Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Narewce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 czerwca 2008 roku (znak: RIO.I.6012-13/08), o treści jak niżej:

Pani Maria Lewsza

Dyrektor

Zespołu Szkół

w Narewce

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej w Zespole Szkół w Narewce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

         Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w kontrolowanej jednostce ustalono wykaz kont księgi głównej i wykaz kont ksiąg analitycznych wraz z określeniem zasad ich prowadzenia i powiązania z kontami księgi głównej. Ogół postanowień wewnętrznych uregulowań odnosi się do ksiąg rachunkowych prowadzonych dla jednostki jako całości – zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Tymczasem w toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w odniesieniu do dochodów własnych prowadzone są odrębne księgi rachunkowe, co stoi w sprzeczności zarówno z ustawą o rachunkowości jak i wewnętrzną polityką rachunkowości. Stwierdzono, iż kontrolowana jednostka posiada zasady (politykę) rachunkowości uregulowane w sposób prawidłowy, natomiast w praktyce nie są one stosowane w kwestiach dotyczących prowadzenia jednolitej rachunkowości jednostki - str. 6 – 7 protokołu kontroli.

W konsekwencji wyodrębnienia księgowości dotyczącej dochodów własnych, nie dokumentowano obrotów gotówkowych w tym zakresie. Szczegółowy opis znajduje się w protokole kontroli. Na podstawie stanu faktycznego i wyjaśnień głównej księgowej stwierdzono, iż poszczególne zapisy księgowe nie odzwierciedlały rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczych - str. 11 protokołu kontroli.

Analiza funkcjonowania procedur wewnętrznej kontroli finansowej dla dokumentów finansowo-księgowych wykazała, iż w kwestii dokumentów dotyczących dochodów własnych kontrola dokonywana była przez zastępcę dyrektora Zespołu Szkół. Fakt wykonywania przez zastępcę dyrektora nie wynika z regulacji wewnętrznych, nie jest też uwzględniony w zakresie obowiązków zastępcy dyrektora. Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo – księgowych, będąca załącznikiem do Zarządzenia w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości określa, iż kontrola merytoryczna jest dokonywana przez dyrektora szkoły - str. 6 protokołu kontroli.

Kontrola poprawności ustalania wynagrodzeń i terminowości ich wypłat dla pracowników administracji i obsługi wykazała następujące nieprawidłowości.

Jako podstawę ustalenia wynagrodzenia dla pracowników obsługi wskazano rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 61, poz. 708 ze zm.), które nie obowiązuje od momentu wejścia w życie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.). Z kolei w kwestii określenia kwot odpowiadających poszczególnym kategoriom zaszeregowania ustalono, iż kontrolowana jednostka oparła się na przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2006 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń dla pracowników niebędących nauczycielami, zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez organy administracji rządowej oraz w Biurze Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej. Określone tam stawki, odpowiadające poszczególnym kategoriom zaszeregowania, są wyższe niż wyliczone na podstawie przepisów mających zastosowanie w kontrolowanej jednostce.

Poza błędną podstawą ustalenia wynagrodzenia u 5 pracowników Zespołu Szkół stwierdzono nieprawidłowości polegające na niedostosowaniu regulacji wewnętrznych w zakresie wysokości stawek w ramach kategorii zaszeregowania. Nie zostały stworzone przepisy umożliwiające zastosowanie podwyższenia stawek wynagrodzenia zasadniczego. Z kolei u następnych 5 pracowników stwierdzono, że pomimo hipotetycznego zastosowania podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego w przysługujących im kategoriach zaszeregowania, wysokość wynagrodzeń została zawyżona - str. 17 – 19 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków z tytułu wyjazdów służbowych stwierdzono nieprawidłowości polegające na rozliczaniu delegacji po terminie przewidzianym przez przepisy, odbywanie podróży w sposób niezgodny z określonym w poleceniu wyjazdu (inny środek transportu, błędne ustalenie stawki za kilometr, w przypadku dyrektora szkoły wyjazd do miejscowości nie objętych poleceniem wyjazdu, oraz w terminie nie objętym poleceniem wyjazdu), polecenia wyjazdu wystawiane pod datą późniejszą niż sam wyjazd. Stanowiło to naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz uregulowań zawartych w przepisach wewnętrznych jednostki - str. 20 – 22 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej, w tym w zakresie ustalania wynagrodzeń, rachunkowości jednostek budżetowych oraz zamówień publicznych, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli wewnętrznej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, któremu kierownik jednostki winien powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dostosowanie rachunkowości jednostki do uregulowań wewnętrznych i zapisów ustawy o rachunkowości w zakresie prowadzenia jednolitej rachunkowości.

2. Dokumentowanie obrotów gotówkowych dotyczących dochodów własnych w sposób odzwierciedlający rzeczywisty przebieg operacji gospodarczych.

3. Dokonanie zmian w regulacjach wewnętrznych uwzględniających występującą w jednostce praktykę dokonywania kontroli dokumentów dotyczących dochodów własnych przez zastępcę dyrektora ZS.

4. Dostosowanie obowiązującego stanu faktycznego dotyczącego wynagradzania pracowników administracji i obsługi do obowiązujących przepisów prawnych.

5. Przestrzeganie obowiązujących w zakresie wyjazdów służbowych przepisów wskazanego w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia rozporządzenia. Ponadto objęcie pełną kontrolą kwestii rozliczeń poleceń wyjazdu w celu wyeliminowania nieprawidłowości w tym zakresie wskazanych w treści protokołu.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku