Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Powiatowej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Siemiatyczach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 sierpnia 2008 roku (znak: RIO.I.6012-15/08), o treści jak niżej:

Pani Lidia Obniska

Dyrektor

Powiatowej Poradni

Psychologiczno Pedagogicznej

w Siemiatyczach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych za okres 2007 roku, przeprowadzonej w Powiatowej Poradni Psychologiczno Pedagogicznej w Siemiatyczach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania Powiatowej Poradni Psychologiczno Pedagogicznej w Siemiatyczach, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planu finansowego, gospodarowanie mieniem przekazanym jednostce w zarząd, rozliczenia z budżetem powiatu.

Ocenie poddano wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji jednostki, pod kątem ich zgodności z ustaleniami Statutu Powiatowej Poradni Psychologiczno Pedagogicznej w Siemiatyczach oraz rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 11 grudnia 2002 roku w sprawie ramowego statutu publicznej poradni psychologiczno – pedagogicznej, w tym publicznej poradni specjalistycznej (Dz. U. Nr 223 poz. 1869) i rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 11 grudnia 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych poradni psychologiczno – pedagogicznych, w tym publicznych poradni specjalistycznych (Dz. U. z 2003 roku,  Nr 5 poz. 46).

Zapis §6 Statutu stanowi, że Poradnia obejmuje swoim działaniem szkoły i przedszkola na terenie miasta i gminy Siemiatycze oraz następujących gmin: Drohiczyn, Dziadkowice, Grodzisk, Mielnik, Milejczyce, Nurzec Stacja, Perlejewo. Stwierdzono, że organ prowadzący nie ustalił terenu działania Poradni zgodnie z wymogami określonymi w § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu w sprawie szczegółowych zasad działania publicznych poradni psychologiczno – pedagogicznych. Brak jest udokumentowanego potwierdzenia, że organ prowadzący określił teren działania poradni po zasięgnięciu opinii kuratora oświaty - str. 5 protokołu kontroli.

Paragraf 16 Statutu stanowi również, że „Poradnia działa w ciągu całego roku jako placówka, w której nie są przewidziane ferie szkolne. Przerwa w pracy poradni w okresie wakacyjnym trwa 4 tygodnie i kończy się nie później niż 20 sierpnia.” Jest to zgodne z wymogami zapisu § 11 ust. 1 przywołanego rozporządzenia w myśl którego poradnie działają w ciągu całego roku jako placówki, w których nie są przewidziane ferie szkolne. Ustalono natomiast, że brak jest, wymaganego wskazanymi przepisami, udokumentowanego uzgodnienia z organem prowadzącym opisanej wyżej kwestii - str. 5 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy postanowień zawartych w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości stwierdzono, że dokumentacja ta w swojej treści w sposób niepełny ustalała lub pomijała niektóre stosowane zasady. Stwierdzono, że wskazania w dokumentacji pomijają istniejący stan faktyczny z którego wynika, że niektóre księgi rachunkowe są prowadzone w sposób tradycyjny, z pominięciem komputera jak np. konta ksiąg pomocniczych do konta 011 – środki trwałe. Zarządzenie Nr 1/2006 Dyrektora Poradni, w załączniku nr 1 „Zakładowy plan kont”, w punkcie VIII (str. 13-23) ustalało wykaz 26 kont bilansowych o symbolach trzycyfrowych oraz 4 kont pozabilansowych o symbolach trzycyfrowych i zawierało opis zasad ich funkcjonowania. Faktycznie funkcjonujący w roku 2007 plan kont różnił się od wyżej opisanego i w swoim wykazie zawierał dla niektórych kont o symbolach trzycyfrowych ich rozwinięcie poprzez ustalenie dodatkowych kont o symbolach pięciocyfrowych i piętnastocyfrowych przy braku ich opisu. Wydruk planu kont z programu księgowego QWANT, wersja 18.03 wykonany dnia 28.05.2008 roku za rok 2007 zawiera wykaz 72 kont oznaczonych symbolami, z opisem ograniczającym się do nazwy konta. Brak było, dla funkcjonującego faktycznie zakładowego planu kont, ustalonych zasad prowadzenia dodatkowych kont ksiąg szczegółowych, powstałych z rozwinięcia kont księgi głównej oraz ich powiązania z kontami księgi głównej zgodnie z wymogami określonymi w art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. „a” ustawy o rachunkowości. W trakcie kontroli wyżej opisane braki w opisie zakładowego planu kont zostały uzupełnione poprzez dodanie i wprowadzenie uzupełniającego opisu oraz uaktualnienie planu kont o brakujące konta - str. 8-9 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz uregulowania wewnętrzne poprzez:

a) dokonywanie zapisów księgowych, wbrew zasadom określonym w treści art. 23 ust. 2 pkt 1-2, 4 ustawy, w myśl których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 9-10 i 12 protokołu kontroli,

b) niewłaściwe oznaczanie dowodów księgowych, wbrew zasadom ustalonym w regulacjach wewnętrznych, polegające na nie zamieszczaniu na dokumentach księgowych numeru pod którym są zaewidencjonowane w dzienniku - str. 11- 12 protokołu kontroli.

         Dokonane ustalenia dotyczyły także nieprawidłowości w zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Jak wskazuje opis na stronach 31-33 protokołu kontroli polegało to na zaniżeniu w roku 2007 wartości odpisu na ZFŚS o kwotę 609,13 złotych, co było pochodną zastosowania do obliczeń błędnie ustalonej kwoty bazowej, stanowiącej podstawę wyliczenia odpisu dla nauczycieli, zgodnie z formułą wyrażoną w przepisie art. 53 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 roku Nr 97, poz. 674 ze zm.).

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych.

 Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, któremu kierownik jednostki winien powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przestrzeganie obowiązujących norm prawnych w zakresie regulacji zawartych w statucie jednostki a dotyczących zasad jej funkcjonowania.

2. Dokonywanie bieżącej aktualizacji i uzupełnień w treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazanych w części opisowej wystąpienia poprzez:

a) dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o rachunkowości, a w szczególności zamieszczanie dat w treści zapisów księgowych,

b) oznaczanie dowodów księgowych w sposób ustalony przepisami wewnętrznymi.

4. Dokonywanie korekty i zmiany planowanego odpisu na ZFŚS zgodnie z obowiązującymi przepisami. Uwzględnienie w funduszu na rok 2008 kwoty stanowiącej równowartość zaniżenia odpisu w roku poprzednim.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku