Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Kolnie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 grudnia                 2008 roku (znak: RIO.IV.6011-6/08), o treści jak niżej:

Pan

Henryk Duda

Starosta Powiatu Kolneńskiego

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej powiatu za okres 2007 roku, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Kolnie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto: regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania powiatu i jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

         Badając dokumentację określającą funkcjonowanie jednostek organizacyjnych powiatu i dokumentację z kontroli przeprowadzonych w tych jednostkach (w ramach obowiązków określonych art. 187 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych) ustalono, iż kierownicy jednostek składali oświadczenia woli rodzące zobowiązania majątkowe nie posiadając do tego upoważnień wymaganych w takich przypadkach postanowieniem art. 48 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1592 ze zm.). Przepis ten stanowi, iż zarząd może upoważnić pracowników starostwa, kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży oraz jednostek organizacyjnych powiatu do składania oświadczeń woli związanych z prowadzeniem bieżącej działalności powiatu – str. 3-4 protokołu kontroli.

         Stwierdzono, że w 2007 roku nie był w pełni realizowany obowiązek, przypisany Panu Staroście jako przewodniczącemu organu wykonawczego – Zarządu Powiatu, w art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), dotyczący kontroli przestrzegania przez powiatowe jednostki organizacyjne realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola taka, zgodnie z przywołanym przepisem, powinna obejmować w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Spośród 11 kontroli zaplanowanych na 2007 rok w jednostkach organizacyjnych powiatu kontrole przeprowadzono jedynie w 3 jednostkach, a skontrolowane w tych jednostkach wydatki poniesione w 2006 roku wyniosły 457.110,24 zł, co stanowi 3,63% sumy 12.599.406,88 zł wydatków zrealizowanych w tym roku przez wszystkie podległe jednostki organizacyjne.

         Nie przeprowadzono w 2007 roku kontroli w Szpitalu Ogólnym w Kolnie, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego. (Dz. U. Nr 94, poz. 1097). Przepisy § 1 i § 7 ust. 1-3 tego rozporządzenia zobowiązują podmiot sprawujący nadzór nad tego typu jednostkami do podejmowania co najmniej raz w roku kontroli okresowych, mających na celu ocenę działalności jednostki organizacyjnej oraz pracę jej kierownika, w szczególności w zakresie: realizacji zadań statutowych, dostępności i poziomu udzielanych świadczeń; prawidłowości gospodarowania mieniem; gospodarki finansowej. Ponadto przywołane przepisy zobowiązują do przeprowadzania kontroli sprawdzających w celu zbadania, czy usunięto nieprawidłowości ujawnione w toku kontroli okresowych.

Sekretarz Powiatu, w złożonym wyjaśnieniu, jako główną przyczynę niepełnej realizacji obowiązków kontrolnych wskazał kłopoty kadrowe – str. 4-5 protokołu kontroli.

         Podstawowym aktem wewnętrznym regulującym w badanej jednostce zasady rachunkowości i kontroli wewnętrznej jest zarządzenie nr 16/06 Starosty Kolneńskiego z dnia 28 grudnia 2006 r., którym wprowadzono: instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, instrukcję inwentaryzacyjną, zakładowy plan kont, wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz opis systemu przetwarzania danych.

         Z ustaleń kontroli zawartych na str. 10, 69, 70 protokołu kontroli wynika, że w dokumentacji nie uregulowano w należyty sposób procedur wewnętrznej kontroli finansowej we wszystkich dziedzinach. Opisy niektórych procedur zasadniczo wskazują jedynie na powinność wykonywania czynności mających określony cel, bez dostatecznego opisu mechanizmów kontrolnych zmierzających do jego osiągnięcia. Na przykład, sformułowania zawarte w § 26 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów wskazują na konieczność zabezpieczania mienia lecz nie zawierają pełnego opisu procedur określających zasady gospodarki składnikami mienia, w tym, m.in.:

- metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych (art. 17 ust 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.)),

- zasad znakowania inicjałami oraz numerami inwentarzowymi poszczególnych obiektów, umożliwiającymi identyfikację poszczególnych składników mienia, ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, u których znajdują się środki trwałe oraz prawidłowe, w świetle art. 27 ustawy o rachunkowości, rozliczenie inwentaryzacji,

- dokumentowania operacji polegających na likwidacji środków trwałych. W tym zakresie stwierdzono jedynie wzmiankę wskazującą termin („2 dni po wystawieniu”) i Wydział Organizacyjny jako komórkę przekazującą dowód Skarbnikowi („Druk LN”). Nie określono obowiązku i sposobu dokumentowania przebiegu operacji, w tym przyczyn postawienia do likwidacji określonych składników oraz dokumentowania sposobu ich fizycznej likwidacji,

- niedookreślono zasad gospodarowania materiałami pędnymi, których wartość uwidoczniano na koncie 310 „Materiały”. Nie stwierdzono w wewnętrznych uregulowaniach wskazania komórki organizacyjnej zobowiązanej do prowadzenia ewidencji kart drogowych. Badając zaś kwestie dotyczące gospodarowania pojazdem służbowym – w oparciu o zapisy w kartach drogowych i w ewidencji delegacji służbowych – ustalono, że podróże pracowników w wielu przypadkach odbywane były bez pisemnej dyspozycji kierownika jednostki (lub jego zastępcy), zarówno odnośnie odbycia podróży, jak i wykorzystania do tego celu samochodu służbowego, co stanowiło naruszenie zasad określonych w Regulaminie Pracy wprowadzonym zarządzeniem nr 3/99 Starosty Kolneńskiego z dnia 15 marca 1999 r. – str. 69-70 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że w formie pisemnej nie zostały określone stosowane w praktyce procedury realizacji dochodów budżetu państwa z gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa, w szczególności współdziałanie w tym zakresie wydziałów Starostwa – str. 38 protokołu kontroli.

         W myśl postanowień zawartych w art. 44 i 47 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do zorganizowania odpowiedniego systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Pisemne procedury kontroli finansowej, o których mowa w przywołanych przepisach oraz „Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, opublikowanych komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58), powinny być opracowane z uwzględnieniem m.in. zadań i operacji gospodarczych wykonywanych w jednostce oraz ustalać drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi występującymi procesami, w tym dotyczącymi pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, gospodarowania mieniem.

         W odniesieniu do regulacji wewnętrznych w kwestii prowadzenia rachunkowości, poza niewypełnieniem wymogów art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, należy wskazać, że:

- nie określono w instrukcji inwentaryzacyjnej częstotliwości inwentaryzowania środków trwałych. Z treści art. 26 ustawy o rachunkowości wynika, że inwentaryzację m.in. środków trwałych należy przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego lub, w zależności od sposobu ich zabezpieczenia, raz w ciągu 4 lat. W kontrolowanej jednostce inwentaryzacja tych składników majątkowych przeprowadzana jest w cyklu czteroletnim – str. 11, 70 protokołu kontroli,

- w sekwencji opisującej system przetwarzania danych na komputerowych nośnikach danych nie określono sposobu realizacji dyspozycji zawartej w art. 71 ust 2 ustawy o rachunkowości, wskazującej na obowiązek systematycznego tworzenia rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych i odpowiednich rozwiązań organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. Ustalono, że tworzone w praktyce kopie przechowywane są w komórce księgowości – str. 12 protokołu kontroli.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, w świetle ustawy o rachunkowości, przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) i zakładowego planu kont, stwierdzono nieprawidłowości polegające na tym, że:

a) kwotę 9.224,34 zł niewykorzystanych, podlegających zwrotowi dotacji zarachowano w formie zapisów korygujących (ze znakiem minus) po stronie Wn konta 224 „Rozrachunki budżetu” i po stronie Ma konta 901 „Dochody budżetu”, a zatem dokonano zapisów nieadekwatnych do treści operacji, sprzecznych z postanowieniami art. 25 ustawy, które wskazują zapisy ujemne lub dodatnie jako właściwe dla korekty błędnych zapisów. Nieprawidłowe księgowania spowodowały wypaczenie wyników ustalonych na koncie 224, bowiem wymieniona kwota zobowiązania wobec PUW wykazana została jako saldo ujemne po stronie Wn konta 224. Zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta, zawartymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów, saldo Wn powinno oznaczać stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań z tytułu rozrachunków z innymi budżetami – str. 28 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowo w ewidencji budżetu, zamiast w ewidencji Starostwa jako jednostki budżetowej, księgowano rozliczenia dochodów uzyskiwanych z gospodarowania mieniem Skarbu Państwa, w tym:

- przypisu należności dokonywano w postaci zapisu Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”, Ma 224,

- wpłaty należności ewidencjonowano zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu”, Ma 240,

- długoterminowe należności (powstałe w wyniku rozłożenia ich na raty) rozliczane były za pośrednictwem subkonta 241 do konta 240, z zapisem drugostronnym na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe”.

         Zgodnie z zasadami funkcjonowania kont jednostek budżetowych zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów, przypis należności winien być dokonywany na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, przy czym ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna być prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej oraz budżetów, których należności dotyczą, zaś do ewidencji należności długoterminowych winno być stosowane konto 226 „Długoterminowe należności budżetowe”. Wskazać też należy, iż stosownie do postanowień § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów (w brzmieniu obowiązującym od 14 maja 2008 r.) należności realizowane na rzecz innych jednostek ujmuje się jako zobowiązania na rzecz tych jednostek, co oznacza, że ich przypis powinien nastąpić na stronie Wn konta 221 w korespondencji ze stroną Ma innego konta rozrachunkowego w jednostce budżetowej (np. 225, 240). Wpływ dochodów budżetu państwa winien być księgowany zapisem Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, Ma 221, zaś ich przekazanie na rachunek budżetu powiatu (w terminach wskazanych w § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej (…) i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań) w korespondencji Wn 240, Ma 130. Natomiast zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, do przychodów urzędu jednostki samorządu terytorialnego zalicza się dochody budżetu jednostki samorządu terytorialnego nieujęte w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych, co oznacza, że zrealizowane w budżecie dochody powiatu w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami powinny być odnoszone w ewidencji jednostki budżetowej na dobro konta 750 „Przychody i koszty finansowe” (w korespondencji z kontem funduszu jednostki).

Przywołać w tym miejscu należy także rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U Nr 115, poz. 781 ze zm.), które – stosownie do postanowień w § 4 pkt 1 lit. m) i § 9 ust 1 i 2 – czyni m.in. przewodniczących zarządów jst realizujących zadania z zakresu administracji rządowej odpowiedzialnymi za sporządzanie sprawozdań Rb-27ZZ, zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej (zasady sporządzania sprawozdań jednostkowych Rb-27ZZ określają przepisy § 6 ust. 1 załącznika nr 34 do rozporządzenia). Wobec przyjętego przez badaną jednostkę sposobu rozliczeń dochodów uzyskiwanych z gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa dane do sprawozdania Rb-27ZZ czerpano niewłaściwie z ewidencji budżetu, w tym pośrednio z obrotów i sald konta 224, które to konto powinno służyć w tym przypadku jedynie do rozliczenia pobranych dochodów na podlegające odprowadzeniu do budżetu państwa oraz zarachowaniu do dochodów budżetu.

Wskazania też wymaga, ze przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady prowadzenia rozliczeń z kontrahentami dotyczących dochodów uzyskiwanych z mienia Skarbu Państwa, z zastosowaniem kont w ewidencji budżetu, powodowały wypaczenie rzeczywistego stanu rozrachunków budżetu i negatywnie wpływały na dane o aktywach i pasywach budżetu prezentowane w sprawozdaniu finansowym – bilans budżetu. Według stanu na koniec 2007 roku pozostały niewielkie kwoty zaległości (1.238,05 zł) i nadpłat (68,87 zł) z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości Skarbu Państwa – wykazane odpowiednio jako salda Wn i Ma na koncie 240 – oraz kwota 19.175,55 zł wyrażona saldem na subkoncie 241 do konta 240, stanowiąca należność długoterminową. Istotne zniekształcenie bilansu budżetu nastąpiło w 2006 roku poprzez zarachowanie na w/w kontach należności od gminy Stawiski – per saldo na sumę 76.419,90 zł – stanowiącą ekwiwalent za nieruchomość przekazaną tej gminie w drodze darowizny na cel publiczny, a następnie, wbrew deklarowanemu przeznaczeniu, sprzedaną przez tę gminę. Wymienione kwoty (z wyjątkiem należności długoterminowych, które odnoszono na konto 909) wykazywano w bilansie także po stronie pasywów – w postaci salda sald ustalonych na stronie Ma konta 224, które w swym składzie w ogóle nie zawierały sald wynikających z rozliczeń budżetu kontrolowanej jst z innymi budżetami, do czego jest to konto przeznaczone – str. 17, 30, 38, 39, 46, 47, 48 protokołu kontroli,

c) w ewidencji księgowej ujmowano z reguły jedynie wpłacone odsetki od należności budżetowych – na dzień 31.12.2007 r. wykazano należne odsetki na kwotę 1,88 zł. Według wyliczenia dokonanego w trakcie kontroli przez inspektora w Wydziale Budżetu i Finansów odsetki od nieuiszczonych opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości przez dwóch dłużników wskazanych na str. 46 protokołu kontroli wynosiły na koniec 2007 roku 82,62 zł. Jak stanowi przepis § 7 ust. 8 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (poprzednio § 7 ust. 2), odsetki od należności, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału – str. 47 protokołu kontroli.

         Kontrola zagadnień dotyczących projektowania i realizacji budżetu na 2007 rok, pod kątem przestrzegania trybu i zasad określonych ustawą o finansach publicznych i rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz.783 ze zm.), wykazała, że:

- wśród dokumentacji posiadanej w Starostwie nie stwierdzono projektów planów finansowych autoryzowanych przez kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych, z czego wynika, iż nie przedłożyli oni projektów planów finansowych do weryfikacji, a zatem nie wykonali obowiązku zapisanego w art. 185 ust. 2 ustawy, który stanowi, że projekty planów finansowych samorządowych jednostek budżetowych, zapewniające zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej, zatwierdzone przez kierowników tych jednostek, są przekazywane zarządowi jednostki samorządu terytorialnego w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, o której mowa w ust. 1, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Jak zaś stanowi § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów, zarządy jednostek samorządu terytorialnego weryfikują otrzymane projekty planów finansowych pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej i w przypadku stwierdzenia różnic wprowadzają w nich odpowiednie zmiany, informując o ich dokonaniu kierowników samorządowych jednostek budżetowych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, nie później jednak niż do dnia 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy.

Zachowanie omawianej procedury budżetowej ma istotne znaczenie, bowiem stosownie do postanowień § 7 rozporządzenia Ministra Finansów, zweryfikowane i zatwierdzone projekty planów samorządowych jednostek budżetowych stanowią podstawę prowadzonej przez nie gospodarki finansowej w okresie od dnia 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o kwotach dochodów i wydatków wynikających uchwały budżetowej – str. 32 protokołu kontroli,

- w dniu 12 lutego 2007 roku wszystkim jednostkom wysłano pisma, podpisane przez Pana Starostę, z treścią: „przekazuje się (…) w celu stosowania: plan dochodów, (…) plan wydatków (…)”, w związku z czym kierownicy poszczególnych jednostek nie wykonali dyspozycji § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów wskazującej, iż kierownicy samorządowych jednostek budżetowych w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych, przyjętych w uchwale budżetowej, sporządzają plany finansowe swoich jednostek – str. 33 protokołu kontroli.

         Ponadto stwierdzono, że wydatkowanie dotacji podmiotowych dla szkół publicznych w okresie objętym kontrolą odbywało się z naruszeniem art. 80 ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r., nr 256, poz.2572 ze zm.), który wymaga by dotacje udzielane były w trybie określonym przez Radę Powiatu. Kwestie te Rada Powiatu Kolneńskiego uregulowała w trakcie kontroli – uchwałą Nr XX/101/08 z dnia 24 września 2008 roku; badając dokumentację dotyczącą udzielonych dotacji nie stwierdzono pisemnej kalkulacji potwierdzającej zgodność wysokości dotacji z postanowieniami art. 80 ust. 3 i art. 90 ust. 3 ustawy o systemie oświaty – str. 60 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli klasyfikowania dochodów i wydatków stwierdzono nieprawidłowe kwalifikowanie niektórych ich rodzajów do poszczególnych podziałek klasyfikacji budżetowej, naruszające postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.):

- w przychodach Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej sumę 49.932,51 zł ujęto nieprawidłowo do par. 0690 „Wpływy z różnych opłat”. Kontrolowana jednostka, w ramach Funduszu, nie realizowała dochodów z tytułu opłat i kar za korzystanie ze środowiska, które w myśl przepisów ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. nr 25, poz. 150) stanowią podstawowe źródła przychodów funduszy ochrony środowiska poszczególnych szczebli. Suma 49.932,51 zł uzyskana została z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Operacje przelewu z Wojewódzkiego Funduszu na rzecz Powiatowego Funduszu kontrolowanej jednostki stanowią redystrybucję środków, o której mowa w art. 402 ustawy (procentowy udział we wpływach realizowanych przez Wojewódzki Fundusz z tytułu opłat i kar za korzystanie ze środowiska). Właściwym paragrafem klasyfikacji budżetowej dla tego typu środków jest par. 2960 „Przelewy redystrybucyjne” – str. 25-26 protokołu kontroli,

- nieprawidłowo sumę 14.899,15 zł ze sprzedaży nieruchomości ujęto do par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”, zamiast do par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” – str. 56 protokołu kontroli.

         Kontrolą objęto również prawidłowość udzielania zamówień publicznych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.).

         Jak wynika z opisu zawartego w protokole kontroli (str. 23-24) w wyniku postępowania prowadzonego w trybie zapytania o cenę udzielono w dniu 18 sierpnia 2006 r. zamówienia na założenie ewidencji budynków i lokali w gminie Turośl o wartości 213.988,- zł. W opracowanej dla tego postępowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia przewidziano możliwość udzielenia, w trybie z wolnej ręki, zamówień uzupełniających (pkt V). Należy wskazać, że jednym z warunków udzielenia zamówień uzupełniających, określonym w art. 67 ust. 1 pkt 6 Prawa zamówień publicznych, jest aby zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, co w badanym postępowaniu nie miało miejsca. Wybranemu wykonawcy zlecono dodatkowe prace o wartości 34.349 zł na podstawie umowy z 25 czerwca 2007 r. Pomijając kwestię wartości tego zamówienia w świetle art. 4 pkt 8 ustawy, z ustaleń kontroli, w tym wyjaśnienia złożonego przez geodetę powiatowego, wynika, że podstawą udzielenia temu samemu wykonawcy zamówienia dodatkowego mogła być przesłanka z art. 67 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych.

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości powiatu.

         Przygotowywanie projektów uchwał Rady Powiatu, gospodarowanie mieniem, wykonywanie budżetu powiatu, stosownie do przepisów art. 32 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym, należy do zadań Zarządu Powiatu. Zarząd wykonuje zadania przy pomocy m.in. Starostwa Powiatowego, którego kierownikiem, a także zwierzchnikiem służbowym pracowników, jest Starosta (art. 33 i art. 35 ust. 2 ustawy). Na Staroście, jako kierowniku Starostwa – jednostki sektora finansów publicznych, spoczywa odpowiedzialność za gospodarkę finansową tej jednostki, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowanie prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Powiatu. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Spowodowanie, aby Zarząd Powiatu upoważnił kierowników jednostek organizacyjnych do składania oświadczeń woli związanych z prowadzeniem bieżącej działalności powiatu, celem prawidłowego zaciągania przez kierowników zobowiązań majątkowych.

2. Realizowanie obowiązku obejmowania w każdym roku kontrolą co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 187 ustawy o finansach publicznych.

3. Przestrzeganie obowiązku przeprowadzania co najmniej raz w roku kontroli okresowych w Szpitalu Ogólnym w Kolnie, w zakresie określonym przepisami rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 r.

4. Uzupełnienie wewnętrznych regulacji określających procedury kontroli finansowej i zasady prowadzenia rachunkowości o brakujące elementy omówione w protokole i części opisowej wystąpienia, a w szczególności o:

a) szczegółowy opis procedur określających zasady gospodarki składnikami mienia,

b) dookreślenie zasad gospodarowania materiałami pędnymi, których wartość ujmuje się na koncie 310 „Materiały”, w tym wyznaczenie komórki organizacyjnej zobowiązanej do prowadzenia ewidencji kart drogowych,

c) ustalenie w formie pisemnej funkcjonujących procedur w kwestii realizacji dochodów z gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa,

d) przyjęcie w instrukcji inwentaryzacyjnej częstotliwości inwentaryzowania środków trwałych,

e) wskazanie, w części opisującej system przetwarzania danych na nośnikach komputerowych, obowiązku systematycznego tworzenia rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na tych nośnikach i odpowiednich rozwiązań organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

5. Dokumentowanie dyspozycji w kwestii odbywania podróży służbowych przez pracowników, w tym z wykorzystywaniem do tego celu samochodu służbowego, stosownie do postanowień zawartych w Regulaminie pracy.

6. Zobowiązanie Skarbnika Powiatu do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie niewykorzystanych, podlegających zwrotowi dotacji na kontach 224 i 901 zgodnie z zasadami określającymi funkcjonowanie tych kont,

b) księgowanie w ewidencji jednostki budżetowej – Starostwa operacji dotyczących realizowanych przez Starostwo dochodów budżetu Państwa,

c) ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od należności stosownie do § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.

7. Zapewnienie przestrzegania określonego przepisami prawa trybu i zasad opracowywania projektów planów i planów finansowych podległych jednostek organizacyjnych.

8. Spowodowanie stosowania prawidłowej klasyfikacji budżetowej przychodów Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, stanowiących udział we wpływach realizowanych przez Wojewódzki Fundusz, oraz dochodów budżetowych ze sprzedaży nieruchomości.

9. Zaniechanie określania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamówień uzupełniających w przypadkach, gdy zamówienie podstawowe nie jest udzielane w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży

        Zastępca Prezesa

        Regionalnej Izby Obrachunkowej

        w Białymstoku