Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Augustowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 września 2008 roku (znak: RIO.V.6011-5/08), o treści jak niżej:

Pan Franciszek Wiśniewski

Starosta Powiatu Augustowskiego

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Augustowskiego za okres 2007 roku, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Augustowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Kontrolą objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania powiatu i jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W wyniku kontroli prawidłowości ewidencji środków pieniężnych na rachunkach bankowych stwierdzono, iż zapisy na koncie 133 „Rachunek budżetu” prowadzono z naruszeniem zasady zgodności zapisów na tym koncie z zapisami w księgowości banku, ustanowionej przepisami załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) – str. 18-20 protokołu kontroli. Na dzień 31 grudnia 2007 roku wystąpiła niezgodność między saldem wykazanym na koncie 133, a bankowym potwierdzeniem salda w kwocie 547.916,64 zł – o tyle większy stan środków pieniężnych wykazywało konto 133. Rozbieżności miały charakter stały i utrzymywały się przez cały 2007 rok, wahając się od 425.599,16 zł (koniec marca) do 881.981,95 zł (koniec stycznia 2007 r.). Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli i wyjaśnienia Skarbnika Powiatu, przyczyną nieprawidłowości jest zaniechanie księgowania na koncie 133 niektórych przelewów dotyczących wydatkowania środków w związku z realizowanymi projektami, które ujmowane są wyłącznie na koncie 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” (rachunek bankowy Starostwa dla potrzeb dokonywania wydatków nie został wyodrębniony), co wynika z traktowania tego typu wydatków jako należności pieniężnych budżetu z tytułu przyszłej refundacji środków, ujmowanych na koncie 133. Między innymi przelew z rachunku budżetu dnia 10 stycznia 2007 r. kwoty 308.355 zł zaewidencjonowano Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” Ma 130 w ewidencji Starostwa, bez zapisów na koncie 133.

Ponadto ustalono, że zapisów na podstawie poleceń księgowania, a więc również z naruszeniem przywołanej wyżej zasady, dokonywano także na koncie 137 „Rachunki środków funduszy pomocowych”. Skutkowało to niezgodnością salda konta 137 na koniec 2007 r. z bankowym potwierdzeniem, poprzez zawyżenie stanu ewidencyjnego o kwotę 3.932,11 zł – str. 20 protokołu kontroli. Jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika, było to spowodowane księgowaniem na podstawie dowodów PK operacji, które miały miejsce na rachunku realizującego projekt Augustowskiego Centrum Edukacyjnego.

Opisane błędy wiążą się także ze stwierdzonym naruszeniem obowiązków w zakresie rozliczenia inwentaryzacji. Badana jednostka uzyskała z banku wymagane przepisami potwierdzenia sald, które wykazują niezgodności ze stanem ewidencyjnym w zakresie  rachunku budżetu (konto 133) i rachunku środków funduszy pomocowych (konto 137) – str. 30-31 protokołu kontroli. Brak zgodności między ewidencją i potwierdzeniami sald nie spowodował jednak wymaganych działań na rzecz wyeliminowania rozbieżności. Nie został zatem spełniony wymóg z art. 27 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), dotyczący obowiązku wyjaśnienia i rozliczenia w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach.

W wyjaśnieniu stanowiącym załącznik nr 9 do protokołu kontroli Skarbnik Powiatu wprost przyznaje, że Różnice nie zostały rozliczone, ponieważ saldo dotyczące rozliczeń projektów dofinansowywanych rzeczywiście istnieje – w formie należności pieniężnej budżetu powiatu od instytucji finansującej z tytułu założenia środków (przejściowego finansowania wydatków) w ramach projektu. Rozliczenie tego salda oznaczałoby (spowodowałoby), iż brak byłoby uwidocznienia tej należności, co byłoby niezgodne ze stanem rzeczywistym należności. Tezy podnoszone przez Skarbnika w wyjaśnieniu świadczą o braku zrozumienia funkcji, jaką pełnią konta zespołu 1 w ewidencji jednostki, a zwłaszcza konto mające służyć ewidencji stanu środków na rachunku bieżącym budżetu, a także roli inwentaryzacji w weryfikacji i urealnieniu stanu ewidencyjnego na dzień bilansowy.

         Analiza sprawozdawczości jednostki na dzień 31 grudnia 2007 r. wykazała niezgodność danych w zakresie środków pieniężnych budżetu między sprawozdaniem Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego a bilansem budżetu – str. 22 protokołu kontroli. Ustalono, iż dane wykazane w sprawozdaniu Rb-ST były zgodne z danymi wykazanymi w księgowości banku (potwierdzenie salda na dzień 31 grudnia 2007 r.) i wykazywały stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego w wysokości 1.817.429,32 zł oraz stan środków funduszy pomocowych w wysokości 273,07 zł, lecz niezgodne z saldami kont 133 i 137. Natomiast w bilansie z wykonania budżetu na dzień 31 grudnia 2007 r. po stronie aktywów (stan na koniec roku) w poz. I.1. Środki pieniężne wykazano kwotę 2.369.551,14 zł, a zatem kwotę wynikającą z ewidencji księgowej (suma sald kont 133 i 137).

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono ponadto inne nieprawidłowości i uchybienia naruszające wymogi ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont..., a także przepisów wewnętrznych, polegające na:

a) sporządzaniu miesięcznych zestawień dzienników nie zwierających obrotów miesięcznych, tj. niezgodnie z zasadami przyjętymi w zakładowym planie kont – str. 15 protokołu kontroli,

b) oznaczaniu dowodów księgowych w sposób utrudniający ich powiązanie z zapisami dziennika, przez co naruszono przepis art. 14 ust. 2 ustawy – str. 17 protokołu kontroli,

c) braku na niektórych dowodach księgowych wskazania kont syntetycznych, na jakich mają być ujęte w księdze głównej; wymogi w tym zakresie ustanawia art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 18 protokołu kontroli,

d) zaksięgowaniu w koszty miesiąca kwietnia 2007 r. zobowiązań z miesiąca marca na kwotę 10.857,75 zł. Dokumenty dotyczące tych zobowiązań wpłynęły do jednostki w dniu sporządzenia sprawozdania Rb-28S za miesiąc marzec. Jednostka w regulacjach wewnętrznych nie ustaliła, do jakiego momentu (data wpływu do jednostki faktury, rachunku) zobowiązania należy ujmować w księgach rachunkowych danego miesiąca i sprawozdaniach danego okresu – str. 17 protokołu kontroli,

e) ewidencjonowaniu zwrotów opłaty komunikacyjnej za pośrednictwem kasy zapisem czerwonym Wn 101 „Kasa”, Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”, tj. niezgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji i zasadami funkcjonowania konta 101 – str. 17-18 protokołu kontroli,

f) niezgodnym z zasadami funkcjonowania konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” księgowaniu odpisów uprzednio przypisanych należności przy pomocy zapisu czerwonego na stronie Wn – str. 18 protokołu kontroli,

g) ewidencjonowaniu rozrachunków dotyczących kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, zamiast na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – str. 18 protokołu,

h) nie ujęciu na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe w używaniu” i 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych” niektórych zakupionych w 2007 r. środków trwałych podlegających, w świetle przepisów wewnętrznych, ewidencji na koncie 013 – str. 18 protokołu,

i) stosowaniu nieprawidłowych stawek amortyzacyjnych, co wynikało z niewłaściwej klasyfikacji obiektów; stwierdzono, że do grupy II – budowle zaliczano ogrodzenia i amortyzowano według stawki 4,5% a nie według stawki 2,5% obowiązującej dla budynków. Zgodnie z opisem do grupy I - budynki i lokale, zawartym w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 ze zm.) w skład budynku, jako pojedynczego obiektu inwentarzowego, wlicza się również tzw. „obiekty pomocnicze” obsługujące dany budynek, np. chodniki, dojazdy, podwórka, place, ogrodzenia, studnie, itp. – str. 76 protokołu kontroli.

         Kontrola prawidłowości opracowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w świetle przepisów art. 10 ustawy o rachunkowości i § 12 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... wykazała, że w regulacjach wewnętrznych nie ustalono zasad gromadzenia dokumentów. Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz innej dokumentacji przewidzianej ustawą stanowi element rachunkowości z mocy art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy, a zatem zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy, przyjęte w tym względzie zasady winny wynikać z ustaleń kierownika jednostki. Podstawowe wymogi w zakresie ochrony danych wskazują przepisy rozdziału 8 ustawy – str. 15 protokołu.

W wykazie kont dla budżetu powiatu nie zostały przewidziane konta pozabilansowe 991 „Planowane dochody budżetu” i 992 „Planowane wydatki budżetu” służące, według przepisów rozporządzenia, do ewidencji planu dochodów i wydatków budżetowych oraz jego zmian. W wykazie kont analitycznych konta te przewidziano, jednak nie były dokonywane na nich żadne zapisy. W praktyce ewidencja planowanych dochodów i wydatków odbywa się na innych kontach – str. 9 protokołu. Ponadto w wykazie kont dla Starostwa Powiatowego jako jednostki budżetowej nie zostało przewidziane funkcjonujące w praktyce konto 290 „Odpisy aktualizujące należności”. W świetle § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia podstawą opracowania zakładowego planu kont jest wykaz kont podany w standardowym planie kont, który może być ograniczony jedynie o konta niewystępujące w jednostce – str. 10 protokołu kontroli.

W zakresie uregulowań wewnętrznych dotyczących ewidencji materiałów ustalono, że kontrolowana jednostka nie ujmowała stanu materiałów na koncie 310 „Materiały”. Konto to nie zostało także ujęte w zakładowym panie kont. Analiza ustaleń dotyczących ewidencji materiałów w poszczególnych przepisach wewnętrznych – Zasadach funkcjonowania kont dla Starostwa Powiatowego, Ogólnych zasadach prowadzenia rachunkowości oraz w Zakładowym planie kont, wykazuje, że są one rozbieżne. Zasady funkcjonowania kont dla Starostwa Powiatowego określają, że konto 310 służy do ewidencji zapasów materiałów. W Ogólnych zasadach prowadzenia rachunkowości, stanowiących załącznik do zarządzenia Starosty Augustowskiego Nr 11/06 z 30 października 2006 r., stwierdzono, iż „Zapasy występujące w Starostwie Powiatowym w Augustowie obejmują materiały, które wycenia się w cenach ewidencyjnych równych cenom nabycia lub zakupu, jeżeli koszty zakupu nie stanowią istotnej wartości. Prowadzona jest ewidencja ilościowo-wartościowa obrotu materiałowego”. Z kolei w zakładowym planie kont postanowiono, że z ewidencji księgowej wyłącza się materiały biurowe, środki czystości i paliwo; materiały te podlegają ewidencji pozaksięgowej, a sposób prowadzenia ewidencji, pozwalający na rozliczenie tych materiałów, określony został w Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych. Stwierdzono, że Instrukcja nie ustala sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej materiałów, jak na to wskazuje zakładowy plan kont.

W praktyce przyjęto metodę odpisywania w koszty wartości zakupionych materiałów na dzień ich zakupu. Ewidencja pozaksięgowa tych materiałów nie była prowadzona – str. 78-79 protokołu kontroli.

         W wyniku analizy zakresów czynności stwierdzono, iż Starosta nie powierzył ani Skarbnikowi ani głównemu księgowemu Starostwa wszystkich obowiązków wynikających z przepisów art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Uwaga ta dotyczy w szczególności wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym (art. 45 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy) – str. 7-8 protokołu kontroli.

Stwierdzono uchybienia w stosowaniu klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.). Dotyczyły one klasyfikacji dochodów z tytułu pokrywania ze środków PFRON kosztów obsługi zadań realizowanych przez powiat do dz. 750 „Administracja publiczna” i rozdz. 75020 „Starostwa powiatowe”, zamiast do dz. 853 „Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej” i rozdz. 85324 „Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnoprawnych” – str. 43-44 protokołu kontroli. Łącznie kwota nieprawidłowo zakwalifikowanych dochodów wyniosła 24.700 zł.  Uchybienie w stosowaniu klasyfikacji wydatków dotyczyło ujęcia wydatku Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, dotyczącego zlecenia wykonania uproszczonego planu urządzenia lasu niestanowiącego własności Skarbu Państwa, do par. 6260 „Dotacje z funduszy celowych na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych jednostek sektora finansów publicznych” - str. 89 protokołu kontroli. Łącznie kwota nieprawidłowo zaklasyfikowanych wydatków wyniosła 23.000 zł.

Czynnościom kontrolnym poddano prawidłowość ustalania i egzekwowania dochodów z tytułu najmu i dzierżawy nieruchomości, w tym lokali – str. 41-43 protokołu kontroli. Stwierdzono, że w 2007 r. nie podejmowano czynności w celu wyegzekwowania należnych powiatowi odsetek od nieterminowych wpłat dotyczących wynajmowanych lokali, garaży oraz działek pod garażami. Kwota odsetek należnych za 2007 rok wynosiła 25,02 zł. W związku z prowadzonymi czynnościami kontrolnymi należne odsetki zostały przez najemców wpłacone do kasy Starostwa przed podpisaniem protokołu.

       W zakresie prawidłowości gospodarowania zasobem nieruchomości Skarbu Państwa stwierdzono, że Starosta, wykonujący te zadania na mocy przepisów art. 23 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.), nie sporządził planu wykorzystania zasobu, który powinien być sporządzony na okres 3 lat i zawierać elementy wskazane przepisem art. 23 ust. 1d przywołanej ustawy, obowiązującym od 22 października 2007 r. Z kolei zadania w zakresie ewidencji nieruchomości Skarbu Państwa nakłada na starostów art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy. Zestawienie gruntów będących własnością Skarbu Państwa przedłożone kontrolującym nie wypełniało wymogów, jakie powinna spełniać ta ewidencja w świetle obowiązujących od 22 października 2007 r. przepisów art. 23 ust. 1c ustawy. Nie zawierała ona w szczególności daty ostatniej aktualizacji opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości Skarbu Państwa oddanych w użytkowanie wieczyste lub daty ostatniej aktualizacji opłaty rocznej z tytułu trwałego zarządu nieruchomości Skarbu Państwa - str. 44-45 protokołu kontroli.

     W zakresie wydatków budżetowych badaniu poddano prawidłowość ponoszenia wydatków z tytułu umów zlecenia. Ustalono, że z kasjerem oraz 4 innymi pracownikami zawarto umowy zlecenia na wykonywanie czynności związanych z poborem opłaty skarbowej w kasie Starostwa Powiatowego w Augustowie. Umowy zostały zawarte na czas nieokreślony, zleceniobiorcom za wykonanie czynności wskazanych w umowie ustalono wynagrodzenie brutto w wysokości 5% pobranej kwoty opłaty skarbowej. Łącznie z tytułu realizacji zawartych umów w 2007 roku wypłacono kwotę 2.543,36 zł. Jak wykazała kontrola, zakresem czynności z dnia 1 czerwca 2004 roku kasjerowi przypisano m.in. czynności dotyczące sprzedaży znaków opłaty skarbowej, natomiast pozostali pracownicy, z którymi zawarto umowy, w zakresach czynności posiadają zapisy dotyczące zastępowania pracownika pełniącego obowiązki kasjera w razie jego nieobecności. Z powyższego wynika, że umową zlecenia zostały objęte czynności wynikające wprost z zakresów czynności pracowników. Zasady wynagradzania pracowników samorządowych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.), w myśl którego (§ 8 pkt 1) z tytułu okresowego zwiększenia zakresu obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań albo ze względu na charakter pracy lub warunki wykonywania pracy pracownikowi może być przyznany dodatek specjalny. Przepisy rozporządzenia wskazują zatem właściwą formę dostosowania wynagrodzenia pracownika do zakresu powierzonych zadań, traktowanych przez pracodawcę jako dodatkowe – str. 48-49 protokołu kontroli.

Kolejnym przypadkiem nieprawidłowości w zakresie ponoszenia wydatków była wypłata diety radnemu pełniącemu funkcję przewodniczącego Komisji Budownictwa i Dróg, Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, Ochrony Środowiska, Gospodarki Wodnej, Leśnictwa i Rolnictwa za miesiąc listopad 2007 r. w pełnej wysokości, tj. w kwocie 450 zł, zamiast w kwocie 201,50 zł, która powinna być ustalona w związku z nieobecnością na posiedzeniu Komisji 27 listopada 2007 r. Powodem nieprawidłowości było nie zastosowanie się do ustaleń obowiązującej w tym okresie uchwały Rady Powiatu w Augustowie Nr 244/XXXIV/2001 w sprawie ustalenia wysokości diet oraz sposobu ustalenia należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych Powiatu Augustowskiego z dnia 7 grudnia 2001 roku. Diety dla radnych zostały ustalone w formie ryczałtowej z uwzględnieniem funkcji pełnionych przez radnego, z zastrzeżeniem, iż w przypadku nieobecności na posiedzeniu potrącana będzie część diety w wysokości 33% diety miesięcznej za każdą nieobecność. W omawianym przypadku należało potrącić kwotę 148,50 zł z tytułu nieobecności na 1 posiedzeniu (dieta w wysokości 450 zł x 33% za nieobecność = 148,50 zł) – str. 51-52 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości wykorzystywania samochodów stanowiących własność powiatu ustalono, że nie zostało w formie pisemnej udokumentowane przyjęcie do stosowania norm zużycia etyliny ustalonych przez producenta. Normy te faktycznie były stosowane przy rozliczeniach. Stwierdzono jedynie, że w formie pisemnej (notatka służbowa) Starosta zmniejszył o 1 litr na 100 km normę zużycia paliwa w samochodzie Lancia ze względu na okres letni. Dodatkowo w samochodzie Lancia, który posiada instalację gazową, nie zostały ustalone normy zużycia gazu, zaś stosowany sposób rozliczania zużycia etyliny łącznie z gazem nie jest obiektywny i nie daje możliwości sprawdzenia prawidłowości zużycia zarówno gazu, jak i etyliny, charakteryzujących się odmiennymi wskaźnikami zużycia. Kontrola tego tematu wykazała również, iż karty drogowe dotyczące samochodu Skoda Fabia, użytkowanego przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego, były wystawione przez PINB. Osobą zlecającą wyjazdy, rozliczającą zużycie paliwa oraz występującą jako kierowca przedmiotowego samochodu był Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego. Karty te nie były poddawane kontroli prawidłowości zużycia paliwa. W związku z tym, że Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego nie został wydzielony ze struktury Powiatu (funkcjonuje jako zadanie w budżecie rozdz. 71015 „Nadzór budowlany”), wydatki na jego utrzymanie ponosi Starostwo Powiatowe – m.in. paliwo do samochodu Skoda zakupywane jest przez Starostwo Powiatowe w Augustowie, faktury za paliwo zatwierdzane są do wypłaty przez Starostę oraz Skarbnika, również funkcje kontrolne w zakresie prawidłowości rozliczania paliwa powinny być wykonywane przez pracownika rozliczającego karty drogowe dotyczące pozostałych samochodów. Organem właściwym do wystawiania kart drogowych dla tego samochodu jest Starostwo Powiatowe w Augustowie, natomiast Starosta pełniący funkcję pracodawcy w odniesieniu do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego powinien występować jako osoba zlecająca wyjazd - art. 86 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 ze zm.) w zw. z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) i art. 4 pkt 4 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 ze zm.).

Analiza zakresu czynności osoby zajmującej się w praktyce rozliczaniem zużycia paliwa w samochodach Polonez i Lancia wykazała, że nie przypisano jej zakresem czynności obowiązków dokonywania rozliczania kart drogowych. Regulamin obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych nie określa zasad obiegu kart drogowych w jednostce - str. 54-55 protokołu kontroli.

         Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Starostwa Powiatowego jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej, spoczywa na Staroście jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych oraz art. 35 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należało do Skarbnika oraz głównego księgowego Starostwa, jak o tym stanowi art. 45 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych i ustalone zakresy czynności, a także Staroście jako kierowniku jednostki, na którym, z mocy art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, ciąży powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika Powiatu i głównego księgowego Starostwa do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) bezwzględne przestrzeganie zasady dokonywania zapisów na kontach 133 i 137 wyłącznie na podstawie dowodów bankowych w celu zapewnienia pełnej zgodności zapisów między księgowością banku i jednostki oraz dostosowanie aktualnego salda do danych z wyciągów bankowych,

b) ujmowanie w miesięcznych zestawieniach obrotów dzienników częściowych danych wymaganych przepisami wewnętrznymi,

c) oznaczanie dowodów księgowych w sposób umożliwiający jednoznaczne ich powiązanie z zapisami dziennika,

d) umieszczanie na wszystkich dowodach księgowych wskazania sposobu ich ujęcia na kontach księgi głównej,

e) ujmowanie zobowiązań w ewidencji dotyczącej okresu sprawozdawczego, którego dotyczą; rozważenie uregulowania w przepisach wewnętrznych terminu, po upływie którego wpływ dokumentów księgowych może być podstawą kwalifikacji operacji do ujęcia w następnym okresie sprawozdawczym,

f) zaniechanie stosowania zapisu czerwonego dla ewidencji operacji polegających na zwrotach nadpłat z kasy i odpisach należności,

g) ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami dotyczących kosztów podróży służbowych na koncie 234,

h) ujmowanie pozostałych środków trwałych na koncie 013 zgodnie z zasadami przyjętymi w przepisach wewnętrznych,

i) stosowanie właściwych stawek amortyzacyjnych i prawidłowe klasyfikowanie środków trwałych.

2. Zapewnienie rozliczania w księgach rachunkowych różnic ujawnionych w toku inwentaryzacji.

3. Zapewnienie rzetelnego sporządzania sprawozdawczości w zakresie zgodności danych dotyczących stanu środków pieniężnych w poszczególnych sprawozdaniach.

4. Dokonanie zmian i uzupełnień w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez:

a) objęcie nią stosowanych zasad gromadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej,

b) wprowadzenie do planu kont dla budżetu kont 991 i 992, a do planu kont Starostwa konta 290,

c) wyeliminowanie rozbieżnych postanowień dotyczących metody ewidencjonowania materiałów w celu jasnego określenia zasad stosowanych w jednostce, mając na uwadze regulacje art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

5. Formalne powierzenie Skarbnikowi i głównemu księgowemu Starostwa wszystkich obowiązków wymienionych w art. 45 ustawy o finansach publicznych.

6. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania dochodów i wydatków.

7. Bieżące egzekwowanie należnych powiatowi odsetek od nieterminowych płatności.

8. Właściwą realizację wszystkich obowiązków w zakresie gospodarowania majątkiem Skarbu Państwa poprzez:

a) sporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości Skarbu Państwa,

b) prowadzenie ewidencji nieruchomości Skarbu Państwa zawierającej wszystkie elementy wskazane art. 23 ust. 1c ustawy o gospodarce nieruchomościami.

9. Zaprzestanie wypłacania pracownikom wynagrodzenia ustalonego na podstawie umowy zlecenia za wykonywanie czynności objętych zakresem obowiązków, mając na uwadze możliwość przyznania dodatku specjalnego za wykonywanie czynności traktowanych jako dodatkowe.

10. Wypłacanie diet radnym zgodnie z obowiązującymi zasadami. Wyegzekwowanie nienależnie wypłaconej kwoty 148,50 zł.

11. W zakresie gospodarowania środkami transportu i podróży służbowych:

a) formalne ustalenie stosowanych w Starostwie norm zużycia paliwa, mając na uwadze również konieczność ustalenia normy zużycia gazu w samochodach wyposażonych w instalację LPG,

b) wprowadzenie pisemnych procedur kontroli kart drogowych,

c) objęcie kontrolą wewnętrzną kart drogowych samochodu wykorzystywanego na potrzeby Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego,

d) pisemne powierzenie obowiązków dotyczących kontroli rozliczenia paliwa w kartach drogowych pracownikowi wykonującemu te czynności,

e) wykonywanie czynności należących do kompetencji pracodawcy w zakresie zlecania podróży służbowych PINB.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 - dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłaszania zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku