoliczności pod warunkiem, że mają one obiektywny charakter. Jeżeli jednak wykonawca nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zamawiający jest zobligowany odrzucić ofertę takiego wykonawcy na podstawie przepisu art. 90 ust. 3 ustawy – str. 103-104 protokołu kontroli. Badając gospodarowanie nieruchomościami stwierdzono, że gmina nie posiada ustalonych przez organ stanowiący zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, uchwała rady gminy jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość; do czasu określenia zasad wójt może dokonywać tych czynności wyłącznie za zgodą rady gminy – str. 112 protokołu kontroli. Jak wyjaśnił Wójt Gminy Zbigniew Buksiński sprawa podjęcia przez Radę uchwały w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania........ była poruszana na sesji Rady Gminy Augustów jednakże Rada nie podjęła stosownej uchwały. W przypadku nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata każdorazowo były podejmowane odrębne uchwały. Obowiązek podjęcia przez organ stanowiący stosownej uchwały wynika z przepisu art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Ustalono również, iż Pan Wójt nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, do czego był zobowiązany z mocy art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 112 protokołu kontroli. W zakresie prawidłowości prowadzenia ewidencji aktywów trwałych stwierdzono, że ujmowano do ewidencji pozostałych środków trwałych przedmioty, których wartość jednostkowa była niższa od wartości minimalnej określonej w przepisach wewnętrznych, wynoszącej 300 złotych. Na 228 pozycji pozostałych środków trwałych, ujętych w księgach inwentarzowych 88 nie spełniało wymienionego wymogu, co stanowiło 38,59% wszystkich zapisów – str. 114-115 protokołu kontroli. Kolejnym obszarem objętym kontrolą była prawidłowość prowadzenia gospodarki magazynowej. Ustalono, że na koncie 310 „Materiały” prowadzona była ewidencja paliwa zakupionego do samochodów strażackich i motopompy. Przyjęte w praktyce rozwiązania dotyczące księgowania zakupionych materiałów były odmienne od ustalonych w regulacjach wewnętrznych. Kontroli poddano prawidłowość rozliczania paliwa za okres od 1 listopada do 31 grudnia 2007 roku i stwierdzono rozbieżność stanu paliwa wykazaną w ewidencji księgowej ze stanem paliwa wykazanym w kartach drogowych poszczególnych OSP na dzień 31 grudnia 2007 roku wynoszącą Badaniu poddano również prawidłowość przeprowadzania inwentaryzacji. Stwierdzono, że Urząd Gminy na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) wezwał Gminny Ośrodek Kultury w Żarnowie do potwierdzenia salda pozostałych środków trwałych będących własnością Urzędu Gminy. Zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jednostki, którym powierzono do używania składniki aktywów są zobowiązane do objęcia inwentaryzacją tych składników i powiadomienia o wynikach spisu jednostkę będącą właścicielem składników aktywów – str. 121 – 122 protokołu kontroli. W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13§ 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń. W grupie podatników opłacających podatek leśny w formie łącznego zobowiązania pieniężnego stwierdzono uchybienia polegające na nie wyegzekwowaniu od podatników informacji w sprawie podatku leśnego, co uniemożliwiło sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych. Dane zawarte w informacjach pozwalają jednoznacznie ustalić czy las podlega obciążeniu, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym – str. 42 protokołu kontroli. Przeprowadzona analiza powszechności i prawidłowości obciążania podatkiem od nieruchomości osób fizycznych wykazała (w 1 przypadku) brak opodatkowania gruntów pod drogami wewnętrznymi. Zaniżenie podatku z tego tytułu wynosiło 396,00 zł – str. 44 protokołu kontroli. Kontrola ustaliła również przypadki braku opodatkowania gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jak wskazano w opisie na str. 45 protokołu kontroli zaniżenie podatku wyniosło 129,00 złotych. Badanie w zakresie prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowało również zagadnienia dotyczące stosowania ulg i zwolnień ustawowych w omawianej należności. Stwierdzone w tym obszarze nieprawidłowości dotyczyły udzielania ulg inwestycyjnych a polegały one na niezgodności kwot ujętych do zestawienia poniesionych wydatków z kwotami wynikającymi z przedłożonych faktur. Jak wskazano na str. 38-39 protokołu kontroli nieprawidłowość wystąpiła w 2 przypadkach. W pierwszym z nich zawyżono kwotę ulgi o 110,22 zł poprzez ujęcie do zestawienia faktury oraz korekty do tejże faktury (decyzja PF 3111/1/3/07), zaś w drugim przypadku zaniżono kwotę ulgi o 2.000,00 zł, powodem czego było nie ujęcie do zestawienia wcześniej wpłaconej zaliczki (decyzja PF 3111/1/10/07). Badanie zagadnień z zakresu prawidłowości samoopodatkowania osób prawnych podatkiem od nieruchomości, doprowadziło do następujących ustaleń: - podatnik o nr ewidencyjnym ..... w złożonej deklaracji podatkowej wykazał grunty związane z działalnością gospodarczą w kategorii grunty pozostałe, co jak wskazano na str. 48 protokołu kontroli spowodowało zaniżenie podatku wynoszące 107,80 zł, - kontrolowana jednostka, w złożonej deklaracji podatkowej, w części „Informacja o nieruchomościach zwolnionych” nie wykazała powierzchni Analizie poddano również decyzje podatkowe wydane na podstawie art. 67a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Przedmiotem kontroli był sposób prowadzenia postępowania podatkowego oraz zebrany materiał dowodowy. Zgodnie ze wskazanym przepisem organ podatkowy wydaje decyzję przyznającą ulgę w zapłacie podatku w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym. Obowiązek ustalenia czy owe przesłanki występują ciąży na organie podatkowym (jego służbach) a realizowany być winien poprzez zebranie materiału dowodowego w trakcie postępowania podatkowego. Z analizy zgromadzonych materiałów dowodowych wynika, że w przypadku decyzji wymienionych w opisie na stronach 59-60 protokołu kontroli organ podatkowy naruszył art. 187 § 1 Ordynacji podatkowej i nie przeanalizował zgromadzonych dowodów pod kątem obniżenia zdolności płatniczej podatnika. Ustalono, iż posiadane przez kontrolowaną jednostkę procedury kontroli nie zawierają opisu trybu i terminów przeprowadzania kontroli podatkowych w siedzibie podatnika, co może mieć zasadnicze znaczenie przy prawidłowym wymiarze należności podatkowych – str. 61 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż z treści art. 281 Ordynacji podatkowej wynika obowiązek przeprowadzania przez organy podatkowe pierwszej instancji, kontroli podatkowych, m. in. u podatników, których celem jest sprawdzenie czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie formalno – prawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one przypadków nie stosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu, tj. przepisów art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 43, 57 protokołu kontroli. Kontrola prawidłowości i rzetelności sporządzania sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2007 wykazała, że w podatku od nieruchomości nie wykazano skutków finansowych w kwocie 332.997,22 zł (zawyżono skutki finansowe o kwotę 25.275,40 zł oraz zaniżono kwotę skutków o 358.272,62 zł) – wyliczenie kwoty skutków na str. 61-62 protokołu kontroli. Obowiązujące zasady sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-PDP, zawarte są w załączniku nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Przepis § 4 pkt 2 lit. a) przywołanego rozporządzenia nakłada obowiązek sporządzania omawianego sprawozdania na przewodniczącego jednostki samorządu terytorialnego. Nierzetelne wykazanie omawianych skutków ma wpływ na prawidłowość ustalenia kwoty podstawowej stanowiącej element składowy części wyrównawczej subwencji ogólnej dla gmin. W udzielonej odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, pismem nr PF.0911/1/05 z dnia 14 stycznia 2005 roku, Pan Wójt poinformował, że zostały uzupełnione procedury kontroli finansowej, a na najbliższej sesji zostanie podjęta uchwała w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata. Ustalenia kontroli wykazały, że nie zostały uzupełnione procedury kontroli finansowej. Kompletne procedury zostały wprowadzone dopiero od 1 stycznia 2008 roku. Natomiast w/w uchwała nie została podjęta, a jej projekt nie został przedłożony na sesji Rady Gminy. Należy wskazać, iż niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych jest czynem zagrożonym karą grzywny, stosownie do przepisu art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – str. 127 protokołu kontroli. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy. Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Podjęcie stosownych działań zmierzających do uregulowania kwestii dotyczących sposobu wykonywania, w zastępstwie lub z upoważnienia, zadań wchodzących w zakres kompetencji organu wykonawczego, mając na uwadze wskazane regulacje prawne oraz zapewnienie ciągłości funkcjonowania gminy podczas nieobecności Pana Wójta. 2. Dokonanie aktualizacji zadań referatu finansowego określonych w Regulaminie organizacyjnym. 3. Powierzenie zadań i obowiązków Skarbnikowi Gminy w sposób spełniający wymogi wskazanych przepisów ustawy o finansach publicznych. 4. Realizowanie obowiązku nałożonego na organ wykonawczy przepisami ustawy o finansach publicznych w zakresie kontroli podległych jednostek organizacyjnych. 5. Dostosowanie zakładowego planu kont do wymagań wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont..., przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia. 6. Zobowiązanie skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez: a) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości; b) prowadzenie ewidencji księgowej w sposób umożliwiający uzgodnienie obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej; c) prawidłową ewidencję na kontach pozabilansowych 991 „Planowane dochody budżetu” i 992 „Planowane wydatki budżetu” w sposób wskazany w niniejszym wystąpieniu. 7. Sporządzanie przez Urząd Gminy kwartalnych sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń i Rb-N o stanie należności. 8. Naliczanie i ewidencjonowanie odsetek od nieterminowo wnoszonych dochodów. 9. Przestrzeganie obowiązujących procedur w zakresie zbywania nieruchomości, m. in. poprzez właściwe wskazywanie w ogłoszeniach form wnoszenia wadium. 10. Informowanie na piśmie osób wyłonionych jako nabywców o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży. 11. Opracowanie „Wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy”. 12. Stosowanie właściwych procedur przy ustalaniu taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków, wynikających z obowiązujących w tym zakresie przepisów wskazanych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu. 13. Wypełnianie obowiązku w zakresie ponoszenia kosztów związanych z opracowaniem dokumentacji na budowę wodociągów. 14. Stosowanie odpowiednich składników wynagrodzenia w przypadku powierzania pracownikom dodatkowych zadań. 15. Zlecanie odbywania podróży służbowej pojazdami prywatnymi pracowników na podstawie wniosków pracownika o odbycie podróży służbowej własnymi środkami lokomocji. 16. Uregulowanie w przepisach wewnętrznych kwestii sprawdzania oraz zatwierdzania kosztów podróży służbowych Wójta. 17. Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych na terenie kraju. 18. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej. 19. Opracowanie pisemnych procedur udzielania zamówień o wartości poniżej 14.000 euro. 20. Przedkładanie Skarbnikowi celem kontrasygnowania dokumentów poświadczających dokonanie czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań finansowych. 21. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych, poprzez badanie złożonych ofert pod kątem rażąco niskiej ceny. 22. Opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały regulującej zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, z uwzględnieniem wskazanych przepisów ustawy o samorządzie gminnym, mając na uwadze omówioną w części opisowej wystąpienia zmianę tych przepisów. 23. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. 24. Zaniechanie ewidencjonowania pozostałych środków trwałych niespełniających normatywu wartościowego, wynikającego z uregulowań wewnętrznych na koncie 013. 25. Egzekwowanie od jednostek, którym powierzono aktywa trwałe, powiadomienia o wynikach spisu. 26. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego i podatku leśnego. 27. Zachowanie prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości w świetle obowiązujących przepisów o podatkach i opłatach lokalnych. 28. Zachowanie powszechności opodatkowania nieruchomości związanych z działalnością gospodarczą. 29. Stosowanie prawidłowo ulg inwestycyjnych w podatku rolnym. 30. Wydawanie prawidłowych pod względem formalno-prawnym decyzji z uwzględnieniem obowiązujących przepisów ustawy Ordynacja podatkowa. 31. Realizowanie obowiązku przeprowadzania kontroli podatkowych w siedzibie podatnika, wynikającego z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej, m. in. poprzez opracowanie dokumentacji dotyczącej trybu i terminów kontroli. 32. Określanie stosowną decyzją wysokość powstałej nadpłaty zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Zaliczanie stwierdzonej nadpłaty z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonywanie zwrotu z urzędu. 33. Zapewnienie rzetelnego sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy. 34. Rzetelne informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych. O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Do wiadomości Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku Zespół w Suwałkach Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437562 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437562 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |