 |
 |
 |
 |
 |
|
zalecenia - Gmina Kulesze Kościelne |
|
|||||||||||
|
|||||||||||||
|
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Kuleszach Kościelnych przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 października 2008 roku (znak: RIO.I.6011-5/08), o treści jak niżej:
Pan Józef Grochowski Wójt Gminy Kulesze Kościelne W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Kulesze Kościelne za okres 2007 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Kulesze Kościelne na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. W zakresie spraw ogólno-organizacyjnych ustalono, że w kontrolowanej jednostce nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy wójta gminy. Nieobsadzenie tego stanowiska tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Kulesze Kościelne może być powołany jeden zastępca wójta. Należy wskazać, że dodany do ustawy art. 28g, mający zastosowanie począwszy od obecnej kadencji organów gminy, określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Ponadto należy wskazać, że omawiane stanowisko zostało przewidziane zarówno w statucie gminy, jak i w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy, w którym zostały dla niego określone zadania w zakresie kontroli wewnętrznej. Niepowołanie zastępcy wójta czyni zatem bezprzedmiotowymi niektóre postanowienia wskazanych regulacji prawnych – str. 2-3 protokołu kontroli. Ustalono także, iż zakres czynności Skarbnika Gminy, ustalony przez Pana Wójta z dniem 1 marca 2004 r., nie jest w pełni zgodny z postanowieniami art. 45 ust. 1 i 7 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.; poprzednio art. 35 ustawy o finansach publicznych z 26 listopada 1998 r.). W myśl ustawy, głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych (i odpowiednio skarbnikiem jako głównym księgowym budżetu) jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie enumeratywnie wskazanym w art. 45 ust. 1 pkt 1 – 4, w tym w zakresie wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym i dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. W zakresie czynności Skarbnika brak jest bezpośredniego powierzenia wymienionych obowiązków. Odnośnie spraw finansowych należących do obowiązków Skarbnika wskazano na koordynację prac związanych z wykonywaniem budżetu, realizację wynikających z tego tytułu zadań określonych w odrębnych przepisach oraz odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej Urzędu, odpowiedzialność za wykonanie zadań w zakresie rachunkowości a także organizację kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowych w Urzędzie – str. 3-4 protokołu kontroli. Wskazania też wymaga, że stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi kierownik tej jednostki z tym, że może on powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. W świetle tej regulacji Pan Wójt, jako kierownik Urzędu Gminy, nie może scedować na Skarbnika odpowiedzialności za całość gospodarki finansowej Urzędu. W sferze funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, w oparciu o zbadane dokumenty źródłowe wydatków zgromadzone w zbiorze dowodów Urzędu z grudnia 2007 r., ustalono, że zostały one opatrzone klauzulami pracowników stwierdzającymi sprawdzenie dokumentów pod względem merytorycznym, pod względem formalno-rachunkowym oraz zatwierdzającymi dowody do ujęcia w księgach rachunkowych. Z obowiązującej w 2007 roku instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych, będącej załącznikiem nr 2 do zarządzenia Wójta nr 38/03 z 22 września 2003 r., wynika, że wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem, a dowody winny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Ponadto, w myśl instrukcji kontrola dowodów winna odbywać się na właściwych samodzielnych stanowiskach pracy, na skutek czego zachodzi konieczność terminowego przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami, zgodnie z „Terminarzem obiegu dokumentów księgowych”, stanowiącym załącznik do instrukcji. Kontrolującym nie okazano jednak ww. terminarzu ani też postanowień wewnętrznych wskazujących konkretne osoby (lub samodzielne stanowiska pracy) upoważnione do sprawowania kontroli wewnętrznej dokumentów. Zakresy czynności pracowników, jak też nowe, obowiązujące od 31 grudnia 2007 r., przepisy wewnętrzne regulujące gospodarkę finansową również nie zawierają tych postanowień. W takcie kontroli ustalono, że bez stosownego upoważnienia dokumenty pod względem formalno-rachunkowym zatwierdzał jeden inspektor (poza Skarbnikiem), zaś pod względem merytorycznym czterech inspektorów Urzędu – str. 6, 20 protokołu kontroli. W okresie objętym kontrolą Urząd Gminy prowadził obsługę finansowo – księgową budżetu gminy, Urzędu jako jednostki budżetowej, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Zespołu Szkół w Kuleszach Kościelnych i Biblioteki Gminnej. Zespół Szkół funkcjonuje na zasadach określonych dla jednostek budżetowych, stosownie do jego statutu nadanego uchwałą Nr 51/XI/03 Rady Gminy z dnia 29 lipca 2003 r. w sprawie utworzenia Zespołu Szkół w Kuleszach Kościelnych. W wyniku analizy przepisów wewnętrznych Urzędu Gminy i Zespołu Szkół stwierdzono, że w żadnym z nich nie wskazano do kogo należy prowadzenie obsługi finansowo – księgowej Zespołu Szkół. Rachunkowość tej jednostki prowadzona jest w formie odrębnych ksiąg rachunkowych. W okresie badanym w Urzędzie prowadzono wspólne księgi rachunkowe dla Urzędu jako jednostki budżetowej i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (według statutu GOPS „rachunkowość w zakresie dochodów i wydatków prowadzi Skarbnik Gminy Kulesze Kościelne w uzgodnieniu z Kierownikiem Ośrodka”). W ewidencji nie wyodrębniono kont syntetycznych ani też kont analitycznych celem wydzielenia operacji księgowych odrębnie dla Urzędu i GOPS. W związku z tym sprawozdania finansowe sporządzone zostały wspólne dla tych jednostek organizacyjnych. Od 2008 roku kontrolowana jednostka prowadzi odrębne księgi rachunkowe dla Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej – str. 8-9 protokołu. Kontrola przepisów wewnętrznych dotyczących dokumentacji opisującej przyjęte w Urzędzie zasady rachunkowości, w tym zakładowego planu kont, wprowadzonych zarządzeniem z 22 września 2003 r., wykazała, że nie ustalono wykazu kont pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych, co stanowi naruszenie § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Należy również zwrócić uwagę, że obowiązujący w okresie objętym kontrolą zakładowy plan kont nie był uaktualniony o zmiany wynikające z wejścia w życie przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. Stosownie do przepisów § 21 tego rozporządzenia, kierownicy jednostek powinni byli dostosować prowadzenie rachunkowości do jego postanowień w terminie do dnia 31 października 2006 r. (m.in. badana jednostka prowadziła ewidencję księgową udzielonych dotacji budżetowych na koncie 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych”, które nie było objęte wykazem kont syntetycznych dla Urzędu jako jednostki budżetowej; nie rozszerzono wykazu kont pozabilansowych dla Urzędu o konto 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”). Pozostałe jednostki organizacyjne gminy, których obsługę finansowo – księgową prowadził Urząd Gminy nie posiadały zakładowych planów kont. Od 2008 roku w badanej jednostce obowiązują przepisy zarządzenia Nr 44/2007 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2007 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Gminy Kulesze Kościelne, zawierający m.in. zakładowy plan kont opracowany na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. – str. 10-11 protokołu kontroli. Analiza urządzeń księgowych i dokumentów finansowych pod kątem poprawności dokonywania zapisów księgowych wykazała, że sposób prowadzenia ewidencji syntetycznej budżetu gminy i Urzędu jako jednostki budżetowej naruszał przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…: a) zapisy księgowe dokonane w księdze głównej nie zawierały określenia rodzaju dowodu księgowego ani zrozumiałego tekstu operacji, co nie spełniało wymogów określonych w art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości – str. 11 protokołu kontroli; b) miesięczne zestawienia obrotów i sald sporządzane były w prowadzonym techniką ręczną urządzeniu księgowym (księga handlowa), jednakże nie zawierały one sald na koniec okresu sprawozdawczego, tj. jednego z elementów wymaganych art. 18 ustawy – str. 11 protokołu kontroli; c) błędy w zapisach poprawiane były poprzez zamazywanie kwot korektorem, co naruszało normy określone w art. 25 ust. 1 ustawy, które stanowią, że stwierdzone błędy w zapisach poprawia się poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i naniesienie daty (poprawki także muszą być dokonane we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca) lub poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi – str. 11 protokołu kontroli; d) na podstawie wyciągów bankowych budżetu sporządzane były dowody księgowe zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej; dokumenty te nie spełniały wymogów określonych w art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy, ponieważ nie były w nich wymienione pojedynczo dowody źródłowe – str. 12 protokołu kontroli; e) dowody księgowe podlegające ujęciu w ewidencji nie zawierały adnotacji (dekretacji) o zakwalifikowaniu dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, co narusza przepis art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 12 protokołu kontroli; f) otrzymana w grudniu 2007 r. subwencja oświatowa na kolejny rok w kwocie 150.045 zł zaksięgowana została po stronie Ma (jako zobowiązanie) konta 224 „Rozrachunki budżetu”, natomiast udziały gminy w dochodach budżetu państwa w kwocie 59.393 zł ujęte zostały na koncie 140 „Inne środki pieniężne”. Zgodnie z przepisami załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. udziały gminy w dochodach budżetu państwa należało księgować na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”, zaś subwencję stanowiącą dochód przyszłego roku budżetowego na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe” – str. 14-15 protokołu kontroli; g) na koncie syntetycznym 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” na koniec 2007 r. widniało saldo strony Ma w kwocie 25.090,92 zł, obrazujące wartość zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego przez wykonawcę w formie gwarancji ubezpieczeniowej. W świetle zasad funkcjonowania kont, zawartych w złączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., właściwym sposobem ewidencji zabezpieczenia wniesionego w takiej formie jest ewidencja pozabilansowa. W wyniku analizy zapisów na wskazanym koncie ustalono też, że badana jednostka nie dokonywała na nim zapisów dotyczących rozrachunków z odbiorcami i dostawcami. Z wyjaśnień ustnych złożonych przez Skarbnika Gminy wynika, że faktury za dostawy i usługi opłacane były przez badaną jednostkę w terminach ustalonych przez kontrahentów i ujmowane do ewidencji księgowej w momencie ich zapłaty w koszty działalności bieżącej, inwestycyjnej lub socjalnej. Kontrola dokumentów źródłowych z października 2007 r. i stycznia 2008 r. wykazała natomiast że: - do ksiąg rachunkowych września nie wprowadzono niektórych operacji (faktur) dotyczących tego miesiąca, a opłaconych w październiku 2007 r. W związku z tym, na koniec września na koncie 201 nie wykazano zobowiązań w kwocie 7.506,01 zł, m.in. za dostawę wody, energii elektrycznej, usługi telekomunikacyjne; zobowiązania nie były w konsekwencji wykazane w sprawozdaniu Rb-28S o wydatkach budżetowych za III kwartał 2007 r., - do ksiąg rachunkowych 2007 roku nie ujęto zdarzeń gospodarczych dotyczących grudnia, które były opłacone w styczniu 2008 r. Wobec tego, w ewidencji księgowej na koncie 201 nie wykazano zobowiązań w kwocie 3.492,29 zł i nie ujęto ich w rocznym sprawozdaniu Rb-28S. Wskazane zaniechania księgowań naruszają zasady zawarte w art. 6 i 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, niewykazywanie zaś zobowiązań w sprawozdaniach Rb-28S jest niezgodne z postanowieniem § 8 ust. 2 pkt 4 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) – str. 15-16 protokołu kontroli; h) niewłaściwie – na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, zamiast na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, ujęto kwotę 32.053,84 zł zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników; i) konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazywało na koniec 2007 r. saldo po stronie Wn w kwocie 29.158,30 zł i po stronie Ma w kwocie 2.725,63 zł. Należności i nadpłaty wykazane na tym koncie dotyczyły dochodów z tytułu podatków i opłat. Konto 221 nie wykazywało salda należności ani nadpłat z tytułu dochodów budżetowych z majątku gminy. Dokonane na koncie przypisy i wpłaty dochodów budżetowych z majątku gminy stanowiły taką samą kwotę, wynoszącą 94.319,89 zł. Do konta 221 kontrolowana jednostka prowadziła ewidencję analityczną według kontrahentów, jednakże sposób jej prowadzenia nie spełniał wymogów zawartych w art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, ponieważ brak było daty dokonania operacji, określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu. W wyniku czynności kontrolnych, opartych o zawarte umowy i dokonane w 2007 r. wpłaty, ustalono, że na dzień 31.12.2007 r. na koncie 221 powinny być wykazane należności z tytułu dochodów budżetowych z majątku gminy w kwocie 2.687,67 zł i nadpłaty w kwocie 104,05 zł – str. 17 protokołu kontroli; j) ewidencja analityczna do rozrachunków prowadzona była, w okresie objętym kontrolą, w urządzeniu księgowym pn. „Księga kontowa”. W wyniku analizy zapisów dokonywanych w tej ewidencji stwierdzono, że brak było numerów identyfikujących, jak również rodzaju dowodów stanowiących podstawę zapisów księgowych, co nie spełnia wymogów określonych w art. 23 ust. 2, 4 oraz art. 24 ust. 4 ustawy. Prowadzona we wskazany sposób ewidencja rozrachunków narusza wymóg sprawdzalności ksiąg rachunkowych (art. 24 ust. 4), ponadto utrudnia wypełnianie obowiązków w zakresie uzgadniania zapisów na kontach ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej, nałożonych treścią art. 16 ust. 1 ustawy – str. 17 protokołu kontroli; k) badana jednostka nieprawidłowo ewidencjonowała spłacane odsetki od kredytu na koncie 400 „Koszty według rodzajów, zamiast na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe” stosownie do zasad wynikających z załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów – st. 21 protokołu kontroli. W wyniku kontroli realizacji obowiązków sprawozdawczych ustalono, że kierownicy poszczególnych jednostek budżetowych, w związku z przyjętym sposobem koncentracji księgowości, nie sporządzali sprawozdań jednostkowych Rb-28S, Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, Rb-Z o stanie zobowiązań, Rb-N o stanie należności, Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych, do czego zobowiązani byli przepisami § 4 ust. 2 pkt b i h (w brzmieniu obowiązującym w 2007 r.) rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Ustalono ponadto, że w sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego nie wykazano środków pieniężnych gromadzonych na rachunku bankowym lokat terminowych w kwocie 300.000 zł. W czasie kontroli, w dniu 19.06.2008 r., badana jednostka sporządziła korektę do tego sprawozdania i przekazała do Zespołu RIO w Łomży – str. 12-13, 78 protokołu kontroli. Poza tym stwierdzono, że sprawozdawczość finansowa (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu) Urzędu Gminy, obejmująca też dane dotyczące GOPS, została sporządzona z datą 4 czerwca 2008 r. Jak stanowi § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… sprawozdanie finansowe sporządza się w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe (czyli do końca marca). Wskazaną datę nosi też sprawozdanie finansowe instytucji kultury – Biblioteki Publicznej, natomiast jak stanowi art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (czyli 31 grudnia) – str. 13 protokołu kontroli. Badanie prawidłowości gospodarki pieniężnej wykazało, że a) operacje finansowe dotyczące Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych realizowane były za pośrednictwem jednego rachunku bankowego. Należy zwrócić uwagę, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.) nakazuje gromadzenie środków tego Funduszu na wyodrębnionym rachunku bankowym. Także według art. 403 ust. 2 ustawy Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2008 r. Nr 25, poz. 150 ze zm.) przychody GFOŚiGW winny być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym – str. 18, 57-58 protokołu kontroli. b) kasowe dokumenty rozchodowe, takie jak listy wypłat diet radnych, polecenia wyjazdów służbowych, listy płac zasiłków z opieki społecznej, nie były opatrzone podpisem Skarbnika Gminy na dowód dokonania kontroli wstępnej, czym naruszone zostały przepisy art. 45 ust. 3 ustawy o finansach publicznych i § 13 ust. 4 instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. Dokumenty rozchodowe podpisywane były na dowód ich sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym, jednakże z przepisów wewnętrznych badanej jednostki, ani też z zakresów czynności nie wynika, którym pracownikom zostały przypisane obowiązki związane z dokonywaniem tej kontroli – str. 20 protokołu kontroli. Sprawdzeniu poddano przestrzeganie obowiązujących procedur przy opracowywaniu projektów planów i planów finansowych jednostek organizacyjnych gminy. Kontrolującym nie okazano udokumentowanego potwierdzenia wypełnienia przez Wójta Gminy obowiązku przekazania podległym jednostkom informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych. Ustalono natomiast, że kierownikom jednostek przekazano w dniu 2 stycznia 2007 r. wyciąg z uchwały budżetowej (podjętej w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej) dla sporządzenia przez nich planów finansowych swoich jednostek. Planów finansowych Zespołu Szkół i GOPS kontrolującym nie okazano. Kwestię obowiązków ciążących na organach wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego (m.in. wójtach) oraz kierownikach podległych jednostek w zakresie procedury opracowywania projektów planów (w oparciu o projekt budżetu) i planów finansowych (na podstawie uchwały budżetowej) szczegółowo regulują postanowienia art. 185 i 186 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz.783 ze zm.). Kontrolującym nie okazano też planu finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, o którym mowa w art. 186 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych, a także planów finansowych jednostek realizujących zadania z zakresu administracji rządowej, opracowanych w trybie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955) – str. 22-23 protokołu kontroli. Badając realizację dochodów z majątku gminy stwierdzono, że czynsz z tytułu wynajmu lokali użytkowych był przez najemców płacony systematycznie, chociaż nie zawsze terminowo. Ustalono, że kontrolowana jednostka nie naliczała i nie ujmowała w księgach rachunkowych odsetek od zaległości z tytułu czynszu, czym naruszyła przepis § 7 ust. 2 (obecnie § 7 ust. 8) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… Zgodnie z nim, odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. W trakcie kontroli naliczono odsetki od nieterminowych płatności czynszu za lokale użytkowe wg stanu na 31.12.2007 r. w kwocie 396,52 zł, z czego odsetki w kwocie 284,26 zł zostały przez najemcę opłacone – str. 27 protokołu kontroli. Kontrolowana jednostka uzyskiwała też m.in. dochody z tytułu opłat rocznych za użytkowanie wieczyste nieruchomości przez cztery podmioty wymienione na str. 29-30 protokołu kontroli. Prawo użytkowania wieczystego było ustanawiane w 1989 r. i w latach 1993 – 1995. Stwierdzono, że wartość opłat z tytułu użytkowania wieczystego była aktualizowana w odniesieniu do dwóch nieruchomości (oddanych w użytkowanie wieczyste w 1993 r.), na podstawie operatu szacunkowego z 30.11.2000 r. Wartość pozostałych opłat za użytkowanie wieczyste nie była aktualizowana. Jak wskazał Pan Wójt w wyjaśnieniu, waloryzacji opłat zaniechano w związku z kosztami przeprowadzenia wyceny nieruchomości. Należy wskazać, iż organy gospodarujące nieruchomościami są zobowiązane, na mocy normy zawartej w art. 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), do gospodarowania nieruchomościami w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki. W świetle tej normy prawnej oraz z uwagi na odległy czas ostatniej aktualizacji opłat rocznych, a w niektórych przypadkach jej nieprzeprowadzenie, podjęcie działań w tym kierunku należy uznać za zasadne. W zakresie pozyskiwania dochodów stwierdzono także, iż dotychczas Rada Gminy nie podjęła uchwały w sprawie ustalenia stawek procentowych opłat adiacenckich dla nieruchomości, których wartość wzrosła w związku z jej podziałem oraz wybudowaniem ze środków publicznych urządzeń infrastruktury technicznej, stosownie do postanowień art. 98a ust. 1 i art. 146 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Jak ustalono, w gminie miały miejsce inwestycje związane z budową dróg oraz budową sieci wodociągowej – str. 30 protokołu kontroli. Należy podkreślić, że opłaty adiacenckie stanowią prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966ze zm.). Nieokreślenie przez organ stanowiący stawek procentowych opłat adiacenckich uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających wysokość opłat, a tym samym prowadzi do nieuprawnionego zaniechania ustalania i poboru dochodów budżetowych gminy. Dodać też należy, iż ustawodawca określając górne (dopuszczalne) granice stawek procentowych opłat umożliwił organowi stanowiącemu gminy swobodę w miarkowaniu jej wysokości. Ustalono również, że Rada Gminy nie podjęła dotychczas uchwały w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w zapłacie należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, przypadających gminie lub jej jednostkom organizacyjnym. Podjęcia takiej uchwały wymaga przepis art. 43 ust. 2 ustawy o finansach publicznych – bez regulacji w tym względzie nie jest możliwe merytoryczne rozpatrywanie ewentualnych wniosków dłużników o udzielenie ulg w zapłacie. Jak stwierdzono, w 2007 roku wskazane ulgi nie były przez organ wykonawczy gminy stosowane – str. 31-32 protokołu kontroli. W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art.13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń. Nieprawidłowości polegały m. in. na braku postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji wymiarowych (w badanym okresie nie doręczono 5 nakazów płatniczych). Stwierdzono, że 1 podatnik nie żyje, zaś w przypadku 4 podatników nie ustalono miejsca stałego zamieszkania. Jak wskazano w opisie na stronie 36 protokołu kontroli służby organu podatkowego nie prowadziły działań mających na celu doręczenie decyzji. Brak możliwości skutecznego ustalenia miejsca zamieszkania podatnika może być podstawą do ustanowienia kuratora sądowego do doręczeń dla takiej osoby nieznanej z miejsca pobytu (art. 154 § 2 w związku z art. 138 § 2 Ordynacji podatkowej). W związku z powyższym, organ podatkowy, jako zainteresowana strona, winien skierować wniosek do sądu opiekuńczego miejsca ostatniego zamieszkania osoby nieobecnej. W przypadku, gdy podatnicy nie żyją, organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w związku z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Stwierdzono również, że w wydawanych decyzjach wymiarowych (nakazy płatnicze) niewłaściwie oznaczono organ podatkowy, którym w sprawach podatkowych jest Wójt Gminy naruszając tym art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej. W wyniku kontroli dokumentacji podatkowej podatników opłacających podatek rolny w formie łącznego zobowiązania pieniężnego stwierdzono uchybienia polegające na nie wyegzekwowaniu informacji w sprawie podatku od nieruchomości od 67 podatników, co uniemożliwiło sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych albowiem informacja złożona przez podatnika jest podstawowym źródłem wiedzy na temat powierzchni budynków, a także sposobu ich wykorzystania. Kontrolując zagadnienia związane z osiąganiem przez gminę dochodów z tytułu podatku rolnego stwierdzono, że Rada Gminy nie określiła w drodze uchwały trybu i szczegółowych warunków zwolnienia z opodatkowania gruntów na których zaprzestano produkcji rolnej na okres nie dłuższy niż 3 lata. Brak wskazanej uchwały, w zakresie wynikającym z treści art. 12 pkt 9 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 136 poz. 969 ze zm.), de facto uniemożliwia zastosowanie zwolnienia potencjalnym wnioskodawcom. Przyczyną tego stanu rzeczy był brak projektu uchwały, który powinien przedłożyć Radzie Wójt Gminy – str. 37 prot. kontroli. Badaniem objęto także zagadnienia powszechności i prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości. Dokonane ustalenia dotyczyły dwóch przypadków nie zachowania prawidłowości opodatkowania budynków i gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą - str. 42 prot. kontroli. Do ewidencji podatkowej przyjęto powierzchnię budynków oraz gruntów związanych z działalnością gospodarczą niezgodną z powierzchnią zadeklarowaną przez podatników, a zaniżenie podatku z tego tytułu, łącznie wyniosło 12.243,00 złote. Badaniem pod kątem terminowości składania objęto wszystkie złożone deklaracje podatkowe dotyczące podatku od nieruchomości. Stwierdzono w 3 przypadkach (deklaracje złożone przez podatników o nr kont: 340001, 340014, 340012), iż zostały złożone po terminie określonym w art. 6 ust. 9, pkt. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Ustalenia dotyczyły również podatnika opisanego na stronie 44 protokołu kontroli, który zastosował niewłaściwe stawki podatku od nieruchomości i zaniżył w deklaracji podatek od nieruchomości w łącznej kwocie 6.333 złote. Podczas kontroli złożył korektę deklaracji. Brak reakcji organu podatkowego na powyższe sytuacje wskazuje, że nie prowadzono czynności sprawdzających, które winny być dokonywane przez służby organu podatkowego stosownie do wskazań przepisu art. 272 Ordynacji podatkowej. Ustalono ponadto, że kontrolowana jednostka posiada W trakcie kontroli analizie poddano również decyzje podatkowe wydane na podstawie art. 67a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Przedmiotem kontroli był sposób prowadzenia postępowania podatkowego oraz zebrany materiał dowodowy. Zgodnie ze wskazanym przepisem organ podatkowy wydaje decyzję przyznającą ulgę w zapłacie podatku w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym. Obowiązek ustalenia czy owe przesłanki występują ciąży na organie podatkowym (jego służbach) a realizowany być winien poprzez zebranie materiału dowodowego w trakcie postępowania podatkowego. Z analizy decyzji podatkowych wynika, że w przypadku decyzji wymienionych w opisie na stronach 38-39 protokołu kontroli organ podatkowy naruszył art. 210 § 1 pkt 6; § 4 i § 5 Ordynacji podatkowej, ponieważ decyzje nie zawierały uzasadnienia faktycznego będącego pochodną ustaleń dokonanych w trakcie postępowania. Zgodnie z przytoczonymi przepisami każda decyzja powinna zawierać uzasadnienie faktyczne, w którym organ podatkowy wskazuje fakty, które uznał za uzasadnione, dowody, którym dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Szczególnie dotyczy to decyzji na podstawie, których udzielono ulg w zapłacie podatku. Sprawdzono prawidłowość sporządzenia sprawozdań Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od początku roku do 31 grudnia 2007 roku. Stwierdzono, że nieprawidłowo wykazano kwoty w sprawozdaniu rocznym za rok 2007 Rb-PDP (z dnia 26 lutego 2008) w kolumnie „Skutki obniżenia stawek podatków obliczonych za okres sprawozdawczy”, w wierszu „podatek od nieruchomości”. Nie uwzględniono w całości kwot skutków obniżenia górnych stawek podatków, wykazując kwotę 57.036,42 zł, prawidłowo należało wykazać kwotę 109.985,82 zł, wobec powyższego zaniżono kwotę skutków o 52.949,40 złotych. Ponadto w tym samym wierszu w kolumnie “skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych)” wykazano nieprawidłowo kwotę 31.880,95 zł podczas gdy prawidłowo należało wykazać 278.978,15 w wyniku czego zaniżono dane o kwotę 247.097,20 złotych. Dotyczy to również danych w tym zakresie wykazanych w sprawozdaniach RB-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2007 roku. Naruszono w ten sposób normy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). Podczas przeprowadzania czynności kontrolnych dokonano korekty wymienionych sprawozdań i przesłano je do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku. Pośród wydatków bieżących kontroli poddano m.in. prawidłowość ustalania wynagrodzeń, w tym naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2007 r. w świetle ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. Nr 160, poz. 1080 ze zm.). Ustalono, że osoby które pracowały w Urzędzie Gminy jako pracownicy interwencyjni (wynagrodzenie których refundował Urząd Pracy w Wysokiem Mazowieckiem) nie otrzymały tzw. „trzynastki”. Trzech spośród pięciu pracowników interwencyjnych zatrudnionych w 2007 roku w Urzędzie przepracowało w tym roku okres 6 miesięcy. W myśl art. 2 ust. 2 ustawy, pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem, że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy. W związku z powyższym 3 osoby, które przepracowały w 2007 r. 6 miesięcy powinny otrzymać dodatkowe wynagrodzenie roczne w łącznej wysokości 716,04 zł brutto (3 x 238,68 zł) – str. 52-53 protokołu kontroli. W wyniku kontroli ustalono, iż na sumę wydatków ewidencjonowanych w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” składały się zwroty kosztów podróży służbowych pracowników Urzędu Gminy i GOPS oraz koszty powstałe wskutek używania przez pracowników w celach służbowych samochodów niebędących własnością pracodawcy do jazd lokalnych i jazd na terenie kraju. Jak stwierdzono, Wójt Gminy zawarł w styczniu 2007 r. z dwoma pracownikami GOPS umowy na używanie przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych na terenie gminy (jazdy lokalne). Z ustaleń kontroli wynika ponadto, że Wójt Gminy zatrudniał pracowników tej jednostki organizacyjnej, podpisywał angaże zmieniające umowę o pracę oraz przyznawał nagrody ww. pracownikom, mimo że w GOPS jest zatrudniony kierownik, którego kompetencje, w tym jako przełożonego pracowników, określa statut Ośrodka nadany uchwałą nr 107/XXIII/04 Rady Gminy z 28 października 2004 r. Kodeks pracy definiuje pojęcie pracodawcy – zgodnie z art. 3 tej ustawy, pracodawcą jest jednostka organizacyjna choćby nie posiadała osobowości prawnej, jeżeli zatrudnia pracowników. Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba (art. 31 k.p.). W odniesieniu do pracowników samorządowych zasadę tę precyzuje art. 4 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych. W świetle tych przepisów czynności z zakresu prawa pracy wobec podległych pracowników GOPS winny być podejmowane przez kierownika Ośrodka – str. 54-55 protokołu kontroli. W zakresie wydatków bieżących ustalono też, że porozumieniem z 2 marca 2007 r. gmina przekazała Spółce Wodnej „Rokietnica” w Kuleszach Kościelnych dotację w kwocie 10.000 zł na dofinansowanie konserwacji urządzeń melioracyjnych na terenie gminy. Zgodnie z art. 164 ust. 5 ustawy z dnia 18 lipca 2001 r. Prawo wodne (Dz. U. z 2005 r. Nr 239, poz. 2019 ze zm.), spółki wodne mogą korzystać z pomocy finansowej z budżetu jednostek samorządu terytorialnego udzielanej zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych, przeznaczonej w szczególności na bieżące utrzymanie wód i urządzeń wodnych oraz realizację inwestycji. Zawarta ze Spółką umowa nie zawierała jednak postanowień o terminie wykorzystania dotacji i o sposobie jej rozliczenia, a także terminie zwrotu niewykorzystanej części dotacji, tj. elementów wymaganych art. 130 w zw. z art. 189a ustawy o finansach publicznych. Jak ustalono w trakcie kontroli dotacja została rozliczona w oparciu o protokół z odbioru prac konserwacyjnych oraz rachunek na kwotę 10.000 zł za wykonanie konserwacji – str. 56-57 protokołu kontroli. W sferze funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że Urząd Gminy prowadził wspólną działalność socjalną z Gminną Biblioteką Publiczną i GOPS w Kuleszach Kościelnych, bez zawarcia stosownej umowy pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, o której mowa w art. 9 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W takcie kontroli, w dniu 20.05.2008 r., Wójt Gminy, kierownik Biblioteki Publicznej i kierownik GOPS zawarli stosowne porozumienie o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej. Kontrolowana jednostka przelała na rachunek bankowy Funduszu Świadczeń Socjalnych środki na działalność socjalną w łącznej wysokości 14.804,60 zł. Ustalono, że prawidłową na 2007 r. kwotę odpisu na jednego zatrudnionego w wysokości 804,60 zł przyjęto tylko w Gminnej Bibliotece Publicznej, w pozostałych przypadkach kwota ta wynosiła 740 zł (przelew w rozdz. 01095), 1050 zł (rozdz.70005), 655,74 zł (rozdz. 75412), 750 zł (rozdz. 75011), 733,33 zł (rozdz. 85219) i 768 zł (rozdz. 75023), a do końca maja przekazano jedynie 70,9% planowanego odpisu, zamiast 75% wymaganych art. 6 ust. 2 ustawy. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy, wysokość odpisu podstawowego co do zasady wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Przyjmując prawidłową wysokość podstawy naliczenie odpisu na 2007 r. powinno wynosić 15.150,62 zł tj. o 346,02 zł więcej niż w rzeczywistości naliczono i przelano w 2007 r. Ponadto, do naliczenia wysokości odpisu nie brano pod uwagę pracowników interwencyjnych, których zatrudnienie winno skutkować podniesieniem o 1 etat faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w roku i zwiększeniem odpisu na Fundusz w kwocie 804,60 zł. Łącznie odpis na Fundusz w 2007 r. powinien być większy o kwotę 1.150,62 zł – str. 57-59 protokołu kontroli. Badaniu poddano również prawidłowość udzielania zamówień publicznych w świetle postanowień ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Sprawdzając prawidłowość postępowania w przetargu nieograniczonym na budowę boiska sportowego stwierdzono, że na podstawie art. 38 ust. 6 Prawa zamówień publicznych, w związku z licznymi zapytaniami wykonawców co do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, Wójt Gminy przedłużył termin składania ofert do dnia 09.09.2007 r. (termin pierwotny – 06.08.2007 r.). Należy wskazać, że w myśl przywołanego artykułu ustawy, zamawiający przedłuża termin składania ofert, jeżeli w wyniku modyfikacji treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia niezbędny jest dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach. W badanym postępowaniu treść specyfikacji nie była zmieniana – str. 60 protokołu kontroli. Czynności kontrolne w odniesieniu do postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na przebudowę 2 odcinków dróg gminnych o łącznej długości Umowę z wybranym wykonawcą, za wynagrodzeniem z oferty w wysokości 294.268,25 zł, zawarto w dniu 7 maja 2007 r. Roboty odebrano protokołami końcowymi z 10.07.2007 r., zaś wykonawca w dniu 11.07.2007 r. wystawił fakturę VAT na kwotę 291.700,76 zł, która została opłacona w dniu 18.07.2007 r. Wartość zafakturowanych robót różni się o 2.567,49 zł od kwoty wynikającej z kosztorysów ofertowych wykonawcy i określonej umową. W wyniku porównania kosztorysów ofertowych i sporządzonych kosztorysów powykonawczych ustalono, że: a) z kosztorysu ofertowego na przebudowę drogi gminnej we wsi Litwa Stara wynika kwota robót 257.278,09 zł brutto, a z kosztorysu powykonawczego 250.748,65 zł (wykonano prace o wartości 6.529,44 zł mniejszej niż planowane), b) z kosztorysu ofertowego na przebudowę drogi gminnej we wsi Wnory Wypychy wynika kwota robót 36.990,16 zł brutto, a z kosztorysu powykonawczego 40.952,11 zł (wykonano prace o wartości 3.961,95 zł większej niż planowane). W protokołach końcowych wyspecyfikowano odebrane roboty oraz ich wartość wynikającą z kosztorysów powykonawczych. Nie wskazano jednak przyczyn zmiany cen za wykonanie modernizacji obu odcinków dróg. W wyjaśnieniu Pan Wójt podał, że różnica w wysokości 3.961,95 zł (przebudowa drogi gminnej we wsi Litwa Stara) wynika z wykonania niezbędnych prac, których kosztorys ofertowy nie przewidział, a które zostały ujęte w kosztorysie powykonawczym, natomiast różnica 6.529,44 zł (przebudowa drogi gminnej we wsi Wnory Wypychy) powstała w wyniku zmian przekrojów przepustów oraz ich obudowy. Protokoły uzasadniające zmiany w zakresie robót nie były sporządzane, nie udokumentowano ich też w drodze zmiany zawartej z wykonawcą umowy o zamówienie publiczne. Jak stanowi art. 139 ust. 2 ustawy, umowy w sprawie zamówień publicznych powinny być sporządzane w formie pisemnej, a wymóg ten należy też odnieść do zmian dokonywanych w ich treści – str. 63-64 protokołu kontroli. W zakresie zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego w sezonie grzewczym 2007/2008 stwierdzono, że w umowie o zamówienie publiczne z dnia 2 października 2007 roku zawarte zostały m.in. zapisy w sprawie zmian ceny jednostkowej oleju. Zgodnie z nimi, ustalona w przetargu cena podlega zmianie w przypadku wzrostu lub obniżki ceny zakupu, zaś dostawca udokumentuje wzrost lub obniżkę ceny dostarczając kopię komunikatu producenta informującą o zmianie ceny oleju opałowego oraz kalkulację nowej ceny. Stwierdzono, że wskazany obowiązek nie był od wykonawcy dostaw egzekwowany – w szczególności w odniesieniu kalkulacji cen. W przedstawionej kontrolującym dokumentacji znajdowały się wydruki ze stron internetowych, na których publikowane były ceny hurtowe oleju opałowego. Ustalono, że ceny przyjęte w sporządzonych aneksach do umowy były zgodne z cenami hurtowymi u producentów produktu (2 aneksy według cen w LOTOS, jeden w ORLEN) – str. 65-66 protokołu kontroli. Badając gospodarowanie mieniem komunalnym stwierdzono, że jednostki organizacyjne – Gminna Biblioteka Publiczna (instytucja kultury) i Zespół Szkół w Kuleszach Kościelnych nie zostały formalnie wyposażone w nieruchomości, którymi faktycznie dysponują. Na gruncie przepisów art. 18 ustawy o gospodarce nieruchomościami, nieruchomości mogą być oddawane jednostkom organizacyjnym w trwały zarząd, najem i dzierżawę oraz użyczane na cele związane z ich działalnością. Formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne gminy nieposiadające osobowości prawnej, zgodnie z przepisem art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 tejże ustawy, jest trwały zarząd ustanawiany w drodze decyzji administracyjnej. Na podstawie art. 81 ustawy o systemie oświaty, szkoły publiczne są zwolnione z opłat z tytułu trwałego zarządu – str. 68 protokołu kontroli. Stwierdzono też, że w zarządzeniu Nr 37/07 Wójta Gminy z dnia 15 listopada 2007 r. w sprawie projektu budżetu gminy na 2008 rok, w formie załącznika nr 3, przedstawiono informację o stanie mienia komunalnego gminy na dzień 31.10.2007 r. Informacja ta nie zawiera elementów wymaganych art. 180 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, brak w niej bowiem danych o zmianach w stanie mienia komunalnego od dnia złożenia poprzedniej informacji – str. 68 protokołu kontroli. Na podstawie kontroli gospodarki środkami rzeczowymi oraz ujmowania tych składników majątkowych w księgach rachunkowych ustalono, że: a) księgowa ewidencja syntetyczna środków trwałych nie obejmuje wartości dróg i gruntów. Badana jednostka nie prowadzi też ewidencji szczegółowej gruntów z wyszczególnieniem ich numerów, miejsca położenia i wartości ewidencyjnej, co narusza obowiązek prowadzenia kont dla wszystkich środków trwałych wynikający z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… Ponadto, kontrolowana jednostka nie posiada ewidencji dróg, której obowiązek prowadzenia (spoczywający na zarządcy – Wójcie) wynika z art. 10 ust. 11 oraz art. 20 pkt 9 w związku z art. 19 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 19, poz. 115 ze zm.), a także z przepisów wykonawczych do ustawy, zawartych obecnie w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 16 lutego 2005 r. w sprawie sposobu numeracji i ewidencji dróg publicznych, obiektów mostowych, tuneli, przepustów i promów oraz rejestru numerów nadanych drogom, obiektom mostowym i tunelom (Dz. U. Nr 67, poz. 582) – str. 68 protokołu kontroli; b) ewidencja analityczna środków trwałych prowadzona była w księdze „Ewidencja środków trwałych” i obejmowała środki trwałe Urzędu jako jednostki budżetowej i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. W wyniku analizy zapisów prowadzonych w tej ewidencji ustalono, że nie zawiera ona danych takich, jak: numeru inwentarzowego, daty zakupu czy przyjęcia do użytkowania, numeru dowodu będącego podstawą ujęcia w księgach rachunkowych. Umorzenie środków trwałych dokonywane było co roku w księdze środków trwałych bez wykazywania kwoty umorzenia narastająco, wobec czego nie jest możliwe uzgodnienie zapisów ewidencji syntetycznej z analityczną. Ponadto, w ewidencji analitycznej prowadzonej dla umorzenia środków trwałych brak jest wskazania dokumentu, na podstawie którego dokonano zapisu w ewidencji księgowej, jak również numeru pozycji księgowej tego dokumentu. Wskazać należy, że ewidencja analityczna środków trwałych powinna zapewnić m.in. należyte naliczenie umorzenia i amortyzacji, co wynika z zasad funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe” zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. Obowiązek i sposób prowadzenia kont ksiąg pomocniczych określony został także w art. 16 ust. 1 i art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Oznaczanie środków trwałych numerami inwentarzowymi ma natomiast zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym jednoznacznego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o rachunkowości – str. 69-70 protokołu kontroli; c) na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” nieprawidłowo zaksięgowano środki pieniężne w kwocie 120.000 zł, przekazane dla Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem na modernizację dróg powiatowych na podstawie porozumienia zawartego w dniu 14.05.1999 r. Operację zaewidencjonowano następująco: 020 – 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” oraz 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” – 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”. Należy zwrócić uwagę, że przelew środków dla Starostwa Powiatowego należało zaksięgować tylko na konto 810 w korespondencji z kontem 130, bez obciążania konta 020 – str. 70 protokołu kontroli. Na podstawie przedłożonych dokumentów dotyczących przeprowadzonej ostatnio inwentaryzacji środków rzeczowych ustalono natomiast, że: a) środki trwałe o łącznej wartości 3.388.382,94 zł zostały zinwentaryzowane na arkuszu spisu z natury nr 18. W arkuszu tym nie wpisano daty przeprowadzenia inwentaryzacji, brak jest również podpisu osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe objęte spisem. Do arkusza spisowego nie ujęto również danych identyfikujących środki trwałe. Opisane nieprawidłowości naruszają przepisy zawarte w pkt 3 Zakładowego regulaminu inwentaryzacji. Inwentaryzację środków trwałych rozliczono według stanu na 31.12.2005 r., różnic nie stwierdzono; b) pozostałe środki trwałe zostały zinwentaryzowane na arkuszach od nr 1 do 17 i od nr 19 do 37. Na podstawie kontroli arkuszy spisowych ustalono, że na arkuszach od nr 1 do 17 i nr 19 odnotowany został termin przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. od 15.12.2005 r. do 30.12.2005 r., natomiast na drukach od nr 20 do nr 37 brak było daty dotyczącej terminu przeprowadzenia inwentaryzacji. Ponadto, na arkuszach od nr 31 do nr 37 nie został zamieszczony podpis Skarbnika Gminy lub innego pracownika, który wycenił arkusze spisowe. Opisane nieprawidłowości naruszają zasady ustalone w wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej. Inwentaryzację rozliczono według stanu na 31.12.2005 r., co wynika z wyjaśnienia ustnego złożonego w czasie kontroli przez Skarbnika Gminy; c) wpisane błędnie pozycje do arkuszy spisowych wymazywane były korektorem np. w arkuszu spisowym nr 22 wymazana została poz. 37 i następne pozycje dotyczące podliczenia wartości spisanych (dotyczy to także arkusza nr 24, poz. 54, 56-58). Przepisy wewnętrzne badanej jednostki w kwestii poprawek zgodne są z przepisami art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Stanowią one, że błędy można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu, tak aby pozostał on czytelny, a następnie wpisanie zapisu poprawnego. Poprawka błędu powinna być podpisana przez osoby dokonujące spisu z natury. Dokonanie poprawek winno mieć odbicie w arkuszu spisowym na ostatniej stronie spisu poprzez podanie pozycji spisu oraz powodu dokonania poprawki. Reasumując powyższe należy wskazać, że przepisy wewnętrzne badanej jednostki w zakresie inwentaryzacji nie były w pełni przestrzegane. Poza tym brak było kontroli wewnętrznej, bowiem zgodnie z wymogami pkt 3 ppkt 12 Zakładowego regulaminu inwentaryzacji kontrolę wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury pod względem formalnym i rachunkowym powinien przeprowadzić przewodniczący zakładowej komisji inwentaryzacyjnej. Podkreślenia też wymaga, iż w zarządzeniu Wójta Gminy z dnia 22 listopada 2005 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji nie wskazano terminu jej przeprowadzenia oraz daty – dnia, na który powinien być przeprowadzony i rozliczony spis z natury. W § 12 ust. 5 instrukcji inwentaryzacyjnej postanowiono, że konkretne terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji w jednostce określa harmonogram inwentaryzacji, jednakże badana jednostka nie sporządziła takiego harmonogramu. Obowiązki w zakresie ustalania terminu rozpoczęcia i zakończenia prac inwentaryzacyjnych, opracowania planu inwentaryzacji, organizowania prac przygotowawczych do inwentaryzacji oraz ich wykonania we właściwym czasie przypisane zostały w regulacjach wewnętrznych przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. Wskazania poza tym wymaga, że grunty oraz środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony (np. wodociągi) zostały ujęte na arkuszach spisu z natury. Zgodnie z przepisem art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację tego rodzaju składników majątkowych należy przeprowadzać w drodze weryfikacji, tj. porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. W związku z tym, sposób udokumentowania czynności weryfikacyjnych powinien być określony w instrukcji inwentaryzacyjnej. Przepisy wewnętrzne badanej jednostki nie wskazują dokumentu ani sposobu potwierdzenia dokonania tych czynności – str. 70-74 protokołu kontroli. Gmina Kulesze Kościelne pozyskiwała także dochody budżetu państwa w związku z realizacją zadań administracji rządowej zleconych gminie. Zbiorcze sprawozdanie Rb-27ZZ za 2007 r. z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej (z tytułu wydawania dowodów osobistych) zawiera dane zgodne z ewidencją księgową. Sprawozdań jednostkowych RB-27 ZZ (kwartalnych i rocznych) nie sporządzono. Z ustaleń kontroli wynika, że pobrane dochody z tytułu wydanych dowodów osobistych przekazywano do PUW co do zasady zgodnie z terminami określonymi w § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955), tj. do 15 i 25 dnia danego miesiąca. Zdarzały się jednak przypadki przekazania środków z opóźnieniem (np. 18 stycznia, 26 lutego, 26 marca, 26 października). Ponadto zaistniały przypadki nieprzekazywania środków według stanu na 10 i 20 dzień każdego miesiąca, określonego w § 8 ust. 1 rozporządzenia (np. 18 stycznia 2007 r. przekazano 780 zł wg stanu na 11 stycznia, a nie na 10 stycznia, w związku z czym na koniec roku powstała nadpłata w przekazywaniu środków w wysokości 660 zł). Z tytułu opóźnienia w zapłacie PUW naliczył kontrolowanej jednostce odsetki w wysokości 1 zł – str. 75-76 protokołu kontroli. W ramach współdziałania z innymi jednostkami samorządu terytorialnego, w oparciu o p W ramach kontroli rozliczeń podległych jednostek organizacyjnych z budżetem gminy ustalono, że Zespół Szkół posiadał odrębny rachunek bankowy, na którym gromadzone były opłaty za obiady wydawane przez stołówkę szkolną. Ewidencja operacji dokonywanych na tym rachunku prowadzona była pozabilansowo. Dochody z tego tytułu (60.607,71 zł) i wydatki (60.827,67 zł) z nich dokonywane nie były wprowadzone do budżetu gminy Kulesze Kościelne, jak również do planu finansowego Zespołu Szkół. W wyniku kontroli ustalono ponadto, że organ stanowiący gminy nie podjął uchwały, w której zezwoliłby na gromadzenie dochodów z tytułu odpłatności za obiady na wydzielonym rachunku dochodów własnych Zespołu Szkół. Wskazana nieprawidłowość stanowi naruszenie przepisów ustawy o finansach publicznych określających zasady funkcjonowania jednostek budżetowych. Zasadą, wyrażoną w art. 20 ustawy, jest, iż jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego; podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków. Art. 22 ustawy określa zaś, że samorządowe jednostki budżetowe mogą gromadzić na rachunku dochodów własnych m.in. dochody określone w uchwale organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego – str. 79 protokołu kontroli. W wyniku poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy, pismem z 06.08.2004 r., przekazano Wójtowi Gminy wystąpienie pokontrolne. W trakcie niniejszej kontroli ustalono, że zalecenia odnośnie wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, tj. ujmowania zdarzeń na kontach księgowych zgodnie z ZPK, ewidencjonowania w urządzeniach księgowych dowodów pozwalających na ich powiązanie z zapisami księgowymi, a także dokonania wyceny nieruchomości gruntowych oraz dróg i objęcia ich ewidencją księgową nie zostały zrealizowane – str. 80-81 protokołu kontroli. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych z zakresu gospodarki finansowej, podatków i opłat lokalnych oraz rachunkowości gminy. Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym zorganizowanie systemu kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie Gminy zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Do zadań Pana Wójta należy także ogólny nadzór nad funkcjonowaniem podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 187 ustawy o finansach publicznych. Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Gminy, stosownie do przyznanego zakresu czynności oraz przepisów art. 45 ustawy o finansach publicznych. Mając na uwadze ustalenia kontroli, a także stosowne działania podjęte w trakcie kontroli przez badaną jednostkę zmierzające do usunięcia zaistniałych nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 1. Podjęcie stosownych działań zmierzających do uregulowania kwestii dotyczących sposobu wykonywania, w zastępstwie lub z upoważnienia, zadań wchodzących w zakres kompetencji organu wykonawczego, mając na uwadze wskazane regulacje prawne oraz zapewnienie ciągłości funkcjonowania gminy podczas nieobecności Pana Wójta. 2. Dostosowanie zakresu czynności Skarbnika do wymogów ustawy o finansach publicznych. 3. Pisemne powierzenie pracownikom obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej dowodów finansowo-księgowych. 4. Zapewnienie aktualizowania zakładowego planu kont w terminach wynikających z ustanowionych w tym względzie przepisów prawnych. 5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez: a) dokonywanie zapisów księgowych w sposób spełniający wymogi art. 23 ustawy o rachunkowości, na podstawie dowodów księgowych zawierających cechy wymagane przepisami art. 21 ustawy, b) sporządzanie miesięcznych zestawień obrotów i sald zawierających wszystkie elementy wymienione w art. 18 ustawy o rachunkowości, c) poprawianie błędów w zapisach księgowych w sposób określony w art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, d) prawidłowe, tj. zgodne z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych, e) ewidencjonowanie udziałów gminy w dochodach budżetu państwa na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”, a raty subwencji oświatowej otrzymanej w danym roku budżetowym na rok następny na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe”, f) zaprowadzenie ewidencji pozabilansowej dla zabezpieczeń należytego wykonania umów, które są ustanawiane w formie gwarancji, g) ujmowanie w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego wszystkich zdarzeń gospodarczych zaistniałych w tym okresie, stosownie do przepisów art. 6 i 20 ustawy o rachunkowości, h) ewidencjonowanie na koncie 231 rozrachunków z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników, i) prowadzenie ewidencji rozrachunków z tytułu dochodów budżetowych z majątku gminy na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, j) prowadzenie zapisów w ewidencji analitycznej rozrachunków w sposób pozwalający na należyte ich powiązanie i uzgadnianie z zapisami na kontach księgi głównej, k) ewidencjonowanie odsetek od kredytów na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe”. 6. Spowodowanie kompletnego i terminowego sporządzania wymaganych sprawozdań jednostkowych przez kierowników jednostek organizacyjnych gminy. 7. Wyodrębnienie rachunków bankowych dla operacji finansowych dotyczących ZFŚS i GFOŚiGW. 8. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do przeprowadzania kontroli wstępnej wszystkich dokumentów będących podstawą rozchodu środków pieniężnych z kasy jednostki. 9. Zapewnienie realizacji wymaganego przepisami prawa trybu opracowywania projektów planów i planów finansowych podległych jednostek organizacyjnych, a także sporządzanie planu finansowego Urzędu Gminy. 10. Naliczanie i ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od należności, stosownie do postanowień § 7 ust. 8 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… 11. Podjęcie działań w celu dokonania aktualizacji opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowych, stosownie do postanowień art. 77 i nast. ustawy o gospodarce nieruchomościami. 12. Przedłożenie Radzie Gminy projektów uchwał: a) w sprawie stawek procentowych opłat adiacenckich, b) w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w zapłacie należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, przypadających gminie lub jej jednostkom organizacyjnym. 13. Prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzających do doręczenia wszystkich decyzji w sprawach zobowiązań podatkowych. 14. Realizowanie zasady powszechności opodatkowania poprzez prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzających do wydania decyzji o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, z wykorzystaniem przywołanych procedur prawnych. 15. Właściwe oznaczanie organu podatkowego w wydawanych decyzjach dotyczących zobowiązań podatkowych. 16. Wystąpienie do Rady Gminy z projektem uchwały określającej tryb i szczegółowe warunki zwolnienia z tytułu zaprzestania produkcji rolnej w oparciu o przywołane przepisy ustawy o podatku rolnym. 17. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkiem od nieruchomości, zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania nieruchomości związanych z działalnością gospodarczą. 18. Wydawanie decyzji umorzeniowych zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa, ze szczególnym uwzględnieniem ich uzasadnienia faktycznego, opartego o wyczerpujący materiał dowodowy zebrany w celu wszechstronnego wyjaśnienia okoliczności sprawy. 19. Dostosowanie uregulowań wewnętrznych do prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie rozwiązaniami prawnymi. 20. Naliczanie i wypłacanie dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników, którzy przepracowali co najmniej 6 miesięcy w roku kalendarzowym, w myśl ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Dokonanie wypłat wynagrodzenia dodatkowego dla uprawnionych pracowników zatrudnionych w 2007 roku. 21. Umożliwienie kierownikowi GOPS wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Ośrodka. 22. Określanie w umowie w sprawie przekazania dotacji z budżetu gminy wszystkich elementów wymaganych postanowieniami art. 130 w zw. z art. 189a ustawy o finansach publicznych. 23. Naliczanie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz przekazywanie środków na wyodrębniony rachunek bankowy Funduszu w wysokości i terminach określonych ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Dokonanie przelewu na rachunek Funduszu kwoty 1.150,62 zł, o którą zaniżono odpis na rok 2007. 24. W zakresie udzielania i realizacji zamówień publicznych: a) przedłużanie terminu składania ofert w przypadku zaistnienia przesłanek wskazanych w art. 38 ust. 4 i 6 Prawa zamówień publicznych, b) wyznaczanie terminu składania ofert z uwzględnieniem wymogów art. 43 ustawy, c) dokonywanie w formie pisemnej zmian wprowadzanych w umowie w sprawie zamówienia publicznego (z uwzględnieniem art. 144 ustawy), d) egzekwowanie od wykonawców realizacji obowiązków nałożonych postanowieniami umów w sprawie zamówień publicznych. 25. Podjęcie działań w celu formalnego uregulowania kwestii władania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne. 26. Zamieszczanie w informacjach o stanie mienia komunalnego wszystkich elementów wymaganych art. 180 ustawy o finansach publicznych. 27. W zakresie ewidencji aktywów trwałych: a) dokonanie wyceny gruntów i dróg (z uwzględnieniem przepisów ustawy o rachunkowości oraz § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…), ujęcie w ewidencji księgowej na koncie syntetycznym 011 „Środki trwałe” oraz zaprowadzenie ewidencji analitycznej w odniesieniu do poszczególnych obiektów inwentarzowych, b) uzupełnienie ewidencji analitycznej środków trwałych o dane wymienione w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu, w szczególności umożliwiające należyte naliczenie umorzenia i amortyzacji oraz identyfikację poszczególnych obiektów inwentarzowych, c) urealnienie stanu konta 020 „Wartości niematerialne i prawne” poprzez stosowną korektę nieprawidłowego zapisu dokonanego w 1999 r. 28. W zakresie inwentaryzacji: a) określenie w przepisach wewnętrznych zasad przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji w drodze weryfikacji oraz inwentaryzowanie tą drogą składników majątkowych wskazanych w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, b) określanie w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji terminu jej przeprowadzenia oraz daty – dnia, według stanu którego inwentaryzacja ma być przeprowadzona i rozliczona, c) zobowiązanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do realizowania obowiązków wynikających z wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej, w tym dotyczących kontroli wewnętrznej nad przeprowadzaną inwentaryzacją. 29. Terminowe i w prawidłowej wysokości odprowadzanie dochodów budżetu państwa na rachunek PUW. 30. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków na pomoc finansową udzielaną innym jednostkom samorządu terytorialnego oraz zawieranie umów w spawie udzielenia pomocy finansowej po podjęciu przez Radę Gminy odrębnej uchwały w tej sprawie, stosownie do przepisu art. 167 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. 31. Uregulowanie kwestii pobierania opłat za obiady w stołówce Zespołu Szkół poprzez ich objęcie planem finansowym dochodów i wydatków tej jednostki budżetowej lub ustanowienie instytucji dochodów własnych w drodze stosownej uchwały Rady Gminy. 32. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o przyjętym sposobie ich realizacji. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Zastępca Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Odsłon dokumentu: 120437582 Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak |
|||||||||||||
|
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 120437582 | Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt | | |