 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Miasto i Gmina Knyszyn |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Knyszynie przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 marca 2009 roku (znak: RIO.I.6011-19/08), o treści jak niżej:
Pan Andrzej Matyszewski Burmistrz Knyszyna W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Knyszyn za 2007 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Knyszynie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, wykonanie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. Nieprawidłowości i uchybienia stwierdzono w zakresie następujących zagadnień: Badając zagadnienia organizacyjne dotyczące Urzędu Miejskiego i jednostek organizacyjnych gminy oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi ustalono, że Urząd Miejski prowadził w referacie finansowym obsługę finansowo-księgową dwóch jednostek budżetowych – Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej i Przedszkola w Knyszynie (finansowanych, tak jak Urząd, bezpośrednio z rachunku bankowego budżetu gminy) oraz instytucji kultury – Knyszyńskiego Ośrodka Kultury, a także sprawy płacowe dotyczące pracowników Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych. Obowiązek prowadzenia obsługi tych jednostek wpisany został do zakresów czynności pracowników referatu finansowego, nie znalazł natomiast odzwierciedlenia w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu, nadanym przez Pana Burmistrza zarządzeniem nr 33/07 z dnia 23 maja 2007 r., określającym jego strukturę i zadania. Poza tym jednostka budżetowa pod nazwą Obsługa Finansowo-Księgowa Szkół Gminy Knyszyn prowadziła, za pomocą wyodrębnionego rachunku bankowego służącego gromadzeniu dochodów i finansowaniu wydatków, skoncentrowaną obsługę jednostek oświaty – str. 11, 125 protokołu kontroli. Stwierdzono, że obsługa finansowo-księgowa była zorganizowana w sposób nieodpowiadający wymogom prawa: - Obsługa Finansowo-Księgowa Szkół Gminy Knyszyn sporządzała i przedkładała Panu Burmistrzowi zbiorczą sprawozdawczość budżetową, a także zbiorcze, podpisane przez głównego księgowego, projekty planów i plany finansowe dochodów własnych jednostek oświatowych – str. 19, 128, 130-131 protokołu kontroli. Stosownie do art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), kierownik każdej jednostki sektora finansów publicznych odpowiedzialny jest za całość jej gospodarki finansowej. Uprawnienia i odpowiedzialność dyrektorów szkół w sposób jasny określa też ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, 2572 ze zm.), stanowiąc w art. 39 ust. 1 pkt 5, że dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Zadania kierowników jednostek budżetowych w zakresie opracowywania planów finansowych określone są w przepisach §§ 4-5, 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz.783 ze zm.). Obowiązek sporządzania sprawozdań budżetowych przez kierownika każdej jednostki budżetowej wynika zaś z § 4 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). Z kolei sprawozdania zbiorcze, w szczegółowości sprawozdań jednostkowych, powinny być sporządzane przez Pana Wójta na podstawie sprawozdań jednostkowych – § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia; - nie wyodrębniono dostatecznie w sferze rachunkowości Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Przedszkola w Knyszynie. Operacje dotyczące tych jednostek dotychczas ewidencjonowane były w ramach ksiąg rachunkowych Urzędu Miejskiego, z analitycznym wyodrębnieniem operacji gospodarczych dotyczących tych jednostek, pozwalającym na sporządzenie jednostkowych sprawozdań finansowych i budżetowych. Należy wskazać, iż zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) gminne jednostki budżetowe objęte są podmiotowym zakresem tej ustawy i zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy – str. 129 protokołu kontroli. W wyniku analizy prawidłowości opracowania dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, dokonanej w świetle postanowień art. 10 ustawy o rachunkowości oraz przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) stwierdzono, że w zarządzeniu nr 8/05 Pana Burmistrza z dnia 31 maja 2005 r. w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości zostały przyjęte zasady funkcjonowania kont opisane w załącznikach nr 1 i nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów. W wykazach kont syntetycznych (dla budżetu gminy, jednostek budżetowych) zamieszczone zostały nazwy kont oznaczonych symbolem trzycyfrowym wynikające z rozporządzenia. W wykazach kont pomocniczych (dla budżetu gminy i dla jednostek budżetowych) powtórzono trzycyfrowe symbole kont syntetycznych, uzupełnione po kresce jedną lub dwoma cyframi oraz nazwą związaną z dodatkowymi cyframi. Jak ustalono, wymienione w wykazach kont pomocniczych konta prowadzone przy użyciu programu komputerowego funkcjonowały faktycznie jako konta księgi głównej, na których dokonywano rejestracji zdarzeń zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, równocześnie z ewidencją w dzienniku. Konta te były też objęte zestawieniem obrotów i sald kont księgi głównej. Zgodnie z regulacją zawartą w art. 16 ustawy o rachunkowości, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, zbiorów danych, uzgadnianych z saldami i zapisami księgi głównej (zasada taka została wymieniona w postanowieniach ogólnych załącznika nr 1 do zarządzenia Pana Burmistrza). Zakładowy plan kont nie określa natomiast rodzajów prowadzonych kont ksiąg pomocniczych nieobjętych programem komputerowym (np. podstawowych środków trwałych, które w rzeczywistości prowadzone są w postaci „kart środka trwałego”). W wykazie kont wprowadzono również konto o symbolu B000 o nazwie „Konto pomocnicze”, nie opisano jednakże jego przeznaczenia oraz zasad funkcjonowania. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że konto to wykorzystywane było, jako konto przeciwstawne, przy zapisach na kontach pozabilansowych, dotyczących głównie zaangażowania wydatków, przy czym wskazania wymaga, że w ogólnych zasadach prowadzenia ksiąg rachunkowych ustalono, że konta pozabilansowe pełnią wyłącznie funkcję informacyjno-kontrolną oraz, że na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednostronny, który nie podlega uzgadnianiu z dziennikami ani innymi urządzeniami ewidencyjnymi – str. 14, 109, 113 protokołu kontroli. Analiza wykazała również, że w zakresie prowadzenia rachunkowości przy pomocy komputera (w tym w zakresie rachunkowości podatkowej) nie określono w dokumentacji wersji stosowanego oprogramowania oraz daty rozpoczęcia jego eksploatacji – str. 16, 60 protokołu kontroli. Wymogi co do treści zakładowego planu kont oraz opisu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera określają przepisy art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a), c) ustawy. Odnośnie regulacji wewnętrznych z zakresu rachunkowości wskazania również wymaga, iż w zarządzeniu Pana Burmistrza z dnia 28 czerwca 2005 r. w sprawie ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej nie został określony sposób dokumentowania inwentaryzacji rozrachunków oraz jej wyników – str. 30-31 protokołu kontroli. Uregulowanie wewnętrzne tej kwestii jest właściwe wobec braku przepisów powszechnie obowiązujących w kwestii stosowania poszczególnych metod inwentaryzacji oraz w świetle postanowień art. 27 ustawy o rachunkowości, dotyczących obowiązku należytego udokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji oraz powiązania jej wyników z zapisami ksiąg rachunkowych. W wyniku badania poprawności dowodów księgowych i zapisów księgowych sierdzono uchybienia polegające na tym, że: a) dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów księgowych nie posiadały niektórych cech wymienionych w § 8 wewnętrznej Instrukcji w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo – księgowych. Zgodnie z ustaleniem zawartym w § 8 pkt 3 Instrukcji prawidłowy dowód księgowy winien być zadekretowany przez odpowiedniego pracownika oraz oznaczony numerem w sposób zezwalający na powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi. W badanej próbie dowodów księgowych stwierdzono brak pełnej dyspozycji o sposobie ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji) oraz oznaczania numerem w sposób określony w Instrukcji. Stwierdzono, że wpisu w postaci numeru pozycji, pod jaką określony plik dowodów księgowych (np. wyciąg bankowy, raport kasowy) został zapisany w dzienniku dokonywano tylko na tym dowodzie zbiorczym – źródłowe dowody księgowe, dokumentujące dokonywanie operacji gospodarczych, nie posiadały takich oznakowań – str. 16 protokołu kontroli; b) określenia sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych dokonywano w sposób odbiegający od postanowień zawartych w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, a mianowicie: - na źródłowych dowodach księgowych zamieszczano klauzulę o ich zatwierdzeniu do wypłaty zawierającą klasyfikację budżetową oraz symbole kont, na jakich operacja wyrażona tym dokumentem powinna zostać zewidencjonowana w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej; na dowodach źródłowych brak było natomiast wskazania sposobu ujęcia operacji w księgach budżetu gminy, - sposób ujęcia dowodów w księgach rachunkowych budżetu gminy wskazywany był kwotami zbiorczymi (sumami szeregu operacji dokonywanych na rachunku bankowym) na wyciągu bankowym; z dokumentu tego nie można ustalić kto dokonał dekretacji – str. 16-17 protokołu kontroli. W ramach kontroli przychodów budżetu ustalono, że w 2007 roku, w oparciu o stosowne upoważnienia Rady Miejskiej, został zaciągnięty kredyt długoterminowy w kwocie 600.000 zł na finansowanie budowy sali sportowej w Zespole Szkół w Kalinówce Kościelnej. Kredytu, na podstawie umowy podpisanej przez Pana Burmistrza w dniu 19 czerwca 2007 r., udzielił Bank Inicjatyw Społeczno-Ekonomicznych (BISE) ze środków Banku Rozwoju Rady Europy. Zaciągnięcie wskazanego kredytu oceniono również pod kątem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Stosownie do art. 34 ust. 4 Prawa zamówień publicznych wartość zamówienia na usługi bankowe stanowią opłaty, prowizje, odsetki i podobne świadczenia. Na podstawie postanowień umowy ustalono, że wartość zamówienia wynosiła 76.226,65 zł (oprocentowanie kredytu oraz prowizja przygotowawcza), co stanowiło równowartość 17.375,58 euro. Kontrolującym okazano pismo Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 2.09.2004 r., skierowane do przedstawiciela Zarządu Banku w sprawie interpretacji przepisów Prawa zamówień publicznych. Wynika z niego m.in., że w przypadku korzystania przez jednostki samorządu terytorialnego ze środków Banku Rozwoju Rady Europy, udostępnianych przez BISE na finansowanie projektów z zakresu ochrony zdrowia i edukacji, można rozważać istnienie przesłanki zastosowania trybu zamówienia publicznego z wolnej ręki określonej w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy (usługa może być świadczona przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze). Jak stanowi art. 66 Prawa zamówień publicznych, zamówienie z wolnej ręki to tryb postępowania, w którym zamawiający zawiera umowę po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą. Wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści umowy oraz ogólne warunki umowy lub wzór umowy (art. 68 ust. 1 ustawy). Najpóźniej w dniu zawarcia umowy wykonawca zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (art. 68 ust. 2 ustawy). Ponadto ustawa w art. 96 zobowiązuje zamawiającego do sporządzenia pisemnego protokołu postępowania zawierającego co najmniej: opis przedmiotu zamówienia, informację o trybie postępowania, cenę oraz wskazanie wybranej oferty. Szczegółowe informacje, jakie powinien zawierać protokół postępowania prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki określało w dacie zawarcia umowy kredytowej rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 87, poz. 606). Według rozporządzenia protokół winien zawierać m.in. powody zastosowania przez zamawiającego innego trybu udzielenia zamówienia niż tryby podstawowe. Ustawa wymaga również – w art. 17 ust. 2 – od osób biorących udział w postępowaniu złożenia oświadczenia, o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających ich wyłączenie z postępowania, wyspecyfikowanych w art. 17 ust. 1. Kontrolującemu nie okazano dokumentów potwierdzających dokonanie czynności wymaganych ustawą dla postępowania w sprawie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie z wolnej ręki. Poza okazaną kontrolującym, niewiążącą interpretacją UZP ustalono, że zawarcie umowy kredytowej było poprzedzone skierowanym do BISE wnioskiem o kredyt Pana Burmistrza z dnia 6 kwietnia 2007 r., do którego zostały dołączone uchwały Rady Miejskiej w sprawie zmian w budżecie i w sprawie zaciągnięcia kredytu długoterminowego – str. 34-37 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż zgodnie z podstawowymi zasadami udzielania zamówień publicznych zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy (art. 7 ust. 3), a postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej (art. 9 ust. 1). Jak zaś wynika z art. 10 ust. 2 ustawy udzielenie przez zamawiającego zamówienia w trybie innym niż tryby podstawowe może nastąpić tylko w przypadkach określonych w ustawie – z tego względu zamawiający w dokumentacji postępowania winien wskazać i uzasadnić wybór przesłanki zastosowania innego trybu udzielenia zamówienia. Podkreślenia przy tym wymaga, że udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki nie jest tożsame ze zwolnieniem z przestrzegania reżimu ustawy. W wyjaśnieniu w omawianej sprawie Pan Burmistrz wskazał m.in., że „Realizacja zamówienia przedmiotowej usługi w zakresie udzielenia kredytu mogła być powierzona tylko jednemu wykonawcy. Świadomość istnienia przesłanki odnoszącej się do względów technicznych o charakterze obiektywnym sprawiła, iż zamówienie usługi potraktowaliśmy na równi z usługą zwolnioną na podstawie art. 4 pkt 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – stąd brak dokumentacji potwierdzającej dokonanie czynności wymaganych ustawą dla postępowania w sprawie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie z wolnej ręki” oraz, że „…czynności w zakresie negocjacji z jednym wykonawcą praktycznie zostały przeprowadzone, lecz dokumentacja ogranicza się do opisu indywidualnego projektu.” (załącznik nr 6 do protokołu kontroli). W toku kontroli dochodów z udostępniania składników majątkowych gminy ustalono, że na podstawie umowy najmu lokalu użytkowego z dnia 17 listopada 2003 r. badana jednostka oddała w najem na czas nieokreślony pomieszczenie przy ul. Rynek 39. Ewidencja analityczna prowadzona na koncie 221-6 dla kontrahenta wykazała, iż w okresie lipiec – grudzień 2007 r. nie uiścił on czynszu za najem na sumę 629,93 zł (6x104,99 zł). W dniu 06.12.2007 r., w związku z pisemnymi wezwaniami do zapłaty, kontrahent uregulował swoje należności do kwoty 533,73 zł (czynsz za okres lipiec-listopad 2007 r. plus koszty upomnienia), nie uregulował natomiast należności z tytułu czynszu za grudzień w kwocie 104,99 zł. Stosownie do § 7 pkt 8 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Stwierdzono, iż za badany okres jednostka nie naliczyła i nie pobrała należnych odsetek ustawowych z tytułu zaległości w opłacie czynszu w kwocie 15,36 zł. Ponadto kontrolujący ustalił, że jednostka nie dokonała z dniem 1 stycznia 2008 r. waloryzacji czynszu o procent inflacji za rok ubiegły zgodnie ze wskaźnikiem GUS, przewidzianej w § 6 pkt 2 umowy z najemcą. W wyniku zaniechania waloryzacji należności uszczuplono dochody budżetu za okres styczeń – maj 2008 r. o 13,10 zł (z końcem maja 2008 r., w związku z nieterminowymi płatnościami, umowa z kontrahentem została rozwiązana). Wskazania też wymaga, iż pracownikowi, który faktycznie zajmuje się naliczaniem należności z tytułu najmu nie przypisano takich obowiązków w zakresie czynności nadanym w dniu 2 kwietnia 2007 r. – str. 63-64 protokołu kontroli. W wyniku czynności kontrolnych w zakresie prawidłowości procedury zbycia nieruchomości stwierdzono następujące uchybienia: - ogłoszenie o drugim przetargu na sprzedaż nieruchomości (działki gruntu i segmentu garażowego) z kwietnia 2008 r. nie zawierało informacji o terminie przeprowadzenia poprzedniego przetargu; stosownie do art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004, nr 261 poz. 2603 ze zm.), w razie ogłoszenia kolejnego przetargu należy w ogłoszeniu wskazać również terminy przeprowadzenia poprzednich przetargów – str. 72 protokołu kontroli, - przewodniczący komisji przetargowej nie sporządził protokołu z przeprowadzonego drugiego przetargu na sprzedaż nieruchomości. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108) w § 10 ust. 1 stanowi, iż przewodniczący komisji sporządza protokół przeprowadzonego przetargu. Badany przetarg, według art. 40 ust. 4 ustawy gospodarce nieruchomościami, zakończył się wynikiem negatywnym z powodu braku ofert, co w świetle wskazanych regulacji nie zwalnia z obowiązku sporządzenia protokołu – str. 72 protokołu kontroli. Kontrola realizacji dochodów z tytułu opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wykazała, iż w przypadku jednego zezwolenia na sprzedaż alkoholu o zawartości do 4,5% oraz piwa podmiot, który korzystał z zezwolenia złożył oświadczenie o rocznej sprzedaży napojów alkoholowych o wartości 52.200 zł. Stosownie do art. 111 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.), opłata w takim przypadku wynosi 1,4% ogólnej sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim, czyli 730,80 zł. Na podstawie przedstawionej dokumentacji stwierdzono, iż przedsiębiorca dokonał wpłaty kwoty 593,60 zł – o 137,20 zł mniejszej niż to wynika z obowiązujących przepisów (w trakcie kontroli wskazana kwota została uiszczona i zarachowana do dochodów 2009 roku). Ponadto, jak stanowi art. 18 ust. 12 pkt 5 przywołanej ustawy, zezwolenie na sprzedaż alkoholu wygasa m.in. w przypadku niedokonania opłaty w prawidłowej wysokości. Ustalono, iż na podstawie badanego zezwolenia podmiot korzystał z możliwości sprzedaży napojów alkoholowych do dnia 30.09.2008 r. i do tego czasu nie wydano decyzji o jego wygaśnięciu. Zgodnie z art. 18 ust. 13 ustawy, przedsiębiorca, którego zezwolenie wygasło m.in. z tytułu nieuiszczenia opłaty w prawidłowej wysokości może wystąpić z wnioskiem o wydanie nowego zezwolenia nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia wydania decyzji o wygaśnięciu zezwolenia. Sprawy dotyczące wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych należą do zakresu obowiązków inspektora ds. obywatelskich – str. 74 protokołu kontroli. W trakcie kontroli stwierdzono, że gmina Knyszyn jest właścicielem nieruchomości gruntowej o nr 1146/1, w której znajdują się kopaliny żwiru. Gmina nie posiada koncesji na wydobywanie tej kopaliny w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2005 r., Nr 228, poz. 1947 ze zm.). Na podstawie zbadanej dokumentacji z lat 2007 - 2008 ustalono, iż żwir jest udostępniany mieszkańcom gminy w trybie pisemnych wniosków o jego pobór oraz zgody na pobór – zezwoleń wydawanych przez Pana Burmistrza, zawierających oznaczenie osoby uprawnionej do poboru żwiru, jego ilość, cel poboru oraz termin wykorzystania (w wymienionym okresie wydanych zostało 199 takich zezwoleń). Gmina nie realizuje dochodów w związku z poborem żwiru z jej nieruchomości, nie ponosi też z tego tytułu wydatków budżetowych. Należy wskazać, że art. 15 ust. 4 Prawa geologicznego i górniczego zawiera zakaz wydobywania kopalin wykonywanego inaczej niż jako koncesjonowana działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej – str. 74-76 protokołu kontroli. W tej sprawie skierowałem odrębne pismo do Starosty Powiatu Monieckiego – organu pierwszej instancji, w świetle przepisów przywołanej ustawy, w sprawach należących do właściwości administracji geologicznej. Pośród wydatków bieżących badaniu poddano m.in. wydatki gminy z tytułu dotacji celowych na finansowanie i dofinansowanie zadań zleconych do realizacji podmiotom niepublicznym, które w 2007 r. wyniosły 35.000 zł. Całość tej kwoty została przekazana, po przeprowadzeniu dwóch postępowań konkursowych, stowarzyszeniu UKS „Podlasiak Knyszyn” na realizację zadań publicznych w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu. Kontrola udzielenia dotacji oraz jej rozliczenia, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U nr 264, poz. 2207) oraz postanowienia zawartych umów dotacyjnych, wykazała następujące nieprawidłowości: a) w obu postępowaniach (ogłoszonych w dniu 19 marca i 2 sierpnia 2007 r.) komisja konkursowa powołana do oceny ofert nie zawarła w protokołach z posiedzeń wyników oceny ofert pod kątem możliwości realizacji zadania przez organizację pozarządową, oceny przedstawionych kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania, wraz z uwzględnieniem wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania, co stanowi naruszenie przepisów art. 15 ustawy; wskazać przy tym należy, że w pierwszym konkursie Klub złożył ofertę realizacji zadania przewidującą finansowanie ze środków dotacji w kwocie 25.000 zł, podczas gdy określona w ogłoszeniu o konkursie kwota środków publicznych przeznaczonych na ten cel opiewała na kwotę 15.000 zł – str. 78, 79-80 protokołu kontroli; b) do umowy dotacyjnej z dnia 23 kwietnia 2007 r. nie dołączono zaktualizowanego – stosownie do kwoty przyznanej dotacji – kosztorysu wykonania zadania, z tego względu na etapie przyznania dotacji nie zostało szczegółowo ustalone jakiego rodzaju i w jakiej wysokości koszty zostaną pokryte środkami z dotacji – str. 78 protokołu kontroli; c) oferta stowarzyszenia w drugim postępowaniu konkursowym charakteryzowała się niespójnością pomiędzy szczegółowym opisem zadania, zawierającym m.in. organizację ogólnie dostępnych imprez masowych (stosownie do ogłoszenia o konkursie), a kosztorysem realizacji, w którym nie wskazano kosztów dotyczących imprez masowych i źródeł ich finansowania – str. 79 protokołu kontroli; d) stowarzyszenie złożyło jedno, nieopatrzone datą, sprawozdanie z wykorzystania dotacji w 2007 r. na sumę 35.000 zł, mimo iż w badanym okresie podpisane zostały dwie umowy na realizację zadań (na kwoty 15.000 i 20.000 zł), nieprzewidujące składania wspólnego sprawozdania z obu uzyskanych dotacji; ponadto sprawozdanie to nie zostało złożone na formularzu określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia MPiPS z dnia 27 grudnia 2005 r., a załączone do niego kserokopie dokumentów, na podstawie których stowarzyszenie dokonywało wydatków, nie zawierały pieczątki stowarzyszenia oraz w większości wskazania przeznaczenia zakupionych towarów i usług, a także podpisu osoby uprawnionej do dokonywania rozliczeń finansowych – str. 80 protokołu kontroli. W sprawie rozliczenia dotacji kontrolującym okazano również dokument wewnętrzny podpisany przez Pana Burmistrza i Skarbnika, z którego wynika, że w dniu 6 listopada 2007 r. dokonano kontroli rozliczenia dotacji celowej w łącznej wartości 35.000 zł i zaakceptowano przedłożone dokumenty rozliczeniowe dotyczące poszczególnych rodzajów kosztów. Do tego rozliczenia załączono umowy zawarte ze stowarzyszeniem oraz kalkulacje kosztów, z tym że kalkulacja kosztów realizacji zadania załączona do pierwszej umowy w sprawie dotacji z dnia 23.04.2007 r. (nieopatrzona podpisem osoby sporządzającej) różni się od oferty w zakresie ogólnej kwoty dotacji, jak i zakresu rzeczowego zadania. W tym przypadku kalkulacja załączona do rozliczenia przewiduje dotację na kwotę 15.000 zł i nie uwzględnia zadania polegającego na realizacji imprez sportowych (załącznik nr 15 do protokołu), oferta stowarzyszenia złożona w postępowaniu konkursowym przewidywała realizację dotacji w kwocie 25.000 zł, w tym organizację imprez sportowych. Reasumując, okazane rozliczenie dotacji jest zgodne z danymi sprawozdania złożonego przez stowarzyszenie, jednakże bez zachowania wymogów formalnych, natomiast nie można jednoznacznie stwierdzić jego poprawności merytorycznej wobec braku aktualizacji kosztorysu na etapie zawarcia umowy – str. 81-82 protokołu kontroli. W zakresie wydatków z tytułu wynagrodzeń stwierdzono, iż Pan Burmistrz otrzymał w grudniu 2007 r. jednorazowe wynagrodzenie za realizację świadczeń rodzinnych w kwocie 660 zł, w oparciu, jak wyjaśniono, o art. 33 ust. 2a ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 ze zm.). Podstawą wypłaty tego wynagrodzenia był dokument podpisany przez Zastępcę Burmistrza. Należy wskazać, że stosownie do obowiązującego w dacie przyznania wynagrodzenia art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. nr 142. poz.1593 ze zm.), jak i obecnie obowiązującego art. 8 ust. 2 ustawy o pracowniach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 r. (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) kwestia ustalania wynagrodzenia wójta (burmistrza) należy do kompetencji organu stanowiącego str. 83-84 protokołu kontroli. Badając wydatki na działalność socjalną ustalono, że na konto 135-2 „Rachunki środków funduszu świadczeń socjalnych” w 2007 roku wpłynęła kwota 57.869 zł, na którą składały się odpisy podstawowe dokonane dla pracowników oraz emerytów i rencistów Urzędu Miejskiego oraz jednostek organizacyjnych obsługiwanych finansowo-księgowo przez Urząd. Kontrolującemu nie okazano żadnej dokumentacji, na podstawie której jednostki organizacyjne gminy przekazywały odpisy na ZFŚS na rachunek prowadzony przez Urząd Miejski. Ponadto zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu zostały określone w zarządzeniu wewnętrznym Pana Burmistrza z 22 października 2004 r. Jak wynika z postanowień § 1 zarządzenia został nim zatwierdzony regulamin gospodarowania środkami ZFŚS obowiązujący w Urzędzie, Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, MOPS, Przedszkolu, Obsłudze Finansowo-Księgowej Szkół. Należy stwierdzić, iż regulacja taka stanowi naruszenie art. 3 ust. 2 w zw. z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), określających pracodawców obowiązanych do tworzenia Funduszu oraz tryb ustalania zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu. Ustawa przewiduje możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej – jednakże na podstawie umowy, zawierającej elementy określone w art. 9. W trakcie badania opisywanego zagadnienia nie okazano takiego dokumentu. Ustalono natomiast, że w dniu 29 stycznia 2009 r. pomiędzy Burmistrzem a gminnymi jednostkami została zawarta umowa, stosownie do której jednostki zaakceptowały i wyraziły zgodę na przyjęcie regulaminu ZFŚS Urzędu Miejskiego oraz na gromadzenie środków Funduszu na wyodrębnionym wspólnym rachunku bankowym – str. 84-85 protokołu kontroli. Poza tym, z ustaleń kontroli wynika, że środki finansowe nie były w 2007 roku przekazywane na rachunek bankowy Funduszu z zachowaniem terminów i wysokości wskazanych w art. 6 ust. 2 ustawy – str. 86-87 protokołu kontroli. W trakcie kontroli, na wybranych próbach, wydatków na podróże służbowe pracowników stwierdzono uchybienia w świetle przepisów rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz.1990 ze zm.) oraz regulacji wewnętrznych jednostki, polegające na (str. 90-91 protokołu kontroli): a) przedłożeniu rozliczenia kosztów podróży (delegacja nr 10/07 z 22.01.2007 r.) po upływie 14 dni od jej zakończenia – z naruszeniem § 8a ust. 2 rozporządzenia, b) rozliczeniu wyjazdu służbowego nr 27/07 z dnia 30.01.2007 r. z naruszeniem § 4 ust. 2 pkt c) do polecenia wyjazdu służbowego nr 40/07 i 41/07 z dnia 20.02.2007 r. oraz nr 10/07 z dnia 22.01.2007 r. nie zostały załączone bilety będące, zgodnie z § 2 ust. 2 zarządzenia Pana Burmistrza z dnia 20 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad rozliczania podróży służbowych, potwierdzeniem kosztów rozliczonej delegacji. W przypadku braku możliwości przedłożenia biletu § 3 zarządzenia nakładał na pracownika obowiązek przedstawienia odpowiedniego oświadczenia wyjaśniającego, zawierającego wszystkie dane dokumentu – wyjaśnienia takiego kontrolującemu nie okazano. Wskazana regulacja wewnętrzna zbieżna jest z przepisem § 8a ust. 3 rozporządzenia, d) na rozliczeniach poleceń wyjazdów służbowych nr 43/07 z dnia 26.02.2007 r. oraz 45/07 z dnia 27.02.2007 r. nie zamieszczono podpisu potwierdzającego dokonanie kontroli wydatków pod względem merytorycznym, na poleceniu nr 45/07 nie ma również podpisu poświadczającego dokonanie kontroli dokumentu pod względem formalno-rachunkowym. W wyniku kontroli wydatków na usługi, dostawy i roboty budowlane stwierdzono, iż od dnia 1 stycznia 2008 r. w jednostce formalnie nie obowiązywały wewnętrzne procedury kontroli dotyczące dokonywania zamówień publicznych o wartości, wyrażonej w złotych, mniejszej niż 14.000 euro. Zgodnie z art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki winien ustalić pisemne procedury w zakresie dotyczącym m. in. dokonywania wydatków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych, mające na celu kontrolę dokonywanych w jednostce wydatków i zachowanie zasady wyrażonej w art. 35 ust. 3 pkt 1 tej ustawy, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Obowiązujące w okresie od 31.06.2007 r. do 31.12.2007 r. procedury w tym względzie zostały uchylone zarządzeniem nr 41/07 Pana Burmistrza. Mimo uchylenia pisemnych procedur, jak stwierdzono w trakcie kontroli zamówienia na usługi w postaci równania dróg gminnych i podsypywania żwiru na drogach w 2008 roku, procedury konkurencyjne w celu wyłonienia wykonawcy były stosowane. Natomiast zamówienia polegającego na wyposażeniu w sprzęt sportowy budowanej sali sportowej w Kalinówce Kościelnej udzielono na podstawie odrębnej umowy po negocjacjach z jednym wykonawcą – wykonawcą robót budowlanych – str. 92-93, 99, 103-105 protokołu kontroli. Kontrola zamówienia publicznego na budowę sali sportowej w miejscowości Kalinówka Kościelna, prowadzonego w trybie przetargu ograniczonego, nie wykazała istotnych nieprawidłowości, które miałyby wpływ na wynik postępowania. Stwierdzono, że: a) uchybiono postanowieniu art. 35 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, iż ustalenia wartości przedmiotu zamówienia w przypadku robót budowlanych dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania (uchybienie terminu było nieznaczne) – str. 95 protokołu kontroli, b) w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczonym w siedzibie zamawiającego nie znalazła się informacja dotycząca adresu strony internetowej, na której upubliczniono treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia, natomiast z ogłoszenia zamieszczonego w BZP wynika, iż specyfikacja została udostępniona na stronie internetowej www.knyszyn.pl. Zgodnie z art. 48 ust. 2 pkt 12 ustawy zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu adres strony internetowej, na której jest udostępniana specyfikacja istotnych warunków zamówienia, jeżeli zamawiający udostępnia ją na tej stronie, jak zaś wynika z postanowień art. 40 ust. 6 w zw. z art. 48 ust. 1 ustawy, treść ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego w siedzibie zamawiającego nie powinna się różnić od treści ogłoszenia w BZP – str. 96 protokołu kontroli, c) kontrolującemu okazano protokół z postępowania sporządzony na druku ZP-2/PN,NBO,ZOC, który zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, był wzorem protokołu dla postępowań prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia oraz zapytania o cenę. W związku z tym, że badane postępowanie prowadzone było w trybie przetargu ograniczonego protokół nie zawierał w szczególności informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Stosownie do załącznika nr 2 do wskazanego rozporządzenia protokół przedmiotowego postępowania należało sporządzić na druku ZP/2PO,DK – str. 97 protokołu kontroli. Sprawdzając rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi ustalono, że Urząd Miejski prowadził obsługę finansowo- księgową Knyszyńskiego Ośrodka Kultury w oparciu o porozumienie z dnia 3 stycznia 2005 r. pomiędzy Burmistrzem Knyszyna i Dyrektorem KOK. W porozumieniu postanowiono m.in., że z tytułu zapewnienia obsługi Urzędowi Miejskiemu przysługuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości 230 zł, które będzie pokrywane z przychodów KOK. W wyniku sprawdzenia sposobu realizacji powyższego porozumienia ustalono, że do czasu kontroli kompleksowej nie było ono realizowane w kwestii rozliczeń finansowych. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy stwierdziła, że zawarte porozumienie w sprawie obsługi finansowo-księgowej Ośrodka nie było przekazane służbom finansowym, w związku z tym nie było ono realizowane w zakresie dotyczącym wynagrodzenia na rzecz Urzędu (treść wyjaśnienia wskazuje na niedomagania w obiegu dokumentacji finansowo-księgowej w kontrolowanej jednostce). Rozliczenia z omawianego tytułu dokonano w czasie trwania kontroli. Ponadto jak ustalono, od 2009 roku Ośrodek Kultury prowadzi obsługę finansowo-księgową we własnym zakresie – str. 125, 140 protokołu kontroli. W ramach kontroli rozliczeń z ZGKiM w Knyszynie – gminnym zakładem budżetowym stwierdzono uchybienia w zakresie opracowywania planu finansowego Zakładu na 2007 r., polegające na nieobjęciu tym planem niektórych danych, jak dotyczących amortyzacji oraz pokrycia amortyzacji, rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych. W trakcie kontroli sprowadzono też projekt planu Zakładu na rok 2009 i stwierdzono, że zawiera on wszystkie pozycje podlegające planowaniu w zakładzie budżetowym – str. 136-137 protokołu kontroli. W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych. Stwierdzono, iż w badanej jednostce nie rejestrowano danych, co do powierzchni, rodzajów i klas gruntów. Uniemożliwia to weryfikację informacji zawartych w deklaracjach podatkowych w ramach czynności sprawdzających, które powinny być dokonywane przez organ podatkowy stosownie do przepisów art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa. Stwierdzono także różnice pomiędzy powierzchniami gruntów rolnych deklarowanymi przez podatników a ich powierzchniami znajdującymi się w rejestrze gruntów i budynków co sugeruje, iż czynności sprawdzające nie były w stosunku do tych deklaracji wykonywane – podobna sytuacja zachodzi wśród osób prawnych deklarujących podatek leśny oraz w grupie podatników stanowiących osoby fizyczne, którym wymierzono podatek leśny - strony 47 - 49 protokołu kontroli. W opisie zawartym na stronie 44 protokołu kontroli, dotyczącym grupy podatników - osób fizycznych będących podatnikami podatku rolnego, wykazano przypadki błędnego ustalenia „hektarów przeliczeniowych” stanowiących podstawę opodatkowania w podatku rolnym. Zgodnie z treścią art. 4 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 1993 roku Nr 94, poz. 431 ze zm.) podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowi liczba hektarów przeliczeniowych, ustalonych na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji geodezyjnej. Wyniki kontroli wskazują także na brak reakcji organu podatkowego na niewykonanie przez wymienionych podatników obowiązku nałożonego na nich treścią art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym w zakresie składania informacji podatkowych. Analogicznych ustaleń dokonano w toku kontroli zagadnień dotyczących prawidłowości wymiaru podatku leśnego od osób fizycznych. Opisane na stronach 44-45 protokołu kontroli przypadki dotyczyły nie złożenia przez podatników informacji podatkowych, stanowiących podstawowy materiał dowodowy do wymiaru tej należności. Nieprawidłowość ta stanowi naruszenie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.). W zakresie podatkowych dochodów gminy z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono uchybienia, opisane na stronie 46 protokołu kontroli, polegające na nieprawidłowym opodatkowaniu gruntów związanych z działalnością gospodarczą a będących w posiadaniu osób prawnych prowadzących działalność. W przypadkach tych stwierdzono także różnice pomiędzy zadeklarowanymi przez podatników powierzchniami gruntów a powierzchniami znajdującymi się w ewidencji gruntów i budynków, co wskazuje na nie wykonywanie przez pracowników kontrolowanej jednostki czynności sprawdzających. Na stronie 46 protokołu kontroli opisano ustalenia dotyczące nie złożenia przez podatnika deklaracji podatkowej w wymaganym terminie ustawowym ustanowionym przez art. 6 ust. 9 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku Nr 121, poz. 844 ze zm.) Natomiast w trakcie kontroli wymiaru podatku od nieruchomości w grupie podatników - osób fizycznych stwierdzono przypadki braku podstawowego materiału dowodowego służącego do wymiaru tej należności. Art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nakłada obowiązek ujawnienia przez podatnika podstawy opodatkowania: w latach 2000 – 2002, w obowiązującym ówcześnie stanie prawnym, poprzez złożenie wykazu nieruchomości, aktualnie poprzez złożenie informacji podatkowej (nowela z 30 października 2002 roku (Dz. U. Nr 200, poz. 1683), obowiązująca od 1 stycznia 2003 roku). Wyżej wymienione dokumenty stanowią, dla wymiaru podatku od nieruchomości osobom fizycznym, podstawowy materiał dowodowy. Przeprowadzona kontrola ustaliła również przypadki różnic pomiędzy danymi zawartymi w informacjach podatkowych złożonych przez podatników a danymi w rejestrach wymiarowych, według których wymierzano podatek – strona 45 protokołu kontroli. Brak czynności sprawdzających, które winny być dokonywane przez organ podatkowy stosownie do przepisów wskazanego art. 272 Ordynacji podatkowej doprowadził również do sytuacji opisanych na stronach 43 – 49 protokołu kontroli a dotyczących wadliwego opodatkowania osób fizycznych podatkiem rolnym, leśnym i od nieruchomości. W zakresie podatku od środków transportowych przeprowadzona kontrola pozwoliła ustalić także, iż w sytuacjach gdy następowało wygaśnięcie lub powstanie obowiązku podatkowego w omawianej należności w trakcie roku niektórzy podatnicy nie dotrzymywali terminu, wynikającego z treści art. 9 ust. 6 pkt 1 i 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, do złożenia, w terminie do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracji na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzonych na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Powinni także odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego, lub zmianę miejsca zamieszkania, lub siedziby - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności. W ocenie kontrolującego brak reakcji służb finansowych na powyższe nieprawidłowości był między innymi skutkiem nie wykonywania przez organ podatkowy czynności sprawdzających – str. 50 protokołu kontroli. W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości opisane na stronie 52 protokołu kontroli. Polegały one na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych, świadczący o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 96, poz. 161 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9, poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79). Ustalono także, iż stosowane w podatku rolnym zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie nowego lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego przyznawano niezgodnie z art. 12 ust. 3 ustawy o podatku rolnym. Okres zwolnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 4 tego artykułu wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę nabycia gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. W reakcji na powyższe ustalenia kontrolowany organ podatkowy wydał 7 decyzji zmieniających, ustalając prawidłowe okresy zwolnienia – strony 53 – 54 protokołu kontroli. W toku kontroli zagadnień związanych z prawidłowością stosowania ulg w zapłacie podatków lokalnych stwierdzono, iż część kontrolowanych decyzji przyznających ulgi nie posiada pełnego uzasadnienia faktycznego przewidzianego treścią art. 210 §1 pkt 6 Ordynacji podatkowej. Paragraf 5 tego artykułu wskazuje, iż można odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony. Nie dotyczy to jednak decyzji wydanej na skutek odwołania, bądź na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku. Analizując dokumentację dotyczącą tych decyzji stwierdzono także brak przeprowadzonego postępowania dowodowego w toku którego, w myśl art. 187 §1, organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący i rozpatrzyć cały materiał dowodowy – str. 56 protokołu kontroli. W trakcie kontroli wynagrodzeń inkasentów ustalono, iż badana jednostka stosowała niczym nienormowaną praktykę zaokrąglania naliczonych wynagrodzeń brutto do pełnych dziesiątków groszy –str. 61 protokołu kontroli. Badaniu poddano prawidłowość i rzetelność sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2007. Opis na stronie 62 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w tym zakresie, z uwzględnieniem ich skutków finansowych oraz okresów sprawozdawczych, których dotyczą. Aktualnie obowiązujące zasady sporządzania sprawozdania Rb-PDP zawarte są od dnia 1 lipca 2006 r. w załączniku nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Przepisy § 4 pkt 2 lit. a) przywołanego rozporządzenia nakładają obowiązek sporządzenia omawianego sprawozdania na przewodniczącego jednostki samorządu terytorialnego. Ponadto w zakresie rachunkowości podatkowej stwierdzono, że w zakładowym planie kont nie przewidziano kont pozabilansowych 990 i 991, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2001 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761) – str. 60 protokołu kontroli. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niedomagań w funkcjonowaniu kontroli wewnętrznej. Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy), działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli. Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do art. 45 ustawy o finansach publicznych, na Skarbniku Gminy. Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Spowodowanie prawidłowej obsługi finansowo-księgowej gminnych jednostek oświatowych, tj. zapewniającej kierownikom tych jednostek możliwość pełnej realizacji ustawowych uprawnień i obowiązków w zakresie planowania budżetowego i sprawozdawczości jednostkowej. 2. Zapewnienie przestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości, w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej i Przedszkole w Knyszynie. 3. Dokonanie zmian w dokumentacji zasad rachunkowości poprzez: a) określenie zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych z uwzględnieniem art. 16 ustawy o rachunkowości oraz faktycznie stosowanych urządzeń księgowych, b) określenie wersji stosowanych programów komputerowych oraz daty rozpoczęcia ich eksploatacji, c) uzupełnienie przepisów wewnętrznych z zakresu inwentaryzacji o zagadnienia dotyczące udokumentowania przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji rozrachunków. 4. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania wskazanych uchybień w kwalifikowaniu dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej. 5. W zakresie udzielania zamówień publicznych: a) każdorazowe prowadzenie postępowań z zachowaniem zasad udzielania zamówień, w szczególności z uwzględnieniem, że tryb zamówienia z wolnej ręki nie jest równoznaczny ze zwolnieniem z obowiązku stosowania przepisów ustawy, b) ustalenie pisemnych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do udzielania zamówień, do których ze względu na wartość nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych, c) wzmożenie nadzoru nad prawidłowością dokumentacji sporządzanej w trakcie postępowania. 6. Przypisanie pracownikowi w zakresie czynności obowiązków dotyczących naliczania opłat za udostępnienie nieruchomości, w tym odsetek i waloryzacji, oraz nadzorowanie prawidłowości ich wykonywania. 7. W zakresie przetargów na sprzedaż nieruchomości: a) zawieranie w kolejnych ogłoszeniach o przetargach informacji o terminie przeprowadzenia przetargów poprzednich, b) zobowiązanie przewodniczącego komisji przetargowej do sporządzania protokołu przetargu także wówczas, gdy przetarg zakończył się wynikiem negatywnym. 8. Wzmożenie nadzoru nad prawidłowością opłat wnoszonych przez przedsiębiorców za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych; wydawanie decyzji o wygaśnięciu zezwolenia w przypadku zaistnienia przesłanek ustawowych. 9. W zakresie udzielania i rozliczania dotacji celowych podmiotom niepublicznym: a) egzekwowanie od członków komisji konkursowych uzasadniania oceny ofert z uwzględnieniem kryteriów wynikających z art. 15 ustawy o działalności pożytku publicznego…, b) żądanie od zleceniobiorcy zaktualizowanego kosztorysu zadania w przypadku przyznania dotacji w kwocie niższej niż wnioskowana w jego ofercie, c) sprawowanie należytej kontroli wykorzystania dotacji, z uwzględnieniem postanowień zawartych umów i obowiązujących przepisów w kwestii sprawozdań z wykonania zadania. 10. Przestrzeganie wyłącznej kompetencji Rady Miejskiej do ustalania wynagrodzenia Pana Burmistrza. 11. Przekazywanie środków finansowych na rachunek bankowy ZFŚS w wysokości i terminach określonych przepisami prawa. 12. Objęcie należytą kontrolą wewnętrzną rozliczeń podróży służbowych pracowników. 13. Zapewnienie, aby dokumenty finansowo-księgowe były każdorazowo przekazywane do komórki księgowości. 14. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa. 15. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym oraz od środków transportowych z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających z ustaw odpowiednio: o podatku rolnym, podatkach i opłatach lokalnych i podatku leśnym. 16. Wyeliminowanie nieprawidłowości w opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości osób prawnych i fizycznych poprzez dokonanie prawidłowego wymiaru tej należności, z uwzględnieniem występujących zmian w przepisach ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie wzruszania decyzji podatkowych. 17. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 18. Przestrzeganie wskazanych przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej przy wydawaniu decyzji podatkowych. 19. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie naliczania wynagrodzeń inkasentom. 20. Zweryfikowanie rzetelności danych służących za podstawę sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za wskazane okresy sprawozdawcze, skorygowanie wartości błędnie wykazanych w powyższych sprawozdaniach oraz przekazanie poprawnej wersji sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku. 21. Uzupełnienie zakładowego planu kont dla ewidencji podatków i opłat o określone rozporządzeniem Ministra Finansów konta pozabilansowe 990 i 991. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku W wyniku kontroli w Urzędzie Miejskim w Knyszynie skierowano pismo z dnia 17.03.2009 roku do Starosty Monieckiego, jako organu administracji geologicznej: Pan Zbigniew Męczkowski Starosta Moniecki Mając na uwadze postanowienia art. 102 i 103 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2005 r., Nr 228, poz. 1947 ze zm.) uprzejmie informuję, iż w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Knyszyn, przeprowadzonej w okresie grudzień 2008 r. – luty 2009 r. przez Izbę Obrachunkową w Białymstoku w Urzędzie Miejskim w Knyszynie, stwierdzono, że gmina Knyszyn jest właścicielem nieruchomości gruntowej o nr 1146/1, w której znajdują się kopaliny żwiru. Gmina nie posiada koncesji na wydobywanie tej kopaliny w rozumieniu przepisów ustawy Prawo geologiczne i górnicze. Na podstawie zbadanej dokumentacji z lat 2007 - 2008 ustalono, iż żwir jest udostępniany mieszkańcom gminy w trybie pisemnych wniosków o jego pobór oraz zgody na pobór – zezwoleń wydawanych przez Burmistrza Knyszyna, zawierających oznaczenie osoby uprawnionej do poboru żwiru, jego ilość, cel poboru oraz termin wykorzystania (w wymienionym okresie wydanych zostało 199 takich zezwoleń). Gmina nie realizuje dochodów w związku z poborem żwiru z jej nieruchomości, nie ponosi też z tego tytułu wydatków budżetowych. Należy wskazać, że art. 15 ust. 4 Prawa geologicznego i górniczego zawiera zakaz wydobywania kopalin wykonywanego inaczej niż jako koncesjonowana działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Stwierdzony w kontrolowanej jednostce stan faktyczny nosi zdaniem Izby Obrachunkowej znamiona naruszenia wskazanego zakazu ustawowego. Zwracam się z prośbą o poinformowanie Izby Obrachunkowej o ewentualnych działaniach podjętych przez Pana Starostę we wskazanej sprawie. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437622 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437622 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |